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【關(guān)鍵詞】煤礦企業(yè)；檔案管理；人事檔案；要點(diǎn)分析

在煤礦企業(yè)檔案管理中，人事檔案由于種類特殊，在具體的管理中對(duì)檔案保管、檔案信息的更新以及檔案借閱行為有著明確的要求，要想做好人事檔案管理工作，就要從這幾個(gè)方面入手，重點(diǎn)做好檔案的保管、信息更新和借閱程序的規(guī)范。所以，在煤礦企業(yè)檔案管理工作中，我們不但要掌握正確的管理原則，同時(shí)還要對(duì)人事檔案管理的重點(diǎn)和要點(diǎn)有所了解，做到正確、規(guī)范、有效，解決人事檔案管理中存在的問題，提高煤礦企業(yè)人事檔案管理的有效性，滿足煤礦企業(yè)人事檔案管理需要。

一、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)做好檔案保管

在煤礦企業(yè)檔案中，人事檔案相對(duì)特殊，由于人事檔案記錄了所有干部和基本員工的人事信息，是干部晉升和員工培訓(xùn)的基本依據(jù)，對(duì)煤礦企業(yè)的人力資源管理工作有著重要影響。基于對(duì)煤礦企業(yè)人事檔案管理工作的了解，要想提高人事檔案管理質(zhì)量，做好檔案保管是關(guān)鍵。具體應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（一）建立專門的人事檔案保管場(chǎng)所。為了提高人事檔案管理質(zhì)量，提高人事檔案的保管效果，煤礦企業(yè)應(yīng)建立專門的人事檔案保管場(chǎng)所，溫度、濕度等指標(biāo)都要達(dá)到檔案的保管條件。同時(shí)還要有專門的管理人員進(jìn)行管理，確保人事檔案管理工作得到有效開展。（二）將人事檔案分類保管。在人事檔案保管過程中，應(yīng)將干部檔案與普通員工檔案分開保管，起到分類保管提高保管針對(duì)性的目的，提高人事檔案管理的針對(duì)性和有效性，因此，分類保管是人事檔案管理的重要著力點(diǎn)。（三）建立人事檔案檢索目錄。由于人事檔案數(shù)量較多，在管理過程中只有建立專門的檢索目錄，才能提高人事檔案的查閱質(zhì)量，為人事檔案的管理和調(diào)閱提供有力的支持。所以，建立人事檔案檢索目錄是人事檔案管理的重點(diǎn)。

二、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)及時(shí)更新檔案信息

由于煤礦企業(yè)的干部職工隊(duì)伍經(jīng)常會(huì)發(fā)生人員崗位變動(dòng)以及個(gè)人的人事信息也會(huì)出現(xiàn)變動(dòng)，這就需要在人事檔案中進(jìn)行體現(xiàn)，并及時(shí)更新檔案信息。因此，做好人事檔案信息的更新，應(yīng)成為煤礦企業(yè)人事檔案管理的重要內(nèi)容，具體應(yīng)做好以下工作：（一）及時(shí)記錄并更新人事信息?？紤]到煤礦企業(yè)干部職工人事信息的頻繁變動(dòng)，在人事檔案中應(yīng)對(duì)變動(dòng)信息進(jìn)行全面體現(xiàn)，這就需要煤礦企業(yè)人事檔案管理工作中應(yīng)及時(shí)記錄人事信息，并對(duì)人事信息進(jìn)行及時(shí)分析，提高人事檔案的全面性。（二）對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔。人事檔案在發(fā)生變動(dòng)之后，應(yīng)進(jìn)行及時(shí)歸檔，如果不及時(shí)歸檔，容易造成人事檔案信息混亂，不利于人事檔案管理工作的開展。因此，對(duì)人事檔案信息進(jìn)行及時(shí)歸檔是提高人事檔案管理質(zhì)量的關(guān)鍵。（三）加強(qiáng)對(duì)人事檔案信息的審核，提高準(zhǔn)確性。鑒于人事檔案的特殊性和嚴(yán)肅性，在人事檔案管理過程中，應(yīng)對(duì)檔案中的信息準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)，除了要及時(shí)記錄人事信息之外，還要加強(qiáng)人事信息的審核，保證人事檔案信息準(zhǔn)確性能夠滿足實(shí)際需要。

三、煤礦企業(yè)人事檔案管理應(yīng)規(guī)范借閱程序

考慮到人事檔案信息的特殊性，在人事檔案管理過程中，做好人事檔案管理的借閱工作，對(duì)于規(guī)范人事檔案管理工作和提高人事檔案管理質(zhì)量具有重要意義。為此，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手：（一）對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記。煤礦企業(yè)在人力資源管理工作中，會(huì)對(duì)人事檔案進(jìn)行調(diào)閱，為了規(guī)范人事檔案的調(diào)閱管理質(zhì)量，應(yīng)對(duì)人事檔案借閱進(jìn)行準(zhǔn)確登記，對(duì)借閱人、借閱用途以及借閱方式都進(jìn)行全面準(zhǔn)確的登記。（二）對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查。人事檔案在外借歸還之后，檔案管理部門需要對(duì)借閱歸還的人事檔案進(jìn)行檢查，避免人事檔案發(fā)生涂抹或者丟失內(nèi)容的現(xiàn)象，使人事檔案做到和借閱之前一樣，規(guī)范人事檔案借閱行為。（三）建立人事檔案借閱臺(tái)賬，規(guī)范借閱行為。為了有效記錄人事檔案的借閱情況，在人事檔案管理中應(yīng)建立人事檔案借閱臺(tái)賬，并對(duì)借閱行為進(jìn)行規(guī)范，對(duì)借閱期限進(jìn)行明確，保證人事檔案借閱能夠按期歸還。

四、結(jié)論

通過本文的分析可知，在煤礦企業(yè)人事檔案管理中，要想提高人事檔案管理工作質(zhì)量，就要結(jié)合煤礦企業(yè)檔案管理實(shí)際，根據(jù)人事檔案管理工作特點(diǎn)，具體從做好檔案保管、及時(shí)更新檔案信息以及規(guī)范借閱程序等方面入手，使煤礦企業(yè)人事檔案管理工作能夠得到有效開展，最終達(dá)到提高煤礦企業(yè)人事檔案管理質(zhì)量的目的。因此，我們應(yīng)立足煤礦企業(yè)人事檔案管理實(shí)際，總結(jié)成熟的管理經(jīng)驗(yàn)，掌握管理要點(diǎn)，為煤礦企業(yè)人事檔案管理提供有力的支持。

【參考文獻(xiàn)】

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關(guān)鍵詞：重點(diǎn)工程；項(xiàng)目檔案；檔案管理；思考

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目對(duì)我國國民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作是企業(yè)的基礎(chǔ)管理，也是承包商項(xiàng)目管理水平的體現(xiàn)，但由于建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)周期長、人員調(diào)動(dòng)頻繁、數(shù)據(jù)管理人員分散、數(shù)據(jù)放置地點(diǎn)多變等問題，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作開展并不順利，基于此，本文將圍繞重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作展開進(jìn)行相關(guān)分析，并給予可實(shí)施路徑。

一、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的必要性

重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目開展的順利進(jìn)行離不開項(xiàng)目檔案管理工作，這是因?yàn)樵擁?xiàng)工作對(duì)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目以及其他日常管理工作提供資料參考，以此推進(jìn)管理工作效率的有效提升，項(xiàng)目數(shù)據(jù)收集、分類、整理和通過整個(gè)監(jiān)管過程進(jìn)行。項(xiàng)目檔案是合規(guī)管理的重要載體，做好檔案管理將使重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目工作開展有例可循、各項(xiàng)決策有據(jù)可依、各項(xiàng)巡查審計(jì)有證可查、項(xiàng)目成果有史可溯，是可持續(xù)發(fā)展的基石。

二、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作現(xiàn)存問題

（一）對(duì)檔案重視程度不足。在當(dāng)前的檔案管理工作中，在管理手段、管理人員和管理體制等方面都存在一些問題。由于檔案管理不能直接給項(xiàng)目帶來經(jīng)濟(jì)效益，重視程度不高，重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也得不到應(yīng)有的尊重和發(fā)展，而在重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作基礎(chǔ)建設(shè)中，規(guī)章制度和管理人員培訓(xùn)等方面缺乏長遠(yuǎn)的規(guī)劃。（二）檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)有待提升。在重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目中檔案管理者并不是專業(yè)從事于此崗位，管理工作大多由其他崗位人員兼職完成，導(dǎo)致檔案管理質(zhì)量不高，兼職人員的主要精力在于自己的工作，很難花太多的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理者的專業(yè)素養(yǎng)不高，無法高效、快速地完成檔案管理任務(wù)。（三）檔案管理者工作態(tài)度不端正。檔案管理工作單調(diào)乏味，需要檔案管理人員花費(fèi)大量的時(shí)間和精力來完成。此外，大部分時(shí)間為人員整理、歸檔、鑒定、核實(shí)檔案資料，造成檔案管理人員的不當(dāng)態(tài)度。檔案管理工作重復(fù)性強(qiáng)、單調(diào)性強(qiáng)，工作人員在工作中容易產(chǎn)生厭煩和厭倦感。（四）信息化水平不足。檔案管理信息化水平低是當(dāng)前困擾眾多重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的主要問題之一。這主要有兩個(gè)原因，一是檔案管理人員缺乏信息技術(shù)培訓(xùn)，無法實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，無法利用現(xiàn)代化設(shè)施有效提高重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理效率；二是重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理復(fù)雜，檔案管理人員缺乏對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，并且高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏引進(jìn)專業(yè)人才的思想，將檔案管理的發(fā)展過程局限于信息化，使信息的保存、檢索和存取費(fèi)時(shí)費(fèi)力，此管理方法已然是拉低工作質(zhì)量，無法高效工作。（五）檔案管理體系的不完善。檔案管理制度的缺失是重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作不能有效完成的重要原因之一。檔案管理制度并沒有歸入發(fā)展重點(diǎn)，導(dǎo)致檔案管理人員在工作中缺乏準(zhǔn)確規(guī)范的指導(dǎo)方針，逐漸降低了檔案管理工作質(zhì)量以及效率。

