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關(guān)鍵詞：管理工作；高校辦公室；科學(xué)化水平；完善

中圖分類號(hào)：G647文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-0118（2013）02-0022-02

一、高校辦公室管理工作實(shí)踐中的現(xiàn)狀分析

（一）高校辦公室管理工作的重視力度不夠

盡管現(xiàn)在越來(lái)越多高校關(guān)注辦公室的管理工作，但是還是存在一部分的高校辦公室管理人員疏忽冷漠對(duì)待辦公室的管理力度。出現(xiàn)這種狀況，主要在于辦公室的管理工作比較瑣碎、細(xì)小，并不能從宏觀上體現(xiàn)辦公人員的業(yè)績(jī)，相對(duì)于教師教學(xué)的成績(jī)，比較微不足道。這就會(huì)使一些急于求成的管理人員產(chǎn)生浮躁心理，尤其是領(lǐng)導(dǎo)層，他們把更多的精力放在能夠明顯呈現(xiàn)學(xué)校業(yè)績(jī)的領(lǐng)域上，往往會(huì)減少或者疏忽辦公室的管理能力的提高。

（二）高校辦公室管理工作的管理隊(duì)伍綜合素質(zhì)普遍不高

人們普遍存在一些誤區(qū)，認(rèn)為辦公室工作處理的是一些繁雜、微小的事情，不需要一定的技術(shù)含量，因此往往會(huì)導(dǎo)致高校辦公室管理人員的素質(zhì)低。實(shí)質(zhì)上，高校辦公室管理工作的經(jīng)驗(yàn)人士表示，辦公室管理本身就是一項(xiàng)理論性、技能性強(qiáng)的工作，對(duì)于管理人員存在一定的辦公要求。

二、進(jìn)一步提高高校辦公室管理工作實(shí)踐時(shí)的科學(xué)化水平

（一）完善辦公室自動(dòng)化，為提高辦公室管理科學(xué)化水平提供物質(zhì)保證

如今高等教育管理對(duì)辦公軟件的要求比較高，高校開始準(zhǔn)備進(jìn)入全方位的辦公網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，對(duì)于辦公室管理服務(wù)的要求越來(lái)越高，要求辦公室處理信息要提高系統(tǒng)性、時(shí)效性，這樣才能夠適應(yīng)當(dāng)今日新月異的信息社會(huì)發(fā)展需求。在這種環(huán)境下，辦公室管理要提升層次，就要具備相應(yīng)的硬件建設(shè)，比如辦公室自動(dòng)化（俗稱OA），它是當(dāng)今信息化辦公的必備品，是與傳統(tǒng)辦公相結(jié)合的一個(gè)現(xiàn)代趨勢(shì)，它是現(xiàn)代信息社會(huì)辦公發(fā)展的背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)結(jié)合系統(tǒng)科學(xué)、行為科學(xué)的理論，綜合的一門新型技術(shù)。要提高辦公管理科學(xué)水平就要事先配備好辦公室自動(dòng)化的設(shè)備，加快辦公室自動(dòng)化的進(jìn)程。因此辦公室要配好計(jì)算機(jī)硬件，注重高校辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)完善，將文字處理、事務(wù)管理、文件管理、輔助決策、通信聯(lián)絡(luò)等等各個(gè)子系統(tǒng)結(jié)合在一起成為一個(gè)整體。

（二）完善工作人員素質(zhì)，為提高辦公室管理科學(xué)化水平提供智力支持

辦公室管理的工作離不開辦公室工作人員的操作，要提高辦公室管理的科學(xué)高效化離不開辦公室工作人員素質(zhì)的提高。高等學(xué)校的等級(jí)分為校、院、系三個(gè)級(jí)別，不管是哪個(gè)級(jí)別都需要具備工作人員良好的管理能力提高辦公室工作日常運(yùn)轉(zhuǎn)的效率。目前經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，全國(guó)已經(jīng)實(shí)施科教興國(guó)戰(zhàn)略多年，高等學(xué)校面臨學(xué)校辦公管理的很多挑戰(zhàn)。之所以這么說(shuō)，主要是高等學(xué)校不但肩負(fù)著培養(yǎng)學(xué)生成才、為社會(huì)輸送人才、服務(wù)社會(huì)等重要的任務(wù)，而且還需要一支能夠支持學(xué)校實(shí)現(xiàn)這些目標(biāo)的管理隊(duì)伍。這支辦公管理掌握著學(xué)校的“心臟”，這就需要他們具備較高的政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)素養(yǎng)、文化素養(yǎng)，在工作中還要有跟得上時(shí)代腳步獲得新信息的學(xué)習(xí)能力、處理重大問(wèn)題、突發(fā)事件的綜合協(xié)調(diào)能力，搞好管理、服務(wù)的創(chuàng)新能力。塑造這樣具備全面能力的管理隊(duì)伍，這就需要學(xué)校在選拔、培訓(xùn)上加大投資力度，根據(jù)各科室的能力、各崗位的職責(zé)，有針對(duì)性地進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，人員配置，最終能夠在高校辦公領(lǐng)域上進(jìn)行揚(yáng)長(zhǎng)避短，優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)，優(yōu)化整體。

（三）完善辦公室組織結(jié)構(gòu)，為提高辦公室管理科學(xué)化水平提供科學(xué)的結(jié)構(gòu)

一直以來(lái)，各大高校的行政中心的結(jié)構(gòu)大同小異，但在辦公室上的結(jié)構(gòu)上還存在一些區(qū)別。雖然高等學(xué)校三級(jí)辦公室的職能、作用差不多，但是他們?cè)谂鋫渖洗嬖诤艽蟮膮^(qū)別。一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)分別是校、院、系，規(guī)模不一樣、內(nèi)容不一樣。如果要將級(jí)別的組織結(jié)構(gòu)都進(jìn)行統(tǒng)一，將會(huì)出現(xiàn)很大的不合理現(xiàn)象。對(duì)此在完善辦公室組織結(jié)構(gòu)的時(shí)候，要注意一下規(guī)律：1、高等學(xué)校院一級(jí)辦公室，根據(jù)工作職能可以分為各個(gè)方面的秘書崗位，主要是分別負(fù)責(zé)教學(xué)、招生、科研、行政工作等方面的組織和日常工作，而每位負(fù)責(zé)秘書直接與分管領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系，又負(fù)責(zé)與學(xué)院辦公室相協(xié)調(diào)，構(gòu)成上下相銜接的有機(jī)整體；2、高等學(xué)校系一級(jí)辦公室，作為學(xué)校基層的辦公室級(jí)別，相對(duì)來(lái)說(shuō)簡(jiǎn)單得多，它的人員不多，容易管理，一般只需要設(shè)立一個(gè)系辦公室，在系主任的領(lǐng)導(dǎo)下，直接負(fù)責(zé)、協(xié)調(diào)本系的教學(xué)、專業(yè)發(fā)展、科研、師資培訓(xùn)、學(xué)術(shù)方面的交流，學(xué)籍的管理、教學(xué)管理等計(jì)劃的制定、實(shí)施等工作；3、作為學(xué)校一級(jí)的辦公室，設(shè)立的科室相較于院一級(jí)、系一級(jí)兩個(gè)級(jí)別要復(fù)雜得多，主要設(shè)為綜合科、文秘科、行政科、信息科等，最主要是它們不盡對(duì)內(nèi)，也對(duì)外，因此更需要完善結(jié)構(gòu)，更好地運(yùn)轉(zhuǎn)全校的管理。

辦公室的組織結(jié)構(gòu)的完善，需要遵循的原則為：（1）達(dá)到精簡(jiǎn)的效果。只設(shè)立有需要的部門，不要重復(fù)一些部門的功能；（2）達(dá)到各司其職，層次分明的效果。落實(shí)崗位責(zé)任制，讓每個(gè)部門都能夠明確職能，與其他機(jī)構(gòu)有效聯(lián)合，形成強(qiáng)大的合力，發(fā)揮辦公室管理工作最大效能。

（四）完善管理工作制度，為提高辦公室管理科學(xué)化水平提供科學(xué)化的制度保證

1、完善崗位責(zé)任制。只有通過(guò)完善崗位責(zé)任制，才能促進(jìn)辦公室管理人員在明確自身的辦公室科室職責(zé)權(quán)限的基本條件下，各司其職，恪守職責(zé)，更好的完成各自手頭的工作，從而提高辦公室管理工作的高質(zhì)、高效。崗位職責(zé)的定制需要遵守以下原則：一是責(zé)任制的制定是建立在以事定崗、精干效能的原則，根據(jù)工作需要的內(nèi)容制定責(zé)任制。二是盡可能量化崗位相應(yīng)的權(quán)力和責(zé)任，才能更準(zhǔn)確的進(jìn)行責(zé)任制的考核，確保責(zé)任制的有效性。三是采用嚴(yán)格的檢查制度、配置相應(yīng)合理的獎(jiǎng)懲辦法。采用獎(jiǎng)懲分明的辦法，檢查成績(jī)優(yōu)秀的工作者，給予鼓勵(lì)；合格者，給予適當(dāng)?shù)墓膭?lì)；對(duì)于失職、瀆職者要根據(jù)情節(jié)的輕重給予警告、處罰。

2、完善公文處理制度。建立完善的公文處理制度，能夠避免公文出錯(cuò)、公文擠壓的公文處理效率低、辦事質(zhì)量差的情況，因此要提高辦公質(zhì)量，有效運(yùn)轉(zhuǎn)公文，就必須做到：一是規(guī)范公文種類，不能亂用、混用各種公文種類，平時(shí)注重對(duì)各種公文類進(jìn)行分類，增加方面的培訓(xùn)。二是統(tǒng)一固定行文關(guān)系、公文格式，才能高效地完成任何公文的處理。三是熟悉公文處理程序，提高公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

3、完善會(huì)議制度。會(huì)議是一項(xiàng)有效的溝通聯(lián)系的方式，同時(shí)也是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，貫徹政策，發(fā)揚(yáng)民主，布置任務(wù)、決策，有效推動(dòng)校園建設(shè)的有效渠道，對(duì)此，會(huì)議對(duì)于提高辦公室管理具有非常重要的意義。要提高會(huì)議質(zhì)量，提高工作效率，要做到：一是會(huì)議審批制度的嚴(yán)格建立。確定科學(xué)的會(huì)議主題，明確主題，開有意義、有實(shí)效的會(huì)。二是會(huì)前的充分準(zhǔn)備。做好調(diào)查研究，集思廣益，聽取各種意見，做好筆記，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)。三是會(huì)議紀(jì)律的嚴(yán)格遵守。建立良好的會(huì)議氛圍，杜絕不重視、早退的現(xiàn)象。

4、完善接待制度。學(xué)校并不是一個(gè)封閉的地方，它需要與外界進(jìn)行學(xué)術(shù)交流，歡迎其它學(xué)校到校內(nèi)進(jìn)行參觀、或者其它重要的合作事項(xiàng)。辦公室就是系、院、學(xué)校的一扇窗口，它代表著學(xué)校的形象。因此接待對(duì)于辦公室工作人員來(lái)說(shuō)有著較高的要求，如何完善接待制度：一是要從辦公人員的接待能力方面進(jìn)行培養(yǎng)，通過(guò)培訓(xùn)、實(shí)踐，使接待人員能夠做到熱情待人、禮貌得體。二是要從接待辦法的制定上進(jìn)行完善，確保接待有章可循，有法可依。

參考文獻(xiàn)：

[1]張佩成，章繼勝，汪士華.生態(tài)大學(xué)建設(shè)背景下加強(qiáng)高校辦公室工作人員服務(wù)意識(shí)的思考[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（漢文哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2009，（09）.

