本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

摘　要：文檔一體化的管理模式將文件生成流轉(zhuǎn)和檔案保管利用有機(jī)融合，是電子文檔管理發(fā)展的必然方向。本文從文檔一體化管理的概念入手，對當(dāng)前文檔管理系統(tǒng)存在的普遍問題進(jìn)行分析，并在文檔一體化的安全思路指導(dǎo)下提出文檔管理系統(tǒng)的建設(shè)策略，對構(gòu)建安全高效的文檔管理系統(tǒng)，提高文檔管理水平具有一定的借鑒意義。

關(guān)鍵詞：文檔一體化；文檔管理系統(tǒng)；業(yè)務(wù)策略；安全策略

一、引言

近年來，隨著信息技術(shù)高速發(fā)展，文檔工作不可避免的進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，且在以綠色環(huán)保為主題的辦公形式的要求下，海量電子資源的管理與傳統(tǒng)落后管理手段的矛盾越來越突出，因此，安全高效的文檔管理系統(tǒng)便成為了實(shí)現(xiàn)文檔一體化的關(guān)鍵工具。指出：“檔案工作確實(shí)要由封閉向開放、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會提供有價(jià)值的信息，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會發(fā)展服務(wù)?！边@就要求文檔管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)統(tǒng)籌考慮文件全生命周期，將文檔產(chǎn)生一體化、管理一體化和利用一體化融入到文檔管理系統(tǒng)的開發(fā)過程中，切實(shí)提高文檔管理系統(tǒng)的便捷性、安全性和標(biāo)準(zhǔn)性，促進(jìn)一體化文檔管理水平不斷提升。以下對實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)、組成、優(yōu)勢及文檔一體化管理系統(tǒng)的問題和構(gòu)建策略進(jìn)行相關(guān)說明。

二、實(shí)施文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)

文件和檔案是統(tǒng)一事物發(fā)展過程中不同階段價(jià)值和形態(tài)變化的體現(xiàn)，前者是后者的源頭，后者是前者的轉(zhuǎn)化，實(shí)際上二者是具有內(nèi)在聯(lián)系的有機(jī)整體，僅存在運(yùn)動(dòng)階段的差異，并無本質(zhì)性的區(qū)別，因此對不同發(fā)展階段的文件實(shí)施一體化管理是切實(shí)可行的。文件生命周期理論發(fā)源于歐美，該理論是以普遍聯(lián)系和運(yùn)動(dòng)發(fā)展的眼光將文件從產(chǎn)生至作為文檔保存或銷毀的過程看作為一種整體的運(yùn)動(dòng)過程，是具有生命的現(xiàn)象和值得進(jìn)行全方位研究的學(xué)說，認(rèn)為文件管理和檔案管理是相互滲透和水乳交融的，是文檔一體化管理的理論基礎(chǔ)。文件連續(xù)體理論是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)理論，具有連貫性和一致性，該理論任務(wù)文件從形成到作為檔案保存、并進(jìn)行管理是一個(gè)連貫的過程，并倡導(dǎo)對文件的形成、保存和長久利用進(jìn)行一體化管理，而其中的長久利用是對文件和檔案進(jìn)行管理的主要目的，文檔一體化管理不僅可以保持文件之間的關(guān)系，還可以促進(jìn)文檔信息的共建和共享，可為社會提供更好的服務(wù)。

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正常現(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

依據(jù)文件生命周期理論文件運(yùn)動(dòng)的不同階段需要不同的管理方式、保管場所其中暫時(shí)保存階段文件尤為特殊這一階段的文件要經(jīng)受時(shí)間的考驗(yàn)有的可能沒有價(jià)值可以銷毀有的一段時(shí)間內(nèi)有價(jià)值然后再銷毀有的具有永久保存價(jià)值將來還需要進(jìn)館保存因此需要一個(gè)過渡性的中間機(jī)構(gòu)來專門對其進(jìn)行整理、保管和利用。于是文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了。國內(nèi)外學(xué)者對文件中心的實(shí)踐范圍各說不一但其管理的對象、內(nèi)容是一致的。

【摘要】近年來，信息技術(shù)高速發(fā)展，文書檔案管理模式、管理內(nèi)容朝著現(xiàn)代化、信息化以及科學(xué)化的方向變革。在這種背景下，如何做好文檔一體化工作，推動(dòng)單位文書檔案管理工作進(jìn)入有序發(fā)展的軌道，成為文書檔案管理人員重點(diǎn)關(guān)注并思考的課題。文章立足于文書檔案信息化建設(shè)的背景，就文檔一體化工作進(jìn)行概述，分析文檔一體化工作的必要性，指出當(dāng)前文檔一體化工作中存在的不足，提出相應(yīng)的優(yōu)化建議。

【關(guān)鍵詞】信息化；文檔一體化；云共享；檔案管理系統(tǒng)

文檔一體化主要是一種基于“文書檔案前端控制”“文書檔案信息化建設(shè)論”以及“文件生命周期理論”為核心的檔案管理理論，其體現(xiàn)了信息技術(shù)與文書檔案管理工作相融合的趨勢，是文書檔案規(guī)范化、科學(xué)化以及現(xiàn)代化管理的必然要求。近年來，雖有很多單位開始著手文檔案一體化建設(shè)工作，但并沒有取得理想的成效。鑒于此，文章重點(diǎn)對該領(lǐng)域展開闡述，希望能夠幫助相關(guān)單位改革文書檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)收益最大化。

