導語：如何才能寫好一篇人事檔案數(shù)字化建設，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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當今，現(xiàn)代信息技術迅猛發(fā)展，成熟的數(shù)字化技術已經普及到各行各業(yè)。加快數(shù)字化建設成為我國現(xiàn)代化建設的國家戰(zhàn)略。因此，以數(shù)字化手段做好新時期的人事工作，更好地為經濟建設服務，既是新時期人事工作的客觀需要，也是國家信息化和現(xiàn)代組織人事工作的必然要求，人事檔案管理數(shù)字化建設勢在必行。但長期以來，人事檔案管理主要為人工作業(yè)，近期雖使用了計算機，但由于其內容的保密性，推廣情況較差，造成其數(shù)字化程度對比同時期其他領域相對落后。現(xiàn)存的信息形式沒有統(tǒng)一規(guī)范，信息記錄的流程不科學，使得信息內容不全面，不能滿足對人員個體的微觀管理和對人員群體的宏觀管理的需要。具體情況有如下幾點。

1.1人事檔案管理軟件的開發(fā)滯后，泛用性不強人事檔案管理主要對通用性信息進行管理。但目前，人事檔案管理軟件的開發(fā)處于無政府狀態(tài)，沒有統(tǒng)一的規(guī)范文件，各地方自行開發(fā)的軟件的不兼容使信息不能互通，制約了數(shù)字化進程的推進。

1.2人事檔案管理的標準化、規(guī)范化程度低人事檔案管理數(shù)字化建設的前提是基礎工作內容規(guī)范化、標準化。由于歷史原因，人事檔案業(yè)務管理基礎較差，案卷保存質量不高，人事檔案管理無統(tǒng)一標準，當前的制度一般僅著眼于某一地區(qū)、部門，使數(shù)字化建設的全面實施困難重重。1.3人事檔案管理的方式落后人事檔案管理的技術標準、工作程序標準依舊是人工工作時期制定的，尚未從信息技術的特點和發(fā)展方面進行考慮。目前，越來越多的文件資料是以信息存儲設備形式出現(xiàn)，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標準及有關規(guī)定已不能適應人事檔案數(shù)字化的要求。

1.4人事檔案管理人員的素質不高數(shù)字化的信息系統(tǒng)管理需要有較高知識層次和掌握了一定技術水平的人員。目前，許多單位和部門缺乏高素質人才，既掌握檔案管理知識，又精通信息技術的復合型人才奇缺。

2人事檔案管理數(shù)字化建設的目標

既然人事檔案管理數(shù)字化是時代的需要，那么要想通過其充分利用現(xiàn)有設備實現(xiàn)信息資源共享，提高工作效率，就必須建立現(xiàn)代化的數(shù)字化信息管理網絡系統(tǒng)，系統(tǒng)具體要求如下。

2.1日常業(yè)務管理實現(xiàn)日常人事檔案工作中對檔案材料的收集、鑒別、整理、保管、轉遞、統(tǒng)計和查閱等業(yè)務內容，應主要由四大功能組成：檔案案卷管理、檔案材料管理、檔案審核及系統(tǒng)維護。

2.2數(shù)字化檔案采集數(shù)字化檔案采集系統(tǒng)應主要負責對紙質檔案材料的數(shù)字化采集處理，提供目錄整理、信息采集、數(shù)據(jù)審核3大功能，并可利用現(xiàn)化代網絡技術實現(xiàn)多人多客戶端的對多本檔案、不同材料的同時采集，實現(xiàn)高效、快捷的檔案數(shù)字化采集。

2.3數(shù)字化檔案網上查閱數(shù)字化檔案查閱系統(tǒng)是以專用資源網為網絡基礎，采用B/S(瀏覽器/服務器)模式架構，在組織系統(tǒng)內部實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能。在系統(tǒng)安全方面，有如下三點設計：

（1）可按日期、時間或長期有效等多種方式完成閱檔授權。

（2）對閱檔過程進行詳細的日志記錄。

（3）信息采用加密信道傳輸?shù)榷喾N方式，使系統(tǒng)運行更加安全可靠。

3檔案管理數(shù)字化信息系統(tǒng)建設應注意的問題

3.1應用軟件應統(tǒng)一應選用中央組織部推行的，建立在《信息結構體系》基礎上的系統(tǒng)軟件，避免造成數(shù)據(jù)結構混亂和上下級數(shù)據(jù)無法溝通與共享。制定文本、照片、聲像等資料的相關采集標準，統(tǒng)一文件格式。同時，對系統(tǒng)所涉及到的其他應用項目，也要制定統(tǒng)一標準，確保信息共享的兼容性。

3.2應使用先進技術構建數(shù)字化系統(tǒng)建立數(shù)字化信息系統(tǒng)會使用到數(shù)據(jù)庫技術、多媒體技術、網絡技術等。在建立數(shù)據(jù)庫時，應采用分布式多媒體數(shù)據(jù)庫，克服圖像和視頻數(shù)據(jù)容量大引起的調用速度慢等問題，以便在信息數(shù)據(jù)大量增加情況下，保證信息的調用、管理、更新和存儲。應注重數(shù)據(jù)源采集和后期制作的質量控制，宜采用高清掃描儀、數(shù)字杜比和DVD技術錄入照片、音頻、視頻，確保信息資源的質量。要預先考慮利用互聯(lián)網與上級組織人事部門連接，滿足應用軟件實時升級的需要。

3.3數(shù)字化信息系統(tǒng)建設的計劃與完善要根據(jù)系統(tǒng)建設的迫切程度、資金、網絡規(guī)模等情況制定工作計劃和建設目標。

（1）擬定數(shù)字化信息系統(tǒng)的基本框架，選定或開發(fā)系統(tǒng)應用軟件。

（2）進行資料數(shù)據(jù)的采集與錄入，建立規(guī)范化的信息報送、錄入制度，豐富信息資源庫。

（3）在試運行的基礎上完善、改進和提高，收集整理出現(xiàn)的問題，召開專家研討會，集思廣益，提出改進方案。

（4）加大資金投入，在條件成熟的基礎上，推廣成功經驗，提高覆蓋率。

3.4突出多部門、多方位聯(lián)動，加強上下級和相關部門間的協(xié)調外部檔案信息涉及到上級主管部門、基層單位、橫向部門；內部則涉及多個管理職能部門，信息內容包括班子建設、管理、任免、檔案、教育、統(tǒng)計、考核和考察進而黨員統(tǒng)計等方面。因此，數(shù)字化信息系統(tǒng)建設必須突出多部門協(xié)作、多方位聯(lián)動的特點，制定高效合理的信息采集、維護和使用制度，明確界定各級、各部門的責任、權限和義務，形成規(guī)范、有序、統(tǒng)一的運行機制。

3結語

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關鍵詞：人事檔案；網絡化；人才

一、實行檔案網絡化管理的必要性

簡單的說，人事檔案網絡化管理就是通過將人事檔案信息數(shù)字化，建立分屬于各級人事檔案管理中心的數(shù)據(jù)庫，然后將孤立的數(shù)據(jù)庫連接成網絡，為社會提供網絡化的調檔查檔等服務。人事檔案網絡化管理是建立在信息科學技術和社會經濟發(fā)展基礎的，實行檔案網絡化管理十分必要。

（一）實行人事檔案網絡化管理是優(yōu)化人才資源配置和實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略的客觀要求。以馬克思關于生產力和人的發(fā)展理論為基礎，人才強國戰(zhàn)略具有以人為本的重要特點。人才資源在社會的各種資源中是最寶貴的資源，也是經濟社會發(fā)展的動力源泉。人才資源的開發(fā)是其他一切資源開發(fā)的前提條件。當前我國高等教育已基本實現(xiàn)了由精英教育向大眾化的轉變。據(jù)預計，十二五期間，應屆高校畢業(yè)生年均規(guī)模將達到近700萬人，人才流動性也明顯加快。要實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略，就要建立科學的人才選拔機制，保證選撥程序的公平公正、真實可信，杜絕檔案信息失真的現(xiàn)象。要促進人才的合理流動，引導各類人才向農村、基層、邊遠地區(qū)和艱苦行業(yè)流動，促進人才在城鄉(xiāng)、區(qū)域、行業(yè)間的合理流動和優(yōu)化配置，離不開檔案的網絡化。人事檔案網絡化管理，利用集中管理的制度優(yōu)勢和網絡技術優(yōu)勢，通過數(shù)據(jù)挖掘技術，將符合要求的人事檔案信息以多媒體的形式匯集，借助于計算機統(tǒng)計分析，為人才選撥提供科學的建議，同時為制定教育、就業(yè)等宏觀調控政策提供及時有效的政策支持。

