導語：如何才能寫好一篇人事信息檔案的管理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.

Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object

0 引 言

人事檔案是人事部門開展工作的重要基礎(chǔ)和管理個人信息的主要依據(jù)，對優(yōu)秀人才的提拔，干部的識別考察，干部人才隊伍建設(shè)的推動，各項工作的推動開展具有重要意義[1]。本文以研究院為背景，進行人事檔案信息管理系統(tǒng)的設(shè)計工作。

由于人員信息改動復(fù)雜，研究單位人員流動大，開發(fā)此類信息化管理系統(tǒng)具有四大優(yōu)點：檔案管理員的工作水平可以得到有效提高；有利于提高檔案管理人員日常工作的效率；有利于保護人事檔案紙制載體；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系統(tǒng)的查詢、修改、刪除等功能可以減少人事部門人員的工作時間，進一步提高工作效率。工作信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。

本文的研究目標是按照管理信息系統(tǒng)的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server數(shù)據(jù)庫技術(shù)，滿足研究院人事部門和上級領(lǐng)導不同崗位和不同層次上使用者的實際需求[3]。

1 系統(tǒng)需求分析

1.1 系統(tǒng)功能需求分析

系統(tǒng)采用從上往下式開發(fā)模式，根據(jù)研究院人事部門員工管理人事的工作流程和該部門對員工檔案、考評、職稱、工資等員工各類信息屬性的管理，系統(tǒng)的主要功能模塊包括：添加模塊，主要是用于新進員工錄入信息；修改模塊，主要錄入員工信息、刪除、修改以及報表模塊功能；權(quán)限控制模塊，主要是用來約束管理員和一般用戶對人事檔案信息管理系統(tǒng)的操作權(quán)限。人事檔案信息管理系統(tǒng)的子模塊功能圖如圖1所示。

其中，人事檔案信息管理系統(tǒng)通過登錄模塊進入到檔案、查詢、設(shè)置、管理和退出單元；人事管理單元包括基本信息、年度考核、員工退離功能；人事查詢包括員工生日、基本信息查詢、年度考核查詢、員工退離查詢等。系統(tǒng)具有如下五方面的任務(wù)和目標：錄入員工的信息；修改員工的信息；可進行模糊查詢，也可按照某種條件統(tǒng)計、查詢各類符合條件員工的信息；刪除辭職、轉(zhuǎn)出、離退員工的信息； 輸出打印統(tǒng)計、查詢結(jié)果。

1.2 系統(tǒng)實現(xiàn)的策略

本系統(tǒng)開發(fā)選擇快速原型法[4-6]進行開發(fā)，先實現(xiàn)出具有簡單功能的系統(tǒng)，然后根據(jù)使用情況進行詳細設(shè)計。

1.3 數(shù)據(jù)流圖

通過考核表可以實現(xiàn)各單位與子單位之間統(tǒng)一化的人事管理，人事管理系統(tǒng)可查詢?nèi)耸聶n案，同時完成對信息的增加、刪除和修改等功能，上述功能可以被政工部門充分利用，其中人事部門主要負責分配員工職務(wù)[7]，如圖2所示。

根據(jù)各個部門或單位的員工考核表，人事信息管理部門可以進行人事信息的錄入以便于各個部門或單位人員查詢?nèi)耸路矫娴男畔ⅲ耸虏块T還可以修改人事調(diào)動、分配信息從而進行人事方面的各類安排。通過數(shù)據(jù)流圖可以清晰地發(fā)現(xiàn)各實體之間的關(guān)系以便詳細設(shè)計和編碼階段對系統(tǒng)功能的實現(xiàn)，增強可用性。

2 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

基于企業(yè)和事業(yè)員工人事管理過程的實際數(shù)據(jù)，該系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)流程如圖3所示。

2.1 數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)實現(xiàn)

根據(jù)數(shù)據(jù)流可以清晰地發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中各項數(shù)據(jù)的處理和流動狀況，因此數(shù)據(jù)流設(shè)計過程中只需考慮基本邏輯功能而不用考慮實現(xiàn)方法，所以數(shù)據(jù)流圖是較好的邏輯系統(tǒng)圖[7]。人事檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流如圖4所示。

2.2 數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)設(shè)計

E?R圖可以清楚地描述實體之間的關(guān)系[8?9]，E?R圖主要表述各個崗位是由員工來擔任，而且各員工是屬于其部門管理的，而工資應(yīng)該發(fā)到各個員工的手里是工資和員工的關(guān)系，兩種不同的權(quán)限分屬不同的員工，其一是普通權(quán)限的員工可以進行查詢，其二是具有管理員身份的員工可以進行修改、刪除、增加等相應(yīng)的操作。員工與職務(wù)的關(guān)系具體的體現(xiàn)在E?R圖中，每個員工都有其對應(yīng)的職務(wù)[10]。

2.3 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計

各實體之間的關(guān)系采用E?R圖體現(xiàn)，將其轉(zhuǎn)化成如表1，表2所示的關(guān)系模型和數(shù)據(jù)庫表。

3 代碼設(shè)計與實現(xiàn)

3.1 系統(tǒng)菜單功能設(shè)計與實現(xiàn)

總體菜單下設(shè)系統(tǒng)、窗口切換、職工信息維護、部門信息維護、崗位信息維護、工資信息維護、報表處理、幫助8個功能模塊。

部門信息維護及時更新部門動態(tài)，明確部門性質(zhì)、級別，從而確定人員的性質(zhì)（主要有行政、事業(yè)以及事業(yè)單位分類），界定人員身份（行政部門都是國家公務(wù)員）、職稱（只有事業(yè)單位才有）等，隨時可以掌握全地區(qū)各種身份工作人員的數(shù)量，克服了每年干部年報統(tǒng)計系統(tǒng)的及時性（干部年報每年統(tǒng)計一次，是上年情況）。

