導(dǎo)語：如何才能寫好一篇高級(jí)檔案管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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[關(guān)鍵詞]高級(jí)中學(xué)；課題；檔案管理

前言

高級(jí)中學(xué)科研課題的檔案管理是學(xué)?？蒲姓n題研究的重要組成部分，也是一所學(xué)校對(duì)檔案工作重視與否的一個(gè)重要考查指標(biāo)。它如實(shí)詳細(xì)地記載了學(xué)校內(nèi)科研課題開展的全部過程，包括從課題的構(gòu)思策劃、立項(xiàng)申報(bào)、過程研究到最后的結(jié)題工作。它不僅是課題成果的佐證材料和課題驗(yàn)收時(shí)的重要依據(jù)，并且更是能否順利開展科研工作的有力保證，同時(shí)也是課題研究的基礎(chǔ)和依據(jù)，是實(shí)踐升華為理論的中介。課題材料的客觀、真實(shí)、可靠程度直接關(guān)系到課題研究的結(jié)論和成果的質(zhì)量，是課題能否順利完成的重要因素和保證。因此，課題檔案的建立和管理就突顯得尤為重要。

1.加強(qiáng)與課題組的溝通聯(lián)系、注重檔案資料的收集與整理工作

1.1專人協(xié)助、專題負(fù)責(zé)

高級(jí)中學(xué)的學(xué)科較多，各課題組所研究的內(nèi)容也非常豐富，如何加強(qiáng)與各課題組的溝通聯(lián)系，及時(shí)有效地將課題資料進(jìn)行收集與整理是我們要認(rèn)真考慮的問題。我們?cè)趯?shí)際的操作中建立了一套完整的管理制度，從課題開始的策化、立項(xiàng)到實(shí)際研究和結(jié)題都有專人進(jìn)行跟蹤和協(xié)助，每一個(gè)課題都指定到專題專人負(fù)責(zé)，課題組的研究日程安排都要做到“心中要有數(shù)，文字、音像有記錄”，在整個(gè)課題研究過程中，及時(shí)地把各種材料和信息收錄在檔，這樣就避免了課題材料的遺漏、缺失和空洞。

1.2注重材料收集的真實(shí)性是全面性。

在學(xué)校課題研究的過程中，課題資料的占有量及資料的客觀性和真實(shí)性決定了課題研究成果的最終質(zhì)量。所以全面收集整理和保存課題研究資料，是課題檔案管理的中心工作。

課題的研究資料一般包括事實(shí)資料、歷史資料和文獻(xiàn)資料。

課題的大量事實(shí)資料是通過在實(shí)際研究過程中逐漸積累起來的，是課題研究過程中的第一手材料，也是課題檔案的主題部分。如：教案、個(gè)案調(diào)查、觀察記錄、研究課實(shí)錄、學(xué)生心理測(cè)評(píng)資料、調(diào)查問卷、訪談?dòng)涗?、考察資料，各種統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等都屬于事實(shí)資料。另外，如果對(duì)學(xué)生或被調(diào)查者進(jìn)行了問卷調(diào)查，就需要對(duì)問卷進(jìn)行認(rèn)真系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)和分析，形成文字材料留檔保存。在課題研究的過程中還會(huì)出現(xiàn)一些影像和圖片、聲音資料，我們統(tǒng)稱為“多媒體資料”，這些資料的收集與保管也要做到及時(shí)和妥善。無論是什么資料，這里需要著重強(qiáng)調(diào)的是：收集事實(shí)資料必須做到原始、全面、完整和真實(shí)。而文獻(xiàn)資料則是課題研究的理論依據(jù)，它重點(diǎn)收集與課題研究相關(guān)的理論資料，比如：教育行政部門的文件、教育教學(xué)理論專著、報(bào)刊文章和會(huì)議資料等。文獻(xiàn)資料可以是原件，摘錄，節(jié)選，網(wǎng)絡(luò)下載、裁剪或文獻(xiàn)索引等。歷史資料則是指曾經(jīng)在國(guó)內(nèi)外教育史上發(fā)生過的與課題研究相關(guān)的材料，如對(duì)同類問題的觀點(diǎn)、認(rèn)識(shí)、經(jīng)驗(yàn)、做法、教訓(xùn)等。

我們要對(duì)收集到的資料，進(jìn)行認(rèn)真整理，在大量的原始資料中篩選出真實(shí)、典型、有用的資料，為課題研究得出科學(xué)結(jié)論打下良好基礎(chǔ)。

2.要細(xì)化課題檔案建立的范圍與類型

2.1細(xì)化課題研究的建檔范圍

對(duì)課題研究建檔的細(xì)化可以提高課題檔案管理的質(zhì)量，加強(qiáng)和促進(jìn)課題組對(duì)課題的研究工作。細(xì)化后的課題檔案應(yīng)至少包括以下六個(gè)方面：

①立項(xiàng)選題階段（表1）、②實(shí)踐研究階段（表2）、③反思提高階段（表3）、④總結(jié)鑒定階段（表4）、⑤成果推廣階段（表5）⑥成果獲獎(jiǎng)材料（表6）。

2.2細(xì)化課題的建檔類型

高中課題研究是屬于教育科研的一部分，課題檔案的建立具有其自身的特點(diǎn)，應(yīng)該形成獨(dú)立的檔案體系，我校的基本做法是：

①獨(dú)立建檔，實(shí)施“一題一檔”制。學(xué)科的不同決定了課題研究的范圍和特點(diǎn)不同，而學(xué)校課題的建檔應(yīng)與學(xué)校其它教育教學(xué)工作檔案區(qū)分開，實(shí)行獨(dú)立建檔，這是構(gòu)建完整的教育課題檔案體系的基礎(chǔ)。

②分期建檔，體現(xiàn)課題研究軌跡。我們根據(jù)課題研究的不同階段，采用分期建檔的形式，分別建立前期、中期、后期檔案，便于通過課題檔案能更好地呈現(xiàn)出課題研究的整個(gè)軌跡。

前期檔案就是課題研究的準(zhǔn)備階段所形成的各種檔案材料，主要包括：課題申報(bào)立項(xiàng)材料、開題論證材料、課題實(shí)施方案等。中期檔案是在課題研究的過程中所形成的檔案材料，它是課題研究過程中的真實(shí)材料，也是課題檔案的核心部分，主要包括：實(shí)驗(yàn)記錄、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)資料、教案、教學(xué)計(jì)劃、撰寫的論文、課堂實(shí)錄、中期報(bào)告等階段性成果等。后期檔案是課題研究結(jié)題驗(yàn)收階段形成的檔案材料，主要包括：課題研究的總結(jié)、結(jié)題驗(yàn)收材料、成果鑒定及推廣等。

③分卷建檔，形成檔案系列。在課題檔案的管理上，為了使檔案更加條理化、系統(tǒng)化，便于查閱和研究，我們將課題檔案應(yīng)分主卷和副卷進(jìn)行存檔保管。主卷是課題研究過程中的主要文件和階段性反思及總結(jié)材料，是永久保存的課題檔案。其中包括前期資料、中期資料和后期資料。副卷是課題研究過程中的形成的全部實(shí)驗(yàn)資料，是形成主卷中結(jié)論、文件的原始依據(jù)，是主卷的佐證材料。如：作業(yè)、會(huì)議記錄、調(diào)查問卷、訪談紀(jì)實(shí)、備課筆記、實(shí)驗(yàn)課錄像、學(xué)生試卷、考查記錄、文獻(xiàn)論文等等。

3.加強(qiáng)課題檔案管理工作、提高檔案對(duì)課題研究的促進(jìn)作用

3.1課題檔案由課題負(fù)責(zé)人建立，應(yīng)有專人負(fù)責(zé)收集、整理和保管

定期進(jìn)行檢查，確保材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，凡歸檔的文字材料，要求格式統(tǒng)一，工整清晰、規(guī)范，便于保存和查閱，所有材料必須有紙質(zhì)材料和電子文檔。歸檔工作要及時(shí)，一般一個(gè)階段結(jié)束后就要進(jìn)行歸檔，待課題研究全部結(jié)束時(shí)，再一并綜合調(diào)整，把全部課題資料完整無缺地歸檔保管好。

3.2挖掘課題檔案潛能，提升課題檔案價(jià)值

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［關(guān)鍵詞］ 高職院校； 學(xué)籍檔案管理

近年來，隨著我國(guó)職業(yè)教育的大力發(fā)展，高職院校擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)建設(shè)急需的技能型、應(yīng)用型、實(shí)操型的高級(jí)專門人才的任務(wù)。要實(shí)現(xiàn)這一任務(wù)，必須加強(qiáng)和完善學(xué)生學(xué)籍管理工作，因?yàn)閷W(xué)生學(xué)籍管理工作在穩(wěn)定教學(xué)秩序、提高教學(xué)效果、優(yōu)化育人環(huán)境、保證辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)等方面有著十分重要的意義。本文認(rèn)為，為加強(qiáng)高職院校學(xué)籍檔案管理，可采取以下有效措施：

