導語：如何才能寫好一篇人事檔案管理規(guī)定，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

第二條  本規(guī)定適用于具有本市城鎮(zhèn)居民戶口，其人事檔案由戶口所在地街道（鎮(zhèn)）勞動部門管理，并已進行了求職登記的待業(yè)人員中申請出國或已經(jīng)批準出國的原城鎮(zhèn)待業(yè)人員。

第三條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門負責為申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員出具身份證明信；并依據(jù)國家有關(guān)規(guī)定出具公證證明材料。

經(jīng)批準出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案仍由街道（鎮(zhèn)）勞動部門管理；回國后，申請就業(yè)的，由街道（鎮(zhèn)）勞動部門為其辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第四條  城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請涉外、涉港、澳、臺民事公證時，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應根據(jù)其檔案所記載的內(nèi)容和近期域外親屬來信，為其出具出生、結(jié)婚、離婚、未婚、學歷、經(jīng)歷、國內(nèi)親屬關(guān)系和域外親屬關(guān)系的公證證明材料。

第五條  凡申請辦理出國證明手續(xù)的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，須在辦理求職登記滿一個月后，方予辦理待業(yè)人員身份證明信和有關(guān)公證證明材料。

第六條  申請出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員在辦理公證證明材料時，應與街道（鎮(zhèn)）勞動部門簽訂《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員出國委托保存人事檔案合同書》（合同文本由市勞動局統(tǒng)一印制）。

第七條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門按照市物價局的規(guī)定，對申請出國或已批準出國的待業(yè)人員，收取辦理公證證明的手續(xù)費和檔案保管費。

第八條  出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案保管期限為兩年。期滿后，出國人員仍未回國的，須由具有本市城鎮(zhèn)戶口的直系親屬在期滿后一個月內(nèi)，持“戶口薄”、“居民身份證”到街道（鎮(zhèn)）勞動部門為其辦理《委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書》。

本規(guī)定前已經(jīng)出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員，其人事檔案的保存和管理亦按上述規(guī)定辦理。

第九條  對于出國的城鎮(zhèn)待業(yè)人員的人事檔案，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應另冊管理，其在出國期間不作為街道（鎮(zhèn)）社會勞動力管理對象。

第十條  街道（鎮(zhèn)）勞動部門辦理出國證明手續(xù)的原待業(yè)人員在國外期間，需委托國內(nèi)親屬辦理有關(guān)公證時，街道（鎮(zhèn)）勞動部門應按照規(guī)定的出具公證證明材料的范圍，以檔案內(nèi)容為準，如實開具公證證明材料。

第十一條  對于已經(jīng)出國而未委托親屬簽訂或續(xù)訂存檔合同書的城鎮(zhèn)待業(yè)人員中的出國人員，回國時，須補交檔案保管費后，街道（鎮(zhèn)）勞動部門才能予以辦理求職登記及就業(yè)手續(xù)。

第十二條  本規(guī)定執(zhí)行中的問題由市勞動局負責解釋。

第十三條  本規(guī)定自1991年9月1日起施行。

北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員委托保存人事檔案合同書根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定  街道（鎮(zhèn)）勞動科（以下簡稱甲方），和  同志（以下簡稱乙方）經(jīng)協(xié)商同意，就乙方出國以后的人事檔案保存問題訂立合同如下：

一、乙方自愿委托甲方保存人事檔案。

二、合同期自年  月  日起至  年  月  日止。

三、存檔合同期滿，本合同自行解除。乙方在合同期限內(nèi)回國，可以辦理提前解除本合同的手續(xù)。

四、自合同簽訂之日起滿一年，乙方未能出國，亦可提前解除。

五、甲方責任：

1.負責保存管理乙方檔案；

2.為乙方辦理出國手續(xù)提供有關(guān)公證證明材料；

3.本合同期期未滿，乙方提前回國，甲方應在審驗乙方“戶口簿”和“護照”后，扣除實際存檔月份，退還其余存檔保管費。

4.甲方對申請出國而未能正式出國的乙方，合同執(zhí)行一年以后，審驗乙方“戶口簿”，退還全部保管費。

六、乙方責任：

1.合同期間乙方應按有關(guān)規(guī)定交付甲方管理費每月10元，自合同簽訂之日起一次交清合同期間的全部費用。

2.合同期滿，如乙方仍未回國，應委托在京的直系親屬在期滿一個月內(nèi)與存檔部門續(xù)訂合同，并繳納檔案保管費。

七、本合同自簽訂之日起生效。

八、本合同一式三份，甲、乙雙方各執(zhí)一份，裝入乙方人事檔案中一份。

甲方（單位公章）                乙方（簽字、蓋章）

年    月    日

備注：本合同期滿，乙方自愿委托在京直系親屬    同志

與甲方續(xù)訂存檔合同書。

乙方（簽字）

在京直系親屬（簽字）                年    月    日

在京直系親屬聯(lián)系電話：

地址：

委托親屬續(xù)訂保存人事檔案合同書

根據(jù)《北京市城鎮(zhèn)待業(yè)人員申請辦理出國手續(xù)和檔案管理暫行規(guī)定》的有關(guān)規(guī)定，  街道（鎮(zhèn)）勞動科（以下簡稱甲方）與已出國的  同志委托人同志（以下簡稱乙方），續(xù)訂保存人事檔案合同，合同期限自年  月  日起至  年  月  日止。合同的其它條款按照原合同文本的條款執(zhí)行。

篇2

遼寧中醫(yī)藥大學附屬第四醫(yī)院遼寧沈陽110101

摘要院人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化，做好人事檔案保密工作。

關(guān)鍵詞 院人事檔案；保密

人事檔案信息是記錄個人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動等情況的文件材料，記載了大量的個人信息，是十分重要的信息資源。因此，可以說，人事檔案是企事業(yè)單位的無形資產(chǎn)。在人事檔案中，有著大量的可以公開的非秘密信息，但同時也蘊含著大量的個人隱私信息，這就要求檔案管理工作者提高辨別信息是否涉密的本領(lǐng)，同時增強對涉密人事信息的管制力度，不斷推進檔案管理工作規(guī)范化、標準化，做好人事檔案保密工作。

1 提高人事檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

人事檔案管理人員是為社會主義現(xiàn)代化事業(yè)而奮斗大軍中的一員，人事檔案管理人員要具備的職業(yè)道德是社會主義職業(yè)道德規(guī)范的具體表現(xiàn)和補充?！皭蹗従礃I(yè)、誠實守信、辦事公道、服務群眾、奉獻社會”是我們社會主義職業(yè)道德的主要內(nèi)容和基本規(guī)范，也是我們?nèi)耸聶n案管理人員應該具備最基本的素質(zhì)和必備的法律要求。根據(jù)《中華人民共和國檔案法》相關(guān)要求，檔案人員應做到“忠于職守、遵守紀律、具備專業(yè)知識”。這已經(jīng)將檔案人員的職業(yè)道德素質(zhì)直接提升到了法律要求的高度，從他律性的角度對檔案管理工作的權(quán)責進行了明確。從事人事檔案管理工作的人員，必須把握好檔案管理職業(yè)的自律性與他律性，首先做到能夠?qū)n案管理工作對自身提出的要求與自己在工作中樹立起來的理想信念相結(jié)合，同時也要牢記法律規(guī)定，嚴格遵紀守法，做好《檔案法》中要求的每一項工作。

2 增強人事檔案保密意識

人事檔案管理人員是人事檔案保密工作的主要負責人。能否履行好檔案保密工作職責是做好人事檔案管理工作的重要一環(huán)。因此，檔案人員應繃緊保密這根弦，高度樹立人事檔案保密意識。

2.1 提高保密意識，學習人事檔案法律法規(guī)檔案管理人員應熟練掌握《保密法》、《檔案法》等人事檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，在統(tǒng)一思想、提高認識的基礎(chǔ)上，牢固樹立保密觀念，增強保密意識。

