導(dǎo)語：如何才能寫好一篇合同審批及管理流程，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關(guān)鍵詞】EOS；SOA；合同管理

0 引言

隨著企業(yè)的逐步發(fā)展壯大，業(yè)務(wù)領(lǐng)域的不斷拓展，人們對于反應(yīng)企業(yè)經(jīng)營活動重要載體――合同逐步重視起來，合同管理也就逐漸成為企業(yè)管理的一個重要組成領(lǐng)域和研究的集中點。運(yùn)用信息技術(shù)手段，利用現(xiàn)代企業(yè)的先進(jìn)管理思想為企業(yè)提供決策、計劃、控制與經(jīng)營績效評估的全方位、系統(tǒng)化的合同管理平臺也就成為企業(yè)所日益迫切的需求。某軍工企業(yè)長期以來一直以傳統(tǒng)的手工方式對公司的海量合同進(jìn)行管理，管理效率低下流程難以監(jiān)控等諸多問題嚴(yán)重的制約了企業(yè)的運(yùn)營管理，以快速方式開發(fā)一套適應(yīng)企業(yè)日常合同起草、流程審批、履行監(jiān)控等要求的合同管理系統(tǒng)就顯得尤為必要和迫切了。

1 EOS概述

1.1 EOS Platform概述

EOS Platform是SOA應(yīng)用平臺，基于JavaEE、Eclipse等開放的技術(shù)和平臺，采用SOA架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，支持在線業(yè)務(wù)配置化開發(fā)，并把平臺化擴(kuò)展技術(shù)、構(gòu)件技術(shù)、可視化技術(shù)、圖形化技術(shù)與SCA、SDO等SOA標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)結(jié)合起來，為構(gòu)造SOA應(yīng)用提供從設(shè)計、開發(fā)、調(diào)試和部署，到運(yùn)行、維護(hù)、管控和治理的全生命周期支持。

1.2 EOS編程模式

EOS采用的編程模式是：流程+數(shù)據(jù)+人機(jī)交互。

其中流程包括：工作流、頁面流、邏輯流。頁面流用于描述用戶界面元素流轉(zhuǎn)關(guān)系的圖形化流程，管理頁面和頁面間的跳轉(zhuǎn)關(guān)系，以及頁面和頁面間共享的數(shù)據(jù)。邏輯流用于完成后端業(yè)務(wù)功能，采用圖形化的方式將小粒度的運(yùn)算構(gòu)件組裝成一段業(yè)務(wù)邏輯。工作流用于完成包含人工和自動的業(yè)務(wù)活動流程的構(gòu)件，通過BPS for EOS開發(fā)環(huán)境來開發(fā)的流程管理的圖形化描述。

不同類型的流程從邏輯設(shè)計上把業(yè)務(wù)邏輯、業(yè)務(wù)服務(wù)及業(yè)務(wù)流程松耦合分離開來，按照SCA規(guī)范封裝、組合，達(dá)到業(yè)務(wù)應(yīng)用的流程化。

數(shù)據(jù)包括持久化實體和非持久化尸體，并采用SDO標(biāo)準(zhǔn)來描述這些數(shù)據(jù)的格式，SDO作為一種數(shù)據(jù)編程架構(gòu)和API，它統(tǒng)一了不同數(shù)據(jù)源類型的數(shù)據(jù)編程，讓開發(fā)人員可以從不同的數(shù)據(jù)源以統(tǒng)一的方式訪問和操作數(shù)據(jù)。

人機(jī)交互采用富客戶端控件及具體頁面來實現(xiàn)。

2 合同管理系統(tǒng)需求分析

在信息化的應(yīng)用逐漸深入到從設(shè)計到生產(chǎn)及企業(yè)運(yùn)營的方方面面，合同管理信息化需求的聲音也日顯強(qiáng)烈，為進(jìn)一步規(guī)范公司合同管理，防范和控制合同法律風(fēng)險，完善合同管理制度體系，建立一套從起草到生效，從履約到歸檔的全生命周期的完整的合同管理系統(tǒng)，實現(xiàn)合同信息化管理，達(dá)到對合同的實時監(jiān)控預(yù)警，有效防范和控制合同法律風(fēng)險，真正實現(xiàn)全過程的、系統(tǒng)性的、動態(tài)性的閉環(huán)合同管理，滿足合同管理事前、事中、事后風(fēng)險防控需求。

合同的全生命周期管理分為以下幾個階段：合同起草、合同審批、合同執(zhí)行、文檔管理和合同統(tǒng)計。

1）合同起草

提供合同范本庫，起草人選擇對應(yīng)的合同范本，填寫合同要素，完成合同文本的擬寫。合同范本只允許起草人填空，不允許修改固定條款和格式。

2）合同審批

合同文本擬寫完成，在企業(yè)內(nèi)部依照相關(guān)規(guī)定及流程，提交相應(yīng)的審批流程，流轉(zhuǎn)經(jīng)業(yè)務(wù)主管、財務(wù)價格審核、法律事務(wù)等相關(guān)部門，履行必須的審批手續(xù)，完成合同審批。

3）合同執(zhí)行

合同審批結(jié)束雙方蓋章，合同正式生效，進(jìn)入履約階段，此階段合同雙方需要按合同約定完成各階段的合同交付及付款，直到全部完成合同約定內(nèi)容。其中包括：正常履約和中途發(fā)生合同變更、解除或終止等情況，如果發(fā)生變更需要以更新后條款對合同進(jìn)行相同程序的管理。

4）文檔管理

合同履行完畢，對合同進(jìn)行歸檔，對于已歸檔的合同需要一個完善的合同文檔臺帳管理，記錄合同相關(guān)信息，并且可以查看原始及變更合同、查看審批單等內(nèi)容。

5）統(tǒng)計分析

對于企業(yè)簽訂的合同按階段、類別、金額等可以進(jìn)行統(tǒng)計分析，給企業(yè)管理者提供統(tǒng)攬全局，分析決策的參考。

3 合同管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 功能設(shè)計

根據(jù)以上的需求分析，合同管理系統(tǒng)劃分為：合同相對方管理、合同范本管理、合同起草管理、合同審批流程管理、合同履行與風(fēng)險監(jiān)控管理、合同臺帳管理、合同變更解除終止管理和合同統(tǒng)計分析管理幾大功能模塊。

1）合同相對方管理

在合同管理系統(tǒng)中建立合同相對方資信管理模塊，其中包括相對方的基本信息、信用等級、合作領(lǐng)域、履約評價的管理，通過對合作單位資信的有效管理，在源頭上規(guī)避合同法律風(fēng)險的產(chǎn)生。此模塊內(nèi)容為合同起草的必要條件，所有擬寫合同的相對方必須從已經(jīng)登記在冊的具有相應(yīng)資質(zhì)的相對方中選取，否則無法擬寫合同。

2）合同范本管理

以合同范本管理標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)，建立完整的合同范本庫管理模塊，提供合同范本管理平臺。該模塊中，將企業(yè)常用合同文本以word文檔形式固化并上傳，減少手工填寫部分，同時固化合同固定條款和格式使擬寫者不可隨意修改固定文本，在簡化合同擬寫的內(nèi)容同時約束擬寫者的隨意性使之標(biāo)準(zhǔn)化，以減少審核人員的工作難度及強(qiáng)度。整個系統(tǒng)中使用的合同均由此功能模塊提供范本完成擬寫。

3）合同起草管理

合同起草管理模塊為合同文本的在線擬寫平臺。流程是由擬稿人填寫必要的合同基本信息，再選擇范本進(jìn)行在線合同擬寫，擬寫的合同存放于草稿箱，可隨時進(jìn)行編輯修改，直到定稿后提交流程審批。

4）合同審批流程管理

根據(jù)公司的業(yè)務(wù)及合同類型不同，定制了四種類型的流程：審價流程、不審價流程、培訓(xùn)流程及課題流程。合同擬寫完成，由擬稿人選擇相應(yīng)的審批流程，根據(jù)不同的類型流轉(zhuǎn)于不同業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審批及提交審批意見，全部完成后提交流程結(jié)束，系統(tǒng)自動生成公司統(tǒng)一的合同編號，填寫價格審核部門最終審定的合同金額，自動計算依照合同類型和最終核準(zhǔn)價格的印花稅并記錄到合同信息中。同時可以在流程管理的流程歷史中隨時跟蹤合同審批狀態(tài)及查看當(dāng)前審批人和審核意見，并在流程結(jié)束時，提供合同及審批單打印功能以供相關(guān)部門存檔。

5）合同履行與風(fēng)險監(jiān)控管理

合同管理系統(tǒng)通過合同信息，自動生成合同履約任務(wù)，對于合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督，對于超期履約情況系統(tǒng)生成不同級別的履約報警，為合同履約負(fù)責(zé)人提供實時的合同風(fēng)險預(yù)警，有效控制因合同履行引發(fā)的法律風(fēng)險。合同履行由合同擬稿人按合同不同階段的交付及付款情況維護(hù)履行信息，到期未履行的亮燈提示。

6）合同臺帳管理

合同履行完畢進(jìn)行合同歸檔，歸檔后可以在合同臺帳管理中查看和導(dǎo)出合同的全部信息，并且可以查看合同文本（包括原始文件及變更文件）和合同審批單。其中合同信息包括：合同編號、合同名稱、經(jīng)辦人、所在部門、對方當(dāng)事人名稱、合同金額、印花稅、合同類型、合同簽訂時間、合同收付款情況、是否存在變更終止解除、等信息、合同交付情況、合同付款情況、合同是否全部履行完畢等信息，并且可以按照不同查詢條件查看合同并導(dǎo)出查詢結(jié)果。

7）合同變更解除終止管理

該模塊為合同變更解除終止提供專門管理，首先，列出已生效進(jìn)入履行階段的合同，用戶可從中選擇對其發(fā)起變更、解除、終止的申請并擬寫相應(yīng)協(xié)議，完成合同補(bǔ)充協(xié)議的擬寫后提交審批流程，通過審批，合同以變更后的新條款進(jìn)行履約，在臺帳信息中關(guān)聯(lián)原合同。

8）合同統(tǒng)計分析管理

合同管理系統(tǒng)提供針對合同數(shù)量、金額、類別、履行情況的內(nèi)容，對實效、工作量、質(zhì)量，基于公司維度、部門維度、個人維度的統(tǒng)計分析功能，并進(jìn)行圖形化展示。

時效類統(tǒng)計：范本及非范本類合同審批時間、月審批時間最長的10個合同、各承辦部門平均處理時間、各審批部門平均處理時間等；工作類統(tǒng)計：按所屬部門統(tǒng)計合同數(shù)量及合同金額，未履行、部分履行和全部履行的合同數(shù)量及金額，按合同類型統(tǒng)計合同數(shù)量及金額，變更、解除、終止合同的數(shù)量、金額及占比等；質(zhì)量類統(tǒng)計：合同倒簽數(shù)量、合同審批退回數(shù)量及占比、承辦部分廢除數(shù)量及占比等。

3.2 系統(tǒng)實現(xiàn)

合同管理系統(tǒng)應(yīng)用EOS Studio開發(fā)環(huán)境，Tomcat應(yīng)用服務(wù)器，Oracle數(shù)據(jù)庫進(jìn)行開發(fā)。具體由以下步驟實現(xiàn)：

1）創(chuàng)建項目

作為一個應(yīng)用系統(tǒng)運(yùn)行的功能模塊放在同一個項目中進(jìn)行開發(fā)。項目開始是要創(chuàng)建一個合同管理系統(tǒng)的空EOS項目，然后再進(jìn)行構(gòu)件包設(shè)計。

2）構(gòu)件包設(shè)計

構(gòu)件包設(shè)計主要是針對整個系統(tǒng)的子模塊進(jìn)行劃分。在系統(tǒng)設(shè)計視圖中，將一個系統(tǒng)劃分成若干構(gòu)件包，并且可以設(shè)計構(gòu)件包間的依賴關(guān)系。這里分別對應(yīng)以上功能模塊設(shè)置構(gòu)建包，并創(chuàng)建一個公共構(gòu)件包用于放置通用服務(wù)構(gòu)件，供復(fù)用。

3）數(shù)據(jù)建模

數(shù)據(jù)模型是構(gòu)建一個業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在進(jìn)行具體的構(gòu)件設(shè)計前，需要首先設(shè)計系統(tǒng)的數(shù)據(jù)模型。首先在oracle中完成數(shù)據(jù)庫表的創(chuàng)建，然后導(dǎo)入到EOS系統(tǒng)中生成數(shù)據(jù)實體。在數(shù)據(jù)建模的視圖中，可以設(shè)置實體間的關(guān)聯(lián)關(guān)系、設(shè)置實體和數(shù)據(jù)庫表的映射關(guān)系、將一個查詢SQL語句映射成一個數(shù)據(jù)實體、根據(jù)數(shù)據(jù)庫的Schema生成數(shù)據(jù)實體。

4）頁面流開發(fā)

