導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案管理的特點，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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【關(guān)鍵詞】大專院校；檔案管理；特點；問題；對策

引 言

大專院校的不斷深入發(fā)展從根本上推動了中國的教育層次由傳統(tǒng)“精英型”教育階段邁向“大眾型”教育階段，一定程度上推動了中國整體教育水平的提高[1]。大專院校作為我國高等教育的重要組成部分，對有效推動中國教育模式變革以及現(xiàn)代化教育的深入持續(xù)發(fā)展有重要的作用。而大專院校檔案管理工作作為涵蓋高校教學(xué)、科研及管理等基本內(nèi)容的工作，其管理質(zhì)量的好壞以及其本身所具備的特色在很大程度上會影響到整個高校各項工作的順利開展。本文就大專院校檔案管理工作的特點提出了幾點問題，通過對問題的分析以發(fā)現(xiàn)有效解決措施，從根本上推動大專院校檔案管理工作的發(fā)展。

1、大專院校檔案管理特點研究

大專院校檔案管理工作作為學(xué)校管理工作的重要組成部分，反映了學(xué)校的整個發(fā)展歷程以及教學(xué)、科研及管理歷程。近些年以來，隨著中國高等教育的持續(xù)發(fā)展，大專院校教育也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，這些多元化的發(fā)展趨勢決定了其教育教學(xué)模式與管理的多樣性特點，同樣檔案管理作為高校管理工作的組成部分，也形成了其特有的發(fā)展模式與發(fā)展思路。

第一，多樣性特點。受大專院校生源范圍及教學(xué)、辦學(xué)模式多樣化的影響，很多大專院校檔案材料呈現(xiàn)出復(fù)雜化和多樣化的發(fā)展趨勢。同時受高校檔案資料的特殊性因素影響，比如檔案內(nèi)容更多的記錄了學(xué)生的成績材料、獲獎材料、處分材料、入團入黨材料等，還包括教師及相關(guān)管理人員的學(xué)歷狀況、資歷狀況及社會經(jīng)歷等內(nèi)容，因此檔案管理工作呈現(xiàn)出一定的多樣性與復(fù)雜性特點。

第二，真實性特點。大專院校檔案材料是對學(xué)生、教職工及相關(guān)管理人員的學(xué)習(xí)、工作、實踐等內(nèi)容的最原始記錄，能夠反映出其在過去某一段時期及過去所有時間段內(nèi)的學(xué)習(xí)狀況、工作狀況、思想品德狀況、身體狀況、政治面貌等[2]。這些材料均需要經(jīng)過學(xué)校相關(guān)部門的審查，以保證材料內(nèi)容的真實性與各種手續(xù)的完備性，需要符合規(guī)定的材料撰寫的基本要求，因此檔案材料區(qū)別于個人私自撰寫的材料，也不同于手續(xù)不全或者無頭有尾等類似的材料。在材料管理過程中，如出現(xiàn)來源不明確或者內(nèi)容不符合事實的材料，管理人員會在第一時間內(nèi)將其剔除。因此可以說明大專院校檔案管理能夠真實的反映個體的狀況，具備一定的真實性特點。

第三，實用性特點。大專院校檔案管理工作是個體總體狀況的最真實記錄，相關(guān)用人單位可以根據(jù)檔案材料有效了解個體的思想政治狀況、學(xué)習(xí)狀況、家庭狀況、在校表現(xiàn)及整體素質(zhì)，因此具備一定的實用性特點。

第四，動態(tài)性特點。這種動態(tài)性包括學(xué)生機教師的學(xué)習(xí)工作地點、學(xué)籍及工作調(diào)動等方面的變化對檔案管理工作帶來的影響。學(xué)生及教師檔案是學(xué)生及教師表現(xiàn)與精力的重要證明，是其他相關(guān)管理的重要基礎(chǔ)，因此具備有效的保存價值與參考價值，是評定個體全面發(fā)展狀況的最原始記錄與憑證，對于學(xué)生及教職工深造等具有重要的作用。另外，隨著高等院校擴招趨勢的發(fā)展以及學(xué)每年的畢業(yè)與擇業(yè)，使得檔案出現(xiàn)不斷流動的狀況，這種邊產(chǎn)生邊流動的狀況使得學(xué)校檔案管理出現(xiàn)一定的動態(tài)性特點，比如周期相對較短、穩(wěn)定性相對較差等。

2、大專院校檔案管理特點中存在的問題分析

第一，受大專院校學(xué)生檔案管理工作多樣性與動態(tài)性等特點的影響，很多大專院校檔案管理工作中存在檔案意識薄弱的狀況，導(dǎo)致檔案管理工作的邊緣化。隨著大專院校的不斷發(fā)展與完善，檔案工作的基本范圍也由傳統(tǒng)的日常收集發(fā)展到保管、知識管理等層面。長期以來部分大專院校對檔案管理工作缺乏一定的重視，加之檔案管理工作相對復(fù)雜、多樣，且具備較短的周期性與動態(tài)性發(fā)展的特點，使得檔案管理機構(gòu)難以形成系統(tǒng)化的管理模式，群體檔案管理意識相對薄弱，檔案管理工作逐漸走向邊緣化。

第二，檔案管理機制不健全。受檔案管理真實性的要求及動態(tài)性的發(fā)展特點的影響，很多大專院校在檔案管理工作中出現(xiàn)應(yīng)付了事的狀況，尤其是針對學(xué)生的檔案管理，包括檔案材料與信息的移交、查閱、歸檔等環(huán)節(jié)出現(xiàn)不科學(xué)、管理機制不健全的狀況，沒有形成統(tǒng)一的管理標準，很大程度上影響了檔案管理工作的深入開展。另外，很多大專院校并沒有將學(xué)生的檔案管理工作深入納入到學(xué)校的相關(guān)管理日程上，因此缺乏有效的監(jiān)督檢查環(huán)節(jié)與指導(dǎo)考核環(huán)節(jié)，管理機制不系統(tǒng)。

第三，管理人員的整體素質(zhì)有待進一步提高。檔案管理具有真實性和實用性等特點，關(guān)系到學(xué)生日后工作與深入發(fā)展等問題，而現(xiàn)階段很多大專院校學(xué)生檔案管理工作主要靠一些兼職人員組成，其檔案管理的業(yè)務(wù)能力、理論框架等相對薄弱，同時高校也很少組織相應(yīng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致檔案管理工作存在很多問題。同時受到人員編制及人員基本業(yè)務(wù)素質(zhì)等的影響，很多檔案管理工作均以手工操作，在帶來一定質(zhì)量問題的同時，還影響了工作效率。很多檔案管理人員在強大的勞動強度壓力下，無法有效提升自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)與能力，因此一定程度上限制了檔案管理工作的深入開展及其水平的有效提高[3]。

3、如何有效推動大專院校檔案管理工作的開展

第一，不斷加強對檔案管理知識的宣傳力度，強化檔案管理意識。從學(xué)生自身的利益及未來發(fā)展需求出發(fā)，重視檔案管理工作，采取多種形式宣傳檔案管理知識，提高檔案管理工作人員的基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高學(xué)生的檔案管理意識，推動檔案管理工作良好的內(nèi)外部環(huán)境的形成。

第二，建立有效的檔案管理機制。根據(jù)學(xué)校實際發(fā)展狀況與發(fā)展階段，出臺相應(yīng)的規(guī)范性檔案管理文件，使學(xué)生的檔案管理工作有章可循，保證檔案管理工作的進一步發(fā)展。

第三，不斷提高管理人員基本素質(zhì)。加強對檔案管理人員基本業(yè)務(wù)能力、知識結(jié)構(gòu)、管理能力等方面的培訓(xùn)，提高對檔案管理人員的培訓(xùn)機會，系統(tǒng)的對檔案管理人員進行基礎(chǔ)理論知識與專業(yè)知識的培訓(xùn)與指導(dǎo)，提高其管理水平與知識運用能力，充分掌握檔案工作的基本思維方式，不斷增強自身素質(zhì)，保證檔案管理工作的有效開展。

4、結(jié)論

綜上所述，有效做好大專院校檔案管理工作，一方面能夠推動高校自身的持續(xù)性建設(shè)與發(fā)展，同時還能有效保證大學(xué)生實現(xiàn)有效擇業(yè)。大專院校檔案管理工作是一項相對復(fù)雜多樣的工作，但其價值卻不可替代。隨著國家教育尤其是高等教育的不斷發(fā)展以及對畢業(yè)生就業(yè)擇業(yè)的相關(guān)政策的調(diào)整，很多大專院校的檔案管理工作均缺乏一定的規(guī)章制度保證。因此需要不斷提高關(guān)于檔案管理工作重要性的認識，以學(xué)生的基本需求為主，突出人本主義的管理理念，充分調(diào)動管理人員的主觀能力型，推動檔案管理工作的深入與可持續(xù)發(fā)展。

【參考文獻】

[1]梁曉慶.高校成人教育學(xué)生檔案管理的問題及思考[J].繼續(xù)教育研究，2012（4）：44-45.

