2012年，縣檔案局黨支部以科學發(fā)展觀統(tǒng)領(lǐng)全縣檔案工作，不斷創(chuàng)新服務機制，不斷拓展服務領(lǐng)域，不斷更新服務手段，不斷提高服務水平，檔案宏觀管理更加有力，資源結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化，基礎(chǔ)業(yè)務更加扎實，社會功能更加完善，創(chuàng)新動力更加強勁，服務成效更加明顯。經(jīng)過全體共同努力，2012年獲得全市目標考評先進單位。

一、求真務實，廉潔高效，領(lǐng)導班子更加和諧

實現(xiàn)檔案事業(yè)的科學發(fā)展、率先發(fā)展、和諧發(fā)展，關(guān)鍵在于能否創(chuàng)建團結(jié)干事、和諧共事、按章辦事的“和諧班子”，黨支部要充分發(fā)揮戰(zhàn)斗堡壘作用，真正成為團結(jié)帶領(lǐng)全縣檔案工作者奮勇前進的“火車頭”?？h檔案局黨支部不斷強化自身建設(shè)，為開創(chuàng)檔案事業(yè)新局面提供了堅強的政治保證和組織保證。

1、以堅定理想信念為重點加強思想建設(shè)。思想建設(shè)是黨的根本建設(shè)，理論素養(yǎng)是領(lǐng)導干部素質(zhì)的核心。檔案局黨支部按照建設(shè)學習型機關(guān)的要求爭做學習的表率，緊密結(jié)合檔案工作實際，深入學習貫徹十七大五中全會和縣委常委（擴大）務虛會議精神。在學習安排上，突出抓好二個層面，第一層面是黨支部中心組學習，著重政治理論素養(yǎng)、宏觀戰(zhàn)略思維、黨性意識及駕馭復雜問題的能力提高；第二層面是干部的學習，著重抓好政策業(yè)務能力和行政管理水平的提高及辦事能力、服務質(zhì)量、工作效率的提高。制定出臺干部學習實施方案，全年中心組集中學習12次，深入學習“和諧機關(guān)建設(shè)”專題1次及學習貫徹十七大五中全會和縣委常委（擴大）務虛會議精神2次。通過學習，進一步加強了理想信念教育和思想道德建設(shè)，使全局干部成為科學發(fā)展觀的忠實執(zhí)行者，成為社會和諧的積極促進者。

2、以打造和諧黨支部為重點加強組織建設(shè)。

團結(jié)干事、和諧共事、按章辦事，是“和諧黨支部”的基本標準。作為黨員干部，不僅要有干事的精神和本領(lǐng)，也要有共事的意識和水平，懂團結(jié)是大智慧，會團結(jié)是大本事，真團結(jié)是大境界。近年來，局館工作任務十分繁重，壓力也很大，我們始終把班子建設(shè)放在首位，一方面加強學習教育，提高整體素質(zhì)；另一方面認真執(zhí)行集體領(lǐng)導下的個人分工負責制，在黨組集體領(lǐng)導下，明確班子成員各自所承擔的行政分工和黨風廉政建設(shè)職責，做到事事有人管，人人有責任。同時努力營造講實話、辦實事、求實效的工作環(huán)境，增強班子協(xié)調(diào)合拍程度?！鞍嚅L”與班子成員之間，班子成員互相之間在工作上互相通氣、互相補臺、互相協(xié)作，有問題擺在桌面上，通過思想交流，消除隔閡，對不宜簡單擺在桌面上的問題，個別談心、個別消化。班長信任放手，班子成員也能自覺維護“班長”的威信和班子的團結(jié)，正確處理好集體領(lǐng)導和分工負責的關(guān)系，想大局、辦大事。班子成員在推動檔案工作發(fā)展中統(tǒng)一思想、增強合力、加深感情、坦誠相見，形成了清新和諧的政治氛圍和工作環(huán)境。

2011年，檔案局黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作在市委、市政府和市紀委的領(lǐng)導下，按照黨的十七大和十七屆六中全會精神，深入學習實踐科學發(fā)展觀，認真貫徹落實中央、省、市紀檢監(jiān)察工作會議精神，根據(jù)市委辦公室《關(guān)于認真做好市直黨群口2011年黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作的安排意見》和市紀委《關(guān)于認真做好2010年黨風廉政建設(shè)和反腐敗總結(jié)的通知》精神，緊緊圍繞中心工作，扎實推進黨建工作責任制和黨風廉政建設(shè)責任制，取得了良好成效?，F(xiàn)將我局2011年開展黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作情況報告如下：

