【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案在其形成、存貯和共享利用等各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)存在各種類(lèi)型和各種層次的安全問(wèn)題，本文重點(diǎn)討論網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化應(yīng)用過(guò)程中存在的安全隱患問(wèn)題，并介紹了針對(duì)這些問(wèn)題所采取的解決方案和技術(shù)手段。

【摘要題】數(shù)字信息化

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案/信息安全/互聯(lián)網(wǎng)

【正文】

1.數(shù)字檔案網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的安全問(wèn)題

數(shù)字檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理和利用都是基于互聯(lián)網(wǎng)、專(zhuān)用網(wǎng)和局域網(wǎng)環(huán)境下進(jìn)行。系統(tǒng)的應(yīng)用模式主要采用兩種方式（即基于瀏覽器的Browser/Server結(jié)構(gòu)和基于客戶(hù)服務(wù)器模式的Client/Server結(jié)構(gòu)），這兩種方式都可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上對(duì)檔案信息的轉(zhuǎn)換、存貯和訪問(wèn)。在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)利用等過(guò)程中，檔案數(shù)據(jù)的安全問(wèn)題往往表現(xiàn)在多個(gè)層面。

【摘要題】數(shù)字信息化

【正文】

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程進(jìn)一步加快，數(shù)字檔案館的建設(shè)與研究成為檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。但是，研究的重點(diǎn)大都集中在介紹數(shù)字檔案館的概念、特征、功能和技術(shù)層面的問(wèn)題上，對(duì)數(shù)字檔案館非技術(shù)方面的問(wèn)題及其背后深層次的問(wèn)題研究不夠。而對(duì)這些問(wèn)題如果不給以足夠的重視與研究，將會(huì)嚴(yán)重影響對(duì)數(shù)字檔案館的認(rèn)識(shí)，及其建設(shè)與運(yùn)行。我們應(yīng)當(dāng)對(duì)這些問(wèn)題給以冷靜的理性思考。

1數(shù)字檔案館：能不能提高利用率

檔案館作為永久保存國(guó)家檔案的基地，它一直把自身建成提供檔案信息為社會(huì)服務(wù)的信息中心，實(shí)現(xiàn)檔案信息全社會(huì)共享，提高檔案利用率作為夢(mèng)寐以求的目標(biāo)。但是，在以往的條件下，這個(gè)目標(biāo)是很難實(shí)現(xiàn)的。數(shù)字檔案館的出現(xiàn)為其實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)提供了途徑。數(shù)字檔案館“是一個(gè)電子化信息的倉(cāng)儲(chǔ)，能夠存儲(chǔ)大量各種形式的信息，用戶(hù)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)方便地訪問(wèn)它，以獲得這些信息，并且其信息存儲(chǔ)和用戶(hù)訪問(wèn)不受地域限制。它能把包括多媒體在內(nèi)的各種信息的數(shù)字化、存儲(chǔ)管理、查詢(xún)和支布集成在一起，使這些信息得以在網(wǎng)絡(luò)上傳播，從而最大限度地利用這些信息”。[1]真正體現(xiàn)“信息數(shù)字化，傳輸網(wǎng)絡(luò)化，館藏超時(shí)空化，服務(wù)有線化，利用者足不出戶(hù)便可查閱有關(guān)的目錄、索引和全文，”[2]實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享。數(shù)字檔案館為實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享鋪平了道路，使檔案信息共享成為可能。然而，數(shù)字檔案館的建成并實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，并不等于就能提高檔案利用率。檔案館作為信息部門(mén)的“弱勢(shì)群體”，在建立了數(shù)字檔案館后，并不一定就能解決傳統(tǒng)檔案館面臨的檔案利用困境問(wèn)題?；仡櫄v史，我們可以看到建國(guó)以來(lái)所謂的檔案利用高潮僅僅出現(xiàn)過(guò)兩次，一次是改革開(kāi)放初期撥亂反正中利用檔案平反了大批冤假錯(cuò)案；另一次是上世紀(jì)80年代全國(guó)范圍內(nèi)的編史修志促成的利用高潮。這兩次利用高潮可以說(shuō)是在特定歷史條件下，為特定的目的而形成的特殊現(xiàn)象。因而，這種檔案利用高潮會(huì)隨著目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而退潮。事實(shí)也證明，隨著時(shí)間的推移，大規(guī)模的編史修志工作的基本完成，檔案利用工作再次走入低谷。盡管，檔案部門(mén)想盡各種辦法，豐富館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)、建立開(kāi)放檔案目錄中心、開(kāi)展創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制等等，但是，檔案館門(mén)前依舊是“門(mén)可羅雀”，檔案利用工作仍然在低谷中徘徊，毫無(wú)起色。“我國(guó)國(guó)家檔案館利用程度不高是不爭(zhēng)的事實(shí)，接待查閱檔案者日均二三人次的省級(jí)檔案館，日均不足一次的區(qū)、縣檔案館決非個(gè)別現(xiàn)象”。[3]傳統(tǒng)檔案館所面臨的檔案利用率低下的困境依然會(huì)擺在數(shù)字檔案館面前，這個(gè)問(wèn)題并不會(huì)因數(shù)字檔案館的建立而馬上解決立刻消失，數(shù)字檔案館對(duì)此恐怕也無(wú)良策。因?yàn)閿?shù)字檔案館雖然可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全社會(huì)共享，但是，檔案信息的共享還需要建立在對(duì)這些檔案信息的需求之上。如果沒(méi)有對(duì)這些檔案信息的需求，檔案信息的共享也就沒(méi)有了意義。檔案信息的共享，說(shuō)到底實(shí)際上是建立在對(duì)異地檔案信息的需求之上的。我們清楚一般的檔案館保存的檔案大部分是有關(guān)本地區(qū)的社會(huì)記錄，尤其是市（地）級(jí)以下的檔案館都是以本地區(qū)的利用者為主。試想一下，連本地區(qū)，守著家門(mén)的利用者都不去利用的檔案，異地的利用者還能對(duì)其有利用需求？或者說(shuō)，連對(duì)本地的檔案都沒(méi)有利用需求的利用者，還會(huì)對(duì)本地區(qū)沒(méi)有關(guān)系的檔案產(chǎn)生利用需求？更何況這些檔案館保存的檔案大部分都是黨政機(jī)關(guān)的文書(shū)檔案，可以說(shuō)從內(nèi)容上是大同小異的，而且與異地的利用者沒(méi)有多少關(guān)系。即使那些所謂利用率高的土地、房產(chǎn)、婚姻、公證等檔案，也只是與當(dāng)?shù)氐睦谜哂嘘P(guān)系，與異地的利用者沒(méi)有一點(diǎn)關(guān)系。而且利用者在利用這些檔案時(shí)，多數(shù)是在利用它的憑證作用，但數(shù)字檔案在目前是很難起到它的憑證作用的。因而這些檔案根本就不可能吸引異地的檔案利用者利用。從這個(gè)意義上講，就是大部分檔案館都建成了數(shù)字檔案館，檔案信息的利用問(wèn)題仍舊不可能解決，數(shù)字檔案館同樣會(huì)陷入傳統(tǒng)檔案館面臨的尷尬局面中。很顯然，數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)行，只是運(yùn)用新技術(shù)解決了檔案的快速檢索與異地查閱，只是更新了檔案利用的手段，它并沒(méi)有改變檔案信息的內(nèi)容和檔案的憑證性基本作用。當(dāng)然，數(shù)字檔案館的建設(shè)，對(duì)于國(guó)家級(jí)和部分省級(jí)檔案館以及一些其他館保存的珍貴檔案來(lái)說(shuō)可能會(huì)增加一些利用者，但相對(duì)于龐大的大部分市（地）級(jí)以下的檔案館來(lái)說(shuō)，增加的這些利用者就顯得微不足道，解決不了根本問(wèn)題。因此，我們對(duì)數(shù)字檔案館在提高檔案利用率的作用方面要有清楚的認(rèn)識(shí)，在投資建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)做出理智慎重的選擇。同時(shí)，也應(yīng)該看到，開(kāi)發(fā)檔案信息資源仍然任重道遠(yuǎn)。