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【關(guān)鍵詞】 電算化會計檔案； 特點； 注意問題

電算化會計檔案指存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)（以磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)）和計算機打印出來的書面形式的會計數(shù)據(jù)。會計數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)，以及會計軟件系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔程序和其他會計資料。電算化會計檔案治理的主要任務(wù)是：監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會計檔案的安全與保密，保證各種會計檔案得到合理和有效的利用，并安全保存。

一、電算化會計檔案的特點

與傳統(tǒng)的會計檔案相比，電算化會計檔案一般具有如下幾個特點：

一是電算化會計檔案比傳統(tǒng)會計檔案具有更廣泛的內(nèi)涵。它除了包括打印輸出的記賬憑證、會計賬簿、會計報表外，主要是指電算化會計系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會計軟件程序及其全套文檔資料。

二是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案有更多的存儲形式且對存放條件要求更高。它一方面以打印輸出的紙質(zhì)賬簿、報表、憑證的形式存在；另一方面主要以磁性介質(zhì)或光盤的形式存在，包括存儲在計算機硬盤上系統(tǒng)正在使用的檔案資料和存儲在軟盤、光盤等存儲介質(zhì)上作為備份使用的檔案資料。后者受存儲介質(zhì)質(zhì)量、存放環(huán)境和存儲有效期等因素的影響很大，如果保存不當容易遭到破壞。

三是電算化會計檔案較傳統(tǒng)會計檔案易于修改，且不留痕跡。

四是電算化會計檔案的使用和會計軟件的版本密切相關(guān)。

五是電算化會計檔案必須借助于一定的環(huán)境才能再現(xiàn)在使用者的面前，且使用時方便、快捷、直觀，容易產(chǎn)生一些分析結(jié)果，可以對管理和決策提供較好的支持。

二、電算化會計檔案包含的內(nèi)容

（一）機制會計檔案

包括從會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告等紙介質(zhì)檔案，也包括應(yīng)當依法保存的會計檔案移交、保管、銷毀清冊等其他類檔案。

（二）機讀會計檔案

包括以計算機硬盤、軟盤等磁性介質(zhì)或光盤等其他介質(zhì)存儲的只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會計數(shù)據(jù)和會計憑證、會計賬簿、會計報表（包括報表格式與計算公式）等數(shù)據(jù)和會計數(shù)據(jù)庫。

（三）計算機系統(tǒng)檔案

包括計算機硬件系統(tǒng)型號、存儲空間和外部設(shè)備類型及其增減變化；計算機操作系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)型號；會計電算化軟件系統(tǒng)名稱、版本號，與之配套的安裝光盤、磁盤、用戶服務(wù)卡以及用戶手冊等全套文檔資料。

三、對電算化會計檔案生成的管理控制

（一）機制會計檔案生成的管理控制

1.機制會計憑證類生成的管理控制。會計電算化操作員向會計電算化系統(tǒng)輸入記賬憑證前，首先應(yīng)認真審核原始憑證的合法性、正確性；編制記賬憑證時做到科目使用正確，數(shù)字準確無誤。審核記賬員（由復(fù)核人員兼任）應(yīng)在計算機屏幕上直接對系統(tǒng)內(nèi)的記賬憑證一張一張進行審核，不能等到期末使用“成批審核”功能集中審核；同時，復(fù)核機制記賬憑證并簽章。二者同步完成后，系統(tǒng)內(nèi)審核后的記賬憑證方可用來登記賬簿。而機制記賬憑證除由制單人員、復(fù)核人員簽章外，還應(yīng)由記賬人員及會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管（兼任會計電算化主管）簽章，收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員及領(lǐng)款人簽章，方可作為有效的會計檔案保管。

機制記賬憑證的編號應(yīng)由計算機自動順序產(chǎn)生，必須連續(xù)。編號間斷時，應(yīng)在斷號后第一張憑證上說明斷號原因，并由有關(guān)人員簽章?，F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬憑證的分冊科目匯總表每本憑證打印一張，連同該本記賬憑證及其所附原始憑證一起裝訂保管。

2.機制會計賬簿類生成的管理控制?，F(xiàn)金日記賬每天在計算機內(nèi)登賬并打印輸出后，由出納人員核對現(xiàn)金庫存，核對無誤后由出納人員、記賬人員、復(fù)核人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬簿上簽章，按月連續(xù)編頁碼并裝訂成冊，以防賬頁的散失或被抽換。年終再將各月現(xiàn)金日記賬按順序裝訂成冊，加蓋封印，妥善保管。同樣，銀行存款日記賬也應(yīng)每天登賬并打印輸出，絕不能等到期末集中登賬和打印，其審核簽章、裝訂、保管與現(xiàn)金日記賬相同。此外，出納人員每月月末編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表，由出納人員及會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管簽章后，與銀行對賬單一起保管。

總賬、其他明細賬定期打印輸出，連續(xù)編號，經(jīng)審核后裝訂成冊，同樣應(yīng)由記賬人員、打印人員、裝訂人員、會計機構(gòu)負責(zé)人或會計主管在賬冊封面上簽章并加蓋封印。一般可根據(jù)企業(yè)實際情況和工作需要按月或按季、按年打印，但最遲至次年1月末應(yīng)全部完成此項工作。當然，也要根據(jù)稅務(wù)、審計等管理部門要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿。

3.機制財務(wù)會計報告類生成的管理控制。企業(yè)的會計報表和部分財務(wù)分析結(jié)果由會計電算化系統(tǒng)產(chǎn)生，但要求向有關(guān)各方提供的財務(wù)會計報告應(yīng)符合《企業(yè)財務(wù)會計報告條例》的規(guī)定。企業(yè)在有必要向有關(guān)各方同時提供書面形式以及電子數(shù)據(jù)的財務(wù)會計報告時，兩者數(shù)據(jù)應(yīng)當完全一致。此外，由會計電算化系統(tǒng)打印輸出的會計資料發(fā)生缺損時，應(yīng)補充打印，并同樣需要有關(guān)會計人員簽章。

（二）機讀會計檔案生成的管理控制

機讀會計檔案只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存，通過會計數(shù)據(jù)備份的方式生成。根據(jù)有關(guān)規(guī)定，會計檔案的載體以紙介質(zhì)為主，以磁、光電等其他介質(zhì)為輔，但發(fā)展方向是以方便、可靠而經(jīng)濟的磁性或光電等介質(zhì)取代紙介質(zhì)。《會計電算化工作規(guī)范》已經(jīng)允許在征得同級財政部門同意后，企業(yè)采用磁性介質(zhì)等存儲會計數(shù)據(jù)，不再定期打印輸出會計賬簿（總賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬除外）。而《會計檔案管理辦法》第12條也規(guī)定，“具備采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門統(tǒng)一規(guī)定，并報財政部、國家檔案局備案”。

目前，大多數(shù)會計電算化軟件主要支持計算機硬盤及軟盤備份。備份次數(shù)應(yīng)視企業(yè)會計業(yè)務(wù)量大小而定，但每月不應(yīng)少于兩次。每次除在本機硬盤備份外，同時還應(yīng)制作兩份軟盤，并使用兩套軟盤循環(huán)。比如，月中做一次（兩份）備份，月末在記賬后結(jié)賬前做第二次備份時要啟用一套空白軟盤以防備份失敗。