三、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的可實(shí)施路徑

（一）加強(qiáng)檔案管理培訓(xùn)。借助權(quán)威專家的講解，重新認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，普及檔案管理的理論知識(shí)，提升思想認(rèn)識(shí)，為后期工作的推動(dòng)奠定思想基礎(chǔ)，減少阻力?？善刚?qǐng)專業(yè)老師就重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的內(nèi)容、方法、體系建設(shè)等知識(shí)，給檔案管理者進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，培訓(xùn)過程應(yīng)使檔案管理者深刻地認(rèn)識(shí)到重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的所存問題、系統(tǒng)管理能力缺乏。通過專家的指導(dǎo)在一定程度上提升檔案管理者的檔案管理理論水平，認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，同時(shí)可明確下一階段工作的方向。（二）構(gòu)建檔案管理團(tuán)隊(duì)。成立檔案管理項(xiàng)目小組，建立重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理體系，以“統(tǒng)一管控，實(shí)際操作”為原則，責(zé)任落實(shí)到人。檔案管理組組長主要負(fù)責(zé)整個(gè)項(xiàng)目工作的統(tǒng)籌，協(xié)調(diào)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的相關(guān)事務(wù)，制定檔案管理的工作。計(jì)劃和檔案管理制度。項(xiàng)目成員負(fù)責(zé)推動(dòng)、落實(shí)檔案管理工作。在檔案收集、歸檔階段，堅(jiān)持“由誰產(chǎn)生，誰歸檔”的原則，從而提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率。（三）梳理歸檔文檔，制成文檔目錄表確定應(yīng)納入檔案管理文件的范疇，鎖定檔案收集的對(duì)象。經(jīng)整理、分析、歸納，確定應(yīng)該收集什么文件，保存什么文件，統(tǒng)一收集文件的標(biāo)準(zhǔn)。集中統(tǒng)一保管，降低了重要資料丟失的風(fēng)險(xiǎn)，確保了文件資料的安全，特別是工程建設(shè)過程的原始記錄、變更資料等。（四）歸總文檔目錄，制成檔案目錄表。通過對(duì)歸檔文件的梳理，歸總成《重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目文檔目錄大綱》，確定了各類文件的收集部門和歸檔時(shí)間，并明確了檔案材質(zhì)和保存方式（電子或?qū)嵨锉４妫瑱n案目錄大綱，在全面征求意見并得到了相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的充分認(rèn)可后，作為后期檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)性文件。采用卷內(nèi)目錄、案卷目錄、重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目文檔檔案目錄表為一體的三級(jí)檔案目錄管理，使得檔案管理的保管、查詢、借閱更簡單、直觀。（五）下發(fā)體系文件，確定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。《檔案管理辦法》規(guī)定檔案管理實(shí)行一級(jí)所有、兩級(jí)管理體系，全宗單位對(duì)本單位的檔案具有完全的管理權(quán)限，負(fù)責(zé)檔案室的建立，檔案的收集、整理、歸檔、借用以及日常維護(hù)管理工作?！稒n案管理辦法》規(guī)定檔案的歸檔、分類、編號(hào)原則，以及借用程序，界定各管理部門的職責(zé)，并包括了對(duì)檔案管理工作人員的考核和激勵(lì)機(jī)制。檔案管理辦法搭建完整的檔案管理體系，對(duì)檔案的收集、歸檔等工作提供了標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建檔案管理人員體系、制度體系的已搭建完備，使得檔案工作有章可循，有法可施。（六）及時(shí)歸檔項(xiàng)目檔案。經(jīng)過前期的準(zhǔn)備工作，及時(shí)對(duì)工程建設(shè)項(xiàng)目每階段的檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔。前期立項(xiàng)審批、勘察設(shè)計(jì)、征地拆遷、施工階段、交（竣）工等各類檔案都需要一一歸檔，實(shí)現(xiàn)檔案的集中管理。（七）落實(shí)檔案管理的信息化進(jìn)程。提高檔案管理信息化水平，不僅對(duì)規(guī)范檔案管理具有積極意義，而且將大大提高檔案利用效率，減少人員工作量。信息管理的方便、規(guī)范、快捷等優(yōu)點(diǎn)，使人們能夠在最短的時(shí)間內(nèi)通過搜索引擎快速檢索檔案。另外，網(wǎng)絡(luò)管理的實(shí)現(xiàn)可以幫助工程檔案紙質(zhì)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)提高信息傳輸和共享的效率，進(jìn)而建立和完善網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)。（八）提升檔案管理意識(shí)。要進(jìn)一步提升全員檔案管理意識(shí)，使之內(nèi)化于心、外化于行；要建立健全重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作分級(jí)分類授權(quán)機(jī)制，做好保密工作，確保重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔安全有效；要加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)，確保重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案制度體系合法合規(guī)，可操作性強(qiáng)；要規(guī)范檔案移交，加強(qiáng)檔案管理考核，確保檔案移交的完整性、符合性和時(shí)效性；要加強(qiáng)培訓(xùn)與交流，著力提升檔案業(yè)務(wù)專兼職人員業(yè)務(wù)技能；要以外審、內(nèi)審為抓手，規(guī)范檔案管理，推進(jìn)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作合規(guī)管理取得實(shí)效。

四、總結(jié)

綜上所述，項(xiàng)目小組和完備的體系能有效地推動(dòng)檔案管理進(jìn)度。檔案管理工作是一個(gè)長期、持續(xù)的工作，需要保持管理體系的穩(wěn)定，培育檔案管理意識(shí)。靈活實(shí)用的管理手段能更有效地推進(jìn)項(xiàng)目檔案管理，避免重復(fù)工作，在信息化時(shí)代，充分借助計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)提升檔案管理的效率和水平，納入管理體系，從而推動(dòng)重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案工作可持續(xù)發(fā)展。

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篇3

【關(guān)鍵詞】國有企業(yè)；經(jīng)濟(jì)；檔案管理；建設(shè)重點(diǎn)

檔案管理，是在西方國家經(jīng)濟(jì)日益發(fā)展和信息化不斷進(jìn)步的情況下提出的。我國將檔案管理這一概念引入正是改革化進(jìn)程不斷深入的產(chǎn)物。信息資源的整合有利于國有企業(yè)朝著更好的方向發(fā)展。但是我國的企業(yè)正面臨著投資并購混合所有制等轉(zhuǎn)型階段，如何提高檔案管理水平，成為企業(yè)關(guān)注的熱點(diǎn)。

一、國有企業(yè)應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)檔案意識(shí)

企業(yè)應(yīng)該具備良好的檔案管理意識(shí)。隨著檔案信息化進(jìn)程的加快，我國的檔案管理水平也在不斷提高。企業(yè)應(yīng)該國家的檔案管理事業(yè)“同發(fā)展，共命運(yùn)”。

（一）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)。作為企業(yè)的決策者，面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不能只把公司的財(cái)力物力放在如何提高生產(chǎn)、創(chuàng)造效益上，要對(duì)企業(yè)檔案管理加強(qiáng)關(guān)心，是以此從實(shí)際上帶動(dòng)企業(yè)發(fā)展。[1]要想真正促進(jìn)企業(yè)進(jìn)步，領(lǐng)導(dǎo)就要發(fā)揮自身的領(lǐng)導(dǎo)價(jià)值，把對(duì)檔案的管理工作納入到企業(yè)發(fā)展的整體規(guī)劃上來。因此只有制定一套完善的管理制度，同時(shí)予以資金和人力支持，才能促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。檔案庫房作為檔案最終的“歸屬地”，“八防”措施這項(xiàng)管理指標(biāo)，必須要引起領(lǐng)導(dǎo)足夠的重視。檔案庫房內(nèi)的溫、濕度，防鼠、防盜、防光等措施必須落實(shí)到位，才能保證檔案相對(duì)的安全性和保管的長久性，而為達(dá)到此目的，必須投入大量的建設(shè)資金購置密集架、加濕器、干燥機(jī)等設(shè)備以實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)和調(diào)節(jié)。