一是充分了解人事檔案的定密依據(jù)、解密時間及保密相關(guān)要求，為日常檔案管理工作提供法律法規(guī)依據(jù)。

二是積極參加人事檔案保密的交流培訓活動，提高業(yè)務素質(zhì)，明確國家最新的規(guī)范規(guī)定，鞏固保密知識。

三是定期開展保密自查活動，對各個易涉密的風險點進行定期自查，一方面差缺補漏，一方面對各檔案管理人員提出新要求，以此為契機宣傳人事檔案保密工作的重要性，提高檔案管理人員的保密意識，督促其學習人事檔案保密知識。

2.2 增強檔案管理人員的保密責任感

人事檔案中蘊藏著大量的個人信息，其中不乏個人隱私信息。因此，要做好人事檔案管理工作，必須樹立高度的責任感，在工作中細致嚴謹，確保不發(fā)生人事檔案泄密事件。要制定檔案管理工作制度，各負其責，分兵把守，將責任落實到個人，使檔案管理工作人員能夠在制度的嚴格約束下，自覺維護檔案秘密性，做好人事檔案保密工作。

3 做好人事檔案存放過程中的保密管理工作

“保密工作無小事。”在人事檔案的存放過程中，我們主要應注意以下幾點。

3.1 要加強人事檔案存放庫房的管理工作

人事檔案存放的庫房是做好保密工作，維護檔案安全的重要保障。檔案庫房要嚴格按照國家有關(guān)規(guī)定進行建設(shè)。從保密角度考慮，一般不應將人事檔案存放庫房設(shè)在辦公樓的最底層。人事檔案室的門窗應牢固可靠，檔案庫房應制定嚴格的管理制度。人事檔案室內(nèi)，設(shè)有專門的涉密人事檔案保險柜，由專人負責管理，無關(guān)人等一律禁止入內(nèi)。

3.2 嚴格人事檔案存放管理制度

檔案人員要切實承擔起維護人事檔案完整與安全的職責:一是保證人事檔案完整，建立健全管理制度，使用人事檔案要經(jīng)過層層嚴格的審批手續(xù)，有效避免人事檔案的損壞，同時，發(fā)現(xiàn)人事檔案有損壞及破損要馬上修復補救，以免以后遺忘或增加破損；

二是保證人事檔案的安全性，提供足夠的人力物力財力保障，負責人員要嚴格職守，積極采購保密箱、保密柜、防盜門等并投入使用，杜絕檔案遺失或失竊的問題；

三是保證人事檔案存放的統(tǒng)一性與有序性，按照國家相關(guān)規(guī)定，規(guī)范人事檔案卷宗排列方式和次序，使人事檔案排列有序，整齊規(guī)范，便于管理與查找。人事檔案管理人員要嚴格按照檔案存放管理制度進行日常管理，保證好人事檔案的安全與保密。

4 落實人事檔案保密工作職責

篇3

做好干部人事檔案管理工作有利于加強對政治責任的重視。干部人事檔案管理工作中對干部的個人資料的搜集及整理記錄，不僅反映出了一個干部和整個干部隊伍的歷史面貌，同時也深刻地反映出了不同歷史時期我黨的人事組織工作的內(nèi)容和發(fā)展規(guī)律，這對我黨以及國家的歷史了解及研究提供了重要的文獻資料，并且為我黨的執(zhí)政規(guī)律的探尋以及進行相應的愛國主義教育提供很好的素材。

二、做好干部人事檔案管理工作所應遵循的原則

（一）安全性原則

安全性原則是干部人事檔案管理的基本原則，要想做好這項工作，就必須要對干部資料進行有效的保存和保護，特別是企業(yè)檔案室的庫存管理，必須要完全嚴格按照規(guī)定的硬件標準來執(zhí)行建設(shè)，在檔案管理工作中的“六防”原則，要完全執(zhí)行，所謂的“六防”即防火、防蟲、防潮、防盜、防腐和防強光照射。防盜門窗、鐵質(zhì)檔案柜設(shè)施堅固，空調(diào)、溫濕度計、加濕器、復印機、切紙打孔機、滅火器、防腐防蟲物品齊備，庫房面積和人事檔案卷數(shù)匹配，檔案庫房、閱覽室、辦公室“三室”分開，管理人員具有高度的政治責任感和責任心，自始至終把安全放在首位，把好進出人事檔案室安全關(guān)。

（二）規(guī)范化原則

我國干部人事檔案工作應該充分依照現(xiàn)行的《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》及上級檔案目標管理規(guī)定，建立健全各項管理制度，特別是要從保密、安全、歸檔、立卷和查閱等方面，來建立起相當完善的規(guī)章制度，對人事檔案管理工作的每一個細小環(huán)節(jié)都要進行嚴密的規(guī)范化管理。在干部人事檔案管理工作中，最主要的工作就是搜集信息、鑒別信息、歸檔資料和進行業(yè)務建設(shè)，這是充分提高我國人事檔案管理質(zhì)量的前提和基礎(chǔ)。在干部人事檔案管理環(huán)節(jié)中，放在第一位的必定是信息的搜集，因此為了進行規(guī)范化管理，就必須要建立起一個網(wǎng)絡狀的收集體系，各個工作位置上，必須要明確自身的工作責任，收集自己需要的內(nèi)容。在各司其職的前提下，管理工作必須要進行相應的創(chuàng)新，在堅持網(wǎng)絡狀收集的基礎(chǔ)上，同時還應該進行經(jīng)常性收集和針對性收集，普通收集和重點收集相結(jié)合的收集方式；另外，檔案人員具有較強責任心，積極主動收集缺少材料；四是嚴把材料“入口關(guān)”，加大送交材料鑒別力度。如涂改造假、材料手續(xù)不全、錯裝錯收等不符合要求的材料，要及時與材料形成部門聯(lián)系，整改完善。

（三）保密性原則

干部人事檔案管理工作中，工作人員必須要謹記保密性的原則，嚴格地遵守個性保密規(guī)定，以制度為準繩，以程序為標準，摒棄私情，嚴格保證檔案內(nèi)容不被泄露，時刻保證嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度及狀態(tài)，以嚴格地紀律性和嚴肅性規(guī)范自己的工作。堅持每半年對人事檔案案卷進行一次檢查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

（四）服務原則

提供利用是檔案價值的重要體現(xiàn)。開發(fā)干部檔案信息資源，為干部人事工作服務，是干部檔案工作的最終目的。強化服務意識，增強服務功能，創(chuàng)新利用手段，以“全、準、新”的信息量，為組織、領(lǐng)導決策和職工的排疑解惑服務。二是正確處理好檔案利用與保密的關(guān)系。檔案利用有利于保密，保密是為了保證檔案能在一定的范圍內(nèi)得到更好利用，積極為干部選拔任用、政審、技術(shù)職稱評定、辦理離退休、住房分配、薪酬待遇等工作提供服務支持。三是積極探索和研究干部檔案利用的特點和規(guī)律，加強信息資源處理與管理。

三、結(jié)束語

篇4

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案管理；問題；創(chuàng)新思路

近年來，隨著我國事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入和發(fā)展，事業(yè)單位傳統(tǒng)的人事檔案管理存在的問題日益凸顯，導致人事檔案管理的效果不佳。如何改革和創(chuàng)新人事檔案管理，促進事業(yè)單位人事檔案管理再上新臺階，已經(jīng)成為事業(yè)單位面臨的一個重要問題。鑒于此，本文對這一課題的研究，對事業(yè)單位人事檔案管理具有一定的參考意義。

一、事業(yè)單位人事檔案管理存在的問題

（一）事業(yè)單位對人事檔案管理的重視程度不夠

目前，在事業(yè)單位中，人事檔案管理工作往往處于一種比較被動的位置，這是因為很多事業(yè)單位認為人事檔案管理工作只是對一些資料進行抄寫，除了應對查檔等工作外沒有什么價值，從而就沒有將人事檔案管理工作納入到單位長期的發(fā)展戰(zhàn)略當中，最終導致人事檔案管理質(zhì)量不佳。

（二）事業(yè)單位缺乏健全的人事檔案管理制度

由于單位對檔案管理不夠重視，因而也沒有重視管理制度的建設(shè)，管理制度的缺乏進一步導致了人事檔案管理水平低下的情況，因此，建立完善的人事檔案管理制度刻不容緩。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)偏低，導致檔案收集工作力度不夠

