導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案的概念，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：電子文件 元數(shù)據(jù) 綜述

“元數(shù)據(jù)”一詞，由來已久，其最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)信息領(lǐng)域。自1996年美國著名電子文件專家戴爾·比爾曼在第十三屆國際檔案大會(huì)上提出“元數(shù)據(jù)”以來，元數(shù)據(jù)開始進(jìn)入檔案學(xué)界研究人員的視野，并逐漸發(fā)展成為檔案學(xué)界新的研究熱點(diǎn)，尤其是對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究。筆者試圖通過文獻(xiàn)分析法，對(duì)2000——2011年我國電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究情況進(jìn)行歸納和總結(jié)。

1．?dāng)?shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析

筆者選取了中國期刊全文數(shù)據(jù)庫、中國期刊全文數(shù)據(jù)庫-世紀(jì)期刊、中國博士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫及中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文全文數(shù)據(jù)庫，使用高級(jí)檢索，在“題名”檢索項(xiàng)中填入檢索詞“元數(shù)據(jù)”，同時(shí)在邏輯“且”條件中選擇“關(guān)鍵詞”檢索項(xiàng)并填入檢索詞“電子文件”，選擇2000至2011作為檢索時(shí)間，最終共獲取有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文134篇，其中中國期刊原文數(shù)據(jù)庫搜索出132篇，中國優(yōu)秀碩士學(xué)位論文數(shù)據(jù)庫2篇。

通過對(duì)年度的統(tǒng)計(jì)分析，可以了解電子文件管理元數(shù)據(jù)的研究進(jìn)展情況。依據(jù)本文所使用的檢索方法獲取的134篇論文，其年度分布情況如表1所示。

由表1可知，從2000年到2011年，有關(guān)電子文件管理元數(shù)據(jù)的論文數(shù)量明顯呈上升趨勢，并且自2002年開始，論文數(shù)量一直保持在比較穩(wěn)定的水平，這說明現(xiàn)階段，電子文件管理元數(shù)據(jù)問題仍是我國檔案學(xué)者普遍關(guān)注的問題，有關(guān)此問題的研究也仍在持續(xù)進(jìn)行中。

2．電子文件管理元數(shù)據(jù)研究的主要內(nèi)容

2.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念與功能研究

2.1.1電子文件管理元數(shù)據(jù)的概念

元數(shù)據(jù)最早出現(xiàn)于計(jì)算機(jī)技術(shù)領(lǐng)域，此后被廣泛應(yīng)用于多個(gè)領(lǐng)域。自戴維·比爾曼將其引入電子文件管理領(lǐng)域以來，檔案學(xué)者開始對(duì)其進(jìn)行研究，而有關(guān)元數(shù)據(jù)概念的研究自然首當(dāng)其沖。目前為止，我國檔案學(xué)者對(duì)電子文件領(lǐng)域內(nèi)元數(shù)據(jù)的概念研究大致可分成三個(gè)階段：初始定義階段、著錄元數(shù)據(jù)階段以及電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。①

初始定義階段，即直接引入計(jì)算機(jī)領(lǐng)域元數(shù)據(jù)的定義：元數(shù)據(jù)即關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)（data about data）。但這一概念過于寬泛，可以適用于各種不同領(lǐng)域，并不專門針對(duì)電子文件，無法作為電子文件領(lǐng)域的專業(yè)術(shù)語或概念，不具備專指性和唯一性。同時(shí)這個(gè)概念也過于抽象，檔案工作人員無法正確的認(rèn)識(shí)和理解它，更不知道在實(shí)踐工作中如何具體的運(yùn)用它。因此，檔案學(xué)界繼續(xù)對(duì)元數(shù)據(jù)的概念進(jìn)行探索，進(jìn)而進(jìn)入元數(shù)據(jù)概念研究的第二階段：著錄元數(shù)據(jù)階段。

著錄元數(shù)據(jù)階段。所謂著錄元數(shù)據(jù)，即元數(shù)據(jù)是關(guān)于單一電子文件和文件組合的背景及相互關(guān)系的結(jié)構(gòu)化著錄數(shù)據(jù)。②其實(shí)這里的著錄元數(shù)據(jù)也就是指著錄信息，這一階段支持這一觀點(diǎn)的代表性學(xué)者有董永昌、何嘉蓀、劉越男等。董永昌、何嘉蓀就明確提出“元數(shù)據(jù)是著錄信息”。著錄元數(shù)據(jù)概念的提出賦予了元數(shù)據(jù)有關(guān)檔案學(xué)的特定意義，同時(shí)由于著錄這一概念對(duì)廣大的檔案工作者而言并不陌生，因而也大大提高了整個(gè)檔案界對(duì)元數(shù)據(jù)的認(rèn)識(shí)，有利于在實(shí)踐工作中更好的操作和運(yùn)用元數(shù)據(jù)。但這一觀點(diǎn)也受到不少研究者的質(zhì)疑，一些檔案學(xué)者認(rèn)為，元數(shù)據(jù)與著錄信息在作用、獲取方式、穩(wěn)定性等方面都有所不同，因此不能單純的將元數(shù)據(jù)定義為著錄信息。為此，劉越男提出“在電子環(huán)境中可以將文件管理元數(shù)據(jù)理解為著錄信息”③的論點(diǎn)，并從現(xiàn)代著錄定義的拓展、國際元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)聯(lián)以及電子環(huán)境中兩者的本質(zhì)等方面對(duì)這一論點(diǎn)進(jìn)行了論證。

電子文件管理元數(shù)據(jù)階段。這一階段我國檔案研究者們引入了國際檔案界提出的“電子文件管理元數(shù)據(jù)”概念，即“在對(duì)電子文件及其與文件創(chuàng)建和管理有關(guān)的人、過程和系統(tǒng)進(jìn)行確認(rèn)以及為其提供憑證和背景信息的過程中，有關(guān)文件的管理、利用和文件可理解性的元數(shù)據(jù)?！?電子文件管理元數(shù)據(jù)是專門設(shè)計(jì)用于滿足電子文件管理需求，有關(guān)保證文件的真實(shí)性、可靠性、穩(wěn)定性、安全性、完整性、可理解性與可利用性的數(shù)據(jù)。可以看出，這兩個(gè)元數(shù)據(jù)的概念是從作用的角度對(duì)電子文件領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)加以定義的，體現(xiàn)了元數(shù)據(jù)在電子文件管理中的作用。同時(shí)通過賦予電子元數(shù)據(jù)不同的作用和用途，將電子文件管理元數(shù)據(jù)與其他領(lǐng)域的元數(shù)據(jù)區(qū)分開來，使其具備檔案學(xué)的專業(yè)內(nèi)涵。

2.1.2電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能

我國檔案學(xué)界對(duì)電子文件管理元數(shù)據(jù)的功能進(jìn)行研究的學(xué)者較多。目前主要有四種代表性觀點(diǎn)：

（1）用系統(tǒng)論觀點(diǎn)，將元數(shù)據(jù)的功能分為總體功能和局部功能。代表人物為徐維，他指出“元數(shù)據(jù)的功能就是指元數(shù)據(jù)系統(tǒng)在電子文件管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中所能發(fā)揮的作用和能力。電子文件管理的目的就是通過元數(shù)據(jù)的功能來實(shí)現(xiàn)的。元數(shù)據(jù)的功能可以分為總體功能與局部功能?！雹芡瑫r(shí)系統(tǒng)的闡述了元數(shù)據(jù)功能在文件階段的不同體現(xiàn)以及總體功能與局部功能的關(guān)系。

（2）用比較研究法，建立新的元數(shù)據(jù)功能認(rèn)識(shí)模型和聯(lián)系模型。檔案學(xué)者張正強(qiáng)通過對(duì)國際檔案學(xué)者、國際標(biāo)準(zhǔn)化組織、國際元數(shù)據(jù)項(xiàng)目以及國際標(biāo)準(zhǔn)等提出的元數(shù)據(jù)功能系統(tǒng)進(jìn)行比較分析，并從行為、能力和功效這三個(gè)方面對(duì)這些功能加以重新認(rèn)識(shí)和理解，最終建立起基于行為功能、能力功能和功效功能的元數(shù)據(jù)功能模型及其聯(lián)系模型。

篇2

關(guān)鍵詞：設(shè)計(jì)企業(yè);數(shù)字化;檔案管理;生產(chǎn)模式

中圖分類號(hào)：S611 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

引言

在面臨更加激烈的市場競爭中，設(shè)計(jì)企業(yè)的數(shù)字化檔案管理是以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，將客戶要求、企業(yè)內(nèi)部資源、上游的原材料供應(yīng)商和下游的客戶等整合到企業(yè)整體的價(jià)值鏈中，以此建立自己的競爭優(yōu)勢。數(shù)字化檔案管理超越了企業(yè)原有的檔案管理框架和運(yùn)作模式，是對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)、管理觀念、管理方式等管理系統(tǒng)的一場革命性變革。

1 .數(shù)字化與電子化的區(qū)別

電子化的概念與數(shù)字化的概念相伴而生，在日常生活中混用倒也無妨，但如果深究這兩個(gè)概念，它們的差別還是很大的。電子化的概念是指一切與通訊電腦有關(guān)的產(chǎn)品，主要是指實(shí)體性的產(chǎn)品，如電子文件、電子檔案、電子圖紙。而數(shù)字化則更傾向于管理和使用規(guī)范有序后的電子信息，主要指對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理和使用的一種方法和手段，如 “數(shù)字城市、數(shù)字生活、數(shù)字校園、數(shù)字管線、數(shù)字檔案館”等，都是指將信息通過某種手段收集規(guī)范后的再供人利用。電子化的外延更寬，適用面更廣；數(shù)字化的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。在更大眾的領(lǐng)域通常使用電子化，在更專業(yè)的領(lǐng)域通常使用數(shù)字化。

檔案工作的發(fā)展歷程經(jīng)歷了從“電子化”到“數(shù)字化”的演變過程。最初大家提到電子檔案主要是指一種實(shí)體性的檔案電子文件，只要能查到看到就算是實(shí)現(xiàn)了電子檔案的管理，并沒有要求很完整的檔案收集、整理、提供利用的全過程管理。但在進(jìn)入數(shù)字檔案館時(shí)代后，對(duì)于檔案全過程管理的要求就越來越迫切，能否對(duì)檔案全過程進(jìn)行管理是衡量數(shù)字檔案館的重要標(biāo)志。所以，從“電子化”到“數(shù)字化”是檔案管理方式質(zhì)的改變。數(shù)字檔案館是電子檔案工作發(fā)展到一定階段必然產(chǎn)物，它的內(nèi)涵更深，專業(yè)性更強(qiáng)。

