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摘要：在新的歷史時期下，傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理已不能滿足時代的要求，人事檔案須向電子信息化方向轉(zhuǎn)變，本文從電子信息化管理方式與傳統(tǒng)紙質(zhì)管理方式對比的角度，強調(diào)了人事檔案電子信息化的必要性，對人事檔案信息化建設(shè)進行探討，并給出相關(guān)建議，希望給相關(guān)人員及部門提供幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；新時期；管理；電子信息化

人事檔案是個人經(jīng)歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力等情況的真實記錄，是一個人真實面貌的客觀反映，正如《人事檔案管理概論》中描述的“檔如其人”或“檔即其人”一樣，人事檔案是了解人、使用人的重要依據(jù)，那么在這個知識時代的新時期，企業(yè)想要獲得更好的發(fā)展，就要通過人事檔案管理，實現(xiàn)人力資源的合理配置，因此做好人事檔案管理對于企業(yè)發(fā)展具有重大意義。而目前我國人事檔案管理正處于轉(zhuǎn)型期，推進人事檔案電子信息化是現(xiàn)代企業(yè)信息化的必然結(jié)果，也是今后企業(yè)人事檔案管理工作的目標(biāo)和方向。

一、新時期人事檔案電子信息化的必要性

隨著信息化社會的到來，電子科技的普及使得人們的生活、工作方式發(fā)生了很多變化。比如，網(wǎng)上購物和快捷支付等等。目前，電子技術(shù)已經(jīng)成為各行各業(yè)工作中的一大助力，但是仍有一些領(lǐng)域延續(xù)著過去傳統(tǒng)的工作方式，如在人事檔案管理領(lǐng)域，還在使用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的管理方式。在科技逐漸發(fā)展的條件下，人事檔案管理者應(yīng)該認(rèn)識到電子技術(shù)的重要協(xié)助作用，思考如何將電子化、信息化技術(shù)應(yīng)用到人事檔案管理中，進而改變傳統(tǒng)的檔案管理模式這一重要問題。眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲的管理方式會產(chǎn)生繁重的工作量，而檔案信息量過大還可能導(dǎo)致檔案存放的雜亂無章、進而出現(xiàn)信息共享率低和查詢不方便的普遍現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案的存儲方式也很容易出現(xiàn)檔案資料保存不完整和資料損壞等情況的發(fā)生。另外，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，還可能存在因人為因素造成信息不對稱、信息失真、虛假等現(xiàn)象（如圖1）?；诖耍瑐鹘y(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)不適用于現(xiàn)代的發(fā)展要求，尤其是在發(fā)展迅速、工作人員巨多的中央企業(yè)，人事檔案工作更是繁重。因此在新時期的背景下，人事檔案管理有必要從傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向電子信息化管理邁進，人事檔案電子信息化管理，就是以計算機為載體，以一個系統(tǒng)為依托，對各種信息進行集成處理，能夠簡化各種復(fù)雜數(shù)據(jù)，而在電子化和數(shù)字化的條件支撐下，對檔案進行查閱也更為方便，不用再翻閱紙質(zhì)檔案，在網(wǎng)絡(luò)上進行檢索，信息能在最快時間內(nèi)被查閱出來，同時有專門的人員對信息進行更新維護，極大地發(fā)揮出了檔案的價值。