摘要：本文基于教育教學(xué)全過(guò)程質(zhì)量管理理念，根據(jù)當(dāng)前畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)教學(xué)檔案歸檔和利用現(xiàn)狀，提出了教學(xué)檔案管理及利用的對(duì)策和措施，為發(fā)揮高校檔案作用，促進(jìn)教育教學(xué)質(zhì)量的提高提供思路。

關(guān)鍵詞：畢業(yè)論文；教學(xué)檔案；歸檔管理；過(guò)程管理；服務(wù)流程

1引言

2018年8月，教育部《關(guān)于狠抓新時(shí)代全國(guó)高等學(xué)校本科教育工作會(huì)議精神落實(shí)的通知》，明確指出要堅(jiān)持問(wèn)題導(dǎo)向，切實(shí)提高畢業(yè)論文（設(shè)計(jì)）質(zhì)量，加強(qiáng)對(duì)選題、開(kāi)題、答辯等環(huán)節(jié)的全過(guò)程管理。畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)是運(yùn)用書(shū)本知識(shí)和技能進(jìn)行創(chuàng)新創(chuàng)作的過(guò)程，是獨(dú)立意義上的承擔(dān)科研項(xiàng)目或企業(yè)課題的起點(diǎn)，是應(yīng)用型本科高校人才培養(yǎng)的最后和關(guān)鍵一步。[1]在畢業(yè)論文指導(dǎo)環(huán)節(jié)，以需求為導(dǎo)向強(qiáng)化教學(xué)檔案的信息化管理和利用，能夠提高畢業(yè)論文質(zhì)量，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)高校檔案教書(shū)育人的價(jià)值和功能。[2]

2目前高校畢業(yè)論文歸檔和利用現(xiàn)狀

2.1非紙質(zhì)化的分散狀態(tài)。目前，畢業(yè)論文相關(guān)文檔包括題目任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、論文、保證書(shū)、質(zhì)量評(píng)價(jià)表以及答辯記錄等已經(jīng)不再是紙質(zhì)版，而是采用電子版，因沒(méi)有統(tǒng)一進(jìn)行信息化歸檔管理而處于分散狀態(tài)。從教師利用的角度看，論文題名的采用專(zhuān)家人工審核方法，不僅工作量大、效率低下，也不準(zhǔn)確。從學(xué)生利用的角度看，歸檔不完整導(dǎo)致畢業(yè)論文低層次重復(fù)，難以在原有的基礎(chǔ)上提高。2.2畢業(yè)論文創(chuàng)新型題目偏少。以鄭州航空工業(yè)管理學(xué)院2020年計(jì)算機(jī)科學(xué)與技術(shù)專(zhuān)業(yè)262名學(xué)生的畢業(yè)論文題目為例。應(yīng)用類(lèi)題目是主流，而理論研究的題目偏少，創(chuàng)新型題目更是少之又少。研究領(lǐng)域主要是網(wǎng)站類(lèi)，所占比例高達(dá)81%，如圖1所示，畢業(yè)論文題目分布不均，低層次題目比較集中，是造成畢業(yè)論文質(zhì)量較低的主要因素之一。2.3畢業(yè)論文指導(dǎo)過(guò)程無(wú)人監(jiān)控和監(jiān)督。目前，畢業(yè)論文指導(dǎo)過(guò)程規(guī)范程度不高，多數(shù)還處于無(wú)序狀態(tài)，監(jiān)控和考核環(huán)節(jié)不連貫，甚至匱乏。專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人收集材料時(shí)的督促工作也缺乏制度設(shè)計(jì)，論文指導(dǎo)質(zhì)量完全依賴(lài)教師的責(zé)任心。對(duì)于學(xué)生來(lái)說(shuō)，由于沒(méi)有過(guò)程考核，部分學(xué)生會(huì)以各種借口如考研復(fù)習(xí)、實(shí)習(xí)工作等不參與指導(dǎo)過(guò)程，導(dǎo)致畢業(yè)論文流于形式，最終設(shè)計(jì)作品和畢業(yè)論文質(zhì)量普遍較低。圖12020屆畢業(yè)生論文題目分布情況2.4歸檔工作缺乏信息化支持。教學(xué)材料整理歸檔工作需要信息化手段支持。畢業(yè)論文指導(dǎo)過(guò)程形成的材料較多，包括任務(wù)書(shū)、開(kāi)題報(bào)告、論文成稿、查詢(xún)報(bào)告、承諾書(shū)、質(zhì)量評(píng)價(jià)表、答辯記錄、答辯組評(píng)價(jià)表等。從學(xué)生到指導(dǎo)教師，到答辯組教師，如有更新，則需要重復(fù)這個(gè)過(guò)程。這些材料收集整理和歸檔工作量大，如果采用教學(xué)檔案管理系統(tǒng)則會(huì)減少很多中間環(huán)節(jié)，大大提高工作效率。

編者按：本文主要從系部教學(xué)檔案的內(nèi)容；教學(xué)檔案的特點(diǎn)；教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題；加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行論述。其中，主要包括：高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志、教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)、學(xué)校辦學(xué)規(guī)模越來(lái)越大,招生形式越來(lái)越多樣化、高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行、從系部教學(xué)檔案管理方面存在的問(wèn)題出發(fā)、檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制、收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則、利用現(xiàn)代辦公技術(shù),實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案現(xiàn)代化的管理等，具體請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)。