一、文檔一體化概述

所謂文檔一體化主要是指從資源統(tǒng)籌、資源整合以及高效管理的角度出發(fā)，借助信息技術(shù)對文書資料進(jìn)行全方位管理，使文書檔案能夠?qū)崿F(xiàn)“一站式管理”與“一站式服務(wù)”目標(biāo)的管理機(jī)制。文書檔案信息化管理背景下文檔一體化具有以下特點(diǎn)：第一，數(shù)字化。文檔一體化需要借助檔案管理系統(tǒng)以及其他數(shù)字化技術(shù)。這就意味著文書檔案必須以數(shù)字化的形式呈現(xiàn)。第二，注重分工協(xié)調(diào)與整體控制。文檔一體化是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不能單靠檔案管理部門發(fā)力，也需要其他業(yè)務(wù)部門給予一定的配合與支持。只有各個(gè)部門相互配合，才能最大限度地發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢，使文書檔案的整個(gè)生命周期都得到有效、安全、全面地管控。第三，文檔一體化強(qiáng)調(diào)文書工作與檔案工作的有效銜接。各種文書資料形成不同的檔案后，能夠打造不同的文書檔案數(shù)據(jù)庫，便于后期查詢。因此，確保文書工作與檔案工作的有效銜接，才能真正提升管理效能。

二、文檔一體化的必要性

電子文件和電子檔案作為數(shù)字化信息系統(tǒng)的重要組成部分，從生產(chǎn)管理、處理和信息傳遞等方面入手，提出新的實(shí)施要求。此外，電子檔案的管理涉及的影響因素多，在一體化管理的過程中，需要進(jìn)行認(rèn)知度指導(dǎo)。如果系統(tǒng)化管理存在其他問題，則勢必造成不良影響，因此，在實(shí)施階段要凸顯出優(yōu)勢和關(guān)鍵，發(fā)揮現(xiàn)有系統(tǒng)的最大化作用，以符合指標(biāo)要求。

1企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理概述

文件和檔案的管理一直是一體化管理的重點(diǎn)，如果不提前進(jìn)行文檔有序管理，則易造成異常影響。此外，檔案文書管理也比較復(fù)雜，檔案來源于文書，文書工作的質(zhì)量決定檔案工作質(zhì)量，根據(jù)文件管理和檔案的物質(zhì)需求和要求等，結(jié)合行政機(jī)關(guān)文件以及管理系統(tǒng)的要求等，實(shí)現(xiàn)一體化操作。為了滿足實(shí)施文件的需求，以系統(tǒng)化理論作為基礎(chǔ)，從系統(tǒng)化的角度入手，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行操作，以符合理論指導(dǎo)要求。此外，機(jī)關(guān)文書的種類比較多，統(tǒng)籌規(guī)劃和指導(dǎo)很重要。統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理等符合要求，在系統(tǒng)化分析的階段進(jìn)行處理，一般情況下，采用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能凸顯出優(yōu)勢[1]。企業(yè)行政機(jī)關(guān)在文書管理階段如何最大限度開發(fā)文件是關(guān)鍵，在一體化的管理和實(shí)施后，符合自動(dòng)化系統(tǒng)要求。根據(jù)現(xiàn)狀和實(shí)施要求，需要了解現(xiàn)有的文件信息類型，結(jié)合檔案信息的相關(guān)指標(biāo)和共享程度等，最大限度進(jìn)行文件和檔案信息的管理。企業(yè)行政機(jī)關(guān)的一體化文檔管理在現(xiàn)有基礎(chǔ)上實(shí)施，必須提升工作效率，文檔一體化管理體現(xiàn)了行政機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息程度，整體優(yōu)勢明顯[2]。

2企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理現(xiàn)狀

根據(jù)當(dāng)前行政機(jī)關(guān)文案管理的具體要求，在整個(gè)工程中必須凸顯出管理的優(yōu)勢。企業(yè)行政管理有重要的意義，在實(shí)際文件落實(shí)的過程中，影響文檔一體化管理的因素較多，具體如下。2.1電子文件內(nèi)容變動(dòng)大。電子文件是可以修改的，內(nèi)容變動(dòng)大。文件修改后識別難度大，因此，把握原有的狀態(tài)難度比較大，根據(jù)文件類型和電子文件傳遞信息的類型等可知，需要做好元件的界定工作。電子文件在眾多的電子計(jì)算機(jī)上顯示后，便于進(jìn)行保存。在操作過程中需要提前進(jìn)行系統(tǒng)識別，此外，元件和復(fù)印件的種類多，在文件保存的過程中需要適應(yīng)新的環(huán)境。文件的長期保存需要掌握固定類型，結(jié)構(gòu)和格式等可能出現(xiàn)變動(dòng)，電子文件不再是固定的形式，結(jié)合存儲載體和文件類型模式等，提前進(jìn)行分辨。2.2電子檔案管理人才匱乏。對電子文件、電子文檔以及歸檔后的文案進(jìn)行管理，需要工作人員掌握系統(tǒng)的實(shí)際類型。電子檔案管理需要人才支持，在信息收集、積累和整理的過程中，對企事業(yè)機(jī)關(guān)的具體管理有嚴(yán)格的要求，但是部分工作人員相關(guān)知識缺乏，導(dǎo)致整體管理現(xiàn)狀不容樂觀。2.3管理軟件有局限性。當(dāng)前在系統(tǒng)軟件管理的過程中，可能存在手工文件，增加了難度。結(jié)合一體化管理系統(tǒng)和其他要求等，可能存在重復(fù)性或者檔案不統(tǒng)一的現(xiàn)象。在智能性分析的基礎(chǔ)上，如何進(jìn)行安全評估很重要，軟件本身有局限性，導(dǎo)致檢索質(zhì)量差。2.4缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。長期以來，文件工作和檔案工作等采用的是分開管理模式，文件的類型比較多，在一體化實(shí)施中，需要掌握實(shí)際類型，如果存在管理難度大的情況，則發(fā)揮現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)模式的標(biāo)準(zhǔn)作用，提升檔案服務(wù)能力。但是在實(shí)施過程中存在缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)象，管理難度大。