（二）實行人事檔案網絡化管理是打牢檔案信息化建設基礎和推動信息化戰(zhàn)略的重要一環(huán)。人事檔案信息化就是充分利用信息技術，開發(fā)利用檔案信息資源，促進檔案信息交流和人才資源優(yōu)化配置，推動經濟社會發(fā)展轉型的歷史進程。全國檔案信息化建設實施綱要中強調，把檔案信息化納入國家信息化建設的總格局，以檔案網絡建設為基礎，加快推進檔案資源數(shù)字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展，為改革開放和現(xiàn)代化建設服務。當前，以“數(shù)字校園”和電子政務為代表的數(shù)字化建設浪潮在高校和政府部門方興未艾。部分高校更是將檔案信息化納入了“數(shù)字校園”的建設格局，在實際工作中取得了很好的效果，在局域網建設方面積累了大量經驗，走在了檔案信息化建設的前列。清華大學檔案館自2002年以來在原單機人事檔案Foxpro數(shù)據(jù)庫管理的基礎上，研發(fā)了網絡版的人事檔案管理信息系統(tǒng)THPA-MIS。該系統(tǒng)是在清華大學檔案館人事檔案部內部建立了計算機局域網應用環(huán)境，借助計算機和數(shù)據(jù)庫管理技術，實現(xiàn)人事檔案目錄信息的計算機化和網絡化管理[1]。 在高等教育大眾化時代，高校做為人事檔案形成的搖籃，在人事檔案信息化建設中的地位舉足輕重。雖然在數(shù)字化建設中取得了一些成效，但是問題更不容忽視。由于各個高校自身條件不同，數(shù)字化建設快慢不一，其內部數(shù)據(jù)庫和局域網沒有統(tǒng)一標準。如果等到數(shù)字化建設全部完成再去推行網絡化建設，勢必會因標準不一致無法有效共享數(shù)據(jù)庫資源而導致重復建設，浪費大量人力、物力和財力。因此應抓住數(shù)字化建設的契機，及時建立統(tǒng)一標準，使人事檔案信息數(shù)字化和網絡化建設同步推行，用網絡化推動標準化。

（三）實行人事檔案網絡化管理是提高人事檔案優(yōu)質服務的最佳選擇。近年來，我國事業(yè)單位改革步伐加快， 2011年全國已經基本實現(xiàn)了事業(yè)單位聘用制度的全覆蓋。聘用合同制的推行，突破了傳統(tǒng)的事業(yè)單位鐵飯碗體制，使能者盡其才。事業(yè)單位改革是人事管理機制的進步，為人才合理流動提供了制度保障，同時也使流動人員的隊伍進一步擴大，也要求人事檔案能夠更加靈活的流轉，更加詳實的反映人才各個方面的能力，對傳統(tǒng)的人事檔案服務體制提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。只有利用網絡信息技術，通過人事檔案網絡化管理，才能提高效率，為社會提供優(yōu)質的服務，滿足社會需求。

人事檔案網絡化管理是在人才強國戰(zhàn)略和國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略雙重背景下提出的一個構想。人事檔案的網絡化管理有助于實現(xiàn)人才強國戰(zhàn)略提出的加快人事制度改革，促進人才合理流動，統(tǒng)籌人才，實現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。而國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略為這一目標的實現(xiàn)提供了宏觀的思路，既利用信息技術，通過網絡化管理，開發(fā)人力資源，實現(xiàn)人才的最優(yōu)化配置。

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【關鍵詞】人事檔案；數(shù)字化；管理

【中圖分類號】C270【文獻標識碼】A【文章編號】1672-5158（2013）07-0452-01

0.引言

人事檔案作為組織人才信息的重要載體，它不僅是組織對一個人進行全面考察和了解的重要參考依據(jù)，也是記載一個人經歷的準確完整信息。隨著現(xiàn)代信息技術的廣泛應用，使人事檔案信息數(shù)字化管理得到了極大的便利條件的同時，也提出了諸多問題和挑戰(zhàn)。

一、人事檔案數(shù)字化管理面臨的問題

1.人事檔案信息安全性容易受到威脅

在信息化條件下，雖然人事檔案信息管理便利性得到了較為明顯的體現(xiàn)，但是其信息安全性同時受到了一定的威脅。第一，人事檔案信息管理人員自身素質不高，其安全意識和保密意識較弱，特別是對于一些向公眾進行的信息缺少嚴格審查和管理，在缺少計算機安全知識和網絡安全知識的情況下，操作人員的信息管理操作程序不規(guī)范，數(shù)據(jù)備份不及時；第二，由于在現(xiàn)代網絡技術中，電腦病毒橫行，或者是一些黑客對信息管理系統(tǒng)的惡意攻擊。

2.人事檔案信息保管環(huán)境較為嚴格

在傳統(tǒng)人事檔案信息保管過程中，主要是以紙質材料的保管為主，隨著現(xiàn)代科學技術的發(fā)展，紙質檔案材料保管技術也越來越成熟，其保管環(huán)境已經得到突破性的發(fā)展。但是，由于數(shù)字化人事檔案信息主要是光盤或U 盤，而人事檔案信息保存和使用的壽命也主要是取決于信息保存載體壽命的長短。

隨著現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，人事檔案保管信息載體的更新?lián)Q代速度也在不斷加快，同時也帶來了使用和保管不穩(wěn)定的問題。而且，人事檔案信息數(shù)字化保管中使用的光盤和 U 盤，其保存條件更為苛刻，保存環(huán)境要求更高，容易受到外來磁場、有害氣體、灰塵、濕度、光線等外界干擾因素的影響，造成信息丟失等問題。

3.人事檔案信息數(shù)字化管理所依賴的計算機軟件技術更新?lián)Q代較快

人事檔案信息數(shù)字化管理的重要基礎是其所依賴的配套設備、應用軟件對數(shù)字信息轉換程序、操作系統(tǒng)等，這也是人事檔案數(shù)字化信息在讀出和檢索等方面的技術基礎。但是，隨著現(xiàn)代科學技術更新?lián)Q代速度的不斷加快，計算機升級速度也隨之提高，造成計算機軟件和硬件系統(tǒng)之間可能出現(xiàn)不匹配的問題，可能產生存儲在光盤和 U 盤上的信息出現(xiàn)無法讀出，以及新的操作軟件和原有操作軟件無法有效轉換等問題。

4.人事檔案信息管理人員素質較低

在傳統(tǒng)人事檔案管理中，人員需要具備專業(yè)性的檔案管理技術，即可勝任檔案管理工作的要求，但是在現(xiàn)代信息技術條件下，人事檔案信息數(shù)字化管理技術的發(fā)展對人事檔案信息管理人員的素質提出了一個更高的要求。他們不僅僅是要具備一些專門的人事檔案管理知識，而且還要具備掌握網絡信息技術的技能，對一些專門的操作系統(tǒng)軟件要求熟練掌握。

雖然我國有許多組織人事檔案管理部門已經看到這種發(fā)展趨勢，而且也補充了一些信息技術專業(yè)人才進入檔案管理人員隊伍。但是，從總體上來看，我國人事檔案信息數(shù)字化管理的專業(yè)技術人才較為缺乏，特別是對于那些既懂得人事檔案管理專業(yè)知識，又懂得計算機網絡技術和通訊技術的專業(yè)復合人才尤為缺乏。

5.人事檔案信息真實性維護較為困難

人事檔案信息數(shù)字化管理技術的發(fā)展對于人事檔案管理來說，既帶來了極大的便利，也對信息真實性的確認造成了極大的影響。因為傳統(tǒng)人事檔案信息的修改和復制都會留下較為明顯的痕跡，容易進行辨認。然而，在信息化管理條件下，人事檔案信息的修改、移動、復制和重新編輯等程序，都不容易留下痕跡，從而造成人事數(shù)字化檔案在真實性方面難以得到有效體現(xiàn)和保持。

二、人事檔案信息數(shù)字化管理完善對策

針對人事檔案信息數(shù)字化管理中所面臨的五個方面的問題，可以從以下幾個方面采取措施，加以完善。

1. 選擇適合人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎，需要和硬件相互匹配。針軟對件技術和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。該系統(tǒng)相關信息和數(shù)據(jù)在進行轉移的過程中，是否具有安全性；該系統(tǒng)在進行更新的時候，必須要安全可靠。操作系統(tǒng)在進行技術更新?lián)Q代的時候會因為新的操作系統(tǒng)存在安全隱患而造成數(shù)據(jù)被竊取的可能；該系統(tǒng)必須具有系統(tǒng)仿真安全性。人事檔案信息在進行數(shù)字化復制或者是保存的時候，要求具有較高的軟件基礎，避免使人事檔案信息被輕易所復制，從而確保該系統(tǒng)具有系統(tǒng)仿真性。

2. 合理選擇人事檔案信息數(shù)字化管理的載體

載體作為人事檔案信息數(shù)字化管理的硬件基礎，其在人事檔案信息數(shù)字化管理中具有直接影響作用，所以要能夠在與傳統(tǒng)人事檔案管理載體相結合的基礎上，合理選擇人事檔案數(shù)字化管理載體。在對載體進行選擇的過程中，首先需要考慮的第一要素是人事檔案信息相關數(shù)據(jù)是否具有安全性和不可更改性，以及載體壽命長短的問題，這與許多組織所考慮的速度和便捷因素是有較大不同的。

3.加強人事檔案信息數(shù)字化管理的安全性

在市場經濟條件下，我國人事檔案管理部門的職能已經越來越多向服務方向開始進行轉變，人事檔案信息管理部門必須要能夠盡可能多地進行人事檔案共享系統(tǒng)的建設，盡可能多地對人事檔案信息進行公開，從而實現(xiàn)人事檔案信息的共享。所以說，在市場經濟條件下，人事檔案信息的共享性和安全性是一對難以調和的矛盾。