[2]陳宏玲.關(guān)于高校院系辦公室工作的思考[J].山西廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2009，（04）.

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關(guān)鍵詞：醫(yī)院辦公室；檔案管理；工作探討

醫(yī)院辦公室檔案管理工作經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的發(fā)展和改革，逐漸的在實(shí)踐中獲得完善和發(fā)展，辦公室檔案作為醫(yī)院多年的綜合性材料，對(duì)于提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力，促進(jìn)醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展具有重要的意義和作用；醫(yī)院辦公室檔案的管理質(zhì)量直接決定著醫(yī)院檔案的完整程度，對(duì)于醫(yī)院的綜合進(jìn)步具有關(guān)鍵性作用，隨著社會(huì)科技的發(fā)展，醫(yī)院逐漸采取科學(xué)的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行綜合整理，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，建立數(shù)字檔案管理，豐富檔案管理方式等提高醫(yī)院辦公室的檔案管理水平。雖然檔案管理逐漸獲得了發(fā)展和改進(jìn)，但是醫(yī)院辦公室檔案由于工作種類繁雜，仍然存在很大的問(wèn)題，本文結(jié)合相關(guān)的問(wèn)題和應(yīng)用進(jìn)行分析，希望能夠提高醫(yī)院辦公室檔案管理水平。

1 醫(yī)院辦公室檔案管理工作特點(diǎn)

1.1 檔案館內(nèi)容的復(fù)雜性

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院辦公室的檔案管理水平也逐漸發(fā)展，在對(duì)傳統(tǒng)的檔案形式進(jìn)行保留和整理的過(guò)程中，通過(guò)科學(xué)技術(shù)，建立相關(guān)的影音、視屏、圖片等電子類檔案，通過(guò)電子類檔案管理，有效的提高了檔案管理的嚴(yán)密性和準(zhǔn)確性。由于醫(yī)院工作種類繁瑣，因此醫(yī)院辦公室檔案管理也存在眾多的復(fù)雜類型，根相關(guān)的調(diào)查和分析，我國(guó)醫(yī)院辦公室檔案管理主要包括以下幾種復(fù)雜類型，首先，醫(yī)院辦公室檔案管理的過(guò)程中，業(yè)務(wù)指導(dǎo)類的檔案數(shù)量較多，眾所周知，醫(yī)院作為基醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)建設(shè)行業(yè)，工作內(nèi)容復(fù)雜、繁重，而且受到醫(yī)院自身的原因影響，醫(yī)院自身的救治工作比較多，這樣的不平衡的繁重工作任務(wù)直接導(dǎo)致醫(yī)院治療部門和檔案管理部門之間存在很大的差異和不同。檔案作為基礎(chǔ)性信息記錄，受到時(shí)代的快速性影響，檔案管理方式也不斷更新，在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程匯中，對(duì)于新的制度要求、操作標(biāo)準(zhǔn)、都需要及時(shí)的補(bǔ)充和發(fā)展。

1.2 相關(guān)的醫(yī)患關(guān)系檔案影響性大

醫(yī)院作為公共醫(yī)療服務(wù)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，面向的是整個(gè)社會(huì)的廣大人民群眾，所以醫(yī)院辦公室檔案管理中存在大量的醫(yī)患關(guān)系的檔案，隨著社會(huì)綜合素質(zhì)水平的提升，社會(huì)群眾對(duì)于醫(yī)療機(jī)構(gòu)的衛(wèi)生水平和技術(shù)問(wèn)題都有了很大的提升，在進(jìn)行醫(yī)療活動(dòng)的過(guò)程中，患者與醫(yī)生在治療方式上也存在一定的糾紛，這樣的醫(yī)患檔案不僅與檔案管理水平有關(guān)，而且能夠直接反映出醫(yī)院本身的醫(yī)療技術(shù)問(wèn)題和道德文化問(wèn)題，因此，針對(duì)這樣的問(wèn)題，醫(yī)院要積極做好醫(yī)患關(guān)系的檔案，加強(qiáng)醫(yī)患關(guān)系檔案的整理和保存。在醫(yī)院發(fā)生醫(yī)療事故或者引發(fā)醫(yī)療糾紛的問(wèn)題時(shí)，相關(guān)的調(diào)查問(wèn)題和解決處理都會(huì)從醫(yī)院辦公室的檔案管理進(jìn)行，成為處理問(wèn)題和糾紛的重要依據(jù)。

1.3 醫(yī)生調(diào)任、晉升類的檔案處理

醫(yī)院工作過(guò)程中，醫(yī)生會(huì)經(jīng)常出現(xiàn)晉升、離職等問(wèn)題，作為醫(yī)院的主體工作者，加強(qiáng)醫(yī)生的檔案管理也是醫(yī)院辦公室檔案管理的方面；為了能夠積極推動(dòng)完整的檔案管理體系，醫(yī)院辦公室要積極保證三個(gè)方面的醫(yī)生方案問(wèn)題：首先，加強(qiáng)檔案完整性，醫(yī)院辦公室檔案管理的人員流動(dòng)相對(duì)比較小，與普通單位之間存在很大的差異，只有醫(yī)院辦公室檔案工作人員的穩(wěn)定才能保障檔案管理工作的完整性和穩(wěn)定性；與此同時(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員的工作成熟度也是促進(jìn)檔案高效管理的措施，能夠積極提高檔案的管理質(zhì)量和管理效率。其次，注重檔案管理的科技性，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步，醫(yī)院辦公室檔案管理工作需要跟隨時(shí)代的步伐進(jìn)行改革，逐級(jí)向著信息化和科技化的法相進(jìn)行轉(zhuǎn)變，這樣的發(fā)展趨勢(shì)也是檔案管理的重要發(fā)展方向，一方面能夠減輕辦公室管理工作的壓力，另一方面能夠減少不必要的人力資源的浪費(fèi)。

2 醫(yī)院辦公室檔案管理目前存在的問(wèn)題

2.1 檔案管理人員緊缺

在醫(yī)院辦公室檔案管理過(guò)程中，由于工作重點(diǎn)不同，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)很容易將醫(yī)院的所有重心放在硬件建設(shè)和發(fā)展上，缺乏對(duì)于管理層面的認(rèn)識(shí)，特別是很容易造成檔案建設(shè)的忽視問(wèn)題。檔案管理過(guò)程需要專門的專業(yè)人才進(jìn)行管理，從而才能保障檔案資源的安全性，檔案管理人員通常由行政工作人員管理，在管理過(guò)程中，很容易出現(xiàn)工作人員的職責(zé)不明確，保管制度不及時(shí)不嚴(yán)格等問(wèn)題出現(xiàn)，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的問(wèn)題。

2.2 現(xiàn)代管理軟件水平不足

在電子技術(shù)和通信技術(shù)不斷發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，檔案管理不在局限于手工操作、人工分類等，引進(jìn)現(xiàn)代化的管理軟件成為檔案管理的必然需求，雖然使用Excei軟件進(jìn)行錄入和編寫在一定程度上已經(jīng)極大的提高了工作效率，但是卻仍然無(wú)法滿足醫(yī)院檔案管理的要求，給整個(gè)醫(yī)院辦公室的檔案管理帶來(lái)很大的影響，因此，對(duì)于醫(yī)院辦公室檔案管理部門要積極投入資金，加強(qiáng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，從而提高醫(yī)院辦公室檔案管理的效率。

2.3 檔案收集以及歸檔不及時(shí)、不規(guī)范

醫(yī)院作為醫(yī)療服務(wù)場(chǎng)所，檔案數(shù)量相對(duì)于其他行業(yè)的檔案管理而言具有很大的復(fù)雜性，醫(yī)院辦公室檔案包括很多臨床科室、住院部、以及后勤部等多個(gè)部門的相關(guān)資料，檔案管理相當(dāng)巨大，管理任務(wù)很重；由于檔案管理人員緊張，很多臨床科室的檔案不能進(jìn)行及時(shí)、有效的整理，給后期的檔案處理帶來(lái)很大的問(wèn)題，直接影響醫(yī)院的總體管理水平。

3 醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用

通過(guò)上面的醫(yī)院辦公室檔案特點(diǎn)和存在問(wèn)題的分析，我們能夠清晰的了解到醫(yī)院辦公室檔案管理工作對(duì)于醫(yī)院發(fā)展具有重要的意義和作用，加強(qiáng)檔案管理是促進(jìn)醫(yī)院穩(wěn)定發(fā)展的重要保障；下面將結(jié)合醫(yī)院辦公室檔案管理的現(xiàn)狀對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理的應(yīng)用進(jìn)行分析，醫(yī)院辦公室檔案管理主要存在以下幾個(gè)方面的應(yīng)用。

3.1 優(yōu)質(zhì)的檔案管理是醫(yī)院文化建設(shè)的重要部分

醫(yī)院辦公室檔案管理是醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展的重要部分，對(duì)檔案進(jìn)行合理化的管理，能夠積極提升醫(yī)院的品牌形象，提高醫(yī)院的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力；在實(shí)際工作過(guò)程中，掌握檔案管理的行管細(xì)節(jié)，能夠積極減少醫(yī)患問(wèn)題的出現(xiàn)，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該對(duì)檔案管理給予足夠的重視，除了加強(qiáng)各項(xiàng)規(guī)章制度外，要積極對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行合理的開發(fā)，提高醫(yī)院辦公室檔案管理的強(qiáng)度和力度。優(yōu)質(zhì)的醫(yī)院辦公室檔案管理能夠積極推進(jìn)醫(yī)院總體水平發(fā)展，提高醫(yī)院的品牌效應(yīng)，加強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力。

