導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫(xiě)好一篇檔案管理的價(jià)值，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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關(guān)鍵詞：信息化；醫(yī)院檔案管理；價(jià)值研究

檔案對(duì)于各行各業(yè)而言無(wú)疑是一種重要的資源，是一種重要的原始記錄，對(duì)醫(yī)院非常具有重要性。然而隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，社會(huì)也要求醫(yī)院實(shí)現(xiàn)信息化。在整體信息化的大背景下，對(duì)醫(yī)院日常檔案信息化管理提出了更高的要求。

一、檔案管理信息化

檔案管理信息化主要就是指將信息化這一技術(shù)具體應(yīng)用到檔案管理的流程中，以實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。這種管理模式通過(guò)信息流來(lái)具體的控制檔案流，實(shí)現(xiàn)了一種“無(wú)紙化”的辦公模式，是一種新型的檔案管理模式。要想實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，需要做到以下幾點(diǎn)：

1.將相關(guān)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行信息化

通過(guò)應(yīng)用一下現(xiàn)代化的機(jī)器設(shè)備，可以將一些紙質(zhì)的數(shù)據(jù)資料等相關(guān)信息以規(guī)范的格式錄入到設(shè)置好的信息系統(tǒng)里，便于日后的處理。

2.要將工作的流程進(jìn)行信息化

為了便于對(duì)數(shù)據(jù)資料信息的分類處理，規(guī)范的工作流程是必不可少的，這樣不僅可以盡可能的減少人為的各種干預(yù)，而且大大提高了信息的處理速度。

3.要將檔案檢索進(jìn)行信息化

檔案檢索信息化以后，顧客可以通過(guò)醫(yī)院的信息系統(tǒng)對(duì)相關(guān)資料在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行檢索。

二、將信息化引入醫(yī)院檔案管理中存在的問(wèn)題

1.醫(yī)院人員的信息化意識(shí)不足一直以來(lái)，醫(yī)院人員大多注重醫(yī)院的醫(yī)療，而對(duì)醫(yī)院的后勤工作未給予足夠的重視。典型的一種表現(xiàn)就是在臨床醫(yī)療中已經(jīng)成功實(shí)施信息化，而醫(yī)院的檔案管理工作卻由于醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的不重視等而一直得不到發(fā)展。醫(yī)院對(duì)檔案管理的不重視，投入力度的不足直接導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作停滯不前，信息化的進(jìn)程非常緩慢。

2.檔案管理相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)程緩慢

軟件開(kāi)發(fā)公司考慮到市場(chǎng)的需求，更加致力于相關(guān)財(cái)務(wù)軟件、醫(yī)療軟件的開(kāi)發(fā)，而對(duì)檔案管理軟件沒(méi)有給予足夠的重視，直接造成的就是檔案管理相關(guān)的軟件開(kāi)發(fā)進(jìn)程緩慢。然而由于檔案需求的不斷擴(kuò)張，現(xiàn)有的軟件技術(shù)已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)這種日益膨脹的需求。因此，開(kāi)發(fā)可兼容的檔案管理軟件變得迫在眉睫。

3.醫(yī)院檔案管理方式不統(tǒng)一

醫(yī)院檔案的管理，從最開(kāi)始的收集檔案，到之后的整理檔案以及最終錄入檔案、將檔案進(jìn)行歸檔等工作都需要一個(gè)統(tǒng)一的工作模式以保證最終檔案保管的準(zhǔn)確無(wú)誤，從而最大限度的發(fā)揮檔案的價(jià)值。在現(xiàn)實(shí)的醫(yī)院管理工作中，由于各部門的分散以及各部門不同的標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致了醫(yī)院檔案管理工作的難度不斷加大，信息資源的共享無(wú)法順利實(shí)現(xiàn)。此外，一個(gè)重要的原因就是社會(huì)對(duì)電子化未形成共識(shí)，人們更多的可能更加信賴紙質(zhì)的相關(guān)文件。

4.醫(yī)院檔案管理人員的專業(yè)化可能不足

要想順利開(kāi)展醫(yī)院的檔案管理工作，相關(guān)的管理人員就必須要有一定專業(yè)性。對(duì)于計(jì)算機(jī)的相關(guān)操作要能夠熟練的進(jìn)行掌握，對(duì)于信息處理能力要比較強(qiáng)，檔案方面的專業(yè)知識(shí)要精通?？墒侨缃襻t(yī)院檔案管理人員整體專業(yè)性不足而且出現(xiàn)了老齡化的現(xiàn)象。

三、醫(yī)院檔案管理信息化的價(jià)值

檔案管理的信息化是在檔案管理工作中的一種創(chuàng)新，它改善了醫(yī)生與患者之間的緊張關(guān)系，有利于醫(yī)院內(nèi)部不同部門之間的信息的溝通與交流，醫(yī)院的工作效率會(huì)大幅度的提高，患者在醫(yī)院的信息能夠真實(shí)準(zhǔn)確完整無(wú)誤的被記錄下來(lái)，患者對(duì)于醫(yī)院的信心會(huì)大幅度增強(qiáng)，醫(yī)院的形象也將有所改善。

1.可以提高醫(yī)院的整體管理水平

醫(yī)院整體水平的高低很大程度上取決于其管理水平?，F(xiàn)如今醫(yī)院檔案的規(guī)模在不斷地?cái)U(kuò)張，這就對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。這時(shí)，將信息化引入檔案的管理工作是一件非常有利的事情，信息化技術(shù)的應(yīng)用可以在最大程度上為企業(yè)提高管理的效益。在信息化技術(shù)的幫助下，醫(yī)院可以對(duì)相關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行整治，使得檔案管理信息化這一意識(shí)為廣大醫(yī)務(wù)人員所接受。

2.可以提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

檔案管理人員素質(zhì)的高低對(duì)于檔案管理工作的順利開(kāi)展起著至關(guān)重要的作用，然而，鑒于現(xiàn)如今相關(guān)管理人員整體素質(zhì)的不足，信息化技術(shù)的應(yīng)用就變得非常有必要。檔案管理人員在利用信息化技術(shù)時(shí)，一方面可以提高操作人員的心理素質(zhì)，另一方面，在不斷運(yùn)用計(jì)算機(jī)的過(guò)程中，其計(jì)算機(jī)的操作技能將大幅度的提升。此外，其對(duì)于細(xì)節(jié)的注重程度也將有所提高。

3.提高醫(yī)院的競(jìng)爭(zhēng)能力

醫(yī)院與醫(yī)院之間最根本的競(jìng)爭(zhēng)不在于醫(yī)院規(guī)模的大小等方面，而在于醫(yī)院的整體醫(yī)療水平的高低和與之相匹配的檔案管理信息化的高低。有的醫(yī)院醫(yī)療方面做得不錯(cuò)，但是檔案管理工作一塌糊涂，這對(duì)于醫(yī)療水平的提高產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。而有的醫(yī)院在醫(yī)院檔案的管理方面做得非常不錯(cuò)，能夠及時(shí)準(zhǔn)確的為醫(yī)務(wù)人員提供相關(guān)的參考信息，有利于其今后醫(yī)療水平的提升。醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)化水平以及獲取患者信息的能力直接決定著一家醫(yī)院整體水平的高低。

4.作為上級(jí)進(jìn)行決策的參考依據(jù)

醫(yī)院檔案管理信息化將患者的相關(guān)信息以電子形式準(zhǔn)確完整的記錄到了醫(yī)院的信息化系統(tǒng)中，為上級(jí)進(jìn)行決策提供了參考的依據(jù)。上級(jí)利用網(wǎng)絡(luò)這一中介可以直接進(jìn)入到下級(jí)的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行查詢、審查的相關(guān)工作，為相關(guān)政策、制度的制定提供各種參考的依據(jù)。四、總結(jié)醫(yī)院檔案管理信息化是一件刻不容緩的事情。它是各個(gè)醫(yī)院實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的必須，同時(shí)也是為了適應(yīng)時(shí)代的需求，同時(shí)更是整個(gè)醫(yī)療行業(yè)為了更好地發(fā)展所必須進(jìn)行的創(chuàng)新與改革。隨著醫(yī)療衛(wèi)生的現(xiàn)代化，醫(yī)院檔案管理信息化將會(huì)發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，將會(huì)不斷地促進(jìn)我國(guó)醫(yī)療事業(yè)的不斷發(fā)展與進(jìn)步。

參考文獻(xiàn)：

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關(guān)鍵詞： 管理現(xiàn)狀；困境；理性選擇

中圖分類號(hào)：G647 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-4311（2012）19-0269-02

0 引言

隨著1999年我國(guó)高校開(kāi)始擴(kuò)大招生規(guī)模，高校畢業(yè)生數(shù)量迅速增加，高等教育正實(shí)現(xiàn)著跨越式大發(fā)展。新疆高校也在從外延發(fā)展向內(nèi)涵發(fā)展的轉(zhuǎn)變過(guò)程中積極探索新型管理模式，而有效提升學(xué)生檔案管理工作的效能已逐漸成為提高高校管理質(zhì)量的重要增長(zhǎng)點(diǎn)，高校學(xué)生檔案管理工作涉及面較廣，關(guān)系到每一位學(xué)生的切實(shí)利益，關(guān)系到高等教育發(fā)展和學(xué)校穩(wěn)定。本文立足于新疆高校學(xué)生檔案管理的實(shí)際狀況，對(duì)新疆大學(xué)、新疆師范大學(xué)、石河子大學(xué)、新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)和新疆警官高等?？茖W(xué)校進(jìn)行了詳實(shí)而全面的調(diào)研，闡析了新疆高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，并對(duì)如何解決這些問(wèn)題做出理性的選擇。

1 高校學(xué)生檔案管理的價(jià)值分析

學(xué)生檔案是高校檔案群中的一個(gè)分支，也是學(xué)生個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程中人事檔案的重要組成部分。它以獨(dú)特的形式和內(nèi)容，在學(xué)生隊(duì)伍的建設(shè)中發(fā)揮著無(wú)可替代的作用，越來(lái)越引起人們的關(guān)注。高校學(xué)生在學(xué)生管理中的主體地位，決定了抓好學(xué)生隊(duì)伍建設(shè)，是辦好一所大學(xué)的關(guān)鍵。而學(xué)生管理又與高校學(xué)生檔案管理密切相聯(lián)。高校學(xué)生檔案真實(shí)地記載了一個(gè)學(xué)生從高中到大學(xué)整個(gè)學(xué)習(xí)期間德、智、體、美、勞等各方面的情況，反映了每一位學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)優(yōu)劣、水平高低、能力大小，既方便又實(shí)用，不論在質(zhì)方面還是量方面都有較強(qiáng)的可比性，為學(xué)生入黨、畢業(yè)就業(yè)等方面都提供了具有科學(xué)性和準(zhǔn)確性的依據(jù)，避免了憑印象、聽(tīng)反映、靠關(guān)系等日常管理中的弊端。高校學(xué)生檔案的建立，對(duì)充分調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性，提高學(xué)生隊(duì)伍的整體素質(zhì)。培養(yǎng)學(xué)生的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，激勵(lì)學(xué)生奮發(fā)向上，不斷進(jìn)取，以豐碩的成果來(lái)書(shū)寫(xiě)自己的歷史，充實(shí)了自己學(xué)生時(shí)代的檔案，起到積極的促進(jìn)作用。

2 新疆高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀透視

2.1 學(xué)生檔案的基本特點(diǎn)