【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。

【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類(lèi):主要有上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

編者按：本文主要從系部教學(xué)檔案的內(nèi)容；教學(xué)檔案的特點(diǎn)；教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題；加強(qiáng)教學(xué)檔案的規(guī)范化管理進(jìn)行論述。其中，主要包括：教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀反映和總結(jié)、內(nèi)容廣泛、材料來(lái)源較分散、歸檔時(shí)間不同、高校的教學(xué)檔案統(tǒng)一按國(guó)家教委辦公廳的《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類(lèi)法》進(jìn)行、材料收集較困難、系一級(jí)的管理困難、資金緊缺、人員緊缺、歸檔機(jī)制不健全,導(dǎo)致文件材料重復(fù)歸檔、不歸檔、漏歸檔現(xiàn)象較為普遍、檔案材料應(yīng)當(dāng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理檔案工作應(yīng)當(dāng)形成一種周期性的自查、自評(píng)、整改和自建的長(zhǎng)效機(jī)制、收集工作必須貫徹集中統(tǒng)一管理的原則等，具體請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)。

【論文摘要】教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有價(jià)值的材料;文章從高校教學(xué)檔案的內(nèi)容、教學(xué)檔案的特點(diǎn)、教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題等幾方面論述了對(duì)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理的重要性和必要性。

【論文關(guān)鍵詞】教學(xué)檔案規(guī)范化管理

高等學(xué)校教學(xué)檔案是在教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐中形成的對(duì)學(xué)校有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等材料,其內(nèi)容非常豐富。高校的教學(xué)檔案從一定程度上來(lái)講它是反映學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量的一個(gè)重要標(biāo)志。是學(xué)校教學(xué)工作的真實(shí)記錄,高等學(xué)校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理是提高高校教學(xué)質(zhì)量的重要保障,故加強(qiáng)高校教學(xué)檔案的規(guī)范化管理勢(shì)在必行。

1系部教學(xué)檔案的內(nèi)容

(1)綜合類(lèi):主要有上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)文件;學(xué)院規(guī)劃實(shí)施計(jì)劃、教學(xué)要點(diǎn)、教學(xué)工作會(huì)議的記錄、簡(jiǎn)報(bào)等材料;學(xué)院制定的各種教學(xué)制度、規(guī)定、辦法、條例以及教學(xué)工作的文件;教改項(xiàng)目的立項(xiàng)報(bào)告;教學(xué)工作的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、分析資料;每學(xué)期評(píng)教評(píng)學(xué)的相關(guān)材料及教學(xué)檢查的記錄、總結(jié)。

【摘要】現(xiàn)如今人民對(duì)于健康的重視程度不斷提升，這就需要更多的醫(yī)學(xué)人才投入醫(yī)學(xué)領(lǐng)域進(jìn)行研究發(fā)展，而且這些人才也必須同時(shí)兼有扎實(shí)的理論和實(shí)踐能力。這就需要有關(guān)的教學(xué)管理部門(mén)、教研室等相關(guān)的人員必須一定的管理能力。通過(guò)教學(xué)檔案使管理能夠及時(shí)反饋出相應(yīng)信息，從而更好地提高教學(xué)質(zhì)量和效率。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)學(xué)教學(xué)；檔案管理；問(wèn)題；對(duì)策

一、醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度存在不足。在我國(guó)有很大多數(shù)醫(yī)學(xué)院在檔案管理制度上存在一定的問(wèn)題，特別是一些基層教育的檔案管理十分缺少有效的制約機(jī)制。比如一些醫(yī)學(xué)院未建立規(guī)范的立卷部門(mén)，很少有固定的人員負(fù)責(zé)歸檔工作，多數(shù)是臨時(shí)抽調(diào)出的老師來(lái)負(fù)責(zé)。檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題也沒(méi)有具體的人員予以負(fù)責(zé)，其在檔案管理制度構(gòu)建方面存在諸多問(wèn)題。（二）教學(xué)檔案質(zhì)量不高。教學(xué)檔案質(zhì)量直接影響到教學(xué)檔案所產(chǎn)生的價(jià)值和效果，而且和教學(xué)工作的開(kāi)展以及教學(xué)管理的水平都有著重要的關(guān)系。教學(xué)檔案的主要內(nèi)容大部分都是來(lái)自各種教學(xué)文件材料，因此，教學(xué)文件材料質(zhì)量是取決于教學(xué)檔案的質(zhì)量好壞。但是，依照當(dāng)前的情況來(lái)看，很多院校注重了教學(xué)質(zhì)量的提升，但是對(duì)于其檔案的形成并沒(méi)有予以高度重視，醫(yī)學(xué)教學(xué)中所形成的檔案資料或者沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)歸檔總結(jié)，或者沒(méi)有形成文字性資料，難以形成具體的檔案資料，造成很多教學(xué)檔案的質(zhì)量不高。（三）檔案信息化程度不高。依照我國(guó)社會(huì)發(fā)展的情況來(lái)看，信息化建設(shè)已經(jīng)日漸成為高校建設(shè)的重要支撐。而信息化建設(shè)的輻射范圍也應(yīng)當(dāng)包括醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案的管理，只有對(duì)教學(xué)檔案的管理不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，才能夠保證其檔案管理的持久性。但是，更多的院校依然停留在原有的檔案管理方法上，其信息化建設(shè)開(kāi)展不足。即使部分院校已經(jīng)逐漸推進(jìn)信息化建設(shè)，也僅僅停留在基礎(chǔ)的檔案管理之中，水平不高。（四）服務(wù)水平有待提升。醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的最終目的應(yīng)當(dāng)是服務(wù)教學(xué)，堅(jiān)持以教學(xué)為根本。但是，在當(dāng)前的很多院校中檔案成為“保存”的象征，其利用率并不高，尤其在教學(xué)過(guò)程中，檔案的使用效能低下，檔案的服務(wù)性質(zhì)沒(méi)有得到體現(xiàn)，其在教學(xué)中的應(yīng)用還有很大提升空間。