對使用中的會計電算化軟件進行修改、版本升級或計算機硬件設(shè)備更換時，為保證會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和安全，也應(yīng)事前制作軟盤備份，因為會計電算化系統(tǒng)不僅存有當期的會計數(shù)據(jù)，而且存有以前年度的歷史會計數(shù)據(jù)，硬盤數(shù)據(jù)備份也保存在計算機內(nèi)。系統(tǒng)管理員應(yīng)在現(xiàn)場全程監(jiān)督，事后還應(yīng)核查確認會計數(shù)據(jù)的連續(xù)和完整。升級前的舊版本的會計電算化軟件系統(tǒng)不應(yīng)刪除，而應(yīng)存儲在計算機內(nèi)。

盡管軟盤在會計數(shù)據(jù)備份中廣為使用，但是并非最佳選擇?！稌嬰娝慊ぷ饕?guī)范》中建議，“大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲會計數(shù)據(jù)，盡量少采用軟盤存儲會計檔案”。現(xiàn)在很多企業(yè)使用存儲量大、價格逐步下調(diào)的光盤備份會計數(shù)據(jù)，而一些大型企業(yè)則有必要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立基于網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)備份與傳輸系統(tǒng)，實現(xiàn)異地實時備份，以確保會計數(shù)據(jù)不會丟失。會計數(shù)據(jù)備份有一個致命的缺陷：按規(guī)定，會計資料經(jīng)有關(guān)人員簽章后才可存檔，但在備份軟盤或光盤標簽上手工簽章根本不能保證會計電子數(shù)據(jù)不被人為刪改，也就不能保證會計檔案的真實、完善以及使用該備份進行數(shù)據(jù)恢復(fù)后會計信息的正確性。因此，采取加密碼的“數(shù)字簽名”才是有效的解決方法。

四、電算化會計檔案管理應(yīng)注意的問題

鑒于電算化會計檔案具有上述區(qū)別于傳統(tǒng)會計檔案的特點，在電算化會計檔案的管理工作中，除了傳統(tǒng)會計檔案管理應(yīng)注意的問題外，還應(yīng)特別注意以下幾個問題：

（一）要特別注意對電算化會計檔案中軟件文檔的管理

這些軟件文檔是進行會計信息系統(tǒng)維護必不可少的資料，它可以幫助理解別人的設(shè)計思路和編制的源程序代碼，同時一個軟件系統(tǒng)由于主客觀的原因不可避免地會產(chǎn)生一些問題，如果沒有保存完整的軟件文檔，系統(tǒng)的維護將非常困難，甚至不可能。

（二）電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞

在管理時應(yīng)注意如下問題：一是在選用保存會計檔案的存儲介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)，存儲介質(zhì)的質(zhì)量關(guān)系到會計檔案能否被使用，而紙張的質(zhì)量只會影響到使用效果；二是對存放在存儲介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好“保護”字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所；三是對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點，各種備份軟盤均要標明類型、備份期間、備份時間和備份人員等有關(guān)標識，以便查找；四是對使用時間較長的存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；五是對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。系統(tǒng)管理員以及會計電算化操作員應(yīng)及時制作數(shù)據(jù)備份；六是需要對備份磁盤進行操作而又可能危及該磁盤的完整性時，應(yīng)制作復(fù)制件，使用復(fù)制件進行操作。

總之，財務(wù)電算化管理信息系統(tǒng)是企業(yè)基礎(chǔ)性的管理系統(tǒng)，財務(wù)管理是企業(yè)管理的重點，是企業(yè)管理信息化的核心，是企業(yè)特別是各級領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的焦點。電算化是以會計檔案管理、經(jīng)營控制、經(jīng)營決策為目的，與計算機技術(shù)良好的融合，掌握企業(yè)控制和管理活動所需信息數(shù)據(jù)應(yīng)用流程，充分利用計算機快速提供信息能力和會計信息加工效率，為企業(yè)經(jīng)營控制和管理決策提供滿意的服務(wù)。

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關(guān)鍵字：水利工程；檔案管理；特點；系統(tǒng)

水利工程是社會發(fā)展的基礎(chǔ)產(chǎn)業(yè)，水利工程檔案客觀、真實的反映與記錄了水利建設(shè)的整個過程，是開展水利工程建設(shè)規(guī)劃、勘測、設(shè)計、施工、竣工等的重要依據(jù)，因而確保水利工程檔案的完整性，進行規(guī)范化、系統(tǒng)化管理是十分必要的。從檔案管理的本質(zhì)上來對水利工程建設(shè)過程的相關(guān)事宜進行記錄，并充分做好水利檔案收集與應(yīng)用，根據(jù)水利工程的特點做好每一項事件的時間對應(yīng)，以此發(fā)揮水利工程檔案最高價值。

1 水利工程檔案的特點

水利工程檔案具有法制性、成套性、實用性及同步性的特點。我國檔案局與水利部門對水利工程檔案管理建立了較為完善的法律體系，這使得在工程項目檔案工作開展時有法可依，項目部必須要按照規(guī)定要求建立健全的工程檔案管理系統(tǒng)，否則將會受到相關(guān)部門的行政處罰。同時，對于水利工程的各類文件的收入，如設(shè)計圖紙、竣工驗收材料等都必須經(jīng)過有關(guān)政府部門與資質(zhì)部門的認可，這也是其合法性的體現(xiàn)。水利工程建設(shè)是一項復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是由若干單項組合而成，因而檔案體系也形成了一個配套齊全的完整的檔案系統(tǒng)，缺少任何一個單項的檔案都不可。水利工程檔案的實用性是指水利工程自建設(shè)到竣工驗收期間的真實、完整的記錄，其不僅是施工單位的工作依據(jù)，也是監(jiān)理、行政主管部門、工程質(zhì)量監(jiān)督部門、運行管理部門的依據(jù)，因而水利工程檔案是最具有保存價值的歷史性材料。此外，國家檔案局與水利部門規(guī)定了水利工程檔案必須做到“三參加”和“四同步”，即檔案部門參加項目審查論證會和項目進度例會；參加項目階段性竣工驗收；參加設(shè)備開箱，并形成記錄。工程立項與檔案收集、整理同步；項目合同簽訂與合同檔案移交同步；工程進度、質(zhì)量與檢查工程的檔案收集同步；分部工程質(zhì)量評定和驗收與歸檔材料同步等。以此及時反映水利工程建設(shè)的整個過程。

2 水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立

（一）檔案工作人員職責(zé)的建立

檔案是水利工程建設(shè)質(zhì)量責(zé)任制的重要憑證，國家對于水利工程建設(shè)質(zhì)量實行終身負責(zé)制，而水利工程館檔案管理人員是執(zhí)行者，是否真實、完整的記錄檔案是當事人履行的重要憑證，無論是項目法人，還是參建各方都要參與到水利工程建設(shè)檔案管理中，明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé)。在職責(zé)劃分中，項目法人應(yīng)對水利工程檔案工作起到統(tǒng)籌作用，收集、整理與保管自身產(chǎn)生的檔案，并監(jiān)督與檢查各個參建單位的歸檔工作，大中型水利工程項目要配備與之相應(yīng)的檔案室。其次，參建單位要切實做好自己職責(zé)范圍內(nèi)的水利工程檔案管理工作，如工程前期工作文件資料、工程建設(shè)管理資料、工程施工文件材料、建立文件材料以及竣工驗收文件材料等方面的文字、圖表、聲像。若屬于項目法人等單位應(yīng)移交的文件材料，應(yīng)在整理、審核后及時提交。

（二）加強文件材料的收集歸檔

文件材料的收集應(yīng)根據(jù)工程檔案分類歸檔范圍來進行管理活動，針對水利工程特點可以分為除險加固與病險水庫兩類來收集、保存有價值的文字、聲像及圖表。同時進行整理工作，給材料進行分類、編號、編目等。在檔案收集與歸檔時，要衡量水利工程檔案的完整性與準確性，注意歸檔的文件材料要字跡清晰、圖樣完整，手續(xù)完善，工程檔案不可缺項，資料內(nèi)容要準確，尤其是竣工圖，必須要能對工程建設(shè)的實際情況有所反映。歸檔的文件材料要確保可以有機的聯(lián)系，將有關(guān)聯(lián)的材料放在一起，保證資料的成套性，方便日后利用。

