導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇電子檔案管理方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

一、現(xiàn)代的檔案管理工作的轉(zhuǎn)變

（一）檔案載體的轉(zhuǎn)變

在電子檔案管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

（二）企業(yè)檔案的分類變化

舊有的關(guān)于文書檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以電子檔案管理系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是電子檔案管理過(guò)程中檔案分類更能貼近管理的需要，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。

（三）檔案接收和保管上也有所改變

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)檔案人員如果不進(jìn)入到信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到信息的核心部分甚至接收不到檔案。

無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本單位的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等電子檔案管理內(nèi)容。檔案工作者要在專業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。

二、電子檔案工作面臨的問(wèn)題

（一）電子檔案原件的真實(shí)性問(wèn)題

電子文件很容易被刪改，且改后不留任何痕跡。在使用計(jì)算機(jī)形成文件材料的過(guò)程中，擬稿者無(wú)法留下自己的筆跡，單位負(fù)責(zé)人也無(wú)法在形成的文件材料磁盤上簽發(fā)，日后難以確定該份材料是否具有真實(shí)性和權(quán)威性。即使有人出于自己的目的將軟盤中存的內(nèi)容進(jìn)行了刪改，也難以發(fā)現(xiàn)和確定。

（二）電子檔案內(nèi)容的保密性問(wèn)題

用網(wǎng)絡(luò)的任何終端設(shè)備都能索取到存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)某一個(gè)設(shè)備上的電子文件。另一方面，一個(gè)終端上的電子文件也可同時(shí)發(fā)給若干個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端。這對(duì)于在一段時(shí)間需保密的內(nèi)容或限制提供利用的內(nèi)容的安全保密問(wèn)題，帶來(lái)了極大的威脅。

（三）電子檔案保笛的長(zhǎng)久性問(wèn)題

隨著辦公自動(dòng)化的不斷深人，好多單位將會(huì)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，所有的情況、決策、信息存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)中，人們只要操作一下鍵盤就可以得到所需的信息。這種方法確實(shí)為檔案的歸檔存儲(chǔ)簡(jiǎn)化了程序，也方便了利用，但是一旦網(wǎng)絡(luò)突然癱瘓或被毀，如出現(xiàn)“黑客”問(wèn)題，遇到病毒問(wèn)題或其它方面的故障，電子文件可能會(huì)在一瞬間同時(shí)消失，造成難以彌補(bǔ)的損失。

（四）檔案管理軟件的統(tǒng)一性問(wèn)題

計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于硬件的發(fā)展，遠(yuǎn)不適應(yīng)各方面存儲(chǔ)的需要。檔案系統(tǒng)各地區(qū)之間、單位之間不使用統(tǒng)一的軟件，勢(shì)必會(huì)影響到互相之間的利用以及全國(guó)的聯(lián)網(wǎng)。

三、建議采取的對(duì)策

（一）盡快培養(yǎng)精通計(jì)算機(jī)技術(shù)的檔案專業(yè)人才

培養(yǎng)一批既懂檔案業(yè)務(wù)又精通計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)的人才已是檔案部門的當(dāng)務(wù)之急。當(dāng)前要在加強(qiáng)全員計(jì)算機(jī)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，通過(guò)招考、送出去深造等渠道選拔、培養(yǎng)高、精、尖的電子檔案管理應(yīng)用人才，使他們不僅精通計(jì)算機(jī)技術(shù)而且熟悉檔案業(yè)務(wù)，熱愛(ài)檔案事業(yè)；不僅會(huì)操作而且會(huì)設(shè)計(jì)程序，能夠開發(fā)軟件。

（二）建立健全維護(hù)電子文件真實(shí)和安全的法規(guī)

在電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都有被更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要有相應(yīng)的電子檔案管理措施來(lái)保證其得以實(shí)施。因此，建立健全相關(guān)法規(guī)和管理制度，對(duì)于維護(hù)電子檔案的原始性、真實(shí)性，保證其安全具有重要的意義。要通過(guò)法律形式將電子檔案管理和利用標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定下來(lái)，使人們能夠自覺(jué)地遵守這些規(guī)定。同時(shí)要通過(guò)立法確認(rèn)電子文件、電子檔案的法律憑證作用，確保國(guó)家檔案行政管理部門依法管理電子文件和電子檔案。

（三）制定科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范

隨著電子文件的大量產(chǎn)生，迫切需要建立一套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。將電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔工作和分類、排列、保存方式，用標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范確定下來(lái)，使電子檔案從誕生之初就得以科學(xué)、有序、規(guī)范地管理，這是擺在檔案部門面前的一項(xiàng)重大課題，也是迫切需要解決的基礎(chǔ)性工作。

（四）研制開發(fā)數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、可以互相兼容的檔案管理軟件

建議由國(guó)家檔案局牽頭，研制開發(fā)適應(yīng)電子檔案管理現(xiàn)代化的軟件，并在全國(guó)檔集系統(tǒng)統(tǒng)一推廣。我們盼望國(guó)家檔案局能把該問(wèn)題列為工作重點(diǎn)，以此帶動(dòng)全國(guó)檔案系統(tǒng)現(xiàn)代化管理水平的提高。

篇2

目前階段的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在人們生活和工作當(dāng)中的作用越來(lái)越突出，并且其多樣化的功能以及突出的使用效果，使得計(jì)算機(jī)的應(yīng)用層面越來(lái)越廣泛，這一點(diǎn)為人們的生活與工作帶來(lái)了極大的變革，使得企業(yè)很好的節(jié)約了成本，并且辦公的質(zhì)量、辦公的效率得以大大的增長(zhǎng)。就目前的信息化時(shí)代而言，最為先進(jìn)的檔案管理方式，就是電子信息檔案的管理，其對(duì)于企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步有著極為重要的作用和意義。但是，由于電子信息技術(shù)在傳輸和存儲(chǔ)的過(guò)程當(dāng)中，存在著一定的安全漏洞，所以，還需要對(duì)相關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，更好的保證電子檔案信息管理工作的安全與可靠。

1. 預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

深入并且細(xì)致的對(duì)預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施方案進(jìn)行研究和分析，是開展一系列工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)，也是一項(xiàng)重要的工作步驟。防患于未然，是避免風(fēng)險(xiǎn)的最為有效的措施方案，而提前性的對(duì)存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范，則可以使得風(fēng)險(xiǎn)的代價(jià)降至最低。首先，需要建立起嚴(yán)格的限制權(quán)限，各個(gè)級(jí)別的工作人員需要在權(quán)限的范圍之內(nèi)進(jìn)行工作，并且使用檔案。同時(shí)，還需要進(jìn)行逐級(jí)別的審批，保證審批工作的嚴(yán)格與可靠，進(jìn)行工作權(quán)限的認(rèn)定，注意針對(duì)信息進(jìn)行管理和保存。最后，則是需要針對(duì)使用的規(guī)范，對(duì)使用的權(quán)限進(jìn)行確認(rèn)，對(duì)備份的文件進(jìn)行必要的技術(shù)處理，防止信息的泄露，盡量的避免出現(xiàn)信息的整理復(fù)制備份。在檔案信息使用的過(guò)程當(dāng)中，也需要對(duì)其安全性進(jìn)行研究與探討，避免錯(cuò)誤的操作、避免外界的干擾對(duì)操作造成不利的影響。對(duì)于整個(gè)檔案信息的使用過(guò)程，進(jìn)行監(jiān)督和控制，做好相應(yīng)的記錄。

2. 避免風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)檔案的風(fēng)險(xiǎn)避免，需要從以下幾個(gè)方面做起：

（1）加強(qiáng)最新技術(shù)的獲取，同時(shí)全面的保證安全的可靠性。在計(jì)算機(jī)時(shí)代當(dāng)中，信息的發(fā)展和安全技術(shù)不斷的發(fā)展，相關(guān)的技術(shù)手段也是日新月異，而信息的檔案規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，最為有效的方式，就是針對(duì)技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，只有通過(guò)這樣的方式，才可以保證電子信息檔案得到相關(guān)的安全保護(hù)。首先，需要對(duì)加密的技術(shù)進(jìn)行提升，分級(jí)別、分層次的對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，同時(shí)保證密碼不會(huì)在一定的時(shí)間之內(nèi)被更改，這樣的操作方式更加有利于進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的防范。其次，還需要對(duì)適合的檔案軟件進(jìn)行制定，選擇最佳的軟件進(jìn)行數(shù)據(jù)的加密處理，并且保證用戶安全的級(jí)別以及訪問(wèn)的授權(quán)、密碼的設(shè)置等等，有效的確保信息的安全和檔案的安全。

（2）培養(yǎng)工作人員的安全管理意識(shí)。培養(yǎng)并且提升工作人員的安全管理意識(shí)，是全面的提升檔案安全管理的重要步驟之一。而電子檔案使用過(guò)程當(dāng)中的多樣性，相關(guān)的操作人員消炎藥保證操作方式的正確、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)避免檔案的管理工作變得更加復(fù)雜。所以，必須要在實(shí)踐的工作當(dāng)中加強(qiáng)工作人員的安全管理意識(shí)以及檔案管理的能力，這一點(diǎn)對(duì)于當(dāng)前階段的檔案管理工作有著重要的作用和意義。