二、加強(qiáng)醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的策略

（一）建立健全教學(xué)檔案管理制度。在進(jìn)行教學(xué)檔案管理制度構(gòu)建方面必須要結(jié)合本學(xué)院教育的實(shí)際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理相關(guān)的規(guī)章制度，細(xì)化教學(xué)檔案管理人員的相關(guān)責(zé)任。在此方面應(yīng)該由分管的校長(zhǎng)進(jìn)行負(fù)責(zé)，通過(guò)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)人員制定出合理、有效的規(guī)范管理機(jī)制。另一方面，必須要?jiǎng)?chuàng)建適應(yīng)各個(gè)教學(xué)檔案管理的規(guī)章制度。一些醫(yī)學(xué)院起步較晚，缺少足夠的教學(xué)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在制度構(gòu)建方面容易忽略，多數(shù)檔案可能沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行歸檔和收集，而且很少進(jìn)行系統(tǒng)的分類(lèi)，很難真正滿(mǎn)足教學(xué)管理的需要。因此，院校必須要注重經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，不斷完善學(xué)校醫(yī)學(xué)教學(xué)檔案管理的工作規(guī)范，建立適應(yīng)各系教學(xué)檔案的規(guī)章制度，創(chuàng)建具體教學(xué)檔案管理工作職責(zé)，將責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人身上，確保檔案管理工作穩(wěn)定、有序地進(jìn)行。（二）提高教學(xué)檔案質(zhì)量。真正要提高教學(xué)檔案質(zhì)量，就必須重視教學(xué)文件材料的選取和管理工作。一方面要保證教學(xué)材料在內(nèi)容必須具有真實(shí)性，也就是說(shuō)其檔案的內(nèi)容必須真實(shí)的來(lái)自于教師教學(xué)工作的開(kāi)展，是教學(xué)工作的真實(shí)記錄。這就需要教師做好教學(xué)內(nèi)容的歸納總結(jié)，并對(duì)教學(xué)內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)記錄，讓開(kāi)展的教學(xué)工作以文字性或者電子文檔的形式予以落實(shí)和保存。另一方面，各類(lèi)教學(xué)文件必須具有相關(guān)的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，也就是所保存的檔案必須依照相應(yīng)的規(guī)范而進(jìn)行，通過(guò)具體、統(tǒng)一的要求保證其教學(xué)檔案的質(zhì)量可靠性。在載體的選擇上，格式和書(shū)寫(xiě)上以及整理、立卷上都必須達(dá)到規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化。此外，每一種教學(xué)文件材料必須要?dú)w檔完整，所保存的檔案應(yīng)當(dāng)貫穿教材、教案、教師講義、教師授課情況以及學(xué)生反饋等各個(gè)方面，只有保證檔案的全面性、完整性，所進(jìn)行的檔案管理才具有意義。（三）加快教學(xué)檔案信息化進(jìn)程。在教學(xué)檔案信息化的整個(gè)過(guò)程中，可以充分地利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)管理方法進(jìn)行檔案管理工作，這樣能夠提升檔案工作的管理水平，使得檔案工作效率得以提升，同時(shí)也是檔案事業(yè)未來(lái)發(fā)展上的必然趨勢(shì)。一方面，在紙質(zhì)載體的各種教學(xué)檔案上，必須實(shí)施案卷級(jí)、文件級(jí)的計(jì)算機(jī)錄入的保存和檢索，努力實(shí)現(xiàn)全文數(shù)字化，創(chuàng)建出比較完善的教學(xué)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，最終達(dá)到向數(shù)字化儲(chǔ)存利用的發(fā)展目標(biāo)。另外一方面，必須注重電子載體類(lèi)教學(xué)檔案進(jìn)行歸檔工作，對(duì)于學(xué)校的多數(shù)教學(xué)檔案必須實(shí)行紙質(zhì)與電子檔案兩方面共同存儲(chǔ)的信息管理，把教學(xué)管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)相互結(jié)合實(shí)行教學(xué)檔案的雙向信息輸送，努力實(shí)現(xiàn)文檔管理的一體化。此外，在教學(xué)檔案管理的閱讀上完成全面的計(jì)算機(jī)檢索機(jī)制，使得教學(xué)檔案信息真正的公開(kāi)化，利用現(xiàn)今發(fā)達(dá)的網(wǎng)絡(luò)完成教學(xué)檔案資源上的共享以及教學(xué)檔案信息內(nèi)容的遠(yuǎn)程終端服務(wù)。（四）做好檔案服務(wù)工作。將建立的教學(xué)檔案真正有效的利用起來(lái)，更好地開(kāi)展教學(xué)服務(wù)工作，這才是檔案存在最大價(jià)值的體現(xiàn)和最終的目的。在這個(gè)過(guò)程中必須滿(mǎn)足使用者對(duì)需要查閱的教學(xué)檔案信息的需求，這樣才能提升教學(xué)檔案的使用率，促使檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。在實(shí)際的情況下，為了提高教學(xué)檔案的利用率，相關(guān)的檔案管理工作人員必須要考慮到本校的具體實(shí)際情況，對(duì)各類(lèi)的檢索工具進(jìn)行及時(shí)的編制，這里特別要注重的是對(duì)教學(xué)檔案的內(nèi)容上進(jìn)行充分的分析和研究，教學(xué)中重大事件，現(xiàn)有在校學(xué)生的統(tǒng)計(jì)等，在這方面檔案的編寫(xiě)上，可以根據(jù)實(shí)際的情況由檔案部門(mén)自行編制或者與學(xué)校其他部門(mén)聯(lián)合編制。