3.2 完善醫(yī)院辦公室檔案管理促進(jìn)醫(yī)院建設(shè)發(fā)展

辦公室檔案管理工作的重心應(yīng)該積極推進(jìn)檔案完整性管理，在保障檔案管理完整性的基礎(chǔ)上，努力做好檔案的保密工作，保障檔案使用的效果和作用；與此同時(shí)，要定期對(duì)醫(yī)院辦公室檔案管理工作進(jìn)行定點(diǎn)的抽查和監(jiān)督，從而確保整個(gè)檔案管理的工作質(zhì)量。對(duì)于一些醫(yī)患糾紛事件，檔案管理部門要注重此類檔案的價(jià)值開發(fā)，仔細(xì)分析其內(nèi)部的利弊問(wèn)題和原因問(wèn)題，形成完整的分析報(bào)告，從而為以后工作做出指導(dǎo)性的意見。

總而言之，醫(yī)院辦公室檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院的具有重要作用，醫(yī)院檔案管理工作是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、系統(tǒng)的工作，能夠切實(shí)推進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，完善醫(yī)院內(nèi)部的建設(shè)發(fā)展，因此應(yīng)該對(duì)其進(jìn)行重視，并不斷的在實(shí)際過(guò)程中推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作。

參考文獻(xiàn)

[1]舒放.實(shí)施精細(xì)化管理，提高醫(yī)院辦公室行政效能[J].中國(guó)醫(yī)藥導(dǎo)報(bào)，2013，10（25）：159-161.

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【關(guān)鍵詞】 科研院（所）；辦公室管理；對(duì)策

辦公室的管理內(nèi)容一直都是管理科學(xué)中一項(xiàng)重要的實(shí)踐內(nèi)容，這是因?yàn)檗k公室是公共和私人組織中的重要樞紐環(huán)節(jié)。在科研辦公室的管理中，既要有一般辦公室的工作模式，又要具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)，科研院（所）辦公室的管理是辦公室工作人員協(xié)助單位決策層處理好行政事務(wù)和辦公事務(wù)的決策、執(zhí)行、控制、反饋的活動(dòng)過(guò)程。

一、科研院（所）辦公室管理在科研所管理系統(tǒng)中的作用

辦公室是一個(gè)單位的綜合管理機(jī)構(gòu)，這個(gè)機(jī)構(gòu)主要是連接單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的正常運(yùn)作。對(duì)于辦公室的管理創(chuàng)新，這不僅是取決于單位的管理模式，還有很多制約單位創(chuàng)新舉措的實(shí)現(xiàn)。辦公室承擔(dān)著參政議政、管理事務(wù)、搞好服務(wù)的重要職責(zé)，其作用反映在以下幾個(gè)方面。

1、承上啟下的紐帶作用

辦公室是連接上級(jí)和基層部門、廣大員工之間的一座橋梁，是及時(shí)進(jìn)行上情下達(dá)、下情上表的連接機(jī)構(gòu)。同時(shí)對(duì)綜合業(yè)務(wù)也有權(quán)衡和宏觀調(diào)控的作用，是決策的指導(dǎo)、執(zhí)行和協(xié)調(diào)的部門。在領(lǐng)導(dǎo)決策的下達(dá)這一程序中，不管是重要決策通過(guò)正式文件下達(dá)，還是普通問(wèn)題的決策都是由辦公室下達(dá)和具體組織承辦。在對(duì)決策的組織實(shí)施上，辦公室處于領(lǐng)導(dǎo)者與基層單位的中介部位，對(duì)基層單位的情況要深入基層了解其發(fā)展變化，并及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)提供各類有價(jià)值的情況和信息，努力使領(lǐng)導(dǎo)的決策與客觀條件、人力物力的許可程度結(jié)合起來(lái)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)擬訂切實(shí)可行的實(shí)施方案，并積極協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)布置工作。

2、參謀助手作用

辦公室人員始終要把當(dāng)好參謀助手放在突出位置，力求在高度、不斷創(chuàng)新上下足功夫，參在點(diǎn)子上，謀在關(guān)鍵處。一要緊扣中心抓信息。要緊緊圍繞黨的路線、方針、政策和單位的工作重心工作。準(zhǔn)確、全面的反映單位及部門的工作思路、主抓措施和實(shí)際效果。抓好宏觀性、典型性信息。二是要具有全局意識(shí)，一盤棋思想。要在職權(quán)范圍內(nèi)立足全局抓大事、把握細(xì)節(jié)注意小事、想方設(shè)法抓難事，統(tǒng)一安排工作，提示機(jī)關(guān)效能。

二、當(dāng)前科研院（所）辦公室管理存在的問(wèn)題

在改革與發(fā)展步伐不斷加快的今天，我國(guó)科技建設(shè)正面臨著諸多方面的挑戰(zhàn)?？蒲袉挝辉谛录夹g(shù)的突破、科研能力的提高及人員素質(zhì)的提高等方面壓力更大，任務(wù)更為艱巨。

1、思想認(rèn)識(shí)缺位

辦公室人員沒有正確認(rèn)識(shí)到其工作的重要地位和作用，思想上淡化了辦公室的重要性，辦公室既是單位的服務(wù)機(jī)構(gòu)，更是單位的指揮機(jī)關(guān)和智囊。作為服務(wù)機(jī)構(gòu)要服務(wù)于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于基層同事。指揮機(jī)關(guān)就要求有協(xié)調(diào)全局、協(xié)調(diào)內(nèi)外前瞻性的工作意識(shí)和舉措。作為智囊就要時(shí)時(shí)站在決策者的角度去考慮問(wèn)題，為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

2、管理制度問(wèn)題

制度是單位賴以生存的根本，不斷的完善不斷的改進(jìn)，這樣工作才能正常開展。現(xiàn)階段辦公室規(guī)章制度存在著與實(shí)際情況不符，制度陳舊等一系列問(wèn)題，影響了辦公室工作的開展。

3、人才培養(yǎng)問(wèn)題

現(xiàn)階段辦公室管理工作者存在專業(yè)不對(duì)口，知識(shí)結(jié)構(gòu)單一等情況，在工作中不能得心應(yīng)手，部分人員學(xué)習(xí)能動(dòng)性不高致使在工作中常出漏洞或不能獨(dú)當(dāng)一面。在這種情況下必須加強(qiáng)人員的技能和素質(zhì)培養(yǎng)。

三、辦公室管理問(wèn)題解決對(duì)策

1、加強(qiáng)思想建設(shè)，注重提高整體服務(wù)功能

加強(qiáng)思想建設(shè)必須牢固樹立三種意識(shí)：一要增強(qiáng)政治意識(shí)。辦公室要根據(jù)本單位實(shí)際，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制定改革發(fā)展規(guī)劃，協(xié)調(diào)職能部門的有關(guān)工作。這就要求工作人員必須具有高度的政治敏銳性和政治責(zé)任感，深入透徹地理解黨和國(guó)家的路線、方針和政策的內(nèi)在精神實(shí)質(zhì)，使自身的理論知識(shí)、戰(zhàn)略思維、黨性修養(yǎng)和工作能力等方面不斷提高。二要增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)。辦公室要充分發(fā)揮自己的主觀能動(dòng)性和創(chuàng)造性，突破傳統(tǒng)工作模式和工作方法的束縛，積極主動(dòng)地做好工作。要結(jié)合改革形勢(shì)發(fā)展的新動(dòng)向，從中提出符合本所實(shí)際的新見解、新辦法，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)形成決策思路，使工作體現(xiàn)出超前性和開拓性。三要增強(qiáng)全局意識(shí)。辦公室處理事務(wù)要站在全局的高度，通盤考慮，綜合權(quán)衡，聽取各方面意見，才能提出比較公正、合理的解決方案。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，建立健全合理的辦公室規(guī)章制度

辦公室的日常工作是比較具體和繁瑣的，但都是為領(lǐng)導(dǎo)的謀劃、執(zhí)行能力的一種具體體現(xiàn)，是對(duì)日常機(jī)關(guān)事務(wù)運(yùn)行的具體工作的一種具體、細(xì)致的實(shí)施表現(xiàn)，不能有半點(diǎn)馬虎。辦公室的職能是否能夠發(fā)揮到淋漓盡致，這主要還是取決于與日常工作的規(guī)劃化操作和與之相適應(yīng)、協(xié)調(diào)的管理制度。只有建立了健全的各項(xiàng)工作制度，有精準(zhǔn)的制度對(duì)人、對(duì)事有條理可依，才能讓辦公室工作在積極改革的舉措下走上規(guī)范化和科學(xué)化的道路。也只有在不斷的總結(jié)和判斷中，把重復(fù)性和程序性的工作理出頭緒，形成規(guī)律組成制度，才能使得工作都有章可循。還有一點(diǎn)就是要注意到制度的完善不是一個(gè)靜態(tài)的，而是隨著工作內(nèi)容和重心的發(fā)展變化而不斷修訂和完善的，這包括對(duì)已有的規(guī)章制度進(jìn)行認(rèn)真梳理，查漏補(bǔ)缺。要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn)和做法，深入分析其中的原因和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷修訂完善各項(xiàng)制度，以克服工作的盲目性和隨意性，使之更加科學(xué)、更加合理、更加嚴(yán)密。

3、以人為本打造優(yōu)秀服務(wù)團(tuán)隊(duì)

辦公室是單位的窗口，工作人員的素質(zhì)素養(yǎng)直接反映了單位的形象。因此辦公室要全面加強(qiáng)干部隊(duì)伍素質(zhì)教育，建設(shè)一支積極創(chuàng)新、開拓進(jìn)取的辦公室干部隊(duì)伍，對(duì)于做好新時(shí)期的辦公室工作至關(guān)重要。辦公室干部隊(duì)伍建設(shè)應(yīng)該從以下兩個(gè)方面著手開展：一是開展“創(chuàng)建學(xué)習(xí)型辦公室”活動(dòng)，通過(guò)不斷地學(xué)習(xí)和教育，使辦公室干部的素質(zhì)和素養(yǎng)得到全面提升，優(yōu)化干部隊(duì)伍的整體涵養(yǎng)。二是強(qiáng)化崗位職責(zé)，辦公室的職責(zé)就是服務(wù)，作為辦公室的工作人員，只有強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)，才能在做出優(yōu)異的成績(jī)。讓領(lǐng)導(dǎo)滿意讓群眾信服。

總而言之，辦公室的作用和地位決定了，它必須是單位的參謀部門、協(xié)調(diào)部門、服務(wù)部門、辦事部門和公關(guān)部門。辦公室人員只有在實(shí)踐中不斷積累，在工作中不斷提煉，在方法上不斷總結(jié)，才能實(shí)施好上述職能，創(chuàng)造辦公室管理的新思路和新方法。

【參考文獻(xiàn)】

[1] 王玲.新形勢(shì)下科研院所辦公室管理面臨的挑戰(zhàn)[J].農(nóng)業(yè)科技管理，2008.4.