3做好企業(yè)行政機(jī)關(guān)文檔一體化管理系統(tǒng)工作的措施

編者按：文檔一體化是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理，而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)。公文又是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來?？梢哉f公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問題。本文通過分析文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性研究，并制定出提高案卷質(zhì)量、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則以及以公文制發(fā)來達(dá)到檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

論文摘要：本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

編者按：本文主要從：文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性；公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提；實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)；提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證幾個(gè)方面進(jìn)行論述。其中，主要包括：國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞、文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程、文件中心這一機(jī)構(gòu)便應(yīng)運(yùn)而生了、我們要強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化等。具體材料請?jiān)斠姟?/p>

本文以文件生命周期理論為線索對文檔一體化和文件中心進(jìn)行分析指出了在我國進(jìn)行文檔一體化改革和建立文件中心具有必要性、可行性。同時(shí)用文件生命周期理論對二者進(jìn)行比較進(jìn)而指出文件中心是文檔一體化之下當(dāng)文件運(yùn)動(dòng)到暫時(shí)保存階段時(shí)研究其保管方式、存放地址時(shí)的一種有益補(bǔ)充它不能也決不是實(shí)現(xiàn)文檔一體化的一種具體模式、方法。文檔一體化是必由之路文件中心應(yīng)在文檔一體化的思路指導(dǎo)下建設(shè)。

一、文檔一體化與文件中心的理論依據(jù)及其必要性

所謂文檔一體化就是將目前檔案工作現(xiàn)實(shí)中各機(jī)關(guān)相對分散獨(dú)立的文件管理和檔案管理統(tǒng)一成一個(gè)有機(jī)整體進(jìn)行管理而文件中心是介于文件產(chǎn)生形成機(jī)關(guān)和檔案館之間的一種過渡性文件保管機(jī)構(gòu)國內(nèi)學(xué)者一致認(rèn)為它們的理論依據(jù)是文件生命周期理論。

文件生命周期理論告訴我們文件從其產(chǎn)生形成到最終銷毀或作為檔案永久保存是一個(gè)完整的生命過程這一過程可分為若干階段由于各階段有其不同的價(jià)值、作用和特點(diǎn)各階段文件存在著與之相對應(yīng)的保管地點(diǎn)和存放方式。國內(nèi)外學(xué)者對周期理論階段劃分不一各執(zhí)一詞。筆者認(rèn)為比較適合我國國情和比較合理的是國內(nèi)學(xué)者陳兆??的四階段劃分法將文件的生命運(yùn)動(dòng)過程劃分為制作階段、現(xiàn)實(shí)使用階段、暫時(shí)保存階段和永久保存階段。

文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文件從始至終都是一個(gè)完整的、動(dòng)態(tài)的、連續(xù)的生命運(yùn)動(dòng)過程。而我國檔案工作通過歸檔口的設(shè)置將文件的第一、二階段作為文件將第三、四階段作為檔案并采取非統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和方法進(jìn)行管理使文件運(yùn)動(dòng)的不同階段相對獨(dú)立因此造成文檔分離的不正?，F(xiàn)象。要解決這一實(shí)際工作的難題必須實(shí)現(xiàn)文檔一體化將文件和檔案即將原來分離的二、三階段揉合起來這種揉合是符合文件運(yùn)動(dòng)的特點(diǎn)的這兩個(gè)階段的文件都處于現(xiàn)行和半現(xiàn)行階段都具有不穩(wěn)定性、中間性和過渡性的特點(diǎn)都主要是為產(chǎn)生文件的機(jī)關(guān)、為發(fā)揮其原始價(jià)值服務(wù)的。從本質(zhì)上四個(gè)階段都是文件只是其價(jià)值、特點(diǎn)、存放地址不同因此文檔一體化在現(xiàn)實(shí)中主要是對二、三階段文件的一體化管理。

當(dāng)今世界已步入信息網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，科學(xué)與技術(shù)革命深刻地改變著整個(gè)人類社會的生存方式和思維方式。計(jì)算機(jī)硬件和軟件的不斷更新，信息網(wǎng)絡(luò)的開通，為新世紀(jì)的辦公自動(dòng)化發(fā)展提供了極好的環(huán)境和機(jī)遇。為適應(yīng)這一新的形勢，檔案界提出了“文檔一體化”的管理模式。

