導(dǎo)語：如何才能寫好一篇工程項目檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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（一）對工程檔案管理不夠重視

檔案的作用具有間接性、滯后性、潛在性等特點，決定了檔案工作往往容易被忽視，成為工程項目管理中的薄弱環(huán)節(jié)。很多工程建設(shè)單位在項目成立初期，對檔案的認(rèn)識不夠，忽視檔案的重要性，認(rèn)為檔案工作只是在建設(shè)工程竣工后進(jìn)行集中的整理資料，所以只是在工程投產(chǎn)或竣工之后，才依靠單位的檔案管理部門對形成的大量資料進(jìn)行突擊整理、分類、歸檔。這樣容易造成大量文件材料散失，收集不全;為工程施工過程中資料的收集和整理帶來不便，導(dǎo)致工程資料的失真，工程竣工檔案驗收的延期。

（二）檔案資料編制質(zhì)量不高，完整性、系統(tǒng)性不足

許多施工單位不配備專職資料員，整理資料時不嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，導(dǎo)致歸檔資料質(zhì)量不高。有的單位在工程竣工交付使用后，項目建設(shè)全過程中的資料不能及時歸檔，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。由于項目建設(shè)人員對項目檔案工作重視不夠，加之檔案形成的分散性和階段性特點，極易造成文件材料不能保持有機聯(lián)系，分類不科學(xué)，整理不規(guī)范，系統(tǒng)性得不到保證。

（三）歸檔時間長、環(huán)節(jié)多，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性

工程竣工檔案不僅包括施工文件和竣工圖，而且還包括前期文件和竣工驗收文件，這兩部分資料積累都是源于公司各職能部門活動，從文件資料的產(chǎn)生到歸檔要經(jīng)歷相當(dāng)長的時間，經(jīng)過許多環(huán)節(jié)，每一個環(huán)節(jié)都會影響竣工資料質(zhì)量，影響檔案歸檔的齊全性、完整性和準(zhǔn)確性。而且工程項目承建單位多，檔案從形成到歸檔，需要多個單位共同配合完成，這樣容易造成文件材料收集難、歸檔問題多。參與建設(shè)的各個單位的階段性資料不能及時收集與整理，造成檔案內(nèi)容不準(zhǔn)確、缺項，檔案載體不符合要求，形成了大量缺簽字、原件蓋章手續(xù)不完備的無效文件。

二、提高工程檔案管理質(zhì)量的措施

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是做好工程項目檔案管理的前提

工程項目檔案管理需要各級領(lǐng)導(dǎo)的充分重視，并強化責(zé)任意識。首先，要根據(jù)工程量的大小，本著精干、高效、協(xié)調(diào)、有力的原則，合理設(shè)置基層工程項目檔案管理機構(gòu)和配備專職檔案員，從機構(gòu)和人員編制上保障工程項目檔案工作有人抓、有人管，從宣傳、經(jīng)費等方面予以傾斜，形成施工現(xiàn)場工程管理人員自覺參與工程項目檔案管理工作的良好氛圍。其次，要建立工程項目檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制；將工程項目檔案管理工作納入企業(yè)管理工作的整體規(guī)劃，明確責(zé)任主體，建立主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)總責(zé)，分管領(lǐng)導(dǎo)為第一責(zé)任人，現(xiàn)場專兼職檔案人員抓落實的工作機制，做到層層有人抓，處處有人管，形成縱向逐級負(fù)責(zé)，橫向聯(lián)系緊密，工作協(xié)調(diào)一致的工程項目檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

(二)制定和落實符合實際情況的檔案管理規(guī)章制度

加強項目管理制度和管理建設(shè)，結(jié)合實際確定工作程序，制定明確的崗位責(zé)任制，進(jìn)行考核并與獎懲掛鉤。建設(shè)項目由于大規(guī)模、長工期、多資料、單位和環(huán)節(jié)眾多，在檔案管理工作中要想做到規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，僅靠幾個工作人員的力量是很難完成的。因此，依據(jù)不同項目特點制定檔案管理組織，建立不同的方案，就成為做好項目檔案管理工作的根本保障?？梢砸浴八耐健敝贫葋泶_保做好項目檔案的收集工作，即項目下達(dá)計劃任務(wù)與提出項目文件材料的歸檔要求同步，檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件材料積累情況同步，驗收、鑒定項目成果與驗收、鑒定項目文件材料歸檔情況同步，項目總結(jié)與項目文件材料完全歸檔同步。

(三)定期開展技術(shù)文件整理的檢查與指導(dǎo)

考慮到技術(shù)文件的瑣碎性和施工現(xiàn)場的繁忙，工人都集中精力于施工，而對技術(shù)文件就是應(yīng)付研究，或工程進(jìn)行到一定階段后補，這樣就不能夠真實的反應(yīng)施工過程，如不認(rèn)真進(jìn)行督導(dǎo)檢查，到最后很可能出現(xiàn)技術(shù)文件不全、不真實、不完整，甚至有大量文件資料流失的現(xiàn)象。所以檔案工作者要有超前的工作思路，一切工作要在項目開工之前打好提前量，及早做好各類技術(shù)文件歸檔的準(zhǔn)備，發(fā)放技術(shù)文件整理分類方案及規(guī)范表格，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。對各施工單位技術(shù)文件的歸檔工作定期或不定期進(jìn)行檢查指導(dǎo)，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正、解決。

(四)加強對有關(guān)人員的培訓(xùn)

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第一條為加強水利工程建設(shè)項目（以下簡稱"水利工程"）檔案管理工作，明確檔案管理職責(zé)，規(guī)范檔案管理行為，充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范，結(jié)合水利工程的特點，制定本規(guī)定。

第二條水利工程檔案是指水利工程在前期、實施、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)，健全制度，統(tǒng)籌安排檔案工作經(jīng)費,確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程，其他水利工程可參照執(zhí)行。

第二章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作；在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時，應(yīng)對水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求；檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時，要同時檢查水利工程檔案的收集、整理情況；在進(jìn)行項目成果評審、鑒定和水利工程重要階段驗收與竣工驗收時，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，并作出相應(yīng)的鑒定評語。

第六條各級建設(shè)管理部門應(yīng)積極配合檔案業(yè)務(wù)主管部門,認(rèn)真履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)，共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項目法人對水利工程檔案工作負(fù)總責(zé)，須認(rèn)真做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作，并應(yīng)加強對各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項目法人，應(yīng)設(shè)立檔案室，落實專職檔案人員；其他水利工程的項目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項目法人的檔案人員對各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。

第八條勘察設(shè)計、監(jiān)理、施工等參建單位，應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任，切實做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作；屬于向項目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料，在完成收集、整理、審核工作后，應(yīng)及時提交項目法人。項目法人應(yīng)認(rèn)真做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的直接責(zé)任人，須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理、歸檔，如遇工作變動,須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)認(rèn)真把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān)，凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的，不得通過驗收或進(jìn)行質(zhì)量等級評定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的，項目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫房，配備必要的檔案裝具和設(shè)備；其他建設(shè)項目，也應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫房、裝具和設(shè)備。所需費用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項目類和生產(chǎn)準(zhǔn)備費中。

第十二條項目法人應(yīng)按照國家信息化建設(shè)的有關(guān)要求，充分利用新技術(shù)，開展水利工程檔案數(shù)字化工作，建立工程檔案數(shù)據(jù)庫，大力開發(fā)檔案信息資源，提高檔案管理水平，為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條項目法人應(yīng)按時向上級主管單位報送《水利工程建設(shè)項目檔案管理情況登記表》（附件1）。國家重點建設(shè)項目，還應(yīng)同時向水利部報送《國家重點建設(shè)項目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種。長期檔案的實際保存期限,不得短于工程的實際壽命。

第十五條《水利工程建設(shè)項目文件材料歸檔范圍和保管期限表》（附件3）是對項目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項目法人可結(jié)合實際，補充制定更加具體的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作，一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚Ω鞣职鼏挝惶峤坏臍w檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對其提供檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé)；監(jiān)理工程師對施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù)，監(jiān)理單位應(yīng)向項目法人提交對工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量情況的專題審核報告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T1182-2000）。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿足檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)；形式應(yīng)字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清楚、簽字（章）手續(xù)完備，歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》（GB/T10609.3-1989）要求統(tǒng)一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分，必須做到完整、準(zhǔn)確、清晰、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖?？⒐D須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋"竣工圖章"（附件4-1），有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說明、鑒定意見及目錄。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖：

（一）按施工圖施工沒有變動的，須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章；

（二）一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的，可在原施工圖上更改，在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，加蓋并簽署竣工圖章；

（三）凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更超過1/3的，應(yīng)重新繪制竣工圖（可不再加蓋竣工圖章）。重繪圖應(yīng)按原圖編號，并在說明欄內(nèi)注明變更依據(jù)，在圖標(biāo)欄內(nèi)注明"竣工階段"和繪制竣工圖的時間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署"竣工圖確認(rèn)章"（見附件4-2）。

第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補充。參建單位應(yīng)指定專人，負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作，歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時間、地點、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事件、事故，必須要有完整的聲像材料歸檔。

第二十條電子文件的整理、歸檔，參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894-2002）執(zhí)行。

第二十一條項目法人可根據(jù)實際需要，確定不同文件材料的歸檔份數(shù)，但應(yīng)滿足以下要求：

（一）項目法人與運行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料（當(dāng)二者為一個單位時，應(yīng)異地保存1套）；