我們現(xiàn)在提出的數(shù)字化，是各方面 “電子化”工作發(fā)展到一定階段的必然要求。目前國內(nèi)設(shè)計(jì)企業(yè)在設(shè)計(jì)手段上實(shí)現(xiàn)了CAD，三維技術(shù)開展的如火如荼；在管理手段上很多設(shè)計(jì)企業(yè)利用綜合信息管理平臺(tái)開展工作；在公文管理上使用OA?？梢哉f多方面的電子化工作都得到較大發(fā)展，但是要對(duì)企業(yè)各個(gè)過程進(jìn)行更專業(yè)有效地管控，就需要引入“數(shù)字化”的概念。如果說的更形象一點(diǎn)，“數(shù)字化”就是從最底層的“0,1”進(jìn)行管控，是最精準(zhǔn)全面的管控。所以“數(shù)字化”的概念應(yīng)孕而生，這是管理手段向更高層級(jí)邁進(jìn)的必然要求，是管理方式從大眾化走向?qū)I(yè)化的必然體現(xiàn)。

2 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理模式的研究

2.1 設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀

檔案管理學(xué)科已經(jīng)成為一個(gè)較為成熟的領(lǐng)域，它不僅是管理技術(shù)和方法，也是項(xiàng)目操作和交流的靈魂，更多的影響著工作人員的操作流程和思維方式。檔案管理、檔案管理理論被廣泛運(yùn)用到各行各業(yè)，對(duì)于處于競爭環(huán)境中的現(xiàn)代企業(yè)和高技術(shù)行業(yè)來說，尤為重要。我國很多企業(yè)已經(jīng)全面引入并推行了數(shù)字化檔案管理，但在企業(yè)實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，檔案管理學(xué)科被運(yùn)用得各有千秋，其實(shí)際效果也不盡相同，大致可分為部門檔案管理、項(xiàng)目組檔案管理和部門/項(xiàng)目組混合檔案管理三種管理模式。根據(jù)企業(yè)規(guī)模或檔案管理理念的不同，在實(shí)際的數(shù)字化檔案管理過程中，采取的管理方式也不盡不同。

2.2數(shù)字化檔案管理模式的分析

（1）內(nèi)容豐富，數(shù)據(jù)量大。與電子化相比，數(shù)字化給人的第一感覺應(yīng)該是海量數(shù)據(jù)，海量存儲(chǔ)。它所管理的信息種類更多，內(nèi)容更豐富多彩，應(yīng)能包括一個(gè)單位的主要信息種類，存儲(chǔ)單位至少以“T”計(jì)。由于是對(duì)整個(gè)過程進(jìn)行管理，所以各種中間數(shù)據(jù)量比較大。

（2）從管理實(shí)體到關(guān)系管理。關(guān)系管理是數(shù)字化最突出的特點(diǎn)，要實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)全面的管控，就需要對(duì)每一份電子文件的各種關(guān)系進(jìn)行全面的管理，搞懂它的來龍去脈，弄清他的前世今生，實(shí)現(xiàn)“拔出蘿卜帶出泥“的效果。這樣，利用者不但能夠研究蘿卜，還能夠?qū)Π纬鎏}卜后帶出的泥土進(jìn)行研究，從而全面掌握關(guān)于蘿卜的各種信息。

（3）為知識(shí)管理提供基礎(chǔ)。知識(shí)管理是未來信息系統(tǒng)提供利用的主要模式。數(shù)字化最終的實(shí)現(xiàn)目標(biāo)應(yīng)該是從簡單的查詢、瀏覽、統(tǒng)計(jì)階段過渡到知識(shí)管理階段。目前知識(shí)管理尚無統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)模式，它的概念正在形成，內(nèi)涵正在不斷豐富。但是有一點(diǎn)可以肯定的是利用者不再是拿著圖號(hào)到檔案室去找圖，而是改變?yōu)槔谜咄ㄟ^一個(gè)入口進(jìn)去后，通過各種關(guān)系映射關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)檔案庫的了解，并能夠迅速定位到自己所需要的信息，從而減少在查找信息資料上的時(shí)間消耗。

（4）全面電子化的產(chǎn)物。數(shù)字化是一個(gè)單位多個(gè)方面全面電子化后的產(chǎn)物，從信息的輸入、到生產(chǎn)、管理、提供利用等各個(gè)方面實(shí)現(xiàn)電子化后，數(shù)字化才有了實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。如果一個(gè)環(huán)節(jié)掉了鏈子，那么整個(gè)流程就運(yùn)轉(zhuǎn)不起來，數(shù)字化的利用效果就要大打折扣。比如我們在看到數(shù)字地圖后，會(huì)驚訝于它的精準(zhǔn)和全面，那是因?yàn)閺妮斎腴_始它的電子化就已經(jīng)達(dá)到了很高的水平，這樣才會(huì)在以后的加工利用上提供出高質(zhì)量的產(chǎn)品。

3 .設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化檔案管理生產(chǎn)模式

3.1虛擬化?！疤摂M”源于計(jì)算機(jī)技術(shù)，是指用計(jì)算機(jī)來虛構(gòu)和模擬現(xiàn)實(shí)世界中的客觀事物和環(huán)境，如虛擬磁盤、虛擬網(wǎng)絡(luò)等。然而，這種客觀事物本身并不存在于計(jì)算機(jī)中，而是計(jì)算機(jī)通過相關(guān)信息的處理，仿造出和現(xiàn)實(shí)事物極其相似的景象。所謂虛擬化，是指使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，人們的實(shí)踐活動(dòng)從過去的以物質(zhì)和能量為基礎(chǔ)的物理空間向以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的電子空間轉(zhuǎn)化的過程。

從本質(zhì)上講，虛擬化實(shí)際上是一種概念的產(chǎn)物，是真實(shí)物理載體抽象化的體現(xiàn)，可以說是計(jì)算機(jī)和信息通訊技術(shù)發(fā)展的最新階段。在虛擬化實(shí)現(xiàn)的過程中，數(shù)字化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化都是虛擬化的前提和基礎(chǔ)，虛擬化集成了計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)的絕大多數(shù)功能，例如數(shù)字計(jì)算的功能、文字處理的功能、多媒體的功能、網(wǎng)絡(luò)通信的功能等等。只有當(dāng)計(jì)算機(jī)具備所有這些功能時(shí)，才能夠說虛擬時(shí)代已經(jīng)到來。

由此看出，虛擬化是數(shù)字化、電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，并且虛擬化是迄今計(jì)算機(jī)和通訊技術(shù)發(fā)展的最高階段。無論從安全考慮，還是從計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展趨勢考慮，虛擬化都應(yīng)該成為未來設(shè)計(jì)企業(yè)數(shù)字化的主要技術(shù)實(shí)現(xiàn)手段。

3.2遠(yuǎn)程化。計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展呈現(xiàn)出遠(yuǎn)程化的趨勢，這也符合數(shù)字化未來發(fā)展的特點(diǎn)。隨著設(shè)計(jì)企業(yè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的逐步拓寬，移動(dòng)辦公的要求越來越迫切。遠(yuǎn)程化應(yīng)該是設(shè)計(jì)企業(yè)未來數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的主要功能之一。

3.3數(shù)字化應(yīng)是將文控、CAD、三維、綜合管理信息系統(tǒng)、數(shù)字檔案館、OA、知識(shí)管理等各功能模塊串起來的一根紅線，數(shù)字化將會(huì)形成設(shè)計(jì)企業(yè)最大的數(shù)字信息資源，涵蓋企業(yè)絕大部分的信息資源，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用。

3.4數(shù)字化可能會(huì)使設(shè)計(jì)企業(yè)的某些職能發(fā)生改變，產(chǎn)生類似“數(shù)字化生產(chǎn)中心”這類機(jī)構(gòu)。數(shù)字管理中心是設(shè)計(jì)企業(yè)所有數(shù)字化信息的管理中心，這類機(jī)構(gòu)的人員有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的編輯和運(yùn)維人員，主要對(duì)企業(yè)內(nèi)信息進(jìn)行加工處理并提供利用。設(shè)計(jì)人員是信息的生產(chǎn)者和制造者，有點(diǎn)類似于網(wǎng)站的記者，實(shí)時(shí)產(chǎn)生大量的信息。

4 .結(jié)束語

企業(yè)越來越發(fā)現(xiàn)在日趨分工細(xì)化和開放合作的年代，僅僅依靠自己的資源參與市場競爭往往顯得很被動(dòng)，必須把同經(jīng)營過程有關(guān)的多方面資源納入一個(gè)整體的企業(yè)價(jià)值鏈中。基于價(jià)值鏈的數(shù)字化管理要求在面臨更加激烈的市場競爭中，以市場需求為導(dǎo)向的管理思想，除了注重產(chǎn)品的研究開發(fā)、營銷擴(kuò)張和售后服務(wù)等之外，還要將客戶、企業(yè)內(nèi)部資源以及上游供應(yīng)商資源和下游的客戶等整合在一起，來建立企業(yè)的競爭優(yōu)勢?，F(xiàn)代企業(yè)管理強(qiáng)調(diào)對(duì)物流、資金流和信息流的監(jiān)控，以達(dá)到系統(tǒng)的規(guī)范化管理。

參考文獻(xiàn) ：

[1]《數(shù)字化管理》，張繼焦，中國物價(jià)出版社，2001.9

篇3

企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的歷程，不僅記錄著企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化管理的軌跡，而且反映著企業(yè)經(jīng)營管理和產(chǎn)品開發(fā)信息化的進(jìn)程。根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義?！雹迖H檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇4

一、現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化①；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

二、現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口?，F(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。三、電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。②1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。③1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。④1998年8月18日－20日，在五洲工程設(shè)計(jì)研究院中國兵器工業(yè)第五設(shè)計(jì)研究院召開了CAD電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)技術(shù)宣講演示會(huì)。⑤1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”。可見，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，美國聯(lián)邦管理法規(guī)對(duì)其解釋為“電子文件包括數(shù)字的、圖形的及文本的信息。它可以記錄在計(jì)算機(jī)能夠閱讀的任何一種介質(zhì)上，并且符合文件的定義。”⑥國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)的定義為“電子文件是一種通過數(shù)字電腦進(jìn)行操作、傳輸或處理的文件。⑦我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》GB／T17678－1999把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念——機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。⑧所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息。⑨可見，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

篇5

關(guān)鍵詞：計(jì)算機(jī)技術(shù)；檔案管理；企業(yè)管理；階段

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

根據(jù)計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)現(xiàn)行文件和檔案管理中應(yīng)用的環(huán)節(jié)、功能及運(yùn)作的不同，可以把其劃分為以下三大階段：

1 現(xiàn)行文件和檔案管理分別應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)源于企業(yè)管理信息系統(tǒng)（MIS?的建立，什么是MIS，解釋不一。雖然各自的文字表述不盡相同，但有兩點(diǎn)內(nèi)涵是共同的，即其一，管理信息系統(tǒng)的建立是依托于企業(yè)管理職能系統(tǒng)，并為之服務(wù)。它一般都先從會(huì)計(jì)核算電算化開始，應(yīng)用商品化的會(huì)計(jì)軟件管理帳務(wù)、應(yīng)收和應(yīng)付帳款及固定資產(chǎn)核算。在會(huì)計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上完成財(cái)務(wù)管理電算化，運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助完成財(cái)務(wù)分析和編制財(cái)務(wù)計(jì)劃。隨后，把計(jì)算機(jī)技術(shù)擴(kuò)展到采購、銷售、庫存及人事管理。運(yùn)用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理及這些管理在數(shù)據(jù)上的一體化處理，極大地提高了企業(yè)管理的效率。最后，再把計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用于生產(chǎn)管理，實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)計(jì)劃編制和生產(chǎn)指揮調(diào)度的計(jì)算機(jī)化；其二，管理信息系統(tǒng)的職能主要是對(duì)正在形成的現(xiàn)行信息進(jìn)行收集、加工及處理。

