導(dǎo)語(yǔ)：公文寫作文種誤用體會(huì)一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

公文是應(yīng)用文的重要組成部分，它是國(guó)家黨政機(jī)關(guān)實(shí)施行政管理、指導(dǎo)工作、規(guī)范行為、維系國(guó)家機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)的強(qiáng)有力工具。展望新世紀(jì)，我們深切地感受到公文不僅于國(guó)際間、政府間、行業(yè)間、社會(huì)間有著其它文種不可替代的作用，而且與維系社會(huì)穩(wěn)定，促進(jìn)社會(huì)和諧、有序、高效的發(fā)展有直接的關(guān)聯(lián)?？梢哉f(shuō)，社會(huì)的發(fā)展帶動(dòng)了公文的發(fā)展，而公文的發(fā)展叉促進(jìn)了社會(huì)的發(fā)展，故公文與時(shí)俱進(jìn)。正如劉勰在《文心雕龍·時(shí)序》中指出的“文變?nèi)竞跏狼?，興廢系乎時(shí)序”一樣，公文始終體現(xiàn)著這個(gè)時(shí)代的精神風(fēng)貌與革新。

公文是法定文種，它的種類、格式、行文規(guī)則，辦理及管理都有法的嚴(yán)格的規(guī)定，即必須遵照國(guó)務(wù)院辦公廳的《國(guó)家行政公文處理辦法》去執(zhí)行。但隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革和政治體制改革的推進(jìn)，社會(huì)主義民主進(jìn)程的加快。公文寫作也發(fā)生了重大的變化。有些公文在完成它的歷史使命后就逐漸消失。而新文種應(yīng)運(yùn)而生，數(shù)量逐漸增加。國(guó)務(wù)院辦公廳的《國(guó)家行政公文處理辦法》對(duì)公文的文種界定也在不斷地更改與變革，這給我們?cè)诠膶懽髦袔?lái)極大的困難，特別是在實(shí)際操作中對(duì)文種的界定和合理運(yùn)用成為人們關(guān)注探討的問(wèn)題。由于人們不甚了解新《辦法》的實(shí)施，長(zhǎng)期對(duì)一些公文文種的模糊不清，難以區(qū)分和辨析文種而導(dǎo)致錯(cuò)用或誤用現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，最常見的有“報(bào)告”與“請(qǐng)示”的混用；“公示公告”與“公示通知”的亂用；“函”與“請(qǐng)示”、“批復(fù)”的誤用；“意見”與“報(bào)告”的連帶替用等等。

嚴(yán)格區(qū)分肅清使用

一、報(bào)告與請(qǐng)示的混用

“請(qǐng)示”與“報(bào)告”是公文中經(jīng)常被混用的最典型的兩種。由于這兩種公文均為上行文，都有向上級(jí)機(jī)關(guān)陳述意見，反映情況之功效，不少機(jī)關(guān)常常把它們混淆使用。或在“請(qǐng)示”的同時(shí)進(jìn)行冗長(zhǎng)的一文多事的報(bào)告，或在報(bào)告中央帶著請(qǐng)示事項(xiàng)，結(jié)果造成了請(qǐng)示與報(bào)告混用，給公文處理帶來(lái)困難，甚至直接導(dǎo)致工作失誤。如：1988年12月25日，電影制片廠得知云南邊防老山前線某部在元旦前夕舉辦“貓耳洞里頌祖國(guó)”的慶祝晚會(huì)，感到這個(gè)活動(dòng)有意義，便寫了個(gè)“報(bào)告”于25日送達(dá)總政文化部，請(qǐng)示派出攝影組趕赴老山前線拍攝紀(jì)錄片?？傉幕坑袀€(gè)規(guī)定：每周星期二、五批閱文件，而“請(qǐng)示”則當(dāng)天批閱。由于制片廠送來(lái)的是報(bào)告，辦文人員按照規(guī)定擱置起來(lái)，直到星期二即12月28日才送達(dá)部首長(zhǎng)閱示，等批復(fù)下來(lái)已經(jīng)晚了。盡管攝制組馬不停蹄地趕到老山前線陣地，但晚會(huì)已經(jīng)開過(guò)了。造成這次延誤的主要原因就在于有關(guān)人員錯(cuò)將“請(qǐng)示”寫成了“報(bào)告”。

