導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

首先，繼續(xù)強(qiáng)化社保檔案管理的理解與認(rèn)識(shí)

一、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是深化社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。

隨著社會(huì)保險(xiǎn)改革的逐步深化，“社會(huì)人”將是必然發(fā)展趨勢(shì)。社會(huì)保險(xiǎn)部門不但要履行社會(huì)保障的責(zé)任，同時(shí)還要承擔(dān)起對(duì)離退休人員的社會(huì)化服務(wù)與管理職能，如此龐大的社會(huì)系統(tǒng)工程，若無(wú)完整準(zhǔn)確的個(gè)人資料記載，即安全有序的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，社會(huì)保險(xiǎn)部門的工作就會(huì)陷入困境，甚至?xí)绊懙缴鐣?huì)保險(xiǎn)改革的進(jìn)程。

二、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)的檔案管理，是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)本身的必然要求。

一個(gè)參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會(huì)保險(xiǎn)的各項(xiàng)待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。在辦理參保手續(xù)時(shí)，首先要填寫保險(xiǎn)卡及個(gè)人詳細(xì)情況表等，作為最原始的資料存入個(gè)人檔案，其后要不斷繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)、劃撥個(gè)人帳戶、計(jì)算利息，有時(shí)還要對(duì)繳費(fèi)比例、繳費(fèi)基數(shù)及養(yǎng)老金發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整。伴隨人才的合理流動(dòng)，還要辦理保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移和基金的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出手續(xù)等，這些詳細(xì)的個(gè)人檔案記載，就成了今后支付社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要依據(jù)。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的好壞，將直接關(guān)系到參保人的切身利益。

三、加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，有利于社保部門提高業(yè)務(wù)質(zhì)量和辦事效率。

檔案資料的收集、整理實(shí)際上是對(duì)業(yè)務(wù)工作進(jìn)行有序的梳理和有效的歸納。對(duì)已完成的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行回顧整理、總結(jié)，從中找出經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，將對(duì)正在進(jìn)行或進(jìn)一步開展的工作提供良好的借鑒和推動(dòng)。

其次，理性審視社保檔案管理的現(xiàn)狀

一、對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案重視不夠。由于社會(huì)保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，加之有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視，對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理缺少相應(yīng)的軟硬件投入，人員配備、經(jīng)費(fèi)不到位的情況普遍存在，甚至對(duì)相關(guān)信息管理混亂，隨意性較強(qiáng)。

二、社會(huì)保險(xiǎn)檔案多頭管理。管理不統(tǒng)一，其結(jié)果就是責(zé)任缺位。社會(huì)保險(xiǎn)檔案由于涉及的面比較廣泛，在我國(guó)不一樣的類別社會(huì)保險(xiǎn)檔案分別歸屬不一樣的部門管理，形成了多頭管理問題，造成不一樣的檔案分屬不一樣的部門，各部門之間資訊溝通困難，一個(gè)人的保險(xiǎn)資料分別保存在不一樣的機(jī)構(gòu)，不少社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)不遵循檔案集中統(tǒng)一管理的原則，綜合檔案室只保管文書檔案，其余業(yè)務(wù)材料都存放在業(yè)務(wù)科室。且管理辦法各異，沒有一個(gè)完整的檔案資訊中心能夠查詢到一個(gè)人的全部社會(huì)保障檔案資訊。

三、缺乏專業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，造成社會(huì)保險(xiǎn)檔案的各地管理辦法不統(tǒng)一。在社會(huì)保障檔案的不一樣專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。哪些資料需要整理歸檔，如何進(jìn)行整理歸檔；哪些資料不需要?dú)w檔，如何銷毀；哪些資料需要分類、分級(jí)管理；哪些資料需要集中統(tǒng)一管理，如何管理；客觀上沒有形成良好的運(yùn)行機(jī)制和工作秩序。主觀上也需要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理制度和管理程序。

四、社保檔案人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)少，業(yè)務(wù)水平亟待提高。社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)對(duì)檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)較少，開展經(jīng)驗(yàn)交流的機(jī)會(huì)也不多；雖然一些社保機(jī)構(gòu)有較多高學(xué)歷的兼職檔案工作者，但檔案專業(yè)人才很少，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓(xùn)的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，影響了檔案管理工作。

此外，努力創(chuàng)新社保檔案管理工作

一、建立健全相關(guān)制度，規(guī)范程序，理順社保檔案工作管理機(jī)制。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，制定社保檔案分類大綱和保管期限。對(duì)每一類檔案制定出相應(yīng)的管理制度，從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對(duì)各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個(gè)明確的程序，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。平時(shí)工作中形成的文書材料、業(yè)務(wù)報(bào)表、臺(tái)帳、圖表、會(huì)計(jì)帳簿等，要及時(shí)立卷歸檔，遵循集中統(tǒng)一管理的原則，避免社會(huì)各保障職能部門間交叉重復(fù)而造成的浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的集中管理。

篇2

（1）隨著人們的參保意識(shí)的增強(qiáng)，社會(huì)保險(xiǎn)的參保數(shù)額日益增加。社會(huì)保險(xiǎn)的發(fā)展對(duì)保險(xiǎn)檔案的要求就更加嚴(yán)格，社會(huì)保險(xiǎn)檔案的先進(jìn)性也就顯得尤為重要。需要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)檔案進(jìn)一步創(chuàng)新改革。

（2）社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)實(shí)施改革計(jì)劃。國(guó)內(nèi)社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)全面實(shí)施了各種改革計(jì)劃，2011年11月15日，人保部就《社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)申報(bào)繳納管理規(guī)定（草案）》征求意見。根據(jù)草案，企業(yè)繳納險(xiǎn)種從養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)險(xiǎn)三項(xiàng)擴(kuò)至五項(xiàng)，新增工傷和生育險(xiǎn)。這些政策改革都為新時(shí)期的社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展?fàn)I造了很大的發(fā)展空間以及機(jī)遇。

（3）我國(guó)公民個(gè)人社保檔案分散在不同的管理部門中管理，負(fù)責(zé)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的部門分散。

（4）缺乏社會(huì)保險(xiǎn)檔案工作指標(biāo)評(píng)估。社會(huì)保障大量檔案工作環(huán)節(jié)繁瑣，相對(duì)于社會(huì)保障工作，檔案工作不是很難評(píng)估社會(huì)保障，也沒有統(tǒng)一的行政法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，所以檔案的一部分工作人員放松了的工作要求。五種社會(huì)保險(xiǎn)檔案文件不是一個(gè)部門管理，導(dǎo)致不同的開發(fā)人員參與系統(tǒng)建設(shè)、彼此之間的不信任和人為障礙，造成檔案割裂。

2 我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)存在的問題

（1）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作不夠重視。社會(huì)保險(xiǎn)工作的重點(diǎn)集中在擴(kuò)大基本社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍，加強(qiáng)社會(huì)保險(xiǎn)基金籌集，并確保企業(yè)離退休人員基本養(yǎng)老金是及時(shí)的問題等。忽視了社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理，使社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理工作在一個(gè)無(wú)序狀態(tài)，不能充分發(fā)揮其功能。

（2）社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)不是標(biāo)準(zhǔn)。由于我國(guó)目前的社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致不清楚檔案的范圍，社會(huì)保險(xiǎn)文檔集合并不完整，不完整的檔案管理方法等，嚴(yán)重影響社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（3）缺乏專業(yè)社保檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。社保檔案管理缺乏國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，職工檔案管理仍在執(zhí)行1992年勞動(dòng)部與國(guó)家檔案局共同制定的《企業(yè)職工檔案管理規(guī)定》，而該項(xiàng)制度中的部分條款如適用范圍、歸檔范圍、管理形式、交接流轉(zhuǎn)等規(guī)定已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)實(shí)工作的需要，亟須修改。在沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的情況下，有的制訂了一些社保檔案的地方標(biāo)準(zhǔn)，有的地?市制定和公布了醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法、低保檔案管理辦法，而全國(guó)許多地?市則沒有建立相關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，造成社保檔案的各地管理方法不統(tǒng)一。在不同專業(yè)類別中，管理的規(guī)范和水平也不一致。

3 社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理的解決辦法

（1）將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字存檔文件。紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)換成數(shù)字文件。根據(jù)檔案工作的實(shí)際需要，靈活使用，如目錄數(shù)據(jù)適用于使用記錄文本；全文數(shù)據(jù)可以使用輸入圖像掃描；和一些目前常用的數(shù)據(jù)可以制成光盤。

（2）根據(jù)社保檔案類別進(jìn)行分類管理。根據(jù)不同檔案的類型進(jìn)行分類管理，方便查找、儲(chǔ)存，可以防止檔案的丟失與缺漏。應(yīng)針對(duì)不同門類的檔案，確定不同的歸檔整理方法。首先，確定立卷原則。遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，按社保檔案不同價(jià)值性質(zhì)分類，以便于保管和利用。其次，確定歸檔形式。根據(jù)各社保經(jīng)辦單位文件材料形成的類型，確定以“件”或“卷”進(jìn)行整理、歸檔的文件材料范圍。最后，根據(jù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案的保存價(jià)值確定“永久”、“長(zhǎng)期”和“短期”三種保管期限。

