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篇1

論文關(guān)鍵詞:檔案管理信息資源信息化

檔案的管理與利用工作是檔案工作的基本功能。在全面建設(shè)小康社會(huì)，加快推進(jìn)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的新的發(fā)展階段，檔案的管理與利用工作也要遵循新思路，尋求新突破，不斷開(kāi)創(chuàng)新局面，以適應(yīng)改革開(kāi)放和現(xiàn)代化建設(shè)對(duì)檔案工作越來(lái)越高的要求。同時(shí)，也應(yīng)該看到，在新的歷史時(shí)期，隨著中國(guó)政治、經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的變化，檔案工作面臨著全新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理與利用工作是做好新時(shí)期檔案工作的關(guān)鍵。

一、新時(shí)期檔案工作中存在的主要問(wèn)題

1.國(guó)家檔案信息資源結(jié)構(gòu)沒(méi)有體現(xiàn)時(shí)代和地方特征，需不斷加以優(yōu)化

目前，在國(guó)家綜合檔案館保存的檔案中，存在著結(jié)構(gòu)不夠合理的問(wèn)題。在檔案的來(lái)源上，一般僅有本行政區(qū)域一級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案，二、三級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案甚少，而且難以反映我國(guó)社會(huì)結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)軌以來(lái)公有制為主體、多種經(jīng)濟(jì)成份并存的立檔單位性質(zhì)多元化的狀況。漂河市5家國(guó)家綜合檔案館保管著610個(gè)全宗的檔案，其中一級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為347個(gè)，二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗數(shù)為173個(gè)，89個(gè)二級(jí)機(jī)構(gòu)全宗在市檔案館，縣區(qū)檔案館二級(jí)全宗數(shù)量少，有的縣檔案館甚至沒(méi)有保管二級(jí)機(jī)構(gòu)的檔案。來(lái)源的單一性決定了館藏檔案不能全面客觀地反映漂河市新時(shí)期社會(huì)政治經(jīng)濟(jì)全貌。二是在檔案的內(nèi)容上，記載國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)方面的檔案多，與人民群眾聯(lián)系密切的檔案內(nèi)容少;反映宏觀管理方面的檔案居多，體現(xiàn)地方優(yōu)勢(shì)的各類(lèi)特色檔案少。漂河市國(guó)家綜合檔案館的檔案多來(lái)自于黨政機(jī)關(guān)，其內(nèi)容也主要是反映國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體職能活動(dòng)，近年來(lái)，雖然在地方特色檔案建設(shè)上下了功夫，但全市保存的地方特色檔案只有65種，還不能真實(shí)地全面地反映出漂河地方特色。三是在檔案的門(mén)類(lèi)上，文書(shū)檔案居多，專(zhuān)門(mén)、科技、聲像、電子等門(mén)類(lèi)檔案的數(shù)量少。全市國(guó)家綜合檔案館文書(shū)檔案151099卷(件)，專(zhuān)門(mén)檔案45678卷(件)，科技檔案1565卷(張)，聲像檔案36687張(盤(pán))，目前館藏檔案還以文書(shū)檔案為主。四是在檔案的制成材料和記錄的手段上，書(shū)寫(xiě)或打印的紙質(zhì)檔案居多，照片、錄音、錄像、電子等新型載體檔案少。派河市國(guó)家綜合檔案館照片、錄音、錄像、電子檔案共有39206張(盒、盤(pán))，占全部館藏量的15%。

2.國(guó)家檔案信息資源相對(duì)分散保存，不能實(shí)現(xiàn)共享

隨著社會(huì)轉(zhuǎn)型、經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)制，形成國(guó)家檔案資源的主體呈現(xiàn)出利益的多元化格局，國(guó)家檔案資源的歸屬與流向，特別是國(guó)家綜合檔案館作為對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的檔案的最終流向的地位受到了挑戰(zhàn)。國(guó)家檔案資源分散保存趨勢(shì)越來(lái)越明顯，表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:一是實(shí)行垂直領(lǐng)導(dǎo)的部門(mén)按照規(guī)定不再向當(dāng)?shù)鼐C合檔案館移交檔案，如工商、稅務(wù)、商檢、銀行等部門(mén)的檔案已經(jīng)國(guó)家檔案局同意不再向綜合檔案館移交;二是具有保密性質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案不向綜合檔案館移交，如公安局、法院、檢察院的檔案，因具有一定的機(jī)密性，按照規(guī)定不向綜合檔案館移交;三是綜合檔案館對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案的接收征集工作力度不夠。一方面是由于綜合檔案館長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)專(zhuān)業(yè)檔案接收工作不夠重視;另一方面形成專(zhuān)門(mén)檔案的部門(mén)受利益驅(qū)使，不愿意將重要的專(zhuān)業(yè)檔案向綜合檔案館移交;檔案行政管理部門(mén)也沒(méi)有從嚴(yán)執(zhí)法;四是國(guó)家綜合檔案館以外的檔案館數(shù)量呈現(xiàn)出增長(zhǎng)之勢(shì)。除了專(zhuān)業(yè)檔案館外，企業(yè)、事業(yè)單位及村級(jí)檔案館的數(shù)量越來(lái)越多，這些檔案館的檔案原則上不向綜合檔案館移交。以漂河市為例，市直80多個(gè)單位已有30多個(gè)單位按照不同的規(guī)定可以不向國(guó)家檔案館移交檔案，建行、中行等還投資建起檔案信息中心，這就使國(guó)家檔案信息資源呈現(xiàn)出分散保存的趨勢(shì)。國(guó)家檔案資源分散保存的結(jié)果必定使國(guó)家綜合檔案館的館藏缺乏綜合性和顯著的地方特色，而這樣勢(shì)必會(huì)影響到綜合檔案館功能的發(fā)揮。

3.檔案信息化建設(shè)任務(wù)艱巨，困難重重

由于種種原因，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)信息化的宏觀背景下，檔案管理部門(mén)卻沒(méi)有及時(shí)順應(yīng)信息時(shí)展的需要，很好地解決思想認(rèn)識(shí)、人才、經(jīng)費(fèi)等方面存在的問(wèn)題。在信息化建設(shè)上往往表現(xiàn)為思想上不夠重視，認(rèn)識(shí)上不夠到位，方向上不夠明確，投人上不夠充足，檔案信息化建設(shè)舉步維艱。加之檔案信息化本身就是一項(xiàng)浩大的工程，對(duì)綜合檔案館而言，檔案信息化任務(wù)艱巨，如果沒(méi)有人才與經(jīng)費(fèi)的保證，檔案信息化會(huì)永遠(yuǎn)是檔案部門(mén)一個(gè)遙不可及的夢(mèng)想。漂河市檔案館較早開(kāi)展了檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與全文數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，取得了階段性的成果，但檔案信息化是個(gè)龐大的系統(tǒng)工作，還需要付出艱辛的勞動(dòng)，市檔案館在檔案信息化方面還存在著一些突出的問(wèn)題?？h區(qū)綜合檔案館的信息化建設(shè)不容樂(lè)觀，在經(jīng)費(fèi)與信息化人才上都存在著不可忽視的問(wèn)題。

4.檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用工作力度不夠，還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享

大力加強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用，是黨和國(guó)家對(duì)檔案事業(yè)發(fā)展的基本要求，是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)展的必然選擇，是檔案事業(yè)在新時(shí)期實(shí)現(xiàn)健康持續(xù)發(fā)展的必由之路。課河市的檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作取得了一些成績(jī)，但隨著漂河各項(xiàng)事業(yè)對(duì)檔案信息需求的日益迫切和國(guó)家信息化發(fā)展的新形勢(shì)，檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用還存在一些問(wèn)題，檔案信息資源的社會(huì)化服務(wù)水平不夠高，檔案信息開(kāi)發(fā)利用的手段還比較落后，還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。檔案利用主要依靠手工查找，數(shù)字檔案信息還沒(méi)有在檔案利用中發(fā)揮出舉足輕重的作用。

二、做好新時(shí)期檔案管理與利用工作的對(duì)策

1.不斷改善國(guó)家檔案資源結(jié)構(gòu)