頁面流由一系列頁面、從這些頁面發(fā)出的用戶請求、以及系統(tǒng)為響應(yīng)用戶請求而執(zhí)行的邏輯處理所構(gòu)成。它不僅描述了頁面之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系，同時也定義了從一個頁面可能發(fā)出的用戶請求，以及對這些請求的響應(yīng)行為。在頁面流設(shè)計中，對每項功能定義一個頁面流，從功能菜單為入口進(jìn)入頁面，在頁面觸發(fā)一系列動作及響應(yīng)。

5）頁面開發(fā)

可通過JSP源代碼編輯開發(fā)，或使用EOS提供的頁面控件、組合控件、控件向?qū)б约癑avascriptAPI，快速生成jsp頁面。

6）業(yè)務(wù)邏輯開發(fā)

邏輯構(gòu)件開發(fā)：一個邏輯構(gòu)件相當(dāng)于一個Java類，邏輯構(gòu)件是由多個邏輯流組成的，一個邏輯流相當(dāng)于一個Java類里面的方法。邏輯流開發(fā)是利用EOS提供的基礎(chǔ)構(gòu)件庫及用戶自己開發(fā)的運(yùn)算邏輯和Spring構(gòu)件，通過圖形化的構(gòu)件組裝來實現(xiàn)應(yīng)用的后臺處理邏輯。使用邏輯構(gòu)件和邏輯流可以用可視化的類似流程的方式開發(fā)。這里在頁面流里需要使用邏輯構(gòu)件實現(xiàn)的頁面提交后的功能都在邏輯構(gòu)建里進(jìn)行開發(fā)。

7）業(yè)務(wù)流程開發(fā)

業(yè)務(wù)流程是用于完成包含人工和自動的業(yè)務(wù)活動流程的構(gòu)件，它是通過 BPS for EOS 開發(fā)環(huán)境來開發(fā)的流程管理的圖形化描述。BPS負(fù)責(zé)對業(yè)務(wù)流程整個生命周期的管理，包括業(yè)務(wù)流程的定義、測試驗證、部署、運(yùn)行、監(jiān)控、管理、業(yè)務(wù)化定制調(diào)整。合同管理系統(tǒng)中所有的審批流程都在BPS中定義和開發(fā)，通過運(yùn)用開始活動、人工活動、自動活動、路由活動、子流程、連線、結(jié)束活動等圖元繪制整個業(yè)務(wù)流程圖，在每一個流程活動中設(shè)置對應(yīng)的流程活動頁面流及流程參與者。

8）部署調(diào)試

EOS的部署調(diào)試提供了開發(fā)期的開發(fā)資源部署和調(diào)試功能。通過部署功能將整個項目、構(gòu)件包和所需的開發(fā)資源文件部署到服務(wù)器上，并通過在邏輯流、頁面流和代碼中設(shè)置斷點的方式調(diào)試跟蹤每一個業(yè)務(wù)功能的執(zhí)行過程，借助調(diào)試功能完成業(yè)務(wù)邏輯和頁面流的單元測試，保證邏輯運(yùn)行和頁面流轉(zhuǎn)的正確性。

9）功能打包

系統(tǒng)開發(fā)完畢后，通過EOS提供的導(dǎo)出部署包和導(dǎo)出EAR的功能將開發(fā)的構(gòu)件包導(dǎo)出，供上線實施時使用。對于已上線的系統(tǒng)，可以將修改和增加的內(nèi)容導(dǎo)出生成補(bǔ)丁包，在EOSGovernor中對系統(tǒng)打補(bǔ)丁或進(jìn)行升級。

10）部署實施

通過EOS Governor進(jìn)行服務(wù)器、應(yīng)用系統(tǒng)的配置管理，部署應(yīng)用和構(gòu)件包，完成系統(tǒng)的上線實施。

在實際開發(fā)過程中，其中的步驟不一定是嚴(yán)格按順序進(jìn)行的，很多情況下是交互進(jìn)行的。在開發(fā)模式上，EOS支持自頂向下、自底向上、迭代開發(fā)等開發(fā)模式，開發(fā)和實施人員可以根據(jù)項目的實際情況靈活執(zhí)行這幾個步驟，完成應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)和實施。

4 結(jié)論

EOS面向構(gòu)件的開發(fā)方式和豐富的基礎(chǔ)構(gòu)件庫及其強(qiáng)大的工作流開發(fā)平臺大大簡化了系統(tǒng)的開發(fā)工作，使得復(fù)雜合同管理功能及流程得以快速實現(xiàn)。合同管理系統(tǒng)的開發(fā)實施，實現(xiàn)了合同完善的全生命周期管理，規(guī)范了合同管理的業(yè)務(wù)流程，增強(qiáng)了合同業(yè)務(wù)處理過程的透明度，節(jié)約了管理成本，提升了管理水平，實現(xiàn)了由傳統(tǒng)管理階段向信息管理與決策分析階段的轉(zhuǎn)變。

【參考文獻(xiàn)】

篇2

1、分包招標(biāo)及簽訂合同周期長，造成付款周期延長。

簽訂分包合同需要招標(biāo)公告（2天），招標(biāo)公告結(jié)束后進(jìn)行資審（2-4天），資審結(jié)束后進(jìn)行一輪報價（2-3天）、二輪報價（2天），開定標(biāo)會（2-4），如定標(biāo)會遇特殊情況定標(biāo)時間將會延長（如土建標(biāo)段利潤低，暫停定標(biāo)），定標(biāo)后進(jìn)行合同評審（3-7），交完履約保證金后財務(wù)開收據(jù)（2-3）、合同簽字（2-5）合同蓋章（1），目前平均一個合同大概需要將近一個月時間可以簽訂完畢。另如需重新注冊分包資質(zhì)大概需要7天。

2、資金計劃上報條件造成付款周期長。

按公司要求需要每月月初上報資金計劃，月末進(jìn)行付款。上報資金計劃的金額為分包完成上個月的產(chǎn)值，不可以預(yù)估當(dāng)月要發(fā)生的產(chǎn)值（資金計劃審核需提供月清月結(jié)資料）。

3、物資招標(biāo)采購時間周期長。

正常走流程各審批人員一次通過的情況下從招標(biāo)到定標(biāo)需要20天，從定標(biāo)到簽完合同需要16天，即從招標(biāo)到簽完合同需要36天。（詳見招標(biāo)流程公示）

4、廠家開具預(yù)付款保函時間長，根據(jù)我司財務(wù)要求，各廠家開的預(yù)付款保函需完全按照我公司文本，導(dǎo)致廠家找銀行開保函困難，個別廠家表示“我們財務(wù)跑遍了杭州的四大行，但因保函條款的問題，四大行法審這邊都通不過”。預(yù)付款保函開不出導(dǎo)致無法收到預(yù)付款，廠家很難進(jìn)行排產(chǎn)。

5、供應(yīng)商注冊，領(lǐng)導(dǎo)考察簽字用時較長。

雞東燃料乙醇項目土建分包工程產(chǎn)值主要集中在5、6、7月份，分包合同如四月份簽完合同，五月底進(jìn)行月清月結(jié)工作，然后上報資金計劃，六月底才可以撥付給分包工程款，分包無力承擔(dān)兩個月的墊資，將嚴(yán)重影響項目工期。

因此申請1.縮短分包招標(biāo)及簽訂合同周期，2.五月份上報工程量申請為當(dāng)月預(yù)估工程量，五月底付款根據(jù)當(dāng)月分包實際完成產(chǎn)值及合同約定付款比例進(jìn)行付款。3.縮短物資采購審批流程。4.預(yù)付款保函格式允許銀行簡單調(diào)整，與觸犯我司要求原則。5.供應(yīng)商注冊建議縮短流程，線下考察簽字建議走到線上，避免領(lǐng)導(dǎo)出差不在公司，簽字用時時間長等問題。6.各職能部門平行審批，避免一旦退回，需重新再走一遍審批流程。7盡量減少要求項目人員打報告次數(shù)，線下打報告耗費(fèi)時間，且需各位領(lǐng)導(dǎo)在百忙中簽字，耗費(fèi)大量時間，拖長采購周期。

雞東乙醇項目緊且為EPC項目三邊工程，

雞東項目工期緊，EPC項目三邊工程，公司的程序讓項目無所適從，恐難以按期完工，將遭受巨額罰款的報告

1、分包招標(biāo)及簽訂合同周期長。

2、設(shè)備、材料采購周期長。

3、保函苛刻。

4、資金計劃上報條件造成付款周期長。

云筑網(wǎng)集采平臺物資采購招標(biāo)流程公示

現(xiàn)將物資采購流程做出公示，以便加強(qiáng)溝通和理解，加快審批進(jìn)度為項目更好服務(wù)、高效進(jìn)行。

一、 集采平臺物資采購流程包括（簡述）：

1.接收材料計劃開始招標(biāo)公告+審批（項目經(jīng)理，沈陽公司經(jīng)理，物資部經(jīng)理，商務(wù)部經(jīng)理，共4人審批）。審批考慮2天時間。

2.招標(biāo)公告審批完招標(biāo)公告報名，廠家平臺報名及截止（平臺要求不少于2天）。報名考慮2天時間。

3.供應(yīng)商報完名之后審核確認(rèn)+審批（項目經(jīng)理，供應(yīng)商管理員-邢家峰，物資經(jīng)理-潘嫩芝，商務(wù)經(jīng)理-張宇艷，共4人審批）。審批考慮2天時間。

4.資質(zhì)審核通過之后，招標(biāo)文件，招標(biāo)文件審批，（共10人審批，分別是：（項目物資，商務(wù)，技術(shù)，項目經(jīng)理，沈陽公司經(jīng)理，物資經(jīng)理，商務(wù)經(jīng)理，法務(wù)，財務(wù)，總經(jīng)濟(jì)師）。審批考慮3天時間。

5.招標(biāo)文件審批完成后，廠家進(jìn)行報價，報價不得低于3天?？紤]用時3天。

6.第一輪報價結(jié)束后，項目上談價，考慮用時3天。

6.談完之后開通第二輪調(diào)價，考慮用時2天。

篇3

【關(guān)鍵詞】 合同管理； 內(nèi)部控制； 過程導(dǎo)向

一、引言

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同已成為企業(yè)最常見的契約形式（劉玉廷，2010）。而在國際市場上，國際工程承包公司通過履行合同參與國際業(yè)務(wù)，所有的權(quán)利義務(wù)均由合同條款確定，項目的成功與否與合同簽訂及履行情況息息相關(guān)。目前全球經(jīng)濟(jì)持續(xù)性低迷，對我國國際工程承包企業(yè)形成了巨大沖擊，利潤空間不斷縮小。通過合同內(nèi)部控制管理項目風(fēng)險并獲取合理合法的項目經(jīng)濟(jì)預(yù)期，已成為目前國際工程承包企業(yè)的內(nèi)生性需求。

2010年五部委共同制定并頒布了《合同內(nèi)部控制應(yīng)用指引》，該項指引以過程控制為導(dǎo)向，因此合同內(nèi)部控制（以下簡稱“合同內(nèi)控”）貫穿于合同調(diào)查、簽訂、履行、后評價的全過程，為企業(yè)建設(shè)、完善合同內(nèi)控制度提供了理論依據(jù)。

本文擬以合同內(nèi)控應(yīng)用指引為理論框架，對國際工程承包企業(yè)的合同內(nèi)控制度建設(shè)進(jìn)行研究，其目標(biāo)是通過全過程化的合同內(nèi)控，針對國際工程承包企業(yè)的合同管理特殊需要，對其合同行為予以管理。

二、國際工程承包合同的管理特點

（一）合同管理的復(fù)雜性

國際工程項目合同隨項目參與各方特性各異，專業(yè)性強(qiáng)，文件眾多且內(nèi)容涵蓋廣泛，合同管理作為一個管理各個項目參與方的接口，需要控制的風(fēng)險點較多且情況復(fù)雜，因而合同內(nèi)控的難度顯而易見。

（二）合同管理的重要性

在國際工程承包業(yè)務(wù)中，合同是協(xié)調(diào)管理項目各參與方行為的強(qiáng)制性契約準(zhǔn)繩，是指導(dǎo)設(shè)計、施工、安裝調(diào)試、運(yùn)營維修等項目各個環(huán)節(jié)工作的“圣經(jīng)”，也是項目后期進(jìn)行索賠管理的重要依據(jù)。因此，國際工程項目合同管理是整個項目管理的核心，是組織項目實施、把控項目質(zhì)量、控制項目風(fēng)險的重要手段。

（三）合同管理的持續(xù)性

國際工程合同期限少則一兩年，長則二十至三十年（如BOT項目），在此期間，合同管理貫穿始終，而且在合同管理時，還要從整體長期角度全面考慮國際工程項目實施中可能出現(xiàn)的各種因素，尤其要對項目風(fēng)險進(jìn)行充分的調(diào)查分析和預(yù)估。

（四）合同管理的嚴(yán)密性

國際工程承包業(yè)務(wù)作為一個多方參與的業(yè)務(wù)流價值增值鏈，項目風(fēng)險隨著業(yè)務(wù)鏈條的增長不斷復(fù)雜化和多樣化，作為整合業(yè)務(wù)流程和價值增值的工程總承包，需要將項目風(fēng)險在各項目參與方之間進(jìn)行合理有效的分擔(dān)、傳遞、轉(zhuǎn)移和承受，由此必須要通過合同管理的方式，以合同條款對各方承擔(dān)的風(fēng)險予以約定，以合同定價對承擔(dān)風(fēng)險的合同方要求或給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償。