篇4

【關(guān)鍵詞】辦公室管理；事業(yè)單位；原則

在改革開放不斷深化的今天，我國(guó)事業(yè)單位辦公室工作呈現(xiàn)出協(xié)調(diào)工作復(fù)雜化與管理服務(wù)效能化這些不同的特點(diǎn)，辦公室在事業(yè)單位各部門的協(xié)調(diào)與運(yùn)轉(zhuǎn)工作也有著越來(lái)越重要的作用。

在新的時(shí)期，辦公室作為事業(yè)單位的工作運(yùn)轉(zhuǎn)中心，其管理工作必須保持以人為本的原則，在創(chuàng)新的同時(shí)保障發(fā)展，使工作水平有效提高，只有這樣辦公室管理工作才能夠滿足新的發(fā)展趨勢(shì)。

一、辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理職能不明確。事業(yè)單位辦公室要將其管理職能很好地發(fā)揮出來(lái)，就一定要對(duì)自身的管理職能有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)。

就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)事業(yè)單位當(dāng)中的辦公室管理職能一般有：輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、協(xié)調(diào)各部門以及單位與外界的關(guān)系、使內(nèi)部的規(guī)章制度更加健全和完善、管理單位的日常事務(wù)等等。其中對(duì)于事業(yè)單位日常事務(wù)的管理僅僅是k公室眾多管理職能當(dāng)中的一小部分，但是現(xiàn)在的許多事業(yè)單位當(dāng)中，辦公室最主要的工作就是日常事務(wù)管理工作。

長(zhǎng)此以往，辦公室就逐漸成為了事業(yè)單位的后勤部門，辦公室部門的工作人員成了事業(yè)單位的“管家”，陷在了各種各樣的煩雜瑣碎的工作當(dāng)中。這樣的情況如果持續(xù)下去，那么事業(yè)單位辦公室管理效率一定會(huì)逐步低下，這就導(dǎo)致辦公室工作人員的精力都浪費(fèi)在了瑣事當(dāng)中而無(wú)力行使其他管理職能。

（二）規(guī)章制度不健全。要使辦公室管理工作發(fā)揮應(yīng)有的作用，那么辦公室管理的規(guī)章制度一定要得到有效的完善與健全。

我國(guó)對(duì)于辦公室管理理論的研究是在上個(gè)世紀(jì)80年代才開始起步的，直到現(xiàn)在也沒有形成一個(gè)健全、完善的理論體系，很多管理的規(guī)章制度借鑒了國(guó)外辦公室管理工作經(jīng)驗(yàn)，這樣就使我國(guó)的辦公室管理制度總是處在一個(gè)落后的狀態(tài)，而且國(guó)外借鑒過(guò)來(lái)的經(jīng)驗(yàn)不一定適合我國(guó)的國(guó)情，容易出現(xiàn)“水土不服”的情況。

事業(yè)單位辦公室部門的管理規(guī)章制度不健全，那么工作就很難做到及時(shí)、有效，這就難免在人力、物力上出現(xiàn)不必要的浪費(fèi)。同時(shí)，我國(guó)的辦公室機(jī)構(gòu)對(duì)于工作人員沒有進(jìn)行激勵(lì)的政策，這導(dǎo)致辦公室工作人員在工作時(shí)很難有較高的積極性，工作的效率自然不會(huì)很高。此外，事業(yè)單位對(duì)于辦公室工作人員的培訓(xùn)普遍不太重視，這就使工作人員工作的專業(yè)能力很難增強(qiáng)。

二、完善辦公室管理工作的對(duì)策

（一）努力實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)變，做好協(xié)助工作。目前，事業(yè)單位的發(fā)展已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，在這樣的形式下，辦公室的工作絕不能再僅僅做領(lǐng)導(dǎo)助手以及那些文件收發(fā)或者上傳下達(dá)的工作，辦公室的工作要實(shí)現(xiàn)合理的轉(zhuǎn)型，更多地做一些出謀劃策的工作。

在轉(zhuǎn)型的過(guò)程當(dāng)中，辦公室要由以辦理平常事務(wù)為主要工作內(nèi)容轉(zhuǎn)變?yōu)橹廴?、為事業(yè)單位謀求更大的發(fā)展。在做好平時(shí)具體事務(wù)的基礎(chǔ)之上，辦公室工作人員還必須用具有戰(zhàn)略意識(shí)的眼光去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、分析問(wèn)題并解決問(wèn)題，以領(lǐng)導(dǎo)的視角去分析問(wèn)題，使提出的建議科學(xué)合理且具有一定的實(shí)際操作性。此外，辦公室要從以往的被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)。工作人員和領(lǐng)導(dǎo)要進(jìn)行主動(dòng)的溝通，理解領(lǐng)導(dǎo)真正的思路，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供一個(gè)切實(shí)可行、科學(xué)合理的建議，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

（二）把握管理的基本原則，為事業(yè)單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供保障。事業(yè)單位辦公室工作有著一定的基本原則，工作人員在工作中一定要嚴(yán)格遵守。辦公室工作的基本原則就是辦公室工作人員工作時(shí)一定要遵守的規(guī)章制度與道德規(guī)范。這些內(nèi)容因?yàn)椴煌A段的發(fā)展以及辦公室職責(zé)的變遷也會(huì)產(chǎn)生一定的改變。

總之，辦公室工作必須遵守的原則是基本不變的。如各項(xiàng)工作必須要做到準(zhǔn)確，工作人員在工作當(dāng)中一定要根據(jù)具體的實(shí)際情況，提出恰當(dāng)?shù)慕鉀Q辦法，最后使各項(xiàng)工作平穩(wěn)地得到解決。工作人員在工作過(guò)程中一定要有一個(gè)認(rèn)真的態(tài)度。此外，辦公室工作人員一定要注重工作效率，爭(zhēng)取工作能夠高效地解決。辦公室工作人員要有高度的責(zé)任感，最終實(shí)現(xiàn)辦公室工作效率整體提高。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位辦公室管理工作如果能夠有效的開展，那么對(duì)于事業(yè)單位各項(xiàng)工作的協(xié)調(diào)與發(fā)展都有重要的促進(jìn)作用。事業(yè)單位一定要重視加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的培訓(xùn)，使辦公室工作人員的綜合素質(zhì)得到提高。辦公室工作人員要提高思想覺悟、加強(qiáng)有關(guān)知識(shí)的學(xué)習(xí)并使自身業(yè)務(wù)水平得到提升。事業(yè)單位工作人員的能力得到提高，那么其辦公室的管理工作才能做得更好。

【參考文獻(xiàn)】

[1]樊楊.做好新形勢(shì)下辦公室管理工作的幾點(diǎn)思考[J].經(jīng)營(yíng)管理者，2017（02）：174.

篇5

摘要對(duì)于一個(gè)企業(yè)來(lái)說(shuō)，辦公室的管理工作是十分重要的，對(duì)外辦公室是聯(lián)絡(luò)的窗口，對(duì)內(nèi)辦公室又是溝通的橋梁，所以，如何做好辦公室的管理工作時(shí)值得每一個(gè)企業(yè)管理者應(yīng)該思考的問(wèn)題，而本文也就這個(gè)問(wèn)題作出了簡(jiǎn)單的探討。

關(guān)鍵詞企業(yè)辦公室管理

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，各個(gè)企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也越發(fā)的激烈，為此每個(gè)企業(yè)都在思考要如何提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。一個(gè)企業(yè)的發(fā)展其內(nèi)部的管理是極其重要的，只有企業(yè)內(nèi)部發(fā)展的好才能提升企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力，而在企業(yè)內(nèi)部，辦公室管理工作是極其重要的，再加上其自身具備內(nèi)容繁雜、涉及面廣、工作量大等特點(diǎn)，要做好對(duì)它的管理也有一定的困難。為此，筆者就辦公室管理的重要性、辦公室管理中存在的問(wèn)題以及其解決策略作出了以下的探討。

一、做好企業(yè)辦公室管理工作的必要性

（一）助手作用

辦公室的職能之一就是參與企業(yè)的相關(guān)決策，所以，只有做好辦公室的管理工作，在企業(yè)決策的過(guò)程中，辦公室才能發(fā)揮其助手的職能，使得企業(yè)的決策更加的科學(xué)、合理化。在企業(yè)內(nèi)部，辦公室是一個(gè)綜合管理的部門，在企業(yè)決策過(guò)程中起到了重要的協(xié)助作用，所以，只有做好辦公室管理工作，才能決策的過(guò)程中保證信息的準(zhǔn)確性，進(jìn)而使得企業(yè)決策更加的科學(xué)、民主。

（二）紐帶作用

對(duì)外辦公室是聯(lián)絡(luò)的窗口，對(duì)內(nèi)辦公室又是溝通的橋梁，為此我們能看出，企業(yè)的發(fā)展離不開對(duì)辦公室的管理。做好辦公室的管理工作，不僅能使得企業(yè)內(nèi)部的各部門在發(fā)生問(wèn)題的時(shí)候及時(shí)的進(jìn)行溝通，還能使得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在溝通的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、解決問(wèn)題，進(jìn)而提高決策的準(zhǔn)確性。辦公室對(duì)外的窗口職能，說(shuō)明了企業(yè)在對(duì)外洽談的過(guò)程中離不開辦公室，為此，只有最好了企業(yè)辦公室管理工作，才能使得企業(yè)與外部企業(yè)之間的交流、合作更加的融洽，進(jìn)而使得企業(yè)能更好的發(fā)展。

二、企業(yè)辦公室管理工作中存在的問(wèn)題

（一）辦公室管理制度不健全

在對(duì)于企業(yè)辦公室管理的過(guò)程中，存在著較為普遍的問(wèn)題就是辦公室管理制度的不健全，而這也就使得辦公室在管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)很多不規(guī)范的地方，例如，職責(zé)的不明確、工作效率低下等。而這些不規(guī)范的發(fā)生都是因?yàn)橹贫鹊牟唤∪煌晟?，也正是因?yàn)檗k公室管理工作制度的不健全在一定程度上制約了企業(yè)的發(fā)展。

