導(dǎo)語：如何才能寫好一篇檔案整理案例，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

目前，照片檔案的收集和征集工作已引起重視，對收集和征集的照片如何按規(guī)范進行整理，這是檔案業(yè)務(wù)建設(shè)中的一項新工作。本人擬依據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)《照片檔案管理規(guī)范》和《浙江省照片檔案管理規(guī)范實施細(xì)則》，結(jié)合實際，談?wù)務(wù)掌瑱n案的征集和整理。

一、照片檔案的征集

檔案室接收照片是依據(jù)《檔案館工作通則》的規(guī)定，在接收其他載體形態(tài)檔案的同時接收照片檔案。但是，一方面由于檔案室照片檔案工作開展較晚，還有大量的照片散存在部門及個人手中，這就不能保證檔案室接收的照片檔案的完整性，另一方面為了豐富檔案室藏，檔案室征集照片在內(nèi)容上應(yīng)該貫穿以本單位為主的思想，使室藏具有濃厚的單位特色，所以應(yīng)隨時收集和征集反映本單位特色的和具有保存價值的照片檔案。

1.檔案室征集照片檔案的途徑與要求

征集照片檔案，一是向社會各方面征集，如向相關(guān)的本系統(tǒng)的兄弟單位征集。二是向私人征集。征集采取無償和有償征集相結(jié)合的辦法。另外，檔案室還可根據(jù)需要與有關(guān)單位合作補拍或翻拍一些有價值的照片。

檔案室在征集照片時，盡量要求底片、照片和文字說明齊全，底片與照片的影像相符，以保證照片檔案的完整準(zhǔn)確，對于無法確定照片內(nèi)容的要進行考證。

2.照片檔案的征集范圍

確定征集范圍，是確保照片檔案齊全完整的基本條件，檔案室在征集照片的同時，應(yīng)根據(jù)豐富室藏和反映單位特色的要求，制訂出照片的征集范圍，就本單位來講，本人認(rèn)為，檔案室征集照片大致有以下幾個方面：

參加黨代會、人代會、工代會、團代會、婦代會和其他重要會議的本單位代表主要照片；

國家局、省、地領(lǐng)導(dǎo)來處視察工作的照片；

領(lǐng)導(dǎo)參加外事活動的照片；

歷屆主要領(lǐng)導(dǎo)、先進生產(chǎn)（工作）者的照片；

本單位各項獎勵證書、獎品的照片；

本單位各項獲得各種榮譽的照片；

引進先進設(shè)備和技術(shù)的照片；

開展重大活動形式的照片；

反映本系統(tǒng)、本單位建設(shè)有一定特色的照片；

本單位發(fā)生的重大事故、自然災(zāi)害的照片。

3.照片檔案的鑒定

照片檔案的鑒定，也就是照片的篩選工作。在篩選照片的過程中，必須注意照片檔案的特性。

客觀性：照片檔案所反映的是真人真事和具體的事物，它不僅能把當(dāng)時的人物和事物如實的再現(xiàn)出來，而且能把當(dāng)時的環(huán)境、氣氛烘托出來，給人以真實的感覺。照片一經(jīng)形成，具有其獨立的形態(tài)，真實地記錄下客觀外界的反映。照片的價值，首先取決于照片的客觀性、真實性。

直觀性：照片檔案能生動形象地反映出事物的面貌，給人以活靈活現(xiàn)的感覺。照片既可以反映處容處貌、機械設(shè)備，又能再現(xiàn)其經(jīng)營生產(chǎn)狀況，照片檔案的直觀性和形象性是一般文字檔案所無能替代的。

再生性：照片檔案的真實性和形象性，促使它能夠吸引不同的利用者，而被廣泛地利用，雖然照片只有一張，但它可以用底片去加印，根據(jù)利用者的需要翻印，去滿足客觀多方面的需要。再生性是照片檔案的一個很大的特性，使它比一般檔案具有更大的通用價值。

鑒于照片檔案有上述特點，因此，對照片檔案鑒定應(yīng)與其他載體檔案的鑒定有所區(qū)別，凡屬反映一定歷史時期各職能管理活動的照片，都是人們活動的歷史記錄，它們都有一定的價值，應(yīng)作為檔案資料保存下來，具體保存方法有二種：一種是作為檔案組成案卷保存；一種是作為照片材料放在影集或盒子里保存，也就是把鑒定后的照片分兩方面存放。比如說，一個事件的照片歸檔，有多有少，多的幾十張，甚至上百張，對這類照片，就需要作鑒定、篩選，選留精品，剔出重份，把影像好的、有代表性的、能反映該事件全貌或內(nèi)容的照片挑選出來，組成案卷，成為照片檔案。對挑剩的照片，也應(yīng)適當(dāng)保留，不好輕易銷毀，因為憑移交部門和檔案人員鑒定，不能確保鑒定質(zhì)量，有些剔出的照片可能還會被利用，這在我們實際工作中遇到過這種情況。原因有多方面，主要原因在于挑選的眼光不同，利用目的不同。所以，對挑剩的照片另外加以保存，是有利無害的，還有一類照片，拍攝只有一、二張，而且利用率也很少，但它反映了單位在一定時期的某些職能活動。對這類照片，鑒于它的利用率不大，也可與刪選后剩下的照片放在一起。

總之，照片鑒定工作十分重要，確定照片是否需要保存，不光從其歷史價值、實際使用價值考慮，還應(yīng)作全面的權(quán)衡考慮。

二、照片檔案的整理

照片檔案的整理是科學(xué)地管理照片檔案，確保照片檔案的安全、方便使用的重要條件。具體地說就是將一組組、一張張有聯(lián)系的照片，通過分類、編排、加注文字說明等系統(tǒng)、規(guī)范地整理，組合在一起的工作。照片檔案的整理，有別于其它檔案的整理。究其原因，一是檔案室征集來的照片來源于不同的部門和個人，具有來源廣泛的特點；二是檔案室征集的照片，一般都是反映某一事件、某一問題、某一方面特色，它具有專題性強的特點。根據(jù)上述特點，檔案室在整理照片檔案時，首先要對照片檔案的歸屬進行分類、組卷，然后編目。

1.照片檔案的分類、組卷

檔案室照片分類采用一個全宗內(nèi)按年代—問題進行分類的方法。分類應(yīng)保持前后一致，同屬一類的，在分類的基礎(chǔ)上按時間的順序?qū)⒄掌们薪腔虿宕姆绞焦潭ㄔ谛卷撋?，然后加注文字說明。文字說明包括事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示出照片影像反映的全部信息。

若是一組照片，應(yīng)在一組照片的第一張的上方編寫總說明，說明采用橫寫的格式，寬度最窄不得小于50MM。凡是有總說明的，對總說明中已說過的內(nèi)容，分說明則不在重復(fù)，只要說清楚該張照片的主要內(nèi)容和主要人物即可，分說明中也可不再加注參見號。分說明在照片號前應(yīng)注“*”號，單張照片的說明在照片正下方或左右側(cè)書寫，其他與總說明同。

照片檔案的組卷，一般掌握在每卷三十頁左右芯頁為宜，若是案卷內(nèi)照片數(shù)量太少時，可把幾個年代中反映同一問題的照片組卷在一起，各年代之間用軟卷皮區(qū)分開，在各軟卷皮上分別編寫各自的檔號，統(tǒng)計照片檔案案卷數(shù)量時以軟卷為單位進行并注明照片數(shù)量。軟卷皮封面書寫與普通案卷封面同，案卷題名應(yīng)概括卷內(nèi)全部照片的基本主題。

2.照片檔案的編號和文字說明的編寫

（1）照片編號。同一類的卷內(nèi)照片按事件發(fā)生的時間先后順序排放，然后對每張照片編寫卷內(nèi)序號，照片號也就是案卷內(nèi)照片的順序號，一個案卷一個流水號。

（2）編寫文字說明。文字作為檔案的記錄手段，在照片檔案中占有相當(dāng)重要的地位，它是整個照片的有機組成部分。照片和文字說明是相輔相成的，是密不可分的整體。因此，必須把好文字說明這一關(guān)，文字說明包括照片事由、時間、地點、人物、背景、攝影者等六大要素，綜合運用這六要素，可概括地揭示照片影像反映的全部信息。

文字說明既要揭示出每張照片的內(nèi)容，又要簡潔、明了，不宜過長，避免啰嗦重復(fù)。

“說明”分有總說明、分說明。一般以照片的自然張為單元編寫說明，一組（若干張）有密切聯(lián)系的照片，開頭一張應(yīng)編寫總說明，再對編寫總說明的照片及其它各單張照片編寫簡要的分說明?？傉f明在開頭一張照片的上方書寫。分說明在各單張照片正下方書寫。

3.照片檔案檔號的編制

照片檔案檔號的編制以全宗號———目錄號———案卷號———張?zhí)柕姆绞竭M行，根據(jù)十大問題類來編制目錄號。主要從以下三方面考慮：（1）便于提供利用。采取問題相對集中的分類方法，可迅速、及時地提供利用；（2）有利于插卷。以后歸檔的照片可按不同類別歸入照片檔案中去。（3）避免案卷號的重復(fù)或留有空號，發(fā)生漏號等現(xiàn)象。

4.底片的分類和編號

底片是照片檔案的原始材料，照片檔案的再生性就起源于底片，沒底片就沒有照片，因此，做好底片的分類和編號是十分重要的。

（1）底片的分類

按底片的極性分成負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩種。

負(fù)片是經(jīng)曝光、顯影、定影等處理后的膠片，物象的明暗與實物相反，用來印制正片。

反轉(zhuǎn)片是通過感光、顯影過程，便能直接在底片上得到與原物象明暗和色彩完全相同的正像。反轉(zhuǎn)片不可復(fù)制，用它可直接進行照片制版，反轉(zhuǎn)片也可稱為正片。廣告片、幻燈片都屬于此類。