1. 提高重視程度， 健全規(guī)章制度

在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，各個(gè)企業(yè)、各個(gè)部門的競(jìng)爭(zhēng)， 更是各類專業(yè)人才之間的競(jìng)爭(zhēng)， 而在激烈的人才競(jìng)爭(zhēng)中， 高職院校學(xué)籍檔案發(fā)揮著重要的價(jià)值與作用， 直接關(guān)系到畢業(yè)生的就業(yè)與前途。高職院校領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門以及學(xué)生本人， 都應(yīng)提高對(duì)學(xué)籍檔案的重視和認(rèn)識(shí)， 自覺收集、更新、完善學(xué)籍檔案。高職院校構(gòu)成比較復(fù)雜，學(xué)籍檔案種類多、形式多樣，涉及的系、部、實(shí)訓(xùn)中心特別多，學(xué)生成分復(fù)雜， 時(shí)間跨度大，給收集整理、立卷歸檔、檔案轉(zhuǎn)遞和管理利用等環(huán)節(jié)帶來一定的難度，因此校領(lǐng)導(dǎo)要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的建立和管理的督導(dǎo)工作， 在人、財(cái)、物配備上給予支持， 挑選有責(zé)任心的專職或兼職人員擔(dān)任學(xué)籍管理工作， 改善辦公、管理環(huán)境， 加強(qiáng)關(guān)于學(xué)籍檔案工作的宣傳， 為高職院校學(xué)籍檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化提供有力的保證?？茖W(xué)化、正規(guī)化管理學(xué)籍檔案的前提是建立和健全各項(xiàng)規(guī)章制度。依據(jù)《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》以及遵循各高職院校學(xué)籍檔案形成的規(guī)律， 制定、完善學(xué)籍檔案從產(chǎn)生、收集、保管、歸檔到查詢、借閱、利用以及安全保密等一系列的規(guī)章制度， 規(guī)定專職和兼職檔案人員的工作職責(zé)和任務(wù)。如制定 “學(xué)籍管理規(guī)定”、“學(xué)籍收集整理制度”、 “學(xué)籍管理人員崗位職責(zé)”等， 使學(xué)籍檔案管理做到有章可循， 有據(jù)可依， 照章辦事。

2. 搞好學(xué)籍檔案的開發(fā)利用，做好檔案信息的社會(huì)化服務(wù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，學(xué)籍檔案管理也逐漸實(shí)現(xiàn)信息化。以往以保密和單純保管為主的管理方式已逐漸不能適應(yīng)社會(huì)的需要。高職院校學(xué)籍檔案管理工作必須跟上時(shí)代步伐，改革不適應(yīng)現(xiàn)代化管理要求的方法，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入學(xué)籍檔案管理工作中。高職院?？梢越⑾冗M(jìn)的教學(xué)管理系統(tǒng)，集排課、選課、學(xué)籍等教學(xué)管理工作于一體，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，建立一個(gè)學(xué)籍管理平臺(tái)，將新生錄取名冊(cè)、學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)生登記表、畢業(yè)證書編號(hào)等，由教務(wù)部門的總網(wǎng)站下轄各系的分網(wǎng)點(diǎn)，隨時(shí)檢索所需的學(xué)籍檔案材料，從而實(shí)現(xiàn)資源共享，提高工作效率，使學(xué)生學(xué)籍檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3. 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理人員的素質(zhì)

加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員素質(zhì)，是學(xué)籍檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化的關(guān)鍵所在。高職院校必須采取切實(shí)措施，重視學(xué)籍檔案管理人員的崗位培訓(xùn)和專題培訓(xùn)，不斷提高他們的管理水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，在思想政治方面，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，樹立正確的人生觀和世界觀，熱愛檔案事業(yè)，愛崗敬業(yè)，認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法律法規(guī)，維護(hù)學(xué)籍檔案的真實(shí)面貌；其次，在業(yè)務(wù)方面，學(xué)籍檔案管理人員不僅要熟悉掌握學(xué)籍檔案管理方面的政策和規(guī)定，還要努力學(xué)習(xí)檔案管理方面的專業(yè)知識(shí)和技能，熟練使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化管理設(shè)備，與時(shí)俱進(jìn)，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，在理論上和實(shí)踐上成為學(xué)籍檔案管理方面的行家里手；另外，還要保持學(xué)籍檔案人員隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，關(guān)心和激勵(lì)學(xué)籍檔案管理人員，使其安心本職工作，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感。學(xué)校要努力創(chuàng)造條件，充分調(diào)動(dòng)學(xué)籍檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性，促進(jìn)高職院校學(xué)籍檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化。

總之，高職院校學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)涉及學(xué)生個(gè)人、高校、社會(huì)機(jī)構(gòu)等多方面利益的服務(wù)工作，學(xué)生就業(yè)、提干、晉級(jí)、考評(píng)、學(xué)歷認(rèn)證等都離不開學(xué)籍檔案，只有充分運(yùn)用科學(xué)的管理方法、現(xiàn)代的管理技術(shù)、合理的管理手段，健全和完善學(xué)籍檔案的管理，加強(qiáng)學(xué)籍檔案信息資源的開發(fā)和利用，才能使高職院校學(xué)籍檔案的管理工作適應(yīng)學(xué)校教學(xué)發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的需要。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 李玉萍． 高校學(xué)籍檔案管理的問題與對(duì)策分析［J］． 齊齊哈爾醫(yī)學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，29（17）．

［2］ 黃錦旺． 談?wù)劯咝W(xué)籍檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］． 廣西大學(xué)學(xué)報(bào)：哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版，2008（z2）．

［3］ 陶改蘭． 淺談技工學(xué)校學(xué)籍檔案管理［J］． 數(shù)字與縮微影像，2008（1）．

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關(guān)鍵詞 高職院校；學(xué)籍檔案；管理創(chuàng)新俗話說，教育使國(guó)家發(fā)展的根本，是民族進(jìn)步的源泉。近年來，隨著社會(huì)各方面的發(fā)展進(jìn)步，我國(guó)對(duì)教育事業(yè)的工作重視程度越來越高，尤其是對(duì)于擔(dān)負(fù)著我國(guó)技能型、應(yīng)用型等具有專業(yè)操作技能的高級(jí)人才的培養(yǎng)的高職院校的建設(shè)工作，國(guó)家投入了極大的關(guān)注。學(xué)生的學(xué)籍管理工作是教學(xué)秩序穩(wěn)定進(jìn)行的有效保障，對(duì)于確保辦學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)、優(yōu)化高職教學(xué)環(huán)境，以及提高教學(xué)質(zhì)量等方面都具有非常積極的影響意義。

一、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案在學(xué)校管理中的作用

學(xué)籍檔案是由學(xué)生在校學(xué)習(xí)、實(shí)習(xí)、參加社會(huì)實(shí)踐、畢業(yè)等方面的動(dòng)態(tài)構(gòu)成的，全面記錄了學(xué)生在學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的實(shí)際情況。它是學(xué)校對(duì)學(xué)生活動(dòng)情況的掌握途徑，同時(shí)也是學(xué)校為實(shí)現(xiàn)合格人才培養(yǎng)目標(biāo)，對(duì)學(xué)生進(jìn)行規(guī)范化管理的主要依據(jù)。學(xué)籍檔案作為學(xué)校管理的重要組成部分，對(duì)高職院校提高管理水平和管理質(zhì)量，加強(qiáng)完善學(xué)籍管理工作有至關(guān)重要的作用。另外學(xué)籍檔案還是社會(huì)用人單位對(duì)學(xué)生的能力、性格、優(yōu)缺點(diǎn)等進(jìn)行全面評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。完備的學(xué)籍檔案對(duì)高職院校的畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)有很好的輔助作用。

二、現(xiàn)階段高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中存在的問題

縱觀各大高職院校中的學(xué)籍檔案管理工作，都還是處于很不完善的狀態(tài)，在管理中也有非常多的漏洞和缺陷，究其原因主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面。

首先，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)階層對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案管理工作不夠重視。學(xué)生的學(xué)籍檔案在管理中和使用的時(shí)候具有潛在性和滯后性，再加上對(duì)它的投入往往不能夠達(dá)到立竿見影的效果，因此很容易被管理者忽視。

其次，高職院校學(xué)籍檔案管理工作人員的管理觀念落后，專業(yè)素質(zhì)較低。目前高職院校學(xué)籍檔案管理還沒有形成一個(gè)統(tǒng)一的、詳細(xì)的規(guī)章制度，也沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，每個(gè)院校基本上還是沿用老模式，老方法進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理。另外，管理的不嚴(yán)格導(dǎo)致工作的隨意性比較大，檔案的保管保密性、信息利用和歸檔整理等工作都很不規(guī)范。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也逐漸向網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，但是大多數(shù)檔案管理人員都沒有受過專業(yè)的培訓(xùn)，對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理手段不熟悉，這些因素都對(duì)高職院校的學(xué)生檔案管理工作帶來了不便。

再次，學(xué)籍檔案管理人員的隊(duì)伍不穩(wěn)定。大多數(shù)高職院校由于對(duì)學(xué)籍檔案管理員的培訓(xùn)和管理不重視，往往會(huì)導(dǎo)致管理人員的頻繁調(diào)動(dòng)，再加上在管理的過程中又缺乏相應(yīng)的規(guī)范制度，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理職責(zé)不清不楚，甚至還有一些部門只按照適合自己的方式進(jìn)行學(xué)籍檔案管理，使學(xué)籍檔案管理出現(xiàn)脫節(jié)的現(xiàn)象。這些現(xiàn)象最終使學(xué)籍檔案的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性都受到了極大的影響。