1文檔一體化是機(jī)關(guān)實(shí)現(xiàn)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的內(nèi)在要求文件與檔案是同一事物的兩個(gè)不同發(fā)展階段，文件與檔案同源一體。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，文書工作的質(zhì)量關(guān)系著檔案工作的質(zhì)量，沒有文書工作就沒有檔案管理工作。檔案產(chǎn)生于文書部門，是將具有保存價(jià)值的文件資料經(jīng)過立卷歸檔轉(zhuǎn)化來的，它們是檔案的前身和源泉。檔案是文書的變體、精華和歸宿。所以，文件管理和檔案管理的物質(zhì)對象是一致和統(tǒng)一的，二者具有內(nèi)在的密切聯(lián)系，是文件與檔案實(shí)現(xiàn)一體化管理的理論基礎(chǔ)。

文檔一體化歷來是檔案界改革的熱門話題，特別是八十年代以來，檔案工作者立足于系統(tǒng)理論的應(yīng)用，借鑒西方文件與檔案一體管理的模式，從理論上明確提出了文檔一體化的可行性發(fā)展思路，并且斷言:文檔一體化是機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。這種預(yù)言正隨著二十世紀(jì)九十年代中期以來迅猛發(fā)展的機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化逐步成為現(xiàn)實(shí)，不斷為人們所接受。這是因?yàn)橐酝奈募芾砼c檔案管理的分流，已不能適應(yīng)機(jī)關(guān)信息共享和管理信息網(wǎng)絡(luò)化的要求。比較而言，文檔一體化的管理方法更具有科學(xué)性和可操作性，同時(shí)，機(jī)構(gòu)改革后機(jī)關(guān)在減員增效的要求下，人們只能去尋求科學(xué)的管理方法，以提高工作效率。今天，人們正從機(jī)關(guān)網(wǎng)絡(luò)信息共享和效能建設(shè)的視角，再次關(guān)注文檔一體化和機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢。

2文檔一體化與機(jī)關(guān)行政管理信息網(wǎng)絡(luò)化互為條件互為補(bǔ)充

所謂“文檔一體化”就是將文件管理與檔案管理納入一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化辦公系統(tǒng)，特別是計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每個(gè)環(huán)節(jié)上，尤其是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)上，都能體現(xiàn)檔案工作的要求，使文檔實(shí)體一體化、管理一體化、利用一體化、規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作規(guī)范化銜接和信息共亡當(dāng)毛矜。

2.1文秘工作與檔案工作規(guī)范街接是提高檔案質(zhì)量的基礎(chǔ)

一、文檔一體化的實(shí)施依據(jù)

