導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇合同檔案管理辦法細(xì)則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：合同檔案管理 部門(mén)立卷 信息化 編研

【分類(lèi)號(hào)】U231.3；G271

0 引言

地鐵工程建設(shè)周期長(zhǎng)、參建單位眾多、專(zhuān)業(yè)復(fù)雜，地鐵工程圓滿(mǎn)順利地建成，合同的作用功不可滅。建設(shè)單位是通過(guò)合同制約、管理和監(jiān)督各參建單位，參建單位依據(jù)合同完成各自工程項(xiàng)目。合同在中間是一個(gè)橋梁作用。而一旦發(fā)生糾紛，雙方可以及時(shí)運(yùn)用合同檔案記載的內(nèi)容依法維護(hù)各自的合法權(quán)益，合同又起到了一個(gè)憑據(jù)作用。另外，通過(guò)對(duì)合同檔案信息地提煉，把死檔案變成活信息。管理好合同檔案的意義就可見(jiàn)一斑。本文結(jié)合地鐵工程合同的特點(diǎn)及類(lèi)別，針對(duì)合同管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，對(duì)地鐵工程合同檔案管理進(jìn)行了探討，從而規(guī)范合同檔案管理，提高合同檔案管理水平。

1 地鐵工程合同特點(diǎn)及類(lèi)別

地鐵工程合同檔案具有檔案和合同的共性，又因地鐵工程的特殊性和復(fù)雜性決定了合同檔案還具有以下特點(diǎn)為：專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，合同數(shù)量大，種類(lèi)多。合同按內(nèi)容可分為工程建設(shè)類(lèi)合同、運(yùn)營(yíng)管理類(lèi)合同、資源開(kāi)發(fā)類(lèi)合同、公司人事及行政事務(wù)管理類(lèi)合同及綜合類(lèi)合同。工程建設(shè)類(lèi)合同分為勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、咨詢(xún)、建筑承包、安裝承包、裝修承包、物資設(shè)備采購(gòu)、工程、技術(shù)咨詢(xún)和專(zhuān)題研究合同、工程征地、拆遷、借地等與建設(shè)有關(guān)的其他合同、地鐵建設(shè)工程其他資金來(lái)源的合同等。合同按檔案類(lèi)別又可分為管理類(lèi)合同、基建合同、科研合同、設(shè)備合同、勞動(dòng)人事合同等；

2合同檔案管理現(xiàn)狀

2.1.合同文件材料不符合歸檔要求：合同支撐性材料有些原件缺失，有些為復(fù)印件，附件不齊全等。公司合同管理實(shí)行的是承辦部門(mén)與相關(guān)部門(mén)審查會(huì)簽相結(jié)合的制度，每份合同都應(yīng)產(chǎn)生合同審批簽發(fā)單、律師意見(jiàn)書(shū)、財(cái)務(wù)意見(jiàn)、各相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)意見(jiàn)及其修改稿件和會(huì)議紀(jì)要等等合同支撐性文件材料，但是這些附件材料總是不齊，時(shí)有時(shí)無(wú)。

2.2部分合同未能及時(shí)向檔案室移交歸檔。目前除合約部主管的建設(shè)工程類(lèi)合同定期向檔案室移交歸檔外，其它部門(mén)及下屬公司的合同很多還留存在各自手上。如運(yùn)營(yíng)公司在運(yùn)營(yíng)期間產(chǎn)生的國(guó)產(chǎn)化、科研技改合同；實(shí)業(yè)公司的物業(yè)租賃、廣告發(fā)包承包、合同、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)、物資采購(gòu)等合同；辦公室汽車(chē)采購(gòu)、維修合同、辦公用品采購(gòu)、其他行政管理合同；

2.3移交歸檔的合同文件材料散亂未經(jīng)整理，合同整理組卷困難。因檔案人員對(duì)合同評(píng)審過(guò)程不了解，在對(duì)合同進(jìn)行整理組卷時(shí)，常常對(duì)一些看似與合同無(wú)關(guān)的材料拿不準(zhǔn)、傷腦筋，對(duì)于過(guò)程中反復(fù)修改的合同稿順序更是迷惑，而且因合同附件材料很雜亂，合同附件材料是否齊全、簽章手續(xù)是否完善也很難把握