2.1.1 過(guò)渡性 高校學(xué)生檔案材料反映的是學(xué)生在校學(xué)習(xí)的過(guò)程，以及伴隨這一過(guò)程而產(chǎn)生的品德表現(xiàn)和身體健康狀況等，如因考試作弊而受到處分；因身體健康狀況的休學(xué)、復(fù)學(xué)等，這些變化都是今后形成完整檔案的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，隨著學(xué)生的畢業(yè)就業(yè)，最終其學(xué)生檔案將移交就業(yè)單位等部門。因此，學(xué)生檔案具有過(guò)渡性。

2.1.2 周期性 高校學(xué)生檔案隨學(xué)生畢業(yè)就業(yè)而去，在學(xué)校僅存放3或4年，最長(zhǎng)不超過(guò)6年。學(xué)制越長(zhǎng)，學(xué)生在校時(shí)間也越長(zhǎng)，學(xué)生檔案流動(dòng)的周期就長(zhǎng)，相反，學(xué)制越短，學(xué)生在校時(shí)間就越短，學(xué)生檔案就流動(dòng)得較快，周期就短?？梢?jiàn)，學(xué)制決定了學(xué)生檔案的周期性。

2.1.3 私密性 每份檔案都記載了學(xué)生的很多個(gè)人情況，如家庭情況、成績(jī)記載、獎(jiǎng)懲情況等，這些都屬于個(gè)人隱私，必須要按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定嚴(yán)格管理，在一定的范圍內(nèi)需要保密。所以，學(xué)生檔案具有私密性。

2.1.4 頻繁性 在實(shí)際工作中，學(xué)生檔案的使用非常頻繁，學(xué)生報(bào)考研究生、參加就業(yè)、出國(guó)留學(xué)、參軍入警、報(bào)考公務(wù)員等，均需利用在校期間的檔案。因而，學(xué)生檔案的運(yùn)用非常頻繁，使用率較高。

2.1.5 多樣性 就生源而言，主要來(lái)源于以下幾類學(xué)生：即普通高校招生、自主招生、保送生、小語(yǔ)種招生、單招、高水平運(yùn)動(dòng)員、體育特長(zhǎng)生、藝術(shù)特長(zhǎng)生等。學(xué)生的來(lái)源豐富，同時(shí)生源地區(qū)的多樣性和差異性決定了高校學(xué)生檔案的多樣性。

2.2 檔案管理的基本模式 新疆各高校的學(xué)生檔案管理機(jī)制不同，主要有以下幾種模式：①校院兩級(jí)共同管理模式。學(xué)生檔案管理工作由學(xué)生處宏觀管理和調(diào)控，負(fù)責(zé)學(xué)生各類歸檔材料的最終審核工作，各學(xué)院（系部）對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行集中管理。這種模式有效地將學(xué)生檔案管理工作系統(tǒng)化、責(zé)任化。石河子大學(xué)自2008年起開(kāi)始采取這種管理模式。②職能部門聯(lián)合管理模式。學(xué)生檔案由學(xué)生處和招生就業(yè)處共同管理。其中，在校生檔案的材料歸檔工作主要由學(xué)生處負(fù)責(zé)管理，畢業(yè)生檔案的發(fā)送及留存畢業(yè)生檔案的調(diào)取和服務(wù)工作由招生就業(yè)處負(fù)責(zé)管理。新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)就采取了這種管理模式。③學(xué)管部門集中管理模式。由學(xué)生處負(fù)責(zé)在校生和畢業(yè)生檔案的全程管理工作，學(xué)生各類檔案材料的歸檔、整理、調(diào)閱等工作都由學(xué)生處的學(xué)生檔案管理工作人員責(zé)任。如：新疆師范大學(xué)、新疆財(cái)經(jīng)學(xué)院、昌吉學(xué)院的管理模式都屬于此類。

2.3 畢業(yè)檔案的發(fā)送保存 新疆各高校畢業(yè)生檔案的發(fā)送和保存方式各不相同。各高校對(duì)應(yīng)屆畢業(yè)生的檔案管理原則上是按照就業(yè)方案發(fā)送，在此基礎(chǔ)上，對(duì)畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞和存留方式不盡相同，主要為：

①統(tǒng)一發(fā)檔與院校留存相結(jié)合。畢業(yè)生歸檔材料入檔完畢后，按照就業(yè)方案發(fā)送畢業(yè)生檔案，尚未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。如新疆農(nóng)業(yè)大學(xué)和昌吉學(xué)院。②統(tǒng)一發(fā)檔與檔案轉(zhuǎn)存相結(jié)合。在畢業(yè)前夕，畢業(yè)生自愿將檔案存放在人才交流中心的，學(xué)生處將這部分學(xué)生檔案抽出轉(zhuǎn)往人才交流中心，并代收檔案保管費(fèi)。剩余的已就業(yè)畢業(yè)生檔案按照就業(yè)方案發(fā)送，尚未就業(yè)畢業(yè)生檔案留存院校。新疆大學(xué)近年一直采取這種方式。③統(tǒng)一發(fā)檔與個(gè)人提取相結(jié)合。畢業(yè)生在畢業(yè)離校前憑報(bào)到證或單位調(diào)檔函在調(diào)檔期集中調(diào)取個(gè)人檔案。調(diào)檔期結(jié)束后，不再允許個(gè)人調(diào)檔，統(tǒng)一按照就業(yè)方案發(fā)送，未就業(yè)的畢業(yè)生檔案留存學(xué)校。此后，定期將超期保存的歷屆畢業(yè)生檔案發(fā)往生源地。這種方式可大大減輕歷屆畢業(yè)生檔案的留存壓力。如新疆財(cái)經(jīng)大學(xué)、石河子大學(xué)在2008年以前采取這種方式。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；價(jià)值；地位

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和人們思想觀念的不斷更新，人們的健康意識(shí)也在逐漸地增強(qiáng)，因此，對(duì)于醫(yī)院所提供的醫(yī)療服務(wù)的要求也在逐步地提升。醫(yī)院的檔案管理是決定醫(yī)院整體醫(yī)療水平高的關(guān)鍵性因素之一。開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值和地位探究，將先進(jìn)的信息技術(shù)全面應(yīng)用于醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，將為我國(guó)醫(yī)院的良好發(fā)展奠定穩(wěn)定的基礎(chǔ)和提供強(qiáng)大的推動(dòng)力。

一、醫(yī)院檔案所包含的主要內(nèi)容探究

醫(yī)院的檔案的內(nèi)容，主要包括醫(yī)院的人事檔案、財(cái)務(wù)檔案，醫(yī)保檔案，以及病歷檔案。其中醫(yī)院的人事檔案主要是進(jìn)行醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)員工的資料的詳細(xì)記載，醫(yī)院的財(cái)務(wù)檔案主要記載醫(yī)院的財(cái)務(wù)流水，而醫(yī)保檔案和病例檔案是醫(yī)院的工作人員查找患者信息的重要資料憑據(jù)。

二、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀

（一）檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性。當(dāng)下我國(guó)很多醫(yī)院在開(kāi)展檔案的過(guò)程中，缺乏對(duì)于工作的開(kāi)展重視程度，沒(méi)有有效的保障檔案的內(nèi)容的完善性，同時(shí)檔案的管理人員在開(kāi)展檔案的錄入工作的過(guò)程中，也沒(méi)有詳細(xì)的進(jìn)行檔案內(nèi)容的分類，使得部分檔案內(nèi)容丟失，很多的檔案內(nèi)容也缺乏系統(tǒng)性，查找起來(lái)難度較高，為醫(yī)院的信息查找工作的正常開(kāi)展帶來(lái)了極大的不便。因此檔案的案卷內(nèi)容缺乏完善性和系統(tǒng)性，是當(dāng)下醫(yī)院開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中所存在的主要問(wèn)題。（二）醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開(kāi)展缺乏獨(dú)立性。很多醫(yī)院在開(kāi)展醫(yī)院檔案管理工作的過(guò)程中，沒(méi)有分類設(shè)立檔案管理部門，這便使得醫(yī)院檔案建設(shè)工作的開(kāi)展嚴(yán)重缺乏獨(dú)立性。檔案管理工作的獨(dú)立性的缺乏，導(dǎo)致醫(yī)院的各類檔案與其他的檔案相互混放在一起，醫(yī)院的檔案數(shù)目較多，檔案種類也較為復(fù)雜，在這種情況下根本不能夠真正有效的根據(jù)檔案內(nèi)容順利開(kāi)展醫(yī)院內(nèi)部各項(xiàng)收入和支出的核算工作，容易導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部的經(jīng)濟(jì)體系混亂，因此醫(yī)院檔案建設(shè)工作的獨(dú)立性的缺乏，是導(dǎo)致醫(yī)院檔案的管理工作開(kāi)展的弊端。（三）醫(yī)院檔案內(nèi)容更新工作的開(kāi)展缺乏時(shí)效性。醫(yī)院檔案管理人員在開(kāi)展檔案管理工作的過(guò)程中，往往忽視了對(duì)醫(yī)院檔案的及時(shí)有效的更新，這便導(dǎo)致很多的醫(yī)院檔案管理內(nèi)容嚴(yán)重的缺乏時(shí)效性，進(jìn)而為醫(yī)院的管理人員的工作的開(kāi)展帶來(lái)了更多的難題。同時(shí)醫(yī)院檔案內(nèi)容不能夠及時(shí)更新，也導(dǎo)致檔案內(nèi)容不能夠真正有效的反映出醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)運(yùn)營(yíng)情況，從而影響了醫(yī)院高層人員管理工作的開(kāi)展，甚至?xí)?dǎo)致醫(yī)院無(wú)法得到良好的發(fā)展，無(wú)法有效的分配自身的資源為公共提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。（四）醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮。當(dāng)下醫(yī)院在開(kāi)展醫(yī)院檔案的管理工作時(shí)，沒(méi)有將檔案管理工作列為醫(yī)院在運(yùn)行過(guò)程中的重要工作環(huán)節(jié)之一，這使得醫(yī)院檔案管理人員以及醫(yī)院的高層管理人員也沒(méi)有應(yīng)用檔案進(jìn)行醫(yī)院營(yíng)運(yùn)模式的有效調(diào)整，沒(méi)有真正地為醫(yī)院指明經(jīng)濟(jì)的發(fā)展方向以及院內(nèi)資金的應(yīng)用方向，因此，醫(yī)院檔案的效用未得到真正的發(fā)揮，使得醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中所存在的重要性根本無(wú)法得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