主觀判斷的辨析不清，造成“請(qǐng)示”與“報(bào)告”不分，我們常見“關(guān)于×××的請(qǐng)示報(bào)告”，甚至還有鉛印好供人填寫的“關(guān)于×××的請(qǐng)示報(bào)告”。雖然請(qǐng)示、報(bào)告均屬上行公文，但報(bào)告可以于事前、事中、事后行文，上級(jí)機(jī)關(guān)可答可不答，一般不作答復(fù)；報(bào)告可以一文多事。而請(qǐng)示則不同，必須寫在事前，以請(qǐng)求上級(jí)批準(zhǔn)、指示，而不能“先斬后奏”或“先上車后買票”，上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)于請(qǐng)示則必須答復(fù)。報(bào)告央帶請(qǐng)示，請(qǐng)示寫成報(bào)告，也同樣常常誤事。請(qǐng)看：

例文(一)

關(guān)于增加選舉工作干部編制名額的請(qǐng)示報(bào)告

國(guó)務(wù)院：

經(jīng)中央批準(zhǔn)，今后縣、鄉(xiāng)兩級(jí)選舉的日常工作由民政部負(fù)責(zé)。但是在確定民政部門人員編制時(shí)沒(méi)有選舉工作這項(xiàng)任務(wù)，為了做好這項(xiàng)工作，需要給民政部門增加必要的編制名額。建議給民政部門增加八人，每個(gè)省、市、自治區(qū)增加三至四人，每地、市、縣增加一至二人。關(guān)于民政部增加的八個(gè)名額，請(qǐng)國(guó)家編委解決，關(guān)于給各地增加的編制名額，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地從現(xiàn)有名額中調(diào)劑解決。

以上報(bào)告當(dāng)否，請(qǐng)批示。

中央民政部

一九九0年八月二十四日

例文(二)

關(guān)于給予解決救災(zāi)款的報(bào)告

東政字(2001]第06號(hào)

××縣人民政府：

我鄉(xiāng)地處本縣邊遠(yuǎn)山區(qū)，又有少數(shù)民族居住，是老、少、邊窮鄉(xiāng)。2000年遭受特大洪災(zāi)，經(jīng)濟(jì)損失嚴(yán)重；今年又遇百日干旱，水稻種植面積原計(jì)劃五千六百五十畝，實(shí)際只種二百八十五畝，其中嚴(yán)重受早面積有一千多畝。所種烤煙、紅薯一律未能收獲。因干旱造成的直接經(jīng)濟(jì)損失達(dá)五十萬(wàn)元。為此，特向縣人民政府請(qǐng)求撥給救災(zāi)款二十萬(wàn)元為盼。

以上報(bào)告，請(qǐng)批準(zhǔn)。

東山鄉(xiāng)人民政府

二00一年十月十日

例文(三)

關(guān)于××縣檔案局庫(kù)房存在安全隱患的情況報(bào)告

縣人民政府：

根據(jù)×××××文件精神和我縣檔案局的現(xiàn)實(shí)狀況，建造新庫(kù)房已迫在眉睫。

縣檔案館庫(kù)房系1952年所建辦公樓代用，房屋不僅狹窄，而且枕木腐爛，天花板開裂，兩面面臨渾溝、廁所污染；房屋與宿舍緊臨帶來(lái)嚴(yán)重隱患，不僅無(wú)法接收檔案進(jìn)館，而且嚴(yán)重威脅著檔案的安全保管。

據(jù)我們初步調(diào)查：縣檔案館樓上七問(wèn)庫(kù)房有38處天花板嚴(yán)重開裂，5處開始下塌；樓下三問(wèn)有16處天花板也嚴(yán)重開裂；其中七號(hào)庫(kù)房位于全棟樓房的中部；正因樓枕腐爛加撐2處；庫(kù)房窗戶寬大，受光面積增大，夏季月平均庫(kù)溫高達(dá)32度(檔案保管正常溫度為攝氏l4度至18度)致使檔案柜破爛，文件受損；樓下庫(kù)房因東南面臨機(jī)關(guān)院內(nèi)排水溝，北面緊靠豬圈和廁所，相對(duì)濕度高于80％以上(檔案保管要求相對(duì)溫度為50％至65％)，對(duì)檔案危害極大。庫(kù)房為磚木結(jié)構(gòu)建筑，又緊鄰兩棟宿舍，直接構(gòu)成了火災(zāi)威脅。