2.4合同整理組卷工作積壓嚴(yán)重。地鐵工程合同量大，平時(shí)合同都是批量移交，批量簽收。每逢合同利用時(shí)或是突擊組卷或只能提供散份合同文件。未裝訂合同借出可能有合同附件遺失風(fēng)險(xiǎn)。

2.5合同電子文件目前尚未歸檔。

2.6合同檔案管理還停留在初級(jí)的合同整理、歸檔階段，尚未著手合同的編研，合同檔案資源價(jià)值尚待開(kāi)發(fā)利用。

3合同檔案管理思路

3.1建立合同檔案網(wǎng)絡(luò)管理體系，推行部門(mén)立卷制。

由公司檔案室負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有合同檔案，并負(fù)責(zé)指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和培訓(xùn)合約部門(mén)及各下屬公司的合同檔案管理工作。合約部門(mén)及各下屬公司應(yīng)分別確定一名合同檔案管理人員，負(fù)責(zé)合同及其相關(guān)文件材料的組卷歸檔工作。企業(yè)檔案管理規(guī)范明確指出誰(shuí)產(chǎn)生誰(shuí)收集，誰(shuí)負(fù)責(zé)誰(shuí)組卷。因?yàn)槊糠莺贤唧w有哪些附件材料，材料之間相互關(guān)系只有承辦人員是最清楚的。讓具體承辦人預(yù)立卷，各部門(mén)下屬公司合同檔案管理人員組卷，實(shí)施部門(mén)立卷制才能保證合同檔案齊全、完整、系統(tǒng)，又能避免合同組卷工作大量積壓。

3.2制定合同檔案管理制度。用制度固化合同管理各部門(mén)的職責(zé)。

合同檔案管理制度是合同管理制度的一部分，通過(guò)建設(shè)合同檔案管理制度，規(guī)范合同檔案管理，提高合同管理水平，完整保存合同及其相關(guān)憑據(jù)材料。通過(guò)合同檔案管理制度明確合同檔案管理部門(mén)職責(zé)，合同歸檔具體要求及合同的利用。通過(guò)制度界定各部門(mén)各責(zé)任人的整理組卷的義務(wù)責(zé)任。通過(guò)歸檔制度明確合同及其相關(guān)文件材料的歸檔范圍及保管期限、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔質(zhì)量要求以及歸檔控制措施。用歸檔范圍指導(dǎo)哪些文件材料應(yīng)歸檔范圍。例如有關(guān)修改合同的文書(shū)、圖表、傳真件及合同成果性資料等均應(yīng)為合同的組成部分，而一些跟簽發(fā)合同并無(wú)直接關(guān)系的審計(jì)材料、其它行政收發(fā)文及聯(lián)系單就不應(yīng)歸入合同。通過(guò)歸檔要求固化合同移交清單，明確合同移交附件的準(zhǔn)確頁(yè)數(shù)。通過(guò)合同利用制度明確合同正本原件無(wú)特殊情況不外借，避免合同借出遺失風(fēng)險(xiǎn)。各分公司、各部門(mén)員工確因工作需要須借出，須經(jīng)分公司、分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。合同還應(yīng)每年清理一次。發(fā)現(xiàn)損毀、遺失，要查明原因及時(shí)處理，并追究相關(guān)人員責(zé)任。單份合同文本達(dá)二頁(yè)以上的須加蓋騎縫章，這些均需在合同歸檔要求中明確。

3.3 開(kāi)展公司合同管理人員內(nèi)部培訓(xùn)，提升合同管理水平。

在公司內(nèi)部開(kāi)展法制宣傳，增強(qiáng)公司各部門(mén)合同管理人員法律觀念，增強(qiáng)合同歸檔意識(shí)。講解合同管理辦法及歸檔要求，明確合同整理細(xì)則，如何鑒定歸檔文件，如何排序，提高預(yù)立卷的案卷質(zhì)量。同時(shí)可通過(guò)培訓(xùn)對(duì)合同管理人員日常的合同副本文件的接收、借閱、發(fā)放管理等進(jìn)行規(guī)范。進(jìn)一步提升合同管理質(zhì)理和水平。通過(guò)內(nèi)部溝通交流，為下步實(shí)現(xiàn)合同電子文件的移交歸檔做好準(zhǔn)備。

4.4加快合同檔案信息化建設(shè)