2數(shù)字檔案館：要不要成本效益觀

工程設(shè)計(jì)檔案作為設(shè)計(jì)單位在工作進(jìn)程中留存的原始記錄，既有生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)資料的共性，又有應(yīng)用、科學(xué)、研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)資料的特性。它的產(chǎn)生是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果，工程設(shè)計(jì)檔案中技術(shù)文件和技術(shù)圖紙是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高的部分。工程設(shè)計(jì)檔案作為可供開(kāi)發(fā)利用的設(shè)計(jì)技術(shù)資料，對(duì)內(nèi)可參考復(fù)用，對(duì)外可供技術(shù)交流。雖然從整體上說(shuō)，工程檔案利用過(guò)程中必須要克服技術(shù)封鎖、保護(hù)主義，變封閉性為開(kāi)放性，面向施工、監(jiān)理等社會(huì)單位，面向技術(shù)市場(chǎng)，面向設(shè)計(jì)和生產(chǎn)設(shè)計(jì)第一線，要及時(shí)準(zhǔn)確、方便有效地提供檔案資料[1]。但在實(shí)際中，基于知識(shí)產(chǎn)權(quán)、企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)及保密的需要，對(duì)工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案進(jìn)行保密也是普遍的做法。因此，在工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案利用中，如何防范各種可能的泄密問(wèn)題也是工程檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案保密的必要性