三、國際工程承包公司合同內(nèi)部控制環(huán)境分析

（一）工程承包公司合同內(nèi)控的組織安排

合同內(nèi)控的組織形式安排是內(nèi)控執(zhí)行有效的首要保障。國際工程承包合同歸口管理部門無疑應(yīng)由承接工程的業(yè)務(wù)部門承擔(dān)，而成立專業(yè)素質(zhì)高、協(xié)調(diào)能力好、善于把握全局的合同內(nèi)控小組，是合同內(nèi)控的重要組織形式。該小組以總經(jīng)理或分管業(yè)務(wù)的副總經(jīng)理為領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、法律部、財務(wù)部各部門抽調(diào)人員共同組成，必要時也應(yīng)聘請外部專家參與。該合同內(nèi)控小組應(yīng)自項目合同前期調(diào)查起，對合同運(yùn)作的全流程進(jìn)行管理控制，對合同風(fēng)險進(jìn)行項目事前、事中、事后的全過程監(jiān)控反饋。

（二）工程承包公司合同內(nèi)控的分級授權(quán)審批

國際工程承包合同內(nèi)控的分級授權(quán)審批機(jī)制包括兩類，一類是針對與項目業(yè)主簽訂的標(biāo)志項目承接的項目主合同，為項目分級授權(quán)審批，對不同金額的項目需分級報經(jīng)總經(jīng)理、經(jīng)理辦公會批準(zhǔn)，如金額巨大且性質(zhì)重要的項目，需報送董事會進(jìn)行聯(lián)席審批。另一類是合同分級授權(quán)審批，是針對項目項下與除項目業(yè)主外的其他項目參與方簽訂的合同。鑒于國際工程承包合同的重要程度與合同金額并不直接相關(guān)，合同特殊性較強(qiáng)，因此，每個合同均需由項目負(fù)責(zé)人確認(rèn)，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，由合同內(nèi)控小組的最高領(lǐng)導(dǎo)——總經(jīng)理或分管副總經(jīng)理審批。

（三）工程承包公司合同內(nèi)控的信息平臺

由于國際工程承包項目的合同文本和過程文件眾多，信息平臺能夠切實提高合同內(nèi)控的效率和效力，有利于合同內(nèi)控的動態(tài)過程控制。該信息平臺的建設(shè)目標(biāo)是保證與合同相關(guān)的各類信息，如合同檔案管理系統(tǒng)、合同付款審批系統(tǒng)、合同進(jìn)度報告等，能在符合合同管理權(quán)限級別要求的同時，高效安全地共享、傳遞、處理和反饋。

四、基于過程導(dǎo)向的工程承包合同內(nèi)控制度建設(shè)

（一）投標(biāo)階段的合同內(nèi)控

鑒于國際工程項目的復(fù)雜性，投標(biāo)階段的合同內(nèi)控管理是項目實施階段合同內(nèi)控工作的基礎(chǔ)，其重要性不言而喻。本階段涉及的合同文本主要包括項目招標(biāo)書、資格預(yù)審申請書、技術(shù)建議書和商務(wù)建議書。國際工程承包企業(yè)應(yīng)根據(jù)項目招標(biāo)書的要求，深入分析工程特性，重點研究設(shè)計技術(shù)方案和商務(wù)條款偏差，同時還要對各個可能的項目參與方（即潛在的合同方，包括業(yè)主和分包商）進(jìn)行資質(zhì)調(diào)查和履約能力分析，這個階段需要投入大量的精力和時間。國際工程承包企業(yè)在對項目進(jìn)行全面分析調(diào)查的基礎(chǔ)上完成項目可行性調(diào)查報告，根據(jù)項目金額和重要性的不同及國際工程承包公司項目分級授權(quán)機(jī)制進(jìn)行項目投標(biāo)審批。如涉及投資事項，如BOO、BOT及資源開發(fā)等項目，還需報經(jīng)公司內(nèi)部投資審批流程批準(zhǔn)。

（二）訂立階段的合同內(nèi)控

1.與業(yè)主簽訂的項目主合同。國際工程承包公司在收到中標(biāo)函后，進(jìn)入與業(yè)主的合同談判階段，在這一階段，項目主合同將由前一階段的要約變?yōu)閷嶋H具有法律約束力的合同文本。本階段涉及的合同文本主要包括合同協(xié)議書、中標(biāo)通知書、合同通用條款、合同專用條款、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范、設(shè)計圖紙、價格清單、保函格式等。國際工程承包項目主合同文件審批應(yīng)根據(jù)項目金額的不同，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，根據(jù)國際工程承包公司項目分級授權(quán)機(jī)制確定審批人或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)。項目主合同簽約后，如業(yè)主、成本等情況發(fā)生重大變動及國際政治經(jīng)濟(jì)環(huán)境發(fā)生重大變化，或者項目主合同超過一定時間還沒有生效，應(yīng)在開立履約保函或辦理其他生效關(guān)鍵事項前進(jìn)行合同生效評審，從而評價合同簽訂后項目主要風(fēng)險因素的變化及其對合同執(zhí)行的影響，明確應(yīng)對措施。合同生效評審的管控流程比照項目主合同流程執(zhí)行。

2.與其他項目參與方簽訂的其他合同，如分包合同、監(jiān)理合同、保險協(xié)議、貸款協(xié)議、保函或其他擔(dān)保合同等。項目其他合同一般在總承包合同簽訂完畢后進(jìn)行擬訂簽署工作，具體的簽署內(nèi)容和時間由項目管理計劃確定。對于國際工程承包項目，由于項目部分重要參與方（如主要設(shè)計、土建、采購分包商、銀行等）在前期合同調(diào)查階段就已確定，甚至共同參與項目主合同的談判，對于這部分項目參與者的合同，往往通過議標(biāo)方式確定，其他項目參與者還需通過招標(biāo)方式確定后再進(jìn)行合同談判。項目其他合同談判小組的成員應(yīng)由參與項目主合同談判小組的成員組成或由其領(lǐng)導(dǎo)，以便通過合同條款將項目風(fēng)險在各項目參與方之間進(jìn)行分擔(dān)、傳遞和轉(zhuǎn)移。

項目其他合同文件審批應(yīng)根據(jù)合同金額和重要性的不同，經(jīng)合同內(nèi)控小組審核聯(lián)簽后，根據(jù)合同分級授權(quán)機(jī)制確定審批人或?qū)徟鷻C(jī)構(gòu)，不應(yīng)因合同量大減弱這一控制活動的控制力度。

（三）實施階段的合同內(nèi)控

項目實施階段的合同內(nèi)控，其目的是確保各個項目參與方都履行其合同義務(wù)，并確保自身的合同權(quán)利得到保障。

1.合同履行。國際工程承包合同的履行內(nèi)控，其重要流程是在建立項目管理計劃下，對項目重大合同制定單個合同管理計劃，包括合同過程文件、交付內(nèi)容和管理要求，該合同管理計劃應(yīng)涵蓋整個合同過程的全部合同管理活動。負(fù)責(zé)合同管理計劃審批和監(jiān)督的人員應(yīng)為執(zhí)行負(fù)責(zé)人的上級管理崗位或部門。

2.合同結(jié)算。由于工程承包項目資金安排的系統(tǒng)性，對合同結(jié)算風(fēng)險的控制應(yīng)始于項目業(yè)務(wù)部門提交合同付款申請之時，項目業(yè)務(wù)部門應(yīng)結(jié)合項目預(yù)算、項目主合同收款進(jìn)度、結(jié)匯情況、相關(guān)合同條款，綜合評價項目各類合同結(jié)算，防止超預(yù)算、超合同、超余額、超幣種的項目合同付款情況出現(xiàn)。財務(wù)部門應(yīng)專設(shè)合同付款審批崗位，對合同付款進(jìn)行復(fù)核并應(yīng)定期將各項目的各個合同結(jié)算情況反饋給項目業(yè)務(wù)部門，以便查錯防漏。

3.合同變更。國際工程承包項目引發(fā)合同變更情況很多，項目合同變更管理應(yīng)與項目整體變更控制相結(jié)合，尤其是項目主合同變更時一般也會引發(fā)項目其他合同的變更。合同變更的內(nèi)部審批流程應(yīng)比照合同簽訂的審批流程辦理，防止未經(jīng)授權(quán)審批的合同變更。國際工程承包項目合同中對合同變更條款詳細(xì)約定的，實際變更發(fā)生時，應(yīng)嚴(yán)格按照合同約定的文件和程序處理。合同變更后，項目業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時更新財務(wù)部門的合同備案，以便按照變更后的合同執(zhí)行。

4.合同索賠。國際工程承包項目索賠方式應(yīng)在合同條款中規(guī)定，索賠發(fā)生時按照合同規(guī)定的程序進(jìn)行。由于索賠事項的特殊性、重要性和專業(yè)性，一旦合同需要通過仲裁方式進(jìn)行索賠，需要法律部門的介入，必要時應(yīng)建立業(yè)務(wù)、法律、財務(wù)三位一體的合同索賠小組，仔細(xì)衡量仲裁方式的價值和意義所在，并應(yīng)報經(jīng)公司管理層的審批同意。

總之，國際工程承包的合同內(nèi)控建設(shè)和實施是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，持續(xù)周期長，可變因素多，是強(qiáng)化公司業(yè)務(wù)、財務(wù)、法律三位一體，共同動態(tài)提升國際工程承包項目全過程管理精度的重要管理工具。

【主要參考文獻(xiàn)】

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篇4

【關(guān)鍵詞】項目管理；功能；效益

1、項目背景

隨著電力需求的快速擴(kuò)張，全國各地電力建設(shè)的規(guī)模和數(shù)量急劇增長。作為國家基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，電力建設(shè)必然面臨著更多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。為提高企業(yè)的核心競爭力，電力工程項目管理者要縮短與國內(nèi)先進(jìn)水平的差距，就必須從管理理念上強(qiáng)化工程項目管理，并利用先進(jìn)的信息化技術(shù)輔助項目管理工作，從而促進(jìn)電力建設(shè)工程整體管理水平的提高。項目所取得的效果得到該公司管理人員以及集團(tuán)公司信息專家的肯定，經(jīng)過集團(tuán)公司信息系統(tǒng)專家對該系統(tǒng)深入考察后，已將該項目的流程設(shè)計器移植到集團(tuán)陽光商務(wù)網(wǎng)。

2、系統(tǒng)功能模塊

該系統(tǒng)系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，以業(yè)務(wù)流程為核心，系統(tǒng)可以隨時查看各項目的進(jìn)展情況，系統(tǒng)能自動匯總生成各專業(yè)和綜合報表，并進(jìn)行統(tǒng)計、分析。實現(xiàn)了從項目的立項到工程驗收的全過程信息化管理，系統(tǒng)主要模塊包括：工程預(yù)算、立項管理、招議標(biāo)管理、合同及付款管理、竣工管理、供應(yīng)商管理、用戶管理等模塊及相關(guān)輔助模塊。系統(tǒng)主界面及主要模塊的功能如下：

1、工程預(yù)算。本模塊根據(jù)公司申請的年度費(fèi)用及廠內(nèi)年度資金預(yù)算，按不同類別錄入工程預(yù)算模塊。類別可以按預(yù)算科目、部門、項目等進(jìn)行分類并能按需要進(jìn)行增減和修改，具體類別以實際需要為定。此模塊不僅能針對預(yù)算費(fèi)用進(jìn)行合理分配，更能下達(dá)到各費(fèi)用部門。

2、工程立項。本模塊實現(xiàn)從工程立項人到廠領(lǐng)導(dǎo)的立項審批，其中，在提出部門和生技專工環(huán)節(jié)可以發(fā)起會簽。立項的內(nèi)容包括項目概要、項目文件、主要材料、人工、施工單位等。

3、招議標(biāo)管理。本模塊包括招議標(biāo)單位和文件的策劃及審批，招議標(biāo)結(jié)果審批。項目批準(zhǔn)后可轉(zhuǎn)到粵電商務(wù)網(wǎng)進(jìn)行發(fā)標(biāo)。一般進(jìn)行網(wǎng)下評標(biāo)，然后回到本系統(tǒng)進(jìn)行招議標(biāo)結(jié)果的審批。

4、合同管理。本模塊包括合同、工程變更、付款計劃。為使工作方便快捷，系統(tǒng)提供對合同的階段周期設(shè)立時間點，及時提醒相應(yīng)人員處理功能，實現(xiàn)按季度驗收支付的年度維護(hù)合同，每個季度到時可以提醒相應(yīng)項目負(fù)責(zé)人啟動階段驗收。

5、竣工管理。包括竣工驗收、質(zhì)保驗收。在竣工驗收流程中，嚴(yán)格按照該公司管理標(biāo)準(zhǔn)要求，在驗收的各個環(huán)節(jié)執(zhí)行考核打分，供結(jié)算時執(zhí)行。對年度維護(hù)合同，可以執(zhí)行階段驗收，并可按照預(yù)設(shè)時間，提醒辦理驗收。