一、教學(xué)檔案的特點(diǎn)及重要作用

教學(xué)檔案不同與其它類(lèi)型的檔案，它具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性、多樣性、系統(tǒng)性、周期性、分散性等特點(diǎn)。這是由于教學(xué)管理和教學(xué)活動(dòng)是一種很復(fù)雜的實(shí)踐活動(dòng)，其產(chǎn)生于教學(xué)實(shí)踐和教學(xué)管理活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)之中。

盡管如此，高校教學(xué)檔案對(duì)學(xué)校的發(fā)展卻具有重要作用。高校教學(xué)檔案在高校教育教學(xué)評(píng)估中發(fā)揮的基礎(chǔ)和依據(jù)作用，它能幫助教學(xué)、科研人員利用知識(shí)成果，促進(jìn)教育科學(xué)事業(yè)的發(fā)展。教學(xué)檔案是高校教學(xué)活動(dòng)和教學(xué)管理工作狀態(tài)的記載，其中記錄著教學(xué)活動(dòng)中的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，反映著教學(xué)改革和研究的成果，對(duì)于提高教學(xué)管理工作水平，適應(yīng)現(xiàn)代化教育改革的要求，無(wú)疑是非常有益的。另外，教學(xué)檔案還可供院校間相互學(xué)習(xí)和交流。

二、高校教學(xué)檔案的歸檔范圍

教學(xué)檔案是高校檔案的重要組成部分，作用重大，教學(xué)檔案的歸檔范圍包括教學(xué)管理活動(dòng)和教學(xué)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的材料，主要包括：上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的有關(guān)教育、教學(xué)工作指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校有關(guān)教學(xué)工作的決定、規(guī)定、規(guī)章制度、校長(zhǎng)有關(guān)教學(xué)工作的批示；學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃、計(jì)劃的報(bào)告及上級(jí)批復(fù)；全校教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)及有關(guān)材料；各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計(jì)劃，重點(diǎn)課程教學(xué)大綱及課程簡(jiǎn)介；學(xué)年教學(xué)運(yùn)行計(jì)劃，任課教師名單及職稱(chēng)；實(shí)踐教學(xué)計(jì)劃、實(shí)踐環(huán)節(jié)教學(xué)大綱、實(shí)踐教學(xué)大綱，實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書(shū)、實(shí)踐環(huán)節(jié)指導(dǎo)書(shū)；教師的教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教學(xué)任務(wù)書(shū)、教學(xué)考核、課程安排進(jìn)度表、考試試題、試題分析、優(yōu)秀教學(xué)設(shè)計(jì)與教案等；教師培訓(xùn)的計(jì)劃、進(jìn)修成績(jī)單、鑒定表等；教務(wù)處會(huì)議記錄：召開(kāi)的重要會(huì)議記錄、文件材料；有關(guān)教學(xué)管理工作的各種統(tǒng)計(jì)表；各種教學(xué)工作簡(jiǎn)報(bào)；有關(guān)專(zhuān)業(yè)設(shè)置、調(diào)整、撤銷(xiāo)、合并、更改名稱(chēng)的報(bào)告及上級(jí)批復(fù)；教學(xué)評(píng)估和各類(lèi)教學(xué)情況調(diào)查材料；學(xué)校承擔(dān)高等學(xué)校統(tǒng)編教材規(guī)劃、上報(bào)推薦教材情況材料、學(xué)校召開(kāi)的教材編審、編寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要；校級(jí)一等以上教學(xué)、教材優(yōu)秀獎(jiǎng)，教學(xué)改革、建設(shè)成果獎(jiǎng)評(píng)審材料及名單等；各類(lèi)市級(jí)以上組織的競(jìng)賽通知、規(guī)則、賽題及獲獎(jiǎng)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)狀等；對(duì)在教學(xué)管理活動(dòng)中拍攝的有價(jià)值的照片、錄像帶以及制作的光盤(pán)等。

