導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案系統(tǒng)管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

享有同等保健服務(wù)

凡居住在“四師”轄區(qū)的流動或暫住人口中的孕產(chǎn)婦，應(yīng)納入“四師”孕產(chǎn)婦系統(tǒng)管理范疇（以現(xiàn)居住地管理），并且均得到統(tǒng)一的孕期保健管理，建立流動人口孕產(chǎn)婦檔案，享有與當?shù)卦挟a(chǎn)婦同等的衛(wèi)生保健服務(wù)。

各轄區(qū)婦幼保健專干負責(zé)建卡，單獨造冊，年底完成各項資料收集，并進行統(tǒng)計分析。督促四師各部門做好流動人口孕產(chǎn)婦管理工作，并負責(zé)向孕婦進行孕產(chǎn)期健康教育和進行高危妊娠的篩查工作，發(fā)現(xiàn)危險因素早預(yù)防、早診斷、早治療。對臨產(chǎn)的孕婦做好思想工作，動員她們到醫(yī)院住院分娩，有危急重癥的親自護送到醫(yī)院分娩。如遇不配合的家庭，按《農(nóng)四師流動人口管理條例》的規(guī)定，給予行政干預(yù)。

各部門密切配合，齊抓共管

由各轄區(qū)衛(wèi)生科牽頭，醫(yī)院、婦幼保健科、計生辦、女工委、社區(qū)管委會等部門共同協(xié)調(diào)，齊抓共管、各負其責(zé)，共同做好流動人口中的孕產(chǎn)婦管理工作，以提高流動人口中孕產(chǎn)婦早孕建卡率和住院分娩率，確保母嬰全程安全。

醫(yī)院婦產(chǎn)科門診醫(yī)生起到督促早孕建卡作用，對符合生育條件，確診早孕的流動人口或暫住的孕產(chǎn)婦，都要求她們及時到轄區(qū)婦幼保健科進行建卡檢查。

各轄區(qū)均建立流動人口管理登記，轄區(qū)衛(wèi)生員及計生員利用每月衛(wèi)生員及計生例會，及時掌握流動人口懷孕人數(shù)，并督促孕婦到轄區(qū)婦幼保健科建卡。

社區(qū)管委會、女工委必須掌握本管轄區(qū)流動人口數(shù)及流動人口中孕婦人數(shù)，要求她們早期建卡，按時體檢，并督促住院分娩，此項工作作為社區(qū)管理考核的一項重要內(nèi)容，做到責(zé)任到人，責(zé)任到位，確保各項工作落到實處。

以“降消項目”為契機，爭取多渠道幫助特困家庭

對于特別貧困的孕產(chǎn)婦，經(jīng)轄區(qū)項目辦嚴格審核后，可申請“降消項目”貧困孕產(chǎn)婦救助資金。爭取多渠道幫助特困家庭的孕產(chǎn)婦醫(yī)療救助。

篇2

一、2005年任職及主要指標完成情況

1、2005年主要指標完成情況

①、資產(chǎn)質(zhì)量。2005年末，不良貸款余額為xxx億元，不良率xxx％，比年初下降xx個百分點。其中：個人消費不良貸款為xx億元，實現(xiàn)不良貸款額連續(xù)五個月下降xx萬元，完成計劃幅度居全省第x位。

②、潛在風(fēng)險貸款管理。今年我行法人客戶鎖定潛在風(fēng)險貸款xx戶，金額原創(chuàng)：億元，至年末累計壓縮xx億元，處置率為xx％，列全省第x位。

③、信貸基礎(chǔ)工作。全年按公司和個人業(yè)務(wù)，分別組建了信貸審查、核保及業(yè)務(wù)操作、授信管理、貸后管理和貸后監(jiān)督、信貸檔案管理五大業(yè)務(wù)操作與管理中心，信貸系統(tǒng)管理更加明晰；實現(xiàn)xxx系統(tǒng)和xxx兩大系統(tǒng)規(guī)法管理與操作。

2、2005年主要工作內(nèi)容

（1）構(gòu)建信貸業(yè)務(wù)風(fēng)險控制體系，規(guī)范信貸業(yè)務(wù)操作。

根據(jù)總、省行改革的需要，今年重點抓了兩項調(diào)整。一是改革法人客戶業(yè)務(wù)傳統(tǒng)管理模式，組建“信貸業(yè)務(wù)核保及操作中心；二是承接個人消費信貸業(yè)務(wù)的管理。為嚴控信貸風(fēng)險，我從員工崗位設(shè)置、建立健全崗位責(zé)任制入手，設(shè)計工作流程，制定管理制度，實施規(guī)范操作。

①改革法人客戶業(yè)務(wù)監(jiān)督方法，全面推行“一對一“監(jiān)督。在部內(nèi)設(shè)置信貸業(yè)務(wù)操作與貸后管理監(jiān)督員，通過“一人管一行，逐戶、逐筆監(jiān)督”的方式，對全行法人客戶信貸業(yè)務(wù)實行系統(tǒng)管理。先后x次組織大規(guī)?，F(xiàn)場檢查，下發(fā)《信貸業(yè)務(wù)整改通知書》和《加強管理工作意見》xx份，實現(xiàn)整改不規(guī)范操作問題xx啟，推動了我行信貸業(yè)務(wù)規(guī)范化管理工作進程。

②實施個人業(yè)務(wù)審批與監(jiān)督分離。對個人消費信貸業(yè)務(wù)，實行了審批與監(jiān)督分離、相互監(jiān)督、相互制約的工作機制，有效地控制了信貸操作風(fēng)險。全年通過實施有效監(jiān)督，實現(xiàn)對信貸檔案入庫不及時、抵押未登記等問題整改xxx余啟，涉及貸款本金xx萬元，全面規(guī)范了消費信貸管理。

③建立制度規(guī)范操作、監(jiān)督行為。全年起草、細化信貸管理規(guī)章制度xx份。主要是：《xxx銀行xx分行個人消費信貸審查委員會工作規(guī)則》、《xx銀行xx分行消費信貸審查中心管理辦法》、《xx銀行xx分行加強貸后監(jiān)督管理辦法》、《關(guān)于規(guī)范提取信貸檔案管理的補充規(guī)定》、《2005年度公司客戶信貸資產(chǎn)質(zhì)量和潛在風(fēng)險貸款壓縮退出考評辦法》、《xx銀行xx分行法人客戶信貸業(yè)務(wù)操作及核保操作中心工作規(guī)則》等，全面加強了我行信貸管理工作。

（2）加強信貸資產(chǎn)質(zhì)量管理，全力清壓不良及潛在風(fēng)險貸款

為規(guī)范管理，我按信貸政策、經(jīng)營需要、控制化解風(fēng)險等要求，充分發(fā)揮信貸管理作用，全面推行精細化管理。

①對分析后確定的xx港務(wù)局、遼寧xxx有限公司、xxx有限公司等優(yōu)質(zhì)客戶，以綜合授信為主線，重新設(shè)計融資方案，研究消滅其潛在風(fēng)險貸款工作思路，加強與省行匯報和溝通，通過實行多收少貸、制定規(guī)避信貸風(fēng)險措施等辦法，實現(xiàn)此類客戶存量貸款向新增貸款轉(zhuǎn)化，消除風(fēng)險隱患。通過上述措施全年實現(xiàn)存量向新增有效轉(zhuǎn)化x筆，金額xx億元。

②夯實信貸資產(chǎn)質(zhì)量，清查貸款責(zé)任人。今年先后三次組織對管轄貸款進行質(zhì)量認定，堅持標準重新劃定出不良貸款xx億元，為股改提取風(fēng)險撥備做好充分準備；同時還根據(jù)總、省行要求，對xx筆，金額xx億元貸款，實施了信貸責(zé)任人清查，逐筆建立責(zé)任人檔案、認真記錄每筆貸款全過程風(fēng)險控制情況。對剝離資產(chǎn)形成責(zé)任認定報告xx余份，在此基礎(chǔ)上提出責(zé)任人處理意見，經(jīng)報有關(guān)部門核準，為全行順利剝離信貸資產(chǎn)做好基礎(chǔ)工作。

③加強潛在風(fēng)險貸款管理，消除風(fēng)險隱患。為實現(xiàn)潛在風(fēng)險貸款壓縮目標，年初制定并下發(fā)了《xx銀行xx分行壓縮潛在風(fēng)險貸款考核辦法》，先后x次組織召開研究潛在風(fēng)險貸款管理工作會議，召開x次特定風(fēng)險分析會議，逐戶制定、落實工作預(yù)案，分析解決影響工作進度的難點問題，通過現(xiàn)場指導(dǎo)清收、重新設(shè)計融資管理方案、騰出不良空間納入不良管理等系列具體工作，全面推動了潛在風(fēng)險貸款壓降工作。全年分兩階段完成任務(wù)xx億元，其中現(xiàn)金清收xx億元、轉(zhuǎn)化xx億元、納入風(fēng)險管理xx億元，實現(xiàn)壓縮潛在風(fēng)險工作全省排位第x的好成績。

④規(guī)范消費信貸管理，努力提升其質(zhì)量。自x月份接管消費信貸管理工作后，及時分析影響消費貸款質(zhì)量癥結(jié)，提出加強管理的工作意見。在組織查清、查實“批量還款”因素的基礎(chǔ)上，嚴格信貸審查、貸后管理、風(fēng)險處置等信貸基礎(chǔ)工作，先后組織制定并實行了《加強違約貸款電話、上門催收》、《清收處置不良貸款處置14種辦法》、《加強違約20期以上貸款管理》、《按揭貸款合作商規(guī)范管理》等具體工作，通過有效地指導(dǎo)，推動了全行加強消費信貸管理，規(guī)避了信貸風(fēng)險。

（3）完善分層次的貸后監(jiān)督檢查體系，查找貸后管理薄弱環(huán)節(jié)，全面整治貸后管理

重點開展了以下工作：

①加強新增貸款管理，建立逐筆跟蹤、逐戶控制、逐人負責(zé)的管理制度。強化對借款人第一還款來源的監(jiān)管，所有的貸款要求專款專用，專人專戶管理，有效約束貸款第一還款來源。全年共發(fā)出查詢xx余條，提出風(fēng)險規(guī)避措施xx條，措施落實后，有效地規(guī)避了新增貸款風(fēng)險；貸后管理監(jiān)督發(fā)現(xiàn)問題x戶，均得到有效整改。

②加強xx和xx兩大系統(tǒng)管理。全年發(fā)出《信貸業(yè)務(wù)監(jiān)測通知書》、《信貸業(yè)務(wù)整改通知書》70余份；組織開展了xx系統(tǒng)移行勾對、實現(xiàn)移行成功率99％；在xx系統(tǒng)加注中小企業(yè)類型標注、加強了錄入質(zhì)量管理，實現(xiàn)誤差為零的工作目標；人行咨詢系統(tǒng)和特別關(guān)注客戶系統(tǒng)被廣泛應(yīng)用工作中，人行數(shù)據(jù)傳送率達100%；同時還保證了開展業(yè)務(wù)實現(xiàn)了信貸信息有效共享。