在每一全宗內(nèi)，由于負(fù)片和反轉(zhuǎn)片兩者極性相反，要按不同要求單獨整理和存放。

（2）底片的編號

底片分類后，要對各類底片進行編號。其方法是：同一類底片按歸檔順序編大流水號，其格式為全宗號——底片號。

底片編號應(yīng)用鐵筆編排刻寫在底片乳劑面右上角，放入袋中保管，底片袋右上角應(yīng)標(biāo)明底片號。復(fù)制底片應(yīng)在左上角標(biāo)注“F”字樣。按底片號順序?qū)⒌灼迦氲灼瑑?。底片案卷編號在全宗?nèi)編制案卷號并注明卷內(nèi)底片的起止號。

反轉(zhuǎn)片與照片一同分類編號，分別保管。

照片檔案的保管期限原則上與所反映的文書、科技等其他檔案保管期限一致。

5.對剔出照片、底片的處理

對整理后刪選下來的照片和底片，另外加以保存，以備選用。照片可裝入相冊或盒子里存放，底片裝入底片冊保存。這些照片、底片，也要分類編號，和組成案卷的照片檔案分類編號一樣。這樣做，是為了萬一利用這些照片、底片時方便查找，及時提供給利用者。

篇2

1 電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理的觀點

不論是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，從本質(zhì)上來看都是檔案，都具有檔案的特點，但因為他們的載體不同，所以也存在一定的不同。兩者都有相應(yīng)的缺點和有點，將兩者綜合起來，才能在應(yīng)用過程中取長補短，保證檔案管理工作的順利發(fā)展。在實踐活動方面來看，電子檔案和紙質(zhì)檔案均是以人的基本實踐為依據(jù)，對人們在社會各階段的生活信息進行收集整合，形成檔案。但是電子檔案的儲存時間要比紙質(zhì)檔案儲存的實踐要長，檔案的完整性更出色，由于電子檔案是以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為載體，所以更容易受到病毒的侵襲，安全系數(shù)比較低。紙質(zhì)檔案的載體是紙質(zhì)文件，安全系數(shù)相對就高，能有效保證檔案的真實性，使檔案在使用的過程中更清晰。但是紙質(zhì)檔案的載體很容易在保存過程中遭受破壞，不易保存，使用的時候檢索也很慢，有一定的排他性。通過分析，不難看出兩種檔案都有利弊，那么要想發(fā)揮各自的優(yōu)勢，更好的為使用者服務(wù)，就要對兩種檔案進行整合管理，相互之間各取所長，補己之短。

要想達(dá)到電子檔案和紙質(zhì)檔案共存的局面，就要使檔案管理者適應(yīng)新形勢的變化，積極創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理方案。首先，要順應(yīng)時代的變化，積極地應(yīng)對檔案電子化的轉(zhuǎn)變，從管理方法、管理制度等技術(shù)層面使電子檔案有合理的法律地位；其次，要穩(wěn)中求進，不光要充分利用電子檔案，還要做好紙質(zhì)檔案的保管工作，使兩種不同載體的檔案都發(fā)揮其所長，最大限度地把握檔案改革的主動性，做好自身的職責(zé)工作。當(dāng)前我國的檔案保管工作是在電子檔案建立的同時，還要對紙質(zhì)檔案一同保存，既保存了安全可靠真實性強的紙質(zhì)檔案，又發(fā)揮了電子檔案的優(yōu)勢，檢索快，利用效率高等優(yōu)勢。從根本上兩種檔案并存是必然的選擇，并對其進行有效的整合管理。

無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都要在記錄在同一個檔案管理系統(tǒng)中，運用自動采集的方式對電子檔案進行數(shù)據(jù)錄入，運用人錄入的方式進行紙質(zhì)檔案的錄入方式。同時，對一些重要的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化處理，使其在利用時更方便快捷。在檔案系統(tǒng)中，還要將兩種檔案進行統(tǒng)一的組合，維護檔案之間的相關(guān)聯(lián)系，便于使用。

2 電子檔案和紙質(zhì)檔案整合管理的具體要求

現(xiàn)如今，數(shù)字化信息技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也要利用電子技術(shù)建立一個網(wǎng)絡(luò)的信息辦公平臺?，F(xiàn)代化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理的模式有所不同，前者針對的是電子檔案管理，后者針對的是紙質(zhì)檔案管理。當(dāng)然，在現(xiàn)代化檔案管理中也要對紙質(zhì)檔案進行有效的管理，那么，要想有效的實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，對電子檔案和紙質(zhì)檔案完美的整合，就要做好下面幾方面工作。

2.1 同步歸檔工作

在對所收集到的紙質(zhì)文件進行詳細(xì)的檢驗和審核之后，需要及時的將紙質(zhì)檔案進行歸檔處理。而利用網(wǎng)絡(luò)所收集的電子信息，在進行有效的審核之后，也要及時的進行歸檔。無論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在歸檔的過程中，都需要符合相關(guān)的歸檔要求，只有符合歸檔要求的文件才能夠正式的進行歸檔。而在電子檔案歸檔時，要將其存入到制定的計算機硬盤中進行存儲，并且要注意標(biāo)記上已歸檔的標(biāo)記。

2.2 同步整理工作

要想使得檔案整理工作可以有效的開展，就需要采用折中的方法，實現(xiàn)對電力檔案和紙質(zhì)檔案的同步整理，由于電子檔案與紙質(zhì)檔案都具有檔案的共同入特點，兩者也都擁有一致的檔案號，所錄入的信息也基本上相同，因此，可以采用合二為一的方法對電子檔案以及紙質(zhì)檔案進行整理，確保在整理歸檔紙質(zhì)檔案的同時電子檔案也可整理完成。

2.3 同步鑒定工作

對于電子檔案的鑒定最理想的情況是南計算機自動鑒定，系統(tǒng)依照預(yù)定的保管期限表判斷保管期限；紙質(zhì)檔案可隨時鑒定，即時歸檔。

2.4 同步利用

在查閱檔案時，我們可以通過同一著錄的信息檢索紙質(zhì)和電子兩種不同類型的同一檔案。提供利用時，以電子檔案為主。在需要用紙質(zhì)檔案時，可按同一檔號提供紙質(zhì)檔案，這樣既提高了檔案的利用率，又減少了紙質(zhì)檔案的磨損，有利于紙質(zhì)檔案的長期保存從實質(zhì)講，電子檔案與紙質(zhì)檔案整合管理理念，實際上主張的是傳統(tǒng)檔案生命周期理論指導(dǎo)下檔案分階段管理的電子化實現(xiàn)。

3 加快檔案管理工作人員的知識結(jié)構(gòu)變革

加快檔案人員知識結(jié)構(gòu)的變革，多途徑、多層次培養(yǎng)人才是共存期檔案工作最根本的對策。由于電子檔案的來源廣泛，檔案人員要對電子檔案生成的全程監(jiān)控，就必須具備良好的計算機知識。現(xiàn)在不少單位的計算機技術(shù)人員不了解檔案，檔案管理人員不懂計算機技術(shù)，這就要求檔案工作者加強學(xué)習(xí)，更新知識，提高電子檔案的管理能力，盡快掌握電子檔案管理方面的基本知識和技能，對電子檔案管理涉及到的設(shè)備和技術(shù)，做到會操作、會管理、會使用，切實擔(dān)負(fù)起電子檔案管理的工作職責(zé)，做好開放教育電子檔案的管理工作。

篇3

根據(jù)省委組織部有關(guān)文件精神，經(jīng)市委同意，對鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨委書記、鄉(xiāng)鎮(zhèn)長（街辦主任）實行備案管理。鄉(xiāng)鎮(zhèn)換屆時，任免前報市委組織部備案，平時個別調(diào)整實行任免后備案。

一、任免前備案管理的程序

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）領(lǐng)導(dǎo)班子換屆任免前備案一般按下列程序辦理：

1、縣市區(qū)委按照規(guī)定的程序，經(jīng)過民主推薦、組織考察、書記辦公會醞釀、常委會研究后，對擬任或推薦任鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政正職人選與換屆領(lǐng)導(dǎo)班子調(diào)整方案一并報市委組織部備案。

2、市委組織部召開部長辦公會，對備案任免事項進行審核，提出審核意見，以書面形式予以回復(fù)。

3、縣市區(qū)委常委會及全委會議審議表決。

4、鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨代會或人代會選舉后，將選舉結(jié)果書面報市委組織部。

二、任免后備案管理的程序

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨政正職個別調(diào)整時，縣市區(qū)委按規(guī)定程序，在辦理任免手續(xù)或履行法律程序后，將任免文件及相關(guān)干部任免材料書面報市委組織部備案。

三、備案審核的主要內(nèi)容

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）黨政正職任免備案審核的內(nèi)容主要包括以下幾個方面：

1、班子職數(shù)和結(jié)構(gòu)。包括班子職數(shù)、年齡、性別、學(xué)歷、專業(yè)結(jié)構(gòu)等是否符合有關(guān)要求。

2、任職條件和資格。審核擬任或推薦人選的任職條件和資格，破格提拔的是否符合有關(guān)規(guī)定。

3、任免程序。審核干部任免程序是否符合有關(guān)規(guī)定。

經(jīng)審核，對不符合規(guī)定和要求的任免事項予以糾正。

四、任免備案材料

任免備案采取書面形式，備案材料按一式六份報送。

任免前備案材料包括：備案請示、縣市區(qū)黨委常委會議紀(jì)要、干部任免審批表、民主推薦測評情況、群眾反映問題的調(diào)查核實材料、需要說明的學(xué)歷材料以及其他有關(guān)材料。