（三）建立同步管理

根據(jù)水利工程檔案管理的特點，同步管理是十分必要的，必須從立項之初就開始進行文件收集與整理；并同時在工程實施中對收集與整理的情況進行檢查，做好工程驗收時的文件材料的完整與質(zhì)量保證。在此之中，對竣工圖的編制情況要進行重點檢查，主要是由于竣工圖是反映工程建設(shè)后投入、運行等實際狀況不可缺少的依據(jù)，因而必須要保證其完善、修改規(guī)范、有完備的簽字手續(xù)，做到圖物相符。對竣工圖變更的地方要標注清楚，在重新繪制時要標注重繪依據(jù)。

綜合上述，水利工程檔案管理的好鬧苯庸叵檔剿利工程建設(shè)的質(zhì)量及后期的安全運行，因此，加強水利工程檔案管理系統(tǒng)的建立是水利工程建設(shè)項目不可忽視的重要環(huán)節(jié)，必須要重視對水利工程檔案完整、準確、系統(tǒng)的衡量。明確檔案工作相關(guān)人員的職責(zé)，確保檔案工作與工程建設(shè)進行同步管理；各參與單位應(yīng)積極開展文件材料，即文字、圖表、聲像等的收集歸檔工作；重點檢查水利工程檔案竣工圖的編制情況，確?？⒐D的質(zhì)量。只有建立科學(xué)、完善的檔案管理系統(tǒng)，才能綜合反映水利工程質(zhì)量狀況，才能促進水利工程建設(shè)達到優(yōu)質(zhì)標準。

參考文獻

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關(guān)鍵詞：電算化；會計檔案；特點；管理

計算機在會計領(lǐng)域的普及和應(yīng)用，使得企事業(yè)單位的會計核算系統(tǒng)越來越多地被計算機所取代，會計電算化成為會計工作的發(fā)展方向，成為促進會計基礎(chǔ)工作規(guī)范化和現(xiàn)代化的一種重要手段。

一、會計電算化下會計檔案管理的特點

會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預(yù)測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：

現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應(yīng)當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

計算機技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化。

二、電算化會計檔案的管理內(nèi)容

為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)（如一個會計年度），把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務(wù)部門應(yīng)把財務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的會計電算化系統(tǒng)。

除了備份之外，還應(yīng)收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設(shè)備的配套類型等；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務(wù)軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務(wù)軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

2、檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應(yīng)準備雙份即采用“ab備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災(zāi)等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復(fù)性。在保存這些檔案時應(yīng)遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應(yīng)定期進行檢查，定期進行復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

此外，還應(yīng)注意電算化會計檔案與對應(yīng)的財務(wù)軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預(yù)料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務(wù)數(shù)據(jù)外還應(yīng)保存對應(yīng)版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱（或數(shù)據(jù)恢復(fù)）功能進行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應(yīng)版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。

三、電算化會計檔案管理的方法

（一）完善硬件設(shè)施建設(shè)

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務(wù)的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全，導(dǎo)致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應(yīng)注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應(yīng)特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應(yīng)寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應(yīng)定期復(fù)制，如每半年復(fù)制一次且最好復(fù)制雙份存放在不同的地點；④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應(yīng)定期進行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應(yīng)定期備份到軟盤或光盤上。

針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應(yīng)對硬盤上的會計檔案，采取相應(yīng)的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

（二）完善各項管理制度

（1）建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應(yīng)視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應(yīng)妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出，并按照有關(guān)稅務(wù)、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關(guān)賬簿、報表。

（2）建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

（3）建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負責(zé)人批準。

（4）建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應(yīng)定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設(shè)立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復(fù)制，以防止會計信息損壞。

（5）建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設(shè)計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設(shè)置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（三）提高會計人員素質(zhì)

由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應(yīng)增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎(chǔ)；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應(yīng)增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

（四）提高思想重視程度

實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學(xué)化管理的重要性，并督促有關(guān)制度的建立。現(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應(yīng)當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎(chǔ)，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎(chǔ)會計工作。

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[關(guān)鍵詞]電子文件 電子檔案 特點 管理

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼]A [文章編號]1009-5349（2014）02-0052-01

齊秀，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。

趙淑華，女，吉林省鎮(zhèn)賚縣旅游管理服務(wù)中心助理館員，從事檔案管理工作。

一、電子文件、電子檔案的特點

（一）信息傳遞快

經(jīng)濟全球化把世界上不同國度、不同角落從事經(jīng)濟活動的人聯(lián)系在一起。世界并不陌生，也不顯得遙遠，經(jīng)濟活動個體在短時間內(nèi)就能了解自己的商務(wù)活動并作出反應(yīng)。電子信息通過網(wǎng)絡(luò)既可單向傳播，也可多向分散，由電子信息生成的電子文件成為傳播信息的重要渠道且波及面廣，無論是世界經(jīng)濟活動的前沿報道，還是某一項經(jīng)濟法規(guī)的公布都可以通過電子文件公布出來，很短時間內(nèi)世界上便可曉得經(jīng)濟的最新進展。在沒有電子文件、沒有電子信息之前，可以想象讓全世界了解某項重要經(jīng)濟活動的運行、發(fā)展幾乎是不可能的。

（二）一體化趨勢強

電子文件、電子檔案具有記錄范圍廣、傳遞信息快、保存方便的優(yōu)勢，它不僅能縱向形成某項經(jīng)濟活動的紀要，更能從橫向范圍內(nèi)把反映某項經(jīng)濟活動議題影響的價值信息快速記錄下來。電子文件、電子檔案從記錄的完整角色看，更能充分做到“橫不缺項、縱不缺限”，無論是從時間角度還是空間角度都是完整、一體的發(fā)生作用。經(jīng)濟全球化也不是單向的，國家之間、公司之間甚至個人之間進行的經(jīng)濟活動從對話到最后達成協(xié)議并不是孤立的發(fā)生作用，它必然或無形中影響到其他國家或民眾的關(guān)注。特別是關(guān)系國計民生的重要國際會議議題，如改善衛(wèi)生服務(wù)、改善居住環(huán)境、加快扶貧等一系列問題都會使其他國家或民眾作出反應(yīng)并出臺相關(guān)政策應(yīng)對經(jīng)濟形勢的變化。從這層意義上講經(jīng)濟全球化又是一體化的過程。電子文件、電子檔案記錄內(nèi)容的完整性、一體化與經(jīng)濟全球化相對稱，它對國家根據(jù)國際形勢變化探究經(jīng)濟趨勢、推定經(jīng)濟走向、制定經(jīng)濟法規(guī)能產(chǎn)生重要影響，對國家在經(jīng)濟全球化中開展國際競爭提供了更為寬廣的信息來源。

（三）保存與查詢

經(jīng)濟的發(fā)展帶動了檔案工作的變革，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案已不能完全適應(yīng)經(jīng)濟形勢的變化，電子文件、電子檔案通過網(wǎng)絡(luò)變得更加便捷，且保存簡易。一旦紙質(zhì)檔案丟失，便可通過電子文件和保存的電子檔案進行查詢，尤其是當發(fā)生重大自然災(zāi)害，如暴雨、雷電、地震等災(zāi)難時，紙質(zhì)檔案一旦完全被毀，如有電子檔案異地備份保存，只要進行原始電子文件恢復(fù)，將起到其他方式再現(xiàn)歷史不可替代的作用。特別是國家在經(jīng)濟全球化趨勢中應(yīng)對經(jīng)濟糾紛，如有電子文件、電子檔案保存，它將會給國家提供法律依據(jù)，打贏國際官司、挽回經(jīng)濟損失功不可沒。

二、電子文件、電子檔案的管理

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)

檔案作為真實記錄社會政治、經(jīng)濟、科技、文化等各項活動的第一手材料，是人類社會記錄、傳遞、留存信息的重要工具，是一個國家或地區(qū)歷史文化財富的重要載體。伴隨信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用而產(chǎn)生的電子文件和電子檔案，同傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件、檔案一樣，都是首都重要的信息資源和珍貴財富。各地區(qū)、各單位應(yīng)提高對保存電子文件和電子檔案重要性的認識，加強對電子文件和電子檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將電子文件和電子檔案的管理納入本地區(qū)、本單位的信息化建設(shè)規(guī)劃。健全檔案工作網(wǎng)絡(luò)，將對電子文件形成及管理全過程的要求相應(yīng)納入各級領(lǐng)導(dǎo)、電子文件形成部門和檔案部門或人員的職責(zé)范圍，確保電子文件和電子檔案的真實、完整及有效性。