人員信息維護可以實現(xiàn)人員信息的動態(tài)管理，發(fā)生變動，即時更新，使人員的年齡、身份、學歷、工齡等一目了然，為工資套改、辦理退休等工作提供依據(jù)。

其中，各頁面都具有的功能是維護信息窗口，設(shè)計的主要目的在于實現(xiàn)原有信息的瀏覽、查詢、錄入、修改，包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數(shù)據(jù)。

3.2 登錄與權(quán)限的設(shè)計與實現(xiàn)

（1） 登錄功能

登錄功能的目的是基于普通用戶登錄，對于不同業(yè)務(wù)科室的需求有獨立的交互頁面，為管理干部檔案的專職人員設(shè)計了登錄頁面進行相關(guān)信息的整理，后臺維護管理員具有獨立權(quán)限進行信息維護，可以對相關(guān)人員信息進行查看。登錄界面如圖5所示。

（2） 賬戶確認功能

根據(jù)信息的保密原則，在進入w_login窗口后設(shè)置賬號和密碼。據(jù)此，按管理權(quán)限的不同在登錄后彈出信息不同，其中彈出的w_accounts窗口用戶需要輸入賬號和密碼，同時設(shè)置一個保密程序，經(jīng)過認證后直接進行信息操作。進入操作程序的前提是賬號和密碼的輸入無誤。

（3） 密碼修改功能

通過更改密碼可以進一步提高保密系數(shù)，因此根據(jù)工作的需要密碼必須可以修改，如圖6所示。

3.3 系統(tǒng)維護功能設(shè)計

（1） 職工信息維護模塊主要包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數(shù)據(jù)。

（2） 部門維護模塊主要包括部門名稱、部門代碼、部門職能3項數(shù)據(jù)信息和密碼修改、錄入、保存、刪除、刷新、關(guān)閉、打印等21個功能鍵，具體的控件代碼和設(shè)計模型與員工信息維護窗口大致相同，而數(shù)據(jù)信息的不同是兩者的主要區(qū)別。部門維護窗口如圖7所示。

3.4 報表模塊實現(xiàn)

用戶登錄根據(jù)權(quán)限有不同的功能。普通員工可以對自己個人檔案信息、考勤、獎懲情況進行查詢；信息管理員可以對員工檔案信息進行管理：系統(tǒng)管理員可以對用用戶權(quán)限進行修改以及數(shù)據(jù)庫的更新維護，對用戶權(quán)限進行劃分，使不同權(quán)限的用戶功能范圍不同，有效地保護了數(shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的安全性。

（1） 員工報表功能

w_bb_zg窗口是根據(jù)實際工作，幫助管理員全面深刻的熟悉職工的日常情況，為企業(yè)統(tǒng)計職位晉級、干部人數(shù)、退休養(yǎng)老等多項信息，為了高效地統(tǒng)計匯總管理系統(tǒng)中員工的數(shù)據(jù)，方便瀏覽，針對性的設(shè)計了員工報表窗口。另一方面，通過設(shè)置打印功能模塊的信息，可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，便于內(nèi)部傳閱。

新進員工可在員工報表圖中進行搜索，在入職時間處填入入職日期范圍，在此范圍內(nèi)的員工可呈現(xiàn)在列表中，操作人員可進行保存或者打印操作，打印選項中顯示需要打印信息的選項，可進行勾選，勾選出所需要的信息進行打印。在實際工作中員工報表模塊實用性很高，在考核員工或者更新員工信息時可利用此功能模塊打印出所需列表信息。

（2） 部門報表功能

w_bb_bm窗口的設(shè)計是為部門業(yè)績的考核和人員身份的判斷提供依據(jù)，該窗口為部門報表窗口。設(shè)置打印功能可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，或便于進行傳閱。

為了方便使用，排序和組合查詢控件組具有區(qū)別。把四個數(shù)據(jù)操作窗口從控件到數(shù)據(jù)窗口盡量做了一致安排，以便確保同一個軟件使用風格相同。將下述兩個數(shù)據(jù)操作窗口的差異進行比較。一般人員的權(quán)限只有對人事檔案的信息進行查詢，能對該信息進行管理的只有管理人員。輸入密碼和賬號是管理人員進行人事檔案信息維護的前提。一般用戶可操作菜單上的“窗口切換”、 “保存”、“插入”、“密碼修改”“刪除”、窗口關(guān)閉以及打印、瀏覽報表等功能。

4 系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)果與軟件測試

4.1 人事檔案信息管理系統(tǒng)模塊測試

在管理員登錄的頁面，用戶通過輸入賬號和密碼進行身份認證，登錄之后，對應(yīng)的功能模塊窗口在用戶登錄后打開。如需修改密碼，在打開相應(yīng)的彈窗之后，選擇密碼修改項的菜單，通過錄入相應(yīng)用戶賬號、聯(lián)系方式、密碼保護問題，輸入正確之后就可以更新為新的密碼，再一次輸入確認即可。登錄及密碼修改功能完全符合要求已通過測試。

在用戶登錄成功后，通過點擊“修改”、“插入”、“確認”等選項，可以在職位信息、部門信息等的彈窗修改舊信息，修改完成之后點擊“保存”按鈕進行保存，則數(shù)據(jù)庫中已成功保存輸入的記錄，通過測試，系統(tǒng)維護模塊的功能一切正常。