備案請示標(biāo)題為《關(guān)于××縣市區(qū)鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政領(lǐng)導(dǎo)班子換屆人事安排方案的備案請示》。內(nèi)容包括：換屆人事安排方案的指導(dǎo)思想和原則、換屆方案形成情況、黨政正職調(diào)整方案，原任職人員不再繼續(xù)提名的應(yīng)說明原因和安排意向，同時，附黨政正職任免名冊。

備案請示以縣市區(qū)委文件報送。

鄉(xiāng)鎮(zhèn)（街辦）換屆時，事前備案材料應(yīng)在黨代會、人代會召開前一個月內(nèi)報送；個別調(diào)整事后備案材料，應(yīng)在辦理任免手續(xù)或履行法律程序后一個星期內(nèi)報送。

五、有關(guān)要求

篇4

關(guān)鍵詞：社會救濟，檔案，整理

 

社會救濟工作是以利他主義價值觀為指導(dǎo)，以科學(xué)的知識為基礎(chǔ)，運用科學(xué)的方法助人的服務(wù)活動，具有極強的社會性和實務(wù)性，所以，一系列助人服務(wù)的檔案也應(yīng)該運用科學(xué)的方法進行整理。科技論文。社會救濟工作檔案的整理首先要對社會救濟工作進行分類，然后按照具體步驟對每一類社會救濟服務(wù)中的每一具體個案進行整理歸檔。

1.按照社會或個人問題的成因進行分類整理

可按自然災(zāi)害、突發(fā)事件、社會環(huán)境、家庭變化等進行整理。A、特大自然災(zāi)害的發(fā)生，例如汶川地震，突然間，數(shù)萬人失去了生命，數(shù)萬家庭失去了親人，財產(chǎn)嚴(yán)重受損。受災(zāi)人員在巨大在壓力下會現(xiàn)絕望、焦慮等感受，全國上下，同心同德，眾志成城，抗震救災(zāi)，同時國家派出了大批的心理專家深入重災(zāi)區(qū)，開展心理干預(yù)和疏導(dǎo)，大部分災(zāi)民心理基本穩(wěn)定，逐漸走出大地震的陰霾，鼓起了生存的勇氣，廣大災(zāi)民大力開展自救運動，生產(chǎn)生活秩序基本走向正?；?。B、突發(fā)事件的發(fā)生，例如車禍，意外的車禍可能導(dǎo)致某人肢體截癱，原有的美滿家庭生活和人生軌跡可能因此而改變。專業(yè)的社會工作者對他所做的輔導(dǎo)包括探討車禍帶來的問題和挑戰(zhàn)，使其鼓起生活的勇氣，同自己和妻子、孩子進行溝通，幫助他聯(lián)系安排家庭中環(huán)境的改造，向他介紹社區(qū)康復(fù)資源和國家有關(guān)殘疾人就業(yè)政策等一系列工作，所有這些工作過程都要歸檔整理。C、社會環(huán)境的改變，例如企業(yè)破產(chǎn)造成員工失業(yè)，社會工作者要對因此而求助者進行心理安慰、聯(lián)系民政部門提供基本的生活保障、對其進行職業(yè)培訓(xùn)輔導(dǎo)、積極聯(lián)系就業(yè)單位等，所有這一系列的工作都要按程序整理歸檔。D、家庭變化，由于方方面面的原因，傳統(tǒng)家庭也在發(fā)生著變化，包括丈夫和妻子都在外面工作的雙親健全家庭、單親家庭（因為離婚或非婚生子女家庭）以及幾個孩子的相互之間沒有親緣關(guān)系的成年男女組成的一種混合性家庭。這些家庭很容易引起成員的心理問題或障礙，社會工作者對此所進行的心理調(diào)試工作是主要的，因此，對進行心理調(diào)試和疏導(dǎo)的每一個過程和細(xì)節(jié)都要仔細(xì)記錄下來，以分析個人變化和干預(yù)的結(jié)果。由于社會問題的復(fù)雜性，以上分類只是將問題簡單化而言的?？萍颊撐?。

2.按人群進行分類整理歸檔

可按兒童、青少年、老年人、婦女、殘疾人等類型劃分整理。A、兒童期作為人的生命中一個特殊階段，具有區(qū)別于其他人的特殊性，這種特殊性是多方面的、復(fù)雜的，同時也是多角度的。兒童社會問題主要是環(huán)境對兒童的傷害和兒童發(fā)展障礙兩個方面，由于兒童的特殊性，在實際工作中，有大量的案例需要有專門技巧的兒童社會工作者去服務(wù)。在對其服務(wù)過程中所使用的談話、調(diào)查、資料收集與研究、溝通等技巧，使用的心理輔導(dǎo)、角色轉(zhuǎn)換等理論和方法都要按程序記錄歸案。B、青少年期是一個充滿變化的時期，青少年社會問題主要是心理和情緒問題、網(wǎng)絡(luò)成癮問題、青少年犯罪問題、失學(xué)失業(yè)問題等，青少年社會工作必須充分尊重青少年的特點，從人與環(huán)境互動的視角多層面的開展工作，最終促進青少年健康發(fā)展。由于青少年是一個充滿活力的群體，一般按照系統(tǒng)的理論進行處理青少年社會問題，多個系統(tǒng)協(xié)同運作，是青少年社會工作者經(jīng)常運用的策略。因此在整理服務(wù)檔案時要對青少年社會工作者系統(tǒng)、青少年服務(wù)對象系統(tǒng)、青少年服務(wù)目標(biāo)系統(tǒng)、青少年服務(wù)行動系統(tǒng)四個系統(tǒng)中所有工作內(nèi)容和程序都記錄在案，以保證服務(wù)工作檔案的完整性。C、老年人又是人生的特殊階段，主要涉及身體健康、經(jīng)濟、情緒、代際關(guān)系、配偶關(guān)系、社會支持網(wǎng)絡(luò)等問題，維護健康是老年人最為關(guān)注和渴望滿足的需要，另外老年人由于職業(yè)生涯的結(jié)束，社會交往圈子的大大縮小，老年人晚年生活往往與孤獨、寂寞相伴，老年人的交流渴望也不榮忽視。因此對于每一個老年人社會服務(wù)個案的記錄要以健康保障服務(wù)、生活照料服務(wù)、精神慰藉服務(wù)等為重點，對其中的每個環(huán)節(jié)都認(rèn)真記錄歸檔。D、我國是世界上人口最多的發(fā)展是國家，女性約占13億總?cè)酥械囊话?，在社會發(fā)展中起著重要的作用?？萍颊撐摹Ｓ捎跉v史原因，婦女還處于相對弱勢的社會地位，有著特殊的需要和問題，需要社會給予特殊的幫助。目前針對婦女服務(wù)的個案問題主要是特殊困難女性的求助，重點是為失業(yè)女工提供的服務(wù)、為單親母親提供的服務(wù)、為家庭暴力中被虐婦女提供的服務(wù)及為進城打工妹提供的服務(wù)等。對于以上種種個案要將求助婦女面臨的問題或困惑、問題的排序、優(yōu)先解決的問題、問題的成因、用什么方法解決問題、解決問題過程中的細(xì)節(jié)問題進行整理，寫出詳細(xì)的結(jié)案記錄并歸檔。E、殘疾人由于心理、生理、人體結(jié)構(gòu)功能喪失而無法從事正常人的工作，如何使他們跨越人生障礙使自己的潛能得到發(fā)揮是專業(yè)社會工作者以特定的價值觀去服務(wù)所做的重點，在整理這類個案案卷時注意對殘疾人的康復(fù)服務(wù)和基本生活服務(wù)為重點進行整理歸類。

3.按社會或個人問題的性質(zhì)分類整理

可按經(jīng)濟困難問題和精神問題進行分類整理。A、經(jīng)濟困難問題，自然災(zāi)害發(fā)生引起的經(jīng)濟困難、企業(yè)破產(chǎn)職工失業(yè)使職工生活陷入困境、意外的事故造成身體殘疾而失去勞動能力引起的經(jīng)濟困難等都可以列為經(jīng)濟困難問題，然后對每個個案進行整理歸檔，這樣將如何解決經(jīng)濟困難問題的具體方法提煉出來以備總結(jié)使用。B、精神問題，精神問題往往產(chǎn)生于重大疾病纏身、不堪生活工作的壓力、特大自然災(zāi)害或突發(fā)事件的出現(xiàn)而無所適從等。精神問題的服務(wù)往往涉及到對服務(wù)對象的心理社會評估和介入問題，專業(yè)性較強，需要對心理評估所采取的專業(yè)方法、評估的過程及結(jié)果特別整理歸案，以便總結(jié)經(jīng)驗，提高專業(yè)工作水平。

篇5

關(guān)鍵詞：檔案管理；收集整理；

有很多方法可以提高檔案收集管理工作的水平，但是就我國目前的現(xiàn)狀來說，加大宣傳，提高檔案管理人員的意識尤為重要，因為沒有意識，難以付諸行動。另外，檔案管理部門應(yīng)該充分的發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，建設(shè)網(wǎng)絡(luò)管理體系，落實責(zé)任，并且要求各個部門加以配合等。

一、檔案收集整理的意義

做好檔案工作的方法有很多種，但是做好檔案整理收集工作無疑是最為重要的方法。如不做好整理工作，檔案后期管理將會出現(xiàn)很多問題。從中就可以預(yù)見到檔案收集整理工作的確十分重要。除了之外，檔案收集整理的意義還體現(xiàn)在如下方面：