③嚴格規(guī)范信貸業(yè)務(wù)檔案、臺帳系統(tǒng)管理。一是嚴格落實信貸檔案管理的各項規(guī)定，規(guī)范了權(quán)證檔案出入庫管理，全面實行了入庫檔案監(jiān)督員查驗，對重點客戶由信貸監(jiān)督員制定管理意見付諸實施的管理機制；對個人客戶信貸檔案重新復(fù)查，實現(xiàn)補充個人檔案資料1000余份，有效地防范了信貸風(fēng)險。

3、存在的主要問題

①支持信貸業(yè)務(wù)發(fā)展的能力不足。對我行信貸業(yè)務(wù)發(fā)展不暢的問題，缺乏深層次可行性探討與研究，提供風(fēng)險規(guī)避措施的能力仍薄弱。

②控壓個人消費貸款風(fēng)險工作處于被動地位，存在辦法少、措施弱的問題，導(dǎo)致對不良貸款控壓工作異常艱難。

③信貸隊伍整體素質(zhì)尚待提高。信貸人員效益觀念不強、遇事推諉、分析反映信貸風(fēng)險工作不到位、辦事拖拉等問題仍不能徹底根治。

二、2006年應(yīng)聘申請

2006年我繼續(xù)申請應(yīng)聘市分行信貸管理部經(jīng)理職務(wù)，如組織接受并同意我的應(yīng)聘申請，我將充分發(fā)揮自身優(yōu)勢，團結(jié)同志們一道積極工作；若組織不能接受我的應(yīng)聘申請，我也堅決服從組織的分配，在其他崗位上也將恪盡職守，積極工作，決不辜負黨和人民賦予的希望與寄托。原創(chuàng)：

三、2006年申請應(yīng)聘崗位的工作計劃

2006年若組織繼續(xù)聘任我為信貸管理部經(jīng)理，我將緊跟市分行工作步伐，努力在支持信貸業(yè)務(wù)發(fā)展，控壓風(fēng)險等方面積極工作。其主要目標是：①全面落實省、市行下達的消費信貸不良控制目標，緊跟消費不良貸款處置政策，適時啟動大規(guī)模處置批量還款工作；②繼續(xù)推進信貸業(yè)務(wù)規(guī)范操作與管理，全年實現(xiàn)零違規(guī)的工作目標；③加大支持信貸業(yè)務(wù)發(fā)展工作，對疑難問題做到有請必復(fù)，規(guī)范答復(fù)率實現(xiàn)100%。為實現(xiàn)上述目標，我將圍繞以下幾方面做好工作：

1、繼續(xù)強化貸后管理操作流程、監(jiān)督責(zé)任制建設(shè)。在信貸業(yè)務(wù)上全面推行精細化管理，實行信貸業(yè)務(wù)監(jiān)督全面覆蓋；建立風(fēng)險識別機制，按月召開風(fēng)險分析會議，通過預(yù)警、分析、決策、督導(dǎo)等方式，及時、逐筆逐項監(jiān)督檢查我行信貸業(yè)務(wù)開展情況，督促問題徹底解決，嚴把貸款管理關(guān)口；要嚴格執(zhí)行信貸預(yù)警制度，對可能滋生的信貸風(fēng)險，要早發(fā)現(xiàn)、早處理，消除隱患。

2、全力壓控潛在風(fēng)險貸款。2006年在做好防止新發(fā)生潛在風(fēng)險貸款的同時，繼續(xù)全面推行信貸業(yè)務(wù)精細化管理，建立《管理責(zé)任人檔案》和《潛在風(fēng)險貸款壓縮退出考核辦法》。并且要求各級管理人員恪盡職守，明確工作責(zé)任與內(nèi)容。市分行對即將到期的貸款做到提前三個月預(yù)警，并要求接到預(yù)警后全面制訂落實處置預(yù)案報市行審議，逐戶制定壓縮預(yù)案，做到責(zé)任到人、目標到企業(yè)，率先做好領(lǐng)導(dǎo)帶頭承包潛在風(fēng)險控壓大戶工作，親臨現(xiàn)場督導(dǎo)工作。

3、加強消費信貸管理，清壓不良貸款。原創(chuàng)：要發(fā)揮貸后管理中心職能，加強對存量貸款質(zhì)量的監(jiān)控和管理，防止存量貸款劣變和抵貸資產(chǎn)貶損。加大現(xiàn)場和非現(xiàn)場檢查，督促處置方案的研究與落實，拓展不良資產(chǎn)處置思路，規(guī)范督導(dǎo)管理。對“批量風(fēng)險”貸款實行鎖定管理，專門監(jiān)控。規(guī)范貸款清收處置流程管理，防范擴大風(fēng)險。

篇3

會計數(shù)據(jù)是指記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案管理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

計算機內(nèi)會計數(shù)據(jù)的打印輸出和保存是替代手工記帳單位的重要工作。采用電子計算機打印輸出的會計憑證、帳簿、報表應(yīng)當符合國家統(tǒng)一會計制度的要求，必須采用中文或中外文對照，字跡要清晰，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。

二、記帳憑證的生成與管理

電算化后，記帳憑證的生成有兩種方式：

1.根據(jù)原始憑證在計算機上直接編記帳憑證，由計算機打印輸出。在這種情況下，記帳憑證上應(yīng)有錄入員、稽核人員和會計主管人員的簽名或蓋章。收付款記帳憑證還應(yīng)由出納人員簽名或蓋章。打印生成的記帳憑證視同手工填制的記帳憑證，按《規(guī)范》、《會計檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。

2.手工事先作好記帳憑證，向計算機錄入記帳憑證，然后進行處理。在這種情況下，保存手工記帳憑證與機制憑證皆可。

在保證記帳憑證清晰的條件下，計算機打印輸出憑證中的表格線可適當減少。

三、會計帳簿和報表的生成與管理

對電算化后的會計帳簿和會計報表的打印和保管《規(guī)范》有明文規(guī)定，即應(yīng)當打印出書面形式，其保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定辦理?？紤]到計算機打印的特殊情況，在《會計電算化工作規(guī)范》中對會計資料生成作了一些靈活規(guī)定，包括：

1.現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳的打印，由于受到打印機條件的限制，可采用計算機打印輸出的活頁帳頁裝訂成冊。如果每天業(yè)務(wù)較少、不能滿頁打印的，可按旬打印輸出。

2.一般帳簿可以根據(jù)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印；發(fā)生業(yè)務(wù)少的帳簿，可滿頁打印。

3.在所有記帳憑證數(shù)據(jù)和明細分類帳數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總分類帳可用“總分類帳本期發(fā)生額及余額對照表”替代。

4.在保證帳簿清晰的條件下，計算機汀印輸出的帳簿中表格線可適當減少。

四、關(guān)于會計電算化系統(tǒng)開發(fā)的文檔資料的管理

會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管，保管期截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的1—3年。

五、關(guān)于磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)的管理

存儲計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)），是在會計電算化情況下新的會計檔案形式。在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。

一般說來，為了便于利用計算機進行查詢及在電算化系統(tǒng)出現(xiàn)故障時進行恢復(fù)，這些介質(zhì)都應(yīng)視同會計資料或檔案進行保存。

采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計帳簿、報表，具有磁性化和不可見的特點。因此，必須注意以下幾點：

第一，采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計帳簿，應(yīng)征得同級財政部門的同意。

第二，保存期限同打印輸出的書面形式的會計帳簿、報表。

第三，記帳憑證、總分類帳、現(xiàn)金日記帳和銀行存款日記帳仍需要打印輸出，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)帳簿、報表。

六、安全和保密措施

1.對電算化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮、防塵、防盜、防蟲蛀、防霉爛和防鼠咬等工作。重要會計檔案應(yīng)準備雙份，存放在兩個以上不同的地點，最好在兩個不同建筑物內(nèi)。

2.采用磁性介質(zhì)存貯會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。

3.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。

對任何偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、帳冊、軟盤等行為，都要進行相應(yīng)的處理。

4.各種會計資料包括打印出來的會計資料以及存儲會計資料的軟盤、硬盤、計算機設(shè)備、光盤、微縮膠片等，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。

5.借閱會計資料，應(yīng)該履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時，還應(yīng)該認真檢查，防止感染病毒。

七、建立檔案管理制度

檔案管理一般是通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)的。檔案管理制度一般包括以下內(nèi)容：

1.存檔的手續(xù)，主要是指各種審批手續(xù)，比如打印輸出的帳表，必須有會計主管、系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管；

2.各種安全和保密措施；

3.檔案管理員的職責(zé)與權(quán)限；

4.檔案的分類管理辦法；

篇4

關(guān)鍵詞：企業(yè); 文件; 檔案; 管理; 創(chuàng)新? 黨的十五屆四中全會、五中全會及十六大都提出，要加快國民經(jīng)濟和社會的信息化建設(shè)，以信息化帶動工業(yè)化，促進社會生產(chǎn)力實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略方針。2002年，中央發(fā)出大力加強企業(yè)管理信息化建設(shè)的要求，并提出具體工作目標，旨在推動企業(yè)管理信息化建設(shè)的健康發(fā)展，提高企業(yè)管理水平和市場競爭力。在企業(yè)大力實施信息化建設(shè)的大背景下，文件與檔案管理實踐迎來了巨大的創(chuàng)新機遇和空間。?