在這樣的條件下，我國人事檔案管理部門一方面要能夠以法律為依據(jù)，主要是以計算機病毒防治管理辦法、保密法、檔案法等相關法律法規(guī)為基礎，重點建設人事檔案信息計算機網絡管理安全保障體系。其次，人事檔案信息數(shù)字化管理部門要能夠加強安全性教育，要能夠把人事檔案信息安全性教育作為一項長效機制來抓。再次，人事檔案信息管理部門一定要能夠采用正版殺毒軟件，定期對本組織人事檔案管理系統(tǒng)進行防毒和殺毒，從而確保人事檔案信息的安全性。最后，要能夠對傳統(tǒng)人事檔案信息保管方法和現(xiàn)代人事檔案信息管理方法進行有效結合，對于一些非保密信息可以采取數(shù)字化方式進行保存，但是對于在一定級別以上的人事檔案則采取傳統(tǒng)方式進行保存，從而實現(xiàn)人事檔案信息管理的效率和安全的有效統(tǒng)一。

4.提升人事檔案管理隊伍人員素質

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(一)存在問題

1．思維觀念脫節(jié)長期以來，社會上普遍認為人力資源管理重“事”不重“人”，檔案管理極少對外界宣傳，加上單位忽視了對檔案人員的培訓與教育，致使其檔案意識不強，檔案管理水平不高。思想與態(tài)度決定行動，觀念與時代的脫節(jié)帶來的是行動短板。進入信息化社會以來，環(huán)境與市場需求發(fā)生了巨大變化，多元化的用人機制在高校開啟了探索之路，服務與競爭意識成為市場制勝的法寶，因此，轉變思路、更新觀念、適應形勢的要求成為必然。

2．知識結構單一受知識水平和技術能力的影響，檔案管理人員工作只會進行簡單的抄寫、編排和裝訂，無法勝任知識經濟時代的發(fā)展要求。高校普遍存在檔案管理水平低、手工操作及效率低下的問題，專業(yè)人員知識老化、結構單一、學歷水平虛高及性別結構失調等導致檔案管理人才缺乏，他們駕馭信息的能力僅停留于信息收集、鑒別、整理的初級階段，精通人事管理又擅長信息技術的人員匱乏。

(二)改進路徑

1．更新觀念，提高服務質量認清形勢，更新觀念，樹立人力資源新觀念，樹立用戶至上的理念。高校必須自覺增強檔案意識和強化服務的理念，用高標準的服務水平、高起點的服務意識和高層次的服務質量，全心全意為人民服務。主動適應動態(tài)服務，拓展利用服務渠道，開發(fā)人才信息資源，化被動服務為主動服務、靜態(tài)服務為動態(tài)服務。創(chuàng)新服務水平，提升服務質量，實現(xiàn)資源共享。加強高校人事檔案管理人員的憂患意識、競爭意識、科技化意識、網絡管理和法律意識，使其站在更高層次的角度，從繁瑣的手工查檔向數(shù)字化查檔服務轉變，堅持科學發(fā)展觀，強化標準化意識，服務現(xiàn)實社會。

2．樹立人本理念，發(fā)揮最佳效能樹立人本理念，注重機制創(chuàng)新，從控制向服務轉變;注重規(guī)范管理，從感性向理性轉變;樹立法治理念，提高管理成效，切忌簡單而為和感情用事;注重整體效應，樹立績效理念;注重對人才的開發(fā)和利用，做到人盡其才，發(fā)揮最佳效能。堅持以人為本，努力實現(xiàn)個人的自身價值。打造人文化管理機制，創(chuàng)新人事管理改革和建設思路，建立科學的考核評價機制和有效的激勵與競爭機制，實現(xiàn)傳統(tǒng)向現(xiàn)代人力資源管理的轉變。

3．創(chuàng)新思維，提升素質首先要在觀念上創(chuàng)新，檔案信息資源的創(chuàng)新，關鍵在于人才，必須建立一支政治素養(yǎng)強、專業(yè)化水平高的檔案管理隊伍。這就必須要強化三種素質，即政治理論素質、業(yè)務知識素質和科學文化素質，努力提高人事檔案管理人員的政治思想水平，提高人事檔案管理者的業(yè)務素質。高校人事檔案管理者除了具備檔案管理的專業(yè)水平，還要具備相關的計算機及互聯(lián)網操作技能，提高檔案管理人員的預測能力，為領導實行科學決策提供強有力的依據(jù)。組織定期和不定期、系統(tǒng)和專項的崗位業(yè)務培訓，進一步提高人事檔案管理人員的綜合素質，包括理論知識素質、心理素質、業(yè)務素質，在信息化條件下，要提高檔案管理的水平，必須提高管理人員的專業(yè)技術水平，不斷加深、拓展專業(yè)知識的廣度和深度，掌握現(xiàn)代信息技術，熟練運用計算機技術，掌握分析處理技術，編制有關軟件。高校應加大高層次統(tǒng)計人才的培養(yǎng)力度，造就一批既熟悉業(yè)務知識又懂得計算機管理技術的復合型人才，以適應新時期對高校人事檔案管理的新要求。

二、管理機制急需科學發(fā)展

應盡可能滿足用戶對信息的需求，建立以崗位管理為核心的管理體系，實行人事檔案的社會化開放式管理，積極實行人性化的柔性管理。由“以工作為中心”的剛性管理向“以人為中心”的柔性管理轉變，是高校人事檔案管理行業(yè)的一場革命，要實施柔性管理，就要把提高素質作為柔性管理的必備條件，從而達到柔性與剛性管理有機結合、寬嚴相濟。

(一)存在問題

1．管理意識滯后人事檔案管理制度相對落后，人事檔案管理方式和手段相對落后，對管理信息化的重要性認識不足，尤其對于信息化管理的重要性認識不足，這就導致了高校開發(fā)管理信息系統(tǒng)的技術相對落后，大多是重管理，輕服務，管理水平不高。

2．信息資源管理分散目前，各高校人事檔案信息系統(tǒng)之間交叉少，還處于各自為戰(zhàn)的狀態(tài)，難以形成合力，加上人才流動日趨頻繁，影響人事檔案的完整性，人事檔案信息難以實現(xiàn)資源共享，無法有效實行人力資源優(yōu)化配置。

(二)改進路徑

1．創(chuàng)新服務，轉換角色需求決定服務。實現(xiàn)高校人事檔案管理的標準化、規(guī)范化，建立科學的考核評價機制，就必須轉變高校人力資源檔案管理理念，從守門員向知識導航員與信息咨詢專家轉換，從信息文獻提供者向信息組織管理專家轉換，檔案管理員應教授和訓練用戶如何在信息高速公路上辨別方向，適應對人事檔案信息的各項需求，將傳統(tǒng)的管理模式與現(xiàn)代的信息技術相結合，建立人事檔案信息數(shù)字化，充分發(fā)揮人事檔案信息的利用價值，實現(xiàn)資源共享，為高校檔案管理現(xiàn)代化提供強有力的服務支撐。

2．剛柔相濟，科學發(fā)展柔性管理的本質是一種“以人為中心”的管理，采用非強制方式和手段，在人們心目中產生一種潛在的說服力，從而把組織意志轉變?yōu)槿藗兊淖杂X行動，它強調的是在尊重人、重視人、理解人的基礎上用好人、管好人，因此，它更多的是對管理對象信賴的一種管理。柔性管理并非是對剛性管理的否定，柔性管理是在剛性管理的基礎上的發(fā)展與升華，二者之間存在著繼承與發(fā)展的內在聯(lián)系，沒有剛性管理的檔案行業(yè)必然遭致混亂，柔性管理不虛無，它需要真正的柔性制度與其配套實施，實施柔性管理，必須堅持剛柔相濟，才能相得益彰、相互促進。人事檔案管理工作是一種奉獻性很強的服務性工作，這就要求管理者必須具有強烈的事業(yè)心和責任感，以平易近人的服務態(tài)度對待用戶，并與之進行友好溝通，體現(xiàn)服務至上的理念，保證檔案服務更具針對性、特色性、實用性。統(tǒng)計有助于實現(xiàn)高校人事檔案管理的專業(yè)化，為學校人事決策提供科學保障和依據(jù)，保證“存儲數(shù)字化、管理自動化、利用網絡化”的發(fā)展方向，加快推動檔案工作方式和手段實現(xiàn)信息化，加快信息化建設步伐，實現(xiàn)人事信息的共享。對人事信息數(shù)據(jù)庫進行完善，利用現(xiàn)代化設備和數(shù)字化技術，對檔案信息進行動態(tài)管理和維護，加強開發(fā)人事信息資源，提高利用率，實現(xiàn)檔案管理科學發(fā)展。

三、環(huán)境服務有待完善創(chuàng)新

經濟基礎決定上層建筑，沒有一個堅實的、先進的設備硬環(huán)境，就不可能打造出現(xiàn)代化的數(shù)字管理平臺，營造符合人性化服務環(huán)境，來適應網絡時代要求，進而滿足多元化用戶的個性化需求。