（二）工程涉及多家運行管理單位時，各運行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料；

（三）當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時，原件應(yīng)由項目產(chǎn)權(quán)單位保存，其他單位保存復(fù)制件；

（四）流域控制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程，項目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗收等相關(guān)文件材料（具體內(nèi)容參見附件3）。

第二十二條工程檔案的歸檔與移交必須編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)為案卷級，并須填寫工程檔案交接單（見附件5）。交接雙方應(yīng)認(rèn)真核對目錄與實物，并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

第二十三條工程檔案的歸檔時間，可由項目法人根據(jù)實際情況確定。可分階段在單位工程或單項工程完工后向項目法人歸檔，也可在主體工程全部完工后向項目法人歸檔。整個項目的歸檔工作和項目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作，應(yīng)在工程竣工驗收后三個月內(nèi)完成。

第四章檔案驗收

第二十四條水利工程檔案驗收是水利工程竣工驗收的重要內(nèi)容，應(yīng)提前或與工程竣工驗收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程，不得通過檔案驗收；未通過檔案驗收或檔案驗收不合格的，不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗收。

第二十五條各級水行政主管部門組織的水利工程竣工驗收，應(yīng)有檔案人員作為驗收委員參加。水利部組織的工程驗收，由水利部辦公廳檔案部門派員參加；流域機構(gòu)或省級水行政主管部門組織的工程驗收，由相應(yīng)的檔案管理部門派員參加；其他單位組織的有關(guān)工程項目的驗收，由組織工程驗收單位的檔案人員參加。

第二十六條大中型水利工程在竣工驗收前要進(jìn)行檔案專項驗收。其他工程的檔案驗收應(yīng)與工程竣工驗收同步進(jìn)行。檔案專項驗收可分為初步驗收和正式驗收。初步驗收可由工程竣工驗收主持單位委托相關(guān)單位組織進(jìn)行；正式驗收應(yīng)由工程竣工驗收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。

第二十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項驗收前，項目法人應(yīng)組織工程參建單位對工程檔案的收集、整理、保管與歸檔情況進(jìn)行自檢，確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后，可向有關(guān)單位報送檔案自檢報告，并提出檔案專項驗收申請。

檔案自檢報告應(yīng)包括:工程概況，工程檔案管理情況，文件材料的收集、整理、歸檔與保管情況，竣工圖的編制與整編質(zhì)量，工程檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全性的自我評價等內(nèi)容。

第二十八條檔案專項驗收的主持單位在收到申請后，可委托有關(guān)單位對其工程檔案進(jìn)行驗收前檢查評定，對具備驗收條件的項目，應(yīng)成立檔案專項驗收組進(jìn)行驗收。檔案專項驗收組由驗收主持單位、國家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機構(gòu)等單位組成。必要時，可聘請相關(guān)單位的檔案專家作為驗收組成員參加驗收。

第二十九條檔案專項驗收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下：

（一）聽取項目法人有關(guān)工程建設(shè)情況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管情況的自檢報告；

（二）聽取監(jiān)理單位對項目檔案整理情況的審核報告；

（三）對驗收前已進(jìn)行檔案檢查評定的水利工程，還應(yīng)聽取被委托單位的檢查評定意見；

（四）查看現(xiàn)場（了解工程建設(shè)實際情況）；

（五）根據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模，抽查各單位檔案整理情況。抽查比例一般不得少于項目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8％，其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%；抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上；

（六）驗收組成員進(jìn)行綜合評議；

（七）形成檔案專項驗收意見，并向項目法人和所有會議代表反饋；

（八）驗收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項驗收意見。

第三十條檔案專項驗收意見應(yīng)包括以下內(nèi)容：

（一）工程概況。

（二）工程檔案管理情況：

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編情況

4、工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)性評價

（三）存在問題及整改要求。

（四）驗收結(jié)論。

（五）驗收組成員簽字表。

第五章附則

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關(guān)鍵字：重點水利工程 檔案管理

水利工程是國民經(jīng)濟重要基礎(chǔ)設(shè)施，與經(jīng)濟建設(shè)及人民群眾生命財產(chǎn)安全息息相關(guān)，關(guān)系到廣大人民群眾最現(xiàn)實最直接的利益。加強水利建設(shè)，提供安全的水環(huán)境，有利于社會環(huán)境的穩(wěn)定和發(fā)展環(huán)境的優(yōu)化。各級政府十分重視水利工程建設(shè)，不斷加大投入，興修水利設(shè)施，加固原有堤防、水庫工程，提高防災(zāi)等級等，其在保障城市人民生活正常進(jìn)行和預(yù)防及抵御自然災(zāi)害方面有重要作用。珠海市政府近年來重點建設(shè)竹銀水源工程、白蕉聯(lián)圍、小林聯(lián)圍、乾務(wù)赤坎大聯(lián)圍和中珠聯(lián)圍等水利工程項目。竹銀水源工程是貫徹落實國務(wù)院批準(zhǔn)的《保障澳門、珠海供水安全專項規(guī)劃報告》，解決澳門、珠海咸期供水安全的關(guān)鍵工程。

水利項目檔案是水利工程建設(shè)的真實記錄和全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的重要依據(jù)，其既是水利工程建設(shè)、維修、管理、改擴建的重要保障，又能為當(dāng)?shù)亟?jīng)濟建設(shè)和水務(wù)事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)，所以，做好水利項目檔案工作對推動當(dāng)?shù)亟?jīng)濟可持續(xù)發(fā)展具有十分重要的意義。由于水利項目具有投資大、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜的特點，因而形成的檔案數(shù)量大、載體多樣、保存價值高。當(dāng)前，隨著國家重點工程項目在投資、管理、建設(shè)等方面政策的變化，對工程檔案的收集、管理、歸檔、流向提出了新的問題。筆者結(jié)合工作實際，對如何開展水利工程檔案工作提出一些看法，以期對水利工程項目檔案工作有所裨益。筆者認(rèn)為做好水利項目檔案可以按照以下要求來開展：

一、建立項目檔案管理組織架構(gòu)

項目檔案管理機構(gòu)是項目檔案工作的重要保障，沒有相應(yīng)的檔案管理機構(gòu)，檔案工作開展必受影響。因此，在組建工程建設(shè)（籌備）處時的同時，就應(yīng)考慮設(shè)立工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，小組必須由單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室負(fù)責(zé)人和專職、兼職檔案管理員構(gòu)成，形成層層把關(guān)的體系。一般情況下，由單位領(lǐng)導(dǎo)任組長，科室負(fù)責(zé)人任成員，專、兼職檔案管理員具體負(fù)責(zé)工程項目資料的整理歸檔工作。建設(shè)單位在完善檔案管理組織的同時，要求勘測設(shè)計、施工和監(jiān)理等參建單位，必須明確一位主要領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人分管工程檔案資料工作，并建立與工程檔案資料工程任務(wù)相適應(yīng)的管理機構(gòu)，配備檔案資料管理人員，統(tǒng)一管理工程檔案資料。水利工程一般都是省、市重點建設(shè)工程，其建設(shè)規(guī)模較大、時間較長、要求嚴(yán)，在施工中還會創(chuàng)造許多新工藝、新技術(shù)，如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的高度重視，沒有統(tǒng)一機構(gòu)抓總，沒有相關(guān)部門和施工一線技術(shù)人員的認(rèn)真負(fù)責(zé)，沒有檔案管理人員的勤奮敬業(yè)，是不可能高質(zhì)量完成這些工作要求的。

二、加強與檔案行政管理部門的聯(lián)系，尋求密切的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)

要使工程項目檔案工作獲得持續(xù)、均衡、快速發(fā)展，就必須重視加強與檔案行政部門的聯(lián)系，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)。從工程建設(shè)一開始，建設(shè)單位就要及時取得當(dāng)?shù)貦n案局的支持，自覺將項目檔案工作置于檔案行政管理部門的指導(dǎo)和監(jiān)督之下，確保檔案工作在高起點、高標(biāo)準(zhǔn)的層面上展開，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題及時整改，并由監(jiān)理形成書面意見報當(dāng)?shù)貦n案局和建設(shè)單位備案。當(dāng)然，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是雙重性的，作為工程建設(shè)單位，對上，要接受上級主管部門和檔案部門的指導(dǎo)與監(jiān)督，如省水利廳、省、市檔案局等；對下，則負(fù)有對各參建單位檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)之責(zé)?？梢酝ㄟ^到各參建單位調(diào)研、實地指導(dǎo)、辦培訓(xùn)班和召開業(yè)務(wù)工作會議等措施、途徑，了解各參建單位的檔案工作情況，促進(jìn)各單位業(yè)務(wù)工作的交流，從而提高檔案工作水平，在此基礎(chǔ)上，制定適合本項目的檔案工作規(guī)劃。