現(xiàn)行文件應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)各項(xiàng)管理所需要的，是企業(yè)管理運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的直接體現(xiàn)和必然結(jié)果。

檔案管理應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)主要是用于檔案整編、檢索、統(tǒng)計(jì)及借閱等業(yè)務(wù)職能。主要包括：其一，用計(jì)算機(jī)編制檔案檢索工具。以著錄項(xiàng)目組成檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫，然后按不同的要求，利用庫內(nèi)數(shù)據(jù)自動(dòng)編制案卷目錄、專題目錄、分類目錄等；其二，用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案檢索。按照檔案著錄項(xiàng)目中所標(biāo)識(shí)的內(nèi)容特征和形式特征，檢索出符合不同利用者要求的檔案目錄及其原件；其三，用計(jì)算機(jī)對(duì)檔案管理中形成的各種數(shù)據(jù)或情況，包括入庫與出庫數(shù)量、庫存空間占有率，檔案調(diào)閱、歸還等進(jìn)行登記與統(tǒng)計(jì)。

總之，在計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理之初，現(xiàn)行文件和檔案是各自分別運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決原由手工操作的各項(xiàng)文件管理工作。

2 現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)階段

由于現(xiàn)行文件和檔案管理是具有承繼聯(lián)系的密不可分的兩個(gè)階段，所以任何一階段應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅會(huì)對(duì)另一階段的工作帶來影響，而且其系統(tǒng)功能的發(fā)揮也受制于另一階段的工作狀況。因此，為了實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件和檔案管理不同階段文獻(xiàn)信息資源的共享和交換，減少數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入，規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，就需要加強(qiáng)現(xiàn)行文件和檔案管理綜合應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的研究，開發(fā)文檔管理一體化系統(tǒng)軟件。目前，一些企業(yè)已經(jīng)自行開發(fā)或購買了文檔管理一體化系統(tǒng)軟件，進(jìn)行現(xiàn)行文件和檔案管理的綜合化管理。

第二階段不同于第一階段的特點(diǎn)和難點(diǎn)在于，現(xiàn)行文件和檔案自動(dòng)化管理子系統(tǒng)之間的接口。現(xiàn)在各企業(yè)應(yīng)用的文檔管理一體化系統(tǒng)軟件在其結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)和功能上不盡相同。

不管企業(yè)應(yīng)用的現(xiàn)行文件和檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)軟件的結(jié)構(gòu)與功能有怎樣的差異，但它們基本上都是遵循現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序和方法。計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅是使原有手工管理更加規(guī)范化、系統(tǒng)化及效率化，并未對(duì)現(xiàn)行文件和檔案管理基本理論產(chǎn)生根本影響。

3 電子文件階段

電子文件這一概念的出現(xiàn)是近10年的事。1996年12月，國家科委在北京召開了全國CAD應(yīng)用工程工作會(huì)議，會(huì)上宋健主任指示：這件工作要請(qǐng)國家技術(shù)監(jiān)督局和國家檔案局參加。國家檔案局很重視電子文件的管理問題。1996年9月成立了“電子文件管理、歸檔研究領(lǐng)導(dǎo)小組”。1998年1月9日，王剛同志在全國檔案局長館長會(huì)議的講話上也指出：要在1997年研究制訂的《計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)電子文件應(yīng)用光盤存儲(chǔ)、歸檔及管理要求》試行稿國家標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上，在35個(gè)企事業(yè)單位進(jìn)行試點(diǎn)，為實(shí)現(xiàn)我國電子文件管理規(guī)范化和現(xiàn)代化探索辦法和積累經(jīng)驗(yàn)。1998年8月11日－13日，國家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所召開了電子文件管理研究專家研討會(huì)。該會(huì)的中心議題是對(duì)《電子文件歸檔及電子檔案管理概論》和《辦公自動(dòng)化電子文件歸檔及電子檔案管理方法》、《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》兩個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的征求意見稿進(jìn)行修改、補(bǔ)充及完善。1998年8月23日，國家檔案局科學(xué)技術(shù)研究所和外事辦又聯(lián)合承辦了“電子文件歸檔管理國際學(xué)術(shù)研討會(huì)”?？梢?，有關(guān)電子文件及其管理問題的研究與應(yīng)用正在緊鑼密鼓地進(jìn)行。

關(guān)于什么是電子文件，我國《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》?GB／T17678－1999?把電子文件解釋為能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。為了全面、準(zhǔn)確地把握電子文件的概念，不妨從與其最臨近的概念--機(jī)讀文件入手。

機(jī)讀文件僅指計(jì)算機(jī)識(shí)別的文件?最早產(chǎn)生于本世紀(jì)40－50年代。這一概念經(jīng)過近半個(gè)世紀(jì)的發(fā)展演變，至90年代逐漸被電子文件所代之。從機(jī)讀文件到電子文件不僅僅是概念叫法的變化，而是標(biāo)志著計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于文件管理的不同發(fā)展階段。弄清這兩個(gè)階段的差異，有助于深入認(rèn)識(shí)電子文件的形成和管理特點(diǎn)。兩者的主要區(qū)別在于以下四方面：

其一，生成環(huán)境。機(jī)讀文件中的關(guān)鍵詞是“機(jī)讀”，即“能夠由計(jì)算機(jī)輸入裝置讀出的”文件。所謂“讀”包括兩層含義：第一，通常指信息從一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)讀到另一個(gè)存儲(chǔ)區(qū)；第二，從某一形式的記錄媒體，如磁帶讀出信息?？梢?，復(fù)制和識(shí)別是機(jī)讀文件的主要特點(diǎn)。在這一階段，計(jì)算機(jī)讀出的文件不是由計(jì)算機(jī)制成的，它源于紙質(zhì)文件的輸入。與機(jī)讀文件不同，電子文件則包括在計(jì)算機(jī)上直接生成的文件。它是企業(yè)管理和科技開發(fā)信息化的產(chǎn)物，是研究和應(yīng)用CIMS的必然結(jié)果。

其二，管理模式。機(jī)讀文件的管理模式是模擬現(xiàn)行文件和檔案手工管理的程序與方法，因此對(duì)原有現(xiàn)行文件和檔案管理體系的影響是非本質(zhì)性的。而電子文件的管理模式不是建立在獨(dú)立的現(xiàn)行文件和檔案的管理體系基礎(chǔ)上，它是建立在管理手段與現(xiàn)代信息技術(shù)的高度結(jié)合的基礎(chǔ)上。它要按照現(xiàn)代企業(yè)管理、科技開發(fā)及生產(chǎn)的要求重組管理體系，根據(jù)電子文件形成和作用的特點(diǎn)劃分管理程序與方法。

其三，存在形式。機(jī)讀文件的存在形式一般為磁帶、磁盤及光盤等有形介質(zhì)。而電子文件的存在形式則不僅包括有形介質(zhì)，還可以是網(wǎng)絡(luò)上傳遞的代碼序列。

其四，管理者的構(gòu)成。在機(jī)讀文件階段，紙質(zhì)文件管理者是文獻(xiàn)信息管理者構(gòu)成的主體，而且文獻(xiàn)信息管理者是獨(dú)立的群體。而在電子文件階段，電子文件信息管理、開發(fā)人員和載體維護(hù)人員將是文獻(xiàn)信息管理者的構(gòu)成主體，但文獻(xiàn)信息管理者將不再是獨(dú)立的群體，文獻(xiàn)信息管理者已不能獨(dú)立承擔(dān)起文獻(xiàn)信息管理職能。文獻(xiàn)信息管理系統(tǒng)功能的發(fā)揮將取決于文獻(xiàn)信息管理者、企業(yè)管理及技術(shù)開發(fā)人員的有機(jī)結(jié)合和共同努力。

4 結(jié)語

綜上可見，從機(jī)讀文件到電子文件概念的發(fā)展演變，體現(xiàn)著管理信息和科技信息、現(xiàn)行信息和歷史信息、動(dòng)態(tài)信息和固態(tài)信息的高度集合。隨著以計(jì)算機(jī)技術(shù)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代科技的普及和發(fā)展，以及企業(yè)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)解決生產(chǎn)、管理問題的迫切需要，將使得企業(yè)利用計(jì)算機(jī)技術(shù)輔助各類作業(yè)過程成為必然與可能。

參考文獻(xiàn)

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一、電子檔案管理的基本特征

隨著電子技術(shù)的迅猛發(fā)展和推廣，檔案工作產(chǎn)生了由紙質(zhì)到光電介質(zhì)載體的飛躍，從而給檔案的紙質(zhì)管理帶來新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。電子檔案是一個(gè)新概念，全新的檔案形式，是一種新形式、新內(nèi)容、新載體的檔案。如果說檔案電子化、多媒體檔案只是檔案物理載體的量變，而電子檔案管理則是從內(nèi)容、形式到手段的質(zhì)變。相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)或多媒體而言，電子檔案具有鮮明的特征。主要是：

1.實(shí)體的虛擬化。電子檔案是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)或者網(wǎng)絡(luò)中的，看不見摸不著。電子檔案海量信息，使得未來的數(shù)字檔案存儲(chǔ)只能是分布式存儲(chǔ)的。

2.檔案中各項(xiàng)內(nèi)容集合性較高。文本、圖片、音頻、視頻等融于一體，甚至通過超文本鏈接、跨庫關(guān)聯(lián)等方式擴(kuò)展相關(guān)內(nèi)容，并且可以多角度的展示。

3.易于編輯、管理、傳輸?shù)?。所需要投入的大量編輯、郵寄、通訊、復(fù)印、打字、裝訂等費(fèi)用都節(jié)省下來，直接降低了成本。

4.交互性強(qiáng)、投資成本低。電子檔案的形式是在線的、實(shí)時(shí)的、網(wǎng)絡(luò)化的，使得用戶之間可以十分便利地溝通。

基于電子檔案管理的上述優(yōu)點(diǎn)，隨著經(jīng)濟(jì)及電子信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理已逐漸成為檔案管理領(lǐng)域中最為重要的一種表現(xiàn)形式。企事業(yè)單位、高等院校、社會(huì)機(jī)構(gòu)甚至個(gè)人都可能產(chǎn)生大量的電子檔案。電子檔案屬于檔案學(xué)領(lǐng)域，涉及到一定的信息安全，目前還沒有一個(gè)強(qiáng)制性的電子檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，并且電子檔案的管理還存在一些問題，亟需不斷深入研究和解決。

二、現(xiàn)有的電子檔案管理方案

電子檔案現(xiàn)有的安全管理措施包括載體管理、硬拷貝管理、電子拷貝管理和“雙套制”管理等多種措施，各種措施都具備各自的特點(diǎn)，優(yōu)缺點(diǎn)并存，具體分析如下。

