導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的原則，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

—、引言

在一個企業(yè)中，檔案管理無疑是企業(yè)管理的一個子系統(tǒng)。對于非國有企業(yè)，能否探索出一條行之有效的檔案管理方法，其意義已經(jīng)不僅僅在于是否有利于檔案學(xué)理論研宄的豐富和促進，更在于能否對該企業(yè)的生存和發(fā)展發(fā)揮其實際的事功。

我國對非國有企業(yè)檔案管理比較集中的探討始于上個世紀90年代，而有探討就必然有分歧。這種分歧既來自觀念上，也來自現(xiàn)實中。試以如下表述為例：對于眾多非國有企業(yè)，檔案行政管理部門應(yīng)對它們進行調(diào)查、摸底、排隊，對不同行業(yè)、不同規(guī)模、不同經(jīng)營方式的企業(yè)，做到心中有數(shù)，從而盡快制定、出臺一批地方檔案行政規(guī)章、管理標(biāo)準(zhǔn)、制度，盡量使企業(yè)不走彎路或少走彎路“抓執(zhí)法檢查是最重要的一個環(huán)節(jié)”等等。筆者以為，這可以看作是傳統(tǒng)觀念的典型文本，是“計劃時代”“強勢政府”在檔案管理領(lǐng)域的精神延續(xù)。但是，實踐似乎在證明這種判斷對當(dāng)代現(xiàn)實缺乏更宏觀和深入的分析。對當(dāng)代中國而言，這是對政府的力量作了過于烏托邦，或者說過于樂觀的估計。其實在筆者看來，有學(xué)者指出的“理順關(guān)系”才是真正中的之語。雖然宄竟如何理順，這方面的研宄尚不夠深入，但有一點倒是達成了共識，即將法律監(jiān)控作為國家對非國有企業(yè)控制的重要手段。猶為可貴的是，對于監(jiān)控本身，有學(xué)者作出了清醒的認識和反思：監(jiān)管中應(yīng)堅持不干擾非國有企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，有利于促進非國有企業(yè)加強管理，提高經(jīng)濟效益；有利于對國家和社會有保存價值檔案的安全保管，科學(xué)利用，合理流向?！薄氨O(jiān)控方法要靈活?！梢砸虻刂埔?，‘因企制宜’?！痹谶@個意義上說，這種觀點不是袖手談經(jīng)，卻體現(xiàn)了一種清醒、求實的色彩。

要談非國有企業(yè)的檔案管理工作，百轉(zhuǎn)千回，最終還是繞不過非國有企業(yè)檔案管理的原則和外部體制問題。事實證明，較為明確的、進一步探討這些問題的時機已然成熟。雖然如此，本文的目的并不在于提出一套具體、明確而放之四海皆準(zhǔn)的操作程序，而僅在于對非國有企業(yè)檔案管理的原則和體制作一番同當(dāng)下現(xiàn)實環(huán)境相契合的思考。

二、非國有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則

談及“原則”，不能不提及我國檔案工作的基本原則。1987年9月5日公布的《中華人民共和國檔案法)規(guī)定：檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面的利用?！边@是用國家法律形式確定下來的我國檔案工作基本原則，是指導(dǎo)全國檔案工作的科學(xué)準(zhǔn)則。既然如此，為什么在這里還要談‘非國有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”？

筆者的本意是，前者的表述側(cè)重于宏觀層面，而這里談的“非國有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”則更傾向于微觀視野。但是，不僅僅如此，更重要的在于1987年《檔案法》公布時所處的時代背景，即當(dāng)時非國有企業(yè)無論從數(shù)量還是質(zhì)量上在國民經(jīng)濟體系中還僅僅處于“補充”的地位，質(zhì)言之，國有企業(yè)大一統(tǒng)的局面并沒有被撼動。因此，“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理”這樣的宏觀原則更多是對國有企業(yè)而言，其著眼點也不可能超越當(dāng)時的社會現(xiàn)實。然而，當(dāng)從產(chǎn)權(quán)到制度都與從前的國有企業(yè)迥異的非國有企業(yè)發(fā)展到今天成為一股不可忽視的力量時，我們顯然不宜再將原來的宏觀原則作過于教條和機械化的理解。因此，今天從微觀層面上提出“非國有企業(yè)檔案管理應(yīng)遵循的原則”，可以說是改革深入發(fā)展的內(nèi)在要求。這與其說是一種變革，毋寧說是一種發(fā)展、完善。

1、效益性原則

企業(yè)是以盈利為根本目的，從這個意義上說，市場經(jīng)濟下的企業(yè)首要遵循的是效益原則。企業(yè)檔案管理講求效益性從根本上說是市場經(jīng)濟的客觀要求和體現(xiàn)。

所謂效益，一是指管理成本最小，二是指收效最大。最合理、最富效益的管理模式，就是要在這一小一大間尋求一個最佳的平衡點。

效益性原則的貫徹過程，本身就是一個沖出偏見的過程一個審視成法的過程。如果能以國外企業(yè)的管理方式為鑒，那么日本的經(jīng)驗讓人不無啟迪。日本實行的是政府主導(dǎo)下的市場經(jīng)濟，既有別于英美式的自由市場經(jīng)濟，也有別于西、北歐的社會市場經(jīng)濟。日本民間企業(yè)在對重大事項進行決策時，一定要對投入資本額及預(yù)期收到的效果進行比較研宄。在實施“設(shè)置完備的檔案管理體制”時，日本的民間企業(yè)總希望獲取大大超過投入的成效。事實上，他們在實踐中很少走集中統(tǒng)一保管的道路，而是分散管理。民間企業(yè)按各自獨立的意志決策的管理方式，是日本社會適應(yīng)現(xiàn)代化進程的一種制度選擇。

如果放到整個國家和社會的視野來考慮，效益性原則最終還涉及到非國有企業(yè)檔案管理的外部體制問題。在此背景之下，筆者愿意引入一個理論的參照系，即喬治。索羅斯在《開放社會：改革全球資本主義》—書中提出的關(guān)于一個開放社會的“基層化原則”。根據(jù)基層化原則，凡是由民間組織可以完成的事情不應(yīng)該由政府來完成，凡是由個人或家庭可以完成的事情不應(yīng)該由政府或民間組織來完成，其優(yōu)越性正在于個人、民間以及其他基層單位能夠?qū)Q策和管理的合理性提升到最大限度，因為它們具備更為充分的人力、物力、動力以及知情程度來解決各自的問題。在這一思路下，除去企業(yè)和員工本身，各種官方色彩相對淡出的檔案中介機構(gòu)、各種行業(yè)協(xié)會和檔案工作者協(xié)會將有所作為。關(guān)于這一體制問題，在后文還將進一步談及。

2、自主性原則

顧名思義，所謂自主性原則，即是由企業(yè)自身作為檔案管理的主體，企業(yè)檔案具體的收集、整理、保管、利用、機構(gòu)設(shè)置、人員安排等由企業(yè)自己決定。筆者以為，這是由我國現(xiàn)行法律法規(guī)推導(dǎo)出的必然結(jié)論。

按照《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》的規(guī)定：私營企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有?！闭沾司?，非國有企業(yè)的檔案作為特殊財產(chǎn)，同其資產(chǎn)一樣也應(yīng)該屬于資產(chǎn)的所有者擁有。道理不難理解，私營企業(yè)是以生產(chǎn)資料私有制為基礎(chǔ)的，而私營企業(yè)檔案是私營企業(yè)在從事生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的歷史記錄，它不是獨立產(chǎn)生的，是企業(yè)各項活動的伴生物。而把這個結(jié)論一般地推廣到整個非國有企業(yè)范疇，我們就完全可以說，產(chǎn)權(quán)制度的多樣性決定了檔案所有制的多樣性，企業(yè)產(chǎn)權(quán)歸誰所有，企業(yè)檔案也歸誰所有。從法理上講，此結(jié)論適用于《民法通則》關(guān)于財產(chǎn)權(quán)的一般規(guī)定。因此，非國有企業(yè)的所有者毫無疑問地享有其所有權(quán)、占有權(quán)、收益權(quán)和處分權(quán)，當(dāng)然也包括檔案的管理權(quán)和很大程度上的處分權(quán)。

由此，曾有報章提到過的由檔案行政機關(guān)動員幫助非國有企業(yè)建檔的說法其實大有可斟酌之處。有求必應(yīng)的“幫助”當(dāng)在情理之中，越俎代庖的“動員”卻是師出無名。

然而，為什么上文只提到“很大程度上的處分權(quán)”呢？這是因為檔案作為企業(yè)活動的沉淀，同一般企業(yè)行為一樣，也在一定條件上具有經(jīng)濟學(xué)上講的“外部性”一比如對檔案的第二價值的考慮，對國家安全的考慮。因此，《檔案法》第十六條有如下規(guī)定：集體所有和個人所有的對國家和社會具有保存價值的，或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對于保管條件惡劣或其他原因被認為可能導(dǎo)致檔案產(chǎn)生嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時，可以收購或者征購。”一盡管有些問題有待在立法上進一步明確（這在后文的體制部分將會談及）一卻不妨礙我們作如下結(jié)論：非國有企業(yè)檔案管理的自主必然也是法律框架下的自主。

在此有必要再次提及上文提到的“基層化原則”。根據(jù)索羅斯的解釋，基層化的含義是，由于難以確定什么是公共利益，因此決策必須在盡可能低的層面上作出，層次越低，因大一統(tǒng)決策帶來的風(fēng)險也越小，而管理成本也越小，效率卻高。@這里講的基層化原則不僅僅適用于政府系統(tǒng)，而且也適用于經(jīng)濟、文化和其他領(lǐng)域?qū)n案管理而言，非國有企業(yè)的自主管理正是這一原則的集中體現(xiàn)。道理很簡單由于權(quán)力過分集中的管理模式對管理對象而言往往具有一損倶損的風(fēng)險性；而另一方面，過度的垂直控制將動用極大的資源，降低國家行政的效率。這樣，既不可能降低高度集權(quán)的管理成本和風(fēng)險，相反還掣肘了基層單位的效率和靈活性。在不可能對每一個企業(yè)的運作情況和檔案信息進行細細甄別的情況下，非國有企業(yè)檔案的自主管理理所當(dāng)然是明智之舉。

3、靈活性原則

所謂靈活性原則，筆者以為至少包含三層意思。其一便是管理方式的靈活。方式由環(huán)境決定，非國有企業(yè)成千上萬，情況各不相同。各企業(yè)規(guī)模不同，具體軟硬件環(huán)境也不同，管理檔案的方式也就不盡相同。哲學(xué)有一個重要觀點，即任何真理都有其適用條件和適用范圍。抽象地談某一種檔案管理的具體模式的優(yōu)劣并不能給實踐帶來多少指導(dǎo)意義。試想，如果面對的是一個小企業(yè)，本身產(chǎn)生檔案不多，卻要求其照搬傳統(tǒng)國有企業(yè)的檔案管理模式，專門的檔案機構(gòu)和專職的檔案人員一應(yīng)倶全，集中統(tǒng)一，層層控制，按時移交，定時鑒定，從理論上看好則好矣，卻未免可笑。推而言之，企業(yè)不僅有規(guī)模的不同，更有行業(yè)特點的差異，其管理方式或分散，或集中，不必強求一律，但求得當(dāng)。