（3）建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保管理系統(tǒng)，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。建立全國(guó)統(tǒng)籌的社保檔案管理體系可以為社會(huì)保障事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展和不斷完善奠定重要的基礎(chǔ)。以電子政務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系和勞動(dòng)及社會(huì)保障標(biāo)準(zhǔn)體系為指導(dǎo)，以投融資與運(yùn)營(yíng)模式和項(xiàng)目實(shí)施監(jiān)理模式為依托，按照多層架構(gòu)的模式將系統(tǒng)自上而下構(gòu)架成為組件與業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)運(yùn)作支撐平臺(tái)、IT基礎(chǔ)設(shè)施三個(gè)層次，樹立以監(jiān)控及管理、信息安全為主的貫穿三大層次的兩大體系模式。為適應(yīng)勞動(dòng)者的流動(dòng)和工資收入的變動(dòng)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者按號(hào)碼設(shè)立檔案卡，并用計(jì)算機(jī)儲(chǔ)存，記錄公民個(gè)人歷年的工資收入情況。在全國(guó)設(shè)立計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，對(duì)每個(gè)勞動(dòng)者的情況進(jìn)行追蹤記錄；并建立全國(guó)范圍內(nèi)統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)查詢接口，允許公民定期查詢，同時(shí)也可替他們預(yù)測(cè)，比如退休時(shí)可拿到多少養(yǎng)老金，以提高工作的透明度。

篇3

關(guān)鍵詞：養(yǎng)老保險(xiǎn)社保業(yè)務(wù)檔案管理

1、維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)檔案，保護(hù)職工權(quán)益

隨著群眾養(yǎng)老保險(xiǎn)意識(shí)的不斷提高，沉寂多年的歷史繳費(fèi)日益顯現(xiàn)出其重要性，斷保多年要求續(xù)保的參保人員越來(lái)越多。由于社會(huì)保險(xiǎn)歷史繳費(fèi)記錄檔案管理的不完善，一些參保人員的繳費(fèi)權(quán)益無(wú)法得到保障，并在實(shí)踐中產(chǎn)生了不少爭(zhēng)議。

我市自1987年就開始實(shí)行養(yǎng)老保險(xiǎn)統(tǒng)籌工作，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)手段比較落后，加上對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作重視不夠，參保人員原始繳費(fèi)記錄存在很多不完善的地方。保定市社保所在開展企業(yè)參保職工繳費(fèi)工資和繳費(fèi)年限確認(rèn)工作的過程中，對(duì)一些缺少以往繳費(fèi)年限和繳費(fèi)基數(shù)記錄的職工檔案，通過查詢企業(yè)職工花名冊(cè)企業(yè)職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡補(bǔ)繳繳費(fèi)分解表歷年繳費(fèi)記錄表等相關(guān)材料，確定繳費(fèi)事實(shí)，重新整理歸集參保數(shù)據(jù)，真實(shí)記錄每位參保人員的參保歷史，保障了參保人員的養(yǎng)老保險(xiǎn)權(quán)益。

隨著國(guó)有企業(yè)重組兼并倒閉，職工下崗中斷勞動(dòng)關(guān)系中斷繳費(fèi)情況大量出現(xiàn)，如何記錄保存每一位參保人員的繳費(fèi)資料顯得尤為重要，如果不及時(shí)開展社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，就會(huì)形成一種被動(dòng)的工作局面。

1980年參加工作的李桂蘭，今年已經(jīng)46歲。1980年11月，李桂蘭成為保定市水泥廠的一名正式職工。按照有關(guān)規(guī)定，1987年1月李桂蘭參加了當(dāng)?shù)氐酿B(yǎng)老保險(xiǎn)。1998年李桂蘭離開保定去了新疆打工。2009年，李桂蘭從新疆特地趕回到保定市社保所查詢以往的養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)情況。離開企業(yè)十幾年，社保資料會(huì)不會(huì)遺失？社保所這里是否完整保留自己過去的參保記錄？李桂蘭的心里忐忑不安。來(lái)到保定社保所，檔案員根據(jù)李桂蘭的身份證輸入名字后，幾秒鐘就查到記載李桂蘭詳細(xì)繳費(fèi)情況的職工養(yǎng)老保險(xiǎn)卡。李桂蘭一直懸著的心終于踏實(shí)了下來(lái)，心里有說(shuō)不出的高興。保定市社保所依據(jù)李桂蘭的養(yǎng)老保險(xiǎn)卡，重新為她補(bǔ)辦了養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，恢復(fù)了繳費(fèi)情況。

2、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)規(guī)范化管理

在保定市，類似李桂蘭的情況非常的多，在養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)丟失的情況下，保定市社保所通過歷史資料的查詢，為他們補(bǔ)辦養(yǎng)老保險(xiǎn)手冊(cè)，保證其繼續(xù)參保。

社保業(yè)務(wù)檔案對(duì)參保人員十分重要，但是業(yè)務(wù)檔案管理工作對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)還十分陌生。沒有現(xiàn)成的樣板，保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)只能摸著石頭過河。通過抓庫(kù)房建設(shè)文件材料收集歸類整理立卷，使業(yè)務(wù)檔案整理和立卷從不規(guī)范到規(guī)范，社保檔案庫(kù)房從無(wú)到有；業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容由簡(jiǎn)單到豐富；并把業(yè)務(wù)檔案管理工作列入長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃年度計(jì)劃及有關(guān)人員的崗位職責(zé)中，把業(yè)務(wù)檔案工作作為社保管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容納入年度目標(biāo)，與業(yè)務(wù)工作同部署同組織同考核。短短幾個(gè)月的時(shí)間，檔案目錄全部實(shí)現(xiàn)電子化管理，從而使社保業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)生了巨大的變化。

為規(guī)范社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理，維護(hù)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案真實(shí)完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)人力資源和社會(huì)保障部國(guó)家檔案局》第3號(hào)令和河北省人力資源和社會(huì)保障廳河北省檔案局《冀人社發(fā)2009（11號(hào)文件）》要求，我市社保所出臺(tái)了《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》，同時(shí)對(duì)業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行規(guī)范管理提出了明確要求，推動(dòng)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)一步開展。社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，而且有力地維護(hù)了參保人員的權(quán)益。保定市紡織廠等7家企業(yè)，由于在改制前欠繳職工養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)多。改制時(shí)，職工強(qiáng)烈要求其補(bǔ)繳歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)費(fèi)，通過查閱歷年職工養(yǎng)老保險(xiǎn)繳費(fèi)分解表，社保機(jī)構(gòu)為職工提供了這些企業(yè)歷年欠繳的準(zhǔn)確數(shù)字。企業(yè)補(bǔ)繳了歷年欠繳的養(yǎng)老保險(xiǎn)，企業(yè)職工的合法權(quán)益得到了保障。

3、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化

社保業(yè)務(wù)檔案是全面系統(tǒng)記錄參保單位和參保個(gè)人繳納社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)計(jì)發(fā)社會(huì)保險(xiǎn)待遇的重要憑據(jù)。實(shí)現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整安全和有效使用，直接關(guān)系到參保單位和參保職工的合法權(quán)益和切身利益。社保業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵在于實(shí)現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標(biāo)準(zhǔn)化。

3.1統(tǒng)一業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。根據(jù)我市社保所下發(fā)的《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理辦法》等七項(xiàng)業(yè)務(wù)檔案管理工作制度，結(jié)合我所業(yè)務(wù)情況的實(shí)際需要，業(yè)務(wù)檔案主要采取分級(jí)管理便于查詢集中保管確保安全的原則，做到有章可循有制可依有底可查，統(tǒng)一了業(yè)務(wù)檔案管理工作制度。

3.2統(tǒng)一檔案室標(biāo)準(zhǔn)。檔案室是社保業(yè)務(wù)檔案的“家”，統(tǒng)一檔案室的標(biāo)準(zhǔn)至關(guān)重要。為此，保定市社保所建立了一個(gè)具有防火防光防塵防盜防潮防高溫防污染防有害生物等“八防”功能的檔案室，基本實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房檔案查閱辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜和檔案密集柜滅火器溫濕度計(jì)空調(diào)計(jì)算機(jī)等專用設(shè)備。新晨

3.3統(tǒng)一規(guī)范整檔。根據(jù)《人力資源和社會(huì)保障部國(guó)家檔案局》第3號(hào)令，結(jié)合本所業(yè)務(wù)職責(zé)，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案共分六類三十八項(xiàng)，以此規(guī)范全市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)檔案的收集積累整理保管應(yīng)用查詢服務(wù)工作。

保定市社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要求對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行統(tǒng)一集中清理。各社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照先收集后篩選保齊全少缺漏的辦法集中清理，要求每位職工將櫥柜的所有原始資料文件集中起來(lái)，進(jìn)行鑒定整理組卷歸檔。

篇4

管理人員素質(zhì)低下，社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理人員的素質(zhì)直接決定了檔案信息服務(wù)的質(zhì)量,社保機(jī)構(gòu)為了節(jié)約成本,很少聘用專業(yè)的檔案管理人才。大部分檔案管理人員都是身兼數(shù)職,一方面缺少專業(yè)的檔案知識(shí),業(yè)務(wù)不熟練;另一方面對(duì)社保檔案管理的精力投入不夠,對(duì)參保人的資料不能及時(shí)歸檔和整理,損害參保人的利益的同時(shí)也大大降低了檔案管理的質(zhì)量。