（二）做好辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)設(shè)計和應(yīng)用工作

各地區(qū)、各單位在開發(fā)設(shè)計辦公自動化系統(tǒng)時，應(yīng)統(tǒng)籌考慮電子文件歸檔和電子檔案管理問題。檔案部門或人員應(yīng)在系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計人員的技術(shù)指導(dǎo)及對辦公自動化環(huán)境下文件形成全過程充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，全面、準確地提出電子文件歸檔和電子檔案管理的功能需求。同時，在辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)與應(yīng)用的整個過程中，系統(tǒng)開發(fā)設(shè)計和維護人員要與檔案部門或人員密切合作，以保證辦公自動化環(huán)境下電子文件和電子檔案的有序形成和安全保存。

（三）及時做好電子文件的歸檔和電子檔案的移交工作

各單位應(yīng)將具有憑證和參考價值的電子文件納入歸檔范圍，并在歸檔電子文件時，同時歸檔同版本的紙質(zhì)文件及保證電子文件長期可讀的相關(guān)數(shù)據(jù)和背景信息。檔案部門或人員負有對本單位電子文件形成、積累、整理、歸檔工作的監(jiān)督職責(zé)。各單位還要按照同級國家綜合檔案館的要求，定期向同級國家綜合檔案館移交電子檔案。

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一、分析檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的特點

首先，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化使檔案的載體呈現(xiàn)出多樣化的特點，網(wǎng)絡(luò)的普及加速了現(xiàn)代檔案管理工作辦公自動化的發(fā)展，使得檔案的形式載體除了文字外，還有集合了圖像、影像、聲音、文字于一體的多媒體信息。在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的形勢下，電子計算機等技術(shù)是完成現(xiàn)代檔案內(nèi)容信息管理的重要媒介。其次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化使檔案的收集工作呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化的特點。檔案的收集工作在檔案館中具有重要的意義，決定著檔案館藏是否具有價值，網(wǎng)絡(luò)化的運用為檔案的收集工作開創(chuàng)了新的方式方法，檔案管理工作人員可以運動多媒體、網(wǎng)絡(luò)，快速地收集電子檔案，提高檔案收集工作的效率，最大限度豐富檔案館館藏。再次，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化還能加快檔案服務(wù)工作的網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理部門可創(chuàng)建主題檢索系統(tǒng)，以供需要進行查詢的人們通過網(wǎng)絡(luò)實時瀏覽，足不出戶就能夠查閱到所需要的檔案信息，而不需要親自來到檔案館查詢，節(jié)省了人們的時間，有效提高其利用的效率。

二、實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的途徑

（一）更新觀念

實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，首先檔案管理工作人員需要更新觀念，關(guān)注現(xiàn)今社會的形勢及其迸發(fā)出來的新問題，將檔案管理工作與社會活動緊密地結(jié)合起來，構(gòu)建開放型檔案工作。不斷學(xué)習(xí)并加強自身的檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、科技化意識，努力學(xué)習(xí)相關(guān)的計算機管理知識，加快檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的進度及效率。同時不斷強化自身的業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí)，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力和綜合分析能力，提升自身現(xiàn)代信息技術(shù)，管理技術(shù)的熟練度，努力使自己成為既精通檔案管理業(yè)務(wù)知識，又熟悉計算機管理技術(shù)的具有雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才。其次，檔案管理工作人員還需改變以往的被動、消極性檔案管理服務(wù)，創(chuàng)新服務(wù)思想，與時俱進，主動去思考、聯(lián)系、實踐。樹立現(xiàn)代的服務(wù)理念，突破傳統(tǒng)服務(wù)思想，開啟新的思路。勇于接受檔案管理新思想、新方法、新技術(shù)，擴大檔案服務(wù)的范圍，可通過了解用戶需求的方法，確定檔案服務(wù)的方向，以解決用戶的現(xiàn)實需求為己任。通過研究近年來現(xiàn)行文件利用情況，并將其分類規(guī)整，總結(jié)出其規(guī)律性，采取多樣化的途徑，為用戶提供檔案服務(wù)。

（二）抓好信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)

信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的基礎(chǔ)，包括數(shù)字檔案信息的形成、收集、歸檔、整理、鑒定，存儲、保管、保護，檢索、傳遞、利用、統(tǒng)計、銷毀等全過程，建設(shè)檔案信息數(shù)據(jù)庫能有效實現(xiàn)檔案信息的儲存、分類、檢索、查詢和使用，實現(xiàn)電子檔案信息的有效和快速歸檔，在很大程度上提高信息利用率。信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)需要加強對檔案網(wǎng)站的建設(shè)，確保網(wǎng)站系統(tǒng)存儲的檔案信息資料內(nèi)容豐富，否則難以滿足利用者的各種利用要求，并注意要及時更新網(wǎng)站，補充信息內(nèi)容。還有在設(shè)計網(wǎng)頁界面時要從利用者的角度出發(fā)，做到字體清晰、一目了然。進一步深化檔案檢索工作，為利用者提供高效的信息服務(wù)。實現(xiàn)文檔一體化，將檔案管理與文件管理整合到一個管理系統(tǒng)之中，進行文件生命周期的全過程的統(tǒng)一控制和管理，文檔一體化使文件與檔案之間不再界限分明，同時由于文檔一體化能清晰記錄并反映電子文件形成和辦理的全部動態(tài)過程及相關(guān)的背景信息，能確保電子文件的原始性與可靠性得到認證。最后，信息數(shù)據(jù)庫的建設(shè)還需及時進行設(shè)備的更新?lián)Q代，計算機等硬件設(shè)備的質(zhì)量和性能是實現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的重要條件。

（三）強化對電子文件的收集與歸檔工作

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《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理》及一些類似的檔案標準規(guī)范中對項目文件歸檔范圍做了較為詳盡的規(guī)定，但是不是只要我們按照此規(guī)范對項目資料進行收集，就能夠保證項目檔案的齊全、完整、系統(tǒng)呢？其實不管是不是重大建設(shè)項目，每個項目要完成的工作內(nèi)容，達到的目標是不同的，產(chǎn)生的文件類型也不相同，我們必須根據(jù)上級批復(fù)的可研、初步設(shè)計、任務(wù)書或簽訂的合同內(nèi)容來確定項目開展過程中會產(chǎn)生的文件類型與數(shù)量，并跟進項目開展的實際狀況，才能夠真正實現(xiàn)項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)。在曾經(jīng)完成的幾個項目中遇到過一些情況：固定資產(chǎn)投資項目中設(shè)計方移交的文件只有可研、初設(shè)及施工圖，相關(guān)的設(shè)計輸入文件、工藝要求、計算書卻沒有歸檔，那么從項目檔案的完整性來講，設(shè)計文件的完整性是有欠缺的；施工單位移交的施工文件中材料報審表中涉及到的材料見證件與報審表不符；設(shè)備采購過程中對合同、技術(shù)協(xié)議的內(nèi)容執(zhí)行不到位，設(shè)備的質(zhì)量文件不完善，技術(shù)文件不全等情況時有發(fā)生……雖然，對檔案人員而言，專業(yè)技術(shù)問題不該我們負責(zé)，我們負責(zé)的只是文件資料的形式、數(shù)量，但是一個合格的項目檔案人員，在檔案收集這個環(huán)節(jié)，不能像以前坐在辦公室里等著項目管理部門向我們移交項目文件，移交多少，我們就接收多少，移交怎樣的狀態(tài)，我們就保管怎樣的狀態(tài)，要保證項目檔案的完整、齊全、準確，必須主動地參與到項目實施的全過程中，了解項目要做什么、怎樣做、最后做得怎樣，并對相應(yīng)階段的文件進行核實清理，才能保證收集工作的完整、系統(tǒng)、準確。