檔案部門(mén)要結(jié)合新時(shí)期經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的特點(diǎn)，注重對(duì)國(guó)家檔案資源中豐富的經(jīng)濟(jì)、科技等檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)決策、經(jīng)濟(jì)發(fā)展和知識(shí)創(chuàng)新提供參考;不斷開(kāi)發(fā)利用文化、教育等方面的檔案信息資源，促進(jìn)先進(jìn)文化建設(shè);充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源中與人民群眾息息相關(guān)的檔案信息資源，維護(hù)最廣大人民群眾的根本利益。同時(shí)，徹底改變計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下形成的檔案工作模式，不斷開(kāi)闊視野，拓展檔案工作領(lǐng)域，加強(qiáng)對(duì)新建領(lǐng)域建檔工作的監(jiān)管力度。此外，國(guó)家檔案資源建設(shè)的重心要放在圍繞中心服務(wù)大局的需要上。比如，政府職能正在轉(zhuǎn)向經(jīng)濟(jì)調(diào)節(jié)、市場(chǎng)監(jiān)管、社會(huì)管理和公共事務(wù)上來(lái)，檔案行政管理部門(mén)不僅要做好館、室藏檔案存量檔案資源建設(shè)，而且要加強(qiáng)正在形成中的重大社會(huì)活動(dòng)檔案、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案、重要科研項(xiàng)目檔案、企業(yè)信用檔案、社區(qū)建設(shè)檔案等增量檔案資源的建設(shè)。只有這樣，國(guó)家檔案資源結(jié)構(gòu)才會(huì)得到不斷改善，才會(huì)充分體現(xiàn)地方特征和時(shí)代特征。只要以各級(jí)國(guó)家綜合檔案館、各級(jí)強(qiáng)類(lèi)檔案室和其他檔案所有者為依托，充分利用法制、行政手段，發(fā)揮檔案館職能，堅(jiān)持豐富檔案資源與促進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用同步發(fā)展，我國(guó)的國(guó)家檔案資源建設(shè)必將大有作為。

2.對(duì)國(guó)家檔案資源進(jìn)行有效整合

國(guó)家檔案資源的整合，不僅指一般意義上的檔案接收、征集，而且主要是指在我國(guó)檔案工作“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的體制下，對(duì)國(guó)家和社會(huì)檔案資源的有效配置，以適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化時(shí)代增強(qiáng)區(qū)域綜合競(jìng)爭(zhēng)力需要的一項(xiàng)社會(huì)系統(tǒng)工程。對(duì)檔案資源進(jìn)行整合就是要突破其來(lái)源的限制，充分集聚各種檔案資源的特殊優(yōu)勢(shì)，最終實(shí)現(xiàn)區(qū)域范圍內(nèi)檔案資源的高度系統(tǒng)性要求。綜合檔案館作為各級(jí)黨委和政府直屬的文化事業(yè)機(jī)構(gòu)，要最大限度地集聚國(guó)家檔案信息資源，為綜合檔案館發(fā)揮全方位的輻射作用、拓展社會(huì)服務(wù)功能存儲(chǔ)充足的能量。首先接收時(shí)間要提前，對(duì)在三個(gè)文明建設(shè)中有較大現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值的檔案，要提前接收進(jìn)館;其次，接收范圍要擴(kuò)大，要加強(qiáng)對(duì)與人民群眾聯(lián)系密切的檔案的收集，使館藏檔案更加貼近社會(huì)需要;三是開(kāi)展檔案寄存服務(wù)工作。與新經(jīng)濟(jì)組織興起和各類(lèi)破產(chǎn)情況的出現(xiàn)及個(gè)人寄存檔案社會(huì)需求日益增長(zhǎng)的形勢(shì)相適應(yīng)，綜合檔案館可開(kāi)展面向社會(huì)的檔案寄存服務(wù)，使其中對(duì)國(guó)家和社會(huì)有重要價(jià)值的檔案得以妥善保管;四是建立以綜合檔案館為基地的區(qū)域性檔案目錄中心。建立包括區(qū)縣級(jí)以上機(jī)關(guān)和各級(jí)各類(lèi)檔案館在內(nèi)的區(qū)域性檔案目錄中心，對(duì)區(qū)域性檔案資源實(shí)行集中的信息管理，既能緩解檔案實(shí)體分級(jí)分專(zhuān)業(yè)管理與社會(huì)利用之間的矛盾，又能為依法監(jiān)控國(guó)家檔案資源的流向與有效整合檔案資源提供必要的條件;五是開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。將加人WTO后經(jīng)清理依然有效的政策性、法規(guī)性現(xiàn)行文件接收進(jìn)館，開(kāi)展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù)。

篇2

【論文摘要】檔案的集成化管理是數(shù)據(jù)的集合、信息的集合、技術(shù)的集合、多學(xué)科的集合，它適應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展要求。文章在分析檔案集成管理的內(nèi)容和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上提出了檔案集成管理的對(duì)策。

檔案工作就是管理檔案和開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)服務(wù)的工作。國(guó)家管理機(jī)器的正常運(yùn)轉(zhuǎn)、民族文明的傳承以及經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的進(jìn)步都依賴于檔案管理工作的正常開(kāi)展。隨著信息化社會(huì)的到來(lái)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、多媒體技術(shù)與現(xiàn)代通訊技術(shù)不斷介入，檔案集成管理應(yīng)運(yùn)而生。檔案集成管理，就是對(duì)傳統(tǒng)檔案信息中的各要素進(jìn)行優(yōu)化重組，形成相互之間的競(jìng)爭(zhēng)性互補(bǔ)關(guān)系，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)沖突，來(lái)實(shí)現(xiàn)彼此互補(bǔ)匹配的功能。

1檔案集成管理的特點(diǎn)

1.1非線性相干性

非線性相干性是集成管理的本質(zhì)特征，管理的投入和產(chǎn)出不再是一一對(duì)應(yīng)的簡(jiǎn)單的相加關(guān)系而是呈非線性關(guān)系，非線性相干性主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案進(jìn)行管理各環(huán)節(jié)間的相互作用不再是簡(jiǎn)單的數(shù)量相加，而是相互制約。第二，檔案集成要素的非對(duì)稱性。即檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)不是呈對(duì)稱狀態(tài)排列的，而是在同一集成體中處于不同側(cè)重的狀態(tài)。

1.2動(dòng)態(tài)開(kāi)放性

動(dòng)態(tài)性要求我們?cè)诩晒芾磉^(guò)程中必須時(shí)刻關(guān)注系統(tǒng)內(nèi)外環(huán)境要素的變化，并且及時(shí)調(diào)整相關(guān)的內(nèi)容，以保證管理系統(tǒng)的適應(yīng)外界的變化要求。開(kāi)放性是指集成管理的運(yùn)行是全方位開(kāi)放狀的，管理系統(tǒng)可以隨時(shí)和外界發(fā)生能量、物質(zhì)、信息、知識(shí)等各方面的交換。隨著外部環(huán)境的變化，系統(tǒng)參數(shù)進(jìn)行調(diào)整，從而適應(yīng)環(huán)境并隨之進(jìn)化，從而使管理系統(tǒng)能夠有效地運(yùn)轉(zhuǎn)。

1.3是一種柔性化管理

在檔案管理的運(yùn)作過(guò)程中表現(xiàn)出很強(qiáng)的彈性，是一種人本核心的管理運(yùn)作方式。管理實(shí)施主要是依賴非強(qiáng)制性的軟性手段和方式推動(dòng)。因?yàn)樵跈n案的集成中，人的智力和創(chuàng)造性思維是不可缺少的，不管技術(shù)和設(shè)備是多么的先進(jìn)，都要靠人去實(shí)行和操作，人始終在管理中占據(jù)著突出的地位。如果沒(méi)有檔案人員對(duì)檔案各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的操作，對(duì)信息技術(shù)的支持，對(duì)檔案工作的創(chuàng)新性思考，檔案集成管理系統(tǒng)將難以運(yùn)作，檔案事業(yè)也難以發(fā)展。