三、教學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀

摘要:信息技術(shù)的發(fā)展為教學(xué)檔案管理提供了新途徑，面對(duì)資料來(lái)源分散、形式豐富的教學(xué)檔案，采用信息化管理模式不僅可以提高管理效率，保證歸檔的及時(shí)性和完整性，同時(shí)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，提高資源利用率。本文主要分析了當(dāng)前教學(xué)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，并提出了提高教學(xué)檔案信息化管理水平的策略。

關(guān)鍵詞:教學(xué)檔案;信息化管理;研究

一、前言

隨著教學(xué)管理改革的進(jìn)行，學(xué)校逐漸意識(shí)到教學(xué)檔案管理的重要性，將該項(xiàng)工作作為教學(xué)管理中的一部分。由于學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大、教學(xué)活動(dòng)也越來(lái)越豐富，教學(xué)檔案的內(nèi)容增多，形式也不再局限于書(shū)面文字，傳統(tǒng)的管理方法顯然已經(jīng)不能滿(mǎn)足實(shí)際需要。在這種形勢(shì)下，教學(xué)檔案的信息化管理已經(jīng)成為一種必然，如何利用先進(jìn)的信息技術(shù)提高教學(xué)檔案管理水平，是所有教學(xué)檔案管理者必須要思考的問(wèn)題。

二、教學(xué)檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

(一)對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)存在誤區(qū)

摘要：文書(shū)工作與檔案管理課程以培養(yǎng)應(yīng)用性和操作型秘書(shū)人才為目標(biāo)，在教學(xué)中如何實(shí)現(xiàn)理論教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)的有效統(tǒng)一，至關(guān)重要。本文從文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)的特征出發(fā)，探討在轉(zhuǎn)變教學(xué)觀念，完善課程體系，改革教學(xué)方法，加強(qiáng)“雙師型”教師隊(duì)伍建設(shè)等方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新的情況。

關(guān)鍵詞：文書(shū)工作檔案管理教學(xué)特征教學(xué)改革

引言

文書(shū)與檔案是一種社會(huì)現(xiàn)象，是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的產(chǎn)物。文書(shū)，“經(jīng)國(guó)之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”。文書(shū)的系統(tǒng)整理和保存，最終使檔案形成，有了檔案，人們就可以“疏通知遠(yuǎn)”，了解歷史。檔案，歷史的真實(shí)記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。文書(shū)與檔案是人類(lèi)社會(huì)本身發(fā)展的需要，文書(shū)是檔案的前身，檔案是文書(shū)的延續(xù)。

文書(shū)工作與檔案管理在秘書(shū)工作中具有重要的地位，文書(shū)工作與檔案管理是高校文秘、行政管理等專(zhuān)業(yè)的主干課程，是相關(guān)職業(yè)崗位群的關(guān)鍵技能模塊，具有很強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)性和操作性。現(xiàn)代社會(huì)的文書(shū)工作與檔案管理課程的教學(xué)特征表現(xiàn)為：在理念上應(yīng)盡力適應(yīng)社會(huì)上相關(guān)職業(yè)崗位群對(duì)秘書(shū)人才知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)的新要求；在教學(xué)內(nèi)容上要著力從學(xué)科體系建構(gòu)、理論知識(shí)完整向注重實(shí)用、知識(shí)精講、側(cè)重實(shí)務(wù)操作轉(zhuǎn)變；在教學(xué)方法上從學(xué)科式、授課型教學(xué)方法向技能型、訓(xùn)練式、體驗(yàn)式教學(xué)方法轉(zhuǎn)變。通過(guò)該課程的學(xué)習(xí)，重點(diǎn)培養(yǎng)學(xué)生建構(gòu)系統(tǒng)的學(xué)科體系，具備完整的理論知識(shí)，熟練掌握公務(wù)文書(shū)協(xié)作處理和檔案管理的能力，使學(xué)生畢業(yè)后走上工作崗位能盡快勝任文書(shū)工作與檔案管理工作。

然而當(dāng)前文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)存在著以下問(wèn)題：教學(xué)工作往往立足教材，以闡述文書(shū)學(xué)與檔案管理工作的理論知識(shí)為主，課程內(nèi)容較為抽象，學(xué)生甚至沒(méi)有見(jiàn)過(guò)檔案柜、架、盒等實(shí)物，重視理論知識(shí)的傳授而輕視專(zhuān)業(yè)技術(shù)能力的實(shí)踐培訓(xùn)。一旦參加實(shí)習(xí)或工作之后接觸實(shí)際問(wèn)題，又要從頭學(xué)起，因此課程教學(xué)的目的難以達(dá)到，專(zhuān)業(yè)特色也無(wú)從體現(xiàn)。隨著改革的深入發(fā)展，文檔管理工作面臨著越來(lái)越多的實(shí)際問(wèn)題，例如文件和檔案數(shù)量日益增加，給保管和提供利用帶來(lái)困難。傳統(tǒng)的管理方法直接影響了文件和檔案的質(zhì)量等。這些實(shí)際問(wèn)題要求在文書(shū)工作與檔案管理教學(xué)過(guò)程中深入開(kāi)展教學(xué)改革和創(chuàng)新，才能適應(yīng)社會(huì)不斷發(fā)展的需要。

