導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理范本，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

員工人事檔案是關(guān)于員工個人及有關(guān)方面歷史情況的材料。其內(nèi)容主要包括：

1.記載和敘述員工本人經(jīng)歷、基本情況、成長歷史及思想發(fā)展變化進(jìn)程的履歷，自傳材料;

2.員工以往工作或?qū)W習(xí)單位對員工本人優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行的鑒別和評價，對其學(xué)歷、專長、業(yè)務(wù)及有關(guān)能力的評定和考核材料;

3.對員工的有關(guān)歷史問題進(jìn)行審查、甄別與復(fù)查的人事材料;

4.記錄關(guān)于員工在所工作或?qū)W習(xí)單位內(nèi)加入黨派組織的材料;

5.記載員工違反組織紀(jì)律或觸犯國家法律而受到處分及受到各級各類表彰、獎勵的人事材料。

第二條人事檔案保密規(guī)定。

公司人事部對接收員工原單位轉(zhuǎn)遞而來的人事檔案材料內(nèi)容，一概不得加以刪除或銷毀，并且必須嚴(yán)格保密，不得擅自向外擴(kuò)散。

第三條員工個人情況變更規(guī)定。

1.員工進(jìn)入公司后，由員工本人填寫《員工登記表》，其內(nèi)容包括員工姓名、性別、出生年月、民族、籍貫、政治面目、文化程度、婚姻狀況、家庭住址、聯(lián)系電話、家庭情況、個人興趣愛好、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、特長及專業(yè)技能、獎懲記錄等項(xiàng)目。

2.項(xiàng)目內(nèi)容如有變化，員工應(yīng)以書面方式及時準(zhǔn)確地向人事部報告，以便使員工個人檔案內(nèi)有關(guān)記錄得以相應(yīng)更正，確保人事部掌握正確無誤的資料。

篇2

xx年5月18日國家事業(yè)單位登記管理局印發(fā)了《事業(yè)單位登記管理檔案管理辦法》,對登記檔案管理工作進(jìn)行了具體規(guī)范。筆者認(rèn)為，做好事業(yè)單位登記檔案管理工作，需要從以下方面著手：

一是增強(qiáng)專業(yè)性培訓(xùn)。檔案管理人員的專業(yè)知識和綜合素質(zhì)的高低，在一定程度上決定著檔案管理工作的水平。要把檔案管理列入相對穩(wěn)定的工作崗位，由專人負(fù)責(zé)登記檔案管理工作的同時，需要積極支持檔案員參加檔案現(xiàn)代化管理的理論知識和操作技能業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高檔案工作人員素質(zhì)。

目前，我市事業(yè)單位登記管理局配備了3名事登干部，具體負(fù)責(zé)311個事業(yè)單位的年檢登記、網(wǎng)上辦公、事業(yè)單位登記管理監(jiān)督和檔案管理工作，其工作量大，業(yè)務(wù)繁重，規(guī)范和提高事登檔案管理水平，筆者認(rèn)為自上而下組織專門培訓(xùn)，增強(qiáng)其專業(yè)性和穩(wěn)定性很有必要。

二是注重基礎(chǔ)性工作。登記檔案資料的完整性和真實(shí)性是體現(xiàn)檔案利用價值的關(guān)鍵所在。檔案歸檔的基礎(chǔ)性工作在于各個事業(yè)單位，我們登記管理部門需要從基礎(chǔ)抓起。

就要提高登記檔案管理人員隊(duì)伍的整體素質(zhì)，通過舉辦登記檔案管理知識培訓(xùn)班、下發(fā)事業(yè)單位登記檔案標(biāo)準(zhǔn)和范本等形式，提高登記檔案員的檔案歸檔業(yè)務(wù)知識，這樣就從源頭規(guī)范了檔案，提高了檔案標(biāo)準(zhǔn)，便于后期年審、網(wǎng)上辦公、集中進(jìn)行歸檔等各項(xiàng)工作。

篇3

公司工作年限證明范本【1】茲有我單位______同志，至______年底已累計從事______專業(yè)工作共______年。

起止年月在何單位從事何種專業(yè)工作

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

______年______月-______年______月

在我單位工作期間，該同志遵守國家和地方的法律、法規(guī)，無任何違反職業(yè)道德的行為。我單位對證明的真實(shí)性負(fù)責(zé)。

特此證明。

單位（公章）：

經(jīng)辦人（簽名）：____________

公司工作年限證明范本【2】公證處：

茲證明__________，本單位___________同志，男/女，于_________年____月____日出生。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________中學(xué)（技校、中專）學(xué)習(xí)。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________大學(xué)學(xué)習(xí)。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

自________年____月____至________年_____月，在____________________________單位從事_____________工作。

于________年____月____日，由____________________單位評定為__________專業(yè)的____________________技術(shù)職稱。

單位蓋章：

填表人簽名：__________

填表日期：__________

注：此表交當(dāng)事人所在工作單位（或人事檔案保管部門），由組織、人事部門根據(jù)當(dāng)事人檔案記載填寫，并蓋組織、人事部門（或人事檔案保管部門）印章。

公司工作年限證明范本【3】茲有我單位職工_________同志，從事_____________（專業(yè)）相關(guān)工作_____年，其主要工作經(jīng)歷如下：

起止年月

在何崗位

從事何專業(yè)工作

獲何專業(yè)

技術(shù)資格

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

______年______月——______年______月

經(jīng)查，該同志在工作期間，能遵紀(jì)守法，無違反職業(yè)操守的行為。我單位對本證明真實(shí)性負(fù)責(zé)。

特此證明

單位（蓋章）人事檔案管理部門（蓋章）

經(jīng)辦人簽字：______

篇4

一、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理工作的重要意義

信息文明是以現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，以信息經(jīng)濟(jì)為基礎(chǔ)，以信息資源的有效開發(fā)和在此基礎(chǔ)上對物質(zhì)資源的充分利用為核心，以實(shí)現(xiàn)人類社會各領(lǐng)域、各方面的協(xié)調(diào)發(fā)展和人類社會的整體進(jìn)步為目的，以實(shí)現(xiàn)人類社會可持續(xù)發(fā)展和人類最高社會理想為終極目標(biāo)的新時代。水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案是一定時期水產(chǎn)養(yǎng)殖情況的真實(shí)反映和記錄，記錄著水產(chǎn)養(yǎng)殖的過去和現(xiàn)在,承載著未來的發(fā)展方向。完善水產(chǎn)檔案管理工作,對于推進(jìn)水產(chǎn)養(yǎng)殖規(guī)范化管理，全面提升水產(chǎn)養(yǎng)殖水平，為保障水產(chǎn)品質(zhì)量安全打下堅實(shí)的基礎(chǔ)。

二、傳統(tǒng)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理方式的缺點(diǎn)

檔案管理系統(tǒng)是一個水產(chǎn)養(yǎng)殖單位不可缺少的部分,它的內(nèi)容對于單位來說至關(guān)重要,所以檔案管理應(yīng)該提供充足的信息和及時的查詢手段。傳統(tǒng)的人工管理檔案方式存在著一些缺點(diǎn)：

（一）效率低下

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，使檔案的檢索極為煩瑣，嚴(yán)重影響著檔案管理的工作效率。而且在大數(shù)據(jù)時代，信息呈爆炸式涌來，過往的人工管理方式往往會讓檔案工作者應(yīng)接不暇。

（二）保密性差

傳統(tǒng)人工的方式管理文件檔案，檔案所接觸的主體較多，給檔案的保密工作帶來了很大的威脅。沒有良好的分級保密制度，只會讓檔案的保密性一降再降。

（三）檔案查找、更新和維護(hù)困難

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，若檔案積累的時間一長，大量的文件和數(shù)據(jù)將幾乎呈指數(shù)倍增長，這對于檔案的查找、更新和維護(hù)都帶來了不少的困難。

三、水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的優(yōu)點(diǎn)

（一）檔案管理不再費(fèi)時費(fèi)力

1.數(shù)據(jù)一次性錄入即可多次利用。數(shù)據(jù)無論從文書管理錄入還是從檔案管理錄入只需錄入一次，即可在檔案管理內(nèi)部進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，提高了工作效率。

2.各種報表可以自動打印。數(shù)據(jù)錄入后不論是文書管理還是檔案管理，可以方便打印出相關(guān)的收發(fā)文單據(jù)、匯總表，可以方便打印出檔案的背脊、封面、案卷目錄、文件目錄等。

3.自動統(tǒng)計檔案信息。檔案庫中的信息需要統(tǒng)計，并形成報表,此工作由計算機(jī)處理，可以極大地提高管理人員的效率。

（二）檔案查詢更為方便

1.提供多種查詢手段。檔案管理人員可以從模糊查詢、組合查詢、分類查詢中選取最佳的查詢方式，在檔案庫中檢索出需要的檔案信息。

2.提供網(wǎng)上查詢手段。單位內(nèi)部員工可以根據(jù)檔案管理權(quán)限從網(wǎng)上自行查詢檔案信息,極大地減輕了員工的負(fù)擔(dān)。