人事檔案電子信息化不僅順應(yīng)了時展的需求與變化，還會提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。1.易管理、方便查閱人事檔案電子信息化具有易管理、方便查閱的優(yōu)點。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式不僅會形成巨大的工作量、增加人事檔案管理的難度，長此以往，還會因紙張存放造成一定程度的成本費用，尤其是員工人數(shù)眾多的中鐵集團。而且，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保存需要特定的房間和條件，需要專門的人員對此進行管理，管理者不可能是長期不變的，如果檔案管理者發(fā)生變動，檔案還可能因此出現(xiàn)信息記錄不完整和檔案遺失的現(xiàn)象，而這些潛在的問題無形中給資料的查詢和工作的調(diào)用帶來了巨大的不便。與此相反，將人事檔案進行電子信息化管理不僅會減少因紙張存放造成的各種成本費用，也可以避免因紙質(zhì)檔案堆放雜亂無章進而導(dǎo)致檔案查詢困難的問題（如圖2所示）。另外，也可以減少因管理者調(diào)動造成的檔案記錄不完整和檔案缺失的現(xiàn)象。而且人事檔案電子化管理可以在計算機上直接而準(zhǔn)確的查詢到需要的信息，能夠在較短時間高效的完成工作。綜上所述，人事檔案電子信息化不僅可以彌補傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足，實現(xiàn)了人事檔案既方便管理又方便查詢，而且減少了人事檔案管理的成本費用，提高人事檔案管理的工作效率。2.易更新，不受限制人事檔案電子信息化還具有檔案易更新，不受行業(yè)限制的特點。人事變動較大是建筑行業(yè)明顯區(qū)別于其他行業(yè)的特點，這在無形中增加了建筑行業(yè)人事檔案管理的難度。在傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理模式下，建筑行業(yè)的人事檔案信息與實際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性，進而使得無法做好檔案的動態(tài)管理工作。而人事檔案電子信息化管理能明顯克服傳統(tǒng)紙質(zhì)管理的困難，能夠做到實時收集信息并把信息及時存入數(shù)據(jù)庫，做到對職工的檔案隨時更新、修改和補充，不受時間和地點的限制，保證人事信息的及時性和準(zhǔn)確性。同時電子檔案的儲存量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過紙質(zhì)的檔案儲存方式，不會受到紙張的限制，可以使其記錄的信息與紙質(zhì)的相比更加完整、細(xì)致。3.易保存、防涂改與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理相比，人事檔案信息化管理具有易保存和易涂改的特點。電子檔案能有效避免溫度、水、微生物等不可控因素對檔案耐久性的影響，還可以避免因管理人員變動造成檔案內(nèi)容的丟失、損壞等現(xiàn)象，大大降低了紙質(zhì)檔案損壞不可復(fù)原的風(fēng)險。雖然人事檔案電子化已經(jīng)是必然趨勢，但是紙質(zhì)檔案也絕對不會因此而消弭，紙質(zhì)檔案始終是人事檔案管理的重要組成部分。在人事檔案管理工作中，保證電子檔案流程化、規(guī)范化后，要對紙質(zhì)檔案與電子檔案分開管理，雙管齊下可以避免因人為因素造成的檔案惡意修改、惡意盜取等現(xiàn)象。紙質(zhì)檔案遺失時，電子檔案也可以做到補充作用，在平時工作中電子檔案就足以滿足要求，這也大大降低了紙質(zhì)檔案因為工作需要而產(chǎn)生的磨損。也就是說對人事檔案信息化管理能夠高度實現(xiàn)辦公自動化和管理自動化，而對人事檔案分別進行紙質(zhì)管理和電子化管理能高度保證鐵路集團人事檔案信息的安全性和保密性。