檔案的整理

檔案的整理結(jié)果反映了項目開展全過程的實際情況，體現(xiàn)出項目實施過程的全貌。檔案人員的任務(wù)就是力求通過對檔案材料的整理反映出項目開展過程中對項目經(jīng)費、項目質(zhì)量、計劃進度的全方位的有效控制。國家有關(guān)檔案法規(guī)對項目文件的整理與歸檔的責(zé)任單位有明確規(guī)定：誰形成、誰收集、誰立卷，但是當我們作為業(yè)主單位，作為任務(wù)的承擔(dān)單位，我們對項目開展過程中各分包單位提交的項目檔案如果只是單純的接收，而不關(guān)注移交文件的整理質(zhì)量，那么最后整個項目檔案是否能真實反映項目的系統(tǒng)、有效情況就要打一個大大的問號！例如：固定資產(chǎn)投資項目中常常遇到的一個典型問題就是竣工圖的更改：有些更改做了但做得不完全，不到位；有些就根本沒做；有些更奇怪，更改做得與更改單、技術(shù)核定單不相符，讓人不免對竣工圖的有效性產(chǎn)生懷疑。可見，檔案的整理過程，不僅僅是對檔案材料的排序、數(shù)量進行核對，更實際更重要的作用在于對項目的質(zhì)量控制進行最后的把關(guān)。高質(zhì)量的整理結(jié)果，呈現(xiàn)的一定是一個脈絡(luò)清晰，質(zhì)量可靠的項目實施概況。也就是說，檔案的整理過程是對項目質(zhì)量的一個控制過程，要保證項目檔案的整理質(zhì)量，檔案人員必須充分了解項目進行的全過程，遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性，保持文件的有機聯(lián)系，才能保證文件的真實有效，而真實有效的項目檔案才是對我們的工作有指導(dǎo)、幫助作用的可利用的檔案。

檔案編目

在完成對歸檔材料的收集、整理后，我們要做的是檔案編目工作。對歸檔的文件材料的頁號、案卷封面、案卷脊背、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表等進行編寫。按照著錄規(guī)則，通常應(yīng)該著錄的內(nèi)容包括：序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號等，其中文件材料題名是我們在提供檔案利用時使用得最多的信息，在此項數(shù)據(jù)中，我們通常填寫的是文件材料的封面全稱，這種方式對文書檔案非常適合，但在科研檔案中，有時就不能完全反映檔案材料的內(nèi)容，例如我單位的技術(shù)服務(wù)項目，簽署的合同封面一律為技術(shù)服務(wù)合同，有些在合同次頁有具體工作名稱，有些就只有甲方對乙方工作內(nèi)容的規(guī)定，少則幾條，多則幾十條、幾十頁，如果我們在進行編目時不能夠?qū)贤瑑?nèi)容進行概括提煉著錄進文件材料題名，那么要找到指定內(nèi)容的技術(shù)服務(wù)合同，就不亞于大海撈針了。因此，在檔案編目這個工作環(huán)節(jié)中，我們在錄入文件材料題名時，一定要對文件內(nèi)容作仔細地研讀，力求將文件主題內(nèi)容反映出來，以利利用。

檢索

檢索是在我們完成對檔案材料的整理、編目后，為滿足利用者需求而做的準備工作，我們將文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期等錄入數(shù)據(jù)庫中。利用者根據(jù)自己的需求，在相應(yīng)查詢窗口輸入檢索信息以取得所需檔案內(nèi)容。在這個工作環(huán)節(jié)中，如果我們僅僅按著錄規(guī)則錄入文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁號等數(shù)據(jù)，要滿足所有利用者的需求是遠遠不夠的?？萍紮n案的管理一般是根據(jù)科研生產(chǎn)項目、課題或?qū)I(yè)立卷歸檔，但科研單位人員可能因為所處的角色與位置不同，關(guān)注的對象會有所不同。為滿足各類人員的各種需求，應(yīng)根據(jù)本單位的機構(gòu)設(shè)置、部門職能分工及科研生產(chǎn)實際情況對檔案材料進行仔細研究，對利用頻率較高的信息進行匯總，增加項目階段、技術(shù)狀態(tài)、立項說明、關(guān)鍵技術(shù)指標、項目成果、專利情況等檢索項，提高了檢索效率。

檔案的查詢、借閱

身處基層的檔案工作者都深有體會，利用者都是帶著需要解決的問題來到檔案部門。但檔案館內(nèi)的檔案數(shù)量浩瀚，種類繁多，利用者很難對其有一個全面、深入、充分的了解。不管他們的利用目的和對檔案工作的熟悉程度如何，在獲取檔案資料上都需要檔案部門的協(xié)助。那么檔案人員就應(yīng)不斷充實多方面的學(xué)科知識，熟悉庫藏，提高自身的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平，為利用者提供盡可能全面的服務(wù)，根據(jù)利用者的實際情況采取靈活的服務(wù)方法：如對一些初次進館或不熟悉檔案情況的利用者，可向他們介紹館藏內(nèi)容、檢索工具體系及使用方法，使他們對檔案館的情況有一個總體了解，以選擇查詢方法和檢索途徑；對一些表達不清自己需求的利用者，可主動詢問其利用目的，把握其要求，有的放矢的去指導(dǎo)或幫助其查詢；對于某些利用者面對幾份各不相同或相互矛盾的檔案材料而無所適從時，可適時的參與其利用活動，根據(jù)自己對館藏檔案的了解，為他們在對檔案信息進行篩選時提供幫助。也就是說，在我們檔案人員與利用者之間要建立一種相互信任、相互理解的和諧關(guān)系，以多種形式迅速、準確、系統(tǒng)地開發(fā)、傳遞、應(yīng)用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的利用價值，為企業(yè)各項工作提供有效服務(wù)。

總之，作為基層檔案管理人員的我們，在傳統(tǒng)的工作內(nèi)容及職責(zé)中，必須體現(xiàn)出與時俱進的工作特點與管理特征。那就是，我們不能只局限于檔案的收集、歸檔，滿足利用者的提名調(diào)卷。在我們的檔案收集、整理、組卷工作中，我們履行的是對項目質(zhì)量的質(zhì)保監(jiān)督職責(zé)，我們的工作是項目質(zhì)量控制過程中不可或缺的部分；在我們提供檔案的檢索、利用工作中，我們履行的是對檔案內(nèi)容—即單位歷年各項科研、生產(chǎn)活動內(nèi)容的總結(jié)、提煉、匯總、統(tǒng)計管理職責(zé)。因此檔案人員不僅要熟悉專業(yè)，精通檔案業(yè)務(wù)，還必須隨時掌握本單位的科研、生產(chǎn)動態(tài)，做好提供利用的準備和信息的輸出工作，高質(zhì)量地履行檔案人員的工作職責(zé)。實現(xiàn)由檔案實體保管員向檔案知識管理者、知識提供者及決策咨詢者的轉(zhuǎn)變。

篇8

一、電子檔案的特點

電子檔案主要有著以下的層面的特點。首先電子檔案具有存儲空間小的特點，即電子檔案一般存在于移動或者固定的存在載體中，主要利用計算機磁盤，或者應(yīng)用應(yīng)硬盤進行存儲。例如，音像資料，以及圖片一般存儲在磁盤。比較于傳統(tǒng)的檔案存儲，電子檔案存儲空間較小，這對于檔案管理而言，是一種優(yōu)勢。其次，電子檔案還具有存儲信息量大的特點，存儲信息量大的特點，還是比較于傳統(tǒng)的檔案資料而得出的，檔案管理電子化，也是今后檔案管理的趨勢所在。對于音像，圖片檔案資料而言，存在的信息是十分豐富的。此外，比較于傳統(tǒng)的檔案資料，電子檔案管理的過程較為簡單，這種管理的過程中，體現(xiàn)在電子檔案的歸檔，加工以及存儲的層面[2]，總體的流程是較為簡單的，是電子檔案的優(yōu)勢所在。值得注意的是，電子檔案雖然管理過程較為簡單，但是具有較高地技術(shù)性，即在管理的過程中，需要大量的信息技術(shù)作為支撐，例如，電子檔案的維修觀力以及后期調(diào)用等，這對于檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出了較高地要求。總的來說，以音像，圖片為代表的電子檔案是今后檔案管理工作的重要內(nèi)容，不斷地分析其特點，根據(jù)其特點進行進行管理策略的提出，提升其管理層面的實效性，積極意義十分深遠。