公司目前已開(kāi)發(fā)運(yùn)用合同管理系統(tǒng)用以對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤。但是合同管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)還不能對(duì)接。檔案管理系統(tǒng)的合同信息完全還完全依套手工錄制目錄和掛接電子文件目錄。如果把兩者對(duì)接起來(lái)，就能避免大批量的合同文件電子目錄掛接工作量，減少人為失誤。實(shí)現(xiàn)以后同步合同電子目錄與電子文件同步傳輸，即便于合同檔案管理，又方便合同查詢(xún)利用利用。

3.5開(kāi)展合同檔案編研工作，加強(qiáng)合同檔案資源開(kāi)發(fā)。

通過(guò)對(duì)合同信息進(jìn)行著錄，根據(jù)各部門(mén)需求，編制各類(lèi)合同信息小冊(cè)子和合同檔案檢索表，發(fā)放到相應(yīng)部門(mén)，或是通過(guò)如OA平臺(tái)或是信息管理系統(tǒng)平臺(tái)合同目錄信息等活動(dòng)，即可以從合同中提煉出重要信息方便各部門(mén)利用需求，又可通過(guò)對(duì)合同信息的匯總給領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考。合同不僅是一種憑證，更是一種資源。把死檔案變成活資源，把死合同變成活信息。

篇2

前言：

一個(gè)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成敗和合同的管理有著密切的關(guān)系?，F(xiàn)代社會(huì)發(fā)展迅速，合同已經(jīng)進(jìn)入到各個(gè)領(lǐng)域，只有充分重視合同以及合同的管理工作才能有效降低企業(yè)施工的風(fēng)險(xiǎn)，才能增加企業(yè)的利潤(rùn)。合同的管理不能僅僅注重合同的簽訂前管理，更要注重簽訂后的管理，要及時(shí)對(duì)合同進(jìn)行補(bǔ)充，以免發(fā)生不必要的糾紛。

1.建筑企業(yè)合同管理中存在的問(wèn)題

1.1合同簽訂的主題不當(dāng)。合同中對(duì)自然人、法人、其他組織以及合同的主題都要有所標(biāo)注。

1.2合同文字描述不嚴(yán)謹(jǐn)。簽訂合同時(shí)一定要使用準(zhǔn)確的文字，不得使用容易產(chǎn)生誤解的文字，避免簽訂合同后造成爭(zhēng)議。

1.3標(biāo)準(zhǔn)合同文本。要使用標(biāo)準(zhǔn)格式的合同，可以參考合同的示范文本。

1.4合同應(yīng)及時(shí)進(jìn)行完善。合同在最初制定時(shí)難免有不合理額地方，要在執(zhí)行過(guò)程中根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行完善和變更。

1.5重視合同資料的法律效力。改正或者簽名的資料原件一定要保留好，這是最有法律效益的文件。

2. 建設(shè)工程施工合同特征

建設(shè)工程是一種特殊商品，具有唯一性、單件性、建設(shè)周期長(zhǎng)、施工生產(chǎn)和技術(shù)復(fù)雜、工程認(rèn)證多、價(jià)款支付繁雜、施工期間受外界自然條件影響大等特點(diǎn)。因此，也決定了建設(shè)工程施工合同具有自身的特征：合同的“標(biāo)的物”數(shù)額較大，內(nèi)容條款較多，履行期間較長(zhǎng)，合同的涉及面較廣等等。

3. 建設(shè)工程施工合同管理的主要內(nèi)容

建筑施工企業(yè)合同管理是一個(gè)系統(tǒng)性工程，包擴(kuò)合同的簽訂、履行、變更、終止以及控制、監(jiān)督等一系列環(huán)節(jié)。對(duì)施工企業(yè)來(lái)說(shuō)，經(jīng)營(yíng)成敗與合同管理密切相關(guān)，是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)管理的一項(xiàng)核心內(nèi)容，必須予以高度重視。

3.1積極開(kāi)拓市場(chǎng)，做好工程項(xiàng)目的投標(biāo)工作

目前，我國(guó)已經(jīng)從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制轉(zhuǎn)為中國(guó)特色的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制，企業(yè)獲得施工任務(wù)也從靠政府計(jì)劃安排變成了通過(guò)招投標(biāo)去獲得取。市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的機(jī)制的逐步完善，必將引來(lái)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，要想生存和發(fā)展就必須立足市場(chǎng)，通過(guò)投標(biāo)來(lái)獲取施工任務(wù)。