（3）風(fēng)險(xiǎn)的防范必須要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理。檔案信息的管理工作，是數(shù)據(jù)安全性的核心部分，而對(duì)于電子信息檔案的使用過(guò)程之中出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，也需要做到及時(shí)的發(fā)現(xiàn)和及時(shí)的處理，針對(duì)在計(jì)算機(jī)維修時(shí)期之內(nèi)的風(fēng)險(xiǎn)，有關(guān)的企業(yè)還需要重點(diǎn)的注重對(duì)于可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行防范和控制，采取一系列主動(dòng)的措施方案進(jìn)行應(yīng)對(duì)。尤其是對(duì)于當(dāng)前階段安全信息異常敏感的時(shí)代而言，還需要采取必要的、有針對(duì)性的并且切實(shí)可行的防范措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)的控制和管理。

3. 分散風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

根據(jù)上文的詳細(xì)闡述和分析，可以對(duì)現(xiàn)階段檔案信息管理過(guò)程當(dāng)中預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)的措施技術(shù)以及避免風(fēng)險(xiǎn)的措施方案有著全面的了解和細(xì)致的掌握。接下來(lái)，將針對(duì)分散風(fēng)險(xiǎn)以及評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施進(jìn)行深層次的研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

將檔案信息管理的風(fēng)險(xiǎn)降至最低，最為常用的是轉(zhuǎn)移的策略，其實(shí)質(zhì)，是對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分散，并且將風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移至其他的地方，達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果。在一般的情況之下，諸如針對(duì)配置的基本模式進(jìn)行修改，并且購(gòu)買相關(guān)的保險(xiǎn)、外包至其他的機(jī)構(gòu)等等，都可以達(dá)到分散風(fēng)險(xiǎn)的目的和效果，并且這一手段方式也是未來(lái)對(duì)于電子檔案信息管理的極為有效的措施手段之一。通過(guò)這樣的方式，可以使得檔案的風(fēng)險(xiǎn)變得更加簡(jiǎn)單化，對(duì)于原來(lái)的電子信息進(jìn)行必要的改進(jìn)，使得電子信息的管理系統(tǒng)更加的先進(jìn)，保證檔案信息的安全和可靠。

4. 評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的措施研究

針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，是非常有效的降低風(fēng)險(xiǎn)的方式和技術(shù)，一旦風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生，如何對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，并且如何將風(fēng)險(xiǎn)所導(dǎo)致的損失降至最低，同時(shí)找到最佳的處理技術(shù)方案，是一項(xiàng)重點(diǎn)性的工作。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估的基本目的，是全面的保證風(fēng)險(xiǎn)的控制計(jì)劃更加的合理、更加的科學(xué)與可靠，而在現(xiàn)階段電子信息檔案實(shí)施的基礎(chǔ)之上，全面的針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的影響進(jìn)行分析和研究，并且對(duì)其后果進(jìn)行探討，是非常有必要的。對(duì)風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的成本的損失進(jìn)行探析，同時(shí)對(duì)檔案管理引起足夠程度的重視，但是在現(xiàn)階段的工作當(dāng)中，部分檔案的管理者認(rèn)為電子信息檔案的操作是無(wú)危險(xiǎn)性和風(fēng)險(xiǎn)的，所以，這樣的觀點(diǎn)就為風(fēng)險(xiǎn)管理工作帶來(lái)巨大的阻礙。相關(guān)的工作人員，需要時(shí)刻的提醒自己，對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估和防范，并且采取切實(shí)可行的措施手段，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制，全面的確保電子檔案信息管理的各個(gè)細(xì)小的工作環(huán)節(jié)，都得到了有力的保障，所有的工作都有著全面嚴(yán)格的監(jiān)督控制。最后，在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的工作過(guò)程當(dāng)中，還需要對(duì)安全意識(shí)進(jìn)行提升，對(duì)于各種類型的安全隱患，需要盡早的發(fā)現(xiàn)，及時(shí)的進(jìn)行處理，保證在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之時(shí)，將其所帶來(lái)的危害降至最低。

5. 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，根據(jù)對(duì)電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與控制進(jìn)行全面的分析和研究，從實(shí)際的角度出發(fā)，深入并且細(xì)致的對(duì)具體的風(fēng)險(xiǎn)控制和防范的措施方案，進(jìn)行了深層次的論述，同時(shí)，對(duì)于分散風(fēng)險(xiǎn)的方式、評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)的方式技術(shù)等，都進(jìn)行了研究，力求以此為基礎(chǔ)，更進(jìn)一步的為有關(guān)工作的開展與進(jìn)行，奠定堅(jiān)實(shí)的理論基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]王平.淺議電子信息檔案的風(fēng)險(xiǎn)管理與防范的措施技術(shù)方法【J】.現(xiàn)代化電子信息技術(shù)科學(xué)資訊，2010.10：233-238

[2]劉昌化.試論現(xiàn)代化的電子信息檔案管理工作的加強(qiáng)以及風(fēng)險(xiǎn)的防治【J】.黑龍江科學(xué)信息，2009.7：45-47

篇3

[關(guān)鍵詞]單位；檔案管理；現(xiàn)代化；電子化 

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.10.113 

[中圖分類號(hào)]G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2016）10-0-02 

在信息技術(shù)迅速發(fā)展的情況下，檔案管理工作也需要逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展路徑。我國(guó)單位檔案管理工作均面臨重要的改革問(wèn)題，對(duì)于單位檔案管理人員來(lái)講，必須結(jié)合當(dāng)前時(shí)展需求，創(chuàng)新檔案管理方式，最大化地實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。 

1 檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展的必要性 

檔案中詳細(xì)記錄著單位的日常工作，對(duì)于單位工作效率及工作總結(jié)具有重要作用，因此，檔案管理也是一項(xiàng)重要管理任務(wù)。所以如果能夠顯著提高檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展，則能夠顯著提高檔案管理質(zhì)量及管理工作效率。對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，也將逐漸脫離傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介。電子檔案更有助于收集及存儲(chǔ)信息，顯著降低信息存儲(chǔ)占據(jù)的物理空間。在檔案處理及選擇過(guò)程中，電子檔案能夠顯著提高檔案處理的便捷性。隨時(shí)可以從電子設(shè)備上將電子檔案抽調(diào)出來(lái)，并能及時(shí)依照實(shí)際工作需求，選擇相應(yīng)功能鍵從而選擇信息，有效實(shí)現(xiàn)大批量數(shù)據(jù)的有效處理。電子檔案的應(yīng)用能夠顯著提高信息選擇及存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性。最后還能隨時(shí)進(jìn)行電子檔案信息處理及數(shù)據(jù)修改，和傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比具有一定便捷性。 

2 我國(guó)單位檔案管理中的弊端 

我國(guó)當(dāng)前的檔案管理普遍采用的是傳統(tǒng)管理方案方法，檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展存在較多弊端。首先，檔案管理不夠規(guī)范，例如，工作人員在處理電子檔案過(guò)程中，由于電子檔案體積小、攜帶方便，導(dǎo)致工作人員忽視檔案信息安全性，檔案管理工作存在較大隨意性，加大了檔案信息遺失及泄漏風(fēng)險(xiǎn)。還有些工作人員只會(huì)上傳檔案，不能有效掌握檔案信息管理及重要數(shù)據(jù)備份管理技能，一旦電子設(shè)備發(fā)生故障將直接導(dǎo)致檔案信息丟失，給單位帶來(lái)嚴(yán)重?fù)p失。從這一點(diǎn)上來(lái)看，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義，要不斷強(qiáng)化工作人員業(yè)務(wù)培養(yǎng)，提高工作人員檔案信息管理意識(shí)，加大對(duì)檔案丟失及信息泄露防范的重視度。 

以上重點(diǎn)分析的是電子檔案安全問(wèn)題，其原因主要是檔案管理工作人員工作疏忽所致，另外還有一個(gè)原因則是技術(shù)問(wèn)題。一些單位不能與時(shí)俱進(jìn)，電子存儲(chǔ)設(shè)備更新速度慢，因此容易出現(xiàn)電子檔案存儲(chǔ)破壞問(wèn)題及各種故障。有些單位電腦本身的配置比較低，信息處理速度較慢，影響電子檔案信息處理的工作效率。另外，如果在計(jì)算機(jī)應(yīng)用中，沒(méi)有及時(shí)更新軟件，也會(huì)導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)各種各樣的錯(cuò)誤，影響檔案管理質(zhì)量。針對(duì)電子檔案管理中存在的各種問(wèn)題，一方面需要提高管理人員的安全意識(shí)，另一方面需要加強(qiáng)電子檔案的設(shè)備管理，及時(shí)更新相應(yīng)設(shè)備，提高電子檔案信息處理的速度及管理質(zhì)量。 

3 單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化發(fā)展策略 

信息技術(shù)已經(jīng)成為現(xiàn)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要工具之一，基于當(dāng)前經(jīng)濟(jì)發(fā)展需求必須改善傳統(tǒng)的檔案管理方式，提高檔案管理質(zhì)量及效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化發(fā)展路徑，促進(jìn)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。 

3.1 建立健全檔案管理制度，提升工作人員專業(yè)素養(yǎng) 

檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)及學(xué)習(xí)能力具有差異，在培訓(xùn)及教育工作中需要因材施教，可以針對(duì)檔案管理工作人員實(shí)際情況開展多層次、多渠道的培訓(xùn)工作，嚴(yán)格遵循學(xué)以致用的基本原則。對(duì)于單位來(lái)講，首先需要給管理工作人員提供學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高工作人員的專業(yè)技能及綜合素質(zhì)。同時(shí)在工作人員技能培訓(xùn)中，要最大化地學(xué)習(xí)新理論及新技術(shù)，并積極改善工作人員的傳統(tǒng)理念，引導(dǎo)工作人員接受最新技術(shù)及管理理念。對(duì)于單位來(lái)講，則需要實(shí)現(xiàn)自身管理水平及手段的改革，首先要構(gòu)建完善的檔案管理制度，明確檔案管理工作人員的具體工作，并落實(shí)相關(guān)責(zé)任，確保工作人員能夠高質(zhì)量完成檔案管理工作。另外，要加大培訓(xùn)力度，定期考核工作人員的綜合素質(zhì)及專業(yè)技能，確保檔案管理人員能夠明確認(rèn)識(shí)到電子檔案的重要性，掌握相應(yīng)管理技能，促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展。 

檔案管理工作不僅涉及管理的專業(yè)知識(shí)，還涉及很多其他學(xué)科知識(shí)，如哲學(xué)、歷史學(xué)以及心理學(xué)等知識(shí)，因此，在培訓(xùn)過(guò)程中不僅要重視對(duì)工作人員的管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，還要注重對(duì)其他學(xué)科知識(shí)的攝取，促進(jìn)其知識(shí)面的更新。另外，新形勢(shì)下培訓(xùn)的重點(diǎn)應(yīng)該是加強(qiáng)工作人員科技知識(shí)學(xué)習(xí)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，對(duì)工作人員的技術(shù)水平有了很高的要求，很多人甚至連電腦都不能熟練運(yùn)用，難以滿足新形勢(shì)下檔案管理工作的要求，因此，必須加強(qiáng)培訓(xùn)，為檔案管理工作提供保障。 

3.2 通過(guò)計(jì)算機(jī)管理檔案資料庫(kù)房 

在檔案資料管理中，可以加大計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化及電子化。不斷完善基層單位檔案管理制度，加大計(jì)算機(jī)技術(shù)在庫(kù)房資料管理中的應(yīng)用，以提高檔案保存管理工作效率，提高資料庫(kù)房管理的安全性。 

3.3 實(shí)現(xiàn)檔案保存和查詢的電子化和現(xiàn)代化 

在信息化及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理工作既面臨巨大挑戰(zhàn)，同時(shí)也增加了發(fā)展機(jī)遇。傳統(tǒng)的手寫檔案已無(wú)法滿足時(shí)代需求，在日益增長(zhǎng)的檔案信息管理中，必須加大現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，加快檔案管理現(xiàn)代化及電子化發(fā)展。檔案管理工作本身專業(yè)性較強(qiáng)，對(duì)于工作人員來(lái)講需要具備相應(yīng)的現(xiàn)代化管理技能，再加上相應(yīng)的綜合素質(zhì)，才能提高檔案管理質(zhì)量。檔案管理十分繁雜，勞動(dòng)強(qiáng)度大，加之檔案數(shù)量越來(lái)越多，工作人員面臨著很大壓力，而應(yīng)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段則能有效提高檔案工作效率，節(jié)省人力、物力資源，節(jié)約時(shí)間。其信息化和智能化的特點(diǎn)，能有效減少工作人員的手工操作，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)，使整個(gè)檔案管理工作變得更加系統(tǒng)化和條理化，促進(jìn)資源的合理利用，提高檔案管理工作效率，并使檔案管理工作更加安全。計(jì)算機(jī)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使手工錄入和查詢均實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展。在檔案錄入過(guò)程中，首先管理人員要整理檔案內(nèi)容，確定無(wú)誤后即可錄入，并對(duì)其實(shí)施統(tǒng)一保存。傳統(tǒng)的檔案文檔在錄入過(guò)程中被轉(zhuǎn)化為電子形式，便于保存，同時(shí)還能提高檔案資料的查詢速度。 

3.4 構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng) 

在檔案管理工作中，想要有效實(shí)現(xiàn)其工作的現(xiàn)代化及電子化轉(zhuǎn)變，必須構(gòu)建專業(yè)的網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)。這不但能提高檔案管理工作效率，同時(shí)還能實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的信息化發(fā)展。在現(xiàn)代科技發(fā)展進(jìn)程中，管理技術(shù)的動(dòng)態(tài)化發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)了檔案管理工作的不斷創(chuàng)新。 

4 結(jié) 語(yǔ) 

單位需要對(duì)自身的檔案管理方式進(jìn)行不斷優(yōu)化，以滿足時(shí)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化和電子化，有效開展基層單位檔案管理工作，為單位的其他工作打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。本文在闡述單位檔案管理現(xiàn)代化和電子化的內(nèi)涵及要求的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)前單位檔案管理存在的弊端，并提出相應(yīng)的解決辦法，以供參考。 

主要參考文獻(xiàn) 

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[5]沈彥.企業(yè)檔案電子化管理存在的問(wèn)題和解決方法[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2010（3）. 

篇4

關(guān)鍵詞：電子檔案；網(wǎng)絡(luò)安全；互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)；計(jì)算機(jī)技術(shù)；防火墻；防范措施

在我國(guó)當(dāng)前的檔案管理制度中，對(duì)于普通的紙質(zhì)檔案的管理工作而言，無(wú)論是在制度上還是技術(shù)上都已經(jīng)取得了舉世矚目的成績(jī)，在這類檔案管理工作中，采用專門的檔案室防盜技術(shù)以及專業(yè)的管理人員，且通過(guò)嚴(yán)格的文件調(diào)閱制度和保密文件便可以有效的保證檔案管理安全。但是對(duì)于電子檔案而言，這一制度卻遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足實(shí)際工作要求，沒(méi)有制定出詳細(xì)的、可操作的安全制度，電子大難管理人員往往在不經(jīng)意間造成電子檔案管理的漏洞，形成安全管理隱患。另外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展使得計(jì)算機(jī)工作機(jī)制和破壞手段層出不窮，這也給電子檔案管理埋下眾多的安全隱患。為此，在這里我們有必要對(duì)電子檔案安全管理和防范措施進(jìn)行分析。

一、電子檔案安全管理問(wèn)題分析

檔案管理所要求的安全問(wèn)題主要是針對(duì)電子檔案的保存而言的，因此安全問(wèn)題的存在可謂是每個(gè)檔案管理人員都必須要重視和應(yīng)對(duì)的問(wèn)題之一。在目前的工作中，我們?cè)撊绾谓鉀Q科學(xué)的解決這些問(wèn)題，使得其中存在的問(wèn)題都能夠科學(xué)解決，這就必須要從工作意識(shí)上給予應(yīng)有重視，體現(xiàn)出電子檔案安全管理的重要性。

1.傳輸安全問(wèn)題

電子檔案?jìng)鬏攩?wèn)題是最為突出的信息安全問(wèn)題之一，在傳輸?shù)倪^(guò)程中因?yàn)榛ヂ?lián)網(wǎng)本身是公開的、公眾性的，因此極容易出現(xiàn)信息截取和盜竊現(xiàn)象，甚至的出現(xiàn)修改和偽造，這對(duì)于一些高度機(jī)密的檔案而言無(wú)疑是致命的威脅。為此在這里我們必須要重點(diǎn)是傳輸問(wèn)題。

2、真實(shí)性問(wèn)題

電子檔案在管理的過(guò)程中，真實(shí)性問(wèn)題也可謂是最為突出的問(wèn)題之一，它相比紙質(zhì)檔案而言存在著極為突出的特殊性。紙質(zhì)檔案上的單位蓋章、領(lǐng)導(dǎo)簽字都是具備著法律效應(yīng)的，其真實(shí)性和合法性都比較容易鑒別和確認(rèn)；而對(duì)于電子檔案而言，由于它本身容易復(fù)制和修改的特點(diǎn)，其真實(shí)性和合法性很難得到有效的鑒別，從而存在著一定的制約問(wèn)題。

3.保存安全問(wèn)題

電子檔案的長(zhǎng)期的保存過(guò)程中存在著各種不同條件的制約和影響，它包含了載體機(jī)械的壽命、計(jì)算機(jī)軟件和硬件設(shè)施的生存環(huán)境，電子計(jì)算機(jī)平臺(tái)的一致性，這些問(wèn)題的存在嚴(yán)重的影響著電子檔案的保存問(wèn)題，甚至給整個(gè)檔案工作開展帶來(lái)嚴(yán)重的影響。

4、病毒威脅

電子檔案是基于計(jì)算機(jī)為基礎(chǔ)存在的，它的管理、保存和利用都無(wú)法離開計(jì)算機(jī)這一輔助機(jī)械，而計(jì)算機(jī)本身因?yàn)榇嬖诓《净蛘吒腥静《镜奶卣鳎瑫r(shí)其系統(tǒng)也容易受到惡意程序的供給，從而造成檔案信息的安全威脅。

二、常見(jiàn)的電子檔案安全管理與防范措施

電子檔案的安全可靠運(yùn)行不僅僅取決于數(shù)據(jù)本身的運(yùn)行情況，同時(shí)也關(guān)系到所有與電子檔案業(yè)務(wù)和服務(wù)相關(guān)聯(lián)工作的開展。因此，電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)、主機(jī)服務(wù)器以及存儲(chǔ)器上都需要具備極高的安全保證、管理以及防范措施，以保證電子檔案工作的正常進(jìn)行。

1、防火墻技術(shù)