三、醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值

在明確了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用現(xiàn)狀后，開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，根據(jù)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的特點(diǎn)，主要可以將其所存在的價(jià)值總結(jié)歸納如下：（一）實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案和財(cái)務(wù)資料的有效整理。醫(yī)院檔案的有效建立，可以進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)相關(guān)檔案的有效整理。醫(yī)院的檔案管理人員，通過(guò)完成醫(yī)院檔案的整理工作，可以使得醫(yī)院的各類資料的日期和類別得到明確的標(biāo)注，并且按照其內(nèi)容的重要性進(jìn)行進(jìn)一步的分類存儲(chǔ)。由醫(yī)院專門的檔案管理人員進(jìn)行檔案的管理工作，可以有效地提升醫(yī)院資料的安全性，防止醫(yī)院的資料被不法人員進(jìn)行篡改，降低了醫(yī)院管理的風(fēng)險(xiǎn)性，繼而提升了醫(yī)院整體管理的安全性。（二）進(jìn)一步明確醫(yī)院檔案管理的內(nèi)容和范圍。以醫(yī)院檔案中財(cái)務(wù)檔案為例，其主要包括醫(yī)院的總賬、單項(xiàng)賬、日記賬以及醫(yī)院的總體資產(chǎn)和其他不固定的財(cái)產(chǎn)。因此，醫(yī)院檔案的建立可以有效實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理內(nèi)容和范圍的明確性提升。同時(shí)，醫(yī)院的檔案中還包括醫(yī)院簽署的各項(xiàng)合同，這些合同內(nèi)容的明確，也可以為醫(yī)院管理工作的良好開(kāi)展提供巨大的推動(dòng)力，并增強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開(kāi)展的流程性和秩序性。（三）方便醫(yī)院內(nèi)部人員的資料查看。醫(yī)院檔案的有效建立，可以使得醫(yī)院的高層人員在進(jìn)行醫(yī)院的整體管理工作的過(guò)程中，能夠有效地查看醫(yī)院的醫(yī)療用品的采購(gòu)合同、工程合同、技術(shù)合同，以及各項(xiàng)醫(yī)療票據(jù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對(duì)于醫(yī)院的各種狀況的進(jìn)一步有效地掌控。醫(yī)院的管理人員以及相關(guān)的檔案管理人員對(duì)于醫(yī)院信息及檔案情況的認(rèn)識(shí)更加明確，可以有效地保障醫(yī)院管理水平與成效，與此同時(shí)，也提升了醫(yī)院內(nèi)部人員對(duì)資料查看查找的便捷性，從而凸顯了檔案在醫(yī)院檔案管理中的關(guān)鍵性價(jià)值。（四）明確醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案可以對(duì)于醫(yī)院的年度財(cái)務(wù)情況進(jìn)行整體的統(tǒng)計(jì)，進(jìn)而使得醫(yī)院的財(cái)務(wù)報(bào)告可以被按照其管理期限進(jìn)行排列，有些財(cái)務(wù)報(bào)告重要性較高，其管理期限為永久性期限，而有些財(cái)務(wù)報(bào)告則可以按照其重要性劃分為：五年管理期限、十年管理期限、十五年管理期限等等。醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值若得以充分發(fā)揮，則醫(yī)院財(cái)務(wù)管理檔案期限則可以體現(xiàn)出更加理想的明確性。開(kāi)展醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探究，主要可以將其價(jià)值總結(jié)歸納為：實(shí)現(xiàn)醫(yī)院財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容的完整性和系統(tǒng)性的有效保障，同時(shí)加強(qiáng)醫(yī)院管理工作的開(kāi)展的針對(duì)性，提升了醫(yī)院管理人員進(jìn)行醫(yī)院的管理的便捷性，并且明確了醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案的管理期限。醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值的有效發(fā)揮，有效地保障了醫(yī)院經(jīng)濟(jì)的穩(wěn)定性以及資源分配的合理性。

四、提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中地位的探究

開(kāi)展提升醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位探究，根據(jù)當(dāng)下會(huì)計(jì)檔案管理工作在醫(yī)院檔案管理工作中的影響力，具體可分為以下幾點(diǎn)：（一）實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效提升。醫(yī)院在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于檔案管理人員的考核和培訓(xùn)，為其提供學(xué)習(xí)與交流的機(jī)會(huì)，并且根據(jù)考核結(jié)果建立相應(yīng)的獎(jiǎng)罰制度，以此激發(fā)其自主學(xué)習(xí)的積極性。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的有效保障和進(jìn)一步提升，可以使得會(huì)計(jì)檔案更加體現(xiàn)出其價(jià)值性，進(jìn)而保障了醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位。（二）建立專門的部門開(kāi)展檔案建設(shè)工作。為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院的檔案的內(nèi)容完整性以及檔案分類的系統(tǒng)性的有效保障，醫(yī)院在開(kāi)展管理工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立專門的部門開(kāi)展檔案的管理工作，并配備相應(yīng)的人員，此外，有關(guān)人員要加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作的重視程度，以此有效地確保醫(yī)院的各項(xiàng)收入的明確性。（三）著重開(kāi)展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作。醫(yī)院經(jīng)濟(jì)管理工作的開(kāi)展?fàn)顩r，無(wú)疑是決定醫(yī)院的發(fā)展前景的重要因素之一。在實(shí)踐中著重開(kāi)展醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)管理工作，將會(huì)計(jì)檔案應(yīng)用于工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以體現(xiàn)醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位的不可撼動(dòng)性。（四）將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息技術(shù)在各行各業(yè)的開(kāi)展進(jìn)程中的應(yīng)用也逐步地呈現(xiàn)出了普及性特點(diǎn)。將先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院管理工作的開(kāi)展進(jìn)程中，可以有效地提升了醫(yī)院檔案管理工作的開(kāi)展的精確性和時(shí)效性，進(jìn)而使得檔案管理工作的開(kāi)展為醫(yī)院的整體發(fā)展提供更大的推動(dòng)力。通過(guò)思考醫(yī)院檔案在醫(yī)院檔案管理中的地位可知，醫(yī)院檔案在醫(yī)院的管理中具有不可忽視的重要地位。檔案管理人員的技術(shù)的專業(yè)性的進(jìn)一步增強(qiáng)，可以有效地提升檔案的真正效用的發(fā)揮，同時(shí)專門的檔案管理部門的建立以及先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，都可以使得檔案在醫(yī)院的檔案管理工作開(kāi)展進(jìn)程中發(fā)揮出更大的功效，實(shí)現(xiàn)自身的地位的有效保障，引導(dǎo)醫(yī)院獲得更加廣闊的發(fā)展空間和更加理想的發(fā)展前景。

五、結(jié)束語(yǔ)

篇4

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；學(xué)籍檔案；管理

中圖分類號(hào)：G712 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B 文章編號(hào)：1002-7661（2016）06-005-01

學(xué)籍如同學(xué)生的“身份證”，學(xué)籍檔案儲(chǔ)存著學(xué)生的個(gè)人信息。學(xué)籍管理的過(guò)程實(shí)際上就是建立、使用、開(kāi)發(fā)學(xué)籍檔案的過(guò)程。怎樣做好職業(yè)院校的學(xué)籍檔案管理工作，使其走出困境，滿足教學(xué)、科研、就業(yè)及學(xué)生發(fā)展的要求，成為職業(yè)院校管理工作面對(duì)一個(gè)新問(wèn)題。

一、學(xué)籍檔案管理的特點(diǎn)

學(xué)籍檔案是學(xué)生通過(guò)在校期間的學(xué)習(xí)實(shí)踐等活動(dòng)中形成的，對(duì)個(gè)人、學(xué)校和社會(huì)具有證明、保存、使用價(jià)值的歷史記錄，是掌握學(xué)生情況、規(guī)范學(xué)生管理、培養(yǎng)合格人才的依據(jù)，也是檔案的重要組成部分。學(xué)籍檔案包括學(xué)生學(xué)習(xí)期間的成績(jī)、品行、獎(jiǎng)懲、組織能力、活動(dòng)能力、操作能力、身體狀況、畢業(yè)鑒定及專業(yè)特長(zhǎng)、興趣愛(ài)好等各方面的內(nèi)容，是學(xué)生在校期間各種表現(xiàn)全面評(píng)價(jià)。學(xué)籍檔案與其他類型的檔案相比，具有原始性、周期性、分散性、保密性等特點(diǎn)。學(xué)籍檔案自身的特殊性，要求學(xué)籍檔案管理人員要認(rèn)真、負(fù)責(zé)，以高度的責(zé)任心做好平時(shí)的收集、整理、轉(zhuǎn)遞等工作。

二、學(xué)籍檔案管理存在的主要問(wèn)題

1、文件收集整理、立卷、歸檔不規(guī)范

檔案管理方法隨意性大，材料雜亂。主要表現(xiàn)在：一是時(shí)間編排混亂、編目不清。有的學(xué)生按入學(xué)年度編排，有的學(xué)生按學(xué)習(xí)專業(yè)編排，有的學(xué)生按畢業(yè)年度編排。組卷沒(méi)有規(guī)定，沒(méi)有按學(xué)院、系、專業(yè)的層級(jí)關(guān)系組卷。二是歸檔、組卷、裝訂不夠規(guī)范。三是學(xué)院缺乏對(duì)各系部檔案管理工作的檢查考核和評(píng)比。加之一些學(xué)生對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠，出現(xiàn)學(xué)籍檔案、畢業(yè)證書(shū)多年積壓、無(wú)人領(lǐng)取，甚至轉(zhuǎn)遞丟失的現(xiàn)象。造成以上問(wèn)題的主要原因：一是領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，檔案管理出現(xiàn)空白；二是檔案管理制度不健全，檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，無(wú)制約措施；三是指導(dǎo)培訓(xùn)不到位，檔案管理盲目、無(wú)頭緒。

2、學(xué)籍檔案管理制度不夠完善

目前，職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理存在制度規(guī)范不一，質(zhì)量參差不齊、人員構(gòu)成復(fù)雜、管理手段落后等問(wèn)題。各院校還沿用各自的老辦法、老習(xí)慣、老傳統(tǒng)，造成歸檔整理、保管保密和信息利用等方面都不規(guī)范。如歸檔材料沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)格；收集過(guò)程中紙張大小不統(tǒng)一；檔案材料沒(méi)有進(jìn)行規(guī)范整理，有的甚至沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)的分類和裝訂；現(xiàn)代化的管理技術(shù)和手段尚未得到有效的應(yīng)用。

3、缺少熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的工作人員

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，各院校檔案管理也在逐步進(jìn)入現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理，不再是簡(jiǎn)單的材料堆積與羅列，不再是機(jī)械地保管。從這一點(diǎn)說(shuō)，學(xué)籍管理人員應(yīng)該是學(xué)校決策管理的參謀和智囊。但當(dāng)前職業(yè)院校學(xué)籍檔案基本由兼職人員管理，檔案管理處于原始的手工檢索階段。多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒(méi)有學(xué)過(guò)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理知識(shí)，在一定程度上影響了學(xué)籍檔案管理水平提高。

三、加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的幾點(diǎn)措施

1、強(qiáng)化檔案意識(shí)，規(guī)范學(xué)籍檔案管理

學(xué)籍檔案文件材料未能及時(shí)清理歸檔的主要原因是檔案工作領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理人員思想重視不夠。因此，應(yīng)將強(qiáng)化檔案意識(shí)作為搞好檔案工作的前提。因?yàn)榫蜋n案工作而言，文件材料的收集工作是最為基礎(chǔ)的工作，它有賴于各部門的配合與支持。各院校應(yīng)通過(guò)檔案法律、法規(guī)的學(xué)習(xí)與宣傳，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)得以延續(xù)和發(fā)展的重要條件，是不可再生和替代的信息資源。每位教職工都必須按照《檔案法》的要求，維護(hù)檔案的完整與安全，從而使散存于各部門或個(gè)人手中的一些有重要保存價(jià)值的文件材料及時(shí)歸檔。同時(shí)，要針對(duì)學(xué)籍檔案管理方式、方法不盡相同的問(wèn)題，及時(shí)調(diào)研，確定科學(xué)的檔案管理方法，便于學(xué)籍檔案的及時(shí)歸檔、集中保管、查詢利用，以形成檔案工作的良性循環(huán)。

2、加強(qiáng)制度建設(shè)，提高學(xué)籍檔案管理的水平

職業(yè)院校要建立健全完整科學(xué)的檔案管理工作規(guī)章制度，使工作有序，有據(jù)可依，保證檔案工作逐步法制化、制度化、規(guī)范化。學(xué)院應(yīng)建立完善學(xué)籍檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別、轉(zhuǎn)遞等制度。及時(shí)收集、補(bǔ)充、更新和完善學(xué)籍檔案材料， 對(duì)那些地點(diǎn)分散、成分復(fù)雜、時(shí)間跨度較大的學(xué)籍檔案，進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，做到學(xué)籍檔案的收集和歸檔工作不丟失、不積壓。要制定嚴(yán)格的工作程序，細(xì)化工作流程，努力提高學(xué)籍檔案材料的歸檔率、準(zhǔn)確率，做到存放分類準(zhǔn)確，案卷排列有序、條目清楚、查找便捷。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案事業(yè)管理體制； 機(jī)構(gòu)改革； 體制改革