3.1.1.組建強(qiáng)有力的投標(biāo)團(tuán)隊(duì)。聘請(qǐng)業(yè)務(wù)精練、具有招投標(biāo)實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)、了解建筑市場(chǎng)的人員組成投標(biāo)團(tuán)隊(duì)，對(duì)于大型復(fù)雜的項(xiàng)目還應(yīng)成立攻關(guān)隊(duì)伍。

3.1.2.熟悉招標(biāo)文件并編制切合工程實(shí)際的施工組織設(shè)計(jì)。施工組織設(shè)計(jì)不僅要完全符合所投項(xiàng)目的施工要求，而且還要在節(jié)省費(fèi)用、縮短工期、安全文明施工等方面體現(xiàn)出企業(yè)的特色和優(yōu)勢(shì)。

3.1.3.合理報(bào)價(jià)。本著誠(chéng)實(shí)信用的原則，根據(jù)企業(yè)實(shí)際和工程特點(diǎn)，合理地、實(shí)事求是地確定報(bào)價(jià)。

3.2推行項(xiàng)目經(jīng)理管理模式以項(xiàng)目經(jīng)理部為單位，科學(xué)合理的明確責(zé)、權(quán)、利，充分調(diào)動(dòng)項(xiàng)目經(jīng)理的積極性，全面推行項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)制。

4. 建筑施工企業(yè)如何簽訂合同和加強(qiáng)合同管理

4.1建制度建立健全合同管理制度體系

“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，企業(yè)合同管理必須要有一套協(xié)調(diào)、務(wù)實(shí)、科學(xué)的制度體系，從而使合同管理實(shí)現(xiàn)制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。首先，應(yīng)當(dāng)制定合同管理辦法，主要明確各部門(mén)職責(zé)、管理原則、工作流程以及罰則等，切實(shí)解決“合同多頭管理，實(shí)際無(wú)人管理”的問(wèn)題；同時(shí)，有必要在管理辦法中明確本單位一些重要合同管理措施，比如重大合同的標(biāo)準(zhǔn)、簽約權(quán)限及程序等；其次，要根據(jù)合同管理的各環(huán)節(jié)，制定操作性強(qiáng)且切合企業(yè)管理實(shí)際的管理細(xì)則，如合同評(píng)審管理辦法、合同履約監(jiān)控管理辦法、合同印章管理辦法、合同代表授權(quán)管理辦法、合同檔案管理辦法、合同監(jiān)督檢查管理辦法、合同糾紛案件處理管理辦法、合同業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法等。制定上述細(xì)則主要把握兩點(diǎn)：一是要注意與合同管理辦法以及各個(gè)細(xì)則之間的銜接對(duì)應(yīng)；二是程序要具有可操作性，既要滿(mǎn)足防范風(fēng)險(xiǎn)的需要，又要盡量簡(jiǎn)潔明快；還應(yīng)當(dāng)根據(jù)本單位實(shí)際和現(xiàn)場(chǎng)項(xiàng)目管理需要，制定有關(guān)操作指引和指導(dǎo)意見(jiàn)，比如制定調(diào)價(jià)索賠操作指引，制定加強(qiáng)合同檔案資料保管的指導(dǎo)意見(jiàn)等，這些指引、意見(jiàn)和上述管理辦法、細(xì)則，共同組成了企業(yè)的合同管理制度體系。另外，為了讓合同管理相關(guān)人員對(duì)合同管理制度有比較直觀的了解，合同管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)上述管理辦法、細(xì)則指引、意見(jiàn)等，制定流程圖，使工作程序更加直觀、清晰，便于各項(xiàng)管理制度的貫徹落實(shí)。

4.2樹(shù)立合同觀念,增強(qiáng)合同意識(shí)

建筑施工企業(yè)，特別是企業(yè)負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、合同管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)《合同法》、《建筑法》、造價(jià)管理等相關(guān)法律、法規(guī)，處處以法律為依據(jù),以合同管理為中心，按照合同約定的條款履行義務(wù),維護(hù)自身的合法權(quán)益。

4.3合理規(guī)避、轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)