（三）可以解決檔案損壞丟失的問題

依靠手工方式來收集檔案,隨著時間的久遠(yuǎn)，有時候會造成個別檔案的丟失和損失，檔案管理實(shí)行信息化后可以避免檔案的損壞及丟失。

四、實(shí)現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化的路徑

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，水產(chǎn)養(yǎng)殖應(yīng)建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。檔案管理工作從實(shí)體管理上升到知識管理等方面都需要引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)。作者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案管理信息化應(yīng)從通過途徑實(shí)行：

（一）提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，就必須把握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）抓好水產(chǎn)養(yǎng)殖檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

目前，檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。目前，檔案館知識服務(wù)的技術(shù)核心為技術(shù)引擎。新型知識服務(wù)引擎包括資源及學(xué)術(shù)搜索引擎、資源及服務(wù)推薦引擎、知識服務(wù)社區(qū)實(shí)體（包括用戶及資源）行為智能分析引擎、用戶知識需求預(yù)測引擎和多維度信息資源獲取、組織、分析及決策引擎等，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以構(gòu)建檔案館的新型知識服務(wù)引擎。

（三）檔案工作者必備良好的素質(zhì)

篇5

檔案是歷史的見證，是人類智慧的結(jié)晶，是黨和國家寶貴的文化財富。學(xué)校檔案不僅具備一般檔案的特點(diǎn)，同時也有一些其它檔案不具備的特性——專業(yè)性、周期性和分散性。而信息化技術(shù)恰以其方便、快捷、開放，為學(xué)校的檔案管理開啟了新的窗口。

一、當(dāng)前中小學(xué)檔案工作普遍存在的問題

1.檔案意識淡薄、檔案材料不全。一方面，由于學(xué)校教學(xué)工作任務(wù)繁重，導(dǎo)致各部門不能及時地提交各類檔案材料，從而導(dǎo)致檔案的收集不全，可能使重要材料流失，歸檔材料質(zhì)量不高，缺乏完整性；另一方面，在學(xué)校本文由收集整理教學(xué)過程中，有很多教師對檔案重視程度不夠，檔案歸案意識不強(qiáng)，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

2.檔案管理手段落后、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)。目前，大多數(shù)學(xué)校，尤其是中小學(xué)校檔案管理多是進(jìn)行基本的材料收集、整理與保管，沒有形成主動對檔案資料進(jìn)行分析、編研，以便有效地提供利用服務(wù)的意識，操作上也都是傳統(tǒng)的、低效率的手工方式，極少運(yùn)用計算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行管理，還處于一種被動的、消極的狀態(tài)，這些都不能充分發(fā)揮檔案的作用及利用價值。

二、檔案信息化的內(nèi)涵

所謂檔案管理信息化狹義理解是使有現(xiàn)實(shí)開發(fā)價值的檔案內(nèi)容數(shù)字化、傳遞網(wǎng)絡(luò)化，不僅要發(fā)揮檔案的憑證作用，更要注重發(fā)揮檔案信息的功能。依據(jù)《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》提出的全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)，在學(xué)校信息化改革中要本著統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，分級建設(shè)，安全保密的原則，加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動檔案管理的數(shù)字和數(shù)據(jù)庫建設(shè)。檔案信息化建設(shè)具有廣泛的內(nèi)容，它包括了檔案信息資源的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)以及促進(jìn)檔案信息資源開發(fā)利用的政策。因此，不能簡單地把各類檔案的數(shù)字化、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)等同于檔案信息化建設(shè)，而應(yīng)從多方面入手促進(jìn)信息化建設(shè)。

三、中小學(xué)校檔案管理信息化的意義

1.教育發(fā)展表明，中小學(xué)檔案管理信息化對于促進(jìn)教育現(xiàn)代化、學(xué)校管理規(guī)范化、提高教育資源利用率、實(shí)現(xiàn)資源共享、優(yōu)勢互補(bǔ)越來越發(fā)揮著紙質(zhì)檔案無可替代的重要作用。

2.中小學(xué)檔案管理信息化是學(xué)校其它各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化基礎(chǔ)。因此，中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)和完善必將有力地促進(jìn)中小學(xué)校各項(xiàng)工作的改進(jìn)和提高，促進(jìn)教育管理水平和辦學(xué)水平的提高。

3.中小學(xué)檔案管理信息化系統(tǒng)是重要的教育資源，它不僅能夠方便快捷地實(shí)現(xiàn)對學(xué)校所有師生員工檔案的日常管理，積累管理經(jīng)驗(yàn)，而且可以逐步實(shí)現(xiàn)與名校名師建立合作聯(lián)系，發(fā)現(xiàn)、改進(jìn)、創(chuàng)新自身工作，不斷提高管理工作效率和學(xué)校管理水平。

四、中小學(xué)校檔案管理信息化的路徑和方法

為適應(yīng)當(dāng)前社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要，學(xué)校應(yīng)盡快建立起現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，走檔案管理信息化之路。本文筆者認(rèn)為實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案管理信息化應(yīng)從以下途徑進(jìn)行：

1.著力提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。目前，檔案信息自動化系統(tǒng)的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。筆者認(rèn)為對這一問題取得共識是系統(tǒng)建設(shè)思想上的一次飛躍，它使我們的觀察視野從計算機(jī)系統(tǒng)擴(kuò)大到整個檔案信息管理。這一認(rèn)識上的轉(zhuǎn)變給我們的啟示是：檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案自動化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

2.抓好學(xué)校檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。目前檔案信息自動化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向信息管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對資料進(jìn)行科學(xué)的管理和方便的使用。

3.強(qiáng)化管理，不斷提高檔案管理工作水平。隨著教育標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的全面展開，檔案管理工作也應(yīng)更新觀念，加快發(fā)展。如何實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化。首先，觀念要現(xiàn)代化，即要樹立中小學(xué)校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進(jìn)，要確立加快發(fā)展中小學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化、技術(shù)現(xiàn)代化。四是中小學(xué)校要在“農(nóng)遠(yuǎn)工程”的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)計算機(jī)檔案管理軟件的開發(fā)應(yīng)用，建立校園網(wǎng)或?qū)W校網(wǎng)站，與周邊學(xué)校或名校建立長期的網(wǎng)絡(luò)合作關(guān)系，逐步實(shí)現(xiàn)資源共享。

篇6

一、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的必要性

（一）檔案資料數(shù)字化，可改善檔案管理工作

只有實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，才能沖破檔案利用的種種局限使檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理、為社會提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

（二）檔案資料數(shù)字化是形勢發(fā)展的需求

當(dāng)前，各部門把數(shù)字化建設(shè)擺在了十分突出的位置，無疑是十分及時和正確的。如我檔案館就是區(qū)委、區(qū)政府保管和提供利用檔案信息的職能部門。館藏是東安區(qū)最有實(shí)用價值的信息資源庫，這樣一大批珍貴的檔案信息資源應(yīng)很好地為各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大公眾利用，充分實(shí)現(xiàn)信息共享，所以要建設(shè)數(shù)字化工作，首先要建設(shè)數(shù)字檔案館。近年來，檔案載體逐漸并迅速地被磁盤、磁帶、光盤所取代或更替，電子檔案的出現(xiàn)給檔案館提出了一個亟待解決的課題，那就是電子檔案的收集、保管、保護(hù)和利用手段，而解決這個問題的途徑只有一個，那就是檔案館的數(shù)字化。目前，檔案館的檔案保管、利用與形勢的發(fā)展要求不相應(yīng)，仍然停留在紙質(zhì)檔案的管理及較原始的檢索利用水平上，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這是一個極其重大的損失和無法挽回的錯誤。

（三）檔案資料數(shù)字化是社會的強(qiáng)烈需求

當(dāng)今，人們的時間意識越來越強(qiáng)，領(lǐng)導(dǎo)做出重大決策需要迅速、準(zhǔn)確；各職能部門工作查考要求快速及時；社會廣大公眾對檔案信息需要量不斷增加，如婚姻檔案，有一些農(nóng)村，尤其是較偏遠(yuǎn)的農(nóng)村的利用者要查閱婚姻檔案，非常不便，他們迫切要求信息共享。還有一些投資者，他們想了解我區(qū)的整體情況，才敢于投資，那么要了解我區(qū)的詳細(xì)內(nèi)容恰恰只有區(qū)檔案館才是最全、最新、最直接、最方便的一個場所，這就迫使區(qū)檔案館這個信息保管和提供利用的部門必須盡快改變傳統(tǒng)的原始管理、檢索和提供利用的手段，以現(xiàn)代化、多功能的服務(wù)措施，使檔案館館藏的信息能及時、方便地提供給各方面的需求者。

二、檔案資料數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)容

（一）推進(jìn)檔案資料數(shù)字化，必須提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平

目前，檔案信息數(shù)字化的現(xiàn)狀是檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后和應(yīng)用軟件多亂，這些都嚴(yán)重影響了系統(tǒng)整體水平的提高。檔案信息自動化的內(nèi)涵包括檔案工作的各個方面和各個環(huán)節(jié)，其中首要的是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，檔案標(biāo)準(zhǔn)要建立健全和真正實(shí)施。檔案標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范本身也是一個系統(tǒng)工程，要推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)，必須抓好檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，掌握好兩者相輔相成、互相促進(jìn)的辯證關(guān)系。