二、提升音像與圖片檔案管理的實效性的策略分析

上文中對于電子檔案的特點進行了分析，電子檔案對于信息存儲層面有著一定的優(yōu)勢，但是在管理過程中，以及管理技術(shù)層面有著新的要求。根據(jù)電子檔案的特點，分析提升音像與圖片檔案管理的特點，成為了我們思考的問題。提升音像與圖片檔案管理的實效性，能夠為社會健康教育保存眾多的資料，能夠有效地提升健康促進服務(wù)發(fā)展，對于全市健康事業(yè)發(fā)展有著積極作用。

1、應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理

當前音像與圖片檔案的保存，主要是基于計算機進行保存，或者是應(yīng)用存儲硬盤進行檔案存儲，為了提升音像與圖片檔案管理的實效性，不斷地提升效率，促進檔案管理的質(zhì)量，積極應(yīng)用信息技術(shù)，開展平臺化的檔案管理模式十分關(guān)鍵。首先，信息化平臺開展檔案管理，就是根據(jù)工作建立相應(yīng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)對于各個檔案進行歸檔，分類，形成相應(yīng)的目錄，對于各個檔案的信息進行存儲。例如，根據(jù)存儲檔案的不同，在信息化平臺中對于檔案存儲的類別進行劃分，然后按照已經(jīng)劃分好的類別，直接進行電子資源上傳。其次，這種信息化的平臺系統(tǒng)，就是使得音像與圖片檔案的存儲更加地清晰明了，對于相應(yīng)的信息能夠完備地進行記錄。例如，在平臺中存儲圖片，能夠十分容易找到存儲位置，在存儲的過程中，會彈出相應(yīng)的窗口，填寫相應(yīng)的圖片信息，如，對于圖片的大小，生成時間，文件類型，打開方式等信息均進性記錄，然后進行存在，保證了信息層面的完整性。此外，應(yīng)用信息化平臺[3]，進行音像與圖片檔案管理，能夠較為容易地進行資料的調(diào)取，不用像直接利用計算機磁盤存儲一樣，需要尋找電子檔案。應(yīng)用信息化平臺，不僅僅有利于音像與圖片檔案的存在，還有利于檔案的調(diào)取，還可以不斷地引入新技術(shù)，高效地管理檔案。值得注意的是，為了保證音像與圖片檔案的安全性，信息化平臺開展檔案管理也是在沒有網(wǎng)絡(luò)接入的狀態(tài)下應(yīng)用，并且通過技術(shù)手段，定期地查殺病毒，保證信息化存儲平臺的安全。應(yīng)用信息化平臺開展檔案管理，是的音像與圖片檔案管理更加系統(tǒng)，更加規(guī)范，對于檔案管理的實效性提升有著十分積極的意義。

2、建立檔案管理制度

音像與圖片檔案在管理的過程中，與傳統(tǒng)檔案有著較大的差別，為了適應(yīng)今后大量電子檔案出現(xiàn)的趨勢，建立相應(yīng)的檔案管理制度，是提升音像與圖片檔案管理實效性的有效思路，使得音像與圖片檔案管理管理均按照制度開展，均規(guī)范化的開展，對于實效性的提升十分關(guān)鍵，主要有著以下層面的體現(xiàn)。首先，建立適應(yīng)于單位自身工作特點的檔案歸檔工作，即對于音像，圖片檔案的相關(guān)信息進行規(guī)定，對于文件大小，類型進行制度層面的要求，保證檔案的良好地存儲性。在音像圖片檔案管理的過程中，制定相應(yīng)的歸檔制度，應(yīng)當高于《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的標準，使得制度更加適應(yīng)工作實際，更加具有針對性。其次，電子檔案管理的過程與傳統(tǒng)檔案管理有著較大的區(qū)別，因此建立電子檔案的保管制度也是十分關(guān)鍵的[4]。其一，應(yīng)當定期地對于音像與圖片檔案進行檢查，及時地發(fā)現(xiàn)存儲過程中的問題，尤其是對于存儲過程中存在的并且進行及時地查殺。其二，音像與圖片檔案存儲的過程中，對于相應(yīng)的物理環(huán)境也要進行制度層面的建立，對于光，磁等環(huán)境要素進行定期檢查。此外，音像與圖片檔案，的安全問題也是十分關(guān)鍵的，因此應(yīng)當建立必要的安全制度。例如，對于音像與圖片檔案的存儲，拷貝，修改等均進行書面的記錄，能夠有效地提升檔案的安全性。值得注意的是，由于人員的更迭，部門之間的拆分與合并，檔案在移交的過程中容易發(fā)生損毀，因此建立電子檔案移交的制度也是十分必要的，尤其是人員更迭的過程中，責(zé)任人之間做好相應(yīng)的工作移交?？偟膩碚f，制度的建立，能夠有效地規(guī)范音像與圖片檔案管理的過程中。這對于檔案管理的實效性提升十分有利，同樣促進了檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，應(yīng)當引起我們的重視。

3、提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

音像與圖片檔案作為一種新的檔案管理形式，與傳統(tǒng)的檔案管理有著較大區(qū)別，為了提高電子檔案管理的整體效果，檔案管理人員需要具備?^強的專業(yè)水平和素質(zhì)。因此通過人員素質(zhì)提升的角度促進檔案管理實效性的提升同樣十分關(guān)鍵。首先，應(yīng)當不斷地提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。音像與圖片資源在歸檔的過程中，需要相應(yīng)的編輯，工作，需要使用角度的計算機軟件，尤其是一些多媒體軟件，不斷地加強檔案管理人員對于軟件的使用能力是必要的。在音像與圖片檔案管理的過程中，放光，防潮，防磁同樣需要一定的專業(yè)知識，因此定期地對于檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)知識進行培訓(xùn)考核，能夠有效地促進檔案管理的質(zhì)量水平。其次，音像與圖片檔案檔案管理中，還應(yīng)當不斷地促進檔案管理人員養(yǎng)成較高地責(zé)任意識，即對于存檔的各類資料負責(zé)，在維護檢查的過程中，具有很強的責(zé)任意識。例如，在檔案移交以及檔案記錄的過程中，全面系統(tǒng)地對于音像與圖片檔案的歸檔與管理進行書面記錄[5]，能夠為后期工作作出重要的依據(jù)。此外，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，還要不斷地對于檔案管理人員進行考核，例如，定期開展檔案人員專業(yè)知識的競賽等活動，在輕松的氛圍下，促進檔案管理人員不斷地提升意識，不斷促進自身專業(yè)素質(zhì)的提升。總的來說，提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，使得檔案管理人員能夠適應(yīng)電子檔案普及的背景，積極進行工作層面的轉(zhuǎn)變，積極意義十分深遠。

篇9

一、檔案的發(fā)展

檔案是指可以保障一個國家或社會檔案事業(yè)發(fā)展的工作，它是各種社會條件和檔案事業(yè)，對社會產(chǎn)生的各種作用和影響因素的總合。檔案的發(fā)展，從歷史上就有著不同的觀點。人類的祖先利用“結(jié)繩”與“刻契”的方法來加強自己的記憶。在人類沒有文字的時候，就利用“結(jié)繩”來加強記憶，也就是指通過繩子上打結(jié)的大小、多少的不同，來記憶不同的含意，這樣就可以代表不同的事件。古時候由于沒有文字，就以結(jié)繩為約，如果事大，就會大結(jié)其繩，如果事小，就會小結(jié)其繩。這種利用結(jié)繩來表示不同的含意，就是古時候?qū)τ谛枰洃浀臋n案。通過對古時候“結(jié)繩”的分析，我們就可以清楚的看出，當時的人類就已經(jīng)具備了記事、備忘、信守、憑證等檔案雛形的基本意義，因此翻閱歷史，就可以認定結(jié)繩就是古時候檔案的雛形，這種結(jié)繩的形式就是原始的檔案形式。但是，隨著人類的發(fā)展，檔案的一般意義已經(jīng)發(fā)生了轉(zhuǎn)變，它的含義是指人類社會在進入階級社會之后，由于文字產(chǎn)生與應(yīng)用，已經(jīng)逐漸形成了相關(guān)的文件材料。因為社會生產(chǎn)力的不斷發(fā)展，人類已經(jīng)開始出現(xiàn)了自己私有的財產(chǎn)，這樣也就出現(xiàn)了階級分化。與此同時，由于文字的發(fā)明，這時就需要文字為社會生產(chǎn)與國家管理的需要，需要使文字作為溝通與保持的信息的工具，因此文字的利用得到了空前的發(fā)展。這時候，這些文字資料就開始成為當代所需要的檔案了。由此可以看出，當代檔案產(chǎn)生與文字的產(chǎn)生具有非常密切的聯(lián)系，因此可以說檔案是人類社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。同時，檔案的產(chǎn)生也是人類社會發(fā)展的需要，因此，檔案管理與人類社會發(fā)展具有緊密的相關(guān)性。