隨著信息化的飛速發(fā)展，目前廣大設(shè)計(jì)單位都在逐步開(kāi)展數(shù)字化工作，形成了完整工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字資料庫(kù)，通過(guò)開(kāi)發(fā)專(zhuān)門(mén)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)作為平臺(tái)，提供給單位內(nèi)、外部利用者。高效傳輸途徑和方便的利用界面為利用者帶來(lái)極大的便利，使工程設(shè)計(jì)檔案最大化地發(fā)揮了其價(jià)值。數(shù)字化的方式從本質(zhì)上說(shuō)并沒(méi)有改變工程檔案的基本屬性。工程設(shè)計(jì)檔案屬于創(chuàng)新型的成果，對(duì)于設(shè)計(jì)單位搶占市場(chǎng)至關(guān)重要。工程設(shè)計(jì)檔案作為工程建設(shè)項(xiàng)目的結(jié)構(gòu)安全的直接體現(xiàn)，對(duì)于社會(huì)穩(wěn)定也具有積極的價(jià)值。隨著數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)，在工程設(shè)計(jì)檔案方便利用的過(guò)程中，其泄密的可能性大大增加。在新的載體環(huán)境下，“傳統(tǒng)的保密措施已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足檔案信息的保密性要求，必須綜合應(yīng)用各種保密措施，即通過(guò)技術(shù)、管理、行政手段，實(shí)現(xiàn)信源、信號(hào)、信息三個(gè)環(huán)節(jié)的保護(hù)，借以達(dá)到工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案利用過(guò)程的保密要求”[2]。因此，工程設(shè)計(jì)檔案的保密工作依然面臨嚴(yán)峻形勢(shì)。

二、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案利用過(guò)程中出現(xiàn)影響保密的行為