存在的問題

1、提高全民檔案管理意識(shí)。改善社保檔案管理首先要解放管理人員的思想,這就要求各級(jí)檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳,增強(qiáng)全社會(huì)的社保檔案管理意識(shí)和法制意識(shí)。讓社會(huì)和管理人員深刻理解社保檔案管理的重要性和必要性,從而才能在思想上重視社保檔案管理,在工作中端正態(tài)度。在日常工作中,各級(jí)管理部門要協(xié)調(diào)共進(jìn),定期做好業(yè)務(wù)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的交流,共同致力于探索高效科學(xué)的管理機(jī)制。此外,政府和人民的宣傳工作也要提上日程,在取得政府和人民的大力支持下,社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理事業(yè)才能蒸蒸日上。

2、建立健全管理制度。建立健全社會(huì)保險(xiǎn)管理制度是管理工作有效開展的保障。針對(duì)多頭管理的現(xiàn)狀,社保部門要嚴(yán)格遵循《檔案法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》的規(guī)定,設(shè)置統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu),實(shí)現(xiàn)管理工作的集中化。檔案行政管理和社會(huì)保險(xiǎn)主管部門,盡快制定《社會(huì)保險(xiǎn)檔案管理辦法》和《社會(huì)保險(xiǎn)檔案分類大綱》及有關(guān)各門類社保檔案的《保管期限表》,以便各地社保部門科學(xué)管理檔案。構(gòu)建完善的社保檔案管理體系,還需各基層管理部門做出努力,完善社保檔案鑒定、銷毀以及借閱和查詢等制度,在健全的管理制度保障下,確保各門類檔案的科學(xué)管理,提高社保檔案管理水平。

3、提高管理人員素質(zhì)。社保檔案具有廣泛性、變動(dòng)性、權(quán)益性和規(guī)范性四個(gè)特征,對(duì)社保管理人員的素質(zhì)提出了很高的要求。因此,必須高度重視人才的引進(jìn)、培養(yǎng)和管理人員素質(zhì)的提升。一要建立健全用人機(jī)制,聘用專業(yè)的檔案管理人員;二要加強(qiáng)對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn),提高工作質(zhì)量和工作效率;三要提高管理人員的職業(yè)道德素質(zhì),培養(yǎng)樂于奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)的工作精神,為參保人提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。業(yè)務(wù)精湛又精通計(jì)算機(jī)的管理人員為社會(huì)保障檔案管理的改革提供了智力支持。同時(shí),把《檔案法》《保密法》和《社會(huì)保險(xiǎn)法》列為社保檔案管理人員業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的重要內(nèi)容,通過學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī),增強(qiáng)他們做好工作的自覺性和責(zé)任感。

篇5

1.社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理分散，標(biāo)準(zhǔn)不一。我國(guó)現(xiàn)行社會(huì)保障管理體制無(wú)論是組織管理機(jī)構(gòu)建設(shè)，還是立法規(guī)定都相對(duì)分散。管理機(jī)構(gòu)分散、不集中，在檔案管理上沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，管理方法滯后，缺乏結(jié)合實(shí)際細(xì)化各類社保檔案的管理細(xì)則，使得檔案實(shí)體管理投入較大，社會(huì)服務(wù)功效甚微。

2.檔案實(shí)體存量多、增量大，歸檔材料應(yīng)“瘦身”。社會(huì)保險(xiǎn)體系的不斷完善，保險(xiǎn)種類的多樣化，使得參保人數(shù)和范圍廣泛覆蓋，參保方式更加細(xì)化，保險(xiǎn)工作的業(yè)務(wù)量連年大幅提升，與此帶來(lái)的是社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的與日俱增。以西城區(qū)為例，社保中心檔案的年增量為15000卷，醫(yī)保中心檔案年增量為30萬(wàn)件。如此巨大的增量，為社保檔案管理和庫(kù)房管理帶來(lái)了空前的壓力。按現(xiàn)有方式管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案實(shí)體，管理成本將不堪重負(fù)。

3.部分檔案利用價(jià)值不高，利用率偏低。通過對(duì)近兩年檔案利用情況進(jìn)行跟蹤分析，西城區(qū)社保中心業(yè)務(wù)檔案的利用量每年只有300余件,主要是內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門、業(yè)務(wù)科室及參保單位查閱利用一些依據(jù)性檔案材料，約占總查閱量的99%，而審批材料只占1%，基本上未接待公民查閱檔案。醫(yī)保中心業(yè)務(wù)檔案的利用量約為每年150件，以審批材料中的醫(yī)療費(fèi)原始單據(jù)利用最多。在利用時(shí)效上，基本上只利用3年以內(nèi)形成的檔案，2008年以前的檔案利用很少。調(diào)研結(jié)果表明，部分檔案本身的價(jià)值不高，導(dǎo)致社保業(yè)務(wù)檔案利用率偏低，不能充分發(fā)揮其社會(huì)化的服務(wù)功能。

二、解決問題的對(duì)策與設(shè)想

（一）建立健全檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)“大集中”管理從管理的角度看，綜合檔案館僅接收永久保存的檔案，造成社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理更加分散，且社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案增量大，大部分檔案館在建設(shè)初期未能預(yù)留這部分檔案的庫(kù)房容量。從利用的角度分析，參保單位和人員并不了解要查詢的社保信息保存在哪里，不僅要跑經(jīng)辦機(jī)構(gòu)還要跑檔案館，利用不便勢(shì)必引起利用者的不滿，增加社會(huì)負(fù)面效應(yīng)。在當(dāng)前經(jīng)辦機(jī)構(gòu)分設(shè)的情況下，如何更好地整合社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案資源，將檔案集中管理？筆者認(rèn)為可以成立“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理中心”，負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理一定區(qū)域內(nèi)的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案。各經(jīng)辦機(jī)構(gòu)按照檔案管理中心的要求，定期（如每年）向中心移交檔案實(shí)體及數(shù)據(jù)，由中心按照統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范對(duì)檔案實(shí)體與數(shù)據(jù)進(jìn)行加工整合，真正實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老、醫(yī)療、工傷、失業(yè)、生育、工傷等社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的集中管理、綜合利用和信息共享。

（二）科學(xué)管理檔案實(shí)體，應(yīng)歸盡歸，該存才存1.緊密結(jié)合實(shí)際，科學(xué)劃定檔案實(shí)體保管期限?！侗本┦?lt;社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定（試行）>實(shí)施辦法》（京人社發(fā)〔2010〕109號(hào)）對(duì)十類社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的保管期限做了明確規(guī)定，調(diào)研發(fā)現(xiàn)仍有一些期限設(shè)定與實(shí)際情況不適宜。一是在現(xiàn)有保管期限的基礎(chǔ)上，增加5年定期保管期限。如生育保險(xiǎn)手工報(bào)銷費(fèi)用審批材料，按照規(guī)定其保管期限為10年，每一件檔案以參保人為單位，其中包括審批表、申報(bào)表、收費(fèi)單據(jù)及診斷證明、出院證明、生育服務(wù)證、出生證、身份證復(fù)印件等相關(guān)審核材料，共計(jì)10余頁(yè)。從參保人的角度來(lái)看，參保人在一次性享受生育保險(xiǎn)待遇后，這類材料也就實(shí)現(xiàn)了其查考價(jià)值。在實(shí)際工作中，此類檔案主要留作內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門進(jìn)行審計(jì)之用，查閱者很少，且僅利用近兩年的檔案內(nèi)容，故劃定5年保管期較為合適。到期后及時(shí)進(jìn)行鑒定銷毀，可以減小檔案管理成本，節(jié)約庫(kù)房空間。二是調(diào)整檔案保管期限偏高的檔案。如用人單位社會(huì)保險(xiǎn)登記材料、用人單位社會(huì)保險(xiǎn)年檢材料、五險(xiǎn)參保單位登記表等，其保管期限為永久保存。調(diào)研發(fā)現(xiàn)其保管期限偏高，因?yàn)榇祟惖怯洸牧纤涊d的內(nèi)容主要為單位名稱、組織機(jī)構(gòu)代碼、住所地、法人或負(fù)責(zé)人、開戶銀行及賬號(hào)等，這些信息是社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)審核用人單位參保資格的依據(jù)，對(duì)職工享受醫(yī)療保險(xiǎn)待遇和將來(lái)計(jì)發(fā)養(yǎng)老金沒有直接的查考利用價(jià)值。三是檔案實(shí)體狀態(tài)不足以按劃定期限保存的情況。在調(diào)研過程中，通過翻閱積存待整理的檔案，我們發(fā)現(xiàn)有部分審批材料字跡為針式打印，因打印效果不佳，淺藍(lán)色字跡褪色嚴(yán)重，多有辨認(rèn)不清之處，還有個(gè)別單據(jù)為熱敏紙材質(zhì)，僅保存兩三年就已看不清了，這部分檔案仍按原保管期限劃定沒有實(shí)際意義。應(yīng)及時(shí)鑒定整理，可依據(jù)具體情況適當(dāng)降低保管期限，同時(shí)盡快采取數(shù)字化補(bǔ)救措施。2.鑒定檔案價(jià)值，科學(xué)界定歸檔范圍，為檔案實(shí)體“瘦身”。國(guó)家檔案局3號(hào)令及北京市檔案局109號(hào)文件中均規(guī)定了各類登記表單的相關(guān)審核材料作為檔案劃入歸檔范圍。調(diào)研中，通過查看各類檔案實(shí)體，發(fā)現(xiàn)審批、登記材料中附帶了大量參保人辦理業(yè)務(wù)時(shí)提交的相關(guān)審核材料，其在案卷中占有較大比例，導(dǎo)致檔案案卷厚重臃腫。如基本醫(yī)療保險(xiǎn)基金補(bǔ)繳表中每一個(gè)參保人都需附帶一本勞動(dòng)合同，而這部分材料實(shí)際上對(duì)參保人并沒有查考利用價(jià)值，其主要作用是為內(nèi)控部門、基金監(jiān)督部門對(duì)社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)進(jìn)行審計(jì)提供依據(jù)。筆者認(rèn)為，這些相關(guān)審核材料可以不納入歸檔范圍，而是將其作為審計(jì)依據(jù)，一是將審計(jì)工作前移，歸檔前審計(jì)；二是相關(guān)審核材料由保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)自存，以備核查；三是辦理保險(xiǎn)業(yè)務(wù)工作過程中進(jìn)行數(shù)字化掃描以供備查。此外，部分檔案為經(jīng)辦機(jī)構(gòu)或醫(yī)院內(nèi)部系統(tǒng)生成的電子單據(jù)，如醫(yī)院上傳的住院費(fèi)用清單，由醫(yī)院為歸檔工作專門進(jìn)行打印，歸檔裝箱上交保存后，就沒開箱利用過，且在醫(yī)院系統(tǒng)里已經(jīng)全部存有電子數(shù)據(jù)，建議此類檔案做無(wú)紙化保存，由醫(yī)院上交電子數(shù)據(jù)即可。