4.2 可執(zhí)行文件的生成

系統(tǒng)功能模塊、業(yè)務(wù)邏輯、數(shù)據(jù)庫等設(shè)計實現(xiàn)之后，用戶在脫離PowerBuilder開發(fā)環(huán)境時，需要可獨立執(zhí)行的系統(tǒng)文件。必須將要提供給用戶的環(huán)境部件和全部應(yīng)用程序進行整理打包，在分發(fā)應(yīng)用程序之前進行。外部函數(shù)、聲音文件、圖形和位圖等內(nèi)容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何應(yīng)用程序所接受的部件?？蓤?zhí)行文件、資源文件（PBR）、動態(tài)庫文件是可執(zhí)行文件的必要條件。

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[關(guān)鍵詞]人事檔案管理;信息化;問題;對策

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2016）28-0324-01

1 引言

我國人事檔案信息化管理工作目前正處于發(fā)展中階段，普遍存在的問題是：擁有檔案管理技能的人員不懂得使用電腦，懂得電腦操作的人員又缺乏檔案管理技能。同時檔案信息管理的應(yīng)用軟件與實際情況不符，缺少與之相適應(yīng)的應(yīng)用軟件，這樣以來就會使得整個管理系統(tǒng)缺少統(tǒng)一性。開發(fā)出來的新軟件，由于工作人員的能力有限，還不能完全熟練使用。這些問題在人事檔案管理工作中經(jīng)?？梢钥吹?。因此為了很好的解決管理工作中遇到的這些問題，就需要工作人員嚴格要求自己，努力學習新知識，從而提升個人的工作能力，以此也進一步推動了人事檔案管理工作的發(fā)展。

2 人事檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1 有利于人事檔案管理效益的提升

以前的人事檔案管理工作主要是以實體管理為中心而展開的，一般都是人工收集、整理檔案資料，這樣以來需要消耗大量的人力物力，比如說以往我們查找檔案時，首先工作人員在目錄里查找出所要找的檔案位置，隨后再按照目錄上的位置去查找所需要的檔案，這種查找檔案的方式需要花費一定的時間才能完成。然而檔案管理進人信息化時代之后，檔案管理工作逐漸變的高效化、自動化。檔案信息只要錄人數(shù)據(jù)庫之后就可以重復(fù)使用，同時檔案管理部門內(nèi)部還可以進行相關(guān)檔案信息的檢索。當擁有人事檔案信息庫之后，在互聯(lián)網(wǎng)上就可以查找出相關(guān)的檔案信息，當有關(guān)部門想查找人事資料時，就可以按照一定的規(guī)章制度在網(wǎng)絡(luò)上查找相關(guān)的信息資料，這樣以來促進了檔案管理工作的發(fā)展，同時進一步提升了檔案信息的使用率。

2.2 提升人事檔案管理人員的工作效率

人事檔案管理工作進入信息化時代之后，檔案管理工作者從此告別了耗時耗力的人工管理時期，從而節(jié)省出時間來學習計算機知識、學習檔案管理法規(guī)、軟件編程和文件管理。從而提升每一位檔案管理者的綜合素質(zhì)及專業(yè)水平，管理者不僅掌握軟件開發(fā)技能，而且又具有先進的檔案管理知識，以此成為新世紀的綜合性人才。

2.3 有利于原始檔案的保護

原始檔案是檔案管理工作的重要保護對象，它是檔案信息中的重要資料。一般而言原始檔案都是記錄在紙張上，人事檔案也不例外，所以人事紙質(zhì)檔案的管理在整個人事檔案管理工作中顯得尤為重要。特別是人事檔案的查詢頻率相對較高，在整個工作中經(jīng)常會因人事調(diào)整而查找人事檔案。由于查詢頻率較高，紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)嚴重的損壞，對檔案信息的管理造成嚴重的影響。當檔案信息化管理之后這種情況就很少發(fā)生。因為所有檔案的信息資料都會錄入數(shù)據(jù)庫，工作人員只需在數(shù)據(jù)庫中檢索想要的檔案信息即可，這樣將避免查詢者和原始檔案接觸，進一步保護了原始檔案。

3 人事檔案信息化管理工作中的問題

3.1 硬件設(shè)施不健全

一些偏遠落后的地區(qū)目前還沒有條件建立信息化檔案管理系統(tǒng)，有些地區(qū)有了電子檔案可是沒有實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享，這樣以來使得我國信息化檔案管理普及程度不高。在信息網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的今天，有些部門的人事檔案信息管理依舊使用人工管理檔案，π畔⒒管理不重視，沒有配套的管理設(shè)施，尤其缺少計算機、掃描儀、互聯(lián)網(wǎng)等，這樣以來嚴重阻礙了人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2 信息化管理制度不完善

一些部門為了自身的利益沒有及時的公布人事信息資料，還有些部門建立的信息數(shù)據(jù)庫只有在內(nèi)網(wǎng)中查詢，出現(xiàn)的這些問題都是由于人事檔案信息管理不規(guī)范。要想使得信息管理規(guī)范化，就必須制定一套相對科學的信息管理機制，這樣以來會加快檔案信息化建設(shè)的速度，杜絕有些部門自主管理信息檔案，不與外界進行檔案信息交流，從而使得信息化檔案管理工作發(fā)展緩慢。

3.3 檔案管理者的職業(yè)素養(yǎng)低

管理者在整個檔案管理工作中占據(jù)著主導地位，管理者的職業(yè)素養(yǎng)也是檔案管理工作的重點，目前我國幾乎沒有經(jīng)過專業(yè)培訓的檔案管理人員，大多數(shù)檔案管理員都屬于臨時雇傭，沒有接受系統(tǒng)性的專業(yè)培訓?；诖?，大部分管理員的職業(yè)素養(yǎng)相對較低，在檔案管理工作中經(jīng)常會出現(xiàn)錄入錯誤的檔案信息，這為整個人事工作及檔案管理工作造成嚴重的后果。