6、其他功能。系統(tǒng)實現(xiàn)全過程審批報表打印，包括工程外委立項審批表、工程合同會簽表、工程付款審批表、工程驗收及考核表等。此外，項目電子文檔，如文件、圖紙、資料等文檔，采用集中管理的方式，進(jìn)行有序地組織，實現(xiàn)充分的共享和重復(fù)使用。此外，系統(tǒng)利用短信接口實現(xiàn)了實時通知當(dāng)前經(jīng)辦人以及督辦人發(fā)送短信進(jìn)行催辦的功能。

3、工作流管理

后臺提供工作流動態(tài)修改，操作界面直觀簡便。系統(tǒng)實現(xiàn)工作流可視化監(jiān)控，使用戶對各項業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)全過程流轉(zhuǎn)一目了然，包括審批的流程圖，審批人、審批時間，審批意見等。

對應(yīng)一些管理需要多級審批的工程，如立項管理，可以在工作流管理中設(shè)置好相應(yīng)的流程，使功能能按照事先設(shè)置的流程來審批。流程管理采用簡單的方框和線條來設(shè)置工作流程的走向，保存后直接更新商務(wù)網(wǎng)中的流程。在流程圖中，可以進(jìn)行多次修改保存，自動添加相應(yīng)的版本號，不影響之前完整的流程。

4、系統(tǒng)實施效益

1、提升企業(yè)的核心競爭力，有效降低企業(yè)成本

該系統(tǒng)的應(yīng)用可以直接影響建筑企業(yè)價值鏈任何一環(huán)的成本，改變和改善成本結(jié)構(gòu)，使企業(yè)在獲取、傳遞、利用信息資源方面更加靈活、快捷和開放，可以極大地增強(qiáng)決策者的信息處理能力和方案評價選擇能力，拓展了決策者的思維空間，延伸了決策者的智力，最大限度地減少了決策過程中的不確定性、隨意性和主觀性，增強(qiáng)了決策的合理性、科學(xué)性及快速反應(yīng)，提高了決策的效益和效率。

2、改變作業(yè)模式、提高作業(yè)效率

該系統(tǒng)上線后，將徹底改變目前管理人員既要面對工程項目整個生命周期，又要依靠手工作業(yè)的低效生產(chǎn)模式，改為只面對項目生命周期，信息數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)直接傳回后臺操作中心處理的模式，倚賴先進(jìn)的電子化作業(yè)系統(tǒng)進(jìn)行流水線式的作業(yè)，直接減少因手工處理業(yè)務(wù)、資料以及信息溝通不暢等落后生產(chǎn)手段帶來的辦公費(fèi)用。

3、節(jié)約勞動力成本、節(jié)約通訊成本

該系統(tǒng)上線后，業(yè)務(wù)管理人員的工作主要是前期立項、批文掃描和文件歸檔工作，與原先具體業(yè)務(wù)操作相比，工作量大大降低。工程項目管理部門只需要1人，就可以應(yīng)付原先由2-3人才可完成的業(yè)務(wù)處理。該系統(tǒng)實現(xiàn)工程項目管理資料的電子化，即將相關(guān)的紙制資料轉(zhuǎn)換為電子文件儲存，便于管理人員對工程項目檔案的管理、查詢、調(diào)閱和保管，從而大大節(jié)省了檔案存儲查詢的費(fèi)用。

4、實現(xiàn)業(yè)務(wù)的專業(yè)化生產(chǎn)和集中式監(jiān)管并重

系統(tǒng)上線后，全部業(yè)務(wù)信息將存放在公司信息中心機(jī)房服務(wù)器，開創(chuàng)全廠采集全面、高質(zhì)量基礎(chǔ)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歷史，真正實現(xiàn)全廠工程項目管理業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)大集中管理。利用系統(tǒng)為全廠專業(yè)人員和監(jiān)管人員提供充足信息，實現(xiàn)決策重心上移至管理層、專業(yè)人員負(fù)責(zé)操作業(yè)務(wù)的良性業(yè)務(wù)處理模式，實現(xiàn)業(yè)務(wù)的專業(yè)化生產(chǎn)和集中式監(jiān)管并重，降低了業(yè)務(wù)監(jiān)管成本。

5、降低法律風(fēng)險，減少訴訟成本

該系統(tǒng)統(tǒng)一規(guī)范業(yè)務(wù)處理流程，實行集中式作業(yè)處理，是向業(yè)務(wù)處理的專業(yè)化發(fā)展。而專業(yè)化生產(chǎn)能夠提高生產(chǎn)率、減少差錯率，同時將減少工程糾紛、法律訴訟的隱患，因而降低業(yè)務(wù)經(jīng)營成本。

篇5

第一部分

總則

第一條

為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司財務(wù)報銷行為,倡導(dǎo)一切以業(yè)務(wù)為重的指導(dǎo)思想，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。

第二條

本制度根據(jù)相關(guān)的財務(wù)制度及公司的實際情況，將財務(wù)報銷分為日常辦公費(fèi)用、工程相關(guān)支出及專項支出等,以下分別說明報銷相關(guān)的借款流程及各項支出具體的財務(wù)報銷制度和報銷流程。

第三條

本制度適用公司全體員工。

第二部分

借支管理規(guī)定及借支流程

第一條

借款管理規(guī)定：

(一)出差借款：出差人員按總經(jīng)理簽字批條辦理借款，出差返回一周內(nèi)辦理報銷還款手續(xù)。

(二)其他臨時借款，如零星業(yè)務(wù)費(fèi)（如刷單，采購費(fèi)用等）、周轉(zhuǎn)金等，借款人員應(yīng)及時報帳，除周轉(zhuǎn)金外其他借款原則上不允許跨月借支。

(三)各項借款金額超過5000元應(yīng)提前一天通知財務(wù)部備款。

(四)借款銷賬規(guī)定：

(1)借款銷帳時應(yīng)以借款申請單為依據(jù)，據(jù)實報銷，超出申請單范圍使用的，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則財務(wù)人員有權(quán)拒絕銷帳；

(2)借款者原則上應(yīng)在一周內(nèi)辦理銷帳手續(xù)。

(五)借款未還者原則上不得再次借款，逾期未還借支者轉(zhuǎn)為個人借款從工資中扣回。

第二條

借款

(一)借款人按規(guī)定填寫《借款單》，注明借款用途、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）。

(二)審批流程：經(jīng)辦人主管部門經(jīng)理審核簽字副總經(jīng)理財務(wù)復(fù)核（超過5000人民幣以上金額）總經(jīng)理審批。

(三)財務(wù)付款：借款憑審批后的借款單到財務(wù)部辦理領(lǐng)款手續(xù)。

第三部分

日常費(fèi)用報銷制度及流程

第一條

日常費(fèi)用主要包括差旅費(fèi)、小車費(fèi)用、辦公費(fèi)、低值易耗品及備品備件、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)等。

第二條

費(fèi)用報銷的一般規(guī)定

(一)報銷人必須取得相應(yīng)的合法票據(jù)(收據(jù)、發(fā)票),且收據(jù)、發(fā)票城增長有經(jīng)辦人簽字蓋章為有效票據(jù)。

(二)填寫報銷單應(yīng)注意:注明報銷原因，報銷憑證金額大小寫須完全一致（不得涂改）。

(三)按規(guī)定的審批程序報批。

(三)報銷5000元以上需提前一天通知財務(wù)部以便備款。

第三條

費(fèi)用報銷的一般流程

（一）報銷人整理報銷單據(jù)并填寫對應(yīng)費(fèi)用報銷單須辦理申請或出入庫手續(xù)的應(yīng)附批準(zhǔn)后的申請單或出入庫單部門經(jīng)理審核簽字副總經(jīng)理簽字財務(wù)部門復(fù)核報銷。

第四條

辦公費(fèi)、低值易耗品等報銷制度及流程

（一）管理規(guī)定:為了合理控制費(fèi)用支出,此類費(fèi)用由公司行政部統(tǒng)一管理，集中購置,并指定專人負(fù)責(zé)。

（二）報銷流程

1．購置申請:公司行政部每季度根據(jù)需求及庫存情況按預(yù)算管理辦法編制購置預(yù)算，實際購置時填寫購置申請單按資產(chǎn)管理辦法規(guī)定報批。

2．報銷程序:報銷人先填寫費(fèi)用報銷單，按日常費(fèi)用審批程序報批。審批后的報銷單及原始單據(jù)（包括結(jié)賬小票）交財務(wù)部，按日常費(fèi)用報銷流程付款或沖抵借支。

第五條

招待費(fèi)、培訓(xùn)費(fèi)、資料費(fèi)及其他報銷制度及流程

（一）

費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)

1.招待費(fèi)：為了規(guī)范招待費(fèi)的支出，大額招待費(fèi)應(yīng)事前征得總經(jīng)理的同意。

2.培訓(xùn)費(fèi):為了便于公司根據(jù)需要統(tǒng)籌安排，此費(fèi)用由公司行政部門統(tǒng)一管理各

部門培訓(xùn)需求應(yīng)及時報送人力資源。人力資源根據(jù)實際需要編制培訓(xùn)計劃報總經(jīng)理審批。

3.其他費(fèi)用：根據(jù)實際需要據(jù)實支付。

(二)報銷流程：

1.招待費(fèi)由經(jīng)辦人按日常費(fèi)用報銷一般規(guī)定及一般流程辦理報銷手續(xù)。

2.培訓(xùn)費(fèi)由行政部人員根據(jù)審批程序及報銷程序辦理報銷手續(xù)。

3.其他費(fèi)用報銷參照日常費(fèi)用報銷制度及流程辦理。

第四部分

工薪福利及相關(guān)費(fèi)用支出制度及流程

第十四條

工薪福利等支出包括臨時工資、社會保險及各項福利等，此類費(fèi)用按照資金支出制度相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

第十五條

工薪福利支付流程

（一）工資支付流程：行政部提供臨時工薪資核算清單由副總經(jīng)理簽字審核，轉(zhuǎn)交財務(wù)部臨時工資由財務(wù)進(jìn)行現(xiàn)金發(fā)放；

（二）其他福利費(fèi)（公司員工活動費(fèi)用）支出由公司行政部按審批后的支付標(biāo)準(zhǔn)填寫報銷單經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)財務(wù)進(jìn)行復(fù)核報總經(jīng)理審批，審批后的報銷單及支付標(biāo)準(zhǔn)交財務(wù)部辦理報銷手續(xù)。

第五部分

專項支出財務(wù)報銷制度及流程

第十六條

專項支出主要包括軟件及固定資產(chǎn)購置、咨詢顧問費(fèi)用、廣告宣傳活動費(fèi)、運(yùn)營費(fèi)用及其他專項費(fèi)用等。

第十七條

軟件及固定資產(chǎn)購置報銷財務(wù)制度及流程。

(一)?填寫購置申請：按公司相關(guān)規(guī)定填寫《申請單》并報批。

(二)?報銷標(biāo)準(zhǔn)：相關(guān)的合同協(xié)議及批準(zhǔn)生效的購置申請。

(三)?結(jié)賬報銷：

（1）資產(chǎn)驗收（軟件應(yīng)安裝調(diào)試）無誤后，經(jīng)辦人憑發(fā)票等資料辦理；

（2）按資金支出規(guī)定審批程序?qū)徟?/p>

（3）財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單按流程付款；

（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在相應(yīng)時間內(nèi)辦理報銷手續(xù)。

第十八條

其他專項支出報銷制度及流程

(一)費(fèi)用范圍：其他專項支出包括其他所有專門立項的費(fèi)用（含咨詢顧問、廣告及宣傳活動費(fèi)、運(yùn)營費(fèi)用、辦公室裝修及其他專項費(fèi)用）支出。

(二)費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：此類費(fèi)用一般金額較大，由主管部門經(jīng)理根據(jù)實際需要向總經(jīng)理提交請示報告（含項目可行性分析、費(fèi)用預(yù)算及相關(guān)收益預(yù)測表等），經(jīng)總經(jīng)理簽署審核意見。

(三)財務(wù)報銷流程

（1）．審批后的報告文件或簽訂好的協(xié)議到財務(wù)部備案，以便財務(wù)備款及查詢付款情況。

（2）簽訂合同：由直接負(fù)責(zé)部門與合作方簽訂正式合作合同，（合同簽訂時必須注明付款方式等）。

（3）．付款流程

（1）由經(jīng)辦人整理發(fā)票等資料并填寫費(fèi)用報銷單（填寫規(guī)范參照日常費(fèi)用報銷一般規(guī)定）；

（2）按審批程序?qū)徟航?jīng)辦人主管部門經(jīng)理審核簽字副總經(jīng)理財務(wù)復(fù)核總經(jīng)理審批；

（3）財務(wù)部根據(jù)審批后的報銷單金額付款；

（4）若需提前借款，應(yīng)按借款規(guī)定辦理借支手續(xù)，并在一周內(nèi)辦理報銷手續(xù)。

第六部分

報銷時間的具體規(guī)定

第十九條

為了協(xié)調(diào)公司對內(nèi)、對外的業(yè)務(wù)工作安排，方便員工費(fèi)用報銷，財務(wù)部將報銷時間具體安排如下：

1．財務(wù)報銷（零星費(fèi)用報銷）：公司財務(wù)部每周二、周五為財務(wù)報銷日。若當(dāng)月的最后一個報銷日在該月的28日以后，為了便于財務(wù)部集中時間月末結(jié)賬，該報銷日停止財務(wù)報銷。