文檔一體化管理，包括文檔實(shí)體的生成、文檔信息的利用、文檔的規(guī)范管理等方面。它不僅是打破文書與檔案分界的大膽嘗試，而且有許多理論作為支撐。要理順一體化的工作體制與流程，就必須發(fā)揮各項(xiàng)理論依據(jù)的長處，借助信息化手段，順應(yīng)并提高文書檔案工作的規(guī)律與效率。1.大文件與大檔案：數(shù)字檔案館與電子文件中心的虛擬整合。傳統(tǒng)檔案學(xué)認(rèn)為，文件具有現(xiàn)行的效用，檔案是辦理完畢的文件，文件與檔案是同一事物在不同發(fā)展階段的兩個(gè)不同名稱。大文件思想不僅肯定文件是檔案的前身，而且認(rèn)為檔案也是文件，文件包括檔案的范疇，歸檔只是文件運(yùn)動(dòng)的某個(gè)階段?，F(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展使電子文件大量產(chǎn)生，構(gòu)成豐富的檔案信息資源。當(dāng)文件在生命周期中起步，潛在的檔案資源已經(jīng)形成，而文件之“大”并不單單指數(shù)量，還包括不同檔案門類之間的聯(lián)系之廣和文檔處理環(huán)節(jié)的多樣化?！按笪募辈粌H拓寬了文件的概念，也使得檔案的外延隨之?dāng)U展，一些檔案的保存價(jià)值凸顯，檔案工作呈現(xiàn)出社會化、多元化、開放性等特點(diǎn)?！按笪募焙汀按髾n案”相互交叉，使文件與檔案的聯(lián)系更為緊密，文檔管理必須體現(xiàn)文件運(yùn)動(dòng)的整體性和連續(xù)性特點(diǎn)。文檔一體，統(tǒng)籌管理，不僅集中了技術(shù)力量，而且推進(jìn)了文書檔案工作的專業(yè)化，切實(shí)提高了文檔管理水平。在信息化進(jìn)程中，數(shù)字化大檔案將檔案信息資源推向虛擬，擴(kuò)大配套檔案的收集范圍和資源共享，能夠促進(jìn)文件檔案的大聯(lián)通。數(shù)字檔案館是實(shí)現(xiàn)新環(huán)境下文檔一體化的重要手段，其中就包括電子文件中心這個(gè)子系統(tǒng)。電子政務(wù)的建設(shè)，如公文流轉(zhuǎn)、網(wǎng)上審批、政務(wù)公開等都在電子文件中心完成，保存即歸檔，成為數(shù)字檔案的子目錄。電子文件中心是數(shù)字檔案館的重要組成部分，能實(shí)現(xiàn)不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)、不同類型電子文件的有效傳輸、交換和存儲。為避免重復(fù)建設(shè)，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用兼容技術(shù)，做好系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、形成與維護(hù)，理順文檔一體化的體制與流程，實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體的銜接。2.文件生命周期理論：全程管控與前端控制的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。文件生命周期理論是文檔一體化的理論基礎(chǔ)之一，而且從實(shí)踐的角度，也對文檔的管理具有較好的指導(dǎo)意義。根據(jù)文件運(yùn)動(dòng)的規(guī)律，文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔、永久保存或銷毀，是一個(gè)完整的生命過程，是一個(gè)自然流動(dòng)、難以割裂的過程。為此，要以文檔一體化為手段，把文件管理和檔案管理作為一個(gè)整體，對文件運(yùn)動(dòng)的各個(gè)階段進(jìn)行全程掌控。而文件在歸檔以前，嚴(yán)格意義上說還處于文書的階段，檔案尚未成型，然而要確保文件歸檔的質(zhì)量，就必須從文書階段抓起。在文檔一體化的全程管控過程中，文書管理便是檔案管理的前端控制。由于存檔的電子文件具有易流失、易更改等特點(diǎn)，因此確保前端控制是保證各電子文件真實(shí)可靠、完整歸檔、安全利用和長期可讀的有效策略。只有把保障措施施加于文件形成過程，從源頭上防止一些錯(cuò)誤和隱患，才能確保歸檔文件的質(zhì)量。“電子文件管理系統(tǒng)只有事先設(shè)定采集文件元數(shù)據(jù)的功能，才能支持文件的證據(jù)性、真實(shí)性和可靠性；只有事先確定文件的歸檔范圍、采集時(shí)間和方式，才能保證歸檔文件的完整性；只有事先控制文件的利用權(quán)限，才能確保電子文件的信息安全；只有事先考慮文件的存儲格式、軟硬件環(huán)境以及相關(guān)參數(shù)，才能確保文件長期的順利讀取”[1]。前端控制是全程管控的重中之重，要轉(zhuǎn)變觀念、統(tǒng)籌綜治、前后照應(yīng)，才能保障電子文件整個(gè)生命過程的全面、有效管控，保障文件內(nèi)容的完整性和元數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的一致性，保障文件從文書部門到檔案部門的數(shù)據(jù)流安全、暢通。文檔一體化不僅符合文件生命周期規(guī)律，而且是促進(jìn)文書與檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，提高辦公效率和管理能力的有效手段。3.文件連續(xù)體理論：以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)連貫一致。連續(xù)體是一種以目的為導(dǎo)向的系統(tǒng)方法，注重文件從形成到作為檔案存用的管理全過程的連貫一致，倡導(dǎo)文件形成、保存與長久利用的一體化管理。其中，利用是文件和檔案管理的目的和宗旨，即面向單位內(nèi)部和社會提供檔案服務(wù)，這突出了檔案信息化的實(shí)用優(yōu)勢，也為電子文件的優(yōu)化管理提出了更高要求。連續(xù)體理論認(rèn)為，文件的運(yùn)動(dòng)不是從出生到消亡的單向運(yùn)轉(zhuǎn)，文檔處置的順序沒有必然的先后之分，處于后階段的電子文件具有向前階段轉(zhuǎn)化的可能。文件的生命過程與物理實(shí)體畢竟有所不同，人在使用過程中是靈活的。文件生命周期理論指出了文件運(yùn)動(dòng)的普遍規(guī)律，而文件連續(xù)體理論則更適用于信息時(shí)代電子文件的運(yùn)動(dòng)特點(diǎn)。這種文檔處置的靈活性，更有助于確保電子文件的確實(shí)生成、合理運(yùn)轉(zhuǎn)、安全保管和有效利用，使得文檔一體化更能達(dá)到系統(tǒng)優(yōu)化的效果。文件生命周期和連續(xù)體理論分別從文檔整體性與連續(xù)性的角度，為文檔一體化的有效實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。文件生命周期理論強(qiáng)調(diào)文檔管理的前后照應(yīng)和統(tǒng)籌綜治，體現(xiàn)整體效應(yīng)；文件連續(xù)體理論則突出了文件各個(gè)運(yùn)動(dòng)階段的連續(xù)性，以便于利用為導(dǎo)向，對文件進(jìn)行立體的處理，使文件的運(yùn)轉(zhuǎn)成為一個(gè)系統(tǒng)靈活的過程。前端控制將對檔案的控制與管理提前到檔案設(shè)計(jì)與形成的階段，把好源頭關(guān)；在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用文件連續(xù)體理論，將一體化管理作為過程和手段，擴(kuò)展檔案經(jīng)營服務(wù)范圍，保持系統(tǒng)連貫一致，建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)信息共建共享。文檔一體化運(yùn)用現(xiàn)代信息系統(tǒng)，兼顧兩大理論優(yōu)勢，體現(xiàn)了全局觀與系統(tǒng)優(yōu)化的辯證統(tǒng)一。