1.4是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理

檔案集成管理，是基于知識(shí)平臺(tái)的集成管理。是在知識(shí)平臺(tái)基礎(chǔ)上的信息和數(shù)據(jù)的集成，將分散的專(zhuān)業(yè)知識(shí)進(jìn)行分類(lèi)、匯總變成具體的、系統(tǒng)性的知識(shí)，它是在信息、科技、智慧為代表的知識(shí)體系基礎(chǔ)上，將人力資源的不同方面、信息管理、信息利用與開(kāi)發(fā)服務(wù)等內(nèi)容有機(jī)地協(xié)調(diào)統(tǒng)一起來(lái)，更好的完善檔案事業(yè)的管理和創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)資源的使用和配置最優(yōu)化和便捷。

2檔案集成管理的主要內(nèi)容

檔案集成管理是信息的集成、任何組織的集成、技術(shù)的集成和多學(xué)科的集成。

2.1信息集成

檔案系統(tǒng)信息集成是整個(gè)檔案集成管理的基礎(chǔ)，是在知識(shí)平臺(tái)的基礎(chǔ)上，將檔案文件與管理中文字、圖像、聲音、空間、時(shí)間等各種信息的集成，同時(shí)將信息進(jìn)行整理、分類(lèi)、匯總，輸入的是分散的信息，輸出的是系統(tǒng)的信息。只有在信息集成構(gòu)建的信息通道基礎(chǔ)上，各不同功能的部門(mén)、環(huán)節(jié)才能克服時(shí)間、空間以及不同環(huán)境的障礙，實(shí)現(xiàn)信息的自由流通，各部門(mén)才能得以良好的溝通和協(xié)調(diào)，才能提高檔案管理運(yùn)作整體水平與效益。

2.2人和組織的集成

不論是多么先進(jìn)的技術(shù)裝備都是由人來(lái)操作和完成的，因此人是系統(tǒng)中最為重要和活躍的因素。首先是對(duì)各類(lèi)人員的協(xié)調(diào)工作，檔案管理工作人員只有同心協(xié)力，相互配合才能保證總體工作目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)；其次是實(shí)現(xiàn)人與計(jì)算機(jī)的協(xié)調(diào)，即保證計(jì)算機(jī)能更好的為人所用，這就要建立合理的培訓(xùn)和激勵(lì)機(jī)制，增強(qiáng)工作人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和進(jìn)去意識(shí)；最后，培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化，使我們的活動(dòng)都遵照一定的文化價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，增強(qiáng)工作人員的凝聚力和對(duì)組織的融合力。

2.3技術(shù)集成

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，多種技術(shù)聯(lián)合應(yīng)用成為現(xiàn)實(shí)，檔案集成管理同樣也需要現(xiàn)代化的技術(shù)手段的支持，要依靠數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及硬件條件的支持等等。簡(jiǎn)單的說(shuō)檔案集成管理就是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)在檔案管理中的綜合運(yùn)用。

2.4多學(xué)科集成

檔案集成管理是多學(xué)科的集成，是圖書(shū)、情報(bào)、檔案的一體化管理。我們通過(guò)對(duì)文獻(xiàn)信息進(jìn)行科學(xué)的分類(lèi)和處理，保證文獻(xiàn)信息獲取、加工、貯存、傳遞等渠道的暢通，提高文獻(xiàn)信息之間的傳遞效率和利用率；通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共建、資源共享等手段，實(shí)現(xiàn)信息、信息人員、信息技術(shù)、信息設(shè)備等各種要素之間的匹配與磨合，為用戶提供集成的一站式服務(wù)。

3檔案集成管理的應(yīng)用

3.1檔案人力資源集成管理

檔案人力資源集成管理是指在檔案工作中要重視人才的培養(yǎng)，建立一整套吸引人才、培養(yǎng)人才的制度，使人員集成在整個(gè)檔案集成系統(tǒng)中發(fā)揮應(yīng)有的作用。他體現(xiàn)的是以人為本的思想，不管現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)多么的發(fā)達(dá)，人始終是操作和實(shí)行的核心。檔案人力資源集成管理不但要協(xié)調(diào)各類(lèi)人員的工作，還要實(shí)現(xiàn)人與技術(shù)的集成，人與計(jì)算機(jī)的集成，以及培養(yǎng)具有協(xié)調(diào)性、創(chuàng)造性的企業(yè)文化。檔案人力資源集成管理主要從以下幾方面入手：第一，合理配置人力資源，將最優(yōu)秀的人安排到最合適的崗位，在體現(xiàn)員工價(jià)值的同時(shí)，可以激發(fā)員工的工作積極性。第二，建立完善的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)是企業(yè)送給員工的福利，也可以增強(qiáng)員工的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和對(duì)企業(yè)的向心力，只有專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富的人才能駕馭高科技航向，只有專(zhuān)業(yè)知識(shí)豐富的人才能在信息社會(huì)立于不敗之地。第三，建立競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，有競(jìng)爭(zhēng)才會(huì)有動(dòng)力和進(jìn)步，要適當(dāng)?shù)膶?duì)員工進(jìn)行激勵(lì)，鼓勵(lì)其增強(qiáng)自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和操作技能。3.2檔案信息服務(wù)集成管理

檔案信息服務(wù)集成管理是是一種基于網(wǎng)絡(luò)的復(fù)雜服務(wù)功能集成，是指將分散的資源和服務(wù)按照一定的規(guī)則鏈接成一個(gè)整體，從而靈活配置所需的信息系統(tǒng)或信息服務(wù)流程，它要求建立一個(gè)能夠集成各種類(lèi)型的數(shù)字資源的統(tǒng)一的檢索平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。要實(shí)現(xiàn)檔案信息服務(wù)集成管理，第一，要更新觀念，用系統(tǒng)的思考方式對(duì)待新的檔案工作流程。第二，充分利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)。檔案信息服務(wù)集成是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、集成數(shù)據(jù)環(huán)境的實(shí)現(xiàn)為前提的。只有當(dāng)我們掌控了數(shù)據(jù)、文本、圖像和聲音的多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，建立了多功能界面的環(huán)境下，信息集成服務(wù)才會(huì)成為可能。第三，就是要提高檔案人員的綜合素質(zhì)。人是一切的主導(dǎo)，再先進(jìn)的技術(shù)都要人來(lái)操作和實(shí)行，因此要重視人才的培養(yǎng)。

4結(jié)論

檔案集成管理是信息時(shí)代對(duì)檔案管理提出的新要求，它真正實(shí)現(xiàn)了信息、技術(shù)和人的集合和統(tǒng)一，檔案集成管理不僅要求對(duì)檔案文件進(jìn)行控制，而且還要求在這個(gè)管理系統(tǒng)中的要素能夠競(jìng)爭(zhēng)互補(bǔ)，發(fā)揮更大的作用與功效；它也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源完全數(shù)字化的技術(shù)基礎(chǔ)。只有實(shí)現(xiàn)了檔案管理集成化，檔案工作才能實(shí)現(xiàn)真正的進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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[2]孫淑揚(yáng).檔案計(jì)算機(jī)管理教程[M].中國(guó)人民大學(xué)出版社.

篇3

對(duì)于查閱檔案的利用者，我們首先將利用者提供的線索輸入計(jì)算機(jī)進(jìn)行查詢。如果利用者需要調(diào)閱的檔案已縮微復(fù)制，我們將向利用者提供檔案縮微品。通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索，獲知利用者所需信息的縮微號(hào)，調(diào)閱縮微品提供利用。在單位條件允許的情況下，可以通過(guò)縮微品計(jì)算機(jī)輔助檢索系統(tǒng)(CAR系統(tǒng))查詢所需信息，從而提高查閱檔案的效率。

直接查閱縮微品，對(duì)于大多數(shù)利用者來(lái)說(shuō)比較陌生、不習(xí)慣。這就需要我們向利用者耐心講解注意事項(xiàng)，并進(jìn)行實(shí)際操作演示，直到利用者可以獨(dú)立操作為止。如果遇到機(jī)密性強(qiáng)的縮微品或利用者急需的情況，我們可以幫助他們查找所需文件。對(duì)于不能很快獨(dú)立操作的利用者，也可以先幫助查詢，逐步使利用者掌握操作方法。而對(duì)那些經(jīng)常或長(zhǎng)期的縮微品利用者，可以專(zhuān)門(mén)為他們預(yù)留閱讀品，以方便使用。這樣即擴(kuò)大了縮微復(fù)制工作的影響，方便了利用者，也減輕了提供利用人員的工作負(fù)擔(dān)。