首先，檔案收集整理工作有利于挖掘出有價值的檔案信息。很多檔案信息的價值都是在前期整理工作中發(fā)現(xiàn)的，針對這樣的檔案信息，整理工作人員會進行重點的記錄，以便后期這些檔案得到有效利用；其次，收集整理工作是檔案形成的一部分，沒有收集整理，檔案難以形成，收集整理的程度直接關(guān)系到檔案最終生成的效果，因此重視收集整理工作的確十分必要；最后，收集整理工作是檔案管理的一種重要的手段。檔案管理最基本的管理手段應(yīng)該就是收集整理，因為收集整理過程中，就可以對檔案進行分類、記錄各個檔案的關(guān)鍵詞等，因此檔案管理人員要做好自己的工作，必須加大收集整理力度。

二、提高檔案收集整理水平的對策

檔案收集整理的確是做好檔案管理工作的前提保障，這主要是因為檔案管理的前期工作就是檔案收集整理，如果前期工作未能打好基礎(chǔ)，必然會影響后期工作，基于此，提高檔案收集整理水平顯得格外重要。筆者認(rèn)為可以通過如下方式：

1、樹立檔案收集整理意識

現(xiàn)階段，仍然有很多管理人員意識不到檔案收集整理的重要性，在這些人口看來，收集整理工作并不是檔案管理的重要工作內(nèi)容，因為沒有必要投入過多的精力，因此很多時候，檔案收集整理制度完全沒有發(fā)揮作用，形同虛設(shè)，這是我國檔案收集整理水平一直都不是很高的重要原因。而正是由于檔案收集整理工作不到位，使得很多有價值的檔案信息資源流失，給我國的檔案管理事業(yè)造成了非常大的損失，為此，檔案管理部門有必要將提高管理人員的檔案收集整理意識作為重點，大力宣傳檔案法規(guī)以及相應(yīng)的檔案收集整理知識，尤其是檔案管理職工，必須對檔案收集整理知識有著充分的了解。這樣才能夠真正的實現(xiàn)檔案收集整理的規(guī)范化。

2、完善檔案收集整理體系、注重突出網(wǎng)絡(luò)

各個檔案管理部門應(yīng)該結(jié)合自身的檔案管理體系，按照現(xiàn)有的組織結(jié)構(gòu)設(shè)置情況來進行檔案收集整理體系的構(gòu)建，而在構(gòu)建該體系的過程中，應(yīng)該重點的突出網(wǎng)絡(luò)，因為網(wǎng)絡(luò)時代下，對檔案收集整理工作提出更多的要求，而網(wǎng)絡(luò)管理方式完全能夠符合該要求。網(wǎng)絡(luò)檔案收集整理體系需要保證從上到下每個環(huán)節(jié)都能夠有人負(fù)責(zé)，有人配合。

3、建立和健全管理制度，落實責(zé)任部門

檔案收集工作既要加強宣傳工作，通過多種渠道、多種形成、各種場合適時宣傳檔案知識和檔案法規(guī)，增強全員的檔案管理意識，使其自覺的配合好文件資料的收集和歸檔工作，又要制定出一系列的規(guī)章制度，為確保檔案資料收集的齊全性、完整性，必須建立嚴(yán)格的制度，制定檔案移交歸檔制度，明確檔案歸檔范圍、內(nèi)容及時間；制定電網(wǎng)建設(shè)項目檔案管理、檔案崗位規(guī)范和責(zé)任落實等制度。

4、積極主動上門收集，提高歸檔率

檔案收集工作除了建立健全檔案資料的收集歸檔制度，取得領(lǐng)導(dǎo)重視、各部門配合外，更重要的是專職檔案人員要做到“三勤”即腦勤、手勤、腳勤，愛崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)。檔案員應(yīng)根據(jù)檔案資料來源廣，范圍大的特點，不厭其煩主動上門，跟蹤收集。對于個別不按規(guī)定移交的部門，檔案員只要有耐心，經(jīng)常上門催交，與他們溝通，往往都能收到效果。

5、提高服務(wù)質(zhì)量，改變以往被動服務(wù)的局面

檔案室是檔案的管理者，同時也是檔案利用者的服務(wù)者。檔案管理員要從思想上樹立高度的服務(wù)觀念，克服“守攤式”的被動服務(wù)觀念，充分發(fā)揮助手作用，利用現(xiàn)代化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大，傳遞速度快的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案資源共享。加強編研工作，檔案員應(yīng)熟悉室藏檔案情況，通過對檔案分析研究，對檔案存在的大量信息進行篩選、歸納、綜合、摘編等步驟，編印成各種檔案參考資料，使利用者充分意識到檔案的價值和重要性。要從實際出發(fā)，有針對性的編制必要的檢索工具，為單位的安全生產(chǎn)提供服務(wù)。

6、制定檔案職業(yè)道德規(guī)范，提高從業(yè)者的道德水準(zhǔn)

當(dāng)前科學(xué)理性的發(fā)展對檔案從業(yè)者的職業(yè)活動與職業(yè)行為有了新的要求，職業(yè)行為規(guī)范化和理性化，因而，建立一種規(guī)則性的職業(yè)道德體系就成為各行業(yè)的迫切需要。為使檔案職業(yè)道德在從業(yè)者活動與職業(yè)行為中得以落實，檔案部門通常要通過制定規(guī)章、制度、守則等紀(jì)律來約束從業(yè)者。這些條款告訴從業(yè)者哪些行為符合職業(yè)道德，哪些行為不符合職業(yè)道德，同時會說明違反這些規(guī)定將帶來的負(fù)面影響或?qū)⒔o予失職者的處罰措施。在這里除了考慮將外在的檔案職業(yè)道德規(guī)范強制性地灌輸?shù)綇臉I(yè)者的職業(yè)活動中外，還應(yīng)當(dāng)關(guān)注檔案職業(yè)人員的內(nèi)心需要：他們不僅僅是單調(diào)枯燥的“辦公室+ 庫房”的生活，他們也需要融入社會各行各業(yè)的建設(shè)中，職業(yè)的價值要在與社會的交往過程中體現(xiàn)，一旦從業(yè)者的社會滿足感建立起來，他就能看到所從事的檔案職業(yè)的價值，并能自覺遵守各項規(guī)章制度。

三、結(jié)語

綜上所述，可知管理好檔案的方法不止一種，收集整理是必須要應(yīng)用的到一種方法，因為作為基礎(chǔ)性工作，檔案資源只有通過前期的收集整理才能夠歸檔，否則將會形成零散的信息，構(gòu)不成完成的檔案。檔案管理工作的主要來源可以說就是檔案收集工作，檔案收集整理工作水平的高低直接關(guān)系到檔案機構(gòu)在人們心目中的形象。也正是因為如此，很多檔案管理部門都開始重視檔案收集整理工作，并且不斷的研發(fā)新型的收集整理方式，這對我國檔案事業(yè)發(fā)展意義重大。

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篇6

[關(guān)鍵詞]檢測機構(gòu)；檔案管理；計量認(rèn)證；關(guān)系

計量認(rèn)證是根據(jù)《中華人民共和國計量法》(1985年9月)實施的對檢測機構(gòu)質(zhì)量管理和技術(shù)能力考核的一種活動。計量認(rèn)證在我國開展二十余年，對規(guī)范檢測機構(gòu)行為，整頓檢測秩序，提高檢測工作質(zhì)量發(fā)揮了積極作用。南寧市疾病預(yù)防控制中心作為檢測機構(gòu)，于1996年通過廣西壯族自治區(qū)技術(shù)監(jiān)督局計量認(rèn)證評審，并在多次評審復(fù)審考核中逐步建立了一套較為完整的質(zhì)量管理體系。隨著這項工作的深入開展，檔案管理工作被推向了質(zhì)量管理體系運行和認(rèn)證的前沿，檔案管理已成為質(zhì)量管理體系認(rèn)證的重要組成部分。同時計量認(rèn)證工作進一步推動檢測機構(gòu)的檔案管理，使檔案管理工作提高到一個新的水平。筆者就檔案管理工作與計量認(rèn)證之間的關(guān)系，結(jié)合質(zhì)量管理體系認(rèn)證活動的實踐，談幾點認(rèn)識。

一、計量認(rèn)證的內(nèi)涵

質(zhì)量的概念最先來源于工業(yè)生產(chǎn)，其定義是：產(chǎn)品達(dá)到或超過其價值所具備的品質(zhì)。每一種產(chǎn)品必須具備相應(yīng)的使用價值，因而質(zhì)量的主題是永恒的。作為檢測機構(gòu)的疾病預(yù)防控制中心，檢驗結(jié)果就是它的產(chǎn)品，同樣涉及到質(zhì)量問題。質(zhì)量體系認(rèn)證強調(diào)影響產(chǎn)品質(zhì)量的過程控制，在整個實驗室檢驗的過程中，如何避免可變因素對檢測結(jié)果的影響，保證結(jié)果的準(zhǔn)確、可靠和可重復(fù)性，是質(zhì)量控制的主要目標(biāo)。隨著人們對質(zhì)量的認(rèn)識不斷深入，實驗室質(zhì)量控制已不僅僅限于對實驗過程的監(jiān)測，還包括人員培訓(xùn)、正確地采集和運送樣本、正確選擇質(zhì)控物和確定質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)以及實驗質(zhì)量控制的綜合評價和管理等。

計量認(rèn)證就是對向社會提供公證數(shù)據(jù)的各種技術(shù)機構(gòu)的計量檢定、測試能力、可靠性和公正性，由政府計量行政部門所進行的考核和證明。計量認(rèn)證合格的檢測機構(gòu)為社會提供的監(jiān)測數(shù)據(jù)，作為公證數(shù)據(jù)具有法律效力。