二、檔案的特點

檔案的特點，顯現(xiàn)在不同時期，檔案都有著自己的獨特特點，但對于檔案的特點而言，大致可以概括為四個方面：第一個特點是檔案資料的來源，具有一定的廣泛性。在檔案與其它文獻之間的比較，檔案的特點更加廣泛性，它具有極具分散的意義。第二個特點是檔案在形成上具條件性。我們知道檔案是一些文件材料的綜合體，它是通過有條件的轉(zhuǎn)化而形成的，當然，有些檔案并不都是有原始記錄的檔案。同時，檔案又必須是已經(jīng)辦理完畢的工作過程，它對今后的工作具有一定查考價值的材料。第三個特點，做為檔案載體，就應(yīng)具有一定的多樣性。檔案在其物質(zhì)載體的形式具是各種形式，需要不斷演變。因此，不管是任何材料制成的檔案，它只要符合一定的條件，都可以成為有參考價值的檔案。第四個特點，最為檔案必須在記錄上具有較高的原始性。檔案的原始性，就是檔案特點中最明顯的特點，它也體現(xiàn)出了作為檔案的特征。檔案所具有的原始記錄性特點也是檔案最為顯著的區(qū)別所在?？傊?，在檔案管理工作中，認清檔案的特點，這是促進檔案從業(yè)人員工作效率的前提。

三、檔案管理的意義

檔案管理，是指人事管理中所形成的記述與反映個人經(jīng)歷、德才等方面的情況，并按照相關(guān)規(guī)則要求給予整理、保管，成為后期查考的文件材料。在社會經(jīng)濟發(fā)展過程，檔案管理可以有效性的針對每一種活動，可以對這些活動進行開展、記錄與管理工作，也可以利用文字、圖片、音像等材料，得到規(guī)范整理與檔案建立，這些是對歷史負責(zé)的表現(xiàn)，也是對工作有效地指導(dǎo)。因此檔案管理是一項很重要的基礎(chǔ)工作，也是個人經(jīng)歷與社會實踐上的真實記錄，檔案記載了思想品德、業(yè)務(wù)能力與工作實績的真實性反映，檔案是客觀地考察、了解、正確選拔干部的重要依據(jù)。同時，作為檔案管理與服務(wù)中心，對于檔案管理工作的有效與否，可以影響當?shù)氐恼?、?jīng)濟生活的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作有著舉足輕重的作用，檔案管理的有效性，可以直接或間接地影響單位及當?shù)厣鐣?jīng)濟的發(fā)展。

四、提高檔案管理的實效性

1.檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)時代的發(fā)展，檔案管理要突破傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲模式，這樣就可以在管理上實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、信息化。檔案管理的信息化實現(xiàn)，必須是建立在計算機信息系統(tǒng)的有效開發(fā)與運用。由于計算機網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展，可以有效解決在網(wǎng)絡(luò)下防范計算機病毒以及黑客的攻擊，這樣就可以確保電子檔案的安全。因此實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和信息化，就需要重視電子人才檔案的真實性。這樣就可以通過檔案管理的真實性問題的實現(xiàn)，就能更好的、更便捷的促進人才的發(fā)展。

篇10

一、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作的特點

（一）檔案信息存儲逐漸數(shù)字化

檔案信息存儲的數(shù)字化以及系統(tǒng)化是在數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作所表現(xiàn)出來的最基本同時也是最明顯的特點。在數(shù)字信息化背景下，電子存儲成為醫(yī)院檔案管理存儲的主要手段，其避免了傳統(tǒng)采用紙張進行存儲時的限制性以及局限性較大的弊端，并增大了存儲方式的自主性以及靈活性，且存儲方式也逐漸變得多樣化[1]。

（二）檔案信息資源更加多元化

信息來源的寬廣是數(shù)字信息化背景下的最大特點，其擁有更大的信息共享化平臺，能最大可能的滿足醫(yī)院檔案管理工作中各方面的需求。檔案信息管理的多元化以及復(fù)雜化在一定程度上也依賴于醫(yī)院檔案管理信息來源的多元化。計算機信息技術(shù)的普及以及發(fā)展，提升了醫(yī)院檔案管理工作的水平，并密切了醫(yī)院各部門之間的聯(lián)系以及溝通。

（三）檔案信息處理的時效性更高

醫(yī)院檔案管理的范圍隨著醫(yī)療事業(yè)的不斷進步以及發(fā)展也在不斷的擴大，它已不再只局限于各個職能部門之間的檔案管理工作，而更體現(xiàn)在醫(yī)院所有醫(yī)護人員、患者以及其他醫(yī)療機構(gòu)之間對檔案管理工作的需求，這就表明，在醫(yī)院的檔案管理工作中相關(guān)工作人員應(yīng)該更加認真的投入到工作中，并及時處理相關(guān)部門的檔案管理信息[2]。同時，還要通過各種有效手段將檔案管理工作數(shù)字化以及網(wǎng)絡(luò)化。

二、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理工作所面臨的困難

（一）對信息化檔案管理工作的重視度不夠

數(shù)字信息化背景下，醫(yī)院的檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)，并展現(xiàn)著新的特點，同時，數(shù)字信息背景下，也為醫(yī)院的檔案管理工作提供了新的機遇。在各種問題中，最為重要的問題就是對醫(yī)院檔案管理工作的不夠重視，主要表現(xiàn)在：信息化檔案管理宣傳工作不到位；對檔案信息化管理的資金投入不到位；并沒有建立較為完善的信息化檔案管理管理系統(tǒng)[3]。

（二）電子檔案管理的不足

在醫(yī)院檔案管理信息化實施過程中，積極推動管理工作進程的標準化、制度化以及規(guī)范化等是檔案管理各項工作中的重要內(nèi)容。但從目前的醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，醫(yī)院各項管理制度還存在不完整的問題，這對于醫(yī)院檔案信息化管理進程的順利實施帶來了巨大的阻礙。

（三）檔案管理人員素質(zhì)有待提高

伴隨著信息化的飛速發(fā)展，工作人員的工作能力提高問題以及素質(zhì)提高成為了醫(yī)院檔案管理工作中不可忽視的重要問題。目前，在醫(yī)院檔案管理工作中工作人員所存在的問題主要包括人才知識的老化、信息化水平相對較低、知識結(jié)構(gòu)不合理以及相關(guān)管理人員能力不足等[4]。數(shù)字信息化背景下，檔案管理工作人員不僅要求其具有扎實的管理基礎(chǔ)知識，還要掌握一定的管理工作規(guī)律。

三、數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的管理策略

（一）提升認識，加強對醫(yī)院檔案管理工作的重視

對醫(yī)院檔案管理的重視可從以下兩個方面著手，首先第一方面為加強醫(yī)院檔案信息化管理的宣傳工作，提升工作人員的檔案管理水平以及意識；另外，還應(yīng)積極加強在檔案管理工作中的硬件設(shè)施以及軟件設(shè)施的投入，積極推動檔案管理的信息化，建立高效穩(wěn)定的檔案管理體系，積極提高信息化程度。

（二）努力提升電子檔案管理的規(guī)范化以及標準化水平

完善的檔案管理體系是保證醫(yī)院檔案管理工作順利開展的重要保障，我們應(yīng)建立并健全一系列管理制度、監(jiān)督制度以及激勵制度等，以促進醫(yī)院檔案管理工作的制度化以及標準化。另外，還應(yīng)將電子檔案管理工作的規(guī)則以及標準進行建立，以促進醫(yī)院檔案管理的順利進行。

（三）全面提升醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)