（二）檔案管理者。檔案管理者是最直接接觸檔案管理工作的，檔案工作者需要不斷提高管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的正規(guī)性。目前，很多企業(yè)的檔案管理人員工作意識(shí)薄弱，最有效的解決方式是接受在崗繼續(xù)教育培訓(xùn)，只有管理意識(shí)增強(qiáng)，才能妥善保管好檔案，方便日后檔案的利用與統(tǒng)計(jì)。同時(shí)，檔案管理者要懂得并善于溝通，經(jīng)常與其他部門尤其是檔案移交部門進(jìn)行溝通，才能節(jié)省雙方時(shí)間，事半功倍；加強(qiáng)對(duì)所在企業(yè)專業(yè)性的學(xué)習(xí)也是必不可少的，例如接收項(xiàng)目檔案時(shí)，由于檔案內(nèi)容專業(yè)性很強(qiáng)，檔案管理人員不能僅僅“照單全收”，要做到督促和提醒項(xiàng)目人員什么樣的材料應(yīng)該歸檔，什么樣的材料不必歸檔，這樣才能保證檔案館接收的檔案是有長遠(yuǎn)保存價(jià)值且對(duì)利用者是用利用價(jià)值的。

（三）檔案利用者。國有企業(yè)的檔案大多為企業(yè)內(nèi)部機(jī)密，僅供內(nèi)部人員所用。因此，提高檔案利用者的素質(zhì)和意識(shí)與提高檔案管理者的管理水平互為因果。檔案管理人員的水平提高，意識(shí)增強(qiáng)，管理工作有效，則直接節(jié)省利用者的時(shí)間；利用者的檔案意識(shí)提高也能保證檔案管理人員的工作效率和避免重復(fù)性工作，督促檔案管理者加強(qiáng)改進(jìn)管理方法，提高服務(wù)水平。

（四）檔案的銷毀。對(duì)于一些達(dá)到保管期限，并且不具備保存價(jià)值的檔案，可以進(jìn)行銷毀。由于檔案銷毀“不可逆”性，需要經(jīng)過嚴(yán)格的審查程序，首先，企業(yè)要設(shè)立檔案銷毀鑒定小組，由檔案管理人員向鑒定組提出銷毀書面申請(qǐng)，對(duì)于超過保存期限的檔案要經(jīng)鑒定小組和相應(yīng)專業(yè)人員組織鑒定，最終對(duì)確需銷毀的檔案要由主管領(lǐng)導(dǎo)層層審批，檔案管理人員要對(duì)確認(rèn)銷毀的檔案進(jìn)行詳盡登記，并保證銷毀檔案和登記目錄嚴(yán)格一致，銷毀現(xiàn)場(chǎng)要有監(jiān)督人員和檔案人員一起見證全過程，銷毀登記清冊(cè)要永久保存。在鑒定過程當(dāng)中對(duì)于有爭(zhēng)議的、利用價(jià)值模糊的檔案要適當(dāng)延長保管期限。

二、檔案管理質(zhì)量的提高和建設(shè)

（一）提高檔案收集水平。檔案收集是進(jìn)行檔案管理工作的基礎(chǔ)。在很多國有企業(yè)中，經(jīng)常出現(xiàn)部門對(duì)檔案的資料移交不及時(shí)、資料不完全或者檔案損壞等情況。[3]這需要管理者在收集檔案移交的時(shí)候，應(yīng)該嚴(yán)格把控檔案和資料的質(zhì)量關(guān)，對(duì)于移交材料的多少、文件材質(zhì)、移交時(shí)間要有嚴(yán)格的制度，并作為監(jiān)督者親自落實(shí)這些制度，并要有檔案專業(yè)主人翁精神，經(jīng)常指導(dǎo)移交部門相應(yīng)的移交常識(shí)，保證檔案室接收檔案的質(zhì)量，并且可以采取相應(yīng)的考核和管理措施進(jìn)行收集。對(duì)于不同材質(zhì)的檔案要高度重視。

（二）提高檔案工作者的業(yè)務(wù)水平。一些企業(yè)因?yàn)椴恢匾暪芾砣藛T的專業(yè)素養(yǎng)，多是安排一些業(yè)余人士進(jìn)行管理，由此導(dǎo)致檔案管理缺乏科學(xué)性。要想實(shí)現(xiàn)國有企業(yè)的檔案管理工作的有序性，國有企業(yè)要將檔案管理人員的素質(zhì)培養(yǎng)納入企業(yè)發(fā)展規(guī)劃中來。企業(yè)可以通過引進(jìn)和培養(yǎng)現(xiàn)代管理人才的方法實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)還要引進(jìn)檔案管理、精通計(jì)算機(jī)的復(fù)合型人才，以此提高管理水平。檔案管理工作者需要不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理理念和技術(shù)方法，在熟悉企業(yè)的管理狀況上利用知識(shí)進(jìn)行實(shí)踐，將檔案管理與企業(yè)生產(chǎn)更好地銜接，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更好地為企業(yè)服務(wù)。

（三）實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立科學(xué)的數(shù)字化檔案管理體系如借助企業(yè)OA辦公平臺(tái)開辟檔案管理板塊，亦或是直接開發(fā)出適合企業(yè)自身運(yùn)行發(fā)展模式的檔案專業(yè)轉(zhuǎn)件，將檔案收集、借閱、統(tǒng)計(jì)等實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展，推動(dòng)檔案管理向規(guī)范的方向發(fā)展。國有企業(yè)需要不斷了解數(shù)字檔案的地位和管理優(yōu)勢(shì)，利用資金和物力支持促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

結(jié)語

隨著國家混合所有制企業(yè)發(fā)展的理念不斷深入，企業(yè)更加應(yīng)該注重對(duì)檔案的科學(xué)化規(guī)范化管理，并保證檔案利用價(jià)值的最大化體現(xiàn)。檔案管理部門要在結(jié)合本單位生產(chǎn)和對(duì)檔案信息資源進(jìn)行整合的基礎(chǔ)上，不斷加大開發(fā)力度，檔案管理者要能根據(jù)市場(chǎng)的需求和走向，提供具有價(jià)值的檔案資源，為企業(yè)提供更加高效的信息服務(wù)，為企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。

參考文獻(xiàn)

[1]喬丹丹.國有企業(yè)電子文件管理與建設(shè)探索與實(shí)踐[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用，2012，18：53-54.

篇4

案管理的措施。

1 　 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中存在的主要問題

1. 1 　 檔案意識(shí)不強(qiáng) ，沒有設(shè)立專職檔案員鑒于重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn) ，往往是工程量大 ，人員少 ，工期緊等。

建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)往往只顧工程質(zhì)量和進(jìn)度 ，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案的收集沒有委派專職檔案員 ，而由辦公室或工程科的有關(guān)人員代管。殊不知重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目從開始到方案論證、 設(shè)計(jì)、 招標(biāo)投標(biāo)、 施工、 竣工等一系列活動(dòng)中將形成大量的、 有機(jī)聯(lián)系的文字材料和圖紙 ，它們之間是前后銜接、 左右融合、 互相交叉的。

因此 ，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理必須設(shè)立專職檔案員。

1. 2 　 重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理沒有與項(xiàng)目建設(shè)同步重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目不同于一般的建設(shè)工程 ，它是許多單位工程的綜合 ，工程龐大。因此 ，整個(gè)工程建設(shè)中所形成的重點(diǎn)工程檔案的種類就不像一般工程那樣單一 ，數(shù)量也遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一般工程 ，重點(diǎn)工程既有主體工程 ，又有附屬工程;既有土建工程 ，又有機(jī)械設(shè)備安裝工程等等。參加工程建設(shè)的單位也多 ，因而使得工程建設(shè)中形成的檔案種類繁多、 數(shù)量浩大 ，而且整套重點(diǎn)工程檔案的構(gòu)成也較復(fù)雜 ，除了以普通紙張作為載體材料外 ，還有圖紙、 照片以及錄音、 錄像材料等。

有的建設(shè)單位往往只顧工程進(jìn)度和質(zhì)量 ，對(duì)工程檔案的管理沒有納入工程計(jì)劃 ，檔案的管理沒有與建設(shè)同步進(jìn)行。對(duì)所形成的檔案往往會(huì)束手無策 ，或干脆聽之任之 ，各階段、 各部門、 各施工單位形成的檔案都自行保管 ，久而久之 ，等到工程竣工后要求備案時(shí) ，再想到動(dòng)手對(duì)如此龐大而又復(fù)雜的檔案資料進(jìn)行收集和整理時(shí) ，往往會(huì)造成檔案的遺失和不完整這樣被動(dòng)的局面。

1. 3 　 建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量不符合要求

建設(shè)項(xiàng)目檔案質(zhì)量存在著諸多不盡如人意之處 ，其主要表現(xiàn)在:

① 工程資料不全 ，尤其是安裝及設(shè)備調(diào)試等方面所形成的資料。

② 字跡材料不符合要求 ，往往是圓珠筆和復(fù)印件占的比例較多。

③ 各種簽字、 簽章手續(xù)不完備。

④ 竣工圖沒有按要求用新藍(lán)圖繪制 ，竣工圖的編制往往不符合要求。以上種種都有悖于國家標(biāo)準(zhǔn) 《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》 、 《城市建設(shè)檔案案卷質(zhì)量規(guī)定》 和 《編制基本建設(shè)工程竣工圖的幾項(xiàng)暫行規(guī)定》 。

2 　 改進(jìn)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的措施重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部門 ，也是重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收的必備條件 ，重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的真實(shí)、 準(zhǔn)確、 齊全、 完整和妥善保管及有效利用 ，對(duì)于確保重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目安全使用和正常運(yùn)行都具有非常重要的意義。因此 ，我們采取三個(gè)方面的措施來加強(qiáng)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理。

2. 1 提高認(rèn)識(shí) ，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo) ，制定各專項(xiàng)制度重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案是建設(shè)項(xiàng)目的真實(shí)記錄 ，它不僅數(shù)量巨大、 種類多、 內(nèi)容豐富 ，而且它所存儲(chǔ)的科技信息量大。所以 ，它不僅對(duì)本工程的當(dāng)前和未來十分有用 ，而且對(duì)附近地區(qū)興建相同類型的工程 ，都有很大的參考價(jià)值。所以建設(shè)項(xiàng)目的分管領(lǐng)導(dǎo)、 項(xiàng)目責(zé)任人及項(xiàng)目檔案管理人員 ，都應(yīng)該認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)建設(shè)工程檔案管理方面的法律、 法規(guī)和規(guī)章 ，提高對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。

領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)提高 ，還須要落實(shí)在實(shí)際工作中 ，必須做到:一是在檔案的收集上要專門配備專職檔案管理人員 ，并對(duì)專職檔案管理人員進(jìn)行崗位培訓(xùn) ，以提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)。

二是為了改善建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理 ，應(yīng)組織人員專門制定 ，相對(duì)應(yīng)的歸檔制度、 借閱登記制度、 責(zé)任制考核等一系列的重點(diǎn)工程建設(shè)項(xiàng)目的專項(xiàng)制度。把檔案管理真正落到實(shí)處 ，而不只停留在口頭上。三是要及時(shí)請(qǐng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員一起到工地上去給監(jiān)理單位、 施工單位等的相關(guān)人員進(jìn)行指導(dǎo)。

2. 2 　 立項(xiàng)時(shí)應(yīng)同時(shí)抓好重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的收集

重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目建設(shè)的周期往往比較長 ，因此形成重點(diǎn)工程檔案的周期也較長。針對(duì)這一特點(diǎn) ，為了使重點(diǎn)工程檔案達(dá)到準(zhǔn)確、 齊全的要求 ，第一 ，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)抓住文件材料形成與工程進(jìn)度同時(shí)性的特點(diǎn) ，從工程建設(shè)的一開始就確定專人負(fù)責(zé)技術(shù)文件材料的收集和積累工作 ，做到檔案管理同工程建設(shè)同步。

第二 ，檔案工作人員應(yīng)掌握建設(shè)項(xiàng)目全過程包括的工程檔案資料 ，以掌握建設(shè)項(xiàng)目全過程包括的工程檔案資料的主動(dòng)權(quán) ，在工程的進(jìn)展中要把握好各階段的檔案管理工作 ，并要自上而下形成一個(gè)檔案管理 ，把檔案工作納入工程建設(shè)計(jì)劃 ，而且還要根據(jù)工程進(jìn)度與實(shí)際情況采取分階段接收的辦法。

篇5

1.檔案信息化和電子校務(wù)的發(fā)展脫節(jié)。從上世紀(jì)開始，計(jì)算機(jī)已經(jīng)開始在我國得到廣泛的應(yīng)用，各衛(wèi)校也開始逐步的將計(jì)算機(jī)技術(shù)與自身的需求結(jié)合起來，開發(fā)了不同的信息系統(tǒng)。不同的職能部門由于各自工作的特點(diǎn)不同，其所建立的信息系統(tǒng)也不相同。這也就造成了多類信息共同發(fā)揮作用的局面。許多衛(wèi)校也建立了網(wǎng)絡(luò)版的檔案管理系統(tǒng)，但是，不得不承認(rèn)大部分的電子檔案都存在擴(kuò)充性、靈活性以及開放性較差的問題。電子檔案無法與其他部門的管理系統(tǒng)協(xié)調(diào)，也就形成了信息溝通不暢，甚至是無法溝通的窘迫現(xiàn)狀，不僅限制了電子校務(wù)的統(tǒng)一規(guī)劃和發(fā)展，而且浪費(fèi)了很多的人力、物力以及財(cái)力。所以怎樣實(shí)現(xiàn)電子檔案與學(xué)校其他部門的檔案管理系統(tǒng)的有機(jī)結(jié)合，以求達(dá)到信息的互通有無是許多衛(wèi)校所面臨的一個(gè)巨大挑戰(zhàn)。

2.檔案的管理水平有待提高。電子校務(wù)的發(fā)展也帶來了另一個(gè)問題，如何實(shí)現(xiàn)校務(wù)的公開，快速便捷的查詢各種所需的檔案信息，這就要求對(duì)電子檔案有更高的管理水平。一般情況下，檔案的信息化內(nèi)容可以分為兩個(gè)層次，檔案目錄的數(shù)字化以及全文信息的數(shù)字化?，F(xiàn)在許多衛(wèi)校的電子檔案只是停留在目錄信息的數(shù)字化，只是簡單的將檔案的目錄輸入電腦中，只能實(shí)現(xiàn)簡單的目錄查詢，這種狀況無疑影響了整個(gè)學(xué)校信息化的過程。

3.檔案的安全問題突出。檔案安全問題是電子檔案管理中的一個(gè)重要問題，電子校務(wù)的發(fā)展實(shí)現(xiàn)了檔案部門與其他的學(xué)校部門甚至是外界系統(tǒng)的信息交流，有效提高了學(xué)校檔案部門的工作效率，但是隨之而來的是檔案的安全得不到保障。網(wǎng)絡(luò)中的各種因素比如操作問題或是人們比較擔(dān)心的網(wǎng)絡(luò)黑客入侵，都在威脅著電子檔案的安全。這須引起各個(gè)衛(wèi)校的注意，在注意到電子檔案安全的同時(shí)也要注意檔案原件的安全，一旦大量的檔案的流失，造成的損失將無法挽回。

二、衛(wèi)校電子檔案管理的發(fā)展策略

電子校務(wù)的發(fā)展不僅為檔案管理帶來了機(jī)遇而且也提出了新的要求，這就需要衛(wèi)校工作者進(jìn)一步提升自己的能力。

1.加強(qiáng)信息資源共享。電子檔案的數(shù)據(jù)來自于不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，內(nèi)容包括教學(xué)、人事、科研、學(xué)生等。這之中，校園電子檔案與其他檔案系統(tǒng)的對(duì)接問題是實(shí)現(xiàn)資源共享的重點(diǎn)。目前，衛(wèi)校應(yīng)當(dāng)推出與電子校務(wù)相適應(yīng)的一種體系，以此來健全各種檔案服務(wù)系統(tǒng)，從而進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)資源共享。在各科室的共同協(xié)調(diào)下，實(shí)現(xiàn)檔案的統(tǒng)一化管理，可以有效地提高學(xué)校教職工的工作效率。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。在現(xiàn)階段，各個(gè)衛(wèi)校的檔案中，只有一少部分在文件的形成階段就采用了數(shù)字化的記錄的形式，大部分的檔案還仍然是紙質(zhì)的。實(shí)現(xiàn)檔案的信息化，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)對(duì)衛(wèi)校檔案的管理，還可以提高檔案服務(wù)的深度，這是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息資源共享的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。衛(wèi)校的檔案眾多，不同類型的檔案的信息價(jià)值不同，保密程度也有所不同，并且最重要的是建立數(shù)字化檔案的花費(fèi)依然很高，這些都是衛(wèi)校電子檔案管理的難點(diǎn)。針對(duì)這些問題，學(xué)校應(yīng)該有所選擇，盡量選擇價(jià)值高并且社會(huì)需求很大的檔案先進(jìn)行數(shù)字化，再逐步普及到全校，進(jìn)而建立高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫。

篇6

關(guān)鍵詞：電力企業(yè)；檔案信息化；重要性；檔案管理；資源管理

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)上，電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理逐漸實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、信息化。信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中的應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率。但是在檔案信息化的背景下仍然存在很多的問題制約著檔案管理建設(shè)的效率提高，所以電力企業(yè)需要不斷加強(qiáng)檔案管理的信息系統(tǒng)建設(shè)，突出檔案管理對(duì)電力企業(yè)生產(chǎn)實(shí)踐發(fā)展發(fā)揮的積極性作用。文章就電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性進(jìn)行分析，對(duì)如何提高電力企業(yè)檔案信息化管理水平展開研究和討論。