一、認真落實黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作責任制

1、統(tǒng)一思想認識。我局黨支部高度重視黨風廉政建設(shè)和反腐敗工作，切實增強對落實黨風廉政建設(shè)和反腐敗責任制重要性和必要性的認識。年初制定《2011年市檔案局黨風廉政建設(shè)工作要點》，將其列入黨支部工作重要議事日程。在部署全年檔案工作時，把落實黨風廉政建設(shè)責任制與業(yè)務工作同布置、同落實；在局黨支部中心組學習時，把加強思想政治工作與黨風廉政建設(shè)工作有機結(jié)合，把思想教育與制度建設(shè)有機結(jié)合，從而統(tǒng)一了黨員領(lǐng)導干部的黨風廉政思想認識。

2、加強組織領(lǐng)導。局黨支部把健全組織作為落實黨風廉政建設(shè)責任制的一項基礎(chǔ)工作，實行由支部書記為組長，支委為副組長，科室負責人為成員的黨風廉政建設(shè)工作領(lǐng)導小組，堅持一把手負總責，班子成員分工負責，切實加強對黨風廉政建設(shè)工作的領(lǐng)導，具體工作由秘書科協(xié)調(diào)組織實施，在全局形成了黨風廉政建設(shè)工作有人抓、有人管的工作局面。

3、分解落實責任。根據(jù)落實黨風廉政建設(shè)責任制的目標和要求，本著“誰分管，誰負責”的原則，班子成員按工作分工與分管科室簽訂黨風廉政建設(shè)責任書，局長履行“第一責任人”職責，領(lǐng)導班子其他成員根據(jù)工作分工，對職責范圍內(nèi)的黨風廉政建設(shè)負“直接領(lǐng)導責任”。同時，按照“集體領(lǐng)導與個人分工負責相結(jié)合的原則”，實施“一崗雙責”，規(guī)定班子成員既要抓好分管的業(yè)務工作，又要抓好分管范圍內(nèi)的黨風廉政建設(shè)工作。

二、深入開展黨風廉政建設(shè)教育活動

全國每所高校都有自己獨特的發(fā)展歷史，都有凝聚著全校廣大師生集體智慧和努力奮斗的成果。檔案，就是對學校歷史的真實記載與傳承，包括了學校在教學、科研、黨政管理、教輔、后勤保障和其他重大活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等檔案門類和載體。高校后勤系統(tǒng)作為全校的后勤保障部門，承擔著學校的基礎(chǔ)建設(shè)、住房管理、餐飲服務、水電暖供應、節(jié)能管理、修繕改造、校園綠化、教室環(huán)境、醫(yī)療保障、幼兒教育及物業(yè)托管等服務保障職能，檔案門類涉及黨政、人事、物資、資產(chǎn)、財務等內(nèi)容。其中包括：黨群類、行政類、產(chǎn)品類、基建類、儀器設(shè)備類和財會類以及聲像檔案和照片檔案。作為全校檔案管理的基礎(chǔ)部門，后勤系統(tǒng)負責本部門各類檔案的收集、整理、分類、立卷和移交工作，確保歸檔文件的齊全和完整，其中包括：后勤系統(tǒng)各服務單位規(guī)章制度、各崗位職責、重大事件和重要活動的會議記錄、年度職工考核、校內(nèi)外往來收發(fā)的文件公函等；工程建設(shè)的圖紙、圖表等工程技術(shù)類檔案；基建或維修項目的審批手續(xù)、工程施工合同、人員聘用合同以及涉及到聘用人員保險等合同類檔案；財務報表、報賬單據(jù)、財務賬冊等財務類檔案；食堂食材、維修材料的進出庫單據(jù)、領(lǐng)取單據(jù)、維修派工記錄等憑證類檔案。這些檔案為高校后勤系統(tǒng)保存了最基礎(chǔ)的憑證，為學校的項目建設(shè)、維修服務和科學管理的規(guī)范有序提供了重要的依據(jù)。

