導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的優(yōu)勢，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

[關(guān)鍵詞] 流動 人事檔案 管理 探討

什么是流動人員檔案？流動人員檔案是指脫離國家干部隊伍，自行流動到中外合資企業(yè)、合作企業(yè)、獨資企業(yè)、集體所有制企業(yè)和私營企業(yè)工作的人員檔案，這是改革開放和干部制度改革中出現(xiàn)的一種新情況。所以在當今社會，流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體。因此,傳統(tǒng)的人事檔案管理制度已經(jīng)不適應(yīng)新形勢下流動人員檔案管理的需要。

當今的檔案流動不斷向多極化方向發(fā)展，流動人員人事檔案管理推動了人才合理流動，隨著經(jīng)濟和社會的快速發(fā)展，流動人員人事檔案管理的發(fā)展日趨社會化、多樣化。流動人員人事檔案管理，以及在檔案管理基礎(chǔ)上產(chǎn)生的人事制都適應(yīng)了社會主義市場經(jīng)濟發(fā)展的需要，突破了計劃經(jīng)濟體制下高度一體化的干部身份管理模式。流動人員人事檔案的發(fā)端是人才流動的發(fā)端，若沒有流動人員人事檔案，就不能很好地解決人才流動的“身份”瓶頸問題。人事檔案它改革了計劃經(jīng)濟下的干部身份管理方式，而流動人員人事檔案形成了新的人才流動態(tài)勢，所以它目前是人才中心的基石，它的管理與服務(wù)工作始終是各地人才中心的最主要業(yè)務(wù)，無論從服務(wù)結(jié)構(gòu)還是收入結(jié)構(gòu)上看都是首屈一指的。最重要的是，流動人員人事檔案的發(fā)展是人才市場發(fā)展的平臺，從目前正在實踐的以檔案管理為依托的“一條龍式”人事服務(wù)，到方興未艾的人才派遣等新業(yè)務(wù)，都是站在流動人員人事檔案這個根基上對人事工作的突破與發(fā)展。我們可以大膽預(yù)想，下步人才市場業(yè)務(wù)的發(fā)展將會更多地衍生在流動人員人事檔案之上。

縱觀整個趨勢，人事檔案接收是呈跳躍式增加，人事檔案的利用日益豐富和不可替代，為人才雙向、多向的流動解決了后顧之憂，使流動人員檔案有人管，關(guān)系有處掛，戶籍有處報，職稱有處評，人才流動千變?nèi)f化離不開檔案其穩(wěn)固的不變基石，使各種人才有底可尋，有據(jù)可用。據(jù)相關(guān)調(diào)查表統(tǒng)計，目前社會接收流動人員檔案出現(xiàn)了四大熱點：一是圍繞落實當?shù)卣咄七M形成的熱點，如近幾年的事業(yè)單位改制企業(yè)，主要集中在2002年至2003年事改企檔案；二是2000年至今的大中專畢業(yè)生檔案大量增加形成的熱點，如因為本地人員在外地工作，外地戶口遷不進的戶口全部回原籍的人事檔案、在本地工作的人事檔案、外地人員在本市工作等，以上這些大中專畢業(yè)生的人事檔案集中存放在人才服務(wù)中心占總數(shù)70%；三是為落實政策，鼓勵機關(guān)、事業(yè)、衛(wèi)生、學校等干部、科技人員下海創(chuàng)業(yè)，辭職的較多，接收的人事檔案也明顯上升，辭職創(chuàng)業(yè)的人事檔案占總數(shù)10%；四是鼓勵大學生進行多渠道選派優(yōu)秀大學生到村任職，村官的人事檔案占總數(shù)5%。所以流動人員人事檔案同時還拓展了人事管理與服務(wù)的空間。從檔案相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，流動人員人事檔案管理工作，將傳統(tǒng)的人事工作服務(wù)對象從機關(guān)、事業(yè)單位、不分配的大中專畢業(yè)生拓展到了外省及本市的外資企業(yè)、民營企業(yè)等非國有企業(yè)的所有人才，進行雙向流動，選擇了適應(yīng)改革需要自愿接受服務(wù)的其他單位，可以看出，人事檔案流動強、調(diào)動頻繁，服務(wù)空間大大提高。

然而，從現(xiàn)階段的人事制度改革的進程看，人事檔案不存在弱化的問題，而更應(yīng)該將關(guān)注力放在討論如何強化它的手段。因為流動人員人事檔案工作具有十分重大的歷史與現(xiàn)實意義。但是，我們在上述內(nèi)容也提到流動人員檔案管理不同于傳統(tǒng)的人事檔案管理,它作為一種載體,記載的對象是工作單位不固定、流動性很強的特殊群體，自2000年以來，各行各業(yè)、機關(guān)事業(yè)單位等查檔率逐年提高，流動人員人事檔案管理已有單純的人事關(guān)系托管發(fā)展為一系列社會化的人事服務(wù)，查檔內(nèi)容涵蓋了流動人員的轉(zhuǎn)正定級、檔案工資核算、工齡計算、高校畢業(yè)生就業(yè)接收手續(xù)等多項業(yè)務(wù)，服務(wù)對象逐步擴大、服務(wù)領(lǐng)域不斷拓寬。所以流動人員人事檔案工作是市場經(jīng)濟改革進程中的新產(chǎn)物，也必定隨著市場經(jīng)濟建設(shè)的深入面臨著許多新問題。目前看來，流動人員人事檔案必須實現(xiàn)手段更新和服務(wù)能力的提升，為需求者提供動態(tài)真實的原始資料，更為需求者提供科學信用的評價分析，實現(xiàn)人事檔案利用上的飛躍。流動人員人事檔案工作必須要改革才能煥發(fā)它在市場經(jīng)濟中應(yīng)有的勃勃生機，必須要拓寬視野，開辟新領(lǐng)域才能提升它存在的價值，因此，我們應(yīng)當不斷尋求服務(wù)方式的創(chuàng)新并需要有關(guān)上級部門的明確支持和統(tǒng)一指導(dǎo)。一是以法定方式明確人才中心對流動人員人事檔案的專營性職責；二是按照現(xiàn)代人力資源管理的要求重新定義檔案材料類別；三是根據(jù)國際通用的原則加強職業(yè)分類和崗位分類形成規(guī)范的職業(yè)管理制度。

總之，流動人員人事檔案是伴隨著社會主義市場經(jīng)濟建設(shè)的進程而產(chǎn)生的有中國特色的課題，由于人事檔案管理實質(zhì)是人事管理關(guān)系的實現(xiàn)，所以它牽涉到人事管理體制改革的各個方面。隨著時展，我們回顧近十年社會流動人員人事檔案管理工作的實踐，我深深感覺到了流動人員人事檔案管理工作的不斷發(fā)展，它推動了人事制度改革的深化，促進了人才資源的市場化配置，并對經(jīng)濟社會發(fā)展產(chǎn)生了深遠的影響。流動人員人事檔案管理是現(xiàn)代社會檔案管理工作的重要部分，我們不但要重視流動人員人事檔案管理工作，而且還要想辦法把這項工作做好。

參考文獻：

[1]李明.妥善處理流動人員檔案的滯留[J].檔案管理,2011,4.

[2]陳榕.淺述完善企業(yè)流動人員人事檔案管理工作的措施[J].經(jīng)濟研究導(dǎo)刊,2009,18.