最后，學(xué)籍檔案的開發(fā)利用還不夠充分。

三、高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新的一些可行性措施

1.加強(qiáng)完善學(xué)籍檔案管理制度的完善，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行規(guī)范化管理

高職院校學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且系統(tǒng)的工作，各大院校要采取科學(xué)、合理的措施完善學(xué)籍檔案管理有關(guān)的各項(xiàng)規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)管理的規(guī)范化和科學(xué)化。使學(xué)籍檔案管理能夠有章可循、有法可依。另外學(xué)籍檔案管理制度還要與高職院校的實(shí)際情況有效的結(jié)合起來，改革以教務(wù)部門管理為主的管理模式，使其實(shí)現(xiàn)以各個(gè)教學(xué)系為主實(shí)行管理過程。

2.加強(qiáng)宣傳力度，從學(xué)生、學(xué)校、管理人員等全方面加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理意識(shí)

學(xué)籍檔案是學(xué)生在校學(xué)習(xí)情況的真實(shí)反映，同時(shí)也是教學(xué)水平的真實(shí)體現(xiàn)，對(duì)學(xué)校教學(xué)工作中有非常重要的作用。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視學(xué)籍檔案管理工作，有效的利用學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)校的管理狀況進(jìn)行分析和改善。同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)生有關(guān)學(xué)籍檔案的重要性教育，使他們?cè)谶M(jìn)行檔案填寫的時(shí)候能夠更加的慎重、認(rèn)真，保障學(xué)籍檔案的真實(shí)性和完整性。

3.加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)工作，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)

學(xué)籍檔案管理工作不僅是一項(xiàng)具有技術(shù)性特點(diǎn)的工作，同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，是學(xué)校對(duì)學(xué)生切身利益進(jìn)行保護(hù)的體現(xiàn)。檔案管理隊(duì)伍在學(xué)生的檔案管理中起到關(guān)鍵作用。高職院校要通過對(duì)檔案管理人員進(jìn)行宣傳和教育，使他們能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，樹立良好的管理意識(shí)，在學(xué)籍資料的整理中能夠認(rèn)真、及時(shí)的對(duì)資料進(jìn)行收集、歸檔和保管等工作，以確保學(xué)生學(xué)籍檔案的準(zhǔn)確性和完整性。另外，還要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)的培訓(xùn)，使他們能夠熟練的操作電子信息系統(tǒng)，對(duì)學(xué)生的學(xué)籍檔案進(jìn)行更好的管理。

4.采用電子信息技術(shù)進(jìn)行學(xué)籍檔案的管理

高職院校在進(jìn)行管理模式創(chuàng)新的時(shí)候尤其要注重將電子信息技術(shù)應(yīng)用到學(xué)籍檔案管理工作中，采用先進(jìn)的軟件管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立學(xué)籍檔案管理平臺(tái)，并且通過教務(wù)管理等部門對(duì)學(xué)籍檔案的查詢和記錄進(jìn)行授權(quán)，從而能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的共享、保密和一定程度的開放性，增強(qiáng)學(xué)籍檔案的利用率。學(xué)籍檔案從形成到使用要經(jīng)過很多個(gè)環(huán)節(jié)的處理，我們要在檔案的登記和管理工作中對(duì)檔案?jìng)浞?、密碼設(shè)置、身份驗(yàn)證等方面進(jìn)行有效的設(shè)置，以保證檔案的真實(shí)性和原始性。

四、結(jié)語

總的來說，高職院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)需要得到高度重視的工作，隨著社會(huì)的發(fā)展，電子信息技術(shù)滲透到各個(gè)領(lǐng)域，學(xué)生的檔案管理也不能例外。另外，高職院校還要加強(qiáng)對(duì)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)生以及檔案管理人員的教育工作，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，不僅能夠有效的促進(jìn)學(xué)校管理水平的提高，還對(duì)學(xué)生未來的就業(yè)提供了良好的保障。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞：高職院校 檔案管理 檔案教學(xué) 課程教學(xué)

高職院校以培養(yǎng)技術(shù)性人才為主要目標(biāo)，擔(dān)負(fù)著培養(yǎng)面向生產(chǎn)、建設(shè)、服務(wù)、管理第一線需要的高技能、應(yīng)用型專門人才的使命。檔案管理是一門實(shí)踐性、應(yīng)用性較強(qiáng)的課程，旨在培養(yǎng)學(xué)生的檔案管理能力，為檔案用戶提供有效服務(wù)。但是從目前的實(shí)際來看，高職院校檔案管理課程的教學(xué)效果不甚理想，本文對(duì)其中的原因進(jìn)行深入剖析，并就其改進(jìn)方向提出了建議。

一、當(dāng)前高職院校檔案管理課程教學(xué)存在的問題

1.教學(xué)目的偏離，無法實(shí)現(xiàn)學(xué)生的培養(yǎng)目標(biāo)。雖然按照教學(xué)大綱的安排，將檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)定位為“促使學(xué)生熟悉、掌握檔案管理基本理論，并提升其勝任檔案管理工作的能力”，但實(shí)際教學(xué)工作的開展卻多是為了完成教學(xué)任務(wù)而進(jìn)行教學(xué)，忽略了對(duì)學(xué)生實(shí)踐能力的培養(yǎng)。

2.教學(xué)方法單一，無法調(diào)動(dòng)學(xué)生的學(xué)習(xí)興趣。當(dāng)前，高職院校檔案管理課程的教學(xué)主要依靠理論教學(xué)，即純粹的課堂講授，這是一種“填鴨”式的教學(xué)方法。根據(jù)心理學(xué)的研究，乏味的事務(wù)會(huì)導(dǎo)致厭煩感，長(zhǎng)久累積下去，會(huì)造成學(xué)生的心理疲勞，甚至激生惡劣情緒，不僅會(huì)降低學(xué)生的學(xué)習(xí)效率，還會(huì)導(dǎo)致對(duì)此門課程的強(qiáng)烈抵觸感。

3.教學(xué)條件落后，無法培養(yǎng)學(xué)生的動(dòng)手能力。檔案管理課程的實(shí)踐性較強(qiáng)，如果沒有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)，當(dāng)畢業(yè)生走上工作崗位初次面對(duì)成堆需要整理的文件時(shí)，會(huì)備感茫然，無從下手。

4.師資素質(zhì)欠缺，無法滿足學(xué)校的教學(xué)要求。當(dāng)前，從事檔案管理教學(xué)工作的教師主要有兩個(gè)來源：一是高校檔案專業(yè)畢業(yè)生，二是從事檔案管理工作的人員。前者一般經(jīng)歷過碩士或者博士研究生階段的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，已經(jīng)全面掌握了檔案學(xué)專業(yè)課程知識(shí)，理論基礎(chǔ)較為扎實(shí)，卻缺少檔案管理的實(shí)踐能力；與之相反，從事檔案管理的工作人員，少有檔案專業(yè)出身的，他們較少接受過系統(tǒng)的檔案知識(shí)學(xué)習(xí)，雖然具有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，但是又缺少對(duì)檔案基本理論知識(shí)進(jìn)行系統(tǒng)闡述的能力。因此，這兩種人員均無法滿足教學(xué)的需要。

5.考核方式死板，無法形成學(xué)生的檔案知識(shí)。目前，檔案管理課程考核方式多為書面的閉卷方式，題目80%為書本上的知識(shí)點(diǎn)，在這種情況下，學(xué)生只要將檔案理論熟背于心即可。這種考核方式使得學(xué)生從心理上卸下了心防，大大放松了對(duì)本門課程的重視，從而導(dǎo)致整門課程結(jié)束，學(xué)生的檔案知識(shí)并沒有明顯提升的不良后果。

二、高職院校檔案管理課程教學(xué)改進(jìn)的方向

1.理順教學(xué)目標(biāo)，把握人才培養(yǎng)方向。高職院校培養(yǎng)的不是理論研究型的人才，檔案管理課程的教學(xué)目標(biāo)在于使學(xué)生除了掌握必要的檔案理論基礎(chǔ)知識(shí)，應(yīng)該更注重檔案知識(shí)的實(shí)際應(yīng)用。因此，在教學(xué)過程中，一定要牢牢把握這一主線，著眼于學(xué)生未來的發(fā)展，在使學(xué)生掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)的同時(shí)，側(cè)重加強(qiáng)學(xué)生職業(yè)技能的訓(xùn)練，力爭(zhēng)合格地培養(yǎng)出“厚基礎(chǔ)、寬口徑、高素質(zhì)、強(qiáng)能力”的創(chuàng)造性人才。

2.改變教學(xué)方法，增強(qiáng)學(xué)生檔案素養(yǎng)。改變傳統(tǒng)教師“重教”的課堂教學(xué)觀念，轉(zhuǎn)移到學(xué)生“重學(xué)”的軌道上來，按照“理論――參觀――模擬――實(shí)踐”的“四步教學(xué)法”，逐步加深學(xué)生對(duì)檔案知識(shí)的吸收與消化能力，才能加強(qiáng)人才培養(yǎng)的效果。

第一步，課堂教學(xué)法?；A(chǔ)知識(shí)的講授是前提，這是學(xué)生了解檔案知識(shí)的入門課。教師應(yīng)該深入淺出地為學(xué)生講解什么是檔案、檔案的發(fā)展史、檔案的類型、檔案的整理原則等內(nèi)容，輔以身邊的真實(shí)案例，將扎實(shí)的理論寓教于樂，變成學(xué)生樂于接受且感覺趣味無窮的新知識(shí)。