一般來(lái)說(shuō)，施工過(guò)程都是一個(gè)較為漫長(zhǎng)的過(guò)程，都會(huì)不可避免的遇到政策調(diào)整、市場(chǎng)價(jià)格變動(dòng)以及自然災(zāi)害等不可抗力情況，必將引起合同變更。出現(xiàn)了合同變更事由，施工企業(yè)要及時(shí)與監(jiān)理、甲方進(jìn)行變更確認(rèn)，以便獲得相應(yīng)補(bǔ)償和賠償。同時(shí)，還應(yīng)通過(guò)參加工程保險(xiǎn)等社會(huì)保險(xiǎn)方式把一部分風(fēng)險(xiǎn)合理轉(zhuǎn)嫁出去。再則，工程價(jià)款的結(jié)算方式、材料價(jià)差調(diào)整方式和依據(jù)、付款方式、合同糾紛的調(diào)解方式等都要在合同中進(jìn)行明確約定。

4.4會(huì)簽評(píng)審合同文本

作為合同管理部門(mén)，會(huì)簽評(píng)審合同的重點(diǎn)主要放在合同的合法合規(guī)性及法律風(fēng)險(xiǎn)防范方面，其他方面由合同承辦部門(mén)、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)起草、會(huì)簽評(píng)審把關(guān)。一是制定合同評(píng)審管理辦法，明確各部門(mén)評(píng)審合同的職責(zé)、合同會(huì)簽評(píng)審流程，以及合同評(píng)審意見(jiàn)的反饋等。目前，大多數(shù)建筑施工企業(yè)都實(shí)行項(xiàng)目管理制度，因此合同評(píng)審有必要實(shí)行多級(jí)會(huì)簽評(píng)審制度，如某項(xiàng)目部要簽訂合同，首先由該項(xiàng)目部相關(guān)部門(mén)對(duì)該合同進(jìn)行評(píng)審，然后提交項(xiàng)目部的上級(jí)管理單位各部門(mén)進(jìn)行評(píng)審，通過(guò)多級(jí)把關(guān)，防范合同簽訂階段的法律風(fēng)險(xiǎn)。二是認(rèn)真評(píng)審每份合同。要重點(diǎn)審查合同當(dāng)事人主體資格，主體資格不當(dāng)則影響合同效力；要防范合同條款掛一漏萬(wàn)，特別是注意防止漏違約責(zé)任，實(shí)踐中許多項(xiàng)目部不重視違約責(zé)任的約定，認(rèn)為合同雙方關(guān)系很好，不會(huì)產(chǎn)生糾紛，一旦發(fā)生爭(zhēng)議不利于追究對(duì)方的違約責(zé)任；要避免合同文字不嚴(yán)謹(jǐn)、用詞不準(zhǔn)確，從而產(chǎn)生歧義，不能完全體現(xiàn)雙方的真實(shí)意志；要關(guān)注支付條款，建設(shè)工程工期長(zhǎng)、金額大，如果付款條件不明確或不嚴(yán)苛，施工單位的資金壓力就很大，甚至不得不墊資施工，因此必須審核付款條件、比例；另外，要關(guān)注主合同、從合同關(guān)系，原協(xié)議和補(bǔ)充協(xié)議關(guān)系等。合同評(píng)審后，管理部門(mén)和各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)當(dāng)督促評(píng)審意見(jiàn)的落實(shí)，基層項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)對(duì)上級(jí)單位評(píng)審意見(jiàn)的落實(shí)情況進(jìn)行反饋，從而保證合同會(huì)簽評(píng)審制度的閉合性。需要強(qiáng)調(diào)的是，合同評(píng)審切忌流于形式，實(shí)踐中不少企業(yè)的合同評(píng)審都存在滯簽、倒簽現(xiàn)象，甚至?xí)炘u(píng)審合同只是為了應(yīng)付各種檢查，這些都要通過(guò)有關(guān)罰則給予堅(jiān)決處理，從而保證管理制度得到嚴(yán)肅執(zhí)行。