篇2

受我國傳統(tǒng)計劃經(jīng)濟體制的影響，傳統(tǒng)的人事檔案管理是一種以“管理”為中心的陳舊模式，在這一模式下，人事檔案管理是一個完全封閉的領(lǐng)域，在這一領(lǐng)域內(nèi)，人事檔案管理體制又是一個強調(diào)內(nèi)外有別、檔隨人走、檔案管理資格限定以及檔案利用阻礙重重的制度。目前，這一模式已經(jīng)在很多方面暴露出缺陷和不足，包括檔案內(nèi)容的真實性和完整性不足、檔案管理和利用的無序化以及檔案管理技術(shù)手段落后等。在這樣一種現(xiàn)狀面前，人事檔案管理的需求和必要性都呼之欲出，探討人事檔案管理工作的優(yōu)化路徑成為學者和相關(guān)領(lǐng)域從業(yè)者討論的熱點。本文將著重從人事檔案管理工作優(yōu)化改革的必要性和具體路徑出發(fā)展開下面的論述。

二、改革企業(yè)人事檔案管理工作的必要性

本文認為之所以強調(diào)改革企業(yè)人事檔案管理工作的重要性是和以下幾個方面密不可分的：

（一）知識經(jīng)濟時代的必然要求

對人事檔案管理的認識不斷加深以及重視度不斷提升的現(xiàn)象是與世界經(jīng)濟發(fā)展到以知識經(jīng)濟為主導(dǎo)的階段這一社會經(jīng)濟背景是分不開的。知識經(jīng)濟是指一種經(jīng)濟增長主要依賴于知識的生產(chǎn)、擴散和應(yīng)用的經(jīng)濟形態(tài)。在這樣一種經(jīng)濟形態(tài)下，知識積累是經(jīng)濟增長的源泉，而知識的積累和技術(shù)的進步則主要依靠人力資本。于是知識經(jīng)濟背景下，人力資源管理便成為最受關(guān)注的一種資源類型。隨著人力資源管理的重要性不斷凸顯，人事檔案這一承載基本人力資源數(shù)據(jù)和信息的材料便成為管理者們關(guān)注的重點所在。

（二）實現(xiàn)企業(yè)全面管理的重要方面

企業(yè)管理不僅僅是生產(chǎn)和經(jīng)營這些看得見的價值創(chuàng)造部門。企業(yè)的員工也是企業(yè)存續(xù)和發(fā)展的重要基石。特別是技術(shù)和知識密集型行業(yè)，人才的重要性更加突出。如何更好地管理企業(yè)的員工，為企業(yè)創(chuàng)造更多的知識財富也是企業(yè)管理者需要倍加關(guān)注的問題。而隨著勞動力市場的不斷自由化，員工的流動性較之以前都有很大的提高。一方面，這反映了市場經(jīng)濟環(huán)境下人員的優(yōu)化配置，能夠更好地促進人力資源的優(yōu)化利用；另一方面，企業(yè)在人員管理上的壓力也隨之增大，人員流動的頻繁也不利于檔案的保存和管理，“棄檔”現(xiàn)象時有發(fā)生。這些都不利于企業(yè)對員工的管理。因而改革人事檔案管理制度對于實現(xiàn)企業(yè)全面管理也是有利的，只有這樣，企業(yè)才能更有針對性聘任、培養(yǎng)滿足自己發(fā)展目標的員工，提高企業(yè)員工的總體質(zhì)量。

（三）增強企業(yè)市場競爭力的有力手段

知識經(jīng)濟時代，知識和人才是財富創(chuàng)造的源泉。那么在市場經(jīng)濟下，企業(yè)保持競爭力的一個有力手段便是人才的管理。結(jié)合企業(yè)的發(fā)展方向和目標，有針對性地尋找所需要的人才，并深入了解員工的背景信息，為企業(yè)員工和人才的管理建立其一個制度化的體系都是企業(yè)人才管理的重要方面。因而，做好企業(yè)人事管理工作，對于企業(yè)有效利用人才資源，實現(xiàn)自身的長足發(fā)展，增強和保持市場競爭力的重要手段。

三、改革企業(yè)人事檔案管理工作的幾個原則

在分析企業(yè)人事檔案管理工作優(yōu)化改革的具體路徑之前，應(yīng)當首先明確整個人事檔案管理工作的總體原則。本文認為，改革企業(yè)的人事檔案管理體制應(yīng)當堅持以下原則：

（一）服務(wù)為導(dǎo)向的原則

檔案資料是記載個人基本信息、整體素質(zhì)和能力以及社會履歷的重要資料。既是個人向用人單位展示自己的重要手段，也是用人單位認識和了解求職者，更好地管理人才的重要手段。在企業(yè)人事檔案的管理過程中，從整個檔案的歸入、管理、移出以及保管都要體現(xiàn)為用人單位和個人服務(wù)的原則。保證為用人單位提供真實、完整、有效的檔案信息，也為個人提供向用人單位展示自身素質(zhì)和能力的素材，同時注意保護個人基本信息和隱私不被泄露和不當使用。

（二）保證檔案內(nèi)容完整、準確的原則

考慮到人事檔案在企業(yè)全面管理的重要性，檔案內(nèi)容的完整準確對于企業(yè)和個人來說都是至關(guān)重要，否則檔案資料的利用價值便值得懷疑。完整性要求是指檔案資料必須能夠反映個人的全部基本信息，并且全面反映一個人履歷變化的過程，不能出現(xiàn)前后矛盾的現(xiàn)象。準確性要求是指檔案資料內(nèi)容準確無誤、不存在模糊不清、無法確認的信息。只有滿足這些基本要求之后，人事檔案資料的使用價值才能得到保證。

（三）實行統(tǒng)一和標準化的檔案管理原則

因為人員流動的頻繁，檔案資料會在多個單位之間流轉(zhuǎn)，為了更加便利有效的管理，便需要有一個統(tǒng)一和標準化的人事檔案管理制度。從檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)實現(xiàn)標準化和規(guī)范化。

四、改革企業(yè)人事檔案管理工作的具體路徑

在改革總體原則的指導(dǎo)下，本文認為應(yīng)從以下幾個具體方面出發(fā)，具體實現(xiàn)企業(yè)人事檔案管理制度優(yōu)化目標，包括：

首先，須從總體觀念和法律制度上明確用人單位是員工人事檔案的建立者和管理者，擺脫已有的認為政府人事管理部門才是個人人事檔案保存和管理的唯一主體的錯誤觀念。毫無疑問，相比較各個用人單位主要是企業(yè)，政府人事部門對于企業(yè)人事檔案的利用和利害關(guān)系程度存在不足。將檔案的建立和保管的權(quán)限交給企業(yè)自身，既有利于企業(yè)自身對人員的管理，也有利于促進企業(yè)改進管理方法和制度實現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)化。其次，建立合理且可操作性強的人事檔案管理制度。按照更好地服務(wù)相關(guān)主體、確保檔案內(nèi)容完整、準確以及實現(xiàn)檔案管理工作統(tǒng)一標準化的原則，在人事檔案的歸入、整理、編排以及保存、借閱、流轉(zhuǎn)和保密等各個環(huán)節(jié)都明確具體的操作規(guī)范和目標要求，并且明確崗位職責，以此保證整個人事檔案管理制度的有序化和科學性。再次，重視檔案管理的人才隊伍建設(shè)，提高整個檔案管理工作隊伍的業(yè)務(wù)能力和工作素質(zhì)。不僅要強化職業(yè)道德和行業(yè)文化知識教育，提高相關(guān)人員的政治素質(zhì)和法律意識，也要注重提高其知識水平和服務(wù)能力，增強其對現(xiàn)代技術(shù)手段和管理理念等專業(yè)知識的掌握程度。最后，借助信息化技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理工作的全面信息化。計算機和信息技術(shù)的已經(jīng)深入整個社會管理的方方面面。實踐也證明，信息技術(shù)能夠更好地降低管理成本、提高管理效率，更好地實現(xiàn)管理目標。企業(yè)在人事檔案管理的信息化過程不能僅僅是進行簡單的電腦錄入和輸出，應(yīng)當結(jié)合企業(yè)的不同管理目標，對人事檔案進行全面的處理和利用。

五、結(jié)語

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1 檔案實施信息化管理的重要性

利用信息技術(shù)進行檔案管理不僅為用戶了解和使用其檔案信息提供了便利，也加強了對檔案的保存，提高了檔案管理工作的效率。詳細分析其具體作用，我認為主要體現(xiàn)在以下幾個方面：

首先，使檔案信息中的傳遞量和服務(wù)對象大大增加。實施信息化管理以后，利用數(shù)字信息進行檔案管理，因為數(shù)字信息使用的空間小，傳遞過程中不會受空間的限制，再利用計算機網(wǎng)絡(luò)通訊等科技手段的支持，用于存儲和管理數(shù)字信息的服務(wù)器的數(shù)量會明顯增加，服務(wù)對象的范圍也更加廣泛。