在長(zhǎng)期的發(fā)展中從事各種活動(dòng)形成并積累了大量的檔案，如何能夠按照一定的原則和要求，建立完善檔案管理制度，科學(xué)正確的管理的檔案，并且積極地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展服務(wù)是相當(dāng)重要的組成部分。但是，通過(guò)廣大檔案工作者多年的理論探討，單從檔案工作的自身要求看，檔案產(chǎn)生的主體、服務(wù)對(duì)象、工作的環(huán)境不斷發(fā)生變化，檔案管理理念、技術(shù)手段、隊(duì)伍素質(zhì)必然隨之發(fā)生深刻變化，這就要求適應(yīng)新環(huán)境的變化，與時(shí)俱進(jìn)地建立起統(tǒng)一的、規(guī)范的檔案管理制度體系。

1 加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)的背景

“制度”是規(guī)范人們辦事程序和行為方式的規(guī)則，“體系”是制度相互監(jiān)督、相互制約、相互補(bǔ)充的“集合”，是整體性、協(xié)調(diào)性、科學(xué)性與合理性的統(tǒng)一。加強(qiáng)制度體系建設(shè)是各項(xiàng)管理工作永恒的主題，“沒(méi)有規(guī)矩不成方圓”，檔案管理也不例外。

我們都知道，檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的歷史紀(jì)錄，不但是對(duì)過(guò)去和現(xiàn)在的業(yè)務(wù)活動(dòng)、機(jī)構(gòu)調(diào)整等行為的記錄，更是對(duì)未來(lái)的改革發(fā)展、經(jīng)營(yíng)決策等重大行為的決策依據(jù)以及維護(hù)合法權(quán)益的歷史憑證，是的寶貴財(cái)富。因此，加強(qiáng)檔案管理，建立完善檔案管理制度體系，管理利用好檔案，對(duì)的生存和發(fā)展起著非常重要的作用。

然而，目前檔案管理工作制度體系建設(shè)中存在諸多問(wèn)題需要我們認(rèn)真進(jìn)行反思，如：制度的確立僅以檔案工作的自身業(yè)務(wù)需要為導(dǎo)向制定，并沒(méi)有充分考慮到與這些制度相關(guān)的利益主體的需要，總是習(xí)慣于“為加強(qiáng)本單位的檔案管理，提高本單位的檔案工作質(zhì)量，制訂本規(guī)范”、“為加強(qiáng)本的檔案保管和管理工作，特制訂本規(guī)定”等等，來(lái)說(shuō)明檔案工作制度的建設(shè)目的或目標(biāo)，缺乏與時(shí)俱進(jìn)、為社會(huì)服務(wù)的理念；有的檔案工作制度的制定沒(méi)有充分征求和吸納來(lái)自利益相關(guān)者的意見(jiàn)和合理化建議。顯然，以這種理念確立的制度難以滿足工作需求和社會(huì)需求，缺乏制度應(yīng)有的約束力、廣泛的影響力和科學(xué)的執(zhí)行力，嚴(yán)重影響和制約了制度的貫徹落實(shí)，大大降低和弱化了制度的實(shí)施效力。

2 加強(qiáng)制度體系建設(shè)

建立檔案管理制度體系不能“一概而論”， 也不可能有現(xiàn)成模式可以供“翻版”克隆，這是一個(gè)需要長(zhǎng)期規(guī)劃、逐步推進(jìn)的系統(tǒng)工程。我們應(yīng)該看到，在 “向管理要效益” 的大環(huán)境下，檔案工作的存在與否，已不再取決于上級(jí)部門的行政指令和要求，而是取決于檔案工作是否能在制度中發(fā)揮積極的作用。因此，建立與制度融合為有機(jī)整體的檔案管理制度體系，在“管理創(chuàng)新、模式創(chuàng)新”的發(fā)展規(guī)劃中加強(qiáng)制度體系建設(shè)，應(yīng)當(dāng)是檔案工作求生存、求發(fā)展的必然途徑。如何加強(qiáng)制度體系建設(shè)呢？筆者認(rèn)為：

第一，從開(kāi)發(fā)“管理層”入手。檔案是在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的，是維護(hù)經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的憑證和依據(jù)，也是重要的無(wú)形資產(chǎn)。目前，就本集團(tuán)公司來(lái)看仍有不少下屬的公司還沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)中的重要作用，沒(méi)有把檔案管理建設(shè)工作提到管理的議事日程，這與整個(gè)集團(tuán)公司的發(fā)展水平不相適應(yīng)。究其根源就是這些公司的管理層重視不夠，因此，首先必須提高負(fù)責(zé)人的檔案管理意識(shí)，才能提高的檔案管理意識(shí)，在全公司樹(shù)立檔案是資產(chǎn)、具有實(shí)用效益的觀念。

第二，從管理“規(guī)范化”切入。提高檔案工作管理規(guī)范化水平，“10號(hào)令”為檔案管理工作提供了法律依據(jù)。要據(jù)此建立完善適宜的檔案管理工作規(guī)范，規(guī)范別要注重檔案資料的收集工作，“巧婦難為無(wú)米之炊”，收集是檔案是規(guī)范管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案資源收集不上來(lái)就談不上管理。對(duì)于檔案的收集工作，要在制度體系上給予保障，切實(shí)將檔案收集工作落實(shí)到各職能部門和具體責(zé)任人。

第三，從增強(qiáng)“適用性”著眼。并不是說(shuō)所有類型的都要構(gòu)建模式相同的體系，而是應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，不拘一格，與時(shí)俱進(jìn)，建立和完善適合自身發(fā)展的檔案管理機(jī)制。筆者認(rèn)為，一些小型只要有檔案管理制度、有專門的庫(kù)房和裝具、配備有檔案專業(yè)知識(shí)的專兼職檔案管理人員、能有效開(kāi)展檔案工作就可以。大型建立檔案管理機(jī)制，關(guān)鍵是要保證檔案收集及時(shí)完整、保管得當(dāng)、利用有效，檔案管理工作的好壞標(biāo)準(zhǔn)在于是否能滿足時(shí)展，是否符合發(fā)展需要，是否有利于檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

第四，從提高“利用率”發(fā)力。提高檔案資源的利用率是檔案管理是否引起管理層、員工重視的“生命線”。目前，仍有一些對(duì)檔案管理沒(méi)有引起足夠的重視，沒(méi)有建立系統(tǒng)的檔案管理機(jī)制，檔案分散保管在各個(gè)具體經(jīng)辦的職能部門，如財(cái)務(wù)檔案保存在財(cái)務(wù)部、人事檔案保存在人力資源部，而這些部門之間又互相封閉，導(dǎo)致的檔案管理不能做到完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集，檔案資源容易流失，不僅不利于檔案的永久保存，還會(huì)給檔案的管理留下安全隱患。究其原因就是檔案利用率不高，認(rèn)為檔案可有可無(wú)，“書(shū)到用時(shí)方恨少”，檔案管理亦如此，只要在制度體系建設(shè)中“勾畫(huà)”積累檔案資源、豐富檔案內(nèi)容的“藍(lán)圖”，檔案資源一定會(huì)有“用武之地”。

第五，從優(yōu)化“檔案員”隊(duì)伍抓起。檔案管理人員是落實(shí)檔案管理制度體系的最直接的執(zhí)行者，貫穿于收集、整理、鑒定、保管、編研、提供利用等各種活動(dòng)中，如果不精通檔案專業(yè)知識(shí)，就會(huì)影響檔案業(yè)務(wù)活動(dòng)的準(zhǔn)確性、有效性，檔案管理的質(zhì)量和水平也就無(wú)從說(shuō)起。因此，要求檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，掌握新技術(shù)、吸收新信息和新知識(shí)，做到“眼勤、耳勤、腦勤、手勤”，看到新工程、新項(xiàng)目，聽(tīng)到新活動(dòng)、新舉措，接觸到與生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)相關(guān)的各類圖書(shū)、資料都要認(rèn)真查驗(yàn)、及時(shí)收集，養(yǎng)成雷厲風(fēng)行的作風(fēng)，對(duì)發(fā)生的檔案信息源抓緊處理，不講代價(jià)，并按照一定的屬性分門別類整理，以確保室藏檔案信息資源的齊全、完整、準(zhǔn)確、豐富，方便各職能部門的查閱，為管理層決策提供更加廣闊的視野和更深層次的檔案信息資源，這樣才稱得上是合格的檔案員。正如加拿大著名檔案學(xué)家特里?庫(kù)克所言，檔案管理人員要“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，這樣才能“重新坐回上帝的身邊”，體驗(yàn)“為上帝服務(wù)”的快樂(lè)，做檔案管理工作的忠實(shí)實(shí)踐者。

3 檔案管理工作要更新觀念

綜上所述，我們不難看出，檔案管理制度體系是一種多元、靈活、高效的統(tǒng)一體，主要由檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、檔案行政管理規(guī)章制度和各職能部門檔案管理崗位職責(zé)組成，其中檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)是整個(gè)體系的核心，檔案行政管理規(guī)章制度是落實(shí)檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的組織保障，職能部門檔案管理崗位職責(zé)是落實(shí)“檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)”、“檔案行政管理規(guī)章制度”的具體體現(xiàn)。無(wú)數(shù)的案例證明，完善的檔案管理制度體系能減少的管理成本，為創(chuàng)造管理效益。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的日益激烈，發(fā)展的速度和腳步不斷的加快，作為記錄發(fā)展軌跡的檔案管理工作也要更新觀念，檔案管理制度體系更要與時(shí)俱進(jìn)，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)、發(fā)展中切實(shí)加強(qiáng)檔案管理制度體系建設(shè)，才能不斷提高檔案管理水平，使檔案管理工作真正服務(wù)于發(fā)展的需求。

參考文獻(xiàn)

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篇6

[摘 要]信息技術(shù)的發(fā)展及應(yīng)用使醫(yī)院電子檔案管理工作呈現(xiàn)出前所未有的新局面，本文探討了信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值及其在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，并提出了一些醫(yī)院電子檔案管理工作的改進(jìn)策略，以切實(shí)提升醫(yī)院電子檔案管理的利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

[關(guān)鍵詞]信息技術(shù)；醫(yī)院；電子檔案管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.10.119

[中圖分類號(hào)]G276 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2017）10-0-02

當(dāng)前社會(huì)進(jìn)入信息化時(shí)代，信息技術(shù)已滲透至人們工作生活的方方面面，極大地推動(dòng)了社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，這也為提升醫(yī)院電子檔案管理工作的質(zhì)量及效率提供了契機(jī)。但信息技術(shù)在給醫(yī)院電子檔案管理帶來(lái)極大便利的同時(shí)，也產(chǎn)生了形式多樣且規(guī)格各異的電子文件，那些具備一定保存價(jià)值及利用價(jià)值的電子文件被加以歸檔，形成電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的管理工作，是提高醫(yī)院管理效率的必然要求，也是醫(yī)院實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展的根本項(xiàng)目。