防火墻是計(jì)算機(jī)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與外部公共網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)之間的首要屏障，也是最為關(guān)鍵的保護(hù)措施。在目前的社會(huì)發(fā)展中，無(wú)論是辦公計(jì)算機(jī)還是個(gè)人計(jì)算機(jī)，防火墻技術(shù)都是普遍受到人們重視的。從理論上分析，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，它是負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)傳輸信息的安全認(rèn)可與辨別的關(guān)鍵所在。在目前的防火墻技術(shù)利用中，不僅需要完成傳統(tǒng)的過(guò)濾目的，同時(shí)更是要強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器的辨別與安全預(yù)防功能。當(dāng)今的社會(huì)發(fā)展中，隨著病毒種類的增多、黑客入侵的隱蔽，防火墻在研究的過(guò)程中也逐漸朝著這一方向邁進(jìn)，逐漸形成了即會(huì)話訪問(wèn)、應(yīng)用協(xié)議、用戶資源分析為一體的綜合性設(shè)置流程，從而保證通過(guò)網(wǎng)絡(luò)邊界的會(huì)話層能夠得到一定的控制，為整個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

另外，在電子檔案管理系統(tǒng)和各個(gè)地區(qū)服務(wù)點(diǎn)之間，以及存在不同安全等級(jí)的系統(tǒng)之間的互聯(lián)邊界處也應(yīng)采用防火墻和虛擬局域網(wǎng)劃分等安全訪問(wèn)控制措施。

2、網(wǎng)絡(luò)入侵檢測(cè)防御

網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進(jìn)入被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)之前通過(guò)報(bào)警、阻斷等措施為電子檔案管理系統(tǒng)提供保護(hù)，目的是對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入行為進(jìn)行阻截，同時(shí)，在電子檔案管理中的某些網(wǎng)段也需要采用網(wǎng)絡(luò)侵入檢測(cè)系統(tǒng)，即針對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入進(jìn)行監(jiān)測(cè)，它可以自動(dòng)識(shí)別種種侵入模式，在對(duì)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分析時(shí)與這種模式進(jìn)行匹配，一旦發(fā)現(xiàn)黑客有侵入的企圖，就會(huì)自動(dòng)報(bào)警，目的是通過(guò)對(duì)網(wǎng)絡(luò)侵入者的檢測(cè)，彌補(bǔ)防火墻等邊界安全軟件的不足，及時(shí)發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)中違反使命策略的行為和受到黑客攻擊的跡象。網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備也對(duì)蠕蟲木馬病毒攻擊進(jìn)行識(shí)別，并進(jìn)行有效的攔截，在電子檔案管理系統(tǒng)和Internet、POS的邊界布置網(wǎng)絡(luò)侵入防御設(shè)備，也能夠?qū)M(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)請(qǐng)求進(jìn)行預(yù)警防御，避免病毒或黑客入侵內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。

3、網(wǎng)關(guān)病毒防御

傳統(tǒng)的病毒防御措施大多數(shù)都靠計(jì)算機(jī)終端殺毒軟件進(jìn)行防御，病毒已經(jīng)感染到終端后才進(jìn)行查找殺除，是一種亡羊補(bǔ)牢的方法，而且在查找殺除病毒時(shí)將會(huì)占用大量的系統(tǒng)資源，當(dāng)今病毒傳播主要依賴于Internet網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行廣泛傳播，因此我們需要將病毒防御體前移，建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系。

4、提高電子檔案管理人員的安全意識(shí)

在電子檔案的安全管理中，威脅最大的不是計(jì)算機(jī)軟硬件方面的漏洞，而是計(jì)算機(jī)使用人員的安全意識(shí)。很多病毒的運(yùn)行或者非法訪問(wèn)都是人為原因造成的，為此，最好注意以下幾點(diǎn)：

第一，絕對(duì)禁止使用電子檔案管理專用電腦訪問(wèn)外網(wǎng)。網(wǎng)絡(luò)上潛在著很多的威脅，每時(shí)每刻都有網(wǎng)絡(luò)探測(cè)工具在掃描，一旦被網(wǎng)絡(luò)攻擊者鎖定，就很有可能被非法訪問(wèn)，輕者數(shù)據(jù)被非法訪問(wèn)，嚴(yán)重的會(huì)造成數(shù)據(jù)丟失或者修改破壞。

第二，不在電子檔案管理專用電腦上隨意安裝軟件。在電子檔案管理專用電腦上最好安裝正版軟件，正版軟件都是經(jīng)過(guò)廠商檢驗(yàn)的，不含有任何病毒和木馬軟件，可以防止病毒隨著普通應(yīng)用軟件一起被安裝，也可以獲得良好的技術(shù)服務(wù)。另外，不要在電腦上安裝任何與檔案管理工作無(wú)關(guān)的軟件，以免造成系統(tǒng)緩慢或者沖突，降低系統(tǒng)的可靠性。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案管理的安全管理是全國(guó)檔案事業(yè)正在建設(shè)和發(fā)展的一項(xiàng)重要工程，檔案管理工作應(yīng)該轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的坐守庫(kù)房的觀念，利用信息技術(shù)提高檔案工作效率，保證信息安全是檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，也是檔案工作者面臨的一個(gè)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

參考文獻(xiàn)

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篇5

一、安全風(fēng)險(xiǎn)

（一）環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

計(jì)算機(jī)的磁性載體性能與儲(chǔ)備載體性能容易受到自然環(huán)境的影響，例如：環(huán)境中各因素產(chǎn)生磁場(chǎng)對(duì)其進(jìn)行干擾、環(huán)境溫度的變化對(duì)其造成的影響以及自然災(zāi)害導(dǎo)致的影響等，都會(huì)導(dǎo)致其性能變質(zhì)，明顯減弱其結(jié)構(gòu)等，最終造成了音、像失真的現(xiàn)象以及數(shù)據(jù)丟失的情況。在醫(yī)院，電子類的病歷檔案的內(nèi)容是十分豐富的，涵蓋的范圍比較廣，每天錄入數(shù)據(jù)與調(diào)出數(shù)據(jù)的數(shù)量非常大，一旦受到干擾，其安全防護(hù)工作也將失去其有效性，使其受到很大的損壞，進(jìn)而造成了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。

（二）技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

雖然醫(yī)院使用電子類的病歷檔案確保了其工作的便捷性，但是因?yàn)樾畔⒒茖W(xué)技術(shù)本身的漏洞與缺陷也會(huì)導(dǎo)致病歷檔案的安全性受到影響，容易出現(xiàn)被非法增刪、竊取和盜用的情況。這些電子檔案都是存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)里面的，基于信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)水平的日益發(fā)展，我們只有對(duì)其軟件與硬件進(jìn)行不斷地更新、設(shè)置具有高級(jí)功能的保護(hù)程序，才能確保其安全防護(hù)工作的有效性。

（三）人為風(fēng)險(xiǎn)

人為風(fēng)險(xiǎn)指的是相關(guān)管理人員、其他的操作人員人為地篡改電子病歷或者人為地破壞電子病歷的情況，一般都是管理工作的疏忽、操作的不規(guī)范以及蓄意的破壞導(dǎo)致的，其中，蓄意破壞情況的發(fā)生是因?yàn)橄嚓P(guān)操作人員利用電子病歷來(lái)謀取利益，使用非正常手段來(lái)破壞電子病歷的內(nèi)容、載體或系統(tǒng)等。

二、安全防范的措施

（一）針對(duì)環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)的防護(hù)措施

首先，要做好前端的控制管理工作，這是現(xiàn)代化的一種管理理念，可以促進(jìn)其管理效率的提升，對(duì)其管理功能進(jìn)行優(yōu)化，把病歷檔案的保存階段、形成階段與銷毀階段等作為整體性的一個(gè)過(guò)程，即對(duì)電子類的病歷檔案進(jìn)行管理時(shí)，要科學(xué)地整合并且系統(tǒng)地分析對(duì)其的要求、規(guī)則與目標(biāo)等，通過(guò)前端來(lái)實(shí)現(xiàn)病歷檔案形成階段涉及到的各項(xiàng)管理功能，提前實(shí)施各環(huán)節(jié)及其業(yè)務(wù)的重復(fù)性作業(yè)等，促進(jìn)其重復(fù)作業(yè)及其滯后作業(yè)的減少，使其工作效率能夠得到最大限度的提升。

其次，做好其安全和風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估管理工作。對(duì)電子類病歷檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)管理的工作涉及到的面比較多，安全風(fēng)險(xiǎn)無(wú)處不在，我們應(yīng)該明確只能盡可能地對(duì)其進(jìn)行有效的控制，無(wú)法對(duì)其進(jìn)行消除。因此，對(duì)電子類病歷檔案進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)管理的工作時(shí)，我們必須堅(jiān)持風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的原則與控制費(fèi)用的原則。因?yàn)閷?duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行維護(hù)工作及其控制措施的實(shí)施工作都需要一定的成本作為支撐，與電子類病歷檔案相比，如果這些成本受到損傷的程度更大，就說(shuō)明對(duì)其的控制措施具有較高的不合理性，不適當(dāng)；我們還要明確，電子類病歷檔案的絕對(duì)安全性是無(wú)法保障的，所以，我們要有選擇地對(duì)其進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)控制，并且做好殘余安全風(fēng)險(xiǎn)的控制工作，使其處于我們的能接受范圍之內(nèi)。對(duì)此，要結(jié)合損失的預(yù)期值和實(shí)施的成本來(lái)考慮安全風(fēng)險(xiǎn)的接受范圍。