1.載體管理。載體管理是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光盤、輸入輸出設(shè)備等，都極大的影響檔案獲取人對(duì)信息的收集、保存、整理、修改、調(diào)取等活動(dòng)。因此載體保護(hù)就是電子檔案最底層的保護(hù)措施。

2.硬拷貝管理。硬拷貝管理是指在紙質(zhì)保管時(shí)，將電子檔案材料進(jìn)行刪除。這種保護(hù)措施利大于弊，不復(fù)合檔案管理學(xué)發(fā)展的趨勢。

3.電子拷貝管理。電子拷貝管理是指脫機(jī)媒體措施包括載體保護(hù)、硬拷貝保護(hù)、電子拷貝保護(hù)和“雙套制”保護(hù)等多種措施，各種措施都具備各自的特點(diǎn)，優(yōu)缺點(diǎn)并存。

4.載體管理。載體管理主要是指從電子檔案載體制作材料的質(zhì)量和載體物理性安全兩個(gè)途徑實(shí)現(xiàn)安全保護(hù)的。制作材料包括磁盤、光檔案資料，制作磁帶、光盤、磁盤等載體的檔案備份并存在檔案庫中的一種保護(hù)機(jī)制。此方法具有較多優(yōu)越性，但是對(duì)備份載體存放環(huán)境要求較高，管理風(fēng)險(xiǎn)較大。

5.“雙套制”管理。以硬拷貝和電子拷貝雙重備份方式，形成兩種介質(zhì)備份檔案的“雙套制”管理方式。該方案安全性較高，但是存在人力、物力、資金成本高，紙質(zhì)版本檔案不具備數(shù)據(jù)相關(guān)性和證據(jù)性等特征，不能很好反映檔案內(nèi)部數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)性。

三、電子檔案管理存在的問題

上面介紹了現(xiàn)有的多種電子檔案管理措施，都能起到很好的管理作用，并從專業(yè)技術(shù)的角度，探討了各種方案的優(yōu)缺點(diǎn)。但我國電子檔案管理領(lǐng)域在管理制度、管理理念、管理風(fēng)格上，存在著非系統(tǒng)性、盲目性、被動(dòng)性、缺乏制度性和低效率性等問題，嚴(yán)重制約著檔案管理工作的發(fā)展。

電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要求對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有序的、相關(guān)的綜合管理。但是在現(xiàn)實(shí)管理過程中，不管是內(nèi)部因素還是外部因素、不管是體制原因還是人為原因，都使得電子檔案管理出現(xiàn)“頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳”的現(xiàn)象，說明我國部分機(jī)構(gòu)還沒有建立起電子檔案管理的系統(tǒng)論、科學(xué)性理念。

管理的盲目性表現(xiàn)在“人云亦云”，現(xiàn)有管理沒有了解檔案管理基本特點(diǎn)、沒有針對(duì)性、沒有深究性，只是簡單跟風(fēng)，不能很好地控制管理風(fēng)險(xiǎn)。這和很多工作者的觀念、技術(shù)以及其所在崗位整體素質(zhì)有一定的關(guān)系。有的部門相關(guān)人員對(duì)電子檔案管理知識(shí)掌握較少，沒（下轉(zhuǎn)第16頁）（上接第12頁）有相關(guān)的安全保護(hù)意識(shí)，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，沒有很好的主觀保護(hù)意識(shí)，這就為風(fēng)險(xiǎn)的來臨提供了機(jī)會(huì)。另外部分行業(yè)缺乏相關(guān)檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，在管理實(shí)施過程中，會(huì)出現(xiàn)因?yàn)槿狈χ贫群蛨?zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，而導(dǎo)致電子檔案不能受到很好的保護(hù)。

傳統(tǒng)管理措施還具有低效率性。表現(xiàn)在，由于保護(hù)成本高，使得風(fēng)險(xiǎn)的控制成本相應(yīng)較高，從而造成人力、物力、財(cái)力等的巨大投入，從而得不到相關(guān)部門的重視和支持，使得效率性很低。

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關(guān)鍵詞：乙太檔案；思維形態(tài)

Abstract： The true good and pretty thought is open the get key of archives science truth, the spirit practice is archives science original found important route. Infinite of thought time and space is foothold of discussion about ether archives, dialectical materialism is theory foundation of discussion about ether archives.

Keywords：ether archives；thought morphology

筆者在《乙太檔案論》（上、中）中對(duì)檔案本源與管理規(guī)律的表述，只是提出了某些觀點(diǎn)，而未能揭示乙太檔案思維形態(tài)和該論點(diǎn)的依據(jù)性，容易使人產(chǎn)生乙太檔案論的虛幻感覺。本文宗旨是解答乙太檔案論思維原理、思維形態(tài)和思維依據(jù)等問題。

1關(guān)于檔案學(xué)思維真善美的解析

1.1以檔案學(xué)思維的純真解悟檔案之本源。檔案學(xué)術(shù)思維運(yùn)動(dòng)是追求真理的過程，只有檔案學(xué)術(shù)真理性的獲得，才是檔案學(xué)思維的最終目的?！盁o欲以觀其妙?！盵1]在人們對(duì)乙太檔案等某些學(xué)術(shù)觀點(diǎn)反復(fù)認(rèn)識(shí)并求得真解的曲折的思維過程中，首先，需要自身思想的純化，以高尚的學(xué)術(shù)道德，以獻(xiàn)身于檔案學(xué)術(shù)研究的純潔目的，到達(dá)檔案學(xué)真理認(rèn)識(shí)的彼岸。但是，多元價(jià)值觀使某些人的道德與理想迷失，回歸純潔的檔案學(xué)術(shù)思想不是一件容易的事情。檔案學(xué)術(shù)領(lǐng)域中的權(quán)貴優(yōu)越或權(quán)威至上的治學(xué)理念，侵蝕了圣潔的檔案學(xué)思想；泛濫于九州的學(xué)術(shù)腐敗像毒瘤擴(kuò)散一樣，敗壞了原本健康的檔案學(xué)道德準(zhǔn)則；深宅大院、高等學(xué)府內(nèi)的學(xué)術(shù)壁壘森嚴(yán)禁錮了人們的思想活力。如同普遍的化學(xué)肥料、生長激素、強(qiáng)力農(nóng)藥，以及污水的澆灌，百姓們難尋真正的綠色果蔬一樣，在學(xué)術(shù)腐敗與道德迷失中，尋找一片學(xué)術(shù)凈土是困難之舉。實(shí)現(xiàn)檔案學(xué)思維的純真，的確比高山寺院、清燈冷屋里修行還要困難。但是，我們還是要追求檔案學(xué)思維的純真，不僅為了謀求理想思維境界，更在于檔案學(xué)真理性獲得的必要。對(duì)此，筆者具有深刻的體悟：當(dāng)自己思想返璞歸真的時(shí)刻，正是追索檔案本源靈感突發(fā)的一剎那，茫茫腦海中出現(xiàn)了萬物混沌，除了乙太檔案，再無他物。筆者歷經(jīng)四十年的思維純化解悟了檔案本源，得乙太檔案之成果，求真悟道果然是艱苦卓絕的經(jīng)歷！

1.2以檔案學(xué)思維的本善心解檔案之本源。中國道教崇尚“元真”?！霸睘槿酥醯男陨疲罢妗笔切陨浦举|(zhì)，是歸于“真我”，即本質(zhì)的“我”、純真的“我”。非真而難以達(dá)善，善為純真所致，“上善若水”。水明萬物而暗自身，潔萬物而污自己，潤澤萬物不求回報(bào)。善者如點(diǎn)燃的蠟燭，照亮別人前進(jìn)的道路，把黑暗留給自己，并慢慢地燃盡自身。純真與善良，本善與真理是不可分割的關(guān)系。筆者在多篇文章中，引用“清靜天下正，天清地寧、天人合一”，“空物我，泯主客，齊生死，反認(rèn)知，重解悟”， [2]是將乙太檔案作為對(duì)象化的思維活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了“內(nèi)在的超越”，即列寧所解釋的客觀（清除了一切主觀雜念，筆者注）的思維，是關(guān)于檔案概念“趨向無窮小量的思維純化運(yùn)動(dòng)，由此構(gòu)成了自己的（思維）運(yùn)動(dòng)”。[3]列寧對(duì)此贊譽(yù)道：“純粹思維的王國就是真理的王國?！盵4]沒有高尚本善的純粹思維境界，便沒有關(guān)于乙太檔案認(rèn)識(shí)的純真境界。“性善者與人無爭，與世無爭；與人為善，相安為樂”。以人之初的元真性善，在“天人合一”中“神游悟道”，以畢生精力和純善高尚心解乙太檔案本源。

1.3以檔案學(xué)思想的大美，感悟檔案管理之規(guī)律?！暗疵鬟h(yuǎn)，厚德載物”。是李白、謝靈運(yùn)、陶淵明的詩情意境，是他們的風(fēng)骨灑脫，恬淡飄逸。拂千年之塵埃，使我們在空明靈透的純真中，感覺到檔案學(xué)思維的酣暢，徹悟了檔案之大美。從事檔案學(xué)術(shù)思維，需要在時(shí)光隧道中跨越思維的長河，而達(dá)靈魂淵源的亙古，在天地大美的感受中，“寂然寧慮，思接千載；悄然動(dòng)容，視通萬里，神與物游”。[5]筆者在宇宙的蒼茫與生命靈透中放飛思想，大化運(yùn)作，“指向一個(gè)至高無上的精神自由境界”。[6] “天地有大美而不言，四時(shí)有明法而不議，萬物有成理而不說”。檔案學(xué)的真理性深深地隱藏于蘭臺(tái)大地深處。我們發(fā)掘檔案本源、檔案管理規(guī)律，本身就是真善美的思想修養(yǎng)過程，而真理只能獻(xiàn)給那些思想道德高尚，在崎嶇的山路上向著頂峰不斷努力攀登的人?！疤烊撕弦?，窮思竭慮，持之以恒，天道酬勤”。謀求檔案本源與管理規(guī)律的認(rèn)識(shí)，來不得一點(diǎn)點(diǎn)機(jī)巧、偽善與虛美。只有你的靈魂一塵不染，心如明鏡，才能大徹大悟，在你的頭腦中反映出檔案事物的本質(zhì)與本源，反映出蘭臺(tái)變遷規(guī)律?！靶恼\能使石頭開花”。檔案學(xué)術(shù)研究不僅是艱苦的思想勞作，也是長期的道德修煉，美麗的檔案學(xué)術(shù)花朵只有經(jīng)過幾十年的心血澆灌，才能在靈魂深處生長出圣潔的學(xué)術(shù)成果。