第二步，參觀教學(xué)法。任何一所高校都有自己的檔案室（館），為了加強(qiáng)學(xué)生對(duì)檔案的直觀性認(rèn)識(shí)，教學(xué)系部或任課教師可以與學(xué)校檔案室（館）聯(lián)系，在條件允許的范圍內(nèi)，將學(xué)生引領(lǐng)到檔案（室）館進(jìn)行實(shí)地參觀，使學(xué)生根據(jù)所學(xué)理論知識(shí)，對(duì)應(yīng)了解什么是檔案，什么是檔案盒、檔案柜、保密柜、消毒柜、溫濕度計(jì)，讓學(xué)生觀看檔案借閱登記表、移交登記表、館藏統(tǒng)計(jì)表等直觀性較強(qiáng)的實(shí)體。這樣，經(jīng)過“眼見為實(shí)”，學(xué)生自然加深了對(duì)檔案與檔案工作的了解，對(duì)于檔案知識(shí)的消化吸收具有較強(qiáng)的促進(jìn)作用。

第三步，模擬教學(xué)法。僅有參觀的經(jīng)驗(yàn)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，因?yàn)闊o法滿足學(xué)生動(dòng)手的需求。鑒于此，模擬教學(xué)法顯得極為重要。可選擇檔案管理的某些工作環(huán)節(jié)，如檔案的查找過程，事先準(zhǔn)備一些文件材料，借助學(xué)校的計(jì)算機(jī)機(jī)房，讓學(xué)生現(xiàn)場(chǎng)模擬根據(jù)規(guī)定的著錄條目對(duì)這些檔案進(jìn)行著錄，然后根據(jù)多種檢索途徑演練查找檔案的方法。學(xué)生有了切身體會(huì)，不僅深化了對(duì)檔案基礎(chǔ)知識(shí)的了解，而且初步具備了整理檔案的能力。

第四步，實(shí)踐教學(xué)法。在學(xué)生經(jīng)過模擬階段的操作后，可通過對(duì)其工作質(zhì)量進(jìn)行評(píng)判，針對(duì)其不合格的地方進(jìn)行修正，使學(xué)生真正掌握檔案管理的扎實(shí)本領(lǐng)。此時(shí)，要讓其真正走上檔案管理工作的舞臺(tái)，在權(quán)限允許范圍內(nèi)，從檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)到檔案的提供利用，全程參與檔案室（館）的工作，為其以后走上工作崗位奠定扎實(shí)的實(shí)踐基礎(chǔ)。

3.改善教學(xué)條件，強(qiáng)化課程教學(xué)效果。高職院校要為檔案實(shí)訓(xùn)實(shí)踐環(huán)節(jié)的開展搭建良好的平臺(tái)，如建立檔案實(shí)訓(xùn)室，購(gòu)置必要的物品如打孔裝訂機(jī)、裝訂錐子，制作修裱檔案漿糊所用的面粉等等，供學(xué)生模擬操作使用；安排學(xué)校機(jī)房讓學(xué)生練習(xí)檔案的計(jì)算機(jī)化管理；協(xié)調(diào)學(xué)校檔案室（館）安排學(xué)生參觀學(xué)習(xí)；通過校企合作建立校外實(shí)訓(xùn)基地，為學(xué)生創(chuàng)造頂崗實(shí)習(xí)的機(jī)會(huì)等等。

4.注重師資配備，提升教師專業(yè)水平。高職院校要注重檔案管理課程教師的引進(jìn)和培養(yǎng)工作。檔案管理是一門專業(yè)性極強(qiáng)的課程，必須對(duì)任課教師的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)進(jìn)行考量。對(duì)于新引進(jìn)的教師，應(yīng)要求是檔案專業(yè)出身，且最好親自參加過檔案管理工作的人員。這些人員具有扎實(shí)的理論功底，并具有一定的業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)和動(dòng)手能力，能夠在教學(xué)過程中把抽象的理論知識(shí)與實(shí)際銜接起來并傳遞給學(xué)生。同時(shí)，要實(shí)施繼續(xù)教育制度，不定期地邀請(qǐng)檔案理論水平較高的校外專家或檔案工作能力較強(qiáng)的高級(jí)人員來校對(duì)教師在教學(xué)、實(shí)踐等方面給予針對(duì)性的指導(dǎo)與培訓(xùn)，并形成長(zhǎng)效機(jī)制，不斷提升教師的專業(yè)水平。

5.調(diào)整考核方式，實(shí)現(xiàn)預(yù)期教學(xué)目標(biāo)。要改變以往僵硬的理論知識(shí)閉卷考試方式，采取“理論+實(shí)踐”的靈活考查方法，既注重對(duì)學(xué)生基本理論知識(shí)掌握水平的考核，也要對(duì)其實(shí)際的動(dòng)手能力進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)測(cè)試。最可行的辦法是在實(shí)際操作的過程中進(jìn)行結(jié)構(gòu)化提問，對(duì)操作中所涉及的知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行多面考核，這樣就可以將理論與實(shí)踐融會(huì)貫通，達(dá)到理實(shí)一體化的效果，最終實(shí)現(xiàn)預(yù)期的教學(xué)目標(biāo)。

綜上所述，為滿足社會(huì)對(duì)檔案管理人才的要求，高職院校檔案管理課程的教學(xué)改革已經(jīng)勢(shì)在必行。這是一個(gè)逐步探索的過程，需要不斷的創(chuàng)新，高職院校應(yīng)引起足夠重視，銳意進(jìn)取， 突破傳統(tǒng)理念與方法的束縛，以期實(shí)現(xiàn)檔案管理課程的深入發(fā)展。

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1．1獨(dú)立成套

學(xué)校發(fā)展過程中的基建檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)整理立卷，而且各個(gè)基建項(xiàng)目的檔案資料也應(yīng)該是獨(dú)立的?；n案的整理對(duì)象是單位工程，應(yīng)當(dāng)包含工程各個(gè)階段的依據(jù)性文件，具體包括準(zhǔn)備、設(shè)計(jì)、施工以及竣工等各階段，是一套完整的檔案卷宗。

1．2來源廣泛

高效基建檔案的來源廣泛主要是因?yàn)榛üこ添?xiàng)目規(guī)模較大，且設(shè)計(jì)專業(yè)因素較多。工程項(xiàng)目的整個(gè)過程包括從工程項(xiàng)目籌劃到竣工驗(yàn)收等各個(gè)階段，檔案材料來源涉及到各項(xiàng)工作的參與，包括設(shè)計(jì)部門論證、政府部門審批、材料設(shè)備單位供貨、施工單位施工以及監(jiān)理單位質(zhì)檢等。

1．3實(shí)用性

作為高效基礎(chǔ)工程設(shè)施建設(shè)中最為原始的信息，基建檔案所承載的是大量關(guān)于各種基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的真實(shí)性信息，因此具有很強(qiáng)的實(shí)用性，在學(xué)校的擴(kuò)建、解決土地糾紛、新建以及維修等工作中意義重大。

2高?；n案管理工作的問題

2．1缺乏檔案管理意識(shí)和規(guī)范的歸檔方法

由于高?；ú块T以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)高?；ü芾砉ぷ鞯恼J(rèn)識(shí)和重視，因此在很多高?；n案部門往往存在著“重建設(shè)、輕歸檔”的問題。高?；n案管理部門往往缺少專業(yè)的管理人員，很多管理人員在基建檔案管理工作中往往存在不負(fù)責(zé)任等情況，造成許多基建檔案資料不知去向。除此之外，許多高校在基建檔案管理工作中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)圖文不符、文檔缺失，還有材料缺失導(dǎo)致文檔無法正確分類和歸檔的問題，這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理工作的正常開展。

2．2檔案管理缺乏準(zhǔn)確性和完整性

高?；?xiàng)目從最初到竣工涉及到的領(lǐng)域較廣泛、資料來源也比較復(fù)雜，而且工程周期也較長(zhǎng)，不僅需要從高校內(nèi)部獲得基建檔案的內(nèi)容，往往與政府部門也有較深的聯(lián)系。高?；ú块T不主動(dòng)對(duì)基本建設(shè)資料信息進(jìn)行收集和歸檔，會(huì)丟失許多工程建設(shè)過程中形成的重要信息資料。在工程建設(shè)期間，由于相關(guān)檔案管理人員缺乏一定的檔案管理知識(shí)、較強(qiáng)的責(zé)任心以及專業(yè)的知識(shí)，往往會(huì)分不清一般資料和重要資料，造成對(duì)資料的盲目管理，使得資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性有所缺失。

2．3缺乏科學(xué)的檔案管理技術(shù)

高?；n案管理的日常工作普遍存在被動(dòng)、單一的特點(diǎn)，管理人員往往對(duì)基建檔案進(jìn)行按部就班地保管、歸檔和查閱，缺乏一定的熱情和積極性，管理工作效率也不高。由于很多高校都將資金重點(diǎn)投放在教學(xué)設(shè)備和師資力量，而忽略了對(duì)高校基建檔案管理工作的投入，因此，當(dāng)前高校基建檔案管理采用的是較為落后的管理方式，如人工翻閱模式，對(duì)現(xiàn)代化信息搜索、查詢工具的應(yīng)用還不夠充分，直接導(dǎo)致耗時(shí)耗力、效率低的后果。