在很多事業(yè)單位的人事檔案管理中，多數(shù)的管理人員并不是專業(yè)的檔案管理人員，并且還存在管理人員身兼數(shù)職的情況，這些情況都導致人事檔案管理工作中對檔案收集工作的力度不夠，從而影響了管理工作的效果。

（四）檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全，檔案管理的質(zhì)量堪憂

檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施不夠健全是事業(yè)單位人事檔案管理中存在的一個比較嚴重的問題，導致檔案存在一定的安全隱患，檔案損毀以及丟失的情況屢見不鮮。另外，缺乏健全的基礎(chǔ)設(shè)施，還降低了人事檔案使用的效率，失去了人事檔案管理的意義。

二、事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）事業(yè)單位要提高對人事檔案管理的重視程度，將其提到重要的議事日程上

首先，事業(yè)單位的領(lǐng)導者應該要充分認識到人事檔案管理的重要意義和價值，從而提高對人事檔案管理的重視程度，將其納入事業(yè)單位日常的管理工作中。其次，事業(yè)單位可以考慮針對人事檔案管理成立專門的領(lǐng)導小組，有領(lǐng)導者做組長，從而提高人事檔案管理的地位。最后，對人事檔案管理實行競爭上崗的制度，同時采取有效的考核制度，從而定性和定量兩個方面加強對人事檔案管理的考核工作，從而推動人事檔案管理向規(guī)范化和科學化的方向發(fā)展[1]。

（二）建立完善的人事檔案管理制度，不斷優(yōu)化人事檔案管理工作的體系

完善的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)和前提，因此建立完善的人事檔案管理制度，優(yōu)化管理工作體系至關(guān)重要。首先，事業(yè)單位要在符合國家檔案文件管理規(guī)定的基礎(chǔ)上，根據(jù)本單位的實際情況來制定一套完善的、有針對性的、可操作的人事檔案管理制度，以便人事檔案管理工作有序進行。其次，根據(jù)人事檔案管理具體的工作內(nèi)容，不斷完善人事檔案管理工作的體系，從而保障各項管理工作真正落實到位，并取得良好的效果[2]。

（三）派遣專業(yè)的人事檔案管理人員從事相關(guān)的管理工作，做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

首先，事業(yè)單位要派遣專業(yè)的檔案管理人員來負責人事檔案管理工作，為檔案管理工作提供良好的人才基礎(chǔ)，保障檔案管理工作的質(zhì)量。人事檔案管理屬于一項復雜的工作，相應的對管理人員的要求也較高，因此事業(yè)單位要派遣專業(yè)的檔案管理人員從事相關(guān)的管理工作。其次，加強對管理人員的教育和培訓工作，建設(shè)一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍，從而提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量[3]。

（四）完善人事檔案管理的硬件設(shè)施，提高人事檔案管理的質(zhì)量

完善的人事檔案管理硬件設(shè)施是保障檔案安全的基礎(chǔ)和必要條件，因此事業(yè)單位一定要配備先進的硬件設(shè)施。首先，事業(yè)單位要將檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)納入到單位整體的建設(shè)當中，盡快完善所需的硬件設(shè)施。其次，配備具體的硬件設(shè)施，如檔案庫房、除濕機、計算機等，只有將硬件設(shè)施準備好，才能保障人事檔案的安全，提高人事檔案管理的效率[4]。

三、結(jié)語

總而言之，事業(yè)單位要想提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，必須要對其管理手段進行創(chuàng)新，根據(jù)本單位的實際情況，積極的采取有效的措施來加強對人事檔案的管理，提高人事檔案管理的水平，只有這樣才能促進人事檔案管理發(fā)生根本性的轉(zhuǎn)變，充分發(fā)揮其積極效果，為事業(yè)單位的發(fā)展服務。

參考文獻：

[1]李鳳娟,牛穎.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志,2015,(1):272.

[2]張葒.事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路分析[J].魅力中國,2014,(23):33.

[3]王愛榮.關(guān)于事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J].黑龍江史志,2015,(8):65.

篇5

人事檔案管理作為人力資源管理的重要組成之一存在許多問題，本文對其進行深入分析并提出有效措施，以便為企事業(yè)單位的發(fā)展做出更大的貢獻。

關(guān)鍵詞:

人力資源管理；人事檔案管理

一、人力資源管理視角下的人事檔案管理工作存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾方面

(一)檔案資料缺乏真實性和完整性

近年來，許多企事業(yè)單位頻頻出現(xiàn)人事檔案資料造假事件，人事檔案資料的真實性以及檔案信息的完整性表現(xiàn)出許多問題。這給單位的各項人力資源管理工作造成巨大的負面影響，不能正確匹配人力資源信息，有時甚至會影響企業(yè)的正常經(jīng)營。多數(shù)企事業(yè)單位制定的員工檔案信息表比較簡潔、內(nèi)容一致，缺乏針對性。其中員工的人口學信息、家庭成員關(guān)系是私營企業(yè)和事業(yè)單位的必備內(nèi)容，但是有關(guān)個人學習經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的介紹卻要求較少，員工只要提供時間和地點就可以，不需要具體闡述專業(yè)學習情況和工作成就。信息缺乏實質(zhì)性，不能直接反映出員工的工作能力，降低了人力資源工作效率，增加了管理成本。以上這些問題嚴重損害了人事檔案資料的真實性和完整性。

(二)人事檔案的利用率較低

企事業(yè)單位管理層和人事管理者對人事檔案資料的重視程度不夠，日常工作中很少花費時間和精力對人事檔案資料進行分類、整理、分析，對人事工作的長遠發(fā)展缺少規(guī)劃和設(shè)想。其實，做好人事檔案統(tǒng)計分析工作可以節(jié)約管理成本，提高企業(yè)工作效率，增加效益，如分析生源地、性別、學歷、性格等因素對單位的人才流失率的影響，確保招聘工作有針對性，可以減少人才流失。

(三)人事檔案更新滯后

多數(shù)企事業(yè)單位的人事檔案資料缺乏時效性，更新嚴重滯后或者沒有更新。員工入職時填寫的人事檔案到離職時沒有任何補充，人事資料內(nèi)容陳舊，多是入職登記表、工資表、季度（年度）考核表等。人力資源管理者從這些資料中無法獲知員工的最新動態(tài)，如職業(yè)規(guī)劃、崗位期待、崗位職責、工作建議等?？梢姡笫聵I(yè)單位要定時更新人事檔案資料，根據(jù)工齡、崗位等增加相應的資料內(nèi)容，要不斷充實和豐富檔案資料，了解員工的實際需求，提高員工工作積極性，為企業(yè)創(chuàng)造更多價值。

(四)人事檔案管理方式落后

多數(shù)企事業(yè)單位沒有及時更新管理手段，不能滿足時代需求，導致人事檔案管理工作缺乏科學性，降低了工作效率。另一方面，多數(shù)單位對科學管理人事檔案沒有正確認識，重視度不夠，沒有配備足夠的人力、物力、財力，各項設(shè)施不能同步，多數(shù)人事檔案還是在紙堆里打轉(zhuǎn)。經(jīng)營狀況不佳的企事業(yè)單位沒有專門的人力資源管理部門，分配的庫房較小，人事工作由一人負責或者其他員工兼職，工作人員不能全力開展工作。這樣的工作理念、工作方式更加劇了人事檔案資料弄虛作假的程度、時效性更差，人事工作的效率不能保障，給企業(yè)效益造成一定程度的影響。

(五)人事檔案管理者的專業(yè)素質(zhì)較低

部分企事業(yè)單位的人事檔案管理者專業(yè)素質(zhì)較低，缺乏理論知識，對人事工作的開展沒有足夠的認識，對人事檔案工作的理解過于簡單化、片面化，認為人事檔案就是員工的入職登記表，人事工作就是招人。這主要是因為企事業(yè)領(lǐng)導對人力資源管理工作人事模糊，對人事檔案工作者的專業(yè)性要求不高，對人事工作的重要性沒有足夠的認識。人事檔案管理工作者的工作態(tài)度不端正，檔案資料“有”就行、“不全”沒有關(guān)系。并且這些工作人員的綜合素質(zhì)不高，缺乏職業(yè)道德精神、法律觀念淡薄，導致人事檔案管理工作在企業(yè)經(jīng)營過程中不能充分發(fā)揮作用。