（二）針對(duì)技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)的防護(hù)措施

首先，堅(jiān)持靜態(tài)保護(hù)與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的原則。明確系統(tǒng)管理的理念與觀念，對(duì)于電子檔案的生命周期及其每個(gè)活動(dòng)、階段與要素之間對(duì)接的有效性，我們要給予高度的重視，更好地強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的整體性與總體效應(yīng)。做好靜態(tài)風(fēng)險(xiǎn)的管理工作，指的是傳統(tǒng)檔案的安全維護(hù)工作，在對(duì)傳統(tǒng)檔案進(jìn)行安全維護(hù)的過(guò)程中，我們加強(qiáng)對(duì)電子檔案及其載體的管理以及對(duì)檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行管理等；對(duì)動(dòng)態(tài)風(fēng)險(xiǎn)所進(jìn)行的管理工作指的是把電子類病歷檔案的管理工作由檔案的庫(kù)房?jī)?nèi)慢慢地延伸到其庫(kù)房外，重視電子類檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)管理工作，在這個(gè)過(guò)程中，相關(guān)管理人員要盡可能地吸收新的安全技術(shù)與防護(hù)措施，并對(duì)其進(jìn)行有效的應(yīng)用。堅(jiān)持靜態(tài)保護(hù)與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的原則，確保其安全保護(hù)網(wǎng)絡(luò)的有效性，使醫(yī)院電子檔案的安全管理工作能夠得到有效的控制。

其次，促進(jìn)管理實(shí)施的全面性與全程性。電子類的病歷檔案應(yīng)該由文件錄入電腦，然后再對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一的銷毀，或者是把它們作為永久性的數(shù)據(jù)信息保存于數(shù)據(jù)庫(kù)之中，防止其被隨意地割斷，確保其形成以后整個(gè)過(guò)程的管理都能夠具有較高的有效性，使每一個(gè)環(huán)節(jié)的信息內(nèi)容都能夠保持一致性。管理的全程性指的就是管理實(shí)施的全面性與系統(tǒng)性，結(jié)合其管理規(guī)則、操作流程與質(zhì)量控制工作方面的要求出發(fā)，使其所有活動(dòng)的目標(biāo)體系、技術(shù)體系以及程序體系等得到積極地構(gòu)建與覆蓋。

（三）針對(duì)人為風(fēng)險(xiǎn)的防護(hù)措施

病歷檔案的相關(guān)管理人員可以對(duì)其內(nèi)容與數(shù)據(jù)進(jìn)行更改，并且權(quán)限不同的相關(guān)管理人員等也可以調(diào)取電子病歷與更改電子病歷，在這個(gè)過(guò)程中，人為操作不可避免。所以，我們要做好相關(guān)管理人員的素質(zhì)加強(qiáng)工作，使他們具有良好的職業(yè)道德，增強(qiáng)其對(duì)外來(lái)誘惑的抵御能力。對(duì)此，我們首先可以對(duì)病歷檔案的相關(guān)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，并且加大力度，組織他們學(xué)習(xí)相應(yīng)的法律法規(guī)與專業(yè)知識(shí)，提升他們的專業(yè)素質(zhì)與政治素質(zhì)；其次，做好與各大醫(yī)院之間的人員交流工作，促進(jìn)復(fù)合型人才的引進(jìn)

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關(guān)鍵詞：電子檔案；檔案管理；風(fēng)險(xiǎn)管理；信息安全管理體制；不安全因素 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

中圖分類號(hào)：G276 文章編號(hào)：1009-2374（2017）01-0193-02 DOI：10.13535/ki.11-4406/n.2017.01.091

以計(jì)算機(jī)磁盤為基礎(chǔ)對(duì)信息進(jìn)行儲(chǔ)存是電子檔案的基本特點(diǎn)，在相互關(guān)聯(lián)的互聯(lián)網(wǎng)體系下形成了電子檔案的巨大集合。在此過(guò)程中涉及到的形式主要有磁盤和磁帶以及光盤等，而主要的表現(xiàn)形式則主要包括文字、數(shù)字、圖表及圖畫等多種形式。上述電子檔案不但可以儲(chǔ)存于上述多種介質(zhì)中，也可以儲(chǔ)存于云端網(wǎng)絡(luò)空間。對(duì)于電子檔案來(lái)說(shuō)，其自身具有極強(qiáng)的便捷性，其主要包括高密度和多信息媒體繼承及信息和載體的分離等多種優(yōu)勢(shì)。而電子檔案雖然具有較大優(yōu)勢(shì)，但是自身也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)。基于此，必須不斷加強(qiáng)電子檔案安全管理和風(fēng)險(xiǎn)防范的研究。

1 加強(qiáng)檔案信息安全管理的必要性

對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)，其自身與常規(guī)的信息存在一定的差別，檔案會(huì)對(duì)企業(yè)自身的發(fā)展歷程形成準(zhǔn)確記錄，更會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)秀成果進(jìn)行準(zhǔn)確記錄，其將會(huì)為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)發(fā)展提供極大的資料支持，對(duì)于所有資料進(jìn)行科學(xué)分析，并形成企業(yè)發(fā)展的良好教材。而對(duì)于部分涉及國(guó)家政治、經(jīng)濟(jì)、科技、軍事及文化等多方面的敏感信息時(shí)，倘若被非法利用，則會(huì)對(duì)社會(huì)和國(guó)家的安全性和穩(wěn)定性造成極大的影響作用。在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)檔案信息的安全性提出了更高的要求。此外，檔案自身所特有的原始性和不可替代性使其在數(shù)字環(huán)境中進(jìn)行信息傳遞時(shí)對(duì)于可靠性的要求更高，因此在后期發(fā)展過(guò)程中加強(qiáng)電子文件的檔案管理，提升信息安全性將會(huì)成為所有檔案工作人員必須考慮的問(wèn)題。

2 檔案管理過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)

2.1 管理方面的問(wèn)題

（1）重視技術(shù)卻嚴(yán)重忽視管理。在長(zhǎng)期的電子檔案管理過(guò)程中都極為重視對(duì)于技術(shù)的依賴性，但是卻忽視了管理的科學(xué)性。在實(shí)際發(fā)展過(guò)程中僅僅認(rèn)為加強(qiáng)防火墻和入侵檢測(cè)等安全技術(shù)體系便能夠保證體系的安全，但是安全的電子檔案安全保證必須獲得科學(xué)管理和技術(shù)的共同支持，因?yàn)槿狈芾韺?huì)使技術(shù)失去用武之地；（2）過(guò)于重視外部安全，但是忽視了內(nèi)部安全管理。其實(shí)在電子檔案管理過(guò)程中來(lái)自于內(nèi)部的安全威脅遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于外部，譬如對(duì)于崗位以及職責(zé)范圍劃分的模糊性和業(yè)務(wù)操作權(quán)限配置的混亂性以及計(jì)算機(jī)密碼設(shè)置等多種問(wèn)題都會(huì)使電子檔案的安全性受到極大的威脅；（3）因?yàn)殡娮訖n案自身具有的多種特性，使其自身對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在極強(qiáng)的依賴性和非直讀性以及載體不穩(wěn)定性都和傳統(tǒng)檔案存在一定差別，在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中形成的相關(guān)理念和思想并不能滿足電子檔案。在當(dāng)前的檔案部門針對(duì)電子檔案的安全管理進(jìn)行了大量探索，并形成了前端控制思想和全程管理思想等多種前沿性研究，但是當(dāng)前所形成的相關(guān)理論研究還尚未應(yīng)用于電子檔案的安全管理方面；（4）當(dāng)前的電子檔案管理人員自身的綜合素養(yǎng)有待提升。對(duì)于從事電子檔案的工作人員來(lái)說(shuō)，其在實(shí)際工作過(guò)程中不但需要熟悉檔案業(yè)務(wù)，更要充分掌握現(xiàn)代信息技術(shù)。在當(dāng)前的電子檔案管理過(guò)程中將會(huì)涉及到建檔、接收、整理和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)，在此過(guò)程中必須充分掌握計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)技能應(yīng)用等多項(xiàng)技能。而對(duì)于檔案，所涉及到的管理人員都必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格審核，并充分強(qiáng)化其自身的安全責(zé)任

意識(shí)。

2.2 體系認(rèn)識(shí)方面的問(wèn)題

保證電子檔案的安全性已經(jīng)成為檔案行業(yè)中的基本共識(shí)，但是并沒(méi)有獲得全社會(huì)的普遍關(guān)注和認(rèn)可，普通大眾對(duì)于電子檔案的安全管理意識(shí)還極為薄弱，對(duì)于傳統(tǒng)文件的安全管理的重視程度不夠。在當(dāng)前的信息技術(shù)的發(fā)展時(shí)代，數(shù)字信息獲取變得極為方便，該便利性使人們?cè)陔娮訖n案的實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中并不能意識(shí)到失竊和丟失的可能，進(jìn)而使電子檔案管理在實(shí)際管理過(guò)程中缺乏基本的規(guī)劃性。

（1）當(dāng)前的檔案部門在政府電子文件管理和國(guó)家信息化建設(shè)過(guò)程中所占據(jù)的地位并不高，而在相關(guān)政策法規(guī)的實(shí)際制定過(guò)程中也難以具有檔案部門的加入，此外中央和地方在電子檔案的管理過(guò)程中缺乏應(yīng)有的協(xié)調(diào)性；（2）大量機(jī)構(gòu)當(dāng)前并不認(rèn)為電子文件是正式性文件，更未將其視為重要資源，因此難以形成規(guī)范化管理。此外，紙質(zhì)化的檔案文檔難以形成電子文件，更不會(huì)得到有效保管，由此造成的數(shù)字信息丟失也是難以忽視的重要問(wèn)題；（3）當(dāng)前的電子政務(wù)體系中對(duì)于電子文化的基本范圍尚未形成準(zhǔn)確界定，在實(shí)際工作過(guò)程中因?yàn)椴涣私忄]件系統(tǒng)、網(wǎng)站、數(shù)據(jù)庫(kù)及其他信息體系，對(duì)于文本文件之外的圖形和圖像以及多媒體等文件并不了解，最終也不能將其視作有價(jià)值的文件進(jìn)行保存和