(一)存在問題

1．基礎投入不足隨著信息數(shù)字化的來臨，高校人事檔案建設相形見絀，資金投入出現(xiàn)了不足，硬件配備不足。目前，高校人事檔案基礎設施建設滯后，檔案室面積狹小、設備簡陋，多數(shù)達不到人事檔案庫房、閱覽室、辦公室分開的要求，有的是檔案庫房、辦公室、閱覽室擠在一間小的辦公室內，有的僅有木柜存放人事檔案。管理人員數(shù)量不夠，許多檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，影響了高校人事檔案管理科學化、現(xiàn)代化。

2．技術裝備落后在人事檔案管理信息化過程中，出現(xiàn)了技術與體制上的障礙，這就延緩了信息化的進程，也激化了檔案信息的供需矛盾。為此，高校應升級人事檔案的信息存儲與檢索系統(tǒng)，購買電腦、空調等，增設檔案庫房，引進先進技術設備及管理軟件，及時建立防火、防盜監(jiān)控系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案管理資源的優(yōu)化配置，以利于檔案信息化管理。

(二)改進路徑

1．加大信息化建設投入力度物質基礎是項目建設的前提，高校要想提高人事管理信息化水平，就需要加大投入。信息網絡建設作為基礎設施建設的中心環(huán)節(jié)，需要建立完整而準確的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，配備先進的計算機等硬件設備，改善高校人事檔案管理硬件條件。學校要加強對信息化管理基建的重視，完善計算機的硬件與軟件設施，構建高標準、現(xiàn)代化的人事信息系統(tǒng)，按照檔案管理基礎設施建設的嚴格要求，啟用標準配備，確保人事檔案管理步入可持續(xù)發(fā)展的良性軌道。

2．打造現(xiàn)代管理數(shù)字平臺面對電子技術、互聯(lián)網、高科技的沖擊，人事檔案管理這塊傳統(tǒng)意義上的凈土，也難以獨善其身。檔案管理數(shù)字化平臺意味著縝密、高效、快捷，為確保人事檔案信息的安全與保密，就要從制度層面杜絕數(shù)據(jù)丟失或泄密的可能性，嚴格管理權限，認真維護數(shù)據(jù)庫。為此，應依托現(xiàn)有校園網絡平臺，構建網絡化平臺，建立人事管理信息化基礎數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)從手工檢索到計算機檢索的轉變，實現(xiàn)人事檔案管理的微機化、網絡化，實現(xiàn)統(tǒng)計數(shù)據(jù)資源共享。在數(shù)字化平臺發(fā)展進程中，由于對技術因素的過度強調，也出現(xiàn)了人文關懷失落的問題，因此，構建信息化管理高效平臺應掌握好技術因素和人文因素的平衡點，把握好保密性與開放性的尺度，相互借重，不可偏廢。

四、結語

篇5

一、新形勢下強化高校人事檔案管理利用的重要性

高校人事檔案管理工作利用是一項復雜龐大的系統(tǒng)性工作，是推動高校人才隊伍建設科學化、規(guī)范化發(fā)展的重要依據(jù)，是干部培養(yǎng)改革的重要歷程，是人才成長以及高校人才隊伍建設的真實記錄，人事檔案體現(xiàn)了一個人德能勤績廉等各方面的綜合情況。因此高校在各項事業(yè)發(fā)展中必然要重視人事檔案管理服務工作，在人才隊伍建設中，其真實性尤為重要，因為人事檔案管理涉及教職工的個人重要信息，在服務利用中能夠客觀反映一個人的經歷以及獎懲等各方面的人事相關信息，同時在人才隊伍建設中發(fā)揮著憑證和參考價值。為了促進高校綜合性建設，高校人事檔案管理與建設已經成為高校發(fā)展不可或缺的內容，因此，高校要重視人事檔案管理利用工作，促進高校人事檔案管理工作與時俱進，保證高校教育事業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)建設服務。

二、目前高校人事檔案管理利用中存在的問題

新時代新形勢下各行各業(yè)都進行了改革，人事檔案管理工作也作出了相應的調整，雖然高校人事檔案管理利用逐漸趨于制度化、規(guī)范化和標準化，但是在人事檔案的管理和服務利用中仍然存在諸多問題。

1.人事檔案管理工作重視程度不夠。人事檔案管理工作在高校是一項長期工作，其體現(xiàn)的業(yè)績水平并不明顯，因此部分高校人事檔案管理人員并不重視此項工作，而高校其他人甚至是主要領導對人事檔案管理和利用的重視程度不夠，存在嚴重的對人事檔案管理工作淡化、認識不到位的錯誤思想，認為只要保存好人事檔案在需要的時候可查閱即可，并沒有將高校人事檔案管理利用工作放在重要機關事務當中。主觀能動性的缺失是導致高校認識檔案管理工作發(fā)展阻礙原因之一，因此，為了適應新形勢對人事檔案工作的要求，高校對人事檔案管理工作必須轉變思想，重視此項工作。

2.高校人事檔案利用率不高?，F(xiàn)代化教學背景下，高校人才競爭愈加激烈，為了提升內部人才質量，高學歷高職稱人才流動頻繁，很多高校為了自身利益經常不與員工簽訂合規(guī)的聘用合同，導致這部分員工檔案信息不真實，直接影響到高校人事檔案整體質量。另外，高校人事檔案管理工作諸多方面的缺失，導致大量高校人事檔案堆積如山，人事檔案管理工作需要在利用時能隨時征收，而由于在收集整理階段的缺失，導致缺乏有利用價值的檔案，在實際的人事工作中無法獲取價值豐富的資料，阻礙了人事檔案利用，影響工作效率，不能有效推動教育事業(yè)良好發(fā)展。

3人事檔案管理人員專業(yè)水平參差不齊。目前，很多高校的機關檔案管理工作都是由其他職能部門工作人員兼職，沒有專門配備檔案管理人員，無法滿足人事檔案管理工作的各項需求，兼職的一些人事檔案管理人員由于對工作的不重視，因此在實際操作中有處理不夠細致等現(xiàn)象發(fā)生，收集檔案意識不高，不能及時收集檔案并處理歸檔，對人事檔案整理、歸檔以及日后的服務利用帶來不便，這也在一定程度上阻礙了高校機關工作的發(fā)展。

4.人事檔案管理利用信息化水平不高。隨著科學技術的不斷發(fā)展，我國已經全面邁入信息時代，很多高校管理模式和手段逐漸趨于信息化數(shù)字化，但是由于信息化建設起步比較晚，還有很多高校在人事檔案管理利用工作中沒有實現(xiàn)數(shù)字化信息化建設，高校的人事檔案管理人員受慣性思維影響，認為人事檔案的信息化管理只是將紙版的檔案材料變?yōu)殡娮拥臋n案材料，提供簡單的信息收集、存儲與檢索服務，忽視了研發(fā)一些人事檔案管理的辦公軟件，使得高校人事檔案利用信息化建設難以有效開展，與大數(shù)據(jù)時代對人事檔案管理工作提出的新標準之間存在較大差距。

三、新形勢下加強高校人事檔案管理利用的途徑

為了加強人事檔案管理工作建設，提高高校人事檔案管理利用工作效能，將人事檔案管理工作效能有效發(fā)揮，需要采取相應的措施。

1.強化對人事檔案管理利用工作的重視。強化高校人事檔案管理工作最根本是從思想上意識到人事檔案的重要性，尤其是在利用過程中的重要性，轉變傳統(tǒng)思想中對檔案工作的輕視，努力學習有關業(yè)務知識，高校的管理者要用發(fā)展的眼光看問題，充分認識人事檔案管理利用工作的重要性，加強對人事檔案管理工作的全程監(jiān)督和審查，全面地了解高校人事檔案的重要性，明確高校人事檔案管理工作對高校各項事業(yè)發(fā)展的深遠意義，有規(guī)劃地開展人事檔案管理工作。在組織架構上，要明確此項工作的分管領導和專職檔案工作人員，明確責任、形成合力。另外要加大人事檔案管理工作的資金投入，根據(jù)高校實際情況配備人事檔案管理的設施設備，確保人事檔案管理工作順利開展。

2.轉變人事檔案管理利用模式。首先，高校在人事檔案管理方式上，要進行集中式的管理，對于負責的管理部門和崗位實行責任的劃分和細化，用綜合管理方式實現(xiàn)集中式的人事檔案管理，增強高校人事檔案工作的服務質量和效率；其次，高校要加快完善人事檔案管理的制度規(guī)范，為人事檔案工作提供制度化的保障，做到有據(jù)可查，有據(jù)可依，促進高校人事檔案管理工作更加趨于規(guī)范化、標準化，能夠在高校實際工作中與時俱進地調整和修訂人事檔案管理制度規(guī)范，使人事檔案管理制度科學化；最后，補充人事檔案內容，保證工作實效，新形勢下傳統(tǒng)的人事檔案內容無法適應現(xiàn)實需求，高校需要進一步創(chuàng)新管理方式，補充新的管理內容，優(yōu)化舊的管理模式，使高校人事檔案管理工作內容更加全面完整，以便于高校人事檔案信息的歸納整理，提升高校人事檔案的利用效能。