二、人力資源管理視角下加強人事檔案管理工作的幾項措施

(一)加強人事檔案管理專業(yè)隊伍的建設(shè)

人事檔案規(guī)范化管理的根本保障是工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。首先是人事檔案和人力資源理論知識的深入認識。領(lǐng)導者和員工必須意識到加強人事檔案管理是企業(yè)規(guī)范化管理的重要環(huán)節(jié)。其次是與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)、行業(yè)標準的培訓。這是與行業(yè)接軌、同步前行的基本條件。三是人事檔案管理的操作技能。人事檔案信息化建設(shè)、現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)等，先進的管理知識和管理方式要積極運用到實際工作中。四是增強工作者的服務意識，積極與各部門協(xié)調(diào)、溝通，了解他們的需求，更好地為單位的人力資源管理和領(lǐng)導層決策服務。

(二)完善人事檔案管理制度

要提升人事檔案管理工作的質(zhì)量必須建立健全人事檔案管理制度。許多企事業(yè)單位的人事檔案管理規(guī)定比較陳舊，與國家相關(guān)政策有出入，因此，深化人事檔案管理制度的當務之急是根據(jù)新時期、新情況、新目標制定更為科學化、合理化的人事檔案管理制度，修改落后的管理措施、增加新的管理方法、刪掉陳舊的管理模式。日常工作中，人事檔案管理者要定期整理、歸檔檔案資料，對資料信息進行統(tǒng)計分析，為其它相關(guān)工作和相關(guān)部門服務，促使人事檔案管理工作再上一個新臺階。

(三)豐富人事檔案信息

人事檔案資料不完整、不準確、過于簡單片面是多數(shù)企事業(yè)單位面臨的難題。不斷收集、補充檔案信息，擴大信息資源是必須做好的基礎(chǔ)性工作。資料內(nèi)容要凸顯職員的工作能力、誠信、專業(yè)特長、工作建議、任職情況等方面的內(nèi)容，最大限度地為人力資源管理者提供更有價值的信息。

三、總結(jié)

隨著經(jīng)濟全球化步伐的加快，人力資源管理是許多優(yōu)秀企事業(yè)單位的核心，而做為其中的重要部門之一，人事檔案管理也逐漸受到人們的重視。因此，企事業(yè)單位的人事檔案管理工作人員必須提高自身素養(yǎng)、積極采取措施、緊跟時代步伐，努力提高人事檔案管理水平，為企業(yè)發(fā)展做出更大的貢獻。

作者：張烏蘭格日勒 單位：蒙古烏蘭察布市疾病控制中心

參考文獻:

篇6

關(guān)鍵詞：解析；人事；檔案管理

目前我國信息發(fā)展迅速，很多曾經(jīng)我們不了解的工作，其神秘面紗都漸漸被揭開。人事檔案就是其中之一，而與此同時，很多曾經(jīng)存在卻沒有被注意的問題漸漸顯露了。比如新的要求被提出，而現(xiàn)有的人事檔案歸檔的范圍并不能發(fā)揮什么作用，大量的材料但是卻沒有太有用的總結(jié)內(nèi)容，在檔案管理工作的工人工作狀態(tài)較差，缺乏對待工作的熱情，檔案的管理業(yè)不是特別安全等等。大量的問題在檔案管理工作中出現(xiàn)，只有解決了，才能更好的推展檔案管理工作。

1 由于我國的經(jīng)濟發(fā)展越來越迅速，許多事業(yè)單位由于擴張的原因?qū)е铝巳耸聶n案管理中的許多問題逐漸的明顯起來

1.1 過于傳統(tǒng)的管理方式

目前來看，即使我們修訂了相關(guān)的管理規(guī)定，但對于目前的信息社會來說是遠遠不夠的，過于傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)是二十多年前形成的了，很多制度都和現(xiàn)在的社會發(fā)展脫節(jié)，單一的工作重點，沒有一個制度能夠把我們這個現(xiàn)有時代的新鮮信息添加進去，模式太過于陳舊。

1.2 沒有作為一項重要工作

嚴格的來說，對于人事單位檔案的管理，這應該是一項非常重要的工作，只有更加專業(yè)的管理單位才能勝任，但是由于很多事業(yè)單位對這項工作不夠重視，沒有意識到他的嚴重性，交托的管理單位并不是非常專業(yè)，其工作人員的檔案管理能力有很多欠缺，導致了檔案管理出現(xiàn)問題。

2 重視人事檔案安全管理問題

2.1 存在假檔

由于管理不夠嚴格，虛假檔案，檔案造假是經(jīng)常會的一個現(xiàn)象，也是目前來說一個比較嚴重的問題。舉個例子，很多握有一些權(quán)勢人會利用檔案的造假來做一些不好的事，像學歷不夠高的把自身的學歷改高，把檔案中的年齡改大改小，還有更加嚴重的假檔，是為了在評審等中消滅證據(jù)修改證據(jù)等。

2.2 丟失檔案

以現(xiàn)有的檔案管理方式來說，丟失檔案的事情時有發(fā)生。檔案的材質(zhì)通常都是使用紙張，并且檔案是由個人所在的事業(yè)單位所保管的，一旦個人不要這份檔案，檔案就會被發(fā)回其原有戶籍地保存。在檔案被保存的地方，很多時候會發(fā)生不可預測的一些自然或人為災難等，例如地震水災等，這時就會不可挽回的導致檔案的丟失并且是永久性質(zhì)的。當然，由于管理單位的不重視看管檔案，也會造成不小心被盜賊拿走等情況。檔案的丟失對于事業(yè)單位和國家來說都是有著一些影響的，比如人事檔案不夠完整，許多信息丟失使檔案的意義消失等等，這些都應該是我們盡量避免發(fā)生的事情，所以我們一定要把改進人事檔案管理的工作提到日程上來。

3 如何解決

3.1 實行檔案規(guī)范化管理

事業(yè)單位的領(lǐng)導要認識到檔案管理制度的完善和改進是刻不容緩的，必須認識到問題的嚴重性。首先，這項工作要被排進日常工作中去，負責人要在很多方面對檔案管理工作進行支持，最為主要的就是在設(shè)備，工人和規(guī)定上對其進行支持。其次，檔案管理的工作設(shè)施以及環(huán)境需要加強，從軟件到硬件設(shè)備的建設(shè)都是需要進行改善。第三，對于檔案管理的基本工作人員，其專業(yè)方面知識的需要得到統(tǒng)一的培訓，提高個人專業(yè)素養(yǎng)，這樣才能更加專業(yè)的進行檔案管理工作。事業(yè)單位和員工都應該把目標放的更遠，單位在有條件的情況下應當請檔案管理部門專業(yè)的指導人員指導加強工作，把之前不規(guī)范的管理方式進行改進， 員工得到更好的培訓后也爭取能夠走出大門。

3.2 提升檔案管理水平

對于檔案管理工作來說，歸檔的檔案是需要進行周密審核的，我們首先要做到的就是不違背任何一條規(guī)定的進行檔案管理工作。想要從單位借走檔案查看，必須要得到這個單位的上級批準，并且要進行登記審核。其次，檔案管理工作是非常嚴格復雜的一項工作，工作人員的文化知識程度應該較高一些，在聘請時應該注意把關(guān)。最后，對于檔案的安全存放意識也要提高，濕度計，溫度計和滅火工具是必需品。存放檔案的房間各項設(shè)備要保證正常運行和衛(wèi)生情況，即使檢查修理，對于有個別需要的檔案存放室，應當更具其需求提供相關(guān)的設(shè)施。

3.3 自主收集相關(guān)資料

作為一個合格的檔案管理人員，自主收集各項材料是必須的工作態(tài)度，這本身對于人事檔案管理工作來說就是最基本且不可馬虎的一項工作。收集也不是簡單的收集信息，還要對這些信息進行總結(jié)和歸類，并且讓每一條信息都有可靠的依據(jù)性。一旦發(fā)現(xiàn)存在問題的檔案資料，需要及時的進行更正，確保檔案的準確真實性等。

3.4 專業(yè)人員的互動

對于各個單位的檔案管理的工作人員來說，互相學習和幫助對于人事管理工作的創(chuàng)新都是有著很大作用的。

3.5 緊跟時代腳步，完善信息建設(shè)

對于現(xiàn)代化的檔案管理方式要加強學習，利用互聯(lián)網(wǎng)的先進技術(shù)對檔案進行管理，如果檔案信息不涉及到需要保密，可以通過互聯(lián)網(wǎng)進行檔案信息共享。

4 總結(jié)

想要把一個問題解決掉，方法絕對不是單一的，但是怎么樣才能選擇一個最便捷的解決方法呢？最重要的就是要把人事檔案工作的員工熱情調(diào)動起來，檔案管理工作中的各個問題，需要有心人去探索和發(fā)現(xiàn)，呆板的重復工作，沒有創(chuàng)新，只會讓檔案管理工作停滯不前，不斷地創(chuàng)新，讓法律在檔案管理工作方面越發(fā)的完整，把漏洞填補上，只有這樣，人事檔案的管理工作才能更好的進行，有一個更加健康的發(fā)展方向。

參考文獻

[1]姚光暉. 當前人事檔案管理存在的問題分析[J]. 中國城市經(jīng)濟.2011，33（06）：23-24.

