導語：如何才能寫好一篇數字化檔案室建設方案，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

【關鍵詞】房產檔案，數字化，管理系統(tǒng)

引言

房產檔案是房地產行政管理部門在進行房屋產權登記、產權調查、產權變更及轉移房屋權屬等管理活動中直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄[1]。隨著房地產市場的不斷發(fā)展，房屋交易量的不斷攀升，房產檔案的利用率亦在不斷提高，原有的檔案管理模式很難適應檔案工作發(fā)展的需要，實現房產檔案數字化是解決以手工處理為主的傳統(tǒng)房產檔案管理方式工作效率低、信息共享難、差錯率高等問題的有效途徑。

1、徐州房產檔案管理特點

以前，我市房產檔案管理采用目錄級索引，即只能通過產權人、房屋坐落等查詢出檔案號，工作人員再去庫房按照區(qū)、辦事處在相應的密集架上查找。工作人員每天接待絡繹不絕的來訪者，而查詢方法仍然是幾年前開發(fā)的軟件，有時因工作人員入庫時放錯位置或因檔案被調出利用完再放回時放錯了位置，造成檔案無法及時提供，既影響了來訪者的使用時限，又給我們的工作帶來了很大的不便，這時我們必須抽調專門的人員大面積地查找。我市房產檔案館的檔案是按區(qū)、辦事處存放的，全市共41個辦事處，再加上又分私產、單位產、直管產等，找起來非常麻煩，效率極其低下。一旦遇到這種情況，老百姓就會質問我們的檔案管理人員，溝通過程中不可避免地產生矛盾，嚴重影響了正常的工作秩序。

同時，由于使用的軟件版本過低，舊有數據錄入的量很大，存在工作人員在錄入信息時隨意性太強，該錄入的信息沒有逐項錄入，如交易費用、家庭成員情況、丟失查封信息等基本不錄入，造成信息不全，與現在的利用需求不相適應。而房屋權利記載信息不全、登記信息缺項，既滿足不了查詢者的需要，又不能全面反映房屋權利受限制情況，就會給建立房產登記信息簿帶來很多麻煩。

2、房產檔案數字化建設的必要性

2.1 檔案數字化是數字房管的重要組成部分

檔案管理是房產管理中的重要組成部分，它不僅是房產交易、權屬登記、解決房產糾紛的主要依據，對于城市房地產發(fā)展的決策者和管理者來說也是至關重要的[2]。首先，房產檔案是房管局保管和提供利用檔案信息的職能部門，我市房產檔案館有幾十萬卷檔案資料，是我市最有價值的房產檔案信息資源庫；其次，檔案載體的更新換代迫切要求檔案數字化，檔案由甲骨、金石、簡牘發(fā)展到縑帛、紙張，直到光、聲、點、磁等，顯而易見檔案載體正逐漸地被新型載體所代替或更替，電子檔案的出現給檔案管理者提出了一個亟待解決的課題，即房產檔案的電子檔案的收集、保護和利用，而解決這個問題的途徑只有一個，就是實現房產檔案數字化。此前，檔案館的保管、利用和利用手段與形勢的發(fā)展不相適應，仍然停留在紙質檔案的管理及較原始的目錄級索引利用的水平上，而公眾對檔案信息的需求不斷變化，如：房屋的買賣、交換、贈與、法院辦案利用檔案，銀行貸款確認產權人的房屋情況，城市房屋拆遷等都必須查詢房產檔案，了解房屋的性質、來源、面積以及抵押、凍結、查封等相關信息這些都必須到我們檔案館查詢才能得以知曉，而現在的管理方式很難滿足檔案利用的需求。

2.2 房產檔案數字化是解決庫房不足的重要途徑

以往檔案按辦事處存放管理需預留空架，且預留多少很難確定，加之檔案數量不斷增加，檔案的日常鑒定管理工作不能及時開展，就會造成檔案內容臃雜，庫房載重、容量就成為困擾我們的一個難題。如果房產檔案實現了數字化，形成了與現實檔案同步的電子復本，形成了一個統(tǒng)一管理、分布應用的房產電子檔案數據庫，利用先進的電子存儲技術存儲后，減少了大量的檔案，極大地減輕了庫房的壓力。

房產檔案數字化建設一旦完成，將會大大提高業(yè)務工作效率，一是在業(yè)務受理審批過程中，通過實時調閱檔案影像數據，工作效率可以成倍提高；二是在受理客戶查閱檔案過程中，效率會成倍提高，檔案利用直接通過計算機進行電子檔案查詢，較原先的人工紙質檔案查詢更為方便、準確、快捷。通過使用影像數據，可以實時查閱打印，有效地保護原始檔案，并節(jié)約人力物力，同時原始檔案進入庫房后，無須頻繁進出，有利于檔案庫房的規(guī)范管理。

3、徐州房產檔案管理數字化建設情況

目前，有許多城市已經在建立電子檔案，其出發(fā)點主要是基于兩方面的考慮：一是為了方便房產檔案利用，當業(yè)主需要復印原房屋買賣契約或其他資料時，工作人員只需要在電腦中直接打印即可，不需要進庫房提檔；二是基于房產檔案利用安全方面的考慮，凡需查閱房產檔案的業(yè)主，大都是為了解決產權糾紛、（包括性質、民事訴訟）確定產權歸屬、進行房屋交易而來，如果有人乘工作人員不注意，在檔案資料上添加或涂改有關內容，甚至抽出其中一頁（如委托書）的話，就會使原本完全符合審批程序的登記資料，變成登記機關審核“不嚴密”或收件資料“不齊全”的局面，將會造成嚴重的后果。

徐州市住房保障和房產管理局于2009年下半年就開始了檔案的掃描入庫工作，近年來已對庫房的40多萬卷，日常新增8萬卷檔案完成了紙質掃描、信息錄入工作，掃描后的電子檔案已顯現出了它的巨大作用。

3.1 查閱方便、快捷

房產檔案數據庫與信息管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)的利用、查閱方式，把檔案工作人員從以往紛繁復雜的手工勞動中解放出來。市民查詢所屬房產檔案的信息，只需我們窗口工作人員輕松點擊電腦鍵盤，立等可知。內部工作人員不受時間、空間的限制，根據權限的不同，可隨時進入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的房產信息，而不必利用檔案實物，提高了服務質量和工作效率。

3.2 減少重復勞動，提高工作效率

房產權屬檔案是房產行政管理的基礎，是房產交易和房產登記發(fā)證確認產權的依據。以我市辦理房產轉移和房產登記的業(yè)務程序來看，每年有近5萬宗業(yè)務都離不開檔案查詢這一環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)的管理模式是辦理房產交易、登記工作的工作人員先查檔，轉到登記環(huán)節(jié)再查檔，勞動強度大，工作效率低，群眾意見大，實現檔案數字化后在網上通過房產數據庫就可以查到房產檔案信息，即可以及時受理業(yè)務，既減少了重復勞動又提高了工作效率。

3.3 保護檔案，延長檔案壽命

房產檔案數據庫與信息管理系統(tǒng)的應用對檔案的保護起到了積極地促進作用，隨著房地產市場的迅猛發(fā)展，加之房地產二、三級市場的啟動，人民生活水平日益提高，改善居住環(huán)境已是老百姓的頭等大事。買房、賣房、換房的業(yè)務量聚增，檔案的利用頻率也隨之增加。每辦理一宗業(yè)務，其檔案都要經過數人調出，同一份檔案一天要調出幾次，對檔案的保護極為不利。該系統(tǒng)的應用大大減少了檔案頻繁的出庫量，從我們利用檔案的實例就有一個鮮明地對比。沒實現檔案數字化時，每年利用原始檔案出庫量在3萬卷左右；實現網絡化管理后年利用網絡查詢檔案數據庫信息達38111戶，原始檔案出庫量降低到6000余卷。對檔案的保護及延長檔案的壽命起到了積極地促進作用。

3.4 堵塞漏洞，避免司法案件發(fā)生

房產檔案數據庫與信息管理系統(tǒng)兼有權屬登記、抵押、查封、凍結信息數據庫，并實現了信息共享。一方面對設定抵押、有產權糾紛和經濟糾紛以及司法部門協(xié)助執(zhí)行的房產具有報警功能，計算機能自動判斷是否抵押、查封、凍結，給予報警提示。在網絡上查詢檔案信息的同時即能做到限制產權轉移、變更、避免了司法案件的發(fā)生。另一方面，堵塞了不法分子制造假產權證、虛報產權證丟失重復辦理抵押，詐騙單位、個人錢財和騙取金融部門貸款的漏洞。過去，由于計算機未實行網絡化管理，檔案數據庫信息不能及時共享就發(fā)生了數起制造假權證詐騙和利用假權證重復辦理抵押騙取國家和個人錢財的案件，給國家造成數百萬元的經濟損失。

3.5 房產檔案數字化使房產檔案管理更加規(guī)范

徐州市房產檔案數據庫與信息管理系統(tǒng)，是依據《檔案法》、《城市房地產權屬檔案管理辦法》、《全國檔案信息數字化建設實施綱要》、《電子公文歸檔管理辦法》來設計與運行的，從而使房產數字化從一開始就符合法律、規(guī)范，確保了檔案信息內容的完整、真實、可靠，能最大限度地滿足社會利用需求。

4、結語

隨著我國房地產業(yè)的不斷發(fā)展，房產檔案管理工作也變得越來越重要。房產檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要綜合考慮各個方面的需求，因此，不斷完善房地產權屬檔案管理，實現我市各市、區(qū)、縣等房產檔案管理部門工作的標準化、數字化，已經成為檔案管理發(fā)展的重要方向。只有這樣，才能為以后的管理打下良好基礎，使房產檔案更好地服務于社會，服務于經濟建設。

參考文獻：

[1]關逾，蘆秀英。房產檔案利用淺析[J]。黑龍江檔案，2010（1）：56。

[2]羅丹。如何做好房產檔案管理工作[J]。才智，2012（12）：218

篇2

近年，紹興市檔案局(館)在市委、市政府的支持下，創(chuàng)造性地實施“市級數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目(以下簡稱“數字檔案館室一體化”項目)，即以紹興市檔案局(館)為主體，統(tǒng)籌協(xié)調，將市檔案館館藏檔案和對國家、社會具有保存價值的市級機關、企事業(yè)單位室藏檔案集中進行數字化處理，并將數字檔案進行館室交換、登記備份等安全管理的一項基礎性信息化建設項目。