靈活性原則的第二層意思，指的是保管地點的靈活。保管地點的選擇離不開軟硬件具體條件的制約。檔案到底放在哪兒，首先要看的是條件，其次看的是成本。近年來流行講跟國際接軌，檔案界亦不免披歐風(fēng)，沐美雨，甚至言必稱“托管機構(gòu)”“文件中心”。但如果立足于具體條件思量，我們當(dāng)說，外來的文件中心固然有新潮之意，自家的“敝帚自珍”未必就應(yīng)該鄙夷。甚至傳統(tǒng)的檔案館室固然是以堂堂之陣，樹正正之旗，但又何妨辦公室保險柜的方寸之間能夠以簡約求便利，以平拙攝神奇？

管理對象的多元要求具體管理手段的多元，這是靈活性的第三層含義。科技圖紙、文書文件、財務(wù)報表、人事資料、信用憑證、技術(shù)成果，諸如此類，林林總總，不一而足，要的就是個區(qū)別對待，量體裁衣。而檔案不同載體的出現(xiàn)，更是無時無刻不在呼喚著管理手段的靈活與創(chuàng)新，呼喚著管理的手段既有彈性又統(tǒng)攝自如。

據(jù)日本檔案學(xué)者大谷明史介紹，“日本企業(yè)的檔案管理體制除少數(shù)外，一般都不是集中統(tǒng)一保管型，而是分散管理型?！M管整個企業(yè)沒有形成集中統(tǒng)一保管檔案的管理體制，但企業(yè)的經(jīng)營管理活動，都能依據(jù)各部門妥善保管的檔案正常開展工作。如果將此當(dāng)作對集中統(tǒng)一保管模式的非議自然不免迂腐，但如果把這看成是對企業(yè)檔案管理靈活性和多樣化趨勢的注腳，筆者則加以認同。

歸納、提煉和抽象有時是一把雙刃劍，在條縷分析的同時不免產(chǎn)生某種人為意義上的割裂。效益性原則、自主性原則和靈活性原則，雖然是在不同角度和不同層面上作出的分析和強調(diào)，然而并不能掩蓋其中意蘊的重疊與交叉。筆者以為，無論是對國家社會來講，還是于單個企業(yè)而言，效益性原則是其根本。從某種程度上說，效益性原則是因，自主性原則和靈活性原則是果；效益性原則是里，自主性原則和靈活性原則是表。后兩者是前者的客觀要求。所謂開放社會的基層化原則則可視為三者總的參照系。這就是效益性、自主性和靈活性三大原則的辨證關(guān)系。

三、非國有企業(yè)檔案管理工作的外部體制

所謂非國有企業(yè)檔案管理的外部體制，指的是一個國家之內(nèi)管理全部非國有企業(yè)檔案和檔案工作的方式和組織制度。它與單個企業(yè)檔案的內(nèi)部管理模式相對，在外延上包括各類與非國有企業(yè)檔案有關(guān)的機構(gòu)的設(shè)置、隸屬關(guān)系、職權(quán)關(guān)系等，更明確一點說，指的是檔案行政管理部門、企業(yè)以及其他機構(gòu)和組織之間的關(guān)系問題。事實證明，非國有企業(yè)內(nèi)部檔案管理模式的選擇和運行，在很大程度上受制于外部的檔案管理體制。

筆者以為，今天的非國有企業(yè)檔案管理體制，應(yīng)當(dāng)是：以自主管理為基礎(chǔ)，以法律監(jiān)控為框架，以民間檔案組織為后盾，集中管理與分散管理相結(jié)合。

對民間性質(zhì)的檔案組織應(yīng)當(dāng)鼓勵。

可以說，隨著社會主義市場經(jīng)濟體制的逐步確立，以往在政治、經(jīng)濟、文化諸領(lǐng)域推行的中央集權(quán)制結(jié)構(gòu)開始松動，國家與社會的界分開始顯現(xiàn)，國家對社會資源的控制減弱，公民自主性得到提升，各種民間性質(zhì)的組織或曰非政府組織（NGO)的興起于是成為必然。這樣的社會中介組織是個人、團體（企業(yè)、行業(yè)）自由和權(quán)利的基礎(chǔ)，是國家與社會、團體、個人間的聯(lián)系中介和溝通管道，是維持社會穩(wěn)定的“穩(wěn)壓器”。

篇2

[關(guān)鍵詞] 項目檔案；全程管理；固定資產(chǎn)投資

[作者簡介] 徐禮祥，中國電子科技集團公司第三十八研究所，安徽 合肥，230088

[中圖分類號] G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1007-7723（2012）12-0017-0003

固定資產(chǎn)項目投資對于促進我國國民經(jīng)濟建設(shè)，確保生產(chǎn)能力，提高生產(chǎn)技術(shù)具有重要作用。近年來我國加大了對固定資產(chǎn)項目的投資，伴隨著固定資產(chǎn)投資項目的建設(shè)，產(chǎn)生了大量的固定資產(chǎn)投資項目檔案（下稱項目檔案），項目檔案具有數(shù)量大、種類繁、載體多、內(nèi)容復(fù)雜等特點。由于項目檔案是項目建設(shè)的原始記錄和真實反映，具有重要的查考利用和憑證作用，國家對項目檔案管理要求越來越嚴格，要求在項目竣工驗收前進行檔案專項驗收，沒有經(jīng)過項目檔案專項驗收或者項目檔案專項驗收不合格不能進行項目竣工驗收，給項目檔案管理帶來了嚴峻的挑戰(zhàn)。

項目檔案管理既是檔案管理工作的重要組成部分，也是固定資產(chǎn)投資項目管理的重要組成部分，所以項目檔案管理既涉及到項目建設(shè)人員也涉及到檔案工作人員。目前項目檔案管理分工中項目建設(shè)人員負責(zé)項目文件的形成，而檔案工作人員負責(zé)項目文件的接收、歸檔和提供利用工作。檔案管理人員只注重項目文件歸檔后的檔案管理，不參與和干涉項目檔案形成前項目文件的控制，同時由于項目建設(shè)人員缺乏檔案管理工作的專業(yè)素質(zhì)和對項目檔案管理不夠重視，很難保證項目檔案的歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率。在項目檔案管理中運用全程管理原則，把檔案管理思想融入到整個項目管理的生命周期，對于提高項目檔案管理質(zhì)量具有重要作用。

一、實施項目檔案全程管理原則的意義

項目檔案全程管理原則要求在項目檔案管理中做到“事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)”把檔案管理要求納入項目計劃中，對項目檔案實現(xiàn)全程有效控制。項目建設(shè)初期檔案工作人員積極參與項目管理，提出檔案管理要求；項目建設(shè)過程中全程跟蹤，檢查指導(dǎo)項目文件資料管理工作；項目竣工檔案專項驗收前，進行檔案初檢，為項目檔案驗收嚴格把關(guān)；對歸檔后的項目檔案實行科學(xué)管理和利用。

（一）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量

項目建設(shè)人員往往只注重項目建設(shè)本身，對項目建設(shè)過程中附帶產(chǎn)生的文件資料沒有足夠重視。同時，由于項目建設(shè)人員文件資料和檔案保管意識薄弱，缺乏專業(yè)的檔案管理知識，對形成項目文件資料的格式、版本、載體沒有嚴格的要求，導(dǎo)致歸檔項目文件質(zhì)量較低。如大量歸檔項目文件為復(fù)印件，項目文件內(nèi)容由鉛筆書寫，歸檔項目文件不是最終版本，等等。全程管理原則要求檔案工作人員在項目文件形成前，對項目文件的版本、載體、格式提出要求，而不是在項目文件歸檔時發(fā)現(xiàn)項目檔案存在的問題，實行事后補救措施。所以，項目檔案實行全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔質(zhì)量。

（二）全程管理原則有利于提高項目檔案歸檔完整性

固定資產(chǎn)投資項目包括項目立項、可行性研究、勘察設(shè)計、施工、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工投產(chǎn)等階段，在每個階段中產(chǎn)生的重要項目文件都需歸檔；且包括文字、圖紙、圖表、聲像等各種形式與載體的文件材料。固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)周期一般較長，短則2～3年，長則5～6年。這些特點對項目檔案完整性要求提出了重要挑戰(zhàn)，如果僅僅通過被動地接收歸檔項目文件，而不實行全程管理原則，融入整個項目管理過程中，很難做到項目檔案管理完整和齊套。通過全程管理原則，檔案工作人員明確每個階段需歸檔的項目文件材料，并向項目管理人員提出要求，注重平時積累，有計劃地收集項目文件，避免在項目竣工檔案驗收時臨時收集各階段需歸檔的項目文件。

（三）全程管理原則有利于提高項目檔案管理規(guī)范性

固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)過程中涉及到項目建設(shè)單位、設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位，每個單位對項目文件管理和項目檔案管理的要求和規(guī)范存在不一致，這就導(dǎo)致同一個項目中形成的項目檔案形態(tài)存在很大差異，沒有統(tǒng)一的模板和標(biāo)準(zhǔn)。解決項目檔案規(guī)范性問題只有通過項目建設(shè)單位檔案部門全程參與項目管理，與設(shè)計單位、施工單位和監(jiān)理單位溝通協(xié)調(diào)，制定本項目統(tǒng)一的項目文件和項目檔案管理規(guī)范。并在項目建設(shè)工程中全程的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)各單位對規(guī)范的執(zhí)行，嚴格按照規(guī)范實行項目文件管理和項目檔案管理，提高項目檔案管理的規(guī)范性。

（四）全程管理原則有利于促進項目檔案的開發(fā)利用

項目檔案管理實行全程管理原則，檔案工作人員從項目立項開始參加項目管理，并通過檔案管理制度的宣傳、貫徹、監(jiān)督、執(zhí)行，不僅僅有利于提高檔案歸檔質(zhì)量和完整性，更有利于提高整個項目組的檔案意識。項目組檔案意識的提高，對項目檔案價值有了充分的了解，有利于項目建設(shè)中和項目結(jié)束后，項目組查詢利用項目檔案，發(fā)揮項目檔案應(yīng)有的價值。檔案工作人員缺乏固定資產(chǎn)投資項目建設(shè)的專業(yè)知識，制約了項目檔案的提供利用和檔案信息開發(fā)，檔案人員全程參與項目建設(shè)，熟悉項目管理專業(yè)意識，有利于檔案工作人員主動提供檔案查詢服務(wù)，有利于檔案工作人員對項目檔案進行二次開發(fā)。

二、全程管理原則在項目檔案管理中的應(yīng)用

全程管理原則有利于提高項目檔案管理水平，但全程管理是一項原則，在項目檔案管理中的具體應(yīng)用還需依靠基本手段和基本方法。筆者認為，可以通過前端控制、合同管理、制度建設(shè)和人才培養(yǎng)來貫徹執(zhí)行全程管理原則。