一、高校后勤系統(tǒng)檔案信息化管理的概念

檔案信息化管理是一項具有復雜性、綜合性和科學性的新技術(shù)，涵蓋檔案信息數(shù)字化、檔案信息化管理系統(tǒng)以及數(shù)字檔案館。計算機和網(wǎng)絡技術(shù)（傳輸技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和網(wǎng)絡技術(shù)）在檔案信息化建設(shè)中被廣泛應用。作為高校后勤系統(tǒng)，與學校檔案部門計算機檔案管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)相銜接，做好本部門的傳統(tǒng)檔案資料和電子檔案的收集、立卷、歸檔等工作，提升檔案管理的工作效率。

二、構(gòu)建高校后勤系統(tǒng)檔案信息化模式的必要性

（一）保證檔案的完整性

在高校后勤系統(tǒng)的檔案管理中，以傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案居多，存在著易破損、老化和變質(zhì)的特性，需要利用特殊的檔案保護技術(shù)進行保管，防止檔案破損、褪色、霉變和散失。在做好人工防護的同時，可以利用先進的掃描和復印等技術(shù)手段，完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，并以電子格式對紙質(zhì)檔案進行保存和備份，從而實現(xiàn)電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔、傳統(tǒng)檔案與電子檔案并存的目標，確保檔案的完整性。

摘要

電子檔案管理系統(tǒng)已成為目前最流行的一種檔案管理系統(tǒng)，它結(jié)構(gòu)簡單、操作方便，適合各層管理人士使用，受到各級管理層人士的青睞。檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式.ASP是一個Web服務器端的開發(fā)環(huán)境,它可以產(chǎn)生和運行動態(tài)的、交互的、高性能的應用程序。本系統(tǒng)對檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進行了分析與設(shè)計，系統(tǒng)在ASP的開發(fā)環(huán)境下,使用Access數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)了企業(yè)職員檔案信息的錄入、查詢、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計、具體功能的實現(xiàn)都嚴格遵循了軟件設(shè)計工程的思想。

關(guān)鍵詞：檔案管理；ASP；Web技術(shù)；管理系統(tǒng)

1引言

作為計算機應用的一部分，使用計算機對人事檔案進行管理，具有手工管理所無法比擬的優(yōu)點，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲量大、保密性好、壽命長、成本低等。而這些優(yōu)點能夠極大地提高人事檔案信息的管理效率。檔案是人類從事各種社會活動而形成的具有一定價值的材料或?qū)嵨?，是人類的共同財富。檔案管理是一項必不可少的重要工作，如何科學地保管和有效利用檔案，是我們必須認真思考的問題。隨著社會發(fā)展，科技進步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過軟件來提高檔案管理的效率和水平。目前，針對各類檔案館對檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場的認同。但目前這類軟件普遍存在的一些問題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

(1)價格昂貴。動輒幾萬元的一套管理系統(tǒng)對于大多數(shù)中小型檔案館來說還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的中小型檔案館和基層部門推廣。

摘要：本文將就醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)集成研究展開討論，闡述醫(yī)院檔案建立的要素，分析醫(yī)院檔案建立中自動化、智能化帶來的全新便利效果。提升檔案工作人員的工作效率，確保檔案數(shù)字化信息能夠?qū)崿F(xiàn)轉(zhuǎn)化。依托于電子標簽以及二維碼技術(shù)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案系統(tǒng)的集成優(yōu)化。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理；信息系統(tǒng)；集成研究

隨著我國科學水準的不斷提升，信息化管理系統(tǒng)在醫(yī)療領(lǐng)域已然發(fā)揮出自身的優(yōu)勢?；诨ヂ?lián)網(wǎng)發(fā)展，在醫(yī)院檔案管理中，其形成了互聯(lián)網(wǎng)+網(wǎng)絡管理的組合模式，對醫(yī)院檔案管理產(chǎn)生了非常深遠的影響。因此，本文在研究中，主要就醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)的概念以及方法入手，對我國醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題展開積極分析，隨后就提高信息化建設(shè)水準提供自己的可行性建議。檔案管理對醫(yī)院具有非常重要的引導作用，可以借助現(xiàn)代數(shù)字化技術(shù)方法，呈現(xiàn)管理信息建設(shè)標準，以完成信息化建設(shè)的萌芽?，F(xiàn)代化醫(yī)院需要融合檔案管理模式，盡快建立起醫(yī)療檔案管理的發(fā)展趨勢，認清發(fā)展形勢以及目前在發(fā)展中出現(xiàn)的制約問題，以便更好的促進醫(yī)療檔案管理以及信息化管理的融合。

1醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)集成

在建立醫(yī)療檔案中，為了確保醫(yī)療檔案能夠就醫(yī)院的內(nèi)部組織、架構(gòu)進行融合。在構(gòu)建時，需要與醫(yī)院自身的數(shù)據(jù)庫進行銜接，以保障醫(yī)院數(shù)據(jù)庫能夠成為后續(xù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)平臺提供全新的保障。在建設(shè)中，確保對檔案進行數(shù)字化操作。在建立檔案部門中，明確檔案部門的基本職能，利用數(shù)字化模式將紙質(zhì)檔案進行數(shù)字轉(zhuǎn)換，以完成終端掃描設(shè)備的應用。例如，針對于目前常見的掃描儀、計算機等建立一系列的轉(zhuǎn)換體系，使其能夠?qū)?shù)字檔案進行精準存檔，建立專屬數(shù)據(jù)庫，以便后續(xù)數(shù)據(jù)共享以及配置。此外，則是醫(yī)院檔案的多元化儲存方法，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的有效儲存，堅決杜絕其出現(xiàn)數(shù)據(jù)冗余、混亂等負面情況。

2針對于檔案的數(shù)字化提取方法

摘要：本文通過對檔案管理系統(tǒng)的用戶歷史行為數(shù)據(jù)進行抽取、分析、預處理，設(shè)計了基于物品的協(xié)同過濾算法模型的檔案智能推薦系統(tǒng)，可以在用戶無法準確描述其需求時根據(jù)系統(tǒng)其他用戶的歷史行為數(shù)據(jù)智能推薦相關(guān)檔案，從而在一定程度上解決了無法精準描述需求時的檔案查詢問題。

關(guān)鍵詞：用戶行為；協(xié)同過濾；智能推薦

一、引言

隨著數(shù)字檔案室建設(shè)項目的推進，以電子文件為對象，基于OCR識別、語音識別、數(shù)據(jù)挖掘、機器學習等技術(shù)實現(xiàn)的電子檔案管理模式正在逐步取代傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。在電子檔案管理模式下，檔案信息量爆炸式增加導致信息量過載和人們需求量的嚴重不平衡[1]529。用戶要從海量電子檔案中檢索自己需要的檔案信息變得越來越困難了。傳統(tǒng)的搜索引擎可以通過用戶輸入的關(guān)鍵字返回與輸入關(guān)鍵字相關(guān)的檔案信息，在一定程度上緩解了檔案信息過載問題，但是當用戶無法精準描述檔案需求的關(guān)鍵字時，傳統(tǒng)搜索引擎就無能為力了。與傳統(tǒng)的搜索引擎不同，智能推薦系統(tǒng)并不需要用戶提供精準的用檔需求，而是通過分析檔案用戶行為信息（檔案用戶行為信息是指用戶在檔案管理系統(tǒng)中進行檢索、瀏覽、下載、打印等操作所留下的數(shù)據(jù)痕跡[2]58），采用協(xié)同過濾算法，向用戶推薦能夠滿足他們需求的檔案信息。

二、基于協(xié)同過濾算法的推薦系統(tǒng)