篇6

【關鍵詞】高校；人事檔案管理；信息化建設

1引言

21世紀以來，隨著信息技術成為社會變革的重要推動力之一，社會的各方面都發(fā)生了改變，而且這種改變也在影響著教育教學領域?，F(xiàn)階段，部分高校在推動人事檔案管理模式進入新階段的實踐中進行了有益嘗試，大數(shù)據(jù)信息技術成為整合人事檔案資源的重要手段，在實踐過程中高校管理水平實現(xiàn)相應的提升，體現(xiàn)出信息化技術在高校人事檔案管理中的實踐價值和應用價值。

2高校人事檔案管理信息化建設概述

在查閱《檔案學詞典》及相關資料的基礎上，筆者認為人事檔案是指：由人事、組織、勞動等部門在人員的考核管理活動中所形成的特殊檔案，是個人經歷、經驗、能力的最真實記錄。高校中的人事檔案管理涉及了職工教學經驗、社會關系、業(yè)務能力及多方面內容，通過查閱職工的個人檔案，可得知其自身的綜合能力，從而為人才的選拔提供依據(jù)。信息化，筆者認為可以簡單理解為利用數(shù)字化、網絡化等先進信息技術手段針對信息數(shù)據(jù)資源進行充分的開發(fā)及利用，以實現(xiàn)強化信息數(shù)據(jù)現(xiàn)代化水平的目的。高校人事檔案管理工作信息化建設則是指通過電子技術、網絡技術的合理運用，實現(xiàn)電子文件管理。這里所提到的電子文件具有虛擬特性，即只在數(shù)字環(huán)境下生成，并以數(shù)字化形式保存在數(shù)字設備之中，可借助互聯(lián)網進行傳播。加強檔案信息化建設，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等的保存和利用；建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系；推進檔案信息全國聯(lián)通，逐步實現(xiàn)檔案轉遞線上申請、異地通辦等也是符合社會發(fā)展需求的人事檔案管理工作的發(fā)展方向[1-2]。人力資源檔案管理的個體本身所具備的復雜性和流動性，要求人事檔案信息的記錄及調整必須具備準確性和實效性。高校人事檔案信息化包括人事檔案信息化和檔案管理信息化兩部分內容；高校人事檔案管理工作的內容包括在記錄教職工個體的基礎性數(shù)據(jù)的基礎上，同時收錄其工作、教育、家庭、環(huán)境等各方面的信息，將大數(shù)據(jù)等信息技術滲透到傳統(tǒng)人事檔案管理工作中的信息收集、處理、調用等流程中，讓檔案信息處理在用戶的計算機終端就能夠實現(xiàn)，極大地節(jié)約了人力成本；使高校人事管理工作得到檔案信息化的多維度服務，高校人事管理結構調整獲得可靠依據(jù)[3]。

3高校人事檔案管理信息化建設的價值

3.1理論價值

信息全球化背景下，各個國家已經或將要進入到知識經濟時代，基于知識的產生、管理等逐步演化為創(chuàng)造財富的主要方式。高校在我國社會信息化進程中有著一定的助推作用；在教育教學改革新形勢下，高校管理模式發(fā)生變化使得高校的人事檔案管理工作也會隨之相應發(fā)生變化：數(shù)據(jù)標準及規(guī)范需要實現(xiàn)有效統(tǒng)一、信息資源需要有效共享、管理數(shù)據(jù)量大增等，基于此種現(xiàn)實情況，人事管理信息化建設必然會被提上高校的日程。人事檔案管理信息化工作得以合理實施離不開相關信息系統(tǒng)的開發(fā)、利用；通過以信息化數(shù)據(jù)為依據(jù)建立起完善的人事檔案信息化系統(tǒng)的方式，打破信息壁壘，破除數(shù)據(jù)孤島，將人事檔案、職務、學歷、進修深造動態(tài)管理、薪酬、績效、社保和人才招聘等重要環(huán)節(jié)都放在統(tǒng)一平臺，為師資隊伍建設、教學科研管理、人力資源配置、組織人事工作研究等提供支撐[4]。

3.2實踐價值

3.2.1方便對人事管理信息進行定量分析高校在人事檔案管理工作中科學地融入信息化技術手段，落實信息化建設，由淺層次來看，可以幫助相關工作者樹立信息管理理念，并提高其工作質量及效率；由深層次來看，能夠加快人事檔案數(shù)據(jù)信息的收集整合的效率，提升完整度。此外，人事檔案管理的復雜性和多樣性的特征決定了相應的人事檔案信息的記錄、更改也需要滿足準確性和實效性的要求；高校人事檔案管理人員利用信息平臺采集人事管理個體的人事檔案基礎信息以及崗位、培訓、績效、薪酬、外部環(huán)境等信息的同時，對數(shù)據(jù)信息進行數(shù)字化定量分析、科學預測，更大程度更深層次地挖掘人力資源價值，為高校提供人才引進培養(yǎng)、人事決策等方面的信息保障和價值依據(jù)[5]。

3.2.2完善人事檔案管理流程一段時期以來，伴隨著社會變革，高等教育目標與任務的較大變化帶來了高校人事管理工作實踐形式的改變；很多高校通過引進人才的方式來優(yōu)化師資隊伍，但因專業(yè)人才、崗位變動、繼續(xù)教育、培訓情況等的檔案信息的立、存、調等步驟較為煩瑣，處理過程中難免會出現(xiàn)數(shù)據(jù)缺失、材料收集、整理、歸檔不及時和流程不規(guī)范現(xiàn)象，致使查閱不便并降低了檔案的完整性和利用率。對人事檔案管理實行信息化，則可以改善上述情況；在制定規(guī)范的人事檔案管理信息化制度和標準的前提下，對現(xiàn)有檔案材料按照由近及遠的順序進行數(shù)字化處理，錄入檔案管理系統(tǒng)中，可以降低人為因素的影響，在一定程度上解決檔案材料收集整理不及時、不規(guī)范的問題，完善了人事檔案管理流程的同時也使檔案管理和利用更加高效。

3.2.3提高流動人才檔案的管理效率高校招生規(guī)模在學校自身的快速發(fā)展過程中不斷擴大，高校間以及高校與其他單位間的人員流動更加頻繁，再加上每年有大量學生畢業(yè)，這些人員流動，帶來了大量的人事檔案的轉移、接收等工作；在此過程中，人事檔案管理工作也隨之出現(xiàn)了檔案材料缺失、失真，數(shù)據(jù)信息不全，工作量巨大等問題。與以往傳統(tǒng)形式上的人事檔案管理模式對比，通過建立流動人才檔案信息庫、流動人才檔案信息服務平臺等方式，可以加快流動人才信息的接收、處理和傳遞，實現(xiàn)全方位、多層次的數(shù)據(jù)檢索和處理，在授權范圍內實現(xiàn)部門與部門、人員與人員之間的人事檔案信息資源共享。信息化技術的融入可有效提升人事檔案管理的工作效率和流動人才檔案的管理效率，且出錯率可大幅度降低[6]。

3.2.4提升高校教育與科研水平人才教育、社會服務和科學研究三項是現(xiàn)階段我國高校的主要職能，提高師資隊伍建設水平是提升高校教育與科研水平的重要手段之一；因此，人事管理綜合水平的高低決定著師資隊伍建設水平，也間接決定著高校的辦學質量。目前一些高校已經在人事檔案信息化建設方面進行了積極實踐，也獲得了一定的成績，隨著信息資源的不斷開發(fā)，信息化建設的價值也愈加突出。通過有效措施進行相關數(shù)據(jù)內容與信息體系的整合管理，運用大數(shù)據(jù)等信息技術，再加入管理、教學、科研等數(shù)據(jù)，將一個個信息孤島合并為智慧校園人力資源平臺，形成高校人力資源動態(tài)全景圖以優(yōu)化師資隊伍配置，提高人事檔案管理綜合水平進而為高校教育人才、科學研究等工作提供決策依據(jù)。3.2.5保障人事檔案安全可靠保證檔案的安全性是人事檔案管理工作中的重中之重；以安全性角度講，從人工監(jiān)管查檔到電腦授權查檔是人事檔案信息化實施后取得的進步，通過智慧校園人力資源管理平臺，能劃分針對各職工的職能，以職能的不同賦予不同的權限，精準授權可查閱內容，屏蔽其他內容，更有利于人事檔案信息的安全保密性提升；通過設置風險預控體系，構建數(shù)據(jù)失效風險預警機制，建立全程監(jiān)管機制，制定應急對策等方式，可以為保障人事檔案信息的安全提供支持。

4結語

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【?P鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化