三、項目檔案管理工作與工程項目建設(shè)同步

項目檔案管理是建設(shè)項目管理的重要組成部分，項目檔案管理工作必須與工程項目建設(shè)同步進(jìn)行，這既是國家相關(guān)檔案法律法規(guī)的規(guī)定，同時也是保證項目檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)歸檔的重要監(jiān)控措施，通過同步進(jìn)行，做到項目檔案在形成的同時就能全部歸檔。因此，檔案管理工作與項目提出、可行性研究、設(shè)計、決策、招（投）標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理、工程結(jié)算、竣工驗收同步進(jìn)行，對各階段形成的文字、圖紙、圖表、聲像、計算材料（含電子文件）進(jìn)行收集、積累、整理，對立項、設(shè)計、施工中形成的報告、批復(fù)、圖紙、合同、標(biāo)書、備忘錄、協(xié)調(diào)文件及領(lǐng)導(dǎo)視察活動等資料，在形成的同時悉數(shù)歸檔。如不及時記錄、收集、歸檔，對工程建設(shè)和運行管理將會造成不可彌補的損失。按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，建設(shè)單位對工程檔案工作進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，對項目檔案實行綜合管理。在項目建設(shè)過程中，檔案人員負(fù)責(zé)工程檔案的監(jiān)督和指導(dǎo)，對建設(shè)工程檔案管理工作實行全程監(jiān)控。堅持“誰產(chǎn)生，誰立卷”的原則，指導(dǎo)項目前期立項審批、招投標(biāo)、合同勘察、設(shè)計、拆遷、施工、監(jiān)理、竣工驗收等檔案的立卷移交工作；定期到工地現(xiàn)場監(jiān)督指導(dǎo)，督促監(jiān)理人員對檔案質(zhì)量把關(guān)，提出整改意見，對檔案進(jìn)行復(fù)檢，并把復(fù)檢情況進(jìn)行通報。

四、項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理

項目建設(shè)單位必須在項目的招標(biāo)和簽訂設(shè)計、監(jiān)理、施工合同或協(xié)議時，設(shè)立專門條款，明確規(guī)定設(shè)計單位、監(jiān)理單位、施工單位對項目文件的收集、整理、移交責(zé)任和違約責(zé)任等；明確檔案收集、整理、驗收、考核、歸檔的份數(shù)、竣工圖的套數(shù)、電子文件的格式、檔案質(zhì)量等等方面的要求。同時，要在合同中明確檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的，參建單位應(yīng)負(fù)有的責(zé)任，以及相關(guān)的處理措施。珠海市的水利工程在項目檔案同方面，主要規(guī)定了施工單位在未完成歸檔工作（辦理移交手續(xù)）前，暫不返還其工程質(zhì)量保證金；工程竣工檔案沒有通過檔案行政主管部門及建設(shè)單位檔案室的預(yù)驗收，不能進(jìn)行工程結(jié)算，并暫不支付施工單位的工程尾款；設(shè)計單位、監(jiān)理單位在未完成歸檔工作前，都暫不支付設(shè)計費尾款。通過將項目文件材料的收集、整理和歸檔納入合同管理的措施，強化各參建單位的責(zé)任，同時采用經(jīng)濟手段實施監(jiān)控。

五、深入現(xiàn)場收集檔案資料

水利工程項目檔案的大部分原始資料產(chǎn)生于施工過程的現(xiàn)場，檔案人員應(yīng)親臨施工現(xiàn)場，收集資料。如果，建設(shè)單位只是坐等參建單位移交檔案，而不深入現(xiàn)場指導(dǎo)和強調(diào)檔案的收集，有可能喪失最好的收集檔案的機會。因此，應(yīng)針對性地列出需收集的資料名目，根據(jù)工程進(jìn)度，與項目經(jīng)理、施工員甚至領(lǐng)班密切聯(lián)系，爭取配合，做到該簽證的就現(xiàn)場簽證，該取樣的就現(xiàn)場取樣，該檢查的就現(xiàn)場檢查，該記錄的就現(xiàn)場記錄，能夠做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。在收集資料時，必須十分注意資料的精確度。為此檢查后一定要核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。檢查復(fù)核的主要內(nèi)容包括：施工階段形成的文字資料簽證手續(xù)是否完備；檢查檢測記錄是否準(zhǔn)確符合規(guī)范要求；隱蔽工程的記錄是否詳細(xì)、準(zhǔn)確；原材料如鋼材、水泥、砂子等的出廠合格證明和取樣檢測試驗報告是否真實。

檔案人員要積極與駐地監(jiān)理工程師配合，充分發(fā)揮駐地監(jiān)理工程師的作用。因為駐地監(jiān)理工程師全天候在工地上監(jiān)督管理，對工程的進(jìn)度和施工人員的素質(zhì)最了解，對使用的原材料也最清楚，同時幾乎所有的進(jìn)場原材料和施工資料均需經(jīng)駐地監(jiān)理的檢驗及簽證才有效。所以充分調(diào)動監(jiān)理的積極性是保證檔案資料能有效收集的有力措施。

六、強化審查，嚴(yán)格驗收項目檔案

根據(jù)《國家檔案局 國家發(fā)展和改革委員會關(guān)于印發(fā)的通知》，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經(jīng)檔案驗收或檔案驗收不合格的項目，不得進(jìn)行或通過項目的竣工驗收。對項目檔案的驗收做到規(guī)范、嚴(yán)格把關(guān)是保證項目檔案質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案驗收要堅持每個分部工程驗收時，同時進(jìn)行檔案驗收。每個分部工程驗收前，檔案人員、工程一線技術(shù)人員以及監(jiān)理、設(shè)計、運行管理單位人員一起檢查有關(guān)施工檔案資料是否按竣工驗收的標(biāo)準(zhǔn)制備。檔案人員作為單位工程驗收工作組成員，并在“單位工程完工驗收鑒定書”上簽字確認(rèn)，無檔案室人員簽字，驗收不予通過。檔案正式歸檔移交前，成立工程檔案審核工作小組，對按規(guī)定應(yīng)該歸檔的資料進(jìn)行歸檔移交前的審核，并邀請當(dāng)?shù)貦n案局有關(guān)人員對全部擬接收的檔案資料進(jìn)行檢查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，各單位核查后整改。在檔案專項驗收前，成立由建設(shè)單位分管檔案工作領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人和監(jiān)理單位總監(jiān)組成的工程檔案驗收小組，通過對檔案資料進(jìn)行抽查、聽取檔案管理工作的報告、質(zhì)疑答辯，形成自評意見和自評得分。

總之，重點水利工程項目檔案管理工作是一個不斷學(xué)習(xí)的過程，只有經(jīng)過不斷地實踐與探索，才能更加牢固熟練地掌握它、運用它。同時，也只有經(jīng)過不斷地實踐，才能促使檔案管理工作不斷完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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摘 要 工程項目檔案記錄整個工程傳承、創(chuàng)新和發(fā)展，是項目的真實反映和描述，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。

關(guān)鍵詞 工程項目 檔案管理 存在問題及對策

工程項目檔案記錄了工程項目建設(shè)相關(guān)成果，有利于項目的傳承、創(chuàng)新和發(fā)展，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在以及未來的信息媒介。促進(jìn)企業(yè)工程項目檔案的有效管理是非常值得探討的議題。

一、充分認(rèn)識加強工程項目檔案管理的重要意義

根據(jù)國家檔案局、國家發(fā)展改革委員會聯(lián)合《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》規(guī)定，工程檔案驗收是項目竣工驗的重要組成部分，未經(jīng)項目檔案驗收或項目檔案驗收不合格的建設(shè)項目，不得進(jìn)行或通過整個建設(shè)項目的竣工驗收。由此可以看出，項目檔案驗收對整個工程項目驗收具有一票否決權(quán)，充分體現(xiàn)了項目檔案在建設(shè)項目竣工驗收的重要性。此外，項目檔案對建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，項目檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目發(fā)揮最大效益。

工程項目相當(dāng)于一個類型的信息資源庫，不僅僅是項目建設(shè)的真實反映和描述，還是項目建設(shè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)以及借鑒資料，也可以作為建設(shè)單位維權(quán)的憑證或者依據(jù)。

（一）加強項目檔案管理是工程創(chuàng)優(yōu)的必備條件。項目建設(shè)檔案工作是項目工程建設(shè)的重要組成部分，無論是創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程獎，亦或是項目建設(shè)驗收，都迫切需要檔案的支撐。工程上，在竣工驗收階段，原則上要把工程全部檔案資料作為驗收工程質(zhì)量的重要子項，項目檔案驗收不合格，全盤否定該項目總體驗收計劃。

（二）要提高項目建設(shè)的管理水平，必須加強對項目檔案的管理。檔案資料是最原始真實全面的，是工程的建設(shè)過程、結(jié)果以及竣工后各項建設(shè)的重要參考資料，從這些資料中可以總結(jié)經(jīng)驗提高水平，完善從設(shè)計到運行的每一個環(huán)節(jié)。各級領(lǐng)導(dǎo)必須要高度重視建設(shè)項目檔案工作；加強對建設(shè)項目檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)；定期召開建設(shè)項目檔案工作會議；加強建設(shè)項目檔案管理制度建設(shè)。

（三）企業(yè)要想持續(xù)發(fā)展就必須做好檔案的管理工作。如天津市的解放橋由當(dāng)進(jìn)法國一家橋梁公司承建，至今已有八十多年歷史，橋體出現(xiàn)故障，需要維修，找遍了市檔案館的檔案，無法找到橋相關(guān)的檔案，卻在法國的這家橋梁公司找到了設(shè)計圖紙等大量資料，省下許多人力和財力。以上例子證明了項目建設(shè)檔案管理的重要作用和地位以及管理人員所要履行的管理責(zé)任的重大。

（四）加強項目建設(shè)檔案管理作為戰(zhàn)略選擇。現(xiàn)代企業(yè)產(chǎn)權(quán)權(quán)責(zé)明確，政企分開，管理科學(xué)。企業(yè)檔案不僅是產(chǎn)權(quán)劃分的依據(jù)，科學(xué)管理的基礎(chǔ)，而且還可以作為企業(yè)維權(quán)的一項依據(jù)。在生產(chǎn)建設(shè)中，檔案應(yīng)用在各方面，系統(tǒng)的檔案是科學(xué)決策的重要依據(jù)，能夠使決策者制定出的工作方案切實可行，減少人力物力的浪費。