鑒于上述庫(kù)房容量不足和種種不利檔案安全保管的嚴(yán)重情況，根據(jù)現(xiàn)有館藏量和檔案事業(yè)的發(fā)展需要，我們迫切要求建一棟面積為1200平方米的檔案庫(kù)房。

特此報(bào)告，望予批復(fù)。

××縣檔案局

一九九0年五月五日

這三篇例文最主要的錯(cuò)誤在于把報(bào)告與請(qǐng)示并用、誤用。從內(nèi)容上看，例文(一)、(二)都是要求解決問(wèn)題的，需要上級(jí)答復(fù)或批準(zhǔn)，文種應(yīng)為“請(qǐng)示”，毫無(wú)疑問(wèn)，例文(一)把請(qǐng)示與報(bào)告這兩種文種混為一談，并列使用是錯(cuò)誤的，標(biāo)題中應(yīng)刪去“報(bào)告”二字；例文(二)是誤用了文種，標(biāo)題應(yīng)換成“請(qǐng)示”。例(三)報(bào)告內(nèi)容夾雜著請(qǐng)示事項(xiàng)，也屬文種誤用，應(yīng)改成請(qǐng)示。這種文種錯(cuò)用現(xiàn)象，應(yīng)給予廓清。

二、“公示公告”與“公示通知”的隱形性錯(cuò)用

中共中央組織部在《關(guān)于推行黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示制的意見》(以下簡(jiǎn)稱《意見》)中要求：干部任前“需向社會(huì)公示的一般通過(guò)報(bào)紙、電視、廣播等新聞媒體；在部門(單位)或系統(tǒng)內(nèi)公示的可以采取發(fā)公示通知或會(huì)議公布、張榜公告等形式”?！兑庖姟分v得很清楚，向社會(huì)公示發(fā)公告；在部門(單位)或系統(tǒng)內(nèi)公示采取三種形式：一是發(fā)公示通知；二是在會(huì)議上口頭公布；三是張榜公告。也就是說(shuō)“公示”時(shí)使用公文不外乎兩種：一種是公示公告，另一種是公示通知。

例文(四)

領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示

×××同志(男，41歲，碩士研究生，漢族，四川××縣人，中共黨員。現(xiàn)任××市經(jīng)濟(jì)體制改革委員會(huì)主任)，擬提名為××市發(fā)展計(jì)劃委員會(huì)主任人選。

×××同志(男，51歲，本科，漢族，四川××人，中共黨員，現(xiàn)任××市計(jì)劃經(jīng)濟(jì)委員會(huì)主任)，擬提名為××市經(jīng)濟(jì)貿(mào)易委員會(huì)主任人選。

干部群眾如有需要反映情況的，請(qǐng)于七日內(nèi)以真實(shí)姓名向市委組織部審查處(電話……)電話反映，也可向市委機(jī)關(guān)辦公樓前的××市縣領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示意見箱內(nèi)投遞書面意見。

中共××市委組織部

××××年××月××日

例文(五)

××市公開選拔副縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部公示榜

根據(jù)××市公開選拔副縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部的有關(guān)規(guī)定，按照“公開、公平、擇優(yōu)”的原則，經(jīng)過(guò)公開報(bào)名，資格審查，筆試、面試、體檢和組織考察，市委常委研究同意，×××同志擬任××市科委主任，×××同志擬任市教委副主任，現(xiàn)將兩位同志有關(guān)情況公示如下：

×××同志，男，34歲，1992年7月××機(jī)械學(xué)院無(wú)線電檢測(cè)技術(shù)及儀器專業(yè)畢業(yè)，漢族，四川××縣人，中共黨員，現(xiàn)任四川省××集團(tuán)公司企業(yè)技術(shù)中心辦公室主任，擬任四川省××集團(tuán)公司企劃部部長(zhǎng)。

×××，男，38歲，1991年7月××大學(xué)采礦工程專業(yè)碩士研究生畢業(yè)，漢族，四川××人，中共黨員，現(xiàn)任××科技大學(xué)環(huán)境工程學(xué)院副教授，擬任××縣科技副縣長(zhǎng)。

干部群眾如有需要反映情況的，請(qǐng)于七日內(nèi)以真實(shí)姓名向市委組織部干部審查處(電話……)電話反映。也可向市委機(jī)關(guān)辦公樓前的市縣級(jí)領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示意見箱內(nèi)投遞書面意見。

