[論文關(guān)鍵詞]小學檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學檔案室的信息服務(wù)功能在學校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問題作了幾點深入淺出的探討。

隨著科技的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對社會的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學檔案室的信息采集范圍、運行方式在學校中的特殊作用，越來越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對學校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學檔案室的運行特點及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過對學校黨政、教學、教研、學籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學校決策及有關(guān)部門提供文獻的工作機構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會議記錄、大事記、教學管理、教研成果、學籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學校基建、財務(wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨特性。

[論文關(guān)鍵詞]小學檔案室服務(wù)功能信息服務(wù)

[論文摘要]小學檔案室的信息服務(wù)功能在學校中有著特殊的作用，如何完善和利用好這一資源日益受到關(guān)注，本文就此問題作了幾點深入淺出的探討。

隨著科技的進步和經(jīng)濟的發(fā)展，信息已成為各種決策不可缺少的重要前提。同時，信息資源以其豐富的內(nèi)涵和對社會的作用而被多層次、多角度地研究和利用。小學檔案室的信息采集范圍、運行方式在學校中的特殊作用，越來越引起人們的關(guān)注。因此，探索檔案室的信息服務(wù)功能，發(fā)掘并利用好這一資源，對學校建設(shè)和發(fā)展將是非常有意義的。

一、小學檔案室的運行特點及其信息服務(wù)的意義

檔案室通過對學校黨政、教學、教研、學籍、設(shè)備儀器、聲像檔案、基建、財務(wù)等文件材料的搜集加工整理立卷，為學校決策及有關(guān)部門提供文獻的工作機構(gòu)。它與校圖書室或資料室相比具有以下特點：

1.特定的收藏范圍。檔案室的收集范圍以上級及有關(guān)部門文件、校內(nèi)文件、會議記錄、大事記、教學管理、教研成果、學籍管理、設(shè)備儀器、聲像檔案、學?；ā⒇攧?wù)資料等為主，涉獵范圍明確，采集結(jié)構(gòu)多樣，具有信息的獨特性。

編者按：本文主要從檔案的建立；檔案立卷歸檔；檔案補充；檔案查閱；檔案安全保密進行講述。其中，主要包括：建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門領(lǐng)導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)、全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案、檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料，并將篩選后的資料分類、編制目錄，進袋入檔、凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍、凡檔案資料收集范圍目錄中未編入，但確有使用、保存價值的其他資料，學?？筛鶕?jù)需要自行決定是否保存、教職工考核、晉升專業(yè)技術(shù)職務(wù)，獲得獎懲等材料要及時收入個人檔案、文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記，交校有關(guān)領(lǐng)導閱后即立卷歸檔、校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教務(wù)處、德育處、總務(wù)處、工會、團隊等部門應將有關(guān)材料分類保存，每學期結(jié)束時，集中交檔案人員立卷歸檔、校內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案、學生學籍檔案須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導同意后方可查閱，并要辦理登記手續(xù)，在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還、凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱、嚴守有關(guān)保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律、檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔干燥，自然通風，嚴禁吸煙和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品等，具體材料請詳見：

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門領(lǐng)導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

編者按：本文主要從檔案的建立；檔案立卷歸檔；檔案補充；檔案查閱進行講述；檔案安全保密。其中，主要包括：建立健全校各類檔案、全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案、是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍、檔案人員應按檔案資料收集范圍及時收集各種檔案資料、校內(nèi)印發(fā)的文件是檔案補充的重點、文件、函件由檔案人員統(tǒng)一分類編號登記、凡未經(jīng)整理、登記完畢的檔案，一律不得外借或查閱、嚴守有關(guān)保密守則，加強檔案管理人員的組織紀律等，具體材料請詳見：

一、檔案的建立

（一）建立健全校各類檔案，目的主要在于為學校領(lǐng)導、上級有關(guān)部門領(lǐng)導全面分析、總結(jié)、部署及調(diào)度學校工作作出決策提供科學可靠的依據(jù)。

（二）全面系統(tǒng)地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案。

二、檔案立卷歸檔

（一）凡是本單位具有查考價值的文件材料均屬歸檔范圍。

一、加強檔案領(lǐng)導，健全工作機構(gòu)

1、加強對檔案工作的領(lǐng)導是做好檔案工作的關(guān)鍵。各單位要實行一把手負責制，并形成由一名校級領(lǐng)導主管的檔案管理工作領(lǐng)導體系。要把檔案工作列入本單位的工作計劃和工作日程，把檔案經(jīng)費列入單位經(jīng)費預算之中。