2．借支及其他業(yè)務(wù)的不受以上的時間限制，可隨時辦理。

第七部分

附則

第二十條

本制度解釋權(quán)歸公司財務(wù)部，本制度未盡事項后補(bǔ)充。

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篇6

【關(guān)鍵詞】機(jī)旁庫；信息化；ERP

1系統(tǒng)來源

隨著重慶鋼鐵股份公司環(huán)保搬遷建設(shè)工作的結(jié)束，公司生產(chǎn)經(jīng)營正式成為企業(yè)首要任務(wù)，設(shè)備備件管理水平是保障公司正常生產(chǎn)經(jīng)營的必要手段，是體現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的重要指標(biāo)。因此對公司設(shè)備備件精細(xì)化管理是提高效率、降低資金占用、設(shè)備利用率的根本保障。

鋼鐵企業(yè)作為高投入、超大規(guī)模、流程復(fù)雜的企業(yè)，設(shè)備備件品種規(guī)格多、價值差異大、消耗周期多變、資金占用大，要管好設(shè)備備件的采購、消耗、儲備、修復(fù)等工作必須以信息化方式管理規(guī)范信息流和工作流，以實現(xiàn)全局共享。對股份公司設(shè)備備件管理工作提供科學(xué)有效的管理手段，提升管理水平、提高社會和經(jīng)濟(jì)效益。

2系統(tǒng)目標(biāo)

建立重鋼股份公司備品備件一體化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)備件計劃申請、審批、采購、到貨入庫、庫房、領(lǐng)用、機(jī)旁庫、消耗的閉環(huán)管理，縱向數(shù)據(jù)、信息流互聯(lián)互通。實現(xiàn)一定權(quán)限范圍內(nèi)各單位備件庫存（一級庫和機(jī)房庫）信息共享，橫向數(shù)據(jù)暢通。規(guī)范備件編碼體系管理，分別按通用件和專用件管理編碼的申報、審批、啟用、停用流程管理，確保通用件和專用件唯一性，按新編碼體系實施備件庫存管理，以利于有效監(jiān)控庫存資金占用和積壓備件利用。實現(xiàn)嚴(yán)格控制重復(fù)提報計劃，對未執(zhí)行完成的計劃，重復(fù)申請加以控制。計劃要按資金性質(zhì)和使用性質(zhì)分流，核算到產(chǎn)線和主機(jī)設(shè)備消耗。增加計劃定額，采購定額，儲備定額和消耗定額的管理控制流程，分單位定額執(zhí)行情況及相關(guān)統(tǒng)計報表。修復(fù)合同審批相關(guān)功能完善。零庫存計劃提示功能完善等。

系統(tǒng)基于公司骨干網(wǎng)統(tǒng)一系統(tǒng)平臺，打破信息孤島。規(guī)范信息源和工作流程，以實現(xiàn)全局共享。并形成一個完整、高效的管理模型。實現(xiàn)“數(shù)出一家”的管理目標(biāo)，實現(xiàn)采購部門、備件管理部門、倉儲部門、使用單位的結(jié)算數(shù)據(jù)完全一致。根據(jù)業(yè)務(wù)流程及功能的需求所有數(shù)據(jù)傳輸都在骨干網(wǎng)上進(jìn)行，有利于系統(tǒng)的運(yùn)行速度以及數(shù)據(jù)安全。局部和總體以及各業(yè)務(wù)處理間高度協(xié)調(diào)和一致；并形成一個完整、高效的管理模型。并為財務(wù)子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)支持。

3系統(tǒng)實現(xiàn)

系統(tǒng)按公司信息化建設(shè)統(tǒng)一規(guī)劃開發(fā)和部署，系統(tǒng)采用單點登錄和終端管理模式的C/S方式，既減少了C/S模式的客戶端維護(hù)工作量，又有效的降低開發(fā)、維護(hù)難度。服務(wù)器端采用：中間服務(wù)器操作系統(tǒng)win2000server+OracleDeveloper6iRuntimes，數(shù)據(jù)庫服務(wù)器：UnixWare+ORACLE10g。開發(fā)端：Windows9x/2000/XP+OracleDeveloper2000Release2.0。

3.1計劃管理

計劃管理包括需求計劃、修復(fù)計劃、追加或急件計劃管理，由使用單位收集細(xì)化到產(chǎn)線、主機(jī)、用途的設(shè)備備件需求計劃進(jìn)入系統(tǒng)，對備件已經(jīng)有未審批完成需求計劃的不能再次提出需求，以便減少不必要的計劃，減少資金占用。對必須要追加的計劃走追加或急件流程。需求計劃的審批通過必須根據(jù)消耗定額和審批定額控制審批量，對公司降本增效起到促進(jìn)作用。需求計劃管理包括機(jī)動科輸入、機(jī)動科長審核、設(shè)備廠長審核、機(jī)動處接收分配、專業(yè)科分配、專業(yè)員審核、專業(yè)科長審核、機(jī)動處確認(rèn)、計劃變更處理、計劃變更審核、計劃執(zhí)行查詢、計劃執(zhí)行分類統(tǒng)計等功能。

緊急計劃管理是采購需求計劃的追加控制流程，包括追加計劃和急件計劃。對急件計劃不受定額控制。包括：緊急計劃輸入，急件計劃分配、緊急計劃確認(rèn)、緊急計劃執(zhí)行查詢等。

3.2修復(fù)管理

修復(fù)管理是對具有修復(fù)價值的設(shè)備備件提出修復(fù)需求，經(jīng)部門和設(shè)備管理部門審核后，與修復(fù)商簽訂合同后修復(fù)并重新進(jìn)入機(jī)旁庫使用的管理流程。修復(fù)計劃必須核算到產(chǎn)線、主機(jī)，可以按備件不同性質(zhì)單列核算。包括修復(fù)計劃輸入、修復(fù)計劃審核、修復(fù)計劃修改、修復(fù)合同簽訂、修復(fù)合同確認(rèn)、合同評議輸入、合同評議確認(rèn)、修復(fù)合同修改、修復(fù)合同修改確認(rèn)、修復(fù)計劃執(zhí)行查詢、修復(fù)統(tǒng)計等。

3.3供方及質(zhì)量管理

包括新增供方申請流程、合格供方審批流程、合格供方質(zhì)量評價管理、供方質(zhì)量異議管理、供應(yīng)商有效期加鎖與解鎖管理、供方供應(yīng)情況統(tǒng)計管理等。

3.4庫房管理（機(jī)旁庫管理）

針對采購需求計劃的到貨領(lǐng)用、修復(fù)回收件、修復(fù)完成的備件等要在機(jī)旁庫入庫處理，上機(jī)安裝要辦理出庫處理等。機(jī)旁庫備件以設(shè)備管理碼識別到產(chǎn)線、主機(jī)設(shè)備。包括一級庫（采購庫）庫存明細(xì)查詢、配送申請?zhí)幚?、配送申請確認(rèn)、入庫單填寫、確認(rèn)入庫、出庫單輸入、退庫、內(nèi)轉(zhuǎn)、循環(huán)件上機(jī)、入庫查詢、出庫查詢、動態(tài)收發(fā)存統(tǒng)計等。

3.5定額管理

制定計劃定額、采購定額、儲備定額、消耗定額、零庫存或關(guān)鍵備件的管理控制流程。包括定額消耗定額輸入、消耗定額確認(rèn)、消耗定額跟蹤查詢、計劃定額輸入、計劃定額確認(rèn)、計劃定額跟蹤查詢、采購定額輸入、采購定額確認(rèn)、采購定額跟蹤統(tǒng)計查詢、零庫存及關(guān)鍵備件定額處理、關(guān)鍵備件定額執(zhí)行情況統(tǒng)計等。

3.6系統(tǒng)維護(hù)

對用戶權(quán)限、主機(jī)編碼、產(chǎn)線工序編碼、設(shè)備備件編碼、備件等級編碼、用途性質(zhì)編碼、部門等相關(guān)內(nèi)容的定義。

4系統(tǒng)特點

系統(tǒng)操作方便簡潔，具有人性化的界面。實現(xiàn)全局?jǐn)?shù)據(jù)共享和流程控制。受到用戶的一致好評。

根據(jù)公司備件管理資金使用性質(zhì)和核算方式，對備件性質(zhì)從計劃到消耗閉環(huán)控制和核算。每一個備件都必須按產(chǎn)線、主機(jī)核算，對控制各產(chǎn)線主機(jī)的單耗和定額提供信息支撐。嚴(yán)格控制備件編碼管理，保證備件唯一性。嚴(yán)格定額控制管理，計劃審批超月定額10%，超過年定額不能繼續(xù)追加審批量，確保定額計劃執(zhí)行完成。

實現(xiàn)了備件從計劃申請、審批、采購、到貨入庫、庫房、領(lǐng)用、機(jī)旁庫、消耗的閉環(huán)管理，達(dá)到了信息流和工作流統(tǒng)一。

篇7

關(guān)鍵詞：人力資源管理系統(tǒng)；功能流程；Visual studio 2008；C/S

1 背景和意義

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，公司、企業(yè)的分工越來越細(xì)化，部門之間的聯(lián)系也越來越多，進(jìn)行人事管理時，傳統(tǒng)的手工管理方式就會出現(xiàn)許多弊端，增加了企業(yè)管理的復(fù)雜度，大大降低了管理效率，因此本系統(tǒng)的目標(biāo)是實現(xiàn)祁南礦人力資源管理的網(wǎng)絡(luò)化、一體化管理，從而提高企業(yè)的工作效率。根據(jù)一直以來的工作觀察發(fā)現(xiàn)目前人力資源管理存在以下不足：

1）由于公司員工人數(shù)眾多，從總公司到下屬基層單位共計上千人，在查詢、更新、維護(hù)員工信息時需要翻閱大量資料，從而增加了管理人員的工作量，降低了工作效率。

2）由于公司內(nèi)部各個部門采用不同的管理系統(tǒng)，造成了公司內(nèi)部數(shù)據(jù)格式的不兼容。為了有效解決上述問題，該電力公司決定建立一套人力資源管理信息系統(tǒng)，以實現(xiàn)對人事信息管理的實時監(jiān)控。

3）公司內(nèi)部經(jīng)常會有人事調(diào)整，當(dāng)員工所在的部門發(fā)生變動時，很容易因為管理人員的疏忽造成員工信息的遺漏、丟失，或者同一個員工的信息重復(fù)出現(xiàn)在不同的部門當(dāng)中，會給信息管理造成混亂。

4）公司不同部門對于員工不同的管理模式，給員工的考核及財務(wù)部門的工資核算工作帶來很大困難。

為了克服以上種種弊端，提高員工工作效率和精簡員工數(shù)量，在研究人力資源發(fā)展過程中提出一種人力資源管理系統(tǒng)。

該人力資源系統(tǒng)包括個人管理、人事管理、招聘管理、培訓(xùn)管理、保險管理、績效管理、薪酬管理和系統(tǒng)的總體管理模塊。

2 系統(tǒng)的概述

人力資源管理系統(tǒng)是第三代人力資源管理系統(tǒng)，特點是從人力資源管理的角度出發(fā)，用集中的數(shù)據(jù)庫將幾乎所有與人力資源相關(guān)的數(shù)據(jù)（如薪資福利、招聘、個人職業(yè)生涯的設(shè)計、培訓(xùn)、職位管理、績效管理、崗位描述、個人信息和歷史資料）統(tǒng)一管理起來，形成了集成的信息源。友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報表生成工具、分析工具和信息的共享使得人力資源管理人員得以擺脫繁重的日常工作，集中精力從戰(zhàn)略的角度來考慮企業(yè)人力資源規(guī)劃和政策。

3 系統(tǒng)功能分析及規(guī)劃

3.1 系統(tǒng)模塊簡要介紹

人力資源管理中有很多不同的角色，因此系統(tǒng)設(shè)置了有七個操作權(quán)限，分別是：管理員、普通用戶、部門經(jīng)理、人事專員、人事經(jīng)理、總經(jīng)理、財務(wù)專員。其中管理員的權(quán)限是最大。

3.2 系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程圖

人力資源管理系統(tǒng)模塊

人力資源管理系統(tǒng)模塊業(yè)務(wù)流程如下：

管理員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：系統(tǒng)配置。

普通員工能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：員工添加，合同簽訂，提交任務(wù)，查看系統(tǒng)消息，發(fā)送用戶消息，查看接收消息，調(diào)配申請，離職申請，獎懲申請等。

部門經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：新員工錄用審批，任務(wù)，審批任務(wù)，調(diào)配申請表審批，離職申請表審批，培訓(xùn)需求添加，加班申請審批，請假申請審批，獎懲審批，獎懲公告，合同終止，合同續(xù)簽等。