管理。

2.3 技術(shù)方面的問(wèn)題

在我國(guó)長(zhǎng)期的電子文件科學(xué)管理過(guò)程中都是以技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行的，但是因?yàn)橹误w系薄弱使得電子文件管理的重要技術(shù)指標(biāo)基本都是空白，核心技g攻關(guān)都存在問(wèn)題。而信息技術(shù)更像是雙刃劍，其在保證電子檔案信息安全的同時(shí)也對(duì)其自身的發(fā)展形成了巨大影響，其主要表現(xiàn)在以下四點(diǎn)：（1）硬件質(zhì)量低下和功能欠缺以及性能落后等多種問(wèn)題使得硬件系統(tǒng)常常無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的作用，進(jìn)而造成數(shù)據(jù)的丟失；（2）因?yàn)樵O(shè)計(jì)過(guò)程中存在的漏洞和使用過(guò)程中的不恰當(dāng)，使得軟件在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中出現(xiàn)了大量差錯(cuò)，甚至造成系統(tǒng)的崩潰，最終對(duì)檔案管理造成巨大損失；（3）因?yàn)橛?jì)算機(jī)病毒和黑客的入侵使得計(jì)算機(jī)功能和數(shù)據(jù)受到巨大威脅，而隨著多種病毒在網(wǎng)絡(luò)中的蔓延使得數(shù)據(jù)出現(xiàn)泄漏，進(jìn)而引發(fā)嚴(yán)重后果；（4）在服務(wù)器和儲(chǔ)存系統(tǒng)的正常工作過(guò)程中對(duì)于周圍運(yùn)行環(huán)境的要求極高，倘若對(duì)于周圍環(huán)境處理不當(dāng)，將會(huì)因?yàn)閻毫迎h(huán)境使得計(jì)算機(jī)系統(tǒng)受到巨大

威脅。

3 電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的防范

在電子檔案管理過(guò)程中存在多種風(fēng)險(xiǎn)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)督和監(jiān)管其實(shí)是防范風(fēng)險(xiǎn)的重要方式，其也是保證電子檔案工作正常開展的基礎(chǔ)。在此過(guò)程中應(yīng)當(dāng)從以下四點(diǎn)入手：（1）對(duì)于相關(guān)法律的不斷完善。在電子檔案工作的風(fēng)險(xiǎn)控制過(guò)程中應(yīng)當(dāng)以完善的法律為基礎(chǔ)。雖然當(dāng)前關(guān)于電子文件的歸檔和管理的法律法規(guī)已經(jīng)形成和實(shí)施，但是實(shí)際工作的效率和規(guī)范還必須加強(qiáng)和改善；（2）對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的規(guī)避與處理。對(duì)電子檔案進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避的前提是采用一定手段進(jìn)行預(yù)防，依照電子n案隱藏的漏洞進(jìn)行把控，避免檔案在把控過(guò)程中檔案內(nèi)部信息遭到丟失。在電腦運(yùn)行中，可以采取很多措施，其中降低電子檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生比較有效的方法是引進(jìn)先進(jìn)的電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，此種方法不僅可以保障電子檔案的安全性，而且在保護(hù)其內(nèi)部信息方面也有著顯著的成效。在規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)中也可以采用風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的方法，此方法主要是為了對(duì)電子檔案進(jìn)行全方位的分析，深入探析引起安全風(fēng)險(xiǎn)的因素以及這些不穩(wěn)定因素所帶來(lái)的安全隱患，所以制定一整套全方位的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避計(jì)劃對(duì)電子檔案管理人員來(lái)說(shuō)也是種不錯(cuò)的方法。在風(fēng)險(xiǎn)即將發(fā)生時(shí)，必須通過(guò)一定的技術(shù)處理方式對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行攔截和去除。在此過(guò)程中必須采取一定的既定計(jì)劃對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行立刻處理，從而避免風(fēng)險(xiǎn)的不斷惡化和蔓延，在風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)之后，必須通過(guò)多種技術(shù)手段將系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)降至最低?；谏鲜龇治觯瑢?duì)于風(fēng)險(xiǎn)的防范應(yīng)當(dāng)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別、回避、轉(zhuǎn)移、分散、控制等多個(gè)步驟進(jìn)行控制；（3）對(duì)于電子檔案的安全處理和管理必須獲得高端技術(shù)的支持。該種方式也是風(fēng)險(xiǎn)防范的重要方式，在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中通常會(huì)使用到數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)、病毒防護(hù)、身份認(rèn)真以及病毒修復(fù)等多種安全技術(shù)。基于此，在電子檔案管理過(guò)程中必須確保相關(guān)責(zé)任人能夠?qū)τ?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的尖端知識(shí)和技術(shù)形成深入學(xué)習(xí)和理解，并對(duì)于所有操作人員的日常操作行為進(jìn)行規(guī)范。在實(shí)際運(yùn)行過(guò)程中一旦遇到多種技術(shù)問(wèn)題，必須通過(guò)學(xué)習(xí)和資料查閱的方式，確保電子檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性以及連續(xù)性；（4）進(jìn)行規(guī)范化管理，在此過(guò)程中應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于人員的管理，這是因?yàn)殡娮訖n案從形成到最終的存儲(chǔ)都必須由人進(jìn)行操作。還應(yīng)當(dāng)對(duì)于內(nèi)部流程進(jìn)行規(guī)范化管理，保證對(duì)所有環(huán)節(jié)的重視，而對(duì)于風(fēng)險(xiǎn)的防范也應(yīng)當(dāng)從所有環(huán)節(jié)入手。只有不斷加強(qiáng)內(nèi)部管理才能夠保證電子檔案在形成和鑒定以及銷毀等流程的嚴(yán)格把控，最終保證工作的連續(xù)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在傳統(tǒng)的電子檔案安全管理中依然存在大量不足，進(jìn)而使多種安全風(fēng)險(xiǎn)大量出現(xiàn)，對(duì)電子檔案體系的發(fā)展造成了極大的限制。作為電子檔案安全管理體系中的重要組成部分，在風(fēng)險(xiǎn)管理過(guò)程中應(yīng)當(dāng)不斷加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)估，選擇適當(dāng)?shù)陌踩刂品绞綄?duì)安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制和規(guī)避。通過(guò)上述方式不但能夠避免電子檔案受到損壞，還能夠有效促進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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【關(guān)鍵詞】電子檔案管理；科技進(jìn)步；電子文件；應(yīng)用1電子檔案管理的現(xiàn)狀

1.1檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢，制約電子文件的整理與歸檔。 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。許多單位因?qū)嵤┈F(xiàn)行分類法有一定難度，僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，實(shí)施本單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

1.2計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理。 由于檔案管理部門的人力、物力有限，有些檔案部門至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案也在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。因電子檔案的推廠仍處于初級(jí)階段，很多管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，檔案人員尚不能嫻熟使用電子檔案軟件，或者在選購(gòu)軟件時(shí)帶有一定的盲目性，從而不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)在檔案管理中的作用。

2電子檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1電子檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞

2.1.1對(duì)電子文件原稿保存的忽視。 目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2.1.2信息安全與保密問(wèn)題。 電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開放性。使電腦病毒和蓄意破壞的電腦“黑客”對(duì)檔案存放載體形成威脅，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

2.2電子檔案自身的缺陷

2.2.1電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題。 對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，肉容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

2.2.2電子檔案的長(zhǎng)期可讀性問(wèn)題。 當(dāng)人們使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料和光盤載體上后，電子檔案就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，才能識(shí)別它的信息內(nèi)容。因此，電子檔案在閱讀上的間接性和對(duì)生成環(huán)境的依賴性，決定了要處理、閱讀電子檔案必須借助于電子計(jì)算機(jī)將信息與載體結(jié)合在一起。

3解決電子檔案管理中問(wèn)題的對(duì)策

3．1電子檔案管理的原則

3.1.1規(guī)范性原則。 規(guī)范性是開展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。它要求所有檔案信息的電子化必須按照規(guī)定的技術(shù)模式、文本格式和工作標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，并盡可能采用國(guó)際通用標(biāo)準(zhǔn)。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣不僅能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男?，而且有助于選擇檔案信息電子化的最佳技術(shù)方案。

3.1.2可靠性原則。 人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，文件、檔案工作中相應(yīng)的制度保障也是十分重要。在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

3.1.3高效率原則。 檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上選擇最優(yōu)化的檔案信息電予化方案和最高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。合理的技術(shù)方案的確定，是整個(gè)電子化工程成敗和效率高低的關(guān)鍵，而優(yōu)良的電子化加工系統(tǒng)，是檔案信息電子化工程的助推器。

3.2解決電子檔案管理過(guò)程中問(wèn)題的對(duì)策

3.2.1采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施。 信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫、檔案?jìng)浞荨！畽C(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。應(yīng)當(dāng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理手段，努力提升館藏檔案的安全保護(hù)水平。

3.2.2重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)。 在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔窠人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

3.2.3加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理。 軟件管理上，要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)。參考文獻(xiàn)

