導(dǎo)語(yǔ)：電子文件歸檔與管理規(guī)定一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一條為適應(yīng)全區(qū)信息化建設(shè)和電子政務(wù)建設(shè)的需要，加強(qiáng)全區(qū)電子文件的歸檔及管理工作，保證電子文件的安全歸檔和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》、國(guó)家檔案局第6號(hào)令《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《*市檔案條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）等有關(guān)法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本區(qū)實(shí)際，制定本規(guī)定。

第二條本規(guī)定適用于本區(qū)黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和區(qū)各直屬單位。其他單位可參照?qǐng)?zhí)行。

第三條加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔與管理的領(lǐng)導(dǎo)，在區(qū)檔案館建立電子文件中心。電子文件中心應(yīng)當(dāng)確保所有具備保存、利用價(jià)值的電子文件得到有效的保管和利用。

各機(jī)關(guān)、單位在向同級(jí)電子公務(wù)平臺(tái)報(bào)送文件時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府信息公開(kāi)條例》、《*市*區(qū)政府信息公開(kāi)管理辦法》以及電子公務(wù)平臺(tái)的系統(tǒng)要求，對(duì)每一份文件指定使用范圍。對(duì)于不通過(guò)電子公務(wù)平臺(tái)報(bào)送的已公開(kāi)現(xiàn)行文件等政府信息，各發(fā)文單位可以通過(guò)電子郵件或移動(dòng)載體送到本級(jí)電子文件中心，并說(shuō)明文件使用范圍。

文件的使用范圍分三個(gè)層次設(shè)置：完全公開(kāi)（可向社會(huì)公開(kāi)）、部分公開(kāi)（可在政務(wù)網(wǎng)公開(kāi)）、不公開(kāi)（僅限于文件規(guī)定范圍內(nèi)使用）。

各機(jī)關(guān)、單位應(yīng)將屬于主動(dòng)公開(kāi)范圍的政府信息，在信息形成或變更20日內(nèi)向區(qū)檔案館送交。有關(guān)政府公開(kāi)信息送交工作的操作規(guī)范和要求，按照《*區(qū)政府公開(kāi)信息送交辦法》執(zhí)行。

第四條區(qū)檔案局應(yīng)會(huì)同區(qū)信息化工作主管部門(mén)按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理原則，負(fù)責(zé)對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)電子文件歸檔與管理實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各單位檔案管理部門(mén)、信息化工作部門(mén)、電子文件形成部門(mén)要加強(qiáng)協(xié)調(diào)，在相關(guān)的信息系統(tǒng)建設(shè)中，采取相應(yīng)的技術(shù)措施，確保歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性和安全性。

各單位要制訂電子文件歸檔管理制度，在明確職責(zé)、責(zé)任到人的前提下，對(duì)本單位電子文件的形成、承辦、運(yùn)轉(zhuǎn)、整理、鑒定、歸檔等實(shí)行全過(guò)程管理。

第五條電子文件的收集范圍和要求

（一）各單位電子文件收集范圍應(yīng)按照國(guó)家檔案局第8號(hào)令《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定》，將反映本單位主要職能活動(dòng)包括政府信息公開(kāi)、行政許可、行政執(zhí)法、公共服務(wù)、政務(wù)公開(kāi)、重大活動(dòng)、重要工作成果等具有查考利用價(jià)值的文本文件、圖像文件、圖形文件、影像文件、聲音文件等各種類型的電子文件及相關(guān)元數(shù)據(jù)納入收集范圍。

（二）電子文件收集的格式應(yīng)是符合規(guī)定的通用文件格式。專用軟件產(chǎn)生的電子文件在歸檔時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換為規(guī)定的通用格式。

（三）歸檔電子文件的收集應(yīng)由文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)，檔案部門(mén)要進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。歸檔電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性，移交前由文件的形成部門(mén)負(fù)責(zé)，移交后由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)。