其次，信息化管理的使用充分延續(xù)了使用時間，能讓檔案信息全天候為用戶服務(wù)，并且通過網(wǎng)絡(luò)對檔案信息進行檢索更加方便快捷，為每個用戶提供其個性化檔案信息的了解和查詢。

最后，利用信息化技術(shù)對檔案進行管理，可以實現(xiàn)檔案信息資源共享。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行檔案信息的輸送和傳遞優(yōu)勢更明顯，查閱者不僅可以自己利用互聯(lián)網(wǎng)直接進行查閱，還可以把電子檔案下載到自己的電腦上，不用反復(fù)往返檔案室進行查閱，這就讓用戶和從事檔案管理的工作人員節(jié)約了大量時間，還能方便異地查詢，使檔案信息的利用效率得以有效提高。

2 利用信息化進行檔案管理的工作中存在的安全隱患問題

2.1 實施信息化進行管理的過程存在安全威脅

檔案采用信息化的管理手段進行管理以后，實現(xiàn)了信息的網(wǎng)絡(luò)查詢和網(wǎng)絡(luò)傳遞，這就為信息的安全帶來了很大的隱患，尤其是一些機密的檔案信息，容易被一些別有用心的人在網(wǎng)絡(luò)上進行偽造、竊取或篡改，這種情況的存在，為我們的檔案管理工作帶來了很多麻煩。同時，由于計算機網(wǎng)絡(luò)病毒的影響，致使一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被病毒侵襲，致使檔案信息中的資料容易被外泄。另外，保存檔案信息的計算機都有一定的使用壽命，再加上軟件平臺的一些因素，如果采取的處理方法不妥，都容易導(dǎo)致電子信息檔案受到損失。

2.2 檔案信息本身存在著一定的安全隱患

在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，普遍存在的都是紙質(zhì)檔案，這些紙質(zhì)檔案上邊都有領(lǐng)導(dǎo)的簽字和單位的蓋章，很容易鑒別檔案的合法性和真實性，自從實施信息化進行管理以后，這些電子數(shù)字檔案很容易被復(fù)制和修改，這些都會對檔案的合法性和真實性帶來不利影響，使檔案信息的安全面臨著很大的威脅。

2.3 人為的操作失誤造成安全隱患

在電子信息進行生成和管理的過程中，檔案管理人員自身素質(zhì)較低，安全意識缺乏以及工作時的粗心大意，都會引起操作失誤，直接導(dǎo)致電子檔案信息遺漏和丟失；另外，由于操作過程中的失誤，對操作口令的選擇缺乏謹慎認真，或者與別人“共享”自己檔案信息的賬號和密碼，這些行為都會直接影響電子檔案信息的安全，使檔案信息存在被盜竊或者被泄露的隱患。

3 采用有效措施解決對檔案實施信息化管理過程中存在的安全隱患

電子檔案的產(chǎn)生對檔案管理工作產(chǎn)生的影響是巨大的，但其存在的安全隱患也不容忽視。為了避免這些安全隱患，使電子檔案呈現(xiàn)出更多積極的影響，我們必須要采取有力的措施進行改進。

3.1 提升檔案管理工作人員的素質(zhì)水平及安全意識

在對電子檔案的安全問題進行解決時，首先應(yīng)注意的就是人為的因素，這也是最容易防范的一個方面。因此我們有關(guān)部門一定要注意對檔案管理的工作人員定期進行相關(guān)知識的學習與培訓(xùn)，加強他們對檔案有關(guān)保密法規(guī)的學習，讓他們能時刻具有安全憂患意識，提高其自身的專業(yè)素質(zhì)。另外，要加強對這些工作人員的安全管理，進一步完善安全管理方面的制度，對檔案管理人員有一個制約。同時，還要在這些管理部門經(jīng)常開展計算機、互聯(lián)網(wǎng)和信息化管理等方面的先進的科技知識的培訓(xùn)，引入更多的高科技人才參與檔案的信息化管理，提高管理人員的綜合能力，讓他們能在電子檔案的管理中及時發(fā)現(xiàn)問題并有效解?Q問題，機智的應(yīng)對檔案管理過程中遇到的安全威脅，從而保證檔案信息的管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。

3.2 為檔案的信息化管理建立健全的保障體系

為檔案的信息化管理建立健全的保障體系，是提高檔案服務(wù)素質(zhì)，保障檔案信息安全存在的一個重要手段。首先，我們應(yīng)該讓管理信息的有關(guān)程序更優(yōu)化，聘請專業(yè)水平高的科技人員編訂專用的管理程序，以確保管理程序的安全性；其次，在這些管理系統(tǒng)中安裝正版的殺毒軟件定期查殺病毒，避免系統(tǒng)遭受病毒感染；第三，不能忽視對紙質(zhì)檔案的管理，紙質(zhì)檔案是最基本、最可靠、最原始的檔案信息的記錄，這是電子檔案所不能替代的，兩者必須要互相依存。

3.3 采取專業(yè)的技術(shù)措施保障各環(huán)節(jié)的安全

專業(yè)的技術(shù)防范手段是保障電子檔案安全最直接、最有效的方式，在對檔案進行信息化管理過程中可采取的科技手段主要有以下幾種：

首先是對檔案信息采取加密技術(shù)。對數(shù)據(jù)進行加密，使電子檔案信息變成密文，這樣檔案信息只有輸入密鑰以后才可打開，顯示信息的內(nèi)容，這樣的信息相對來說不容易被非法竊取和閱讀。

其次，在電子檔案管理中實施簽署技術(shù)。這種技術(shù)主要包括證書式的簽名和手寫式的簽名，采取這種技術(shù)以后，不僅能證明文件確實出自作者之手，而且文件內(nèi)容也不容易被被人改動。

第三，利用權(quán)限控制的技術(shù)。這種技術(shù)的應(yīng)用，可對訪問用戶進行身份驗證，只有通過驗證以后方可訪問檔案信息，隨時禁止無關(guān)人員入讀。

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【關(guān)鍵詞】檔案；建筑工程；管理

中圖分類號： G271文獻標識碼：A

一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容

1.綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

2.土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降位移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

二、建筑工程檔案的特點

1.單一獨立性。即一個單項工程竣工檔案的整體性。這是工程檔案最突出、最重要的特點。

2.真實性。工程檔案是該項工程實體的一面鏡子似的真實寫照。因為工程檔案材料是與該工程建設(shè)同步形成的，是該工程報批、施工、竣工過程的原始記錄，與工程實體完全一致，單從檔案材料就可以求和工程質(zhì)量標準，是建筑工程質(zhì)量監(jiān)督部門進行竣工驗收的重要依據(jù)。

3.實用性。工程檔案是該工程最原始的記錄，所以有很大的使用價值，即實際性。通過檔案，可以全面考核工程建設(shè)工作，檢查工程是否符合設(shè)計要求。

3.1 綜合性文件資料。主要包括上級批準文件；計劃任務(wù)書；工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料；征地、拆遷安置等文件資料；項目的方案及初步設(shè)計文件資料；規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料；工程施工、監(jiān)理中標文件及有關(guān)合同、協(xié)議書；工程竣工驗收及質(zhì)量鑒定文件資料；工程竣工結(jié)算及其審計報告等文件資料；工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。

3.2 土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料。主要包括開/竣工報告；圖紙會審、設(shè)計變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料；項目的施工組織設(shè)計；監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細則、監(jiān)理月報及工程例會紀要等；原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗資料；混凝土、砂漿等配合比及試驗報告；隱蔽工程驗收記錄；沉降拉移、變形等觀測記錄；工程質(zhì)量檢驗及評定文件材料；工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料；施工技術(shù)總結(jié)等。

3.3 竣工圖等。主要包括總平面布置竣工圖；室外各種管線竣工圖；建筑工程竣工圖；裝飾工程竣工圖；結(jié)構(gòu)工程竣工圖；給水、排水工程竣工圖；強電弱電工程竣工圖；通風、空調(diào)工程竣工圖以及其他特殊專業(yè)工程竣工圖。

三、建筑工程檔案管理需要解決的問題

1.檔案材料不完整。檔案材料不完整是建筑工程檔案存在的主要問題。工程項目歸檔率較好的單位能達到80%左右，較差的單位情況就不同了。很多工程項目竣工后沒有檔案材料，或只有工程主體檔案，沒有配套工程檔案，鍋爐房、地下管線、園林綠化等檔案材料寥寥無幾。