1.數(shù)字檔案對(duì)外利用，存在圖文制作外包和數(shù)字文件直接交付情況。（1）圖文制作外包。工程設(shè)計(jì)檔案是伴隨著建設(shè)項(xiàng)目開(kāi)展而產(chǎn)生的，其最大的使用價(jià)值就是為施工單位、監(jiān)理單位等各方提供憑證和參考。在實(shí)踐中，由于每個(gè)工程項(xiàng)目設(shè)計(jì)資料數(shù)量巨大，設(shè)計(jì)院的圖文制作能力已無(wú)法滿(mǎn)足日趨多樣的利用需求，設(shè)計(jì)單位普遍采用分包方式將圖文制作交給專(zhuān)門(mén)的圖文制作公司。在圖文分包中，傳統(tǒng)的做法是直接以檔案原件交與簽約的圖文制作公司制作復(fù)制件提供利用。但是伴隨著工程設(shè)計(jì)檔案的數(shù)字化工作的推進(jìn)，目前廣大設(shè)計(jì)院都已實(shí)現(xiàn)了數(shù)字文件直接打印來(lái)提供復(fù)制件，這將使數(shù)字檔案利用失密的可能性大大增加。雖然目前設(shè)計(jì)院與圖文制作公司一般都是會(huì)簽訂保密協(xié)議，但首先，圖文制作公司作為一個(gè)營(yíng)利單位，是對(duì)廣大客戶(hù)開(kāi)放的，其缺乏可以完全保密的工作環(huán)境；其次，圖文制作公司內(nèi)部工作人員普遍沒(méi)有接觸過(guò)保密相關(guān)的知識(shí)和培訓(xùn)，保密意識(shí)薄弱，無(wú)法真正做到保密；最后，設(shè)計(jì)單位與圖文制作公司在數(shù)字文件的傳遞過(guò)程普遍都是直接通過(guò)即時(shí)通訊軟件（如QQ、微信、郵箱等）來(lái)傳輸文件，這種做法意味著將數(shù)字檔案直接放在了網(wǎng)絡(luò)上，對(duì)數(shù)字文件的安全是極大的危害，極有可能會(huì)導(dǎo)致保密檔案在傳輸過(guò)程中被他人截獲和查看。（2）數(shù)字文件直接交付。隨著數(shù)字檔案的作用越來(lái)越得到各方的認(rèn)可，設(shè)計(jì)院直接以電子文件形式交付使用的情況越來(lái)越多。如在項(xiàng)目工程緊急的情況下，直接提供電子文件給業(yè)主進(jìn)行招標(biāo)工作、給造價(jià)部門(mén)計(jì)算造價(jià)、給施工單位施工等。雖然這種做法在設(shè)計(jì)行業(yè)，已經(jīng)得到了普遍的認(rèn)可，且將數(shù)字檔案直接提供給這些單位也是合理合法的，完全不違背保密要求，但因?yàn)樵O(shè)計(jì)單位與相關(guān)單位并沒(méi)有構(gòu)建一個(gè)安全合理的文件傳遞渠道，文件傳遞時(shí)也是直接采用即時(shí)通訊軟件，未對(duì)文件進(jìn)行加密處理，在傳遞過(guò)程中文件被截取的可能性是非常大的，造成的危害也是巨大的，尤其是作為造價(jià)計(jì)算或招投標(biāo)依據(jù)時(shí)，如果事先被其中一些投標(biāo)單位了解到完整施工圖，知道項(xiàng)目的整體預(yù)算，對(duì)其他的投標(biāo)單位在信息掌握上是極不公平的，這可能直接導(dǎo)致整個(gè)招標(biāo)工作的失敗。2.數(shù)字檔案對(duì)內(nèi)利用，管理系統(tǒng)保密權(quán)限設(shè)置不當(dāng)。隨著我國(guó)建設(shè)發(fā)展不斷推進(jìn)，城市建設(shè)速度不斷加快。業(yè)主單位對(duì)設(shè)計(jì)成果也提出了越加嚴(yán)格的要求，提出設(shè)計(jì)要高質(zhì)量、高效率。設(shè)計(jì)單位為滿(mǎn)足內(nèi)部員工能高效利用工程設(shè)計(jì)檔案，專(zhuān)門(mén)開(kāi)發(fā)圖檔管理系統(tǒng)。設(shè)計(jì)單位將其所有設(shè)計(jì)成果數(shù)字文件按年度、設(shè)計(jì)部門(mén)編號(hào)的分類(lèi)原則一一存放到系統(tǒng)中供利用者使用。隨著系統(tǒng)平臺(tái)的建立，工程設(shè)計(jì)檔案的利用率也達(dá)到了空前的高度，但是隨著利用途徑的越加快捷，保密權(quán)限設(shè)置的不盡合理也為檔案的保密要求帶來(lái)一定的沖擊。（1）數(shù)字檔案密級(jí)設(shè)置不當(dāng)。工程數(shù)字檔案只有合理設(shè)置密級(jí)，才能既高效又安全地提供利用。在給工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案設(shè)置密級(jí)的問(wèn)題上，設(shè)計(jì)單位往往因?yàn)闆](méi)有明確的密級(jí)設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)，加之沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的密級(jí)設(shè)置人員，基本是按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》規(guī)定，籠統(tǒng)地將數(shù)字檔案分為“秘密”“機(jī)密”“絕密”。這種做法將直接導(dǎo)致設(shè)計(jì)單位只對(duì)涉及國(guó)家秘密的數(shù)字檔案進(jìn)行保密管理，主要為地形圖。而對(duì)其他對(duì)企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中有保存優(yōu)勢(shì)的檔案及可能影響社會(huì)安全的大型工程結(jié)構(gòu)資料等數(shù)字檔案并沒(méi)有進(jìn)行保密管理。而且在文件設(shè)密時(shí)經(jīng)常出現(xiàn)“一密定終生”的現(xiàn)象，沒(méi)有及時(shí)就密級(jí)級(jí)別、保密年限進(jìn)行重新鑒定，導(dǎo)致大量數(shù)字檔案實(shí)際密級(jí)級(jí)別與單位內(nèi)部保密清單中的狀態(tài)不一致，嚴(yán)重影響工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案的保密管理。（2）利用人員權(quán)限設(shè)置不當(dāng)。工程設(shè)計(jì)檔案數(shù)字化后，其主要的利用平臺(tái)就是設(shè)計(jì)單位的圖檔管理系統(tǒng)，所以合理地控制系統(tǒng)利用可以有效解決數(shù)字檔案保密管理的問(wèn)題，其中控制利用賬戶(hù)的權(quán)限顯得尤為重要。但設(shè)計(jì)單位目前對(duì)利用賬戶(hù)的權(quán)限設(shè)置，主要是以群體來(lái)分類(lèi)設(shè)置，一級(jí)權(quán)限為可以下載、查看全部數(shù)字檔案，分配給最高管理層和檔案管理員；二級(jí)權(quán)限是可以查看全部數(shù)字檔案并下載本人參與設(shè)計(jì)的圖紙，分配給項(xiàng)目參與設(shè)計(jì)人員；三級(jí)權(quán)限是可以查看全部數(shù)字檔案，分配給普通設(shè)計(jì)人員。這種粗放的權(quán)限設(shè)置，嚴(yán)重違背了保密檔案的“最小授權(quán)原則”，無(wú)疑將對(duì)保密工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案造成巨大危害，保密設(shè)置時(shí)應(yīng)盡量細(xì)化到單個(gè)用戶(hù)、單份文件[3]。3.數(shù)字檔案對(duì)內(nèi)利用，無(wú)安全可信的傳遞渠道。圖檔管理系統(tǒng)的成功上線在很大程度上解決了員工內(nèi)部的利用問(wèn)題。設(shè)計(jì)人員可以方便地通過(guò)圖檔管理系統(tǒng)用戶(hù)界面，快速找到所需項(xiàng)目的相關(guān)圖紙并進(jìn)行查看。但是在查看文件時(shí)，因?yàn)楹笈_(tái)存儲(chǔ)文件量巨大，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)打開(kāi)延時(shí)現(xiàn)象，甚至在使用CAD源文件時(shí)出現(xiàn)無(wú)法打開(kāi)的情況。設(shè)計(jì)人員因?yàn)榇蟛糠謺r(shí)間都需要進(jìn)行設(shè)計(jì)工作，無(wú)法在電腦前過(guò)長(zhǎng)時(shí)間關(guān)注，針對(duì)這種情況，設(shè)計(jì)單位原則上是同意由檔案室工作人員下載圖片格式的文件來(lái)提供給設(shè)計(jì)人員使用的。這在很大程度上提高了設(shè)計(jì)人員的設(shè)計(jì)效率，也充分體現(xiàn)檔案工作者服務(wù)至上的精神。但在文件傳遞過(guò)程中，并沒(méi)有一個(gè)穩(wěn)定安全的傳遞途徑，雖然設(shè)計(jì)院目前一般都存在內(nèi)網(wǎng)即時(shí)通訊軟件，作為傳遞途徑相對(duì)是比較安全的，但是因?yàn)檫@類(lèi)軟件目前只有PC端，沒(méi)有移動(dòng)設(shè)備端。設(shè)計(jì)人員經(jīng)常需要配合施工方業(yè)主方工作，在電腦前的時(shí)間得不到保證。所以為了及時(shí)提供電子檔案，普遍采用的方式是采用即時(shí)通訊軟件（QQ、微信、郵箱等）傳輸或直接用U盤(pán)拷貝。這種傳遞方式對(duì)保密文件的管理是存在巨大隱患的。首先，采用第三方的即時(shí)通訊軟件（QQ、微信、郵箱等），文件需要存放在第三方臨時(shí)服務(wù)器中，文件保密要求得不到保證；其次，用U盤(pán)直接拷貝文件，常會(huì)出現(xiàn)保管不善導(dǎo)致U盤(pán)丟失的情況，這樣保密數(shù)字檔案將直接失密，即使是已刪除文件的U盤(pán)，利用磁記憶技術(shù)仍然可以恢復(fù)信息。