4 人事檔案管理信息化存在問題的對策

4.1 構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

對于從事人事檔案管理工作的部門來說，在人事檔案管理信息化建設(shè)的過程中，需要對基礎(chǔ)設(shè)施加大建設(shè)力度，在檔案管理部門積極推廣、普及計算機、網(wǎng)絡(luò)知識，最大限度地提升檔案管理的信息化水平。在開展人事檔案管理信息化建設(shè)工作時，需要對計算機、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)進行充分的利用，積極建設(shè)檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等，進而最大限度地推進人事檔案數(shù)字化進程。

4.2 制定規(guī)章制度，保護人事檔案

在組織開展人事檔案信息化建設(shè)工作時，需要從行政立法的角度，建立健全規(guī)章制度，借助獎懲機制確保檔案信息化建設(shè)的順利進行，同時不斷推動檔案信息化法制建設(shè)進程。在組織開展人事檔案信息化建設(shè)工作時，需要集中力量制訂檔案信息化標準體系，并對其進行宣傳，同時人事檔案管理部門需要對檔案管理系統(tǒng)加大管理力度，為了確保檔案數(shù)據(jù)信息的安全性需要安排專人進行保管，并對人事檔案的電子文檔進行監(jiān)督和指導，確保電子文檔的真實性、有效性和完整性。另外，對檔案管理人員加大安全培訓力度，通過定期、不定期的方式對檔案管理人員進行安全教育培訓，幫助其樹立安全意識，避免發(fā)生泄密、失密等現(xiàn)象。

4.3 培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍

每一位檔案管理工作人員來說，檔案管理的信息化建設(shè)需要具備較高的業(yè)務(wù)水平，因此，檔案管理人員需要加強專業(yè)知識學習，不斷豐富自身的專業(yè)知識，同時積極學習與人事檔案管理有關(guān)的知識，同時積極將現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理工作中，使自己成為一個既懂檔案管理業(yè)務(wù)，又懂計算機的檔案管理人員。另外，需要對檔案管理人員加強思想政治教育，幫助他們提高自身的政治覺悟水平，強化其責任心。

5 結(jié)語

在開展人事檔案管理工作的過程中，通過信息化建設(shè)可以提高人事信息管理水平，在一定程度上可以不斷提高人才信息的社會服務(wù)質(zhì)量。人事檔案信息化建設(shè)是一項復(fù)雜的任務(wù)，在新的歷史形式下，需要檔案管理人員正確看待時代環(huán)境，借助現(xiàn)代信息技術(shù)對人事檔案實施信息化管理，提高檔案管理水平。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：人事檔案管理；信息化；趨向

一、人事檔案管理現(xiàn)狀分析

人事檔案管理目前主要存在人事檔案內(nèi)容失真、材料不全、管理方式落后、利用范圍狹窄等問題。為使人事檔案的管理更加完善，我們要求通過改善人事檔案管理制度、采用現(xiàn)代化管理手段、提高檔案管理人員素質(zhì)等措施，使人事檔案管理更科學、更實用。

檔案工作已從以為國家、為政府機構(gòu)服務(wù)為己任的傳統(tǒng)檔案工作拓展為“以人為本”思想指導下的現(xiàn)代檔案工作。這意味著隨著社會文明程度的提高和對信息需求程度的深化，檔案信息資源將成為普通公民信息來源和信息服務(wù)的重要組成部分。由傳統(tǒng)的管理理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變，在提供利用服務(wù)時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的經(jīng)濟效益及社會效益。

面對海量的檔案信息，其加工、整理與傳輸如果還停留在手工管理水平，必將為歷史所淘汰。計算機技術(shù)的普及，為人事檔案數(shù)字化建設(shè)奠定了良好的基礎(chǔ)。目前，人事檔案信息化建設(shè)工作已納入政府電子政務(wù)建設(shè)工程，硬件設(shè)施建設(shè)有了一定基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫建設(shè)已經(jīng)開始進行，檔案信息化建設(shè)工作剛剛起步，但還處于初級階段，與其它行業(yè)信息化情況比較，人事檔案信息化建設(shè)起步遲、發(fā)展緩慢。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一的技術(shù)標準。檔案信息化建設(shè)的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標準化，但目前，沒有一個可用于檔案信息化管理的計算機管理軟件系統(tǒng)。檔案自動化管理工作尚無統(tǒng)一標準，無法全面推廣。同時，檔案的技術(shù)標準、工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點和發(fā)展考慮，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、目錄標準及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)檔案的信息化管理。特別是人事檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求，制約了人事檔案信息化管理的進程。

人事檔案信息化建設(shè)缺乏專業(yè)人才。要實現(xiàn)檔案信息化，首先要有現(xiàn)代化的管理人才，檔案管理人員要有較高的知識層次和先進技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機操作。從目前看，人事檔案管理部門普遍缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)人才，其中檔案信息處理復(fù)合型人才就更缺，大部分檔案人員計算機水平偏低，甚至有機盲現(xiàn)象，盡管引進了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，更談不上檔案信息化。