文獻研究發(fā)現(xiàn)：學術(shù)界認定的第一個推薦系統(tǒng)是1992年xeroxPARC（施樂實驗室）推出的Tapestry系統(tǒng)（垃圾郵件過濾并電子新聞推薦系統(tǒng)）。該系統(tǒng)需要事先了解和熟悉系統(tǒng)用戶的興趣和愛好，只能適用于系統(tǒng)用戶數(shù)比較少的場景。1997年，明尼蘇達大學的研究小組開發(fā)了Movielens系統(tǒng)（電影智能推薦系統(tǒng)），拉開了推薦系統(tǒng)蓬勃發(fā)展的序幕。該系統(tǒng)根據(jù)用戶對電影的評分，預測用戶可能感興趣的電影類型、風格、演員、導演等，向用戶推薦合適的電影[3]201。Netflix（美國奈飛公司）為期三年的百萬美金大賽是推薦系統(tǒng)領(lǐng)域的標志性事件之一，它將推薦算法的研究推向高潮，吸引了全世界186個國家4萬多位專業(yè)人士開始投身于推薦系統(tǒng)領(lǐng)域的研究，并將這項技術(shù)從學術(shù)圈真正轉(zhuǎn)向商業(yè)領(lǐng)域。隨著Amazon（美國亞馬遜公司）開始在網(wǎng)站上根據(jù)用戶的瀏覽購買行為對用戶進行個性化推薦，并成功提升網(wǎng)站35%的銷售額，個性化推薦系統(tǒng)在圖書、音樂、視頻、新聞、電影、購物等領(lǐng)域的應用越來越廣泛[4]182。國內(nèi)推薦算法研究起步較晚，但也取得了可喜的成果，在門戶網(wǎng)站、電子商務等領(lǐng)域開展了廣泛應用，比較著名的包括：今日頭條新聞、淘寶、京東、豆瓣影視推薦等。推薦算法發(fā)展至今，其技術(shù)路線大致可以劃分為三類：基于內(nèi)容模型的推薦算法、基于協(xié)同過濾模型的推薦算法、基于混合模型的推薦算法。協(xié)同過濾模型算法是推薦系統(tǒng)中較為著名和常用的一種方法。它依據(jù)“人以類聚，物以群分”的聚類特點進行預測和推薦，可以將大部分看起來無交集的人或物品，通過大數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)挖掘出相似的個別群體，實現(xiàn)根據(jù)和你有共同喜好的人給你推薦物品或者根據(jù)你喜歡的物品給你推薦相似的物品[5]1433。常用的協(xié)同過濾算法包括基于用戶的協(xié)同過濾算法和基于物品的協(xié)同過濾算法。

檔案信息自動化系統(tǒng)是一項需要運用多種學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的復雜系統(tǒng)工程，系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到目前階段，研究探討對系統(tǒng)的協(xié)調(diào)組織、加強管理和科學決策，是十分必要的。

加強對檔案信息自動化系統(tǒng)管理的目的在于開發(fā)應用，離開推進應用水平的提高，就脫離了實際。加強管理的指導思想，一是要積極進取，開拓創(chuàng)新，爭取條件采用先進技術(shù)；二是要充分掌握系統(tǒng)的綜合性、系統(tǒng)性、統(tǒng)一性，統(tǒng)籌兼顧，全面安排，調(diào)動各方面的積極性；三是要從現(xiàn)實出發(fā)，循序漸進。如何提高應用水平，需要深入考察與自動化系統(tǒng)相關(guān)的諸多方面的情況及變化趨勢，分析存在的問題，尋求解決的途徑。本文試從經(jīng)常遇到的幾個問題，闡述個人的一些看法。

一、推進自動化，必須提高檔案標準化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標準化、規(guī)范化滯后和應用軟件多亂，這些都嚴重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。目前系統(tǒng)的主要矛盾不是硬件設(shè)備的缺乏，而是硬件的功能并沒有充分發(fā)揮。筆者認為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機系統(tǒng)擴大到整個檔案信息管理。這一認識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務要規(guī)范，檔案標準要建立健全和真正實施。檔案標準和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標準化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進的辯證關(guān)系。

二、自動化建設(shè)要著眼于提高系統(tǒng)的整體水平

根據(jù)系統(tǒng)論思想和集成化要求，檔案信息自動化建設(shè)的著眼點應是整個系統(tǒng)，組成系統(tǒng)的縱向和橫向的各個節(jié)點都應達到一定水平，并通過網(wǎng)絡加以聯(lián)通，這樣才能發(fā)揮整體優(yōu)勢，提高系統(tǒng)的綜合能力。部分節(jié)點甚至一個重要節(jié)點的障礙，都可能造成系統(tǒng)的梗阻。當然，要求每個節(jié)點的裝備水平和應用能力齊頭并進是不現(xiàn)實的，不可能“齊步走”。鼓勵和支持先進單位提高水平，在一些單位進行較高水平的試點，以取得值得推廣的經(jīng)驗，對整個系統(tǒng)是有利的，但其基本出發(fā)點應是為了提高系統(tǒng)的整體水平，只有少數(shù)先進的節(jié)點不可能組成先進的系統(tǒng)。