三、工程設(shè)計(jì)數(shù)字檔案利用過(guò)程保密管理的措施

1數(shù)字檔案管理中存在的安全隱患

1.1基于管理能力和技術(shù)水平的人為風(fēng)險(xiǎn)

除了基于計(jì)算機(jī)技術(shù)特性的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)，數(shù)字檔案管理者的管理能力和管理水平也是要加以重視的一項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)因素。由于我國(guó)檔案數(shù)字化建設(shè)是近些年才逐步發(fā)展起來(lái)的，因此，與之相關(guān)的法律、法規(guī)并不完善。在檔案數(shù)字化進(jìn)程中，從電子文件的形成到歸檔保存，都應(yīng)該有嚴(yán)格規(guī)范的程序管理、科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系和業(yè)務(wù)管理制度，而現(xiàn)實(shí)上卻并非如此。一般來(lái)說(shuō)，檔案數(shù)據(jù)災(zāi)難發(fā)生的可能性微乎其微，這樣就造成了檔案管理人員的麻痹大意和僥幸心理，還由于防范數(shù)字檔案風(fēng)險(xiǎn)的成本較高，出于經(jīng)濟(jì)方面的考慮，很難為了提高數(shù)字檔案的安全性投入過(guò)高的資金。此外，因?yàn)闄n案管理系統(tǒng)是多用戶(hù)、多管理的系統(tǒng)，如果管理不善或者管理人員的操作失誤，很可能導(dǎo)致數(shù)字檔案載體的損害及誤刪除、誤覆蓋、惡意篡改、越權(quán)訪問(wèn)等安全事故的發(fā)生。

1.2基于自然災(zāi)害的檔案數(shù)據(jù)風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于那些突發(fā)的災(zāi)難，如火災(zāi)、雷電、水災(zāi)、颶風(fēng)、地震等，一旦發(fā)生，其破壞程度非常高，范圍廣，而且?guī)缀鯖](méi)有預(yù)見(jiàn)性，很難進(jìn)行預(yù)防，因此，無(wú)論是對(duì)實(shí)體檔案還是數(shù)字檔案來(lái)說(shuō)，其破壞程度都是難以估量、極具毀滅性的。

2數(shù)字檔案安全管理策略

摘要：目前，部分?jǐn)?shù)字檔案館已經(jīng)構(gòu)建了個(gè)性化服務(wù)平臺(tái)，建立多種不同形式的個(gè)性化服務(wù)欄目，如建立用戶(hù)界面、信息推送、文獻(xiàn)資源共享等。為此，檔案館界形成了一個(gè)探討個(gè)性化服務(wù)理念的大討論，同時(shí)檔案館根據(jù)國(guó)情和館情況，正在積極運(yùn)行不同形式的個(gè)性化服務(wù)方式，用全新的理念沖擊了傳統(tǒng)服務(wù)的思想束博，以推進(jìn)個(gè)性化服務(wù)有的放矢的開(kāi)展下去，并產(chǎn)生其影響.

一、何謂數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)

所謂數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)，是指數(shù)字檔案館利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、人工智能等諸多信息技術(shù),獲取并分析各個(gè)用戶(hù)的背景、習(xí)慣、偏好和要求，從而為不同用戶(hù)提供充分滿(mǎn)足其個(gè)體信息需要的一種集成性服務(wù)。即服務(wù)時(shí)空的個(gè)性化，在用戶(hù)希望的時(shí)間和地點(diǎn)為用戶(hù)提供服務(wù)；服務(wù)方式的個(gè)性化，能根據(jù)用戶(hù)的個(gè)人愛(ài)好和特點(diǎn)來(lái)展開(kāi)服務(wù)；服務(wù)內(nèi)容個(gè)性化，所提供的服務(wù)不再是千篇一律，而是各取所需、各得其所。數(shù)字檔案館個(gè)性化服務(wù)的基本流程：用戶(hù)首次進(jìn)入系統(tǒng)頁(yè)面，系統(tǒng)提示注冊(cè)登錄，注冊(cè)完畢后進(jìn)入定制頁(yè)面內(nèi)容部分，用戶(hù)可以選擇符合自己喜好的界面、字體和常用數(shù)據(jù)庫(kù)、搜索引擎，以及網(wǎng)站的業(yè)務(wù)信息等服務(wù)欄目。選擇完畢后，程序?qū)烟峤坏男畔⒈４嬖跀?shù)據(jù)庫(kù)中。用戶(hù)再次登錄訪問(wèn)該站點(diǎn)時(shí)，系統(tǒng)會(huì)從網(wǎng)站服務(wù)器數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取個(gè)人的定制信息，形成滿(mǎn)足用戶(hù)要求的瀏覽器頁(yè)面。