1工作平臺創(chuàng)新

信息化時代，企業(yè)為提高自身在國際上的競爭力，根據(jù)企業(yè)的職能，加快信息化建設(shè)步伐。在建或已投入運行的、承擔(dān)企業(yè)職能和業(yè)務(wù)活動的各種信息管理系統(tǒng)，體現(xiàn)了企業(yè)信息化建設(shè)的成果。建立信息系統(tǒng)的目的是將傳統(tǒng)業(yè)務(wù)工作流程優(yōu)化后，借助于軟件編程和數(shù)據(jù)庫管理技術(shù)，重塑計算機工作流程來支持、執(zhí)行和管理機構(gòu)各項職能的業(yè)務(wù)活動。這些信息系統(tǒng)正是企業(yè)電子文件的來源中心。

以辦公自動化系統(tǒng)為例，它在行政辦公領(lǐng)域創(chuàng)建起數(shù)據(jù)信息的產(chǎn)生登錄、流轉(zhuǎn)處理、收集歸檔、鑒定、保存、遷移、利用的全新工作平臺。它具有涉及信息量大；參與應(yīng)用崗位人員眾多；處理流程繁瑣多變；數(shù)據(jù)庫功能強大；信息傳遞迅速，易于交流；信息流向與辦公的工作流程非常接近的特點。同時，辦公自動化系統(tǒng)為企業(yè)員工提供了現(xiàn)代文明辦公和規(guī)范管理的工作平臺：

a) 快捷通信。通過電子郵件系統(tǒng)，建立機構(gòu)內(nèi)部通信，信息交流快捷流暢，并與Internet 郵件互通。

b) 協(xié)同辦公。將機構(gòu)傳統(tǒng)的垂直化領(lǐng)導(dǎo)模式轉(zhuǎn)化為基于項目或任務(wù)的、可操作的“扁平式”管理，提高機構(gòu)各級領(lǐng)導(dǎo)或部門協(xié)同工作的效率。

c) 公文流轉(zhuǎn)。機構(gòu)內(nèi)、外部的收發(fā)文、呈批件、簽報、文件管理、檔案管理、合同管理、事務(wù)通知等，均采用電子起草、傳閱、審核、會簽、簽發(fā)、歸檔等電子化流轉(zhuǎn)方式，實現(xiàn)無紙化辦公。

d) 信息服務(wù)。系統(tǒng)地利用機構(gòu)積累的信息資源，為機構(gòu)提供改進創(chuàng)新能力和快速響應(yīng)能力的手段，以提高生產(chǎn)效率。

更重要的是，信息系統(tǒng)的建立為機構(gòu)業(yè)務(wù)活動提供了信息流向規(guī)范、控制集中、表單定制多樣、信息利用方式靈活的工作平臺，使文件與檔案管理實踐躍上一個新的臺階。?

2流程創(chuàng)新?

2.1文檔一體化流程概述

在紙質(zhì)文件時代，由于受工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的限制，文件與檔案管理更多地關(guān)注具體的業(yè)務(wù)活動，管理活動就如一個一個的串行節(jié)點，前行工序直接制約著后面的工序。傳統(tǒng)工作模式形成的串行工作流程，是影響工作效率的重要因素。而信息化時代，創(chuàng)建文檔一體化流程成為全新的理念，“它是對分工后的工作環(huán)節(jié)、工作崗位、工作步驟的一體化集成”?［1］的過程，“它不是把因分工而形成的工作碎塊拼裝起來，而是根據(jù)總體目標經(jīng)過技術(shù)和業(yè)務(wù)的互聯(lián)提供無縫的互操作平臺”［1］。

文檔一體化流程正是依托信息管理系統(tǒng)，對文件與檔案管理工作流程重組、再造的過程。在信息管理系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)流程和信息流程是不可分割的，文件是機構(gòu)運轉(zhuǎn)中最重要的信息流，同時也反映出該機構(gòu)的業(yè)務(wù)流程。這就意味著在形成業(yè)務(wù)流程的同時，也形成了文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸宿的文檔一體化流程；意味著信息系統(tǒng)在滿足業(yè)務(wù)活動管理的要求的同時，必然也滿足了文件與檔案管理的要求。因此，建立信息管理系統(tǒng)的過程，是將這兩個流程有機地融合在一起的過程，即在文件流程中體現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的要求，或把業(yè)務(wù)流程要求嵌入文件流程，以實現(xiàn)以下目標：

a) 減少流程的中間環(huán)節(jié)；

b) 建立并行、平行工作流程；

c) 建立跳轉(zhuǎn)、分流工作流程；

d) 建立循環(huán)工作流程；

e) 建立交叉、條件等工作流程。

在信息系統(tǒng)中建立以上新的工作流程后，我們可將工作環(huán)節(jié)視為流程中的一個節(jié)點，對任一工作任務(wù)項，可以任一節(jié)點為起點，以輻射、閉環(huán)、分支等形式，同時發(fā)送給多個對象進行處理。流程重組的目的是提高流程中任務(wù)處理的并行程度與合作程度，從而提高業(yè)務(wù)工作效率，實現(xiàn)協(xié)同辦公的目標，改善文件工作質(zhì)量。

筆者所在的企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、電力工程技術(shù)報告管理等系統(tǒng)，成功地將行政辦公、合同管理、電力工程領(lǐng)域的業(yè)務(wù)流程和文檔一體化工作流程同時嵌入信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)工作流的文件從生成、流轉(zhuǎn)到歸檔全過程管理，以及檔案后續(xù)管理的目標。另外，企業(yè)的其他主營業(yè)務(wù)流，在建立信息系統(tǒng)過程中，紛紛到檔案部門咨詢信息數(shù)據(jù)管理方面的要求，并采納檔案部門的建議和意見，在系統(tǒng)設(shè)計階段，即將有關(guān)文件檔案管理、電子文件管理的要求納入系統(tǒng)流程之中。?

2.2文檔一體化流程的創(chuàng)新點

信息系統(tǒng)中文檔一體化流程的創(chuàng)建過程，是一個將系統(tǒng)、協(xié)調(diào)和前端控制的思想貫穿于設(shè)計、運行的過程，這本身就充滿著創(chuàng)新的內(nèi)涵，在流程創(chuàng)建過程中，主要通過以下內(nèi)容體現(xiàn)創(chuàng)新點。?

2.2.1文件管理階段

a) 面向普通用戶、業(yè)務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理人員，提供多層面的、不同任務(wù)項的工作流程及操作平臺。

b) 形成文件質(zhì)量監(jiān)督、保證體系。通過痕跡保留、收文單、發(fā)文單、元數(shù)據(jù)信息監(jiān)控等形式，保證文件質(zhì)量。在請示與批復(fù)、收文與轉(zhuǎn)發(fā)文之間，處理同一項目或任務(wù)時產(chǎn)生的系列文件之間，建立文件關(guān)聯(lián)關(guān)系。

c) 形成文件流轉(zhuǎn)監(jiān)控機制。通過對文件督辦、催辦的監(jiān)控，對文件的辦理狀態(tài)進行跟蹤和監(jiān)控，對未填寫辦理意見等辦理信息的文件，不流轉(zhuǎn)至下個節(jié)點。

d) 形成文件歸檔機制。在信息系統(tǒng)中處理的任一項目或任務(wù)，是以文檔的形式出現(xiàn)的，歸檔均作為這些文檔的最終處理環(huán)節(jié)。

2.2.2檔案管理階段

a) 建立現(xiàn)代信息服務(wù)理念。面向普通用戶，提供方便的檔案信息利用平臺，工作流程中更多體現(xiàn)的是簡約、方便、直觀，提供能直接滿足用戶需求的信息，而不在信息中帶有過多的檔案管理特性。

b) 建立現(xiàn)代信息整理理念。面向文件檔案管理人員，提供檔案信息整理工作平臺，工作流程中體現(xiàn)的重點是要符合檔案的規(guī)范管理要求。按檔案管理要求和方式，對歸檔的信息數(shù)據(jù)進行整理，并且能及時切換視窗，使工作人員掌握和了解給用戶提供的信息是否直觀、齊全、準確的要求。

c) 建立檔案信息安全機制。對信息利用安全，要建立層次分明、角色明確的信息利用機制，并建立權(quán)限設(shè)置的流程。該流程包含兩層含義：一是行政管理流程，一是權(quán)限分層工作流程。對信息保管安全，要建立檔案數(shù)據(jù)的保存、遷移及其校驗機制，并建立功能和作用完全不同于信息管理系統(tǒng)的信息處理工具，利用工具，確保信息的保管安全。

流程的創(chuàng)新，使工作平臺提供的文件與檔案工作之間實現(xiàn)無縫鏈接成為現(xiàn)實，它不僅改變了文件與檔案工作的質(zhì)量和內(nèi)容，對文件與檔案工作者的管理實踐觀念和思路也形成巨大的沖擊。

3管理創(chuàng)新

信息化時代，計算機設(shè)備故障、病毒侵襲、用戶誤操作、自然災(zāi)害等各種因素，都會造成計算機系統(tǒng)的破壞，導(dǎo)致存儲數(shù)據(jù)被破壞或完全丟失。因此，在信息時代文件與檔案管理工作添加了信息安全管理這一重要內(nèi)容。信息安全管理主要通過對信息本身與信息工作人員實施管理兩個方面來理解。?

3.1信息管理

通過采用設(shè)置防火墻等技術(shù)手段，在計算機硬件環(huán)節(jié)上阻隔不安全隱患，保證系統(tǒng)運行安全；同時，還要加強對工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，確保信息運轉(zhuǎn)流暢、安全可靠。

流程管理是對整個系統(tǒng)運行狀態(tài)的監(jiān)控和對系統(tǒng)的每一項目或任務(wù)的流轉(zhuǎn)、執(zhí)行情況的跟蹤和監(jiān)控。通常系統(tǒng)管理員負責(zé)流程的監(jiān)控管理，這是系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行的重要環(huán)節(jié)，也是確保系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件的真實原始性、齊全完整性的重要保證，因此，文件、檔案管理人員有責(zé)任和義務(wù)關(guān)注流程管理的科學(xué)性、準確性。

在信息時代，文件信息管理除文件內(nèi)容之外，更多的是梳理、提煉出機構(gòu)文件處理流程，將文件處理過程的具體工作環(huán)節(jié)、內(nèi)容，納入工作流程，并對產(chǎn)生的文件信息實施統(tǒng)一管理。例如：在機構(gòu)發(fā)文流程中，預(yù)先設(shè)置相對固定的發(fā)文格式，但隨著機構(gòu)管理的變化，文件格式也要不斷調(diào)整，并且有增加、刪節(jié)等變更的需求，具有動態(tài)變化特性，那么這種變化的文件信息需要納入管理范圍。概括地說：文件信息管理，是確保文件內(nèi)容從產(chǎn)生到脫離流程的全過程管理，是針對發(fā)文的痕跡保留、文號等信息的管理；對收文督辦、監(jiān)控等行為的管理。

3.2信息工作人員管理

信息時代，文件與檔案工作人員接觸到的信息更加頻繁和密集，其中包括企業(yè)的核心數(shù)據(jù)信息。因此，加強對信息工作人員的管理，“建設(shè)一支高度自覺、遵紀守法的檔案人員、技術(shù)人員隊伍”［2］，是非?，F(xiàn)實和必要的。具體做法主要有：

a) 建立并提供管理政策，明確職責(zé)，各盡其責(zé)；

b) 策劃并提供應(yīng)急措施、保護方案，定期進行信息安全檢查，提高人員對安全事故的應(yīng)急反應(yīng)；

c) 經(jīng)常對相關(guān)人員進行安全教育和宣傳；

d) 經(jīng)常開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高人員綜合素質(zhì)，盡量避免誤操作等安全隱患；

e) 建立嚴格的權(quán)限管理機制；

f) 規(guī)范信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)移、加工程序，提出數(shù)據(jù)校驗?zāi)Ｐ?，加強人員的管理。