對(duì)于未開(kāi)放檔案的利用，可以將拍攝的卷片制成封套片，向利用者提供經(jīng)編輯的封套片，從而防止未開(kāi)放檔案的泄密，也使其中已開(kāi)放的檔案提供利用。如果未開(kāi)放檔案經(jīng)審定開(kāi)放，可以對(duì)封套片重新進(jìn)行編輯后，再提供利用。如果該全宗檔案經(jīng)審定全部開(kāi)放，則既可以提供卷式縮微品，也可以提供片式縮微品。從而解決了方便利用與保證機(jī)密安全的矛盾。

我們還可以根據(jù)利用者提供的信息，向兄弟檔案館或其他單位、個(gè)人通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或交換縮微品的方式豐富館藏，從而解決了利用者多地查詢的不便，而且價(jià)格也比較便宜。如果利用者在外地或不便到檔案館來(lái)使用，在條件允許的情況下，可以通過(guò)郵寄或從網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)姆绞教峁├?。?/p>

二、創(chuàng)建良好的閱讀環(huán)境

創(chuàng)建一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，不但需要有高質(zhì)量的縮微品和檢索手段，還需要合適的閱讀和復(fù)印還原設(shè)備及精干的工作人員，這樣可以最大限度的降低利用者使用縮微品的抵觸情緒。

一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，需要縮微品閱覽室內(nèi)燈光亮度要合適，其燈光亮度與閱讀器屏幕亮度之比為1：3?？s微品閱覽室內(nèi)閱讀器應(yīng)按“口”字排列或在四周放置，閱讀復(fù)印機(jī)要放在角落里，避免互相干擾。放置閱讀器還要預(yù)留下足夠的書(shū)寫(xiě)空間。提供可調(diào)節(jié)高度且有后背的椅子，使不同高矮的利用者均能平視閱讀器屏幕三分之二高度，這樣可以部分減輕閱讀疲勞。工作人員必須耐心地向新利用者教授縮微閱讀設(shè)備的使用方法，各種縮微品和閱讀設(shè)備的指示信號(hào)和每臺(tái)機(jī)器的圖示都能幫助利用者掌握操作方法。其中來(lái)回卷片最容易出現(xiàn)問(wèn)題，乎沒(méi)有一個(gè)利用者第一次取片的方法是正確的?，F(xiàn)在，利用片一般提供的是負(fù)片。雖然正片符合人們的閱讀習(xí)慣，但由于縮微品是燈光投影閱讀，長(zhǎng)時(shí)間閱讀正片比負(fù)片易疲勞，而且考慮到塵土、損傷及高縮率的影響，一般以提供負(fù)片為好。

一個(gè)良好的閱讀環(huán)境，要求縮微品閱覽室的工作人員每周對(duì)鏡頭、屏幕檢查和清潔一次，還要提醒檔案工作人員注意每一臺(tái)機(jī)器的使用及其工作條件，從而確保良好閱讀環(huán)境的建立。

三、提供便捷的檢索工具

篇4

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，為我國(guó)檔案信息管理提供了現(xiàn)代化的管理手段和方式。檔案信息是社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)的真實(shí)記錄，是一種不可否認(rèn)的社會(huì)史實(shí)；另外站在更高的角度來(lái)講，檔案又是一種重要的信息資源，與社會(huì)生活和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密不可分。從目前來(lái)看，可利用的社會(huì)資源越來(lái)越少，社會(huì)上的虛假信息越來(lái)越多，人們?yōu)榱俗陨淼陌l(fā)展，不惜一切代價(jià)獲取真實(shí)的信息資源。重要的檔案信息資源對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，可能為個(gè)人的成功提供了機(jī)會(huì)；對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，可能是幫助企業(yè)渡過(guò)難關(guān)，獲得最大效益的法寶；對(duì)一個(gè)國(guó)家來(lái)說(shuō)，信息資源甚至決定國(guó)家的興衰。由此可見(jiàn)，檔案信息資源在國(guó)家社會(huì)生活的方方面面發(fā)揮著深遠(yuǎn)的影響，具有重要的價(jià)值。因此，做好檔案信息的安全管理工作是當(dāng)前檔案工作的重中之重。

二、檔案信息安全管理的現(xiàn)狀分析

近年來(lái)隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理模式基本上分為兩種：實(shí)體檔案信息管理和電子檔案信息管理。下面針對(duì)不同的檔案信息管理模式，對(duì)其現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

1.實(shí)體檔案信息管理

實(shí)體檔案信息管理是長(zhǎng)期以來(lái)一直沿用的管理方法。實(shí)體檔案信息管理需要大量的檔案館庫(kù)做支撐，但是我國(guó)目前的檔案館庫(kù)多是20世紀(jì)80年代的建筑，特別是在經(jīng)濟(jì)發(fā)展相對(duì)緩慢、生活貧困的地區(qū)，其中不少檔案館庫(kù)及設(shè)施在漫長(zhǎng)的歲月演變中變得破敗不堪，檔案庫(kù)房的功能大大減弱，這對(duì)檔案信息的存放和保管構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅。不僅檔案館庫(kù)等建筑設(shè)施的狀況影響檔案信息的安全，在檔案信息管理中同樣存在嚴(yán)重的安全漏洞。主要表現(xiàn)在以下幾方面：首先，字跡不清晰。受到歷史條件的制約，以前很多紙質(zhì)檔案書(shū)寫(xiě)所用的材料不符合規(guī)范，形成大量的鉛筆、圓珠筆字跡，再加上時(shí)間久遠(yuǎn)，檔案保護(hù)不當(dāng)，造成檔案字跡模糊不清晰。其次，檔案信息保護(hù)環(huán)境不良。在檔案存放和保管過(guò)程中，由于存放環(huán)境的惡劣導(dǎo)致檔案的破壞屢見(jiàn)不鮮。最后，檔案的自然損壞嚴(yán)重。檔案信息的自然損壞主要是歷史原因所致，由于存放時(shí)間比較久遠(yuǎn)，記錄檔案信息的載體經(jīng)過(guò)漫長(zhǎng)的時(shí)期發(fā)生了不同程度的損壞，導(dǎo)致所記錄的檔案信息隨之發(fā)生損壞。

2.電子檔案信息管理

隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的不斷提高，特別是計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的出現(xiàn)和應(yīng)用，為檔案信息管理提供了新的管理手段和方法。電子檔案信息管理不僅保證了檔案管理的高效性，還節(jié)省了檔案信息管理的經(jīng)濟(jì)成本。但是由于受到技術(shù)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理受到網(wǎng)絡(luò)黑客的攻擊和威脅，電子檔案信息管理工作同樣面臨嚴(yán)峻的安全問(wèn)題，主要存在以下兩方面問(wèn)題。

(1)檔案信息在查詢利用過(guò)程中面臨安全威脅

由于目前經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平的限制，電子檔案信息管理并沒(méi)有形成統(tǒng)一的機(jī)制。因此導(dǎo)致電子檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)不一致，在管理上無(wú)法達(dá)到統(tǒng)一規(guī)范，造成電子檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境不穩(wěn)定，極易遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。目前并沒(méi)有專(zhuān)門(mén)為電子檔案信息管理建立的安全可靠的局域網(wǎng)，也沒(méi)有針對(duì)檔案信息安全管理的完善的法律法規(guī)，這種管理上的不到位致使電子檔案信息在利用的過(guò)程中受到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的影響和損害。

(2)電子檔案信息管理系統(tǒng)功能不夠強(qiáng)大

電子檔案信息是一種重要的信息資源，一個(gè)單位檔案信息的失竊可能會(huì)給一個(gè)企業(yè)帶來(lái)巨大的經(jīng)濟(jì)損失，一個(gè)國(guó)家的檔案信息泄漏，嚴(yán)重的會(huì)引發(fā)國(guó)與國(guó)之間的矛盾或戰(zhàn)爭(zhēng)。盡管?chē)?guó)家對(duì)電子檔案信息管理十分重視，并且出臺(tái)了涉及國(guó)家秘密的信息系統(tǒng)審批管理相關(guān)法律法規(guī)，但是由于受到各種條件的限制，不少地區(qū)的電子檔案信息管理系統(tǒng)功能并不能達(dá)到國(guó)家相關(guān)規(guī)定的要求，從而使檔案信息安全面臨極大風(fēng)險(xiǎn)。具體到系統(tǒng)的登錄權(quán)限、身份識(shí)別、數(shù)字認(rèn)證、指紋識(shí)別等功能都有待進(jìn)一步的完善和提高。