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篇8

一、會(huì)計(jì)電子檔案信息管理平臺(tái)的搭建

1.利用會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)整合會(huì)計(jì)檔案信息

以會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)，整合SAP系統(tǒng)、共享報(bào)賬服務(wù)平臺(tái)、銀企直聯(lián)系統(tǒng)、資金稽核平臺(tái)等的報(bào)賬流程報(bào)賬和影像信息、自動(dòng)收集各種信息，保留調(diào)閱其它業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的能力，全方位提供會(huì)計(jì)檔案電子信息。

2.利用會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)管理全生命周期紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

通過(guò)電子檔案管理系統(tǒng)和影像子系統(tǒng)管理紙質(zhì)檔案制作、接收、流轉(zhuǎn)、出入庫(kù)、調(diào)閱等工作，借此將會(huì)計(jì)檔案電子信息和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)，使電子檔案管理系統(tǒng)成為管理全部周期會(huì)計(jì)檔案的信息平臺(tái)。

3.形成統(tǒng)一的電子會(huì)計(jì)檔案信息管理平臺(tái)

形成1個(gè)門戶、2個(gè)子系統(tǒng)、3個(gè)應(yīng)用層面構(gòu)成的統(tǒng)一的會(huì)計(jì)檔案管理平臺(tái)，會(huì)計(jì)電子檔案管理系統(tǒng)與影像子系統(tǒng)統(tǒng)一按門戶、集中存儲(chǔ)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安全規(guī)則，影像子系統(tǒng)數(shù)據(jù)在紙質(zhì)檔案歸檔完成后轉(zhuǎn)移至電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理。

二、形成基礎(chǔ)會(huì)計(jì)檔案影像化整體方案

1.借助報(bào)賬流程直接解決報(bào)賬類原始憑證影像化

通過(guò)掃描前置到報(bào)賬發(fā)起環(huán)節(jié)直接對(duì)報(bào)賬類原始憑證影像化，為后續(xù)管理和業(yè)務(wù)審批、會(huì)計(jì)處理全流程提供電子檔案信息支撐，通過(guò)提升流程效率補(bǔ)償掃描環(huán)節(jié)發(fā)生的勞動(dòng)耗費(fèi)。

2.利用信息自動(dòng)收集手段解決非報(bào)賬類原始憑證影像化

直接獲取非報(bào)賬類原始憑證所涉及轉(zhuǎn)固和預(yù)轉(zhuǎn)固、資產(chǎn)、省代、稅費(fèi)、收入等業(yè)務(wù)及相應(yīng)業(yè)務(wù)管理平臺(tái)生成的會(huì)計(jì)檔案電子信息，方便會(huì)計(jì)電子化處理及非報(bào)賬類原始憑證電子數(shù)據(jù)的直接生成。

3.通過(guò)現(xiàn)有業(yè)務(wù)管理流程改造引入影像化

對(duì)基于紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)的業(yè)務(wù)管理模式進(jìn)行改造，在業(yè)務(wù)管理流程初期引入影像化操作，使業(yè)務(wù)管理模式由基于紙質(zhì)流轉(zhuǎn)的處理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榛诩堎|(zhì)檔案的電子處理模式，如采購(gòu)類物料模塊憑證影像化管理試點(diǎn)問(wèn)題。

三、尋求銀行電子回單解決方案

1.尋求對(duì)直聯(lián)銀行回單進(jìn)行電子化對(duì)接

取得工行、招行、農(nóng)行、建行等主要直聯(lián)銀行配合，推進(jìn)銀行回單電子化對(duì)接，通過(guò)銀企直聯(lián)系統(tǒng)取得經(jīng)過(guò)稽核確認(rèn)的完整銀行電子回單支付數(shù)據(jù)，同時(shí)完成電子回單與電子記賬憑證之間的信息集成與關(guān)聯(lián)，支持后續(xù)電子會(huì)計(jì)檔案信息利用。

2.建立資金業(yè)務(wù)稽核機(jī)制，保證資金支付安全性

考慮到銀行業(yè)目前尚未形成可認(rèn)證的銀行電子對(duì)賬單，電子回單數(shù)據(jù)完整性無(wú)法直接核對(duì)確認(rèn)，需依靠保證電子支付業(yè)務(wù)安全的及時(shí)稽核機(jī)制確認(rèn)資金支付電子回單數(shù)據(jù)完整性。

3.與第三方支付公司合作實(shí)現(xiàn)非直聯(lián)銀行回單電子化

除主要直聯(lián)銀行外，剩余非直聯(lián)銀行全部采用直聯(lián)方式進(jìn)行銀行回單電子化成本過(guò)高，且費(fèi)時(shí)費(fèi)力。通過(guò)將剩余銀行賬戶交易轉(zhuǎn)移到第三方支付公司、交易最終結(jié)果直接進(jìn)入主要直聯(lián)銀行的方式可快速、高效地完成剩余銀行的回單電子化工作。

四、會(huì)計(jì)檔案“去紙質(zhì)”整理方案

1.形成記賬憑證電子化應(yīng)用模式

提出基于紙質(zhì)原始憑證的整理、制檔和檢索模式，通過(guò)原始憑證條碼信息解決原始憑證的成檔、檢索以及與記賬憑證之間的匹配問(wèn)題，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)取消打印保管紙質(zhì)記賬憑證，僅保管紙質(zhì)原始憑證的做法，同時(shí)在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)保管記賬憑證完整的電子信息。

實(shí)際操作中，原始憑證成檔在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中依舊以記賬憑證為基本單位，同時(shí)通過(guò)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)及紙質(zhì)檔案卷首的記賬憑證與原始憑證勾稽關(guān)系表管理卷內(nèi)紙質(zhì)原始憑證。

2.推動(dòng)賬簿及銀行回單電子化應(yīng)用工作

在各類賬簿、銀行回單初步電子化基礎(chǔ)上取消紙質(zhì)的打印、處理和保管工作，僅在電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)中保管對(duì)應(yīng)電子信息；利用電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的電子數(shù)據(jù)合成相關(guān)檔案信息滿足各項(xiàng)調(diào)閱需求。

五、開展業(yè)務(wù)協(xié)作，簡(jiǎn)化會(huì)計(jì)檔案相關(guān)操作流程

1.完善流程

通過(guò)與法律、檔案管理部門協(xié)作，將現(xiàn)有合同管理流程進(jìn)一步延伸到合同接收保管環(huán)節(jié)，形成合同閉環(huán)管理。在此基礎(chǔ)上將報(bào)賬過(guò)程直接應(yīng)用電子合同，節(jié)省合同報(bào)賬過(guò)程中反復(fù)提供、掃描、傳遞、稽核、保管紙質(zhì)合同的勞動(dòng)，堵塞報(bào)賬過(guò)程中利用未簽字、未審批合同報(bào)賬、利用不同合同版本取得報(bào)賬利益的漏洞。

2.引入影像化模式

與采購(gòu)、工程等部門合作，在業(yè)務(wù)管理流程中引入影像化模式，通過(guò)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)掃描提升業(yè)務(wù)管理流程審批效率，通過(guò)自動(dòng)獲取業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)生成影像化原始憑證，減少基于紙質(zhì)收集和流轉(zhuǎn)的物料模塊憑證整理勞動(dòng)及傳遞浪費(fèi)，為將來(lái)壓縮不必要的紙質(zhì)原始憑證流轉(zhuǎn)和保管打好基礎(chǔ)。

六、精心打造立體式會(huì)計(jì)檔案信息質(zhì)量管控模式

對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案信息產(chǎn)生和處理過(guò)程的責(zé)任，以及檔案信息在處理、交換、全方位收集與跟蹤方面的信息質(zhì)量予以控制，并通過(guò)相關(guān)制度體系予以落實(shí)。

1.依托報(bào)賬流程建立多元化信息質(zhì)量責(zé)任體系

明確報(bào)賬流程中報(bào)賬單位、報(bào)賬人及財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心（以下簡(jiǎn)稱“FSSC”）之間的責(zé)任關(guān)系，落實(shí)報(bào)賬人在信息申報(bào)、報(bào)賬單位和FSSC在電子會(huì)計(jì)檔案信息流轉(zhuǎn)與審核、FSSC在信息處理方面的管控職責(zé)，形成三位一體的信息質(zhì)量責(zé)任體系。

2.以事前稽核體系保證電子會(huì)計(jì)檔案信息的真實(shí)性和一致性

建立省市一體的兩級(jí)事前稽核體系，在防范報(bào)賬風(fēng)險(xiǎn)、健全內(nèi)部管理和控制的同時(shí)，保證縱向流程紙質(zhì)和電子會(huì)計(jì)檔案信息真實(shí)性和一致性，健全保障電子會(huì)計(jì)檔案信息品質(zhì)的長(zhǎng)效機(jī)制。

3.形成各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換與校驗(yàn)機(jī)制

統(tǒng)一電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)界面，建立標(biāo)準(zhǔn)化的系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換模式，設(shè)置系統(tǒng)間數(shù)據(jù)交換后的校驗(yàn)復(fù)核機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)獲取過(guò)程的一致性、完整性和安全性。

篇9

1．檔案保管方式不同。傳統(tǒng)的項(xiàng)目圖紙等實(shí)物檔案，按照卷冊(cè)號(hào)有序地存放于庫(kù)房的檔案排架上，依照檔案庫(kù)的防火、防霉、防盜等規(guī)定進(jìn)行保管。數(shù)字檔案的安全保管建立在數(shù)據(jù)中心的系統(tǒng)安全管理、設(shè)備操作管理、訪問(wèn)權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份管理等一系列的安全管理措施之上，側(cè)重于防病毒、防攻擊、防災(zāi)害等數(shù)據(jù)安全管理，其安全性明顯高于傳統(tǒng)檔案。