中共××市委組織部××市公選辦

××××年××月××日

例文(六)

中層干部任用公示公告

×××同志，男，34歲，1993年7月于××師范大學(xué)政治系本科畢業(yè)，漢族，云南××縣人，中共黨員，下派××縣組織部鍛煉工作一年，現(xiàn)任××師范高等?？茖W(xué)校政史系講師，擬任××師范高等?？茖W(xué)校辦公室副主任。

×××同志，男，42歲，漢族，云南××縣人，中共黨員，1996年7月于××師范大學(xué)漢語(yǔ)言文學(xué)專業(yè)本科畢業(yè)，1998年下派××縣××鄉(xiāng)掛職鍛煉工作一年，現(xiàn)任××師范高等?？茖W(xué)?！痢料抵v師，擬任××師范高等專科學(xué)校人事處副處長(zhǎng)。

從公示之日起7天內(nèi)，如對(duì)被公示人員有意見或舉報(bào)，請(qǐng)向?qū)W校黨委組織部反映，舉報(bào)電話：……

中共×××師專委員會(huì)

二00三年七月二十七日

上面例文(四)、(五)的內(nèi)容基本一樣，但文種一個(gè)用的是“任前公示”，一個(gè)用的是“公示榜”，兩個(gè)例文都刊登報(bào)上，都是一樣的目的，都是向社會(huì)公示的，由于認(rèn)識(shí)有偏差而發(fā)生亂用，這給公文寫作與處理帶來(lái)了混亂，不利于公文管理的規(guī)范化，按《意見》要求，應(yīng)改為“公示公告”。例文(六)是某師范高等?？茖W(xué)校推行中層領(lǐng)導(dǎo)干部競(jìng)爭(zhēng)上崗任用公示，從范圍和內(nèi)容上講，應(yīng)屬《意見》中規(guī)定的第二種范疇，即在本部門(單位)系統(tǒng)內(nèi)公示的，應(yīng)該使用“公示通知”，而不是“公示公告”，這里混用了文

三、“函”與“請(qǐng)示”、“批復(fù)”的情感化混

“函”作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文的重要種類之一，起著舉足輕重的作用，成為一種使用廣泛、輕便靈活的公文文種。從國(guó)務(wù)院辦公廳1981年2月27日的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理暫行辦法》至今已有21年，后經(jīng)過(guò)了四次對(duì)“函”的重新規(guī)定，我們看到一次比一次界定得清楚、明確，尤其是2001年1月1日施行的“新辦法”在前幾次的基礎(chǔ)上表述得更明確，語(yǔ)句更嚴(yán)整簡(jiǎn)潔，不僅嚴(yán)格地界定了“函”的使用范圍(必須是“不相隸屬機(jī)關(guān)之間”)，而且在適用內(nèi)容上與“請(qǐng)求批準(zhǔn)”相對(duì)應(yīng)再明確列出“答復(fù)審批”?！靶罗k法”對(duì)“函”的表述完全廓清了20多年的使用上存在不正確的方法，存在著諸多的誤區(qū)。但在現(xiàn)實(shí)中不重視“函”，不正確使用“函”的現(xiàn)象仍然存在，“函”的功能往往被“請(qǐng)示”和“批復(fù)”等文種所代替，以致造成文種錯(cuò)用。

(一)“函”具有“答復(fù)問(wèn)題”的功能，但不能代替“批復(fù)”。

“函”與“批復(fù)”是兩種根本性不同的公文文種。依據(jù)“辦法”之規(guī)定，“：吡復(fù)”適用于“答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)”，這里明確指出了“批復(fù)”是答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)的，但現(xiàn)實(shí)使用中往往出現(xiàn)用“函”(復(fù)函)代替“批復(fù)”答復(fù)問(wèn)題的情況。有些教科書中提出“有時(shí)下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問(wèn)題，上級(jí)機(jī)關(guān)也可用函來(lái)答復(fù)”。對(duì)這種函的警復(fù)可用“復(fù)函”也可以用“批復(fù)”，這些提法是不科學(xué)的。為了維護(hù)公文的嚴(yán)肅性，答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示問(wèn)題只能用“批復(fù)，而不能使用函復(fù)。所以，公文的實(shí)際運(yùn)作，公文的研究和教學(xué)，都必須以“新辦法”為依據(jù)。