（二）有重點(diǎn)地抓好數(shù)據(jù)庫建設(shè)

目前，我們檔案數(shù)字化系統(tǒng)從總體上看仍處于由文件處理向數(shù)字管理系統(tǒng)的過渡階段，完成這一步的關(guān)鍵在于數(shù)據(jù)庫的建設(shè)。開發(fā)和建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是國家檔案信息工程的核心和基礎(chǔ)，是工程的主體。數(shù)據(jù)庫的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和方面的使用。建立數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，要經(jīng)過由低到高、由單個到群體的循序漸進(jìn)的過程。在此過程中，必須領(lǐng)導(dǎo)重視，統(tǒng)一認(rèn)識，突出重點(diǎn)，面向應(yīng)用，由單一庫向系統(tǒng)庫發(fā)展。

三、對檔案資料數(shù)字化建設(shè)的思考

檔案數(shù)字化建設(shè)要運(yùn)用辯證思維，既不能盲目從新，脫離實(shí)際，也不能墨守成規(guī)、固步不前；既要看數(shù)量，更要講質(zhì)量；既要著眼于本身，也要關(guān)注相關(guān)事物。檔案數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，需要慎重選擇，在具體實(shí)施的定位中應(yīng)該多做調(diào)查、分析、研究。

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識

加快檔案數(shù)字化建設(shè)，要更新各級領(lǐng)導(dǎo)的知識領(lǐng)域，檔案管理的現(xiàn)代化，首先是檔案管理者的現(xiàn)代化，否則檔案管理現(xiàn)代化、信息化就是一句空話。同時，應(yīng)聘請專門的檔案管理人才組織相關(guān)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，改變現(xiàn)有檔案干部的知識結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要。努力把檔案信息化建設(shè)作為政務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容，提高工作水平和工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加大投入，配備管理軟件

將紙質(zhì)檔案信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，就是為了讓檔案信息變成流動的、有生命力的資源，要實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，必須依靠網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)，并接入外部網(wǎng)或者互聯(lián)網(wǎng)，是信息化建設(shè)得以進(jìn)行的必要基礎(chǔ)。如果有足夠的資金購買充足的設(shè)備，就能按照自身要求構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)實(shí)體。有了網(wǎng)絡(luò)沒有相應(yīng)的檔案管理軟件，硬件就會像一盤散沙，無法運(yùn)作?，F(xiàn)在市場上專業(yè)化的檔案管理軟件種類很多，但是從經(jīng)濟(jì)實(shí)用角度出發(fā)，適合檔案部門的不多。如將紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描必須購置相應(yīng)的掃描設(shè)備、計算機(jī)等硬件設(shè)備。平板掃描儀掃描價格便宜，但速度慢，不適合檔案部門短期內(nèi)完成數(shù)字化轉(zhuǎn)化的要求?？焖賿呙鑳x適應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)，但價格高。同時，相應(yīng)等級的檔案管理軟件也價格不菲。因此，檔案部門應(yīng)根據(jù)自己的實(shí)際情況，按照經(jīng)濟(jì)實(shí)用、功能齊全、安全保密、操作方便等原則來確定。

（三）改變工作方式，健全工作規(guī)范

檔案信息化建設(shè)的第一個成果就是館藏檔案的數(shù)字化，館藏檔案大部分以數(shù)字形態(tài)存在，以往適用于傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案的管理方式已經(jīng)不適用管理數(shù)字化檔案了，必須改變工作方式，建設(shè)工作規(guī)范。大力開發(fā)檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享是檔案信息化建設(shè)的根本目標(biāo)，區(qū)級檔案館應(yīng)不斷加大檔案信息資源的開發(fā)利用的力度，促進(jìn)檔案信息資源的社會共享。檔案館信息化建設(shè)必須充分發(fā)揮主觀能動性，在深入了解一定時期本地區(qū)的重要實(shí)踐活動，本地區(qū)發(fā)生的重大事件，社會發(fā)展的基本情況的基礎(chǔ)上走創(chuàng)新之路。以進(jìn)一步加快區(qū)檔案館館藏存量檔案數(shù)字化，努力構(gòu)建檔案信息資源共享體系。

（四）提高人員素質(zhì)，培養(yǎng)現(xiàn)代化管理人才

篇7

一、新建本科院校教學(xué)評估檔案管理存在的主要問題

雖然教學(xué)檔案對于新建本科院校有著重要的作用，但是卻仍然存在以下問題：

（一）新建本科院校辦本科時間不長，教學(xué)檔案總體建設(shè)缺乏規(guī)范

新建本科院校的教學(xué)檔案建設(shè)工作隨著升本籌備工作的開展和深入，逐步走向規(guī)范，但是離《普通高校檔案管理工作辦法》的要求差距還很大。新建本科院校大多由兩個或者兩個以上規(guī)模相當(dāng)，類型相近學(xué)校組建升格而成，由于原各校建立的時間或早或晚，各校辦學(xué)指導(dǎo)思想、辦學(xué)宗旨、辦學(xué)層次以及千差萬別 ，新組建本科院校后存在原各校檔案體制管理不統(tǒng)一問題，有的新建本科院校實(shí)行統(tǒng)一管理，有的新建本科院構(gòu)實(shí)行分散管理。另外，由于辦學(xué)經(jīng)費(fèi)匱乏等原因，某些高校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案的管理與建設(shè)缺乏足夠的認(rèn)識，在重視教學(xué)工作以及其它管理工作的同時，忽視了檔案工作的存在， 在“迎評”過程使得教學(xué)檔案建設(shè)與管理存在管理不規(guī)范等一系列問題也暴露無遺，主要表現(xiàn)在教學(xué)檔案的總體建設(shè)進(jìn)展緩慢 ，存在著檔案材料不完備 、檔案數(shù)據(jù)不全面、重新排序以及管理體制重新理順等問題。這些問題嚴(yán)重阻礙了新建本科院校教學(xué)管理規(guī)范化和現(xiàn)代化的步伐。

（二）教學(xué)檔案管理手段滯后，制度不健全，缺乏規(guī)范化的管理

新建本科院校由于大多數(shù)辦學(xué)時間不長，硬件設(shè)施跟不上。組建合并前的原各學(xué)校，有的學(xué)校已配備專用的計算機(jī)，實(shí)行教學(xué)檔案機(jī)檢，有的學(xué)校特別是原來中等職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案管理手段落后，還停留在紙質(zhì)檔案、檔案柜保管的狀態(tài)，有的甚至缺乏存放教學(xué)檔案的場所，且大多數(shù)檔案還依靠“半手工式”手段進(jìn)行操作處理，工作效率低，嚴(yán)重影響了評估檔案的有效利用。教學(xué)檔案的管理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它需要嚴(yán)格的制度規(guī)范和科學(xué)的管理。近幾年由于不斷擴(kuò)招，學(xué)校各院系教學(xué)評估檔案缺乏規(guī)范化的管理，檔案規(guī)章制度不健全，管理方法欠缺不到位 ，學(xué)校、各二級學(xué)院、教研室三級建檔和存檔部門沒有嚴(yán)格落實(shí)崗位責(zé)任制 ，沒有切實(shí)明確權(quán)責(zé)，建檔歸檔機(jī)制也不夠完善，從而導(dǎo)致了本科教學(xué)工作合格評估檔案存在材料重復(fù)歸檔和建檔，教學(xué)檔案材料整理不規(guī)范，甚至出現(xiàn)不歸檔或者漏檔的現(xiàn)象。

（三）教學(xué)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低

1999年至2007年，教育部先后批準(zhǔn)建立了208所普通本科院校，占全國740所本科院校的28%。這些新建本科院校院校雖然學(xué)校級別提升了，但是檔案工作并沒有隨之提升，人員的配置僅能應(yīng)付基礎(chǔ)檔案收集、整理、歸檔和利用，處于低層次的開發(fā)利用狀態(tài)。另外，在新建本科院校的發(fā)展過程中 ，對學(xué)校辦學(xué)定位、辦學(xué)模式、人才培養(yǎng)等宏觀問題的認(rèn)識和做法會發(fā)生變化 ，教學(xué)管理機(jī)構(gòu)也多次進(jìn)行整合變動 ，教學(xué)管理隊(duì)伍流動性大，導(dǎo)致造成教學(xué)檔案資料的不連續(xù)性和不完整性。有少數(shù)新建本科院校教學(xué)檔案管理還沒有配備專職的檔案管理人員，基本采取兼職管理辦法，教學(xué)檔案基本上由教務(wù)處人員和各院（部）教學(xué)秘書、教務(wù)員兼任，它們受過檔案專業(yè)知識 、專業(yè)技能培訓(xùn)的機(jī)會較少，業(yè)務(wù)水平整體素質(zhì)較低。由于教學(xué)管理人員檔案意識淡薄，往往造成學(xué)校評估結(jié)束后，出現(xiàn)教學(xué)評估檔案支撐材料交接不清，被當(dāng)事人拿走（當(dāng)作私人財產(chǎn)），而未能將重要的或起關(guān)鍵作用的支撐材料復(fù)印件存檔 ，造成教學(xué)工作合格評估檔案不完整而導(dǎo)致以后的評估復(fù)查的困難和利用不便。