計量認(rèn)證的主要工作，就是由各級計量、質(zhì)量管理職能機構(gòu)如省計量局、省技術(shù)監(jiān)督局等部門組織有關(guān)專家、學(xué)者按照相應(yīng)的國家標(biāo)準(zhǔn)要求對檢測機構(gòu)的實驗室管理、質(zhì)量控制保證、檔案管理等質(zhì)量情況進行全面的檢查、評估是否符合標(biāo)準(zhǔn)的要求，并決定是否頒發(fā)計量認(rèn)證合格證書。因此計量認(rèn)證工作是對疾病預(yù)防控制機構(gòu)檢測工作質(zhì)量的檢驗，促進質(zhì)量保證體系的健全，也促使檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

二、檔案管理工作在計量認(rèn)證活動中的作用

檔案的本質(zhì)屬性是原始性和歷史性，在疾病監(jiān)測、檢驗工作中形成的大量文件資料，是檢測機構(gòu)質(zhì)量體系管理、運行及質(zhì)量體系有效性、規(guī)范性、真實性的反映和記載，它不僅是檢測機構(gòu)規(guī)范化管理的基礎(chǔ)資料，也是日常工作及計量認(rèn)證評審的重要憑據(jù)。在計量認(rèn)證過程中檔案工作發(fā)揮了不可忽視的基礎(chǔ)作用，一方面為計量認(rèn)證單位提供原始資料和法律依據(jù)，另一方面它是質(zhì)量管理體系重要內(nèi)容之一，為獲得計量認(rèn)證提供前提條件和必要保證。

(一)檔案管理為通過計量認(rèn)證提供重要的基礎(chǔ)依據(jù)

在計量認(rèn)證工作中最重要的一項原則就是以數(shù)據(jù)為依據(jù)。檢測機構(gòu)的各類檔案是在檢測和管理中形成的各種技術(shù)人員狀況、監(jiān)測數(shù)據(jù)、設(shè)備儀器、原始記錄等最完整、最全面的載體，諸如實驗室的原始記錄、設(shè)備儀器的說明書、監(jiān)測數(shù)據(jù)的真實性和質(zhì)量保證的有序性，而這恰恰是計量認(rèn)證過程中最需要的，是檢測機構(gòu)質(zhì)量體系有效運行的歷史見證，為計量認(rèn)證提供了重要的資料信息和有關(guān)文件并整理出能夠證實質(zhì)量體系合格的完整信息系統(tǒng)。因而檔案是計量認(rèn)證工作的基礎(chǔ)，檔案工作質(zhì)量的好壞，體現(xiàn)了質(zhì)量體系運行的水平，直接影響著質(zhì)量管理體系的認(rèn)證。

(二)檔案管理是質(zhì)量體系有效運行的重要保證

檔案管理工作是質(zhì)量體系中的重要環(huán)節(jié)，在質(zhì)量體系認(rèn)證中發(fā)揮著參與、監(jiān)督、指導(dǎo)、促進等重要作用。質(zhì)量體系要求檢測機構(gòu)為實現(xiàn)質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，將所有影響質(zhì)量的要素都采取有效措施管理和控制起來。質(zhì)量體系文件《質(zhì)量手冊》《程序文件》中對每一過程、每一質(zhì)量等要素都進行了相應(yīng)的規(guī)定，其中文件和資料要素就是以檔案資料部門為責(zé)任主體來保證其在系統(tǒng)中運轉(zhuǎn)的質(zhì)量。一方面，檔案管理部門通過科學(xué)管理，能夠及時、全面地為需求者提供準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的技術(shù)文件、質(zhì)量記錄、標(biāo)準(zhǔn)等文件資料；另一方面，通過文件和資料的發(fā)放與回收來控制質(zhì)量體系運行中的文件資料的完整性，保證質(zhì)量認(rèn)證及其他活動能夠使用相關(guān)文件的有效版本。

(三)檔案管理是質(zhì)量體系運行的基礎(chǔ)性工作

質(zhì)量認(rèn)證的顯著特征之一是質(zhì)量體系文件化。檔案信息是編寫檢測機構(gòu)自身質(zhì)量體系文件的證據(jù)。檢測機構(gòu)制定的質(zhì)量手冊、質(zhì)量計劃和程序性文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、作業(yè)指導(dǎo)書、操作規(guī)程、質(zhì)量表格式樣、檢測程序卡等都來源于檔案。認(rèn)證過程中檔案部門提供了大量的檔案資料，參與了與檔案工作直接相關(guān)的質(zhì)量體系文件如《文件控制程序》《記錄(檔案)管理程序》的編制、修改過程，對文件資料的形成、分類、編號、保管等方面作了詳細(xì)的分析。因此，檔案管理是質(zhì)量體系運行的基礎(chǔ)性工作。

(四)檔案在質(zhì)量體系認(rèn)證中起著直接憑證作用

檔案既是質(zhì)量體系運行的真實記錄，也是保證質(zhì)量體系是否符合規(guī)定的依據(jù)，妥善保管和利用好檔案，可以對監(jiān)控產(chǎn)品質(zhì)量和清查發(fā)生質(zhì)量問題的責(zé)任原因起直接憑證作用，是質(zhì)量體系評審機構(gòu)現(xiàn)場審核的主要客觀憑據(jù)。作為質(zhì)量管理體系文件化直接產(chǎn)物的質(zhì)量管理檔案，記載了認(rèn)證單位各種工作的情況、成果、經(jīng)驗和教訓(xùn)，一方面充分利用這些檔案，加強全面質(zhì)量管理，提高工作和服務(wù)質(zhì)量。另一方面，它是在實施質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)審、外審和質(zhì)量管理評審時主要起原始憑證作用。顯而易見，檔案是質(zhì)量體系認(rèn)證過程中的具體反映，在質(zhì)量管理體系認(rèn)證中起著直接憑證和科學(xué)依據(jù)作用，作為今后質(zhì)量管理體系持續(xù)改進的依據(jù)和史料。

(五)檔案管理有助于不斷完善質(zhì)量體系，確保質(zhì)量體系發(fā)揮實際效能

任何一個質(zhì)量體系的建立和實施都不可能一蹴而就，必然是一個逐步完善、提高的過程，需要經(jīng)過實踐的檢驗，發(fā)現(xiàn)問題并加以修正，逐步達(dá)到預(yù)期目的。檔案是歷史的原始記錄，不僅凝聚著成果，而且記載著經(jīng)驗教訓(xùn)。尤其是作為質(zhì)量職能活動可追溯證明的質(zhì)量記錄，包含著與質(zhì)量體系運行和產(chǎn)品質(zhì)量有關(guān)的所有記錄，從中可發(fā)現(xiàn)問題，尋找質(zhì)量管理的薄弱環(huán)節(jié)，為采取糾正方法及預(yù)防措施提供證明和依據(jù)，促使改善質(zhì)量體系，提高產(chǎn)品質(zhì)量，發(fā)揮質(zhì)量體系的實際效能。在檔案資料的移交歸檔和文件資料的發(fā)放中，管理人員檢查文件資料的編制、簽署、內(nèi)容是否規(guī)范完整時，以及同有關(guān)部門的業(yè)務(wù)往來中，往往會發(fā)現(xiàn)許多設(shè)計、程序、標(biāo)準(zhǔn)等錯誤或有關(guān)部門反映的問題。這些質(zhì)量與管理信息的反饋，有利于及時糾正質(zhì)量體系運行中的錯誤，不斷完善質(zhì)量體系，提高疾控機構(gòu)管理水平。

三、計量認(rèn)證推動了檔案管理的進步

質(zhì)量管理、計量認(rèn)證的過程是加強檔案工作、積累檔案財富的過程。有效的質(zhì)量體系是檔案管理工作水平提高的推動力。

(一)質(zhì)量體系認(rèn)證對檔案管理的要求

《文件控制程序》針對文件進行有效的控制和管理，確保其有效性和適用性。其對文件和資料的批準(zhǔn)、、保存以及更改都作了明確的規(guī)定，即：文件和資料前，由授權(quán)人批準(zhǔn)，確保文件是充分的、適宜的。文件在修改時，要進行評審，進行標(biāo)識，并得到再次批準(zhǔn)、，確保所使用的文件是有效版本，并從所有使用場所及時撤出失效文件，防止誤用。如需要保留失效文件時，加蓋“作廢”印章，對應(yīng)保留的作廢文件和更改的文件都應(yīng)進行標(biāo)識。同時規(guī)定管理體系文件和經(jīng)確認(rèn)的技術(shù)文件是受控文件，受控文件加蓋受控印章并作標(biāo)記受控編號，發(fā)放時作發(fā)放記錄。通過此程序的控制知道文件的來龍去脈，一改以往現(xiàn)場使用文件和存檔文件不相符的情況，為提高檔案質(zhì)量奠定了基礎(chǔ)。

記錄是一種特殊類型的文件，文件是歸檔前的檔案?！队涗?檔案)管理程序》規(guī)范了記錄的內(nèi)容、填寫、更改以及歸檔、貯存和保管的要求：專兼職檔案員要對記錄進行分類、編目。按規(guī)定的期限保存記錄，一般保存期為5年。檔案保存室的環(huán)境要適宜，能防盜、防火、防蟲、防鼠、防光、防潮、防霉；所有的記錄要保持清潔、字跡清晰、存放有序、便于存取、檢索和借閱，對破損或變質(zhì)的檔案，要及時修補和復(fù)制。這些要求與《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》的要求是一致的，保證了檔案管理的質(zhì)量。

(二)通過計量認(rèn)證，進一步完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)