二、項目檔案管理的問題

（一）對檔案管理沒有正確認(rèn)識。在工程建設(shè)期間，輕視檔案只重視工程，檔案歸檔不及時。

（二）檔案人員素質(zhì)需要進(jìn)一步提高。當(dāng)前，很多項目管理人員沒有達(dá)到規(guī)范要求，主動完成工作，思路不開闊以至于歸檔資料不全；施工隊伍流動性大，使檔案管理工作脫節(jié)，部門間缺乏必要的溝通，具體工作沒有落實到具體人員。

（三）加強探索實踐以實現(xiàn)“文化上同心跨越”的目標(biāo)。工程參建單位文化管理理念存在差異，工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，給檔案的規(guī)范管理帶來一定的影響。因此加強探索與實踐非常關(guān)鍵。

三、加強檔案管理的一些措施

項目建設(shè)檔案作為一種歷史記錄是工程管理的重要組部分。

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。只有重視才會做好項目檔案管理工作。因此，從監(jiān)與管兩方面入手，企業(yè)要將檔案工作作為工作計劃擺上重要議事日程并列入工程條款，用法律來約束，保證工作人員積極工作、深入現(xiàn)場收集所需資料的積極性。

（二）制度建設(shè)是保證。建立一整套嚴(yán)格科學(xué)可行的檔案管理制度，從領(lǐng)導(dǎo)、分工、獎懲等方面作出明確規(guī)定，對檔案文件在各階段的任務(wù)提出具體要求。在建設(shè)初期就要向各單位發(fā)放文件管理規(guī)則規(guī)范以及制度說明。為保證檔案的及時移交與財務(wù)結(jié)算，嚴(yán)格按照制度執(zhí)行簽字手續(xù)。

（三）業(yè)務(wù)素質(zhì)是基礎(chǔ)。面對新要求，檔案人員要有先進(jìn)工作作風(fēng)，自覺學(xué)習(xí)相關(guān)知識和政策，保持完善細(xì)節(jié)，履行職責(zé)，保證效率的思想。既要善于溝通，積極主動地參加到工程建設(shè)各項工作中來，又要按照要求把好質(zhì)量關(guān)，做好應(yīng)對各種問題的工作，對于檔案材料的收集整理工作要做到慎、全、嚴(yán)、細(xì)。

同時還要完善檔案人員與企業(yè)員工的檔案網(wǎng)絡(luò)體系，把檔案作為一種資產(chǎn)，通過健全的網(wǎng)絡(luò)體系保證能夠收集到完整全面的資料。

四、提升檔案管理水平的方法

項目建設(shè)工程參建單位多，工期長，檔案數(shù)量多，時間不均衡，加強檔案管理需要做好以下方面。

（一）保證檔案管理工作與工程建設(shè)相一致。按照要求狠抓管理，做到項目的立項與相應(yīng)的檔案、建設(shè)的進(jìn)度以及檢查和竣工驗收工作相一致。把檔案管理工作作為貫穿全程的任務(wù)，加強對檔案的收集整理，保證工程檔案完整準(zhǔn)確。把檔案工作作為特殊的項目工程，做到先期入檔，與工程建設(shè)同步進(jìn)行直至結(jié)束，達(dá)到很好的控制。

（二）提高要求，加強檔案過程控制。

1.審批工程建設(shè)嚴(yán)格化。工程建設(shè)中的審批文件作為項目建設(shè)的重要合法依據(jù)，所以，各部門要分健全制度，規(guī)范要求完善計劃，落實材料收集的各項條款。

2.工程施工嚴(yán)格化。管理人員要嚴(yán)格按照制度的標(biāo)準(zhǔn)加強對各單位在各階段的材料工作的監(jiān)督審查，從初期到工程結(jié)束都要按標(biāo)準(zhǔn)仔細(xì)落實。做好在業(yè)主單位的設(shè)計施工與協(xié)調(diào)監(jiān)理的配合工作，在全體參建人員參與下完善收集的資料檔案，注意在施工以及竣工驗收階段遵循規(guī)律統(tǒng)籌安排規(guī)劃。嚴(yán)把材料質(zhì)量關(guān)，及時發(fā)現(xiàn)文件的問題并解決，跟蹤建檔，保證按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。用規(guī)范的管理確?？⒐n案的高質(zhì)量高水平和檔案的真實準(zhǔn)確性。管理人員要主動學(xué)習(xí)，跟蹤管理每一個階段的資料，提高效率，優(yōu)化每一步工作，做到精細(xì)。

3.竣工驗收嚴(yán)格化。保證工程與檔案同步嚴(yán)格驗收，總結(jié)完成檔案收集。加強檢查整理工作，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，降低損失。首先，檔案部門必須參加竣工驗收，審閱工程檔案是竣工驗收的法定內(nèi)容，檔案部門參加竣工驗收，是保證工程檔案資料質(zhì)量的關(guān)鍵。檔案部門在工程檔案驗收工作中，要把工作的重點放在檔案初驗階段中發(fā)現(xiàn)的問題，要求相關(guān)部門及時解決。在掌握驗收標(biāo)準(zhǔn)上，要堅持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求、不馬虎遷就，以確保項目檔案的質(zhì)量。其次，強化對重點檔案的收集。項目檔案驗時抽點為項目前期管理性文件、竣工文件、隱蔽工程文件、質(zhì)檢文件、重要合同、協(xié)議等。項目建設(shè)單位一定要把項目文件的收集、整理和歸檔納入合同管理，采取有力控制措施，明確要求各有關(guān)單位，及時收集項目建設(shè)有關(guān)文件材料。根據(jù)項目檔案驗收的工作實踐，一些重要的聲像材料，如項目開、竣工儀式照片、錄音（像）帶等也是收集的難點。另外，竣工圖章的簽署也是不容忽視的，在實際工作中竣工圖好多是從施工圖直接轉(zhuǎn)化而來的，沒有經(jīng)過任何改變，所以有的單位就把施工圖作為竣工圖保存，但必須要加蓋完備簽署竣工圖章，否則施工圖就不能作為竣工圖來保存。

篇5

1 強化管理，把好制度建設(shè)關(guān)。一是根據(jù)國家、省、市有關(guān)要求，將重點建設(shè)項目檔案管理工作真正納入規(guī)范化管理軌道，并將重點建設(shè)項目檔案管理列入重點工程的考核、獎勵辦法之中。二是工程項目的各參建和管理單位要建立、健全各項檔案管理制度。規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行；在實踐中認(rèn)真總結(jié)檔案管理工作，建立和落實崗位責(zé)任制，完善《大型水利工程文件材料分類方案、歸檔范圍、保管期限表》等制度。建立內(nèi)部管理參建單位對工程項目檔案管理，年初有計劃，年終有總結(jié)，獎優(yōu)罰劣。

2 廣開渠道，把好檔案收集關(guān)。大型工程項目資料的種類、名目繁多，形式多樣。要制定明確的歸檔范圍和收集重點，以便把有價值的文件收集齊全。

2.1 協(xié)作左右，建立網(wǎng)絡(luò)。結(jié)合工程管理單位自身的管理體制、組織機構(gòu)的設(shè)置和檔案材料的形成規(guī)律，建立縱橫交織的管理網(wǎng)絡(luò)體系。各部門應(yīng)配備兼職檔案信息員，形成左右協(xié)作的檔案傳遞網(wǎng)絡(luò)，專職檔案管理人員應(yīng)與各部門信息員經(jīng)常聯(lián)系，加強對收集工作的檢查指導(dǎo)，隨時收集與定期收集相結(jié)合。

2.2 主動服務(wù)，盡職盡責(zé)。檔案管理人員應(yīng)主動上門，跟蹤收集，把握資料收集的主動權(quán)，收集反映主要活動和歷史面貌的重要材料。階段工作或年度工作結(jié)束后，專職檔案管理人員應(yīng)主動上門將文件材料收集歸檔，對大量分散的檔案資料進(jìn)行加工、分析、鑒別、集中歸檔，找出規(guī)律性的材料和數(shù)據(jù)。

3 把握環(huán)節(jié)，把好檔案質(zhì)量建設(shè)關(guān)。工程項目檔案質(zhì)量是全面反映工程質(zhì)量的重要依據(jù)，是工程驗收的必備條件，是日后維修、改建的重要依據(jù)。

3.1 主動介入。要了解基本建設(shè)每個程序包括的內(nèi)容，提前制定工程檔案的收集范圍和收集要求；掌握工程項目建設(shè)每個階段所形成的文件材料，主動了解工程進(jìn)展情況，跟蹤現(xiàn)場；對工程檔案工作進(jìn)行全過程的監(jiān)督指導(dǎo)，從源頭上把好工程質(zhì)量關(guān)；要積極督促配合設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)等部門對工程檔案把關(guān)。

3.2 科學(xué)組卷。一個有機聯(lián)系的案卷中，文字材料排列在前，圖樣在后；文字材料按依據(jù)性文件—管理性文件—基礎(chǔ)性文件—設(shè)計文件—施工文件—竣工文件順序排列；組合案卷時，按內(nèi)容、重要程度、時間排列，并適當(dāng)考慮文件材料的數(shù)量和案卷厚度。