二、實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)評估檔案科學(xué)管理的措施

（一）以評估為契機(jī)，完善教學(xué)檔案建設(shè)，構(gòu)建評估檔案管理的制度和體系

首先，高校教學(xué)工作合格評估工作既是對新建本科院校教學(xué)質(zhì)量水平的檢查 ，也是對高校檔案管理水平的一次重要檢驗(yàn)。要高度重視各部門教學(xué)檔案管理工作，學(xué)校成立評建工作領(lǐng)導(dǎo)小組，將教學(xué)評估檔案建設(shè)列入學(xué)校的工作計劃，投入專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，配備相應(yīng)檔案用房，不斷改善學(xué)校檔案室館舍和二級學(xué)院（部）檔案用房條件 ，適當(dāng)添置專用電腦、復(fù)印機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備 ，符合本科教學(xué)工作合格評估對學(xué)校檔案館舍和二級學(xué)院（部）檔案用房硬件方面的要求。

其次，《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》與《高等學(xué)校檔案實(shí)體分類法》是新建本科院校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)的重要基礎(chǔ)和依據(jù)。沒有規(guī)矩難以成方圓，任何一項(xiàng)工作如果沒有相應(yīng)的制度管理， 勢必難以有效地開展。為了切實(shí)發(fā)揮評估檔案管理的作用，促進(jìn)高校教學(xué)評估檔案管理的規(guī)范化，必須根據(jù)國家有關(guān)檔案法規(guī)和本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系，切實(shí)建立健全高校教學(xué)評估檔案管理的工作規(guī)章制度，完善教學(xué)評估檔案管理的體系，如教學(xué)檔案工作規(guī)范 、部門歸檔立卷制度、教學(xué)檔案實(shí)體分類辦法、電子檔案的歸檔管理辦法等 ，使評估檔案材料管理的各個環(huán)節(jié)有章可循，使高校檔案管理的建設(shè)納入規(guī)范化、科學(xué)化、制度化的管理軌道。

（二）規(guī)范教學(xué)評估檔案的整理，確保教學(xué)評估系統(tǒng)性與完整性

本科教學(xué)工作合格評估對于檔案工作是一次全面的考驗(yàn)和檢閱?！坝u”學(xué)校要順利通過本科教學(xué)工作 合格評估 ，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案 （ 試行） 》，領(lǐng)會普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作合格評估指標(biāo)體系內(nèi)涵，，圍繞“指標(biāo)體系”做好支撐材料的整理歸檔工作。

一是要做好常規(guī)教學(xué)檔案與評估檔案的無縫銜接。檔案在教學(xué)評估中的作用非常重要，但同時對教學(xué)檔案管理工作也帶來不利影響。因?yàn)槌Ｒ?guī)的教學(xué)檔案管理是按《高校檔案管理規(guī)范》進(jìn)行收集、分類、整理、歸檔的，而在本科教學(xué)工作合格評估中形成的評估檔案是按評估指標(biāo)體系歸檔 ，由于要求不同、分類不同形成差異 。所以，我們抓住迎評階段的有利契機(jī) ，抓好兩者之間的無縫銜接，在整理常規(guī)教學(xué)檔案的時候要有意識地關(guān)注評估指標(biāo)體系中所需要的材料 ，需要復(fù)印的就復(fù)印。在迎接評估過程中整理的評估檔案同樣也須關(guān)注常規(guī)教學(xué)檔案的需要，對那些原先在教學(xué)檔案中沒有的材料 ，特別是有保存價值的材料應(yīng)補(bǔ)充到常規(guī)教學(xué)檔案中去，使得常規(guī)教學(xué)檔案內(nèi)容更加全面、豐富。

二是教學(xué)評估檔案應(yīng)評估指標(biāo)體系進(jìn)行模塊管理。教學(xué)評估檔案管理應(yīng)進(jìn)行分級模塊管理――校級評估檔案室和二級學(xué)院（部）評估檔案室管理 。在本科教學(xué)工作合格評估過程中很多指標(biāo)體所需檔案不在校級歸檔的范圍內(nèi)，所以我們應(yīng)按照評估的實(shí)際需要，加強(qiáng)和完善二級歸檔的內(nèi)容，建立二級學(xué)院（部）為主的二級檔案保管單位。評估檔案建設(shè)與日常教學(xué)檔案建設(shè)要求也存在差異，評估檔案建設(shè)具體回 應(yīng)《普通高等學(xué)校本科教學(xué)工作水平評估方案 （ 試行） 》中提出的每一個問題 ，客觀地反映近3年來新建本科院校本科辦學(xué)的工作狀態(tài)教學(xué)檔案，是以日常教務(wù)職能活動的寫真記錄為主要內(nèi)容，比如試卷、畢業(yè)論文（設(shè)計）等。我們對于評估檔案類別號應(yīng)按評估指標(biāo) “一級指標(biāo) 、二級指標(biāo) 、觀測點(diǎn)”的順序進(jìn)行編號分類與編號設(shè)置，按照原始性、真實(shí)性、針對性、時效性的原則對佐證材料進(jìn)行收集、篩選、凝煉、整合加工、審定、立卷等環(huán)節(jié)進(jìn)行模塊管理 ，模塊管理必須符合唯一性 、穩(wěn)定性的要求 ，即同一立檔單位的檔案不得重號 ，并方便插卷但不能隨意變動。

（三）加強(qiáng)教學(xué)檔案管理人員計算機(jī)應(yīng)用能力培訓(xùn)

檔案工作水平的高低，取決由于檔案工作人員素質(zhì)的高低，由于檔案工作專業(yè)性較強(qiáng)，教學(xué)管理信息復(fù)雜多樣，檔案管理人員需要較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理技術(shù)。所以新建本科院校應(yīng)該結(jié)合自身特點(diǎn)對教學(xué)管理人員，特別是教學(xué)秘書、教務(wù)員進(jìn)行不定期計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)方面的培訓(xùn) ，提高他們的檔案業(yè)務(wù)素質(zhì) 、管理技術(shù)和現(xiàn)代化服務(wù)水平 ，使其更好地為廣大師生員工提供檔案信息服務(wù)。

篇8

[關(guān)鍵詞]高校檔案管理 信息化 建設(shè)

[中圖分類號]G271；G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A [文章編號]1009-5349（2013）06-0067-02

高校檔案既是國家檔案系統(tǒng)中的一個要素，同時也在社會信息系統(tǒng)中占有重要地位。隨著信息化的不斷推進(jìn)和數(shù)字化校園的建設(shè)，高校信息化管理系統(tǒng)在校園的各個方面廣泛開展。積極推進(jìn)高校檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，是高校檔案工作適應(yīng)社會信息化的必然趨勢，同時也是高校檔案工作改革與發(fā)展的必由之路，只有這樣才能充分實(shí)現(xiàn)高校辦學(xué)最大效益，滿足教育發(fā)展和社會主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)的迫切需要。

一、信息化環(huán)境下高校檔案管理的重要性

高校檔案管理信息化建設(shè)是與時俱進(jìn)踐行科學(xué)發(fā)展觀的要求，實(shí)際上也是檔案自身發(fā)展的一種必然趨勢，更是順應(yīng)高等教育改革和社會市場經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然結(jié)果。

（一）高校檔案管理信息化更利于檔案自身的保管、開發(fā)及使用

電子信息化未出現(xiàn)前，傳統(tǒng)的檔案管理方式全部為手工操作。隨著社會的發(fā)展，檔案的信息量逐漸增多，這種檔案管理方式的局限性也日益突顯。檢索效率較低，查閱繁瑣甚至困難，尤其是電子類型的檔案，傳統(tǒng)的管理方式很難對其進(jìn)行采集、整理、歸檔及供閱，這就容易造成檔案的丟失。所以，信息化道路是高校檔案管理必走之路。信息化建設(shè)使得檔案信息的采集、保存、歸檔及查閱變得省時省力。高校檔案管理的信息化建設(shè)可以使得高校日常教學(xué)及科研活動更加有序地開展。因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)可以對各個部門檔案信息資源的整理與共享并為其提供相關(guān)信息的查閱服務(wù)，促進(jìn)部門間的溝通，提高部門的工作效率，提升學(xué)校的教學(xué)、科研水平。

建立檔案的直接目的是向有需要的使用者提供服務(wù)。信息化建設(shè)可以更好地為教職員工、在校學(xué)生及畢業(yè)學(xué)生提供服務(wù)。如果說高校檔案僅僅以記錄各類信息為目的，而不是為了向需求者提供服務(wù)，那么檔案也就失去了其存在的意義。所以，在進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)時，要考慮檔案的信息能否為檔案的需求者提供有價值的參考。高校檔案的信息化建設(shè)要不斷地適應(yīng)高校及社會的發(fā)展，科學(xué)地采集記錄檔案信息，規(guī)范化管理，從而更好地為學(xué)校的教學(xué)科研工作及社會發(fā)展提供檔案服務(wù)。