篇3

司法機(jī)關(guān)檔案概述

司法檔案是以訴訟檔案為主體的多元化檔案體系，作為特殊的檔案門(mén)類(lèi)，司法檔案與其他檔案相比，具有鮮明的特點(diǎn)。從檔案管理來(lái)看，司法檔案在收集和整理、保管期限、歸檔范圍、歸檔流程等方面有專(zhuān)門(mén)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范。從檔案形成來(lái)看，它完整反映司法機(jī)關(guān)在案件偵查、審理過(guò)程的工作情況，按照國(guó)家的法定程序形成。從檔案作用來(lái)看，司法檔案是案件辦理的原始記錄，多系手抄孤本，是案件審判工作的重要憑證和依據(jù)，其“原始性”和“真實(shí)性”高于其他文獻(xiàn)材料。從保管機(jī)關(guān)組織架構(gòu)來(lái)看，司法機(jī)關(guān)按照法院、檢察院行政區(qū)劃管理，均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，不必納入各級(jí)檔案館的進(jìn)館單位，司法檔案由司法機(jī)關(guān)檔案室獨(dú)立管理，各級(jí)檔案局負(fù)責(zé)檢查和指導(dǎo)檔案工作開(kāi)展。

司法機(jī)關(guān)檔案資源體系建設(shè)存在的問(wèn)題

檔案信息資源系統(tǒng)建設(shè)，作為信息化建設(shè)的核心內(nèi)容，是加快檔案工作融入信息社會(huì)步伐、推動(dòng)檔案部門(mén)向多元化服務(wù)型角色轉(zhuǎn)變、適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)和公眾需要的重要舉措。近年來(lái)，司法檔案的建設(shè)取得了一定的成果，門(mén)類(lèi)比較齊全、結(jié)構(gòu)逐步合理、管理日益科學(xué)、裝備日趨精良、能有效為司法工作提供服務(wù)的檔案資源體系基本形成。但是，與國(guó)家檔案發(fā)展規(guī)劃相比，與國(guó)內(nèi)先進(jìn)城市檔案水平相比，與司法工作和社會(huì)民眾要求相比，仍存在一些深層次的問(wèn)題和矛盾。具體表現(xiàn)在：

1、從宏觀分析，檔案建設(shè)缺乏全局性戰(zhàn)略規(guī)劃

一方面，由于目前國(guó)家尚無(wú)全國(guó)統(tǒng)一、具體的檔案資源建設(shè)戰(zhàn)略規(guī)劃，導(dǎo)致全國(guó)各地區(qū)、各級(jí)司法機(jī)關(guān)在檔案資源體系建設(shè)中，缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，形成了“以我為主，自成體系”的建設(shè)機(jī)制。另一方面，國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)和實(shí)務(wù)界對(duì)于檔案資源建設(shè)理論的研究欠缺，傾向于通過(guò)管理系統(tǒng)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用提高檔案管理工作，而忽視了檔案信息資源的整合、利用、共享和安全保障?；趯?duì)檔案資源體系建設(shè)的內(nèi)涵和實(shí)質(zhì)內(nèi)容的理解差異，司法機(jī)關(guān)在體系核心、建設(shè)策略、建設(shè)原則、體系結(jié)構(gòu)等方面分化嚴(yán)重，“重硬輕軟”、“重信息輕實(shí)體”、“重系統(tǒng)輕信息資源”成為許多司法機(jī)關(guān)信息化建設(shè)的現(xiàn)狀寫(xiě)照，盲目投資，重復(fù)建設(shè)比比皆是，甚至破壞了檔案的完整性。

2、從管理分析，司法檔案資源建設(shè)缺乏統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境

標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境包括兩個(gè)方面：一是法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。其內(nèi)容具有強(qiáng)制性，反映不同類(lèi)別、不同業(yè)務(wù)流程下檔案在各環(huán)節(jié)工作的流程和規(guī)定。如法院系統(tǒng)了《人民法院訴訟檔案管理辦法》、《訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》，檢察院系統(tǒng)了《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》、《人民檢察院訴訟文書(shū)立卷歸檔辦法》等。二是信息資源管理標(biāo)準(zhǔn)，涉及數(shù)據(jù)共享與交換的關(guān)鍵技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，如數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)樣式、元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)等。以上標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一與規(guī)范，是加強(qiáng)檔案規(guī)范化建設(shè)的重要內(nèi)容，是確保檔案資源系統(tǒng)建設(shè)根基牢固的基礎(chǔ)，也是實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)無(wú)縫流通的關(guān)鍵。由于司法機(jī)關(guān)檔案部門(mén)組織結(jié)構(gòu)均為業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)與保管職能合一的體制，司法機(jī)關(guān)的專(zhuān)業(yè)檔案館(室)分別遵循最高法、最高檢的檔案規(guī)定，開(kāi)展檔案的收集、整理、利用等工作，難以形成統(tǒng)一的、指導(dǎo)性的標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境，制約了司法檔案資源跨地區(qū)、跨部門(mén)、跨門(mén)類(lèi)的利用和共享。