目前，部分?jǐn)?shù)字檔案館已經(jīng)構(gòu)建了個(gè)性化服務(wù)平臺(tái)，建立多種不同形式的個(gè)性化服務(wù)欄目，如建立用戶(hù)界面、信息推送、文獻(xiàn)資源共享等。為此，檔案館界形成了一個(gè)探討個(gè)性化服務(wù)理念的大討論，同時(shí)檔案館根據(jù)國(guó)情和館情況，正在積極運(yùn)行不同形式的個(gè)性化服務(wù)方式，用全新的理念沖擊了傳統(tǒng)服務(wù)的思想束博，以推進(jìn)個(gè)性化服務(wù)有的放矢的開(kāi)展下去，并產(chǎn)生其影響。需要指出的是，個(gè)性化服務(wù)是建立在信息資源上的知識(shí)服務(wù)系統(tǒng)，是知識(shí)的再生與積累，是信息服務(wù)轉(zhuǎn)向知識(shí)服務(wù)的過(guò)程，需要具備綜合知識(shí)人員支撐此項(xiàng)工程的實(shí)施。

二、數(shù)字檔案館為什么要個(gè)性化服務(wù)

個(gè)性化服務(wù)是數(shù)字檔案館發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，它標(biāo)志著數(shù)字檔案館正在利用網(wǎng)上平臺(tái)擴(kuò)展自己的專(zhuān)業(yè)性服務(wù)，是實(shí)施高層次個(gè)性化服務(wù)的重要舉措。一方面，數(shù)字檔案館用戶(hù)個(gè)體檔案信息需求存在差異。目前在檔案館（指?jìng)鹘y(tǒng)檔案館）利用檔案的主要有三種人，以研究為主要目的的學(xué)者、以工作查考為主要目的的機(jī)構(gòu)工作人員、以個(gè)人查證為目的的普通市民。這三種類(lèi)型的人群也是數(shù)字檔案館的真實(shí)用戶(hù)，他們對(duì)檔案信息需求的目的不同，一部分用戶(hù)的需求趨向?qū)Ｉ詈吞厥?。用?hù)個(gè)體的差異使其檔案信息需求具有非常明顯的個(gè)性化特色，表現(xiàn)出對(duì)各種檔案信息類(lèi)型的關(guān)注與渴求。另一方面，數(shù)字檔案館用戶(hù)檔案信息需求心理、行為顯現(xiàn)個(gè)性化。正是個(gè)性心理、行為的千差萬(wàn)別直接影響著個(gè)體對(duì)檔案信息的鑒別、選擇和占有，體現(xiàn)了個(gè)體檔案信息需求的個(gè)性化特征。

摘要：在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，海洋數(shù)字檔案的使用正改變著檔案工作的方方面面，特別是在信息安全與保密方面，對(duì)海洋檔案管理工作提出了新的要求。文章對(duì)海洋數(shù)字檔案的特點(diǎn)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患進(jìn)行了分析，從管理、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全三方面提出了相應(yīng)對(duì)策。

關(guān)鍵詞：海洋數(shù)字檔案；信息安全；網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用

在社會(huì)信息化的大環(huán)境下，數(shù)字化建設(shè)已成為評(píng)價(jià)一個(gè)國(guó)家信息基礎(chǔ)水平的重要標(biāo)志。海洋檔案的管理作為社會(huì)信息資源系統(tǒng)的一個(gè)重要組成部分，也正面臨著數(shù)字化時(shí)代的挑戰(zhàn)。隨著電子文件的大量出現(xiàn)，檔案理論界對(duì)于電子文件是否應(yīng)該轉(zhuǎn)化為檔案材料也從爭(zhēng)論轉(zhuǎn)為接受，這一革新要求我們改變?cè)袑?duì)文件檔案的理解，順應(yīng)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，更好地進(jìn)行海洋檔案管理工作。

1海洋數(shù)字檔案的概念和特點(diǎn)