（二）高校檔案管理信息化體現(xiàn)了高校改革發(fā)展的必然性

檔案建立的基礎(chǔ)是學(xué)校教學(xué)科研工作中出現(xiàn)的有價值的信息資源。隨著社會發(fā)展經(jīng)濟(jì)進(jìn)步，高校的管理已經(jīng)步入了數(shù)字化、信息化及自動化時代，因此創(chuàng)建檔案管理的信息化勢在必行。檔案管理的信息化建設(shè)不但不會讓檔案的根本價值發(fā)生變化，而且會極大地推動其價值的實(shí)現(xiàn)。檔案只有提供給需求者使用，才能實(shí)現(xiàn)其價值，而且利用程度越高越能體現(xiàn)其價值。在信息化時代已經(jīng)到來的今天，高校正在進(jìn)行數(shù)字化校園的建設(shè)工作，作為數(shù)字化校園建設(shè)工作的一部分，高校檔案管理必須進(jìn)行信息化建設(shè)。而且檔案的信息化建設(shè)也應(yīng)列為國家信息化建設(shè)工作中。在檔案管理信息化的過程中，基礎(chǔ)的準(zhǔn)備工作應(yīng)當(dāng)是完善檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，工作核心在于檔案信息資源建設(shè)，最終目的在于檔案信息化資源開發(fā)利用。只有這樣才能加快信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化和管理標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)，最終促進(jìn)檔案資源的數(shù)字化。

（三）高校檔案管理信息化可以促進(jìn)社會資源與高校資源的互動性

科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力。當(dāng)今社會處在信息化高速發(fā)展的時代，文化和科技無時無刻不體現(xiàn)著其重要的社會發(fā)展的推動價值，而高校是科技、文化資源的匯聚地甚至是發(fā)源地，高校檔案又承載著文化科技資源采集與傳播責(zé)任，加強(qiáng)這些資源的傳播與利用，可以更好地促進(jìn)社會的發(fā)展。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

為了順應(yīng)形勢的發(fā)展，各個高等院校采取了諸多積極措施來推進(jìn)高校檔案管理的信息化進(jìn)程。盡管這一建設(shè)已經(jīng)取得了很大的進(jìn)步，但是高校檔案管理信息化建設(shè)總體還處在初級發(fā)展階段，依然存在很多的問題。

（一）傳統(tǒng)的檔案管理理念滿足不了信息化的發(fā)展需求

雖然檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)逐步發(fā)展，但傳統(tǒng)的“重藏輕用”的檔案管理理念依然“根深蒂固”。信息化是社會發(fā)展的主流，信息化建設(shè)是知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然要求。檔案是最初的信息源，將檔案信息資源更快更準(zhǔn)確地傳播出去并轉(zhuǎn)化為社會生產(chǎn)力，更高效地服務(wù)于社會的發(fā)展是信息時代的要求。摒棄“重藏輕用”的管理理念，更新檔案的管理理念，用活用好檔案的信息資源，才能為檔案管理工作注入新的力量，適應(yīng)并推動社會發(fā)展。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后，建設(shè)管理費(fèi)用不足

雖然檔案管理信息化建設(shè)迫在眉睫，有關(guān)部門也意識到建設(shè)的必要性，但是建設(shè)管理費(fèi)用目前還沒有得到有效的解決。當(dāng)前檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施較為簡陋落后，不能滿足信息化的要求，需要資金進(jìn)行升級建設(shè)。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，同樣需要資金進(jìn)行相關(guān)設(shè)備的配置及維護(hù)。費(fèi)用不足是現(xiàn)階段束縛高校檔案的信息化建設(shè)的最大瓶頸。

（三）檔案管理人員的整體素質(zhì)有待提高

檔案管理雖有著重要的社會意義，但是由于檔案信息管理人才培養(yǎng)機(jī)制不夠健全，導(dǎo)致檔案信息化管理的人才比較短缺，精通信息化的檔案人員更是稀少?，F(xiàn)階段，從事檔案管理的工作人員幾乎沒有檔案專業(yè)的，甚至有很多的工作人員是高校為了引進(jìn)人才安排其家屬，更不用說是否懂得現(xiàn)代化系統(tǒng)化的檔案管理理論知識，對他們的培訓(xùn)不但少而且還不科學(xué)。部分檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，思想守舊，缺乏對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識。就目前高校的情況看，檔案管理人員的素質(zhì)有待提高。

（四）檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)缺乏統(tǒng)一

檔案館藏數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息網(wǎng)站的系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)、高校的檔案數(shù)據(jù)庫與地方的檔案數(shù)據(jù)庫互聯(lián)的標(biāo)準(zhǔn)等亟需規(guī)范。保證電子文件的真實(shí)性、完整性及原始性問題，電子簽名的真實(shí)性、認(rèn)證性問題等不但需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)募夹g(shù)保證，還需要有標(biāo)準(zhǔn)的支持及法規(guī)法律的保障。

（五）檔案信息化資源不夠集中且安全保障體系不完善

隨著信息化的日益膨脹不斷更新，大量有價值的電子信息需要被及時存儲，但由于檔案管理體系與高校整體自動化系統(tǒng)脫軌，導(dǎo)致各部門產(chǎn)生的不斷堆積的電子文件資源相對分散，進(jìn)而使信息化檔案接收的任務(wù)變得繁重。再則數(shù)字化技術(shù)飛速發(fā)展極大方便了文檔的數(shù)字化，從而方便了其信息化管理。同時，由于檔案管理信息化安全保障體系不夠完善，因此這也加大了泄密的危害程度、增多了泄密的渠道、增加了保密手段的困難等，增加了安全隱患。

三、現(xiàn)階段加強(qiáng)高校檔案管理信息化建設(shè)的有效對策

（一）通過資金投入加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

想要建立完備的檔案管理信息化系統(tǒng)至少要擁有一系列現(xiàn)代化軟硬件設(shè)備。這樣需要高校加大資金投入，滿足基礎(chǔ)的設(shè)備需求，在此基礎(chǔ)上，高校檔案館要建成檔案局域網(wǎng)式的自動化集成管理，使得館內(nèi)工作人員可以進(jìn)行檔案的整理、編目等主要業(yè)務(wù)工作，使全館業(yè)務(wù)管理在自動化的基礎(chǔ)上形成一個整體，并向來館的利用者提供檢索和查詢等聯(lián)機(jī)服務(wù)；再則，鏈接數(shù)字化校園網(wǎng)向檔案局域網(wǎng)覆蓋范圍內(nèi)和權(quán)限范圍的各個部門以及個人提供服務(wù)。

（二）強(qiáng)化檔案信息化意識，不斷加強(qiáng)高校檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)

高校各級領(lǐng)導(dǎo)首先要從思想意識上改變傳統(tǒng)檔案工作觀，樹立現(xiàn)代化檔案管理的意識，重視檔案工作的重要性，制定符合現(xiàn)代檔案管理規(guī)律的規(guī)章制度，將其納入數(shù)字化校園建設(shè)中。這就要求我們要樹立信息化觀念，變革傳統(tǒng)，在檔案管理模式中采用現(xiàn)代化信息技術(shù)的一些新觀念、新設(shè)備以及新方法。因此，這就要求高校檔案工作者不斷自我更新，順應(yīng)信息化要求，具備一定的信息化專業(yè)技能；同時，高校管理者也應(yīng)當(dāng)高度重視檔案工作人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育工作，將培養(yǎng)符合信息化建設(shè)要求的檔案人員也納入高校師資隊(duì)伍的建設(shè)中，從人才培養(yǎng)上保證高校檔案管理信息化的建設(shè)。

（三）建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫

我們一般將檔案信息數(shù)據(jù)庫看做有組織、系統(tǒng)化的數(shù)字大集合。對于高校而言，要建設(shè)功能齊全的檔案信息數(shù)據(jù)庫，那么，其信息首先在于檔案館自身現(xiàn)存的館藏檔案，我們可以通過一些利用數(shù)字化技術(shù)手段將其他形式存儲的所有館藏檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為數(shù)字記錄方式，完成現(xiàn)有館藏檔案信息向數(shù)字化的轉(zhuǎn)化。此外，可以通過資金投入購買一定數(shù)量的數(shù)據(jù)庫，填補(bǔ)自身數(shù)據(jù)庫的不足，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫的規(guī)模。最后通過校園網(wǎng)連接互聯(lián)網(wǎng)，擴(kuò)大檔案管理信息化區(qū)域，實(shí)現(xiàn)全球高校檔案資源共享。

（四）規(guī)范檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和制度

規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，因?yàn)閿?shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一就會給檔案的收集、保存、利用和日后的資源共享帶來不便。為順應(yīng)檔案管理信息化進(jìn)程，國家出臺了《CGD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理規(guī)范》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，以規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)制度。所以高校檔案館應(yīng)該從自身實(shí)際出發(fā)，逐步按照計算機(jī)軟硬件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臉?biāo)準(zhǔn)、機(jī)讀格式標(biāo)準(zhǔn)、著錄規(guī)則的標(biāo)準(zhǔn)、文獻(xiàn)標(biāo)注的標(biāo)準(zhǔn)等來規(guī)范本校檔案信息化建設(shè)。

（五）加強(qiáng)相應(yīng)的信息化安全措施建設(shè)