摘要：首先針對智慧檔案管理系統(tǒng)的層次進行分析，其管理層級共為三層，分別是機構(gòu)檔案信息管理層、機構(gòu)檔案信息傳播管理層和機構(gòu)檔案信息能力管理層。其次對智慧檔案管理系統(tǒng)的資源進行分析，包括原存紙質(zhì)檔案、原存數(shù)字檔案和新歸檔檔案三個方面。最后對智慧的檔案管理系統(tǒng)安全認證、檔案信息的存儲、檔案信息的組織、檔案信息的簡縮語傳播、用戶評介與互操作服務等幾個功能設(shè)計進行分析。

關(guān)鍵詞：智慧檔案；管理系統(tǒng)；層次分析；功能設(shè)計

智慧檔案是一個具有層次管理模式的檔案管理系統(tǒng)，從層次分析中可以清楚地了解到每一個管理層面所負責的內(nèi)容，這樣就能夠使得檔案管理人員根據(jù)各自職位級別進行相應的管理，以保證各層級管理質(zhì)量，做到環(huán)環(huán)相扣，相互監(jiān)督。結(jié)合智慧檔案管理系統(tǒng)的資源掌握更全面的管理內(nèi)容，明確管理方向，并不斷優(yōu)化現(xiàn)代檔案管理功能，實現(xiàn)智能化、科學化的管理模式，智慧檔案管理系統(tǒng)中各項功能對管理水平提升有著良好的促進作用，值得進一步研究與推廣。

1智慧檔案管理系統(tǒng)的層次

1.1機構(gòu)檔案信息管理層。機構(gòu)檔案信息管理層主要是針對本單位的生產(chǎn)、銷售等活動資料進行集中、處理、使用以及保存等工作，屬于檔案工作中的基礎(chǔ)工作，而這一道工作的質(zhì)量直接影響后續(xù)工作的真實性、有效性以及意義價值。1.2機構(gòu)檔案信息傳播管理層。是以基礎(chǔ)管理層為鋪墊，對檔案信息實施傳播的工作，將知識信息以及有使用價值的信息通過傳播渠道轉(zhuǎn)換成具有生產(chǎn)力的可利用信息，進而發(fā)揮檔案信息的價值，提高檔案工作的重要性，這一層次管理對捕捉信息、審核信息以及信息歸檔具有及時性的特點，并對機構(gòu)以及相關(guān)部門中應用檔案信息給予最大化的支持。1.3機構(gòu)檔案信息能力管理層。這一層次的檔案管理主要是針對信息資源全面分析，如：信息收集的需求、信息應用價值、信息管理方法、相關(guān)信息、競爭發(fā)展等多方面的分析，通過這個層級的管理能夠讓檔案信息充分的深入到現(xiàn)實生活、生產(chǎn)中，體現(xiàn)價值，為實現(xiàn)某一目標而做出相應的信息決策、信息指導以及參考建議等。同時檔案信息能力管理層級還需要負責解決實際問題，如現(xiàn)實生活生產(chǎn)中對信息種類的需要，各類信息之間蘊藏的關(guān)聯(lián)與影響，存在信息不能滿足需要信息的原因，各機構(gòu)信息對照以及信息應用價值判斷等多方面的分析，將信息正確的投入到使用中，發(fā)揮應有的價值與作用。檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計實際上可以根據(jù)各機構(gòu)的應用需求而合理設(shè)計，以保證檔案信息在機構(gòu)中能夠以有利用價值的地位出現(xiàn)，進而提高檔案管理人員對自身工作崗位重要性的意識，承擔結(jié)構(gòu)有保存價值的信息收集、歸檔、使用等工作，并有效的將檔案信息傳播與開發(fā)，充分的提高檔案管理工作的有效性與作用意義。

2智慧檔案管理系統(tǒng)的資源

近年來，國家政務信息化進程不斷加快，各機關(guān)政務信息化成效顯著。電子檔案作為檔案信息化的重要組成部分，是管檔治檔能力的首要體現(xiàn)，是機關(guān)辦公效率的重要影響因素，因而電子檔案管理也被推上了快車道。筆者通過對糧食和物資儲備系統(tǒng)各機關(guān)、單位電子檔案管理現(xiàn)狀進行調(diào)查研究，綜合分析電子檔案管理方面存在的問題，結(jié)合問題對癥下藥，提出解決措施及建議。

糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理情況

隨著無紙化辦公的大力推進，各單位線上辦文進度顯著加快。但有的線上辦文，因客觀原因被中斷，使得公文由線上轉(zhuǎn)為線下繼續(xù)運轉(zhuǎn)，導致線上流程不能形成閉合鏈條，無法形成完整的電子文件，最終也就不能形成電子檔案。此外，糧食和物資儲備系統(tǒng)利用辦公內(nèi)網(wǎng)工作而產(chǎn)生的電子郵件，政府網(wǎng)站中的網(wǎng)頁信息、公務郵箱以及政務微博、微信客戶端等產(chǎn)生的電子文件尚未進行規(guī)范整理、歸檔。1.電子檔案來源少。一是有的單位電子公文流程不完整，不能形成閉合口，受其完整性影響，不能形成電子檔案；二是電子檔案種類較少，收集不齊全，目前多數(shù)單位室存電子檔案只有部分會議活動產(chǎn)生的錄音、錄像、照片等音像檔案；三是公務郵箱產(chǎn)生的郵件、政府網(wǎng)站的網(wǎng)頁信息、微博、微信等社交媒體產(chǎn)生的電子文件未進行歸檔。2.電子檔案整理有待規(guī)范。各單位能夠參照檔案主管部門制定的電子檔案管理制度中的相關(guān)要求進行簡單整理、歸檔，但各單位還沒有制定專門的電子檔案管理制度，對電子檔案的“收、管、存、用”尚未提出具體要求，致使電子文件存儲格式不一，嚴重影響電子檔案管理水平。3.電子檔案保存環(huán)境有待改善。一是電子檔案存儲設(shè)備不達標。有的單位原有光盤柜老舊，安全性能減弱；有的單位沒有光盤柜等音像檔案裝具，僅使用五節(jié)保密柜進行保存。二是電子檔案未進行異地異質(zhì)備份。如發(fā)生突發(fā)事件危及電子檔案安全，電子檔案極有可能被完全損壞，極大威脅電子檔案安全。三是檔案庫房管理水平待提高。因辦公用房緊張等因素，各類檔案只能存放在同一庫房內(nèi)，無法進行分類管理；另外，庫房內(nèi)溫濕度測量等配套設(shè)施設(shè)備不健全，無法掌握電子檔案保存的適宜溫濕度，不利于電子檔案的安全保管。4.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)進程需加快推進。目前只有國家局等少數(shù)單位建設(shè)了電子檔案管理系統(tǒng)，運行情況較好，但電子檔案管理系統(tǒng)只具備紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的管理功能，尚未暢通電子公文歸檔渠道，與電子公文系統(tǒng)的有效銜接還需進一步加強。

加強糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理的幾點措施

1.制定電子檔案管理制度，確保收集齊全完整、整理規(guī)范有序。按照《電子文件管理暫行辦法》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等文件要求，結(jié)合自身工作實際，制定電子檔案分類方案，確保各類電子檔案應交盡交、應收盡收；制定電子檔案管理制度，對電子檔案的收集、整理、保管、利用提出具體要求，切實保障電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性。2.改善電子檔案保管環(huán)境，確保存儲安全可靠。按照《機關(guān)檔案管理規(guī)定》（國家檔案局令第13號）要求，配備符合要求的光盤柜、監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)備、溫濕度測量設(shè)備等設(shè)備，有條件的單位還可以配備電子檔案獨立用房，切實改善電子檔案存儲環(huán)境；做好電子檔案異地異質(zhì)備份，確保電子檔案安全。3.完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，確保利用高效便捷。一是已建設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)的單位，應繼續(xù)完善電子檔案管理系統(tǒng)的各項功能，便利電子文件歸檔，便于線上利用電子檔案；同時應持續(xù)做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的掛接，確保電子檔案管理系統(tǒng)運行流暢，數(shù)據(jù)更新及時，做到電子檔案管理系統(tǒng)利用的高效便捷。二是未建設(shè)電子檔案系統(tǒng)的單位，應爭取一切資源，加快建設(shè)進度，確保電子公文及時歸檔；同時還需加快紙質(zhì)檔案數(shù)字化進程以及相關(guān)數(shù)據(jù)掛接到電子檔案管理系統(tǒng)的進度。4.加快電子公文全流程辦理進程，確保電子公文歸檔無縫銜接。應繼續(xù)加快推動辦公自動化進程，各單位文檔部門應結(jié)合工作實際，建立健全電子公文管理制度，提出保障措施，切實加快電子公文歸檔。5.加強人才隊伍建設(shè)，確保電子檔案管理水平穩(wěn)步提升。國家局方面，建立完備的“專職+兼職”檔案工作體系，配備具有較高理論知識水平和較強實踐能力的工作人員負責檔案工作，通過參加國家檔案局組織的電子檔案管理培訓、檔案協(xié)作組的業(yè)務交流等形式，不斷提高檔案人員業(yè)務素養(yǎng)。垂直管理局方面，應建立“專職+兼職”檔案工作體系，對基層處負有檔案監(jiān)督、指導和檢查職責的單位還應建立“專職+專職”的檔案工作體系，按照垂直管理機構(gòu)檔案管理體制，積極參加地方檔案局和國家局組織的檔案業(yè)務培訓，多渠道學習交流，切實提升糧食和物資儲備系統(tǒng)電子檔案管理水平。