（一）通過前端控制貫徹全程管理原則

檔案工作人員一般不參與項目的調(diào)研、立項、評估、可行性研究和上報審批等前期工作，在項目實施的各個環(huán)節(jié)，檔案管理人員也沒有介入。檔案部門往往是半途介入甚至有的是事后介入，這樣導(dǎo)致有些項目檔案沒有及時得到檔案部門指導(dǎo)，難以達到規(guī)范要求。全程管理原則要求項目檔案管理前移，突破以往慣性思維。要確保項目檔案的系統(tǒng)性、完整性和準(zhǔn)確性，必須加強前端控制，從項目文件材料形成的源頭進行控制。檔案工作人員從項目立項開始就參與其中，制定項目檔案管理制度，并監(jiān)督貫徹執(zhí)行。在項目開工之前，組織相關(guān)工作人員進行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，增加項目建設(shè)人員檔案管理意識和檔案管理業(yè)務(wù)能力。

（二）通過合同管理貫徹全程管理原則

通過合同約束參建單位項目檔案管理工作是一種有效的手段，也是今后的一種發(fā)展趨勢?！秶抑卮蠼ㄔO(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》規(guī)定：“在簽訂項目設(shè)計、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任?！睂㈨椖繖n案納入合同中進行管理，與項目參建單位簽訂合同時，在合同中明確檔案歸檔范圍、歸檔質(zhì)量和歸檔時間，明確各方責(zé)任，必要時建立檔案質(zhì)押金制度。建設(shè)單位要充分發(fā)揮合同的作用，用合同約束參建單位，保證建設(shè)單位的項目檔案資料齊全、完整、準(zhǔn)確。

（三）通過檔案管理制度建設(shè)貫徹全程管理原則

項目檔案管理制度對于貫徹全程管理原則具有重要作用，通過項目檔案管理制度的貫徹執(zhí)行，把項目檔案管理意識融入到項目建設(shè)的每個階段和每個項目建設(shè)人員的思想中，在項目建設(shè)活動中，就會主動按照要求進行檔案管理工作。

有的單位沒有項目檔案管理制度，或者只有項目檔案管理制度，而沒有落實到具體的項目檔案管理活動中。相關(guān)單位需要根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》和《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)章制度建立本單位的項目檔案管理制度。同時，針對不同的項目，根據(jù)每個項目的特點，制定符合本項目檔案管理實際情況的項目檔案管理辦法，明確本項目文件材料的歸檔范圍、歸檔計劃和歸檔質(zhì)量，約束項目參建單位和項目建設(shè)人員。項目檔案管理制度的建設(shè)，不僅僅在于管理制度的制定，更在于項目檔案管理制度的執(zhí)行，檔案工作人員在項目檔案管理制度執(zhí)行中，具有模范帶頭作用，負責(zé)項目檔案管理制度的宣傳落實工作，并監(jiān)督制度的貫徹執(zhí)行，實現(xiàn)對項目檔案全程管理原則。

（四）通過檔案人才建設(shè)貫徹全程管理原則

項目檔案管理過程中，檔案管理人員希望管理好項目檔案，但由于缺乏土建、設(shè)備、工藝、監(jiān)理等相關(guān)專業(yè)知識，往往只能被動接收項目檔案，對所接收的項目檔案的準(zhǔn)確性、有效性很難把握，歸檔后又很難實現(xiàn)系統(tǒng)性的整理。而項目建設(shè)人員缺乏檔案管理意識和檔案管理的專業(yè)知識，不能實現(xiàn)項目文件資料歸檔的完整性和準(zhǔn)確性。通過在項目建設(shè)人員中任命兼職檔案員，對兼職檔案員進行檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其檔案管理意識和檔案業(yè)務(wù)能力，有助于項目檔案歸檔前管理，確保了項目檔案的完整性和準(zhǔn)確性，同時兼職檔案員可以彌補專職檔案工作人員對項目專業(yè)知識的缺乏。兼職檔案員偏重于項目文件歸檔前的管理工作，專職檔案員偏重于項目檔案歸檔后的管理工作，通過專職檔案工作人員與兼職檔案員分工和協(xié)作，實現(xiàn)了項目檔案全程管理原則，提高檔案的準(zhǔn)確性、有效性和系統(tǒng)性。

三、結(jié) 語

檔案管理是固定資產(chǎn)投資項目管理工作的重要組成部分，是建設(shè)項目的重要內(nèi)容。一個項目建成后留下兩個有形的東西，一個是工程實體，另一個就是工程檔案，這兩部分共同組成了一個有機整體。通過全程管理原則，加強項目檔案管理，有利于提高項目檔案完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，有利于固定資產(chǎn)投資項目通過檔案專項驗收，有利于項目檔案的開發(fā)和利用，實現(xiàn)項目檔案的真正價值。

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篇3

輸電施工、運檢與維護工程是電力企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的必要部分，輸電工程項目檔案是工程立項、設(shè)計、施工和監(jiān)理等整個工程的原始記錄，是工程進度與質(zhì)量是否與合同一致、是否達到相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及工程運行、改造和維修的法律憑證，是工程建設(shè)交付使用的必備資料。輸電施工、運檢與維護工程具有實時性，打破了傳統(tǒng)檔案的特性范疇，不僅反映輸電工程施工質(zhì)量和水平，還能體現(xiàn)工程管理水平，是企業(yè)發(fā)展過程的真實記錄與歷史見證，對于輸電企業(yè)的決策和管理以及生產(chǎn)的安全性有重要參考價值，特別是對于項目的合法性和隱蔽工程的維護與完善，檔案的作用與地位是十分顯著的。踐行輸電檔案管理，檔案管理制度尚需繼續(xù)健全與完善[4]81，檔案管理尚需規(guī)范，檔案保管條件與電子化程度有待改善與提高，檔案管理人員的綜合素質(zhì)與學(xué)習(xí)能力尚需不間斷地通過各種方式培訓(xùn)加強[5]19。信息化人才缺乏是輸電工程檔案管理普遍存在的問題，是檔案信息化的障礙。如何利用檔案信息，輔助工程項目的控制和管理，提高工程項目的管理效率，提高預(yù)測控制風(fēng)險的能力，保證工程質(zhì)量及降低工程成本是時下輸電工程檔案管理更高的標(biāo)準(zhǔn)與目標(biāo)。

二、輸電工程檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)

信息技術(shù)為電力檔案管理的規(guī)范化、電子化提供技術(shù)支持，如何將信息技術(shù)應(yīng)用到電力企業(yè)的檔案管理中，已成為重要的科研課題[6]39。計算機技術(shù)的運用對工程項目檔案資料的科學(xué)利用及步入數(shù)字信息化管理起到了重要作用。利用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)，實現(xiàn)內(nèi)部數(shù)據(jù)共享的系統(tǒng)工程，是系統(tǒng)建立數(shù)字檔案的契機，是輸電工程檔案管理系統(tǒng)性提高的前提，是完善電力工程檔案的有利條件。信息資源的系統(tǒng)化管理納入檔案管理，擴大檔案管理范圍與功能。電力企業(yè)信息化水平和電力企業(yè)正努力實施的以信息化帶動管理，以管理促進信息化的管理模式，是提升輸電工程檔案管理功能的機遇，是保障檔案信息的準(zhǔn)確性與真實性，提高利用率的必要條件。輸電工程檔案具有一定的專業(yè)性，源于輸電工程檔案的構(gòu)建體系，不同行業(yè)、部門、專業(yè)建立工程檔案的出發(fā)點及標(biāo)準(zhǔn)存在一定的差異，使得接收工作復(fù)雜，極易造成資料的散失，資料難免有遺漏，準(zhǔn)確性、真實性、完整性不易達到規(guī)范要求[7]78。輸電工程檔案管理的規(guī)范化、電子化、數(shù)字化是未來發(fā)展的必然趨勢[8]27，輸電工程施工企業(yè)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化，給企業(yè)與社會帶來諸多便利的同時，檔案信息保密問題所存在的安全隱患[9]147，也是我們必須面對的挑戰(zhàn)，云計算服務(wù)平臺在數(shù)據(jù)存儲安全方面具有無法比擬的優(yōu)勢，可有效地解決數(shù)據(jù)安全存儲等問題[10]76。

三、輸電工程檔案管理的組卷原則

案卷是具有“關(guān)聯(lián)”的文件組合而成的檔案保管單位。來源原則是檔案的分類單元，來源原則在檔案檢索中具有重要作用，來源原則是檔案整理的基本原則。來源原則可以有效地恢復(fù)已被破壞和被分散在不同卷宗中檔案的順序。尊重全宗原則是來源原則產(chǎn)生的標(biāo)志。檔案管理原則在實踐中不斷演繹與發(fā)展，信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用使單一來源原則再次受到?jīng)_擊，突破了實體機關(guān)與案卷唯一對應(yīng)的傳統(tǒng)模式，現(xiàn)代機構(gòu)的頻繁變動也使按照機構(gòu)來源劃分全宗面臨新的挑戰(zhàn)，新來源觀應(yīng)運而生，受到業(yè)界的關(guān)注。自由來源為來源共同性基礎(chǔ)上的事由共同性，對專門檔案整理具有指導(dǎo)意義。來源原則的實質(zhì)是事由原則，事由原則是專門檔案的整理原則[11]25。事由聯(lián)系沒有客觀的界限，是檔案形成過程中事由類同性所具有的聯(lián)系。廣義來源聯(lián)系與狹義事由聯(lián)系從本質(zhì)上來說統(tǒng)一于“有機聯(lián)系”[12]84，廣義來源聯(lián)系是電子文件時代“新來源觀”的產(chǎn)物。檔案整理的本質(zhì)是為了保持檔案材料之間的有機聯(lián)系，便于更好地保管與利用。有機聯(lián)系并不只有來源聯(lián)系，最緊密的聯(lián)系也并不只是來源聯(lián)系，在尊重檔案形成規(guī)律的前提下，任何有機聯(lián)系都可成為檔案的分類原則。來源原則與事由原則都有各自獨立的適用范圍，踐行來源聯(lián)系進行組卷，割裂了輸電建設(shè)項目檔案與其建設(shè)過程之間的聯(lián)系，應(yīng)以有機聯(lián)系在整個檔案集合中最為明顯的原則為依據(jù)。輸電建設(shè)項目按照項目來組成一個案卷，是最簡便也是最理想的，當(dāng)某一項目形成的科技文件超過案卷組合度時，如何將同一項目的檔案材料整理成多個案卷，需要參考建設(shè)項目檔案的特點。輸電建設(shè)項目按階段組卷形成的檔案有更深層的聯(lián)系，但它不是項目檔案案卷組織的統(tǒng)一模式，最緊密的有機聯(lián)系是指導(dǎo)組卷方式的正確理念。借鑒檔案管理原則，不糾結(jié)、不拘泥于各種原則的紛爭之中，結(jié)合輸電檔案的特點組卷、建檔，充分運用來源聯(lián)系和事由聯(lián)系，編制多維聯(lián)系的實用性、安全性輸電檔案是最科學(xué)的。明確了組卷原則，建檔過程要注意區(qū)分不同的工程項目及項目階段，工程檔案收集和整理要與建設(shè)進程同步，統(tǒng)一歸檔要求，明確歸檔文件材料內(nèi)容，在工程竣工階段，建設(shè)單位要對設(shè)計、施工、監(jiān)理單位移交的文件材料進行鑒定，提出移交的時限和質(zhì)量要求。在施工過程中，定期檢查施工現(xiàn)場，收集施工照片記錄，列為電子版資料歸檔。