盡管檔案管理信息化可以提供快捷、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，同時也存在諸多安全隱患。因此，信息化自身建設(shè)方面有必要采取一定技術(shù)手段構(gòu)建各類安全防護(hù)體系，諸如建構(gòu)計算機(jī)系統(tǒng)安全防范體系、網(wǎng)絡(luò)安全防范體系等，而且要對系統(tǒng)進(jìn)行定期維護(hù)更新以消除不必要風(fēng)險。此外，完善安全管理制度建設(shè)，設(shè)定安全登錄權(quán)限，防止非法操作，從每一個環(huán)節(jié)解決信息失真的隱患。

四、結(jié)論

隨著信息時代的到來，高校檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。這一舉措不僅有利于高校自身建設(shè)的發(fā)展，為日常教學(xué)和科研等工作的順利進(jìn)行提供保障，而且對整個社會的資源共享、文化交流、文明進(jìn)步有著重要的推動作用。因此我們要正視目前檔案信息化建設(shè)過程中存在的困難和問題，增強(qiáng)信心，采取積極有效的措施，從基礎(chǔ)設(shè)施入手穩(wěn)步推進(jìn)信息化建設(shè)，使高校檔案信息化工作步入正軌。

【參考文獻(xiàn)】

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【關(guān)鍵詞】檔案意識 培養(yǎng) 檔案工作效益

【中圖分類號】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674－4810（2012）07－0023－03

檔案是國家機(jī)構(gòu)、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。檔案作為一種社會財富，一種重要的信息資源，近年來隨著檔案部門管理水平和宣傳力度的不斷加強(qiáng)，正日益為廣大民眾所認(rèn)知，并在社會傳播過程中受到越來越多的關(guān)注和使用。大眾對檔案的認(rèn)知水平有所提高，但對檔案價值的認(rèn)識和利用還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，據(jù)調(diào)查，當(dāng)需要探究某個未知對象時，83.6%的人選擇使用網(wǎng)絡(luò)，67.7%的人會選擇去圖書館或資料室，而只有14.2%的人會想到或可能會去檔案館。除了對象屬性、使用效率等客觀因素的影響外，檔案作為一種有原始記錄特性的資源，其利用率顯然大大低于前兩者，與檔案本身巨大的歷史和參考價值相比明顯不成比例。這雖然與檔案工作的硬件建設(shè)有關(guān)，但更與大眾的檔案意識直接關(guān)聯(lián)。

一 檔案意識淡薄是高職院校當(dāng)前普遍存在的問題

檔案意識是人們對檔案及檔案管理工作在社會各個領(lǐng)域?qū)嵺`活動中所處的地位、所起的作用、所具有的性質(zhì)的一種認(rèn)識，這種認(rèn)識的正確與否和強(qiáng)弱程度，直接關(guān)系著檔案效益的發(fā)揮。社會上各行各業(yè)、擔(dān)負(fù)著不同工作的人們，對檔案和檔案工作的認(rèn)識水平，共同構(gòu)成了社會的檔案意識，它反映著整個社會對檔案和檔案工作的認(rèn)識和態(tài)度，表現(xiàn)出社會對檔案和檔案工作的重視程度，也是反映社會文明程度的一個重要方面。從上述的調(diào)查數(shù)據(jù)中可見，當(dāng)前社會的檔案意識尚未普及，如何提高人們對檔案和檔案工作的認(rèn)識水平仍然是我們增強(qiáng)檔案社會職能、提升檔案工作效益的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。筆者通過對高職院校檔案工作的了解和研究發(fā)現(xiàn)，高職院校師生也不同程度地存在檔案意識淡薄、檔案管理工作質(zhì)量不高的現(xiàn)象，而且檔案意識淡薄是我國高職院校當(dāng)前普遍存在的問題，在一定程度上制約著高職院校的整體發(fā)展，需要進(jìn)一步從教育發(fā)展、人才培養(yǎng)的高度去看待檔案意識的培養(yǎng)問題，并采取切實(shí)措施，為增強(qiáng)檔案意識、提高檔案工作效益做出積極努力。

二 當(dāng)前高職院校檔案意識淡薄的主要表現(xiàn)和原因

作為社會檔案意識反映的一個縮影，高職院校檔案意識淡薄有其歷史原因和現(xiàn)實(shí)的客觀原因，主要表現(xiàn)在以下方面：

第一，歷史的原因造成了許多檔案館（室）工作與公眾的距離，讓人們有一種敬而遠(yuǎn)之的心理，不關(guān)心檔案的作用和價值，也不會產(chǎn)生利用檔案的念頭。各院?！梆B(yǎng)在深閨人未識”的檔案館（室），儼然是一個保密機(jī)關(guān)，較為封閉，檔案和檔案工作被蒙上了一層神秘的面紗，因此不少人根本不知道檔案到底為何物。在高職院校，一般職工覺得檔案館（室）是保密重地，與自己沒有關(guān)系，除非因工作需要必須查閱存檔的文件，否則不會輕易地踏進(jìn)檔案部門的大門；學(xué)生更認(rèn)為學(xué)校檔案工作與己無關(guān)。這種狀況，正是直接導(dǎo)致學(xué)校師生的檔案意識淡薄的主因。

第二，學(xué)校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作重視不夠。檔案工作是高職院校一項(xiàng)政策性、業(yè)務(wù)性都很強(qiáng)的重要工作，由于受傳統(tǒng)觀念、工作方法和思維習(xí)慣等主客觀因素的影響，不少高職院校領(lǐng)導(dǎo)并沒有從根本上認(rèn)識到檔案工作的重要性，在潛意識中存在重建設(shè)、輕檔案的思想。如在檔案工作人員的配備上，許多高職院校的絕大多數(shù)檔案管理人員沒有按檔案工作要求去配備；不少院校沒有落實(shí)必要的檔案專用經(jīng)費(fèi)，不太重視檔案的保管條件，不能實(shí)現(xiàn)“兩室”“三室”分開；院校領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作疏于過問，不把檔案工作納入議事日程等。領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的認(rèn)知觀念無形中影響著干部職工對檔案工作的態(tài)度；同時，領(lǐng)導(dǎo)忽視往往給檔案部門帶來人員缺少、經(jīng)費(fèi)不足、設(shè)備陳舊的尷尬局面，在很大程度上制約了高職院校檔案工作的有效發(fā)展和師生對檔案工作的認(rèn)識水平。

第三，檔案工作人員職業(yè)意識不強(qiáng)，對檔案的作用和意義認(rèn)識不足。檔案是人類社會活動的原始記錄，具有很高的憑證價值，隱藏著許多信息，在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、教育等方面都可發(fā)揮其特有的重要作用。當(dāng)前，我國有相當(dāng)一部分高職院校是合并組建院校，檔案分散，檔案管理人員變動大，加之合并重建檔案的難度大，部分檔案工作者對檔案工作的重要性認(rèn)識不到位，導(dǎo)致很多高職院校檔案工作效率較低，還主要依靠手工處理，檔案人員還存在“坐堂等客”的工作方法，沒有從被動的保管員轉(zhuǎn)為主動的服務(wù)者，未能從封閉走向開放、主動融入社會，為社會和學(xué)校的發(fā)展服務(wù)。

第四，高職院校許多基層部門沒有充分認(rèn)識到檔案管理工作在整個教學(xué)、科研和管理中的重要作用，歸檔意識不強(qiáng)，不能很好地配合學(xué)校檔案館（室）做好檔案的歸檔、管理工作。有的基層部門兼職檔案管理人員歸檔拖拉，對應(yīng)歸檔的檔案材料不能按時按規(guī)定移交。有的工作人員只圖自己在工作中使用方便，沒有把文件、資料保留存檔的習(xí)慣，造成了工作中各個環(huán)節(jié)的文件材料不全，或歸檔材料不規(guī)范、不完整，在很大程度上影響了正常的教學(xué)、管理工作秩序，同時也影響了檔案材料的真實(shí)性。這些問題的發(fā)生，歸根到底還是因?yàn)闄n案意識不強(qiáng)，檔案工作不到位，致使高職院校檔案工作無法進(jìn)行有效的統(tǒng)一管理而產(chǎn)生的。

第五，高職院校大學(xué)生檔案意識極為缺失，對自身檔案內(nèi)容不了解，對學(xué)校和社會的檔案管理制度及轉(zhuǎn)檔程序知之甚少，甚至還存在大學(xué)畢業(yè)生“棄檔”現(xiàn)象。很多大學(xué)生畢業(yè)后，不清楚自己在校學(xué)習(xí)期間所形成的學(xué)生檔案會在自己畢業(yè)后成為干部人事檔案或工人檔案，不清楚自己的檔案會隨著自己的畢業(yè)離校而發(fā)生轉(zhuǎn)遞的情況；有些畢業(yè)生雖然知道，但對此事不關(guān)注。這兩種情況都使大學(xué)生畢業(yè)后沒能及時關(guān)注自己人事檔案的下落。如果學(xué)生有檔案意識，畢業(yè)后能及時了解自己的人事檔案的下落，發(fā)生檔案丟失的情況就會大大減少。