（三）加快信息化進(jìn)程，搭建社保檔案電子數(shù)據(jù)統(tǒng)一平臺(tái)當(dāng)前，社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案信息化工作尚處在目錄應(yīng)用的初級(jí)發(fā)展階段，遠(yuǎn)遠(yuǎn)跟不上社會(huì)保險(xiǎn)工作發(fā)展和改革的腳步。應(yīng)打破僵化的固有思維模式，使社保檔案管理由重社保檔案實(shí)體向重社保檔案信息轉(zhuǎn)變，逐步搭建能夠查詢到參保人全部社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的信息中心。數(shù)字化工作初期雖然耗資巨大，但從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這是降低行政成本、提高行政效率，服務(wù)民生的有效途徑。

篇6

關(guān)鍵詞：社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)；檔案管理；誤區(qū)

社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案是各級(jí)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)收、支、管全過程中所形成，并被保存起來(lái)以備查考的文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。這些記錄能夠準(zhǔn)確反映一個(gè)參保對(duì)象從辦理參加養(yǎng)老保險(xiǎn)手續(xù)到終止養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系，其間所能享受到的養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等待遇。隨著社會(huì)保險(xiǎn)制度改革從局部試點(diǎn)到全面推開，社會(huì)保險(xiǎn)覆蓋范圍逐漸擴(kuò)大，參保人數(shù)、參保單位不斷上升。與此同時(shí)，隨著社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)量和檔案數(shù)量的與日俱增，社會(huì)保險(xiǎn)部門所承擔(dān)的安全有序管理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的職責(zé)也日漸沉重。由于社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是伴隨社會(huì)保險(xiǎn)制度建立而逐步發(fā)展起來(lái)的，還屬初始階段，由于沒有全國(guó)性的社會(huì)保險(xiǎn)檔案業(yè)務(wù)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，各地業(yè)務(wù)檔案管理不盡統(tǒng)一，缺少規(guī)范，因此在具體工作中容易產(chǎn)生一些“誤區(qū)”。如不及時(shí)糾正，會(huì)對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理帶來(lái)一定的影響。

一、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在管理上的“誤區(qū)”

一講到“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案”，不少同志很容易將其同辦公室產(chǎn)生的文書檔案聯(lián)系在一起，因此，把形成的業(yè)務(wù)資料全部推向辦公室，由文書、檔案人員判定是否具有歸檔價(jià)值。實(shí)際上，業(yè)務(wù)檔案與文書檔案形成的范疇、利用的對(duì)象都不同。業(yè)務(wù)檔案來(lái)自于業(yè)務(wù)運(yùn)行過程，是整個(gè)業(yè)務(wù)工作中的一個(gè)重要組成部分。因此，業(yè)務(wù)部門有責(zé)任對(duì)其進(jìn)行收集、整理、編目、裝訂、歸檔，直至移交檔案室，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。至于收集范圍、整理方式要達(dá)到什么程度，業(yè)務(wù)部門可與辦公室共同探討，業(yè)務(wù)部門有了解業(yè)務(wù)全過程的特長(zhǎng)，辦公室人員有收集、歸檔、保管文書檔案的經(jīng)驗(yàn)，這樣各取所長(zhǎng)、相輔相成，可制定出比較符合本單位工作實(shí)際的《業(yè)務(wù)檔案歸檔范圍和分類方案》。在辦理業(yè)務(wù)過程中，業(yè)務(wù)部門本著誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)整理、誰(shuí)歸檔的立卷原則，可根據(jù)歸檔范圍先分類別，以“參保單位—年度—業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)（類別）”分類方法，先區(qū)分參保單位，再區(qū)分年度，第三區(qū)分業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，同一單位同一年度社會(huì)保險(xiǎn)文件材料中，件的排列依照社保登記類、參保人員類、申報(bào)結(jié)算類、保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)停類、待遇類順序排列。密不可分的材料依順序排列在一起，經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的材料在前，參保單位提供的材料在后，結(jié)論性材料在前，證據(jù)性材料在后。按照業(yè)務(wù)檔案流程編制歸檔文件目錄、加蓋歸檔章、填制備考表，然后裝盒歸檔，全部實(shí)行了“一戶一檔”的管理辦法。這樣，業(yè)務(wù)部門就完成了立卷的任務(wù)，并于次年1月底前將上年度業(yè)務(wù)檔案移交檔案保管部門統(tǒng)一編目、存檔、保管和提供利用。值得一提的是，在移交時(shí)要辦理檔案交接手續(xù)。這一過程的有分有合，有序流轉(zhuǎn)，也體現(xiàn)了各自“職能”和“責(zé)任”的不同，避免了原始依據(jù)的遺失、混雜，方便以后利用。

二、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在載體上的“誤區(qū)”

目前，計(jì)算機(jī)在社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)運(yùn)作中應(yīng)用廣泛，各種數(shù)據(jù)已通過計(jì)算機(jī)生成、存貯、共享。有人認(rèn)為最初記載于紙質(zhì)的原始資料已無(wú)保存價(jià)值，認(rèn)為通過計(jì)算機(jī)直接查尋更加快捷明了。這種認(rèn)識(shí)存在一定的偏頗。計(jì)算機(jī)固然有其科學(xué)、準(zhǔn)確、檢索方便、存貯量大、易于修改等特點(diǎn)，但紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案卻始終保持和發(fā)揮著原始憑證的作用，并且有永久保存價(jià)值。這一點(diǎn)恰恰是電子文件所欠缺的。因?yàn)闄n案的法律效力是國(guó)家《檔案法》賦予的。目前，電子文件的法律效力沒有得到《檔案法》的認(rèn)可，所以遇到數(shù)據(jù)更正、司法公正時(shí)，只能依靠紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案。這方面的事例不勝枚舉。即使在國(guó)外先進(jìn)的國(guó)家，也重視紙質(zhì)文件、紙質(zhì)檔案的憑證作用。所以，首先要對(duì)社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案的載體保管有個(gè)正確認(rèn)識(shí)，紙質(zhì)文件要?dú)w檔，計(jì)算機(jī)形成的電子文件同樣要?dú)w檔，從而發(fā)揮各自不同的利用價(jià)值。對(duì)紙質(zhì)業(yè)務(wù)資料的歸檔形式可延用文書檔案的管理方式，對(duì)電子業(yè)務(wù)資料的歸檔則通過程序控制和備份，并刻錄成光盤存放在防磁柜里永久保存，每四年再重新刻錄一次保存。

三、社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理存在操作上的“誤區(qū)”

在具體操作中，也會(huì)遇到這樣那樣的實(shí)際問題，也需要有一個(gè)協(xié)調(diào)統(tǒng)一的過程。

1.歸檔范圍

有的同志認(rèn)為，凡是業(yè)務(wù)工作中形成的所有資料都要?dú)w檔，實(shí)際上沒有這個(gè)必要。一定要視業(yè)務(wù)資料的利用價(jià)值而定，實(shí)行優(yōu)化收集，在保管期限上也可以區(qū)分一下。同時(shí)，也要防止重復(fù)勞動(dòng)。例如：社會(huì)保險(xiǎn)基金征繳部門形成的一式幾聯(lián)“征繳憑證”，因財(cái)務(wù)部門托收后將其中一聯(lián)按月整理裝訂成基金憑證，并按規(guī)定移交檔案室，這樣基金征繳（下轉(zhuǎn)第75頁(yè)）（上接第93頁(yè)）部門產(chǎn)生的一聯(lián)存放于本部門保管就可以了，因?yàn)橐粋€(gè)檔案室存放兩套完全相同的檔案也是一種浪費(fèi)，應(yīng)根據(jù)需要確定歸檔內(nèi)容。