一、實施“數字檔案館室一體化”項目的基本背景

(一)加強軟硬件建設，全面落實設施和人才保障

1.主動爭取政府支持，共創(chuàng)數字檔案室建設優(yōu)良的軟硬件環(huán)境。一直以來，紹興市檔案局積極爭取將檔案信息化建設納入政府電子政務和信息化建設規(guī)劃，并統(tǒng)一實施。隨著信息化建設的全面推進，市政府投入大量資金，建設了較為完備的網絡設備、服務器、信息化加工等硬件設備和配套設施等，創(chuàng)造了較好的網絡環(huán)境，為檔案信息化提供了較好的硬件保障。為使數字檔案室建設有一個統(tǒng)一可靠的檔案管理系統(tǒng)，早在2004年，紹興市檔案局主動與市政府信息中心密切協(xié)作，共同開發(fā)了作為市政府統(tǒng)一的辦公自動化系統(tǒng)―_紹興市協(xié)同辦公系統(tǒng)組成部分的檔案管理系統(tǒng)，并不斷完善升級。此系統(tǒng)可以實現市級部門單位產生的電子文件從產生、交換、歸檔、整理、移交到數據中心存儲、利用、進館的網絡化集成化管理。2006年年底，該系統(tǒng)通過國家檔案局組織的科研項目驗收，目前已在市級機關72家部門(單位)使用。

2.加強培訓，全面提升檔案隊伍信息化素質。多年來，紹興市檔案局將提高檔案人員的信息化水平作為加強檔案信息化建設的基礎性內容，每年有計劃、有步驟地組織各類檔案信息化業(yè)務培訓。特別是2005年以來，全面實施檔案網上年檢，主動加壓，不斷創(chuàng)造檔案人員信息化工作的實踐鍛煉機會。通過網上年檢，有效地實施了檔案工作行政監(jiān)管，提升了機關企事業(yè)單位檔案人員信息化技能，加強了機關企事業(yè)單位檔案信息化建設。

(二)以標準規(guī)范和典型引路，全面務實數字檔案室建設業(yè)務基礎

1.開拓創(chuàng)新，形成統(tǒng)一的業(yè)務標準規(guī)范。紹興市檔案局(館)在調研的基礎上，先后制定了《紹興市市直機關、企事業(yè)單位檔案室電子目錄數據庫結構與交換格式》、《紹興市數碼照片檔案管理暫行辦法》、《紹興市市直機關單位檔案網上年檢辦法(試行)》等一批檔案信息化建設規(guī)范，建立了一套較為完善的信息化操作流程以及信息數據格式、存儲、保管、利用等技術性標準。2009年5月，在全省率先出臺《紹興市直機關、企事業(yè)單位數字檔案室建設標準》，對管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發(fā)利用以及數字檔案登記備份做出了全面的具體規(guī)定，可操作性強，從而使數字檔案室建設走上科學規(guī)范、有章可循的軌道。

2.精心指導，成功創(chuàng)建一批可供示范的數字檔案室。數字檔案室建設基礎性的工作內容，主要包括檔案目錄數據庫建設、傳統(tǒng)檔案數字化和電子文件檔案化三個方面。檔案目錄數據庫建設是指建成室藏各類檔案的案卷級和文件級目錄數據庫，傳統(tǒng)檔案數字化主要是將傳統(tǒng)的紙質檔案、音像檔案、照片檔案轉換為數字檔案，電子文件檔案化是將本單位在辦公自動化系統(tǒng)上運行的電子文件導人到檔案管理系統(tǒng)進行歸檔，實現規(guī)范化管理。紹興市數字檔案室建設起步于2002年，并在2005年前后基本完成市直機關、企事業(yè)單位檔案目錄數據庫建設任務。近年來，紹興市檔案局在試點的基礎上，成功創(chuàng)建了一批示范數字檔案室。鑒于數字檔案室建設的復雜性，紹興市檔案局在工作中對照標準，穩(wěn)扎穩(wěn)打，力求管理體制、設備設施、數據管理、檔案數字化、開發(fā)利用等業(yè)務全面推進，成熟一個驗收一個。2008－2010年連續(xù)三年，在紹興市委、市政府組織召開的全市檔案工作會議上，每年都確定一家先進單位介紹數字檔案室建設的經驗。

(三)勇于探索創(chuàng)新，高標準推進數字檔案館建設

1.加強檔案館基礎平臺建設，創(chuàng)造良好的服務環(huán)境。2008年7月，占地43.5畝，建筑面積21477平方米，總投資1.0562億元的市檔案館新館勝利竣工。搬入新館以后，作為國家檔案局確定的地(市)級數字檔案館建設試點單位，紹興市檔案館按照國家檔案局的指導意見，對業(yè)已建成的數字檔案館進行系統(tǒng)分析，查找薄弱環(huán)節(jié)，合力組織攻關，以檔案全文數據庫建設為重點，全面推進目錄數據庫、全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體檔案數據庫建設，聯合開發(fā)檔案館綜合業(yè)務管理系統(tǒng)軟件。這是一個集檔案收集、整理、鑒定、統(tǒng)計、保管、利用、編研為一體的檔案館綜合業(yè)務管理系統(tǒng)。系統(tǒng)應用兩年來，檔案館綜合業(yè)務做到了流程化、規(guī)范化管理，極大地提高了局(館)機關的運行效率，初步實現了局(館)綜合業(yè)務運行規(guī)范化、管理科學化、服務利用現代化。2009年11月份該項目通過了國家檔案局技術部組織的驗收。

2.加快數字化步伐，優(yōu)化完善數字檔案館建設。紹興市數字檔案館建設起步較早。搬入新館后，紹興市檔案館依托綜合業(yè)務管理系統(tǒng)，優(yōu)化了儲存和利用服務功能，加快了館藏檔案的數字化步伐。目前，市檔案館已建成目錄數據共306萬條，全文掃描共141萬件781萬頁，專題數據庫共10個。形成了一整套數字檔案館工作規(guī)范。2009年12月，在國家檔案局召開“全國數字檔案館建設方案制定及應用推廣”項目驗收會上，紹興市檔案局(館)作了經驗介紹。

二、“數字檔案館室一體化”的初步實踐

2009年上半年，紹興市檔案局在全面調查的基礎上，形成了翔實的調研報告(以下簡稱報告)。報告建議市級各部門(單位)的檔案數字化工作，原則上由市檔案局集中統(tǒng)一安排，所需經費由市財政統(tǒng)一解決，各相關部門(單位)不再自行承擔檔案數字化工作。報告提出，集中開展市級部門(單位)檔案數字化工作，有利于加快推進數字檔案室建設步伐，有利于確保數字化工作質量以及安全管理，有利于實現檔案數字化設備設施的整合，有利于集約使用財政資金。

報告在報送市委、市政府有關領導后，引起重視。2010年2月，紹興市

發(fā)改委批復，同意以市檔案局(館)為主體，實施“數字檔案館室一體化及安全管理”建設項目，項目總投資1685萬元，建設資金由市財政安排。實施期限為2010－2012年。主要建設內容包括：1.數字檔案館室一體化建設；2.檔案館館藏檔案數字化處理；3.館、室藏數字化數據容災備份系統(tǒng)建設；4.網建設；5.電子數據登記備份建設。

與此同時，配合“數字檔案館室一體化”項目的實施，紹興市委、市政府“兩辦”轉發(fā)市檔案局關于《紹興市直部門、單位2010－2012年數字檔案室建設工作計劃》，對市直133個機關部門(單位)的數字檔案室建設做出具體安排，其中2010年列入計劃的有33個單位。為確保計劃完成，市委、市政府還將數字檔案室建設及登記備份工作列入今年對市級機關部門崗位目標責任制的考核內容，首批10多個部門(單位)檔案的集中數字化工作已經開展。

在數字化工作過程中，紹興市檔案局(館)特別注重加工質量，明確要求數字化成果既要符合機關企事業(yè)單位檔案業(yè)務要求，也要符合檔案館業(yè)務標準，以實現館室之間的有效銜接與共享。為此，市檔案局定期召開局(館)監(jiān)督指導處、技術處和保管利用處相關人員以及項目經理參加的工作例會，及時研究、統(tǒng)一有關業(yè)務要求與標準，制定了一整套有效的工作流程和規(guī)章制度，從而形成齊抓共管的工作機制，確保了項目的順利進展。預計整個項目完成后，不僅市級部門(單位)的數字檔案室全面推進，紹興市數字檔案館建設水平也將大大得到提升，其中全文數據庫總量將會達到4500~頁?？梢赃@樣說，實施“數字檔案館室一體化”項目，是紹興市檔案信息化建設推進中的工作機制創(chuàng)新，也是構建區(qū)域性公共檔案信息資源管理和服務總平臺的有效路徑。

三、實施“數宇檔案館室一體化”項目的認識與思考

以實施“數字檔案館室一體化”項目為重要載體，紹興市確定全市“十二五”檔案信息化建設的總體目標是，市直133個部門(單位)以及檔案工作目標管理已通過省級認定的市直企事業(yè)單位，在2012年底前全面完成數字檔案室建設任務；縣(市、區(qū))80％以上的機關、鄉(xiāng)鎮(zhèn)(街道)和國有企事業(yè)單位在“十二五”末完成數字檔案室建設任務。與數字檔案室建設同步，全面實施電子文件與數字檔案登記備份。市、縣兩級檔案館在2012年前全面建成數字檔案館，實現數字檔案遠程服務功能，并根據國家容災要求，建立館際間異地備份庫。通過三年時間努力，紹興市檔案館真正建成紹興市級電子文件和數字檔案的安全保管、交換共享和登記備份中心。