各類檢測機構(gòu)要對業(yè)務(wù)檔案實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級管理，各科室都指定有兼職檔案員，在質(zhì)量體系文件中進一步明確了各科室檔案管理的職責(zé)。為加強質(zhì)量管理中的檔案工作，由質(zhì)量管理科負(fù)責(zé)收集、整理在質(zhì)量體系運行中所形成的文件資料，及時歸檔，重要的文件資料定期移交綜合檔案室；綜合檔案室履行指導(dǎo)、監(jiān)督職責(zé)。建立起一個領(lǐng)導(dǎo)親自“抓”、各科室認(rèn)真“管”、檔案部門負(fù)責(zé)“理”的良好的文件管理流程，形成從下至上的檔案收集歸檔網(wǎng)絡(luò)，使文件程序化、制度規(guī)范化。檔案部門把檔案工作與質(zhì)量管理各項工作相聯(lián)系，做到同時發(fā)動、同時布置、同時檢查，大大促進了檔案工作的順利開展。

(三)計量認(rèn)證為檔案管理積累財富

質(zhì)量體系認(rèn)證從質(zhì)量管理的角度要求各個部門環(huán)節(jié)應(yīng)留下痕跡，要有質(zhì)量記錄并對其進行保存和歸檔。因此說，計量認(rèn)證的過程，也是形成檔案、積累檔案和加強檔案工作的過程。嚴(yán)格的質(zhì)量管理。規(guī)范了檢測機構(gòu)的檔案工作，為積累檔案財富提供了保證。在貫標(biāo)過程中，組織人員編寫《質(zhì)量手冊》，并以此為依據(jù)，進而編寫程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量記錄。通過編制這些文件，規(guī)范了質(zhì)量管理的各項活動，同時也規(guī)范了檔案形成的流程，使有考查利用價值的文件、記錄、表格等能夠完整、準(zhǔn)確地保存下來。

(四)利用質(zhì)量體系認(rèn)證的契機，進一步優(yōu)化檔案管理

計量認(rèn)證工作給檔案管理增添了新內(nèi)容、新活力，為檔案部門做好檔案工作創(chuàng)造了有利的條件，檔案部門應(yīng)抓住有利時機，健全檔案管理機制，加強檔案的計算機網(wǎng)絡(luò)管理，加快文件資料和質(zhì)量記錄的傳遞，實現(xiàn)資源共享，進一步提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性，推動檔案工作的發(fā)展。

(五)通過計量認(rèn)證，檔案管理人員的素質(zhì)得到進一步提高

在質(zhì)量管理工作中，檔案工作被推向計量認(rèn)證活動的最前列，檔案管理人員成了質(zhì)量體系認(rèn)證中文件資料的控制者和質(zhì)量記錄的管理者，不僅自身要嚴(yán)格按照程序做好工作，而且還應(yīng)指導(dǎo)和協(xié)助檢測人員做好文件資料和質(zhì)量記錄的分類、整理、歸檔等工作，同時對文件信息的完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性和有效性進行初步檢查。檔案管理人員置身于質(zhì)量管理體系中，按照檔案管理工作和質(zhì)量控制的要求，建立能夠與質(zhì)量管理體系相適應(yīng)的工作模式。擺脫了傳統(tǒng)的工作模式，為自身能力及綜合素質(zhì)的提高產(chǎn)生了重大的作用。

篇7

檔案是在單位管理和實踐中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等材料，其內(nèi)容非常豐富。檔案的收集與整理從一定程度上來講是反映單位管理水平的一個重要標(biāo)志，是單位各項工作的真實記錄，檔案的規(guī)范化管理是提高單位管理質(zhì)量的重要保障，下面就如何做好檔案的收集和整理工作淺談幾點看法。

一、提高認(rèn)識，明確檔案在工作中的作用

檔案是具有保存價值的最原始、最準(zhǔn)確的記錄，同時具有很高的實用價值。隨著社會的進步以及新形勢發(fā)展的需求，檔案基礎(chǔ)工作有了進一步的發(fā)展，檔案分類工作更加具體、精細(xì)，努力提高認(rèn)識，在充分認(rèn)識檔案工作重要性的前提下，把全面加強檔案資源建設(shè)作為檔案工作的著力點，提高檔案工作的服務(wù)水平和管理水準(zhǔn)，因此，檔案工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好檔案的收集、整理和歸檔工作，一方面保證各門類檔案的齊全完整，更好地提供利用，另一方面也給國家積累檔案打下一個良好的基礎(chǔ)。

二、檔案的收集與整理工作的意義

檔案的收集與整理工作，對整個檔案工作具有重要意義。它是檔案基礎(chǔ)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在檔案工作所有環(huán)節(jié)中，收集工作是起點，提供利用是目的，而檔案的整理則是承上啟下的關(guān)鍵所在。上承收集工作，可以進一步了解和檢查檔案收集工作的質(zhì)量，下繼開發(fā)利用，為開發(fā)利用創(chuàng)造條件。因此，這是一個很重要的中間環(huán)節(jié)，其意義為：一是實現(xiàn)檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)，要有成效地進行管理，還必須善于實際地進行組織工作。檔案的整理工作，就是對檔案進行有序地組織，以利于查找利用，以利于檔案的安全保管。二是應(yīng)把檔案整理工作放在利用工作的前頭，檔案整理得好，其分類和組卷的系統(tǒng)本身就具備一種檢索功能，可以分擔(dān)檢索工具體系的一部分任務(wù)。

三、確保檔案的收集與整理具有真實性

檔案是歷史及社會實踐活動的真實記錄，這是它的價值所在。它是客觀形成的，是確鑿的原始材料和歷史證件?，F(xiàn)代國外學(xué)者，特別是歷史學(xué)家對于檔案史料的重視和迫切要求，充分證明了檔案史料的重要使用價值。檔案記載了許許多多的歷史事件和社會現(xiàn)象，內(nèi)容十分豐富。檔案又是新的社會實踐最可靠的憑證和依據(jù)，檔案是在生產(chǎn)實踐和社會實踐中產(chǎn)生的，它客觀地、真實地記載著各階段的活動，銘刻著歷史上的千秋功過，保留著真切的歷史標(biāo)記，因此，檔案發(fā)生的效用與日俱增。

四、檔案收集與整理工作中存在的主要問題

一是庫房問題。檔案庫房必須選擇寬敞、通風(fēng)良好的地方，避免檔案收集后保存時，長期受潮發(fā)霉而紙張變質(zhì)、字跡模糊現(xiàn)象；二是由于管理不科學(xué)，致使檔案混亂，用時查找不到；三是有些人不了解檔案在整個社會中的重大作用。

五、加強檔案收集與整理工作的對策和措施

（一）做好檔案的收集與整理

檔案的收集是檔案工作的起點和基礎(chǔ)，這項工作做得好與壞會直接影響到檔案的數(shù)量與質(zhì)量，因此，要把檔案這項基礎(chǔ)工作做好，首先要做好檔案的收集工作，才能更好地為經(jīng)濟社會發(fā)展服務(wù)。如何把檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確，充分發(fā)揮檔案在經(jīng)濟發(fā)展工作中的作用，是目前檔案管理部門面臨的一個突出問題。目前，有些人沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性，認(rèn)為檔案沒有效益，可有可無，導(dǎo)致檔案工作人員工作熱情不高，檔案工作進展緩慢，這就要求我們對檔案進行及時收集、整理、歸檔，為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)，發(fā)揮其重要作用。檔案整理工作，從其中各個環(huán)節(jié)作業(yè)的性質(zhì)上，又可概括為系統(tǒng)化和編目兩大部分。檔案的系統(tǒng)化包括區(qū)分全宗、分類、組卷、卷內(nèi)文件的排列、案卷的排列。案卷的編目主要包括編制卷內(nèi)文件目錄，備考表，案卷封面的編目、案卷目錄的編制。系統(tǒng)化是整理工作的開始，編目是整理工作的結(jié)束；系統(tǒng)化是編目的基礎(chǔ)，編目是系統(tǒng)化的反映。在實際工作中，二者往往交錯進行。

（二）加強管理，狠抓檔案工作制度落實

要改變檔案工作管理混亂的前提是制定一個切合實際的管理辦法來規(guī)范此項工作。同時，要建立相應(yīng)的檔案管理制度，強化規(guī)范管理，從檔案收集、歸檔到整理都進行統(tǒng)一管理，制定一套嚴(yán)格的規(guī)章制度，防止檔案分散流失。在此基礎(chǔ)上要狠抓落實，要確保有關(guān)法規(guī)和制度落到實處，必須制定有效的配套措施，明確責(zé)任，依法管理，做到有章可循、有法必依，違法必究，使之逐步變成自覺的行動，以確保檔案歸檔質(zhì)量與管理。

（三）提高檔案信息管理和服務(wù)水平

檔案信息化建設(shè)是一個過程，在這一過程中，伴隨著信息技術(shù)水平的提高及其在檔案管理中應(yīng)用程度的變化，檔案信息化建設(shè)的階段性目標(biāo)也要及時做出相應(yīng)調(diào)整，檔案管理理論所面臨的創(chuàng)新與發(fā)展要求也會表現(xiàn)出一定差異。人類推進信息化進程的理想目標(biāo)是在建立良好的信息基礎(chǔ)設(shè)施的前提下，實現(xiàn)信息的公開與信息利用。因此，在檔案信息化建設(shè)中必須認(rèn)識長遠(yuǎn)并立足當(dāng)前，認(rèn)真解決檔案信息化建設(shè)中當(dāng)前和今后都會遇到的各個方面的問題。

（四）認(rèn)真宣傳貫徹《檔案法》，建立獎勵激勵機制

只有加強宣傳《檔案法》，依法辦事，引起各級領(lǐng)導(dǎo)的重視和全社會的廣泛關(guān)注，從而提高全民，特別是各級領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員的檔案意識，營造出一種良好的檔案工作氛圍。同時，要抓住機遇，發(fā)揮檔案自身的宣傳教育作用，做好檔案的收集整理工作，通過建立獎勵激勵機制來考核檔案工作人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)熟練程度、責(zé)任心的大小，從而調(diào)動廣大檔案工作者的工作積極性。