四、輸電工程檔案管理的正確思路與具體措施

面對輸電工程檔案管理的機遇與挑戰(zhàn)，如何更好地解決其存在的問題？尊重和維護檔案的本質(zhì)特性，保持檔案之間的有機聯(lián)系是檔案整理工作的根本性原則，觀念的改變是當(dāng)代輸電工程檔案管理的核心前提，建立完善的管理體系，保持各建設(shè)單位與運營、維護單位的有效溝通是輸電工程檔案管理的保障，健全的檔案管理制度是檔案安全與充分發(fā)揮其作用的必要條件，而強化檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，強調(diào)檔案管理的及時性是加快檔案建設(shè)步伐的正確思路，利用現(xiàn)代化的管理工具，不斷踐行檔案管理的電子化、數(shù)字化，向前看，把握未來每一個輸電工程項目文件資料的完整性是行之有效的方法。什么樣的指導(dǎo)思想能更好發(fā)揮輸電工程檔案管理的功能?踐行輸電工程檔案管理，樹立檔案管理為利用服務(wù)的效益理念，向管理要效益；樹立技術(shù)為需求服務(wù)的科技理念，加強信息軟件系統(tǒng)升級及管理創(chuàng)新，實現(xiàn)工程檔案管理模式與管理思想與時俱進；樹立系統(tǒng)工程的整體理念，把系統(tǒng)工程的整體理念和綜合性技術(shù)人才培養(yǎng)貫穿于檔案建設(shè)的全過程；夯實輸電工程檔案管理的根基，輸電工程檔案的功能將彰顯廣達。有了正確的理念，有了開啟輸電工程檔案建設(shè)和運行之門的人才，如何正確使用檔案管理工具，加快檔案建設(shè)步伐？在符合國家相關(guān)法規(guī)和企業(yè)檔案管理要求的前提下，強化檔案管理制度的嚴肅性、權(quán)威性及公正性，制定適應(yīng)輸電工程施工企業(yè)特點的具有較強可操作性的規(guī)章制度，在規(guī)章制度允許的范圍內(nèi)，不斷完善檔案的規(guī)范化管理；加強檔案的收集、整理工作；強化教育和培訓(xùn)；推進電子文檔的積累、保管與利用，遵循“利用為本、常用為上”的思路，同步建設(shè)檔案目錄和全文數(shù)據(jù)庫，適應(yīng)電子文件歸檔的發(fā)展趨勢。電子文件帶來的挑戰(zhàn)要求檔案管理工作進行根本性的質(zhì)變，我國當(dāng)前實行的雙套制歸檔策略時間越長，越不利于電子文件管理工作的與時俱進[13]41。實現(xiàn)從傳統(tǒng)的檔案管理一步到規(guī)范化、電子化的跳躍，必將面臨一定的險灘與溝壑，然而跳躍的結(jié)果，會使我們的電力企業(yè)實現(xiàn)立項、設(shè)計、施工、維護、運營、管理的一體化，電力檔案管理的功能有質(zhì)的突破，成為企業(yè)的樞紐、企業(yè)的技術(shù)與成本信息與控制平臺。有了平臺，有了機遇，輸電工程項目檔案管理如何能舞出精彩篇章？歷史是鏡子，實踐是真理，適應(yīng)變革，完善標(biāo)準(zhǔn)，與時俱進是必由之路。綜觀歷史，傳統(tǒng)的檔案管理原理面對專門檔案與文書檔案整理原則的巨大差異，在不斷適應(yīng)變革的環(huán)境中得以完善和發(fā)展，“主體全宗”、“客體全宗”的提出，就是對“來源聯(lián)系”和“事由聯(lián)系”的充分運用。文件連續(xù)體理論在認識文件運動的線性、階段性、整體性的基礎(chǔ)上，研究了文件運動的非線性、橫向性、回流性、跳躍性等異常現(xiàn)象，盡管文件運動理論在實踐的指導(dǎo)性方面有一定的局限性，但這些理論的發(fā)展對增強我們的信念，把握踐行工作的方向有著重要意義。應(yīng)對變革，我們正積極行動，多維聯(lián)系體系的建立，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的不斷出臺，使我們能夠感知領(lǐng)導(dǎo)的決心與魄力。要克服由于時間跨度造成的信息的缺失及不準(zhǔn)確等問題，提高檔案管理工作者的技能勢在必行，掌握相關(guān)的專業(yè)知識，同時還需具備檔案管技理能，熟悉檔案管理知識的同時，還要熟悉國家及行業(yè)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)定。與此同時，電網(wǎng)專業(yè)的檔案員培訓(xùn)應(yīng)常抓不懈，常年實施培訓(xùn)以適應(yīng)檔案管理發(fā)展的需求，提高檔案管理水平。踐行輸電工程管理，必須重視現(xiàn)場施工檢查與指導(dǎo)工作的時效性，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案正確地記錄工程施工過程與結(jié)果，確保歸檔的輸電電網(wǎng)工程項目檔案的全面性與準(zhǔn)確性、及時性。踐行輸電工程檔案管理，管理者要熟悉項目施工文檔所包含內(nèi)容，為確保施工材料的齊全和真實性，應(yīng)堅持時實構(gòu)成的原則，堅持事前控制、事中控制、事后把關(guān)驗收的程序。具體文件收集按施工資料的形成順序分類，可行性研究階段的文檔、招投標(biāo)文件、項目設(shè)計文檔、物資供應(yīng)文檔、項目施工文檔、項目監(jiān)理文檔等，由相關(guān)機構(gòu)分別構(gòu)成與匯聚，施工資料的組卷應(yīng)嚴格按國家電網(wǎng)公司編制的輸變電工程檔案管理實施細則進行。踐行輸電工程的檔案管理，在保密的前提下發(fā)揮檔案信息作用是永恒主題。眾所周知，檔案利用給科研人員帶來方便的同時，也給那些想方設(shè)法竊取技術(shù)機密的不法分子帶來可乘之機，稍有疏忽就會給國家的安全和利益帶來危害，這就是檔案的“雙重性”。檔案的“雙重性”為輸電科技檔案開發(fā)利用帶來挑戰(zhàn)，使得其在信息交流與保密之間的界限尺度難以把握。如何解決充分利用與技術(shù)安全保密的矛盾？提高檔案管理人員保密意識及綜合素質(zhì)是關(guān)鍵；當(dāng)然沒有保密意識不能勝任，只具有保密意識也是不夠的，綜合素質(zhì)是解決問題的保障。主觀條件具備是一方面，客觀條件制約必不可少，建立健全保密制度是做好輸電檔案保密工作的基礎(chǔ)和前提，是實現(xiàn)法制化、規(guī)范化管理的必要條件。加強信息化建設(shè)中保密安全應(yīng)對措施，嚴格確保單位內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)徹底的物理隔離，嚴禁計算機通過各種形式連接互聯(lián)網(wǎng)和其他公共信息網(wǎng)；并應(yīng)嚴格落實各級人員責(zé)任制，定期進行網(wǎng)上信息檢查，做好網(wǎng)絡(luò)的動態(tài)管理。具備較強的保密意識，不斷更新的專業(yè)技能，檔案管理者才能做到保密工作與檔案管理的有機結(jié)合，正確解決電力檔案保密與充分利用電力檔案的矛盾。踐行輸電工程的檔案管理，合理測評體系的構(gòu)建與完善，是電力檔案發(fā)展和電力工程項目建設(shè)與維護的質(zhì)量保障[14]57。通過合同管理強化項目檔案管理，建立健全檔案管理測評體系，利用云計算實現(xiàn)建設(shè)工程檔案的全過程監(jiān)管，輸電工程檔案管理才會按設(shè)計的軌道前行。

五、輸電工程檔案管理的未來

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關(guān)鍵詞：檔案；管理；現(xiàn)代化

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)碼：A

1 檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著人類社會進入信息時代，社會上存在著大量的信息，傳統(tǒng)的檔案管理對于新的形勢顯得力不從心，新時期的檔案管理必須充分利用信息時代的相關(guān)技術(shù)，如電子計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)來進行檔案的收集、錄入以及保存、共享等等，這就迫切需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段對檔案進行管理能夠極大的提高檔案管理的效率，極大的縮短檔案檢索的時間，減少檔案管理人員的勞動強度，使其從繁重的工作中解放出來有更多的時間去掌握新的技能，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。同時計算機設(shè)備的在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，能夠使原本枯燥乏味的方案管理變得更加的直觀形象，可以通過圖形化的操作界面對檔案進行直接的管理，使原本繁瑣的管理變得十分的簡單。

充分利用現(xiàn)代化的管理手段以及先進的信息化技術(shù)和數(shù)字設(shè)備對檔案工作以及檔案本身進行科學(xué)話的管理，從而有效的縮短管理時間，提高管理效率，在降低檔案管理成本的基礎(chǔ)之上提高檔案管理的經(jīng)濟效益和社會效益。隨著信息時代的到來，檔案管理者每天都要面對海量的信息，對于這些信息的分類和處理需要極大的工作量來完成，這使得檔案管理人員不堪重負，這就迫切需要采用現(xiàn)代化的檔案管理手段對傳統(tǒng)的檔案管理方法進行革新，在做好檔案管理工作的基礎(chǔ)之上對現(xiàn)有的檔案所包含的豐富的信息資源進行開發(fā)利用，促進社會的發(fā)展和文化事業(yè)的進步，使檔案成為一種有效的社會資源，這些都迫切需要現(xiàn)代化的檔案管理手段對檔案進行科學(xué)的管理。

2 檔案管理現(xiàn)代化的要求和原則

隨著信息時代和網(wǎng)絡(luò)時代的到來，檔案管理的現(xiàn)代化成為不可阻擋的大趨勢，是檔案服務(wù)在新時期的必然要求。檔案管理現(xiàn)代化是一個系統(tǒng)化的大工程，設(shè)計到多個專業(yè)和部門的協(xié)同合作，且需要大量的資金作為支持，這就要求檔案管理現(xiàn)代化的過程中要量力而行。在此基礎(chǔ)之上還有堅持一下的原則：

2.1 信息共享原則

檔案管理現(xiàn)代化的目標(biāo)不應(yīng)該僅僅局限于對檔案的單純的整理和保存，而是應(yīng)該在此基礎(chǔ)之上對其所包含的信息資源進行最大限度的發(fā)掘和利用，最終實現(xiàn)檔案資源的共享，因此在檔案管理現(xiàn)代化的過程中一定要對現(xiàn)有的檔案進行科學(xué)的整理和分析，找出有用的資源，通過網(wǎng)絡(luò)等手段進行共享，讓整個社會都能享受到檔案所提供的信息的價值。

2.2 堅持協(xié)作原則

檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)包括相關(guān)設(shè)備基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)以及相關(guān)的管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)體系的建立和完善以及配套的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，而檔案管理部門僅憑一己之力很難獨立完成這些工作，這就使得檔案管理現(xiàn)代化的進程面臨著很大的阻力。這就需要檔案管理部門在現(xiàn)代化的過程中加強與其他部門的協(xié)調(diào)工作，借助相關(guān)的部門的幫助或者是信息最終實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的實現(xiàn)。

2.3 質(zhì)量優(yōu)先原則

檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵在于建設(shè)高質(zhì)量的服務(wù)，所以可以看出來，質(zhì)量是檔案管理現(xiàn)代化程度的衡量標(biāo)準(zhǔn)之一。因此檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是對檔案單純的數(shù)字化，片面追求數(shù)字化的儲存形式，而忽視檔案本身的質(zhì)量。檔案管理部門應(yīng)將重點放在提高質(zhì)量的服務(wù)上，使人們能夠獲得高質(zhì)量的檔案資料。