3.3 整理立卷。工程項目從提出到項目竣工一般有準(zhǔn)備、設(shè)計、施工和竣工驗收階段。在立卷工程中，也基本照這四個階段進(jìn)行整理立卷，區(qū)別對待。也可按文書檔案、工程檔案、會計檔案、聲像圖片檔案、電子檔案和實物檔案歸類。對施工圖按照“一張施工圖（設(shè)計圖）對應(yīng)一張竣工圖”的原則，并對其分別編號，獨立成卷。圖紙如有變更，應(yīng)標(biāo)注變更依據(jù)和必要的說明，重視圖片、聲像、電子檔案的收集整理。

3.4 梳理查卷。做好“兩查三看”。一查立卷歸檔情況；二查檔案出、入庫是否實行登記制度等。一看是否齊全完整，是否按時歸檔，看實際檔案數(shù)量與目錄是否相符；二看各門類檔案實體是否收集齊全并集中統(tǒng)一管理；三看檔案案卷是否有卷內(nèi)文件目錄，目錄與檔案實體名稱是否一致，是否缺件、缺頁等。

4 認(rèn)真仔細(xì)，嚴(yán)把檔案利用關(guān)。檔案管理人員要對不同層次的利用人員規(guī)定不同的審批手續(xù)，確定不同的利用范圍，使利用工作有章可循。做到不失密、不泄密。要經(jīng)常檢查檔案利用制度是否齊全，是否進(jìn)行檔案利用登記；檔案利用場所是否安裝監(jiān)控設(shè)備；檔案利用是否有批準(zhǔn)手續(xù)、登記手續(xù)；已有縮微膠片、復(fù)制件或數(shù)字化檔案是否仍提供原件利用。

5 完善設(shè)施，把好軟硬設(shè)施關(guān)。一是規(guī)范設(shè)立檔案室。二是將檔案管理的相關(guān)制度上墻，整理好的各門類檔案入庫、上架保管。三是購置安裝、標(biāo)準(zhǔn)擺放檔案密集架，合理安排檔案庫房結(jié)構(gòu)，做到辦公、利用、庫房“三分開”；配齊檔案柜、防磁柜、空調(diào)等設(shè)備設(shè)施，達(dá)到防塵、防光等“十防”要求。四是做好檔案庫房安全工作。

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【關(guān)鍵詞】工程項目 檔案管理 問題 方法

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：

工程項目檔案管理中存在的主要問題

檔案管理制度不健全，檔案管理意識不強

隨著國家相關(guān)建設(shè)工程法規(guī)和檔案規(guī)范的出臺，部分建設(shè)單位和施工單位對工程檔案的認(rèn)識有所提高，但仍有相當(dāng)一部分單位由于過于追求經(jīng)濟效益，將工作重點放在質(zhì)量、進(jìn)度上，檔案管理意識淡薄，對檔案管理工作重視不足，沒有形成健全的檔案管理制度體系，沒有將項目文件的形成、收集和管理列入建設(shè)項目計劃，工程項目檔案從形成到竣工驗收的整個過程沒有完善的標(biāo)準(zhǔn)制度加以保障；或者是有制度，卻執(zhí)行不力，缺乏監(jiān)管。因此，常常出現(xiàn)在工程竣工時，才抽調(diào)人力、物力，突擊編制和補充項目文件，以應(yīng)付驗收的情況，導(dǎo)致歸檔的工程項目檔案真實性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性不足，甚至是一些重要文件丟失，影響檔案的整體利用價值的發(fā)揮。

2．檔案管理職責(zé)不清，檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低

目前，相當(dāng)一部分施工單位或項目部壓縮編制，沒有建立專職的檔案管理人員隊伍，檔案管理崗位多以兼職的為主，甚至臨時抽調(diào)，因此檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)偏低，檔案工作職責(zé)不清，檔案管理不到位。主要表現(xiàn)在，一是兼職檔案人員崗位職責(zé)描述中沒有檔案管理工作，因此不能專心于工程項目文件管理，對檔案工作往往兼而不顧，工作不到位。二是檔案人員往往由新入職的年輕技術(shù)人員兼任，流動性較大，造成工程項目檔案工作連續(xù)性不強，甚至存在檔案無人管理的現(xiàn)象。三是兼職檔案人員一般身兼數(shù)職，或是臨時抽調(diào)，檔案業(yè)務(wù)知識積累不足，難以適應(yīng)項目檔案管理的需要。

3．項目文件質(zhì)量不高，影響檔案作用的充分發(fā)揮

工程檔案來源于項目文件，項目文件的質(zhì)量決定了項目檔案的質(zhì)量，由于對工程項目檔案缺乏應(yīng)有的重視，對項目檔案在工程建設(shè)管理和今后改擴建，以及維護合法權(quán)益中所起的重要作用認(rèn)識不足，工程項目檔案普遍存在質(zhì)量問題。一是項目文件形成質(zhì)量不高，內(nèi)容填寫不真實，漏項較多；簽章手續(xù)不全；竣工圖變更不到位等。二是文件多是復(fù)制件，清晰度差。三是移交的項目文件不夠齊全、完整。四是目錄編制不夠規(guī)范，案卷質(zhì)量不高。這些現(xiàn)象導(dǎo)致工程檔案不能真實反映工程建設(shè)實際情況，不能有效發(fā)揮其依據(jù)和憑證作用，為今后的管理和利用帶來困難。

二、存在問題的解決辦法

1．加強宣傳，提高檔案意識

工程建設(shè)項目檔案是工程建設(shè)人員花費大量心血形成的，工程建設(shè)項目檔案不僅是工程項目建設(shè)的歷史記錄，更是工程項目建設(shè)經(jīng)驗和技術(shù)的結(jié)晶，直接反映工程項目建設(shè)的成果。從這個意義上來說，工程管理、施工、監(jiān)理等相關(guān)單位應(yīng)把工程項目檔案工作作為一個重要的基礎(chǔ)工作來抓，加強檔案宣傳，提高領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)管理人員的檔案意識及檔案工作自覺性。

在項目開工前，組織參建各方技術(shù)管理人員進(jìn)行檔案法規(guī)和檔案基本知識的學(xué)習(xí)，了解檔案的價值和檔案工作的意義，增強技術(shù)管理人員對項目檔案重要性的認(rèn)識，為提高竣工檔案質(zhì)量打下思想基礎(chǔ)。

篇7

關(guān)鍵詞:項目管理 ； 工程管理；

中圖分類號：C93文獻(xiàn)標(biāo)識碼： A

一、檔案管理的基本要求

檔案管理人員應(yīng)遵守檔案管理的有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度。檔案管理人員在收到歸檔的文件材料后，應(yīng)及時登記，并認(rèn)真做好檔案資料的立卷、驗收、歸檔和集中管理工作。歸檔整理應(yīng)符合建設(shè)部頒布的《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001）的要求。歸檔的文件資料，其內(nèi)容必須準(zhǔn)確、齊全完整、真實反映整個建設(shè)活動的過程。歸檔的材料應(yīng)字跡清楚、圖表整潔，需要單位或個人簽章的，其簽章手續(xù)應(yīng)完備，并應(yīng)采用碳素墨水、藍(lán)黑墨水耐久性強的材料書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆等易褪色的材料書寫，歸檔裝訂的文件材料應(yīng)有案卷封面和卷內(nèi)目錄。

二、目前工程檔案管理普遍存在的問題

（一）工程檔案資料管理制度不健全, 職責(zé)沒有落實到位。

目前，部分工程建設(shè)單位在檔案管理體制上存在一定問題，沒有設(shè)立工程檔案管理組織，沒有制訂應(yīng)有的檔案管理規(guī)章制度，有些建設(shè)單位雖然制訂，但也不健全。同時，沒有采取積極有效的措施，把檔案資料規(guī)范管理工作落到實處。日常工程建設(shè)管理中只注重抓工程施工建設(shè)，抓“形象工程”，只注意安全生產(chǎn)、工程質(zhì)量，而忽視了屬于內(nèi)勤服務(wù)范疇的檔案資料管理工作。

（二）管理經(jīng)費投入不足, 保管條件較差。

建設(shè)單位中，只有少數(shù)單位有獨立的檔案資料室，但也存在裝具不足情況，有的檔案資料只能成捆堆放在地上，檔案“六防”措施上更是難以落實，不利于檔案資料的安全保管。

（三）管理人員專業(yè)知識不強, 業(yè)務(wù)水平不高, 管理欠規(guī)范。

建設(shè)單位工程檔案資料管理人員只有少數(shù)幾個是專職人員，并經(jīng)過檔案部門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，而大部分檔案資料管理人員是臨時調(diào)抽，并身兼數(shù)職，有的由負(fù)責(zé)施工管理人員兼任，有的由單位辦公室人員兼，既沒參加過正規(guī)的檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，平時又忙于應(yīng)付手頭日常工作，所以就很難在檔案管理業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)上花時間、下功夫，檔案業(yè)務(wù)知識欠缺，管理很難做到規(guī)范。往往出現(xiàn)工程檔案資料的收集、整理與工程施工建設(shè)進(jìn)度相脫節(jié)情況，檔案整理歸檔處在相對滯后的狀況上，造成工程資料不能有序規(guī)范管理，呈現(xiàn)零散狀態(tài)，隨著資料的堆積，整理歸檔勢必跟不上去。

（四）工程檔案沒有被充分利用。

工程檔案深層價值的挖掘，利用幾乎很少單位能做到。很多檔案中該體現(xiàn)的匯總、分析、統(tǒng)計的數(shù)據(jù)都沒有實現(xiàn)。建設(shè)單位建設(shè)的各類似工程不能通過檔案給其他待建工程提供參考，許多項目經(jīng)歷的事件僅存在于事件發(fā)生當(dāng)時及事件當(dāng)事人的頭腦中，無法從事件中提煉經(jīng)驗和教訓(xùn)。如幾個項目出現(xiàn)類似的工程變更，這說明工程變更僅在項目本身作了縱向管理，卻沒有在建設(shè)單位進(jìn)行橫向的比較管理。