3、從內(nèi)部狀況分析，司法檔案資源體系建設(shè)面臨著諸多制約因素

一是檔案缺位失位現(xiàn)象。個(gè)別檔案部門(mén)沒(méi)有樹(shù)立“大檔案”意識(shí)，不能突破從檔案保管者向多元化服務(wù)者角色轉(zhuǎn)變，缺乏檔案工作可持續(xù)發(fā)展的規(guī)劃，檔案缺位失位現(xiàn)象普遍存在。二是受傳統(tǒng)檔案管理模式、館庫(kù)建設(shè)和人員綜合素質(zhì)等因素限制，司法機(jī)關(guān)弱化了對(duì)聲像、實(shí)體和特色檔案等檔案材料的接收，導(dǎo)致室藏檔案門(mén)類(lèi)單一，普遍“車(chē)少貨缺”。三是“條塊分割”的弊端尚未革除。司法檔案均以各自形成單位利益為重，只注重本單位的檔案工作，“直筒式”的檔案管理系統(tǒng)居多，分散保管限制了檔案的整合。

建立司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的思考

1、“一體化"檔案資源體系的基礎(chǔ)分析

從政策方針看，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在2009年全國(guó)檔案工作會(huì)議上明確提出要從3個(gè)方面對(duì)檔案實(shí)體或檔案信息進(jìn)行科學(xué)整合：“整合同一地區(qū)內(nèi)不同檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合統(tǒng)一系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源，整合不同系統(tǒng)、不同地區(qū)檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源?！痹凇度珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃綱要》中明確：“實(shí)現(xiàn)‘大檔案’建設(shè)，全面完善覆蓋人民群眾的檔案資源體系成為‘十二五’期間的檔案戰(zhàn)略發(fā)展的主要任務(wù)。”司法機(jī)關(guān)的檔案改革趨勢(shì)勢(shì)必要跟上國(guó)家信息化建設(shè)步伐。

從理論研究看，“大檔案”資源體系建設(shè)一直以來(lái)是檔案實(shí)務(wù)和理論學(xué)術(shù)研究的熱點(diǎn)課題。2004年丁培良在《淺析集聚“大檔案”》一文已經(jīng)對(duì)“大檔案”進(jìn)行，了深入的思考，也即“一體化”檔案資源建設(shè)的理論雛形。2005年，安徽和縣進(jìn)行了檔案資源整合試點(diǎn)，引發(fā)了波及全國(guó)的縣級(jí)檔案管理模式改革的浪潮。在此之后，深圳、浙江等地作為先行先試的改革試驗(yàn)田，在檔案資源建設(shè)方面取得突出的成績(jī)?yōu)椤按髾n案”理論奠定了實(shí)踐基礎(chǔ)。

從工作實(shí)踐來(lái)看，司法檔案在形成、內(nèi)容、利用、整理等方面存在特殊性，司法機(jī)關(guān)之間基于案件辦理所形成的司法檔案聯(lián)系相當(dāng)緊密，互為參考，互為補(bǔ)充。

2、建立司法檔案“一體化”檔案資源體系的客觀原因

一是管理體制的創(chuàng)新。體制的創(chuàng)新將促成各管理機(jī)構(gòu)形成工作合力，尋求工作上的支持和默契。積極探索建立區(qū)域性有效調(diào)控機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)力度，推動(dòng)資源建設(shè)全面發(fā)展。同時(shí)，體制改革能增進(jìn)管理者之間的學(xué)習(xí)交流，拓寬業(yè)務(wù)聯(lián)系渠道和范圍，加強(qiáng)復(fù)合型檔案人才隊(duì)伍的培養(yǎng)。

二是有利于建立多樣化資源整合模式?！耙惑w化”檔案資源體系能夠把實(shí)體整合和信息整合相結(jié)合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，針對(duì)各專(zhuān)業(yè)檔案的國(guó)標(biāo)要求，進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理，最大限度保證檔案的歸檔率、完整性和安全性。