2.4 長期性原則

檔案管理的現(xiàn)代化是一個過程，因為現(xiàn)代化的社會是不斷的變化和發(fā)展的，這使得檔案管理也處于動態(tài)的變化過程中，而不是一成不變，這是一項長期的系統(tǒng)化的工程，需要整個檔案管理部門的所有人員的親密合作和長期的不懈努力，只有這樣才能確保檔案管理現(xiàn)代化程度的不斷提高。

2.5 實效性原則

管理的科學(xué)有效是檔案管理工作現(xiàn)代化的主要表現(xiàn)形式。所以檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)該從自己的實際情況出發(fā)，及時的引進相關(guān)領(lǐng)域的最新的技術(shù)和設(shè)備，將其充分運用到日常的管理工作當(dāng)中。在日常的管理工作中要保持高度的靈敏性，對于有價值的資料要及時的收集和保存，從而確保檔案的時效性，這樣才能確保檔案本身的價值。

3 我國檔案管理現(xiàn)代化存在的若干問題

現(xiàn)階段存在的若干問題概括如下：檔案信息自動化系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平滯后，系統(tǒng)的整體水平參差不齊。數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐較慢，管理體制落后，系統(tǒng)建設(shè)資金投入不足，人才培養(yǎng)滯后。

4 采取哪些對策加快檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展進程

4.1 要培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才入手

要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知，有懂信息技術(shù)，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知經(jīng)濟的到來做好充分的準(zhǔn)備。

4.2 要加強檔案信息素質(zhì)教育，加快建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)

要注意加強檔案主體意和獲取意教育，利用檔案信息守法意，加強檔案工作者的檔案信息保密意，傳播意和更新轉(zhuǎn)換意。提高運用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，獲取檔案信息技術(shù)和設(shè)施武裝檔案信息網(wǎng)絡(luò)，不斷提高檔案信息的效益功能。

4.3 要科學(xué)地制定、貫徹和修訂各項標(biāo)準(zhǔn)，使檔案工作逐步實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化

計算機技術(shù)的應(yīng)用是檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化為基礎(chǔ)的。因此，要適應(yīng)知經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化。

4.4 要強化服務(wù)意，拓寬服務(wù)領(lǐng)域

要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，主動面向知經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉(zhuǎn)到為知經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的軌道上來。

總結(jié)

檔案管理現(xiàn)代化是我國社會主義現(xiàn)代化建設(shè)的組成部分，是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化就是應(yīng)用現(xiàn)代管理的理論、方法，對檔案和檔案工作實現(xiàn)科學(xué)管理，提高工作效率和效益，以滿足社會政治、經(jīng)濟、文化發(fā)展對檔案管理工作的要求。這就需要廣大的檔案工作者積極開拓，以先進的管理技術(shù)和現(xiàn)代化的手段科學(xué)管理檔案，迅速準(zhǔn)確而有致的為社會現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。

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一、高校圖書館檔案管理的原則

高校圖書館的檔案管理工作應(yīng)該有它所固有的原則作為指導(dǎo)，這樣才能更好的開展工作，推動高校圖書館的進步與發(fā)展。

（一）靈活實用的原則。高校圖書館所開展的工作是為了更好的為學(xué)校師生提供服務(wù)，因此檔案管理工作的開展就必須遵循靈活實用的原則，以便更好的構(gòu)建圖書館的服務(wù)體系。對檔案的管理是為了方便將來主要管理人員對已有信息的查找和利用，若在檔案管理中存在著很多繁瑣的問題將影響管理者的決策。

（二）存儲信息真實的原則。信息以決策的依據(jù)，正確真實的信息是管理者做出科學(xué)決策的前提，保證信息的真實性也是圖書館社會責(zé)任的體現(xiàn)。在檔案中若存在著虛假的信息，不僅會使決策失誤還會嚴重影響圖書館的社會形象。

（三）信息全面的原則。信息的全面包括大范圍的全面也包括小范圍的全面。所謂大范圍的全面就是指檔案需要有各個部門的信息，各個主體的信息。比如圖書館自身的文化建設(shè)信息、圖書館的招商政策、每一年采購計劃的制定、圖書館人事檔案的管理等。小范圍的檔案管理是就一個具體的責(zé)任主體而言的，比如對圖書館工作人員每個季度的業(yè)績考核的信息的管理等。

二、高校圖書館檔案管理的問題

高校圖書館與信息現(xiàn)代化的發(fā)展似乎并不矛盾，但是高校圖書館必須做好信息的現(xiàn)代化管理，即對圖書館檔案的管理，但是就目前的情況來看，大多數(shù)高校圖書館在檔案管理上還存在很多問題。

（一）對檔案管理的意識薄弱。部分高校圖書館的規(guī)模較小，認為對檔案進行管理是不必要的工作，只會浪費圖書館的財力和時間。在中國領(lǐng)導(dǎo)起著決定作用的社會，管理層對圖書館檔案管理的不重視，是圖書館檔案管理存在問題的根本原因。而高校圖書的流動性較大，圖書館檔案類型的多樣也是圖書館管理者認為檔案管理不重要的另一個原因。

另一方面，檔案管理問題的潛伏期較長，檔案管理的漏洞所帶來的危害通常在數(shù)年甚至是十多年之后才會出現(xiàn)，因此在短時間內(nèi)管理者無法意識到檔案管理存在的必要性。我國開始推行檔案管理的時間較短在這個方面的成熟度還不夠，宣傳的力度較小，缺乏法律體制的約束等等原因，最終導(dǎo)致了圖書館管理者對檔案管理意識的薄弱。

（二）管理方式的單一性。雖然說大部分高校圖書館開展了檔案管理的工作，但是就他們的管理模式上而言，存在著過度單一管理不科學(xué)的問題。部分高校圖書館為了盡量的節(jié)約成本，受經(jīng)濟條件的限制并沒有引進先進的現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備，在檔案管理上還是采取的比較傳統(tǒng)的手段，以紙質(zhì)資料藏館的方式對現(xiàn)有的檔案進行管理。這種方式的工作量較大，一般還是需要人工進行填寫，修改與查找，在工作的過程中工作量較大，而且還容易出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致人事資料和客戶信息的遺漏，將會嚴重影響圖書館的發(fā)展。

檔案管理的方式缺乏正對性，目前高校圖書館的檔案管理一般都是按照國家現(xiàn)有的有關(guān)規(guī)定所指定的，在管理上存在著籠統(tǒng)性。但是高校圖書館是多樣的，規(guī)模上有大有小、類型上變化多端，他們各自需要的是相對具體的管理方式，這樣才能更好的針對本圖書館的實際情況開展檔案管理工作。

（三）管理體系的不完善。管理意識的缺乏必然會導(dǎo)致管理體系的混亂與缺失，一個圖書館需要進行檔案管理的信息很多，包括圖書館的戰(zhàn)略信息、人力資源的招聘、圖書館文化、客戶資料的管理等多個方面。絕大多數(shù)的圖書館始終一味的堅持“以圖書為中心”的思想或者是“以學(xué)生為中心”的思想而顧此失彼，導(dǎo)致管理的內(nèi)容不完整。

管理過程缺乏嚴格的程序規(guī)定，在管理上沒有嚴格的程序界定，按部就班。根據(jù)河南省檔案局對高校圖書館檔案管理的調(diào)查顯示，在已建立檔案管理的高校圖書館中有72%的圖書館并不清晰檔案管理的嚴格程序，在對的檔案管理的效果的考核上也缺乏行之有效的機制。

（四）檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)不強。據(jù)河南省檔案局的調(diào)查顯示，河南省高校圖書館里從事檔案管理工作的人員有64.5%并不是檔案管理專業(yè)的人才，甚至還有部分人員并不是管理類專業(yè)畢業(yè)的人才，也有一小部分管理人員并不具備高等教育的學(xué)歷。在現(xiàn)代化的檔案管理要求下，僅僅依靠過去的管理經(jīng)驗是遠不夠的，必須具有現(xiàn)代化的管理知識與思想才能做好現(xiàn)代的檔案管理。專業(yè)素質(zhì)的不足所造成的危害會在圖書館的逐漸發(fā)展中顯現(xiàn)出來，比如說不能按時完成檔案管理工作，最終將會影響圖書館各個辦公室正常工作的開展。有的高校圖書館檔案庫房設(shè)施陳舊落后、環(huán)境差，完全不符合檔案的保管要求，對圖書館的經(jīng)營和形象有很大的損失。

三、圖書館檔案管理的優(yōu)化

為了適應(yīng)現(xiàn)代化圖書館發(fā)展的需要，必須對圖書館檔案管理的模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，使圖書館在競爭中處于優(yōu)勢地位。

（一）擴大宣傳、促進重視。教育部門要幫助高校圖書館樹立檔案管理的危機意識，讓高校圖書館的管理者認識到圖書館檔案管理的缺陷會造成的問題，擴大檔案管理的宣傳力度。比如在當(dāng)?shù)碾娨暶襟w上以公益廣告的形式提醒高校圖書館的管理者重視檔案管理；在報紙傳媒上以專版的形式介紹高校圖書館的檔案管理，可以是成功的經(jīng)驗也可以是某一圖書館失敗的教訓(xùn)；在政府的網(wǎng)站上公布加強高校圖書館檔案管理的要求，并向各高校圖書館下發(fā)文件，強制其做好檔案管理，定期對高校圖書館的檔案管理工作進行考核，對于不合格的給予一定的處罰。

針對檔案管理中管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)比較低的情況，政府部門需要組織高校圖書館對檔案管理人員進行培訓(xùn)，由政府部門來組織專家來開展工作，參與培訓(xùn)的費用給予一定的補貼。另一方面鼓勵高校圖書館招聘具有專業(yè)素質(zhì)人才的檔案管理者開展檔案管理工作，使檔案管理專業(yè)化。

（二）運用現(xiàn)代化的管理設(shè)備。現(xiàn)代高校圖書館的檔案管理已基本上不再是對人的依賴，而是對信息化技術(shù)的依賴，因此高校圖書館必須購入現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備增強管理的可靠性。在傳統(tǒng)的模式中，對檔案的管理完全依賴于管理者，當(dāng)這名管理者離職之后，對現(xiàn)有檔案的查詢就會帶來很大的困難，而且管理的效率也極其低下。

采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備之后不僅可以對不同的檔案進行分類管理，還大大提高了檔案管理的效率。建立一個檔案管理的數(shù)據(jù)庫之后，所需要的資料只需要在電腦上查詢即可獲得，使得對檔案信息的利用更加方便有效。