2、各中學、直屬小學、學區(qū)、鄉(xiāng)教委、幼兒園、直屬單位要設(shè)立檔案室，并根據(jù)實際情況設(shè)立專兼職檔案員。學校檔案室可成為學校單列處室，或由校長辦公室領(lǐng)導。檔案室既是學校各類檔案的收集、保存和管理的部門,又是利用檔案為學校各項工作提供服務(wù)的機構(gòu)。不具備條件設(shè)立檔案室的一般小學，要指定專(兼)職人員對文書、實物、設(shè)備等各類檔案實行專柜管理。

二、優(yōu)化檔案隊伍，提升業(yè)務(wù)能力

3、各單位專兼職檔案工作人員一般應具有大專以上文化程度，熱愛檔案事業(yè)，責任心強；要有現(xiàn)代化辦公的能力和技巧，能熟練操作計算機。

4、檔案工作人員要持證上崗，要堅持參加區(qū)教委組織的檔案工作業(yè)務(wù)培訓，不斷提高工作能力和水平，經(jīng)培訓合格后由區(qū)教委統(tǒng)一發(fā)放上崗證。

一、充分認識做好中小學校檔案工作的重要作用

中小學校檔案是中小學校在各項管理工作及教學、教研等活動中直接形成的具有查考價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。它涉及面廣，包括綜合管理、校園文化建設(shè)、招生、學籍管理、課堂教學與教學實踐、畢業(yè)生工作、教學研究、校園環(huán)境建設(shè)、校園文化建設(shè)等方面的文字材料和聲像載體。

中小學校檔案真實客觀地記錄了中小學校發(fā)展的歷程，是中小學校重要的信息資源。它既是一個中小學校長期教學活動中各個方面的實踐經(jīng)驗總結(jié)，又是促進中小學校在今后工作中揚長補短不斷繼續(xù)前進的重要條件。分析中小學校檔案，可以全面掌握中小學校教育教學工作等方面的延革和演變情況，更好地總結(jié)學校自身形象和價值觀建設(shè)的得失、成敗，為新的時期學校建設(shè)提供借鑒和依據(jù)。同時，中小學校檔案匯集了中小學校現(xiàn)有的知識成果，記錄了中小學校優(yōu)秀的傳統(tǒng)和歷年來先進教職員工的事跡，形成特色的教育教學總結(jié)，是中小學校成長和奮斗的沉淀和記錄，能有效的推動中小學校自身形象和價值觀的發(fā)展。

二、當前中小學校檔案工作普遍存在的問題

1.檔案意識淡薄

長期以來，由于人們檔案意識不強，在中小學校教學過程中，上至學校領(lǐng)導下至一線教師，他們“重教學、輕檔案”的意識還在相當程度上存在，認為檔案工作可有可無，認識不到檔案工作在中小學校建設(shè)中的重要性和必要性。由于對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

在鎮(zhèn)委、鎮(zhèn)政府和市檔案館的領(lǐng)導和支持下，我鎮(zhèn)檔案工作人員認真貫徹黨的十六屆五中全會精神，以“三個代表”重要思想和科學發(fā)展觀為指導，緊緊圍繞經(jīng)濟建設(shè)中心，充分發(fā)揮檔案管理的作用，進一步開創(chuàng)全鎮(zhèn)檔案工作新局面，為促進我鎮(zhèn)經(jīng)濟發(fā)展和社會全面進步作出貢獻。根椐東莞市檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃，結(jié)合本鎮(zhèn)的實際，制定工作計劃：公務(wù)員之家版權(quán)所有!

一、繼續(xù)加強檔案法制建設(shè)

⒈加強檔案法制學習、宣傳。依法行使檔案行政管理職能，認真學習貫徹《檔案法》、《廣東省檔案管理規(guī)定》等法律法規(guī)，通過電視、宣傳欄加大檔案法制宣傳力度，全面提高社會檔案法制觀念。

⒉加強檔案檢查監(jiān)督。對各村、各部門進行定期檢查、指導，做好檔案安全。排除安全隱患，確保檔案工作順利進行。

⒊健全檔案行政執(zhí)法隊伍。加強對檔案行政執(zhí)法人員的素質(zhì)培訓，規(guī)范檔案行政執(zhí)法行為，增強檔案行政行為的公開性和透明度，提高依法行政的水平。

二、繼續(xù)加強檔案信息化建設(shè)