筆者認為，這是一個積極又穩(wěn)妥的目標，經過努力是能夠實現的。尤其是“數字檔案館室一體化”項目的實施，為數字檔案館建設水平的進一步提高和市級部門(單位)數字檔案室建設的全面完成提供了保障。

(一)全面實現館室數字檔案業(yè)務銜接，為檔案館室建設奠定業(yè)務和技術基礎

據初步統(tǒng)計，市直部門、單位僅需要掃描的紙質檔案就達到3721萬頁。此外，還有32312張照片、3110盒錄像(音)帶需要數字化。這些部門與單位絕大多數屬于進館單位，室藏檔案遲早都要接收進市檔案館。如何避免檔案數字化工作“兩張皮”，既達到市級部門(單位)數字檔案室自身建設的要求，同時又滿足數字檔案館建設的各項業(yè)務需求，以避免重復勞動，這是一個新課題。因此，解決館室有關業(yè)務問題的銜接，特別是解決檔號對接、案卷級和文件級條目的完善、案卷質量的統(tǒng)一等業(yè)務問題成為實施數字檔案館室一體化項目的重要內容，或者說是數字檔案館、室建設共同面I臨的任務。當然，引導和規(guī)范檔案數字化工作并有序管理，確保數字檔案的完整、系統(tǒng)、安全、真實、有效，更是實施館室一體化項目的應有之義。檔案數字化工作的成果――數字檔案，既是數字檔案室的主體，也將直接成為數字檔案館的主要源頭。自2010年起，各機關單位向紹興市檔案館移交實體檔案，原則上同時移交對應的電子文件與數字檔案。這將從根本上解決實體檔案接收――檔案數字化，再接收――再數字化這樣一種傳統(tǒng)數字檔案館建設的模式，從而促使數字檔案館建設走上可持續(xù)的良性發(fā)展軌道。

(二)加快推進數字檔案室建設步伐，為全面實施檔案登記備份奠定物質基礎

縣級以上檔案行政管理部門和同級國家綜合檔案館對本行政區(qū)域內具有重要保存價值的電子文件和數字檔案進行登記認證和數據備份，是新形勢下浙江省確保檔案安全與整合檔案信息資源的創(chuàng)新之舉。筆者認為，數字檔案室建設與檔案登記備份工作關系緊密，數字檔案室建設為檔案登記備份提供物質基礎，檔案登記備份工作又反過來促進數字檔案室建設。數字檔案即檔案數字化成果，是檔案登記備份的主要數據形式之一。紹興市出臺的數字檔案室建設業(yè)務標準規(guī)定，數字檔案室建成后，目錄數據庫、檔案數字化成果應制作三套備份，其中兩套在本單位保存(一套聯機，一套脫機)，一套在市檔案局(館)登記備份?，F已有一批機關單位的數字檔案實施登記備份。目前，結合“數字檔案館室一體化”項目，市檔案登記備份中心建設所需的各種軟硬件設備設施正在陸續(xù)到位，下一步擬爭取科技立項，研制登記備份中心平臺建設所需要的系統(tǒng)軟件，同時，爭取市政府信息中心支持，對數字檔案管理系統(tǒng)升級完善，實現市級各部門(單位)電子文件和數字檔案向市檔案館的在線實時傳輸。

顯然，隨著“數字檔案館室一體化”項目的成功實施和數字檔案室建設任務的全面完成，電子文件與數字檔案登記備份工作也將在紹興得到全面推進。

(三)實施雙向備份，共創(chuàng)雙贏格局，為實現檔案信息資源整合與共享開辟新的有效途徑

紹興市委、市政府要求，各部門、單位數字檔案室建成后，其電子文件和數字檔案及時在市檔案局(館)登記備份，同時市檔案館提供館藏對應全宗數據庫一套給所在單位，以方便利用。這樣做，必將進一步調動機關、企事業(yè)單位數字檔案室建設以及檔案進館的積極性，更好地實現檔案信息資源共建共享、互聯互通。無論是市級部門、單位將數字化成果向市檔案局(館)進行移交和備份，還是市檔案館將館藏數字檔案復制對應進館單位，都將使對方極大地擁有館(或室)藏檔案的電子數據。由于這種整合不是類似接收實物檔案那種占有式的整合，而是合作式的、以資源共享為目的的整合，既不是你吃掉我，也不是我吃掉你，從而實現真正意義上的雙贏或共贏。通過增加檔案信息資源，在更大范圍提供利用，極大地方便相關單位乃至全社會檔案信息資源的利用。同時，登記備份的主要目的之一是，確保數字檔案數據的安全。這也是確保數字檔案絕對安全的最后一道屏障。應當說，這是一件利國利民的好事情，必將得到大多數單位的理解和支持。

篇3

首先是完善硬件，搭建數字化存儲平臺。檔案是一種能被傳輸、傳達的信息，它是以文件、圖像等載體體現出來的信息。如今，我國的網絡技術水平不斷提高，檔案管理的數字化必然要依靠科學技術的發(fā)展來實現。遷西縣檔案館從實際出發(fā)，本著檔案信息系統(tǒng)運行穩(wěn)定、功能完善、使用方便、館室共建、資源共享的工作思路，于2007年投資181萬元啟動檔案數字化工程，購置了3臺服務器，磁盤陣列1套，交換機、路由器各2臺，UPS電源1套、攝像機、照相機、刻錄機各1臺、掃描儀6臺、打印、復印機各2臺，投影儀1臺，所有設備都是知名品牌，高標配置。組建了 “三網、四庫、三個平臺”，“三網”是檔案（局）館局域網，黨政網、因特網，“三網”均采用物理隔離，保證了檔案信息的絕對安全?！八膸臁笔丘^藏檔案目錄數據庫、檔案數字全文數據庫、照片檔案數據庫和多媒體文件數據庫?！叭齻€平臺”是檔案數據綜合管理平臺、檔案在線接收指導平臺、檔案信息檢索服務平臺。實現了縣檔案局（館）與縣直單位、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室之間檔案數據的“網上傳輸、網上檢查、網上指導、網上查詢利用”，做到了館藏檔案數字化、檔案管理在線化、檔案服務網絡化。

其次是建立數字信息檔案館，館藏檔案實現數字化。為確保數字檔案館質量和服務能力，遷西縣檔案局經過調研，制定了嚴謹的《檔案數字化建設實施方案》和科學的檔案數字化加工處理工序，主要流程包括檔案出庫、檔案整理、目錄校對、掃描、圖像處理、圖像質檢、數據掛接、總質檢、數據備份、檔案裝訂等，制定了嚴格的檔案保密制度、檔案數字化工程工作制度，采取了員工持牌上崗，安裝監(jiān)控設備，詳細辦理出入庫手續(xù)等措施，保證了實體檔案在數字化加工過程中的安全、完整，同時專門派5人對數字化過程中的目錄校對、圖像質量、數據掛接等逐條逐頁進行質檢，從而保證了檔案目錄數據的正確性、圖像與目錄掛接的準確性、數據存放的安全性，確保了數字化檔案館質量。共掃描檔案500萬頁，校對、增錄、修改目錄53萬條，館藏各門類檔案、圖書資料等全部實現了檔案目錄、檔案全文檢索，機檢率100%，2007年12月，河北省檔案數字化現場會在遷西召開。為確保數字檔案館數據安全，對掃描數據進行了多形式，多介質備份，從形式上，對原始掃描數據、編輯數據、單層PDF數據、雙層PDF數據進行了備份。從介質上，采用了磁盤陣列、移動硬盤、光盤三種形式備份，另外還對這些數據特別安裝了加密系統(tǒng)的移動硬盤進行了異地雙套備份。與此同時，由于信息時代文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、著錄、檢索、信息網絡傳遞和安全利用都是在計算機上實現的，建設復合型的管理隊伍、提高檔案管理人員的信息化意識就顯得極為重要，這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電子文件的特征和電子檔案的全程規(guī)范管理，而且要掌握計算機系統(tǒng)和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性與信息的安全性。

第三，可持續(xù)發(fā)展是檔案數字化的必需特征。數字檔案館建設是一項社會化的系統(tǒng)工程，必須協(xié)調聯動、持續(xù)發(fā)展。在館藏檔案數字化基礎上，為確保檔案數字化實現可持續(xù)發(fā)展，遷西縣又下大力量抓了縣直單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室的檔案數字化工作，因為檔案室檔案數字化是檔案館數字化建設的重要基礎，必須從電子文件歸檔抓起，從接收數字檔案入手。加強電子檔案管理，由于電子檔案是數字檔案的重要來源，結合年度文件歸檔檢查和檔案執(zhí)法檢查，對各立檔單位電子檔案管理工作進行嚴格督導檢查，保證電子檔案隨時歸檔;再從數字檔案接收入手， 2011年開始，在每年接收檔案進館工作中，文書檔案、民生檔案等全面實現了“雙軌制”接收，即紙質檔案、數字檔案、電子檔案一并接收。檔案數字化的實現和網絡平臺的搭建，使遷西檔案服務方式、服務手段、服務效能發(fā)生了歷史性轉折，實現了質的飛躍，服務效能全面提升。在服務方式上實現了由傳統(tǒng)方式向現代方式的轉變，即由原來的手工檢索轉變?yōu)槲C檢索，既可以目錄檢索又可全文檢索;在利用方式上由單一化轉向多元化。既可以查閱服務又可專題服務、信息服務、展覽服務、網上服務，既可以域內服務又可互聯網服務。

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關鍵詞:檔案數字化;加工;管理

檔案現代化管理是國家電網公司建設“一強三優(yōu)”現代化公司的基本要求,也是國家電網公

司實施“SG186”工程的重要部分。檔案數字化是指利用計算機、掃描、數字攝影、數據庫、多媒體、存儲等高新技術,把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息,以數字化的形式存儲,網絡化的形式互相聯結,利用計算機系統(tǒng)進行管理,形成一個有序結構的檔案信息庫,實現資源共享。這也是辦公自動化和檔案現代化建設發(fā)展的需要。