三、檔案信息安全管理措施探析

1.增強(qiáng)檔案實(shí)體管理

檔案實(shí)體管理是一種重要的管理形式，針對(duì)檔案實(shí)體管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)著力發(fā)揮國(guó)家的財(cái)政支撐作用，對(duì)不符合標(biāo)準(zhǔn)的館庫(kù)及時(shí)進(jìn)行修整，對(duì)庫(kù)房的防護(hù)功能定期進(jìn)行檢查和確認(rèn)，確保檔案信息管理硬件環(huán)境的安全。

2.營(yíng)造電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境

眾所周知，檔案信息具有嚴(yán)格的保密性，是十分重要的信息資源。這就要求我們一定要營(yíng)造一個(gè)安全的電子檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。首先對(duì)于網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的硬件和軟件系統(tǒng)要進(jìn)行有效的保護(hù)，防止網(wǎng)絡(luò)黑客及病毒的襲擊是不容忽視的，要不斷研究和升級(jí)防范網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊的技術(shù)，將檔案信息的安全隱患降到最低。其次還要對(duì)電子檔案的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)功能進(jìn)行完善和升級(jí)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的登入采用先進(jìn)的指紋識(shí)別技術(shù)，進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，從而建立強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3.加強(qiáng)行政保護(hù)

檔案信息來(lái)源于社會(huì)生活和社會(huì)生產(chǎn)，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的開(kāi)展提供必要的信息支持。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案信息的發(fā)展與傳播步伐也越來(lái)越快，并逐漸對(duì)社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域產(chǎn)生不可估量的影響和作用。首先國(guó)家要重視并宣傳檔案信息的重要性，使人們普遍樹(shù)立檔案信息的保密意識(shí)，其次還要采取一定的行政手段，制定相關(guān)的法律法規(guī)，約束和規(guī)范檔案信息安全管理，特別要對(duì)電子檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理系統(tǒng)制定嚴(yán)格的規(guī)范，從而在制度保障的前提下建立強(qiáng)大的檔案信息安全系統(tǒng)。

四、結(jié)語(yǔ)

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藏族是一個(gè)注重文化傳承與歷史記錄的民族，從公元七世紀(jì)吞米•桑布扎創(chuàng)立藏文開(kāi)始，拉開(kāi)了檔案與檔案工作的序幕。到十三世紀(jì)被納入祖國(guó)的版圖之后，藏族地區(qū)出現(xiàn)了歷史研究的熱潮，作為史料之一的藏族檔案信息的編纂開(kāi)發(fā)工作亦蓬勃發(fā)展，如歷史文獻(xiàn)匯編《賢者喜宴》、《吐蕃檔案》、《舊唐書(shū)•吐蕃傳》、《元史•釋老傳》等。近半個(gè)世紀(jì)以來(lái)，藏族檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作更是長(zhǎng)盛不衰，各相關(guān)部門(mén)編纂出版的檔案文獻(xiàn)達(dá)百部以上，并積極舉辦了各種形式的檔案展覽，取得了良好的社會(huì)效果。但整體上看，藏族檔案信息資源開(kāi)發(fā)基本屬于公益性開(kāi)發(fā)，比較側(cè)重于嚴(yán)肅的學(xué)術(shù)性和政治性需求，信息開(kāi)發(fā)成果的受眾面較小，傳播范圍有限，而更為親民、更能體現(xiàn)檔案休閑功能的旅游價(jià)值開(kāi)發(fā)力度卻相對(duì)比較薄弱，與旅游相關(guān)的檔案文化產(chǎn)品較少問(wèn)世。早在2000年召開(kāi)的第十四屆國(guó)際檔案大會(huì)就提出了“檔案信息在休閑社會(huì)中的利用”這一議題，明確了檔案信息在休閑、旅游、文化等領(lǐng)域中應(yīng)用的必要性與可行性。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)社會(huì)不斷發(fā)展，旅游得到了大眾的普遍青睞，特別是近些年，深層次的文化旅游方興未艾，檔案信息資源在深層次旅游中的資源效用日益顯現(xiàn)。在當(dāng)前的旅游熱潮中，主動(dòng)開(kāi)發(fā)服務(wù)于旅游需求的藏族檔案信息產(chǎn)品，既有助于提升旅游資源的本真性，又有利于樹(shù)立檔案機(jī)構(gòu)積極的文化形象，提高其社會(huì)知名度，確是雙贏之舉。

二、藏族檔案旅游文化價(jià)值開(kāi)發(fā)的途徑與舉措

1.舉辦檔案展覽，展示真實(shí)的藏族歷史文化

藏族檔案以獨(dú)特的方式延續(xù)著藏族悠久的歷史和燦爛的文化，是藏族文明和社會(huì)進(jìn)步的記錄與標(biāo)志，沉淀著歷史文化的精華和特色。檔案展覽風(fēng)格活潑、形式多樣、圖文并茂、受眾體驗(yàn)好，是展示、傳播藏族歷史文化的較好形式。檔案部門(mén)不僅在館內(nèi)設(shè)置有固定的陳列展，通過(guò)精選的檔案向人們昭示與祖國(guó)自古以來(lái)不可分割的密切聯(lián)系，還先后在北京、上海、廣州等地舉辦檔案精品展，產(chǎn)生了良好的社會(huì)反響，較好地實(shí)現(xiàn)了檔案的宣傳、教育、傳播功能。但與美國(guó)國(guó)家檔案館成為旅游景點(diǎn)、名列《首都地區(qū)旅游指南》作重點(diǎn)介紹不同，我國(guó)尚沒(méi)有將檔案館開(kāi)辟為旅游景點(diǎn)的先例，因此設(shè)于館內(nèi)的檔案陳列展會(huì)受制于場(chǎng)地的非公共性而大大影響了其參觀者的范圍，在內(nèi)地城市的巡回展覽雖然社會(huì)影響面大但成本也相應(yīng)提高。面對(duì)蜂涌而至的外來(lái)旅游者，在本地的公共場(chǎng)合或各大旅游景點(diǎn)設(shè)置檔案展覽既降低了成本，又不影響傳播范圍，利用檔案信息的原始性與真實(shí)性又較好地實(shí)現(xiàn)了旅游者的本真性體驗(yàn)。因此，在檔案旅游文化價(jià)值開(kāi)發(fā)工作中，選擇能夠彰顯藏族文化底蘊(yùn)或與某些景點(diǎn)有關(guān)的主題，對(duì)館藏相關(guān)檔案進(jìn)行匯總復(fù)制、設(shè)計(jì)制作，通過(guò)圖文并茂的檔案展覽能夠系統(tǒng)、生動(dòng)、真實(shí)地展示特定主題的檔案內(nèi)容，還原歷史文化的本來(lái)面貌。檔案展覽形式非常靈活，時(shí)間可長(zhǎng)可短，規(guī)模可大可小，地點(diǎn)既可固定于城市中心的公共場(chǎng)所，也可以在各主要旅游景點(diǎn)巡回。隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，除了傳統(tǒng)的實(shí)體展覽外，利用網(wǎng)絡(luò)開(kāi)展網(wǎng)上展覽能夠在降低成本的同時(shí)突破時(shí)空限制，進(jìn)一步擴(kuò)大傳播范圍，甚至可以制作成三維立體效果，圖、文、聲并茂，動(dòng)靜結(jié)合，其形象性、生動(dòng)性、體驗(yàn)性更佳，更易引起受眾的興趣和關(guān)注。