2關(guān)于檔案學(xué)思維的哲學(xué)表述

2.1乙太檔案論是檔案學(xué)思維原創(chuàng)成果。乙太檔案論是檔案學(xué)術(shù)一個(gè)全新概念，也是一種全新的檔案學(xué)理論。檔案學(xué)新概念是通過實(shí)踐而產(chǎn)生的。迄今為止，人們依據(jù)實(shí)踐，并在實(shí)踐中賦予某一個(gè)概念，才產(chǎn)生了“實(shí)體檔案”、“電子檔案”等概念，但是，人們在賦予了某些檔案的概念之后，并不能深刻地認(rèn)識(shí)它，還要通過長期的反復(fù)的實(shí)踐給予這個(gè)概念更真切準(zhǔn)確、更完整系統(tǒng)的界定。比如，人們關(guān)于實(shí)體檔案的概念，直至現(xiàn)在，還不是十分清晰明確；人們關(guān)于電子檔案的概念，正處于深化實(shí)踐與認(rèn)識(shí)的過程當(dāng)中。乙太檔案的概念起源于檔案學(xué)實(shí)踐，它既是對(duì)檔案概念的尋蹤，又是關(guān)于檔案概念的抽象和概括，是原創(chuàng)性質(zhì)的學(xué)術(shù)成果。列寧說過：“黑格爾關(guān)于概念的運(yùn)動(dòng)，如果解釋為唯物主義的，就是人的大腦細(xì)胞生物分子的運(yùn)動(dòng)，實(shí)際上，是一種高級(jí)的物質(zhì)形態(tài)的運(yùn)動(dòng)。”[7]馬克思極為重視對(duì)象化的精神實(shí)踐活動(dòng)，他認(rèn)為，此種實(shí)踐活動(dòng)的意義遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于物質(zhì)的實(shí)踐。“知識(shí)創(chuàng)新是以對(duì)象化的精神實(shí)踐為主要內(nèi)容的活動(dòng)?！倍R(shí)創(chuàng)新的對(duì)象化的精神實(shí)踐，就是無限想象力的思維活動(dòng)。中國人民大學(xué)的張斌教授和徐擁軍博士，正在深入研究以知識(shí)創(chuàng)新為主題的檔案知識(shí)管理理論。推崇檔案知識(shí)創(chuàng)新，是以先進(jìn)思想引導(dǎo)實(shí)踐的檔案學(xué)術(shù)領(lǐng)域中的思想革新運(yùn)動(dòng)?！鞍俣劝倏凭W(wǎng)絡(luò)校園”開辟了“知識(shí)先鋒”平臺(tái)，聚集知識(shí)精英，謀求思維創(chuàng)新。檔案學(xué)思想創(chuàng)新，就是沖破一切落后的片面的狹隘的傳統(tǒng)觀念，去建立全新的完美的科學(xué)的檔案觀念。乙太檔案就是這些新觀念的創(chuàng)造。以真善美的思維境界，以厚重的哲學(xué)底蘊(yùn)而孕育的蘭臺(tái)大地上的這一點(diǎn)新綠，必將迎著二十一世紀(jì)的曙光，沐浴著朝陽和晨露茁壯成長！乙太檔案論者大公無私，胸懷坦蕩，他們沒有任何私利和個(gè)人榮譽(yù)需要維護(hù)，甚至連同他們自己的生命，都早已完全貢獻(xiàn)于檔案學(xué)真理求索的過程中。

2.2關(guān)于乙太檔案論研究的哲學(xué)借鑒。乙太檔案論者關(guān)于檔案本源和管理規(guī)律的解釋，是在于求得檔案（在宇宙中）基本形態(tài)及其變化規(guī)律的認(rèn)識(shí)。如果人們對(duì)于檔案概念、檔案管理的視野僅僅局限于目前所能及的空域，我們就不能實(shí)現(xiàn)理論的超前認(rèn)識(shí)和作出科學(xué)預(yù)見。世界上，宇宙中，對(duì)于人類而言，尚未被認(rèn)識(shí)的事物，事物的變化形態(tài)，遠(yuǎn)遠(yuǎn)多于我們已經(jīng)認(rèn)識(shí)的事物范圍。世界的無限，宇宙事物的無限，以及事物變化的無限，需要人類進(jìn)行更多更深更廣的認(rèn)識(shí)。在認(rèn)識(shí)這些事物過程中，人類的認(rèn)識(shí)與想象力也是無限的，人類只有不斷發(fā)掘認(rèn)識(shí)的潛力，不斷突破思維的局限性，才能不斷獲得新的認(rèn)識(shí)。沒有新的認(rèn)識(shí)和新的管理方法，就沒有新的實(shí)踐和學(xué)術(shù)成果。即使在檔案學(xué)思維領(lǐng)域，任何封閉保守的、停滯不前的和無所作為的觀點(diǎn)都是錯(cuò)誤的。我們必須借鑒哲學(xué)和相關(guān)科學(xué)，開放視野，敢于認(rèn)識(shí)，敢于實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)檔案事業(yè)中的新事物、新觀點(diǎn)，成就新的理論成果。真理只能被勇敢與勤勞的人發(fā)現(xiàn)，“真理越辯越明”，真理必然為越來越多的人所掌握。乙太檔案論如果是真理，不怕參與辯論，不怕被人批判，而且，是在批判和辯論中不斷完善，不斷豐富，最終戰(zhàn)勝與之相對(duì)立的錯(cuò)誤觀點(diǎn)。

“不識(shí)廬山真面目，只緣身在此山中?！闭J(rèn)識(shí)“檔案”這一事物，應(yīng)當(dāng)使自己的思想（暫時(shí)）跳出該事物，也是哲學(xué)家經(jīng)常講到的“超越自我”，進(jìn)入精神實(shí)踐之中，在列寧倡導(dǎo)的“純化思維”中漫游，達(dá)到思維時(shí)空的無限，才有可能發(fā)現(xiàn)真理。馬克思、黑格爾等哲學(xué)巨匠，之所以一再強(qiáng)調(diào)對(duì)象化的精神實(shí)踐活動(dòng)，強(qiáng)調(diào)人們只有從思想上徹底擺脫了現(xiàn)存的一切概念，才能從中抽象出新概念，這其實(shí)是包括檔案學(xué)思維在內(nèi)的規(guī)律性。認(rèn)識(shí)乙太檔案，必須對(duì)現(xiàn)存的所有檔案概念進(jìn)行“屏蔽”和“揚(yáng)棄”，才能“無中生有”，在頭腦中產(chǎn)生一個(gè)全新的乙太檔案概念來。列寧關(guān)于“認(rèn)識(shí)是思維對(duì)客體的永遠(yuǎn)的、沒有止境的接近”， [8]就是強(qiáng)調(diào)了檔案學(xué)思維運(yùn)動(dòng)對(duì)于檔案物質(zhì)形態(tài)持續(xù)不斷的認(rèn)識(shí)。只有關(guān)于檔案形態(tài)某一個(gè)循環(huán)過程（即實(shí)體檔案―電子檔案―生物檔案―乙太檔案）的認(rèn)識(shí)，才有可能獲得關(guān)于檔案真實(shí)面貌的認(rèn)識(shí)，只有對(duì)于檔案真貌的認(rèn)識(shí)，才能得到檔案本質(zhì)本源及其變化規(guī)律的認(rèn)識(shí)。如果人們局限在對(duì)于眼前檔案的認(rèn)識(shí)或身邊檔案的認(rèn)識(shí)，就無法認(rèn)識(shí)到無限時(shí)空中乙太檔案的概念及其運(yùn)動(dòng)周期的規(guī)律性。

2.3必須堅(jiān)守唯物主義的理論底線。關(guān)于乙太檔案認(rèn)識(shí)方法論中的天人合一、物我為一、大化同游、求真悟道，和從有變無，經(jīng)過中介思維橋梁，再無中生有這些極其復(fù)雜、極其曲折的思維運(yùn)動(dòng)，我們是無法通過宏觀的物質(zhì)實(shí)踐加以演繹或加以證明的。如同愛因斯坦的“宇宙空間彎曲”、“時(shí)鐘倒轉(zhuǎn)”觀點(diǎn)一樣，人們在沒有辦法進(jìn)行光速運(yùn)動(dòng)的物質(zhì)實(shí)踐驗(yàn)證之前，這些認(rèn)識(shí)都屬于科學(xué)幻想。乙太檔案也是這樣，筆者把它描述為彌漫在宇宙空間的、遍布我們周圍的、永恒存在著的微觀物質(zhì)現(xiàn)象的客觀存在，在當(dāng)前，是根本無法進(jìn)行物質(zhì)實(shí)踐檢驗(yàn)的。即使對(duì)于電子檔案運(yùn)動(dòng)微觀物質(zhì)形態(tài)的存在進(jìn)行檢驗(yàn)，都存在著一定的科學(xué)技術(shù)難題。這些無法通過人們?nèi)庋圻M(jìn)行檢驗(yàn)的微觀物質(zhì)現(xiàn)象，都有可能被一些人當(dāng)做荒謬予以否定。恩格斯說：“只要自然科學(xué)在思維著，它的發(fā)展形式就是假說?！盵9]“進(jìn)一步的觀察材料會(huì)使這些假說純化，取消一些，修正一些，直到最后構(gòu)成定律?！盵10]筆者關(guān)于乙太檔案概念的表述，只是一種幻想或假說，是局限于精神實(shí)踐的范疇，是理論層面上的表達(dá)。筆者在許多時(shí)候覺得，這些認(rèn)識(shí)如履薄冰，如臨深淵，稍不留意就會(huì)陷入唯心主義，誤入一種神話?！八季S總是物質(zhì)的、肉體的感官，即人腦的產(chǎn)物?！盵11]腦細(xì)胞的思維運(yùn)動(dòng)，實(shí)質(zhì)上，是人的腦體微觀生物細(xì)胞的物質(zhì)運(yùn)動(dòng)。在這個(gè)思維運(yùn)動(dòng)中，人們必須構(gòu)筑起堅(jiān)固的“世界上的一切都是物質(zhì)的”概念。乙太檔案，以及關(guān)于認(rèn)識(shí)乙太檔案的腦細(xì)胞，都是物質(zhì)世界中的一部分，都是物質(zhì)概念對(duì)于物質(zhì)載體的反映，世界上沒有可以脫離物質(zhì)載體而加以解釋的正確理論概念。這就是徹底的唯物主義認(rèn)識(shí)論。建立在辯證唯物主義認(rèn)識(shí)論基礎(chǔ)上的乙太檔案論，是基于人類大腦物質(zhì)（所派生）的思維性、物質(zhì)的唯一性與精神對(duì)物質(zhì)反映的能動(dòng)性，和堅(jiān)固的唯物論觀點(diǎn)的基礎(chǔ)上，因此，乙太檔案論是唯物主義的檔案學(xué)觀點(diǎn)。

3徹底的唯物主義觀點(diǎn)是不可能被戰(zhàn)勝的

檔案的絕對(duì)物質(zhì)性，或絕對(duì)的物質(zhì)檔案的概念，是不容許動(dòng)搖的，它是人們認(rèn)識(shí)乙太檔案思維真理性的底線，是將乙太檔案論建筑在唯物主義基石上的理論基礎(chǔ)。