[2]都蕾，姜麗麗.論檔案管理在地質(zhì)調(diào)查中的應用[J].中小企業(yè)管理與科技.2010，45（12）：102-103.

篇7

【關(guān)鍵詞】聘任制 高校人事檔案管理 存在問題 應對措施

【中圖分類號】G647 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-4810（2014）21-0042-02

現(xiàn)在許多高等學校的人事制度改革逐步走向成熟化，教職工都將面臨聘任上崗的制度。在聘任制下的人事檔案管理工作的重要性也越來越突出，它是學校組織工作的重要組成部分，具有真實性、原始性和其他任何材料都不可替代的依據(jù)和憑證作用；它歷史、全面地記載著教職工的綜合信息，不僅為單位用人、選人及人力資源科研、教學和管理等工作服務，同時也為個人切身利益服務。高校人事檔案工作如何在新的環(huán)境下提高自身發(fā)展，更好地為組織人事工作服務、為教職工做好“后勤保障”，是每個高校檔案管理工作者應思考的問題。

一 高校人事檔案管理普遍存在的問題

1.對人事檔案的重要性認識不足

第一，對聘用人員人事檔案的重要性認識不足。當前，很多高校領(lǐng)導和從事檔案管理工作者大都覺得聘用制人員的人事檔案無關(guān)緊要，只要能夠把姓名、出生年月、身份證號等基本信息保存下來就可以了，因為他們的不確定因素太大，沒有必要去為一個聘用人員管理檔案。

第二，職工本身對人事檔案也存在不重視和觀念意識淡薄。由于高校對人事檔案采取封閉式管理，給人一種很神秘的感覺。教職工對檔案作用的認知很少，這就造成了個人檔案歸檔意識差。如有些教職工對自己檔案不了解，也不關(guān)心；有的教師成人教育畢業(yè)很多年，但學員成績表和畢業(yè)證復印件都沒有及時地交到檔案室備案；還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處，似乎“檔案沒什么用了”。這不僅違反了管理規(guī)定，也不能及時更新個人信息，給人事檔案利用工作埋下隱患。

2.檔案管理者對歸檔材料收集質(zhì)量不高

隨著事業(yè)單位人事制度改革的不斷深入，高校聘用制人員的流動量不斷加大，這就增加了管理人員的工作量。而很多領(lǐng)導都覺得人事檔案是學院行政工作中最無關(guān)緊要的常規(guī)工作，只要有一個人在那里保管就行了，不需要把人力、物力、財力花費在上面，致使很多檔案管理工作的人員都是“半路出家”，他們都是在上一代管理人員那里學習后出師，由于沒有通過系統(tǒng)的、專業(yè)的學習，工作中往往出現(xiàn)材料收集、留存等專業(yè)問題處理不準確，導致了人事檔案材料收集質(zhì)量不高。

第一，檔案收集內(nèi)容不全面。（1）人事檔案內(nèi)容陳舊。在人事檔案里一般偏重工資變動、職稱晉升、學歷情況、年度考核等靜態(tài)性資料描述，這些套話并不能真正反映出一個人的學習與工作經(jīng)歷；而與之相匹配各時期的工作指標完成情況、充分突出其個性發(fā)展的材料卻不多，這與現(xiàn)行的聘用制對人才的引進、考核、評價，以及干部培養(yǎng)、師資隊伍建設(shè)是不相符的。（2）檔案收集內(nèi)容比較單一。高校的人事檔案都是根據(jù)《干部檔案工作條例》要求只收取履歷表、自傳、鑒定、考核等九大類材料，缺乏具有個人亮點的指導性材料。而人事檔案中重復的和定性的材料很多，如年度考核表等這些每年都有的材料年年都相似；科研學術(shù)成果、綜合能力、專業(yè)素養(yǎng)等動態(tài)檔案材料都未列入到收集范圍之內(nèi)，致使在干部考察中，考核人員不能從人事檔案中找到客觀的、個性化的、具有個人特色的相關(guān)資料。（3）存檔歸檔不及時。許多高校沒有按聘用制度改革的需要，對已存檔案做進一步的完善。一些最新的應該收集的人事檔案材料沒有做到及時歸檔，導致在需要時臨時增加，降低了人事檔案管理的嚴肅性。

第二，收集歸案信息不真實。由于人事檔案管理嚴格，在調(diào)檔和轉(zhuǎn)檔時手續(xù)繁雜，而現(xiàn)在很多高校聘用人員頻繁跳槽，他們?yōu)榱烁幼杂傻亓鲃?，待選擇到適合自己的新崗位，往往放棄原有的檔案。據(jù)調(diào)查，某高?，F(xiàn)存有2500余卷干部人事檔案，其中有200多卷是屬于“棄檔”或“死檔”。而“放人不放檔案”的做法并沒有留住跳槽者，他們往往被一個新單位錄用后，就在新單位重建檔案，在此過程中，由于缺乏原始材料的支撐和必要的監(jiān)督，使得這些“新檔案”出現(xiàn)“水分”較多的現(xiàn)象。這些“新鮮出爐”的檔案，將會給人事檔案管理和使用造成嚴重后果，這為人事部門計算工齡、核準退休時間、晉升工資及組織部門選拔干部帶來了諸多問題，也使人事檔案信息失去了意義。

3.檔案管理方法老套陳舊

現(xiàn)在很多高校還是運用以前的檔案管理方法，傳統(tǒng)地收集、留存紙質(zhì)版本資料。這些紙質(zhì)東西，在收集過程中存在工作量大，信息容易被改動；在留存保管中存在不易保存，查閱困難等弊病。特別是對跳槽頻繁人員的檔案，他們?nèi)绻偸歉鼡Q工作，會因為每個單位的檔案盒的規(guī)格不統(tǒng)一、打孔位置不一樣的問題重新裝訂，造成對紙質(zhì)檔案的破壞。而新的技術(shù)在檔案管理上運用很少，當前雖然各高校人事檔案管理部門已經(jīng)配備了計算機、掃描儀等電子設(shè)備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，并沒有利用設(shè)備的特點建立個人的電子檔案，這嚴重影響了案卷質(zhì)量和降低了工作效率。

4.人事檔案封閉管理不利于開發(fā)利用

人事檔案是員工個人信息的儲存庫，它概括地反映了員工個人全貌。如果人事檔案不能充分利用，就失去了它存在的意義。根據(jù)《干部檔案工作條例》的要求，在查閱和借用檔案時條件非常嚴格，所以檔案絕大部分時間都是被放在檔案柜里，只有在需要某個信息時才被查閱。據(jù)統(tǒng)計，高校中教師每年運用次數(shù)較多的就是年度考核，在每年的八月份左右，專業(yè)技術(shù)人員評職稱時需要復印自己近三年的年度考核表，而其他方面利用非常有限。這樣，不僅使教職工對自己檔案缺少知情權(quán)，也不利于聘用制下的雙方的自由選擇。