三 大力加強(qiáng)檔案意識培養(yǎng)工作，切實(shí)提高高職院校檔案工作效益

筆者認(rèn)為解決當(dāng)前我國高職院校師生檔案意識缺失，提高高職院校的檔案利用率和檔案工作效益，應(yīng)從以下方面入手：

1．強(qiáng)化高職院校各層次領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識

“工作好不好，關(guān)鍵看領(lǐng)導(dǎo)”，只有領(lǐng)導(dǎo)充分認(rèn)識到檔案工作對學(xué)校教學(xué)、管理等工作的重要性，才會將檔案管理工作列入議事日程，認(rèn)真開展檔案工作的研究、規(guī)劃、布置、考核和檢查指導(dǎo)，幫助解決學(xué)校檔案工作中存在的問題和困難，才能對教職工增強(qiáng)檔案意識起到積極的推動和影響作用。同時，檔案工作者也要抓住有利時機(jī)，把黨和國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、方針政策和工作要求等多向領(lǐng)導(dǎo)匯報，使領(lǐng)導(dǎo)更加了解和認(rèn)識檔案工作。同時在工作中要勤于向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報，善于利用檔案工作中正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的感性認(rèn)識，幫助解決工作中的實(shí)際問題。

2．不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和檔案意識，尤其要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識

檔案人員的思想政治素質(zhì)及業(yè)務(wù)能力充分反映在檔案管理的質(zhì)量和水平上，而且與檔案人員的檔案意識息息相關(guān)，因此，建設(shè)一支高素質(zhì)檔案工作人員隊(duì)伍，是做好檔案工作的基礎(chǔ)。

第一，注重檔案管理人員的培養(yǎng)，不斷提高他們對檔案工作重要意義的認(rèn)識，加強(qiáng)工作責(zé)任感和事業(yè)心。要從政治、工作、學(xué)習(xí)、生活等方面關(guān)心檔案管理人員，使他們安心工作，在工作崗位上更好地發(fā)揮作用。

第二，幫助檔案管理人員在工作中解放思想，不斷學(xué)習(xí)調(diào)整知識結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，定期組織他們參加有關(guān)培訓(xùn)或外出參觀學(xué)習(xí)，更新業(yè)務(wù)知識和技術(shù)水平。

第三，要強(qiáng)化檔案服務(wù)意識，提高檔案的利用效率。檔案管理人員必須牢固樹立“服務(wù)第一”的思想，全心全意為教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)工作服務(wù)。要深入基層及時了解學(xué)校師生對檔案信息的需求，開發(fā)好檔案信息資源，更好地發(fā)揮檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的作用，以自身的工作實(shí)效改變?nèi)藗儗n案的消極看法，不斷提高人們對檔案的重視程度。

第四，要重視和加強(qiáng)兼職檔案人員隊(duì)伍建設(shè)。兼職檔案隊(duì)伍對貫徹檔案法律法規(guī)和落實(shí)學(xué)校檔案工作起到重要的支柱作用，但往往由于部門不夠重視，兼職檔案員檔案意識薄弱，加之兼職檔案管理人員流動性大，工作責(zé)任不明確，許多兼職檔案人員存在應(yīng)付思想，導(dǎo)致檔案材料收集難、保管難、歸檔難。因此，對兼職檔案人員的教育和培養(yǎng)不容忽視，高職院校應(yīng)進(jìn)一步穩(wěn)定兼職檔案人員隊(duì)伍，強(qiáng)化其責(zé)任心，提高業(yè)務(wù)能力，使兼職檔案員能夠真正成為高職院?；鶎訖n案工作的骨干力量。

3．積極開展多種形式的學(xué)習(xí)宣傳活動

開展檔案法規(guī)和檔案知識的學(xué)習(xí)、宣傳，是增強(qiáng)廣大師生檔案意識的重要手段，高職院校應(yīng)對此項(xiàng)工作常抓不懈。要結(jié)合實(shí)際組織學(xué)習(xí)和廣泛宣傳，使學(xué)校師生能增強(qiáng)檔案意識，形成人人重視檔案，支持檔案工作的良好氛圍。由于長期受檔案神秘傳統(tǒng)意識的影響，人們對檔案材料的開發(fā)利用不同程度地存在顧慮，重存、重保、輕用，許多富有價值的檔案材料都沒有被學(xué)校師生有效利用，從而制約了學(xué)校檔案服務(wù)功能的有效發(fā)揮。學(xué)校在這方面一定要解放思想，充分認(rèn)識新形勢對檔案工作的新要求，積極探索檔案開發(fā)利用的新思路、新方法，為廣大師生員工服務(wù)，為社會各界服務(wù)。高職院?？刹扇《喾N多樣的學(xué)習(xí)宣傳形式，如：通過校報、黑板報、櫥窗、書籍、智能辦公系統(tǒng)和校園網(wǎng)等，宣傳國家檔案法規(guī)及相關(guān)管理制度，讓廣大師生學(xué)習(xí)檔案基本知識，分清文書、教學(xué)、科研檔案及人事檔案等的區(qū)別，學(xué)會利用檔案的基本方法，充分認(rèn)識檔案資料的價值和作用，增強(qiáng)檔案意識，從而更加重視和支持檔案工作。

4．建立健全檔案管理制度，使檔案工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化

增強(qiáng)檔案意識，要有相應(yīng)的約束機(jī)制，其重要的一條就是要用規(guī)章制度管人管事，懂規(guī)矩，才能明事理而強(qiáng)意識。事實(shí)證明，一些部門檔案工作規(guī)章制度落實(shí)不好，工作人員的檔案意識就差；反之，制度堅持好，檔案基礎(chǔ)工作做得好的，工作人員的檔案意識也較強(qiáng)。所以，制度是基礎(chǔ)，落實(shí)是關(guān)鍵。高職院校應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度，在實(shí)際工作中做到有法可依，有章可循。同時，檔案工作制度的落實(shí)也必須敢于“動真格”，把檔案管理工作納入各部門和各級管理人員的崗位責(zé)任，作為考核工作職責(zé)和管理水平的內(nèi)容之一，與各個部門、各級管理人員的考核、晉職、獎懲、績效掛鉤。同時，要抓好檢查指導(dǎo)，監(jiān)督和推動檔案工作的開展。通過建立制度，抓好落實(shí)，使檔案工作由抽象到具體，由“幕后”到“臺前”，真正融入到教學(xué)、科研、管理的各個環(huán)節(jié)，形成各級領(lǐng)導(dǎo)重視、全體教職工自覺配合的良好局面，使檔案工作向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化的方向發(fā)展。

5．重視和加強(qiáng)在校大學(xué)生的檔案意識培養(yǎng)工作

高職院校大學(xué)生是一支未來的國家建設(shè)的生力軍，是一個正在集中接受教育的龐大群體和后備力量，是檔案知識宣傳教育的薄弱環(huán)節(jié)，但同時也蘊(yùn)藏著較好的檔案意識培養(yǎng)時機(jī)。抓好大學(xué)生的檔案意識培養(yǎng)，對社會檔案意識、家庭檔案意識提升均有積極的意義。高職院?？蓮囊韵聨追矫嬷峙囵B(yǎng)在校生的檔案意識：

第一，利用新生入學(xué)教育的機(jī)會培養(yǎng)學(xué)生檔案意識，在新生入學(xué)教育中增加檔案基礎(chǔ)知識與檔案信息運(yùn)用技能的內(nèi)容，特別是與學(xué)生有密切關(guān)系的內(nèi)容。如印發(fā)有關(guān)“學(xué)生檔案”的資料，讓學(xué)生了解自己的檔案應(yīng)包括哪些內(nèi)容，在學(xué)習(xí)階段形成的檔案哪些會裝入學(xué)籍檔案，今后社會和工作單位會如何利用自己的檔案等。還可利用新生填寫學(xué)籍表、學(xué)年鑒定表、團(tuán)員登記表、入團(tuán)、入黨申請書、志愿書等機(jī)會培養(yǎng)學(xué)生的檔案意識。老師在指導(dǎo)新生填寫這些材料時，應(yīng)因勢利導(dǎo)地告知學(xué)生作為檔案保存的這些材料有什么要求，填寫不規(guī)范會有什么樣的影響等。

第二，加強(qiáng)對大學(xué)畢業(yè)生檔案使用的宣傳教育。畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)課、就業(yè)講座可加入檔案意識培養(yǎng)內(nèi)容，介紹檔案對求職及個人發(fā)展的重要作用，說明檔案轉(zhuǎn)遞的基本程序和要求，教育畢業(yè)生重視自己的檔案、關(guān)注畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞去向、利用新的工作單位的檔案材料加快適應(yīng)新工作崗位等檔案知識。

第三，在平時的課程學(xué)習(xí)中教會學(xué)生利用檔案。例如，在《應(yīng)用文寫作》及選修《檔案管理學(xué)》教學(xué)中，除了讓學(xué)生掌握基本的檔案理論知識外，更重要的是要培養(yǎng)學(xué)生的動手能力，學(xué)會利用檔案?？梢阅贸鲆恍n案復(fù)印件或重份的檔案，如公文范本檔案，讓學(xué)生親手接觸檔案，使教學(xué)更直觀，對學(xué)生檔案意識的培養(yǎng)起到潛移默化的作用。