3強(qiáng)化新形勢(shì)下高校基建檔案管理工作的有效措施

3．1完善基建檔案管理制度

確保高?；n案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展，就需要將檔案管理工作納入日常管理中，由此可見，做好基建檔案管理工作的關(guān)鍵就是完善各種規(guī)章制度。實(shí)際操作過程中，由于基建檔案形成周期較長(zhǎng)、專業(yè)性較強(qiáng)、涉及單位較多，因此應(yīng)當(dāng)及時(shí)指導(dǎo)和約束檔案管理工作的質(zhì)量。承包單位在完成工程項(xiàng)目后，必須嚴(yán)格按照規(guī)范要求，同步進(jìn)行基建檔案管理、工程建設(shè)、竣工驗(yàn)收等工作。檔案部門應(yīng)當(dāng)注重與基建部門的溝通和交流，明確基建檔案管理中的職責(zé)，確保重要技術(shù)資料歸位，如項(xiàng)目施工、安裝以及竣工等技術(shù)。

3．2實(shí)施規(guī)范化、同步化

對(duì)基建檔案進(jìn)行管理的過程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真實(shí)施同步化和規(guī)范化，保證歸檔文件材料的準(zhǔn)確性和真實(shí)性滿足歸檔質(zhì)量要求。具體需要注意的情況如下:需要長(zhǎng)期保存的文件應(yīng)當(dāng)用耐久性較強(qiáng)的材料進(jìn)行書寫;保證竣工圖紙編制的規(guī)范性和竣工材料的齊全性，重新繪制污染、磨損嚴(yán)重的竣工圖;遵循工程文件的自然形成規(guī)律，根據(jù)文件之間的聯(lián)系合理排列卷內(nèi)文件。為確?；n案材料的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化，應(yīng)及時(shí)掌握管理工作開展過程中的各準(zhǔn)確文件資料。

3．3提升現(xiàn)代化、科學(xué)化管理水平

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必要條件就是建設(shè)好基礎(chǔ)設(shè)施，具體包括:操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、存儲(chǔ)設(shè)備、信息安全系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等等。硬件設(shè)施建設(shè)是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，信息化平臺(tái)必須憑借網(wǎng)絡(luò)、設(shè)備、計(jì)算機(jī)等硬件支持才能搭建成功。除了重視硬件設(shè)施，軟件管理上也不能懈怠，需要積極開辟檔案存儲(chǔ)的新途徑，做好檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保衛(wèi)工作。選擇硬件和軟件時(shí)，要想充分發(fā)揮檔案信息化管理的整體效率，就不能以僅僅滿足使用目標(biāo)為標(biāo)準(zhǔn)，而要預(yù)留一定的升級(jí)空間即具備前瞻性。

3．4提升管理隊(duì)伍業(yè)務(wù)素質(zhì)

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[關(guān)鍵詞]教學(xué)檔案管理；二級(jí)學(xué)院；規(guī)范化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.14.119

[中圖分類號(hào)]G647 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）14-0-02

1 教學(xué)檔案概述

教學(xué)檔案是指二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)科研以及學(xué)生管理過程中所自然形成的具有存在價(jià)值的文字、圖表等資料文檔。這些最原始的具有保存價(jià)值的文檔資料對(duì)學(xué)校甚至社會(huì)有一定的參考作用。檔案是隨著時(shí)間的推移，學(xué)院的發(fā)展，最終一點(diǎn)一滴累積得到的，真實(shí)地記錄了二級(jí)學(xué)院的發(fā)展軌跡。

2 教學(xué)檔案的作用

隨著本科院校管理體制的不斷改革，管理制度也不斷深化，高校二級(jí)學(xué)院辦學(xué)的自和管理權(quán)也隨之加大，相關(guān)教學(xué)管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)展。而教學(xué)檔案的收集管理及保存工作，作為學(xué)院管理工作的重要組成之一，應(yīng)該得到相關(guān)學(xué)校管理人員的重視。

隨著學(xué)院管理范圍的不斷擴(kuò)大，許多教學(xué)、行政相關(guān)文件及實(shí)施都由二級(jí)學(xué)院進(jìn)行，原先的管理工作面臨著很大的挑戰(zhàn)和改變，二級(jí)學(xué)院的在檔案管理工作出現(xiàn)很多亟待解決的問題。自我國(guó)進(jìn)入21世紀(jì)以來，高等院校的格局組成發(fā)生了很大變化，二級(jí)學(xué)院成為我國(guó)高等院校的重要組成部分。而檔案作為憑證和具有歷史參考價(jià)值的資料文檔，必須得到二級(jí)學(xué)院的高度重視。因?yàn)闄n案是回顧總結(jié)和評(píng)估教學(xué)的重要依據(jù)，而且通過研究學(xué)習(xí)檔案能不斷提高教學(xué)水平。這就是檔案作為紙質(zhì)資料的重要意義，要通過自身的優(yōu)秀管理，嚴(yán)格按照檔案建立和完善原則，逐步形成一個(gè)二級(jí)學(xué)院中完整的檔案管理系統(tǒng)。并且還要引進(jìn)現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)工具，這樣才能真正做好高校二級(jí)學(xué)院的檔案的管理工作。

3 教學(xué)檔案管理的工作內(nèi)容

3.1 學(xué)院的管理類文檔

管理類檔案有學(xué)院教學(xué)相關(guān)資料、學(xué)院的管理機(jī)制、學(xué)院設(shè)施管理、各類學(xué)院會(huì)議的文字記錄以及學(xué)院一些重大活動(dòng)的資料，其中包括文字、影視等形式。

3.2 教學(xué)科研類檔案

教學(xué)科研類檔案作為學(xué)院教學(xué)工作的一個(gè)重要組成部分，包括教學(xué)中的成果與改革創(chuàng)新、研究課題申報(bào)立項(xiàng)的驗(yàn)證資料以及科研成果取得的證書等關(guān)于科研類的檔案文檔。

3.3 教學(xué)日常運(yùn)行的管理類檔案

主要包括教師的每日課程狀態(tài)、課程教案、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)事故等有關(guān)資料，同時(shí)也包括各個(gè)學(xué)科的專業(yè)建設(shè)材料、教學(xué)質(zhì)量的管理材料、實(shí)踐教學(xué)材料等。

3.4 學(xué)生學(xué)籍、畢業(yè)考核、畢業(yè)設(shè)計(jì)類的文檔

其中存放有全部學(xué)生學(xué)籍及各類考試考核的原始試卷和成績(jī)單、畢業(yè)設(shè)計(jì)的資料，以及四年的獎(jiǎng)勵(lì)和懲戒的材料。

4 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化措施

4.1 設(shè)備管理人員要配備齊全

本科教學(xué)檔案資料庫(kù)的構(gòu)建，本身就是一項(xiàng)日常化的教學(xué)管理工作，需要長(zhǎng)期進(jìn)行歸檔存檔。所以相關(guān)工作人員必須重視起來，由院長(zhǎng)等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)帶頭監(jiān)督管理，制定相關(guān)管理規(guī)則，成立獨(dú)立的機(jī)構(gòu)管理工作，要做到任務(wù)分工明確，落實(shí)好每個(gè)管理人員的任務(wù)，責(zé)任到人，長(zhǎng)久地定期檢查工作。

為了更好地管理二級(jí)學(xué)院本科的教學(xué)工作，加強(qiáng)學(xué)院教學(xué)檔案管理，建議學(xué)院必須成立專門檔案室，專門進(jìn)行存檔歸檔等工作，并要依據(jù)相關(guān)檔案管理要求尋找合適的檔案室，滿足文檔對(duì)溫度、光線、濕度等的要求。因?yàn)闄n案資料大多是紙質(zhì)文字檔案資料，檔案室要防止日光直射，消除紫外線對(duì)檔案的傷害。不管外面的天氣怎樣，都要將檔案室的溫度保持在14℃～24℃，如果能提供相關(guān)的調(diào)節(jié)溫度濕度的設(shè)備，則要把溫度的變化控制在2℃之內(nèi)，將濕度保持在45% RH～60% RH之間，濕度上下的變化幅度值不能超過5%。

4.2 建立并完善檔案管理的相關(guān)制度

檔案管理工作下放到二級(jí)學(xué)院后，相關(guān)工作便成了學(xué)院教職工教學(xué)工作必不可少的一部分內(nèi)容，需得到相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視。二級(jí)學(xué)院自不斷擴(kuò)大，相關(guān)管理體系和制度也要進(jìn)行適應(yīng)性的改變。

從目前情況來看，大多數(shù)二級(jí)學(xué)院并未在此問題上進(jìn)行改善，仍然存在諸多相關(guān)問題，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)要引起重視，加快完善相關(guān)管理制度。具體的著力點(diǎn)應(yīng)該在二級(jí)學(xué)院檔案的建立、工作人員的配備等方面。比如，在收集歸檔的工作上工作人員不負(fù)責(zé)，職責(zé)也不明確，教學(xué)檔案沒有進(jìn)行及時(shí)整理，或者檔案不完整等，這些問題在高校二級(jí)學(xué)校的檔案管理工作中時(shí)有發(fā)生，降低了檔案管理工作的意義。