二 聘任制下高職院校人事檔案管理的應對策略

高職院校人事檔案管理工作的最終目的在于通過對人事信息的良好管理，更好地服務于人才資源，為高職院校選賢任能，進而提升高職院校的教學、科研整體水平。人事檔案的合理利用，能夠有效地防止和避免不講德才條件，只憑主觀臆斷和個人喜好聘用和提拔干部的情況。

1.確立聘用制下高職院校人事檔案管理工作的重要地位

一是結(jié)合實際，建立健全人事檔案各項規(guī)章制度，用制度規(guī)范檔案管理行為。二是加強人事檔案管理工作的組織領(lǐng)導，通過成立由學校分管領(lǐng)導牽頭的工作小組，提高人事檔案管理在學院工作的重要性，將人事檔案管理工作常態(tài)化，將相關(guān)工作要求落到實處。三是建立獎懲制度，將人事檔案與個人的年終目標考核掛鉤，提高工作積極性，切實做好人事檔案管理工作。四是加大學習宣傳的力度，采取邀請專業(yè)技術(shù)人員專題授課、學校間檔案管理人員相互業(yè)務交流等多種方式，加強對管理的業(yè)務學習。在加強學習的同時，充分利用高職院校媒體如校園網(wǎng)絡、校內(nèi)刊物等形式擴大宣傳。通過學習和宣傳進一步加強全體教職工對檔案管理工作的認識和重視。

2.維護人事檔案的嚴肅性，確保內(nèi)容的真實性

人事檔案是全面地、歷史地記錄一個人學習和工作，為人事關(guān)系轉(zhuǎn)移提供“憑證”的功能，事關(guān)個人切身利益和間接反映教職工的工作態(tài)度，防止個人材料的不全和造假，維護人事檔案的嚴肅性和權(quán)威性就顯得極為重要。檔案管理的“收集”工作是整個流程中重要的一個步驟，所以首先就必須嚴格遵守管理工作流程，通過正規(guī)渠道收集材料；其次要發(fā)揮好人事檔案管理的監(jiān)督作用，對新接收的材料要認真核查比對，發(fā)現(xiàn)有缺少的材料請當事人及時補交到位；最后還要重視人事檔案材料日常審核工作，對人事檔案三齡二歷要嚴格把關(guān)，遇到有問題的檔案要及時復核、糾正并備案。

3.實現(xiàn)信息化管理，積極開發(fā)利用人事檔案

學校是教書育人、傳播知識的重要載體，所以在先進知識和科技的領(lǐng)域，都應有“先行先試”的精神。對人事檔案的信息化、數(shù)字化管理應從高校示范做起。首先要解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，打破傳統(tǒng)檔案管理理念，在不違反、不突破《檔案法》規(guī)定的情況下，對一些管理模式和方法進行調(diào)整。如增加收集如圖片、音頻資料等具有個人特色的檔案；在保證人事信息安全、限定查詢關(guān)系權(quán)限的基礎(chǔ)上，授權(quán)查閱檔案。通過人事檔案的授權(quán)查閱管理，解決人才流動中人事檔案難以利用的問題。在解決了檔案授權(quán)查閱的基礎(chǔ)上，充分利用高校專業(yè)的特點，開發(fā)操作性強、安全指數(shù)高的網(wǎng)絡管理平臺，建立人事檔案的數(shù)字、網(wǎng)絡體系，促進高校人事檔案管理信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化。這樣不僅可以提高管理人員工作效率，便于信息查找和統(tǒng)計，減少轉(zhuǎn)遞檔案過程中對紙質(zhì)材料的損壞，還加強了對聘用人員的檔案材料進行信息管理，促進了人才的流動。高職院校人員檔案信息現(xiàn)代化管理的建立將為廣大教職工以及社會提供方便、快捷、優(yōu)質(zhì)的服務。

4.提高人員素質(zhì)，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)

要實現(xiàn)人事檔案正規(guī)化、科學化、簡單化的管理，首先須解決的就是人的問題，所以專業(yè)技能人才的引進，現(xiàn)有檔案管理人員的培訓就必不可少。針對每年高校的人才引進計劃，酌情考慮新型檔案管理專業(yè)技能人才的引進，以充實人事檔案管理隊伍。在引進人才的同時，對管理現(xiàn)有檔案的老員工要加大培訓力度，通過聘請專業(yè)授課、安排網(wǎng)絡教學、組織專業(yè)學術(shù)交流等方式對他們進行再教育，以提升人事檔案管理隊伍的水平。針對人事檔案管理工作程序機械、工作相對枯燥的問題，在工作中要關(guān)注管理人員的思想動態(tài)，及時發(fā)現(xiàn)并幫助他們解決工作與生活中的實際問題，增強其歸屬感，充分調(diào)動其工作積極性，發(fā)揮其潛力，努力維護人才隊伍的團結(jié)與穩(wěn)定。

參考文獻

[1]郭賽玉.高校人事檔案管理的若干思考[J].寧德師專學報（哲學社會科學版），2008（1）

[2]姬廣萍、王勝洪.高校人事檔案管理的問題及對策[J].佳木斯大學社會科學學學報，2008（1）

[3]鄧紹興、和寶榮主編.檔案管理學[M].北京：中國人民大學出版社，1989

[4]李艷.高校人事檔案管理的價值、問題與改進[J].科技創(chuàng)新導報，2012（11）

[5]范俠.關(guān)于聘用制下高校人事檔案管理的幾點思考[J].武漢交通職業(yè)學院學報，2009（3）

[6]邵波.做好新時期學校檔案工作的幾點思考[J].黑龍江檔案，2007（2）

[7]羅劍麗.人事制度改革下的高校人事檔案管理與高職院校人力資源管理的思考[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟，2009（35）

篇8

1 做好高校制發(fā)人事檔案證明工作的思考

（一）明確制發(fā)人事檔案證明的范圍

制發(fā)人事檔案證明要求檔案部門既要堅持檔案利用服務的原則和政策，又要堅持以人為本，充分發(fā)揮檔案的參考和憑證價值，滿足利用者的合理需求。高校人事檔案利用服務需實行內(nèi)外有別，內(nèi)部利用主要包括本單位組織人事部門、紀檢監(jiān)察部門等職能部門利用，人事檔案本人及親屬利用兩種情況，外部利用主要指外單位的特殊需求。在制發(fā)人事檔案證明時需綜合考慮利用者的需求、服務范圍和保密要求等因素。所以，人事檔案利用方式之一的制發(fā)檔案證明，需要明確范圍，在一定條件下有區(qū)別的進行提供。

制發(fā)人事檔案證明，內(nèi)部利用需求是主體。在不違反保密規(guī)定的前提下應盡量滿足內(nèi)部利用者的合理需求。內(nèi)部利用需求主要有以下幾種情況：本單位組織人事部門因干部晉升、考核等對檔案人進行考察和審批時需提供檔案證明；本單位紀檢監(jiān)察部門對檔案人進行了解和調(diào)查時需提供檔案證明；人事檔案本人因職稱評審、學歷晉升等事宜需從檔案中提取證明；人事檔案本人因辦理社會保險、醫(yī)療保險、申請貸款、辦理公證時需從檔案中提供年齡、收入等方面的相關(guān)證明等；人事檔案本人因入黨、出國等政審時需要提供相關(guān)證明等等。

（二）合理選擇人事檔案證明的方式

人事檔案證明根據(jù)檔案內(nèi)容、保密程度和利用者需求，可以分為檔案原件復印、檔案原文摘錄，檔案內(nèi)容綜合敘述三種方式。

一般在檔案內(nèi)容比較單一，無需保密或保密程度不高，按需要又必須出具原始檔案材料的情況下，人事檔案部門可以選擇檔案原件復印的方式來制發(fā)證明。如人事檔案本人考學、求職時需要成績單，可以提供學習成績單的復印件；職稱評審材料中需明確申請人的原職稱，可以提供人事檔案本人原職稱評定材料的復印件等。檔案原件復印真實、準確，能更好的體現(xiàn)檔案的原始憑證價值。檔案原件復印應保證檔案原件復印材料的真實性與規(guī)范性，超過一頁時需加蓋騎縫章；應嚴格控制復印數(shù)量，除利用機構(gòu)舉證要求提供多份以外，原則上只提供一份作為證明；應加強對檔案保密性的審查，確實需要將涉密檔案作為證明進行復印時，必須要履行嚴格的審批手續(xù)等。