（二）辦公室管理思想觀念的陳舊

隨著社會(huì)各方面的不斷發(fā)展，各種新思想新理念都在涌現(xiàn)，但是，在企業(yè)內(nèi)部還存在著部分的人在對(duì)辦公室進(jìn)行管理時(shí)，思想觀念較為陳舊，而這中不合時(shí)宜的管理觀念，也就使得辦公室管理工作變得難以符合時(shí)代的發(fā)展，影響了企業(yè)的發(fā)展。

（三）辦公室管理水平的落后

在對(duì)于辦公室進(jìn)行管理的過(guò)程中，有部分的企業(yè)管理水平較為落后，使其在進(jìn)行辦公室管理的過(guò)程中會(huì)出現(xiàn)“有白紙黑字無(wú)實(shí)施成效”的問(wèn)題。

三、做好企業(yè)辦公室管理工作的策略

（一）健全完善辦公室管理制度

正所謂無(wú)規(guī)矩不成方圓，要想做好企業(yè)辦公室管理工作，首先需要做的就是健全完善相關(guān)的制度，使得企業(yè)辦公室在管理的過(guò)程中更加的規(guī)范性、系統(tǒng)性、科學(xué)性。制度的健全，能在一定程度上規(guī)范辦公室工作人員的工作情況，使工作人員能夠認(rèn)真的履行自己的職責(zé)；制度的健全和規(guī)范也會(huì)使得工作人員在工作的過(guò)程中，能夠按照相關(guān)制度對(duì)工作作出合理的安排，減少不必要的浪費(fèi)。為此，只有健全和完善企業(yè)辦公室的管理制度，才能在一定程度上制約相關(guān)的工作人員，進(jìn)而提高工作的效率，使得企業(yè)辦公室管理工作能更好的實(shí)施。

（二）創(chuàng)新思想觀念

任何事物的發(fā)展都離不開“創(chuàng)新”二字，所以，要想做好企業(yè)辦公室管理工作，離不開對(duì)于思想工作的建設(shè)，只有創(chuàng)新企業(yè)辦公室管理的思想和觀念才能使得辦公室管理工作更加的完善。而在進(jìn)行思想創(chuàng)新的過(guò)程中，相關(guān)人員一定要樹立創(chuàng)新、全局、政策這三種觀念，然后根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況以及國(guó)家的政策制定出相關(guān)的企業(yè)辦公室管理策略，這樣才能改變企業(yè)傳統(tǒng)落后的工作模式，創(chuàng)造性的做好對(duì)企業(yè)辦公室的管理工作，更好的會(huì)企業(yè)決策提出相關(guān)的見解，使得企業(yè)的決策更加的科學(xué)合理化。所以，要想做好企業(yè)辦公室管理工作，需要?jiǎng)?chuàng)新管理的思想和觀念，這樣不僅能做好企業(yè)辦公室管理工作，還能使得企業(yè)更好更快的發(fā)展。

（三）加強(qiáng)對(duì)管理工作的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)

管理水平的有待提高，在很大程度上限制了企業(yè)辦公室管理工作的實(shí)施，所以，要想做好企業(yè)辦公室管理工作，就需要提升相關(guān)人員的管理水平，而要想提升相關(guān)人員的管理水平可以通過(guò)對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其在學(xué)習(xí)的過(guò)程中更好的理解怎樣去做好企業(yè)辦公室管理工作，進(jìn)而真正提高企業(yè)辦公室的管理水平。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室對(duì)于企業(yè)的發(fā)展有著重要的作用，所以，做好企業(yè)辦公室管理工作，能有效的推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。而要想做好企業(yè)辦公室管理工作，就需要企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)人員的共同努力，通過(guò)健全完善制度、轉(zhuǎn)變觀念以及對(duì)管理工作的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)提升辦公室的管理水平，進(jìn)而能使得辦公室的工作效率得到提高，提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力。

參考文獻(xiàn)：

篇6

關(guān)鍵詞：學(xué)校；辦公室管理；特點(diǎn)；方法

學(xué)校作為教書育人的地方，為祖國(guó)經(jīng)濟(jì)的建設(shè)和發(fā)展，輸送了大量的人才，學(xué)校在每一個(gè)國(guó)家的綜合體制中發(fā)揮中非常重要的作用。學(xué)校的管理模式包括教學(xué)管理、后勤管理和行政管理，其中行政管理在整個(gè)學(xué)校管理中顯得尤為重要，學(xué)校辦公室作為行政管理系統(tǒng)中的核心部門，其管理的好壞直接影響到學(xué)校的整體教學(xué)質(zhì)量和形象，因此做好學(xué)校辦公室的管理工作顯得十分重要，文章先就學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)展開討論，進(jìn)而創(chuàng)造性地提出提高辦公室管理工作的方法，希望能夠?qū)ξ覈?guó)學(xué)校教育的綜合質(zhì)量的提高做出理論指導(dǎo)，培養(yǎng)出更多優(yōu)秀的人才。

1.學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)

1.1協(xié)調(diào)性

學(xué)校辦公室作為學(xué)校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，其要管理的事情上至上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，下至學(xué)校老師，當(dāng)他們有問(wèn)題或者矛盾時(shí)都需要學(xué)校辦公室出面進(jìn)行協(xié)調(diào)，同時(shí)還要管理學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)安排，是多層次、全方位、綜合性的管理工作。

1.2執(zhí)行性

學(xué)校辦公室屬于管理系統(tǒng)層，管理工作的特性使其需要辦公室成員自覺地貫徹、遵守黨的方針政策，以及執(zhí)行學(xué)校的各項(xiàng)指示和精神。作為一個(gè)管理部分，對(duì)學(xué)校的各項(xiàng)指示和精神并不是地機(jī)械性，按部就班，完全地傳達(dá)，而是需要根據(jù)辦公室實(shí)際的情況，進(jìn)行靈活運(yùn)用和處理，力求把辦公室工作做好，達(dá)到最佳的執(zhí)行效果。

1.3時(shí)間性

學(xué)校的教學(xué)活動(dòng)是由若干個(gè)時(shí)間段和環(huán)節(jié)緊密相連的，在教學(xué)期間，學(xué)校辦公室的管理工作一定要按照科學(xué)的教學(xué)規(guī)律來(lái)展開，對(duì)于不同階段的任務(wù)，要因材施教，進(jìn)而保證教學(xué)工作能夠正常進(jìn)行。

1.4服務(wù)性

管理從某些層面上來(lái)講就是服務(wù)，在學(xué)校教學(xué)規(guī)律和管理原則的科學(xué)的指導(dǎo)下，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策服務(wù)，對(duì)教師們的教學(xué)、科研服務(wù)以及對(duì)最為廣大的學(xué)生學(xué)習(xí)和生活服務(wù)。服務(wù)的時(shí)候，要耐心傾聽他們的心聲，熱情周到，努力解決他們?cè)诮虒W(xué)、學(xué)習(xí)、乃至生活中遇到的難題。

1.5傳達(dá)性

辦公室管理工作的進(jìn)行，很多時(shí)候是需要其履行信息傳達(dá)的作用，把各方面的信息、建議、群眾、家長(zhǎng)的呼聲準(zhǔn)確真實(shí)地傳達(dá)給上級(jí)，這樣一來(lái)就能夠形成良好的教學(xué)機(jī)制，快速有效地解決在教學(xué)過(guò)程中遇到的各種矛盾和問(wèn)題，提高了學(xué)?？傮w的教學(xué)質(zhì)量和水平。

2.學(xué)校辦公室管理工作創(chuàng)新

2.1秉承以人為本的態(tài)度進(jìn)行管理工作

學(xué)校辦公室管理工作在協(xié)調(diào)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)之間、教師之間、學(xué)生與學(xué)生之間的問(wèn)題和矛盾都起到不可替代的作用，正因?yàn)槠浜蛯W(xué)校三個(gè)主題之間的緊密聯(lián)系和崗位的重要性，故而在管理工作中要尊重人、關(guān)懷人、理解人、充分發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，尤其是對(duì)于學(xué)生，要對(duì)他們的學(xué)習(xí)生活狀況進(jìn)行全方位了解，給予充分的關(guān)懷和理解，解決學(xué)生的后顧之憂，從而大力提高學(xué)生的學(xué)習(xí)能力和學(xué)習(xí)興趣。

2.2思想觀念的創(chuàng)新

只有擁有良好的思想觀念的指導(dǎo)才能為學(xué)校辦公室管理工作提供正確的方向，世界是在不斷向前進(jìn)步的，作為學(xué)校辦公室成員需要與時(shí)俱進(jìn)，“取其精華，去其糟粕”，不斷更新先進(jìn)的思想觀念，用先進(jìn)的理念武裝自己，用發(fā)展的思維解決學(xué)校辦公室管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，只有這樣，才能在日新月異的社會(huì)變革中緊跟時(shí)代潮流，提高學(xué)校辦公室管理質(zhì)量和學(xué)校管理水平。

2.3工作職能的創(chuàng)新

學(xué)校辦公室作為學(xué)校行政管理系統(tǒng)中的核心部門，對(duì)內(nèi)對(duì)外都充當(dāng)著非常重要的角色，在今后的管理工作中要逐漸轉(zhuǎn)變其各項(xiàng)職能，將事務(wù)性向參謀型、封閉型向開放性、被動(dòng)服務(wù)向主動(dòng)服務(wù)三個(gè)方面轉(zhuǎn)變。把握新形勢(shì)，加強(qiáng)對(duì)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)信息的搜索，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)對(duì)外的交流，擴(kuò)展學(xué)校辦公室交流關(guān)系網(wǎng)絡(luò)，由被動(dòng)接入轉(zhuǎn)變成主動(dòng)接入政務(wù)，主動(dòng)地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

2.4使用網(wǎng)絡(luò)等信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理

科學(xué)技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息化的不斷發(fā)展，使得很多學(xué)校都開始把計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在辦公室管理中，這樣一來(lái)就能夠快速有效地搜集、處理、傳輸和反饋各種信息，提高學(xué)校辦公室的工作效率，以及大力提升學(xué)校的服務(wù)質(zhì)量。

3.結(jié)語(yǔ)