對管理職責(zé)的劃分，應(yīng)從多方面考慮：

a) 面向普通用戶，提供文件起草、辦理、流轉(zhuǎn)、查詢的通道。

b) 面向文件管理人員，提供文件督辦、催辦手段。

c) 面向檔案管理人員，提供文件歸檔及其考核、電子文件整理和保管、信息服務(wù)手段。

d) 面向系統(tǒng)管理人員，建立流程跟蹤、流程監(jiān)控、流程日志機制，提供操作平臺；提供機構(gòu)、人員、權(quán)限、流程節(jié)點、流向及變更的設(shè)置手段。

4制度創(chuàng)新

如何保證信息系統(tǒng)在應(yīng)用過程中，能適應(yīng)不同階段、不同性質(zhì)用戶的需求，以發(fā)揮其最大效能；如何規(guī)范地應(yīng)用、開發(fā)信息系統(tǒng)，以獲得最好的效果，靠的是企業(yè)提供的良好管理政策。在信息化時代，文件與檔案管理制度的建設(shè)與辦公業(yè)務(wù)管理、信息化管理是密不可分的。

從保證信息系統(tǒng)的規(guī)范應(yīng)用、合理開發(fā)、信息安全等方面綜合考慮，企業(yè)需要在行政規(guī)章、業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)規(guī)則等幾個層面，組織信息部門、業(yè)務(wù)部門，共同建立起企業(yè)級信息管理的標準規(guī)范體系。筆者所在企業(yè)，在辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用各階段，已建立或正在建立的制度有：

a) 《辦公自動化系統(tǒng)?（OAK）?應(yīng)用及運行維護管理規(guī)定》。內(nèi)容有文件與檔案管理部門、信息管理部門的職責(zé)分工；信息系統(tǒng)的身份確認、用戶權(quán)限管理、用戶信息變更管理；信息工作人員的管理等。

b) 《電子公文管理辦法》。內(nèi)容有電子文件辦理流程指南、電子公章使用管理、電子文件發(fā)送程序和發(fā)文信息管理、電子文件歸檔程序及管理等。

c) 《OAK系統(tǒng)電子文件管理細則》。主要針對歸檔前的電子文件，要按要求填寫元數(shù)據(jù)格式的內(nèi)容。

d) 《文書檔案歸檔文件整理細則》。對歸檔后的電子文件的整理進行定義，并梳理出整理工作流程。

e) 《信息系統(tǒng)運行維護管理辦法》。

f) 《信息系統(tǒng)運行安全管理辦法》。

g) 《信息應(yīng)用系統(tǒng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)管理辦法和程序》。針對信息系統(tǒng)的正確、規(guī)范操作而設(shè)立。

5服務(wù)創(chuàng)新

信息化時代，文件與檔案工作的服務(wù)方式、內(nèi)容，與傳統(tǒng)檔案利用服務(wù)相比，發(fā)生了巨大的變化，提供了前所未有的發(fā)展和創(chuàng)新空間。

創(chuàng)新之首，即樹立信息服務(wù)的理念。信息系統(tǒng)深入、廣泛的應(yīng)用，形成了質(zhì)優(yōu)量大的電子文件信息資源。信息系統(tǒng)用戶群體越多，對信息服務(wù)的要求就越多、越廣，因此，檔案工作人員首先要樹立信息服務(wù)的理念。

信息服務(wù)強調(diào)主動服務(wù)。檔案部門要對信息產(chǎn)生的來源、信息共享的需求保持高度敏感，要經(jīng)常動腦筋、想辦法去收集信息，調(diào)查了解系統(tǒng)用戶潛在的需求，有針對性地策劃、設(shè)計出不同層次的服務(wù)內(nèi)容和范圍、形式，有計劃地對電子文件信息資源進行開發(fā)、加工，并轉(zhuǎn)化、制作成信息產(chǎn)品，提供服務(wù)。

在信息服務(wù)方式上，一方面要充分考慮用戶對信息利用的需求，提供面向用戶的信息利用平臺。通用的信息應(yīng)用系統(tǒng)，在功能模塊設(shè)計時，對文件與檔案管理的業(yè)務(wù)工作考慮得多，功能全面。但用戶在利用信息時，往往只是希望查找文件本身，他們期望最大的是獲取信息的效率和信息本身的準確率。因此，有必要為用戶建立專門的信息利用平臺，將信息過濾掉一些檔案管理屬性，使用戶能簡約、快速地獲取所需信息。面向用戶的信息利用平臺，突出了用戶的權(quán)益，保護了用戶信息利用的效果，使用戶在共享信息的同時，體會到檔案服務(wù)工作人性化、主動性的宗旨，縮短了用戶與檔案工作的距離；另一方面，在對信息需求充分調(diào)查的基礎(chǔ)上，建立專題，收集、篩選、深層加工相關(guān)信息，以先進技術(shù)為依托，將專題信息制作成光盤，形成信息產(chǎn)品，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)部門提供信息服務(wù)；第三是為有遠程信息利用需求的用戶，提供跨越空間、時間的信息服務(wù)。

業(yè)務(wù)部門在建立信息系統(tǒng)之后，面對的一個問題是信息數(shù)據(jù)的長期大量積累。如何科學(xué)地保管、利用它們，成為建設(shè)者們必須考慮的問題，而檔案管理部門是有足夠經(jīng)驗解決這些問題的部門。因此，為信息系統(tǒng)建設(shè)單位提供信息數(shù)據(jù)的解決方案，是一種更高層次、更高水平的信息服務(wù)。

6結(jié)束語

信息化時代帶給了我們太多的機遇。文件與檔案工作者必須主動掌握時代的節(jié)拍，在文件與檔案管理實踐活動中，積極探索新的管理方法，升華管理理念，擺脫困惑，使文件檔案工作與企業(yè)的發(fā)展和創(chuàng)新保持同步，使個人的努力與企業(yè)提供的資源形成合力，不斷提升檔案管理工作的科技含量，尋找新的創(chuàng)業(yè)之路。? 參考文獻

篇5

【關(guān)鍵詞】 會計; 電算化; 應(yīng)用; 發(fā)展

隨著當今電子技術(shù)和信息技術(shù)的高速發(fā)展,會計電算化將當代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會計實務(wù)中,將信息技術(shù)、計算機技術(shù)與會計的原理相結(jié)合,形成一套新的會計電算化核算系統(tǒng)。我單位已實行會計電算化多年,通過推行會計電算化的工作,會計核算和會計管理的工作發(fā)生了很大的變化。由于使用了電腦,會計數(shù)據(jù)處理的速度加快了,會計核算的準確性和可靠性有了很大的提高,減少了因疏忽大意及計算失誤造成的差錯。但計算機系統(tǒng)不是無懈可擊的,制度也不可能天衣無縫,只有建立和完善內(nèi)部控制制度,才能充分發(fā)揮會計電算化的高效性及準確性,為單位的經(jīng)營決策提供完整的信息,創(chuàng)造更高的效益。企業(yè)在推廣應(yīng)用這項工作中,應(yīng)根據(jù)各自單位的實際情況注意以下問題。

一、會計電算化會計工作崗位的設(shè)置及職責(zé)

根據(jù)會計電算化工作的特點,企業(yè)實現(xiàn)會計電算化后應(yīng)由傳統(tǒng)的以總賬報表崗位為中心轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵到y(tǒng)管理員崗位為核心的崗位架構(gòu)。具體地說,會計電算化應(yīng)設(shè)立的會計工作崗位包括:系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、數(shù)據(jù)審核員。

(一)系統(tǒng)管理員的職責(zé)

在會計電算化軟件的運行階段,設(shè)置本崗位權(quán)限范圍內(nèi)的操作口令并進行財會分工,對有關(guān)人員的操作權(quán)限進行設(shè)置和調(diào)整,負責(zé)日常的維護和管理,監(jiān)督并保證本系統(tǒng)的正常運行,在系統(tǒng)發(fā)生故障時,應(yīng)及時到場,并組織有關(guān)人員快速恢復(fù)正常運行。為保守本單位經(jīng)濟秘密和會計數(shù)據(jù)的安全,不得將本單位會計數(shù)據(jù)以任何形式帶出本單位或?qū)ν馓峁?/p>

(二)系統(tǒng)操作員的職責(zé)

負責(zé)將經(jīng)過審核的原始憑證或記賬憑證及時、準確地錄入計算機,對于未經(jīng)審核的會計憑證不得錄入計算機。注意安全保密,各自的操作口令不得隨意泄露,備份數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管。操作過程中發(fā)現(xiàn)問題,應(yīng)記錄故障情況并及時向系統(tǒng)管理員報告。

(三)數(shù)據(jù)審核員的職責(zé)

根據(jù)會計制度的要求,數(shù)據(jù)審核員負責(zé)審核原始憑證和記賬憑證及輸出的會計數(shù)據(jù)、賬表的正確性。對不真實、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證經(jīng)各有關(guān)人員更正后,再進行審核。

二、會計電算化的初始化工作要做好

會計人員應(yīng)掌握一定的計算機基礎(chǔ)知識和基本的操作技能。會計從業(yè)人員應(yīng)能夠達到會計電算化中級水平,包括計算機操作系統(tǒng)的熟練使用、辦公軟件的應(yīng)用、財務(wù)軟件的實際運用等,尤其是辦公軟件中的Excel、Word內(nèi)容對日常會計核算輔助工作以及財務(wù)數(shù)據(jù)分析等方面都要用到。企業(yè)實行會計電算化,在建賬之初,會計人員應(yīng)遵循財務(wù)會計制度的要求,選擇好適合本企業(yè)的會計核算方法。尤其是會計科目設(shè)置方面,除了要按照企業(yè)會計制度中規(guī)定的會計科目名稱和代碼設(shè)置一級總賬科目外,還要根據(jù)本單位的實際業(yè)務(wù)情況,設(shè)置二級科目甚至三級、四級科目,盡可能在初始階段考慮周全。因為建賬以后,有了數(shù)據(jù)的科目將不能再修改名稱和編碼。我單位在會計電算化的實際應(yīng)用過程中,充分利用了會計軟件的功能,如新的會計科目代碼很長,一級總賬科目即有四位編碼,每增加一級要增加兩位編碼,不易記憶。但軟件本身提供了“助記碼”功能,可以將常用的會計科目用簡便易記的數(shù)字代替,這樣就能加快會計憑證的錄入速度,對提高日常會計核算業(yè)務(wù)的工作效率有很大幫助。