1高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)的緊迫性

近年來(lái)，隨著高校招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大，教學(xué)改革持續(xù)深入，所產(chǎn)生的電子檔案急劇增加。信息時(shí)代要求對(duì)大量存儲(chǔ)的電子檔案信息進(jìn)行快速檢索利用，這就使得教學(xué)檔案信息化建設(shè)成為高校檔案工作的重要內(nèi)容，高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

2地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

目前，我國(guó)部分高校教學(xué)檔案信息化管理發(fā)展得比較成熟。如上海交通大學(xué)建立了數(shù)字檔案業(yè)務(wù)工作平臺(tái)；南京大學(xué)的“南大之星”管理系統(tǒng)等的開(kāi)發(fā)和運(yùn)行，已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的網(wǎng)上收集、開(kāi)發(fā)和利用。有關(guān)資料顯示，截止到2008年，全國(guó)地方所屬所管院校1797所，在全國(guó)1908所普通高校中占94.2％，地方高校已經(jīng)成為我國(guó)高等教育體系的重要組成部分。因此，地方高校的教學(xué)檔案信息化建設(shè)事關(guān)我國(guó)高等教育現(xiàn)代化建設(shè)全局。不少地方高校根據(jù)自身發(fā)展實(shí)際，積極致力于教學(xué)檔案信息化管理，以增強(qiáng)校園信息化服務(wù)能力，但是相當(dāng)一部分地方高校由于所處區(qū)域的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平、自身發(fā)展歷史和經(jīng)費(fèi)劃撥等因素，在教學(xué)檔案的信息化建設(shè)中存在很多問(wèn)題。

2.1教學(xué)檔案信息化管理意識(shí)較弱

從主觀上講，在信息時(shí)代的大背景下，各高校從領(lǐng)導(dǎo)到教師、學(xué)生都感受到信息化給學(xué)習(xí)和工作帶來(lái)的高效和便捷，但對(duì)教學(xué)檔案信息化沒(méi)有給予相應(yīng)的重視，只有在應(yīng)付各級(jí)檢查、教學(xué)評(píng)估、學(xué)校史館籌備等工作節(jié)點(diǎn)上才會(huì)有所感覺(jué)，而這些工作完成后，所謂的“重視”也隨之結(jié)束。從客觀上講，目前財(cái)政撥款在高校收入中的比例逐年下降，而且下降的幅度很大，加之地方高校的農(nóng)村學(xué)生比較多，學(xué)生欠費(fèi)現(xiàn)象嚴(yán)重，加劇了地方高校的經(jīng)費(fèi)困難。這種現(xiàn)象在經(jīng)濟(jì)落后地區(qū)尤為嚴(yán)重。而教育部評(píng)估方案對(duì)各層次高校的辦學(xué)條件均采用相同的指標(biāo)，使得地方高校更關(guān)注于學(xué)科建設(shè)和辦學(xué)層次的提升，關(guān)注于教學(xué)一線(xiàn)人、財(cái)、物的投入，注重教學(xué)設(shè)施、教學(xué)條件等軟硬件的數(shù)量和質(zhì)量的改善，而對(duì)教學(xué)過(guò)程和管理中產(chǎn)生的相關(guān)資料的管理關(guān)注不夠。加之教學(xué)檔案信息化是基礎(chǔ)性管理服務(wù)工作，很難產(chǎn)生直接而明顯的效益，因此，地方高校教學(xué)檔案信息化建設(shè)未能得到相應(yīng)發(fā)展。

1成教學(xué)生檔案的特點(diǎn)

成教學(xué)生不限年齡、性別、學(xué)歷等，學(xué)習(xí)形式多樣，能滿(mǎn)足增長(zhǎng)能力、豐富知識(shí)、提高技術(shù)和專(zhuān)業(yè)資格的需求。成教的本質(zhì)特征是由其教育的對(duì)象“成人”決定的，學(xué)生主要來(lái)自在職工作人員，教育過(guò)程中容易受工作、家庭、社會(huì)等因素的影響，故成教學(xué)生檔案具人顯著的特點(diǎn)：

1.1數(shù)量龐大。首先，成教從某種意義上說(shuō)是對(duì)普通全日制教育的一種完善和補(bǔ)充，在于擴(kuò)大教育機(jī)會(huì)，提高國(guó)民素質(zhì)，實(shí)施終身教育。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，對(duì)人的素質(zhì)的要求提高了，很多學(xué)員在完成正規(guī)的、普通教育之后，仍需要繼續(xù)接受教育以提高素質(zhì)及能力，直至終生；其次，有部分學(xué)員為了文憑學(xué)歷、晉升職務(wù)、評(píng)定職稱(chēng)等；再次，成人高校擴(kuò)招政策的陸續(xù)出臺(tái)，辦學(xué)方式的多元化、辦學(xué)模式的市場(chǎng)化，也是成教學(xué)生增長(zhǎng)一個(gè)重要原因。

1.2來(lái)源分散。不同普通教育，成教為社會(huì)組織、全民參加。成教學(xué)歷有四種主要形式，分別是成人高考（學(xué)習(xí)形式有脫產(chǎn)、函授、夜大）、高等教育自學(xué)考試（自考）、廣播電視大學(xué)（電大現(xiàn)代遠(yuǎn)程開(kāi)放教育）和遠(yuǎn)程教育（網(wǎng)絡(luò)教育）。成人高校多辦學(xué)點(diǎn)并存的辦學(xué)模式，使得學(xué)生來(lái)源和分布分散，使學(xué)生學(xué)籍檔案形成的時(shí)間規(guī)律性不強(qiáng)，來(lái)源不一，導(dǎo)致學(xué)籍資料的產(chǎn)生和形成比較分散。