1檔案管理現代化的定義及內容

檔案管理現代化就是指運用現代化管理理論、思想、技術、設備、方法對檔案和檔案工作實行科學管理，提高工作效率和效益，以適應社會政治、經濟、文化科學、技術發(fā)展對檔案的需求。檔案管理現代化主要包括以下內容：實現檔案的標準化、規(guī)范化管理。按照國家標準對檔案進行分類、組卷、著錄、標引，保證歸檔文件齊全、完整、分類科學合理，卷內文件排序正確，檢索清楚便捷，以適應應用微機管理檔案的需要；實現檔案管理科學化、高效化和系統(tǒng)化；加強對檔案人員的專業(yè)培訓和管理，使之掌握先進的檔案管理技術手段和知識，不斷引入競爭機制，充分發(fā)揮檔案工作人員的積極性、創(chuàng)造性，建立一支適應檔案管理現代化要求的檔案干部隊伍。

2協(xié)同辦公與檔案管理系統(tǒng)的銜接為歷史檔案數字化提供了保障

協(xié)同辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的建設,為做好歷史檔案的數字化奠定了基礎。

1)檔案數據加工后,轉移到檔案信息管理平臺,檔案目錄進入管理系統(tǒng)中。

2)檔案掃描后,可直接在目錄下掛接電子文件。

3)在系統(tǒng)中對遷移的歷史數據進行信息補充與完善,為用戶查閱、借閱等做鋪墊。

4)在系統(tǒng)中對用戶進行權限、檔案類型及角色配置。

5)對遷移的數據進行項目配置,如文書檔案配置年度、工程檔案配置工程項目等。

6)協(xié)同辦公系統(tǒng)中流轉的文件,在基本信息填寫后直接歸檔。

7)紙質來文可在協(xié)同辦公系統(tǒng)中收文登記后網上流轉,填寫文件基本信息等數據后歸檔。

3歷史檔案數字化加工實施要求

3?1準備階段

1)做好現存歷史檔案的現狀分析。包括檔案類型、載體形態(tài)、狀態(tài)、數量等。根據檔案情況

制定檔案數字化方案,確定項目需求以及掃描系統(tǒng)的集成解決方案。

2)發(fā)揮輔助設備功能。重點從檔案數字化設備配置計劃的成套性、項目硬軟件的集成性、數

字化方案與公司檔案需求的適應性等方面加以考慮,從實際需要出發(fā)長遠打算,力求確保掃描儀等硬件設施的配套具有較強的支撐能力和擴展能力。

3?2實施階段

1)檔案數字化加工。形成電子文件的存儲格式。國家電網公司實施的檔案管理系統(tǒng)中設置

有:一是稿本代碼,包括正式、草稿性和非正式電子文件;二是類型代碼,包括底(原始)稿、附件、

發(fā)文稿簽/收文單、正文;三是文件類型,如聲音、數據、圖像、超媒體鏈接、程序、文本、影像文件等。對紙質載體檔案做數據化處理時,根據現行檔案管理系統(tǒng)設置的要求選擇相應的格式,使用掃描儀按頁掃入計算機制成圖形文件,然后根據格式要求逐一掛接到相應文件目錄下的檔案信息化管理平臺檔案庫中。

2)根據公司具體情況逐年推進。檔案數字化受設備及檔案室人手制約,檔案室要根據歸檔

文件保管期限、檔案整理規(guī)范進行數字化,盡量將部分重點檔案、特色檔案、利用率比較高的檔案優(yōu)先進行數字化處理,力爭做到數字化檔案的高價值和高利用率。

3)加強載體質量檢查和處理。經數字化加工處理后的檔案要保持原貌,并且字跡清楚不失真,紙質文件在擺放時要端正,亮度達到要求。由于查閱,造成文件有破損的須紙面處理后方可進

行掃描。

4)形成資料。為保證每個環(huán)節(jié)的正常進行和順利銜接,需制定紙質檔案數字化加工流程表,

如《紙質檔案數字化加工流程記錄》、《掃描圖像質檢記錄》、《目錄錄入及校對統(tǒng)計表》、《目錄與圖像檢查對應表》等。這些登記表在數字化加工流程和加工管理過程中起到了重要的保障作用。數字化加工完成后,應及時將登記表整理、匯總、裝訂成冊,并在此基礎上詳細編寫數字化加工說明,包括全宗號、年代、件數、總頁數、目錄代號、案卷總數、電子數據容量、存儲方式以及加工中存在的問題及解決方案等等,形成一套完整規(guī)范的資料并保存,它是檔案數據有章可循的依據。

4做好文件材料雙歸制

文件材料雙歸制是保證紙質文件歸檔的同時必須有電子文件歸檔,其工作包括:

1)對有歸檔價值的文件,將紙質文件按要求掃描為電子文件;

2)對地方來文或有歸檔價值的文件,掃描后進入協(xié)同辦公系統(tǒng)進行收文登記,保證文件在協(xié)

同辦公中流轉;

3)對辦理完畢的紙質文件在檔案管理系統(tǒng)中進行添加,并掛接電子文件;

4)新建、擴建、技改、輸變電(基建)竣工工程資料歸檔:

①工程前期文件。從立項開始,工程資料的收集與工程進度同步進行,并在檔案管理系統(tǒng)中

錄入,掃描掛接電子文件。

②施工資料及監(jiān)理資料。根據現場施工進度及時在單機版管理系統(tǒng)中進行處理,保證工程進

度與資料數據化同步。

③非物資及物資招投標文件、廠家設備資料。招投標單位在提供紙質文件的同時提供電子文

件,保證歸檔文件數字化。

5檔案管理人員怎樣適應檔案管理現代化的要求

實現檔案管理現代化首先是檔案人員的現代化。它要求檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德，掌握先進的科學知識和管理技能。同時還要具備較高的業(yè)務能力、理論素養(yǎng)和文化修

養(yǎng)。作為一名供電企業(yè)檔案工作者，適應檔案管理現代化應從以下幾方面著手：

（1）認清形勢，調整心態(tài)，樹立獻身檔案事業(yè)的觀念。要適應供電企業(yè)檔案管理現代化的需要，必須提高認識，認清供電企業(yè)改革和發(fā)展的方向，認清檔案工作的意義和價值，強化職業(yè)道德，努力開創(chuàng)供電企業(yè)檔案工作新局面。

（2）努力學習現代科學技術知識，積累駕馭現代科技設備，運用現代技術手段的能力。

（3）廣泛涉獵現代科學文化知識，逐步完善自身的知識結構，努力使自己成為一專多能的復合型高級人才。以適應檔案工作日益復雜、變化的需要。

（4）努力提高業(yè)務水平，在實現檔案管理規(guī)范化、標準化的基礎上，積極開發(fā)檔案信息資源，為供電企業(yè)工業(yè)的生產、經營管理提供高效的服務

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[關鍵詞]地質檔案；管理；策略；建設

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.18.113

[中圖分類號]G275.9 [文獻標識碼]A [文章編號]1673-0194（2016）18-0-02

地質檔案是指地質工作活動的記錄和成果，它是在地質調查研究、礦產勘探等活動中形成的，記錄著重要地質勘探成果，是地質工作者在礦產勘查中總結出來的重要科技檔案，是開展地質勘探以及礦產資源普查等資料信息的重要來源。其具體內容是在地質勘探活動中產生的原始記錄、表報、總結和有關的依據、指示性文件，以及成果報告和有關的圖件、附表等。具有為國民經濟有關領域提供基礎材料，具有十分重要的研究價值。因此，加強地質檔案管理工作尤為重要，是地質勘查工作的重要組成部分。

1 地質檔案的特性

1.1 地質檔案形成的周期性長，區(qū)域特征明顯

地質勘查是一項周期比較長的工作，需要野外和實驗室相結合，通過對目標區(qū)域內工作量及勘查目標的確定，并掌握工作區(qū)內各種復雜地質特征和現象，然后總結形成最終的勘查報告，這期間需要很長的時間去調查和編寫報告。因此，由于地質勘查工作的原本特性，使地質檔案具有明顯的地域特點和工作周期長等特性。

1.2 地質檔案內容廣、綜合性強

由于地質勘查所涉及到的專業(yè)及技術手段較多，該工作是一項多樣性的綜合型工作，包括區(qū)域地質調查、礦產地質、物探和化探、水文地質、工程地質等，因此相應的也會形成多種類型的地質檔案報告和材料。

1.3 地質檔案利用廣，具有持久性

地質檔案需要經常收集整理，最終匯總成具有一定參考價值的檔案資料，國民經濟有關領域的地質工作者在進行某區(qū)域地質工作時往往會先對之前該區(qū)域的勘查檔案資料和地質研究成果進行翻閱和研究，并結合現有工作條件進行下一步的勘查規(guī)劃，不僅有利于工作的順利開展，而且有效節(jié)省了人力、物力以及財力，大大提高了工作效率?，F階段地質檔案的利用，不僅有助于地質勘查，還可以對區(qū)域環(huán)境保護城市建設工作提供支持。

2 加強地質檔案管理的具體策略

2.1 加強領導，增強檔案管理意識

不管什么工作，都需要單位部門領導的重視，如果領導對于該項工作不予以重視和支持，將為今后的工作進展產生種種困難。地質檔案管理工作同樣也不可缺少部門領導的重視和支持，領導的管理意識對于地質檔案工作的收集、整理和檔案室的發(fā)展具有重要作用。隨著地質勘查工作的不斷進行，地質檔案資料也越來越多，對檔案管理人員安排、設施建設以及檔案室擴建等基礎建設都需要領導的肯定和認同，如果領導對于檔案管理建設工作沒有足夠的重視，檔案管理將得不到充分的基礎保證，使得檔案管理工作者在日常工作中出現各種問題，嚴重影響檔案管理者的情緒和態(tài)度，進而不利于地質檔案的建設和管理。因此，只有加強領導地質檔案管理意識，積極地調動起檔案管理人員的工作熱情和服務態(tài)度，才能更好地加強和促進地質檔案管理工作的發(fā)展，以發(fā)揮地質檔案資料在地質勘查、科研以及深部找礦中的重要作用。