二、新形勢下人事檔案管理信息化發(fā)展的必然趨向

（一）充分認識實行人事檔案信息化發(fā)展的必然性。

1.人事檔案信息化是現(xiàn)代科學技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。所謂信息化檔案管理，就是在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進行存儲、管理和提供利用服務(wù)。也就是說把靜態(tài)的信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的管理過程，而這種轉(zhuǎn)化不能只拘泥于形式，而是要達到根本轉(zhuǎn)變的效果，因為有很多地方已經(jīng)離不開信息技術(shù)的支持了，同時新的信息技術(shù)為檔案工作實現(xiàn)新的發(fā)展和飛躍提供了可能。發(fā)展人事檔案信息化是新時期檔案工作縮小與其他行業(yè)信息化差距的迫切需要，也是國家信息化建設(shè)的必然要求。

2.人事檔案信息化是信息規(guī)范化內(nèi)在的要求。從檔案管理的改革整體來看，信息化發(fā)展是總的方向，而信息化的核心內(nèi)容就是要利用電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對各類信息進行編輯和管理，達到存儲、檢索，實現(xiàn)檔案資源共享的目的，從而提高人事管理的整體效率。

3.人事檔案信息化可以實現(xiàn)資源共享。網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)提供了全方位的信息資源，可以隨時更換檔案信息內(nèi)容，可以得到最新的檔案信息，從而獲得第一手資料，大大提高信息的準確性和實效性。電子檔案縮短了查詢時間，能夠在短時間內(nèi)提供大量的信息，提高工作效率，降低工作強度。

4.人事檔案信息化可以為大家提供更為全面的信息服務(wù)。當人事檔案信息數(shù)據(jù)庫及信息網(wǎng)絡(luò)建立后，每一個上網(wǎng)者都可以利用這個網(wǎng)絡(luò)在允許的范圍內(nèi)點擊想要得信息，這樣能夠更好的克服對資料占有的不公平，實現(xiàn)從紙質(zhì)媒介向信息電子媒介的飛躍。

（二）人事檔案信息化發(fā)展趨向的現(xiàn)實可行性。

計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為平臺的現(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，從客觀上改變了信息的存在方式，即從靜態(tài)趨向動態(tài)。運動不僅凸現(xiàn)了信息的價值，更重要的是動態(tài)信息改變了社會的運行方式和生存質(zhì)量，進一步促進了社會對信息的需求和依賴，從而進一步彰顯了信息的價值和信息部門的社會地位?，F(xiàn)實檔案工作中，檔案信息主體上仍以傳統(tǒng)的靜態(tài)方式存在著，客觀上背離了信息化社會檔案信息存在方式的內(nèi)在要求。隨著計算機技術(shù)的引入，建立人事檔案的自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案自動化管理，完成檔案管理的信息化已成為可能。

通過建立人事檔案信息網(wǎng)絡(luò)中心，按照《干部檔案工作條例》規(guī)定的十大類別和上級組織部門有關(guān)檔案材料分類的具體要求，根據(jù)檔案編號查詢系統(tǒng)程序，對干部的“三齡一歷”、職務(wù)職級、家庭信息、獎懲、考核、工資等資料，可以在設(shè)權(quán)條件下自由檢索、任意提取、綜合分析。積極推行人事檔案信息管理工作標準化，對電子文檔的采集、制作、分類、存儲等各方面進行規(guī)范統(tǒng)一，有效地避免文件的混亂現(xiàn)象。在人事檔案信息化基礎(chǔ)上，形成以信息化為內(nèi)容，以計算機為管理手段，以網(wǎng)絡(luò)傳遞為利用方式的新型人事檔案，實現(xiàn)信息共享，由信息化人事檔案系統(tǒng)完成查找和調(diào)閱檔案信息，完全不受時間和地理條件的限制?，F(xiàn)代科技及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進一步普及推動了人事檔案辦公自動化、檔案庫房保護技術(shù)現(xiàn)代化和檔案管理信息化的實現(xiàn)。

（三）人事檔案信息化建設(shè)具有更深刻的戰(zhàn)略意義。

實現(xiàn)人事檔案信息化、管理網(wǎng)絡(luò)化是信息時展的必然要求，是電子政務(wù)發(fā)展的必然趨勢。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已不適應(yīng)新形勢下人事工作的需要和信息技術(shù)發(fā)展的時代特征，盡快開展人事檔案信息化工作是當前急需解決的問題。

首先，實行人事檔案信息化可以解決傳統(tǒng)的人事檔案管理模式存在的一些矛盾和弊端。繁瑣的手工勞動效率低；需求信息量大和難以形成綜合性的信息資料的矛盾；傳統(tǒng)的檔案管理手段落后，使一些企圖偽造、篡改檔案材料的人有了可乘之機，影響了干部隊伍純潔性；傳統(tǒng)管理模式使管理者以常規(guī)心態(tài)、常規(guī)思路分析問題，拘泥于用老辦法解決新問題，不思進取，最終將使得檔案管理工作打不開局面，提高不了層次。

其次，利用計算機管理人事信息將大大提高整個人事檔案信息的開發(fā)與利用工作的全面性、準確性和時效性，可為人事管理現(xiàn)代化奠定基礎(chǔ)，進而推進整個人事工作的大變革，這是歷史發(fā)展的必然。

篇4

（一）有利于醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化

目前，醫(yī)院人事檔案的管理仍然以紙質(zhì)存檔為主，由于檔案室空間有限，加之檔案數(shù)量龐大，導致醫(yī)院檔案的整理、更新工作開展十分不便。而且由于檔案表格填寫內(nèi)容缺乏制度規(guī)范，導致不同醫(yī)院填寫的檔案資料不同，增加了醫(yī)院檔案實施規(guī)范化管理的難度?，F(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用給醫(yī)院人事檔案管理升級帶來新思路，對于減少檔案占用空間，實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、科學化極為有利。