在1996年第十三屆國(guó)際檔案大會(huì)上，美國(guó)的《檔案與博物信息》編輯D.比爾曼以《虛擬檔案》為題，第一次提出了與物理檔案(Physicalarchive)和實(shí)態(tài)檔案庫(kù)(Physicalrepositoriesofarchives)相對(duì)應(yīng)的虛擬檔案(Virtualarchives)。國(guó)際檔案理事會(huì)對(duì)數(shù)字檔案的定義是:通常以代碼形式記錄于載體，如磁盤(pán)、磁帶或穿孔卡帶之上的文件檔案，它的內(nèi)容只能通過(guò)機(jī)器來(lái)利用，并根據(jù)來(lái)源原則來(lái)組織安排。以此類(lèi)推，海洋數(shù)字檔案就是以代碼數(shù)字形式記錄于載體，如磁盤(pán)、磁帶或穿孔卡帶之上的海洋方面的文件檔案。數(shù)字檔案改變了傳統(tǒng)的檔案載體形式與檔案工作意識(shí)。數(shù)字檔案的載體與傳統(tǒng)檔案的載體有很大區(qū)別，包括存貯電子文件、信件、圖紙、報(bào)表所形成的軟盤(pán)、光盤(pán)、硬盤(pán)和磁帶等。數(shù)字檔案中的信息資料不以傳統(tǒng)的筆墨紙張等直觀的形象出現(xiàn)，而是通過(guò)二進(jìn)制代碼以數(shù)字形式存貯，成為肉眼不可直接識(shí)讀的記錄符號(hào)。檔案信息傳輸平臺(tái)數(shù)字化，當(dāng)檔案信息在完成數(shù)字化后以數(shù)字形式存在時(shí)，數(shù)字網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)就將成為其主要的傳輸平臺(tái)，為檔案信息的快速流動(dòng)提供可能，通常是以網(wǎng)站方式提供相關(guān)檔案服務(wù)。海洋數(shù)字檔案也有著與其他數(shù)字檔案相同的特性。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下海洋數(shù)字檔案的安全隱患

【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時(shí)代檔案?jìng)鬟f和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中面臨著諸多不容樂(lè)觀難以解決的問(wèn)題，對(duì)此我們要有清醒的認(rèn)識(shí)。本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)所面臨的10個(gè)方面的問(wèn)題。

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問(wèn)題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題

檔案的基本價(jià)值有兩方面，憑證價(jià)值和參考價(jià)值，而尤以憑證價(jià)值最為重要，雖然，“目前人們對(duì)數(shù)字化檔案具有參考價(jià)值這一點(diǎn)已無(wú)疑義，然而，由于一系列技術(shù)和立法問(wèn)題還未解決，數(shù)字化檔案目前還不具備法律憑證效力”[1]這無(wú)疑使數(shù)字檔案的作用大打折扣。因此，確認(rèn)數(shù)字檔案的憑證價(jià)值就成為數(shù)字檔案館建設(shè)中無(wú)法回避的難題。目前，主要存在以下幾方面的問(wèn)題：

【內(nèi)容提要】數(shù)字檔案館是數(shù)字信息時(shí)代檔案?jìng)鬟f和利用的新途徑。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比有著極大的優(yōu)越性，然而它也存在著不少缺陷。在數(shù)字檔案館的建設(shè)中面臨著諸多不容樂(lè)觀難以解決的問(wèn)題，對(duì)此我們要有清醒的認(rèn)識(shí)。本文提出了數(shù)字檔案館建設(shè)所面臨的10個(gè)方面的問(wèn)題。

【摘要題】數(shù)字信息化

【關(guān)鍵詞】數(shù)字檔案館/問(wèn)題

【正文】

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的迅速發(fā)展和大量電子文件的產(chǎn)生，數(shù)字檔案館的研究和建設(shè)成為我國(guó)檔案界關(guān)注的熱點(diǎn)。數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比，有著豐富的數(shù)字化資源、海量的存儲(chǔ)、便捷的檢索、快速的傳輸、高度的開(kāi)放、信息的共享等優(yōu)點(diǎn)，使傳統(tǒng)的檔案館望塵莫及。然而，它也不可避免地存在一些缺陷和不足，有的甚至可能是致命的缺陷。因此，我們應(yīng)該清醒地認(rèn)識(shí)到數(shù)字檔案館存在的缺陷，數(shù)字檔案館的建設(shè)還存在著諸多的難點(diǎn)和問(wèn)題亟待深入研究解決。如果對(duì)存在的問(wèn)題視而不見(jiàn)，或掉以輕心，必將給未來(lái)的檔案事業(yè)留下巨大而無(wú)法彌補(bǔ)的遺憾。

1數(shù)字檔案的憑證價(jià)值問(wèn)題

第一篇:文書(shū)檔案管理信息化工作初探

摘要：我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)在發(fā)展的過(guò)程中對(duì)于檔案十分重視，因?yàn)閷?duì)文書(shū)檔案進(jìn)行有效的管理和相應(yīng)的對(duì)比能夠在今后開(kāi)展工作的過(guò)程中提供重要的借鑒和幫助。我國(guó)向來(lái)重視對(duì)于文書(shū)檔案的保護(hù)和管理，因此在開(kāi)展保護(hù)和管理工作的過(guò)程中往往會(huì)采用傳統(tǒng)的手段開(kāi)展工作，在目前信息社會(huì)發(fā)展的大背景下，傳統(tǒng)的管理方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代管理工作的需要。目前檔案管理工作已經(jīng)進(jìn)入到了信息化時(shí)代，因此在開(kāi)展相應(yīng)管理工作的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分利用信息化的管理技術(shù)，這樣才能夠在管理的過(guò)程中達(dá)到更好的效果。因此，本文旨在對(duì)檔案信息化管理背景下的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行研究，為管理質(zhì)量和效率的提升提供借鑒和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化管理；文書(shū)檔案管理；探討與研究