二、文檔一體化的策略手段

文檔一體化有利于文檔信息的共建共享，有利于保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，有利于保持電子文件、元數(shù)據(jù)、背景信息三者系統(tǒng)周全。為延伸相關(guān)部門職能，融合管理體系，同時(shí)簡化工作程序，使文檔一體化整個(gè)流程更加科學(xué)、合理，在信息化大背景下，應(yīng)從本單位辦公自動(dòng)化和信息管理工作的大局出發(fā)，做好責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)、組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控、標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等方面工作，構(gòu)建文檔一體化高效運(yùn)轉(zhuǎn)的組織模式。1.責(zé)任延伸與理念培養(yǎng)。工作人員對檔案的重視程度決定了檔案工作的質(zhì)量。在文書與檔案業(yè)務(wù)分立的情況下，不管是前端控制，還是后端保管，都是一種責(zé)任延伸。目前，許多單位對檔案的重視程度不夠，對于信息時(shí)代出現(xiàn)的新特點(diǎn)、新變化認(rèn)識不夠，對于文檔一體化的全程管理更缺少了解。即便是一些檔案專家，也對“文檔一體化”持以不同的觀點(diǎn)，對于文件和檔案的關(guān)系以及一體化的合理性存在爭議，使得文檔一體化的推行懸而未決。除了專兼職檔案員的工作態(tài)度和水平，領(lǐng)導(dǎo)的重視程度也影響了相關(guān)先進(jìn)理念的落實(shí)。在單位內(nèi)部，文件與檔案工作可能都在辦公室的主管之下，但從業(yè)務(wù)分工來看，還是有很大的區(qū)別。文秘是辦公室的本職工作，而檔案更多地是接受上級檔案部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，站在不同的角度，遇到具體事情難免意見不合，往往缺乏一體化協(xié)同共進(jìn)的意識。為此，在文檔一體化項(xiàng)目實(shí)施之前，將是長期的理念培養(yǎng)的階段。首先，要促進(jìn)相互了解，增加業(yè)務(wù)往來。文書工作人員要逐漸關(guān)注檔案的要求、動(dòng)態(tài)，檔案工作人員要關(guān)注文書工作的要求、動(dòng)態(tài)。只有對對方的工作有清晰了解，才能明確文件與檔案物理形態(tài)的同一性，以及雙方工作的內(nèi)在繼承性，為文與檔的高度合作埋下伏筆。其次，要擴(kuò)展業(yè)務(wù)素養(yǎng)，延伸責(zé)任范圍。文書人員要有延伸管理的意識和能力，檔案人員要有超前控制的意識和能力。文書人員要學(xué)習(xí)檔案規(guī)范以前瞻，檔案人員要學(xué)習(xí)文件規(guī)范以把關(guān)。通過培訓(xùn)，開闊部門視野，增強(qiáng)責(zé)任意識，提高服務(wù)于文檔全局的本領(lǐng)。再次，由部門領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組織一體化的大討論。文檔一體化不僅要在專家層面征求意見，而且要在單位內(nèi)部結(jié)合具體實(shí)際，探討是否適合施行、從哪個(gè)方面入手等，在討論中促進(jìn)溝通，培養(yǎng)理念。甚至可以申報(bào)為課題項(xiàng)目，作為課題來研究，讓學(xué)術(shù)先行，來指導(dǎo)實(shí)踐。理念培養(yǎng)，既要培養(yǎng)雙方工作人員的學(xué)習(xí)意識、合作意識、責(zé)任意識，確立新型的廣義的文檔管理理念，又要培養(yǎng)對于文檔一體化的工作進(jìn)取心和正確認(rèn)識，進(jìn)而掌握文檔一體化的方式方法乃至技術(shù)手段，在研究中思考摸索，在嘗試中逐漸掌握，在熟練中推向規(guī)范。2.組織建設(shè)與質(zhì)量監(jiān)控。組織建設(shè)就是要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)和統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，通過統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一管理，更好地推動(dòng)文檔一體化的實(shí)施。兩大理論分別從整體性和連續(xù)性的角度，證明了文檔一體化的合理性，而組織建設(shè)是整體與連續(xù)的重要保障。通過上層領(lǐng)導(dǎo)、部門協(xié)調(diào)、成員自覺，抓好文檔全局，做好過程對接，監(jiān)控運(yùn)行質(zhì)量，才能確保文檔一體化的切實(shí)有效。組織建設(shè)在于集中人員力量，發(fā)揮文檔一體化的優(yōu)勢，避免文檔分治的不足。比如在檔案信息錄入過程中，文件辦理者最為清楚地掌握文件入檔信息。為避免文件信息采集失誤，由文件辦理者負(fù)責(zé)將文件或案卷的有關(guān)信息錄入管理系統(tǒng)，更能確保錄入信息的完整、規(guī)范和準(zhǔn)確。同時(shí)，檔案保管者也不再是被動(dòng)等待，在檔案形成后才管理文件，而是針對傳統(tǒng)歸檔時(shí)間滯后、檔案資料不全的弊病，主動(dòng)、超前地同文件辦理者一起，共同確定機(jī)構(gòu)活動(dòng)需要保管的文件，然后納入事務(wù)活動(dòng)體系進(jìn)行管理。組織建設(shè)也在于集中技術(shù)優(yōu)勢，將數(shù)字檔案館與電子文件中心的建設(shè)納入正軌。電子文件中心才是文檔一體化的核心機(jī)構(gòu)，數(shù)字檔案館為電子文件中心提供文件環(huán)境和技術(shù)支持。電子文件中心是新型的文檔管理專業(yè)化、服務(wù)綜合化的管理實(shí)體，維護(hù)文件效力，管理文件信息，保障文件安全，統(tǒng)一實(shí)行國家文件與檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，同時(shí)也對文檔一體化進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)控。文件中心在文件運(yùn)動(dòng)過程中，相應(yīng)地進(jìn)行全過程蹤跡保全，便于工作人員對檔案質(zhì)量進(jìn)行鑒定和處置，確保長久保存價(jià)值，從而真正顧及數(shù)字時(shí)代的檔案管理需求。電子文件中心的建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的重要途徑，↑蘭臺世界LANTAIWORLD“不是文件機(jī)構(gòu)或檔案機(jī)構(gòu)的改良，而是政務(wù)流程再造后，在新的文檔管理體制下催生的新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)，它在電子文件全程管理中起著核心機(jī)構(gòu)的作用”[2]。質(zhì)量監(jiān)控必須借助人力物力，良好的組織建設(shè)是質(zhì)量監(jiān)控的前提條件。再配合以標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)、流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替等手段，可逐步構(gòu)建符合標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的質(zhì)量保障體系。