1 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值

1.1 提升醫(yī)院電子檔案的管理水平

醫(yī)院借助信息化技術(shù)，對(duì)具有重要憑證性、依據(jù)性和參考利用價(jià)值的醫(yī)院電子文件的形成、收集、整編、編目、移交、歸檔、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)以及編研等一系列操作實(shí)行全過(guò)程管理與監(jiān)控，可保證管理工作的連續(xù)性。根據(jù)電子檔案中的不同類型，諸如文字型文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、音頻文件、圖像文件、視頻文件、計(jì)算機(jī)程序以及多媒體文件等，采取與之相符的管理方式及管理規(guī)則，可有效提高醫(yī)院電子檔案的管理水平。

1.2 提高醫(yī)院電子檔案管理的靈活性、時(shí)效性

醫(yī)院借助信息技術(shù)，可以靈活地對(duì)電子文檔進(jìn)行修正或更改，使檔案電子管理工作更具靈活性，將其有效的存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，與此同時(shí)，借助光盤、U盤等存儲(chǔ)載體，還可對(duì)電子文檔進(jìn)行移交、轉(zhuǎn)借。借助信息技術(shù)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，能夠有效實(shí)現(xiàn)資源共享，方便獲取并分享電子檔案及相關(guān)信息，檔案管理人員還可根據(jù)實(shí)際需要，及時(shí)獲取有效檔案信息，并加以整合，提升檔案管理的時(shí)效及效率。

1.3 完善醫(yī)院的信息化建設(shè)

信息化時(shí)代中，電子檔案在醫(yī)院檔案的重要性日益凸顯，應(yīng)用信息技術(shù)亦是醫(yī)院整體信息化建設(shè)的重要內(nèi)容。通過(guò)建立并不斷完善醫(yī)院檔案管理的信息化平臺(tái)，并借助信息技術(shù)，統(tǒng)籌安排醫(yī)院信息及電子檔案工作，可促進(jìn)醫(yī)院各部門的協(xié)調(diào)管理，提高醫(yī)院管理效率，實(shí)現(xiàn)電子文檔的全文檢索，大大提升查檔的效率。且在利用及完善的過(guò)程中，還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)存在的不足，予以修正，為醫(yī)院的信息化建設(shè)提供有力的保證。

2 醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題

信息技術(shù)在應(yīng)用過(guò)程中，難免會(huì)存在一定的問(wèn)題。只有加強(qiáng)對(duì)這些問(wèn)題的重視，不斷改進(jìn)，才能切實(shí)將信息技術(shù)有效地應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中。使用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，大多采用批量處理的方式進(jìn)行操作，批量處理在大大提升工作效率的同時(shí)，也容易因?yàn)樾⌒〉氖д`造成嚴(yán)重的不良后果，加之文件大多涉及熱萁瞎悖涵蓋方向較雜，需要工作人員及時(shí)更新電子文件，以避免出現(xiàn)電子文檔丟失遺漏等問(wèn)題。電子文件需借由信息技術(shù)進(jìn)行多元化轉(zhuǎn)變，才能由原本復(fù)雜的結(jié)構(gòu)、不一而足的形態(tài)、雜亂的存儲(chǔ)方式，轉(zhuǎn)變?yōu)榭蓺w檔、利用的電子文檔，而電子文件在多元化轉(zhuǎn)變的過(guò)程中，時(shí)常會(huì)受到外界非正常因素的影響，而出現(xiàn)文檔丟失的情況，造成不必要的損壞，破壞了電子檔案的完整性，影響了檔案管理工作順利開(kāi)展。計(jì)算機(jī)開(kāi)放性的特點(diǎn)使信息技術(shù)在表現(xiàn)出巨大優(yōu)越性的同時(shí)，也存在較為突出的信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全等問(wèn)題。應(yīng)用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理也勢(shì)必會(huì)存在一定的安全隱患，諸如計(jì)算機(jī)遭受病毒侵害、醫(yī)院網(wǎng)站受到惡意攻擊等，易造成電子文檔遭受損壞，因而對(duì)文檔的安全性有著較高的要求，其安全隱患問(wèn)題不容忽視。此外，利用信息技術(shù)管理醫(yī)院電子檔案，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出了更高的要求，檔案管理人員要具備專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)能力、嫻熟的電子信息技術(shù)操作能力、豐富的文化涵養(yǎng)等，才能適應(yīng)強(qiáng)大的數(shù)據(jù)整理以及難度較大的管理工作。

3 信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的有效應(yīng)用

3.1 完善電子檔案管理體系

優(yōu)質(zhì)可行的管理體系是將信息技術(shù)有效應(yīng)用于醫(yī)院電子檔案管理中的重要環(huán)節(jié)，可規(guī)范電子檔案形成、收集、歸檔等整個(gè)流程，充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)電子信息技術(shù)應(yīng)用。醫(yī)院電子檔案管理體系應(yīng)結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際情況加以構(gòu)建和完善，以充分發(fā)揮電子檔案服務(wù)于社會(huì)、服務(wù)于醫(yī)院的功能。

一是充分借鑒并利用現(xiàn)代管理學(xué)中科學(xué)的理論及方法，形成切實(shí)可行的醫(yī)院電子檔案科學(xué)管理理論，并在實(shí)踐的過(guò)程中加強(qiáng)總結(jié)、發(fā)展，形成科學(xué)、合理的現(xiàn)代化檔案管理體系。

二是采取責(zé)任制體系，通過(guò)完善的管理制度、健全的管理機(jī)制，明確檔案工作職責(zé)和任務(wù)，使醫(yī)院電子文件的形成、積累、收集、整理有據(jù)可依，充分發(fā)揮和調(diào)動(dòng)檔案工作人員的積極性，嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度，將電子檔案管理工作的全過(guò)程納入到管理體系程序中，與相關(guān)人員的崗位職責(zé)進(jìn)行掛鉤，提升管理人員對(duì)醫(yī)院電子檔案管理有關(guān)規(guī)章制度的理解，落實(shí)責(zé)任分工，明確檔案管理的責(zé)任歸屬，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)的有章可循，有據(jù)可查，落實(shí)到人，有效規(guī)范電子檔案管理行為，形成齊抓共管，有效管理的良好格局。

三是構(gòu)建行之有效的獎(jiǎng)懲制度，給予工作表現(xiàn)優(yōu)異、成果顯著的檔案管理人員獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)表現(xiàn)不佳的人員予以適當(dāng)?shù)亩酱伲诔浞痔岣呗毠へ?zé)任心的同時(shí)，增強(qiáng)其工作積極性，從而更好的完善醫(yī)院電子文檔管理體系。

3.2 建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)是醫(yī)院電子檔案管理的重要舉措，是實(shí)現(xiàn)電子檔案信息有效和快速歸檔、提升其利用率的關(guān)鍵。檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)不僅要考慮當(dāng)前電子檔案的需求，還需為以后的電子檔案更新做好充足準(zhǔn)備，保證有較高的性能，還應(yīng)便于反復(fù)修改。

一是做好電子文件的收集工作，及時(shí)收集草稿性電子文件和輔電子文件，并將電子文件生成的軟硬件環(huán)境和元數(shù)據(jù)的管理也納入收集范圍中，采取建立電子文件臺(tái)賬的方法，使每份電子文件均在《電子文件登記表》中登記。電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時(shí)保存。做好電子文件的前期控制，并定期或不定期對(duì)醫(yī)院工作相關(guān)的電子文件加以收集、登記和備份，及時(shí)保存并登記、更新操作環(huán)境及數(shù)據(jù)，以保證電子文件收集的時(shí)效。

二是做好電子文件的歸檔工作，在確定電子文件歸檔范圍的基礎(chǔ)上，歸檔的范圍應(yīng)包括醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各種載體電子文件，具有永久保存r值的文本或圖形形式的電子文件，如沒(méi)有紙質(zhì)等拷貝件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等。歸檔時(shí)，應(yīng)同時(shí)保存文件的電子版本、紙質(zhì)版本或縮微品。歸檔的時(shí)間也需保證連續(xù)性，同時(shí)將保存電子文檔的防磁柜溫度及相對(duì)濕度控制在合理范圍內(nèi)，為避免電子文件在長(zhǎng)時(shí)間保存過(guò)程中可能存在的儲(chǔ)存錯(cuò)誤，歸檔的電子文件應(yīng)一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝，保證其安全性，對(duì)需要永久保存的電子文件，應(yīng)制作成紙質(zhì)版本予以歸檔。

三是利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正電子檔案管理中存在的不足，不斷豐富醫(yī)院檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中檔案信息資料存儲(chǔ)的內(nèi)容，及時(shí)更新并補(bǔ)充信息內(nèi)容，滿足使用者對(duì)電子檔案信息的利用要求。為避免兼容器問(wèn)題及數(shù)據(jù)流失，可在進(jìn)行數(shù)據(jù)資源管理時(shí)，將系統(tǒng)設(shè)置成自動(dòng)備份保存模式，最大限度減小損失，防止黑客襲擊，保證電子檔案數(shù)據(jù)安全。

四是實(shí)現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理有機(jī)的整合起來(lái)，實(shí)現(xiàn)文件檔案的統(tǒng)一與控制，借此清晰記錄并有效反映電子文件形成和辦理的全部動(dòng)態(tài)過(guò)程、相關(guān)的背景信息，保證電子文件的原始性和可靠性。

3.3 檔案隊(duì)伍專業(yè)化

檔案管理人員是開(kāi)展檔案工作的行為主體，通過(guò)建立檔案專家人才庫(kù)，提高檔案干部隊(duì)伍素質(zhì)，可實(shí)現(xiàn)依法治檔，進(jìn)而使檔案人才培養(yǎng)模式進(jìn)一步創(chuàng)新。只有現(xiàn)代化培訓(xùn)手段得到廣泛利用，檔案專業(yè)隊(duì)伍規(guī)模不斷擴(kuò)大，檔案人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和整體素質(zhì)得到顯著提高，才能有效利用信息技術(shù)進(jìn)行醫(yī)院電子檔案管理，并充分發(fā)揮其價(jià)值。

一方面，通過(guò)考察、培訓(xùn)等培養(yǎng)教育方式，強(qiáng)化檔案干部培訓(xùn)，包括專業(yè)檔案理論知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、電子文件知識(shí)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)知識(shí)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)安全維護(hù)知識(shí)以及計(jì)算機(jī)操作運(yùn)用能力等素質(zhì)。醫(yī)院可在充分考察本院實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，詳細(xì)分析醫(yī)院對(duì)電子檔案管理的需要，并根據(jù)實(shí)際，制訂合理的電子檔案管理人員培訓(xùn)計(jì)劃，定期對(duì)電子檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)考核，或是組織其外出學(xué)習(xí)考察，認(rèn)真學(xué)習(xí)電子檔案管理方面的新知識(shí)、新規(guī)定和新要求，還可邀請(qǐng)行業(yè)專家前來(lái)醫(yī)院，傳授電子檔案管理的知識(shí)經(jīng)驗(yàn)及研究成果，通過(guò)形式多樣的活動(dòng)，不斷提升醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能及管理綜合能力，提高電子檔案的管理水平，使檔案管理人員在充分了解部門需求的基礎(chǔ)上，正確高效地開(kāi)展電子檔案管理工作。

另一方面，可創(chuàng)新人才競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，營(yíng)造人盡其才的積極氛圍，促進(jìn)檔案管理人員自我提升。并將競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制引入醫(yī)院電子檔案管理中，在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中開(kāi)展效率競(jìng)爭(zhēng)、時(shí)間競(jìng)爭(zhēng)和服務(wù)競(jìng)爭(zhēng)，使電子檔案管理的工作氛圍充滿活力和生機(jī)，這不僅能充分調(diào)動(dòng)起檔案管理人員的工作積極性，還能促使其不斷進(jìn)取，努力提升自身的專業(yè)水準(zhǔn)及各項(xiàng)素質(zhì)，以滿足醫(yī)院電子檔案管理的發(fā)展需要。