2.業(yè)務(wù)檔案形成也要有“收支兩條線”的觀念

社會(huì)保險(xiǎn)主要有征收和支付兩塊工作，征收和支付形成的原始資料不應(yīng)混雜。一個(gè)卷一個(gè)內(nèi)容，即使是以一個(gè)單位，也要分清“收”與“支”分作兩類歸檔。

3.案卷排序問題

既要貫徹檔案集中統(tǒng)一管理的原則，又要兼顧不同檔案的各自特點(diǎn)，分別排序，同一類別的案卷流水號(hào)從上到下，從左到右的順序排列上架，不同類別的案卷不得排列在一起。檔案上架后，對(duì)各架編制檔案存放示意圖，便于查尋。

篇7

醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作量大、內(nèi)容繁多、手續(xù)復(fù)雜。對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案進(jìn)行規(guī)范化管理是優(yōu)化醫(yī)療保險(xiǎn)工作的重要保障。加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)的檔案管理首先是深化國(guó)家社會(huì)保險(xiǎn)改革的需要。醫(yī)療保險(xiǎn)是我國(guó)社會(huì)保險(xiǎn)五大險(xiǎn)種中覆蓋范圍最廣、涉及的人員類別最多的險(xiǎn)種，它不僅涵蓋城鎮(zhèn)所有用人單位及在職職工，同時(shí)還包含離退休人員與靈活就業(yè)人員。對(duì)城鎮(zhèn)在職職工而言，醫(yī)療保險(xiǎn)需要履行保障責(zé)任；對(duì)離退休人員而言，醫(yī)療保險(xiǎn)還要履行社會(huì)化服務(wù)和管理職能。若缺少完整的檔案管理，不僅阻礙醫(yī)保部門的工作，甚至影響社會(huì)保險(xiǎn)改革的推進(jìn)。其次可以充分發(fā)揮醫(yī)保檔案的實(shí)用價(jià)值。建立規(guī)范化的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，可以為醫(yī)保數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和醫(yī)?；鸸芾硖峁┰攲?shí)的第一手資料，為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持。此外，規(guī)范化的醫(yī)療保險(xiǎn)檔案，準(zhǔn)確記錄了參保單位和個(gè)人的參保情況、費(fèi)用記錄等信息，在方便參保人員查閱的同時(shí)，普及醫(yī)保知識(shí)、了解醫(yī)保信息、維護(hù)自身權(quán)益。

二、縣域醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理的現(xiàn)狀

（一）醫(yī)保檔案管理制度不健全

由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案數(shù)量巨大，種類繁多，從門類上來(lái)說(shuō)，包括文書文件類、業(yè)務(wù)財(cái)務(wù)類、設(shè)備聲像類等，每個(gè)門類中包含多種資料，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息分類編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，沒有與之相匹配的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，醫(yī)療保險(xiǎn)檔案因涉及“醫(yī)、保、患、藥”四個(gè)方面，涉及面廣，各縣域醫(yī)療保險(xiǎn)檔案歸屬的管理科室不盡相同，同一人的保險(xiǎn)檔案保存于不同機(jī)構(gòu)，同一類檔案分屬于不同部門。

（二）醫(yī)保檔案資料收集不完整

由于醫(yī)療保險(xiǎn)服務(wù)人員對(duì)醫(yī)保檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，重視度不夠，而醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作本身較枯燥，很容易致使工作人員產(chǎn)生厭倦的情緒，無(wú)法調(diào)動(dòng)工作積極性，造成醫(yī)療保險(xiǎn)檔案在最初的收集環(huán)節(jié)不順暢，檔案信息不完整。特別是在縣域范圍內(nèi)，部分醫(yī)療經(jīng)辦機(jī)構(gòu)甚至沒有設(shè)立專門的檔案室，對(duì)醫(yī)保檔案的保管不善，收集不齊全，歸檔不及時(shí)，應(yīng)歸檔的檔案分散在各科室和個(gè)人手中，造成參保單位檔案信息不完整。醫(yī)療保險(xiǎn)原始檔案涉及面廣，信息分散，收集起來(lái)耗時(shí)長(zhǎng)，時(shí)效性不突出，同時(shí)對(duì)檔案信息的準(zhǔn)確性把握較困難，無(wú)法為建立科學(xué)、高效的醫(yī)保管理機(jī)制提供強(qiáng)有力的信息支持，實(shí)效性小。

三、規(guī)范縣域醫(yī)保檔案管理的對(duì)策

（一）健全制度建設(shè)

根據(jù)我國(guó)《檔案法》、《保密法》等法律法規(guī)，在省級(jí)層面制定醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理辦法，統(tǒng)一醫(yī)保檔案分類大綱和保管期限；在市、縣域范圍內(nèi)，制定相關(guān)的規(guī)章制度，統(tǒng)一醫(yī)保檔案管理科室，并將醫(yī)保檔案管理納入科室綜合考核范疇，規(guī)范檔案管理人員職責(zé)，從制度上健全醫(yī)保檔案管理工作。從而構(gòu)建一個(gè)完整的制度體系，讓醫(yī)療保險(xiǎn)相關(guān)人員有章可循，照章辦事。同時(shí)，針對(duì)不同門類檔案，從其收集、整理、保管、移交到存檔，制定標(biāo)準(zhǔn)化管理流程，做到既符合工作進(jìn)程，又符合檔案管理要求。

（二）完善檔案收集

做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案管理工作，必須廣泛收集各類檔案資料，使各類檔案系統(tǒng)完整，這是提高醫(yī)保檔案信息資源的基礎(chǔ)和前提。做好醫(yī)療保險(xiǎn)檔案的收集，首先要在“醫(yī)、保、患、藥”四個(gè)方面達(dá)成共識(shí)，從思想層面重視和支持檔案管理工作，尤其是在醫(yī)保管理當(dāng)局，應(yīng)利用各種宣傳手段和渠道，大力宣傳檔案管理工作的重要性，提高醫(yī)保工作全員認(rèn)識(shí)，統(tǒng)一檔案管理思想，增強(qiáng)醫(yī)保檔案資料收集工作的積極性，加大對(duì)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案工作的重視程度；其次，加強(qiáng)醫(yī)療保險(xiǎn)檔案收集工作的實(shí)效性。由于醫(yī)療保險(xiǎn)檔案信息分散，涉及面廣，具有隱蔽性，有時(shí)很難判斷信息的準(zhǔn)確程度。在醫(yī)療保險(xiǎn)檔案收集的過程中，要及時(shí)根據(jù)反饋的信息對(duì)原來(lái)的信息進(jìn)行判斷、調(diào)整，以期達(dá)到最佳實(shí)效。

（三）加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)

篇8

一、企業(yè)職工檔案工作存在的問題

隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的深入發(fā)展，我國(guó)經(jīng)濟(jì)體制發(fā)生了深刻的變化，一些國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)、兼并、重組或轉(zhuǎn)制，民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外商獨(dú)資企業(yè)、個(gè)體工商戶等新的經(jīng)濟(jì)組織，逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要組成部分和職工就業(yè)的主體。然而，在國(guó)有企業(yè)破產(chǎn)轉(zhuǎn)制和新經(jīng)濟(jì)組織發(fā)展過程中，企業(yè)職工檔案管理問題日益突出，主要表現(xiàn)在：一是企業(yè)職工檔案管理不規(guī)范。經(jīng)過破產(chǎn)轉(zhuǎn)制的國(guó)有企業(yè)，企業(yè)職工檔案疏于管理，有的職工檔案去向不明。一些新經(jīng)濟(jì)組織不重視企業(yè)職工檔案的建立和保管，不能及時(shí)更新、補(bǔ)充新產(chǎn)生的職工個(gè)人材料，使職工的檔案不準(zhǔn)確、不完整。二是企業(yè)職工檔案被分散保管。一些民營(yíng)、外資企業(yè)只保管本單位職工錄用以后形成的檔案，職工錄用以前的檔案有的在原企業(yè)保管，有的隨破產(chǎn)企業(yè)檔案一同由綜合檔案館或企業(yè)主管部門保管，凡此種種不一而足。企業(yè)職工檔案處于割裂狀態(tài)，導(dǎo)致職工個(gè)人經(jīng)歷斷檔，職工檔案不能完整反映個(gè)人的歷史。三是有些企業(yè)職工檔案安全保管存在隱患。有的破產(chǎn)企業(yè)職工檔案裝在麻袋里堆放在倉(cāng)庫(kù)中，沒有防火、防盜、防潮等安全保護(hù)措施，檔案丟失現(xiàn)象屢有發(fā)生。四是轉(zhuǎn)遞手續(xù)不健全。職工個(gè)人隨意帶走檔案，調(diào)轉(zhuǎn)無(wú)回執(zhí)。有些企業(yè)因不同意職工調(diào)轉(zhuǎn)或其他理由，隨意扣押職工檔案，致使職工檔案不隨本人走，形成“棄檔”或“死檔”。企業(yè)職工檔案管理的缺失，直接導(dǎo)致企業(yè)職工在辦理退休、醫(yī)療、養(yǎng)老保險(xiǎn)等事宜時(shí)，無(wú)法提供完整的依據(jù)，使職工的切身利益受損。鑒于上述種種情況，遼寧省檔案局提出加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，維護(hù)職工切身利益。