人事專員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：公司信息配置，設(shè)計組織結(jié)構(gòu)，部門信息添加，保存組織當(dāng)前結(jié)構(gòu)形式，薪級添加，崗級添加，查看當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)圖，人員需求添加，人力資源預(yù)算添加，招聘計劃添加，簡歷添加，新員工報到，新員工合同簽訂，新員工合同制定，員工保險基數(shù)設(shè)置，培訓(xùn)規(guī)章制度添加，培訓(xùn)課程添加，培訓(xùn)需求回復(fù)等。

人事經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：培訓(xùn)計劃制定，培訓(xùn)費(fèi)用申請，考勤類型添加，員工班次管理，考核方法管理，制定考核模版，員工考核模版，保險基數(shù)添加，保險比例添加，發(fā)薪時間配置，發(fā)薪城市配置，發(fā)薪項目添加，崗位薪酬模版設(shè)置，員工薪酬模版設(shè)置，工資稅率配置，工資匯總等。

總經(jīng)理能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：人員需求審批，人力資源預(yù)算審批，招聘審批，簡歷審批，培訓(xùn)計劃審批，人事資料報表查看，員工工資報表打印，員工報稅表打印和人才市場服務(wù)商信息查看修改等。

財務(wù)專員能夠?qū)崿F(xiàn)的功能如下：培訓(xùn)費(fèi)用審批，招聘費(fèi)用審批，工資發(fā)放，工資成本匯總，招聘費(fèi)用匯總，人力資源規(guī)劃結(jié)算等。

3.3 系統(tǒng)功能流程圖

通過業(yè)務(wù)流程的介紹，我們已經(jīng)大概了解這三大模塊的業(yè)務(wù)流程情況，根據(jù)業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步描述系統(tǒng)功能流程圖：

1）系統(tǒng)設(shè)置，包括基礎(chǔ)信息配置、用戶管理、權(quán)限管理、合同模板、費(fèi)用類型配置、流程信息配置，基礎(chǔ)信息配置主要是介紹一個公司的簡介、創(chuàng)始人、創(chuàng)辦歷史以及發(fā)展史等，用戶相關(guān)信息進(jìn)行管理；權(quán)限管理主要是對用戶權(quán)限的分配。

2）組織設(shè)計，包括組織機(jī)構(gòu)配置、部門信息配置、職位信息配置、職級信息配置、崗位信息配置、部門員工信息、組織設(shè)計結(jié)構(gòu)圖（保存當(dāng)前組織結(jié)構(gòu)，查看組織結(jié)構(gòu)圖），主要是對公司內(nèi)部結(jié)構(gòu)的介紹，包括公司內(nèi)部的組織結(jié)構(gòu)、包含部門已有部門職位人員信息等。

3）人事管理，包括員工信息，合同管理（我的合同簽訂，合同添加，合同終止，合同續(xù)簽），免職申請，調(diào)入申請，調(diào)出申請，變動申請，轉(zhuǎn)職申請，掛職申請，回避申請，離職申請，辭退申請，離休管理 ，退休管理，強(qiáng)制退休管理，主要是公司員工基本信息的管理，員工信息的添加刪除修改，以及員工信息轉(zhuǎn)換成Word文檔進(jìn)行打印，公司員工的變動等。

4）考勤管理，包括考勤類型維護(hù)、排班管理（排班管理，員工班次管理）、加班管理（加班申請，加班審批）、請假管理（請假申請，請假審批）、考勤數(shù)據(jù)添加（考勤數(shù)據(jù)錄入，考勤數(shù)據(jù)添加）、考勤匯總，主要是員工出勤情況，加班情況，請假申請等等一些功能。

5）招聘管理，包括招聘需求、招聘計劃（招聘計劃制定，招聘計劃審批）、崗位（招聘計劃崗位，招聘計劃暫停，招聘計劃重新，招聘計劃停止）、工作申請審批（簡歷添加，簡歷審批）、甄選（考試審批，復(fù)試審批，面試審批，決策審批）、體檢、錄用信息，新員工報到（新員工報到，新員工錄用，新員工合同簽訂，新員工合同查看）、錄用評估、費(fèi)用管理（費(fèi)用申請，費(fèi)用審批）、人才庫維護(hù)。主要是熟悉招聘的整個流程，包括簡歷篩選、成功招聘人員信息，新員工的錄用與報到等等。

6）保險管理，包括保險基數(shù)管理、保險比例管理、職位保險基數(shù)管理、職位保險比例管理、員工保險管理（員工保險基數(shù)編輯，員工繳納統(tǒng)計，福利配置，員工福利管理，報銷醫(yī)療項目配置，醫(yī)療報銷申請審批，醫(yī)療報銷匯總）。

7）薪酬管理，包括薪酬配置（發(fā)薪時間配置，發(fā)薪城市）、四舍五入配置、薪酬項目、職位薪酬模板、員工薪酬模板、工資稅率配置、工資提交。采用最簡單的工資計算方法，月工資=基本工資+加班工資-請假（曠工罰款）+額外工資-應(yīng)繳稅款，計算出每個月員工的工資，工資發(fā)放時間制定管理等等。

8）培訓(xùn)管理，包括培訓(xùn)機(jī)構(gòu)管理、基礎(chǔ)資料管理（培訓(xùn)制度管理，培訓(xùn)課程管理）、培訓(xùn)需求管理（添加培訓(xùn)需求，培訓(xùn)需求回復(fù)）、培訓(xùn)計劃管理（培訓(xùn)計劃制定，培訓(xùn)計劃審批）、培訓(xùn)日程管理、培訓(xùn)效果管理、培訓(xùn)費(fèi)用管理（培訓(xùn)費(fèi)用申請，培訓(xùn)費(fèi)用審批）。主要是制定培訓(xùn)項目、內(nèi)容、培訓(xùn)費(fèi)用，然后提出培訓(xùn)需求申請，得到審批之后進(jìn)行培訓(xùn)。

9）績效管理，包括考核方法管理、職位考核模板、員工考核模板、考核執(zhí)行、考核表管理、分析統(tǒng)計。主要是對員工工作努力程度的監(jiān)督，員工工作優(yōu)劣的評審，員工的內(nèi)部提升，員工工資的増降等的依據(jù)系統(tǒng)，主要是采用了360度績效考核管理方法。

10）獎懲管理，包括獎勵管理（獎勵申請，獎勵申請審批）、懲罰管理（懲罰申請，懲罰申請審批）、公告（獎勵公告、懲罰公告）。主要是對員工加班、員工曠工、員工的突出業(yè)績、員工職位遷升等獎勵和懲罰制度的制定和審核，也為員工工資的額外工資提供了部分依據(jù)。

11）職業(yè)生涯規(guī)劃，包括職業(yè)生涯制定、職業(yè)生涯評價。主要是員工對自己的職位方向的定位，主要體現(xiàn)在自己簡歷的填寫和簡歷投遞公司方面，督促工作中職業(yè)方面的學(xué)習(xí)和自身能力提升的學(xué)習(xí)和分享。

12）人力資源規(guī)劃，包括組織戰(zhàn)略制定、人員需求分析（人員需求分析添加，人員需求分析審批）、人力資源供給分析、人力資源預(yù)算（人力資源預(yù)算添加，人力資源預(yù)算審批）、工作分析、工作評價。這部分主要是對公司新一年的活動預(yù)算的估計和已結(jié)束工作的總結(jié)和回顧。

13）成本中心管理，包括工資成本管理（工資發(fā)放，員工工資變遷，工資成本匯總）、培訓(xùn)費(fèi)用管理（培訓(xùn)費(fèi)用審批，培訓(xùn)費(fèi)用匯總）、招聘費(fèi)用管理（招聘費(fèi)用審批，招聘費(fèi)用匯總）、人力資源規(guī)劃結(jié)算（人力資源規(guī)劃結(jié)束，人力資源規(guī)劃歸檔）。

14）報表管理，包括人事資料報表、員工工資報表、報稅表。其中人事資料報表是生成Word文檔用打印使用；員工工資報表、報稅表都是按要求直接生成水晶報表，以方便打印、查看和比較。

4 系統(tǒng)的開發(fā)與實現(xiàn)

常用的信息系統(tǒng)的開發(fā)方法有生命周期法、原型方法、面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法等。在實際的工作中，我們考慮到該系統(tǒng)功能比較明確，而且所選用的開發(fā)工具和數(shù)據(jù)庫的功能較為強(qiáng)大。因此采用了原型的方法進(jìn)行系統(tǒng)的開發(fā)。根據(jù)用戶的要求，并結(jié)合現(xiàn)代管理理論，提出原型，在運(yùn)行系統(tǒng)的運(yùn)行中對之不斷改進(jìn)，形成功能較為完備、滿足實際需要的信息系統(tǒng)。

按照以管理者及員工為對象、以企業(yè)人力資源管理流程為線索，建立人員管理的綜合信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)人力資源的計算機(jī)動態(tài)管理。根據(jù)實際情況并結(jié)合當(dāng)今流行的開發(fā)環(huán)境，系統(tǒng)采用C/S結(jié)構(gòu)，在服務(wù)器端采用Windows XP網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)、SQL server2005數(shù)據(jù)庫，客戶端采用Windows XP操作系統(tǒng)、Visual Studio2008為開發(fā)工具。

4.1 數(shù)據(jù)庫表格設(shè)計

一個數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中包含許多張數(shù)據(jù)表，每一張表包含若干個字段，每個字段規(guī)定相應(yīng)的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)長度，在規(guī)定的范圍內(nèi)存儲相應(yīng)的數(shù)據(jù)項。

數(shù)據(jù)表之間存在一對一、一對多、多對多的聯(lián)系，為了充分利用數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表，必須設(shè)定好表與表之間的聯(lián)系。以員工和部門為例，員工信息表和部門信息表，一個部門可以擁有多個員工，但是一個員工只能屬于一個部門。

系統(tǒng)使用的過程中涉及的用戶表結(jié)構(gòu)如圖2所示：

4.2 數(shù)據(jù)錄入標(biāo)準(zhǔn)化

人力資源信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是十分關(guān)鍵的。為了保證錄入的規(guī)范性，減少人為的工作誤差，系統(tǒng)根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)建立標(biāo)準(zhǔn)的錄入字段，另一方面為了解決單位情況的特殊性和可擴(kuò)展性，將某些錄入字段建立代碼表，以利于統(tǒng)計和維護(hù)。

4.3 數(shù)據(jù)批量處理

根據(jù)用戶的需求，建立數(shù)據(jù)之間的函數(shù)關(guān)系，使用臨時表保存臨時數(shù)據(jù)，并大量使用存儲過程，減輕網(wǎng)絡(luò)負(fù)擔(dān)，從而保證數(shù)據(jù)批量處理的完整性和正確性。如實現(xiàn)了給相同級別的員工一次性全部調(diào)整工資、津貼等。

4.4 報表的輸出

Visual studio 2008開發(fā)工具內(nèi)部自帶水晶報表的生成工具，因此文中的員工工資報表、報稅表都能按照需求很快捷方便的打印出來，同時可按字段任意排序。

特別地運(yùn)用了控件，并可實現(xiàn)一表多字段任選打印輸出，進(jìn)一步方便了決策。

5 系統(tǒng)測試與運(yùn)行

系統(tǒng)在測試和運(yùn)行過程中能夠充分滿足老師和學(xué)生的使用要求，關(guān)于申請表格填寫方面的一些要求還需要給出提示填寫要求以滿足能夠成功提交申請得到審批。

6 結(jié)束語

該系統(tǒng)從構(gòu)思研究、需求分析到完成，歷時半年的應(yīng)用實踐，對于提升人力資源管理的效率和水平，有著明顯的效果。

1）注重理論聯(lián)系實際，能夠滿足企業(yè)完全實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)一體化、信息化的要求，減少了人員在崗位上的需求量，為公司減少開支，帶來便利；

2）以簡單的步驟實現(xiàn)復(fù)雜功能，使用者能夠由淺入深、循序漸進(jìn)地幫助員工熟悉整個工作流程；

3）提供了模塊級、功能級等授權(quán)功能，方便企業(yè)根據(jù)實際管理需求設(shè)置員工權(quán)限；

4）提供了報表轉(zhuǎn)換成WORD，方便用戶轉(zhuǎn)換和共享信息資源。

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篇8

【關(guān)鍵詞】 審批流程;預(yù)算管理;管理效率

2008年10月15日,我國原兩大電信運(yùn)營商中國聯(lián)通公司、中國網(wǎng)通公司合并成立中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司,東莞市分公司(以下簡稱東莞聯(lián)通公司)是中國聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司在廣東的分支機(jī)構(gòu)。

公司合并重組后,經(jīng)營模式發(fā)生了一定的變化,原有的審批流程和預(yù)算管理的方式及內(nèi)容也要隨之改變。為實現(xiàn)合并后公司的高效運(yùn)營,形成預(yù)算管理對公司經(jīng)營活動的有效支持,從2009年開始,東莞聯(lián)通公司在省公司財務(wù)部的指導(dǎo)下,進(jìn)行了一場預(yù)算管理的變革,著力通過改進(jìn)經(jīng)濟(jì)事項的審批流程,實現(xiàn)以現(xiàn)金流量為重點的全面預(yù)算管理,平衡管理成本、效率、效益之間的關(guān)系,提高公司經(jīng)營和投資活動的整體效率。