1.3異動(dòng)頻繁。成教招生對(duì)象主要是已經(jīng)走上工作、生產(chǎn)崗位人員，對(duì)他們所不具備的履行崗位職責(zé)所必需的文化知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)和實(shí)際能力的教育。成教學(xué)生大多數(shù)容易受家庭、工作、社會(huì)等因素的影響，容易出現(xiàn)轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)點(diǎn)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、休學(xué)、退學(xué)等異動(dòng)情況，具有極強(qiáng)的不穩(wěn)定性，故學(xué)籍流動(dòng)性特別大，學(xué)籍異動(dòng)頻繁等特點(diǎn)，更加凸顯學(xué)籍檔案管理工作的重要性和復(fù)雜性。

2成教學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

一、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的必要性

目前，許多學(xué)校教學(xué)檔案管理都滯后于時(shí)代的發(fā)展，檔案的管理主要是以紙質(zhì)和實(shí)物載體為主，在安全保管、快速查閱、有效利用方面存在缺陷。為了確保教學(xué)檔案長(zhǎng)期保存，需要花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力。紙質(zhì)和實(shí)物檔案占用的空間也比較大，對(duì)保管的環(huán)境和儲(chǔ)藏室要求也比較高，這無(wú)形中也增加了管理成本。教學(xué)檔案大多是紙質(zhì)檔案，在查閱過(guò)程中，由于對(duì)紙質(zhì)檔案反復(fù)查閱，很容易損壞檔案原件，保存的難度也加大。隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用日趨廣泛，教學(xué)檔案數(shù)字化也是學(xué)校檔案管理的必然趨勢(shì)。教學(xué)檔案的數(shù)字化管理對(duì)促進(jìn)檔案信息資源有效整合，豐富信息資源庫(kù)，實(shí)現(xiàn)資源共享具有十分重要的作用。教學(xué)檔案數(shù)字化管理是指以電子檔案為對(duì)象，以電子計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備為手段，基于網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案收集、整理、保管、保護(hù)、共享利用的檔案管理模式。它既是傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理手段的補(bǔ)充和延伸，更是傳統(tǒng)教學(xué)檔案的發(fā)展和革新。一方面，教學(xué)檔案的數(shù)字化應(yīng)該具備傳統(tǒng)教學(xué)檔案的基本功能，它包括了檔案信息的收集、整理、保管、編目、保護(hù)、利用等；另一方面，它也與傳統(tǒng)教學(xué)檔案有著本質(zhì)的區(qū)別。因此，加快學(xué)校教學(xué)檔案的數(shù)字化管理是學(xué)校信息化建設(shè)的需要，是學(xué)校管理信息化進(jìn)程的必然所在。