1電力企業(yè)檔案信息化管理的重要性分析

電力企業(yè)承擔(dān)著電網(wǎng)建設(shè)和改造等工作，所以電力企業(yè)的很多檔案信息中包含著大量的磁介質(zhì)和聲像等檔案信息文件。首先，實(shí)現(xiàn)檔案信息化可以將電力企業(yè)內(nèi)部的檔案內(nèi)容信息進(jìn)行數(shù)字化的處理，利用現(xiàn)代化的設(shè)備技術(shù)，改變傳統(tǒng)檔案信息傳輸、共享和利用的不便；其次，電力企業(yè)的檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，可以提高文檔歸類、編輯的效率，尤其現(xiàn)在我國對(duì)企業(yè)檔案管理的要求非常嚴(yán)格，要求企業(yè)不僅做好檔案管理工作，還要求企業(yè)具有信息化管理的能力。所以電力企業(yè)檔案管理要實(shí)現(xiàn)信息化，符合國家對(duì)于檔案管理建設(shè)的要求；最后，電力企業(yè)檔案管理的信息化能夠預(yù)防檔案信息的丟失，因?yàn)樾畔⒒ㄔO(shè)可以有效保證電力企業(yè)的檔案管理歷程逐步趨于數(shù)字化，電力企業(yè)可以備份檔案信息，如果發(fā)生檔案信息的損壞或者丟失，可以利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案信息恢復(fù)。

2電力企業(yè)檔案信息化管理中存在的問題

2.1傳統(tǒng)檔案建設(shè)理念的束縛

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制不斷發(fā)展的背景下，我國電力企業(yè)檔案的建設(shè)和管理必須兼顧整體性，承擔(dān)一定的社會(huì)責(zé)任，認(rèn)清自身檔案管理發(fā)展與社會(huì)外部因素之間的關(guān)系，促使檔案信息化建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的總體方向保持高度的一致性。但是從檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀來看，我國檔案建設(shè)具有一定的滯后性，難以與社會(huì)的發(fā)展保持同步。造成這種現(xiàn)象的主要原因是受到傳統(tǒng)檔案管理思想的束縛，我國很多檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)向信息化轉(zhuǎn)變。

2.2沒有健全的檔案管理制度

檔案信息化管理和運(yùn)用比較混亂，主要表現(xiàn)在內(nèi)部檔案信息難以保持協(xié)調(diào)穩(wěn)定狀態(tài)?，F(xiàn)在我國大部分電力企業(yè)沒有明確的檔案管理制度，只是將重點(diǎn)放在檔案建設(shè)的表面工作上，例如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的檢查、相關(guān)的展覽活動(dòng)等，真正能夠用于研究應(yīng)用的檔案信息少之又少，所以導(dǎo)致現(xiàn)在很多檔案失去了其本身的意義和價(jià)值。管理制度的缺失勢(shì)必難以落實(shí)相關(guān)的責(zé)任，檔案信息化管理工作的開展也無章可循，不利于檔案信息化管理的發(fā)展。

2.3數(shù)字化建設(shè)的軟硬件設(shè)備準(zhǔn)備不充分

提高檔案信息化管理的質(zhì)量和效率，先進(jìn)的軟硬件設(shè)備必不可少，但是現(xiàn)階段我國很多單位組織的硬件設(shè)備陳舊，軟件信息管理功能也不夠完善，整個(gè)硬件和軟件系統(tǒng)都處于比較落后的一個(gè)狀態(tài)。在這種情況下，檔案信息的互調(diào)難度和復(fù)雜性就會(huì)增大，也是制約檔案管理數(shù)字化建設(shè)的一大因素。

2.4檔案信息管理人員的綜合素質(zhì)不高

檔案數(shù)字化管理和建設(shè)對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平技能和素質(zhì)提出了較高的要求，但是我國電力企業(yè)的檔案信息管理人員并不具備專業(yè)的檔案管理的知識(shí)，沒有系統(tǒng)化的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的處理能力，并且檔案管理人員的素質(zhì)不高，缺乏復(fù)合型信息化檔案管理人才，導(dǎo)致檔案管理工作的信息化水平都處在一個(gè)比較初級(jí)的階段。

3電力企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

3.1構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)

電力企業(yè)的檔案管理部門具有業(yè)務(wù)指導(dǎo)性的職能，電力企業(yè)應(yīng)該協(xié)調(diào)各個(gè)組織部門之間的合作，實(shí)現(xiàn)檔案管理與電力工程項(xiàng)目進(jìn)度保持高度的協(xié)調(diào)性，積極發(fā)揮檔案管理部門的檔案信息歸類、處理職能，發(fā)揮其他參與協(xié)調(diào)部門的監(jiān)督指導(dǎo)職能。各個(gè)職能部門應(yīng)該設(shè)置兼職的檔案管理人員，做好本部門檔案信息的移交工作，完整地將檔案移交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔，形成一個(gè)完整的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

3.2強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理意識(shí)

檔案信息化管理能夠有效地解決檔案管理建設(shè)工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的矛盾，但是檔案數(shù)字化建設(shè)和信息化的管理是一個(gè)漫長的過程，也是檔案管理者與現(xiàn)代檔案信息管理客體之間不斷磨合的一個(gè)過程。所以需要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化意識(shí)，并且大力地宣傳檔案數(shù)字化管理理念，引起電力企業(yè)檔案管理的高度重視，這也要強(qiáng)化檔案管理者的數(shù)字化管理意識(shí)，數(shù)字化管理意識(shí)的提高是檔案管理者整體素質(zhì)提高的基礎(chǔ)條件。綜合素質(zhì)包括檔案管理人員的管理意識(shí)和專業(yè)能力，所以要培養(yǎng)檔案信息化管理的復(fù)合型人才。對(duì)管理者的責(zé)任心進(jìn)行激化，對(duì)單位檔案管理人員進(jìn)行思想政治教育，促使檔案管理人員在參與工作實(shí)踐的過程中樹立正確的人生觀和價(jià)值觀，有效地增強(qiáng)其愛崗敬業(yè)的精神。并且要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)理論知識(shí)的定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)技能，及時(shí)地掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)技巧，提高檔案信息化管理建設(shè)服務(wù)能力，推進(jìn)檔案管理工作的系統(tǒng)化和規(guī)范化。

3.3結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集管理

首先，電力企業(yè)要建立完整的檔案信息數(shù)據(jù)資源庫，在電力工程項(xiàng)目實(shí)施的過程中，要將相關(guān)的任務(wù)模板下發(fā)到各個(gè)組織部門，各個(gè)部門及時(shí)地獲取、接受檔案信息，并做出具體的檢驗(yàn)和校正，完善后的檔案信息移交到檔案管理部門進(jìn)行歸檔；其次，要做好檔案信息資源的更新工作，電力企業(yè)的項(xiàng)目建設(shè)檔案具有很高的專業(yè)技術(shù)性，如果涉及到項(xiàng)目規(guī)模的改造擴(kuò)建等，需要同步進(jìn)行檔案信息的調(diào)整，這就需要電力企業(yè)實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的同步改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案的動(dòng)態(tài)化管理；最后，要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的資源的建設(shè)和管理，例如在電力企業(yè)一項(xiàng)工程項(xiàng)目完成之后，就要將紙質(zhì)檔案和電子檔案同時(shí)移交到檔案管理部門進(jìn)行檢驗(yàn)，檔案管理部門做出合格判定，才算項(xiàng)目實(shí)施完畢。

3.4加強(qiáng)檔案信息數(shù)據(jù)安全管理

檔案歸檔整理的前提是對(duì)檔案信息進(jìn)行安全的保存，數(shù)字化檔案信息一般是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，所以要加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的防火墻設(shè)置，防止病毒感染，確保檔案信息存儲(chǔ)位置的安全性。尤其電力企業(yè)的很多檔案信息是國家電網(wǎng)建設(shè)的保密性信息，電力企業(yè)必須確立數(shù)據(jù)的安全級(jí)別與使用權(quán)限。同時(shí)要嚴(yán)格制定、落實(shí)檔案信息化管理法規(guī)，盡快解決內(nèi)部檔案數(shù)字化管理的混亂狀態(tài)。有效地落實(shí)責(zé)任問責(zé)制度，如果在檔案歸檔的過程中出現(xiàn)嚴(yán)重的失誤，則要將具體的責(zé)任落實(shí)到具體的管理人員身上，最大程度保證檔案數(shù)據(jù)的安全。

4結(jié)語

綜上所述，檔案管理在智能化、自動(dòng)化發(fā)展的過程中，使得信息化管理系統(tǒng)在檔案管理中得到應(yīng)用，很大程度上提高了檔案管理建設(shè)的質(zhì)量和效率，但是檔案信息資源變得越來越復(fù)雜，導(dǎo)致電力企業(yè)的檔案管理難度越來越大。電力企業(yè)應(yīng)該在認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的重要性的同時(shí)，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，強(qiáng)化檔案管理者的信息化管理意識(shí)，結(jié)合電力企業(yè)的實(shí)際，加強(qiáng)數(shù)據(jù)采集管理和檔案信息數(shù)據(jù)安全管理。

參考文獻(xiàn)