2.編纂檔案文獻(xiàn)，提供旅游景點(diǎn)背后的故事

藏族檔案有著悠久的編纂歷史和良好的編纂傳統(tǒng)，積累下來(lái)數(shù)量浩繁、形式各異的檔案文獻(xiàn)為政治穩(wěn)定、宗教發(fā)展、學(xué)術(shù)繁榮發(fā)揮了信息輔助作用。近年來(lái)旅游業(yè)的大發(fā)展又為檔案編纂題材提供了更大的拓展空間，深入挖掘館藏檔案，尋找與各旅游客體相關(guān)的檔案信息，進(jìn)行整理匯集或融合提煉，可形成不同體裁的檔案文獻(xiàn)，宏觀的如景觀簡(jiǎn)介、旅游手冊(cè)、老照片集錦，微觀的如某一歷史事件、歷史人物相關(guān)檔案的匯總概括，也可與旅游部門(mén)合作為景點(diǎn)宣傳資料加入檔案元素，形式上可以是畫(huà)冊(cè)、書(shū)籍、小冊(cè)子、折頁(yè)、多媒體光盤(pán)等等，力求體裁及形式多樣化，借助檔案信息的原始性與可信度進(jìn)一步增強(qiáng)旅行者對(duì)旅游的本真性體驗(yàn)。以往的藏族檔案信息編纂大多集中于政治、學(xué)術(shù)類(lèi)的檔案開(kāi)發(fā)，而檔案旅游文化價(jià)值開(kāi)發(fā)屬于商業(yè)性開(kāi)發(fā)，面對(duì)的是對(duì)歷史文化了解不多的普通旅游者，他們渴望了解文化但又追求閱讀體驗(yàn)，因此在檔案編纂中應(yīng)特別注重檔案文獻(xiàn)形式的新穎性、內(nèi)容的可讀性、風(fēng)格的通俗性，盡可能貼近生活，喜聞樂(lè)見(jiàn)。

3.制作檔案復(fù)制件及延伸產(chǎn)品，留下旅游的永久印記

游客在旅游目的地往往會(huì)購(gòu)買(mǎi)一些紀(jì)念品，作為個(gè)人收藏或饋贈(zèng)親朋。旅游紀(jì)念品主要集中于藥材、珠寶、工藝品等，如果將檔案制作成形式各異、貼近生活并具有收藏價(jià)值的復(fù)制品及文化創(chuàng)意小商品，將進(jìn)一步豐富赴藏旅游紀(jì)念品的種類(lèi)，也為游客的藏地之旅留下永遠(yuǎn)的歷史印證，同時(shí)為檔案信息在更大的空間范圍內(nèi)傳播創(chuàng)造了可能。對(duì)檔案進(jìn)行的這種商業(yè)性開(kāi)發(fā)在國(guó)外早已有之。美國(guó)國(guó)家檔案館在其展廳出口處設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案紀(jì)念品商店，還在其網(wǎng)站上開(kāi)辟有在線商城，提供館藏檔案的仿真復(fù)制服務(wù)，出售相關(guān)書(shū)籍、影像制品以及根據(jù)檔案制作的創(chuàng)意小商品，如水杯、掛飾等。國(guó)內(nèi)也不乏先例，如上海市檔案館將館藏的上海老照片印制在明信片、杯子、衣服、鏡子等上面向市民及游客銷(xiāo)售。這些都是開(kāi)發(fā)檔案旅游文化價(jià)值及經(jīng)濟(jì)價(jià)值的成功嘗試。藏族檔案數(shù)量龐大、內(nèi)容豐富，其中珍貴的檔案更是比比皆是，如1761年清乾隆皇帝賜給布達(dá)拉宮的御筆匾額“涌蓮初地”；1951年5月簽訂的和平解放十七條協(xié)議以及一些珍貴的老照片等，它們或有宣傳教育意義、或有歷史收藏價(jià)值，將它們制作成復(fù)制件及其它文化創(chuàng)意產(chǎn)品，或者與其它部門(mén)合作制作發(fā)行紀(jì)念郵票、明信片、紀(jì)念封等，能夠固化歷史文化，調(diào)動(dòng)旅游者對(duì)和諧發(fā)展的關(guān)注、認(rèn)同，強(qiáng)化民族團(tuán)結(jié)和祖國(guó)統(tǒng)一的思想，并借助旅行者的文化橋梁作用將一這理念傳播出去，可以想見(jiàn)其社會(huì)效益將遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于經(jīng)濟(jì)效益。

4.加強(qiáng)檔案資源與旅游者的互動(dòng)，提升社會(huì)檔案意識(shí)

篇6

目前，電子文件歸檔的類(lèi)型有磁盤(pán)、光盤(pán)、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類(lèi)分別整理組盤(pán)。

1、文書(shū)電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤(pán)；第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤(pán)保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門(mén)的文件集中在同一盤(pán)上方便利用。為了確保文書(shū)電子文件組盤(pán)統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門(mén)在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤(pán)后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書(shū)檔案盤(pán)內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤(pán)內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書(shū)室處理，掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類(lèi)公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門(mén)掌握，處理完畢的文件由承辦部門(mén)根據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門(mén)，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類(lèi)號(hào)、檔號(hào)等，然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類(lèi)較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類(lèi)管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤(pán)、光盤(pán)或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤(pán)形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門(mén)雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容也可以光盤(pán)形式保存。但光盤(pán)歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤(pán)保存。光盤(pán)作為新型的存貯載體，比磁盤(pán)有良好的抗干擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門(mén)配備光盤(pán)刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤(pán)上。但是，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤(pán)和光盤(pán)的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤(pán)的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤(pán)的規(guī)格，使用3．5寸高密盤(pán)保存。

B、把住軟磁盤(pán)質(zhì)量關(guān)。軟磁盤(pán)的質(zhì)量直接影響到磁盤(pán)信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤(pán)在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤(pán)往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤(pán)時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤(pán)存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門(mén)加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤(pán)不帶病毒，并將磁盤(pán)經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤(pán)的管理。有的電子文件在存盤(pán)時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類(lèi)文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤(pán)載體更換成光盤(pán)，便于長(zhǎng)久保存。

2、光盤(pán)的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤(pán)的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤(pán)翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤(pán)的損傷。

篇7

林業(yè)技術(shù)檔案的管理

1健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制

健全林業(yè)技術(shù)檔案的管理體制，是加強(qiáng)檔案管理的重要保證。從中央到基層應(yīng)嚴(yán)格地建立對(duì)口專(zhuān)業(yè)管理體制，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，實(shí)行統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，專(zhuān)人負(fù)責(zé)、分級(jí)管理、及時(shí)修訂、逐年統(tǒng)計(jì)匯總上報(bào)的管理制度。使林業(yè)技術(shù)檔案成為提高森林經(jīng)營(yíng)水平及上級(jí)機(jī)關(guān)制定規(guī)劃、計(jì)劃和檢查領(lǐng)導(dǎo)的假科學(xué)依據(jù)。各級(jí)林業(yè)主管部門(mén)，要加強(qiáng)林業(yè)技術(shù)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，配備工作責(zé)任心強(qiáng)、有林業(yè)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的技術(shù)人員專(zhuān)職負(fù)責(zé)檔案管理工作，建立健全管理制度。檔案管理技術(shù)人員要保持相對(duì)穩(wěn)定，定期組織技術(shù)培訓(xùn)和交流，積極采用新技術(shù)，充分利用電子計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的應(yīng)用，不斷提高檔案管理技術(shù)水平。

2檔案管理技術(shù)人員的職責(zé)

檔案管理技術(shù)人員在工作中必須認(rèn)真負(fù)責(zé)，嚴(yán)格履行自己的職責(zé)。檔案管理人員的職責(zé)主要有以下幾點(diǎn)：1）深入現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，切實(shí)掌握森林資源消長(zhǎng)變化，準(zhǔn)確地進(jìn)行測(cè)定記載，及時(shí)做好數(shù)據(jù)和圖表的修正工作；2）統(tǒng)計(jì)和分析森林資源，按時(shí)提報(bào)年度森林資源數(shù)據(jù)及其資源分析報(bào)告；3）深入了解本單位的各項(xiàng)生產(chǎn)、科研等活動(dòng)和有關(guān)會(huì)議，密切配合林管員或護(hù)林員工作，互通情況，及時(shí)掌握資源變化信息；4）組織固定標(biāo)準(zhǔn)地和樣地的設(shè)置，按規(guī)定時(shí)間復(fù)測(cè)；5）收集森林資源、經(jīng)營(yíng)利用、科學(xué)實(shí)驗(yàn)等文字和圖面資料，并整理歸檔；6）嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、保密等管理制度，杜絕檔案資料丟失；7）積極宣傳和貫徹執(zhí)行《中華人民共和國(guó)森林法》和有關(guān)方針政策，對(duì)生產(chǎn)部門(mén)森林資源的經(jīng)營(yíng)利用活動(dòng)進(jìn)行監(jiān)督；8）努力學(xué)習(xí)先進(jìn)技術(shù)，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷改進(jìn)工作。