二、教學(xué)檔案數(shù)字化管理的主要內(nèi)涵

學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)字化的內(nèi)涵主要在于加強(qiáng)綜合檔案館（室）軟件和硬件的建設(shè)。首先，要充分利用校園網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化和分層級(jí)的檔案信息管理平臺(tái)，提高管理效率和檔案的利用率。建立和完善網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，通過(guò)校園網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，方便快捷，設(shè)置校內(nèi)外訪(fǎng)問(wèn)控制列表，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。其次，為了達(dá)到教學(xué)檔案存儲(chǔ)的安全性，要建立多級(jí)存儲(chǔ)系統(tǒng)。教學(xué)檔案的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可采用磁盤(pán)、磁盤(pán)列陣、磁帶庫(kù)等多級(jí)存儲(chǔ)方式，通過(guò)數(shù)據(jù)多級(jí)存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)安全。最后，為提高檔案查詢(xún)的準(zhǔn)確度和效率，實(shí)現(xiàn)檢索工具的多樣化，采用案卷檢索、目錄檢索和全文檢索。要設(shè)置分類(lèi)目錄、專(zhuān)題目錄、案卷目錄、全宗文件目錄。對(duì)檔案中的一些關(guān)鍵詞、檔案號(hào)等進(jìn)行編排，提高檢索和查詢(xún)速度，提高檔案的利用率和實(shí)現(xiàn)快速查閱功能。教學(xué)檔案在收集歸檔時(shí)，對(duì)紙質(zhì)和實(shí)物檔案的歸檔要進(jìn)行處理，完成教學(xué)檔案的電子化。鑒于電子文檔可以修改，其載體呈現(xiàn)不穩(wěn)定的狀態(tài)。因此，紙質(zhì)和實(shí)物載體的保存顯得尤為重要。在歸檔時(shí)做好紙質(zhì)、實(shí)物檔案與電子文檔的相互印證和標(biāo)注，同時(shí)做好歸檔工作。教學(xué)檔案數(shù)字化管理，要對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行掃描，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)采集。檔案采集同時(shí)對(duì)圖像進(jìn)行糾偏、去污等處理。要核對(duì)電子信息，對(duì)檔案原件及數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，確認(rèn)無(wú)誤后，對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行歸檔，為檔案的利用提供準(zhǔn)確可靠的數(shù)據(jù)信息。在教學(xué)檔案數(shù)字化建設(shè)的整個(gè)過(guò)程中，各部門(mén)、各操作環(huán)節(jié)相互配合，協(xié)同操作，以流水線(xiàn)方式完成教學(xué)檔案信息的采集、審核和入庫(kù)工作。教學(xué)檔案的查閱實(shí)行分級(jí)審核方式，按管理和使用權(quán)限查閱，確保信息安全。教學(xué)檔案數(shù)字化查閱，以校園網(wǎng)為網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)，在校內(nèi)外實(shí)現(xiàn)查檔、閱檔功能。學(xué)校綜合檔案館（室）在系統(tǒng)安全管理方面進(jìn)行多方考慮：可按日期、按時(shí)間或長(zhǎng)期有效等多種方式，完成閱檔授權(quán)。按閱檔權(quán)限審批，對(duì)教學(xué)檔案閱檔過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)的記錄。教學(xué)檔案信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運(yùn)行更加安全可靠。檔案數(shù)字化較之傳統(tǒng)檔案管理有不可替代的先進(jìn)性。首先，提高了管理的效能。過(guò)去一直使用粗放型模式，即以增加辦公人員和費(fèi)用為唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理教學(xué)檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)省了保管費(fèi)用和空間，而且查閱起來(lái)極為迅速快捷，從而避免了紙張和人員的浪費(fèi)。其次，提高了教學(xué)檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理使教學(xué)資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用，使教學(xué)檔案的查閱變得更加簡(jiǎn)單、快捷。由于信息的超時(shí)空流動(dòng)，數(shù)字化檔案加速了信息化校園的建設(shè)，教學(xué)檔案也從文件實(shí)體的保管變成了提供利用方便的信息存儲(chǔ)和控制中心。最后，增強(qiáng)了教學(xué)檔案原件的保護(hù)。將紙質(zhì)的教學(xué)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字電子檔案以后，檔案的使用更加安全。許多學(xué)校都有悠久的辦學(xué)歷史，尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的教學(xué)檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好地保護(hù)。通過(guò)教學(xué)檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改、損害和銷(xiāo)毀的行為。因此，教學(xué)檔案的數(shù)字化管理具有豐富的內(nèi)涵和利用價(jià)值。

三、教學(xué)檔案數(shù)字化管理存在的問(wèn)題

教學(xué)檔案是一所學(xué)校在教學(xué)實(shí)施過(guò)程中形成的最原始的材料。由于學(xué)校都是按照各個(gè)學(xué)科教研室進(jìn)行教學(xué)管理，由各科室完成教學(xué)檔案，在教學(xué)檔案的管理中還存在著許多問(wèn)題，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，教學(xué)檔案管理理念滯后。一些學(xué)校管理理念滯后，不注重教學(xué)檔案信息資源的價(jià)值，沒(méi)有及時(shí)開(kāi)發(fā)和利用教學(xué)檔案信息資源。由于長(zhǎng)期采取封閉式的管理模式，教學(xué)檔案沒(méi)有開(kāi)發(fā)利用。管理人員服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)，服務(wù)技術(shù)水平低下，經(jīng)費(fèi)投入不足，設(shè)備陳舊，影響了教學(xué)檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。第二，教學(xué)檔案信息化程度低。由于長(zhǎng)期受傳統(tǒng)觀念和傳統(tǒng)教學(xué)檔案管理模式等因素的影響，目前一些學(xué)校在教學(xué)檔案收集、管理中還是采取最原始的方法，管理信息化還處在原始階段，沒(méi)有充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，管理效能低下。大多數(shù)教學(xué)檔案以紙質(zhì)載體為主，在檔案的收集、整理和保管過(guò)程中都是采取手工操作為主的方法。由于學(xué)校教學(xué)檔案數(shù)量較多，電子檔案的管理沒(méi)有建立系統(tǒng)化，沒(méi)有在校園網(wǎng)管理系統(tǒng)下運(yùn)行，不利于教學(xué)檔案的利用和快速查閱，造成校園網(wǎng)資源浪費(fèi)。第三，教學(xué)檔案目錄查詢(xún)系統(tǒng)不完善。學(xué)校教學(xué)檔案的管理，一般采取按目錄整理保存的方式，沒(méi)有建立電子檔案查詢(xún)系統(tǒng)，教學(xué)檔案查詢(xún)時(shí)效低下，無(wú)法適應(yīng)和滿(mǎn)足教學(xué)的需要。電子檔案在查詢(xún)利用過(guò)程中，沒(méi)有建立完善的安全保障措施，系統(tǒng)管理在受到“黑客”攻擊時(shí)，致使系統(tǒng)不能正常運(yùn)行。第四，教學(xué)檔案信息缺乏系統(tǒng)管理。由于學(xué)校教學(xué)檔案都是由各科室、教研室獨(dú)立完成后歸檔，電子檔案保存比較分散，缺乏系統(tǒng)的管理，沒(méi)有依靠計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)集成，教學(xué)檔案資源不能共享，以至出現(xiàn)重復(fù)建檔、利用手段單一的現(xiàn)象。由于一些學(xué)校教學(xué)檔案管理的信息化程度比較低，沒(méi)有充分利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)提高管理的效率。