文書(shū)檔案是對(duì)我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要記錄，是重要的資料和資源。近年來(lái)，我國(guó)的信息化發(fā)展水平在不斷提升，傳統(tǒng)的檔案管理方法已經(jīng)不能夠適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)檔案管理的需要，因?yàn)楝F(xiàn)代社會(huì)的文書(shū)檔案十分復(fù)雜，要想對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理應(yīng)當(dāng)采取信息化的管理手段。在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)充分利用信息化管理技術(shù)，不斷提升文書(shū)檔案管理的整體水平，這樣才能夠更好地發(fā)揮文書(shū)檔案在政府、企業(yè)、社會(huì)組織發(fā)展過(guò)程中的價(jià)值和作用。如果在對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中沒(méi)有達(dá)到相應(yīng)的效果就會(huì)不利于先關(guān)工作的開(kāi)展，影響到工作的質(zhì)量和效率。由此可見(jiàn)，本文對(duì)檔案信息化管理背景下的文書(shū)檔案管理工作進(jìn)行研究具有十分重要的價(jià)值和意義。

1文書(shū)檔案管理工作的重要性

1.1文書(shū)檔案的憑證作用

年我市檔案工作堅(jiān)持以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，緊緊圍繞中心、服務(wù)大局、積極投身到市委提出的“兩年”和實(shí)施“六大行動(dòng)計(jì)劃”活動(dòng)之中，認(rèn)真貫徹落實(shí)省“兩辦”開(kāi)展電子文件和數(shù)字檔案登記備份工作，全市檔案事業(yè)和檔案工作得到了新發(fā)展、新進(jìn)步。

一、推進(jìn)依法治檔工作，健全檔案法制建設(shè)

1、深化檔案執(zhí)法檢查。會(huì)同市人大對(duì)城市規(guī)劃、城市管理、城市建設(shè)檔案管理工作開(kāi)展了一次執(zhí)法檢查，檢查中，先要求涉及到的有關(guān)市直部門(mén)開(kāi)展自查，月份對(duì)市國(guó)土局、規(guī)劃局、水利局、經(jīng)濟(jì)開(kāi)發(fā)區(qū)等4個(gè)部門(mén)進(jìn)行了抽查，重點(diǎn)檢查了檔案工作機(jī)制、檔案員配備情況、檔案室及硬件設(shè)施配置、案卷質(zhì)量和安全保管、檔案利用等情況。通過(guò)檢查，提高有關(guān)部門(mén)對(duì)城市規(guī)劃、城市管理、城市建設(shè)的檔案管理水平，提高依法治檔的自覺(jué)性。

2、規(guī)范檔案行政許可審批。堅(jiān)持依法管理檔案，進(jìn)一步強(qiáng)化檔案行政許可工作。積極配合政府法制機(jī)構(gòu)依法制訂、修訂、清理檔案工作規(guī)范性文件和地方性檔案業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)要求，完善、規(guī)范了檔案行政許可辦理指南。服務(wù)質(zhì)量得到進(jìn)一步提升，全年共有14個(gè)市級(jí)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收通過(guò)。加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)服務(wù)工作，對(duì)田螺山基建工程、高鐵指揮部、交通系統(tǒng)“平改立”道口工程、全民健身中心工程、水利局曹娥江至慈溪引水工程、“千庫(kù)保安”工程等重點(diǎn)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案的收集、整理進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。

3、加強(qiáng)基層檔案工作。分別召開(kāi)了全市檔案工作會(huì)議、鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案工作例會(huì)和市直機(jī)關(guān)檔案協(xié)作片組長(zhǎng)會(huì)議，對(duì)今年全市檔案工作進(jìn)行了全面部署和落實(shí)。制訂下發(fā)了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案目標(biāo)管理工作考核意見(jiàn)。根據(jù)新形勢(shì)下檔案工作的任務(wù)與要求，重新制訂了鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案工作考核實(shí)施意見(jiàn)，以此作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）檔案工作規(guī)范化的依據(jù)。

4、深化檔案目標(biāo)管理工作。抓好全市各鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街道）、機(jī)關(guān)、企（事）業(yè)單位檔案的基礎(chǔ)管理工作，加強(qiáng)日常的監(jiān)督、指導(dǎo)，嚴(yán)格履行年檢制度；繼續(xù)開(kāi)展檔案目標(biāo)管理活動(dòng)，通過(guò)升級(jí)達(dá)標(biāo)、認(rèn)證等活動(dòng)促進(jìn)檔案工作整體水平的提升。深化“三農(nóng)”檔案工作，著力抓好村級(jí)檔案工作的省級(jí)示范性和規(guī)范化創(chuàng)建工作。根據(jù)年初確定的檔案目標(biāo)管理、認(rèn)證和創(chuàng)建省規(guī)范化（示范化）檔案室的目標(biāo)、任務(wù)，今年共創(chuàng)建省行政村、社區(qū)規(guī)范化檔案室12家，示范化3家。省級(jí)示范化數(shù)字檔案室創(chuàng)建1家。檔案目標(biāo)管理認(rèn)定達(dá)標(biāo)省級(jí)8家，寧波一級(jí)3家，認(rèn)證11家，新組建綜合檔案室4家。