【Keywords】mobility personnel； personnel file management； informatization

【中圖分類號】G271 【文獻標志碼】A 【文章編號】1673-1069（2017）06-0011-02

1 引言

隨著現(xiàn)代市場經濟的快速發(fā)展，流動人員的規(guī)模不斷擴大，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經無法適應這種新的形式，人事檔案管理工作改革勢在必行。同時，現(xiàn)代信息技術的快速發(fā)展，為流動人員人事檔案實現(xiàn)電子化轉變提供了重要的技術支持。流動人員人事檔案信息化管理建設的主要目標是基于現(xiàn)有的信息化基礎設施以及原有的紙質檔案資料，實現(xiàn)檔案信息化管理的過程。但是由于各種原因的限制，導致流動人員人事檔案信息化管理建設工作受到了較大的阻礙，檔案資源利用效率不高。因此，需要進一步加強對流動人員檔案信息化管理建設的研究。通過體系的建設解決當前流動人員人事檔案信息化管理建設存在的各種問題，全面提升檔案管理服務水平，整合各方面資源，提升對檔案資源的開發(fā)和利用，將其作用最大限度地發(fā)揮出來。

2 流動人員人事檔案信息化管理建設存在的問題

2.1 信息化建設資金投入不足

當前，對于流動人員人事檔案信息化管理的硬件配備相對較為落后。首先，資金缺乏是最主要的因素，從目前來看，隨著單位規(guī)模的不斷擴大，流動人員數(shù)量不斷增加，流動人員人事檔案信息化管理工作中會涉及大量數(shù)據(jù)的存儲、共享以及安全等方面的問題[1]，因此，對基礎的網絡設備和存儲設備提出了極高的要求。但是要想滿足這些要求，需要大量的資金購置新的設備或者升級原有的設備。而單位本身具有明顯的社會服務屬性，其經費來源主要依靠政府的撥款，這些資金遠遠無法滿足單位購置新的檔案管理設施、設備的需求，對實現(xiàn)流動人員人事檔案信息化管理建設工作產生了極大的限制。

2.2 檔案信息化設備配置不合理

就目前來看，流動人員人事檔案信息化設備的配置缺乏合理性，其中仍然大量使用老舊設備，系統(tǒng)標準不兼容。同時，在新設備的采購方面，存在錯誤的投資傾向，部分機構并未考慮到檔案信息化管理的特殊屬性，僅僅將資金應用在投影儀、觸摸屏等電子化設備，導致資金嚴重浪費，難以滿足流動人員人事檔案信息化管理的實際需求。

2.3 信息化人才缺乏

當前，流動人員人事檔案信息化管理隊伍主要由傳統(tǒng)檔案管理人員構成，很多人員缺乏信息化方面的專業(yè)知識和技能。因此，在實際檔案管理信息化工作中，大部分管理部門在開展信息化相關工作時，會將項目外包出去，導致其無法從整體上把握整個計劃工作。同時，檔案管理部門的領導雖然具有較強的信息化意識，但是由于自身信息技術知識的限制，無法對流動人員人事檔案信息化管理建設工作制定統(tǒng)一的規(guī)劃。

2.4 缺乏法律法規(guī)支撐

健全的法規(guī)是流動人員檔案管理信息化建設的基礎保障。但是從當前的實際情況來看，關于流動人員人事檔案信息化的相關法規(guī)較少，使流動人員檔案信息化管理建設工作受到了極大的限制。由于各個地區(qū)單位流動人口檔案信息化管理建設存在較大差異，因此，相關的法律需要充分把握各個地方的特點。同時，地方出臺的流動人口檔案信息化規(guī)范與標準也與地區(qū)實際情況不符，很多管理規(guī)范仍然沿用上級標準，缺乏因地制宜的法規(guī)細則，缺乏可操作性。

3 流動人口人事檔案信息化管理建設對策

3.1 增加資金投入

地方政府及相關部門應該進一步提升對流動人員人事檔案管理的專項資金撥款，將地方信息化及電子政務建設規(guī)劃內容納入財務重點規(guī)劃，同時還需要進一步發(fā)掘資金來源渠道。由于政府財力較為有限，企事業(yè)單位需要將流動人員人事檔案資金需求納入年度預算，并且充分調動社會各方面的支持，籌集更多的資金用于流動人員人事檔案信息化管理建設工作。

3.2 優(yōu)化基礎硬件設施配置

隨著信息化時代的來臨，各類信息設備的更新?lián)Q代速度進一步加快，因此，在早期建設上，應該優(yōu)先考慮重要的基礎設備，首先需要充分考慮檔案工作的實際需求，并且考慮現(xiàn)有資金條件，挑選最具價值的設備；其次，需要在保證新設備有效利用的基礎上，將老舊設備的作用充分發(fā)揮出來。

3.3 提高信息化人才素質

當前，流動人員人事檔案信息化管理建設專業(yè)人才普遍較為缺乏，針對這一問題，首先需要通過講座、培訓等方式實現(xiàn)對檔案管理人員專業(yè)知識的培訓。其次，需要進一步完善檔案管理人員的從業(yè)資格，確保檔案管理人員能夠勝任流動人員檔案信息化管理工作。第三，利用研討會、交流會等形式，為檔案管理人員創(chuàng)造交流學習的機會[2]，進一步提升檔案管理人員的管理經驗和專業(yè)技能，通過比較和借鑒進一步拓展自己的事業(yè)，更具針對性地總結日常工作，不斷成長。另外，高校作為培養(yǎng)檔案信息化專業(yè)人才的重要基地，應該充分發(fā)揮作用，在檔案管理專業(yè)教學中進一步增加計算機課程、信息化技術課程等所占比例，在檔案管理研究生教學中也??該提升信息化方面的教育內容，全面提升檔案管理人才的信息化水平，為企事業(yè)單位流動人員檔案管理工作崗位輸送更多專業(yè)信息化檔案管理人才。

3.4 健全信息化法規(guī)制度建設

當前，流動人員檔案管理法規(guī)中專門針對信息化方面的內容較少，需要盡快出臺相應的法規(guī)制度，相關部門應該針對地方企事業(yè)單位流動人員人事檔案管理的特點制定相關的行政法規(guī)，為地方流動人員人事檔案管理工作的信息化建設提供相應的法律保障。地方法規(guī)的設立需要充分考慮區(qū)域流動人員檔案管理工作的特征和局限性，找到當前本地區(qū)信息化法規(guī)的空白，提升法規(guī)的可操作性。同時，流動人員檔案管理信息化的相關法規(guī)和標準，應該明確具體管理對象以及相關的權利義務和法律責任。并且法律制定需要在小范圍試行，然后不斷完善，確保其可操作性和適用性之后再進行大范圍正式推廣，從而構建一個可行性強、實效性強的流人員人事檔案信息管理法律法規(guī)體系。

3.5 加強檔案信息資源的開發(fā)利用

流動人員檔案信息化管理建設的最終目的是為了檔案信息資源的開發(fā)和利用。首先，企事業(yè)單位應該建立流動人員檔案信息查詢數(shù)據(jù)庫以及檔案信息目錄數(shù)據(jù)庫，方便對各類數(shù)字化檔案進行歸類整理，利用檔案知識對檔案工作進行指導。其次，加快流動人員檔案數(shù)字化工作的進程，由于紙質檔案的數(shù)量非常龐大，企事業(yè)單位的人事部門必須進行批量的數(shù)字化轉化，可以利用高效掃描儀對各類紙質檔案進行數(shù)字化轉化，特別需要注意的是要進行高分辨率的掃描，確保檔案數(shù)字化后的質量。另外，各部門應該建立統(tǒng)一的檔案數(shù)字化格式標準，確保各部門檔案的有效整合，企業(yè)內部還需要構建一個整合的信息平臺，全面提高流動人員檔案的利用效率。

篇8

隨著市場化經濟的發(fā)展，人事檔案變得越來越重要。特別是對醫(yī)院來講，由于醫(yī)生工作的特殊性要求，它不僅看重醫(yī)護人員的學習教育經歷，也看重醫(yī)護人員實際的工作經驗和經歷，而這些在人事檔案上都可以反映出來。因此，醫(yī)院人事檔案的管理就顯得尤為重要了。隨著醫(yī)院的經營時間的不斷延續(xù)，經營業(yè)務范圍的不斷擴大，每年都會有更多的新醫(yī)護人員加入，所以傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式早已不在適合現(xiàn)今的醫(yī)院實際的發(fā)展。隨著近年來數(shù)字信息化時代的來臨和網絡化的不斷普及，醫(yī)院應該積極的將現(xiàn)代信息技術同醫(yī)院的人事檔案管理工作結合起來，讓數(shù)字信息化能夠真正的為醫(yī)院的人事檔案管理工作服務。

1 將數(shù)字信息化運用到醫(yī)院人事檔案管理中的意義

1.1 有利于提高醫(yī)院的檔案管理工作的效率

隨著信息化時代的來臨，醫(yī)療體制的不斷發(fā)展和改革，醫(yī)院的人事檔案作為記錄人才的信息的主要載體早已漸漸的進入了網絡化的時代。數(shù)字信息化的人事檔案管理，不僅對于醫(yī)院的相關工作的管理、調動以及工作的安排等方面提供了極大的便利，而且也有利于提高醫(yī)院的人事部門的工作效率。并且信息化的人事檔案管理也有利于醫(yī)院的醫(yī)護人員的原始檔案數(shù)據(jù)的保存以及查詢等，這樣利用相應的數(shù)字化的人事檔案管理的相應措施，就可以不用再像傳統(tǒng)的人事檔案管理那樣存在保存原始檔案難、人工管理查詢難等問題。其實目前很多醫(yī)院仍然還是采取傳統(tǒng)的以人工為主要方式的檔案管理方式、以紙質為主要材質的存儲模式，這切實都會存在紙質受潮、發(fā)黃、霉變等問題，因此這些檔案通常是比較難以保存的，并且通常要耗費很大的人力和時間去做定期的查找和檢查，這種種問題在無形中就增加了很多的管理的成本[1]。