建立健全的檔案管理制度是檔案管理工作走向規(guī)范化的基礎(chǔ)。學(xué)院在擁有更多自的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇面對(duì)挑戰(zhàn)，真正做好學(xué)院檔案管理工作，結(jié)合自身的實(shí)際情況和相關(guān)檔案管理的規(guī)則要求，制定一套符合自身發(fā)展的制度規(guī)則。在管理機(jī)構(gòu)的組織、工作人員配置、存檔歸檔的資料范圍自等方面下功夫，讓工作更加有條理、有章可循，提高檔案管理工作的專業(yè)性、規(guī)范性。

4.3 嚴(yán)格把控檔案內(nèi)容，明確教學(xué)檔案收集入檔的時(shí)間點(diǎn)

確定歸存內(nèi)容，建立“本學(xué)科教學(xué)基本原始資料庫(kù)”目錄，這是建設(shè)本科教學(xué)基本資料庫(kù)的第一步。從各學(xué)院有第一屆本科生的學(xué)期開始，二級(jí)學(xué)院本科教學(xué)資料庫(kù)的資料收集工作也隨之開始。資料的保存時(shí)間是由資料本身的存在價(jià)值所決定的，要對(duì)各類文檔資料進(jìn)行分類歸檔，劃分不同的保存時(shí)間。對(duì)于那些關(guān)于學(xué)院發(fā)展和建設(shè)的資料要長(zhǎng)期保存，如重大事件或者優(yōu)秀的畢業(yè)設(shè)計(jì)論文；對(duì)于學(xué)生考卷或者一般類畢業(yè)設(shè)計(jì)論文，保存4年即可；對(duì)于學(xué)生日常的實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)等相關(guān)資料保存至學(xué)生畢業(yè)后兩年；其他類別文檔一般無特殊要求保存5年。

對(duì)于一些日常的教學(xué)資料文檔，一般在學(xué)期末進(jìn)行歸檔整理，但要注意對(duì)一些跨學(xué)期的事件文檔要延緩歸檔。每年九月份開學(xué)季，學(xué)校都會(huì)對(duì)各學(xué)院本科的檔案庫(kù)進(jìn)行檢查和評(píng)價(jià)。在學(xué)期中，學(xué)院也會(huì)根據(jù)管理規(guī)定對(duì)各學(xué)院的教學(xué)工作進(jìn)行檢查，看其是否符合檔案資料的記載，同時(shí)也會(huì)對(duì)相關(guān)的檔案管理工作進(jìn)行復(fù)查。因?yàn)閷W(xué)校對(duì)二級(jí)教學(xué)單位的年度考核很重要的依據(jù)便是本科教學(xué)基本的原始檔案庫(kù)的建設(shè)和維護(hù)情況。這樣做能促使檔案庫(kù)相關(guān)工作人員積極工作，避免檔案庫(kù)建設(shè)完善工作卻無人執(zhí)行的現(xiàn)象。

5 結(jié) 語

教學(xué)檔案工作作為一個(gè)本科二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)管理和發(fā)展軌跡的真實(shí)記錄，是對(duì)高等學(xué)校教學(xué)水平和管理水平評(píng)價(jià)的重要指標(biāo)和依據(jù)，也是高等學(xué)校檔案工作的重點(diǎn)所在。它能真實(shí)記錄整個(gè)教育過程，對(duì)高校的未來發(fā)展有很好的輔助作用，能為今后的教學(xué)工作提供借鑒。所以，要重視和發(fā)展高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案工作流程，及時(shí)建檔歸檔，構(gòu)筑高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的完整體系，并不斷引進(jìn)高科技的管理方式，應(yīng)用計(jì)算機(jī)相關(guān)快捷便利的管理系統(tǒng)，真正做好檔案管理工作。

主要參考文獻(xiàn)

[1]皺琦.高校二級(jí)院系教學(xué)檔案管理體系關(guān)鍵工作探析及對(duì)策[J].遼寧科技學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（3）.

[2]熊躍萍，黃建平.高校二級(jí)教學(xué)檔案管理數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的構(gòu)建[J].浙江理工大學(xué)學(xué)報(bào)，2008（6）.

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管理的具體建議?！娟P(guān)鍵詞】檔案室；人事檔案；管理

現(xiàn)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案由具有人事權(quán)利的單位自己管理，沒有采用現(xiàn)在社會(huì)上普遍使用的人事方式，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的集中化、科學(xué)化、規(guī)范化的管理。但是這種老的人事檔案管理方式也有著它自己的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于人事的檔案，很多單位沒有掌控權(quán)，放在人才交流中心的人事檔案具有流動(dòng)性，對(duì)于相對(duì)比較固定的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，需要這種單位自主管理員工人事檔案的方式，這樣很多不必要的人員流動(dòng)才能進(jìn)一步被控制。

一、人事檔案管理存在的問題

（一）管理的方式相對(duì)落后。一些單位的人事檔案管理制度相對(duì)比較松散，沒有明確的專人管理，對(duì)于人事檔案一般職工可以輕松看到，甚至自己能拿到自己檔案。這就造成了很多管理方面的隱患，很多單位利用檔案的管理阻礙正常的人才流動(dòng)。例如，明文規(guī)定允許事業(yè)單位人員參加的正常的公開招聘，很多時(shí)候就是由于原單位扣著其檔案不放，阻礙了優(yōu)秀人才的正常流動(dòng)，這就是一種管理理念存在落后思想所造成的。

（二）管理的手段相對(duì)單一。很多單位由于辦公條件的影響，造成了很多地方的人事檔案管理缺乏手段，沒有專門的人事檔案管理的場(chǎng)所，甚至沒有專門的密碼柜。嚴(yán)重影響了人事檔案的嚴(yán)肅性和保密性，由于辦公條件所限，很多單位人員的檔案甚至出現(xiàn)了丟失，很多管理人事檔案的人員不是專業(yè)人員，對(duì)人事檔案的管理缺乏手段和方法，造成很多不必要的錯(cuò)誤和問題。很多單位的人事檔案沒有相對(duì)應(yīng)的電子化管理，需要大量的人工操作完成每年一次的人事檔案的常規(guī)管理。

二、利用搬遷機(jī)會(huì) 進(jìn)一步提升單位人事檔案管理

檔案室的搬遷是提高人事檔案管理的好機(jī)會(huì)，需要進(jìn)一步提高管理的理念和思想。檔案室條件的改善有利于人事檔案的有序管理，有利于人事檔案調(diào)閱、增減的規(guī)范化，有利于避免因?yàn)槿耸聶n案造成的管理糾紛，進(jìn)一步維護(hù)了人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性，保障了人事檔案的真實(shí)性、可靠性。

（一）進(jìn)一步加大培訓(xùn)力度，提高管理人員的業(yè)務(wù)水平。人事檔案管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性，對(duì)管理人員的要求十分嚴(yán)格，不僅是業(yè)務(wù)能力方面，更是管理人員的政治性、黨性的體現(xiàn)，需要進(jìn)一步加大對(duì)管理人才的政治思想教育，要求其以對(duì)黨、對(duì)單位高度負(fù)責(zé)的態(tài)度管理人事檔案，不能因?yàn)榕c誰的關(guān)系好，就私自給誰看檔案，甚至篡改檔案。政治立場(chǎng)在保持高度的堅(jiān)定的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步增加業(yè)務(wù)技能的學(xué)習(xí)，一個(gè)有著高度思想覺悟的人沒有專業(yè)的管理方法和手段，人事檔案還是會(huì)出現(xiàn)不必要問題的，加強(qiáng)系統(tǒng)內(nèi)部的人事檔案管理的培訓(xùn)，組織專業(yè)的教師開展培訓(xùn)，進(jìn)一步開展人事檔案互查活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)兄弟單位之間的取長(zhǎng)補(bǔ)短。

（二）進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范化管理，促進(jìn)人事檔案管理的有序進(jìn)行。隨著檔案室的搬遷，管理?xiàng)l件的改善，可以進(jìn)一步促進(jìn)人事檔案管理相應(yīng)規(guī)章制度的完善，原來沒有條件的，現(xiàn)在有條件了，可以實(shí)現(xiàn)有序管理了。因此，可以以此為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案調(diào)閱增減等操作的流程，對(duì)于需求調(diào)閱人事檔案的，需要有專門的文件，需要調(diào)出檔案的，需要有調(diào)檔函。需要查閱相應(yīng)檔案信息的，要有兩個(gè)人在場(chǎng)方可調(diào)閱，這些管理制度都可以借助檔案室條件的改善，進(jìn)一步規(guī)范起來，從而實(shí)現(xiàn)人事檔案的有序管理。

（三）進(jìn)一步拓展管理手段，實(shí)現(xiàn)電子管理的可能。檔案室的搬遷是一種硬件大環(huán)境的改善，由此可以進(jìn)一步提出電子化人事檔案管理的可行性方案，實(shí)現(xiàn)管理手段的進(jìn)一步拓展。因?yàn)楹芏鄦挝蝗藛T眾多，各種身份人員檔案管理有著不同要求，人工管理人事檔案的難度很大，一旦將主要的人員檔案信息電子化，將有利于人事檔案的調(diào)取和查閱，大大降低了人員的工作量。

三、結(jié)語

由于各種原因，有歷史遺留的問題、有人員管理更替的問題等等，造成了一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理出現(xiàn)很多問題，埋下了很多不必要的隱患。以檔案室的搬遷為機(jī)會(huì)，進(jìn)一步提升人事檔案管理人員的政治敏感性、專業(yè)素養(yǎng)，不斷增加規(guī)范化操作流程，有效拓展電子檢索管理，將有利于單位科學(xué)、合理地管理人事檔案。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞： 高等師范學(xué)校 學(xué)籍檔案 管理工作 服務(wù)意識(shí) 業(yè)務(wù)素質(zhì)