林業(yè)技術(shù)檔案管理的基本任務(wù)

檔案管理工作的基本任務(wù)，是按一定的原則和要求科學(xué)地管理，及時(shí)準(zhǔn)確地提供利用，為生產(chǎn)和科研服務(wù)，為各項(xiàng)工作需要服務(wù)。林業(yè)技術(shù)檔案管理工作也和其它技術(shù)檔案管理工作一樣，其基本任務(wù)包括檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用等具體工作。

1檔案的收集和整理

檔案的收集工作，就是搜集和接收具有保存和利用價(jià)值的技術(shù)檔案，把它集中保存在檔案室和檔案柜里。檔案資源的收集工作，是檔案管理工作的基礎(chǔ)，是實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理的具體措施之一。1）林業(yè)技術(shù)檔案的收集工作，就是根據(jù)建檔的需要，及時(shí)的搜集和接收森林資源調(diào)查、各種專(zhuān)業(yè)調(diào)查、各項(xiàng)生產(chǎn)作業(yè)的設(shè)計(jì)與實(shí)施以及科學(xué)研究成果等有保存價(jià)值的資料。歸檔的要求和手續(xù)，一般要求歸檔工作要由各業(yè)務(wù)技術(shù)機(jī)構(gòu)或部門(mén)來(lái)承擔(dān)負(fù)責(zé)將日常工作活動(dòng)中形成的科技文件材料收集整理歸檔。歸檔的科技文件材料必須進(jìn)行系統(tǒng)的整理，組成保管單位再移交給檔案室。2）檔案的整理，就是對(duì)檔案資料進(jìn)行分類(lèi)，組織保管單位，系統(tǒng)排列和編目，把檔案材料分門(mén)別類(lèi)，使之條理化和系統(tǒng)化。林業(yè)技術(shù)檔案的分類(lèi)一般分為大類(lèi)、屬類(lèi)和小類(lèi)。檔案的編目是整理工作的最后一道工序，其內(nèi)容包括編張?zhí)?、填?xiě)保管單位目錄、備考表和編制保管單位封面等四項(xiàng)工作。另外，林業(yè)技術(shù)檔案與其它技術(shù)檔案不同之處就是管理森林資源，建立森林資源檔案。

2檔案的保管與鑒定

檔案資料的保管，要求保護(hù)檔案資料的完整和安全，維護(hù)檔案的機(jī)密，最大限度地延長(zhǎng)檔案的壽命。林業(yè)技術(shù)檔案是國(guó)有的重要資料，應(yīng)建立責(zé)任制度，認(rèn)真保管，防止損壞和丟失。檔案資料的鑒定，就是用全面的、歷史的和發(fā)展的觀點(diǎn)來(lái)確定檔案的科學(xué)的、歷史的和現(xiàn)實(shí)的價(jià)值，從而確定不同的保管期限，把有保存價(jià)值的檔案妥善地保管好，把無(wú)須保存的檔案經(jīng)過(guò)一定的批準(zhǔn)手續(xù)揀出銷(xiāo)毀。保管期限一般分為永久、長(zhǎng)期（15年以上）和短期三種。

篇8

城建檔案信息化建設(shè)的關(guān)鍵在人。因此要推動(dòng)信息化建設(shè)，工作人員首先要具備現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)，而不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。但從目前看，許多地方的檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低，缺乏相應(yīng)的技術(shù)人才，尤其是城建檔案信息處理復(fù)合型人才。因此，盡管有的檔案館引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。同時(shí)，隨著城市建設(shè)的飛速發(fā)展，每年城建檔案館接收入館的檔案數(shù)量激增，由于目前的相應(yīng)的工作人員數(shù)量有限，在檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、查詢、利用等工作量已經(jīng)飽和，根本沒(méi)有時(shí)間和精力去顧及檔案的信息化工作。

二、加強(qiáng)城建檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）積極開(kāi)發(fā)城建檔案信息化軟件。在工作中，要根據(jù)實(shí)際情況的需要積極開(kāi)發(fā)適用于城建檔案信息化建設(shè)的軟件技術(shù)，建立安全穩(wěn)定的信息軟件系統(tǒng)。在進(jìn)行信息化處理過(guò)程中，要把安全、穩(wěn)定和保密放在第一位，確保歸檔的數(shù)據(jù)和信息不被破壞和損毀。對(duì)于檔案，要采取嚴(yán)格的安全保護(hù)措施，一律不得與網(wǎng)絡(luò)連接；對(duì)于非文件，即使在網(wǎng)上查詢，也要采取身份確認(rèn)、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，既防止別人盜用信息又可以有效地防范計(jì)算機(jī)病毒侵入造成數(shù)據(jù)破壞，確保軟件系統(tǒng)和和數(shù)據(jù)的安全。

（二）實(shí)現(xiàn)城建檔案信息管理規(guī)范化。在城建檔案信息管理實(shí)踐中，首先要不斷完善城建檔案信息化規(guī)范體系，建立管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)層面的操作標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，盡快制定《城建檔案信息化管理與操作規(guī)范》、《城建檔案信息化技術(shù)保障細(xì)則》等規(guī)章制度，為城建檔案數(shù)字化管理提供制度保障。其次，要適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展的需要，積極探索網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)與保障用戶公平使用的辦法。再次，要建立城建檔案信息化建設(shè)評(píng)估體系，以評(píng)促建、以評(píng)促改，通過(guò)對(duì)城建檔案信息化建設(shè)與管理的評(píng)估來(lái)推動(dòng)城建檔案信息管理規(guī)范化的落實(shí)。

（三）加大城建檔案信息化建設(shè)的資金支持。各地城建檔案館和主管部門(mén)要在設(shè)備投入方面給予大力支持，積極改善城建檔案工作的硬件環(huán)境和軟件環(huán)境，在工作人員待遇、經(jīng)費(fèi)使用等方面，有關(guān)部門(mén)應(yīng)該重視和解決工作中現(xiàn)實(shí)存在的問(wèn)題，以便于為工作的開(kāi)展創(chuàng)造良好的條件。

篇9

近年來(lái)，一些企業(yè)在機(jī)構(gòu)改革中，把檔案人員調(diào)整到其它部門(mén)，造成了檔案人員流失，二是部分檔案人員知識(shí)淺薄，又不注重學(xué)習(xí)，素質(zhì)較差；三是有的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案部門(mén)的人才培養(yǎng)，有機(jī)會(huì)參加的檔案培訓(xùn)有時(shí)也取消；有的企業(yè)在人員配置上把一些身體差，年齡偏大，文化偏低的同志安排到檔案部門(mén)，造成了檔案人員素質(zhì)偏低的現(xiàn)象。2.3檔案管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置不盡合理。

其表現(xiàn)有，一是許多企業(yè)撤銷(xiāo)兼并了二級(jí)機(jī)構(gòu)，把原來(lái)集中統(tǒng)一管理的文書(shū)、科技、會(huì)計(jì)檔案工作分別分解到辦公室、生產(chǎn)技術(shù)部門(mén)和會(huì)計(jì)部門(mén)，而未實(shí)行集中統(tǒng)一管理；二是由于檔案工作的分解，二級(jí)機(jī)構(gòu)的專(zhuān)、兼職檔案人員未能充分履行職責(zé)，檔案工作處于低效率運(yùn)轉(zhuǎn)狀態(tài)；三是有的企業(yè)根本就未設(shè)置二級(jí)檔案機(jī)構(gòu)，而把檔案工作掛靠在辦公室，由辦公室主任兼管，由于不是專(zhuān)職主管，加之辦公室日常事務(wù)繁重，管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)欠缺，造成領(lǐng)導(dǎo)不力，管理不善，檔案工作相對(duì)滯后。