三是有利于資源共享，深化服務(wù)職

能。實(shí)現(xiàn)“多檔合一”，規(guī)避傳統(tǒng)管理模式所形成的管理壁壘，通過(guò)建立功能強(qiáng)大、海量的數(shù)據(jù)庫(kù)和安全可靠的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)跨區(qū)域、跨部門(mén)、跨門(mén)類(lèi)的檔案資源共享，從而使社會(huì)、機(jī)關(guān)和用戶(hù)成為真正受益者，實(shí)現(xiàn)檔案資源查詢(xún)、利用的一站式服務(wù)，最大限度的發(fā)揮檔案資源的整體效益。

四是有利于減少建設(shè)成本和運(yùn)行維護(hù)支出。體系的建設(shè)將遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)配合，穩(wěn)步推進(jìn)、注重實(shí)效的原則，有效避免多頭建設(shè)、多頭投資，實(shí)現(xiàn)設(shè)備的合理規(guī)劃和配置，從而節(jié)約財(cái)政開(kāi)支和日常維護(hù)費(fèi)用。同時(shí)，體系的建設(shè)所籌集的專(zhuān)項(xiàng)資金也解決了各機(jī)關(guān)資金緊張的難題。

3、司法機(jī)關(guān)“一體化”檔案資源體系的建設(shè)構(gòu)想

建設(shè)“一體化”檔案資源體系意味著要打破長(zhǎng)期形成的檔案管理體制，改變多年來(lái)的傳統(tǒng)管理模式，面對(duì)體制的改革、資源的整合、標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)立、共享渠道的監(jiān)控等難題，任重道遠(yuǎn)，卻意義非凡。

在組織管理架構(gòu)上，各級(jí)檔案館，尤其是市級(jí)以上檔案主管部門(mén)，應(yīng)該充分履行檔案統(tǒng)管和指導(dǎo)職能，將司法機(jī)關(guān)納入體系建設(shè)推進(jìn)小組，憑借自身檔案專(zhuān)業(yè)和資源優(yōu)勢(shì)，統(tǒng)籌規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)，分類(lèi)指導(dǎo)，分層推進(jìn)，分階段實(shí)施，做大、做強(qiáng)、做活檔案館。

在整合內(nèi)容和管理模式上，一是對(duì)分散在各單位的司法檔案進(jìn)行實(shí)體整合或信息虛擬整合。經(jīng)濟(jì)和館庫(kù)條件較好的地區(qū)可以將實(shí)體移交進(jìn)館實(shí)現(xiàn)集中管理，館庫(kù)條件緊張的地區(qū)則依托檔案資源數(shù)字信息匯集到檔案館系統(tǒng)進(jìn)行虛擬整合。二是實(shí)現(xiàn)檔案信息整合。在統(tǒng)一檔案信息著錄、數(shù)字化處理規(guī)范的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)不同單位、檔案的信息整合，建立區(qū)域性檔案目錄中心或共享平臺(tái)。

在標(biāo)準(zhǔn)環(huán)境上，國(guó)家檔案行政管理部門(mén)應(yīng)盡快出臺(tái)系統(tǒng)的檔案資源體系建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，以便檔案工作者有章可循，各地檔案主管部門(mén)也應(yīng)該結(jié)合司法機(jī)關(guān)特點(diǎn)，制定規(guī)范性的實(shí)施細(xì)則和管理規(guī)范。此外，還應(yīng)該建立科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，確保檔案資源建設(shè)的可持續(xù)發(fā)展。

在人才培養(yǎng)上，各級(jí)檔案主管部門(mén)和司法機(jī)關(guān)要善于總結(jié)和工作創(chuàng)新，要支持、鼓勵(lì)和促進(jìn)學(xué)者和檔案工作者對(duì)檔案資源體系進(jìn)行研究，加強(qiáng)校地合作，提高業(yè)務(wù)水平，實(shí)施檔案資源建設(shè)的人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，使復(fù)合型檔案人才成為建設(shè)的中堅(jiān)力量。

參考文獻(xiàn)：

1、丁培良，《淺析集聚“大檔案”》，中國(guó)檔案，2004，06

2、魏勤政，《大檔案熱的冷思考》，檔案管理，2006，02

3、沈偉光，《檔案陷阱》，新華出版社