4 結(jié) 語(yǔ)

當(dāng)前社會(huì)已進(jìn)入信息化時(shí)代，利用信息技術(shù)加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理工作，不僅是時(shí)展的需要，也是提升醫(yī)院檔案工作效率，推進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展的重要保障。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院電子檔案管理也體現(xiàn)出日新月異的特點(diǎn)，相關(guān)人員應(yīng)正確認(rèn)識(shí)信息技術(shù)在醫(yī)院電子檔案管理中的價(jià)值，充分了解醫(yī)院電子檔案管理在應(yīng)用信息技術(shù)時(shí)存在的問(wèn)題，從完善管理體系、建設(shè)電子檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面著手，不斷改進(jìn)醫(yī)院電子檔案管理工作，以切實(shí)提升其利用率，推進(jìn)現(xiàn)代醫(yī)院檔案工作的發(fā)展。

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篇7

［關(guān)鍵詞］ 職業(yè)學(xué)校；內(nèi)部審計(jì)；檔案管理

職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校內(nèi)部審計(jì)部門在執(zhí)行審計(jì)任務(wù)、履行審計(jì)職責(zé)時(shí)收集、制作與使用的各種材料。檔案形式有文字、圖表、聲像、實(shí)物、電子光盤等［1］。內(nèi)部審計(jì)檔案內(nèi)容包括以下4類文件材料：①立項(xiàng)類文件材料；②證明類文件材料；③結(jié)論類文件材料；④備查類文件材料。

1職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作的重要性

隨著職業(yè)教育改革的深入開(kāi)展以及各級(jí)政府和社會(huì)各界對(duì)職業(yè)教育投入的增加，職業(yè)學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模在不斷擴(kuò)大，職業(yè)教育經(jīng)費(fèi)的使用已越來(lái)越受到公眾的關(guān)注。因此，加強(qiáng)對(duì)教育經(jīng)費(fèi)使用的監(jiān)督十分重要。職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案是學(xué)校審計(jì)工作的重要組成部分，它是審計(jì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是考查內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量、研究審計(jì)工作歷史的重要依據(jù)。因而，建立完整而系統(tǒng)的職校內(nèi)部審計(jì)檔案有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1．1 有利于提高內(nèi)部審計(jì)工作的管理水平，促進(jìn)內(nèi)部審計(jì)工作積極、高效開(kāi)展

當(dāng)前，我國(guó)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)工作質(zhì)量還不高，做好審計(jì)檔案管理工作，首先將有助于內(nèi)審工作者進(jìn)行工作質(zhì)量評(píng)估，并不斷創(chuàng)新，為職業(yè)教育的規(guī)范管理創(chuàng)造條件；其次有助于評(píng)價(jià)內(nèi)審人員的工作業(yè)績(jī)和業(yè)務(wù)水平，有助于新參加工作的審計(jì)人員業(yè)務(wù)能力的提高。

1．2有利于節(jié)約審計(jì)時(shí)間和人力

學(xué)校內(nèi)部審計(jì)常常要參照以往的審計(jì)數(shù)據(jù)、審計(jì)方案等內(nèi)容，學(xué)校建立的內(nèi)審檔案規(guī)范、管理有效，在學(xué)校開(kāi)展內(nèi)部審計(jì)時(shí)就能合理利用審計(jì)檔案資源，充分發(fā)揮內(nèi)審檔案的參考和借鑒作用，可以節(jié)約人力、物力和時(shí)間。

2 職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前職業(yè)教育已從快速發(fā)展期進(jìn)入精致管理期，內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作由于起步較晚，研究探索較少，加之領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，尚處于不完善狀態(tài)，已不適應(yīng)現(xiàn)代職業(yè)學(xué)校管理的需要，存在的問(wèn)題主要有以下幾方面。

2．1對(duì)內(nèi)部審計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差

職業(yè)學(xué)校對(duì)內(nèi)審檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠，缺乏相關(guān)的制度指導(dǎo)和規(guī)范。內(nèi)部審計(jì)管理人員在做審計(jì)項(xiàng)目時(shí)，往往出具了審計(jì)報(bào)告，提出了審計(jì)意見(jiàn)，審計(jì)項(xiàng)目就算完成，有關(guān)文件資料沒(méi)有及時(shí)按相關(guān)法規(guī)要求歸檔、管理，待今后工作中需要查找相關(guān)資料時(shí)，因沒(méi)有及時(shí)歸檔而無(wú)法查閱。

2．2 內(nèi)部審計(jì)檔案管理方法有待改進(jìn)

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是由財(cái)務(wù)部門工作人員兼職的，沒(méi)有經(jīng)過(guò)檔案業(yè)務(wù)知識(shí)的專門培訓(xùn)，不熟悉檔案管理的基本操作流程，缺乏檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)；另外，檔案設(shè)施不完善，沒(méi)有專門的場(chǎng)地和必要的存檔工具，文件資料隨處堆放，時(shí)間稍長(zhǎng)，難免丟失。

2．3內(nèi)部審計(jì)檔案人員管理能力有待提高

由于內(nèi)部審計(jì)檔案管理人員多數(shù)是兼職的，本身對(duì)審計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用認(rèn)識(shí)不夠，難以真正發(fā)揮內(nèi)部審計(jì)檔案的作用。

3加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的幾項(xiàng)舉措

內(nèi)部審計(jì)檔案的管理質(zhì)量直接影響著學(xué)校內(nèi)部審計(jì)的工作質(zhì)量。只有正確處理好審計(jì)檔案管理與審計(jì)工作的關(guān)系才能有效開(kāi)展審計(jì)工作，加強(qiáng)職業(yè)學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的舉措有以下幾方面。

3．1正確樹(shù)立內(nèi)部審計(jì)檔案管理和檔案服務(wù)的理念

內(nèi)部審計(jì)檔案管理是學(xué)校做好審計(jì)工作的基礎(chǔ)和前提，檔案服務(wù)是檔案管理的目標(biāo)。內(nèi)部審計(jì)相關(guān)人員應(yīng)充分認(rèn)識(shí)內(nèi)部審計(jì)檔案對(duì)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)工作所起的重要作用。

3．2建立和完善內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度

制度是行為規(guī)范，學(xué)校應(yīng)按照上級(jí)部門有關(guān)規(guī)定，根據(jù)學(xué)校具體情況制定適合本單位的內(nèi)審檔案管理制度和內(nèi)部控制制度，統(tǒng)一立卷歸檔的程序、范圍，有相對(duì)固定的檔案管理人員，明確檔案員的職責(zé)和權(quán)限；建立檔案安全保密制度，避免審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)；審計(jì)檔案管理制度化且具科學(xué)性。

3．3提高內(nèi)審檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng)

制度要靠人來(lái)執(zhí)行，檔案管理工作的好壞，取決于工作人員的綜合素質(zhì)。因此要通過(guò)多渠道加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高業(yè)務(wù)技能，增強(qiáng)敬業(yè)愛(ài)崗、保守秘密等職業(yè)道德修養(yǎng)。

3．4做好內(nèi)審檔案管理的監(jiān)管工作

內(nèi)審檔案立卷、歸檔一般按照“誰(shuí)審計(jì)，誰(shuí)立卷”的原則，即項(xiàng)目審計(jì)組組長(zhǎng)為內(nèi)部審計(jì)檔案立卷責(zé)任人，負(fù)責(zé)項(xiàng)目審計(jì)過(guò)程中形成的全部文件材料的收集、整理、鑒別，并作合理的取舍，經(jīng)內(nèi)部審計(jì)處負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后按立卷方法進(jìn)行組卷，再移交給審計(jì)處檔案員。檔案管理人員負(fù)責(zé)將這些案卷進(jìn)行收集、分類，然后登記編號(hào)歸檔。為確保內(nèi)部審計(jì)檔案安全、完整，應(yīng)當(dāng)將檔案入專柜保管至次年6月30日，再向?qū)W校檔案管理部門移交。內(nèi)審部門負(fù)責(zé)人要經(jīng)常督促、檢查內(nèi)審檔案管理人員的工作，使他們及時(shí)做好立卷、歸檔工作，不斷提高內(nèi)審檔案的管理水平。

3．5采用內(nèi)部審計(jì)紙質(zhì)檔案和電子檔案并存的管理方式

審計(jì)檔案管理人員要努力提高電算化水平，能熟練應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件。對(duì)一些利用頻率高、又需查閱原件的紙質(zhì)材料可選擇性地通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的電子信息，充分利用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存量大、查閱方便的特點(diǎn)，首先將要查閱的資料快速、準(zhǔn)確定位，然后再查原始資料，以此減少查詢工作量，提高工作效率。

職業(yè)學(xué)校要根據(jù)內(nèi)部審計(jì)發(fā)展的時(shí)代特點(diǎn)，結(jié)合內(nèi)部審計(jì)工作的實(shí)際，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)檔案管理工作，進(jìn)一步完善學(xué)校內(nèi)部審計(jì)檔案管理的方式與方法，使內(nèi)部審計(jì)檔案管理制度化、規(guī)范化、現(xiàn)代化，為學(xué)校加強(qiáng)內(nèi)部管理發(fā)揮更大的作用。

篇8

一、醫(yī)院檔案管理中檔案信息化建設(shè)的價(jià)值及地位

（一）進(jìn)一步推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。醫(yī)院要想進(jìn)一步發(fā)展，就必須進(jìn)行檔案信息建設(shè)，從而有效提升醫(yī)院檔案管理工作人員的工作效率，深化醫(yī)院內(nèi)部的管理水平與服務(wù)內(nèi)容，同時(shí)這也是社會(huì)生產(chǎn)力不斷進(jìn)步和發(fā)展的一種強(qiáng)有力的體現(xiàn)。在醫(yī)院開(kāi)展檔案信息化建設(shè)工作，必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)保存、歸類檔案信息的功能以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)進(jìn)行信息交互的功能。通過(guò)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及專門的醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)醫(yī)療信息資源的傳遞與共享，在掛號(hào)、繳費(fèi)、檢查等許多醫(yī)療環(huán)節(jié)上都不再需要人工操作，從而節(jié)省了大量的人力、財(cái)力以及物力，降低了醫(yī)院的運(yùn)行成本，推動(dòng)了醫(yī)院的發(fā)展。

（二）有效提升醫(yī)院的管理水平與服務(wù)水平。目前，全社會(huì)已經(jīng)邁入了信息化時(shí)代，社會(huì)各行各業(yè)的運(yùn)行幾乎都離不開(kāi)信息化技術(shù)，醫(yī)院也不例。我國(guó)醫(yī)院在不斷擴(kuò)大運(yùn)營(yíng)規(guī)模、升級(jí)服務(wù)水平的過(guò)程中，必須進(jìn)一步提高醫(yī)院檔的信息化建設(shè)程度?，F(xiàn)階段，許多醫(yī)院都已經(jīng)采取了有效策略來(lái)進(jìn)行更為規(guī)范更為系統(tǒng)化的檔案信息化建設(shè)。大部分醫(yī)院都已經(jīng)建立了醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)，將科學(xué)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)作為醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)的技術(shù)依據(jù)，在行政信息管理和護(hù)理流程管理以及臨床信息管理方面??現(xiàn)了部門跨越，從而推動(dòng)了醫(yī)院的管理服務(wù)不斷向全面、高效、優(yōu)質(zhì)化方向發(fā)展。