（三）優(yōu)化管理方式。不同規(guī)模的高校圖書館可以采取不同的管理方式。大型圖書館可以采取集中統(tǒng)一管理模式和協(xié)作式管理模式，開展時間久，管理高標(biāo)準(zhǔn)、嚴要求，相應(yīng)的管理理念及方式更科學(xué)完善，這樣的管理模式可以更好的為大型高校圖書館的檔案現(xiàn)狀服務(wù)，大型高校圖書館檔案管理基礎(chǔ)堅實，大型高校圖書館作為管理榜樣需要嚴格認真對待管理模式的選擇；中型高校圖書館可以采取分散管理模式，根據(jù)中高校圖書館自身的實際情況和對經(jīng)濟效益追求的總體目標(biāo)，分散管理模式管理形態(tài)獨特的共存性與漸進性，可以使檔案資源的實體管理、檔案信息管理與檔案知識管理等科學(xué)化、系統(tǒng)化，將檔案管理的責(zé)任和權(quán)力都交給下級部門，責(zé)任明確的對檔案進行管理，不但符合中型高校圖書館的綜合實力，還滿足中小型高校圖書館的現(xiàn)狀及對社會效益追求的近期目標(biāo)，為圖書館的管理和利用服務(wù)；小型高校圖書館可以采取社會化管理模式，社會化管理機構(gòu)擁有科學(xué)系統(tǒng)的管理規(guī)范及制度，具有高素質(zhì)的專業(yè)從業(yè)人員，相關(guān)管理設(shè)施及設(shè)備也與時俱進的更新，小型高校圖書館的檔案存放在這樣的機構(gòu)中可以得到專業(yè)管理，由于中小型高校圖書館無論是檔案資源的數(shù)量、類型，還是檔案管理的實力都是其檔案工作開展的障礙，檔案意識的提高使小型高校圖書館必須根據(jù)圖書館的這種現(xiàn)狀找到與之相符的檔案管理模式，社會化檔案管理模式無論是對圖書館規(guī)模、圖書館實力的要求都與小型圖書館實際情況相符合。

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一、醫(yī)院檔案管理的原則以及特點

醫(yī)院檔案管理是指在醫(yī)院的相關(guān)工作活動中所形成的圖標(biāo)、文件、錄音等各種載體以及各種類別的檔案，包括病例檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、文書檔案等相關(guān)資料，醫(yī)院檔案管理對于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展是最寶貴的財富。醫(yī)院檔案管理的原則主要包括三個方面：一是標(biāo)準(zhǔn)化，標(biāo)準(zhǔn)化是醫(yī)院檔案管理之中最重要的原則，要保證醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)完整以及準(zhǔn)確都要有標(biāo)準(zhǔn)化的程序，符合現(xiàn)代檔案管理的各項標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容，比如格式內(nèi)容、分類項目、檔案文獻編纂規(guī)則等等，這樣才能結(jié)合實際的醫(yī)院檔案管理工作的需要實行檔案的集中統(tǒng)一管理，便于醫(yī)院的相關(guān)信息管理。二是科學(xué)化，醫(yī)院檔案管理的科學(xué)化在醫(yī)院管理中發(fā)揮重要的地位，加強對其科學(xué)化管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理和諧構(gòu)建的一個重要方面。三是職責(zé)權(quán)益兼顧，在醫(yī)院檔案管理工作中要明確領(lǐng)導(dǎo)干部以及相關(guān)人員的職責(zé)權(quán)限，必須要明確職責(zé)與保護權(quán)益兩個方面的重要工作。四是制定執(zhí)行兼顧，對于醫(yī)院現(xiàn)展和諧構(gòu)建最重要的是對于醫(yī)院檔案管理以及制度的深度建設(shè)，不論制定多么嚴密的制度都要嚴格的執(zhí)行才能對于醫(yī)院的發(fā)展構(gòu)成堅實的基礎(chǔ)，所以要通過對于制度的相關(guān)約束來加強醫(yī)院檔案管理對于現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建的基礎(chǔ)作用。醫(yī)院檔案管理工作的特點首先是階段性，對于醫(yī)院檔案的不同流轉(zhuǎn)過程多產(chǎn)生的，不同階段的檔案管理存在差異并且會有不同的使用價值。其次是封閉性，在檔案形成過程中會形成一定的封閉期，就是因為醫(yī)院自身檔案管理的封閉性多產(chǎn)生了檔案管理使用的自相矛盾，但是也正是由于這種矛盾貫穿檔案管理的整個過程才會推進醫(yī)院檔案管理工作不斷向前發(fā)展。最后是依附性，醫(yī)院檔案管理所形成的觀點、經(jīng)驗以及成果包含了與其利益相關(guān)者的一切事實，醫(yī)院的檔案管理對于醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展有著密切的管理和重要的價值。

二、醫(yī)院檔案管理滯后現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展和諧構(gòu)建現(xiàn)狀

醫(yī)院檔案管理滯后對于現(xiàn)代醫(yī)院的和諧構(gòu)建產(chǎn)生了一定的阻礙作用，因此加強醫(yī)院檔案管理工作對于醫(yī)院的現(xiàn)展的和諧構(gòu)建產(chǎn)生深遠的意義。首先是在醫(yī)院的相關(guān)工作人員對于檔案管理的重要性認識不到位，很多醫(yī)院只重視對于技術(shù)的開發(fā)，注重對于醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)術(shù)論文的研究，而對于重要的醫(yī)療活動卻缺乏相關(guān)的文字記載以及相關(guān)信息。其次是在醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展中沒有將檔案管理納入重要的發(fā)展規(guī)劃之中，一般醫(yī)院對于人員結(jié)構(gòu)、醫(yī)院規(guī)模以及醫(yī)療設(shè)備投入了大量的資源但是對于檔案管理卻沒有配備高素質(zhì)的人員，沒有形成與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展形成同步。再次是醫(yī)院檔案管理內(nèi)容與范圍隨意性比較強，隨著科學(xué)技術(shù)的進步檔案的內(nèi)涵以及外延都發(fā)生了大幅度的變化，如何在新形勢下明確檔案管理的內(nèi)容以及所包含的內(nèi)容對于檔案管理工作非常關(guān)鍵。最后是檔案建立體制不完善，機構(gòu)不全，造成檔案管理工作不規(guī)范，對相關(guān)信息歸類不明晰，使得責(zé)任不清楚。

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關(guān)鍵詞：檔案信息系統(tǒng)電子化管理

1、引言

目前，檔案管理的信息化進程遠遠滯后于整體信息化的進程，檔案管理水平與信息化高速發(fā)展不相匹配的矛盾越來越突出。主要表現(xiàn)在：

第一，大量紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加對現(xiàn)有庫容帶來極大的挑戰(zhàn)，紙制檔案面臨無空間保存的窘境。

第二，隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模的不斷擴大，已經(jīng)形成設(shè)計和生產(chǎn)異地并存的模式，這種狀況不但給檔案信息的歸檔、提供利用帶來不便，更重要的是造成檔案的更改、作廢等信息傳達不及時，這不但會直接給生產(chǎn)經(jīng)營帶來困難，還極有可能生產(chǎn)出廢品，直接造成經(jīng)濟損失。因此，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)完全不能滿足企業(yè)高速發(fā)展的需要。

第三，檔案是一個單位知識資源的核心部分，也是知識資源管理的最基礎(chǔ)部分，在創(chuàng)建創(chuàng)新型企業(yè)的大背景下，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)也是知識資源管理的需要。

因此，加快檔案管理的信息化建設(shè)步伐，更好地為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營服務(wù)，是擺在企業(yè)面前的迫切任務(wù)，也是建設(shè)創(chuàng)新型企業(yè)中知識資源管理的重要組成部分。

2、系統(tǒng)需求與功能設(shè)計

2.1系統(tǒng)需求

系統(tǒng)需求的目標(biāo)是采用現(xiàn)代信息技術(shù)實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、提升檔案管理水平、增強檔案提供利用能力、確保檔案信息安全、有效。

具體目標(biāo)：

(1)建立檔案系統(tǒng)信息化管理流程，實現(xiàn)各類檔案歸檔計劃的制定、檔案移交、登記造冊、借閱管理、作廢、檔案統(tǒng)計等全過程的信息化管理。

(2)電子圖紙檔案和文書檔案實現(xiàn)電子化文件級管理；產(chǎn)品檔案、科學(xué)研究檔案、會計檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、人事檔案、聲像實物檔案、設(shè)備檔案和基本建設(shè)檔案等保存紙制檔案，系統(tǒng)將對上述檔案分類、案卷目錄進行信息化管理；實現(xiàn)異地產(chǎn)品電子圖紙檔案和產(chǎn)品檔案及時有效歸檔。

(3)增強檔案提供利用能力。

(4)增強檔案的綜合檢索功能；及時檔案變更、作廢信息；實現(xiàn)公司各類電子圖紙檔案異地曬印申請，異地曬印；有條件地向公司本地和異地使用者開放檔案信息。

(5)建立電子檔案系統(tǒng)的檔案災(zāi)備中心和檔案存儲介質(zhì)中心；采用水印和電子簽章技術(shù)，確保歸檔文件的有效性、合法性、防篡改、防抵賴。

2.2功能設(shè)計

檔案管理信息系統(tǒng)包括如下功能：歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)維護和與其它系統(tǒng)的接口等。

2.2.1歸檔計劃制定

歸檔計劃是檔案館和歸檔單位共同制定的歸檔內(nèi)容的計劃單。主要適用范圍為文書檔案、會計檔案、實物檔案、聲像檔案、生產(chǎn)經(jīng)營檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、人事檔案等。

2.2.2收集整編

檔案的收集整理是檔案工作的重點，也是工作量最大的工作，因此通過管理辦法明確歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間、歸檔責(zé)任和流程，通過應(yīng)用系統(tǒng)提供收集手段、自動整理功能、歸檔流程的控制和管理是系統(tǒng)建設(shè)的關(guān)鍵部份。

收集整編功能主要包含文件收集、檔案移交清冊形成、歸檔文件整理、歸檔文件審核和歸檔整理等。

2.2.3檔案管理

檔案管理功能主要包含電子圖紙檔案管理、產(chǎn)品檔案管理、科研檔案管理、基建檔案管理、設(shè)備檔案管理、文書檔案管理、聲像檔案管理、實物檔案管理、會計檔案管理、生產(chǎn)經(jīng)營檔案管理、人事檔案管理和鑒定銷毀管理。電子圖紙檔案管理中包含電子圖紙更改管理和電子圖紙曬印管理。

2.2.4提供利用

提供利用功能主要包含檔案檢索、借閱管理、年報統(tǒng)計和檔案進出登記等。借閱管理主要包含對實體檔案和電子檔案的借閱管理。

2.2.5系統(tǒng)維護

系統(tǒng)維護功能主要包含權(quán)限管理、數(shù)據(jù)維護、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案設(shè)置、數(shù)據(jù)字典維護、口令修改、參數(shù)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)等。

2.2.6與其它系統(tǒng)的接口

檔案管理信息系統(tǒng)與其它系統(tǒng)的接口主要實現(xiàn)電子歸檔數(shù)據(jù)的直接對接。

3、設(shè)計原則

3.1實用性原則

軟件系統(tǒng)設(shè)計時要充分考慮技術(shù)人員與操作者的要求和建議,一方面要使軟件的人機交互界面友好,布局合理；另一方面要滿足用戶的各種需求,盡量將用戶所要進行的操作包含在同一界面內(nèi)。

3.2信息集成原則

強調(diào)系統(tǒng)中信息的一致性和在其范圍內(nèi)的共享。

3.3開放性原則

軟件內(nèi)核與外界的接口應(yīng)具有良好的通用性和可移植性,動態(tài)數(shù)據(jù)庫和靜態(tài)數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、表結(jié)構(gòu)、視圖結(jié)構(gòu)都應(yīng)遵循特定規(guī)則,程序編碼應(yīng)盡量采用信息屏蔽原則和不使用語言標(biāo)準(zhǔn)文本以外的語句。