1.2 有利于促進醫(yī)院內部的信息資源的共享

將數(shù)字信息化運用到醫(yī)院的人事檔案管理中，有利于促進醫(yī)院內部的檔案的相關信息的共享，并且有利于提高各部門之間的開放性。數(shù)字信息化運用到醫(yī)院的人事檔案管理中在檔案的管理中能夠促進醫(yī)院的檔案管理方式的現(xiàn)代化的推進，通過相應的信息數(shù)字化的技術以及網絡技術，建立相應的醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關的平臺，這樣就能與現(xiàn)在的人們的智能化、網絡化的生活方式相接近。通過人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫和相關的平臺促進醫(yī)院內部的信息的共享。另外在接受傳遞方面，也有利于提高信息的時效性。

2 數(shù)字信息化在醫(yī)院人事檔案管理中存在的一些問題

2.1 對于醫(yī)院的人事檔案管理不夠重視

由于醫(yī)院都是以醫(yī)療工作為中心，所以在對于醫(yī)院的人事檔案的管理這一方面并沒有給與一定的重視。所以，由此帶來的對于人事管理這方面的投入也就相應的有些不足。其實這對于醫(yī)院的人事檔案管理的信息化是非常不利的。首先，由于醫(yī)院對此不夠重視，所以直接導致了醫(yī)院的人事檔案的管理的硬件設施和數(shù)據(jù)信息處理的資金投入不足。其次，由于醫(yī)院方面對這一問題的不重視直接導致了醫(yī)院的人事檔案管理人員對于人事檔案管理這一工作本身的不夠重視。大多數(shù)的人事檔案管理的工作人員都是簡單的整理、收集相關的檔案資料等日常性的工作，并沒有真正的對醫(yī)院的檔案進行數(shù)據(jù)處理或者數(shù)據(jù)統(tǒng)計建設等工作，這些都是非常不利于醫(yī)院的數(shù)字信息化的人事檔案的管理的。另外，如今大多數(shù)的醫(yī)院的人事檔案的管理的工作人員往往都是身兼數(shù)職，他們大多數(shù)并沒有真正的把醫(yī)院的人事管理這一工作認真的對待。當然這與我國傳統(tǒng)的檔案管理方式是分不開的，因為他們認為檔案管理就是簡單的對檔案進行擺放、整理等[2]。

2.2 對于醫(yī)院的人事檔案的管理缺乏相應的制度

人事檔案作為一個人的基本信息和經歷的主要載體，相關部門應該對于人事檔案做好相應的保密工作。雖然有《檔案法》等相關的法律法規(guī)的頒布，但是人事檔案的機密性現(xiàn)在還是一個大問題。所以醫(yī)院的相關管理部門應該對此加以重視，加強數(shù)字信息化下醫(yī)院人事檔案管理的保密性措施的建設。

3 將數(shù)字信息化更好的運用到人事檔案管理中的措施

3.1 加強樹立將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理中的意識

隨著如今的信息化時代的來臨，將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理中是大勢所趨。特別是如今的醫(yī)院的管理模式大多都已經實現(xiàn)了信息化、網絡化，大多數(shù)醫(yī)院的管理已經漸漸向著現(xiàn)代化的管理模式不斷邁進。這就需要醫(yī)院的相關管理人員樹立起將數(shù)字信息化運用到人事檔案管理方面的意識。只有在這方面引起足夠的重視，才能夠漸漸地體現(xiàn)出信息化管理在醫(yī)院人事檔案中的巨大價值。

3.2 注重引進相關專業(yè)的檔案管理人才

真正能夠將信息化運用到醫(yī)院的人事檔案管理中去，這需要引進相應專業(yè)的檔案管理人才。因為他們不僅需要掌握相關專業(yè)的檔案管理知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機網絡技術。對于現(xiàn)今的大多數(shù)醫(yī)院來說，由于在職人員比較多，所以醫(yī)院的人事檔案管理都是一項比較繁多的、量大的工作。當然在引進相關的專業(yè)的檔案管理人才的同時，也要注意全面的對工作人員進行綜合考核。由于醫(yī)院人事檔案管理工作的特殊性，所以對于相應的工作人員來說，必須要具有較好的職業(yè)道德素質和較強的責任感以及保密意識。在醫(yī)院的人事檔案管理方面，也要注意將數(shù)字信息化、網絡技術、數(shù)據(jù)庫的建立與處理等更好的結合起來，做好醫(yī)院的人事檔案信息管理建設[3]。

3.3 加強醫(yī)院人事檔案管理中的相應的硬件和軟件等設施的建設

對于將信息化更好的運用到醫(yī)院人事檔案管理中，這不僅需要相應的硬件設施的建設，也需要醫(yī)院引進相關的軟件技術，建設出相關的醫(yī)院人事檔案管理平臺。做好醫(yī)院的人事檔案的管理工作，硬件設施是基礎。醫(yī)院應該對此加大投入，建立標準的現(xiàn)代化的醫(yī)院人事檔案管理場所，對于檔案室、醫(yī)院人事檔案管理的工作人員的辦公室以及檔案的閱覽室應該嚴格分開。將信息化技術真正運用到醫(yī)院的人事檔案管理中，軟件設施的引進也是至關重要的。對于如今的飛速發(fā)展的信息化和網絡化時代來說，利用軟件設施建立相應的醫(yī)院的人事檔案平臺是非常有必要的。并且這種人事檔案管理平臺還可以同醫(yī)院的其他管理系統(tǒng)相結合，來更好地實現(xiàn)醫(yī)院的信息、資源的共享，這樣也可以更好的促進醫(yī)院各個方面及時獲得相應的信息，更好的促進相關的措施或者方案的處理更加合理。

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（一）建立完整的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。具體操作如下：

1.完善人事檔案信息綜合數(shù)據(jù)庫，建立信息收集網絡、傳遞方式，制定人事信息收集內容。

2.建立人事檔案信息分類數(shù)據(jù)庫，保證數(shù)據(jù)采集準確，隨時更新。

3.建立數(shù)字檔案庫，借助多媒體設備（如電子掃描儀或數(shù)碼相機）將人事檔案進行數(shù)字化處理，刻錄光盤。

4.完善和建立辦公信息數(shù)據(jù)庫，人事檔案管理日常的辦公業(yè)務均列為辦公信息數(shù)據(jù)庫的服務范圍。

（二）培養(yǎng)一支高素質檔案管理隊伍。人事檔案管理工作需要高素質、復合型人才，具備良好的個人素質、較高的文化知識、有一定外語水平，懂得人事檔案管理專業(yè)知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，全面了解和自覺執(zhí)行人事檔案信息管理方面的法律、法規(guī)、制度和標準，在工作中具有較強的適應性、穩(wěn)定性和創(chuàng)造性，能夠下功夫研究并解決當前檔案信息化建設中遇到的一些實際問題，還要善于探索未來人事檔案信息化建設的發(fā)展思路。具體表現(xiàn)：熟練掌握信息技術的操作技能、具有管理信息資源的創(chuàng)造能力、熟悉掌握不同信息載體的科學化管理能力、能將安全保密措施正確用于人事檔案信息處理過程中。

（三）建立健全相應的規(guī)章制度。在制定信息化建設的規(guī)章制度時，參照國家和有關部委頒發(fā)的檔案信息化建設法規(guī)，研究制定以下幾種制度：計算機人事檔案信息管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息收集與歸檔管理的暫行辦法；計算機人事檔案信息提供與利用的暫行辦法；計算機人事檔案的安全與保密制度等條規(guī) ，確保各項條款的實用性。

（四）加大安全保密工作力度。要經常組織人事檔案工作者開展計算機信息安全保密方面的教育活動，如業(yè)務講座、經驗交流、專家巡回演講和展覽等教育形式，不斷增強廣大人事檔案工作者安全保密意識，逐步提高安全防范的工作能力；人事檔案部門不僅要堅決貫徹落實國家頒發(fā)的計算機信息系統(tǒng)的安全保密方面的法律、規(guī)定，還要結合本單位實際盡快制定出計算機信息安全保密方面的具體實施辦法，如計算機人事信息檔案的安全與保密制度、計算機人事信息檔案的安全保密防護辦法，真正做到有法可依，有章可循；要結合人事檔案信息的利用情況，嚴格確定利用對象、方式和時間，避免信息利用無序狀態(tài)。為防止人事信息傳輸中的非法訪問、非法收集和刪除破壞等現(xiàn)象發(fā)生，應在相應的網絡接口部位安裝監(jiān)控設備，并定期進行檢測與維護。為防止計算機病毒侵入人事信息網絡系統(tǒng)，要經常用有關清毒軟件對計算機系統(tǒng)做好清毒，確保人事信息萬無一失。