一、引言

學(xué)籍檔案管理作為學(xué)校檔案管理的有機(jī)組成部分具有面臨學(xué)生數(shù)量大、學(xué)情復(fù)雜等特點(diǎn)，因此，學(xué)校主管部門對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的重視和學(xué)籍檔案管理者對(duì)本職工作的熱忱是確保學(xué)籍檔案管理工作良性發(fā)展的前提條件，我從以下兩個(gè)方面談?wù)剬?duì)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的看法。

二、加強(qiáng)學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)

高等師范學(xué)校學(xué)生從入學(xué)進(jìn)校到畢業(yè)離校是一個(gè)時(shí)間上的循環(huán)過程，體現(xiàn)了學(xué)生一個(gè)階段的發(fā)展歷程，如何準(zhǔn)確無誤地記載和反映這個(gè)過程中學(xué)生在校求學(xué)期間德、智、體、美等方面的表現(xiàn)情況對(duì)于學(xué)籍檔案管理者而言是一項(xiàng)艱巨的任務(wù)，對(duì)于學(xué)校管理者而言更是一種挑戰(zhàn)。

1.宏觀上健全學(xué)籍檔案管理機(jī)制

由于傳統(tǒng)學(xué)校辦學(xué)體制的影響和學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作認(rèn)識(shí)的模糊，學(xué)籍檔案管理工作中存在的頑疾始終沒有得到有效解決，諸如，學(xué)生信息搜集的滯后問題；學(xué)生信息采集的偏頗問題；學(xué)籍檔案管理改進(jìn)措施的不明朗問題，等等。這些問題追根究底在一定程度上都與學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的不力領(lǐng)導(dǎo)有著千絲萬縷的聯(lián)系，因此，加強(qiáng)學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)是確保此項(xiàng)工作健康發(fā)展的基石。結(jié)合學(xué)校學(xué)籍檔案管理實(shí)踐，我認(rèn)為我們應(yīng)該做好以下幾個(gè)方面的工作。首先，完善領(lǐng)導(dǎo)小組。學(xué)校主管部門要體現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作職能，建立學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，把學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作納入學(xué)校常規(guī)工作中，體現(xiàn)學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)的常態(tài)化和機(jī)制化；其次，明確工作要求。學(xué)校主管部門要明晰對(duì)學(xué)籍檔案管理者的職責(zé)要求，通過制定完備的規(guī)章制度有效規(guī)范學(xué)籍檔案管理者工作行為，只有在學(xué)校強(qiáng)有力的領(lǐng)導(dǎo)下，在學(xué)校嚴(yán)密制度的保證下，才能防止任何可能的人為因素或可控的外力因素給學(xué)籍檔案管理工作造成的消極影響，真正杜絕學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)的問題。學(xué)籍檔案客觀反映了學(xué)生從入學(xué)注冊(cè)起一系列在校的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程，具有時(shí)間上的連續(xù)性、政策上的強(qiáng)效性，它對(duì)規(guī)范學(xué)校辦學(xué)、改進(jìn)學(xué)校育人途徑都是一個(gè)重要的參考因素，學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的堅(jiān)強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)將有助于保證學(xué)校學(xué)籍檔案的完整性和系統(tǒng)性，從而發(fā)揮學(xué)籍檔案在學(xué)校教育教學(xué)發(fā)展中應(yīng)有的價(jià)值。因此，我們要善于把學(xué)籍檔案管理工作納入學(xué)校整體工作中，通過全盤權(quán)衡、周密計(jì)劃，實(shí)現(xiàn)學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的有效領(lǐng)導(dǎo)。

2.微觀上明確學(xué)籍檔案管理事項(xiàng)

學(xué)校對(duì)學(xué)生信息的收集、整理和保存始終處于不間斷狀態(tài)中，因此，學(xué)校學(xué)籍檔案反映著一個(gè)動(dòng)態(tài)的發(fā)展過程，它形成并發(fā)展于學(xué)校教育教學(xué)活動(dòng)中，它是對(duì)學(xué)生參與課程教學(xué)過程、接受學(xué)校教育、參與學(xué)校活動(dòng)的最本真的記載，學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作重視的意義和價(jià)值不言而喻。因此，一方面，學(xué)校要體現(xiàn)學(xué)籍檔案管理工作以人為本的思想。另一方面，學(xué)校要明確學(xué)籍檔案管理工作事項(xiàng)，確保學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作的考量有章可循。根據(jù)學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的特點(diǎn)，并結(jié)合學(xué)籍檔案管理工作的實(shí)踐，我們認(rèn)為學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理工作應(yīng)明確如下幾點(diǎn)。首先，真實(shí)可靠。真實(shí)可靠是學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)，也是學(xué)校考核學(xué)籍檔案管理工作的第一要素，因此，我們必須確保學(xué)籍檔案如實(shí)客觀地反映學(xué)生在校各方面的表現(xiàn)，包括真實(shí)記載學(xué)生在校的學(xué)習(xí)狀況、思想動(dòng)態(tài)、行為規(guī)范等方面的情況，對(duì)于任何需要變更的信息都要嚴(yán)格按照學(xué)校學(xué)籍檔案管理規(guī)范和檔案管理工作的要求進(jìn)行修正，確保數(shù)據(jù)和信息的絕對(duì)可靠，杜絕任何弄虛作假行為，對(duì)于似是而非、模糊不清的材料要依照工作要求仔細(xì)核實(shí)，直至確定方可入檔；其次，完整及時(shí)。一個(gè)完整的學(xué)籍檔案無論是對(duì)于學(xué)校檔案工作的可持續(xù)發(fā)展，還是對(duì)學(xué)生對(duì)求學(xué)經(jīng)歷的回憶、對(duì)將來用人單位對(duì)當(dāng)事者的客觀評(píng)判都有著舉足輕重的意義，因此，我們要對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)的各種信息做完整的記載，細(xì)化檔案項(xiàng)目，以形成項(xiàng)目齊全、內(nèi)容完整的學(xué)籍檔案，確保達(dá)到事無巨細(xì)都有記載、學(xué)習(xí)情況有據(jù)可查的目的，體現(xiàn)學(xué)校學(xué)籍檔案的完整性，并按學(xué)籍檔案管理工作要求對(duì)相關(guān)材料做到及時(shí)收集和保存。

三、重視學(xué)校對(duì)學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)

一支業(yè)務(wù)素質(zhì)過硬、服務(wù)意識(shí)強(qiáng)烈的學(xué)籍檔案管理隊(duì)伍是做好學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的保證，因此，學(xué)籍檔案管理者要在充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理工作作用、價(jià)值和意義基礎(chǔ)上，體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的思想，要把主動(dòng)有為、優(yōu)質(zhì)服務(wù)的精神貫穿于日常工作之中。

1.客觀上提升檔案管理者業(yè)務(wù)素質(zhì)

學(xué)校學(xué)籍檔案管理者是學(xué)籍檔案管理工作的核心，他們業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低直接決定著學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的成敗，因此，提高學(xué)籍檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)對(duì)于學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展有著不容置疑的作用。新時(shí)期下，學(xué)校學(xué)籍檔案管理者要從以下三方面著手完善自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)：首先，提高工作認(rèn)識(shí)。學(xué)校學(xué)籍檔案管理者是學(xué)籍檔案管理第一責(zé)任人，承擔(dān)著學(xué)籍檔案使用的校內(nèi)與校外雙重責(zé)任，所從事的是一項(xiàng)政策性極強(qiáng)的工作，學(xué)籍檔案管理者必須體現(xiàn)高度責(zé)任感，要充分認(rèn)識(shí)學(xué)籍檔案管理過程中任何瑕疵問題，諸如材料的遺失問題、材料的受損問題、材料收回不力的問題等都會(huì)在學(xué)籍檔案管理工作中造成無法挽回的損失；其次，夯實(shí)自身內(nèi)功。學(xué)籍檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性要求極高的工作，檔案管理者必須具備相對(duì)完善的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，要通過不斷夯實(shí)自己專業(yè)技能，提高學(xué)籍檔案管理水平，只有這樣才能在工作中做到游刃有余；最后，跟緊時(shí)代步伐。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的日益發(fā)展，現(xiàn)代辦公設(shè)備逐漸取代傳統(tǒng)辦公行為，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作也迎來了新的發(fā)展機(jī)遇，學(xué)籍檔案管理工作不能故步自封，不能以傳統(tǒng)視野看待學(xué)籍檔案管理工作，否則，學(xué)籍檔案管理工作會(huì)止步不前，并將嚴(yán)重制約學(xué)校學(xué)籍檔案的發(fā)展，相反，檔案管理者要體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)的思想，通過建立和完善計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)籍檔案工作的管理，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案管理的現(xiàn)代化和數(shù)字化，只有這樣，檔案管理者才能適應(yīng)不斷發(fā)展的高等師范學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作對(duì)自己的要求，顯然，這種從傳統(tǒng)到現(xiàn)代跨越時(shí)空的檔案管理新變化要求檔案管理者必須熟悉以計(jì)算機(jī)為主要載體的現(xiàn)代檔案管理工作方式，以不斷適應(yīng)學(xué)校檔案管理工作的開展。