三、科學(xué)精致的流程圖保障檔案管理的完整性、高效性以基本建設(shè)程序為主線，建立工程檔案管理流程。（詳見附文一）。

四、利用好工程檔案、體現(xiàn)檔案價值

工程檔案不僅是告訴別人我們做了些什么，還應(yīng)是通過錄入、匯總、統(tǒng)計、分析后，對項目管理起到促進(jìn)作用。利用工程檔案來控制工程項目建設(shè)活動流程及各項業(yè)務(wù)的規(guī)范性，利用檔案來監(jiān)督、促進(jìn)工程的建設(shè)。

利用工程檔案，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的查閱方式外，更符合時展、更便捷的是利用工程檔案信息化產(chǎn)生的信息，來使用工程檔案。

1、可以建立工程檔案管理信息平臺，根據(jù)建設(shè)單位的實際情況及對檔案管理的預(yù)期效果，委托軟件開發(fā)公司，引進(jìn)適合的軟件系統(tǒng)，建立工程檔案管理信息平臺。

2、除專業(yè)的軟件管理系統(tǒng)外，也可利用日常辦公軟件，例如excel、word等，進(jìn)行工程檔案管理電子化，便于工程檔案利用。

（1）、以項目為單位，從項目的立項到財務(wù)審計完成為止，以資金發(fā)生時間為順序，建立項目資金費用表格。填報項目的年度投資計劃、財務(wù)年度預(yù)算、月度產(chǎn)值、資金實際支付情況（包括工程變更的預(yù)算費用）、工程審計情況等內(nèi)容，為項目的資金計劃編制、成本控制、進(jìn)度情況、各類報表的填報以及加快工程審計及財務(wù)審計提供基礎(chǔ)性資料，便于項目的參與者了解項目的資金等情況。

（2）、建立重要文件的電子版本。

相關(guān)職能部門的批復(fù)意見：對于項目項建書批復(fù)、選址意見、用地預(yù)審意見、建設(shè)用地許可、可研批復(fù)、交評意見、初步設(shè)計批復(fù)、概算批復(fù)、施工圖審查意見、用地批準(zhǔn)書、中標(biāo)通知書、工程規(guī)劃許可證、施工許可證、工程界定表、工程移交單等相關(guān)職能部門的批復(fù)意見進(jìn)行掃描存檔，以增加檔案的安全性及方便項目其他工作人員查閱使用。

各類報批文本、圖紙、合同、招投標(biāo)文件、變更聯(lián)系單、單位發(fā)文等作為項目管理中的重要組成部分，在保存紙質(zhì)版本的基礎(chǔ)上，同時保存一份電子稿，以增強檔案的安全，便于項目前期調(diào)整使用和作為其他項目報批、管理的參考。

五、建設(shè)單位工程檔案管理的幾點思考

（一）需要領(lǐng)導(dǎo)的重視。

工程檔案管理是個系統(tǒng)性的工程，只是項目管理的一部分，雖重要，但卻很難產(chǎn)生階段性、象征性的效果，故需要單位領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要投入大量人力、物力、財力在項目建設(shè)中，進(jìn)行工程檔案管理，隨著工程建設(shè)，完成工程檔案歸檔。

（二）需要各方有互助共贏意識。

工程檔案管理不是一個人的事情，不是專職檔案管理人員全心全意就能達(dá)到很好效果，需要各方共同提高認(rèn)識，共同努力，相互協(xié)作完成。

（三）需要各方承擔(dān)起響應(yīng)責(zé)任。

建立工程檔案的監(jiān)督檢查制度，使參與項目的每個人都承擔(dān)起相應(yīng)的檔案歸檔、錄入的責(zé)任，要保證檔案原始、及時、準(zhǔn)確、完整。在項目考核中，應(yīng)將工程檔案管理情況作為一項考核內(nèi)容。

（四）需要提高工程檔案的法律地位。

將工程檔案歸檔、移交作為部分合同款支付的必要條件，且在招標(biāo)及合同中明確工程檔案歸檔的份數(shù)、時間、質(zhì)量等要求，強化參建第三方的檔案管理責(zé)任。

六、課題研究不足之處

1、由于人力、技術(shù)所限，未對工程檔案管理信息化進(jìn)行系統(tǒng)研究。

2、本課題僅就市政工程進(jìn)行了工程檔案管理流程編制。

附文一

工程檔案管理流程

篇8

超前控制管理的具體做法就是將工程的實施過程分為若干階段，按階段進(jìn)行工程檔案的收集和整理。對工程檔案進(jìn)行超前控制管理有利于對工程初期階段形成的檔案資料進(jìn)行保管保護，可有效避免工程竣工后突擊補充整理檔案資料，保證了工程檔案完整率、準(zhǔn)確率和歸檔率指標(biāo)的全面提升。做好超前控制管理主要包括以下幾方面內(nèi)容：

1.1明確職責(zé)，考核措施到位

工程項目檔案是工程整體建設(shè)中的重要組成部分，而從目前工程檔案管理現(xiàn)狀來看，不少項目建設(shè)單位有“重工程建設(shè)、輕檔案管理”的現(xiàn)象，認(rèn)為工程管理部門只負(fù)責(zé)工程的建設(shè)，至于工程檔案則是檔案部門的職責(zé)。因此，工程管理部門與檔案部門在工程檔案管理過程中的職責(zé)必須要明確。工程管理部門負(fù)責(zé)工程檔案收集和整理工作，對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位移交的工程檔案進(jìn)行審查和交接，工程竣工后3個月內(nèi)，將整理好的工程檔案向檔案部門移交。檔案部門負(fù)責(zé)對工程檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，按照工程節(jié)點計劃對工程檔案進(jìn)行階段性審查，工程竣工后，對工程管理部門移交的工程檔案進(jìn)行審查接收。明確工程管理部門與檔案部門的職責(zé)并納入績效考核指標(biāo)，層層加以落實嚴(yán)格考核，是實現(xiàn)超前控制管理的前提條件，也是提高工程檔案管理水平的重要保證。

1.2完善管理流程，推進(jìn)工程檔案管理規(guī)范化

使用流程控制管理是提高管理效率的捷徑，也是查找管理漏洞的有效方法。在制定工程檔案管理流程時，要把握好以下幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)：

①工程立項后，工程管理部門應(yīng)及時告知檔案部門，并將工程節(jié)點計劃報檔案部門。工程管理部門掌握工程立項和計劃下達(dá)情況，而檔案部門往往是在項目即將竣工時才知道項目的存在，致使檔案部門無法在工程實施過程中介入檔案的收集整理工作，超前控制管理更無從談起。只有掌握了工程的立項和節(jié)點情況，檔案部門才能按工程實施階段對檔案的收集和整理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，從而實現(xiàn)超前控制管理。

②工程管理部門在與工程的設(shè)計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應(yīng)就工程檔案的移交時間、移交范圍、質(zhì)量要求和違約賠償?shù)仁马椬鞒黾s定。近幾年，電力企業(yè)積極推行依法治企，企業(yè)依法經(jīng)營、依法管理的水平有所提高，基建工程中各類合同的簽訂都趨于規(guī)范化，但就合同內(nèi)容而言，缺乏對工程檔案方面的約定，使工程檔案的收集和整理失去了法律上的保障。《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(DA/T28—2002)總則第二款規(guī)定：在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的質(zhì)量、歸檔責(zé)任。因此，工程管理部門在簽訂合同時，明確要預(yù)留部分資金，對及時移交完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確檔案的施工單位或部門，應(yīng)由檔案部門在驗收表上簽署結(jié)論和意見，由財務(wù)部門進(jìn)行決算，否則將預(yù)留資金留下作為文件材料整理、歸檔費用，以督促承建單位重視檔案并充分發(fā)揮檔案的法律價值和經(jīng)濟價值。這一環(huán)節(jié)在工程前期階段就為工程檔案的收集和整理打下基礎(chǔ)，是實現(xiàn)超前控制的有力保障。

③工程管理部門設(shè)置專(兼)職工程資料管理人員(資料員)，隨著工程的進(jìn)度對工程資料進(jìn)行預(yù)歸檔。檔案部門按照工程項目的實施階段和節(jié)點計劃組織工程檔案階段性審查，對工程在某實施階段中形成的檔案的齊全性、完整性、準(zhǔn)確性和是否按時收集整理的情況進(jìn)行了解和指導(dǎo)，出具審查報告，如需整改的要規(guī)定整改期限。對工程檔案進(jìn)行階段性審查是超前控制管理的具體體現(xiàn)，也是超前控制管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。按照工程進(jìn)度，可將工程大致分為前期階段、施工階段和竣工投產(chǎn)階段，每一階段結(jié)束后，檔案部門應(yīng)對該階段產(chǎn)生檔案資料的齊全完整和準(zhǔn)確度等進(jìn)行審查，及時掌握工程檔案收集和整理情況，起到督促和指導(dǎo)作用。

1.3加強過程控制，力求檔案收集的完整性和準(zhǔn)確性

在檔案的收集過程中，無論是工程管理人員還是檔案人員都會遇到一個同樣的問題，即歸檔資料的界定。按檔案管理要求，應(yīng)建立項目檔案技術(shù)交底制度，要求施工人員注意文件的形成與積累，是保證建設(shè)項目原始記錄真實、可靠，保證文件形成質(zhì)量的措施。檔案交底應(yīng)包括兩方面內(nèi)容：