（五）注重文件材料的收集與整理

存檔的文件、材料要隨時收集并整理，以保證歸檔文件材料的完整性、針對性和時效性。文件資料的收集要齊全、完整、突出重點；整理要符合要求，按照歸檔范圍進行分類整理，力求整齊美觀。同時，要加強檔案保管工作，確保檔案機密安全。集到的原始資料和數(shù)據(jù)，要進行科學(xué)分類和歸納，使資料系統(tǒng)化，便于分析和敘述。

篇8

檔案管理人員的綜合素質(zhì)急需提升。公路路政檔案管理工作具有很強的專業(yè)性、規(guī)范性、獨立性以及保存性，是一項工作量較大并且十分復(fù)雜的系統(tǒng)工作，因此，從事這項工作的人也必須具備較強的綜合素質(zhì)，應(yīng)具備很好的事業(yè)心和責(zé)任心，應(yīng)十分熟悉路政方面的相關(guān)人物，同時也要會寫文字、懂管理，應(yīng)熟悉各類報表、臺帳以及檔案文件，更要做好各類文字材料的撰寫工作，同時還要具備較強的協(xié)調(diào)溝通的能力。在對路政檔案進行管理的過程中，如果認(rèn)識上存在差異或是管理上存在問題，那么公路路政的內(nèi)業(yè)工作和外業(yè)工作就無法有效的銜接，外業(yè)數(shù)據(jù)就更不可能及時、準(zhǔn)確的反饋給檔案管理人員，也就導(dǎo)致了誤報和漏報問題的發(fā)生。無法及時的搜集到第一手資料，就無法保證各類數(shù)據(jù)的真實性和準(zhǔn)確性，領(lǐng)導(dǎo)就無法正確的制定決策，既限制路政管理工作的快速發(fā)展，同時也造成了大量的人力、無力、財力的浪費。

2公路路政檔案管理工作的改善對策

2.1建立完善的檔案管理工作的運行機制

要想真正的做好公路路政檔案管理工作，首先上層的領(lǐng)導(dǎo)就應(yīng)充分的認(rèn)識到路政檔案的重要作用，充分的保證路政檔案管理人員的作用和地位，協(xié)調(diào)好內(nèi)外部的關(guān)系，保證大家在對待路政檔案時是團結(jié)一心的，從而促進路政管理工作的快速發(fā)展。路政部門對檔案管理工作應(yīng)定期的進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題時應(yīng)應(yīng)及時的制定解決對策，合理的解決這些問題，同時還應(yīng)將檔案管理工作納入到常規(guī)的工作中來，認(rèn)識到路政檔案管理工作的重要性，路政檔案工作應(yīng)與路政工作一起共同組織、部署和考核，從而真正的實現(xiàn)路政檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.2提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在管理路政檔案的過程中，檔案管理人員的作用無疑是不可替代的，而檔案管理人員的素質(zhì)高低對路政整體工作的推進情況將會產(chǎn)生決定性的影響，所以，我們應(yīng)進一步的提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平。定期的對路政檔案管理人員進行培訓(xùn)和教育工作，而檔案管理人員自身也應(yīng)不斷學(xué)習(xí)，準(zhǔn)確的掌握公路路政相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)范制度，同時也要具備較高的實踐操作水平，熟悉計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不斷完善自身的業(yè)務(wù)水平和知識結(jié)構(gòu)，從而與快速發(fā)展的檔案管理事業(yè)的需求相適應(yīng)。

2.3明確檔案管理工作的具體職責(zé)

路政檔案具有周期長短不同、文件材料種類繁多以及涉及的內(nèi)容復(fù)雜并且專業(yè)廣等特點，因此，要想真正的保證我們所收集到的文件材料的完整性和真實性也是有很大的難度的，這就要求了我們應(yīng)高度的重視路政檔案管理工作，開展各類管理活動時應(yīng)始終遵循《中華人民共和國檔案法》中的各項規(guī)定，認(rèn)證研究相關(guān)的法律法規(guī)和規(guī)章制度，制定出適合本單位的檔案管理制度，同時建立相應(yīng)的檔案查閱和借閱、檔案材料歸檔立卷以及檔案材料銷毀鑒定等制度，對路政檔案科學(xué)的進行管理和建檔，明確每一名檔案管理人員的工作職責(zé)，根據(jù)檔案管理的制度做好資料文件的收集和歸檔工作，并對其進行妥善的保存和歸檔，從而保證路政檔案管理工作是有跡可循、有章可依的。

2.4推進公路路政檔案管理工作的自動化建設(shè)

篇9

【關(guān)鍵詞】 檔案；證據(jù)；客觀性；關(guān)聯(lián)性；合法性

檔案館所提供的書面材料，通常叫作“檔案證明”。但是很多人把這種書面材料就等同于證據(jù)，如劉家真認(rèn)為電子文件同其它證據(jù)一樣具有證明力，即法律效力。對于這種觀點，筆者持不同意見。我國《刑事訴訟法》第42條第1款規(guī)定：“證明案件真實情況的一切事實，都是證據(jù)。”根據(jù)這條規(guī)定，可以認(rèn)為證據(jù)是證明（案件）事實的材料，是訴訟的核心問題，法官在司法裁判中認(rèn)定過去發(fā)生事實存在的重要依據(jù)，在任何一起案件的審判過程中，都需要通過證據(jù)和證據(jù)形成的證據(jù)鏈再現(xiàn)還原事件的本來面目。根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，客觀性、合法性和相關(guān)性是證據(jù)的三大特性，一件檔案材料要稱之為證據(jù)，必須具備這三個特征。

一、客觀性是成為證據(jù)的前提條件

證據(jù)的客觀性也叫做證據(jù)的真實性或者確實性。它是指證據(jù)所體現(xiàn)出的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)是真實的、客觀存在的。所有的案件事實都發(fā)生在一定的時間和空間內(nèi)，案件事實發(fā)生之后，必然會在客觀外界遺留下某些物品或痕跡。證據(jù)的真實性是證據(jù)最本質(zhì)的特征，但這不意味著有關(guān)人員收集到的證據(jù)一定是客觀真實的，從認(rèn)識論上講，一個案件發(fā)生后，它在客觀外界的遺留物，必須被反映出來。但一切所觀察到的，反映在主體中的通過語言、文字陳述出來的事實，都屬于經(jīng)驗事實。由于反映過程的復(fù)雜性，人們的認(rèn)識不能完全反映客觀存在。因此，《刑事訴訟法》第42條第1款規(guī)定：“一切證據(jù)必須經(jīng)過查證屬實，才能作為定案的依據(jù)。”

檔案材料是人在活動中通過語言、文字或物品產(chǎn)生痕跡，雖然留下檔案材料的初衷是不偏不倚地反映某一事實過程，但是檔案材料的出現(xiàn)離不開人類的活動，自然也就不可避免地受人主觀認(rèn)識的影響。因此，檔案材料中沒有經(jīng)過證實的屬實內(nèi)容，不能成為證據(jù)。比如，檔案材料中的口述檔案，講述者在回憶過程中會出現(xiàn)記憶的偏差，或者其講述的內(nèi)容也是經(jīng)過口口相傳流傳下來，這樣，口述的內(nèi)容無法證明其真實性，就不能成為證據(jù)。檔案材料中紅頭文件、會議紀(jì)要等文檔，經(jīng)過審核、領(lǐng)導(dǎo)簽字等正式程序印發(fā)，具有公信力、權(quán)威性，因此可以作為證據(jù)使用。

二、合法性是成為證據(jù)的必要條件

證據(jù)的合法性是指證明案件事實真實情況的證據(jù)，必須符合法律、法規(guī)規(guī)定的要求。主要表現(xiàn)以下幾個方面：一是證據(jù)必須是依照法律規(guī)定的程序和方法去收集的。通過違法侵犯人的身體、住所、函件或者其他通信方式所獲得的證據(jù)不能采用。二是證據(jù)必須具備合法的形式，我國《民事訴訟法》規(guī)定了八種證據(jù)形式：當(dāng)事人的陳述、書證、物證、視聽資料、電子數(shù)據(jù)、證人證言、鑒定意見、勘驗筆錄。三是必須有合法的來源。

大部分的檔案材料都是通過正當(dāng)?shù)某绦蚝头椒ǐ@得，有正規(guī)的來源渠道。但是，在一些檔案材料中，比如視聽資料可能為了某種需要，未征得相關(guān)人同意，而進行的暗中拍攝，這種材料只有獲得相關(guān)人同意后，才能成為證據(jù)。再或者一些電子數(shù)據(jù)，目前互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)達(dá)，一些企業(yè)、公司采用黑客技術(shù)獲得競爭對手的商業(yè)秘密，成為本單位的核心檔案材料，這種通過非法手段、非正規(guī)渠道獲得的材料，也不能成為證據(jù)。

三、相關(guān)性是成為證據(jù)的重要條件

證據(jù)的相關(guān)性又稱證據(jù)的關(guān)聯(lián)性，是指證據(jù)與案件事實之間存在客觀聯(lián)系?？蚟性雖然是證據(jù)的基本特征，但一些事實內(nèi)容僅有客觀性、真實性還不能成為證據(jù)。證據(jù)是證明案件事實的，要想起到證明作用必須與所證明事實之間存在客觀聯(lián)系。證據(jù)與案件事實的聯(lián)系有很多種類。例如，因果聯(lián)系、條件聯(lián)系、時間聯(lián)系、空間聯(lián)系、必然聯(lián)系和偶然聯(lián)系等。