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篇7

1電子技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域應(yīng)用的必然性

檔案工作要適應(yīng)信息時(shí)代的要求，必須有一支政治素質(zhì)好、專業(yè)水平高、工作能力強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍才能適應(yīng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的需要，提高檔案人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力勢(shì)在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進(jìn)的科技手段打破了傳統(tǒng)的檔案管理的物理時(shí)空的限制，使人們對(duì)資源的查找有了快捷、便利和及時(shí)的方式，現(xiàn)代化的信息庫，也可以加強(qiáng)檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系和交流，為不同的用戶需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應(yīng)這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個(gè)檔案的信息管理工作方面，引進(jìn)、消化、適應(yīng)信息技術(shù)的成果，使檔案人員擁有廣博的知識(shí)，以適應(yīng)信息技術(shù)發(fā)展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運(yùn)用新技術(shù)、才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。

2電子技術(shù)在檔案管理中的作用

通過上述研究可知，電子技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用是社會(huì)發(fā)展的必然，所以，要檔案管理方面的相關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)電子技術(shù)的重視和學(xué)習(xí)。并且在研究其應(yīng)用作用的基礎(chǔ)上促進(jìn)電子技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展。筆者在此對(duì)電子技術(shù)在檔案管理中的作用進(jìn)行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻(xiàn)。

2.1促進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)將館藏?cái)?shù)字化

所謂“將館藏?cái)?shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對(duì)圖片文件可以通過文字識(shí)別等技術(shù)達(dá)到相配于每張圖片的科學(xué)手段，再運(yùn)用存儲(chǔ)管理技術(shù)將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡(luò)的新興的檔案管理技術(shù)。

2.2利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案著錄、標(biāo)引等工作

技術(shù)的進(jìn)步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責(zé)任者、文本、密級(jí)、保管期限、時(shí)間、載體形態(tài)、檔號(hào)、分類號(hào)、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標(biāo)引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標(biāo)識(shí)的過程，這兩項(xiàng)內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進(jìn)行的，而在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行著錄和標(biāo)引，使得查找檔案十分便捷。

2.3加強(qiáng)對(duì)電子文件進(jìn)行管理

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應(yīng)該是電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設(shè)備來利用，人們?cè)跈z索和閱讀電子文件時(shí)要借助特定的硬件設(shè)備、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件進(jìn)行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準(zhǔn)確的文件信息。所以它對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應(yīng)針對(duì)單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。

2.4利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)利用

篇8

論文摘要：網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代的到采,對(duì)學(xué)校檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)。本文擬通過對(duì)中職學(xué)校電子檔案管理工作現(xiàn)狀的分析,探尋適合中職學(xué)校檔案管理的有效策略。 

 

隨著信息社會(huì)化的發(fā)展,電子文件以其傳輸快捷、可復(fù)制等優(yōu)點(diǎn),正逐步代替紙質(zhì)文件,這給傳統(tǒng)的檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)。學(xué)校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一,是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的一個(gè)重要標(biāo)志,也是評(píng)估學(xué)校全面建設(shè)的重要內(nèi)容之一。在職業(yè)院校學(xué)校檔案管理工作中,如何配合職業(yè)教育發(fā)展的需求,做好紙質(zhì)檔案向電子檔案管理的轉(zhuǎn)變,適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代電子檔案管理的環(huán)境,已成為目前學(xué)校檔案工作者越來越關(guān)注的話題。 

 

一、中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀 

 

(一)重視程度不夠,管理不規(guī)范 

1　制度不完善,管理隨意性強(qiáng)。中職學(xué)校部門多,教育教學(xué)管理工作繁雜,如涉及到教務(wù)方面的工作有:教學(xué)計(jì)劃管理、課務(wù)管理、教材管理、考試管理、學(xué)生成績管理、學(xué)籍管理等等。由于工作繁雜,資料繁多,有些部門在計(jì)算機(jī)上起草制作的文件,經(jīng)常被忽視,沒有采取很好的保護(hù)措施,甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作,使其與打印出來的紙質(zhì)文件不相同,從而失去了歸檔保存的意義。 

2　歸檔程序不明確,存儲(chǔ)載體不安全。目前很多中職學(xué)校對(duì)電子文件的歸檔程序要求不夠明確,存儲(chǔ)過于分散,未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題,電子文件可能丟失;一些學(xué)校的電子文件只是簡單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上,或以軟磁盤作為電子文件存儲(chǔ)的介質(zhì),一旦系統(tǒng)出現(xiàn)問題。或軟磁盤遭到損壞,極有可能造成電子文件遭到破壞,甚至全部丟失的嚴(yán)重后果。 

3　歸檔不鑒定,真?zhèn)尾槐鎰e。歸檔電子文件的真假與價(jià)值,需要做辨別及鑒定,如果電子存檔只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上,這樣歸檔,一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的,另一方面是使大量珍貴的文件淹沒在價(jià)值不大的檔案材料之中,給歸檔的管理帶來諸多不便。 

 

(二)專業(yè)人才缺乏。設(shè)備落后 

中職學(xué)校電子文件的歸檔工作,不但必須具有一支具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)、較好的計(jì)算機(jī)操作技能的人才隊(duì)伍,還要引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備,及相應(yīng)的管理軟件,這樣才能充分發(fā)揮專業(yè)人才的作用。 

 

二、中職學(xué)校電子檔案管理對(duì)策 

 

(一)健全規(guī)章制度,完善管理體系 

1　明確分工,形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)。學(xué)校檔案要實(shí)事求是地記錄學(xué)校各項(xiàng)工作、活動(dòng),記錄教師工作業(yè)績、學(xué)生情況等等,這些是學(xué)?？偨Y(jié)經(jīng)驗(yàn)、制訂計(jì)劃、進(jìn)行決策、處理各種問題最有價(jià)值的參考資料,是教師評(píng)先晉級(jí)的憑證,學(xué)生成長的記錄。因此中職學(xué)校要明確學(xué)校各部門的檔案搜集、整理、歸檔、匯總等各環(huán)節(jié)的工作分工,形成科學(xué)的檔案管理體系,發(fā)揮檔案積極作用,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展。 

2　規(guī)范電子文件收集工作。在紙質(zhì)檔案管理中,檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),檔案收集工作如何,對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)槲募氖占瘹w檔是否有序規(guī)范,不僅會(huì)影響檔案的完整性,而且影響今后的開發(fā)利用。對(duì)于電子檔案來說,電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié),是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案,其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件,由于不具備正式文件的功能,所以一般情況下可不保留。但是,如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索的要求時(shí),或者從保留文件重要修改過程的信息考慮,則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件,則應(yīng)及時(shí)收集和整理,并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系,尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件,應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。并應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件,以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。 

3　嚴(yán)格電子文件的歸檔管理。電子文件歸檔,是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件,經(jīng)過整理確定檔案屬性后,從計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上,拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上,以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件,其歸檔的方法是不同的,如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔,就必須做一些輔助和認(rèn)證工作,運(yùn)用“雙套式”管理模式,將電子文件以紙張和數(shù)字化載體(如磁盤、磁帶、光盤等)制作雙重備份,并分別歸檔管理,形成兩種介質(zhì)、兩套同一內(nèi)容的檔案。 

目前在學(xué)校檔案管理中,為了便于保管和利用,兩套同版本的電子文件,一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管,另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門保管。為確保電子文件的真實(shí)性,歸檔電子文件的格式,應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn),如文檔文件宜采用txt格式或doc格式,數(shù)據(jù)文件宜采用dbf文件,圖像文件宜采用jpg格式等,在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí),應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明,必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。 

4　健全電子文件管理的檢查審核制度。電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力。因此,電子公文管理工作要得到強(qiáng)化,就必須建立相應(yīng)的核查制度,定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查,重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整,公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全,是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?nbsp;

5　規(guī)范公文制作和控制程序。對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端(專人或部門),各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送,確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu),便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則,盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限,對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留,不可任意進(jìn)行刪除處理。 

6　嚴(yán)格查閱制度。學(xué)校檔案保存要求完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全,便于開發(fā)利用,學(xué)校的電子檔案的查閱同樣必須按照檔案借查制度經(jīng)學(xué)校相關(guān)負(fù)責(zé)人審批,嚴(yán)格履行登記手續(xù),寫明查閱目的。明確電子檔案是否能隨意復(fù)制粘貼。 

 

(二)加大投入力度,充實(shí)硬件設(shè)備 

中職學(xué)校要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑,為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備,對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞,對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)。搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。 

 

(三)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè),適應(yīng)技術(shù)發(fā)展 

從事電子文檔管理必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。一要注意引進(jìn)多方面的專業(yè)人才,充實(shí)檔案干部隊(duì)伍,建立復(fù)合型多層次的專業(yè)技術(shù)隊(duì)伍。如電子’計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)人才,接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才,對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入,對(duì)在職人員進(jìn)行各種形式的再教育,使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能,以適應(yīng)技術(shù)發(fā)展的需要。 

 