一、指導思想

在學校班子的領(lǐng)導下，為促進學校檔案室事業(yè)的規(guī)范化現(xiàn)代化，本著為學校發(fā)展服務(wù)和為師生服務(wù)的宗旨，全面提高檔案管理水平，為創(chuàng)建優(yōu)秀檔案室而努力。

二、工作重點

圍繞學校中心工作、上級常規(guī)督導評估，堅持以服務(wù)為主題，以檔案規(guī)范化為重點，力爭在檔案管理業(yè)務(wù)和服務(wù)質(zhì)量等各個方面都取得比較大的進展。

三、具體工作

(一)加強宣傳與學習，將檔案法規(guī)范制度落在實處

沒有驚天動地的豪言壯語，沒有叱咤風云的豐功偉績，沒有牡丹雍容華貴，也不似水仙柔弱纖細。她宛如綻放在山谷中的一朵蘭花，默默地裝扮著一方天地，把青春和智慧無私地獻給了檔案事業(yè)，她就是**縣教體局檔案管理員**。

10個春夏秋冬，10年不輟勞作，**在平凡的工作崗位上勵志耕耘，默默奉獻，以滿腔的心血和汗水，實踐著自己的青春價值，詮釋著一位普通黨員對生命品質(zhì)樸實無華的追求。

(一)1996年，年僅22歲的她，抱著對理想無限美好的憧憬，走上了**縣教體局檔案管理員的崗位。整日里面對一堆堆爛紙收收整整，抄抄寫寫，這種單調(diào)乏味的工作讓她充滿了困惑。自己難道就這樣默默無聞地長期與這些不會說話的紙打交道?彷徨猶豫之際，一件事改變了她的想法。一天，一位中年教師來到機關(guān)，請求查找資料。他焦急地說，由于從教年限問題，他的工資晉級深受影響，這幾乎成了他的一塊新病。**聽完中年教師的陳述后，迅速查找目錄，從庫房里調(diào)出了發(fā)黃的檔案。中年教師懷抱檔案，驚喜地流下了淚水。此情此景，**被深深地震撼了，她沒想到自己認為再普通不過的檔案，在別人眼里竟是如此的珍貴。那一刻，縈繞在她心頭的疑慮和困惑一下子煙消云散，她暗下決心，一定要讓一堆堆不會說話的文件資料，變成會說話的歷史檔案。于是，一卷卷檔案材料在她手下裝訂成冊，一張張檢索卡留下她工整的筆跡。

多年來，**固守著這方天地，躬耕不輟。其實，她曾有多次“跳槽”的良機，有的同事為她惋惜，她卻說：“我對檔案有了感情，柜中檔案散發(fā)的芳香，猶如陳年老酒，滲透到了我生命的每個細胞，我真舍不得離開它們!”面對著一茬又一茬的文件材料，她用勤勞的雙手，一次又一次將它們撫摸。青春歲月，在平凡崗位上悄然流逝。對此，她深情地說：“作為檔案戰(zhàn)線上的一名普通黨員，我的選擇也許在別人看來不那么明智，但看到**縣教育歷史在自己手上延續(xù)保存，我覺得我的勞動是值得的。回首過去，我無怨無悔!”

(二)干事創(chuàng)業(yè)的人，追求永無止境。

**與檔案結(jié)下不解之緣，深愛著這項服務(wù)當代、造福子孫的公益事業(yè)。對待檔案，她就像母親對待嬰兒那樣，以一個女性特有的細膩，無微不至地呵護著，經(jīng)營著。不管是收集、整理，還是保管、查閱，每一份資料，每一個環(huán)節(jié)，她都細心而又謹慎。為了減少失誤，她親自上門搜集資料;為了豐富內(nèi)容，她親手編寫了**縣教育系統(tǒng)《大事記》、《會議簡介》、《組織沿革》等檔案文本。多年來，伴隨著那張小小的辦公桌，伴隨著那些厚實的卷宗，她無怨無悔地書寫著自己的青春。墨水用了一瓶又一瓶，目錄寫了一本又一本，資料裝了一冊又一冊，對她來說，檔案工作永遠沒有畫句號的時候。

10個春夏秋冬，10年不輟勞作，**在平凡的工作崗位上勵志耕耘，默默奉獻，以滿腔的心血和汗水，實踐著自己的青春價值，詮釋著一位普通黨員對生命品質(zhì)樸實無華的追求。