（四）涉密電子文件載體的保存，應(yīng)按照有關(guān)管理規(guī)定執(zhí)行。

（五）電子文件的保管期限按照文件材料的保管期限規(guī)定執(zhí)行。

第六條電子文件的歸檔

（一）電子文件的歸檔整理按照電子文件的類別分別進(jìn)行，文本電子文件的歸檔整理按照《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22）要求進(jìn)行，其他類別的電子文件歸檔整理按照相關(guān)的要求進(jìn)行。

（二）檔案部門(mén)應(yīng)將永久和定期為30年的歸檔電子文件進(jìn)行脫機(jī)保存，脫機(jī)保存的載體為：一次性寫(xiě)光盤(pán)、磁帶。不允許用軟磁盤(pán)、U盤(pán)等移動(dòng)設(shè)備作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體。

（三）電子文件歸檔方式可以采取實(shí)時(shí)的邏輯歸檔和定期的物理歸檔。物理歸檔應(yīng)當(dāng)復(fù)制一式三套，一套用于封存保管，一套用于提供利用，一套用于異地保存。一個(gè)歸檔年度的電子文件應(yīng)集中拷貝到一個(gè)或多個(gè)載體中。

（四）歸檔電子文件存儲(chǔ)載體應(yīng)標(biāo)注：全宗號(hào)、歸檔年度、盤(pán)號(hào)、套別（封存保管、提供利用、異地保存）等。

（五）電子文件歸檔內(nèi)容包括：符合歸檔范圍的正文、定稿、附件等。歸檔電子文件信息組織結(jié)構(gòu)要求為樹(shù)形結(jié)構(gòu)。

第七條各單位應(yīng)按照同級(jí)國(guó)家綜合檔案館規(guī)定的接收范圍和要求，定期將檢驗(yàn)合格的歸檔電子文件移交給同級(jí)國(guó)家綜合檔案館集中保管。檢驗(yàn)項(xiàng)目包括：

（一）歸檔電子文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)等信息無(wú)缺損，能識(shí)別。

（二）存儲(chǔ)載體外觀完好，整潔無(wú)損，記錄的字節(jié)數(shù)、檢索條目與登記一致，確保無(wú)病毒。

第八條移交歸檔電子文件應(yīng)填寫(xiě)《歸檔電子文件移交登記表》。

第九條歸檔電子文件載體應(yīng)使用專門(mén)設(shè)備或?qū)ｉT(mén)庫(kù)房集中保存，不同套別的載體要分開(kāi)保管。保管應(yīng)當(dāng)符合下列條件：

（一）保管環(huán)境應(yīng)當(dāng)遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)、強(qiáng)熱源，與有害氣體相隔離，防光、防塵、防磁、防有害氣體。

（二）單片載體應(yīng)裝盒，豎立存放，避免擦、劃、觸摸記錄涂層和擠壓。

（三）保管環(huán)境溫度控制在170C－200C，相對(duì)濕度控制在35％－45％。

第十條各單位檔案部門(mén)要定期對(duì)所保管電子文件進(jìn)行讀取檢查。在符合保管條件時(shí)，磁性載體每滿2年、光盤(pán)每滿4年要進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)。在無(wú)法滿足保管條件時(shí)，要適當(dāng)增加檢驗(yàn)頻度。檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)。

當(dāng)電子文件的應(yīng)用環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，要確認(rèn)能否繼續(xù)兼容，如不能兼容，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行轉(zhuǎn)換，轉(zhuǎn)換前的載體仍要保管四年。

第十一條利用歸檔電子文件應(yīng)遵守以下規(guī)定：

（一）封存的存儲(chǔ)載體不得提供借閱使用。

（二）利用涉密或不宜公開(kāi)的歸檔電子文件要按照有關(guān)規(guī)定辦理。

（三）查閱或復(fù)制電子文件應(yīng)在規(guī)定的許可權(quán)限和范圍內(nèi)。

第十二條電子文件鑒定和銷毀，參照紙質(zhì)檔案鑒定銷毀的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。涉密的電子文件銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，必須連同存儲(chǔ)載體一并銷毀。

第十三條本規(guī)定自頒布之日起施行。