針對內(nèi)容比較多，條理性比較強的檔案材料，人事檔案部門一般可以選擇引用或摘錄檔案原文中能說明問題的一段文字，作為制發(fā)檔案證明的方式，這稱為檔案原文摘錄。如為組織人事部門審核人事檔案本人的年齡、工齡、學習和工作經(jīng)歷情況等證明；為公安、司法、紀檢等部門辦案提供相關(guān)證據(jù)等。檔案原文摘錄應做到引用或摘錄的內(nèi)容與原文相符，要保證原文意思的完整性，不能隨意增加或刪減能說明問題的字句，更不能斷章取義。

2 統(tǒng)一人事檔案證明的格式標準

目前，各高校人事檔案部門制發(fā)的檔案證明缺少統(tǒng)一的格式標準，隨意性較大，有的只是在普通白紙上寫上一段證明文字，這在一定程度上影響了檔案證明的權(quán)威性。因此，制發(fā)人事檔案證明應遵循統(tǒng)一的格式標準，最起碼一個單位所制發(fā)的檔案證明要執(zhí)行統(tǒng)一的格式標準。

人事檔案證明可以如介紹信一樣由單位統(tǒng)一印制，帶有“檔案證明”抬頭。也可以統(tǒng)一使用現(xiàn)成的印有單位名稱的信箋紙。不管采取哪種形式，都需要包括編號、標題、正文、證明人及聯(lián)系方式、證明機關(guān)署名及印章五個部分。

3 規(guī)范制發(fā)人事檔案證明的工作流程

人事檔案部門制發(fā)檔案證明應制定嚴格規(guī)范的工作流程，一般包括接受申請、查證檔案、制定證明、審核批準、出具證明、備份歸檔六個步驟，每個步驟均有明確的任務和要求。

接受申請。審查利用者提出的口頭申請、在線申請、書面申請等，對利用者的資格、要求檔案證明的目的、范圍和內(nèi)容進行審查，從而確定是否接受申請，對不予受理的申請應說明原因。

查證檔案。根據(jù)利用者的申請，分析并查證所涉及到的人事檔案，查找檔案中的相關(guān)內(nèi)容和證據(jù)，研究是否能滿足利用者的利用需求。

制定證明。根據(jù)檔案內(nèi)容分析結(jié)果，結(jié)合利用者需求，從檔案原件復印、檔案原文摘錄，檔案內(nèi)容綜合敘述三種方式中選擇適合的方式并形成證明材料。檔案證明的格式要規(guī)范統(tǒng)一，由編號、標題、正文、證明人及聯(lián)系方式、證明機關(guān)署名及印章五個部分組成。

審核批準。人事檔案部門負責人對檔案證明進行審核，涉及到關(guān)鍵問題和重要內(nèi)容的檔案證明還需要請單位負責人進行審核。證明的撰寫人和審核人需要簽字。

出具證明。對制發(fā)的人事檔案證明進行登記、加蓋公章后發(fā)出，領(lǐng)取證明的人也需要簽字。

備份歸檔。人事檔案部門對出具的檔案證明應保存?zhèn)浞?，定期歸檔，以備核查。

四、做好高校制發(fā)人事檔案證明工作的相關(guān)保障

做好制發(fā)人事檔案證明工作，除了要明確范圍、選擇恰當方式、使用統(tǒng)一格式、規(guī)范制發(fā)流程以外，還需要做好相關(guān)的思想保障、制度保障和人員保障。

思想保障。高校需進一步提高對人事檔案利用工作的重視，改變“人事檔案重在保管”的思想，尤其要充分認識制發(fā)檔案證明在檔案利用工作中的地位和作用。加強宣傳、規(guī)范管理，提高領(lǐng)導、人事檔案管理者、利用者和人事檔案本人等所有人的認識和重視程度。

篇9

食品安全信用檔案

8月7日，國家食藥監(jiān)總局了《嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案管理規(guī)定（征求意見稿）》，公開向社會各界征求意見，截至8月31日。征求意見稿明確，食藥監(jiān)總局負責組織建立全國嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)食品安全信用檔案?？h級以上食品藥品監(jiān)管部門要按照“一企一檔”的原則，建立本行政區(qū)域所有嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)的食品安全信用檔案。食品藥品監(jiān)管部門可以根據(jù)嬰幼兒配方乳粉生產(chǎn)企業(yè)質(zhì)量安全信用檔案記錄的信息，評定企業(yè)信用等級，作為對企業(yè)分類監(jiān)管的依據(jù)并進行公布。

新能源車9月起免購置稅

中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)的《國務院辦公廳關(guān)于加快新能源汽車推廣應用的指導意見》中指出，2014～2016年，中央國家機關(guān)以及新能源汽車推廣應用城市的政府機關(guān)及公共機構(gòu)購買的新能源汽車占當年配備更新車輛總量的比例不低于30%，以后逐年擴大應用規(guī)模。根據(jù)意見，2014年9月1日至2017年12月31日，對純電動汽車、插電式混合動力汽車和燃料電池汽車免征車輛購置稅。

意見稱，將制定新能源汽車充電設(shè)施發(fā)展規(guī)劃和技術(shù)標準，明確建筑物配建停車場、城市公共停車場預留充電設(shè)施建設(shè)條件的要求和比例，研究在高速公路服務區(qū)配建充電設(shè)施。

45項行政審批事項被取消和調(diào)整

近日，中國政府網(wǎng)轉(zhuǎn)發(fā)國務院印發(fā)的《關(guān)于取消和調(diào)整一批行政審批項目等事項的決定》，再次取消和下放45項行政審批事項，取消11項職業(yè)資格許可和認定事項，將31項工商登記前置審批事項改為后置審批。本次取消的專業(yè)技術(shù)人員準入類職業(yè)資格，涉及國際商務、質(zhì)量、稅務、資產(chǎn)評估、土地登記、礦業(yè)權(quán)評估、品牌管理等多個專業(yè)領(lǐng)域。同時，國務院決定取消各地區(qū)自行設(shè)置的各類職業(yè)資格。

2016年起全國取消檔案管理費

據(jù)媒體報道，從2016年1月1日起，全國都將取消檔案管理費。屆時檔案管理費用將由國家財政統(tǒng)一撥款，具體的撥款方案仍在探討中。目前，人社部正在進行調(diào)研，測量各地檔案管理標準。標準一出，各地就會根據(jù)此標準進行財政撥款。許多人認為，人事檔案屬于公共服務部門提供的公益服務，產(chǎn)生的管理費用理應由國家財政承擔。目前，北京、大連、成都等城市在財政支持下已初步建立了電子檔案系統(tǒng)。據(jù)專家估算，全國每年人事檔案收費至少達數(shù)十億元，尚無省份公開使用支出細目。

篇10

一、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞的重要性

人事檔案管理是我國人事管理制度的鮮明特色之一，而高校學生檔案是真實記錄了大學生在校期間的學習、生活以及各種社會實踐活動，是社會用人單位篩選人才的重要依據(jù)。伴隨著社會對于檔案管理重要性的不斷增強，高校必須重視并及時處理數(shù)量眾多的高校畢業(yè)生檔案， 按照國家相關(guān)人事管理制度進行規(guī)范化轉(zhuǎn)遞，將高校畢業(yè)生檔案及時準確轉(zhuǎn)遞到相關(guān)接收單位，以免影響畢業(yè)生就業(yè)升學報到時間，更好的保障高校畢業(yè)生合法權(quán)益。因此，做好高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和查詢工作，是我國人才強國戰(zhàn)略的物質(zhì)基礎(chǔ)和重要保障，具有十分重要的作用。

二、高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作存在的主要問題

（一）高校管理人員對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作不夠重視

目前，我國高校管理人員將主要時間和精力放在對學生的教學管理上，而對于大學生檔案管理工作仍然缺乏足夠的重視，尤其是對于高校檔案管理工作的最后一個流程，即畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作更加不重視。與此同時，高校學生檔案管理工作人員本身對畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的意識較為淡泊，錯誤地將其作為一項輔工作，認為只要在學生畢業(yè)之后將其檔案轉(zhuǎn)遞出去就和自己沒有任何關(guān)系了。