二、加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)不斷進(jìn)行完善。對(duì)醫(yī)院的檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行不斷的完善，是有效推動(dòng)我國(guó)各大醫(yī)院持續(xù)健康發(fā)展的重要方法之一。通常要完善醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)必須要做好以下幾點(diǎn)工作：第一，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)階層必須不斷增強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化管理意識(shí)，加大檔案信息化建設(shè)方面的資金投入。第二，檔案信息化管理人員要明確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的重要性，以規(guī)范化、系統(tǒng)化以及完整化、標(biāo)準(zhǔn)化為原則來(lái)創(chuàng)建檔案信息化管理系統(tǒng)。第三，運(yùn)用信息化方式、智能化方式管理醫(yī)院檔案，雖然在檔案存儲(chǔ)方式、檔案讀取方式與檔案查詢方式上與傳統(tǒng)的檔案管理不一樣，但是仍以收集檔案、整理檔案為基礎(chǔ)，所以，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，也一定不能忽略紙質(zhì)檔案的保存工作。第四，積極利用手機(jī)APP以及QQ群、微信平臺(tái)等各種現(xiàn)代信息交流方式，在醫(yī)院內(nèi)大力拓寬檔案信息的具體服務(wù)范圍，從而方便檔案信息的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，提升檔案信息化管理的社會(huì)效益。

（二）不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著醫(yī)院檔案信息化程度的逐步加深，各大醫(yī)院必須及時(shí)對(duì)本醫(yī)院的檔案管理工作人員進(jìn)行相關(guān)的信息技術(shù)培訓(xùn)與職業(yè)道德培訓(xùn)，從而進(jìn)一步提升他們的綜合素質(zhì)，促使他們正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作，并能熟練操作信息化軟件。在具體培訓(xùn)時(shí)，主要從以下幾方面提升醫(yī)院檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。第一，不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的自我意識(shí)，逐步增強(qiáng)他們的奉獻(xiàn)精神與主動(dòng)服務(wù)能力。第二，培養(yǎng)他們良好的職業(yè)素養(yǎng)與熟練的專業(yè)技能，只有這樣才能有效提高檔案管理人員的工作效率。第三，加強(qiáng)檔案管理人員的心理素質(zhì)培養(yǎng)，促使他們?cè)谄匠９ぷ髦?，關(guān)注細(xì)節(jié)，通過(guò)細(xì)節(jié)完善檔案信息化管理系統(tǒng)。

（三）做好醫(yī)院檔案信息的各項(xiàng)安全管理工作。因?yàn)獒t(yī)院的檔案種類眾多，而且很多都具有保密性，所以必須做好醫(yī)院檔案信息的各項(xiàng)安全管理工作。第一，醫(yī)院中的一些機(jī)密性文件、醫(yī)院內(nèi)部員工的人事檔案等都是不可以外泄的，否則將會(huì)產(chǎn)生嚴(yán)重的后果，影響員工的正常生活與醫(yī)院的健康發(fā)展。醫(yī)院在對(duì)這類文件進(jìn)行信息化管理時(shí)，就應(yīng)該安排專業(yè)化程度較高的信息化管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的保密管理，同時(shí)醫(yī)院檔案管理人員也可將醫(yī)院檔案信息設(shè)置成不同的公開(kāi)級(jí)別，從源頭上加強(qiáng)醫(yī)院各類檔案信息的保密性。第二，現(xiàn)階段，我國(guó)很多醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)工作還剛起步，在管理過(guò)程中經(jīng)常會(huì)遭受病毒侵入與國(guó)內(nèi)外電腦黑客的攻擊，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，一定要安裝國(guó)內(nèi)外先進(jìn)的正規(guī)廠家出產(chǎn)的電腦安全防護(hù)軟件，同時(shí)保存好相應(yīng)的紙質(zhì)檔案，防止信息檔案突然丟失，破壞了檔案的完整性。

篇9

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)院校學(xué)生檔案管理問(wèn)題對(duì)策

在當(dāng)前就業(yè)形勢(shì)十分嚴(yán)峻，各大中高專院校畢業(yè)生就業(yè)實(shí)行雙向選擇的市場(chǎng)用人機(jī)制背景下，大中高專院校學(xué)生檔案作為學(xué)生就業(yè)過(guò)程中一份必不可少的重要憑證，是大中高專院校提供的畢業(yè)生在校期間德智體等方面發(fā)展的綜合情況反映，是畢業(yè)生就業(yè)和用人單位選用人才的重要材料和依據(jù)。以創(chuàng)新的思路認(rèn)真做好中等職業(yè)畢業(yè)生的檔案管理主作，充分挖掘?qū)W生檔案管理在促進(jìn)人才培養(yǎng)過(guò)程管理中的積極作用，特別是服務(wù)中等職業(yè)畢業(yè)生成功就業(yè)的推進(jìn)作用，使學(xué)生檔案管理適應(yīng)以就業(yè)為導(dǎo)向的辦學(xué)需要，從而進(jìn)一步提升中等職業(yè)學(xué)校檔案管理的整體質(zhì)量和效益，是一項(xiàng)十分重要而又具有現(xiàn)實(shí)意義的工作。但是目前高校學(xué)生檔案管理中還存在著不少問(wèn)題和不足，需要?jiǎng)?chuàng)新管理工作盡快得以解決。

一、當(dāng)前中等職業(yè)學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題

2l世紀(jì)以來(lái)，信息化浪潮的掀起以及現(xiàn)代化管理理念的深入，傳統(tǒng)的管理模式就需要在急劇變革中尋求新的生存空間。加之中等職業(yè)院校各項(xiàng)改革的深入，學(xué)生檔案管理也在這些影響之下，表現(xiàn)出如下值得思考的問(wèn)題：

l、學(xué)生檔案歸檔內(nèi)容程式化，不符合時(shí)展需求。

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展和與國(guó)際接軌的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的形成，與計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的傳統(tǒng)高校學(xué)生檔案管理工作受到了沖擊，首先反映在學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容上。學(xué)生檔案中記載的許多內(nèi)容已經(jīng)失去應(yīng)用價(jià)值，同時(shí)許多符合時(shí)代需要的新內(nèi)容卻未被記載。如涉及高校招生錄取材料、大學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍成績(jī)總表、入黨入團(tuán)材料、畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予通知書(shū)、報(bào)到證存根、體檢表等比較多，而用人單位希望了解的個(gè)人素質(zhì)、成績(jī)、能力、誠(chéng)信等方面的材料比較少，學(xué)生鑒定材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語(yǔ)多，呈公式化、口號(hào)化，沒(méi)有全面真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個(gè)性發(fā)展特征，檔案材料不完整，信息量不足，檔案材料歸檔跟不上形勢(shì)的變化。

2、檔案作用發(fā)揮缺位。

在大學(xué)生就業(yè)進(jìn)入市場(chǎng)用人機(jī)制的大環(huán)境下。學(xué)生檔案作為記載大學(xué)生成長(zhǎng)情況重要文本材料，發(fā)揮了它無(wú)法替代的育人和人力資源開(kāi)發(fā)作用，然而，發(fā)揮這些作用的前提是，學(xué)生檔案是否具備內(nèi)容豐富的，能真實(shí)反映大學(xué)生整體情況的有價(jià)植的信息儲(chǔ)量。目前高校學(xué)生檔案管理存在的主要問(wèn)題就是缺乏創(chuàng)新意識(shí)。沒(méi)有真正從服務(wù)大學(xué)生實(shí)現(xiàn)成功就業(yè)的要求來(lái)實(shí)施管理。由此造成的學(xué)生檔案管理中存在的信息不全，信息失真，缺乏過(guò)程管理。信息提供滯后于畢業(yè)生就業(yè)等現(xiàn)象，其服務(wù)就業(yè)工作的作用發(fā)揮也就缺位了。

3、人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，帶來(lái)新的挑戰(zhàn)。

人才培養(yǎng)模式的多樣化變革，給中等職業(yè)院校的檔案管理帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。具體表現(xiàn)在反映人才培養(yǎng)模式變革的材料沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)入檔案，規(guī)范性較差。有些中職院校主要注重《學(xué)籍卡片》、《考試成績(jī)登記表》、《高中學(xué)生思想品德考核表》等反映學(xué)生學(xué)科成績(jī)的材料。應(yīng)該凸顯的《考生職業(yè)技能鑒定表》、實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)等反映職業(yè)學(xué)校特點(diǎn)的內(nèi)容還較少，難以保證學(xué)生檔案的客觀性與真實(shí)性。而且，學(xué)生檔案材料質(zhì)量不高，利用率較低。從中職院校的普遍情況來(lái)看，學(xué)生檔案材料基本上是一些由個(gè)人填寫(xiě)的主觀判斷式材料為主，全面反映個(gè)人各方面素質(zhì)的客觀分析性材料，尤其是實(shí)踐過(guò)程中的定量分析材料過(guò)少。如反映職業(yè)技能鑒定結(jié)果的材料，只是簡(jiǎn)單一句“同意以上意見(jiàn)”，“情況屬實(shí)”等評(píng)語(yǔ)，沒(méi)有給予客觀的、全面的評(píng)價(jià)，使得檔案材料較為粗糙。

4、電子檔案網(wǎng)絡(luò)化管理存在瑕疵。

檔案管理的最終目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，而檔案網(wǎng)絡(luò)化管理正是使這一目標(biāo)得到實(shí)現(xiàn)的一種行之有效的手段。它通過(guò)計(jì)劃、組織、控制、協(xié)調(diào)與職能一體化來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的最佳配置和降低成本，為提高檔案資源的使用效率提供科學(xué)依據(jù)，現(xiàn)代化電子檔案正是在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展以及相關(guān)管理軟件的開(kāi)發(fā)，為電子檔案的出現(xiàn)提供了物質(zhì)條件上的保障。但是，電子檔案的管理也不是盡善盡美。一般系統(tǒng)軟件都會(huì)存在一些技術(shù)性問(wèn)題。另外，學(xué)生電子檔案的真實(shí)性、安全性還缺乏完善的管理制度來(lái)作保證(如系統(tǒng)用戶權(quán)限的界定、更改信息必備的條件、查詢信息必須的手續(xù))，還有網(wǎng)絡(luò)的不安全性、計(jì)算機(jī)故障問(wèn)題、電子檔案的長(zhǎng)期保存、軟件技術(shù)的完善，等等。這些都將隨著電子檔案的不斷發(fā)展而亟待解決

二、加強(qiáng)中等職業(yè)院校學(xué)生檔案創(chuàng)新管理的幾點(diǎn)對(duì)策

1、強(qiáng)化意識(shí)，完善學(xué)生檔案管理的硬件和軟件。

主管檔案工作的學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要更新觀念、提高認(rèn)識(shí)，重視學(xué)生檔案管理工作，把其作為學(xué)校管理工作的重要事情來(lái)抓，強(qiáng)化師生的檔案意識(shí)，這是落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀的抓手之一。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是校園網(wǎng)絡(luò)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)的建立。為加快學(xué)生檔案信息化進(jìn)程，學(xué)校應(yīng)抓住中等職業(yè)院校快速發(fā)展的有利條件，多方籌措資金，加大投入力度，盡早完成校園數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，配齊各種必要的硬件設(shè)施。這已成為當(dāng)前高中職業(yè)院校檔案管理的當(dāng)務(wù)之急，也是使中等職業(yè)院校檔案管理工作取得重要進(jìn)展的突破口。學(xué)生檔案管理工作者也應(yīng)提高現(xiàn)代化意識(shí)，強(qiáng)化信息技術(shù)觀念，同時(shí)要增強(qiáng)職業(yè)道德，敢于抵制不正之風(fēng)，杜絕私自修改信息現(xiàn)象，堅(jiān)持原則，確保學(xué)籍檔案的真實(shí)性。在軟件建設(shè)上，要豐富內(nèi)涵，按照教育部的要求，針對(duì)學(xué)校辦學(xué)特色建立、健全相應(yīng)的現(xiàn)代化檔案管理制度，使管理工作有章可循。這一切為學(xué)生檔案工作趨向規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化營(yíng)造良好的氛圍，打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。