2.缺乏統(tǒng)一的管理模式。從檔案管理機構(gòu)上看，有的單位成立了專門的檔案室，工程檔案管理較好。有的單位則不然，工程檔案由其他業(yè)務(wù)部門代管或由文書檔案員兼管，形成的檔案材料五花八門。

3.缺乏復(fù)合型檔案管理人員?；鶎訂挝坏臋n案管理人員專業(yè)素質(zhì)較差，既缺乏檔案管理業(yè)務(wù)知識，又缺乏相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，難以適應(yīng)工作需要。

四、建筑工程檔案有效管理的措施

1.思想上要重視工程檔案管理工作。工程建設(shè)中普遍存在著對工程檔案管理工作不太重視的情況，到工程完工即將交工驗收時，才開始應(yīng)付整理，這給檔案整理帶來很大難度。其主要原因在于工程建設(shè)管理過程中，企業(yè)對建筑工程檔案在思想上重視程度不夠。由于資料整理瑣碎，不產(chǎn)生經(jīng)濟效益，施工過程中現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付。如果不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后內(nèi)業(yè)很有可能一塌糊涂，更有甚者，大量的缺資料，所以內(nèi)業(yè)資料應(yīng)定期或不定期檢查評比，引起各方面重視，避免大量的工作堆積。必要時可采取強制措施與計量支付掛鉤，為搞好檔案管理工作提供保證。有鑒于此，建筑企業(yè)管理部門、檔案管理部門應(yīng)該進一步加強對建筑行業(yè)的檔案管理的法制教育工作。

2.建立健全檔案打理制度是做好建筑工程檔案管理的基礎(chǔ)。為了加強對工程建設(shè)各階段檔案資料的有序管理，保證歸檔資料及圖紙的準確、齊全、規(guī)范，建設(shè)單位在項目建設(shè)初期（從工程立項開始）就應(yīng)按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合建筑實際情況，制定相應(yīng)的檔案管理制度、措施。同時要明確建設(shè)單位、勘察設(shè)計單位、招投標機構(gòu)、施工單位、監(jiān)理單位等工程項目管理人員及檔案人員在工程檔案形成過程中各自所應(yīng)承擔的職責，規(guī)范檔案資料的收集、整理，以保證工程自立項開始與檔案跟蹤管理同步。完整的先期文件很重要，在維護建設(shè)單位的合法權(quán)益方面有重要的依據(jù)、憑證作用。

3.嚴格把好竣工驗收檔案資料質(zhì)量關(guān)，使工程竣工驗收檔案充分發(fā)揮其憑證作用。工程竣工驗收時，建設(shè)單位檔案管理人員要會同工程項目管理人員，按照建筑工程檔案歸檔范圍的要求，對工程建設(shè)中形成的全部文件進行全面的檢查、審核，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，補缺補漏，務(wù)必使得竣工材料做到真實、完備、及時，歸檔范圍符合要求，認真貫徹執(zhí)行《建設(shè)工程質(zhì)量管理條例》和《工程竣工驗收備案制》的有關(guān)條文，把好竣工驗收關(guān)，把竣工檔案的驗收、移交作為整個工程驗收的一個重要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，做到工程竣工驗收與檔案驗收同步。移交合格工程檔案的，由建設(shè)單位發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》。不按規(guī)定移交檔案或移交的檔案不符合要求的，不發(fā)給《建設(shè)工程檔案合格證》，建設(shè)單位不結(jié)清尾款，以確保下程建設(shè)檔案的完整、準確、系統(tǒng)。

4.加強對工程檔案管理人員和有關(guān)技術(shù)人員進行培訓(xùn)的力度。隨著改革開放的不斷深入和建筑業(yè)的不斷發(fā)展，建筑檔案管理工作的特點也有了新的變化，從而提高檔案干部隊伍的管理水平也更加重要。檔案管理人員的業(yè)務(wù)索質(zhì)包括服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平。檔案管理人員要增強服務(wù)意識，認清檔案工作的意義和重要性。努力提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平，要運用現(xiàn)代化的科學技術(shù)和設(shè)備，采用科學的管理方法，更好地服務(wù)于建筑工程檔案管理工作。檔案管理人員要更新觀念，提高認識，變被動為主動，認真領(lǐng)會和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運用；要有較強的責任心，嚴把工程檔案質(zhì)量關(guān)。

5.加強施工管理，強化檔案材料編制工作。按照標準編制工程檔案材料，是施工單位最基本的業(yè)務(wù)條件。一個施工隊不會編制工程內(nèi)業(yè)材料，就不具備承包工程的資格。工程檔案材料的質(zhì)量，關(guān)鍵在于編制形成過程。施工單位應(yīng)明確自己的責任，加強對施工技術(shù)人員編制檔案材料的訓(xùn)練，不斷提高編制工程檔案材料的業(yè)務(wù)水平。開發(fā)公司要加強對施工的監(jiān)督和管理，檢查工程檔案材料編制情況，按照標準形成檔案材料，給后人留下寶貴的財富。

6.充分利用現(xiàn)代化手段，多角度、多層次開發(fā)建筑工程檔案信息資源，做好檔案信息統(tǒng)計工作。大力推行對縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、電子文件檔案在工程檔案中運用。當前，美國、德國、荷蘭對縮微、多媒體電子文件檔案管理已趨于成熟，近幾年在工程檔案管理中采用C A D光盤技術(shù)。我們可以借鑒先進管理方法，采用先進技術(shù)，避免走彎路。由于目前光盤的刻錄技術(shù)已相當普遍，國家又制定《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設(shè)檔案管理中利用光盤塔或光盤庫載體進行檔案管理成為可能，也就成為項目檔案管理的一個發(fā)展方向。近幾年，上海水利投資建設(shè)公司也開始對照片檔案、錄像檔案、紙質(zhì)檔案制成多媒體和進行光盤刻錄，對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化作了有益探索。

各部門還應(yīng)有效利用計算機資源，建立本部門的檔案檢索系統(tǒng)。提高各部門（公司）的檔案管理水平，提高各部門檔案管理工作的協(xié)調(diào)工作能力，方便各部門（單位）對檔案利用，藉以提高工作效率。按照檔案的性質(zhì)和類型，收集整理的部門的檔案資料，內(nèi)部文件、記錄按照文件和記錄的形成部門和類別進行分類與編號；對外來文件記錄與公司的模板文件記錄按照文件和記錄的來源、性質(zhì)不同分類，編號采用其自然形成（特定）的編號。（如工程資料管理系統(tǒng)規(guī)定了基建文件、監(jiān)理文件、設(shè)計文件的分類方法和編號原則，公司不應(yīng)再另行規(guī)定。公司經(jīng)營管理手冊規(guī)定的公司模板文件的編號也不得變更）。

7.及時做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時的對檔案的增減變動及傳遞情況做出相關(guān)記錄（如傳遞情況記錄、變更情況記錄、修改情況記錄、作廢情況記錄等），才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時，有效檔案資料或信息。

結(jié) 語

當前，我國的建筑市場面臨嚴峻的挑戰(zhàn)和激烈的競爭，管理體制必將漸進改革，建筑工程檔案管理也會涌現(xiàn)新情況，同時也存有較大的發(fā)展機遇和空間。我們應(yīng)以積極學習和借鑒國外先進建筑工程檔案管理經(jīng)驗的態(tài)度，充分發(fā)揚我們已有的優(yōu)勢，重視加強建筑工程檔案人才的培養(yǎng)和激勵機制的完善，不斷總結(jié)建筑工程檔案管理的經(jīng)驗，使建筑工程檔案更好地為我們的經(jīng)濟建設(shè)和構(gòu)建和諧社會服務(wù)。