學(xué)校辦公室管理工作能否有效開展直接關(guān)乎學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和整體形象，對(duì)學(xué)校辦公室管理特點(diǎn)的探討具有社會(huì)意義，要想大力提高學(xué)校辦公司的管理水平，只有在科學(xué)理念的指導(dǎo)下，辦公室人員提高自己的綜合素養(yǎng)，時(shí)刻秉承以人為本的態(tài)度進(jìn)行管理工作，在管理工作中，還可以把信息化科學(xué)技術(shù)應(yīng)用其中，進(jìn)而提高學(xué)校辦公室的管理水平，為國(guó)家培養(yǎng)更多的人才。

參考文獻(xiàn)：

[1]孫榮，肖幼林，劉偉，陳松.淺談學(xué)校辦公室管理工作的特點(diǎn)與創(chuàng)新[J].阿壩師范高等?？茖W(xué)校學(xué)報(bào)，2009.2

篇7

[關(guān)鍵詞]軍工；科研單位；管理工作；創(chuàng)新

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.06.054

[中圖分類號(hào)]F272.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）06-00-01

新時(shí)期，軍工企業(yè)科研單位對(duì)科研辦公室的管理提出了更高的要求，因此，科研辦公室必須順應(yīng)科研工作的發(fā)展要求，不斷進(jìn)行管理創(chuàng)新，提高科研辦公室的管理服務(wù)水平。

1 樹立“立足科研、服務(wù)軍工”的管理服務(wù)觀念

在軍工企業(yè)科研辦公室傳統(tǒng)的管理理念當(dāng)中，管理觀念明顯高于服務(wù)觀念，一些管理人員缺乏服務(wù)意識(shí)，這制約了科研辦公室在科研工作中的地位和作用。軍工科研單位服務(wù)的是國(guó)防事業(yè)，開展科研工作的目的是在軍事技術(shù)上不斷出現(xiàn)新的成果，為國(guó)防事業(yè)的發(fā)展提供技術(shù)支持。衡量軍事科研單位工作水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)是在自身的研究領(lǐng)域，為國(guó)防事業(yè)做出了多少貢獻(xiàn)以及由此產(chǎn)生的效益。這就要求軍工企業(yè)科研辦公室在管理中必須樹立“立足科研、服務(wù)軍工”的管理服務(wù)觀念，突出科研辦公室的服務(wù)作用，使之與管理職能平衡?，F(xiàn)代軍事科研項(xiàng)目越來(lái)越復(fù)雜，很多科研項(xiàng)目并不是一個(gè)科研單位能夠完成的，需要項(xiàng)目直觀部門、其他科研機(jī)構(gòu)、企業(yè)、單位內(nèi)部之間建立起緊密的合作、資源共享的關(guān)系，在這一過(guò)程中科研辦公室的作用是綜合協(xié)調(diào)和服務(wù)，協(xié)調(diào)上下級(jí)、不同科研單位之間、科研單位內(nèi)部部門之間的關(guān)系。此外，軍事科研單位要想在科研工作中順應(yīng)科技發(fā)展與技術(shù)進(jìn)步，不可避免地要進(jìn)行對(duì)外交流與宣傳，在交流與宣傳工作中科研辦公室也是一個(gè)重要的窗口單位，在這一過(guò)程中所獲得的有價(jià)值的信息，必須及時(shí)反饋到項(xiàng)目組，讓項(xiàng)目部在研究過(guò)程中進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，這也是其服務(wù)功能的一種體現(xiàn)。當(dāng)然，管理功能也不容忽視，要圍繞科研工作健全各種管理制度，尤其是保衛(wèi)保密制度的各項(xiàng)規(guī)定。

2 完善和加強(qiáng)管理創(chuàng)新的措施

2.1 真正成為領(lǐng)導(dǎo)的好參謀、好助手

一方面，要在“謀”上下功夫，“做大謀事在先”，要根據(jù)辦公室掌握的項(xiàng)目研發(fā)動(dòng)態(tài)，合理調(diào)控單位的內(nèi)部資源，做到想領(lǐng)導(dǎo)所想、急領(lǐng)導(dǎo)所急，工作要做到領(lǐng)導(dǎo)的前面，比如，在決策的過(guò)程中，可根據(jù)前期的計(jì)劃安排收集年度的相關(guān)資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，決策中要發(fā)揮參謀作用，提出自己的建設(shè)性意見，以作為決策的參考或補(bǔ)償，決策之后要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行細(xì)化、說(shuō)明，使之更具有可操作性。另一方面，要做到謀事有方，辦公室是解決各種問(wèn)題的部門，既要辦好領(lǐng)導(dǎo)交付的各種事項(xiàng)，又要協(xié)助其他部門完成工作，還要協(xié)調(diào)部門之間的關(guān)系，針對(duì)整個(gè)單位運(yùn)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題，提出具體的解決方法或建議，本部門無(wú)法解決的問(wèn)題要及時(shí)反饋，由領(lǐng)導(dǎo)協(xié)助解決，切忌遇事慌亂、遇事無(wú)應(yīng)對(duì)方案、解決方法的情況出現(xiàn)。

2.2 實(shí)施項(xiàng)目全程服務(wù)

科研辦公室在履行自己的管理服務(wù)職能時(shí)，應(yīng)該以科研項(xiàng)目流程管理為核心，為科研項(xiàng)目提供全程服務(wù)。一般來(lái)說(shuō)，科研項(xiàng)目可以分為立項(xiàng)、實(shí)施和驗(yàn)收三個(gè)階段，立項(xiàng)主要涉及組織和評(píng)審項(xiàng)目建議書、組織項(xiàng)目可行性論證等，科研辦公室要及時(shí)傳達(dá)上級(jí)單位、主管單位的有關(guān)科研項(xiàng)目的精神、指示和要求，讓本單位所有部門的工作人員都能知道這些信息，指導(dǎo)本單位科研人員進(jìn)行項(xiàng)目申報(bào)，如申報(bào)表的填寫、項(xiàng)目申報(bào)的內(nèi)容等，還根據(jù)本單位研究項(xiàng)目的需要，收集相關(guān)科研項(xiàng)目的相關(guān)資料，組織本所與其他科研單位進(jìn)行技術(shù)與成果交流等。在實(shí)施階段，要幫助科研解決科研過(guò)程中遇到的設(shè)備、設(shè)施、資金、人才等問(wèn)題，比如，向單位申請(qǐng)購(gòu)買最新的科研設(shè)備，建設(shè)新的科研設(shè)施，調(diào)節(jié)、準(zhǔn)備項(xiàng)目研發(fā)所需要的資金，招聘項(xiàng)目研發(fā)的相關(guān)人才等，在驗(yàn)收階段要提供驗(yàn)收設(shè)施、條件，幫助項(xiàng)目組做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。

2.3 加大科研檢查督促力度

科研檢查督促工作是科研辦公室的一項(xiàng)常態(tài)工作，具體來(lái)說(shuō)，要注意以下幾點(diǎn)。第一，定期檢查科研目標(biāo)任務(wù)完成和落實(shí)情況，對(duì)照責(zé)任書分析當(dāng)前項(xiàng)目研發(fā)現(xiàn)狀，分析研究成果及研究中存在的問(wèn)題，并根據(jù)單位的績(jī)效考核規(guī)定，提出相應(yīng)的改進(jìn)和督促建議。第二，圍繞單位的各項(xiàng)科研管理制度進(jìn)行檢查，及r發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程中存在的問(wèn)題，比如，試驗(yàn)材料、數(shù)據(jù)沒有按照規(guī)定進(jìn)行存儲(chǔ)，出現(xiàn)遺漏試驗(yàn)用品、重要科研材料，管理不嚴(yán)格導(dǎo)致科研信息泄露等，如果發(fā)現(xiàn)這些問(wèn)題，要追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要及時(shí)查找原因，并提出相應(yīng)的改進(jìn)和完善措施，嚴(yán)格各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。第三，要圍繞科研人員關(guān)注的熱點(diǎn)問(wèn)題進(jìn)行督促和檢查，重點(diǎn)放在信息安全上，進(jìn)一步完善科研單位的信息安全制度，做好反間諜、反泄密措施，認(rèn)真做好科研人員的思想政治教育工作，避免科研成果泄露、威脅到我國(guó)的國(guó)防利益。

3 結(jié) 語(yǔ)

軍工企業(yè)科研辦公室的工作比較繁重，科研單位在發(fā)展轉(zhuǎn)型的過(guò)程中，科研辦公室必須要找準(zhǔn)自己的目標(biāo)定位，對(duì)新時(shí)期應(yīng)承擔(dān)的職責(zé)有一個(gè)比較清晰的認(rèn)識(shí)，平衡管理與服務(wù)兩大職能，不斷增強(qiáng)科研項(xiàng)目的服務(wù)保障能力，使科研辦公室真正成為科研工作的“保姆”，為科研工作的順利開展及科研目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)造良好的條件。

主要參考文獻(xiàn)

[1]胡蓉.試論辦公室管理工作“情勢(shì)”及其基本要求[J].職業(yè)，2009

篇8

一、辦公室的日常管理工作

辦公室是公司總經(jīng)理直接領(lǐng)導(dǎo)下的綜合管理機(jī)構(gòu)，是承上啟下、協(xié)調(diào)左右、聯(lián)系四面八方的樞紐，是推動(dòng)公司各項(xiàng)工作朝著既定目標(biāo)前進(jìn)的服務(wù)中心。辦公室的工作千頭萬(wàn)緒，繁雜瑣事比較多，有制度建設(shè)、文書打印復(fù)印、檔案管理、客戶接待、衛(wèi)生監(jiān)督等。面對(duì)繁雜瑣碎的大量事務(wù)性工作，只要自我強(qiáng)化工作意識(shí)，提高工作效率，冷靜辦理各項(xiàng)事務(wù)，力求周全、準(zhǔn)確、適度，避免出現(xiàn)差錯(cuò)和漏洞。從開始對(duì)工作的不了解，經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的工作，辦公室的工作基本做到了事事有了一定的著落。

1、認(rèn)真做好公司的文字工作和制度完善工作

認(rèn)真做好了公司有關(guān)文件、傳真、郵件的收發(fā)、登記、分遞、文印及公司所有文件的打印、復(fù)印等工作。認(rèn)真完成了公司所有的標(biāo)書工作。在9月份辦理生產(chǎn)許可證時(shí)，在辦公室和其他部門的有力配合下，完成了所有的文字工作。公司的制度一直不是很完善，辦公室就是負(fù)責(zé)公司制度的制定和完善，在這半年里，先后制定過(guò)幾次制度，可能是制度本身不合理或者是執(zhí)行不到位，后來(lái)都沒有執(zhí)行下去，這是辦公室工作的失職。