篇10

一、科技檔案分類的目的

1、實現(xiàn)科技檔案的系統(tǒng)化和科學(xué)管理。

2、編制出科技檔案的分類目錄（或?qū)ｎ}目錄）。

3、為科技檔案的統(tǒng)計和利用提供條件。

二、科技檔案分類的基本要求

1、分類應(yīng)力求保持科技檔案之間的有機聯(lián)系。

內(nèi)容相近的科技檔案，只能在同一大類或?qū)兕愔谐霈F(xiàn)，而不應(yīng)在不同的類中出現(xiàn)。

2、分類要符合檔案形成專業(yè)或形成單位科技活動的特點。

由于不同專業(yè)和不同類型的單位，其生產(chǎn)、技術(shù)活動的性質(zhì)、任務(wù)和工作程序是不完全相同的，有的是很不相同的（如機械、冶金、化工、紡織專業(yè)系統(tǒng)之間；工業(yè)建筑、水利、氣象之間……）。因此，不同的單位，科技檔案的分類不能簡單化地采用同一種方法。

3、在一個專業(yè)系統(tǒng)或一個單位內(nèi)部，同一種科技檔案，在同一層次內(nèi)的分類標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該一致。

只有標(biāo)準(zhǔn)一致，科技檔案劃分的類和屬類才能層次清楚、條理清晰，才有利于編目工作的進行，也方便保管和利用。但是對于同一種科技檔案的不同類別層次，其分類標(biāo)準(zhǔn)允許有所不同。分類的結(jié)果，同位類之間只能平行，不能交叉重疊。

4、分類應(yīng)力求按專業(yè)系統(tǒng)實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

專業(yè)系統(tǒng)分類的標(biāo)準(zhǔn)化，有利于科技檔案向科技專業(yè)檔案館移交，實現(xiàn)科技檔案管理的現(xiàn)代化，也便于同一專業(yè)系統(tǒng)內(nèi)科技檔案工作人員之間的業(yè)務(wù)交流。

5、分類的詳略程度，由本單位科技檔案數(shù)量的多少來決定。

為便于科技檔案管理和利用，在科技檔案分類過程中，科技檔案數(shù)量多的應(yīng)分得細(xì)一點，數(shù)量少的應(yīng)分得簡略些。在同一單位內(nèi)，不同類的分類層次可以有所不同。

三、科技檔案分類的幾種常用方法

1、工程分類法：以工程項目為單元劃分科技檔案的類別。它適用于基本建設(shè)檔案。

2、型號分類法：以各個型號的產(chǎn)品或設(shè)備為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于機械產(chǎn)品檔案和設(shè)備檔案。

3、課題分類法：以各個獨立的研究課題為分類單元劃分科技檔案的類別。它適用于科研課題檔案。

4、專業(yè)分類法：按科技檔案反映的專業(yè)性質(zhì)分類。

5、地域分類法：根據(jù)科技檔案內(nèi)容所反映的地域特征劃分類別，如測繪檔案。

6、時間分類法：按照科技檔案內(nèi)容反映的時間特征進行分類。

在實際分類中，往往是幾種分類方法相結(jié)合，才能得出一個較好的分類方案。例如，機械設(shè)備檔案，一般采用型號分類法，但如果機械設(shè)備很多，我們可以先根據(jù)設(shè)備的使用性質(zhì)（專業(yè)）進行分類，然后在同一使用性質(zhì)范圍內(nèi)再按型號分類。

四、編制科技檔案分類方案

科技檔案分類方案，也稱科技檔案分類表?？萍紮n案分類表是用來組織科技檔案案卷并將所有案卷分門別類組成科技檔案體系的一種依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

利用科技檔案分類表，就可將科技檔案性質(zhì)相同的案卷放在同一類里，相近的放在相近的類內(nèi)，使每一卷科技檔案都有對號入座的位置，查找時只要說出有關(guān)的特征，就能很快地找到。

㈠編制科技檔案分類方案的原則

1、分類方案應(yīng)以專業(yè)系統(tǒng)的分類為指導(dǎo)。

2、分類方案應(yīng)當(dāng)有足夠的容量，能包容本單位庫藏科技檔案的全部。

3、平行類目之間應(yīng)當(dāng)是互相排斥的，上位類必須包含它所屬的下位類，下位類必須是其上位類的組成部分。

4、分類要科學(xué)、合理，分類方案應(yīng)相對穩(wěn)定。

㈡科技檔案分類方案的結(jié)構(gòu)

一個完整的科技檔案分類表，主要內(nèi)容包括：說明和分類表兩部分。

1、說明：分類所依據(jù)的原則，大類的次序及其排列的理由，使用該分類方案的方法，編制的經(jīng)過等等。

2、分類表：是科技檔案分類體系的具體表現(xiàn)，是許多類目依照一定的原則組織起來的一個科學(xué)體系。

分類表揭示了科技檔案可分成哪幾大類，每一大類又可分成哪幾個屬類，每一屬類又可分為哪幾個小類，這樣依次下去，每類都有一定的名稱，稱為類目，這就使得科技檔案分類工作有了具體的依據(jù)。

在分類方案中，類目的設(shè)置一般是以科技檔案所含的內(nèi)容來作為分類標(biāo)準(zhǔn)的，因為這是科技檔案最主要的東西，是它的本質(zhì)屬性。

在分類表中，每一個類目應(yīng)分別給以一定的代號，代號可以用字母也可以用數(shù)字，由字母和數(shù)字組成的代號稱為混合號碼。

㈢科技檔案分類方案的編制方法

1、了解和掌握庫藏科技檔案的內(nèi)容構(gòu)成和形成特點。

2、根據(jù)科技檔案分類原理，對每種科技檔案確定具體的分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法。

3、設(shè)置科學(xué)、合理的類目體系，以文字?jǐn)⑹龊蛨D表的形式表示出來。

類目體系確定后，應(yīng)給每個類目以固定的代字或代號，并用文字?jǐn)⑹龌驁D表的形式將類目體系表達(dá)出來。

4編寫分類方案（分類表）。示例如下：

㈣科技檔案分類的方法和步驟

1、做好科技檔案分類的準(zhǔn)備

⑴熟悉、掌握科技檔案分類方案。

⑵了解科技檔案的基本內(nèi)容。

2、確定案卷的類目

先找大類，再找屬類，后找小類，層層下推，直至切合為止。這樣確定的類，是這個案卷應(yīng)歸入的主要類目。主要類目決定案卷在庫房內(nèi)分類排架的位置。

3、確定案卷的類號

確定每一個案卷所屬類目的過程也是給這個案卷以分類號的過程。但是分類號不等于就是案卷的排架號，因為同一類號下還有眾多的案卷，如果沒有適當(dāng)?shù)姆椒ò阉鼈儏^(qū)分開來，它們的先后次序就不能在柜架上固定下來。因此，有了分類號還得編制案卷排架次序號碼，分類號加上排架號就是案卷的索取號。

科技檔案的編號

一、什么是科技檔案的編號（定義）

科技檔案的編號，是指科技檔案案卷的編號。它是科技檔案管理部門用來反映科技檔案分類層次和案卷排列次序的一組符號。（是科技檔案分類號和案卷順序號的組合體）

二、科技檔案編號的作用

它是管理科技檔案的一種工具，它起著固定科技檔案的整理成果，反映科技檔案分類和排列次序，指引查找調(diào)閱科技檔案的作用。

三、科技檔案號的編制要求

1、要反映科技檔案系統(tǒng)整理后的科學(xué)秩序，同科技檔案的分類方法和分類方案的結(jié)構(gòu)層次相一致。

2、科技檔案號由代字和代號組成。

3、編號應(yīng)力求簡明，不要過于繁雜。

要編號簡明，首先要做到分類簡單，其次是類號表示簡化，否則難以使編號簡明。

4科技檔案號是一個獨立的號，一個科技檔案號只能代表一個案卷，同一個檔案號不能代表兩個以上不同的案卷。

四、科技檔案號的結(jié)構(gòu)

科技檔案案卷檔號的結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號

科技檔案文件的檔號結(jié)構(gòu)：

（全宗號）——實體分類號（含項目代號）——案卷順序號——件號

1、全宗號的編制方法

全宗號是一個進館單位所有檔案（即全宗）的代號，由檔案館給出，如果不屬進館單位，全宗號可以省略。

2、實體分類號的編制方法

科技檔案的實體分類號由實體分類方案中的類目代號和項目代號（即產(chǎn)品、工程、課題、設(shè)備的代字或代號）兩部分組成。如果不用項目代號，也可直接用實體分類方案中的代號。各類目代號之間通常用“．”隔開。

3、案卷順序號的編制方法

科技檔案案卷順序號是指該案卷在其分類的最后一級類目下的排列順序號，從“1”開始依次順延。案卷號與分類號之間通常用“—”隔開。

4、件號的編制方法

件號是案卷內(nèi)每一份文件的排列次序，每卷從“1”開始。

科技檔案分類目錄的編制

科技檔案分類目錄是按照科技檔案分類表中的基本類目，以每一大類為基本單元建立的科技檔案案卷的分類登記帳。

1、科技檔案分類目錄的作用

固定科技檔案分類、排列的次序，揭示科技檔案的內(nèi)容與成份，是直接按類別查找科技檔案的檢索工具。

2、科技檔案分類目錄的編制要求

嚴(yán)格按照科技檔案分類、排列的次序，以案卷為單位進行登記編制。

3、科技檔案分類目錄的編寫方法

科技檔案分類目錄格式如下：

⑴序號：按分類登記的排列次序號，每類從1開始。

⑵檔案號：即“檔號”?？萍紮n案案卷的編號（見案卷封面）。

⑶案卷題名：（見案卷封面）

⑷頁(件)數(shù)：科技檔案案卷內(nèi)文件的頁數(shù)或件數(shù)，裝訂案卷為“頁數(shù)”，不裝訂案卷為“件數(shù)”。

⑸歸檔年度：該項目檔案歸檔時的年度。

⑹密級：（見案卷封面）

⑺保管期限：（見案卷封面）