當(dāng)數(shù)字化的虛擬形態(tài)的電子檔案越來越普遍出現(xiàn)的時(shí)候，一些人對(duì)檔案信息脫載體概念進(jìn)行了研究。殊不知，任何信息對(duì)于物質(zhì)的依附性才是客觀的認(rèn)識(shí)，而脫載體的認(rèn)識(shí)已經(jīng)滑入了唯心主義的泥坑。不管是人們再熟悉不過的紙質(zhì)檔案，還是膠片檔案、光盤檔案，人們對(duì)于這些檔案信息所寄存的物質(zhì)載體的認(rèn)識(shí)是明確的。但是，寄存在微觀物質(zhì)（如電子、分子等微觀物質(zhì)顆粒）上的檔案信息，由于這些載體處于微觀的形態(tài)，人們?nèi)庋蹮o法發(fā)現(xiàn)，往往誤認(rèn)為檔案信息可以脫離物質(zhì)而存在。某些人對(duì)于微觀物質(zhì)載體上檔案信息的存在、流動(dòng)、傳輸、轉(zhuǎn)換這些微觀物質(zhì)現(xiàn)象的變化，如游蕩在互聯(lián)網(wǎng)上的檔案信息，正在試驗(yàn)的乙太網(wǎng)傳送檔案信息，通過星際航天器向外星人傳達(dá)地球檔案信息，等等，都可能因?yàn)闊o法看到而產(chǎn)生錯(cuò)覺，認(rèn)為都是在沒有物質(zhì)介質(zhì)作用下所發(fā)生的“脫載體”運(yùn)動(dòng)。這些認(rèn)識(shí)，都是脫離了世界物質(zhì)唯一性的觀點(diǎn)而產(chǎn)生的錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)。事實(shí)上，不管檔案信息是以一種什么樣的方式而存在，或如何在不同物質(zhì)載體間轉(zhuǎn)換，它們一時(shí)一刻都無法脫離物質(zhì)載體。檔案信息本來就是物質(zhì)的屬性，是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的特性反映，我們根本無法，也不可能將檔案信息與其物質(zhì)載體相分離。任何脫離物質(zhì)的概念或定義的解釋，都只能是唯心主義的觀點(diǎn)。人們將紙質(zhì)檔案上的信息轉(zhuǎn)換到計(jì)算機(jī)硬盤上，只是將檔案信息由文字的宏觀可見狀態(tài)（通過物質(zhì)載體）轉(zhuǎn)換到數(shù)字的微觀的不可見狀態(tài)；同樣，人們又可以將數(shù)字化的或人腦中（生物腦細(xì)胞上面）的檔案信息轉(zhuǎn)換成宏觀可見的紙質(zhì)檔案。我們不能認(rèn)為，微觀的物質(zhì)現(xiàn)象，因?yàn)槲覀兛床灰?，感覺不到，這些檔案信息載體的物質(zhì)性就不存在，檔案信息就是脫離了物質(zhì)載體。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加速，無紙化辦公的推進(jìn)，電子檔案將得到普及；隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，以人腦為載體的生物檔案將出現(xiàn)在社會(huì)活動(dòng)當(dāng)中；隨著人類頻繁進(jìn)入宇宙空間，乙太檔案將成為司空見慣的事情。隨著社會(huì)進(jìn)步和科技發(fā)展，人類產(chǎn)生的巨量檔案信息將向太空傳播，地球人類必將加入宇宙文明大家庭，乙太檔案將是檔案信息交流的主要形態(tài)。地球人類不僅始終生活在電子檔案信息的世界里，也始終生活在乙太檔案信息的世界當(dāng)中。人類只要將自己的眼睛緊閉，將概念虛擬化，就會(huì)悟解到，隨著你的指尖在計(jì)算機(jī)鍵盤上跳動(dòng)，你大腦中的虛擬的信息不時(shí)流向計(jì)算機(jī)，或者，通過計(jì)算機(jī)國際互聯(lián)網(wǎng)，流向遙遠(yuǎn)的國度；通過高智能乙太網(wǎng)，流向更加遙遠(yuǎn)的火星，或其他文明星球，參與著星際文明的交換。電子檔案、生物檔案和乙太檔案，人們都可以去想象，通過虛擬思維，而認(rèn)識(shí)到虛擬檔案。某些人可以固執(zhí)地不去虛擬思維，但是，你不能否定虛擬思維，也不可能否定客觀存在著的虛擬物質(zhì)檔案；如同你看不到火星，但是，你不可能否定火星在宇宙中的存在一樣。

在對(duì)乙太檔案逐漸深入認(rèn)識(shí)的過程中，有可能，我們必須一直與唯心主義或機(jī)械唯物主義進(jìn)行不屈不撓的斗爭，這是為真理而斗爭！不管是虛擬形態(tài)的電子檔案，還是人檔合一的有機(jī)物質(zhì)形態(tài)的生物檔案，以及范圍更加廣大、更加普遍的乙太檔案，它們都是虛擬的微觀世界里存在著的檔案；不管檔案信息寄存在紙張上、計(jì)算機(jī)硬盤上，還是人的大腦中，或乙太顆粒上，我們對(duì)于檔案信息與物質(zhì)載體不可分割的認(rèn)識(shí)是不容動(dòng)搖的。我們生活在物質(zhì)世界里，我們的自我就是物質(zhì)的；宇宙只是物質(zhì)的宇宙，宇宙中的一切都是由物質(zhì)構(gòu)成的，一切宇宙中變化的現(xiàn)象，只能是物質(zhì)運(yùn)動(dòng)的結(jié)果。物質(zhì)的存在是絕對(duì)的、永恒的、普遍的，無時(shí)無處不存在的。除此以外，對(duì)于檔案、對(duì)于檔案信息作出的其他解釋，都因?yàn)椴皇钦胬矶鵁o法立足于世界。

愛因斯坦之所以成為科學(xué)預(yù)見的巨人，之所以成為人類看得最遠(yuǎn)最廣的人，就是他有一顆智慧的大腦，他的大腦里裝著整個(gè)宇宙！人類在征服宇宙的過程中，必須建立乙太檔案的概念，它是開啟人類智慧的一把金鑰匙，是引領(lǐng)人類智慧成長的目標(biāo)和方向。從事檔案學(xué)理論研究，依靠理論和智慧兩個(gè)支撐點(diǎn)。而智慧對(duì)于知識(shí)的運(yùn)用至為關(guān)鍵。世界上只有人類尚未認(rèn)識(shí)到的事物，沒有人類認(rèn)識(shí)不了的事物。精神實(shí)踐的大腦工場，是科學(xué)幻想的無窮空間。但是，人們無限的想象力與無窮無盡的理論探索，必須始終堅(jiān)持辯證唯物主義的正確觀點(diǎn)，任何偏離了這個(gè)方向的人，都可能將自己畢生努力化為烏有。而在辯證唯物主義理論基礎(chǔ)之上的檔案學(xué)研究，必然結(jié)出豐碩成果。真理是不可能被戰(zhàn)勝的，乙太檔案論的真理性是不可能被戰(zhàn)勝的，徹底的唯物主義是不可能被戰(zhàn)勝的！

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[10]馬克思恩格斯全集.3[M]北京.人民出版社1972年版：561.

篇8

關(guān)鍵詞：信息化檔案建設(shè) 概念 重要性 建設(shè)過程 現(xiàn)在 辦法

引言：在進(jìn)入人類信息化的社會(huì)以后，檔案管理對(duì)人們認(rèn)識(shí)和了解客觀世界，對(duì)傳承古老的人類文明，對(duì)發(fā)展經(jīng)濟(jì)和創(chuàng)新科技，具有著不可替代的作用與價(jià)值。因此，加快檔案管理工作融入信息化社會(huì)的步伐，把檔案管理信息化納入人類社會(huì)信息化的總格局中，大力推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是檔案管理部門的重要任務(wù)和戰(zhàn)略之舉。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念

所謂檔案管理信息化，是指檔案管理從面向紙質(zhì)檔案實(shí)體保管的模式，向數(shù)字化信息存儲(chǔ)模式過渡和轉(zhuǎn)變的過程。主要形式要實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字信息化和網(wǎng)絡(luò)化；要實(shí)現(xiàn)信息化檔案的收發(fā)、存儲(chǔ)和查詢的一體化模式；要實(shí)現(xiàn)檔案信息的高度共享，而這必將是檔案管理模式的新革命。在管理檔案中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息化技術(shù)，對(duì)檔案原有信息類資源進(jìn)行處理、計(jì)算、轉(zhuǎn)化和存儲(chǔ)管理并為檔案信息的查詢和使用提供信息化的服務(wù)，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案管理信息化的過程會(huì)是一個(gè)長期快速的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地更新現(xiàn)代信息技術(shù)、信息設(shè)備，充分運(yùn)用科學(xué)的現(xiàn)代化技術(shù)手段，極大地提高檔案的管理、利用的現(xiàn)代信息化水平。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在電子信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的今天，發(fā)展和建設(shè)檔案管理的信息化已然成為一條迫切且必然的選擇之路，辦公自動(dòng)化和辦公的無紙化等事物的發(fā)展和出現(xiàn)，使檔案的產(chǎn)生方式發(fā)生了巨大的變化，例如我們的辦公OA系統(tǒng)已將文件的起草、簽發(fā)、傳遞、歸檔等運(yùn)作流程在計(jì)算機(jī)終端和網(wǎng)絡(luò)通訊線路中進(jìn)行，這樣迫使檔案必須以計(jì)算機(jī)別的語言為主要存在形態(tài)，以計(jì)算機(jī)的計(jì)算為處理手段，以網(wǎng)絡(luò)的傳輸為傳遞方式，以存儲(chǔ)器的識(shí)別為儲(chǔ)存方式。電子信息化的檔案與傳統(tǒng)的手工紙質(zhì)檔案的建立、儲(chǔ)存和查詢方式具有很大的差異。這種差異預(yù)示著檔案管理工作者會(huì)面對(duì)更多的計(jì)算機(jī)讀取、傳遞、存儲(chǔ)的電子檔案。檔案信息的內(nèi)容，會(huì)更直接、準(zhǔn)確無誤的被查詢到。檔案管理的信息化為檔案管理部門大量節(jié)省存儲(chǔ)空間，更環(huán)保，檢索更加方便快捷，且準(zhǔn)確性大大提高，不但節(jié)省了大量的人工查詢時(shí)間和實(shí)體檔案的存儲(chǔ)物質(zhì)和空間，對(duì)環(huán)境保護(hù)也起到了一定的積極作用。由此看來，對(duì)于任何一個(gè)單位來說能夠提供有價(jià)值的系統(tǒng)性、真實(shí)性電子檔案信息，就標(biāo)志著這個(gè)單位已邁入了檔案管理信息化的新領(lǐng)域。

三、檔案管理信息化建設(shè)的建設(shè)過程

檔案管理信息化建設(shè)包括基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、規(guī)范制度的建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和管理人才的建設(shè)等方面。