3.4利用面向?qū)ο蠹夹g(shù)原則

在軟件開發(fā)過程中綜合運用面向?qū)ο笳Z言、面向?qū)ο蟮倪\行環(huán)境,也可以和結(jié)構(gòu)化設(shè)計方法結(jié)合使用。

3.5可伸縮性原則

系統(tǒng)能夠根據(jù)檔案分類、整理規(guī)則的改變,在較長的時間內(nèi)適應(yīng)管理環(huán)境。

3.6高可靠性原則

系統(tǒng)要滿足高可靠性要求,服務(wù)器應(yīng)有容錯、容災(zāi)設(shè)計,保證數(shù)據(jù)的可靠性。

3.7易操作原則

針對檔案管理及利用人員進行設(shè)計,操作上要盡量簡單,方便。

3.8安全性原則

安全性要求包括網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用和數(shù)據(jù)等方面,系統(tǒng)應(yīng)提供全面的安全性措施。采用一定的技術(shù)并與相應(yīng)的管理制度相結(jié)合,以保證系統(tǒng)安全運行,防止可能發(fā)生的錯誤；設(shè)置嚴格的權(quán)限管理體系,合理授予合法用戶權(quán)限,防止非授權(quán)用戶對系統(tǒng)的操作；充分考慮應(yīng)用層的安全性,做好信息資源的訪問控制。

4、結(jié)語

檔案管理信息系統(tǒng)通過采用先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、辦公自動化技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等信息技術(shù)，實現(xiàn)了歸檔計劃制定、收集整編、檔案管理、提供利用、系統(tǒng)管理和與其他系統(tǒng)的接口。檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)實施，嚴格的控制了檔案歸檔的準(zhǔn)確性，安全性和及時性；實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的信息化和資源共享。目前，檔案管理信息系統(tǒng)正在信息化實施中。

參考文獻

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【關(guān)鍵詞】檔案管理土地管理對策

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼： A 文章編號：

一．前言

隨著我國經(jīng)濟的迅速發(fā)展，土地管理越來越重要，土地檔案管理是土地管理不可或缺的一環(huán)，是國家檔案重要的有機組成部分。土地檔案管理的好壞影響著能否有效、科學(xué)地管理好土地，能否合理地利用好土地資源?，F(xiàn)階段土地檔案管理存在著沒有建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)、對土地檔案管理不夠重視、管理人員素質(zhì)不高等問題，對此，必須采取土地檔案管理體制改革、健全土地管理法律法規(guī)、提高管理人員素質(zhì)等對策。

二．土地檔案管理工作中存在的問題

如今我國的土地檔案管理工作中存在著與社會發(fā)展不相協(xié)調(diào)的方面，不能滿足經(jīng)濟發(fā)展對土地信息的要求。主要存在以下問題。

1.沒有建立統(tǒng)一的土地檔案管理網(wǎng)絡(luò)，沒有統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。歸檔工作時檔案工作的起點，雖然國家對歸檔材料等已有了明確規(guī)定，但在實際工作中還存在著該歸檔的沒歸檔等現(xiàn)象。

2.土地檔案數(shù)字化程度不高，利用率較低。

雖然隨著社會發(fā)展，出現(xiàn)了以照片、光盤、移動存儲介質(zhì)為載體的電子檔案，但電子檔案僅僅是這幾年才出現(xiàn)的，而以往那些數(shù)量龐大的紙質(zhì)檔案需要通過照相、掃描等方法進行數(shù)字化處理，這是一項任重而道遠的工作。由于土地檔案數(shù)字化程度不高和出于安全考慮，無法利用互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)土地檔案在線查詢，滿足不了社會需求，造成土地檔案利用率低。

3.土地檔案管理人員的綜合素質(zhì)有待提高。隨著科技的進步，一些新技術(shù)逐步應(yīng)用到土地檔案管理方面，這就對土地檔案管理工作者的素質(zhì)提出了更高的要求，而我國檔案管理人員的培訓(xùn)還是沿用著十幾甚至幾十年前的老教材，使用這些老教材培養(yǎng)出的管理人員自然滿足不了檔案管理技術(shù)的需求。

三．土地檔案管理應(yīng)采取的對策

1．建立統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。加強對土地檔案工作的統(tǒng)一管理是土地檔案完整、齊全、規(guī)范的重要保證。在一個行政區(qū)域內(nèi)，針對檔案的收集、整理、歸檔、移交等各個環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一、可行性高的標(biāo)準(zhǔn)和程序，并要求各部門嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)和程序執(zhí)行，并定期進行檢查。

2.促進檔案管理工作，開發(fā)利用檔案信息。土地檔案管理對于國土資源管理來說，是一項很重要的工作。檔案管理工作搞好了，就會有利于土地資源工作的有效開展。近幾年來，土地檔案管理逐步實現(xiàn)電腦化管理，將土地檔案資料及時輸入電腦，隨時為各類業(yè)務(wù)提供依據(jù)，業(yè)務(wù)人員可依據(jù)電腦提供的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)更好地開展土地管理。

3.深化土地檔案管理體制改革。在國家統(tǒng)一管理的前提下，各有關(guān)部門要認真做好用地的規(guī)劃、保護、利用和建設(shè);所有土地的權(quán)屬變更，必須報土地管理部門審查，統(tǒng)一辦理批準(zhǔn)手續(xù)?？h以上各級地方人民政府要根據(jù)統(tǒng)一管理土地的原則，健全土地檔案管理機構(gòu)，嚴格土地檔案管理工作。按“管用分離、協(xié)調(diào)配合、分工明確”的原則，理順土地檔案管理部門與其他部門的關(guān)系。土地檔案管理部門負責(zé)土地的協(xié)調(diào)配合，其他部門依據(jù)用地性質(zhì)進行專項管理。

4.對所有檔案進行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。在實現(xiàn)土地檔案管理信息化、現(xiàn)代化進程中，首要要采取科學(xué)合理地技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)，建立一套合理的、完整的管理制度，對土地檔案進行有效的管理。做到將土地檔案管理的各個環(huán)節(jié)都落到實處。首先要對土地檔案管理程序進行調(diào)整，將土地檔案管理工作程序規(guī)范化。其次要統(tǒng)一流程，使得各地方、各土地檔案管理部門的管理章程擺脫由于處理方式不一、流程不同意的窘迫境地。最后要對相關(guān)土地檔案管理的法律法規(guī)進行完善和健全，采取新的土地檔案管理法規(guī)對土地檔案進行管理。

5.大力推進信息化建設(shè)。土地檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時代的必經(jīng)之路，是深化土地檔案管理社會化服務(wù)的必然要求。由于我國前期并沒有實現(xiàn)信息化的應(yīng)用，所以加強信息化建設(shè)要制定一份有效的計劃。加快土地檔案數(shù)字信息化建設(shè)，適應(yīng)社會和時展的需要，更好的服務(wù)社會。在土地檔案管理的信息化過程中要始終堅持如下原則：

（一）效益原則。效益原則是土地檔案信息化建設(shè)的首要遵循的原則，它包含了經(jīng)濟效益和社會效益，并一直貫穿數(shù)字檔案建設(shè)的始終。

（二）滿足利用者需求原則。土地檔案信息化得實現(xiàn)將從根本上改變檔案保管者與檔案的利用者之間的關(guān)系，利用者需要利用檔案信息時是提交利用需求后被動等待檔案的到來，能否得到所需的土地檔案信息有很大的不確定性，進行土地檔案信息化管理的目的之一就是要最大限度的滿足土地檔案利用者的需求，使使用更加主動和方便。

（三）協(xié)調(diào)發(fā)展原則，主要是指在土地檔案管理信息化過程中，各部門要分工合作，協(xié)調(diào)一致，以共同促進土地檔案管理信息化的發(fā)展和早日實現(xiàn)。

（四）落實土地檔案歸檔雙軌制原則，是紙質(zhì)文件向電子文件過渡中必須堅持的原則。

6.做好檔案利用過程中的保密工作。要在制度建設(shè)上下功夫。土地檔案管理部門，要根據(jù)具體情況，有針對性地對不同的檔案使用人員、檔案使用范圍進行不同層次的劃分，可規(guī)定不同的審批手續(xù)，確保使用檔案的工作有章可循。在工作中，要嚴格遵守土地檔案管理保密制度，要確保在檔案使用中不失密、不泄密，要做到文件的完整無缺。

7.積極探索檔案管理的新方法。在土地檔案管理工作中，逐步實現(xiàn)檔案“四化”目標(biāo)：一是要實現(xiàn)檔案形成規(guī)范化，二是要實現(xiàn)檔案整理系統(tǒng)化，三是要實現(xiàn)檔案保護科學(xué)化，四是要實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。

8.加強學(xué)習(xí)和宣傳，推進依法治檔工作。土地檔案管理者要充分利用多種形式，認真學(xué)習(xí)和宣傳檔案法規(guī)。在學(xué)習(xí)和宣傳中，要注重實效，不走過場。要深刻領(lǐng)會，認真學(xué)習(xí)，確保提高。同時在土地檔案管理工作中要依法治檔，把依法治檔工作落實到檔案工作中。

9.健全土地檔案管理法律機制，完善土地檔案管理法律法規(guī)體系。我國基本確立和完善了土地管理體系和機制，圍繞土地管理體系和機制制定的各項法律、法規(guī)。借鑒各國在土地檔案管理中的經(jīng)驗，在堅持基本法律、法規(guī)的前提下，依法制定專項法規(guī)，細化土地檔案的管理。因此，我國土地檔案管理法律、法規(guī)的改革趨勢應(yīng)注重制定專項法規(guī)。

10.努力提高從業(yè)人員素質(zhì)，提高土地檔案管理水平。土地檔案管理要實現(xiàn)規(guī)范化的要求，就必須努力提高土地檔案管理工作者的素質(zhì)，實現(xiàn)這一目標(biāo)，不僅要對在職檔案管理人員進行專業(yè)培訓(xùn)，還要對兼職檔案管理人員進行正規(guī)的培訓(xùn)。通過培訓(xùn)，要對土地檔案內(nèi)容提前了解，在工作中要做到有的放矢，為今后建檔工作打好基礎(chǔ)，確保土地檔案實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。

四．結(jié)束語

在土地檔案管理現(xiàn)代化和信息化過程中，既要結(jié)合工作實際，還要將信息化、現(xiàn)代化滲透到土地檔案管理的每一個環(huán)節(jié)，不僅能提高對土地檔案資源的利用效率和管理效率，還能對土地管理進行有效的監(jiān)控，響應(yīng)可持續(xù)利用、可持續(xù)發(fā)展、建設(shè)節(jié)約型社會的口號，以促進社會經(jīng)濟的繁榮發(fā)展。

篇9

關(guān)鍵字：檔案管理；完善；工作建設(shè)；分析

一、新時期企業(yè)檔案管理體制、模式的建構(gòu)背景

隨著信息科技的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理也隨著時代的潮流發(fā)生了翻天覆地的變化，傳統(tǒng)的檔案管理體制在當(dāng)今數(shù)字化管理體制的沖擊下已經(jīng)逐步被淘汰，取而代之的是依賴計算機操作系統(tǒng)的電子檔案管理手段。傳統(tǒng)手寫模式的檔案管理歷經(jīng)了單機數(shù)據(jù)管理模式、網(wǎng)絡(luò)信息管理模式和如今的知識管理模式，在這些不斷發(fā)展的管理模式中對其管理的流程和管理的手段等也都發(fā)生了相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。