（二）有利于醫(yī)院人力資源的合理配置

人事檔案是記載個人經(jīng)歷、德才水平、品德作風、工作表現(xiàn)、獎懲情況、歷史背景及其經(jīng)歷等的重要文件。大多數(shù)醫(yī)院僅將人事檔案作為人力入職的憑證，忽視了人事檔案在人力資源配置方面的作用。實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案的管理信息化，有利于醫(yī)院人力個人檔案信息的動態(tài)更新，有利于醫(yī)院人力資源的合理配置及考評機制的不斷完善。

（三）有助于改善檔案的管理方式

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理不僅占用大量的空間，而且在檔案的歸檔、整理、更新、查閱等方面都存在很大難度，加之紙質(zhì)檔案容易破損，日常維護工作較為繁瑣。實現(xiàn)人事檔案的信息化管理，不僅可以節(jié)省空間，而且可以大大提高醫(yī)院人事檔案的記錄和檢索效率。只要借助于電腦軟件就可以實現(xiàn)檔案信息的更新和查找，省去了以往重新填寫、謄抄表格的一系列繁瑣程序，改善了醫(yī)院人事檔案的管理方式。

二、醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)的風險

目前，醫(yī)院人事檔案信息化管理仍處于初級階段，在技術(shù)處理、專業(yè)人員配備等方面還存在一些難題，尤其醫(yī)院人事檔案涉及個人隱私，如何確保醫(yī)院人事檔案在信息化的過程中不受到非法侵害，是醫(yī)院人事檔案管理信息化建設(shè)中的重點和難點。為此，要全面了解醫(yī)院人事檔案信息化管理的各種風險，具體如下：

（一）檔案管理系統(tǒng)的安全風險

醫(yī)院人事檔案信息化管理固然方便快捷，但是檔案管理系統(tǒng)的安全風險不容忽視。由于醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)處于初級階段，尚未開發(fā)專門的檔案管理系統(tǒng)軟件，多是借用現(xiàn)成的系統(tǒng)軟件經(jīng)過改良后進行檔案信息處理，檔案尚未實現(xiàn)全部信息化，先進的加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、防火墻技術(shù)尚未應(yīng)用，導致檔案管理系統(tǒng)容易受到計算機病毒、惡意軟件、黑客等的襲擊，檔案管理系統(tǒng)一旦癱瘓所造成的損失將是不可估量的，所以，充分認識檔案管理信息化建設(shè)中存在的安全風險，并加以防范乃當務(wù)之急。

（二）檔案信息化管理中的人為風險

有些單位對于檔案管理重視不夠，在人員配置方面不足，經(jīng)常調(diào)用護士充當臨時檔案管理人員。但在檔案信息化管理建設(shè)過程中，任務(wù)繁重，臨時調(diào)用的檔案管理人員由于業(yè)務(wù)水平不高，導致檔案在信息化處理過程中內(nèi)容不完善、遺漏、錯誤的現(xiàn)象頻頻發(fā)生，影響了檔案信息化管理升級的步伐。另外，一些檔案管理人員，利用職務(wù)之便，在檔案信息化的過程中，進行信息造假，謀取私利，增加了檔案信息化管理中的人為風險。

（三）檔案信息化管理的技術(shù)風險

醫(yī)院人事檔案的信息化管理不是簡單的將紙質(zhì)的人事檔案資料電子化，而是在人事檔案規(guī)范化、標準化、電子化的基礎(chǔ)上，運用先進的數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，建立分層檔案資源中心，進而對數(shù)據(jù)進行相關(guān)分析，為各部門提供有價值的數(shù)據(jù)報告。而現(xiàn)在醫(yī)院人事檔案的信息化管理僅僅處于檔案資料的電子化和簡單統(tǒng)計階段，檔案管理人員在技術(shù)處理方面缺乏經(jīng)驗，甚至不知道如何進行檔案數(shù)據(jù)的信息化處理，在數(shù)據(jù)處理技術(shù)的選擇和應(yīng)用上還存在一定難度，同時也增加了操作風險。

三、應(yīng)對醫(yī)院人事檔案信息化管理風險的有效策略

針對醫(yī)院人事檔案信息化管理建設(shè)中存在的風險，可采取如下措施：

（一）樹立醫(yī)院人事檔案的現(xiàn)代化管理理念，健全檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院管理人員首先要明確醫(yī)院人事檔案信息化管理的重要性，樹立現(xiàn)代化的管理理念，同時明確醫(yī)院人事檔案管理信息化是醫(yī)改的必經(jīng)之路。其次，投入必要的人力、物力，健全檔案管理系統(tǒng)，引入加密技術(shù)、防火墻技術(shù)、訪問控制技術(shù)等，將檔案管理系統(tǒng)遭受計算機病毒、惡意軟件、黑客等襲擊的可能性降到最低。最后，提高檔案管理人員的安全防范意識，定期進行軟件系統(tǒng)升級及病毒的查殺，提高醫(yī)院人事檔案信息化管理的安全性。

（二）加強醫(yī)院人事檔案管理人員培訓，減少檔案管理人為風險

醫(yī)院人事檔案管理信息化的過程中任務(wù)繁重，需要大量的人力支持，但原有的檔案管理人員由于年齡、學歷等原因，在檔案信息化建設(shè)工作中有些力不從心。因此，可通過開展培訓、參加講座、業(yè)余學習等方式，積極組織職工學習《檔案法》及人事檔案升級工作一系列文件精神等，提高檔案管理人員的信息化管理能力。同時，增強檔案管理人員的職業(yè)責任感，在檔案信息化過程中，務(wù)必保證人事檔案信息的真實性和完整性，有效抵制各種非法利益賄賂，減少檔案管理的人為風險。