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篇9

在實(shí)際工作中，在整理客戶信息時(shí)，非常容易出現(xiàn)以下三種問題：線路、電壓和電源問題。在電路出現(xiàn)問題時(shí)，用戶的用電信息不能夠及時(shí)準(zhǔn)確的出現(xiàn)在供電線路上，使供電部門不能夠準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)用戶的用電量。在進(jìn)行電路檢修時(shí)，電力營銷部門一般會(huì)在提前通知用戶的狀況下進(jìn)行工作，避免在用戶不知情下斷電所造成的影響。因此，在實(shí)際工作過程中，電路維修人員必須及時(shí)對(duì)電路進(jìn)行檢修，保證電路的穩(wěn)定，為用戶用電信息的準(zhǔn)確性提供物質(zhì)保障。

2提高電力管理中客戶檔案有效性的嘗試

2.1主要技術(shù)嘗試

2.1.1客戶復(fù)查工作管理方法研究

客戶信息在不斷地改變，只有將客戶信息的復(fù)查列為供電所班組的日常工作，才能夠很好的保證客戶信息的準(zhǔn)確度?？梢栽O(shè)定為周期性工作或者具有針對(duì)性的任務(wù)，結(jié)合于目前班組日常作業(yè)當(dāng)中，研究客戶復(fù)查工作具體的管理辦法以及管理細(xì)則。本項(xiàng)目研究的重點(diǎn)是在不加重班組人員工作量與工作壓力的同時(shí)帶來客戶信息準(zhǔn)確度的提升。

2.1.2信息化復(fù)查手段研究

要以臺(tái)區(qū)為單位開展客戶信息復(fù)查工作，并將其設(shè)定為周期性（臨時(shí)性）的工作計(jì)劃，將班組人員所負(fù)責(zé)的區(qū)域劃分都相互結(jié)合起來，并將工作計(jì)劃發(fā)送給各相關(guān)的供電所班組人員。對(duì)于工作提醒方面，在出現(xiàn)重要事件時(shí)，應(yīng)以短信的方式（暫定方式）進(jìn)行提醒，如工作計(jì)劃新增與變更、緊急任務(wù)通知及未完成情況通知等。要保證能夠按具體需求以每天、每周、每月的方式發(fā)送提醒短信以確保班組人員能夠及時(shí)獲悉自己的工作計(jì)劃的情況，并及時(shí)完成復(fù)查工作。針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)客戶信息復(fù)查結(jié)果應(yīng)用研究，以明確結(jié)果數(shù)據(jù)能夠以規(guī)范化的流程，及時(shí)的在相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行更新。通過信息化手段對(duì)復(fù)查工作的情況進(jìn)行匯總，可以按照周期時(shí)間來統(tǒng)計(jì)復(fù)查工作的進(jìn)度情況，發(fā)現(xiàn)問題能夠跟蹤到班組人員以分析原因，同時(shí)能夠配合考核管理制度來確保客戶信息復(fù)查工作的有序推行。對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)客戶信息復(fù)查結(jié)果應(yīng)用研究，通過明確的結(jié)果數(shù)據(jù)以規(guī)范化的流程在相應(yīng)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)及時(shí)進(jìn)行更新。系統(tǒng)通過復(fù)查的工作計(jì)劃來明確所需要的客戶信息范圍，并提前將數(shù)據(jù)通過數(shù)據(jù)接口（暫定數(shù)據(jù)集成平臺(tái)）來獲??；通過數(shù)據(jù)同步服務(wù)將核查確認(rèn)的數(shù)據(jù)同步到后臺(tái)管理系統(tǒng)。文章結(jié)合移動(dòng)GIS電子地圖，用GPS定位模塊設(shè)定出客戶的復(fù)查路徑，以此為依據(jù)指引班組人員進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查，幫助不熟悉現(xiàn)場(chǎng)的班組人員順利完成復(fù)查工作。除此之外，文章區(qū)分已復(fù)查的用戶點(diǎn)與待復(fù)查的用戶點(diǎn)通過的是移動(dòng)GIS電子地圖上的顏色，不通顏色代表不同用戶，通過點(diǎn)擊相應(yīng)的用戶點(diǎn)來查詢、編輯客戶信息。當(dāng)一個(gè)用戶點(diǎn)做完復(fù)查之后，其狀態(tài)也會(huì)標(biāo)示為已復(fù)查，同時(shí)在地圖上也會(huì)做相應(yīng)的處理。復(fù)查人員可以直觀的看到待復(fù)查的用戶點(diǎn)位置，配合導(dǎo)航功能可以輕松的復(fù)查到每個(gè)用戶點(diǎn)。

2.2關(guān)鍵技術(shù)難點(diǎn)

通過尋找復(fù)查工作與班組現(xiàn)有工作的切入點(diǎn)將班組現(xiàn)有的工作結(jié)合起來，把復(fù)查工作平?；也粫?huì)增加工作人員的工作負(fù)擔(dān)。并通過利用GPS、GIS電子地圖、客戶信息按臺(tái)區(qū)規(guī)劃復(fù)查路徑來實(shí)現(xiàn)客戶信息復(fù)查的自動(dòng)導(dǎo)航。為了適應(yīng)城市化建設(shè)的節(jié)奏，電子地圖需要定期進(jìn)行更新維護(hù)，以保證客戶信息的準(zhǔn)確。制定的自動(dòng)化復(fù)查工作計(jì)劃主要是利用劃分好的班組人員來負(fù)責(zé)區(qū)域，將工作周期性的建立起來，無需工作人員手工逐條編排客戶信息，減輕了工作及管理壓力。在圖形處理方面，作者提供多種查詢方式滿足用戶的定位、定性查找設(shè)備，可核對(duì)設(shè)備的數(shù)據(jù)屬性信息，還可以實(shí)現(xiàn)在線確認(rèn)提交和離線確認(rèn)同步到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫。本項(xiàng)目所涉及的技術(shù)研發(fā)包括以下兩點(diǎn)：一是后臺(tái)管理系統(tǒng)，二是現(xiàn)場(chǎng)復(fù)查終端。后臺(tái)主要負(fù)責(zé)的是復(fù)查工作計(jì)劃的編排，通知短信接口自動(dòng)發(fā)送，將復(fù)查結(jié)果的查看情況與工作進(jìn)度情況進(jìn)行匯總?，F(xiàn)場(chǎng)復(fù)查終端主要利用GIS電子地圖技術(shù)，并將其與GPS結(jié)合，形成客戶復(fù)查路徑導(dǎo)航，能夠很好地完成客戶信息的復(fù)查工作。具體結(jié)構(gòu)如圖1所示。以任務(wù)為向?qū)?，將業(yè)務(wù)由戶內(nèi)延伸至戶外，形成工作閉環(huán)。通過集成平臺(tái)把營配低壓客戶信息數(shù)據(jù)同步到后臺(tái)管理系統(tǒng)，由后臺(tái)管理系統(tǒng)將業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)打包和工作單信息采用Push的方式下發(fā)到終端設(shè)備，核查人員在復(fù)查過程中通過圖形核對(duì)當(dāng)前設(shè)備的位置和屬性信息，經(jīng)過修改確認(rèn)把數(shù)據(jù)提交到后臺(tái)管理系統(tǒng)。在GIS系統(tǒng)的支持下實(shí)現(xiàn)終端上設(shè)備離線、在線情況的可視化圖形查詢、數(shù)據(jù)信息核查。傳統(tǒng)上，數(shù)據(jù)信息核查是通過使用紙質(zhì)地圖，用鉛筆勾勒形狀和設(shè)備信息，然后進(jìn)入了一個(gè)地理信息系統(tǒng)或CAD系統(tǒng)將核查的數(shù)據(jù)信息保存到數(shù)據(jù)庫中。傳統(tǒng)的核查工作存在著多種弊端，主要概括為以下四個(gè)方面：第一、核查人員在工作過程中不到位，導(dǎo)致核查工作名不副實(shí)；第二、由于無法準(zhǔn)確把握核查人員的工作狀態(tài)，給工作考核帶來了難度；第三、核查人員在工作過程中需要攜帶大量的工作資料，增加了核查工作的不便；第四、核查工作周期較長，核查結(jié)果無法及時(shí)反饋。使用平板電腦結(jié)合GIS移動(dòng)技術(shù)，可以建立高度集中的移動(dòng)地理信息系統(tǒng)，設(shè)計(jì)特定領(lǐng)域的工作流程，直接與地理數(shù)據(jù)庫進(jìn)行同步。該項(xiàng)目充分利用了平板電腦的移動(dòng)特性，結(jié)合GPS、無線通信等技術(shù)手段，從根本上解決了傳統(tǒng)核查工作中存在的問題。本項(xiàng)目的研究和開發(fā)涉及到嵌入式系統(tǒng)的開發(fā)，應(yīng)用到嵌入式硬件軟件、移動(dòng)計(jì)算和移動(dòng)數(shù)據(jù)庫、移動(dòng)GIS、無線通訊等關(guān)鍵技術(shù)。由于我單位現(xiàn)階段暫沒此方面人力資源和技術(shù)應(yīng)用，所以需要外委單位合作完成項(xiàng)目，本項(xiàng)目選擇珠海市恒源信息技術(shù)有限公司為外委單位，該公司是廣東省信息產(chǎn)業(yè)廳認(rèn)證的“雙軟企業(yè)”，針對(duì)供電系統(tǒng)領(lǐng)域開發(fā)各類應(yīng)用軟件，并獲得所有客戶一致好評(píng)。該公司已在廣東電網(wǎng)、云南電網(wǎng)、廣西電網(wǎng)、貴州電網(wǎng)眾多供電局和供電公司成功實(shí)施配電網(wǎng)各類系統(tǒng)。公司多年來從事基于GPS技術(shù)電力配網(wǎng)采集和巡檢系統(tǒng)，掌握移動(dòng)GIS、移動(dòng)終端等關(guān)鍵技術(shù)的應(yīng)用，產(chǎn)品先進(jìn)性、科學(xué)性和實(shí)用性均領(lǐng)先于國內(nèi)同類產(chǎn)品。