三、會計電算化財務(wù)數(shù)據(jù)的安全問題

(一)完善內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制制度是保證會計信息真實和完整的重要手段,是針對每一個上機操作會計軟件人員而制定的,主要用來規(guī)范每一個操作人員的行為以及各自之間的權(quán)限限制。電算化崗位一般可分為系統(tǒng)管理、系統(tǒng)操作、憑證審核、系統(tǒng)維護等,這些崗位也可以由基本會計崗位的會計人員來兼任,但必須對職權(quán)不相容的崗位進行明確分工,不得兼任,同時各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。如專職系統(tǒng)操作員不能接觸系統(tǒng)設(shè)計文件,不能兼任會計及審核工作;系統(tǒng)維護員不得擔(dān)任系統(tǒng)操作和會計工作等。我單位實行會計電算化后,傳統(tǒng)的手工核算由計算機核算代替,各會計崗位都是在計算機上完成日常的會計憑證制作、審核、匯總、打印等工作。為保障會計電算化系統(tǒng)的穩(wěn)定運行,保證會計信息的準確性和會計賬簿的延續(xù)性,單位建立了相對應(yīng)的會計電算化內(nèi)部控制措施。因各會計崗位同時又是電算化會計崗位,企業(yè)原有會計管理體系以及會計人員崗位責(zé)任制、賬務(wù)處理程序制度、內(nèi)部牽制制度、稽核制度都作了相應(yīng)的修訂。明確了崗位職責(zé)和操作權(quán)限,使每個操作人員只能在自己的操作權(quán)限范圍內(nèi)進行工作,保證會計電算化系統(tǒng)能夠正常順利地工作,確保會計數(shù)據(jù)的安全、準確、可靠。

我單位在實施會計電算化之初,即按照財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》要求,建立了嚴格的管理制度。

1.會計電算化崗位責(zé)任制:對電算化主管、審核記賬、制證、出納的工作職責(zé)進行了明確的責(zé)任。

2.會計電算化操作管理制度:明確了計算機的操作程序、授權(quán)、更換口令、對外提供數(shù)據(jù)、日常備份、操作規(guī)程等管理制度。

3.硬件和數(shù)據(jù)管理制度:對財務(wù)系統(tǒng)所用計算機設(shè)備的維護、保養(yǎng)、使用環(huán)境、會計數(shù)據(jù)的安全保密、存儲等作了具體規(guī)定。

4.電算化會計檔案管理制度:對會計檔案包含的內(nèi)容、歸檔程序、查閱手續(xù)、期滿銷毀等作出具體、詳細的規(guī)定。

5.會計電算化內(nèi)部控制制度:按照不相容崗位分離的原則,明確實行電算化后的業(yè)務(wù)流程,規(guī)定軟件操作的權(quán)限管理,會計人員調(diào)離工作崗位的交接手續(xù)等也作了相關(guān)的規(guī)定。

(二)計算機系統(tǒng)的安全防范措施

財務(wù)上的數(shù)據(jù)往往是企業(yè)的絕對秘密,在很大程度上關(guān)系著企業(yè)的生存與發(fā)展。為確保會計信息的安全、保密,我單位一是制定計算機機房管理規(guī)定,制定機房防火、防水、防盜、防鼠的措施等。二是增強網(wǎng)絡(luò)安全防范能力。網(wǎng)絡(luò)會計實現(xiàn)了會計信息資源的共享,但同時也將自身暴露于風(fēng)險之中,這些風(fēng)險主要來自泄密和網(wǎng)上黑客的攻擊,計算機病毒也很猖獗,會對計算機系統(tǒng)的安全造成極大的危害,從而造成巨大的損失。企業(yè)會計電算化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)一旦遭到破壞,將造成極大的損失。為了提高網(wǎng)絡(luò)會計信息系統(tǒng)的安全防范能力應(yīng)采用一些措施,例如采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒、信息加密存儲通訊、身份認證、授權(quán)等。因此,除了及時更新防毒殺毒軟件、安裝防火墻外,我單位的會計電算化系統(tǒng)只在財務(wù)科局域網(wǎng)內(nèi)運行,不并入互聯(lián)網(wǎng)。另外,還專門配備了移動硬盤進行每個月的財務(wù)數(shù)據(jù)備份,確保了財務(wù)信息的安全、完整。還加強了對外來存儲盤的檢測,不使用未經(jīng)檢測的存儲盤。同時,提高會計操作人員對計算機病毒的防范意識,計算機使用的安全意識,保證會計電算化安全運行。做好日常會計數(shù)據(jù)保存和備份,確保會計信息的萬無一失。三是加強數(shù)據(jù)的保密與保護。在進入系統(tǒng)時加一些諸如用戶口令、指紋辨認等檢測手段和用戶權(quán)限設(shè)置等限制手段。另外還可以考慮硬件加密、軟件加密或把系統(tǒng)做在芯片上加密等機器保密措施和專門的管理制度。

四、會計電算化后的會計檔案管理

會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和財務(wù)分析資料,還包括存儲會計資料和程式的光盤及其他存儲介質(zhì)等專業(yè)數(shù)據(jù)。這些檔案的管理與紙制檔案的管理有很多特殊的要求,為防止發(fā)生損害,應(yīng)通過制定與實施相應(yīng)的檔案管理制度來實現(xiàn)。按照《會計檔案管理辦法》的要求,單位每年形成的會計檔案,由財務(wù)部門裝訂成冊,整理立卷,在年度終了,編造清冊,移交檔案部門保管。財務(wù)部門一般只保留一年的會計檔案,企業(yè)應(yīng)根據(jù)電算化會計檔案的特點,做好會計資料的收集、保存和調(diào)用等方面的工作。財務(wù)部門對于已輸出的磁性介質(zhì)上的會計資料應(yīng)及時加貼外部標簽,指定專人妥善保管、存檔,并定期檢查、復(fù)制,對會計檔案的調(diào)用要有完善的資料借用和歸還手續(xù)。另外,企業(yè)使用的會計軟件也應(yīng)具有強制備份的功能和一旦系統(tǒng)崩潰等及時恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能。從我單位的實際情況看,實行會計電算化后,由激光打印機打印的會計憑證、會計賬簿及會計報表等會計資料,字跡清晰,保存期長。因此可以作為正式的會計檔案歸檔保存。年末打印出需要歸檔的全部會計賬簿,裝訂成冊后,在賬簿啟用表上蓋章、簽字后,編制清單移交單位檔案部門歸檔。

五、會計電算化的發(fā)展

會計信息化是會計電算化的發(fā)展趨勢,會計電算化將會計人員從繁雜的工作中解脫出來,大大減輕了他們的工作負擔(dān),部分工作替代手工完成了對會計信息的分析、決策,對財務(wù)管理工作有一定的促進作用。目前,會計電算化仍局限于會計信息的事后反饋,會計信息化對管理控制、決策支持方面的作用遠未發(fā)揮出來,會計信息的利用程度不高,使用不充分。生產(chǎn)、供應(yīng)、人力資源等部門都有自己的管理子系統(tǒng),但彼此孤立,沒有與會計信息系統(tǒng)很好地銜接起來。這在電子商務(wù)蓬勃發(fā)展、競爭日趨激烈的現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境中越來越不適應(yīng)。

會計信息化是電算化的發(fā)展方向,應(yīng)該有以下特點:一是綜合化,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動是一個相互聯(lián)系的,而會計是從價值方面綜合反映和監(jiān)督企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果,因此其反映的信息必須是綜合性的;二是多維化,企業(yè)預(yù)測、決策、控制、分析需要內(nèi)部數(shù)據(jù),外部數(shù)據(jù),反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、投資等有關(guān)方面的數(shù)據(jù)等多種數(shù)據(jù),會計系統(tǒng)必須提供;三是反映的信息實時化,通過實時的會計信息系統(tǒng),企業(yè)各級管理者可以隨時獲取企業(yè)的最新會計信息,并可分析特定事項的財務(wù)影響;四是傳遞的雙向性和資源高度共享性及信息處理的智能化。從我單位實行會計電算化的過程來看,在具備了一定的條件后,計算機核算與手工核算并軌運行,取得了一定的效果,已正式甩開手工賬,完全依靠計算機核算。現(xiàn)在電算化系統(tǒng)運行安全穩(wěn)定,促進了會計基礎(chǔ)工作,規(guī)范了會計核算,工作效率有了大幅度提高。

【參考文獻】

[1] 財政部.會計電算化工作規(guī)范[S].1996.

篇6

關(guān)鍵詞:高職院校 內(nèi)部控制 會計檔案 會計電算化

隨著高職院校教育資源整合力度的不斷加大，一院多區(qū)的財務(wù)核算工作量迅速提升。會計電算化系統(tǒng)的應(yīng)用，替代傳統(tǒng)手工記賬，極大地提高了會計數(shù)據(jù)處理的及時性和準確性，為加強會計的全面核算和監(jiān)督創(chuàng)造了有利條件，讓會計人員有更多的精力加強學(xué)院財務(wù)管理。但是在會計電算化建設(shè)中還存在著相應(yīng)的內(nèi)部控制措施不完善，會計電算化檔案保存不當?shù)葼顩r。因而建立、健全適應(yīng)會計電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度，進一步完善會計檔案管理，是當前會計電算化建設(shè)過程中不可忽視的重要工作。

一、會計電算化建設(shè)中存在的問題

(一)會計核算流程和會計崗位設(shè)置尚未科學(xué)完善

傳統(tǒng)手工記賬方式下，憑證的填制、傳遞、保存等各個環(huán)節(jié)都要經(jīng)過具有相應(yīng)權(quán)限人員的審核和簽章，會計賬簿由會計人員逐筆登錄，會計業(yè)務(wù)處理客觀實在。會計電算化方式下，憑證及會計科目的運用由出納人員在憑證填制過程一次性錄入，會計人員在復(fù)核和記賬后系統(tǒng)自動記賬，記賬憑證打印出來后由會計人員直接裝訂成冊。這就與《規(guī)范》中關(guān)于“打印出的機制記帳憑證要加蓋制單人員、審核人員、記帳人員及會計機構(gòu)負責(zé)人、會計主管人員印章或者簽字”相違背。

傳統(tǒng)手工記賬方式下，財務(wù)崗位設(shè)置最少應(yīng)有出納、會計兩個崗位，像資產(chǎn)管理、收入核算等崗位等可由會計兼任。實行會計電算化后，軟件的安裝、日常維護及數(shù)據(jù)庫的管理等構(gòu)成了電算化核算模式下的一項重要內(nèi)容。但當前部分高職院校中懂財務(wù)知識又熟知計算機的財務(wù)人員比較少，有的學(xué)院由出納員兼任系統(tǒng)管理員，有的未設(shè)此崗位，或委托其他院系人員維護，這對財務(wù)信息的安全造成了相當大的壓力。