（一）基礎(chǔ)設(shè)施備的建設(shè)：主要包括服務(wù)器、終端計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)、介質(zhì)儲(chǔ)存器、操作系統(tǒng)及應(yīng)用軟件等，其中是以終端計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)為核心，以服務(wù)器、介質(zhì)存儲(chǔ)器為存儲(chǔ)手段，以網(wǎng)絡(luò)交換機(jī)等作為傳遞信息和查閱信息的紐帶。

（二）檔案信息資源的建設(shè)：一是原有檔案的數(shù)字信息化；二是收集和接收各種形式的電子檔案后集成整合到統(tǒng)一的檔案管理數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)中，從而建立生成更豐富更強(qiáng)大的電子檔案信息。

（三）規(guī)范制度的建設(shè)：能夠保障檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、有序健康的發(fā)展。

（四）應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息提供建立、發(fā)展的平臺(tái)。

（五）管理人才的建設(shè)：能夠?yàn)闄n案管理信息化提供技術(shù)支持。

四、檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和解決辦法

（一）檔案管理信息化的現(xiàn)狀：1、電子化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不夠規(guī)范、制度不夠完善；2、電子化檔案管理還不能夠完全的與電子政務(wù)對(duì)接，融入度較低；3、檔案電子信息資源共享不全面，缺乏通用性。由于原有的管理體制的問題，檔案管理存在橫向溝通不暢，規(guī)范制度不能統(tǒng)一，從而造成檔案信息的共享和交流的難度增大。4、對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，使檔案信息化缺乏良好的信息化建設(shè)的推動(dòng)力和發(fā)展環(huán)境。5、無法建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范制度，造成檔案管理信息化發(fā)展的腳步緩慢甚至停滯。6、從事檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)存在“老化”、“過時(shí)”的現(xiàn)象，沒有先進(jìn)的信息化管理知識(shí)和意識(shí)。7、軟件應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)和應(yīng)用技術(shù)的開發(fā)相對(duì)較薄弱，原有的工作基礎(chǔ)無法適應(yīng)新時(shí)代信息化的要求。8、數(shù)據(jù)保護(hù)意識(shí)不夠，存在信息丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）解決辦法：1、利用現(xiàn)代的管理手段和先進(jìn)的信息技術(shù)，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，要加強(qiáng)組織和領(lǐng)導(dǎo)，提高專業(yè)認(rèn)識(shí)，加大資金投入，增配軟、硬件設(shè)備，引進(jìn)和培養(yǎng)先進(jìn)的信息化建設(shè)人才和技術(shù)手段。2、提高對(duì)創(chuàng)新人才的培養(yǎng)的意識(shí)，提高檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)。建立一支具有合理分工、科學(xué)結(jié)構(gòu)、素質(zhì)強(qiáng)硬的檔案管理隊(duì)伍。3、建立健全規(guī)范的檔案管理制度。4、解決好電子檔案的安全保存問題。

檔案管理的信息化建設(shè)給予新時(shí)期檔案管理工作嶄新的形式與內(nèi)容，為檔案管理工作帶來了新的發(fā)展機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期而又艱巨的任務(wù)，不可能一步到位，所以要逐步實(shí)施，抓住重點(diǎn)，講求時(shí)效，不斷持續(xù)發(fā)展和進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

1.檔案管理學(xué)陳智為中國人民大學(xué)出版社

2.檔案管理學(xué)原理王向明上海大學(xué)出版社

3.檔案學(xué)研究進(jìn)展王新才武漢大學(xué)出版社

4.《電子文件風(fēng)險(xiǎn)管理》馮惠玲等著中國人民大學(xué)出版社

篇9

關(guān)鍵詞：電子文件； 檔案工作； 影響對(duì)策

Abstract: this article from the electronic files on the influence of archives work about, then electronic files on archives countermeasures to explore.

Keywords: electronic files; Archives work; Influence countermeasures

中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：

大量電子文件的產(chǎn)生，不論對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作還是檔案學(xué)理論都產(chǎn)生了巨大的影響，它將引導(dǎo)檔案工作者對(duì)電子文件的歸檔與管理利用方面的工作進(jìn)行深入的思考。

一、電子文件對(duì)檔案工作產(chǎn)生的影響

1、電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作的影響

傳統(tǒng)的檔案工作以紙質(zhì)文件材料為工作對(duì)象，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)后，電子文件取代了以往的文字材料，它是由擬稿者直接寫在磁盤上，并在磁盤上進(jìn)行修改，一經(jīng)形成后，馬上存貯到辦公信息數(shù)據(jù)中，由檔案人員、技術(shù)人員所共享。這就使得文件與檔案之間不再有明顯的界限。紙質(zhì)檔案的管理工作經(jīng)過長期實(shí)踐，已總結(jié)出一套工作流程及方法、原則，如文件的立卷歸檔制度。文件的立卷歸檔工作是檔案工作流程的起點(diǎn)，也是文書工作和檔案工作的結(jié)合點(diǎn)，文件形成后，先由文書部門收集立卷，然后交檔案部門管理，一般一年歸檔一次。而電子文件隨時(shí)產(chǎn)生，隨時(shí)更改，存貯在計(jì)算機(jī)磁盤或光盤中。因此，它對(duì)計(jì)算機(jī)有很強(qiáng)的依賴性。如果歸檔，必須以磁盤或光盤的形式移交，歸檔范圍也不能只是“辦理完畢，具有保存價(jià)值”的文件，還應(yīng)包括該文件的讀取軟件甚至操作系統(tǒng)。

由于電子文件信息與載體的可分離性，檔案實(shí)體分類也可能將被概念分類整理所取代，因?yàn)閷?shí)體分類的結(jié)果只能體現(xiàn)一種屬性聯(lián)系，這種單線排列的方式是手工操作管理檔案的需要，但在當(dāng)今電子文件的環(huán)境中，文件的形式特征和內(nèi)容特征均發(fā)生了變化，電子文件可以通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行迅速、有效、多角度的整序，不再需要對(duì)它進(jìn)行像紙質(zhì)文件那樣的分類整理。不同的用戶可以根據(jù)不同的需要，利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行自由組合分類。

2、電子文件對(duì)檔案學(xué)理論的影響

對(duì)檔案本質(zhì)屬性的影響。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。這種原始記錄性一方面表現(xiàn)在檔案內(nèi)容上，另一方面表現(xiàn)在檔案形式上，如當(dāng)事人的親筆手稿、領(lǐng)導(dǎo)者的親筆簽署等，都表現(xiàn)出真實(shí)的原始性。也正是檔案的原始記錄性，才使得檔案區(qū)別于圖書、情報(bào)、資料等其它信息，而具有法律憑證的作用。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，電子文件從起草、修改到印發(fā)都在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行，它便于修改、便于復(fù)制的特性，使得最能體現(xiàn)檔案原始記錄性的內(nèi)容與形式特征不復(fù)存在。電子文件是計(jì)算機(jī)文字處理系統(tǒng)中的最后一個(gè)文本，沒有草稿與印稿的區(qū)別，也沒有正本與副本的差異，甚至文件與檔案之間很難劃定一條人為的界限。人們可以在機(jī)器上隨時(shí)方便地復(fù)制電子文件，這樣文件是檔案的前身，檔案是由文件有條件地轉(zhuǎn)化而來這一檔案概念就變得難以理解。電子文件的原始記錄性和憑證作用如何確定，電子文件能否作為檔案，是否具有法律憑證作用等等，便成為檔案界的一系列新課題。這些課題是電子文件能否轉(zhuǎn)化為檔案的關(guān)鍵，也是賦予檔案本質(zhì)屬性新的內(nèi)涵的客觀需要。

對(duì)檔案來源原則的影響。來源原則包括兩個(gè)方面：從外部來看是尊重全宗，從內(nèi)部來看是尊重原始順序。目前，隨著大量電子文件的產(chǎn)生，后者愈益受到普遍關(guān)注。傳統(tǒng)的觀點(diǎn)認(rèn)為源于來源原則的檔案檢索系統(tǒng)必須一律建立在文件形成者或信息提供者的組織機(jī)構(gòu)及其文件的基礎(chǔ)上。只有根據(jù)其來源，從形成者的法律責(zé)任和行政管理的角度看問題，才能正確整理和理解檔案文件。而電子文件在形成過程中，不再嚴(yán)格對(duì)應(yīng)于現(xiàn)存的機(jī)關(guān)、組織、機(jī)構(gòu)，人們可以根據(jù)需要隨時(shí)對(duì)文件信息復(fù)制、修改和重新組合、打亂或破壞文件的本來順序。因此，要確定檔案的來源，必須正確說明檔案的原始聯(lián)系，了解在整個(gè)生命周期中文件組合的變化，應(yīng)隨著客觀實(shí)際的變化，豐富和發(fā)展來源原則。

對(duì)檔案學(xué)理論研究內(nèi)容的影響。檔案學(xué)理論研究的內(nèi)容是由研究對(duì)象決定的。以往的檔案學(xué)理論研究是以紙質(zhì)檔案為主要對(duì)象，電子文件出現(xiàn)以后，檔案工作的對(duì)象發(fā)生了變化，其理論研究的對(duì)象自然也就發(fā)生了變化。原有的一些定論、模式將被重新審視，原有的管理思想、管理原則將得到更新和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也將得到充實(shí)和完善。所有這些研究課題都應(yīng)圍繞電子文件來開展。如電子文件的整理排序技術(shù)、信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒防治技術(shù)等等，都將成為檔案學(xué)理論研究必不可少的內(nèi)容。

二、檔案界所應(yīng)采取的對(duì)策

電子文件對(duì)檔案業(yè)務(wù)工作和檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究都產(chǎn)生了具大的影響，檔案工作者應(yīng)該怎樣做才能減少這些影響，保證檔案工作的順利進(jìn)行呢?筆者認(rèn)為應(yīng)從以下四個(gè)方面采取對(duì)策：

1、做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現(xiàn)行文件工作領(lǐng)域，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來龍去脈。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

2、解決好電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水分及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長期保存問題是檔案工作者需要深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

篇10

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化環(huán)境 醫(yī)院 檔案管理 存在問題 改善建議

中圖分類號(hào)：R 197 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院檔案一方面記錄了醫(yī)院的發(fā)展歷程、發(fā)展軌跡、發(fā)展中的重大事件，另一方面還保存著大量的醫(yī)療科技成果，是醫(yī)院醫(yī)療工作以及醫(yī)療工作研究者的重要參考數(shù)據(jù)，故醫(yī)院檔案對(duì)于醫(yī)院發(fā)展舉足輕重。鑒于此，醫(yī)院應(yīng)做好檔案管理工作，充分發(fā)揮檔案管理的重要作用。毋庸置疑，隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案管理數(shù)字化趨勢愈加明顯，這就意味著檔案管理工作即將或正在向著自動(dòng)化、電子化、現(xiàn)代化的方向發(fā)展。因此，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，改進(jìn)與完善醫(yī)院檔案管理工作十分必要。