二、采取的主要措施

2004年以來(lái)，遼寧省檔案局與遼寧省勞動(dòng)和社會(huì)保障廳先后聯(lián)合印發(fā)了《遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定》(以下簡(jiǎn)稱《暫行辦法》)、《(遼寧省企業(yè)職工檔案管理暫行規(guī)定)補(bǔ)充意見》(以下簡(jiǎn)稱《補(bǔ)充意見》)及《遼寧省企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)資格備案辦法》等規(guī)范性文件，對(duì)企業(yè)職工檔案管理、職工個(gè)人檔案補(bǔ)辦、勞動(dòng)關(guān)系確認(rèn)等提出具體解決方法，進(jìn)一步規(guī)范了企業(yè)職工檔案的管理等相關(guān)事宜，為確保職工檔案安全保管、有效利用、維護(hù)企業(yè)職工的利益起到積極的作用。

1.明確企業(yè)職工檔案管理機(jī)構(gòu)及其職責(zé)。用人單位、勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)、失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)，被確定為職工檔案管理機(jī)構(gòu)，由勞動(dòng)和社會(huì)保障部門領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，實(shí)行分級(jí)管理，同時(shí)接受同級(jí)檔案行政管理部門的監(jiān)督、指導(dǎo)。明確了用人單位、勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)、失業(yè)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)、社會(huì)保險(xiǎn)經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在檔案管理工作中的職責(zé)。用人單位招聘職工，簽訂一年以上勞動(dòng)合同，職工檔案由用人單位建立、保管，或由用人單位委托勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)保存檔案；簽訂合同期限在一年以下的，職工檔案可不存放在單位，但用人單位應(yīng)將其檔案委托單位屬地勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)集體保存。職工工作變動(dòng)或解除勞動(dòng)關(guān)系，由用人單位將職工個(gè)人檔案轉(zhuǎn)交其新的工作單位或戶口所在地的勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)進(jìn)行保管，將轉(zhuǎn)遞職工檔案的時(shí)限由原來(lái)30日縮短為15日，增加了追究法律責(zé)任的條款。規(guī)定職工“跳槽”單位不得扣押檔案等。保證了職工檔案管理的連續(xù)性，從根本上解決企業(yè)職工、解除勞動(dòng)關(guān)系的失業(yè)人員，退休人員、靈活就業(yè)人員、自費(fèi)出國(guó)等人員的檔案歸屬問題。

2.加強(qiáng)對(duì)國(guó)有破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案的監(jiān)管。企業(yè)資產(chǎn)重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定妥善處置職工檔案，并向同級(jí)檔案行政管理部門與勞動(dòng)和社會(huì)保障部門報(bào)告職工檔案的歸屬與流向，檔案行政管理部門、勞動(dòng)和社會(huì)保障部門將及時(shí)撤銷其管理職工檔案的資格。凡經(jīng)過資產(chǎn)重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)等改制企業(yè)，未向同級(jí)檔案行政管理部門與勞動(dòng)和社會(huì)保障部門報(bào)告職工檔案的歸屬與流向情況的，勞動(dòng)和社會(huì)保障部門將不予審核重組、撤銷、兼并、破產(chǎn)等改制企業(yè)的職工安置方案。鞍山市鐵西區(qū)成立退休職工托管中心，專門保管破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案。該中心隸屬于區(qū)發(fā)改局，屬事業(yè)編制，負(fù)責(zé)對(duì)破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)檔案的管理，辦理下崗、退休職工工資待遇等問題。該區(qū)破產(chǎn)轉(zhuǎn)制企業(yè)職工檔案得到妥善管理。

3.對(duì)企業(yè)職工檔案管理提出具體要求。企業(yè)職工檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，專人負(fù)責(zé)，確保職工檔案的完整、真實(shí)和安全。在歸檔范圍中，增加了養(yǎng)老、失業(yè)、醫(yī)療，工傷保險(xiǎn)、住房公積金、失業(yè)證明、再就業(yè)、誠(chéng)信等方面的材料，豐富了企業(yè)職工檔案的內(nèi)容，為企業(yè)職工辦理社會(huì)保險(xiǎn)、享受各種福利待遇提供了依據(jù)和憑證，為保障職工的基本權(quán)利提供了保證。鞍山鋼鐵集團(tuán)公司檔案處為加強(qiáng)企業(yè)職工檔案管理，印發(fā)了《員工檔案管理辦法》，將企業(yè)職工檔案管理情況納入年度檔案工作檢查考評(píng)工作目標(biāo)，形成企業(yè)職工檔案的長(zhǎng)效管理機(jī)制。在加強(qiáng)在職人員檔案管理的前提下，要求企業(yè)離休、退休、居家、托管、長(zhǎng)病等人員的零散材料在辦理完畢后一個(gè)月內(nèi)向職工檔案管理部門移交。檔案管理部門在接收后一個(gè)月內(nèi)完成檔案材料歸檔、編號(hào)、填寫目錄等整理工作。有效地規(guī)范了企業(yè)職工檔案的管理。

4.丟失職工檔案問題的處理。針對(duì)企業(yè)職工檔案丟失時(shí)有發(fā)生的現(xiàn)象，《補(bǔ)充意見》明確了職工檔案丟失補(bǔ)辦辦法。用人單位因整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞、事故、災(zāi)害、破產(chǎn)、轉(zhuǎn)制以及不可抗力等原因造成職工檔案丟失，致使職工無(wú)法辦理就業(yè)、退休、社會(huì)保險(xiǎn)、子女參軍等有關(guān)問題時(shí)，用人單位應(yīng)及時(shí)補(bǔ)辦檔案。全省各級(jí)綜合檔案館、企業(yè)充分利用館(室)藏檔案，為丟失檔案人員提供依據(jù)，補(bǔ)辦檔案材料。暫時(shí)補(bǔ)辦不了的，通過查閱相關(guān)檔案，由勞動(dòng)和社會(huì)保障部門進(jìn)行勞動(dòng)關(guān)系確認(rèn)。例如確認(rèn)某職工在某企業(yè)工作，與該企業(yè)的勞動(dòng)關(guān)系，需出具與丟失檔案職工同期工作過的2人以上的人員檔案復(fù)制件，再由這些有檔案的人為丟失檔案人員出具書面證明，證實(shí)該丟失檔案人員于某年在本企業(yè)工作，如果丟失檔案人員能出具一些可以證明在本企業(yè)工作過的憑證，如獎(jiǎng)狀、證書、工作證等，就為確定勞動(dòng)關(guān)系增加了有益證據(jù)。勞動(dòng)和社會(huì)保障部門根據(jù)當(dāng)事人出具的相關(guān)材料進(jìn)行勞動(dòng)關(guān)系確認(rèn)，這樣，丟失檔案的職工就可以持該勞動(dòng)關(guān)系確認(rèn)書辦理各種相關(guān)事宜。2004年至今，遼寧省各級(jí)綜合檔案館接待利用職工檔案近10萬(wàn)人次、提供檔案近19萬(wàn)卷。勞動(dòng)和社會(huì)保障部門為近400名職工確認(rèn)了勞動(dòng)關(guān)系，為職工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、房產(chǎn)繼

承、特殊工種、工齡認(rèn)定等提供了有力的保障，保護(hù)了職工的合法權(quán)益。

三、發(fā)揮的社會(huì)效益

企業(yè)職工檔案，是維護(hù)企業(yè)職工利益、化解社會(huì)矛盾的重要憑證。以“鞍鋼”為例，2009年，鞍鋼提供利用企業(yè)職工檔案13647人次，94542卷次，用于辦理退休、晉升技術(shù)職稱(技能鑒定)，干部考核，工傷鑒定，工齡認(rèn)定，房產(chǎn)權(quán)利繼承，紀(jì)委查辦案件，獨(dú)生子女獎(jiǎng)勵(lì)費(fèi)用發(fā)放，回復(fù)職工上訪，調(diào)整遺屬撫恤金等，有效地解決了涉及職工切身利益的問題。鞍鋼部分退休人員上訪，要求按照特殊工種調(diào)整退休待遇。2009年6月，鞍鋼托管中心在職工檔案中查找職工從事特殊工種相關(guān)信息，確認(rèn)35名退休人員曾從事特殊工種，重新為他們改力、了退休手續(xù)，按照特殊工種調(diào)整退休待遇，解決了這部分退休職工多次上訪問題。2009年4月，原鞍鋼生活福利處馬某因1962年政策，被精簡(jiǎn)下放到農(nóng)村。通過查閱其個(gè)人檔案，證實(shí)其1959年11月-1961年8月在鞍鋼工作，經(jīng)鎮(zhèn)政府確認(rèn)其符合國(guó)家精減下放人員政策，應(yīng)享受生活補(bǔ)助。