(二)內(nèi)部管理制度尚未建全

據(jù)調(diào)查當?shù)匚逅呗氃盒５臅嬰娝慊瘍?nèi)部管理制度建設(shè)情況，發(fā)現(xiàn)其中相當一部分院校沒有《規(guī)范》中要求的管理制度。有些院校甚至憑證錄入人員、審核人員、記賬人員的用戶名和密碼都由一個人管理，或者審核記賬環(huán)節(jié)全由憑證錄入人員用其用戶名和密碼登陸系統(tǒng)后代為審核、記賬，這就失去了會計相互約束和監(jiān)督的職能，勢必造成違規(guī)事件發(fā)生。

(三)會計電算化檔案管理存在漏洞

1、電算化會計檔案管理制度尚不完善

在實施會計電算化后，許多院校未根據(jù)財務(wù)核算模式的變化及時制定或修訂相關(guān)的電算化會計檔案制度。電算化會計檔案的制作、傳遞、查閱、保存等仍沿用以前手工記賬時的制度。

2、檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)不全面

檔案管理人員的計算機應(yīng)用能力不高，制約著電算化會計檔案管理工作的順利發(fā)展。部分會計人員重紙質(zhì)檔案，輕電子檔案。部分院校只將打印出的紙質(zhì)檔案予以存檔，沒有將會計電算化的數(shù)據(jù)資料做二次異體存儲，一旦所用的計算機或服務(wù)器出現(xiàn)病毒或操作不當，將對財務(wù)數(shù)據(jù)造成不可逆轉(zhuǎn)的破壞。

3、電算化會計檔案載體存在問題

電算化條件下,會計檔案載體本身發(fā)生了巨大變化,它除了包括打印輸出的記賬憑證等紙制檔案外,還包括財務(wù)數(shù)據(jù)庫及相關(guān)文檔資料。由于會計數(shù)據(jù)被記錄在硬盤等存儲介質(zhì)上,在技術(shù)上對電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這種通過技術(shù)手段實施的信息篡改、修改等違法行為具有很強的隱蔽性,發(fā)現(xiàn)難度非常大。

二、會計電算化建設(shè)的相關(guān)對策

(一)提高認識，加強學(xué)習(xí)，穩(wěn)步推進會計電算化建設(shè)

1、不斷提高會計人員會計電算化操作水平

不斷加強業(yè)務(wù)培訓(xùn)，及時進行知識更新，以勝任實際工作的需要。可組織本單位會計人員分期分批進行會計電算化知識培訓(xùn)，逐步使多數(shù)會計人員掌握會計軟件的基本操作技能；具備條件的單位，使一部分會計人員能夠負責(zé)會計軟件的維護，并培養(yǎng)部分會計人員逐步掌握會計電算化系統(tǒng)分析和系統(tǒng)設(shè)計工作。

2、循序漸進、逐步提高會計電算化應(yīng)用水平

根據(jù)《規(guī)范》要求，各單位開展會計電算化工作，可根據(jù)具體情況，循序漸進。例如：可先實現(xiàn)帳務(wù)處理、報表編制、往來帳款核算、工資核算等工作電算化，然后實現(xiàn)固定資產(chǎn)核算等工作電算化，再進一步實現(xiàn)財務(wù)分析和財務(wù)管理工作電算化；在技術(shù)上，可先采用微機單機運行，然后逐步實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。也可根據(jù)單位實際情況，先實現(xiàn)工作量大、重復(fù)勞動多、見效快項目的電算化，然后逐步向其它項目發(fā)展。

(二)進一步優(yōu)化會計核算流程，完善會計崗位設(shè)置

嚴格按照《規(guī)范》要求，科學(xué)合理的設(shè)置會計崗位。在賬務(wù)核算過程通?？稍O(shè)出納、會計、系統(tǒng)管理員三個基本崗位，收入、票據(jù)、固定資產(chǎn)管理等崗位可根據(jù)會計相互牽制原則由上述人員兼任。系統(tǒng)管理員負責(zé)會計電算化的初始、財務(wù)數(shù)據(jù)及軟件系統(tǒng)日常維護工作；出納員負責(zé)憑證的錄入、打印，現(xiàn)金及銀行日記賬的打印及日常保管工作；會計人員除由本人在財務(wù)軟件系統(tǒng)中審核和記賬并初步核實科目和金額的正確性外，還應(yīng)將出納員傳遞的記賬憑證再次逐一審核，發(fā)現(xiàn)科目及內(nèi)容錯誤要及時取消復(fù)核和記賬，讓出納員予以修正。

(三)完善與會計電算化核算方式相配套的內(nèi)部控制制度

1、制訂單位自己的《會計電算化工作實施細則》

細則中應(yīng)對會計電算化核算方式下的崗位設(shè)置、內(nèi)部審計、財務(wù)數(shù)據(jù)庫的維護、計算機硬件等使用要求等做出詳細規(guī)定，并根據(jù)當?shù)刎斦块T的要求和國家政策的變化不斷修訂，讓財務(wù)人員在任何時期都能做到有規(guī)可依。

2、制定會計電算化內(nèi)部審計制度

內(nèi)部審計是學(xué)院內(nèi)部會計監(jiān)督機制的主要方式，制定電算化內(nèi)部審計操作規(guī)范，審查電算化會計帳務(wù)處理是否正確；審查電子數(shù)據(jù)與書面資料的一致性，對不妥或錯誤的的賬務(wù)處理應(yīng)及時調(diào)整并分析原因；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法，防止發(fā)生非法修改電子數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；對系統(tǒng)運行各環(huán)節(jié)進行審查，防止存在漏洞。

(四)加強會計電算化檔案管理

1、完善和修訂單位《會計檔案管理實施細則》

在細則中將會計電算化電子檔案及紙制檔案保存時限、保存介質(zhì)、存放環(huán)境、電子數(shù)據(jù)正確性和完整性的檢驗措施、電子檔案移交方式給予詳細規(guī)定。建立健全相關(guān)規(guī)定是電算化會計檔案管理的最好保障。

2、定期打印整理各類會計賬簿和會計報表

紙制檔案便于保存，對于溫度、溫度、存放地點等比電子數(shù)據(jù)要求低，是當前會計電算化檔案信息的主要承載者。根據(jù)當?shù)刎斦块T要求及實際工作需要，主要打印如下會計賬簿：總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行日記賬、收入明細賬、支出明細賬，往來款項明細賬；會計報表根據(jù)需要主要有收入支出總表、支出明細表、收入明細表、資產(chǎn)負債表等。

3、定期整理備份系統(tǒng)數(shù)據(jù)

在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），將計算機系統(tǒng)中的財務(wù)數(shù)據(jù)庫完整備份存儲到移動硬盤或光盤上，作雙備份或三備份。系統(tǒng)管理員應(yīng)將每次數(shù)據(jù)庫管理過程以電子文檔方式予以記錄，并作為會計檔案的一部分定期交會計檔案管理員予以保存。以便在計算機軟硬件系統(tǒng)損壞后，能夠在最短的時間內(nèi)，恢復(fù)原有的系統(tǒng)數(shù)據(jù)。

4、保證存儲介質(zhì)的存放環(huán)境良好

根據(jù)會計電算化檔案信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)注意將數(shù)據(jù)雙備份或三備份，注明會計檔案形成的時間及操作人員相關(guān)信息，存放于兩個或三個不同的存儲介質(zhì)上。注意防潮、隔熱、防塵、防磁，對采用磁性介質(zhì)保存的檔案還應(yīng)定期進行檢查復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞導(dǎo)致會計檔案丟失，造成無法挽回的損失。

會計電算化系統(tǒng)是一個人機交互作用的“智能型”管理信息系統(tǒng)，是會計改革和會計工作現(xiàn)代化的發(fā)展趨勢。健全和完善會計電算化環(huán)境下的內(nèi)部控制制度,才能確保會計電算化工作在合法、健康、高效的軌道上運行；而電算化會計檔案代表著未來會計檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，我們應(yīng)該健全電算化會計檔案管理規(guī)定，加強對電算化會計檔案的管理和控制，使電算化會計檔案發(fā)揮出更大的作用。

參考文獻:

[1]財政部:會計基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.6

[2]財政部:會計電算化工作規(guī)范.1996.6

篇7

一、電算化會計檔案的內(nèi)容

1．機制會計檔案。包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

2．機讀會計檔案。包括以機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的、只能以數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)，包括會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

3．計算機系統(tǒng)檔案。包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

二、機制會計檔案生成的控制

1．機制會計憑證類生成的控制。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復(fù)核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿，而機制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2．機制會計賬簿類生成的控制?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項工作。當然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

3．機制財務(wù)會計報告類生成的控制。企業(yè)的會計報表和部分財務(wù)結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務(wù)會計報告應(yīng)符合《企業(yè)財務(wù)會計報告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務(wù)會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應(yīng)補充打印，并同樣要有關(guān)會計人員簽章。

三、機讀會計檔案生成的控制

機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，而通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)?！稌嬰娝慊ぷ饕?guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”。

，大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份。各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找。備份軟盤必須寫保護、裝入盤套、放進硬盒，存放在安全、防磁、防火、防潮、防高低溫的場所，且至少存放在兩處不同的建筑物內(nèi)。當需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設(shè)備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級前的舊版本會計電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲在計算機內(nèi)。

盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌嬰娝慊ぷ饕?guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”?，F(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而龐大的、關(guān)鍵性的企業(yè)則有必要利用信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會丟失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決。

四、電算化檔案的保管

負責(zé)人對本企業(yè)電算化會計檔案的真實性、完整性負最終責(zé)任。會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管對未移交本企業(yè)檔案管理機構(gòu)的電算化會計檔案的真實性、完整性負直接責(zé)任。電算化會計檔案管理作為企業(yè)一項基礎(chǔ)工作，應(yīng)由電算化會計檔案管理員專人具體負責(zé)，且不能由出納人員兼管。其崗位職責(zé)有：①按規(guī)定期限，向會計電算化系統(tǒng)各類有關(guān)人員催收會計數(shù)據(jù)備份及存檔資料，并填寫存檔清單；②負責(zé)保管存檔的機制會計檔案、機讀會計檔案和機系統(tǒng)檔案；③負責(zé)會計檔案的安全保密，不能擅自借出。經(jīng)會計電算化主管和企業(yè)負責(zé)人批準允許借閱、復(fù)制的會計檔案應(yīng)辦理登記手續(xù)，并注意避免調(diào)用者越權(quán)使用或改動數(shù)據(jù)；存儲于磁介質(zhì)的會計檔案調(diào)用后歸還時，應(yīng)進行檢查、殺毒工作。

篇8

一、會計電算化對會計內(nèi)部控制的影響

1.內(nèi)部控制的范圍擴大

在傳統(tǒng)會計的條件下,會計內(nèi)部控制主要針對經(jīng)濟業(yè)務(wù)處理,通過憑證傳遞程序,規(guī)定每個工作點完成的任務(wù),并在傳遞程序中選擇控制點進行內(nèi)部控制。由于電算化信息系統(tǒng)的開發(fā)、運行、維護是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程,所以電算化會計下的內(nèi)部控制還要包括系統(tǒng)開發(fā)過程的控制、軟硬件環(huán)境控制、安全保密控制、會計軟件維護控制以及電算化會計信息系統(tǒng)使用過程中的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出的正確性控制等,會計電算化擴大了會計內(nèi)部控制的范圍。