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一、轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理理念，提高對信息化建設(shè)的重視程度

醫(yī)院檔案對醫(yī)院發(fā)展有著極其重要的促進作用。然而，在醫(yī)院人事檔案管理的過程中，其管理水平的高低需依賴于先進的經(jīng)營管理理念，所以為了有效提升醫(yī)院人事檔案管理工作水平，首先，需要轉(zhuǎn)變經(jīng)營管理理念，充分認識到信息化建設(shè)對人事檔案管理的重要性，以便能夠更好地滿足現(xiàn)代社會對醫(yī)院發(fā)展的要求。其次，作為醫(yī)院領(lǐng)導，應(yīng)充分發(fā)揮自身的模范帶頭作用，以促使醫(yī)院全體職工意識到信息化改革的重要性，繼而切實建立起專門的組織與管理機制來確保人事檔案管理信息化建設(shè)工作的有效落實。

二、建立健全人事檔案信息化建設(shè)制度

就醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)與管理而言，應(yīng)遵守全國檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)原則，且不同地區(qū)的實際狀況不盡相同，所以為確保人事檔案信息化建設(shè)能更好地滿足醫(yī)院的發(fā)展需求，便需要現(xiàn)代醫(yī)院根據(jù)實際情況構(gòu)建一套科學、完善的信息化建設(shè)體系，將醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)工作落到實處。同時，有關(guān)人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，其還應(yīng)遵循便于操作的原則，并將針對員工的日?？己巳患{入醫(yī)院的整體管理工作范疇，以量化其中的考核標準并加大考核力度，如此方能在規(guī)范員工的各方面行為同時推動醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的不斷發(fā)

三、加強信息化管理建設(shè)投入

由于我國在信息化應(yīng)用方面的時間較短，而各行各業(yè)的信息化建設(shè)也尚處于建設(shè)的初級階段，醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)亦是如此。因此，作為醫(yī)院領(lǐng)導，其更應(yīng)對人事檔案的信息化建設(shè)工作給予高度重視，繼而積極采取有效措施來切實提升醫(yī)院的人事檔案管理質(zhì)量與水平。當然，信息化時代，要想切實提升醫(yī)院的人事檔案信息化管理水平與質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)對信息化管理技術(shù)進行充分運用。首先，醫(yī)院應(yīng)務(wù)必加強對人事檔案管理人員信息素養(yǎng)培訓，并就傳統(tǒng)的管理方式方面予以有效創(chuàng)新，如基于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案容易丟失且不易保存的特性，醫(yī)院可切實建立起電子化檔案，強化檔案信息資源的安全性。其次，為提升醫(yī)院的人事檔案管理工作效率，則醫(yī)院可切實引進數(shù)字化掃描技術(shù)，以此既能延長檔案的使用期限，又方便醫(yī)院隨時調(diào)用，如此將可為醫(yī)院的穩(wěn)定發(fā)展提供有力支撐。當前，就我國絕大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理現(xiàn)狀而言，其信息化尚處于建設(shè)的初級階段。對此，醫(yī)院更需加大在此方面的投入力度，并將檔案管理工作的信息化建設(shè)作為醫(yī)院的日常管理重點來促進醫(yī)院管理質(zhì)量與水平的提升。與此同時，鑒于檔案管理的信息化建設(shè)，其必然要仰賴于良好硬件設(shè)施的支撐，故為確保醫(yī)院檔案管理信息化發(fā)展的順暢，則相關(guān)硬件設(shè)施設(shè)備的采購亦不容半分忽視。當然，最重要還是要積極引進各類先進的應(yīng)用技術(shù)，如此方有助于推動醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作的有效開展。

四、做好計算機網(wǎng)絡(luò)化管理，實現(xiàn)資源共享

信息技術(shù)的合理運用，其對醫(yī)院的人事檔案管理工作開展必將帶來諸多助益。且基于信息技術(shù)本身所擁有的海量存儲與共享功能，加之超長的保存時限，故不僅極大提升了人事檔案資源利用效率，也方便了后續(xù)的信息查詢。目前國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院已然實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化覆蓋，而基于此項技術(shù)，將使醫(yī)院的各科室、部門及每一名工作人員均可及時查詢與人事檔案相關(guān)的各種信息，從而不僅能為醫(yī)院搭建業(yè)務(wù)骨干隊伍提供參考依據(jù)，還能實現(xiàn)人力信息資源的共享。

五、培養(yǎng)全面復(fù)合型的檔案管理人才隊伍

與醫(yī)院人事相關(guān)的檔案本是醫(yī)院的管理工作重點，而鑒于醫(yī)院的人事檔案管理水平又將由管理人員本身的工作能力與職業(yè)素養(yǎng)來決定，故針對目前國內(nèi)絕大多數(shù)醫(yī)院的人事檔案管理人員并不能滿足人事檔案管理工作需求的現(xiàn)狀，作為醫(yī)院方面，更需積極致力于培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理人員。除此之外，醫(yī)院上至領(lǐng)導，下至基層職工，其本應(yīng)對醫(yī)院的檔案管理工作給予足夠重視，尤其是檔案管理人員，應(yīng)務(wù)必不斷強化自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，并做到與時俱進，不斷更新知識，如此方能滿足新時期新形勢對醫(yī)院檔案管理工作的要求。

六、結(jié)語

總之，醫(yī)院的人事檔案信息化建設(shè)，其必將成為醫(yī)院檔案管理工作未來的主要發(fā)展方向，因此，當代醫(yī)院亦需加強對人事檔案的信息化建設(shè)，如此方能在滿足時展需求同時維護醫(yī)院的良好發(fā)展。

【參考文獻】

[1]任南竹.大數(shù)據(jù)時代下的高校人事檔案管理信息化建設(shè)探討[J].勞動保障世界,2017(3):78-79.