①檔案部門參加各項工程交底工作，了解工程建設(shè)的程序和文件形成的內(nèi)容，做到主動管理。

②檔案人員采取培訓(xùn)和會議形式，對各參建單位人員進(jìn)行檔案管理交底，目的是使施工人員提高檔案收集意識，讓他們了解文件形成過程應(yīng)注意事項、文件材料收集、歸檔范圍、質(zhì)量要求，配合檔案人員做好工作。因此，建立檔案技術(shù)交底制度，使其標(biāo)準(zhǔn)化、實用化，更好地服務(wù)于檔案的超前控制管理。

1.4加強溝通，促進(jìn)部門之間團結(jié)協(xié)作

檔案人員要與工程管理、技術(shù)人員密切配合，工程項目檔案涉及方方面面的工作，貫穿工程全過程，所以做好項目檔案管理不只是檔案人員的工作，可以說，一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的項目檔案，是參與工程建設(shè)各單位共同努力的結(jié)果。工程管理者、技術(shù)人員和施工人員對工程項目的情況最了解，大量的檔案產(chǎn)生于他們的手中，他們也是今后利用檔案的主體，檔案人員要利用一切機會，對工程技術(shù)人員宣傳檔案工作的作用和意義，講解檔案歸檔的要求和目的，以取得工程技術(shù)人員對檔案收集管理工作的支持和配合；并利用庫存的工程檔案撰寫編研材料、專題目錄等，使利用者感受到檔案管理帶來的方便快捷。只有通力合作，才能實現(xiàn)超前控制，進(jìn)而促進(jìn)工程檔案管理水平的提升。

2結(jié)語

篇9

【關(guān)鍵詞】項目、管理

城建檔案建設(shè)和管理的工作也就越來越重要。但是當(dāng)前很多城市在城建檔案管理過程中還缺乏科學(xué)性、合理性，不能很好地適應(yīng)發(fā)展需求。怎樣才能管理好城建重點項目檔案，是我們急需解決的問題。

一、目前城建重點項目檔案建設(shè)中存在的主要問題

1.城建重點項目檔案建設(shè)機構(gòu)不健全

在城建重點項目檔案建設(shè)機構(gòu)方面，國家、省、市都制定了嚴(yán)格的制度，要求各縣、市建立健全城建重點項目檔案專門機構(gòu)?？墒窃趯嶋H的工作中，這一制度并沒有得到貫徹執(zhí)行，這是由于受到體制、機制的制約，導(dǎo)致有一部分縣、市無法成立專門機構(gòu)來建設(shè)管理城建檔案。

2.城建重點項目檔案建設(shè)制度不完善

城建重點項目檔案工作的順利開展離不開健全的規(guī)章制度，然而，由于某些縣、市城建檔案管理部門的管理意識薄弱，工作能力較弱，工作積極性也不高，導(dǎo)致城建重點項目檔案管理部門不能從當(dāng)?shù)亟ㄔO(shè)實際出發(fā)，對于城市建設(shè)造成了很大的影響。由于城建檔案建設(shè)制度不夠完善，對于檔案收集、歸檔、利用等相關(guān)規(guī)章制度都沒有明確規(guī)定，造成了部分城建檔案的缺失，部分檔案收集管理出現(xiàn)空白。

3.城建重點項目檔案建設(shè)管理不規(guī)范

當(dāng)前，有一部分縣、市并不重視城建重點項目檔案的建設(shè)管理，忽視了城建檔案的巨大作

用，這就使得這部分城市的檔案室大多成為了清閑單位，工作人員并不能做到各司其職，各負(fù)其責(zé)。有很多工作人員并不具備專業(yè)知識，業(yè)務(wù)水平低下，專業(yè)技術(shù)不高，崗位職責(zé)不清，

有些工作人員只是來“混時間”，根本不做事。這就造成了城建重點項目檔案工作難以順利開展，嚴(yán)重影響了城市的建設(shè)。

二、加快城建重點項目檔案建設(shè)的幾點建議

1.健全城建重點項目檔案管理機制

城建重點項目檔案工作能否進(jìn)展順利，關(guān)鍵還是在于領(lǐng)導(dǎo)重視，機制體制理順?？v觀歷史發(fā)展，我們可以看出凡是領(lǐng)導(dǎo)重視城建檔案建設(shè)的城市一般都發(fā)展較好，這就說明，領(lǐng)導(dǎo)的重視對城市的發(fā)展至關(guān)重要。那么我們應(yīng)該怎樣做到健全城建重點檔案管理機制呢？

第一，健全機構(gòu)。一個城市要想發(fā)展，就必須要健全其檔案機制。而很多領(lǐng)導(dǎo)的不重視也使得這一機制難以健全，因此，要多多宣傳城建重點項目檔案工作的地位和作用，提高領(lǐng)導(dǎo)對這項工作的認(rèn)識，了解城建檔案管理的重要性。提高領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的關(guān)注，就能更多的獲取領(lǐng)導(dǎo)對城建檔案工作的支持和幫助，使城建檔案管理工作能夠更好的開展。

第二，強化協(xié)調(diào)。城建重點項目檔案資料是由多個部門共同搜集和提供的，這就要求各部門要加強溝通協(xié)調(diào)，保證城建重點項目檔案的準(zhǔn)確性和完整性。

第三，集中管理。城建重點項目檔案對城市建設(shè)管理有重要作用，當(dāng)然，這種作用只有在實現(xiàn)城建檔案集中統(tǒng)一管理這個條件下才能得以充分發(fā)揮。基于此，各市政府要重視城建重點項目檔案工作，并將其列入本市建設(shè)事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，盡快出臺本地城建檔案管理辦法，確保各部門各司其職，使城建檔案得以統(tǒng)一集中管理，最終促進(jìn)城市發(fā)展。

2.完善制度建設(shè)

完善制度建設(shè)主要做到以下兩點：

一是完善規(guī)章制度。不僅要貫徹執(zhí)行國家政府所制定的法律法規(guī)，還要結(jié)合本城市的實際發(fā)展需要，制定出適合本城市發(fā)展的規(guī)章制度，做到因地制宜、因材施教。

二是規(guī)范內(nèi)部建設(shè)。各城市要及時制定城建重點項目檔案整理相關(guān)規(guī)范，對城建重點項目檔案及資料的管理要做到規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，確保城建重點項目檔案發(fā)揮重要作用。

3.加大執(zhí)法力度

實 現(xiàn) 城 建 重 點 項 目 檔 案 及時、完整進(jìn)館，

強化城建檔案執(zhí)法是手段。一要充分履職。各職員要有強烈的責(zé)任感和使命感，要認(rèn)識到檔案工作所具有的嚴(yán)肅性和權(quán)威性，使檔案工作切實做到有法可依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究。

二要嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)。要按照城建檔案管理辦法要求，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行執(zhí)法。對不按標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理，要嚴(yán)肅處理。三要創(chuàng)新舉措。一切從實際出發(fā)，根據(jù)當(dāng)前城市發(fā)展，創(chuàng)新執(zhí)法手段，要做到與時俱進(jìn)

4.加大宣傳力度

要加強宣傳力度，使城建檔案管理落到實處，真正發(fā)揮其強大作用。充分利用廣播、電視、網(wǎng)絡(luò)、報刊等媒體平臺，充分展示城建檔案的知識，積極開展多層次、多角度、全方位的城建檔案宣傳活動。這樣就能引起社會各界對城建檔案工作的重視，提高全社會的城建檔案意識，促進(jìn)城建檔案的工作發(fā)展。

三、如何加強城市建設(shè)重點項目工程檔案管理工作

1.嚴(yán)把工作報建關(guān)根據(jù)有關(guān)規(guī)定，對列入市城建重點項目檔案館接收范圍的建設(shè)工程，必須在開工前到城建檔案館辦理登記手續(xù)，同時還要簽訂《建設(shè)工程檔案移交責(zé)任書》。在實際的操作過程中，一定要嚴(yán)格按照這一規(guī)定。充分利用市行政審批中心一站式服務(wù)的有利條件，把建設(shè)工程檔案登記作為發(fā)放《施工許可證》的一個必備條件，在所有的城建工程項目建設(shè)中實行檔案登記制度。

2.全程跟蹤服務(wù)

在 重 點 項 目 工 程 建 設(shè) 過 程中，要對建設(shè)、施工、監(jiān)理單位的檔案工作進(jìn)行不定期的抽查，并對其工作進(jìn)行指導(dǎo)和檢查，主要檢查以下幾方面：是否有分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)是否有專兼職檔案人員是否有建設(shè)工程資料收集、積累和保管工作的有關(guān)規(guī)定對于重點建設(shè)工程項目，應(yīng)當(dāng)安排業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員長期駐守施工現(xiàn)場，這樣對于工地上出現(xiàn)的問題可以隨時的進(jìn)行幫助，也就實現(xiàn)了全程跟蹤服務(wù)。此外，在施工的淡季，還可以定期開辦城建檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，加強對建設(shè)單位、施工單位和監(jiān)理單位的檔案人員的培訓(xùn)，使他們能夠了解城建檔案編制、報送各方面的硬性規(guī)定，這樣就可以有效的避免在檔案編制和報送時發(fā)生的錯誤，