2.內(nèi)部控制制度發(fā)生了變化

會計電算化改變了原有的會計組織體制,會計工作組織和崗位發(fā)生了很大變化。原來根據(jù)會計事務(wù)的性質(zhì)設(shè)置的各業(yè)務(wù)核算組已經(jīng)被撤銷,與之相聯(lián)系的各崗位之間的職權(quán)分離、相互制約的牽制制度也發(fā)生了改變或不復(fù)存在。大中型企事業(yè)單位新設(shè)置的會計部門由總會計師、數(shù)據(jù)準備組、操作維護組、財務(wù)管理組、會計檔案組和系統(tǒng)開發(fā)組等組成。其中,財務(wù)管理組是電算化會計系統(tǒng)的核心部門,崗位劃分比原來更細,并提高了財務(wù)管理要求。所以在電算化會計條件下,必須構(gòu)建內(nèi)部牽制制度。

3.內(nèi)部控制的形式和重點發(fā)生了變化

會計電算化使會計內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化,一些傳統(tǒng)的內(nèi)部控制形式已無存在的意義,如科目匯總、試算平衡、賬賬核對、賬證核對等。由于會計核算工作全部由計算機完成,整個處理過程分為數(shù)據(jù)輸入、處理和輸出三個環(huán)節(jié),從輸入會計憑證到輸出會計報表,可以一氣呵成。如果系統(tǒng)安全可靠,沒有非法操作收稿日期、修回日期或計算機病毒的破壞,是不會出現(xiàn)賬賬不符、賬證不符、試算不平衡現(xiàn)象的,所以數(shù)據(jù)正確性控制的重點轉(zhuǎn)移到了數(shù)據(jù)輸入環(huán)節(jié)。同時,計算機的應(yīng)用也給我們提供了先進的控制技術(shù),使內(nèi)部控制的許多方法和措施可以利用計算機程序進行控制,如數(shù)據(jù)正確性的校驗、操作權(quán)限控制等。計算機控制比人工控制更嚴格、更可靠,它可以克服人工控制的隨意性?？傊?在電算化會計條件下,會計內(nèi)部控制方式已部分被計算機所取代,由人工控制轉(zhuǎn)移為人機控制。

4.網(wǎng)絡(luò)財務(wù)的應(yīng)用和發(fā)展給會計內(nèi)部控制提出了新問題

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及其在經(jīng)濟領(lǐng)域的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)財務(wù)也迅速發(fā)展起來。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)不僅使會計核算從事后變?yōu)閷崟r,而且使財務(wù)管理從靜態(tài)走向動態(tài),從財務(wù)部門走向整個企業(yè),走向企業(yè)外部,極大提高了財務(wù)管理效率。目前的網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件的功能主要包括網(wǎng)上采購、網(wǎng)上銷售、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上結(jié)算、遠程報賬、遠程財務(wù)控制、遠程報稅、遠程報關(guān)、遠程審計、在線資金調(diào)度、異地轉(zhuǎn)賬等。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)使會計介質(zhì)全面發(fā)生變化,出現(xiàn)各種電子單據(jù),如各種發(fā)票、結(jié)算單據(jù)等。在新的形勢下如何加強這些功能的控制是會計內(nèi)部控制必須面對的新問題。

二、建立電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度

會計電算化使原有手工會計核算方法下的內(nèi)部會計控制制度失去作用,它對會計內(nèi)部控制工作提出了更高的要求。為了保證電算化會計信息系統(tǒng)的正常進行,預(yù)防、發(fā)現(xiàn)和糾正系統(tǒng)所發(fā)生的錯誤、舞弊和故障,及時提供正確可靠地會計信息,這就要求我們建立一整套適合電算化會計信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,以保證會計信息真實、準確、完整和安全。

1.電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)和維護控制

電算化會計信息系統(tǒng)的開發(fā)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程,一般來說投資較大,對整個企業(yè)的影響也較大,往往需要對原有的管理體制進行較大的變革。所以在開發(fā)前必須進行可行性分析,從經(jīng)濟上、技術(shù)上、組織上論證開發(fā)新系統(tǒng)的必要性和可能性,進行資本預(yù)算和效益評估,必須經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)和專家的批準和認可。在軟件的開發(fā)過程中,必須認真執(zhí)行國家和地方頒布的有關(guān)標準和規(guī)范,包括《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《商品化會計核算軟件評審規(guī)則》等。在新系統(tǒng)使用的準備階段要加強對有關(guān)人員的培訓(xùn),提高系統(tǒng)操作和系統(tǒng)管理人員對新系統(tǒng)的認識和理解,以減少系統(tǒng)運行后出錯的可能性。在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換過程中,要采取有效的控制手段,做好各項準備工作,如人員從新配置、清理賬目、準備初始數(shù)據(jù)、規(guī)范電算化方式下的各種核算方法等。各單位可以根據(jù)本單位的情況選擇合適的轉(zhuǎn)換方法,一般可采取并行轉(zhuǎn)換,新舊系統(tǒng)并行一段時間,以檢驗新系統(tǒng)的正確性。如果會計軟件在使用過程中發(fā)現(xiàn)問題,或者由于企業(yè)經(jīng)營活動及經(jīng)營環(huán)境發(fā)生變化,需要對會計軟件進行維護,就必須對會計軟件的維護進行嚴格的控制。一般來說,如果軟件本身錯誤或軟硬件變化而需進行維護,由系統(tǒng)管理員提出申請,如果需要擴充系統(tǒng)功能或因會計核算制度方法變化而需要進行維護由會計部門提出申請,由會計部門負責(zé)人、總會計師和企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對會計軟件維護申請進行審批。批準后由專職會計軟件維護人員進行修改維護,其他人員不得進行維護。對較大的修改變動或功能擴充性維護,應(yīng)事先制訂具體的維護計劃。軟件修改后要進行試運行和組織驗收,驗收通過并正式下達使用通知后,修改后的軟件才能投入正式運行。

篇9

【關(guān)鍵詞】數(shù)字化；檔案信息；安全管理；體會

一、概述

隨著國家電網(wǎng)公司集團化、標準化和信息化的快速推進，各單位的辦公、財務(wù)、生產(chǎn)及工程項目等業(yè)務(wù)的信息管理系統(tǒng)已逐步建立和應(yīng)用，其中形成的電子文件、電子歸檔的數(shù)量也迅速增長?，樼鹕诫娬竟こ添椖繛榘不帐　笆濉逼陂g重點能源項目，電站樞紐主要有上水庫、輸水系統(tǒng)、地下廠房、下水庫和地面開關(guān)站五部分組成。電站裝設(shè)四臺15萬千瓦的單級可逆式抽水蓄能機組，總裝機容量60萬千瓦。2002年12月2日正式開工，2007年9月25日四臺機組全部并網(wǎng)發(fā)電，2009年通過國家檔案局檔案驗收，2012年獲國家優(yōu)質(zhì)工程銀質(zhì)獎。該工程從2002年開工以來，業(yè)主就對檔案信息進行數(shù)字化，且信息量每年以“驚人”的速度遞增，目前實現(xiàn)了電子檔案查詢利用功能。

檔案信息資源是國家或企業(yè)寶貴財富和重要戰(zhàn)略資源，只有建立在安全的基礎(chǔ)上，才能使其價值得以真正實現(xiàn)，否則將會影響檔案信息作用的全面、有效的發(fā)揮。強化信息安全管理是檔案信息數(shù)字化順利進行的根本保證。下面，我從安全職責(zé)、管理措施、技術(shù)措施等方面，談?wù)剶?shù)字化檔案信息安全管理的體會。

二、建立職責(zé)明確的責(zé)任體系

加強內(nèi)部管理，建立職責(zé)明確的責(zé)任體系，是確保檔案信息安全的一個重要方面。據(jù)統(tǒng)計，我國公安部門破獲的網(wǎng)絡(luò)入侵案件中，90%以上都可以通過加強管理來避免。據(jù)美國FBI調(diào)查，75%的公司報告財務(wù)損失是由計算機系統(tǒng)安全問題造成的，超過50%的安全來自于公司內(nèi)部。信息安全管理應(yīng)按照“誰主管誰負責(zé)，誰運營誰負責(zé)”原則，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。單位主要負責(zé)人是本單位信息安全第一責(zé)任人。信息安全實行專業(yè)化管理、歸口監(jiān)督。信息工作辦公室是信息安全的管理和保障部門，安全監(jiān)察部是信息安全監(jiān)督部門。各部門職責(zé)明確，分工到位，形成了完善的信息安全責(zé)任體系。

建立信息安全責(zé)任體系，強化員工責(zé)任意識和安全意識，可以提高制度的執(zhí)行力，確保檔案信息數(shù)字化的順利進行。在瑯琊山電站建設(shè)期，業(yè)主與監(jiān)理、施工、設(shè)計等參建單位組建了辦公自動化網(wǎng)絡(luò)，在合同條款中對監(jiān)理、施工、設(shè)計等參建單位在檔案資料收集、整理、檔案信息錄入、信息安全等方面進行了約束。同時在電站建設(shè)和生產(chǎn)不同時期，成立了檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組和信息安全領(lǐng)導(dǎo)小組，建立了由各參建單位和各部門人員參加的檔案工作網(wǎng)，全員簽訂了《安全生產(chǎn)責(zé)任書》、《信息安全承諾書》和《員工保密承諾書》，并定期開展網(wǎng)絡(luò)信息和保密教育培訓(xùn)，形成了“保障檔案信息安全，人人有責(zé)”的氛圍。同時，檔案管理部門不斷地對檔案信息安全現(xiàn)狀進行認真地分析，把檔案信息安全作為檔案信息部門、檔案工作者各項考核的首要指標；對現(xiàn)有制度進行認真清理，完善數(shù)字檔案保管、編目、利用、編研、保護、保密等方面的制度，并對制度的執(zhí)行情況加強督促和檢查，定期進行考核，確保各項制度能夠有效、正確執(zhí)行；對當前電子文件和電子檔案，制定電子文件和電子檔案保管、保密和利用制度，加強電子文件的保管和檢修鑒定；在檔案信息提供利用中，認真執(zhí)行國家信息安全和信息保密等規(guī)定，嚴格把握檔案利用審查關(guān)，加強對檔案信息利用的監(jiān)督和管理工作。