(二)“函”具有向有關(guān)主管部門(無(wú)隸屬關(guān)系)“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的功效，不應(yīng)被“請(qǐng)示”所代替或混用?！备鶕?jù)行文規(guī)則，機(jī)關(guān)之間工作關(guān)系可分為：上下級(jí)關(guān)系、平行關(guān)系或非隸屬關(guān)系、隸屬關(guān)系等，“請(qǐng)示”是上行文，向隸屬的上繳機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)，就應(yīng)使用“請(qǐng)示”?！靶罗k法”明確界定了“函”具有“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的功能。刪去原辦法中的“不相隸屬的有關(guān)主管部門”的字樣，這樣“請(qǐng)求批準(zhǔn)”的對(duì)象是“不相隸屬的有關(guān)主管部門”。這里“不相隸屬的有關(guān)主管部門”和“上級(jí)機(jī)關(guān)”是兩種不同的概念，其“有關(guān)”是與“請(qǐng)求批準(zhǔn)函”的具體內(nèi)容有關(guān)，對(duì)發(fā)函單位而言，這樣的“主管部門”僅僅是與自己沒(méi)有直接的隸屬關(guān)系的某種職能機(jī)構(gòu)或某業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。它是特定的因人而異，并非像“上級(jí)機(jī)關(guān)”是固定不變的。因此，這里的“不相隸屬的有關(guān)主管部門”排除了使用“請(qǐng)示”的隸屬上級(jí)機(jī)關(guān)。換一角度說(shuō)，主送機(jī)關(guān)為上級(jí)機(jī)關(guān)時(shí)用“請(qǐng)示”而不能用“函”。主送機(jī)關(guān)為“不相隸屬的有關(guān)主管部門”時(shí)用“函”而不能用“請(qǐng)示”。在工作中曾見到“函”被冠之以“請(qǐng)示”來(lái)使用，例如：××縣城建局在給人事局要求解決本局環(huán)衛(wèi)工人崗位補(bǔ)貼時(shí)，公文的標(biāo)題寫成了《關(guān)于解決環(huán)衛(wèi)工人崗位補(bǔ)貼的請(qǐng)示》。從行文關(guān)系上講，兩局之間是平行關(guān)系，理應(yīng)以“函”行文，但寫作者存在著情感性因素和特殊心態(tài)含蓋了規(guī)范公文意識(shí)，導(dǎo)致誤用文種。

四、“意見”與“報(bào)告”的連帶替用

這是一對(duì)很不顯見的容易疏忽的誤用文種，由于寫作者對(duì)公文變更和發(fā)展不甚了解，缺乏同步的公文寫作知識(shí)和寫作意識(shí)，給實(shí)際操作帶來(lái)一些問(wèn)題，甚至步入誤區(qū)?！耙庖姟边m用于對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法，自2001年1月1日起正式作為國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文至今已有一年多了，據(jù)筆者對(duì)一些行政機(jī)關(guān)公文運(yùn)作的考察和了解，感到在此期間，由于對(duì)“意見”的使用連帶地對(duì)“報(bào)告”的適用范圍產(chǎn)生了相應(yīng)的影響，建議性報(bào)告和呈轉(zhuǎn)性報(bào)告不再使用，應(yīng)換以“意見”行文。

(一)“建議性報(bào)告”不應(yīng)再使用，應(yīng)換成“意見”?！掇k法》對(duì)“報(bào)告”適用內(nèi)容的規(guī)定是“向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)”。很明顯，“報(bào)告”自2001年1月1日起不再具有“提出意見或者建議”的功能，這與“意見”的使用是相一致的，但有些機(jī)關(guān)單位并沒(méi)有注意到這一十分明確的變動(dòng)和要求，在提出意見時(shí)，仍然以“報(bào)告”行文。例如：××縣教育局給該縣政府的《關(guān)于建議進(jìn)行全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)中小學(xué)校舍狀況普查的報(bào)告》，其發(fā)文時(shí)間為2001年6月15日，按照《辦法》的規(guī)定，上述事由是屬于“對(duì)重要問(wèn)題提出見解和處理辦法”應(yīng)以“意見”行文。