一、東莞聯(lián)通公司經(jīng)濟(jì)事項審批流程優(yōu)化的主要內(nèi)容

本次預(yù)算管理與控制優(yōu)化的重點是立足公司實際,修改審批流程,簡化項目管理過程中經(jīng)濟(jì)事項的審批環(huán)節(jié),采取分級管理與控制方式,提高運(yùn)營效率,促進(jìn)公司整體戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)。

(一)優(yōu)化目的:權(quán)責(zé)統(tǒng)一,提升效率,釋放活力

公司重組合并后,原有的審批體制已無法適應(yīng)公司新的戰(zhàn)略需要,尤其是準(zhǔn)利潤中心機(jī)制和費(fèi)用承包機(jī)制的建設(shè)迫切需要改革現(xiàn)有的審批機(jī)制。為此,公司進(jìn)一步強(qiáng)化一線和主要管理部門對各項支出的直接管控責(zé)任,在集權(quán)的基礎(chǔ)上,也強(qiáng)調(diào)分權(quán)、分流審批工作量,把權(quán)限下放給各個職能部門,為各級管理者松綁,形成權(quán)責(zé)統(tǒng)一、明晰高效的工作機(jī)制。

(二)優(yōu)化思路:簡潔明晰、風(fēng)險可控

預(yù)算管控分為事前、事中和事后三個階段。本次優(yōu)化的思路在于逐本溯源,從鏈條的起點開始著手,強(qiáng)化事前管控,減少和簡化事后的管控。在平衡好集權(quán)與分權(quán)的前提下,集中主要資源解決大額、非經(jīng)常性支出的審批;簡化小額、經(jīng)常性支出的審批。

(三)優(yōu)化要點:放管結(jié)合

集權(quán)容易導(dǎo)致效率低下,而過度的分權(quán)也容易導(dǎo)致混亂、舞弊等行為的發(fā)生,因此如何在預(yù)算額度內(nèi)實現(xiàn)兩者的平衡,促進(jìn)業(yè)務(wù)發(fā)展是本次優(yōu)化的要點。

1.集權(quán)。集權(quán)主要體現(xiàn)兩個層面:一是無論資本性開支還是運(yùn)營支出,都納入預(yù)算管理范疇,包括話費(fèi)公免等無現(xiàn)金流經(jīng)濟(jì)事項;二是符合一定條件的項目,必須由管理層在事前審批后方可實施。這些規(guī)范流程的實施,實現(xiàn)了全面集中管理。

2.放權(quán)。在集權(quán)的前提下,還設(shè)定了一定程度的分權(quán)管理。各區(qū)域分公司對預(yù)算范圍內(nèi)的項目有自我支配權(quán);另外,作為成本費(fèi)用管控的第一責(zé)任部門計財部,承擔(dān)70%左右的付款終審權(quán)(按筆數(shù)計)。統(tǒng)計顯示,新的管控辦法實施后,公司管理層審批量較過去下降了一半以上,這也從一個側(cè)面證明了放權(quán)的力度和效果。

3.管控。在預(yù)算控制方面,嚴(yán)禁延后報銷行為與拆分項目規(guī)避審批行為,加強(qiáng)內(nèi)部審計與支出效益評估,同時建立獎勵機(jī)制,鼓勵節(jié)約,避免為用完預(yù)算而刻意安排項目的現(xiàn)象發(fā)生。

二、經(jīng)濟(jì)事項審批流程的優(yōu)化提高了審批效率和管理質(zhì)量

(一)明確了業(yè)務(wù)流程

需要審批的經(jīng)濟(jì)事項如表1所示。公司日常經(jīng)濟(jì)事項主要包括經(jīng)營性支出、資本性支出和一般管理費(fèi)用,這些支出都需要進(jìn)行預(yù)算和審批。這些日常經(jīng)濟(jì)事項繁瑣而雜亂,需要一定的流程管理進(jìn)行規(guī)范。優(yōu)化后的經(jīng)濟(jì)事項審批流程如圖1所示。

新流程明確了哪些經(jīng)濟(jì)事項需要事前申請,明確了項目申請、比議價、招標(biāo)事前申請、事后結(jié)果確定和付款時需審批哪些環(huán)節(jié),以及合同審批流程和不同情況下的合同簽署人,明確了特殊經(jīng)濟(jì)事項如預(yù)算追加、調(diào)整的流程,行政公免業(yè)務(wù)審批流程以及商退卡退押金等特殊業(yè)務(wù)的審批流程等。這些流程的明確,保證了預(yù)算管控的順利實施。

(二)提高了預(yù)算管理效率

1.著力事前,簡化事后

項目實施前,預(yù)算剛性控制與多層次審批流程控制雙管齊下。預(yù)算剛性控制是指項目必須有預(yù)算,沒有預(yù)算或預(yù)算不足的項目原則上不能實施。確實為生產(chǎn)經(jīng)營必須開展的項目,無預(yù)算的,按調(diào)整或追加預(yù)算流程進(jìn)行審批,至少簽至分管副總經(jīng)理;多層次審批流程控制是指比議價、招標(biāo)、合同等事項審批不僅要經(jīng)過相關(guān)管理部門,而且至少要簽至分管副總經(jīng)理,以保證項目的必要性、可行性與經(jīng)濟(jì)性在事前得到有效把控。

項目實施后,付款時實施嚴(yán)格的財務(wù)控制。項目計劃付款時,把控要點更多地限于財務(wù)規(guī)則方面,如項目是否具備付款條件、結(jié)算金額是否準(zhǔn)確、單據(jù)是否合規(guī)合法等,規(guī)定“金額較小、筆數(shù)較多”的項目付款時簽至計財部即可。一方面保證了大額項目的嚴(yán)格把控;另一方面保證了審批效率。

2.著力大額非經(jīng)常性支出審批,簡化小額經(jīng)常性支出審批

從表2中的詳細(xì)數(shù)據(jù)可以看出:在優(yōu)化改革前各項目的審批至少簽至分管副總處,大大加重了分管副總和總經(jīng)理的責(zé)任和負(fù)擔(dān)。新流程實施后,項目審批時,由于資本性支出項目一般金額較大,要求至少審批至分管副總經(jīng)理處,而運(yùn)營性項目作了很多相應(yīng)的調(diào)整?？傮w原則是在風(fēng)險可控的條件下提高運(yùn)營效率;比議價、招標(biāo)以及合同審批時,由于進(jìn)入比議價和招標(biāo)、合同審批流程的項目,一般金額較大,故規(guī)定必須簽至總經(jīng)理處。付款時,資本性支出項目和運(yùn)營項目根據(jù)金額的不同簽至計財部、分管副總和總經(jīng)理處。簡化了小額經(jīng)常性支出的審批流程,可由計財部自行審批,從而較大程度地減輕了分管副總經(jīng)理和總經(jīng)理的負(fù)擔(dān),也提高了審批效率。

3.對區(qū)域分公司全面放權(quán)

項目審批時,對區(qū)域分公司進(jìn)行了全面的放權(quán)(見表3)。營業(yè)費(fèi)用方面,舊流程規(guī)定, 0.3萬元~0.5萬元的項目需審批到分管副總經(jīng)理;大于0.5萬元的,需審批至總經(jīng)理。新流程實施后,預(yù)算內(nèi)的營業(yè)費(fèi)用和其它管理性成本費(fèi)用,都由區(qū)域分公司自行安排。特殊情況下,需要調(diào)整或追加預(yù)算的,由對口部門從機(jī)動預(yù)算中予以解決,從而在較大程度上提高了區(qū)域公司的自。付款時,過去需要分管副總經(jīng)理簽字的付款,根據(jù)新流程,只要單筆付款在1萬元以下,簽至計財部即可。

所有這些流程的實施,一方面保證了公司管理層的控制權(quán);另一方面也保證了區(qū)域公司的自,優(yōu)化了審批流程,提高了工作效率。

三、小結(jié)

本次審批流程優(yōu)化,遵循了公司治理的基本原理,明確企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)與價值觀,實現(xiàn)了公司資源的合理配置,平衡了集權(quán)與分權(quán)的尺度。在統(tǒng)一管控的前提下,賦予下屬員工及部門更多的行動自由和責(zé)任。在結(jié)構(gòu)控制方面,強(qiáng)化了預(yù)算管理的流程化和網(wǎng)格化。在實施時,通過標(biāo)準(zhǔn)流程和快速的信息系統(tǒng)之間的對接,提升了管理效率。這種預(yù)算管理模式并不意味著采用新的工具或者技術(shù),而是在逐步的實施中,形成一套具有聯(lián)通特色的管理哲學(xué),幫助企業(yè)有效實現(xiàn)整體戰(zhàn)略目標(biāo),這才是預(yù)算管理的最終目的。

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篇9

摘要：物資采購是企業(yè)采購過程中的一個核心環(huán)節(jié)，同時也是企業(yè)成本控制的重要環(huán)節(jié)，如果管理不當(dāng)，容易產(chǎn)生循私舞弊，以次充好的不正?，F(xiàn)象，嚴(yán)重侵蝕企業(yè)的經(jīng)營利潤，甚至影響企業(yè)的發(fā)展。做好采購過程中的風(fēng)險控制，是企業(yè)生存與發(fā)展的必然需要，實踐中總結(jié)出采購過程中相關(guān)風(fēng)險控制及行之有效的方法給企業(yè)帶來了一定的經(jīng)濟(jì)效益，各企業(yè)要根據(jù)自己的生產(chǎn)方式制定一套行之有效的采購內(nèi)部控制制度并付諸實施.

關(guān)鍵詞 ：企業(yè)采購過程；內(nèi)部控制；方法應(yīng)用

全面梳理采購流程并制定采購管理制度，是控制采購風(fēng)險的根本，制度建設(shè)的作用是保證采購業(yè)務(wù)能順利開展，使企業(yè)的采購業(yè)務(wù)能有章可循，通過制度來規(guī)范自己的采購行為，做到責(zé)權(quán)利的有效平衡。根據(jù)《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第七號—采購業(yè)務(wù)》對采購流程描述中顯示，采購過程基本可分為申購、審批、購買、驗收、付款和采購后評估六個環(huán)節(jié)，在實際采購業(yè)務(wù)中，要明確相關(guān)部門的采購職責(zé)及相關(guān)權(quán)限，避免多頭采購和重復(fù)采購。對采購經(jīng)辦人員實行定期崗位輪換制度，將執(zhí)行線與監(jiān)督線相互分離。下面就采購過程中的內(nèi)部控制進(jìn)行總結(jié)，以探討采購內(nèi)部控制在企業(yè)采購過程中發(fā)揮的作用。

一、申購環(huán)節(jié)

采購控制流程，是整個采購控制過程的源頭，企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立采購申請制度，依據(jù)采購物資的不同類型，確定相應(yīng)的申購部門。明確相應(yīng)部門的職責(zé)權(quán)限及審批程序。在執(zhí)行采購計劃前，根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營目標(biāo)及生產(chǎn)進(jìn)度，進(jìn)行采購預(yù)算的編制和審批。嚴(yán)格控制超預(yù)算及預(yù)算外的采購，對于超預(yù)算及預(yù)算外的采購業(yè)務(wù)，應(yīng)先履行預(yù)算的調(diào)整程序，再辦理請購手續(xù)。請購業(yè)務(wù)由需求部門依據(jù)庫存量及用料預(yù)算量填寫請購單，并注明物料的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量及需求日期等，經(jīng)請購部門匯總并審核通過后，統(tǒng)一交由采購部門進(jìn)行采購。

二、審批環(huán)節(jié)

審批環(huán)節(jié)貫穿著采購業(yè)務(wù)全過程，從采購申請到合同簽訂最后到貨款支付都要明確審批人制度，使得執(zhí)行部門與監(jiān)督部門并存，達(dá)到權(quán)責(zé)利有機(jī)統(tǒng)一。因此在這一環(huán)節(jié)，權(quán)利人簽字蓋章是事后采購檢查的重要書面材料，也是區(qū)分責(zé)任的主要依據(jù)。使得權(quán)利人在行使權(quán)利的同時，增加了審核把關(guān)責(zé)任。請購審批，使用部門負(fù)責(zé)人對采購申請計劃進(jìn)行匯總審核，對異常采購及頻繁采購的物資應(yīng)嚴(yán)格控制，對臨時采購急件應(yīng)通知采購部門即刻實施采購，事后補(bǔ)辦審批程序；合同審批，在確定合格供應(yīng)商的同時，盡可能使用本公司的合同版本合同與供應(yīng)商簽訂采購合同，審批時，對合同的主要條款應(yīng)重點審核：包括供應(yīng)商、采購數(shù)量、價格、質(zhì)量要求及付款方式。同時要求采購人員簽訂一份質(zhì)量價格承諾書，作為合同的附件，以減少企業(yè)的采購風(fēng)險；付款審批，根據(jù)完善的采購過程形成的相關(guān)書面資料及合同付款日，及時辦理付款審批，是企業(yè)誠信經(jīng)營的重要保證。