作者：張丹丹

隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，信息化技術(shù)被廣泛應用到各項工作之中。隨著人事檔案查閱利用需求的不斷增長，在人事檔案工作中引入基于計算機與網(wǎng)絡技術(shù)的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，也成為客觀需要。筆者所在的金華市檢驗檢疫局，人員分為在編行政編制人員、在編事業(yè)編制人員、編外合同工、編外地方事業(yè)人員等4類。按人員屬性分為在崗人員、試用期人員、離退休人員等3類，按職務性質(zhì)分為公務員、行政工勤人員、事業(yè)單位管理人員、事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)人員、事業(yè)單位工人、聘用人員等7類。目前市檢驗檢疫局檔案利用內(nèi)容包括為組織人事工作提供憑證，以及為職工辦理落戶、社保、公證等出具相關(guān)證明?？梢哉f，人員組成十分非常復雜，檔案利用工作十分繁重。然而，一直以來市檢驗檢疫局人事檔案管理工作沿用傳統(tǒng)的工作方式方法，工作效率十分低下，難以滿足當前對人事檔案利用的需求。因此開發(fā)人事檔案信息化系統(tǒng)，提高人事檔案管理工作的效率、實現(xiàn)檔案資源的共享、探索符合本單位實際需求的檔案信息化建設(shè)之路，具有很強的現(xiàn)實意義。

1明確系統(tǒng)整體架構(gòu)

構(gòu)建人事檔案信息化管理系統(tǒng)，必須明確系統(tǒng)的整體架構(gòu)。市檢驗檢疫局在經(jīng)過調(diào)研的基礎(chǔ)上，明確在目前通用的人事工作系統(tǒng)與薪酬軟件開發(fā)的平臺基礎(chǔ)上開發(fā)人事檔案信息管理系統(tǒng)，并明確系統(tǒng)設(shè)計采用模塊化形式，包括檔案瀏覽、檔案更新、檔案查詢、檔案維護、檔案統(tǒng)計、檔案輸出及其他自定義操作等模塊；系統(tǒng)應能夠?qū)崿F(xiàn)多種功能，如檔案更新模塊應實現(xiàn)對資料的修改、刪除、添加等功能，檔案查詢模塊應實現(xiàn)精準查詢和模糊查詢功能，檔案統(tǒng)計模塊應實現(xiàn)按照職工文化程度、技術(shù)職稱、政治面貌、工資收入等條件進行相關(guān)設(shè)置的功能，檔案輸出應實現(xiàn)輸出個人檔案、集體檔案、人事卡片、單位名冊等的功能；實現(xiàn)自動生成符合國家質(zhì)檢總局、金華市統(tǒng)計局等部門要求的各類報表功能，等等。

2建立人事檔案數(shù)據(jù)庫

首先，系統(tǒng)審核人事檔案。審核內(nèi)容包括職工的出生日期、職務、籍貫、參加工作時間、政治面貌、工作經(jīng)歷、學歷、職稱、資質(zhì)等信息，確保上述信息準確無誤。其次，將經(jīng)過審核的電子人事檔案上傳至系統(tǒng)之中，據(jù)此建立起人事檔案數(shù)據(jù)庫。需要注意的是，在日常工作中，職工很可能因職務變動、工資調(diào)整、入黨等情況使得人事檔案內(nèi)容發(fā)生變化，這時候就要及時將最新的人事檔案材料上傳至數(shù)據(jù)庫之中，動態(tài)更新數(shù)據(jù)庫中的檔案信息，確保數(shù)據(jù)庫中檔案信息的準確性。

3人事檔案信息化管理系統(tǒng)的應用成效