遼寧有很多國(guó)企改制，改制企業(yè)后的破產(chǎn)檔案如何處理，有些企業(yè)的做法值得借鑒。大連皮子窩化工廠因?yàn)閲?guó)企改制，將企業(yè)破產(chǎn)檔案全部移交市檔案館保存。由于皮化廠多數(shù)崗位屬于特殊工種，因此，從2004年開始部分職工為辦理特殊工種提前退休紛紛到檔案館查閱取證。據(jù)統(tǒng)計(jì)，在2004-2005年兩年時(shí)間里，市檔案館共為皮化廠的800多人次提供了特殊工種的證明材料，調(diào)閱檔案資料2000余卷，為保障職工的利益提供了幫助。

四、完善企業(yè)職工檔案管理的對(duì)策

為了建立與社會(huì)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)相適應(yīng)的現(xiàn)代職工檔案管理體制，結(jié)合遼寧省企業(yè)職工檔案管理的實(shí)際情況，認(rèn)為企業(yè)職工檔案還應(yīng)加強(qiáng)以下幾個(gè)方面管理：

一是要建立健全職工檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)政策，規(guī)范企業(yè)職工檔案管理。對(duì)職工檔案的歸檔、保管、轉(zhuǎn)遞及由此產(chǎn)生的法律責(zé)任等方面加以規(guī)定。

二是要建立全國(guó)統(tǒng)一的勞動(dòng)力檔案管理體制，成立社會(huì)職工檔案保管中心，集中統(tǒng)一管理職工檔案，使職工個(gè)人檔案號(hào)碼與本人身份證、勞動(dòng)保險(xiǎn)號(hào)碼統(tǒng)一起來(lái)，由用人單位負(fù)責(zé)職工檔案內(nèi)容的定期增加和更新，送交職工檔案保管中心統(tǒng)一保管。

三是在社會(huì)職工檔案管理中心沒建立以前，有條件的大中型企業(yè)可以獨(dú)立管理職工檔案；小型企業(yè)和民營(yíng)、個(gè)體、外資、破產(chǎn)企業(yè)的職工檔案由勞動(dòng)保障機(jī)構(gòu)或綜合檔案館代為管理。由財(cái)政撥款設(shè)立職工檔案保管基金，免費(fèi)為下崗職工保管檔案。

篇9

一． 較好地完成了公司領(lǐng)導(dǎo)交給的各項(xiàng)文字起草及全公司的文件，合同打印，文件復(fù)印工作，有力地確保了公司經(jīng)營(yíng)管理的需要。今年以來(lái)，我科室共為公司打印文件、經(jīng)濟(jì)合同約xxx份，復(fù)印文件及經(jīng)濟(jì)合同約為xxxx份。

二． 嚴(yán)格按照公司《關(guān)于加強(qiáng)勞動(dòng)紀(jì)律的若干規(guī)定》辦法精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)地統(tǒng)計(jì)好每月職工的出勤情況，并嚴(yán)格按出勤情況核算工資的扣發(fā)，以此通知計(jì)財(cái)部門，保證每月職工工資順利發(fā)放。及時(shí)辦理了公司干部的任免，職工的退休，調(diào)動(dòng)手續(xù)。今年年初和年底分別及時(shí)辦理了xxxx,xxxx兩同志的調(diào)動(dòng)手續(xù)。。平時(shí)工作中也能加強(qiáng)與省、市社會(huì)勞動(dòng)保障局的聯(lián)系，處理好各項(xiàng)事宜。今年_月，根據(jù)社會(huì)勞動(dòng)保障局的《關(guān)于xxxx年社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳基數(shù)申報(bào)審查調(diào)動(dòng)的通知》要求，我科經(jīng)過認(rèn)真細(xì)致地統(tǒng)計(jì)公司每位職工的收入情況，較準(zhǔn)確地完成了今年的社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)征繳基數(shù)的申報(bào)工作。并且，在市社會(huì)勞動(dòng)保障局處理各項(xiàng)工作的過程中，發(fā)現(xiàn)了一些問題，及時(shí)與之交涉予以糾正。如：在今年參加社會(huì)保險(xiǎn)費(fèi)年審時(shí)，發(fā)現(xiàn)：我公司去年已退休的xx同志和已調(diào)出公司的xxx同志，公司仍在為其交納失業(yè)保險(xiǎn)金，已死亡的xxx同志，仍在享受醫(yī)療保險(xiǎn)待遇，已召進(jìn)公司的兩位新職工xxxx未辦理失業(yè)保險(xiǎn)手續(xù)。因此，我科室及時(shí)與社會(huì)保障局聯(lián)系，補(bǔ)辦了有關(guān)手續(xù)，為公司挽回一定損失。今年_月，有根據(jù)省醫(yī)療保障局的要求，為公司全體職工辦理了醫(yī)療芙蓉卡的換發(fā)工作，保證了醫(yī)療保險(xiǎn)工作的順利進(jìn)行。

三． 為提高公司職工的業(yè)務(wù)水平，今年_月份，根據(jù)省人事廳《關(guān)于做xxx年度全國(guó)經(jīng)濟(jì)專業(yè)技術(shù)資格考試考務(wù)工作的通知》要求，組織了我公司符合條件的在職職工參加了今年度的全國(guó)經(jīng)濟(jì)師初中級(jí)職稱的考試。并積極支持各科室的同志參加與工作有關(guān)的職稱考試。

四． 能隨時(shí)關(guān)注上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)政策，為職工解決問題。今年年初，根據(jù)《xxxx年企業(yè)離休人員執(zhí)行機(jī)關(guān)事業(yè)單位政策調(diào)整養(yǎng)老金的通知》精神，為離休老干辦理了基本養(yǎng)老金的審批工作。并根據(jù)老干文件精神，xxxx同志今年已年滿__可以享受健康護(hù)理費(fèi)的待遇，及時(shí)為其辦理此項(xiàng)待遇的審批。今年_月，根據(jù)湘人發(fā)〔xxxx〕__號(hào)文件精神，為我公司兩位退休軍轉(zhuǎn)干部xxxx同志辦理了退休軍轉(zhuǎn)干部生活困難補(bǔ)助的審批。

篇10

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理辦法;成人高校;檔案管理

《高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡(jiǎn)稱新《管理辦法》)是以1989年10月的國(guó)家教委第6號(hào)令《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(簡(jiǎn)稱原《管理辦法》)為基礎(chǔ)修訂的,共七章四十三條,2008年9月1日正式實(shí)施。修訂后的新《管理辦法》,從高等學(xué)校檔案工作的定義、適用范圍等方面有了新的論述,對(duì)高等學(xué)校檔案的管理體制、制度建設(shè)和工作要求提出了更高的標(biāo)準(zhǔn),充分體現(xiàn)國(guó)家對(duì)高等學(xué)校檔案工作的高度重視和檔案工作在高校管理中的地位,為高校檔案工作的發(fā)展和成人高校檔案工作的開展提供了制度保障。

一、新《管理辦法》的幾點(diǎn)變化

1.擴(kuò)大適用范圍,把成人高校納入辦法適用對(duì)象

21世紀(jì)的高等教育事業(yè)蓬勃發(fā)展,除普通高校外,成人高等學(xué)校、高職高專學(xué)校和民辦學(xué)校也不斷得到發(fā)展,而且日益成為高等教育體系不可或缺的一部分,很顯然原《管理辦法》中只針對(duì)普通高等學(xué)校已經(jīng)不能適應(yīng)高等教育的發(fā)展現(xiàn)狀和要求。所以新《管理辦法》擴(kuò)大了適用范圍,涵蓋了各級(jí)各類的高等學(xué)校,有利于促進(jìn)所有高等學(xué)校檔案工作的發(fā)展。

新《管理辦法》明確規(guī)定“本辦法適用于各類普通高等學(xué)校、成人高等學(xué)?！?特別把成人高等學(xué)校列出,這為成人高校檔案管理工作提供了明確的方向,有利于規(guī)范成人高校的管理。根據(jù)新《管理辦法》,成人高?？梢灾匦滦抻啽緦W(xué)校的檔案工作管理辦法,這為提升學(xué)校的管理能級(jí)、規(guī)范檔案管理工作和促進(jìn)學(xué)校更加科學(xué)發(fā)展奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.明確了高校檔案的管理體制和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)制

新《管理辦法》規(guī)范了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)體制,規(guī)定“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”,“國(guó)家檔案行政部門和省、自治區(qū)、直轄市人民政府檔案行政部門在職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)對(duì)高校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查”,確定了政府教育行政部門對(duì)高等學(xué)校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查職責(zé),明確了高校檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系和業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系,領(lǐng)導(dǎo)體制層次清晰、責(zé)任明確,操作性強(qiáng),有利于高校檔案管理工作的開展。

檔案管理工作既是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作,又是一項(xiàng)服務(wù)性工作。要做好這項(xiàng)工作,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須加以重視。新《管理辦法》明確了高等學(xué)校校長(zhǎng)是高校檔案工作的第一責(zé)任人,強(qiáng)化了學(xué)校主要領(lǐng)導(dǎo)在高校檔案工作中的責(zé)任,《管理辦法》還規(guī)定“遇有特殊情況,應(yīng)當(dāng)立即向校長(zhǎng)報(bào)告”。這些規(guī)定的推出有助于高校領(lǐng)導(dǎo)更新觀念,增強(qiáng)檔案意識(shí),了解本校檔案工作的現(xiàn)狀,統(tǒng)籌全校檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃,把檔案工作作為學(xué)校管理工作的重要事情來(lái)抓。