(二)“呈轉(zhuǎn)性報(bào)告”應(yīng)換以“意見”行文。“呈轉(zhuǎn)性報(bào)告”即呈請(qǐng)上級(jí)各部門執(zhí)行的報(bào)告。就其使用范圍講，這類報(bào)告的主送機(jī)關(guān)往往是高級(jí)別的政府機(jī)關(guān)，如國(guó)務(wù)院各省級(jí)政府等。這是一類使用頻次較高的“報(bào)告”，大多數(shù)屬于此類。我們知道，“報(bào)告”是陳述性上行文，它不應(yīng)體現(xiàn)請(qǐng)求性。從1984年起，國(guó)務(wù)院辦公廳施行的《國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理辦法》就明確規(guī)定：“報(bào)告”中不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。2001年1月1日起施行的《辦法》在第三章二十一條中再次強(qiáng)調(diào)了這一要求。而“呈轉(zhuǎn)性報(bào)告”在結(jié)尾卻無(wú)一例外地提出：“以上報(bào)告，如無(wú)不妥，請(qǐng)批轉(zhuǎn)各地、各部門執(zhí)行”。我們可以仔細(xì)地體會(huì)一下上述情況，分明是在“請(qǐng)求批準(zhǔn)”，其所含的請(qǐng)求性是十分明顯的，盡管過(guò)去這已形成一種公文運(yùn)作慣例，但用《辦法》去要求是不盡規(guī)范的，尤其是“意見”已列入國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文，而至今這種情況尚未改變過(guò)來(lái)，仍在繼續(xù)。因?yàn)檫@類報(bào)告皆屬建議性內(nèi)容，完全屬于“意見”的適用范圍，它理應(yīng)被“意見”所取代。換言之，凡過(guò)去的“呈轉(zhuǎn)性報(bào)告”現(xiàn)應(yīng)以“意見”行文。

原因探尋規(guī)范運(yùn)作

文種誤用的原因很復(fù)雜，有內(nèi)因也有外因，有主觀也有客觀的，但縱觀我國(guó)公文寫作的發(fā)展、變化，公文寫作在現(xiàn)代社會(huì)中的功效與影響，我們可以探求一些規(guī)律，文種的誤用現(xiàn)象有以下幾點(diǎn)原因：

(一)對(duì)公文文種的內(nèi)涵與外延認(rèn)識(shí)上的模糊

對(duì)于容易誤用、混用、錯(cuò)用的具體文種，首要的問(wèn)題是要弄清它們的真正含義與外延(范圍)，掌握它們的內(nèi)質(zhì)、特點(diǎn)、功能價(jià)值、用途范圍以及它們的差異性，認(rèn)真地區(qū)分辨析，就會(huì)避免文種上的錯(cuò)用。例如：最典型的“請(qǐng)示”與“報(bào)告”兩種文種，只要抓住關(guān)鍵的三點(diǎn)來(lái)理解與識(shí)別：一是所擔(dān)負(fù)的任務(wù)不同。“請(qǐng)示”主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)提出請(qǐng)求，要求上級(jí)機(jī)關(guān)明確批示、答復(fù)或解決問(wèn)題。它需要上級(jí)表態(tài)或批復(fù)；而報(bào)告則主要是向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，一般不要求上級(jí)批復(fù)。二是內(nèi)容的繁簡(jiǎn)不同。請(qǐng)示一般是一文一事，比較單純集中，這是寫請(qǐng)示時(shí)最基本的要求；而報(bào)告有綜合性的，內(nèi)容往往涉及許多方面，不能帶有請(qǐng)求事項(xiàng)三是使用的時(shí)間不同。請(qǐng)示必需在事前行文，在未得到上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)之前，不可按所請(qǐng)示的內(nèi)容行事；而報(bào)告則可以在事前行文，也可以在事中行文，也可以在事后行文。同時(shí)淡化兩者文種功能的一致性，這樣更增強(qiáng)了兩者的區(qū)分點(diǎn)與界定。明確了文種的具體用法。再如“意見”與“報(bào)告”，“報(bào)告”的內(nèi)涵減少和外延縮小，部分被新文種“意見”所代替；“公示公告”與“公示通知”，只要掌握兩者的使用范圍，弄清“公告”與“通知”的基本特征和差異，就不會(huì)產(chǎn)生誤用。

(二)缺乏對(duì)公文發(fā)展動(dòng)向的了解和同步的理論知識(shí)