3.標(biāo)準(zhǔn)制訂與功能設(shè)計(jì)。文檔一體化在實(shí)際操作過程中要有章可循，文件與檔案管理要有一套統(tǒng)一的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，要有相應(yīng)的法律法規(guī)。建國以來，尤其是黨的十一屆三中全會以來，檔案的法制建設(shè)已見成效，法律規(guī)范相對完善。然而要推進(jìn)文檔一體化管理，就必須在文、檔各自國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，建立一套統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)。為此，要構(gòu)建文檔一體化嚴(yán)密的論證體系，使補(bǔ)充修訂后的文檔一體化不僅有一套完整的理論架構(gòu)，而且具有行之有效的實(shí)踐指南，成為文檔工作人員的學(xué)習(xí)文件，成為檔案信息化建設(shè)的重要藍(lán)本。除了針對“文檔一體化”本身的論述，還要明確人員與技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。在人員方面，要明確文書人員與檔案人員新的職責(zé)和工作范圍。要協(xié)調(diào)歸檔前后，有清晰的組織業(yè)務(wù)的劃分，尤其是需要密切合作的項(xiàng)目內(nèi)容，促進(jìn)積極有效的配合。要明確相關(guān)職責(zé)的法律規(guī)范，使人員不僅分配到位，而且責(zé)任落實(shí)到位。在技術(shù)方面，要明確文檔一體化背景下操作系統(tǒng)應(yīng)具備的復(fù)雜功能。為研發(fā)出既以電子公文又以電子檔案為管理中心的兼容性操作系統(tǒng)，提高文件覆蓋范圍和管理系統(tǒng)的利用水平，系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)是標(biāo)準(zhǔn)制訂最重要的環(huán)節(jié)要素。制訂出的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)既要符合一體化的流程設(shè)計(jì)，涵蓋數(shù)據(jù)庫技術(shù)、信息存儲技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等全過程需要的技術(shù)，又要在安全性、通用性、智能性、溝通性上把好關(guān)。功能設(shè)計(jì)是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的具體內(nèi)容和前提條件，也是標(biāo)準(zhǔn)制訂的難點(diǎn)所在。目前，文檔一體化通用的管理軟件主要是半自動(dòng)或全自動(dòng)化的電子文件管理軟件，具有良好的用戶界面。半自動(dòng)化模擬手工操作，“在一定意義上能實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)編目、自動(dòng)存儲、多樣化檢索、輔助立卷等功能”[3]，操作方便，錄入、查詢、檢索簡單明了。全自動(dòng)化的一體化管理系統(tǒng)，“主要包括文件管理、歸卷管理、檔案管理、維護(hù)四個(gè)子系統(tǒng)，一般具有收文處理、發(fā)文處理、公文管理、歸檔組卷、檔案管理等功能”[3]。4.流轉(zhuǎn)適用與系統(tǒng)更替。文檔管理系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使文件制作與處理進(jìn)入傳統(tǒng)紙質(zhì)所無可比擬的時(shí)代。即便是在“雙套制”管理中，電子文件也體現(xiàn)出紙質(zhì)文件所不可替代的優(yōu)勢。然而系統(tǒng)最大的問題還是在于兼容性，不僅在于不同文件格式的兼容，而且在于不同子系統(tǒng)之間相互傳導(dǎo)的兼容性。傳輸、存儲、檢索、復(fù)制，不管在文件處理階段，還是在檔案管理階段，都是系統(tǒng)必備的功能。不兼容不僅導(dǎo)致文檔一體化受阻，而且存在功能重復(fù)建設(shè)的問題。為便于公文流轉(zhuǎn)和檔案存用，就必須通過并聯(lián)、串聯(lián)、互聯(lián)等方式，提高文檔管理的適用性與系統(tǒng)更替，滿足一對多的用戶信息需求，建立整體運(yùn)作體系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)即OA系統(tǒng)，與檔案系統(tǒng)、文檔一體化管理系統(tǒng)存在遞進(jìn)關(guān)系。公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)都是辦公自動(dòng)化的子系統(tǒng)，而文檔一體化的設(shè)計(jì)就是要將兩大系統(tǒng)整合起來，做到過程統(tǒng)一和體制合一。為此，文檔一體化系統(tǒng)首先要具備OA系統(tǒng)的功能，即在信息和流轉(zhuǎn)上起到文件管理應(yīng)有的作用。文件管理不只局限于文件的制作與生成，在信息時(shí)代，還包括在線傳輸和檢索，具有動(dòng)態(tài)化、靈活性等特點(diǎn)。根據(jù)連續(xù)體理論，電子文件的流轉(zhuǎn)不僅發(fā)生在文書管理階段，乃至在檔案形成之后，檔案服務(wù)與利用的過程中，同樣存在流轉(zhuǎn)的可能需求。流轉(zhuǎn)適用應(yīng)貫徹文檔一體化始終，在其任意一個(gè)子系統(tǒng)中都是必須具備的功能。文檔一體化管理系統(tǒng)軟件繁多，其核心是利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)，將反映文件與檔案內(nèi)容與形式特征的信息，以“記錄”的方式寫進(jìn)數(shù)據(jù)庫中，完成文件管理與檔案管理的銜接。“隨著實(shí)踐發(fā)展，適用于文檔管理的系統(tǒng)，呈現(xiàn)從單點(diǎn)功能到整體功能、從單機(jī)到網(wǎng)絡(luò)、從專用到通用的發(fā)展趨勢。另外，通過這些系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)用，檔案部門不斷擴(kuò)大其合作領(lǐng)域，越來越融于社會。”[4]未來新型文檔一體化管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)在整合當(dāng)前傳統(tǒng)檔案館、數(shù)字檔案館、信息中心和電子文件中心等機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)之上完善功能，兼具管理、技術(shù)與服務(wù)功能于一體，建立統(tǒng)一、嚴(yán)密、高效的運(yùn)轉(zhuǎn)體系。在數(shù)字化時(shí)代中，文件與檔案、電子文件與電子檔案的界限不再顯而易見，文書人員與檔案人員的界限也不再?zèng)芪挤置鳎坦芾淼碾娮游募芾砝砟畹玫搅顺浞诛@現(xiàn)。文檔一體化打破了文檔分散的管理格局，將電子文件從形成起就納入檔案管理視野，把電子文件形部、檔案機(jī)構(gòu)之間、文件與檔案機(jī)構(gòu)之間，電子文件的及時(shí)流動(dòng)與管理。通過文件管理的責(zé)任延伸和檔案部門的超前控制，實(shí)現(xiàn)整個(gè)文檔生命周期的控制與管理，以未雨綢繆和通力協(xié)作的工作方式，保障了電子檔案的真實(shí)性、完整性和有效性。