3.規(guī)范了檔案管理制度和檔案人員的職責(zé)

新《管理辦法》重新劃分了適應(yīng)于學(xué)校檔案工作的11類歸檔范圍,這樣可以使學(xué)校檔案工作朝著規(guī)范化的目標(biāo)發(fā)展,使學(xué)校檔案的歸檔內(nèi)容更加全面。新《管理辦法》提出:高等學(xué)?！皯?yīng)當(dāng)建立、健全檔案工作的檢查、考核與評(píng)估制度”,以評(píng)促進(jìn)檔案建設(shè);“高等學(xué)校實(shí)行檔案材料形成單位、課題組立卷的歸檔制度”,強(qiáng)化學(xué)校各部門立卷制度。

《管理辦法》要求“立卷人應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)文件材料和電子文件材料的自然形成規(guī)律,對(duì)文件材料系統(tǒng)整理組卷、編制頁(yè)號(hào)或者件號(hào),制作卷內(nèi)目錄,交本部門負(fù)責(zé)檔案工作的人員檢查合格后向?qū)W校檔案機(jī)構(gòu)移交”,規(guī)定了各部門負(fù)責(zé)檔案工作人員的具體職責(zé),保證學(xué)校各項(xiàng)管理活動(dòng)中形成的檔案材料和科研研究材料的完整、齊全。

4.增加了“學(xué)生類”檔案管理內(nèi)容

高等學(xué)校的主體是教師和學(xué)生,原《管理辦法》片面強(qiáng)調(diào)了學(xué)校管理、教師和教學(xué),而忽視了學(xué)生和學(xué)習(xí)。教育以學(xué)生為本,學(xué)生以學(xué)習(xí)為本,新《管理辦法》對(duì)此進(jìn)行了修訂。在新《管理辦法》中歸檔范圍里增加了“學(xué)生類”檔案的保管內(nèi)容,具體內(nèi)容“主要包括高等學(xué)校培養(yǎng)的學(xué)歷教育學(xué)生的高中檔案、入學(xué)登記表、體檢表、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲記錄、黨團(tuán)組織檔案,畢業(yè)生登記表等”。學(xué)生類檔案要求從學(xué)生入校開始到學(xué)生畢業(yè)結(jié)束,檔案中的記錄要伴隨學(xué)生在校學(xué)習(xí)的整個(gè)過程。把學(xué)生類檔案正式寫進(jìn)檔案管理辦法中,把學(xué)生、學(xué)校和對(duì)社會(huì)有價(jià)值的檔案并列起來(lái),充分說(shuō)明了學(xué)生管理檔案在學(xué)校檔案工作中的重要性,體現(xiàn)了學(xué)校對(duì)學(xué)生的人性化管理。

5.從經(jīng)費(fèi)、文件的管理和檔案利用等方面提出檔案工作的信息化建設(shè)

隨著社會(huì)信息化的發(fā)展,數(shù)字校園的建設(shè)、數(shù)字檔案館建設(shè)勢(shì)在必行,新《管理辦法》明確規(guī)定“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行”。

新《管理辦法》在檔案機(jī)構(gòu)的管理職責(zé)上明確規(guī)定:“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作?！碧岢隽烁叩葘W(xué)校檔案包括“有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄”,突破了高校檔案原來(lái)所涵蓋的以紙質(zhì)、錄音帶、錄像帶、實(shí)物等傳統(tǒng)檔案載體的局限,突出了電子或數(shù)字載體在新時(shí)代檔案物理載體中的重要地位,這符合時(shí)展的要求。在檔案的利用方面規(guī)定:“應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的閱覽室,編制必要的檢索工具,提供開放檔案目錄、全宗指南,檔案館指南、計(jì)算機(jī)查詢系統(tǒng)等,為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件”。

6.從職務(wù)聘任、待遇補(bǔ)助等方面彰顯對(duì)檔案工作者的人文關(guān)懷

新《管理辦法》中明確規(guī)定“高校檔案機(jī)構(gòu)中的專職檔案工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制,享受學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員同等待遇?！边@個(gè)規(guī)定可以從根本上改變目前成人高等學(xué)校檔案機(jī)構(gòu)工作人員,因待遇低、工作累、地位低等原因造成了檔案工作人員學(xué)歷層次低、工作積極性差等不利于成人高校檔案工作發(fā)展的局面,為成人高校檔案工作發(fā)展的人才需要奠定了基礎(chǔ)。

對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒害物質(zhì)的檔案工作人員,“保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助”,這使得多年來(lái)高校檔案界極力呼吁的對(duì)因?yàn)殚L(zhǎng)期接觸有毒害物質(zhì)的高校檔案工作人員建立職業(yè)保障和依法取得補(bǔ)助得到了落實(shí),體現(xiàn)了以人為本的檔案科學(xué)發(fā)展觀以及對(duì)高校檔案工作者的人文關(guān)懷。

二、新《管理辦法》對(duì)成人高校檔案管理的影響

目前,成人高校檔案管理工作的發(fā)展與教育發(fā)展的實(shí)際需要還存在著一定的差距,特別是隨著成人高校工作能級(jí)的提升和成人高校深入開展的教育、科研、管理等方面的實(shí)際相比,成人高校的檔案管理帶有明顯的滯后性。針對(duì)新《管理辦法》提出的規(guī)定和新要求,加強(qiáng)成人高校檔案管理的基本思路有以下幾點(diǎn)。

1.改變檔案管理模式,適應(yīng)成人高等教育事業(yè)改革發(fā)展的需要

在當(dāng)前科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展,知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化浪潮日益發(fā)展的背景下,成人高等教育學(xué)校建設(shè)開始出現(xiàn)新的局面,使原有的檔案門類、數(shù)量和內(nèi)容遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足教育發(fā)展的需要。隨著成人教育改革和發(fā)展形勢(shì)的需要,檔案工作重點(diǎn)應(yīng)由以往收集、整理、保管為主轉(zhuǎn)向以開發(fā)、利用和服務(wù)為主,提高檔案的利用,擴(kuò)大服務(wù)功能。成人高校的檔案工作是成人教育的信息資源,只有重視開發(fā)利用,不斷拓展業(yè)務(wù)范圍和服務(wù)領(lǐng)域,才能充分發(fā)揮信息資源的優(yōu)勢(shì)。

     2.加強(qiáng)檔案管理人員的隊(duì)伍建設(shè),提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

要實(shí)現(xiàn)成人高校檔案的科學(xué)化管理,關(guān)鍵要提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先要注重提高檔案管理人員的政治素質(zhì)和職業(yè)道德修養(yǎng),使之能熱愛檔案管理工作,有強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感和良好的職業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí),要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn),不斷為其提供接受繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)、更新檔案專業(yè)知識(shí),通過系統(tǒng)學(xué)習(xí),使之在專業(yè)的深度與廣度上都有較大的提高,在管理實(shí)踐中能夠具有進(jìn)行信息收集、加工、存貯、傳遞的能力,能夠積極開展檔案利用工作,為成人高校的發(fā)展和評(píng)估提供詳實(shí)的材料資源。只有這樣才能滿足新形式下成人高校教育發(fā)展與改革工作的需要。

3.大力加強(qiáng)電子檔案管理,不斷探索檔案管理現(xiàn)代化的新途徑

隨著人類進(jìn)入信息時(shí)代,檔案的形式和載體、檔案信息的傳播方式和途徑等發(fā)生了根本變化;隨著教育的改革與發(fā)展,成人高等教育檔案資料呈現(xiàn)出復(fù)雜、繁瑣、量大的特點(diǎn),這對(duì)高校檔案機(jī)構(gòu)提出了新要求,必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)對(duì)成人高校檔案的管理,實(shí)現(xiàn)檔案資源和檔案管理的信息化。針對(duì)網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)的普遍使用,成人高?？梢岳媒逃鞴懿块T的專門教育教務(wù)管理軟件,從錄取新生開始,將學(xué)生的姓名、性別、照片等基本信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù),將在讀學(xué)生的學(xué)籍信息輸入到互聯(lián)網(wǎng)以便于檢索,將學(xué)生在校期間的學(xué)科、專業(yè)、成績(jī)檔案等信息化管理。同時(shí),成人高校要適應(yīng)檔案管理發(fā)展的趨勢(shì),對(duì)形成的重要文件建立紙質(zhì)文本和電子檔案雙備份,減少紙質(zhì)檔案的使用,努力做好檔案信息管理系統(tǒng)的使用、維護(hù)和安全工作。

總之,成人高校的檔案是衡量學(xué)校教育管理水平和教學(xué)質(zhì)量的重要標(biāo)志之一,也是學(xué)校開展教育教學(xué)、科研的重要信息來(lái)源與決策的依據(jù)。因此,作為成人教育檔案工作者,要按照法制化的要求不斷走上正規(guī),不斷加強(qiáng)檔案管理意識(shí),加強(qiáng)檔案的開發(fā)和利用,實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,充分發(fā)揮成人教育檔案功能,為推動(dòng)成人高等教育檔案事業(yè)的發(fā)展和促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作做好服務(wù)和保障工作。

參考文獻(xiàn):

[1]魏小寅.高校成人教育檔案管理的幾點(diǎn)思考[j].紹興文理學(xué)院學(xué)報(bào),2006,(12):136-137.