2.2 建立完善規(guī)范的地質檔案管理制度

無論在任何單位任何崗位，都需要有管理制度的約束，管理制度也是約束工作行為的一種必要閥門。地質檔案管理中都會對本單位以往歷年形成的勘查資料、設計方案以及施工方案等具有重要保存價值的科研成果進行收集、整理保管，以供查閱參考。隨著時代的變遷，檔案室管理制度也應不斷的跟隨時代的腳步進行變化，合理安排和規(guī)劃管理方法，及時進行改革調整，圍繞地質檔案管理規(guī)范化、制度化、科學化的理念進行逐步完善。地質檔案管理過程中，在對地質檔案進行收集整理時，應將該區(qū)域內的地質資料進行完整采集，確保該資料來源的真實可靠以及各種調查數據的科學嚴謹；在檔案資料的借閱管理中，應嚴格遵守檔案室的借閱條例，重要檔案資料需要經過相關負責人的批準方可進行查閱，如需要將資料借出檔案室，需要進一步讓檔案室領導批準，并進行相關登記；檔案室管理人員在進行日常管理時，應按管理規(guī)范進行管理，防止出現檔案資料的混淆和亂放。將檔案室管理制度細致化、精細化、合理化，這樣才能更好地幫助檔案室資料收集與管理。

2.3 加強電子檔案儲存設備以及辦公自動化網絡的安全性

隨著時代的發(fā)展和科技的不斷進步，地質檔案室需要進一步實現現代化檔案管理要求。通過應用相應的辦公自動化管理系統(tǒng)對地質檔案資料進行精準化管理，進而提高地質檔案室資料管理水平。首先，要健全檔案管理網絡建設，以信息化管理模式推動檔案資料管理的規(guī)范化進程。其次，提高檔案資料管理的數字化和信息化水平，將檔案室資料管理進行全信息化管理，也是未來檔案室管理的重要發(fā)展方向之一，在做好相應基礎硬件設施的同時，更應該進一步規(guī)范化各種基礎數據的收錄工作。最后，要及時對檔案室各種管理設備進行定期維護和檢查，對系統(tǒng)進行及時更新和升級，確保相應管理系統(tǒng)以及軟硬件設施的正常運行。此外，檔案室管理人員應及時對整個系統(tǒng)進行維護和管理，電子地質資料的安全性，也是檔案室安全管理中的重要組成部分。在對地質檔案室網絡安全性的管理中，還需要加強對于用戶身份的驗證，實行數字簽名驗證和建立網絡防火墻等，充分利用各種技術手段以提升檔案管理的安全性，最大程度上保障地質檔案電子資料在存儲、傳輸和應用過程中的保密性、安全性和準確性。在使用自動化辦公系統(tǒng)進行地質檔案管理時，管理員必須遵守檔案室管理條例和管理辦法，不得私自對電子檔案進行修改和非法下載，進而更加有效的提高檔案室電子資料管理的安全性。

2.4 建立地質資料檔案信息管理系統(tǒng)

開發(fā)建設地質資料檔案信息管理系統(tǒng)。運用現代信息技術手段進行檔案信息開發(fā)，從而提高檔案信息開發(fā)和利用質量，使地質工作人員和檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，為大力開發(fā)、科學管理和有效利用信息資源提供技術支持。積極加強圖文地質資料數據庫建設，開展地質資料的數字化工作，實現紙質綜合類地質資料圖文數字化，地質科研報告的圖文數字化，刻錄地質資料光盤，加大投入開發(fā)“數字檔案館”項目，重點抓好修訂和完善服務規(guī)章制度和實現地質資料服務網絡化，大力促進地質資料服務工作。構建地質檔案資料管理信息平臺，采用先進的科學技術，通過建立地質檔案資料管理信息服務器，建立網絡系統(tǒng)內上下相通的分布式地質檔案信息服務體系，實現地質檔案資源的共建與共享，提升地質檔案管理的能力和水平，從而使地質檔案資料管理與服務工作實現專業(yè)化管理。

2.5 建立一支高素質專業(yè)性強的地質檔案管理隊伍

地質檔案管理過程中需要有一支專業(yè)性強、素質高的管理隊伍，這樣才能更加有利于地質檔案管理工作的順利進行。地質勘查部門在人員招聘過程中，要注重檔案管理人員的專業(yè)性，注重檔案管理人員的學習能力，除了熟悉檔案業(yè)務外，還應對地質專業(yè)的基礎知識有一定了解，定期對檔案管理人員進行專業(yè)性培訓，安排管理人員去其他單位進行參觀學習，進一步提升檔案管理人員的專業(yè)水平和管理能力，并制定相應的管理制度和合理的人員獎懲辦法加強人員管理。隨著地質檔案資料管理信息化程度的提升，管理人員需要不斷學習和加強自身對于現代自動化辦公軟件的掌握能力和應用水平，轉變傳統(tǒng)管理思想和管理意識，強化管理能力，以更好的勝任當前快速發(fā)展的地質檔案室的管理要求，明確管理目標，促進地質檔案管理工作的快速發(fā)展。

3 結 語

地質檔案是地質單位的重要資源，做好數據分析與檔案管理是地勘工作單位一項至關重要的工作。相關人員分析地質檔案管理過程中存在的問題，結合工作實際開展有效的處理方法，與時俱進，提高地質資料的應用效率，挖掘地質檔案的潛在價值，推進我國的地質檔案工作的有序發(fā)展。

主要參考文獻

[1]張海蘭.做好地質檔案管理工作[J].西部探礦工程，2014（7）.

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【摘要】本文論述了公路工程檔案數字化前處理工作。主要內容包括：嚴格確定公路工程檔案數字化的范圍；規(guī)范公路工程檔案的前處理流程；提前修復受損的公路工程檔案；確保公路工程檔案的信息安全。

關鍵詞 公路工程；檔案數字化；前處理

公路工程檔案數字化前處理工作，是對公路工程檔案進行數字化轉換之前開展的一種專業(yè)化技術準備工作，是在充分尊重檔案原有整理的基礎上，從便于保管利用的角度出發(fā)，為適應檔案數字化的技術要求開展得一項基礎性工作。前處理工作包括檔案的鑒定、整理調整、病檔修復、檔案信息錄入等工作。公路工程檔案數字化前處理工作是檔案信息化的基礎，開展前處理工作具有十分重要的意義。

一、嚴格確定公路工程檔案數字化的范圍

公路工程檔案包括工程項目的提出、立項、審批、勘察設計、項目管理、施工文件、監(jiān)理文件、竣工驗收等工程建設和管理過程中形成的各類文字、圖表、聲像、圖紙等不同形式的記錄。在檔案整理過程中，難免會出現重復歸檔，檔案漏頁、跳號等現象。在劃定檔案數字化范圍時，應從方便檔案利用的實際出發(fā)，遵循檔案的形成規(guī)律，充分利用原有的整理基礎，只要有規(guī)可循，有目可查，就應當保持原有的整理體系。特別是對項目前期準備和審批文件，更應當慎重對待，力求保持歷史原貌，全部掃描。對項目建設過程中的業(yè)主指令與工程變更聯系單等檔案要一同進行數字化前處理。對項目竣工圖、竣工驗收文件，特別是橋梁、隧道工程圖紙檔案等利用價值高的工程檔案要認真對待，優(yōu)先數字化。以便“一橋一檔”地建立和檢查利用。

二、規(guī)范公路工程檔案的前處理流程

由于公路工程項目建設周期長、參建單位雜、檔案數量多，人工整理可能出現一定的偏差。檔案數字化前處理階段是對檔案進行仔細清點核對的最佳時機。為此，在前處理流程上更應該制定嚴格的操作流程。一是檔案出入庫中必需登記，辦理出入庫手續(xù)，責任到人。一個批次的出庫檔案不能過多。二是在清點檔案的過程中，要清點到頁。對漏編頁號的檔案，要補打頁碼，并在備考表中注明。三是核對檔案目錄，確保目錄與文件內容的一致。對單份文件無題名或題名不能揭示文件內容的，原題名照錄，并根據文件內容另擬題名附后，加“〔〕”號。四是確保檔案號的唯一性。同時，一個機關檔案室室藏檔號必須指代單一，保持穩(wěn)定，并留有適當的遞增容量。

三、提前修復受損的公路工程檔案

公路工程檔案是在項目建設過程中形成的，有的檔案形成和保管條件比較差，檔案破損、霉變在所難免。在開展檔案前處理工作之時，應當對這些受損的檔案進行搶救性修復。一是對破損嚴重的卷皮、卷盒進行更換，對發(fā)生蟲蛀、霉變的檔案要進行標注并及時進行修復處理，修復完成后再進行數字化。二是對案卷內小于A4 或16 開的紙張，如票據、存根、回執(zhí)等文件資料，要粘貼到A4 或16 開紙上，方便檔案的裝訂。三是對大尺寸、形狀不規(guī)則的圖紙要進行標注并使用工程圖紙掃描儀進行掃描。對褶皺明顯掃描文件無法正常利用的圖紙，要用玻璃板壓平后再進行掃描。

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關鍵詞：夯實物質基礎；抓好隊伍建設；注重項目帶動

檔案文化建設不同于以往，它離不開檔案業(yè)務建設的支撐，檔案文化建設也要上一個新高度。在認真總結和提煉以往經驗的基礎上提出的一項戰(zhàn)略性任務。因此，這將是一個系統(tǒng)工程，要認真制定工作方針，大力傳承，勇于創(chuàng)新，循序漸進，為我們的檔案建設添磚加瓦。

經過幾年的努力，桐廬電信的檔案部門在開展檔案資源建設、檔案資源搶救、檔案資源開發(fā)等工作中，態(tài)度積極端正，銳意改革，勇于探索和創(chuàng)新，通過項目運作的方式，取得了一些成效，積累了一定的經驗。這些成果的取得帶動和推進了桐廬電信檔案文化建設向深度發(fā)展、向廣度拓展。

其實桐廬電信的檔案建設并不是走在最前沿的，但是我們在繼承傳統(tǒng)和發(fā)展創(chuàng)新方面卻成為后來居上的典型。就檔案文化建設的具體內容而言，各地都有各自的實踐和經驗積累，但檔案文化建設絕不是以前單項工作的簡單疊加，而是要在總結已有成功做法的基礎上，提煉經驗、鞏固陣地，要從新形勢、新要求出發(fā)，在拓展外延、創(chuàng)新載體、豐富內涵、提高檔次上下功夫。