2．檔案利用方式不同。傳統(tǒng)檔案利用需要設(shè)計(jì)人員親自到檔案館借閱，且受限于實(shí)體檔案的數(shù)量、檔案的借閱情況、檔案館的開館時(shí)間等，利用率較低。數(shù)字檔案充分利用網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸?shù)谋憬菪院蛯?shí)時(shí)性，隨時(shí)為用戶提供瀏覽或下載檔案服務(wù)。數(shù)字檔案的使用率遠(yuǎn)遠(yuǎn)高于紙質(zhì)檔案，使檔案充分發(fā)揮出其自身的價(jià)值。但是，數(shù)字檔案的頻繁訪問(wèn)也對(duì)檔案系統(tǒng)的健壯性、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的合理性、檔案編研的科學(xué)性，提出了更高的要求。

二、在電力工程設(shè)計(jì)中加強(qiáng)數(shù)字檔案管理的對(duì)策

1．加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案管理服務(wù)于電力工程設(shè)計(jì)工作，所以，數(shù)字檔案管理平臺(tái)不是孤立的，而是與協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)集成于同一工作平臺(tái)。電力設(shè)計(jì)院的設(shè)計(jì)人員與檔案管理人員，都使用該平臺(tái)進(jìn)行設(shè)計(jì)和檔案管理等工作，并通過(guò)該平臺(tái)實(shí)時(shí)在線溝通。在協(xié)同設(shè)計(jì)平臺(tái)上設(shè)計(jì)完成的電力工程，其電子檔案基于網(wǎng)絡(luò)審核合格后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)接收、整理和網(wǎng)上歸檔。應(yīng)用檔案管理業(yè)務(wù)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)在線檔案收集，保證了電子文檔的真實(shí)性、及時(shí)性和有效性，并能定期對(duì)電子文檔進(jìn)行版本更新，極大地提高了工作效率。

2．構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)。檔案數(shù)字化是一項(xiàng)細(xì)致而繁瑣的工作，底圖和文書檔案需進(jìn)行掃描，聲像檔案可采用錄像轉(zhuǎn)視頻文件、照片生成電子圖片等方式，集中進(jìn)行數(shù)字化處理。工程檔案采用大流水工作方式數(shù)字化后，需進(jìn)一步進(jìn)行網(wǎng)上編目，自動(dòng)生成流水號(hào)、文檔掛接等工作，構(gòu)建各類檔案信息庫(kù)。檔案管理平臺(tái)具有電子檔案密級(jí)和權(quán)限劃分功能，可以根據(jù)密級(jí)和權(quán)限劃分規(guī)則，對(duì)全部電子檔案進(jìn)行密級(jí)和權(quán)限劃分，從而實(shí)現(xiàn)了檔案信息庫(kù)的自動(dòng)安全管理。

篇10

一、數(shù)字化發(fā)展在高職院校檔案管理中的重要價(jià)值

首先，電子檔案具有體積小，使用壽命長(zhǎng)，容易復(fù)制，傳遞速度快和便于存儲(chǔ)等紙質(zhì)檔案不可比擬的優(yōu)勢(shì)。對(duì)目前的社會(huì)發(fā)展來(lái)說(shuō)，電子檔案具有更高的實(shí)用性。高職院校檔案管理的數(shù)字化將會(huì)實(shí)現(xiàn)從紙質(zhì)檔案到數(shù)字化檔案的跨越，對(duì)傳統(tǒng)的檔案工作產(chǎn)生了前所未有的沖擊，具有很強(qiáng)大的影響力。其次，選擇數(shù)字化也是高職院校檔案信息工作發(fā)展的結(jié)果。高職院校是人才培養(yǎng)的重要基地，也是傳承中華文明應(yīng)用先進(jìn)科技的主要機(jī)構(gòu)，具有先進(jìn)的文化理念。隨著高職院校的不斷改革發(fā)展，檔案的門類不斷增多，內(nèi)容更加復(fù)雜化、多樣化，當(dāng)然數(shù)量也會(huì)更為繁多。高職院校檔案數(shù)字化的管理方法恰好適應(yīng)了高職院校的發(fā)展要求。再次，實(shí)行高職院校檔案管理的信息化也是檔案工作人員不斷發(fā)展自身素質(zhì)適應(yīng)時(shí)代要求的選擇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式明顯不能滿足新型檔案管理的需要，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷更新，管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)也會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

高職院校檔案數(shù)字化建設(shè)是校園工程的重要組成部分，也是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，是檔案信息資源共享的前提。為了使檔案信息的利用更加方便、準(zhǔn)確與快捷，更好地服務(wù)學(xué)校、服務(wù)社會(huì)，必須發(fā)展檔案數(shù)字化。同時(shí)這也是國(guó)家信息化戰(zhàn)略的發(fā)展要求。

二、高職院校檔案管理的數(shù)字化發(fā)展策略

數(shù)字化是檔案管理的必然趨勢(shì)，目前正值庫(kù)存檔案向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要時(shí)期，庫(kù)存檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設(shè)的核心內(nèi)容。下文從數(shù)字化工作的科學(xué)性、實(shí)用性、工作途徑和工作手段四個(gè)方面對(duì)高職院校檔案管理數(shù)字化路徑做了詳細(xì)分析。

1.實(shí)現(xiàn)庫(kù)存檔案數(shù)字化

（1）優(yōu)化數(shù)字化管理工作。檔案資料數(shù)量龐大，其中含有大量鑒定后會(huì)做銷毀處理的檔案和未鑒定的檔案。如果盲目地將這些檔案悉數(shù)數(shù)字化，只會(huì)大幅度增加檔案數(shù)字化管理工作的負(fù)擔(dān)和難度，同時(shí)白白浪費(fèi)掉大量的資金、資源。因此，庫(kù)存檔案數(shù)字化要采取科學(xué)合理的方式進(jìn)行。要制定科學(xué)合理的檔案優(yōu)化方案，做好庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作。根據(jù)高職院校檔案管理的具體情況以及高職院校檔案所屬年代、使用頻率、保密級(jí)別和保管年限等等，對(duì)庫(kù)存檔案的優(yōu)化工作制定出一份科學(xué)合理的方案。

（2）有選擇性實(shí)施數(shù)字化發(fā)展。根據(jù)制定好的檔案優(yōu)化方案，評(píng)估鑒定庫(kù)存檔案的利用頻率、實(shí)用性和價(jià)值，按照高職院校檔案的保密等級(jí)、內(nèi)容優(yōu)先級(jí)和年度優(yōu)先級(jí)三個(gè)方面確定檔案數(shù)字化的合理范圍。首先對(duì)那些急需修補(bǔ)的檔案和利用頻率高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，確保庫(kù)存檔案資源的有效利用。針對(duì)不適合現(xiàn)有的數(shù)字化檔案管理方法的檔案，例如沒(méi)有解密或密級(jí)較高的、暫時(shí)不用的和保存價(jià)值較高的檔案，可以暫時(shí)不進(jìn)行數(shù)字化，待檔案管理的數(shù)字化科技條件進(jìn)一步發(fā)展成熟之后再做科學(xué)安排處理，檔案信息數(shù)字化是有條件有選擇的數(shù)字化。

（3）選取多種工作手段。目前使用的數(shù)字化手段多種多樣，比如拍照、掃描、著錄編輯等，可以根據(jù)庫(kù)存檔案的不同類別，采用不同的數(shù)字化手段。針對(duì)著錄是要特別注意的問(wèn)題、掃描后的處理辦法和掃描的分辨率等等要制定出合理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，用以提高檔案管理工作的效率。由于紙質(zhì)的文檔掃描以后，其本質(zhì)是圖片，依然不能實(shí)現(xiàn)全文檢索，雖然能通過(guò)屏幕進(jìn)行閱讀打印，但打印的文檔存在兩大問(wèn)題，首先，費(fèi)用高，其次，不能起到憑證的作用，需要原件復(fù)印以后加蓋檔案證明章才能有效。聲像、實(shí)物檔案等文件資料可以采用拍音頻視頻采集或拍照的手段首先形成電子文件，然后上傳至高職院校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。之后，還要對(duì)電子文件的單位及人員名稱、活動(dòng)內(nèi)容、獲獎(jiǎng)情況等進(jìn)行著錄編輯。

2.實(shí)現(xiàn)電子文件檔案化

實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理的另一個(gè)重點(diǎn)內(nèi)容就是電子文件的建設(shè)。

電子文件檔案化的第一個(gè)要求就是完善檔案管理制度，把電子文件的歸檔納入管理制度當(dāng)中去。完善的檔案管理制度對(duì)檔案管理工作起著事半功倍的作用。對(duì)于紙質(zhì)文件相應(yīng)的電子文件要做到及時(shí)的收集并準(zhǔn)確注明移交情況，實(shí)現(xiàn)文件的遠(yuǎn)程利用和全文檢索。電子文件要有統(tǒng)一的的格式命名標(biāo)準(zhǔn)，例如工程圖紙使用DWG格式、圖片統(tǒng)一采用JPEG格式、文檔使用PDF格式等等。同時(shí)，由于電子文檔大多是紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)換孤傲來(lái)的，內(nèi)容也與紙質(zhì)文檔相同，因此歸檔時(shí)還要注意避免重復(fù)。