2.主觀上培養(yǎng)檔案管理者服務(wù)意識(shí)

高等師范學(xué)校學(xué)籍材料無論對(duì)于學(xué)校和社會(huì)而言都是一種極其重要的信息資源，因此，學(xué)籍檔案整理和保存的最終目的在于利用，學(xué)籍檔案管理者還必須增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，提高服務(wù)水平，優(yōu)化學(xué)籍檔案的使用率，這就要求學(xué)籍檔案管理在滿足學(xué)校教育教學(xué)功能的前提下，還要充分發(fā)揮其應(yīng)有的社會(huì)價(jià)值，從而實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案學(xué)校與社會(huì)使用的雙重目標(biāo)，所以檔案管理者必須體現(xiàn)良好的學(xué)籍檔案服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)的大局意識(shí)，努力改變以往對(duì)學(xué)籍檔案收存和保管責(zé)任心強(qiáng)，但是對(duì)學(xué)籍檔案提供之用服務(wù)意識(shí)淡薄的問題，要在學(xué)校和社會(huì)對(duì)檔案提出利用之時(shí)，準(zhǔn)確、有效地提供檔案材料，為學(xué)校發(fā)展和社會(huì)建設(shè)服務(wù)。誠(chéng)然，學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的重點(diǎn)在于對(duì)檔案的收集、整理和保存方面，這也是學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的基石，但是，學(xué)校內(nèi)涵發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展對(duì)學(xué)籍檔案的依賴明顯加強(qiáng)，因此，我們還要在立足傳統(tǒng)學(xué)籍檔案管理工作基本方式的前提下，加強(qiáng)對(duì)學(xué)籍檔案的開發(fā)和研究工作，善于從學(xué)籍檔案信息中歸納具有普遍意義的數(shù)據(jù)及資料為學(xué)校教學(xué)提供決策，為學(xué)校管理提供依據(jù)，為學(xué)校決策提供支撐。因此，我們要在對(duì)學(xué)籍檔案科學(xué)研究基礎(chǔ)上，充分尊重學(xué)生主體，發(fā)揮學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)校教學(xué)活動(dòng)、對(duì)教育過程完善的促進(jìn)作用，例如，通過對(duì)學(xué)籍檔案的研究，對(duì)學(xué)生身上具有共性的優(yōu)點(diǎn)在學(xué)校平時(shí)教育、教學(xué)過程中進(jìn)行放大，以此激發(fā)全體學(xué)生積極向上的熱情，體現(xiàn)學(xué)籍檔案的引領(lǐng)和激發(fā)意義；通過對(duì)學(xué)籍檔案的研究，對(duì)學(xué)生思想動(dòng)態(tài)發(fā)展過程中具有普遍性的問題進(jìn)行歸納和分析，以便在學(xué)校平常教育教學(xué)過程中有的放矢對(duì)學(xué)生進(jìn)行教育。我們通過對(duì)學(xué)籍檔案的研究和分析工作不僅豐富了學(xué)籍檔案管理工作的內(nèi)涵，而且真正體現(xiàn)了學(xué)籍檔案管理工作的服務(wù)職能。

四、結(jié)語

高等師范學(xué)校既是培養(yǎng)合格師資的重要搖籃，又是傳播文化知識(shí)的發(fā)源地，在如此雙重光環(huán)照耀下，檔案管理者應(yīng)該表現(xiàn)出強(qiáng)烈的歸屬感，把自己心中的自豪和熱情體現(xiàn)在平時(shí)工作之中，為學(xué)校學(xué)籍檔案管理工作的開展作出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

［1］吳東升.基于網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)下高校學(xué)籍管理工作的幾點(diǎn)思考.宿州教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2006.

篇9

主要問題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無法檢索而難以利用。

2、檔號(hào)不規(guī)范沒有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁紙一文一卷有的五六百頁紙一類一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類似問題就越嚴(yán)重。

6、許多案卷未標(biāo)頁碼如果使用中掉頁很難發(fā)現(xiàn)。

從以上情況來看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問題。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議

1、 結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

2、 統(tǒng)一分類號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸愡^程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類法》進(jìn)行分類再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類的過程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

4、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過程中還應(yīng)對(duì)那些無頁碼、無卷內(nèi)目錄、無案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以優(yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫題名項(xiàng)過程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分門別類

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號(hào)。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2、分級(jí)次著錄

在著錄過程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

篇10

關(guān)鍵詞：高職院校 學(xué)籍檔案 管理對(duì)策

高職院校學(xué)籍檔案是在教學(xué)、實(shí)踐以及管理等活動(dòng)中，由教師與學(xué)生的相互作用形成的，其記錄了學(xué)生自入校起一直到畢業(yè)離校時(shí)，主要在德智體美等方面的表現(xiàn)。例如學(xué)生的學(xué)習(xí)成績(jī)、品行、獎(jiǎng)懲情況、活動(dòng)與操作能力、興趣愛好等內(nèi)容，是對(duì)學(xué)生綜合方面的評(píng)價(jià)。高職院校學(xué)籍檔案管理具有周期性、分散性以及保密性三個(gè)特點(diǎn)。

一.高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題

（一）缺少規(guī)范、科學(xué)的管理經(jīng)驗(yàn)

當(dāng)前，在高職院校學(xué)籍檔案管理中，管理方法太隨性，缺少科學(xué)管理方法，從而導(dǎo)致學(xué)生學(xué)籍檔案材料的雜亂。其主要表現(xiàn)為：學(xué)籍檔案的時(shí)間編排混亂，在編排中有的是按照入學(xué)年度編排、有的是按照學(xué)習(xí)專業(yè)，還有的是依照畢業(yè)年度進(jìn)行編排。組卷缺少規(guī)定，未能劃分學(xué)院、系別、年級(jí)、專業(yè)等層級(jí)，再就是一些組卷在裝訂過程中缺少規(guī)范性。

（二）學(xué)籍管理缺少完善、健全的規(guī)章制度

隨著高職不斷的擴(kuò)招，學(xué)生規(guī)模日益壯大，但是學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，還是以教務(wù)處管理為主，這種管理體制不能夠有效的發(fā)揮出高職中學(xué)院或者系部的管理優(yōu)勢(shì)，且由于任務(wù)重，極易出現(xiàn)差錯(cuò)，再就是造成了辦事效率低的現(xiàn)狀。

1.缺少先進(jìn)的管理手段

高職學(xué)生學(xué)籍管理檔案的管理手段相對(duì)落后，當(dāng)前多數(shù)高職院校依然以手工為主，不僅管理效率低，而且管理人員的工作量大、任務(wù)繁重。這種缺少準(zhǔn)確性與精確性的管理方式，不足以滿足現(xiàn)代化教育的需求，最終不利于教育管理效果與作用的提升。

2.管理人員素質(zhì)相對(duì)不高

在高職院校學(xué)生學(xué)籍管理人員隊(duì)伍中，工作人員專業(yè)能力、管理素質(zhì)不高，他們?cè)谏蠉徶拔唇?jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，在工作中只能通過工作實(shí)踐不斷摸索學(xué)習(xí)，同時(shí)還缺少主動(dòng)創(chuàng)新性。

二.高職院校學(xué)籍檔案管理的對(duì)策

針對(duì)高職院校學(xué)籍檔案管理中存在的一系列問題，我們主要從以下幾方面給出相應(yīng)的解決對(duì)策：

1.不斷更新學(xué)籍檔案管理理念

為適應(yīng)今天快速發(fā)展的高職院校，應(yīng)不斷加強(qiáng)和完善學(xué)籍檔案管理理念，倡導(dǎo)工作人員積極主動(dòng)的開展管理工作，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從科學(xué)化、信息化著手，讓學(xué)生認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案管理的重要性。

完善學(xué)籍檔案管理制度

學(xué)籍檔案管理是一項(xiàng)繁重的工程，因此，只有健全的學(xué)籍檔案管理制度，才能不斷適應(yīng)發(fā)展規(guī)模日益壯大的高職院校，并有效的監(jiān)督學(xué)生學(xué)籍檔案的管理，使學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教學(xué)質(zhì)量更加規(guī)范化，有效的提高教學(xué)管理效率和教學(xué)水平。

2.在高職院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理中加強(qiáng)現(xiàn)代化手段的運(yùn)用。

為提高學(xué)籍檔案管理的效率，最為重要的就是對(duì)計(jì)算機(jī)、校園網(wǎng)等現(xiàn)代化手段的應(yīng)用，通過這些舉措實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，有效的提高管理效率，加強(qiáng)教學(xué)單位之間的信息的交流互動(dòng)。在學(xué)籍檔案管理中，對(duì)現(xiàn)代化科技手段的運(yùn)用，將顯著的促進(jìn)和提高高職院校教學(xué)改革與發(fā)展。

3.加強(qiáng)工作人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)和提升

學(xué)籍檔案管理質(zhì)量的提高，關(guān)鍵還是提高管理質(zhì)量，因而學(xué)籍管理工作人員須不斷學(xué)習(xí)，提升自身的綜合素質(zhì)。在學(xué)籍檔案管理中，工作人員除了掌握豐富的科學(xué)文化知識(shí)、教育理論知識(shí)等，而且還要具備超強(qiáng)的決策能力、組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力，而工作人員綜合能力的提高，需要在日常工作中不斷總結(jié)和學(xué)習(xí)。

三.結(jié)論