(一)1996年，年僅22歲的她，抱著對理想無限美好的憧憬，走上了**縣教體局檔案管理員的崗位。整日里面對一堆堆爛紙收收整整，抄抄寫寫，這種單調(diào)乏味的工作讓她充滿了困惑。自己難道就這樣默默無聞地長期與這些不會說話的紙打交道?彷徨猶豫之際，一件事改變了她的想法。一天，一位中年教師來到機關(guān)，請求查找資料。他焦急地說，由于從教年限問題，他的工資晉級深受影響，這幾乎成了他的一塊新病。**聽完中年教師的陳述后，迅速查找目錄，從庫房里調(diào)出了發(fā)黃的檔案。中年教師懷抱檔案，驚喜地流下了淚水。此情此景，**被深深地震撼了，她沒想到自己認為再普通不過的檔案，在別人眼里竟是如此的珍貴。那一刻，縈繞在她心頭的疑慮和困惑一下子煙消云散，她暗下決心，一定要讓一堆堆不會說話的文件資料，變成會說話的歷史檔案。于是，一卷卷檔案材料在她手下裝訂成冊，一張張檢索卡留下她工整的筆跡。

多年來，**固守著這方天地，躬耕不輟。其實，她曾有多次“跳槽”的良機，有的同事為她惋惜，她卻說：“我對檔案有了感情，柜中檔案散發(fā)的芳香，猶如陳年老酒，滲透到了我生命的每個細胞，我真舍不得離開它們!”面對著一茬又一茬的文件材料，她用勤勞的雙手，一次又一次將它們撫摸。青春歲月，在平凡崗位上悄然流逝。對此，她深情地說：“作為檔案戰(zhàn)線上的一名普通黨員，我的選擇也許在別人看來不那么明智，但看到**縣教育歷史在自己手上延續(xù)保存，我覺得我的勞動是值得的?；厥走^去，我無怨無悔!”

(二)干事創(chuàng)業(yè)的人，追求永無止境。

**與檔案結(jié)下不解之緣，深愛著這項服務(wù)當代、造福子孫的公益事業(yè)。對待檔案，她就像母親對待嬰兒那樣，以一個女性特有的細膩，無微不至地呵護著，經(jīng)營著。不管是收集、整理，還是保管、查閱，每一份資料，每一個環(huán)節(jié)，她都細心而又謹慎。為了減少失誤，她親自上門搜集資料;為了豐富內(nèi)容，她親手編寫了**縣教育系統(tǒng)《大事記》、《會議簡介》、《組織沿革》等檔案文本。多年來，伴隨著那張小小的辦公桌，伴隨著那些厚實的卷宗，她無怨無悔地書寫著自己的青春。墨水用了一瓶又一瓶，目錄寫了一本又一本，資料裝了一冊又一冊，對她來說，檔案工作永遠沒有畫句號的時候。

蠟燭的光和熱是有限的，而**對事業(yè)所迸發(fā)出的真情是無限的。強烈的事業(yè)心，使她向自己提出了新的更高的要求。面對陰暗窄小的檔案庫房和堆積如山的歷史資料，**的心沉甸甸的。她立下“灑盡一腔血，贏得事業(yè)新”的誓言，開始了長達數(shù)月的機關(guān)檔案室爭創(chuàng)升級歷程。那年，正值機關(guān)喬遷新居，機關(guān)檔案室條件亟待改善，她積極主動，不厭其煩地地找領(lǐng)導匯報工作，最大限度地取得領(lǐng)導的理解和支持。在她的不懈努力下，機關(guān)檔案室面積由原來的不足20平方米增加到40多平方米，并新增一間閱覽室，木質(zhì)檔案柜全部換成了五節(jié)鐵皮柜和憑證柜。與此同時，她還整理了1989至1999年文書檔案673卷，1995至1999年會計檔案200多卷。歷時4個月來，她幾乎犧牲了所有節(jié)假日，一門心思放在檔案的升級達標上，經(jīng)常加班加點，樂此不疲。一次次篩選，一遍遍取舍，從文書卷宗的整理到裝訂，從檔案柜擺放到庫房打整，事無巨細，她都親自料理。適逢酷暑時節(jié)，她常常累得腰酸背疼，豆大的汗珠不時地淌出。夜幕降臨之際，同事經(jīng)常看到她的辦公室閃爍著不眠的燈光。成績從不虧待辛勤耕耘者。教體局機關(guān)檔案室終于于2000年11月順利通過市檔案局驗收，并評定為省標準縣一級檔案室。由于長時間超負荷運轉(zhuǎn)，在機關(guān)檔案室完成升級的同時，**也因過度勞累低燒不退，住進了醫(yī)院。