一、辦公自動(dòng)化概念與優(yōu)勢

（一）概念

所謂辦公自動(dòng)化，即利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)技術(shù)設(shè)備等實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息與辦公室工作的對(duì)接，做到辦公信息的自動(dòng)傳輸、自動(dòng)發(fā)送、自動(dòng)接收以及自動(dòng)存儲(chǔ)等流程，以此來加快信息流動(dòng)，確保信息穩(wěn)定性、安全性、精準(zhǔn)性與可靠性的一種現(xiàn)代科學(xué)的辦公狀態(tài)。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化，有利于克服傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，提升檔案管理工作質(zhì)量，最大限度增強(qiáng)檔案信息的有效性。

（二）優(yōu)勢

在醫(yī)院檔案管理中，辦公自動(dòng)化優(yōu)勢顯著：第一，精準(zhǔn)迅速。辦公自動(dòng)化能促使各部門對(duì)各類檔案信息進(jìn)行及時(shí)、迅速的有效錄入，并克服人工檔案管理“速度慢，誤差大”的缺陷，使檔案管理時(shí)效性與精準(zhǔn)性更強(qiáng)。也就是說，辦公自動(dòng)化不僅使檔案信息的錄入系統(tǒng)化、自動(dòng)化與科學(xué)化，更使信息查詢顯得及時(shí)、高效。第二，較高的資源共享性。辦公自動(dòng)化能利用電子互聯(lián)網(wǎng)建立資源共享中心，強(qiáng)化了醫(yī)院各部門的溝通與交流，提升了醫(yī)院的檔案資源利用率，更有利于各部門的工作效率的提高。第三，辦公自動(dòng)化使醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)方式更加靈活。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案信息存儲(chǔ)由紙質(zhì)逐漸過渡到電子存儲(chǔ)，記錄形式也由單純的文字形式拓展為文字、圖像、表格、視頻等多種記錄存儲(chǔ)形式，存儲(chǔ)效果更為直觀，保存時(shí)間更久，價(jià)值更高。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理面臨的問題

（一）電子存儲(chǔ)文件的保密性遭受質(zhì)疑

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展一定程度上也推動(dòng)了盜密技術(shù)的發(fā)展，這使得電子存儲(chǔ)文件的保密性遭受嚴(yán)重質(zhì)疑。在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，醫(yī)院電子檔案經(jīng)常存在被篡改、被盜用的跡象，這極大削減了電子檔案信息的可靠性，不利于電子檔案作用的充分發(fā)揮。電子文件雖易于保存，但畢竟沒有統(tǒng)一、固定的形式，故其較紙質(zhì)檔案更容易修改與盜取，這是醫(yī)院電子化檔案管理目前面臨的一個(gè)重要難題。例如，電子病歷涉及到醫(yī)療安全與患者隱私，如果保密工作不夠，產(chǎn)生的后果將十分嚴(yán)重。

（二）醫(yī)院檔案管理缺乏規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案管理的辦公自動(dòng)化雖然給員工工作帶來了諸多便利之處，但同時(shí)也衍生出很多問題。這些問題的產(chǎn)生很大程度上是由于檔案管理缺乏規(guī)范、系統(tǒng)的管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，隨著辦公自動(dòng)化的發(fā)展，很多員工對(duì)重要的檔案信息進(jìn)行了電子存檔，但是卻忽略了紙質(zhì)原稿的保存。再如，在用打印機(jī)打印材料，傳真機(jī)傳輸與接收材料過程中，忽視原底稿，將復(fù)印件作為底稿存檔的現(xiàn)象很常見。也就是說，辦公自動(dòng)化后，醫(yī)院電子化檔案管理實(shí)施方面缺乏健全、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，不利于檔案管理效率的提升。

（三）n案管理人員的綜合素質(zhì)有待提升

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理的技術(shù)方法、原則、標(biāo)準(zhǔn)等與原本手工檔案管理存在很大差距，這對(duì)檔案管理員工的綜合素質(zhì)提出了更高的要求。一些老員工思想觀念、技術(shù)手段等依然停留于紙質(zhì)管理階段，如知識(shí)面窄、信息技術(shù)水平低、對(duì)數(shù)據(jù)信息通訊知之甚少等等，不能勝任目前電子檔案管理工作。從當(dāng)下來看，員工只有具備現(xiàn)代電子檔案管理相關(guān)知識(shí)，并靈活運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，成為信息技術(shù)水平高、管理能力強(qiáng)、檔案知識(shí)豐富的專業(yè)復(fù)合型人才才能適應(yīng)醫(yī)院檔案管理工作需求。

（四）檔案管理辦公自動(dòng)化水平低，問題多

隨著醫(yī)院醫(yī)療水平的提升，很多醫(yī)院走向了檔案管理自動(dòng)化、現(xiàn)代化與信息化道路。但縱觀當(dāng)下醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化現(xiàn)狀，水平低、問題多成為檔案管理面臨的新困境。這主要表現(xiàn)在醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化資金投入少、軟件開發(fā)能力弱以及軟件使用水平低等。由于部分軟件開發(fā)商缺乏軟件開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，技術(shù)水平不夠，其開發(fā)出來的軟件系統(tǒng)質(zhì)量不高，無法滿足當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)代化工作。例如，一些軟件系統(tǒng)的實(shí)用性太差，不能滿足用戶需求；還有一些軟件無法實(shí)現(xiàn)電子文件運(yùn)轉(zhuǎn)與電子檔案管理的一體化，這大大減低了檔案管理效率。

三、辦公自動(dòng)化環(huán)境下提升醫(yī)院檔案管理質(zhì)量的建議

（一）醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管，降低網(wǎng)絡(luò)安全隱患

在辦公自動(dòng)化環(huán)境中，維護(hù)電子檔案管理的安全性，盡可能排除一切網(wǎng)絡(luò)安全隱患，提高電子檔案信息的客觀、真實(shí)性顯得尤為重要。這就要求，醫(yī)院要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全系統(tǒng)建設(shè)，建立一個(gè)完整、系統(tǒng)、安全、可靠的信息化電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。具體來說，醫(yī)院可以通過加密網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、使用防火墻、設(shè)置權(quán)限等方式減低網(wǎng)絡(luò)安全隱患，還檔案管理一個(gè)寧靜、真實(shí)的外在環(huán)境。例如，在檔案管理工作中，為了防止因人為惡意修改而造成重要文檔信息被破壞、丟失或盜用等，工作人員可以對(duì)重要文檔進(jìn)行加密處理，或者進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，將不符合查詢與閱覽文檔的人排除在外，減少安全隱患。除此之外，醫(yī)院更要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督的方式多種多樣，醫(yī)院要選擇適合自身的方式強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督。例如，可以對(duì)系統(tǒng)網(wǎng)頁進(jìn)行設(shè)置，當(dāng)不法分子訪問網(wǎng)頁時(shí)進(jìn)行適度的攔截。

（二）醫(yī)院檔案管理要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理

為提升醫(yī)院電子檔案管理效率，醫(yī)院檔案管理必須做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。具體來說，可從以下三方面著手：第一，文書管理與電子檔案管理要做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。文書管理與檔案管理分屬于不同的管理部門，文書部門負(fù)責(zé)文檔前期工作，而檔案部門負(fù)責(zé)文檔接收、規(guī)整、管理等后期工作，但二者在管理上要規(guī)范體制，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能使二者相互配合，相互協(xié)調(diào)，共同服務(wù)于醫(yī)院管理工作開展。第二，制定規(guī)范、統(tǒng)一的檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)。辦公自動(dòng)化環(huán)境中，醫(yī)院檔案管理必須要有嚴(yán)格、規(guī)范統(tǒng)一的管理流程與標(biāo)準(zhǔn)，以此來引導(dǎo)工作人員規(guī)范進(jìn)行，提高電子檔案管理效率。第三，統(tǒng)一技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理不同，需要有統(tǒng)一的技術(shù)操作標(biāo)準(zhǔn)。例如，在流程設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)采用兼容性強(qiáng)、性能相對(duì)較好的系統(tǒng)，并對(duì)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化標(biāo)準(zhǔn)等）進(jìn)行規(guī)范化處理。

（三）強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)，提升其綜合素質(zhì)

近年來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)呈現(xiàn)出蓬勃發(fā)展的趨勢，與此同時(shí)，各式各樣的新技術(shù)、新內(nèi)容正廣泛應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理中，這對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。因此，針對(duì)當(dāng)前檔案管理人員素質(zhì)低的現(xiàn)象，醫(yī)院應(yīng)強(qiáng)化對(duì)工作人員的培訓(xùn)工作，循序漸進(jìn)提升其綜合素質(zhì)。具體來說，醫(yī)院應(yīng)做到以下兩點(diǎn)：首先，把好檔案管理人才招聘關(guān)。人才招聘是醫(yī)院進(jìn)行檔案人才管理的第一步，招聘人員要嚴(yán)格依照招聘流程，挑選理論扎實(shí)、經(jīng)驗(yàn)豐富、信息技術(shù)水平高的優(yōu)秀人才充實(shí)檔案管理人才隊(duì)伍。在招聘中，要禁止“裙帶關(guān)系”，做到“任人唯賢”。其次，要強(qiáng)化對(duì)新人與老人的培訓(xùn)。要對(duì)新人做入職前培訓(xùn)，使其盡快上手，輕松投入工作。對(duì)于在職員工的培訓(xùn)要更加傾向于對(duì)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)的滲透，如檔案信息化管理手段，電子檔案管理注意事項(xiàng)等，全面提升其綜合素質(zhì)。

（四）完善醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)，提高信息化水平

完善的電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案管理辦公自動(dòng)化水平的提升具有重要的促進(jìn)意義。鑒于此，醫(yī)院必須完善電子檔案系統(tǒng)，提高檔案管理的信息化水平。首先，醫(yī)院要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行深入研究。對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行深入、全面、廣泛的研究是提升辦公自動(dòng)化水平的第一步，有了研究做基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用、升級(jí)、更新便顯得游刃有余、得心應(yīng)手了。其次，醫(yī)院要加大資金投入，開發(fā)兼容性強(qiáng)、性價(jià)比高的辦公系統(tǒng)，使該辦公系統(tǒng)不僅能滿足客戶需求，又能實(shí)現(xiàn)文件轉(zhuǎn)運(yùn)、文件管理等的一體化，最大限度提升辦公系統(tǒng)運(yùn)行效率，推動(dòng)電子檔案管理質(zhì)量的提升。最后，醫(yī)院可建立專門的電子檔案管理信息化系統(tǒng)，為醫(yī)院各部門搭建信息化檔案資源共享平臺(tái)，提升檔案信息的利用率。

綜上所述，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的開展是一項(xiàng)繁瑣復(fù)雜、循序漸進(jìn)的系統(tǒng)工程，不可一蹴而就。醫(yī)院要強(qiáng)化對(duì)檔案管理信息化的重視，并加大資金投入，完善硬件建設(shè)；建立統(tǒng)一規(guī)范的醫(yī)院檔案管理標(biāo)準(zhǔn)等，為辦公自動(dòng)化提供良好的外在條件。與此同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員也要不斷提升自身綜合素質(zhì)，以扎實(shí)的基礎(chǔ)知R、較高的工作技能以及良好的工作狀態(tài)投入醫(yī)院檔案的信息化管理中，真正提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

參考文獻(xiàn)：

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