三、購買環(huán)節(jié)

采購實施是以審批后的請購單為依據(jù)，此采購實施過程包括確定供應(yīng)商、采購價格和簽訂采購合同。它是整個采購過程中的核心工作，也是采購控制的主要環(huán)節(jié)。因此在實際采購業(yè)務(wù)前，按照采購內(nèi)控制度規(guī)定，建立科學(xué)的供應(yīng)商評估及準(zhǔn)入制度，確定合格供應(yīng)商清單，建立供應(yīng)商管理信息系統(tǒng)。對供應(yīng)商提供的物資的質(zhì)量、價格、供貨及時性及經(jīng)營狀況等實時管理和綜合評價，并根據(jù)評價結(jié)果合理選擇供應(yīng)商。對供應(yīng)商的動態(tài)管理，不僅是采購部門的責(zé)任，更是企業(yè)內(nèi)部各相關(guān)部門的共同責(zé)任。通過采購部門對供應(yīng)商信用及市場價格的監(jiān)控，使用部門對物資質(zhì)量的監(jiān)督，財務(wù)部門對采購價格的評價，不同的信息匯總可以對供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)勝劣汰的調(diào)整，從而降低采購成本。同時加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門間的合作與交流，形成制衡機(jī)制，避免與供應(yīng)商的長期合作帶來的采購風(fēng)險。合理的采購定價機(jī)制也是確保采購價格合理的重要保證。大宗物資采購應(yīng)通過招標(biāo)方式，合理確定招標(biāo)范疇、標(biāo)準(zhǔn)、實施程序和招標(biāo)規(guī)則，并形成主次供應(yīng)格局，一般物資采購應(yīng)采用詢比價方式，同時避免貨比三家資料流于形式。對零星的物資采購可執(zhí)行定點采購，并定期進(jìn)行輪換。采購合同的簽訂，必須履行審批程序，對于大宗及重要的物資必須簽訂采購合同。原則上合同條款由我方擬定，用戶提供合同條款須經(jīng)法律顧問審核，并按照合同法規(guī)進(jìn)行操作。合同應(yīng)連續(xù)編號，并一式幾份，供應(yīng)商和采購部門各一份，財務(wù)部門一份作為采購付款的依據(jù)。

四、采購驗收環(huán)節(jié)

采購貨物到達(dá)后，倉庫部門和質(zhì)量管理部門要對照合同或訂單對貨物數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量及相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行驗收，難以在規(guī)定時間內(nèi)完成驗收的，要列入合同條款確定驗收時間，對公司不具備檢驗?zāi)芰蜔o質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的物資，采購部門在與供應(yīng)商簽訂采購合同時應(yīng)同時簽訂《質(zhì)量價格承諾書》，同時可委托無利益關(guān)聯(lián)的第三方進(jìn)行抽檢。檢驗合格后開具入庫單辦理入庫手續(xù)。對質(zhì)量不符合承諾或合同標(biāo)準(zhǔn)的，質(zhì)管部門應(yīng)將檢測報表反饋給采購部門，采購部門根據(jù)庫存情況、市場行情初步確定是退貨還是讓步接收。確定退貨的，由采購員辦理退貨相關(guān)手續(xù)，需要讓步接收的由采購員填寫《讓步接收申請單》并附檢測報告，報使用部門審批。使用部門對讓步接收及接收體格進(jìn)行批復(fù)，批復(fù)件一份送財務(wù)部門作為采購結(jié)算的依據(jù)，另一份送質(zhì)管部門作為重點質(zhì)量跟蹤的依據(jù)。

五、付款環(huán)節(jié)

貨物入庫后，倉管人員將辦妥的入庫單連同貨物發(fā)票及運(yùn)輸發(fā)票送采購部門，采購部門審核簽章后連同用款聯(lián)系單送財務(wù)部門審核。財務(wù)部門對照合同及采購部門遞交的付款資料進(jìn)行審核。審核無誤后作為入賬的依據(jù)。同時按照合同付款時間支付貨款。出納在辦理付款手續(xù)時要對付款審批程序、付款方式和付款時間進(jìn)行最后審核。減少不必要的資金損失和信用損失。

六、會計控制

企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對購買、驗收、付款業(yè)務(wù)的會計系統(tǒng)控制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、采購申請、采購合同、采購運(yùn)輸、驗收記錄、退貨或讓步接收情況、款項支付情況，做好采購業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)的記錄，確保會計記錄和采購記錄與倉儲記錄核對一致。財務(wù)部門每月要與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對，并通過函證等方式，定期向供應(yīng)商寄發(fā)對賬函并取對方確認(rèn)的對賬單，審核其余額是否與應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款，應(yīng)付票據(jù)相一致，對余額不一致要及時查明原因，報上級部門批準(zhǔn)后，作相應(yīng)調(diào)整。

七、采購審計制度

采購過程結(jié)束后，企業(yè)必須做好全過程的記錄和信息化管理，確保采購過程的跟蹤審計監(jiān)督。審計監(jiān)督部門需對采購全過程進(jìn)行監(jiān)控，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對未經(jīng)申購審批擅自采購的，由采購員承擔(dān)采購損失，對申購部門多申報造成庫存積壓物資半年以上需處理的，按處理損失額承擔(dān)責(zé)任。質(zhì)量檢驗部門對檢驗失職，把關(guān)不嚴(yán)造成損失的，由質(zhì)檢部門承擔(dān)現(xiàn)責(zé)任。對采購價格高于市場價格形成的差額，由采購部門同供應(yīng)商協(xié)商處理。視挽回?fù)p失情況對采購人員進(jìn)行相關(guān)追責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞： 廣州地鐵；委外項目；合同管理； 思考

Abstract: in recent years, the Guangzhou subway is committed to the implementation of metro equipment repair facilities outside the committee, which requires Guangzhou subway rises ceaselessly outsourcing project contract management level, perfect contract management system construction. Through in-depth analysis of Guangzhou Metro outsourcing project contract management problems and deficiencies, raise Guangzhou subway outsourcing project contract management suggestions for optimization, Guangzhou subway, perfect contract management system to provide reference.

Key words: Guangzhou subway; outsourcing project; contract management; thinking

中圖分類號：F715.4 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：2095-2104（2012）

一、委外項目合同管理概述

廣州地鐵運(yùn)營總部自2004年開始對專業(yè)設(shè)備設(shè)施的維修模式進(jìn)行探討研究，2008年開始試點一號線機(jī)電、線路設(shè)備委外維修，其他線路的機(jī)電和線路專業(yè)在2009年后相繼委外，建筑專業(yè)在2010年開始全面委外；其后總部考察小組到國內(nèi)其他城市對線路、房建、機(jī)電專業(yè)維修模式進(jìn)行考察和調(diào)研，確定了工建專業(yè)繼續(xù)推行自修+委外的模式，環(huán)電專業(yè)繼續(xù)實習(xí)委外模式，自動化專業(yè)經(jīng)研究后決定BAS/EMCS、SCADA和綜合監(jiān)控（主控）系統(tǒng)3個系統(tǒng)的維修模式由部分委外轉(zhuǎn)為立足于自主維修的模式，2012年總部結(jié)合委外維修實際經(jīng)驗大膽推行框架合同形式的新委外維修管理模式。

可見，總部專業(yè)設(shè)備設(shè)施的維修逐步走向委外模式。目前，建筑、線路、自動化、門梯、環(huán)電五個專業(yè)系統(tǒng)、設(shè)備設(shè)施約有31個委外維修項目，涉及15個維保單位，另新線處于廠家質(zhì)保期內(nèi)的約有11個電扶梯廠家、5個屏蔽門廠家，各專業(yè)從事工程項目、委外維修項目業(yè)務(wù)管理的人員約有2167人。2011-2012年廣州地鐵運(yùn)營總部維修中心委外項目約444個，已簽訂合同190個，正在進(jìn)行招標(biāo)、比選、談判的委外項目187個。

總部推進(jìn)專業(yè)設(shè)備設(shè)施委外維修以來，取得豐碩的成果的同時，也顯露出委外項目合同管理過程中存在的問題和不足，值得我們?nèi)ニ伎肌?/p>

二.合同管理過程中存在的問題和不足

1、需求的不穩(wěn)定性影響合同計劃的有序執(zhí)行

目前總部合同計劃項目從項目立項完成后開始申報合同計劃，并從需求書報批開始執(zhí)行合同計劃和考評。但是實際工作過程中，出現(xiàn)較多項目因為需求不穩(wěn)定而延誤后續(xù)操作工作。

需求的不穩(wěn)定主要體現(xiàn)在：

（1）需求編制時間長，反復(fù)修正次數(shù)多。如：狀態(tài)評估類項目，由于國內(nèi)暫無類似項目實施先例，市場不成熟，符合資質(zhì)單位較少,評估內(nèi)容和深度沒有相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和參照，主辦部門編制需求和詢價存在一定的困難，沒法明確評估的具體方式和具體工作內(nèi)容。

（2）工程量不穩(wěn)定，項目需求變動大。如：①系統(tǒng)技術(shù)支持日常修項目，工程量不明確，談判單位無法上報預(yù)算。②外中心移交的工程項目，實施工程量不準(zhǔn)確或經(jīng)常發(fā)生變動，導(dǎo)致項目需求審核時反復(fù)修改，影響合同簽訂合同。

2、繁冗的合同文件審批流程影響合同計劃的高效執(zhí)行

（1）合同文件審批耗時較長

總部自2010年8月1日開始按《關(guān)于合同管理系統(tǒng)單軌運(yùn)作的通知》執(zhí)行合同管理系統(tǒng)單軌運(yùn)作，但實際工作中合同文件單軌運(yùn)作審批流程耗時仍然較長，如招標(biāo)（比選）、澄清文件審批一般情況下耗時一個月時間，合同錄入系統(tǒng)審批耗時一個月時間，限價文件審批一般情況下耗時兩、三個月，需反復(fù)修改的文件耗時將更長，以下為某中心幾個項目各節(jié)點的具體耗時：

（2）合同文件審批人數(shù)較多

總部合同管理系統(tǒng)審批流程涉及多個部門和經(jīng)辦人員。目前合同文件、澄清文件、合同的審批流程如下：

合同文件、澄清文件、合同的審批涉及4個部門，共16位經(jīng)辦人員。當(dāng)中的每個經(jīng)辦人的審批耗時都將影響合同文件的后續(xù)審批，進(jìn)而影響整個項目的后續(xù)進(jìn)度。

3、招標(biāo)、比選失敗影響合同計劃按時簽訂合同

以維修中心為例，中心合同計劃有部分招標(biāo)、比選項目因為種種的原因而招標(biāo)、比選失敗，影響了合同計劃按時簽訂合同，2011年有29個項目因為招標(biāo)、比選失敗而延誤合同簽訂時間，2012年有10個項目因為招標(biāo)、比選失敗而延誤合同簽訂時間。

年度 2011年 2012年

招標(biāo)、比選失敗數(shù)量 29項 10項

招標(biāo)、比選失敗的原因主要：

（1）技術(shù)唯一性，技術(shù)限制性強(qiáng)；如消防設(shè)施檢測類項目，目前市場不成熟，廣東省內(nèi)具有消防主管部門審批的消防檢測資質(zhì)單位只有一家；電扶梯維保類項目，屬于特種的設(shè)備維保，為確保備件供應(yīng)及設(shè)備維保質(zhì)量界定，并根據(jù)國家質(zhì)檢總局下發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)公共交通領(lǐng)域電梯安全工作的指導(dǎo)意見，由原廠家維保。

（2）市場因素導(dǎo)致競爭性不足；如結(jié)構(gòu)狀態(tài)日常監(jiān)測類項目，其安全性要求監(jiān)測單位具有較高的監(jiān)測資質(zhì)，但市場上具有較高資質(zhì)的單位較少，難形成足夠的競爭性；APM線路維修項目，作為國內(nèi)首條地下自動輸送無人駕駛系統(tǒng)，完全不同于既有的地鐵線路，其道岔設(shè)備設(shè)施由專業(yè)公司負(fù)責(zé)供貨調(diào)試，并由中鐵十六局負(fù)責(zé)安裝，其他單位對其維修養(yǎng)護(hù)經(jīng)驗不足。

（3）項目吸引力不足、投標(biāo)人響應(yīng)不積極；如整流器、直流開關(guān)饋線電纜等設(shè)備維修，因技術(shù)要求高，滿足條件的潛在投標(biāo)人不足，即使?jié)撛谕稑?biāo)人較多但也因項目資金不高，無法吸引其參與。

另外投標(biāo)人原因也是導(dǎo)致招投標(biāo)失敗的原因之一，投標(biāo)人對地鐵招投標(biāo)程序不熟悉，投標(biāo)文件如附資料缺失或不符合評標(biāo)辦法內(nèi)規(guī)定要求等導(dǎo)致通過審查的家數(shù)不足而招標(biāo)失敗。

三、提高合同管理水平的相關(guān)建議

1、建議年度合同計劃從需求穩(wěn)定后開始執(zhí)行和考評