檔案開(kāi)發(fā)利用和編研工作薄弱。一是有的企業(yè)對(duì)檔案的編研工作認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有把編研工作列入議事日程，無(wú)計(jì)劃、無(wú)安排，造成編研工作長(zhǎng)期無(wú)力開(kāi)展；二是有的企業(yè)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)，文化素質(zhì)較低，編寫(xiě)的材料質(zhì)量低，幾乎無(wú)任何實(shí)用價(jià)值，對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)工作未能達(dá)到提供利用，為其服務(wù)的目的。

檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施較差。一是有的企業(yè)檔案保管庫(kù)房狹小，沒(méi)有獨(dú)立的檔案庫(kù)房；二是檔案庫(kù)房無(wú)防火、防盜、防光、防濕、防塵、防蟲(chóng)等“八防”設(shè)施和設(shè)備；三是有的企業(yè)在安排經(jīng)費(fèi)時(shí)，不考慮購(gòu)置微機(jī)；四是有的檔案人員安于現(xiàn)狀，因而提不出檔案管理現(xiàn)代化的措施、方案。

加強(qiáng)檔案法制建設(shè)，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。檔案法制建設(shè)是檔案管理的重要內(nèi)容，是發(fā)展檔案管理的重要內(nèi)容，是發(fā)展檔案事業(yè)的重要保障。首先，要圍繞企業(yè)工作的特點(diǎn)，建立健全檔案管理的各項(xiàng)制度，如：檔案管理工作納入領(lǐng)導(dǎo)目標(biāo)管理責(zé)任制，納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，檔案人員參加工程竣工驗(yàn)收、領(lǐng)導(dǎo)在年度工作中報(bào)告檔案工作情況等制度；要大力宣傳貫徹、落實(shí)《檔案法》，重點(diǎn)對(duì)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、各類(lèi)技術(shù)、專(zhuān)業(yè)管理人員進(jìn)行普法教育，讓《檔案法》及各項(xiàng)制度真正深入人心，形成依法治檔，有章可循的管理機(jī)制；其次，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案法制意識(shí)，是檔案法制建設(shè)的關(guān)鍵；再次，檔案人員善于宣傳，執(zhí)行《檔案法》，讓職工了解認(rèn)識(shí)、熟悉《檔案法》；最后，要加強(qiáng)檔案法律法規(guī)、制度執(zhí)行情況的檢查，對(duì)檔案業(yè)務(wù)中發(fā)生的違法現(xiàn)象一定要認(rèn)真查處，切實(shí)做到有法可依，執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)。檔案工作是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)的基礎(chǔ)工作，檔案隊(duì)伍穩(wěn)定，專(zhuān)業(yè)人員政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高，是保證檔案工作順利進(jìn)行，檔案現(xiàn)代化管理水平，逐步提高的重要前提。要穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，提高人員素質(zhì)。首先，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)應(yīng)列入企業(yè)目標(biāo)管理考核之內(nèi)；其次，培養(yǎng)引進(jìn)既懂檔案專(zhuān)業(yè)知識(shí)，又懂企業(yè)管理、計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)的專(zhuān)業(yè)性人才，充實(shí)檔案隊(duì)伍，企業(yè)積極鼓勵(lì)檔案人參加各種業(yè)余學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，如，計(jì)算機(jī)培訓(xùn)等，完善自身的知識(shí)、結(jié)構(gòu)，切實(shí)提高檔案人員的整體素質(zhì)；最后，教育檔案人員樹(shù)立愛(ài)崗敬業(yè)的精神，讓他們安心做好檔案工作。

篇10

一是檔案交接不及時(shí)。一些基層單位對(duì)檔案交接工作不夠重視，領(lǐng)導(dǎo)把關(guān)不嚴(yán)。老檔案人員離了崗，新檔案人員進(jìn)了崗，而檔案交接手續(xù)還未辦妥，以致出現(xiàn)檔案數(shù)量等問(wèn)題責(zé)任不明、界限不清。甚至有的基層單位領(lǐng)導(dǎo)或人事干部認(rèn)為檔案交接只是一串鑰匙的交接，從而使得一部分基層單位檔案工作前后脫節(jié)。

二是檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密。按工作性質(zhì)和崗位職責(zé)要求，檔案人員交接應(yīng)是一項(xiàng)認(rèn)真細(xì)致、手續(xù)嚴(yán)密，責(zé)任重大的工作，而在一些基層單位檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作時(shí)，移交不按程序辦事，手續(xù)不按程序辦理，該檢查的不檢查，該清理的不清理，該簽的字也不簽，從而出現(xiàn)一些基層單位檔案交接只有一串鑰匙的現(xiàn)象，忽視了檔案交接工作中的重要內(nèi)容，忽視了檔案交接工作的基本要求。

三是檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格。一部分基層單位的領(lǐng)導(dǎo)把檔案交接當(dāng)作事務(wù)性的工作，看成是檔案人員之間的事情，從而對(duì)檔案交接準(zhǔn)備工作很少過(guò)問(wèn)，就連檔案監(jiān)交之時(shí)也懶得光臨，使得基層單位檔案監(jiān)交工作不嚴(yán)格，工作程序不完整。

筆者認(rèn)為：做好檔案交接工作，不僅是明確檔案人員責(zé)任，維護(hù)檔案安全完整，確保檔案工作連續(xù)不斷有序進(jìn)行的需要，而且也是《檔案法》及《檔案法實(shí)施辦法》賦予檔案人員的職責(zé)。如何做好檔案交接工作，筆者認(rèn)為應(yīng)做好下列工作，采取如下措施：

一是檔案交接要納入基層單位的議事日程、工作程序和規(guī)章制度之中。檔案交接是基層單位檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)引起基層單位的重視，尤其是基層單位負(fù)責(zé)人應(yīng)把檔案交接工作擺上重要議事日程，在檔案人員離崗或調(diào)動(dòng)工作單位時(shí)要把好關(guān)，做到檔案人員離職離崗先辦理工作交接手續(xù)，然后再辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)，對(duì)未辦理檔案交接手續(xù)的檔案人員，不得簽發(fā)調(diào)動(dòng)工作通知，不得辦理工資轉(zhuǎn)移手續(xù)，不得離開(kāi)原工作崗位，并要把檔案交接工作納入單位工作制度，列入有關(guān)人員的崗位職責(zé)之中。當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門(mén)要加強(qiáng)基層單位檔案交接工作的監(jiān)督檢查，對(duì)那些明知檔案交接手續(xù)未辦理妥，仍然隨意簽發(fā)調(diào)令的人員，要查明原因，分清責(zé)任，依法進(jìn)行處理。

二是檔案人員離崗離職之前要認(rèn)真做好檔案移交準(zhǔn)備工作。檔案交接分為移交和接收兩個(gè)方面，而認(rèn)真做好檔案移交前的準(zhǔn)備工作，是確保檔案交接工作順利進(jìn)行的前提。對(duì)于移交方來(lái)說(shuō)在正式移交之前主要做好五項(xiàng)工作：1對(duì)所保管的檔案進(jìn)行一次全面清理，做到帳物相符、心中有數(shù)；2對(duì)借出的檔案要及時(shí)催還，一時(shí)歸還不了的要問(wèn)明原因，整理好借據(jù)，并在借據(jù)上注明原因及催還情況；3對(duì)未整理的零散文件材料要分類(lèi)存放、清理排序，做到系統(tǒng)有序；4按檔案移交要求編制檔案移交文據(jù)及表格；5撰寫(xiě)檔案移交說(shuō)明。對(duì)于接收方來(lái)說(shuō)，在接收之前要做好三項(xiàng)工作：1了解移交單位職能活動(dòng)內(nèi)容和工作活動(dòng)情況；2向前任檔案人員了解檔案保管和檔案工作情況；3必要時(shí)要了解或檢查檔案移交準(zhǔn)備工作情況。只有交接準(zhǔn)備充分，才能保證交接工作順利進(jìn)行。