3結(jié)束語

篇10

關(guān)鍵詞：電子管理；檔案管理；重要性

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，相關(guān)單位在檔案的管理上以子管理方式為主，此種情況下促進(jìn)了電子檔案的形成。電子檔案實(shí)際上就是將一些存在相應(yīng)價(jià)值的數(shù)據(jù)亦或是文件做好詳細(xì)的歸類，存儲(chǔ)而形成的電子文件。隨著我國國民經(jīng)濟(jì)水平的飛速發(fā)展，我國科學(xué)技術(shù)水平也得到了突飛猛進(jìn)的效果，這種便捷、合理的管理形式在相關(guān)領(lǐng)域得到了普遍的認(rèn)可，在某種程度上將電子化水平加以提升，逐漸為檔案管理工作的開展帶來益處。對(duì)此，本文主要從以下幾方面對(duì)電子檔案在檔案管理中的重要性進(jìn)行研究，筆者結(jié)合自身積累的經(jīng)驗(yàn)論述了電子檔案所產(chǎn)生的作用，并提出了自己的一些觀點(diǎn)，希望提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

1 電子檔案管理的優(yōu)越性體現(xiàn)

1.1 電子檔案方便快捷，能提高工作效率

相較于傳統(tǒng)人工管理方式，電子檔案管理最重要的特點(diǎn)就是方便快捷，工作人員無需再進(jìn)行繁重的手工操作，只需用計(jì)算機(jī)處理檔案的歸檔、檢索等工作，這大大減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。同時(shí)，電子檔案管理的準(zhǔn)確性很高，操作起來也相對(duì)簡單，增刪信息的流程被簡化，有效提高檔案管理工作的效率。之外，電子檔案的傳輸速度也相應(yīng)加快，檔案管理者通過網(wǎng)絡(luò)傳播就可以將檔案?jìng)鬏斀o需要者，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)資源共享的目的。

1.2 電子檔案管理能夠防止文件丟失

傳統(tǒng)檔案管理都是紙質(zhì)存檔，很容易丟失或者損壞，一旦丟失或者遺漏文件只能靠拆卷重裝來補(bǔ)救，繁重的工作給管理者增加了不小的負(fù)擔(dān)和麻煩。電子檔案管理就避免了這一問題的出現(xiàn)，本來進(jìn)行紙質(zhì)歸檔的文件上傳到網(wǎng)絡(luò)以后，可以隨時(shí)補(bǔ)漏增缺，可以多復(fù)制幾份進(jìn)行存檔，就不會(huì)出現(xiàn)文件丟失等問題。

1.3 電子檔案管理形式多樣，易于保存

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保存方式較為單一，電子檔案則不同，它的存儲(chǔ)形式多種多樣，包括文字、圖形、音像，影像等都可以保存在浩瀚的網(wǎng)絡(luò)媒介中。紙質(zhì)檔案存在著被人亂涂亂畫或被有意銷毀的弊端，一旦損壞，很難有備份可以參考，那么，電子檔案則不會(huì)出現(xiàn)這樣的問題，它能夠?qū)n案長久的安全的保存下去，供人調(diào)配使用。

2 加強(qiáng)電子檔案管理的策略

即使電子檔案在具體的使用情況下有著顯著的效果，然而在實(shí)際的管理工作中依然有著諸多的不足之處，例如在檔案管理工作中所存在的安全問題，沒有制定出完善的規(guī)章制度，某些員工的文化水平不高等不足之處。因此，筆者依據(jù)此類現(xiàn)象進(jìn)行分析，并提出合理化的解決方案，提供給相關(guān)人士，供以借鑒。

2.1 提高電子檔案存放空間的安全性

電子檔案的存放環(huán)境是保障其信息安全可靠的基本條件，加強(qiáng)電子檔案管理首先應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)電子檔案存放環(huán)境的保護(hù)措施。因此，需要工作人員對(duì)辦公場(chǎng)所加強(qiáng)管理，防止發(fā)生電擊、火災(zāi)等突發(fā)事件，保證電子檔案能夠有一個(gè)安全可靠的存儲(chǔ)環(huán)境。與此同時(shí)，工作人員最好將電子檔案進(jìn)行多個(gè)備份處理，放在不同的存儲(chǔ)位置能夠保證發(fā)生意外時(shí)及時(shí)予以補(bǔ)救。尤其是遇到電腦病毒入侵或者其他破壞程序的侵害時(shí)，因?yàn)橛卸鄠€(gè)備份，就不必?fù)?dān)心數(shù)據(jù)或文件大量丟失。

2.2 完善電子檔案管理制度

相關(guān)人員在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，為了文件亦或是相應(yīng)數(shù)據(jù)達(dá)到安全的目的提供重要的保障，一定要極大對(duì)管理制度設(shè)計(jì)工作的力度，建立一支積極進(jìn)取的隊(duì)伍，并培養(yǎng)所有員工的專業(yè)能力和文化素養(yǎng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行相應(yīng)的編制作業(yè)，在實(shí)際編制的過程中還需要遵循文件真實(shí)的工作理念，并且相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)以檔案自身的等級(jí)當(dāng)作劃分的依據(jù)，在第一時(shí)間對(duì)檔案做好認(rèn)真的歸納、存儲(chǔ)等一系列工作，并且在保存檔案的前期階段一定遞交給相關(guān)人員檢查，從而確保存儲(chǔ)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)的目的。比如，依據(jù)某館藏的具體情況做好科學(xué)的整理，依據(jù)檔案的具體狀況來選擇恰當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)形式，包含照相機(jī)、光盤的應(yīng)用，進(jìn)而建立出相應(yīng)的管理制度。

2.3 加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)

相關(guān)單位處理要進(jìn)一步將儲(chǔ)存的安全性能加以提升以及不斷優(yōu)化檔案管理制度之外，還應(yīng)當(dāng)加大檔案系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)工作的力度就顯得格外重要。然而，檔案管理體系倘若沒有完善的系統(tǒng)，那么就會(huì)對(duì)信息的安全性帶來直接的影響。因此，依據(jù)此類情況，就要求相關(guān)設(shè)計(jì)人員在對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計(jì)的時(shí)候采取加密的設(shè)計(jì)手段，并在特定的情況下更換相應(yīng)的密碼，而且還應(yīng)當(dāng)設(shè)置有效的訪問權(quán)限，這樣做的目的是為了避免某些黑客通過獲取信息，會(huì)對(duì)檔案信息造成破壞的情況出現(xiàn)。與此同時(shí)，在特定的時(shí)間段，相關(guān)人員還需要對(duì)管理系統(tǒng)做好相應(yīng)的維護(hù)工作，避免病毒進(jìn)入而出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，進(jìn)而最大程度確保電子檔案體系實(shí)現(xiàn)安全的目的。

2.4 提升工作人員的業(yè)務(wù)能力和水平

總的來說，隨著電子檔案管理的不斷發(fā)展中，會(huì)節(jié)省大量的人力，然而這不能表現(xiàn)所有的工作都不需要使用人力來促使系統(tǒng)的運(yùn)行，在實(shí)際的操作中，相關(guān)人員自身所具備的能力就會(huì)對(duì)系統(tǒng)是否順利運(yùn)作帶來不利影響。因此，為了確保具有一定的安全性，相關(guān)單位還應(yīng)當(dāng)加大培養(yǎng)員工的力度，不斷的掌握專業(yè)技能，從而為我國的檔案事業(yè)奉獻(xiàn)出一份力量。

結(jié)束語

總而言之，隨著當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的不斷發(fā)展，無論是生產(chǎn)還是生活都會(huì)涉及到電子科學(xué)技術(shù)，而相關(guān)單位將電子檔案使用到相關(guān)領(lǐng)域中，采取智能化的設(shè)備將人工操作的方式取而代之是未來道路的發(fā)展趨勢(shì)。顯而易見的是，在檔案信息化建設(shè)的過程中，需要將相關(guān)硬件和軟件技術(shù)完美的結(jié)合起來，并將檔案管理制度加以完善，培養(yǎng)復(fù)合型人才，將電子文件制作效率加以提高，最終建立一套完善的管理體系，從而為我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出一份貢獻(xiàn)。

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