桐廬電信檔案室的工作可以說是很成功的，他們通過加強組織領導、制定方案、布置任務、制定標準、加強隊伍建設、分類指導、總結經驗、加強交流合作等途徑，把檔案建設工作逐步推向了正規(guī)化、科學化、現代化。他們在項目的設置、載體的創(chuàng)新、組織的實施等方面都取得了非凡的成績。只有做到檔案室工作側重、各司其職、互相協(xié)作、加強溝通、密切配合，檔案文化建設這項戰(zhàn)略舉措才能真正科學、有序地得到落實。

隨著計算機網絡的發(fā)展和普及，新時期的檔案工作，應該順應潮流，向數字化邁進。這是適應新時代的新舉措，由于檔案的重要性越來越凸顯，那么檔案工作就顯得越來越重要，檔案數字化因為可以通過局域網或者閱讀電子檔案等方式，越來越為人所接受，他有著檢索快，容量大，易管理、低碳環(huán)保等優(yōu)點，我們的檔案也要向數字化轉變，這樣才能沖破檔案利用的種種局限，使檔案管理從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、管理和服務職能轉變。我們的檔案建設的方向是以網絡建設為中心，積極研發(fā)新技術，用系統(tǒng)并向網絡化發(fā)展。而計算機的廣泛使用，使大量的數字檔案信息形成，同時也為檔案的數字化管理提供了可能。

檔案管理工作任重而道遠，我們在完善檔案創(chuàng)建和管理的時候，最不能忽視安全問題。正因為檔案有著在生活中其它東西無可替代的作用，所以更應該注重對它的保護和管理。所以，我們的檔案管理人員，都應該學會如何應對檔案管事中的突發(fā)事件，以確保我們的檔案工作正常有序[1]。

安全工作是第一要務。我們的管理人員，要負責做好突發(fā)事件時的疏散和搶救檔案的安全保衛(wèi)工作。為了確保出了問題不慌，必須在日常生活和管理中做好災情演練。要成立專門的領導小組去組織人員進行救災及維護現場秩序；負責做好疏散和搶救檔案的安全保衛(wèi)工作；負責做好災情的善后處理工作。這就要求我們的管理人員，必須創(chuàng)建應急預案，以確保在應急的情況下，采取最有效行動消除對檔案室檔案、資料的威脅； 建立層層上報制度，以確保有險情發(fā)生時，有統(tǒng)一的指揮和統(tǒng)一的而迅捷的搶救措施；有能力迅速查明原因，堵塞漏洞，徹底解決問題。如果發(fā)現檔案室險情過于嚴重，沒辦法弄清實際情況，或者初步估計依靠自身力量不能處理的，千萬不要盲目地獨自處理，應立即報警，呼叫搶險救災工作人員參加搶險，把損失減到最小[2]。

在日常的檔案建設中，桐廬電信一方面繼承了傳統(tǒng)管理檔案的方法和經驗，同時勇于探索新的路子，并不局囿于前人的規(guī)章和規(guī)定，他們大膽創(chuàng)新，不斷地摸索出管理檔案的新方法和新路子，集思廣益，建立專門的信息中心負責檔案查詢系統(tǒng)的維護，存儲檔案數據的服務器的日常管理、電子檔案數據的定期備份以及備份數據的安全保管。安全保衛(wèi)部門負責對檔案室及周邊日常安全監(jiān)管工作，消防、監(jiān)控、電路等設備的日常維護監(jiān)管工作，他們尤其在銜接辦公系統(tǒng)方面的成績尤為突出，針對電子文件和紙質文件之前重復性的雙套制問題，他們總結出建立一個通道的辦法，確實實行了文檔一體化，建立多個明確的制度，分工細，制度嚴明，從而有效地保障了檔案工作的順利進行[3]。

總結：“路漫漫其修遠兮，吾將上下而求索?！睓n案文化建設是一個任重而道遠的系統(tǒng)工程，各級檔案部門只有思想上重視、行動上積極，才能延續(xù)民族優(yōu)秀文化的光榮使命，將檔案文化建設推向深入。（作者單位：中國電信股份有限公司杭州分公司）

參考文獻

[1]章劍青.理清思路 注重特色――大力推進檔案文化建設[J].浙江檔案，2012，No.37103：24-26.

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為深入貫徹落實各級黨代會精神，鞏固擴大“三思三創(chuàng)”主體教育實踐活動成果，進一步加強作風建設和能力建設，促進我市檔案事業(yè)發(fā)展，按照市委、市政府“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動的總體部署，結合省檔案系統(tǒng)開展的“比作風、樹形象，強效能、創(chuàng)一流”主題實踐活動（簡稱“比樹強創(chuàng)”活動），經局黨組研究，決定在全局開展“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動，現制定活動實施方案如下：

一、總體要求

堅持以科學發(fā)展觀為指導，認真貫徹落實我市第十三次黨代會精神，圍繞“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”這一主題，抓住干部職工這一主體，以思想政治建設為先導，以作風能力建設為保障，進一步鞏固和深化“三思三創(chuàng)”主題教育實踐活動成果。圍繞省、市檔案事業(yè)“兩個推進”發(fā)展戰(zhàn)略和我市2012年度檔案工作目標任務，通過“比樹強創(chuàng)”活動的開展，使全局干部努力在改進作風、優(yōu)化服務上取得新進展，為促進我市檔案事業(yè)又好又快發(fā)展提供堅強有力的保障。

二、主要任務

按照市委、市政府“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動要求，結合我市檔案工作實際，著力抓好三方面工作：

（一）加強思想政治建設

一是開展形勢政策學習。緊緊圍繞學習貫徹黨的十及省、和我市黨代會精神，通過報告會、讀書會等形式，深入開展形勢政策學習，全面深入領會會議精神，準確把握今后一段時間內工作的指導思想、總體思路、目標任務和重大舉措，把思想認識統(tǒng)一到市委、市政府的工作部署上。二是開展“我們的價值觀”、“我能為檔案事業(yè)發(fā)展做什么”等系列討論活動，在全局范圍內弘揚以愛國主義為核心的民族精神和以改革創(chuàng)新為核心的時代精神，樹立和踐行社會主義榮辱觀，在黨員干部中樹立忠誠、公正、誠信、明禮、創(chuàng)新和擔當的價值取向。

（二）加快重點工作破難

根據市委、市政府關于實力城市、品質城市和文化強市“三大建設”的部署，以及在“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動中重點開展“五大專項行動”的要求，結合我市檔案工作實際，著重做好以下重點工作的攻堅破難。

1、加快開發(fā)利用信息資源，大力推進檔案信息化建設。一是全面推進一期數字檔案館項目建設工作。主要完成機房硬件設備采購與安裝調試、運行，全面升級數字化檔案管理系統(tǒng)；對部分館藏檔案進行數字化加工；開發(fā)農村信息共享平臺軟件，用于全市行政村檔案管理；改版市檔案信息網站，實現虛擬檔案室開放檔案和電子文件。二是繼續(xù)做好電子文件和檔案登記備份工作。進一步完善檔案登記備份中心，升級虛擬檔案室、館藏系統(tǒng)軟件，使之能實現代整理檔案的多個全宗著錄及同步、BS輸入的CS化、嵌入掃描及處理，未接入政務外網的單位在因特網上部署一套系統(tǒng)等功能；繼續(xù)對進館單位和民生領域電子業(yè)務數據登記備份。三是積極穩(wěn)妥地推進數字檔案室建設。健全全市檔案信息化建設標準，加快室藏檔案的數字化轉換，今年完成50家規(guī)范化數字檔案室的創(chuàng)建工作，為“智慧”建設打下良好的基礎。

2、加強館藏檔案資源建設，提升檔案管理整體水平。一是加強檔案資源建設。突出“三重一特”，加強政治、經濟、文化等方面文字、音像制品、實物等重要資料等征集工作；加強重大事件和重大活動的檔案接收征集力度；有計劃地進行黨史資料、家譜、圖書資料的征集工作；加強對工業(yè)園區(qū)開發(fā)建設中有關資料的收集和挖掘工作，努力優(yōu)化資源結構，豐富館藏內容。二是加強檔案利用服務工作。充分展現檔案利用和現行文件查閱中心作為政府信息服務窗口的功能，提升檔案服務水平，加強檔案查閱利用工作，切切實實做好檔案為民服務。

3、加強檔案文化建設，打造檔案文化精品。一是全面啟動“歷史記憶”工程。收集、整理、反映的歷史變遷、地域特色、風俗人情、舊城新貌、時代影像和文獻資料，涉及政治、經濟、文化、社會、人物等全方位的記憶記錄。二是開展名人名鎮(zhèn)名村記錄工作。對百行百業(yè)著名代表人物、歷史文化名鎮(zhèn)和名村進行建檔，建立名人名鎮(zhèn)名村檔案庫。三是展出“城市記憶工程”。利用局一樓大廳，以“記憶工程”為主題，分期展覽“記憶工程”的相關內容，來展示的歷史面貌、今天的發(fā)展成就。四是加強檔案編研工作。根據《檔案編研工作五年計劃》，編研出版《張?zhí)s日記》第一冊，并著手編纂《建國以來省部級以上領導來奉錄》一書。

（三）加速作風能力提升

加大作風建設力度，按照市委、市政府關于開展“進村入企”大走訪和深化“三服務”活動的要求，大力弘揚新風正氣、切實糾正干部中存在的不良風氣，進一步提升工作效率和服務水平。

1、加強作風建設教育和能力素質培訓。大力開展黨性黨風黨紀教育，引導黨員干部切實轉變因循守舊、墨守成規(guī)、不思進取的思想，解決被動抓落實、虛假抓落實、機械抓執(zhí)行、選擇抓執(zhí)行以及奢侈享樂等問題，大力倡導善思敢創(chuàng)的風氣，牢固樹立“服務大局、創(chuàng)新發(fā)展”兩個理念和“責任心、事業(yè)心”兩個心態(tài)。進一步加強黨員干部的思想理論和業(yè)務能力素質培訓力度，著重提高黨員“思”的品質和“創(chuàng)”的能力。