【參考文獻】

[1]馮惠玲，張輯哲《檔案學概論》[M]，中國人民大學出版社，2001年版。

[2]劉家真《電子文件管理理論與實踐》[M]，科學出版社，2003年版。

[3]徐英浩《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[J]，工海煤氣，2004(5) 。

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關(guān)鍵詞：石油企業(yè)；檔案管理；新思路

1 現(xiàn)階段石油企業(yè)檔案管理工作存在的問題分析

1.1 企業(yè)管理層對檔案管理問題重視程度不夠。在石油企業(yè)的管理中，領(lǐng)導(dǎo)雖然對檔案管理的重要性有了一定程度的認識，但在實際操作過程中，他們認為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營是企業(yè)管理工作的重心，和檔案管理沒有太大的關(guān)系。因此，在關(guān)系企業(yè)發(fā)展的決策環(huán)節(jié)，都不要求檔案管理人員參與。造成很多檔案管理人員對企業(yè)發(fā)展認識不清，長此以往，會導(dǎo)致檔案管理人員缺乏工作積極性，對待工作不嚴肅、不認真，而疏忽了檔案管理工作。

1.2 檔案管理手段需持續(xù)跟進企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀。傳統(tǒng)手工檔案一般用紙質(zhì)作為檔案收存的載體，但是紙質(zhì)極易在高溫、高濕的環(huán)境下發(fā)生化學反應(yīng)，造成字跡模糊、紙質(zhì)破損等困擾，不利于檔案的長期保存。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，檔案管理使用現(xiàn)代化設(shè)備必不可少。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案單一管理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)榕c電子檔案并存的模式，充分發(fā)揮了計算機和網(wǎng)絡(luò)資源的優(yōu)勢。利用計算機網(wǎng)絡(luò)對企業(yè)各類別技術(shù)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，實行文、檔一體化的管理，并能把檔案的管理工作做到細致化、精確化、高效化和資源共享化。查詢資料或文獻時，進入檔案電子服務(wù)系統(tǒng)中進行索引，為更多的借閱者提供可靠詳實的資料來源，促進了現(xiàn)代化企業(yè)的進步。

1.3 檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能有待提高。由于企業(yè)檔案管理工作的艱巨性和復(fù)雜性，對負責檔案管理工作人員的要求也更嚴格。一般意義而言，合格的檔案管理人員不僅要具有豐富的知識結(jié)構(gòu)和過硬的業(yè)務(wù)本領(lǐng)，具備對館藏的熟知能力和檔案編目能力，具備敏銳的社會需求探知能力和信息服務(wù)能力；還要與時俱進，具備時代前瞻能力，熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項方針、政策、檔案工作法規(guī)、工作標準、工作范圍、工作性質(zhì)及職能等，以便及時、準確、有效地為社會服務(wù)；更要具備學習能力，努力鉆研相關(guān)的學科知識，掌握現(xiàn)代科技，利用現(xiàn)代化管理手段，實現(xiàn)檔案管理的信息化。而就目前而言，石油企業(yè)的檔案管理人員的專業(yè)技能還有待提高，主要表現(xiàn)在業(yè)務(wù)能力不強，缺乏創(chuàng)新意識，不能迅速掌握現(xiàn)代先進的科學技術(shù)手段為檔案管理工作服務(wù)。

2 加強石油企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新的思路

2.1 提高企業(yè)對檔案管理工作的重視程度。石油企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)要不斷與時俱進，更新檔案管理的觀念，明確檔案管理在石油企業(yè)中的引領(lǐng)地位，樹立以檔案管理為單位的實際發(fā)展提供支持的核心理念，加強單位員工參與單位檔案管理的意識。領(lǐng)導(dǎo)要真正加強對單位的檔案管理工作重視與管理，做好檔案管理中的信息工作。單位內(nèi)部要通過廣泛的宣傳和教育，提升員工參與檔案管理的積極性。

2.2 創(chuàng)設(shè)良好的運行和管理機制。企業(yè)的檔案管理需要良好的運行和管理機制，以實現(xiàn)檔案功能的真正價值。首先，應(yīng)建立良好的網(wǎng)絡(luò)信息運行系統(tǒng)，保障網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的暢行無阻，提高企業(yè)部門及職工對檔案資源的查詢、利用，實現(xiàn)在企業(yè)范圍內(nèi)更廣闊的資源共享。其次，還要建立有效的管理機制，相關(guān)部門要緊密配合，共同建設(shè)安全的檔案信息系統(tǒng)，如更新企業(yè)的防火墻系統(tǒng)，保障信息資源的安全，以便檔案管理能更好地發(fā)揮其作用，促進檔案信息高效利用和高效管理。

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現(xiàn)在，計算機應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)管理已經(jīng)成為知識經(jīng)濟時代的檔案管理標識。檔案作為豐富的信息資源，理應(yīng)利用計算機軟件進行更好的管理和利用，以便給檔案管理者和利用者帶來最大的便利。利用計算機進行檔案管理的優(yōu)勢比較突出，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

一、大大地減輕了檔案管理人員的勞動強度，提高了工作效率

過去，從事傳統(tǒng)文書檔案管理的工作者都感到有“三難”。一是立卷難。傳統(tǒng)立卷歸檔做法是，只有文件按照分類大綱歸類后，才能組卷、立卷，爾后再進行卷內(nèi)文件的排列、擬寫案卷標題、確定保管期限、裝訂歸檔等工作。這些工作又都直接關(guān)系到案卷質(zhì)量的高低，馬虎不得。這樣做起來，既費時又有很大的主觀性，且操作難度又大，加之工作程序枯燥煩瑣，工序多而繁雜，掌握起來難度較大。二是管理工作難。組好卷以后，首先要擬寫案卷標題、案卷號和案卷目錄，然后還要編寫頁碼、抄寫卷內(nèi)目錄，同時還要裝訂、填寫案卷封面，排列案卷等。這樣做的問題是，程序煩瑣，人工操作量大，管理工作繁難。三是提供利用速度較慢，查準率不高。由于檔案管理是人工操作，查找文件就成了一件難事。首先，查找文件時必須先說明要查什么文件、什么問題、所屬年度，然后，檔案管理人員才能根據(jù)要求查找案卷目錄，再以卷內(nèi)目錄查找文件。如果這時出現(xiàn)文檔管理人員立卷的主觀差異，或組卷不合理，所擬案卷標題不能準確揭示案卷文件內(nèi)容等問題時，查找起來就困難了。在計算機技術(shù)應(yīng)用飛速發(fā)展的今天，現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)提供了歸檔文件軟件管理系統(tǒng)，通過立卷改革，把過去的按“卷”歸檔改為按“件”歸檔，它不但為歸檔工作提供了便捷的管理手段，而且簡化了檔案管理人員的歸檔程序以及可操作性，減少了人為的主觀因素，既減輕了檔案管理工作人員的勞動強度，又提高了歸檔質(zhì)量和檢索速度。利用計算機軟件進行檔案歸檔管理工作后，就可以將過去的集中立卷，改變?yōu)槠綍r隨時整理歸檔。這樣，集中的工作量，就變?yōu)榉稚⒌墓ぷ髁?，而且可隨時查漏補缺，使文檔不造成存積，提高了立卷管理的時效和水平，從而達到了及時歸檔和方便檢索利用的目的。

二、有利于遺漏文件的補漏增缺

當用傳統(tǒng)的立卷方法遇到文件收集不齊全或漏交歸檔時，需要補漏增缺，此時拆卷、插卷等工作需要重做。拆卷后，卷內(nèi)文件又得重新排列，重新編檔案頁碼、編寫卷內(nèi)目錄、裝訂和修改填寫案卷封面等，其工作量可想而知。這樣不但費時費力，而且還給檔案管理工作人員增添了額外繁雜的工作量。而一旦改為計算機技術(shù)管理，文檔按“件”整理歸檔，文檔的插入就變得十分方便。這時，只需要修改一下檔案目錄就可以了。由于省時省力，檔案管理工作人員就可以有充分的時間去了解檔案工作的最新科研成果，從而不斷地提高自身的業(yè)務(wù)水平。

三、保持了文件的歷史原貌

從事傳統(tǒng)的歸檔工作時，為了使案卷裝訂整齊統(tǒng)一，就需要做檔案的修整工作。此項工作的操作稍有不慎，就破壞了文件的原貌。而使用計算機技術(shù)管理后，文件按“件”編號，統(tǒng)一編目，各自為一件，隨機存檔，檔案整理工作就不存在這方面的問題了，避免了主觀因素的干擾。