二、醫(yī)院人事檔案信息化的意義

（一）人事信息資源充分得到共享。有利于組織領導能直觀快捷地了解和掌握員工隊伍狀況；提高醫(yī)院人事檔案信息的利用率，最大限度地保護了紙質檔案；易于保存、查詢、修改，并且可以通過網絡快速傳遞，降低了檔案管理的成本。

（二）保證醫(yī)院人事檔案信息的時效性、真實性。使人事檔案存放更加規(guī)范系統(tǒng)，使查詢檔案方便、快捷，做到人才流動到哪里，檔案信息系統(tǒng)就跟蹤到哪里，提升人事檔案的使用價值，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置，為社會提供高效、優(yōu)質的服務。

（三）提高人事檔案管理效率。在干部選拔任用、調整配備和交流等工作中，可利用信息庫直接產生干部任免審批表、基本情況表、干部名冊等，大大提高了人事管理工作的運轉速度。

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關鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案 管理 信息化

萬丈高樓平地起，只有始終將檔案管理工作方面的基礎工作放在首位，接下來的檔案管理工作才能有條不紊地進行。人事檔案管理工作要在事業(yè)單位中建立一個以事業(yè)單位員工人事檔案信息為基礎的員工信息系統(tǒng)。

一、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

目前，大部分企事業(yè)單位檔案管理信息化水平低，特別是人事檔案的管理比較混亂，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，部分單位仍采用傳統(tǒng)檔案管理模式，對計算機及科學技術利用不足，導致檔案管理效率低下。第二，部分員工沒有正確認識檔案信息化建設的內涵，錯誤地認為信息化即數(shù)字化，導致檔案管理的信息化建設水平較低。第三，對人事檔案的重視不足，員工的業(yè)務水平不高。雖然目前許多單位不同程度地實行檔案管理信息化建設，但絕大部分只是初步實現(xiàn)了利用管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序及檢索，還沒有把其擁有的人事檔案信息實現(xiàn)數(shù)字化，還不能夠實現(xiàn)網上資源共享，使得人事檔案資源利用率低，工作效率低，降低了人事檔案在社會中的需求作用。

二、改善人事檔案管理的措施

（1）嚴把人事檔案管理的第一關。對于新增的人員從兩方面做起：1）對各類新進人員做好檔案接收工作。未及時移交檔案的，要做好催交工作。2）在檔案接收時對材料進行認真地查閱，發(fā)現(xiàn)材料缺失的及時和對方機構聯(lián)系，補全材料。尤其是調動員工，工作時間較長，在社保上有視作繳費年限的員工，視作繳費年限工作記錄材料一定要相當完整。如有缺失一定要和對方單位聯(lián)系解決。建立一個優(yōu)質的人事檔案網站和人事檔案信息管理系統(tǒng)，并配備相應的檢索工具。在這一階段人事檔案網站主要起宣傳作用，完善人事檔案信息管理系統(tǒng)，建立人事檔案全文數(shù)據(jù)庫，并在人事檔案網站上提供個性化服務。全文數(shù)據(jù)庫和個性化服務是檔案信息化管理的必然趨勢。

（2）提高人力資源部各崗位管理工作的協(xié)調與互補。人事檔案中的很多材料都在人力資源管理中逐步產生。員工的出勤情況，員工的教育培訓情況、績效考核，人力資源部門各崗位都會有員工不同方面的材料，如員工崗位變動、晉升提拔，員工的薪酬變化等，具體主要從兩方面做好：1）各崗位成員在工作中形成的材料做好保管，盡量保證人力資源管理過程中信息動態(tài)完整。2）完善檔案材料移交的程序，做好材料移交記錄。對于平時工作中形成的重要檔案材料，移交時最好做好記錄，包括移交的時間、材料名稱或內容概括、移交雙方人員的姓名。3）各崗位成員定時將材料移交人事檔案保管人員，也可以人力資源部定時對需存檔案的材料進行整理和裝訂，共同參與材料的收集與整理，提高人事檔案材料的質量。

（3）提高人事檔案管理工作的前瞻性。當今是一個知識迅速增加、不斷更新的信息時代，新情況、新問題層出不窮。人事部門成員不但要加強相關法律法規(guī)、信息技術等方面知識的學習，不斷完善自己的知識結構，拓寬自身的知識領域，熟悉掌握本崗位的專業(yè)業(yè)務知識，另外還要不斷學習新知識，掌握新本領，開闊新思路，才能牢牢抓住工作的主動權。加強學習，不僅加強業(yè)務知識的學習。學習的同時要會思考，在人力資源管理信息化的發(fā)展方向指引下，多一點創(chuàng)新，擴大員工檔案材料收集的范圍，做到人員全覆蓋，信息全方位。

（4）做好人事檔案管理人員的培訓。人事檔案管理工作應該向數(shù)字化靠攏，建設檔案信息化管理工作。做好檔案的信息化管理工作是現(xiàn)代檔案管理工作的需要，從實體人事檔案管理轉變?yōu)閷π畔①Y源的科技化管理?？萍蓟芾砣耸聶n案主要運用現(xiàn)代化手段對檔案信息資源進行管理，以基本信息為管理對象，對各個部門信息行進數(shù)字化處理。在使用過程中要充分利用相關部門網站制作網頁，使檔案管理服務于系統(tǒng)互聯(lián)網，并形成科技化的電子檔案數(shù)據(jù)庫管理中心。在電子人事檔案建立過程中，要保證人事檔案出有內容的真實性和安全性，且快速實現(xiàn)資源共享。信息化時代到來后，人才成為企業(yè)發(fā)展的必要組成部分，很多企業(yè)人事檔案僅僅能體現(xiàn)員工最基本信息，不能突出企業(yè)中不可或缺的管理和技術方面的能手的能力、性格、特長等方面的內容，導致不能為管理者提供選拔聘用員工所需的元素，使人事檔案無法充分發(fā)揮其應有作用。

三、做好人事檔案的保密工作

人事檔案涉及個人隱私，在單位管理時可以共享，但是保密工作也要加強。首先，我們要做到保管檔案和保密檔案。保管檔案是對已有檔案進行保存，在以后需要翻閱時能及時找到；保密檔案是指包含的內容在一定是時期內關乎國家安全和利益的，泄露將會對國家造成危害。因此，檔案的存放應該按照國家的規(guī)定執(zhí)行。對人事檔案信息系統(tǒng)要經常進行維護，避免漏動，防止黑客的入侵，通過人事檔案現(xiàn)代化管理，在人才培養(yǎng)、職稱晉升、干部聘用等方面合理性和公正性得以體現(xiàn)，從而真正做到人盡其才，才盡其用。合理利用數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)分布的形式部署檔案的信息管理系統(tǒng)，是保證檔案安全性的合理選擇，人事檔案現(xiàn)代化管理過程中，要認真研究人事檔案信息化管理的相關政策，建立健全人事檔案信息化的管理機制，嚴格界定人事資源和信息資料的密級標準，對計算機的加密功能要正確操作。比如有些單位在人事檔案過程管理上存在麻痹思想，輕易告知他人賬號和密碼進入數(shù)據(jù)庫查閱資料，出現(xiàn)電子文檔丟失、泄密等情況，給信息化管理帶來了安全隱患。

四、實現(xiàn)人事檔案信息化的意義

人事檔案實現(xiàn)信息化管理后，相關管理人員可輕松進行數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整合并進行打印輸出：根據(jù)當前日期自動計算員工的年齡、工齡；進行附條件搜索，如搜索全體黨員、全體女職工等；方便地統(tǒng)計出各類學歷、職稱員工的人數(shù)等等。通過在管理系統(tǒng)中建立檔案數(shù)據(jù)目錄和檢索工具，可實現(xiàn)精確查詢，查全率、查準率相比手工模式有較大提高。一次數(shù)據(jù)錄入就能多次多人利用，并能在人事檔案管理網站上共享，查閱者可以自行通過網絡進行實時便捷查詢，極大程度地提高檔案信息利用率和管理人員的工作效率。這些數(shù)據(jù)的統(tǒng)計整合能充分發(fā)揮人事檔案的作用，為企業(yè)編制人力資源規(guī)劃、制定人才招聘政策、績效考核等提供參考依據(jù)，促進企業(yè)人力資源的合理配置，更好地為企業(yè)人力資源管理服務。

五、結束語

當今社會，事業(yè)單位人事檔案管理正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，加快檔案現(xiàn)代化管理進程，不僅能夠有效地發(fā)揮檔案的利用工作，還能適應信息社會發(fā)展的需求，最重要的是能夠最大限度地為本單位各項業(yè)務工作和社會服務。人事檔案實現(xiàn)信息化管理后，事業(yè)單位應當全面推進人事檔案管理現(xiàn)代化建設，從封閉性管理向開放性管理轉變，不斷提升人事檔案管理水平，提高服務效率，搭建出符合自身發(fā)展需要的人事檔案信息平臺。隨著人事檔案信息化管理工作的開展，檔案管理人員必須定期參加相關培訓，學習信息技術與管理知識，事業(yè)單位人事檔案的管理已經不再單純屬于保管檔案資料的范疇，而是事業(yè)單位的人力資源信息中心。

參考文獻

[1] 國家人事部人事信息中心.通理系統(tǒng)實用教程[M]. 1999.