便于工作人員有的放矢地做好建設(shè)工程文件資料的收集和積累，完成工程檔案的整理、立卷

，避免出現(xiàn)工程文件書寫不符合規(guī)定、簽字不完整、竣工圖修改不符合標(biāo)準(zhǔn)、竣工圖不加蓋

竣工圖章等常見的問題。從源頭上抓好建設(shè)工程檔案的質(zhì)量，為建設(shè)單位在工程竣工驗收后按時向城建檔案館報送工程檔案打下了基礎(chǔ)。

3.提高員工整體素質(zhì)

篇10

關(guān)鍵詞：水利工程；建設(shè)項目；檔案管理

中圖分類號：TV文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

引言

隨著社會進(jìn)步和科技發(fā)展，城市規(guī)模日趨擴大，城市建設(shè)日新月異，尤其是水利工程建設(shè)也被提上了城市建設(shè)的重要議事日程。在水利工程項目建設(shè)過程中，工程的檔案管理也就顯得尤為重要。如何對工程檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，采取有效的控制措施，確保工程檔案歸檔完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，這就給檔案工作者提出了新的要求。

1、水利工程建設(shè)項目檔案管理的意義

水利工程建設(shè)項目所涉及的方面頗多，檔案管理是水利工程建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，它貫穿于水利工程建設(shè)的整個流程中，主要包括記錄兩方面的內(nèi)容。

1.1、水利工程建設(shè)中的資料

例如工程建設(shè)的流程、原材料的信息、質(zhì)量分析、工程質(zhì)量各階段驗收信息等。

1.2、在水利工程建設(shè)完成后試運行的資料

建立完善的檔案，可以在人們需要查詢相關(guān)信息時獲得詳細(xì)的資料，不僅在發(fā)生問題糾紛時有據(jù)可查，而且在水利工程的后續(xù)使用中遇到的維修和管理，原始檔案也起著非常重要的作用。

2、水利工程建設(shè)項目檔案管理存在的問題

我國的水利工程建設(shè)項目取得了較快的發(fā)展，雖然檔案管理工作也取得了一定的成績，不過仍然存在著許多的問題，下面對這些問題進(jìn)行詳細(xì)分析。

2.1、檔案管理制度不健全

水利工程建設(shè)單位往往重視工程的施工建設(shè)工作，對文字的記錄工作重視程度不夠，因此在檔案的管理過程中存在許多的問題，從而導(dǎo)致信息資料的內(nèi)容不夠詳細(xì)，缺乏相應(yīng)的重點項目，往往只是進(jìn)行膚淺的描述，沒有進(jìn)行深入的分析，而且資料的整理也不夠及時，最終使檔案的管理在日常工作中表現(xiàn)出一定的滯后性，而這些問題的根本原因是由于管理制度不健全。

2.2、缺乏檔案管理人才

在水利工程檔案管理的人員構(gòu)成方面，大致可以分為兩類，一類是年齡較大的管理人員，通常是長期在水利工程建設(shè)中工作的人員，這部分人員專業(yè)知識水平更新較差，不擅長進(jìn)行專業(yè)的檔案管理，另一類是剛進(jìn)入工作崗位的管理人員，這部分人員缺乏相關(guān)的經(jīng)驗，無法保證檔案的管理質(zhì)量。因此，由于水利工程建設(shè)單位缺乏相關(guān)的檔案管理人才，使檔案的管理工作沒有很好地落實。

2.3、檔案信息收集存在問題

水利工程建設(shè)項目涉及的方面很多，檔案管理人員往往是利用工程負(fù)責(zé)人員送交的資料進(jìn)行檔案整理，沒有親自進(jìn)行檔案的收集，因此無法對檔案信息的完整性和真實性進(jìn)行辨別。

另外，檔案信息收集的工作大多放在了工程的后期，在工程的施工前期和施工過程中對檔案信息的收集不夠重視，這種信息收集方式很容易使收集到的信息不夠全面，漏掉相關(guān)重要的問題信息。

2.4、檔案管理的方式落后

當(dāng)前計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展迅速，計算機在各領(lǐng)域得到了應(yīng)用，不過在水利工程的檔案管理工作中，計算機的應(yīng)用水平仍然不高，許多水利工程建設(shè)單位仍然采取傳統(tǒng)的文字資料存檔的方式，而且在一些應(yīng)用了計算機管理的水利工程建設(shè)單位中，也僅僅是將計算機作為一個記錄的工具，沒有形成利用計算機進(jìn)行檔案管理的模式，這種落后的檔案管理方式無法適應(yīng)當(dāng)前快速發(fā)展的信息社會。、

3、進(jìn)一步完善水利工程建設(shè)項目檔案管理的對策

3.1、健全管理制度

從水利工程建設(shè)單位的管理方面考慮，要進(jìn)一步健全檔案的管理制度，以完善的制度來約束檔案管理部門的工作，建立一定的約束和激勵制度，將責(zé)任落實到各管理人員的崗位上，將檔案管理的工作細(xì)致化、科學(xué)化，在發(fā)現(xiàn)問題時可以對崗位人員進(jìn)行量化考核，從而使檔案管理人員能夠認(rèn)真遵守制度，做好檔案管理工作。

3.2、加強培訓(xùn)，提高水平

提高檔案人員的業(yè)務(wù)水平是檔案管理的基本保障，發(fā)展檔案事業(yè)，必須牢固樹立人才是第一資源的觀念，堅持以人為本，不斷提高檔案管理者素質(zhì)，全面加強隊伍建設(shè)，培養(yǎng)出一批熱愛檔案事業(yè)、具有專門知識和技能的檔案人才。通過不定期組織檔案人員參加水利行業(yè)組織的檔案學(xué)習(xí)班及學(xué)習(xí)各種檔案法律、法規(guī)，學(xué)習(xí)水利工程檔案工作所需要的各種新理論、新知識、新技能，從而優(yōu)化檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的檔案管理業(yè)務(wù)和管理水平。在工程建設(shè)和檔案管理過程中，可通過開辦各類培訓(xùn)班或舉行座談會等多種形式，加強對檔案源頭單位業(yè)務(wù)的指導(dǎo)和監(jiān)督。

3.3、制定切實可行的項目檔案分類方案

全宗是我國檔案管理的基本理論。制定檔案分類方案應(yīng)樹立全新的全宗理念，應(yīng)以全宗為對象進(jìn)行。為了保證一個重點工程項目檔案資料的系統(tǒng)與完整，項目法人應(yīng)對該項目建設(shè)的所有文件材料進(jìn)行統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)，實行封閉管理，不得與有關(guān)機關(guān)的文件材料交叉運行，以確保該項目工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。項目法人在項目劃分完成后，要根據(jù)單位工程、分部工程及單元工程劃分的具體情況，制定出整個項目工程文件材料的歸檔范圍、保管期限和檔案分類方案。確定工程項目檔案的分類方案，應(yīng)按照檔案集中統(tǒng)一管理的要求，結(jié)合工程建設(shè)實際，按工程建設(shè)過程產(chǎn)生文件材料的性質(zhì)、工程建設(shè)項目的專業(yè)、類別統(tǒng)一考慮。在確定分類方案時，要視整個項目工程為一個全宗，也就是說，工程項目的分類方案，應(yīng)能包含這個工程建設(shè)項目的全部檔案內(nèi)容。既包括紙制載體，也包括聲像檔案。既包括工程建設(shè)管理方面的文件材料，也應(yīng)包括工程可研、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等建設(shè)過程中及建成后試運行等方面所產(chǎn)生的文件材料。每個工程項目檔案的分類方案都因應(yīng)其工程項目內(nèi)容（大?。┑牟煌兴鶇^(qū)別。同時還要考慮文件材料之間的從屬關(guān)系，確保所有文件材料都能歸入相應(yīng)的類別中。

3.4、加強對檔案管理的資金投入

在檔案管理部門建立和完善健康檔案的管理過程中，水利工程建設(shè)單位要進(jìn)一步加強資金投入，增加相應(yīng)的硬件和軟件設(shè)施，使檔案管理工作得以順利開展，另外還可以設(shè)置專項資金用于獎勵表現(xiàn)突出的人員，從而提高檔案管理部門人員的工作積極性。

3.5、完善信息化管理體系，開發(fā)使用新的應(yīng)用管理

軟件完善信息化管理體系是當(dāng)前檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，實現(xiàn)“有體系可依，有體系必依”。當(dāng)前檔案管理軟件使用范圍比較廣，但是軟件通用性較差，數(shù)據(jù)的存儲格式和存儲形式各不相同，使用的數(shù)據(jù)庫也是各不相同。雖然當(dāng)前軟件能夠?qū)崿F(xiàn)登陸、輸入、查詢、刪除等主要功能，但是系統(tǒng)并沒有解決數(shù)據(jù)交換的問題，難以將不同方面的數(shù)據(jù)統(tǒng)一到固定的平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。新型的應(yīng)用管理軟件應(yīng)該有獨立功能的數(shù)據(jù)模塊實現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的交流和互動，模塊設(shè)計齊全，讓檔案管理軟件和整個企業(yè)的自動化管理系統(tǒng)相互適應(yīng)，充分利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)在以太網(wǎng)上面的管理。

結(jié)語

在水利工程不斷發(fā)展的過程中，檔案管理工作的地位將會不斷加強。檔案管理作為一項基礎(chǔ)性的工作，也是水利工程建設(shè)單位最重要的工作之一，通過本文的分析可以看出，在解決各項基礎(chǔ)性問題后，建立檔案的信息化管理模式是完善檔案管理的最有效途徑，希望本文的分析能夠?qū)λこ探ㄔO(shè)項目檔案管理的進(jìn)一步完善提供一些參考和借鑒。

參考文獻(xiàn)：