四、查找利用便捷高效，準確率高

以手工為主的傳統(tǒng)檔案管理，不僅消耗了大量的人力、物力，而且落后的管理手段還會導(dǎo)致檔案利用工作出現(xiàn)許多問題。如檔案利用率低下，查找效率不高、查準率較差等，這就嚴重制約了檔案信息資源的利用。因此，實現(xiàn)檔案管理手段和利用方式，向現(xiàn)代文檔管理邁進，已迫在眉睫。由于電子文件可以通過計算機系統(tǒng)進行迅速、有效、多角度的整序，在利用過程中能夠通過主題詞、時間、文號等多途徑進行檢索，高效便捷，使得檔案管理人員能及時擺脫以往的經(jīng)驗式的管理模式，完成檔案管理由案卷級向文件級管理的轉(zhuǎn)變，手工立卷變?yōu)橛嬎銠C管理。只有這樣，才會極大地提高檔案管理與利用的質(zhì)量、精度和效率，實現(xiàn)文書檔案管理工作以及服務(wù)水平質(zhì)的飛躍。

五、有利于文檔的保密

做好檔案管理工作中的保密工作，是對每個檔案工作人員最基本的要求。在工作中尤其要加強檔案的科學管理。過去，我們經(jīng)常把密級和非密級文件混合組卷、混合保管、混合提供，在傳統(tǒng)的查閱檔案工作中都是將整個案卷提供利用，而利用者卻往往只利用案卷中的一份文件，但卻看到了整卷的檔案內(nèi)容，造成了擴散機密的漏洞，這不符合文檔管理的保密要求?，F(xiàn)今，計算機管理將其改為了單份文件提供利用，而不存在“案卷”這一基本單位，利用者也就無法接觸到其他的文件，從而達到了文檔保密的要求。

六、有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量

檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量、高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷時檔案管理人員是根據(jù)自己的理解來進行操作的，其對立卷標準掌握很難做到完全統(tǒng)一，如在遇到擬寫案卷標題名稱時，由于個人主觀因素不同，有的題目就很難反映整個案卷內(nèi)容。這必然影響到整個案卷內(nèi)容的揭示，給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案管理人員的絕大部分時間，制約了管理人員業(yè)務(wù)水平的發(fā)揮。在這種管理模式下的檔案利用工作，也是被動的。而將文書檔案管理改為計算機管理后，檔案管理人員可以從煩瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作質(zhì)量和利用效率，使文書檔案的管理、提供利用變?yōu)橹鲃有袨?，只有這樣，才能夠發(fā)揮出檔案自身的政治和經(jīng)濟價值。

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關(guān)鍵詞：條形碼技術(shù) 特點 企業(yè)檔案管理 優(yōu)勢及注意事項

中圖分類號：C93 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2013）05（a）-0155-01

1 條形碼技術(shù)

條形碼是由一組粗細不同、黑白或色彩相間的線條以及相應(yīng)的字符、數(shù)字組成的標記，用以表示一定的信息。條形碼技術(shù)是利用光電掃描閱讀設(shè)備識讀條形碼信息并將其錄入計算機的技術(shù)。

條形碼技術(shù)誕生于20世紀40年代的美國，直至20世紀70年代才得以實際的應(yīng)用和普及。之后普遍應(yīng)用于圖書、郵電、物流管理等領(lǐng)域。隨著企業(yè)檔案數(shù)量的不斷積累，對檔案現(xiàn)代化管理提出了新的要求，這時，條形碼技術(shù)就被普遍應(yīng)用于企業(yè)檔案管理系統(tǒng)。

2 條形碼技術(shù)的特點

條形碼技術(shù)的特點有以下幾方面。

2.1 設(shè)備簡單，可操作性強

條形碼打印及識別設(shè)備簡單、操作便捷，無需進行專門培訓(xùn)，上手容易?？刹僮餍院軓姡恍枧渲糜嬎銠C操作人員、計算機、條形碼打印機及光電掃描閱讀設(shè)備即可。

2.2 編碼規(guī)則簡單，可批量打印

使用條形碼技術(shù)時，只要檔案管理人員賦予一定的編碼規(guī)則，就可批量打印，既保證了檔案頁面的美觀性，又大大提高了工作效率。

2.3 準確性高

一維條形碼輸入出錯率是三百萬分之一，二維條形碼在局部損壞，破面積不超過50%時，仍可正確識讀，出錯率是千萬分之一。

2.4 經(jīng)濟性好

條形碼技術(shù)設(shè)備經(jīng)濟、實用，推廣條形碼技術(shù)相對比較簡單，所需費用也相對較低廉。這也是企業(yè)選擇它的一個重要原因，控制成本，并同時利用有限的資源實現(xiàn)了利益最大化。

2.5 分類統(tǒng)計

條形碼技術(shù)在編碼時，如果制訂合理的編號規(guī)則，那么就可以起到對檔案起到分類保管、統(tǒng)計的功能，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)分類著錄、檔案庫房合理排架、館藏檔案數(shù)量統(tǒng)計及高效提供利用的功能。

2.6 安全可靠

條形碼的顯示方式特殊，一般得用條形碼閱讀器解讀，這就避免了檔案泄密的風險，實現(xiàn)了對保密檔案的安全操作。

3 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的優(yōu)勢

3.1 提高了企業(yè)的檔案管理水平

傳統(tǒng)借閱管理主要依賴手工登記，而條形碼技術(shù)的應(yīng)用可以直接用光學掃描設(shè)備掃描相關(guān)信息，可以將每份檔案的最新實時信息記錄在檔案管理系統(tǒng)中，反映了每本卷冊的實時情況；同時對超時未歸的檔案可以進行及時的提醒，避免因外借催還不及時導(dǎo)致的檔案遺失情況，確保了檔案信息的即時性、準確性。隨著科技的不斷進步，條形碼技術(shù)可以實現(xiàn)對檔案管理的移交、進出館、鑒定、銷毀等過程的參與，極大地提高了檔案管理水平。

3.2 提高了檔案管理人員的工作效率

當企業(yè)的檔案類別較多、數(shù)量較多時，只要利用條形碼技術(shù)，賦予簡單編碼，就能實現(xiàn)對檔案類別的區(qū)分及館藏檔案大流水號的控制，實現(xiàn)了檔案的相對分類，在檔案管理系統(tǒng)及檔案庫房實現(xiàn)雙向管理、一一對應(yīng)。條形碼技術(shù)的應(yīng)用，有助于庫房管理人員完成庫房檔案的核對和清查，擺脫了以往檔案清點工作一直靠手工逐卷翻找，將檔案入庫記錄與借閱單相結(jié)合的工作方式；同時降低了庫房管理人員的工作強度，減輕了庫房倒架的壓力，提高了工作效率。

3.3 確保了借閱檔案的安全

對檔案利用者實現(xiàn)跟蹤管理，確保借閱檔案的安全性。進館的檔案，我們可以利用粘貼的條形碼，用掃描槍讀取檔案的著錄信息與借閱者的相關(guān)身份信息，記錄到檔案管理軟件數(shù)據(jù)庫中，實時驗證借閱者的身份，最大程度確保檔案的安全。

3.4 提供了檔案行政管理的決策依據(jù)

為檔案行政管理決策提供依據(jù)，通過條形碼技術(shù)的應(yīng)用，利用系統(tǒng)中形成的原始數(shù)據(jù)，建立每個卷冊的利用情況，并對檔案利用分類統(tǒng)計，可以積累借閱者對館藏檔案的提供利用需求，為業(yè)務(wù)部門及檔案管理部門各項業(yè)務(wù)的開展提供參考，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供數(shù)據(jù)支持。

3.5 提升了檔案服務(wù)部門的形象

為借閱者提高優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)是企業(yè)檔案管理者的工作要求，提供利用的快捷性才是檔案工作者不懈的工作追求。條形碼技術(shù)的應(yīng)用，大大提升了企業(yè)檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，有助于提高企業(yè)核心生產(chǎn)力。

4 條形碼技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的注意事項

4.1 普及條形碼技術(shù)知識

要及時組織相關(guān)人員系統(tǒng)學習條形碼技術(shù)的基礎(chǔ)知識，做好條形碼技術(shù)應(yīng)用的宣傳工作，促進條形碼技術(shù)的推廣應(yīng)用。

4.2 適當選擇硬件設(shè)備

根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)營狀況及業(yè)務(wù)需求的實際情況，對條形碼識讀設(shè)備、檔案管理軟件及打印設(shè)備的配置做出適當合理的規(guī)劃。

4.3 配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員

雖然條形碼技術(shù)設(shè)備操作簡單，但需要配備愛崗敬業(yè)的專業(yè)技術(shù)人員，使設(shè)備及系統(tǒng)運轉(zhuǎn)順暢，并根據(jù)實際運行情況，及時總結(jié)，融會貫通。

5 結(jié)語

條形碼技術(shù)的應(yīng)用提高了企業(yè)檔案管理人員的工作效率，降低了體力和腦力工作強度，確保了信息采集的準確性，為企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)提供了有利的支持，使得企業(yè)檔案管理人員和借閱人員的工作流程得以優(yōu)化。隨著條形碼技術(shù)的更加成熟，在未來的企業(yè)檔案管理體系中必將發(fā)揮著越來越重要的作用！

參考文獻

[1] 吳璟.條形碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2008，11.