作者:任沁 單位:江陰職業(yè)技術(shù)學(xué)院

參考文獻(xiàn)

摘要：文檔一體化，是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。本文在分析了文檔一體化管理理論基礎(chǔ)、主要特點(diǎn)及現(xiàn)實(shí)意義基礎(chǔ)上，就如何促進(jìn)文檔一體化提出相應(yīng)對策建議，對豐富文檔一體化理論、促進(jìn)文檔一體化理論實(shí)踐具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：文書檔案；文檔一體化；信息化管理

1概述

隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的推廣和應(yīng)用，以及辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，文書檔案立卷模式發(fā)生了深刻變化，文書檔案工作一體化日益受到青睞。文檔一體化，就是將文書處理與檔案管理這兩項(xiàng)既聯(lián)系又區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)文書處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合，提高文檔工作效率。在實(shí)踐中，文書處理需要交擬、撰稿、核稿、簽發(fā)、繕校、用印等多道環(huán)節(jié)，文書處理應(yīng)遵循其形成過程，把好每一個(gè)環(huán)節(jié)，把好質(zhì)量關(guān)，并將辦結(jié)的文書及時(shí)輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范、統(tǒng)一管理，為文書立卷歸檔奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。文檔一體化管理模式下，檔案正是從文書轉(zhuǎn)化而來，將應(yīng)歸檔文書通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)進(jìn)行篩選、立卷、整理、編目、檢索，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的文檔一體化管理。

1文檔一體化理論基礎(chǔ)

文檔一體化伴隨著計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的誕生發(fā)展，以及檔案理論研究的深入而逐漸興起，有著科學(xué)的理論基礎(chǔ)。1.1文件生命周期論。1940年，美國檔案學(xué)家布魯斯提出“文件生命周期”概念；1950年，英國檔案學(xué)者在布魯斯的基礎(chǔ)上，將“文件生命周期”劃分為“現(xiàn)行文件—暫時(shí)保存—永久保存”“三階段”；1983年，前美國檔案局長羅茲將“文件生命周期”劃分為“文件形成—利用和保護(hù)—鑒定選擇—檔案管理”四階段。文檔一體化成為“四階段”理論的生動(dòng)實(shí)踐探索。1.2前端控制論。所謂前端控制，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于形成的電子文件中，從電子文件形成之始或之前便進(jìn)行有效管理，直至文件進(jìn)入歸檔環(huán)節(jié)，全過程進(jìn)行規(guī)劃管理。前端控制理論是在電子文件產(chǎn)生后給檔案管理工作流程及內(nèi)容變化提出的新論斷，體現(xiàn)了在文件處理與檔案管理全面、系統(tǒng)、優(yōu)化思想。1.3后保管論。1981年，美國檔案學(xué)家漢姆首次提出“后保管”理論。信息革命的到來，決定檔案工作的社會記錄、利用、存儲信息方式發(fā)生了深刻變化，促進(jìn)了檔案管理步入了“后保管時(shí)代”。1996年，加拿大檔案學(xué)者庫克系統(tǒng)闡述了“后保管模式”，提出檔案管理從關(guān)注實(shí)體文件逐步向文件、文件形成及過程的目的、意義、聯(lián)系、關(guān)系、智能的關(guān)注，透視出新時(shí)期文件處理與檔案管理的有機(jī)聯(lián)系。