2、積極響應(yīng)公司號(hào)召，積極配合各部門的工作

辦公室除了完成每天的打印、復(fù)印等文字工作，還服從公司任何

決定，我們幾個(gè)剛來(lái)的學(xué)生不怕酷暑出色完成了公司交給的釘出口木板的任務(wù)，為公司節(jié)省了大量資金，今年的兩次盤庫(kù)，我們都做到了隨叫隨到，且都按時(shí)按質(zhì)完成任務(wù)。在生產(chǎn)馬來(lái)西亞，印度essar磚的過(guò)程中，我們聽從領(lǐng)導(dǎo)的安排，完成了在生產(chǎn)過(guò)程中所有報(bào)表的填寫。

3、做好客戶的接待工作

由于公司的業(yè)務(wù)量比較大，幾乎每周都有不同的客戶來(lái)公司

參觀考察，只有做好接待工作才能給客戶留下良好的印象，因此，每次客戶來(lái)之前我們都做好了充分的接待工作，首先確保衛(wèi)生清潔，招待用品齊全，以及根據(jù)不同的客戶都要事先準(zhǔn)備好不同的商務(wù)型資質(zhì)文件。做到每一位來(lái)我公司參觀客戶都有一份我們公司的宣傳資料和禮品，受到了客戶的好評(píng)。

4、衛(wèi)生工作和板報(bào)宣傳工作

公司衛(wèi)生的好壞直接關(guān)系著公司的形象，按公司規(guī)定每周四都

要進(jìn)行衛(wèi)生大檢查，對(duì)衛(wèi)生工作做的好的部門進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，差的進(jìn)行罰款，公司的整體衛(wèi)生情況還算可以。辦公室一共出了三次板報(bào)，后來(lái)由于板漆和堆放貨物的原因就沒在辦下去。2010年汶川大地震后，辦公室組織了一場(chǎng)大型為災(zāi)區(qū)的募捐活動(dòng)，全體職工都非常積極踴躍的獻(xiàn)出了自己的愛心，顯示出了工人很高的道德覺悟。

二、個(gè)人工作表現(xiàn)

1、堅(jiān)持實(shí)踐出真知，努力了解公司的運(yùn)行情況

初到公司，對(duì)公司的運(yùn)行情況都不了解，對(duì)各個(gè)部門以及人員都不太熟悉，因此我每天都積極主動(dòng)到后面車間，和各車間主任、車間工人都親密接觸，認(rèn)真學(xué)習(xí)他們的技術(shù)，時(shí)間長(zhǎng)了我對(duì)公司的生產(chǎn)流程有了很深的了解。對(duì)每種磚的材質(zhì)、成型、燒成顏色都有了一定的了解，也能判斷出次品磚、廢品磚的原因·····總之，只有了解公司的生產(chǎn)流程才能在公司中發(fā)揮個(gè)人才能，要想了解這個(gè)流程，必須要堅(jiān)持在生產(chǎn)第一線學(xué)習(xí)，像工人學(xué)習(xí)，像身邊的每一位同事學(xué)習(xí)。

2、幾次出差收獲頗多

非常感謝公司派我跟隨周總和陳教授先后參加了青島2010年中小高爐煉鐵學(xué)術(shù)年會(huì)、河南省金屬煉鐵專業(yè)委員會(huì)2010年年會(huì)暨煉鐵學(xué)術(shù)交流會(huì)和景德鎮(zhèn)召開的全國(guó)高爐噴煤技術(shù)研討會(huì)，在這三次會(huì)議中使我打開了眼界，佩服陳教授的講解能力和周總的辦事能力，佩服與會(huì)人員的敬業(yè)精神和淵博的知識(shí)，使我真正理解了天外有天，人外有人的含義，我深知自己的能力和水平需要提高的太多太多了，同時(shí)對(duì)自己也有和深刻的定位和明確了努力方向。幾次業(yè)務(wù)上的出差，使我學(xué)到了在出門外講話的技巧和溝通技巧?？傊艘粩嗟囊娮R(shí)新環(huán)境才能開拓眼界，增長(zhǎng)知識(shí)，找出差距。

三、不足和需要提高的方面

過(guò)去的一年不足之處還是很多的，第一，辦公室工作對(duì)我而言是一個(gè)新的崗位，許多工作我都是邊干邊摸索，以致工作起來(lái)不能游刃有余，工作效率有待進(jìn)一步提高；第二，有些工作還不夠過(guò)細(xì)，一些工作協(xié)調(diào)的不是十分到位；第三，沒有制定出完善的制度，第四，衛(wèi)生工作搞的不好，特別是辦公樓里面的衛(wèi)生間，可能是由于環(huán)境的特殊型，只要有人進(jìn)衛(wèi)生間地面就會(huì)臟，由于沒有及時(shí)去拖地，造成了地面比較臟；第五，沒有為職工搞娛樂(lè)活動(dòng)，公司只有不斷的搞一些娛樂(lè)活動(dòng)才能提高大家的工作積極性。第六，自己的理論水平和業(yè)務(wù)能力還跟不上公司的要求。

在下一年里，自己決心認(rèn)真提高業(yè)務(wù)、工作水平，為公司發(fā)展，貢獻(xiàn)自己應(yīng)該貢獻(xiàn)的力量。我想我應(yīng)努力做到：第一，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面。努力學(xué)習(xí)提高自己的理論水平和業(yè)務(wù)能力。學(xué)習(xí)公司的業(yè)務(wù)流程，學(xué)習(xí)公司的新爐型結(jié)構(gòu)，要對(duì)公司的基本情況做到心中有數(shù)；第二，本著實(shí)事求是的原則，真正做好領(lǐng)導(dǎo)的助手，注重抓細(xì)節(jié)；第三，加強(qiáng)制度建設(shè)，完善公司制度；第四，搞好公司的衛(wèi)生工作；第五，多組織一些娛樂(lè)活動(dòng)，豐富職工的業(yè)余生活。(1)

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四、公司所存在的問(wèn)題

通過(guò)幾個(gè)月的工作，我個(gè)人感覺，公司目前存在的最大問(wèn)題就是分工不明確。造成部門與部門配合不默契，一些工作大家都向外推，不想去做，也不想去承擔(dān)責(zé)任。希望公司領(lǐng)導(dǎo)能夠?qū)@個(gè)問(wèn)題有所重視。

過(guò)去的一年是難忘的一年，也是值得慶賀的一年，因?yàn)槲覀冇谐煽?jī)但是更有不足。只要找出不足和問(wèn)題，才能明確前進(jìn)的方向，找到前進(jìn)的動(dòng)力。我深信，我們公司在公司領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)帶領(lǐng)下以及全體員工的積極努力下，明年公司會(huì)更上一層樓，在耐材行業(yè)和冶金行業(yè)會(huì)創(chuàng)造出一個(gè)個(gè)豫興奇跡！

篇9

關(guān)鍵詞：辦公室；檔案文書；管理對(duì)策

辦公室作為管理機(jī)構(gòu)的一個(gè)重要組成部分，扮演著上傳下達(dá)的角色，不僅是上下級(jí)部門之間溝通的橋梁，也是處理各類事件的主要部門。這就對(duì)辦公室檔案文書管理工作提出了更高的要求，能否做好檔案文書的管理，將直接影響到整個(gè)辦公室的管理水平。不斷的創(chuàng)新辦公室檔案文書管理工作方式，提高其工作效率，對(duì)于實(shí)現(xiàn)組織的長(zhǎng)期發(fā)展有著至關(guān)重要的作用。

一、辦公室檔案文書管理工作的特征概述

辦公室檔案文書管理工作主要具備以下幾個(gè)特征：第一，收集相關(guān)資料，并完成存檔工作；第二，相關(guān)類的文書檔案的形成與管理工作；第三，工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜。以下是針對(duì)三個(gè)特征的具體分析。

（一）資料收集與存檔

辦公室檔案文書管理工作通過(guò)記載過(guò)去所發(fā)生的事情的信息，保存好第一手資料，為以后資料的引用提供了很好的借鑒價(jià)值。同時(shí)，檔案的管理對(duì)于資料的安全性以及完整性有著更高的要求，必須要將事件發(fā)生的詳細(xì)過(guò)程以及涉及到的相關(guān)人員都進(jìn)行詳細(xì)的記載，再通過(guò)相關(guān)的紙質(zhì)檔案呈現(xiàn)出來(lái)，緊接著安排相關(guān)人員進(jìn)行分類處理，并做好存檔工作。檔案文書管理工作主要包括的流程為：資料的收集、編輯成冊(cè)、分類保存、提供借閱。

（二）相關(guān)類文書檔案形成與管理工作

該特征主要包括以下內(nèi)容：第一是對(duì)相關(guān)的較為分散的文件來(lái)進(jìn)行收集與整合；第二是根據(jù)文件的等級(jí)來(lái)進(jìn)行分類；第三是對(duì)文件的實(shí)施進(jìn)行計(jì)劃與監(jiān)督；第四是對(duì)文件的落實(shí)進(jìn)行督促；第五是在末期進(jìn)行文件的整理與歸檔。一方面，檔案是從文書中產(chǎn)生的，另一方面，檔案也能夠反作用于文書。所以，文書與檔案的質(zhì)量是相互影響的。

（三）工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜

檔案的文書管理工作相對(duì)于一般工作而言都會(huì)更加的復(fù)雜，因?yàn)闄n案的內(nèi)容較多，也較為繁瑣。如果想要將相關(guān)的信息能夠真實(shí)完全的記載，完全依托于人工是無(wú)法完成的，還需要借鑒相關(guān)的現(xiàn)代化技術(shù)，來(lái)實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的管理。同時(shí)文書檔案的形式也較為豐富，不僅有相關(guān)政府以及上級(jí)所下達(dá)的紅頭文件，也有單位內(nèi)部的合同、責(zé)任書與協(xié)議書等等文書資料。

二、加強(qiáng)辦公室檔案文書管理工作的對(duì)策建議

現(xiàn)代化發(fā)展對(duì)于辦公室檔案文書管理工作的水平、效率與質(zhì)量都提出了更高的要求，在整個(gè)辦公室的管理中，檔案文書管理是一個(gè)極為重要的組成部分，它能否順利的完成直接關(guān)系到辦公室能否正常運(yùn)作，進(jìn)而直接影響到整個(gè)單位的發(fā)展。正如上文所分析的，檔案文書管理工作內(nèi)容繁瑣復(fù)雜，要進(jìn)行合理科學(xué)化的管理存在著一定的難度。如何能更好的提高辦公室檔案文書管理工作的水平與效率，以下作出具體分析。