二、新時期下人事檔案電子信息化管理的措施

1.提高相關(guān)工作人員的工作素質(zhì)人事檔案作為一個人經(jīng)歷和德才的反應(yīng)，本身就具有嚴(yán)謹(jǐn)性的特點，因此這就對從事該項工作的人員提出了嚴(yán)格的要求。在要求工作人員滿足最基本的具有責(zé)任心的基礎(chǔ)上，具備一定的人事管理經(jīng)驗和檔案管理技術(shù)，同時還需要具有嚴(yán)格的保密意識，對相關(guān)的技術(shù)人員的人事檔案進行嚴(yán)格的保密，才能避免技術(shù)和內(nèi)部重要文件的泄露。而在新時期，隨著信息化時代的到來，人事檔案管理工作對從事該項工作的人員提出了新要求，不但要求工作人員掌握一定程度的電子信息化管理技術(shù)和計算機操作水平，還要求其具有一定的工作責(zé)任心和保密意識。在人事檔案電子信息化管理的工作中，充分發(fā)揮科技的力量，充分利用先進的技術(shù)，提高人事檔案管理的效率，構(gòu)建高效的人事檔案查詢系統(tǒng)和管理系統(tǒng)，保證人事檔案查詢的快捷和檔案信息的實時更新等內(nèi)容，同時還要保障檔案信息的秘密管理，防止出現(xiàn)人事檔案信息泄露。也就是說，企業(yè)應(yīng)該對從事人事檔案管理工作的人員進行培訓(xùn)，在培養(yǎng)他們責(zé)任心和保密意識的同時，提高其專業(yè)技能和計算機操作水平，在遵循規(guī)范流程開展管理活動時，提升企業(yè)人事檔案管理的實效性。2.建立完善電子檔案管理系統(tǒng)隨著科技的發(fā)展，人事檔案電子信息化與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有種種優(yōu)點，那么在這個新時期下，人事檔案電子信息化將是必然的發(fā)展趨勢和企業(yè)人事檔案管理的重要發(fā)展方向。人事檔案從傳統(tǒng)紙質(zhì)邁向電子信息化的過程中，發(fā)現(xiàn)了新問題。我們想要實現(xiàn)人事檔案信息化管理，就需要將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案儲存在計算機中，而這恰恰需要合適的系統(tǒng)為依托，才能進一步實現(xiàn)檔案的電子信息化管理。也就是說，企業(yè)或集團想要人事檔案電子化管理落地實施，其重中之重就是建立一個可靠的檔案管理系統(tǒng)。想要建立可靠的檔案管理系統(tǒng)，就需要企業(yè)在系統(tǒng)開發(fā)和管理方面投入足夠的資金，還要引進技術(shù)型和管理型人才，才能建立一個集信息收集、檔案分類、檔案信息更改和查閱于一體的檔案管理系統(tǒng)，滿足人事檔案電子信息化管理的要求。想要順利完成檔案信息化管理僅僅是在系統(tǒng)上進行資金投入是不夠的，還需要進一步為檔案管理工作配置合適的設(shè)備，還需要專門的人員定期對設(shè)備和系統(tǒng)進行維護，保證檔案管理系統(tǒng)的正常運行。同時企業(yè)要建立相關(guān)的檔案管理的規(guī)章制度，保障企業(yè)人事檔案管理有效開展，才能使人事檔案電子信息化管理逐步規(guī)范化、流程化。3.加大人事檔案與時俱進的更新傳統(tǒng)的人事檔案管理工作操作簡單，檔案信息長期靜止，當(dāng)員工業(yè)績、崗位、學(xué)歷和技能發(fā)生變化和調(diào)整時，不能夠在檔案信息中得到體現(xiàn)。也就是說，人事檔案信息與人員的實際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性和不準(zhǔn)確性。而電子信息化可以通過電腦的簡單操作保證信息的更新，便于查詢。在電子檔案建成后，還要根據(jù)實際情況對檔案信息進行錄入，不斷對人事信息進行完善，保障人事檔案信息的與時俱進。同時，企業(yè)應(yīng)該設(shè)立專門的檔案管理部門，以對檔案信息進行跟蹤和維護，實現(xiàn)人事信息的更新工作。另外，應(yīng)該對人事檔案信息設(shè)立權(quán)限，厘清哪些人是具有查閱的資格，哪些人對檔案信息具有修改的資格，這也將進一步增加檔案信息的可靠性和安全性。4.加強對人事檔案管理工作的重視程度在傳統(tǒng)人事檔案管理工作中，人事檔案信息與實際情況相比表現(xiàn)出了明顯的滯后性，這其中很大一部分原因是領(lǐng)導(dǎo)和管理人員對人事檔案管理的不重視，使得企業(yè)員工的工作能力、思想素質(zhì)等其他個人信息在人事檔案中得不到體現(xiàn)，在人事調(diào)動和工作安排中人事檔案不能發(fā)揮其原本的作用。因此，要加強對人事檔案信息化建設(shè)的重視程度，在領(lǐng)導(dǎo)的重視下引導(dǎo)管理人員和工作人員對其重視程度，逐步提升管理能力，以更好的態(tài)度為人事檔案信息化的管理開展而服務(wù)，做到及時錄用、更新信息，使人事檔案在人事調(diào)動中發(fā)揮出其最大化價值，使企業(yè)能夠唯才是舉，知人善任，進而使企業(yè)員工在企業(yè)中發(fā)揮出最大化價值。

三、結(jié)語

總而言之，人事檔案電子信息化管理不僅能代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，彌補其不足之處，還能提高人事檔案管理的工作效率，保障人事檔案管理的安全性和保密性。在企業(yè)的人事檔案信息管理工作中，做好對信息的分類管理，以及電子化管理，能夠使人事信息清晰、明確的呈現(xiàn)在系統(tǒng)上，方便管理。這些人事信息往往是企業(yè)保密工作的重點，也是進行工作分配和工作決策的重要依據(jù)。保證人事檔案管理的高效和便捷，對于集團整體工作來說是十分重要的。因此在新時期下，人事檔案電子信息化管理的發(fā)展和落實非常值得重視。

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作者：蔡云艷