（二）高校畢業(yè)生檔案管理工作無序而發(fā)生各種錯誤

在高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作中，大部分學校都會嚴格按照國家相關(guān)規(guī)定進行學生檔案轉(zhuǎn)遞。由于許多高?；鶎訂挝徊]有專人負責學生檔案管理工作，一般都是由輔導員和部分學生負責畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作，再加上畢業(yè)生數(shù)量眾多且時間倉促，從而使得許多學生的檔案材料出現(xiàn)不齊、錯放、錯寄的現(xiàn)象。同時，許多學校違反相關(guān)管理規(guī)定，讓畢業(yè)生私自查看和自帶檔案材料，進而影響了檔案材料的保密性、嚴肅性和真實性。最后，由于許多畢業(yè)生提供給學校的檔案轉(zhuǎn)遞單位和地址不蜃既罰使得畢業(yè)生檔案投遞工作難以正常開展，容易發(fā)生檔案材料丟失的情況。

（三）檔案接收單位檔案管理工作不規(guī)范而帶來不便

由于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作都是集中在一個時間段轉(zhuǎn)寄給畢業(yè)生檔案接收單位，從而使得檔案接收單位尤其是人才交流中心的工作量巨增，加上許多單位檔案管理工作人員普遍缺乏相應的專業(yè)檔案技能，從而降低了畢業(yè)生檔案管理工作的規(guī)范化程度，進而給日后檔案查詢和利用帶來諸多不便。與此同時，由于畢業(yè)生檔案查詢時間相對集中，再加上檔案信息化水平不高，從而使得人才交流中心在工作效率和服務效果一時難以完全滿足社會公眾的需求。

（四）高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢管理手段相對落后

目前，許多高校在進行畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和檔案查詢時仍然使用原始的手工操作方式，不僅費時費力而且容易出錯，尤其是一旦碰到畢業(yè)時間較久的同學回來查找檔案材料時更加困難。這種落后的管理手段不僅消耗大量的人力財力，而且在一定程度上制約著畢業(yè)生人事檔案資料的開發(fā)利用。應該說，計算機等先進技術(shù)在畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞與查詢中的潛力并沒有得到充分發(fā)揮。

三、新形勢下完善高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的優(yōu)化策略

（一）不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度

為了更好地幫助高校畢業(yè)生正確認識到檔案的重要性，學校應該重視并不斷加強檔案宣傳工作力度。在高校畢業(yè)委，學校應該通過講座、班會、印發(fā)手冊以及宣傳欄等多種有效途徑對畢業(yè)生進行強化宣傳，幫助畢業(yè)生正確認識檔案對于自身以后發(fā)展的重要作用、檔案材料需要包括那些詳細材料、畢業(yè)生檔案的保管和轉(zhuǎn)遞等檔案常識，從而使畢業(yè)生形成正確的檔案意識，從而更好的配合學校開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。與此同時，政府主管部門也應重視普及全民檔案意識，對畢業(yè)生檔案接收單位以及檔案管理部門開展各種形式的培訓，從而不斷增強全民檔案意識以保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（二）不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)

近年來，伴隨著國家對檔案管理工作的不斷重視，相關(guān)的部門陸續(xù)制定了《高等學校檔案管理法》等法律法規(guī)。但是，目前對于高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞問題并沒有相應的法律法規(guī)加以管理和規(guī)范，使得各個相關(guān)部門仍然按照自己的習慣做法開展畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作。為此，相關(guān)部門應在《高等學校檔案管理法》的指導下，從實際情況出發(fā)，盡快出臺專門的法律法規(guī)，或者對現(xiàn)行法律法規(guī)進行合理的修訂，以確保高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作有法可依、有章可循。

（三）逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度

針對當前我國高校畢業(yè)生檔案投遞工作中存在的諸多問題，高校應從學生檔案的特點出發(fā)，進一步和各地市人事部門和人才交流中心進行合作，對已經(jīng)出現(xiàn)的問題進行查找，并提出相對應的解決策略，逐步建立和完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。進一步明確高校檔案管理人員的工作職責，從而保證高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作做到有據(jù)可依、有規(guī)可循，確保每一個畢業(yè)生檔案的完整性及投遞的準確性。

（四）對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓

作為高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主體的檔案管理人員，其本身的檔案綜合業(yè)務能力對于做好畢業(yè)生檔案的收集、整理和傳遞工作的順利完成起著決定性作用。目前，負責高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作主要由學校檔案工作人員以及學生輔導員來負責完成，而檔案接收單位則通常由臨時聘用人員來負責完成，由于大量的非專業(yè)檔案管理人員介入到這項工作中，因此有必要對這些參與者開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓，在加強他們的責任心的同時提高其檔案管理業(yè)務能力。

（五）加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通

因為高校畢業(yè)生檔案最終會轉(zhuǎn)遞給社會人事機構(gòu)進行人事管理，因此應該在不改變畢業(yè)生檔案管理主體的情況之下，不嗉憂扛咝5蛋腹芾聿棵藕蛻緇崛聳麓理機構(gòu)之間的交流與溝通，使兩個不同檔案管理主體可以在畢業(yè)生檔案料、管理方法、轉(zhuǎn)遞形式以及交接流程等方面進一步達成共識，從而使得高校畢業(yè)生檔案交接工作方便及時，進而有力保障轉(zhuǎn)遞工作的順利開展。

（六）建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)

伴隨著高校信息化水平的不斷提高，作為學校公共服務體系重要組成部分的學生檔案服務管理部門，必須緊跟時展潮流，加快檔案管理工作的信息化建設(shè)進程，建立高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，從而實現(xiàn)檔案管理的電子化數(shù)據(jù)對接轉(zhuǎn)換，提高畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞工作的準確性和及時性。在學校檔案管理部門或者學校就業(yè)網(wǎng)站設(shè)置畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢窗口，每一個畢業(yè)生可以在任何時間和地點隨時登陸網(wǎng)站進行實時查詢，從而極大地方便畢業(yè)生跟蹤查詢自己的檔案去向。

（七）建立健全畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制

首先，高校應及時催促畢業(yè)生檔案接收單位在收到學生檔案材料之后及時將檔案接收回執(zhí)寄回學校檔案管理部門，同時對于返回的檔案接收回執(zhí)應進行及時進行整理和收集，對沒有及時寄回檔案接收回執(zhí)的用人單位應想辦法督促其盡快辦理。同時，學校還應對于那些被退回的畢業(yè)生檔案進行及時歸檔，并錄入到畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)，以方便畢業(yè)生進行網(wǎng)絡查詢。其次，畢業(yè)生檔案接收單位如果出現(xiàn)“人檔不符”等問題時應及時和高校檔案管理部門取得聯(lián)系，及時查明問題的原因并采取措施。最后，畢業(yè)生到就業(yè)單位報到之后，應主動查詢自己的檔案是否已經(jīng)順利寄到，如果在畢業(yè)三個月之后仍然沒有寄到的話就應及時和學校進行聯(lián)系，以查詢自己檔案的去向。

綜上所述，不斷完善和規(guī)范高校畢業(yè)生檔案傳遞工作是保障畢業(yè)生合法權(quán)益的大事，同時也直接影響著畢業(yè)生人事檔案積極作用的充分發(fā)揮。新形勢下高校畢業(yè)生檔案相關(guān)管理部門應不斷加強高校學生檔案意識的宣傳力度、不斷完善高校畢業(yè)生檔案法律法規(guī)建設(shè)、逐步完善高校畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度、對檔案管理人員開展專業(yè)檔案業(yè)務培訓、加強高校和人事機構(gòu)間交流與溝通、建立畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞信息管理查詢系統(tǒng)和畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞查詢反饋機制，切實把高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞及查詢服務工作做好。

參考文獻：

[1]丁一.完善我國高校畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞措施分析[J].蘭臺世界，2016（02）：28-29.

[2]張美珠.淺析高校畢業(yè)生檔案管理與轉(zhuǎn)遞[J].辦公室業(yè)務，2013（11）：256.

[3]張美珠.大中專畢業(yè)生檔案管理、轉(zhuǎn)遞問題淺析[J].人力資源管理，2012（07）：182-183.