（一）科學(xué)化的檔案文書管理系統(tǒng)的建立

在現(xiàn)有的管理體系中，分別由兩個(gè)部門來(lái)進(jìn)行檔案和文件的管理，這樣的管理模式在操作中存在著許多的不便，不僅難以進(jìn)行文件的前期管理，而且給檔案文書后期的整理工作也帶來(lái)了許多不便。所以建立一個(gè)更加科學(xué)化、規(guī)范化的管理體系在檔案文書的管理中顯得尤為迫切。首先，安排檔案的專門管理者來(lái)進(jìn)行文件的前期收集，這樣才能保證責(zé)任到人，利于文件的系統(tǒng)形成，并且給查閱帶來(lái)很大的便利。其次，將管理程序安排的更加規(guī)范化和科學(xué)化，將管理的流程也安排的更加細(xì)致化。最后，還要嚴(yán)格遵守國(guó)家和公司相關(guān)的法律規(guī)定，以及已經(jīng)制定的審核和簽發(fā)制度，避免出現(xiàn)肆意濫發(fā)無(wú)用文件的現(xiàn)象。這樣才能保證整個(gè)檔案文書管理工作系統(tǒng)化的形成，便于進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)的管理。

（二）不斷提升檔案文書資料的收集能力

相關(guān)檔案文書資料的收集是進(jìn)行檔案文書科學(xué)化管理的首要基礎(chǔ)，所以要提升檔案文書的管理水平與質(zhì)量，就必須著眼于提升檔案文書資料的收集能力，其具體的提升對(duì)策表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：第一，對(duì)檔案文書按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，其中格式必須保證統(tǒng)一規(guī)范，分類的層次清晰明朗；第二，規(guī)定相關(guān)的收發(fā)文書的具體程序；第三，對(duì)已經(jīng)收集到的資料進(jìn)行相對(duì)應(yīng)的編號(hào)，保證入庫(kù)資料的完整性。這種過(guò)程中，特別值得注意的是針對(duì)那些保存價(jià)值較大的公文、會(huì)議資料、圖表、音頻和照片應(yīng)在使用完畢后，進(jìn)行綜合整理歸檔，進(jìn)行統(tǒng)一管理，以保證有價(jià)值資料的保存效率。

（三）加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平

檔案文書處理工作是辦公室管理的一項(xiàng)基本工作，要建立一個(gè)完善的檔案文書管理體系，只是單純的依靠制度和規(guī)定的約束是不夠的，必須不斷的加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)水平，提高工作團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)。在現(xiàn)實(shí)工作中，存在著部分工作人員并無(wú)相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)給人也未經(jīng)過(guò)專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的相關(guān)知識(shí)并不熟知，使得工作人員的素質(zhì)與崗位的要求存在著較大的差距。所以，必須從以下幾個(gè)方面來(lái)提升工作人員的素質(zhì)：第一，要保證工作人員態(tài)度上的重視，使其認(rèn)識(shí)到檔案文書管理工作的重要性，在必要的情況下可以采取一定程度的激勵(lì)措施；第二，要不定期的舉行相關(guān)的培訓(xùn)，不斷的豐富工作人員的專業(yè)知識(shí)，可以加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的學(xué)習(xí)，將現(xiàn)代化的技術(shù)引入到檔案文書管理工作中，例如防止病毒入侵對(duì)檔案的安全性產(chǎn)生隱患。

結(jié)束語(yǔ)

辦公室作為管理機(jī)構(gòu)中的一個(gè)重要組成部分，其工作內(nèi)容豐富多樣，不僅需要處理部門內(nèi)部的本職工作，還肩負(fù)著上傳下達(dá)、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的職責(zé)，這樣也就提升了辦公室檔案文書管理工作的復(fù)雜度。因此在現(xiàn)實(shí)的管理工作中，重視科學(xué)技術(shù)的引進(jìn)，使之能在管理模式和管理形式上到一定的創(chuàng)新，才能緊跟時(shí)代的步伐；同時(shí)相關(guān)工作人員素質(zhì)的提高也是刻不容緩的，人力資源是基礎(chǔ)，只有保證了人員的素質(zhì)，才能更好的健全辦公室檔案文書管理體系，不斷的提升其管理水平，進(jìn)而促進(jìn)單位長(zhǎng)久健康的發(fā)展。

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篇10

一、辦公室文秘工作與檔案管理工作概述

（一）辦公室文秘工作

作為辦公室文秘人員，需要幫助領(lǐng)導(dǎo)處理一些日常的事物，并且還要幫助領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)思想。除此之外，文秘的工作職責(zé)還有起草文書、整理工作文件以及協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行一些工作決策的制定等。因此，文秘工作人員是一個(gè)經(jīng)常與文件接觸的工作，所以對(duì)文件的起草、整理、傳達(dá)以及處理和保管是文秘工作的主要內(nèi)容，通過(guò)這樣的方式有助于文秘人員更好地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，做好協(xié)調(diào)工作。并且，作為文秘人員，要具有良好的保密意識(shí)和較高的政治覺悟。

（二）檔案管理工作

在企業(yè)檔案管理工作中，主要的工作內(nèi)容就是對(duì)企業(yè)內(nèi)部的相關(guān)文件資料進(jìn)行收集和管理。在管理工作中，要把文件進(jìn)行嚴(yán)格分類并且要妥善保管。對(duì)檔案進(jìn)行妥善、良好地保管，有利于檔案信息資源被合理運(yùn)用，從而使領(lǐng)導(dǎo)在作決策時(shí)能夠找到依據(jù)，從而促進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展更加穩(wěn)定、科學(xué)、高效。

二、文秘工作與檔案管理工作一體化的意義

（一）提高工作效率，加強(qiáng)辦公室人員的素質(zhì)

辦公室文秘工作對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作都具有銜接的作用，是企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)重要的工作。而文書檔案管理工作不僅僅是對(duì)文件的整理和歸檔，而是要在企業(yè)需要使用資料內(nèi)容時(shí)，能夠準(zhǔn)確地進(jìn)行調(diào)閱，并提供查詢服務(wù)。因此，對(duì)文秘工作與檔案管理工作的一體化建設(shè)，需要文秘工作人員具有良好的素質(zhì)以及較高的職業(yè)素養(yǎng)才能夠勝任。因此，要加強(qiáng)對(duì)工作人員專業(yè)知識(shí)以及職業(yè)素養(yǎng)的培訓(xùn)，使其能夠在工作中更加順暢、連貫地開展一體化工作方式，使文秘工作提升質(zhì)量，檔案管理工作基礎(chǔ)扎實(shí)。

（二）提高公文質(zhì)量和檔案管理質(zhì)量

在當(dāng)前的社會(huì)發(fā)展中，信息技術(shù)的運(yùn)用已經(jīng)越來(lái)越深入，在文秘工作和檔案管理工作中，大部分企業(yè)都已經(jīng)通過(guò)對(duì)信息技術(shù)的運(yùn)用而提升了工作質(zhì)量。通過(guò)信息技術(shù)的運(yùn)用，能夠有效節(jié)約工作時(shí)間，在此基礎(chǔ)上還能夠提升工作效率。通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，能夠使辦公工作更加自動(dòng)化，從而節(jié)約人力成本，并且計(jì)算機(jī)出錯(cuò)的概率相較于人力而言要少許多，因此還能夠提升工作的準(zhǔn)確度，最終使工作質(zhì)量得到提升。

三、文秘工作和檔案管理工作一體化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理意識(shí)薄弱

在當(dāng)前企業(yè)工作中，文秘人員是領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂。由于在工作中文秘人員需要負(fù)責(zé)的文書內(nèi)容較多，因此就會(huì)造成工作繁忙，無(wú)暇顧及檔案管理的問(wèn)題，對(duì)檔案管理的意識(shí)較為淡薄。在工作中，無(wú)法做到以檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行文書處理，會(huì)造成許多文件的原稿保存不當(dāng)或者文件編碼錯(cuò)誤等問(wèn)題，直接對(duì)公文的質(zhì)量造成影響，還會(huì)影響后續(xù)檔案管理工作的正常開展。

（二）檔案范疇把握不準(zhǔn)

雖然看起來(lái)檔案管理對(duì)象就是一些文書資料，但是在實(shí)際的工作中，檔案管理工作涉及的內(nèi)容是多種多樣的，其中包括聲像資料以及重要機(jī)密文件等。在當(dāng)前的一體化工作過(guò)程中，會(huì)存在文秘人員對(duì)一些重要的檔案與普通文書沒有進(jìn)行區(qū)分和標(biāo)注的情況，從而會(huì)對(duì)文件的質(zhì)量造成直接的影響。這就屬于檔案范疇把握不準(zhǔn)的問(wèn)題，會(huì)造成檔案管理混亂，在后期調(diào)閱時(shí)十分困難。

（三）及時(shí)性差

在當(dāng)前的文秘工作與檔案管理工作一體化進(jìn)程中，還有一個(gè)重要的問(wèn)題就是及時(shí)性較差。由于一些員工在從事文秘工作的同時(shí)還在進(jìn)行檔案管理工作，所以在實(shí)際工作中，難以具有充足的時(shí)間和精力對(duì)檔案資料進(jìn)行整理和保管，或者是由于一些原因無(wú)法及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行歸檔等。

四、文秘工作與檔案管理工作一體化的有效對(duì)策

（一）提升素質(zhì)，加強(qiáng)修養(yǎng)

一方面，通過(guò)加強(qiáng)培訓(xùn)提升員工的綜合素質(zhì)。秘書人員作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，要加強(qiáng)自身政治素養(yǎng)和職業(yè)能力的提升，并且要兼顧檔案管理工作。要加強(qiáng)對(duì)文秘人員的培訓(xùn)，使其能夠掌握多個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)，提升自身的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對(duì)信息化的學(xué)習(xí)，使自身能夠熟練地掌握信息化技術(shù)。另一方面，要加強(qiáng)道德修養(yǎng)與責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)。檔案管理工作的工作對(duì)象就是檔案，因此對(duì)檔案的管理要具有良好的專業(yè)性和責(zé)任心才能實(shí)現(xiàn)，并且檔案管理工作較為枯燥乏味，因此，需要工作人員具有良好的道德修養(yǎng)才能勝任。