2、加強機關效能建設。開展治理“庸懶散慢”行動，嚴格落實機關效能建設“四條禁令”和“八項制度”，加強工作計劃性，增強干部執(zhí)行力，嚴格工作紀律。強化日常管理，從嚴控制行政成本。嚴格控制日常公用經費支出，確保公用經費支出壓縮5%以上；建立健全會議審批制度，提高會議效率，確保會議經費支出“零增長”；嚴格控制公務接待費支出，確保公務接待費支出“零增長”。

3、加強服務水平建設。以夯實基礎、推動發(fā)展、服務民生為根本目標，全面開展一線工作法，大力開展“三服務”活動，組織黨員干部深入基層、深入群眾走訪調研。結合我市檔案事業(yè)發(fā)展的新形勢，以各科室為單位確立1個以上調研課題，著力解決基層群眾反映強烈的突出問題，全力破解檔案服務在經濟社會發(fā)展中的重點難點問題，建立健全聯系群眾、聯系基層的體制機制。

三、工作要求

（一）加強領導、強化責任。為加強對“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動的領導，成立由局長任組長的局“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動領導小組（名單見附件）。各科室要結合工作實際，落實責任，扎實推進“善思善創(chuàng)、踐諾踐行”作風建設活動有序有效開展。

篇9

傳統(tǒng)分散式、以客戶為對象的檔案管理模式，主要存在以下問題：

（1）客戶檔案未實現標準化管理，管理標準低，庫房建設達不到國家的建設標準要求，存在一定的安全隱患；

（2）對客戶檔案的存檔未建立有效約束機制，檔案存檔存在不完整的情況；

（3）管理水平參差不齊，雖然有的對實體檔案存儲歸檔建立了信息系統(tǒng)，但大部分是手工管理，管理效率低；

（4）實體檔案歸檔上仍采取一戶一檔的模式，難以適應用電客戶海量性及用電檔案發(fā)生隨機性特點的管理需要，不僅存檔效率低，而且檔案存檔空間需要事先預留，在客戶檔案發(fā)生存在不確定性的情況下，必然會造成檔案庫房的大量浪費；

（5）檔案利用需要提取實體檔案，不僅增大了工作量，而且不利于實體檔案的保存，容易產生檔案資料的遺失、破損等；

（6）難以支持現場作業(yè)信息化、檔案信息共享的現代工作模式。以峨山供電有限公司為例，原歷史存量客戶檔案六百多萬頁，而且每月產生約1萬頁的新增檔案，依靠傳統(tǒng)手工管理、實體簡單整理、零散分散存儲的檔案管理方式嚴重影響到企業(yè)資源利用效率和檔案對營銷服務的支持能力，急需對原有客戶檔案管理模式進行變革。

2數字化檔案管理的思路

利用現代科技，突破傳統(tǒng)電力行業(yè)客戶檔案管理模式的禁錮，開展客戶檔案管理模式的創(chuàng)新，建立與業(yè)務辦理流程相銜接的約束機制，實現客戶檔案從業(yè)務受理-移交-數字化處理-實體歸檔的全過程集約化管理，全面提升客戶檔案精細化管理水平，有效提升檔案的存儲、利用效率和效益。為有序推進數字化檔案建設，制訂了里程碑計劃：第1階段（2個月時間）：開展調研、論證、評審、報批。第2階段（3個月時間），開展基礎建設，檔案運作流程設計和信息系統(tǒng)設計開發(fā)。第3階段（2個月時間）：開展人員培訓，系統(tǒng)測試、試運行、優(yōu)化。第4階段（2個月時間）：正式投入運行。

3主要做法

3.1建立高標準的數字化檔案管理體系

（1）建立客戶檔案管理中心，實現對客戶檔案的集中管理和集約化處理。

（2）建立規(guī)范化、標準化的檔案庫房。檔案庫房按照國家1級標準建設，實現有效的消毒殺菌、溫濕度控制和安全防范的功能，確保檔案資料安全、可靠保存。

（3）建立客戶檔案管理制度，實現標準化、規(guī)范化管理。制定了《峨山供電有限公司客戶檔案管理規(guī)定》，明確了檔案管理的各部門職責，對檔案歸檔、移交、保管、利用、庫房管理等進行了明確規(guī)定。

（4）實現標準化的檔案管理：①標準化的客戶檔案分類：建立兩級的客戶檔案標準化目錄，第一級體現業(yè)務類別，第二級體現業(yè)務類別下的具體檔案資料名稱。②客戶檔案移交標準化。在業(yè)務前端，對業(yè)務檔案資料進行了標準化，即每單業(yè)務檔案的具體名稱和樣式都進行了規(guī)范，并對檔案移交的數量、時間、質量都進行了管理，實現對檔案資料的完整率、及時率的考核，建立對檔案移交數量、時間、質量的在線約束。③實現現場作業(yè)管理的標準化。采用5S管理模式，對作業(yè)現場實現定置管理，每個工位實行標準化作業(yè)。

3.2應用客戶檔案管理信息系統(tǒng)

實現了從檔案移交-數字化處理-歸檔的全過程流程化管理，實現了方便的檔案資料檢索和查閱。主要實現以下功能：

（1）檔案在線移交管理。通過與營銷管理信息系統(tǒng)接口，按照有業(yè)務就有檔案移交的原則，建立對檔案移交的剛性約束，將檔案移交嵌入業(yè)務流程的環(huán)節(jié)，必須完成檔案才能完成業(yè)務。同時，檔案系統(tǒng)通過紅黃綠燈進行預警，對各單位檔案移交及時性、完整性進行統(tǒng)計通報。該功能支持按頁進行檔案資料的在線登記和移交。

（2）數字化處理功能。支持檔案資料入庫（預處理庫）-分類整理-檔案修補-信息錄入建立卷宗-高速掃描-實體歸檔的全過程作業(yè)，實現工作質量的管理和監(jiān)控。采用高速掃描技術，實現實體檔案數字化的快速處理。

（3）綜合查詢。提供方便的檔案電子化資料檢索與查閱功能。

（4）實體檔案的利用。支持在線實體檔案利用申請、審批和歸還業(yè)務。

3.3建立嚴格的風險控制措施

檔案集中處理、存儲會無形加大檔案資料交接、運輸等風險，實體資料集中存儲存在擴大損失的風險。同時，數字化處理、信息共享提高了信息客戶信息外泄的風險。因此，公司采取了嚴格的風險控制措施。

（1）嚴格檔案交接管理，檔案交接逐頁清點移交，從營業(yè)網點移交至檔案室的檔案資料必須當天完成并清點和登入系統(tǒng)，確保檔案移交完整、準確；

（2）加強信息安全防護。設置系統(tǒng)功能授權，檔案室電子化處理的計算機設備不得接入外網、不得設有對外拷貝的接口?？蛻綦娮訖n案原則上只允許查看和打印，且打印情況留有記錄和監(jiān)控，確?？蛻粜畔⒌玫娇煽康谋Ｃ?。

（3）設置檔案室和作業(yè)流水線全程攝像監(jiān)控，杜絕檔案實體資料帶出指定工作場所。

（4）嚴格庫房管理。建立了檔案室日常巡視檢查制度，確保設備可用和良好運行。庫房實現24小時監(jiān)控，庫房鑰匙專人管理。

（5）嚴格管理實體檔案借閱。非訴訟等法律事務需要，客戶檔案實體資料原則上不得外借。如確需要外借實體檔案的，須經領導部門批準，方可外借。檔案保管人員須對借閱人歸還的檔案認真檢查、核對，無誤后方可準予借閱注銷。

3.4實現了客戶檔案管理的重大創(chuàng)新

集中式數字化客戶檔案管理顛覆了供電企業(yè)傳統(tǒng)檔案管理理念，實現了管理方式的重大突破。

（1）創(chuàng)新了檔案歸檔模式。傳統(tǒng)客戶檔案以客戶為歸檔對象，需要在檔案庫房預留客戶檔案空間以便進行客戶新增檔案存放，檔案存放需要追蹤到具體客戶的檔案盒。在海量客戶檔案產生具有隨機性的情況下，檔案的存檔效率低、庫房浪費嚴重。數字化檔案管理實現對每頁檔案進行管理以每單業(yè)務為存檔對象，在歸檔時，只需在系統(tǒng)中記錄該單業(yè)務存放的卷宗位置即可，因此在實物存放時，可按檔案架進行順序存放，存放效率高，庫房利用率大幅提高。

（2）建立了檔案歸檔的約束機制。傳統(tǒng)檔案歸檔與業(yè)務脫節(jié)，難以保證歸檔的及時性與準確性?，F有模式實現了檔案管理與業(yè)務流程聯動，對用電業(yè)務辦理的檔案進行了標準化，并實現對檔案產生、歸檔、利用全生命周期管理，實現對檔案歸檔的及時性、完整性的系統(tǒng)考核。

（3）從戶到頁的轉變，實現檔案管理精細化。檔案資料實現從以戶為管理對象轉為以每單業(yè)務為管理對象，從每單業(yè)務資料為最小管理粒度轉變?yōu)橐悦宽摍n案資料為管理粒度，實現檔案資料的最小顆粒度管理。

（4）支持了檔案的電子化利用。檔案的查閱實現按業(yè)務、客戶等多維度的方便、快捷查閱，同時，在推行現場電子化作業(yè)的情況下，能夠給予電子化的查閱和檔案利用。從而，既提高了檔案利用效果和效率，也有效保護實體檔案，支持了現代化的作業(yè)模式。

（5）檔案封裝采用密封包裝，防水、防蟲效果好，檔案存儲成本有效降低，同時檔案存儲空間得到進一步節(jié)約。

4效益分析

集中式數字化客戶檔案管理有效提升了檔案精細化管理水平，取得了顯著效果。

4.1管理效益

（1）工作效率大幅提高。實物資料可按檔案架進行順序存放，定位到每份文件及每頁文件，存放效率高。

（2）實現了客戶檔案的精細化、標準化管理。檔案資料實物以戶為歸檔對象轉為按每單業(yè)務為歸檔對象，從每類、日期的業(yè)務資料為最小管理對象轉變?yōu)橐悦繂巍⒚宽摍n案文件為管理對象；建立了檔案歸檔的約束機制，對用電業(yè)務辦理的檔案進行了標準化，實現對檔案產生、歸檔、利用全生命周期管理，實現對檔案歸檔的及時性、完整性的系統(tǒng)考核。