三、采取嚴格有效的管理措施

數(shù)字檔案信息安全包括網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、檔案信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)、環(huán)境及人員管理的安全。要保證數(shù)字檔案信息安全，必須采取嚴格有效的管理措施。一是要不斷建立和完善檔案信息安全管理制度，定期或不定期對信息安全管理制度進行檢查和審定，對存在不足或需要改進的安全管理制度及時進行修訂，只有這樣，才能做到有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究，才能更好地維護檔案信息安全。目前，我國已建立了《計算機信息系統(tǒng)安全保護條例》、《計算機信息網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)安全保護管理辦法》、《計算機網(wǎng)絡(luò)國際聯(lián)網(wǎng)管理暫行規(guī)定》等一系列信息安全方面的法規(guī)標準，這些法規(guī)為維護網(wǎng)絡(luò)安全提供了法律依據(jù)，有力地保障了信息安全工作的順利進行。二是要明確安全管理機構(gòu)，設(shè)立系統(tǒng)管理員、網(wǎng)絡(luò)管理員、安全管理員等崗位，并明確各崗位職責(zé)。應(yīng)加強信息安全管理人員之間、信息只能部門和業(yè)務(wù)部門之間的合作與溝通，共同協(xié)作處理信息安全問題。三是要加強人員安全管理，關(guān)鍵崗位應(yīng)簽訂保密協(xié)議，及時終止離崗員工的所有訪問權(quán)限，嚴格外部人員訪問程序。四是在運維管理方面，要嚴格執(zhí)行信息機房管理有關(guān)規(guī)定，確保機房運行環(huán)境符合要求，嚴格機房出入管理。對終端計算機、系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備實行標準化作業(yè)。強化存儲介質(zhì)存放、使用、維護和銷毀等各項措施。對檔案信息服務(wù)器系統(tǒng)，要詳細記錄日常操作、運行維護記錄和修改等內(nèi)容，嚴禁任何未經(jīng)授權(quán)的操作；要及時進行軟件升級更新，定期進行漏洞掃描，及時安裝補丁程序。要及時升級防病毒軟件和惡意代碼庫。五是要建立備份與恢復(fù)管理相關(guān)安全管理制度，嚴格控制數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)過程，妥善保存?zhèn)浞萦涗?，?zhí)行定期恢復(fù)程序。六是建立與完善應(yīng)急預(yù)案，加強培訓(xùn)和演練，確保人力、設(shè)備、技術(shù)和財務(wù)等應(yīng)急保障資源可用。七是要切實加強員工信息安全培訓(xùn)，提高全員信息安全意識。

我公司按照國家信息安全法律法規(guī)和上級主管部門要求，先后建立了網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)管理、檔案信息系統(tǒng)管理、數(shù)據(jù)備份管理、病毒防護、設(shè)備管理維護、信息機房管理、檔案信息部門人員管理、操作技術(shù)管理等有關(guān)制度，如：《信息安全管理標準》、《信息系統(tǒng)機房管理標準》、《信息系統(tǒng)終端使用管理標準 》、《信息系統(tǒng)檢修維護管理標準 》、《信息化設(shè)備管理標準》、《信息系統(tǒng)應(yīng)用管理標準》、《信息系統(tǒng)運行管理標準 》、《檔案工作管理標準》、《保密工作管理標準》、《檔案工作應(yīng)急預(yù)案》等。

篇10

    1.1 會計信息處理的內(nèi)容和形式的變化

    在企業(yè)內(nèi)部的會計工作實行電算化后,會計的工作內(nèi)容會有所改變,因為電算化的工作程序都是通過計算機來完成的,所以一切處理都是進行信息化的處理,工作程序?qū)⒆兊煤唵?效率有所提高。會計電算化需要專業(yè)的維護和管理人員,保證系統(tǒng)軟件的正常運行。在電算化會計中,對于企業(yè)的內(nèi)部控制政策有所改變,需要對于企業(yè)的成本與未來銷售狀況作出預(yù)測,所以需要制定新的控制制度,保證會計工作的順利進行。

    1.2 會計人員工作內(nèi)容的變化

    在傳統(tǒng)的會計工作中,需要會計人員對會計數(shù)據(jù)進行記錄整理和計算,人員的構(gòu)成主要是由會計人員組成。在電算化會計中,需要將會計數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中,然后由專業(yè)的系統(tǒng)操作人員對會計業(yè)務(wù)進行處理。在這個過程中,需要實現(xiàn)人機互動,由財務(wù)管理人員、系統(tǒng)管理員以及維護員共同組成,在整體上提高會計信息的質(zhì)量。

    1.3 會計檔案的變化

    在實行會計電算化后變化比較明顯的就是會計檔案的形式,傳統(tǒng)的會計檔案都是紙質(zhì)的形式,在對會計數(shù)據(jù)進行修改時都需要在紙質(zhì)媒介上進行,如果修改的數(shù)據(jù)過長,將會影響到閱讀的質(zhì)量。在電算化會計工作中,會計信息都是以電子的形式保存在網(wǎng)絡(luò)或者硬盤上,在更改時只需要將原來的數(shù)據(jù)調(diào)出直接更改即可。所以檔案的保存形式有所變化,將更加的方便,且不易破損。

    2 企業(yè)會計電算化中內(nèi)部控制存在的問題

    2.1 認識不到位,基礎(chǔ)工作薄弱

    企業(yè)實行會計電算化工作是時展的必然趨勢,是現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展的結(jié)果。在有些企業(yè)中,片面的認為實行電算化只是順應(yīng)時展的潮流,是企業(yè)形象的一種展示,而沒有將電算化的功能全部發(fā)揮出來。在部分單位中,只是單純的使用電算化進行簡單的核算,減少了人工核算的工作量,提高了準確度,但是卻沒有發(fā)揮出會計工作管理職能。在會計電算化工作中,雖然減輕了人員的負擔(dān),但是卻需要財務(wù)人員、系統(tǒng)維護人員以及操作人員的共同組成,需要制定詳細的控制方案,因為在很多的企業(yè)中電算化工作實行的時間不長,所以在制度管理方面還不夠健全,對于軟件的數(shù)據(jù)核算缺乏精準性,從而影響到電算化工作的順利開展。

    2.2 數(shù)據(jù)信息失真

    由于傳統(tǒng)的會計信息都是以紙質(zhì)形式來記載的,在對數(shù)據(jù)進行記錄和核算時都是以人工的方式來進行,電算化大大的提高了工作的效率,只需要將數(shù)據(jù)錄入到電腦中,即可進行自動計算,減少了人員負擔(dān)。但是在反復(fù)的計算過程中,非常容易出現(xiàn)錯誤,因為電腦進行數(shù)據(jù)計算的速度是非?？斓?并且是自動生成的,如果一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤,將會影響到以后的所有環(huán)節(jié),尤其是在最初的數(shù)據(jù)錄入時,直接導(dǎo)致以后信息數(shù)據(jù)的失真。由于電算化會計信息的保存是電子形式的,對數(shù)據(jù)進行的篡改不會留下痕跡,容易造成數(shù)據(jù)信息的失真,影響到會計信息的質(zhì)量。

    2.3 內(nèi)部控制制度存在問題

    企業(yè)在實行現(xiàn)代化的會計信息管理之后,還要向相關(guān)的部門審批,運用計算機網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸出、輸入和處理,進行會計電算化的注冊登記,用會計電算化代替手工記賬。但是很多企業(yè)不能按照相關(guān)的程序?qū)嵭袃?nèi)部的會計電算化,企業(yè)雖然有內(nèi)部控制制度卻不能真正的實行,數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性受到影響,內(nèi)部控制的效果不高。

    2.4 舞弊和犯罪難度控制的難度加大

    計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在企業(yè)會計信息系統(tǒng)中的應(yīng)用雖然提高了工作的效率,減輕了財會人員的工作負擔(dān),但是相應(yīng)的經(jīng)濟領(lǐng)域的犯罪活動逐漸增加,犯罪控制的難度逐漸加大。企業(yè)會計信息的保密程度還比較低,存留在計算機上的數(shù)據(jù)信息很容易被不留痕跡的篡改,造成企業(yè)重要數(shù)據(jù)的復(fù)制、篡改和銷毀,對企業(yè)的發(fā)展造成重創(chuàng)。

    3 企業(yè)會計電算化中的內(nèi)部控制策略

    3.1 提高對會計電算化的重視

    加強企業(yè)會計電算化的內(nèi)部控制,企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)、管理人員以及財會人員要加強對會計電算化以及電算化內(nèi)部控制重要性的認識,逐步在企業(yè)內(nèi)部實行企業(yè)電算化管理。此外,企業(yè)會計人員是實行會計電算化的主體,會計人員要不斷的加強自身的專業(yè)知識學(xué)習(xí)和計算機網(wǎng)絡(luò)知識的學(xué)習(xí),進一步提升企業(yè)會計電算化的質(zhì)量。

    3.2 企業(yè)要加強企業(yè)職責(zé)的分工控制

    在會計電算化軟件使用之后,企業(yè)要對財會人員、系統(tǒng)管理人員以及維護人員進行任務(wù)的分配,實現(xiàn)職權(quán)分離,確保企業(yè)員工職責(zé)之間的平衡和制衡,減少數(shù)據(jù)被篡改的可能性。此外,企業(yè)相關(guān)負責(zé)人要對企業(yè)會計電算化相關(guān)人員進行定期的培訓(xùn)和教育,對不同的崗位職責(zé)進行定位,提高會計電算化的精確度和準確度。

    3.3 制定嚴格的操作制度,避免信息的泄露

    企業(yè)只有加強數(shù)據(jù)處理的真實性和準確性,減少數(shù)據(jù)失真現(xiàn)象的發(fā)生,企業(yè)的會計電算化管理水平才能得到進一步的提升,會計電算化相關(guān)人員才能在自己的職責(zé)范圍內(nèi)做好管理與維護工作,提高數(shù)據(jù)處理的速度和準度,整體上提升企業(yè)會計信息管理的水平。此外,企業(yè)會計信息管理人員要明確自身的操作權(quán)限和操作職責(zé),系統(tǒng)的外部人員未經(jīng)允許不能進入會計信息系統(tǒng),提高數(shù)據(jù)計算和處理的安全性,減少財務(wù)犯罪情況的發(fā)生,對企業(yè)的會計信息進行有效的保護。

    3.4 對企業(yè)會計檔案進行有效管理

    在會計電算化模式下,企業(yè)會計人員不僅要對紙質(zhì)的會計檔案進行管理,還要做好磁盤信息的管理,會計檔案管理的任務(wù)進一步加大。因此,相關(guān)人員要按照會計檔案的管理辦法進行紙質(zhì)檔案和磁盤檔案的管理,制定妥善的保管措施,將磁盤放置在干燥的地方,避免數(shù)據(jù)的破壞和失真。此外,會計人員要加強自身的學(xué)習(xí),不斷的對知識進行更新,提高自身的綜合能力。