6．加強(qiáng)高職院校檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作效益

檔案管理人員要不斷提升檔案信息開發(fā)利用能力，提高檔案的現(xiàn)代化管理水平，創(chuàng)新檔案管理方法，實(shí)施檔案信息化，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息管理優(yōu)勢，建立健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系，實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息的資源共享和檔案利用價值的最大化，充分發(fā)揮檔案的功能和作用，提高檔案服務(wù)質(zhì)量，隨時主動為學(xué)校的中心工作和建設(shè)大局提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，讓師生員工真切感受到檔案工作在學(xué)校發(fā)展建設(shè)中的重要作用，深入體會到檔案的價值，進(jìn)而促進(jìn)廣大師生檔案意識的提高。

綜上所述，高職院校檔案工作是一項(xiàng)重要的管理工作，也是對師生進(jìn)行教育的一項(xiàng)重要內(nèi)容，只有重視檔案意識的培養(yǎng)，加強(qiáng)管理制度的建立健全和檢查落實(shí)，加強(qiáng)信息化建設(shè)，提高檔案利用率和服務(wù)水平，才能喚起師生的認(rèn)同和重視，形成各部門、各級管理人員支持配合、師生共同做好檔案工作的良好局面，從而切實(shí)提高高職院校檔案工作的效益。

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關(guān)鍵字： 醫(yī)院 基建 檔案資料

【分類號】：R197.322

隨著近年來醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目增加、規(guī)模擴(kuò)大，并且因?yàn)槠溥€具有建設(shè)周期長、資金投入大、協(xié)調(diào)環(huán)節(jié)多的特點(diǎn)，所以醫(yī)院基建檔案資料的整理歸檔就顯得十分重要，其不但體現(xiàn)了工程質(zhì)量的實(shí)際狀況，反應(yīng)工程的真實(shí)面貌，而且也是整個醫(yī)院檔案的重要組成部分，可以為醫(yī)院的建設(shè)、維修、管理、改擴(kuò)建服務(wù)。

1 基建檔案在醫(yī)院管理中的作用

醫(yī)院的基建檔案資料主要是基建項(xiàng)目從立項(xiàng)到竣工交付使用后的各種手續(xù)、證件、批復(fù)、合同協(xié)議、變更等各種類的資料。檔案資料是一種不可再生的寶貴信息資源，參與建設(shè)的每位人員都有義務(wù)和職責(zé)做好收集、保護(hù)、歸檔工作。

醫(yī)院工程基建檔案資料體現(xiàn)了參建單位按照建設(shè)法律法規(guī)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、強(qiáng)制性條文的執(zhí)行建設(shè)過程中的全面控制情況，并且是為工程質(zhì)量責(zé)任提供真實(shí)有效的法律依據(jù)，還為城市基礎(chǔ)建設(shè)及現(xiàn)有工程新建、擴(kuò)建、改建、維修、管理提供現(xiàn)實(shí)數(shù)據(jù)，同時通過對檔案資料的數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)和處理質(zhì)量、安全、管理等各方面的問題。

2 醫(yī)院基建工程檔案的管理

醫(yī)院基建工程檔案資料的管理是一個全過程控制工作，工程檔案資料應(yīng)保持真實(shí)可靠性，不可隨意涂改，并按照工程進(jìn)度同步進(jìn)行收集、整理、移交。工程檔案資料一般應(yīng)使用原件并且具有字跡清楚、圖樣清晰、圖標(biāo)整潔，當(dāng)使用復(fù)印件的時候要具有可追溯性；需要多方簽認(rèn)的資料文件應(yīng)由責(zé)任單位負(fù)責(zé)，并且簽字蓋章齊全，內(nèi)容完整真實(shí)，并且逐步進(jìn)行信息化管理，適于長久保存。

對于作為建設(shè)單位的醫(yī)院主體來說必須對資料的管理負(fù)總責(zé)，并建立資料管理規(guī)章制度，并和監(jiān)理一同督促和規(guī)范施工單位資料文檔的管理制度，將資料管理納入到工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)和各個人員的職責(zé)范圍，醫(yī)院建設(shè)單位應(yīng)該負(fù)責(zé)過程中勘察、設(shè)計、監(jiān)理、施工等單位組卷歸檔的工程資料；特別是對列入城建檔案管接收范圍的工程，建設(shè)單位應(yīng)在組織竣工驗(yàn)收前提請城建檔案館對竣工資料進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收。

3 醫(yī)院基建檔案文件的形成

從醫(yī)院項(xiàng)目立項(xiàng)建設(shè)開始到竣工驗(yàn)收資料提交過程中，期間要針對各個階段形成各種檔案資料文件，一般如下：

1 項(xiàng)目申請階段主要進(jìn)行《項(xiàng)目建議書》的編制及主管部門對項(xiàng)目建議書的批復(fù)。

2 在項(xiàng)目立項(xiàng)階段主要是進(jìn)行《可行性研究報告》和《規(guī)劃意見書》的編制及主管部門批復(fù)。

3 對列入年度建設(shè)計劃的醫(yī)院項(xiàng)目進(jìn)行年度計劃項(xiàng)目申報及上級部門下發(fā)年度計劃項(xiàng)目表。

4 在征地階段主要進(jìn)行《規(guī)劃意見書》、《建設(shè)項(xiàng)目用地預(yù)審意見》、《建設(shè)用地規(guī)劃許可證》、《建設(shè)用地批準(zhǔn)書》、《國有土地使用證》、《地形測量報告》等文件的辦理形成。

5 在勘察階段進(jìn)行勘察招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程勘察合同》、《工程地質(zhì)勘察報告》、《水文地質(zhì)勘察報告》等。

6 設(shè)計階段進(jìn)行設(shè)計招投標(biāo)工作，形成《建設(shè)工程設(shè)計合同》、《建設(shè)工程設(shè)計概算》、《初步設(shè)計及設(shè)計說明》等；報審階段形成《設(shè)計方案審查意見》、《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》

7 施工圖編制階段形成《施工圖及設(shè)計說明》、《設(shè)計計算書》；報審階段形成《施工圖設(shè)計文件審查通知書》、《施工圖審查報告》、《建設(shè)工程消防設(shè)計審核意見》等。

8 監(jiān)理招投標(biāo)階段形成《監(jiān)理中標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程委托監(jiān)理合同》。

9 施工招投標(biāo)階段形成《施工中標(biāo)通知書》、《建設(shè)工程施工合同》。

10 辦理開工手續(xù)形成《建設(shè)工程質(zhì)量、安全監(jiān)督手續(xù)》、《建設(shè)工程施工許可證》、《施工現(xiàn)場移交單》

11 在施工階段要注意《工程變更及簽證》、《專項(xiàng)驗(yàn)收文件》。

12 在預(yù)驗(yàn)收前形成《建設(shè)工程竣工檔案預(yù)驗(yàn)收意見》、《單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收報驗(yàn)表》、《單位工程質(zhì)量控制核查報告》、《單位工程安全和功能檢驗(yàn)資料核查及主要功能抽查記錄》、《單位工程觀感質(zhì)量檢查記錄》、《工程竣工報告》、由勘察、設(shè)計、監(jiān)理單位出具的《工程質(zhì)量檢查報告》。

13 驗(yàn)收階段形成《工程竣工報告》、《單位工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄》

14 工程移交階段形成《竣工移交證書》、《房屋建筑質(zhì)量保修書》

15 移交后辦理《建筑工程竣工驗(yàn)收備案表》并向城市檔案館移交工程資料。

上述資料應(yīng)該按照類別按照形成的時間先后進(jìn)行歸檔整理編號，必須包括立項(xiàng)文件，建設(shè)用地、征地、拆遷文件，勘察、測繪、設(shè)計文件，工程招投標(biāo)及合同文件，工程開工竣工過程資料文件，工程影音文件等。

3 醫(yī)院基建檔案資料管理需要注意的問題

醫(yī)院基建檔案管理工作的關(guān)鍵是全員重視，而工程的管理、設(shè)計、技術(shù)人員和施工人員全程參與工程項(xiàng)目，大量的檔案產(chǎn)生于此，必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識，及時歸檔，認(rèn)真整理，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、真實(shí)性。同時應(yīng)該把醫(yī)院基建檔案管理工作要納入醫(yī)院計劃管理中，從制度上提升檔案管理的重要性，真正解決檔案不被重視管理的問題。 伴隨著醫(yī)院的發(fā)展，要做好基建檔案利用、再開發(fā)工作，基建檔案資料所能提供信息逐步放大，積極開發(fā)利用檔案信息，提高檔案工作的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，滿足不同的利用要求，從而達(dá)到檔案價值的真正目的。

4 結(jié)束語

醫(yī)院基建工程是關(guān)系到社會民生的百年大計，而基建檔案資料的科學(xué)管理、有效利用則是保障醫(yī)院建筑建設(shè)、維護(hù)、使用的基礎(chǔ)，因此必須把醫(yī)院基建檔案資料做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化，積極開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，為醫(yī)院發(fā)展提供完整、正確、真實(shí)的基建資料，充分發(fā)揮基建檔案在醫(yī)院管理決策工作中的重要作用。

參考文獻(xiàn)：