（3）電子化處理，檔案利用效率大幅提高。所有檔案資料全部進行電子化掃描處理，日常業(yè)務的檔案利用全部實現在線電子查閱，檔案利用更加方便快捷，同時，通過終端甚至PDA可實現檔案在遠程調閱，為現場業(yè)務提供強大的信息支持。

（4）實物檔案得到標準化的消殺、溫濕度控制的有效保存，更好支持檔案規(guī)范存儲，支撐市場及客服。

4.2經濟效益

集中式數字化檔案管理有效提升了檔案的處理和庫房的存儲效率，取得了明顯的經濟效益：

（1）按照20年檔案保管量計算，可減少檔案庫房面積約600平方米，減少檔案管理人員約7人。

（2）月節(jié)約人力資源及庫房資金：300*8元/月（租金）+7*2500元/月（人員工資）=1.99萬元/月；每年節(jié)約資金23.88萬元。

4.3社會效益

（1）率先開展了客戶檔案管理模式創(chuàng)新，為供電企業(yè)提供了可借鑒、可復制的先進的檔案管理模式，推動了客戶檔案管理水平的提升；

（2）節(jié)約了檔案使用面積，支持了土地、建設的集約化使用；減少檔案架數量，節(jié)約了資源；

（3）檔案利用實現遠程電子化，減少了檔案資料復印，減少紙張浪費，支持綠色環(huán)保；

（4）規(guī)范實體檔案保護，提升了檔案現代化管理水平。

5結語

（1）客戶檔案的海量性及產生的隨機性決定必須實行檔案管理的創(chuàng)新。

篇10

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項活動的歷史記錄。檔案工作的好壞，直接關系到醫(yī)院的基礎管理水平。在現代醫(yī)院管理中，醫(yī)院檔案管理如何跟上醫(yī)院發(fā)展的步伐，更好的服務于醫(yī)療、教學、科研，應成為醫(yī)院管理者十分關注的問題。在衛(wèi)生部制定的等級醫(yī)院管理標準中，規(guī)定三級醫(yī)院檔案管理必須達到科技事業(yè)單位檔案國家二級標準，因此檔案管理在醫(yī)院管理中具有十分重要的地位。醫(yī)院建立綜合檔案室，就是將分散保存在不同職能部門的檔案集中統(tǒng)一到綜合檔案室，實現檔案資源的集中與整合，從而達到“多檔合一”，實現檔案信息資源共享，提高工作效率。筆者就此談一些思考，與同行共同探討。

一、當前醫(yī)院檔案管理格局

1.室藏結構不合理，服務層面單一

醫(yī)院檔案室保存的絕大部分都是文書檔案，其主要來源于各級黨委、政府及其各個部門，這樣就導致了檔案室的主要利用對象大都是黨政職能科室工作人員，醫(yī)護人員以及醫(yī)院服務的主體——患者及其家屬很少來查閱檔案，正是由于檔案室保存的檔案類型過于單一，與醫(yī)院主體以及服務主體息息相關的檔案數量太少，造成醫(yī)院檔案室服務層面單一。

2.各門類檔案分散保管，各自為政

一方面，檔案的分散保管不利于檔案實體的保護。由于歷史以及體制的原因，醫(yī)院檔案大都由相關職能部門負責保管，而不是由檔案室統(tǒng)一保管。文書檔案由檔案室保管、人事檔案由人事科保管、病案檔案由病案室保管，科技檔案由科教科保管、財會檔案由財務科保管等。由于各部門的保管條件不同，檔案的保管情況不容樂觀。例如，有的部門依舊使用鐵皮柜保存檔案；有的部門檔案室位于地下室，陰暗潮濕，未采取有效的除濕措施，給檔案的實體保護帶來極大的挑戰(zhàn)等，由于保管條件的參差不齊，必然會導致檔案實體保護水平的不同。另一方面，檔案的分散保管不利于檔案的提供利用。作為基層檔案部門，最主要的目的就是便于提供利用。分散保管的各類檔案給提供利用帶來了極大地不便，可能查找關于同一問題的檔案需要經過很多部門才能查找齊全，費時費力，同時由于檔案人員的工作能力不同，給用戶提供的服務也會有所區(qū)別，這可能會給查檔工作帶來一些阻滯，不利于檔案的提供利用。

3.條線歸口多元，職能區(qū)分重疊

一當面，醫(yī)院各類檔案歸口管理部門五花八門，例如文書檔案歸口在院長辦公室、病案檔案歸口在醫(yī)務科；另一方面，醫(yī)院檔案職能區(qū)分相互交叉，功能重疊，容易造成相互推諉，例如執(zhí)業(yè)醫(yī)師檔案，大多數醫(yī)院職業(yè)醫(yī)師的管理職能主要體現在醫(yī)務科，但是職業(yè)醫(yī)師檔案包含的相關材料又與人事檔案重疊，在提供利用的時候，容易相互推諉，給查找利用工作帶來不便。

二、建立醫(yī)院綜合檔案室探討

醫(yī)院綜合檔案管理就是集中統(tǒng)一管理全院所有檔案，實現檔案機構整合、檔案資源共享、檔案功能優(yōu)化。

1.實體集中存放

整合醫(yī)院各類檔案機構，實現檔案實體集中存放，就是將醫(yī)院的文書檔案、科技檔案、財會檔案、人事檔案、病案檔案等類型的檔案統(tǒng)一納入檔案實體管理，成立“綜合檔案室”，在統(tǒng)一的保管標準和設備配置情況下，分門別類地對各類檔案進行存放和保管，以維護檔案實體安全、完整。尤其是對于一些新建醫(yī)院，在規(guī)劃和設計之初，就可以把檔案中心納入一并考慮，節(jié)約成本，便于提供利用。

2.信息資源共享

醫(yī)院建設逐步向信息化、數字化方向發(fā)展，要求醫(yī)院檔案管理水平也與之相適應。檔案管理信息化，就是將現代計算機技術、信息技術、通信技術充分運用于檔案信息資源的處置、保存、管理和提供利用等活動中，以期獲得最佳的工作效率、經濟效率和社會效率[1]。因此，需要加大對醫(yī)院檔案信息化建設投入，構建基于B2C平臺的網絡化檔案信息管理平臺，配備符合要求的網絡版檔案管理系統(tǒng)，實現通過Web網頁直接訪問并進行信息檢索。對不同類別的檔案，按照既有的檔案分類方案，通過紙質文件數字化和電子文件檔案化的信息化處理手段，實現實體檔案的信息化管理，并根據權限在內部局域網直接訪問檔案服務器，查閱檔案目錄和全文，實現檔案信息資源共享，提高檔案工作效率，降低管理成本。

3.管理職能分工

從管理學上講，對任何組織機構的設計，都要既明確規(guī)定其職責范圍，又要賦予其完成職責所必須的權限。因此，在建立綜合檔案室的同時，也應該設立“虛體”檔案職能機構——檔案處，實行兩塊牌子、分頭管理的管理體制，因為基層檔案管理部門尤其是醫(yī)院檔案管理部門，提供利用服務是第一位的，是基礎工作，信息服務職能是體現醫(yī)院檔案部門存在價值的重要手段，而不應該糾結于傳統(tǒng)管理體制的局限。檔案處可以虛擬存在，其內部管理職能的體現依舊依托相關職能部門，例如病案檔案在條線歸口上依舊屬于醫(yī)務科管理，這并不影響其檔案部門作用的體現和職能的發(fā)揮；而檔案職能機構的對外職能，可以通過“虛體”檔案職能機構——檔案處來實現[2]，這與檔案行政管理部門對醫(yī)院系統(tǒng)檔案管理部門的要求不謀而合。

三、醫(yī)院建立綜合檔案室的意義

1.有利于檔案資源的合理配置，優(yōu)化室藏結構，促進檔案信息資源的開發(fā)。

目前，醫(yī)院檔案室保存的基本上都是文書檔案，而將其他門類的檔案也集中保存，不僅優(yōu)化了室藏結構，擴大了檔案室的用戶來源，大大豐富了室藏資源，也更有助于檔案信息資源的開發(fā)。

2.有利于更好地維護檔案實體的安全、完整，便于提供利用

以統(tǒng)一的保存標準，購置統(tǒng)一的保管設備，對工作人員進行統(tǒng)一的工作培訓等，必將有利于維護檔案的實體安全、完整；將多種門類的檔案集中保管，可以使檔案的管理更加統(tǒng)一、規(guī)范、有效，有利于提供更優(yōu)質、高效的服務。

3.有利于節(jié)約成本，提高工作效能

各種門類的檔案集中保管，可以有效地避免重復投資和重復建設，避免重復購置辦公設備和檔案裝具以及檔案室保存利用必需的檔案專用設備，可以將有限的經費用在最需要的地方，從而節(jié)約行政管理開支，實現效益最大化的同時也可以提高檔案工作效能。

醫(yī)院檔案管理工作的本質與醫(yī)院管理工作的本質是一樣的，即便于“利用”。對于醫(yī)院而言，各項管理工作都是為了更好地為患者服務，促進醫(yī)學科學和衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，而醫(yī)院檔案管理工作則是為醫(yī)院的醫(yī)療、教學、科研等工作服務，更好地滿足廣大人民群眾的健康需求，就方向而言，可謂殊途同歸。實現醫(yī)院綜合檔案管理，創(chuàng)新檔案管理模式，打破傳統(tǒng)檔案管理體制束縛，實現檔案信息資源共享，為廣大醫(yī)護人員、患者及其家屬提供便捷、高效、優(yōu)質的檔案服務，符合醫(yī)院檔案管理工作的宗旨，也是醫(yī)院檔案管理工作適應現代管理模式的內在要求。

參考文獻：