公文的發(fā)展與時(shí)俱進(jìn)，公文與社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步有著密切互動(dòng)關(guān)系，特別是改革開放以來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型，社會(huì)變革，人們的參政意識(shí)不斷增強(qiáng)，管理水平不斷提高。公文寫作也與時(shí)俱進(jìn)。但人們?nèi)怨淌刂延械挠^念和舊的東西，沒(méi)有及時(shí)更新公文知識(shí)和觀念，就很難發(fā)現(xiàn)公文的發(fā)展動(dòng)態(tài)和帶來(lái)的連動(dòng)影響，所以在實(shí)際運(yùn)用中很容易犯錯(cuò)。例如：“公示”是在2000年6月2313是中央辦公廳《關(guān)于印發(fā)(深化干部人事制度改革綱要)的通知》(以下簡(jiǎn)稱《通知》)，發(fā)出后逐漸興起的，《通知》要求：“推行黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示制。在3到5年內(nèi)，地廳級(jí)以下領(lǐng)導(dǎo)干部(特殊崗位除外)的選拔任用，普通實(shí)行任前公示制”。兩年多來(lái)，各地在地廳級(jí)以下黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任職前，大多按《通知》要求進(jìn)行了任前公示，而使用的文種就是“公示”或“公示榜”，它們的產(chǎn)生雖然是時(shí)代的產(chǎn)物，但還沒(méi)有合法的地位。就目前來(lái)看，既不是現(xiàn)行的法定公文，事務(wù)性公文也末涉及，但使用頻率卻比較高。然而，“意見”中提到的“公告”和“通知”兩種文種都是法定公文，都具有告知的功能。尤其是“通知”，黨政公文法規(guī)都列入了公文文種，應(yīng)當(dāng)在黨政領(lǐng)導(dǎo)干部任前公示不能單獨(dú)使用“公示”或“公示榜”，選擇其一取決于公示內(nèi)容的范圍大小，若是向全社會(huì)公布的應(yīng)當(dāng)是寫成“公示公告”，若是向本單位公布的應(yīng)寫成“公示通知”，決不能把兩者混用。

(三)濃厚的感情色彩和隨意性是致錯(cuò)的主要因素

前面我們提到“函”作為“不相隸屬機(jī)關(guān)之間……”的公文文種廣泛。但在現(xiàn)實(shí)中未能受到應(yīng)有的重視，成為被公文遺忘的角落。“函”的功能往往被“批復(fù)”、“請(qǐng)示”所代替。人們?cè)谔幚砉珓?wù)時(shí)，不能正確認(rèn)識(shí)“函”的作用和價(jià)值，甚至懷疑其功效。在人們的潛意識(shí)中認(rèn)為請(qǐng)求對(duì)方(受文單位)批準(zhǔn)，就應(yīng)用“請(qǐng)示”，以示尊重。反過(guò)來(lái)用“函”則認(rèn)為不那么尊重對(duì)方，甚至使需要解決的問(wèn)題難以辦成。某單位為表示對(duì)“不相隸屬的有關(guān)主管部門”的尊重或擔(dān)心引起有關(guān)部門的誤解甚至反感，特意將本應(yīng)使用的“請(qǐng)示批準(zhǔn)函”的公文改用“請(qǐng)示”?？磥?lái)在公文運(yùn)行使用中往往添加了“感情”色彩和隨意性，恰恰冷落了“函”的存在，造成了不重視“函”的使用。筆者認(rèn)為“新辦法”出臺(tái)至今，不重視“函”的使用現(xiàn)象應(yīng)迅速根除，“函”作為一種正式公文與“請(qǐng)示”一樣完全可以發(fā)揮其自身價(jià)值和作用，忽視“函”的寫作運(yùn)用，輕視“函”的作用和價(jià)值是不可行的。否則就會(huì)出現(xiàn)誤用、錯(cuò)用現(xiàn)象。

綜上所述，公文是一種法定文種，它是合法的存在。要規(guī)范其使用，保持其正常有序的運(yùn)轉(zhuǎn)，就必須認(rèn)清明確公文文種的內(nèi)質(zhì)差異和功用價(jià)值，廓清文種誤用、亂用、錯(cuò)用和替用，使每一種公文都最大限度地發(fā)揮其自身的功效，這樣我們的公文寫作和公文處理才能與時(shí)代同步發(fā)展，才能更好地為社會(huì)服務(wù).