細數(shù)上世紀，對檔案管理理論影響最大的就是檔案生命周期理論的產(chǎn)生和發(fā)展。檔案生命周期理論將檔案形成到銷毀或轉(zhuǎn)化為檔案看作是一個整體過程、檔案整體運動過程由于檔案價值形態(tài)的變化可劃分為若干個階段、不同階段的檔案與服務(wù)對象、保存場所和管理方式之間具有內(nèi)在的對應(yīng)關(guān)系。

二、 企業(yè)檔案存在的問題

1.企業(yè)檔案工作缺乏長期性、連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則

企業(yè)檔案工作在各級領(lǐng)導(dǎo)的重視下進行了檔案的達標(biāo)升級工作。但達標(biāo)工作作為一項運動，一次考試在進行，整個過程加班加點，在短時間內(nèi)取得了一定的效果，但達標(biāo)以后，就出現(xiàn)后力不足，沒有長期性和連續(xù)性，再由于部分干部對檔案綜合管理的參與程度不夠，對檔案在企業(yè)中的重要作用的認識不足，甚至有部分還認為檔案室就是資料沒有地方存放了就放的地方，檔案室在某些人眼中成了廢紙倉庫，造成了檔案工作有領(lǐng)導(dǎo)、無計劃；在任務(wù)、無落實；有形式、無效果；檔案工作缺乏應(yīng)有的長期性和連續(xù)性的發(fā)展規(guī)則。

2. 網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

與手工處理方式相比，電子檔案計算機網(wǎng)絡(luò)在保密防護方面有三個弱點：一是數(shù)據(jù)的可訪問性。數(shù)據(jù)信息可以很容易被終端用戶拷貝下來而不留任何痕跡。二是信息的聚生性。當(dāng)信息以零散形式存在時，其價值往往不大，一旦網(wǎng)絡(luò)將大量關(guān)聯(lián)信息聚集在一起時，其價值就相當(dāng)可觀了。三是設(shè)防的困難性。盡管網(wǎng)絡(luò)可以層層設(shè)防，但對一個熟悉網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人來說，下些功夫就可能會突破這些關(guān)卡。

3.檔案工作缺乏制度化的管理程序

就當(dāng)前大多數(shù)企業(yè)的檔案管理來說，不少的問題出現(xiàn)在于對檔案管理的不規(guī)范，如，檔案的收集，在檔案的收集過程中，缺少強制力度，不少員工對于檔案管理工作的配合嗤之以鼻，對于檔案的收集想交就交，不想交就不交，沒有對檔案的重要性引起重視，使檔案機構(gòu)與檔案制度形同虛設(shè)；其次，對于檔案的整理工作也不規(guī)范。隨著一些企業(yè)的發(fā)展腳步增快，可能其企業(yè)內(nèi)部的員工流動量較大，新、舊員工的出入不斷，由于一些檔案工作人員專業(yè)素養(yǎng)的差距，沒有在立卷過程中有效的按照卷內(nèi)文件目錄順序進行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。

三、新時期企業(yè)檔案管理體制模式―信息一體化管理模式

1.信息一體化管理

信息一體化管理，其實就是指企業(yè)的檔案工作、情報工作、圖書工作的一體化。在企業(yè)，這種綜合性信息管理機構(gòu)一般稱為信息中心。不但可以利用檔案史料中的信息編寫反映企業(yè)發(fā)展歷程、企業(yè)文化、科技成果等編研成果，而且還可以展現(xiàn)出企業(yè)的輝煌歷史、提高企業(yè)的市場信譽和增強企業(yè)的社會效益。

2.檔案一體化管理

（1）對以往所有的檔案進行電子化處理

據(jù)了解，目前市場上已有軟件供應(yīng)商開發(fā)出"大規(guī)模圖文資料數(shù)字化"的系統(tǒng)，可以把紙質(zhì)文件掃描后壓縮為光盤存儲，且可以通過關(guān)鍵字、詞或邏輯檢索。我們計劃引進這些系統(tǒng)，將公司現(xiàn)存的所有紙質(zhì)文書檔案收錄為電子檔案。并且做好備份，拷貝二套，保存一套，借閱一套，分開異地保存，這樣既方便檔案的查閱和使用，又可以大大提高檔案的安全性。

（2）檔案一體化的原則

在實行信息一體化管理的過程中，必須要遵循以下原則：一是全程管理原則，電子文件環(huán)境中，文件、檔案界限不再顯而易見，文件和檔案工作人員界限也日趨模糊，文件與檔案工作實行全程管理，將可以大大提高信息共享，提高效率；二是前端控制原則，前端控制原則是以文件生命周期為基礎(chǔ)，將文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作是一個完整的過程。三是集成管理原則，集成管理是對管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。

（3）文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容

文件、檔案一體化管理的具體內(nèi)容包括文件、檔案生成控制的一體化、流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化指在文件最初生成階段、對電子文件就是在系統(tǒng)設(shè)計階段，就應(yīng)當(dāng)樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理。在信息技術(shù)下的文件、檔案一體化管理中，使文件、檔案和信息在合理的協(xié)調(diào)下，發(fā)揮出其最大的功效。

總結(jié)：

總的來說，企業(yè)單位管理水平的體現(xiàn)恰恰正是該企業(yè)面貌的最好展示，檔案的管理在最大價值上發(fā)揮出其利于公司管理和擁有資源的體現(xiàn)。知識經(jīng)濟信息時代的電子檔案管理技術(shù)的推進，將檔案管理的重要性發(fā)揮的淋漓盡致。在多媒體技術(shù)的良好利用下,對檔案進行省時、省力整理,提高了檔案的質(zhì)量,為更好的保存檔案提供了有力的保證,為實現(xiàn)檔案的價值、發(fā)揮檔案的作用提供了有利的保證，從而促進企業(yè)的更好的發(fā)展。

參考文獻：

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一、目前學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀

（一）存在的問題

學(xué)校檔案的管理是以信息化為依托，以分享資源為目標(biāo)，以提高教學(xué)服務(wù)質(zhì)量為要求的檔案管理。作為保有教育教學(xué)活動第一手資料的學(xué)校檔案，自然就是學(xué)校教學(xué)當(dāng)中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)學(xué)校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務(wù)功能開發(fā)出來。其中最為重要的一點就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學(xué)檔案的信息化管理當(dāng)中，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開發(fā)和利用而被束之高閣，致使其失去檔案自身的價值。

（二）面臨的機遇和挑戰(zhàn)

隨著近年來經(jīng)濟技術(shù)的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計算機中生成并儲存的。在學(xué)校檔案的管理中，如何使得機讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務(wù)，是目前學(xué)校檔案信息化趨勢當(dāng)中我們面臨的機遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過程當(dāng)中必然面臨安全化問題，美國斯諾登“棱鏡”事件已經(jīng)給我們敲響了警鐘。在開發(fā)當(dāng)中必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來說就必須利用新的思路去進行開發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中存在的缺陷有很多，加上沒有相應(yīng)的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能就面臨著巨大挑戰(zhàn)。

二、學(xué)校檔案管理信息化系統(tǒng)的建立

（一）檔案信息化管理的基本原則

1、規(guī)范性原則

制定和實施檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應(yīng)該堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，重復(fù)建設(shè)等現(xiàn)象發(fā)生。

2、安全性原則

隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、信息化建設(shè)的不斷深入，網(wǎng)絡(luò)的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

3、服務(wù)性原則

檔案信息數(shù)字化建設(shè)是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆?、物力、財力，因此必須遵守服?wù)性原則，講究信息化工作的作用。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎(chǔ)，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把利用率較高的重要檔案進行數(shù)字化和信息化處理。

（二）建立檔案管理信息化系統(tǒng)的基本要求

要實現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理，總的來說就是在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)之上，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對于各種資源的利用。

1、抓好檔案管理的技術(shù)流程

首先建立有效的件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用各種學(xué)校電子檔案；其次是改進和規(guī)范在應(yīng)用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應(yīng)檔案管理的需要；然后是依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計；最后應(yīng)當(dāng)注意的是在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。

（1）關(guān)注通知平臺，從源頭抓起

學(xué)校的文印部門和檔案管理部門通常都隸屬于辦公室，保持部門內(nèi)部的協(xié)調(diào)，形成習(xí)慣，讓打字員接收的所有材料的電子版，全部發(fā)送一份給檔案管理員。檔案管理員及時根據(jù)分類原則，逐一標(biāo)注、分類存檔，保證資料的完整性。

留意校長簽署紙質(zhì)文件、通知的派發(fā)單位，既要知道種子播撒的去向，又要關(guān)心種子的收成，對有可能形成文字材料上報的事情要過問事情經(jīng)辦的結(jié)果，收集第一手相關(guān)電子材料。

（2）建立聯(lián)系，保持溝通

定時聯(lián)系，與相關(guān)部門保持密切聯(lián)系。生活中一定要做個有心人，知道哪個部門、什么時間能有哪些教科研活動，隨時收集與該活動有關(guān)的第一手資料，也能確保資料的完整、系統(tǒng)性。

定向聯(lián)系，與各部門負責(zé)文秘處理的人員保持密切聯(lián)系，將形成的有價值的材料及時匯總存檔。

2、檔案信息化管理建設(shè)的水準(zhǔn)

在學(xué)校檔案的信息化管理中，最不能忽視學(xué)校傳統(tǒng)精華和改革的發(fā)展性。首先充分運用計算機電子技術(shù)，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量；同時要對于傳統(tǒng)的電子檔案進行多媒體化改革，對各種類型檔案進行數(shù)字化管理，積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務(wù)效率和質(zhì)量。對于歸檔的檔案要在經(jīng)過鑒定分析和更新之后進入數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息處理電子化、信息存儲數(shù)字化、信息采集實時化、信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

三、重視檔案管理人員隊伍建設(shè)

檔案管理人員在學(xué)校檔案信息化改革當(dāng)中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神、管理理念影響著學(xué)校檔案管理的效率和特點。現(xiàn)階段很多學(xué)校缺少專職的檔案管理人員，管理水平相對較低。我們應(yīng)當(dāng)充分重視學(xué)校檔案管理人員隊伍建設(shè)工作，積極引進新的技術(shù)和理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者。

（一）選拔檔案管理人員的基本條件

檔案管理工作者首先應(yīng)當(dāng)具備一定的語言文字能力以及科學(xué)文化素養(yǎng)。學(xué)校檔案管理不同于企業(yè)檔案的管理。其檔案資料具有多樣性特點，只有在對于各種知識有所了解的前提下，根據(jù)自身的語言能力，才能簡明扼要地對各種檔案進行分析和歸類，才能首先在入庫的過程當(dāng)中做到“去其糟粕、取其精華”的效果。同時，工作人員的管理能力和分析能力也是要進行培養(yǎng)的。檔案管理的目標(biāo)是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員必須具備檔案的分析、檢索和篩選的能力才能確保檔案信息化建設(shè)的順利實施。

（二）與時俱進，抓好培訓(xùn)