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一、公文制發(fā)是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也影響日后形成檔案的質(zhì)量，因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標準化問題，以提高檔案的質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標準化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標準，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不論是草擬公文，繕印公文，還是做出的各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標準化、現(xiàn)代化檢索手段的實施應(yīng)用。

二、“以我為主”的文件原則是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標準化的根本目標就是要實現(xiàn)檔案保管利用價值的最大化和檢索利用便捷化。而“以我為主”的文件工作則是解決問題、實現(xiàn)目標的關(guān)鍵性工作。“以我為主”的立卷檔案原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文件歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規(guī)范化、標準化，乃至現(xiàn)代化的一個重要原則。它要求我們在實際工作中，要注意解決好三個問題：一是要準確把握文件歸檔的時效性，確屬辦理完畢的文件，才能予以歸檔，而沒有完成的，則不能歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是要在“以我為主”的原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈，從而在提高檔案利用價值的同時，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標準化管理奠定堅實的工作基礎(chǔ)。

三、提高歸檔質(zhì)量是推進檔案工作規(guī)范化、標準化的可靠保證

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關(guān)鍵詞：檔案管理；石油企業(yè)；現(xiàn)狀；措施；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-06-00-01

檔案管理工作作為企業(yè)管理工作的一部分，是規(guī)范企業(yè)工作、提供企業(yè)工作質(zhì)量和工作效率的關(guān)鍵。因此，做好企業(yè)的檔案管理工作，科學規(guī)范企業(yè)檔案管理是體現(xiàn)一個企業(yè)業(yè)績與管理水平的重要尺度。但是目前我國很多檔案管理工作人員，由于工作能力較弱，導(dǎo)致很多檔案資料積壓和浪費，嚴重影響企業(yè)檔案工作的開展。為了保證企業(yè)檔案的管理水平和服務(wù)質(zhì)量，發(fā)揮檔案作用的最大化，就必須做好企業(yè)檔案積壓的防范工作。實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、科學化，促進檔案管理工作的順利進行。

一、石油企業(yè)檔案管理中存在的不足

（一）檔案管理人員對檔案的重視程度不夠。

我國很多檔案管理人員，甚至石油企業(yè)中領(lǐng)導(dǎo)干部，對于企業(yè)檔案都沒有一個正確的認識。在他們看來，檔案工作就是一些抄寫工作，不管將檔案管理的有多好，都不會給石油企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟利益，也不會給自己贏得榮譽。正是因為檔案管理人員存在這個錯誤的認識，很多企業(yè)的檔案管理人員輕視檔案工作，認為他們只是負責檔案的看守，不用進行整理，造成檔案出現(xiàn)積壓的現(xiàn)象，使檔案工作無法適應(yīng)現(xiàn)在企業(yè)的管理需求。

（二）石油企業(yè)檔案管理信息化水平低。

隨著計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，檔案的載體發(fā)生了巨大的變化，由原來單一的紙質(zhì)載體發(fā)展為紙質(zhì)、電子等多種載體共存的局面。不少企業(yè)信息化水平依然很低，沒有引進先進的檔案管理軟件，檔案的檢索依然主要依靠手工。此外，電子檔案的利用率極其低下，嚴重制約了檔案工作的發(fā)展。

（三）檔案管理力量薄弱，水平不高，手段落后。

檔案管理人員素質(zhì)的高低在很大程度上會影響檔案管理工作的效率，檔案管理工作效率的低下又在很大程度上影響檔案的處理工作。當前部分石油企業(yè)的檔案管理工作人員都沒有進行過專業(yè)的培訓(xùn)，使得很多檔案管理人員對于檔案工作的了解并不明確，對于檔案材料的整理和歸檔等業(yè)務(wù)性較強的工作更是知之甚少。因此，檔案管理人員的這樣工作狀況，不能做到及時地檔案整理，檔案積壓現(xiàn)象嚴重，也會造成檔案材料的混亂和丟失。

（四）檔案管理缺乏制度化

檔案管理制度是保證檔案管理工作的關(guān)鍵，但是目前我國部分石油企業(yè)在檔案管理制度的建立上還不到位，對于檔案的整理、保管等方面制度不夠健全，有部分石油企業(yè)雖然建立了檔案管理制度，但卻并沒有將制度真正的進行執(zhí)行，導(dǎo)致檔案管理工作人員并沒有重視檔案的管理，文件資料整理不及時，致使檔案不能及時入檔，使得檔案積壓想象頻出，最后造成重要檔案的丟失，這樣非常不利于檔案管理工作的開展和進行。

二、加強石油企業(yè)檔案管理工作的措施

（一）深化認識， 提高企業(yè)重視度。

要想從根本上提高石油企業(yè)的檔案管理效率，首先就要提高公司領(lǐng)導(dǎo)的重視度。只有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)充分認識到檔案管理工作的重要性和必要性，并且把檔案管理真正列入企業(yè)工作重點， 經(jīng)常性的緊抓不放，并為其提供充足的人力、物力支持，才能夠為檔案管理營造一種良好的工作氛圍。

（二）提高檔案工作人員的專業(yè)素質(zhì)和技能。

第一，把握招聘環(huán)節(jié)，在新近人員中，注意招收具備專業(yè)文化知識與技能的人才，選用細心并且熱愛檔案管理工作的人員。只有掌握住人才入口，才能完善檔案管理隊伍，提高管理效率。第二，提高檔案管理工作者自身的素質(zhì)，加強對現(xiàn)有工作人員的再教育。在社會經(jīng)濟高速發(fā)展的新時期，檔案管理工作隨時面臨新的挑戰(zhàn)，因此檔案管理人員必須堅持與時俱進，而公司則需要定期舉辦企業(yè)檔案基礎(chǔ)知識講座和相關(guān)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，幫助現(xiàn)有工作人員熟悉工作流程，拓寬眼界，提高自身責任感和專業(yè)素質(zhì)，運用新技術(shù)和新理論來完成、改善檔案的管理工作。從而達到促進企業(yè)檔案事業(yè)的發(fā)展，培養(yǎng)新時代復(fù)合型人才的目的。

（三）借助現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

計算機和信息技術(shù)的快速發(fā)展，已經(jīng)對人事檔案管理工作產(chǎn)生了跨時代的巨大影響，我們要借助現(xiàn)代信息技術(shù)，引進先進的管理理念，對檔案管理中不適應(yīng)的一些方法和手段進行改革。隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大和經(jīng)濟實體增加，人事制度改革和人員模式改變，給石油企業(yè)帶來了人事眾多，管理多元化的特點，也給檔案的管理模式提出了新的要求。因此石油企業(yè)檔案管理應(yīng)該以充分開發(fā)和利用人力資源信息為基礎(chǔ)，轉(zhuǎn)化企業(yè)的經(jīng)濟效益。通過對檔案深層次開發(fā)，提高檔案的使用價值，如人才信息軟件的開發(fā)，信息的共享都能為企業(yè)的經(jīng)濟發(fā)展提供必要的服務(wù)。