2、統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，明確歸檔內(nèi)容與范圍。

作為人事檔案基礎(chǔ)的中等職業(yè)院校學(xué)生檔案，國(guó)家有關(guān)部門應(yīng)制定適合高職使用的統(tǒng)一建檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一的制表內(nèi)容。同時(shí)，各院校要加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，高度重視檔案建設(shè)，并建立健全收集、歸檔制度，使學(xué)生檔案按照統(tǒng)一立卷內(nèi)容和建檔標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)范管理。根據(jù)統(tǒng)一的建檔標(biāo)準(zhǔn)，做到歸檔材料收集齊全，保證不缺人、不缺項(xiàng)目、不缺頁(yè)，確保每個(gè)學(xué)生的每份檔案材料填寫(xiě)清楚、齊全，簽字、蓋章不遺漏。

3、以人為本，做好學(xué)生檔案管理工作的創(chuàng)新。

中等職業(yè)學(xué)校學(xué)生檔案工作者應(yīng)切實(shí)解放思想，更新觀念，摒棄重藏輕用的舊思想，樹(shù)立以學(xué)生為本的思想，提高服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作貼近學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活和就業(yè)，真正做到為學(xué)校發(fā)展和學(xué)生成長(zhǎng)服務(wù)。結(jié)合以人為本思想，重新規(guī)范歸檔內(nèi)容。學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容應(yīng)該兼顧檔案的全面和個(gè)體性。既要收集學(xué)生檔案的常規(guī)材料，如畢業(yè)生登記表、成績(jī)單等，也要兼顧學(xué)生的個(gè)性特長(zhǎng)、知識(shí)技能方面的材料。在歸檔過(guò)程中，學(xué)生檔案管理人員必須以對(duì)學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如反映學(xué)生特長(zhǎng)的個(gè)人作品、發(fā)明創(chuàng)造等材料;還有反映學(xué)生道德水平方面的如誠(chéng)信、助人為樂(lè)、道德作風(fēng)、考試有無(wú)違紀(jì)行為等方面的社會(huì)評(píng)價(jià)材料;學(xué)生參加各種社團(tuán)活動(dòng)、班干部、學(xué)生會(huì)干部工作情況、學(xué)校大型活動(dòng)的參與情況、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)、畢業(yè)實(shí)習(xí)與見(jiàn)習(xí)情況、畢業(yè)論文、參加各種科技創(chuàng)新制作和競(jìng)賽等材料，都可以歸人檔案，特別是對(duì)某些方面表現(xiàn)突出的同學(xué)，將學(xué)生有關(guān)的“亮點(diǎn)”數(shù)據(jù)細(xì)致準(zhǔn)確地歸納起來(lái)，如獎(jiǎng)學(xué)金及三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部等及各種獎(jiǎng)勵(lì)的獲得情況，各種特長(zhǎng)及在校對(duì)培養(yǎng)的情況(擔(dān)任過(guò)干部、黨員發(fā)展等)匯總成證明材料，使其在推薦就業(yè)中更具有說(shuō)服力和競(jìng)爭(zhēng)力。就拿上次周寧縣紀(jì)委要錄用我校一名往屆畢業(yè)生為例，這位學(xué)生錄取的筆試不錯(cuò),但開(kāi)始用人單位不了解其在學(xué)校的品德表現(xiàn),由于錄用單位有多人競(jìng)爭(zhēng),經(jīng)過(guò)多方面思考，用人單位決定到學(xué)校了解情況，從檔案中得知這位學(xué)生曾經(jīng)獲得市級(jí)、校級(jí)三好生后順利將這位學(xué)生錄取?？梢?jiàn)，盡量全面客觀地記錄學(xué)生的在校表現(xiàn)，擺脫學(xué)生檔案千人一面的程式化面目，為用人單位提供翔實(shí)、生動(dòng)的檔案材料，可以更好地為學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

4、利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、現(xiàn)代化。

篇10

Abstract: It is a new trend to prepare the file number of college archives by the new "bar code" technology. But with the use of office automation system, the preparation of file number by "bar code" encountered some technical problems. Taking the "Titan Archives Integrated Management System" for example, this paper describes the role of bar code and how to use the bar code to prepare the file number of college archives.

關(guān)鍵詞：檔案；檔號(hào)；條型碼；新技術(shù)；EXCEL

Key words: archives；file number；bar code；new technology；EXCEL

中圖分類號(hào)：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1006-4311（2011）11-0231-01

0引言

條形碼技術(shù)作為新技術(shù)，尤其在檔案管理領(lǐng)域，是一種從無(wú)到有的革命性技術(shù)，從它被引入檔案管理領(lǐng)域開(kāi)始，就立竿見(jiàn)影產(chǎn)生了重大的作用，同時(shí)作為一種新技術(shù)，它具有不容置疑的強(qiáng)大生命力，其使用價(jià)值隨著研究的深入、其它各種外在條件的更加成熟，條形碼技術(shù)的作用將更加突出，下面筆者將從當(dāng)前以及可預(yù)見(jiàn)的未來(lái)兩個(gè)方面，對(duì)條形碼技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域所起的作用分別進(jìn)行闡述。

1條形碼在檔案管理中的作用

就當(dāng)前來(lái)說(shuō)，條形碼對(duì)檔案管理所起的作用主要有：簡(jiǎn)化檔案歸檔過(guò)程，節(jié)約人力和時(shí)間。隨著以“件”為保管單位在檔案管理部門的推行，條形碼技術(shù)的應(yīng)用將更加提高檔案管理部門的工作效率。廣東省高校中，檔號(hào)的制作辦法大致有以下三種：第一種：刻一個(gè)“檔號(hào)章”（章的式樣如圖1），先在每一份歸檔的文件上蓋上這個(gè)章，然后再手工往空白格內(nèi)填上相應(yīng)的代號(hào)。第二種：也是先刻一個(gè)“檔號(hào)章”，但這種章與上面有所不同，它類似于財(cái)務(wù)或郵局的“日期章”。這種“章”結(jié)構(gòu)與上面的差不多，但它的空白處事先設(shè)好有數(shù)字（或英文字符），需要一個(gè)什么樣的檔號(hào)，先將數(shù)字（字符）手工調(diào)好，再往歸檔的文件上蓋上這種章。第三種：先用EXCEL報(bào)表將要編的檔號(hào)制成電子表格，再打印出來(lái)，然后再將其一一裁成小紙條，用膠水將它粘貼在相應(yīng)的檔案上。以上三種方法都存在各種各樣的缺陷。條形碼技術(shù)的運(yùn)用倒較好地解決了這個(gè)問(wèn)題，下面我們以泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)為例來(lái)闡述該技術(shù)的應(yīng)用。

打開(kāi)泰坦檔案綜合管理系統(tǒng)，在菜單欄中進(jìn)入“卷內(nèi)文件管理”，選擇“檔案類型”，右健點(diǎn)擊要輸出的條目，出現(xiàn)輸出文件格式選擇欄，將年度、分類號(hào)、保管期限、件號(hào)選進(jìn)右欄，選擇EXCEL格式，確定要輸出的記錄條目，出現(xiàn)圖2頁(yè)面。

然后點(diǎn)擊輸出鍵。這樣就可以將所選的條目生成一個(gè)EXCEL表格，選中表格中的檔號(hào)數(shù)字字段，再連接到條型碼打印機(jī)，這樣就可以快速將檔案的檔號(hào)分批打印出來(lái)了。打印出來(lái)的條型碼如圖3。

目前，廣東金融學(xué)院已經(jīng)采用這種條型碼技術(shù)來(lái)編制2009年度檔案的檔號(hào)。檔案工作人員只需對(duì)錄入計(jì)算機(jī)的檔案目錄打印出來(lái)粘貼上去即可，這大大提高了檔案工作人員的效率。另外，條形碼技術(shù)也讓檔案更加美觀整潔。條形碼技術(shù)應(yīng)用之前，不管用以上哪種方法，檔號(hào)都會(huì)出現(xiàn)涂改、墨跡不清、裁剪不整等問(wèn)題，這大大影響了檔案的美觀，而條形碼技術(shù)由于直接電腦打印，且打印紙張規(guī)格統(tǒng)一，這就讓檔案顯得更加美觀。

2條形碼技術(shù)間接或者稍微加以輔助設(shè)備所起到的作用

2.1 適應(yīng)了以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)的新形勢(shì)下檔案工作部門的需要。首先，在新形勢(shì)下，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，建設(shè)服務(wù)型檔案管理部門是時(shí)出的強(qiáng)音，這種外在動(dòng)力是條形碼技術(shù)引入到檔案管理領(lǐng)域的主要原因之一。其次，歸檔檔案的逐年大幅增加、檔案利用的直線上升都對(duì)檔案管理提出了更高的要求，條形碼技術(shù)的產(chǎn)生和發(fā)展正是這一需求之下的結(jié)果。另外，條形碼技術(shù)的應(yīng)用是檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)發(fā)展的需求。

2.2 規(guī)范檔案實(shí)體的出入庫(kù)管理，最大限度地保證檔案的安全。在條形碼技術(shù)應(yīng)用前，檔案借出調(diào)入必須由手工進(jìn)行操作，這要求檔案管理人員必須極度細(xì)心，即使如此依然很難做到萬(wàn)無(wú)一失，采用條形碼管理，檔案管理人員在調(diào)出或者歸還檔案時(shí)，通過(guò)條形碼掃描快速、準(zhǔn)確讀取每“件”檔案信息，確保一“件”不漏，通過(guò)專門軟件，對(duì)超時(shí)未歸還的檔案進(jìn)行提醒，都較好地防止了檔案外借造成的遺失，最大限度地保證檔案的安全。

2.3 有利于提高工作效率，節(jié)省人力。這主要體現(xiàn)在節(jié)省了檔案借出歸還登記時(shí)間上。使用條形碼技術(shù)前，檔案的借出歸還都是利用手工進(jìn)行登記，這不僅浪費(fèi)時(shí)間，也需要檔案管理人員極大的細(xì)心以保證正確。條形碼的技術(shù)就搭建了這樣一個(gè)平臺(tái)，輔于電子磁卡，將讓檔案的借出歸還變得非?？焖俣覝?zhǔn)確，這將大大減少檔案登記時(shí)間。

2.4 有利于提高檔案服務(wù)部門的形象。檔案的作用在于利用，方便、快速對(duì)檔案進(jìn)行利用，是檔案管理部門永久的課題，也是各界對(duì)檔案管理部門永恒的要求。條形碼技術(shù)的使用，大大方便了檔案的利用，這必將大大提高檔案管理部門的服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，也將有助于提高檔案服務(wù)部門的形象。

2.5 為檔案進(jìn)一步信息化、科學(xué)化管理奠定了基礎(chǔ)。檔案的電子化、科學(xué)化管理還處于起步階段，隨著社會(huì)的發(fā)展以及對(duì)檔案管理自身的要求，檔案管理走向更高程度的電子化、科學(xué)化管理成為必然，條形碼技術(shù)是把計(jì)算機(jī)所需的數(shù)據(jù)用一種條形碼來(lái)表示，然后將條形碼數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可自動(dòng)讀取的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案跟計(jì)算機(jī)之間的快速連接，這為實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體更高程度地科學(xué)化、信息化管理，提供了一條便捷的途徑。

3結(jié)束語(yǔ)