（四） 實行規(guī)范化管理， 提高檔案管理質(zhì)量

首先要規(guī)范材料的收集和歸檔工作，建立健全相關(guān)制度。制定相關(guān)收集標準，力求統(tǒng)一化和標準化；創(chuàng)新收集方式，將全面收集與重點收集相結(jié)合；制定時間要求，按照不同類型檔案的形成條件適時收集，做到不延誤、不重復(fù)、不丟失。其次要規(guī)范檔案的管理工作。對不同種類、不同載體的檔案進行集中管理，完善 《檔案借閱制度》 ， 保證檔案的安全性和保密性。同時落實責任制，對管理失職行為依照規(guī)定，嚴格處理。

三、總結(jié)

檔案管理作為石油企業(yè)管理工作的重要部分，對于石油企業(yè)管理工作起著重要的作用，只有針對石油企業(yè)管理現(xiàn)狀，積極的探索檔案管理的措施，全面提升石油企業(yè)檔案管理人員的素質(zhì)和檔案管理工作的效率，才能全面推進石油企業(yè)工作的水平的提升。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：交通管理單位；辦公室；檔案管理；優(yōu)化路徑

一、交通管理單位辦公室檔案管理工作的內(nèi)容

辦公室工作是交通管理單位所有工作的結(jié)合點，而檔案管理工作又是辦公室工作的基礎(chǔ)。國內(nèi)交通管理單位的辦公室檔案管理主要包括四方面內(nèi)容。分別是檔案的收集工作、檔案的整理工作、檔案的鑒定工作以及檔案的保管工作。

（1）檔案的收集工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的收集工作非常復(fù)雜，涉及資料、數(shù)據(jù)非常多，在這種狀況下，做好檔案管理工作就變得尤為重要。交通管理單位辦公室檔案收集工作是檔案管理的基礎(chǔ)和前提。隨著檔案管理的發(fā)展，數(shù)據(jù)的記錄形式出現(xiàn)了巨大的更新和變化，越來越多的檔案文獻不再使用紙質(zhì)的形式，記錄形式顯示出了多樣化的特點。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計算機技術(shù)的引入，交通管理部門辦公室檔案記錄的形式變得更加的豐富，出現(xiàn)了文字資料，圖片資料乃至視頻資料等多種形式。這在一定程度上，增加了辦公室檔案收集作業(yè)的難度。檔案文件以各種形式存儲在數(shù)據(jù)庫中以確保文件的完整性，這些都是交通部門辦公室檔案收集工作的內(nèi)容。

（2）檔案的整理工作

交通管理部門的辦公室檔案管理的整理工作同樣非常復(fù)雜，由于交通檔案文件的格式是各種各樣的，檔案形成事件極其的散亂，搜集到的各種類型的交通檔案材料混合在一起，非常需要有效的整理方法。和其他檔案相同，交通部門的檔案也需要根據(jù)不同的分類標準進行分類整理，化零散為系統(tǒng)。目前，交通管理部門辦公室檔案的整理工作是借助計算機完成的，在科學的算法下，根據(jù)交通檔案的時間、地點、形式等因素進行整理。

（3）檔案的鑒定工作

交通管理單位的辦公室檔案資料內(nèi)容非常多，不同檔案的重要性也不盡相同，所以，交通部門檔案的收集工作、整理工作和保存工作還與檔案價值的大小有很大關(guān)系。對于不同檔案重要程度的判定就是所謂的檔案鑒定工作。交通部門檔案管理人員要分出工作內(nèi)容的主次，然后再開展其他工作。

（4）檔案的保管工作

對于交通部門的檔案來說，檔案的保管工作至關(guān)重要，很多無法預(yù)測的交通事故都需要檔案的信息。做好交通部門檔案的保管工作對保障檔案信息完整性和安全性都有著積極的意義，并且可以提高交通部門檔案的使用效率。

二、交通管理單位辦公室檔案管理的信息化建設(shè)

（一）檔案管理信息化建設(shè)的含義

信息化是檔案管理模式轉(zhuǎn)變的大趨勢，傳統(tǒng)檔案管理工作的重點在與檔案實體的保管作業(yè)。而信息化建設(shè)使得檔案管理由實體檔案向著數(shù)字化信息檔案轉(zhuǎn)變。檔案管理的信息化建設(shè)需要把檔案信息進行數(shù)據(jù)化的處理，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)，諸如傳遞、接收、存儲等環(huán)節(jié)連為一體，優(yōu)化檔案信息的共享機制。在檔案管理信息化建設(shè)的進程中，管理工作者需要借助多種技術(shù)手段，比如，數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)處理技術(shù)等。在這些技術(shù)的幫助下，傳統(tǒng)的形式的檔案文件系統(tǒng)化地連接在了一起，構(gòu)成有序的檔案信息庫。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的可行性

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)技術(shù)開始廣泛應(yīng)用到各行各業(yè)中，也為科學化檔案管理改革提供了契機。目前，國內(nèi)絕大部分地區(qū)的交通檔案管理部門都配有信息化的網(wǎng)絡(luò)，并且有關(guān)檔案管理人員也能夠進行信息化的操作。交通管理單位對檔案管理信息化建設(shè)的嘗試，為宏觀的檔案管理工作的變革提供了經(jīng)驗。我國陸陸續(xù)續(xù)地制定了一系列關(guān)于信息化檔案管理的規(guī)范標準，相關(guān)的法律也在不斷地健全，這種舉措大大增強了交通管理單位對檔案管理的重，對檔案管理信息化的建設(shè)具有非常積極的意義。

三、交通管理單位辦公室檔案管理的優(yōu)化路徑探究

交通管理單位的日常工作會產(chǎn)生很多檔案資料，檔案管理又是辦公室工作的重要部分，優(yōu)化交通單位的檔案管理工作的路徑要求交通部門辦公室人員有著較高的專業(yè)素養(yǎng)。在新的形勢下，交通管理單位的辦公室人員要轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新檔案管理辦法，以保障交通管理單位日常工作的開展。

（1）提高交通管理部門辦公室人員的專業(yè)素養(yǎng)

隨著數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理的模式和辦法也在不停地發(fā)展，各種高科技的輔助工具出現(xiàn)在了交通部門的檔案管理工作中。計算機、數(shù)據(jù)庫已經(jīng)成為了交通部門最基礎(chǔ)的檔案管理工具，并且給辦公室工作帶來了非常大的便利，同時也引發(fā)了很多問題。為了優(yōu)化交通單位的辦公室檔案管理工作，就必須提高從事檔案管理工作的辦公室工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。

對于交通單位的人力資源部門來說，要做好檔案管理人才的招聘工作，從源頭上保障辦公室檔案工作人員的業(yè)務(wù)能力，以保證工作效率。辦公室要加強對新入職員工的培訓(xùn)工作，此外，在日常工作中也要注重加強同事之間的檔案管理的交流與互動。這樣做不僅可以提高其檔案管理的業(yè)務(wù)能力，還能提高辦公室檔案管理人員的團隊合作能力，進而提高交通部門檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

（2）打造更加科學的交通部門檔案管理制度

交通行業(yè)的飛速發(fā)展對交通檔案管理工作提出了越來越嚴格的要求，為了使得交通檔案管理更加地規(guī)范化、科學化，交通部門必須制定與檔案信息化管理相適應(yīng)的規(guī)章標準，以確保交通信息檔案管理做現(xiàn)代化與標準化的推行。對于交通部門的辦公室來說，進行高效率的檔案管理工作，就必須認真應(yīng)對自己工作中的不足，參考先進的檔案管理的模式打造檔案管理者的考核評價制度，以優(yōu)化交通部門檔案的管理制度。

（3）優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設(shè)

在信息化高度普及的形勢下，辦公室檔案管理工作對硬件設(shè)施的要求越開越高。交通部門的檔案管理室要按照業(yè)內(nèi)檔案管理工作的標準來設(shè)置，要有計算機、滅火器、溫度濕度監(jiān)測裝置等，這是設(shè)備都是保障交通信息檔案安全必不可少的。交通部門的采購人員要嚴格控制這些設(shè)備的質(zhì)量，以優(yōu)化交通部門檔案管理的硬件建設(shè)。