篇6

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；信息系統(tǒng)；運用

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運用于各行各業(yè)中，即便是醫(yī)院的人事檔案管理，也需要借助于信息系統(tǒng)來提高效率。醫(yī)院的人事檔案管理，早已從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)的管理模式，這對促進醫(yī)院人事檔案的發(fā)展有著良好作用，一方面使檔案管理更為完善；另一方面提升了檔案管理的品質(zhì)。

一、醫(yī)院人事檔案管理的概述

醫(yī)院的人事檔案管理，需要借助一定的先進管理思想、管理方法來實現(xiàn)。檔案管理員有x務(wù)對醫(yī)院各科室的人員檔案進行妥善保管，為了提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，往往通過醫(yī)院的信息系統(tǒng)軟件來實施管理。在醫(yī)院信息系統(tǒng)中，涉及的門類十分廣泛，基本上能把醫(yī)院各科室的人員檔案信息記錄在案。到目前為止，醫(yī)院使用的醫(yī)院信息系統(tǒng)，大多以個人基本信息、醫(yī)療貢獻為主。醫(yī)院信息系統(tǒng)自身所具有的管理功能，能為醫(yī)院的管理層及時提供醫(yī)務(wù)人員的基本信息，為管理層作各項決策提供了一定的參考依據(jù)。

二、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

在目前的發(fā)展階段，醫(yī)院對人事檔案管理并沒有引起足夠的重視，使得人事檔案管理出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，并在一定程度上制約著醫(yī)院人事檔案的發(fā)展，尤其是對一個人的基本能力判斷，由于信息記錄不完善，或是不夠規(guī)范，往往難以找到評判的依據(jù)。

（一）缺乏一定的檔案管理意識。在許多醫(yī)院人事檔案管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導只注重對醫(yī)院患者的關(guān)注，缺乏對醫(yī)院員工人事檔案管理的高度重視，正是如此，使得檔案管理人員對人事檔案管理缺乏一定的意識，具體表現(xiàn)為沒有重視人事檔案的重要性、對人事檔案保管工作敷衍，沒有把人事檔案中的人事資源充分利用起來。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。醫(yī)院的人事檔案管理人員，普通存在素質(zhì)不高的情況。大多的醫(yī)院，把人事檔案管理工作外包出去，或是找兼職管理檔案的人管理，這便導致在人事檔案管理方法上缺乏相應(yīng)的管理知識，也缺乏一定的工作態(tài)度。正是在人事檔案管理工作中安于現(xiàn)狀的表現(xiàn)，才使得專業(yè)知識存在欠缺，最終導致人事檔案的質(zhì)量不高。

三、醫(yī)院人事檔案管理在信息系統(tǒng)的運用

近年來，醫(yī)院對人才的需求量越來越大，而建立一個完善的檔案管理系統(tǒng)勢在必行，這對醫(yī)院管理層更好地了解一個人的基本情況，提供了很大的方便，也為選人、用人提供了捷徑。

（一）以信息系統(tǒng)管理人事檔案效率更高。信息管理系統(tǒng)對人事檔案管理起到了很大的益處。一般說來，信息管理系統(tǒng)對人事檔案的收集、更新、開發(fā)、利用更具便捷性、高效性。比如，檔案管理人員可運用信息管理系統(tǒng)對人事檔案進行管理，大多能把體力勞動轉(zhuǎn)變?yōu)槟X力勞動，把簡單化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟位训退睫D(zhuǎn)變?yōu)楦咚?，充分改變醫(yī)院人事檔案管理工作的投入多、產(chǎn)出少的不良局面。

（二）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更科學。信息管理系統(tǒng)，是以個人單位為特色的管理模式，能夠全面、歷史地考察一個人的現(xiàn)狀。用信息管理系統(tǒng)來管理人事檔案，有利于醫(yī)院的人事部門更好地開展工作。比如，用信息管理系統(tǒng)來管理人事檔案，能夠充分體現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)勢，為選拔人才、使用人才提供了便利，并且，以人事檔案為依據(jù)的人才選拔，使選擇的人才更科學、更公正。

（三）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更符合時代的發(fā)展。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，憑借信息系統(tǒng)管理人事檔案，突顯了檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，有利于檔案管理人員運用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計算機技術(shù)，對各類人事檔案進行數(shù)據(jù)處理。比如，以信息系統(tǒng)管理人事檔案，為存儲、檢索、傳輸?shù)葮I(yè)務(wù)提供了更多的便利，而且能夠在一定程度上降低手工操作的失誤機率。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作，是非常重要的一項工作，它直接關(guān)系著醫(yī)院的生存與發(fā)展。重視對醫(yī)院人事檔案的管理，能更好地了解醫(yī)院工作人員的動態(tài)，并且對選拔人才、使用人才，均能起到一定的推動作用。所以，在對醫(yī)院的檔案進行管理時，要善于借助于信息系統(tǒng)來完成對各科室人員的人事管理工作，以此擺脫不必要的手工操作，從而有效地提高檔案管理人員的工作效率，為人事部門更好的選人、用人做好服務(wù)。堅持以信息系統(tǒng)來管理人事檔案管理工作，既提高了工作效率，也為中國的醫(yī)療衛(wèi)生作出了一定的貢獻，這算得上是一件兩全其美的事情了。

【參考文獻】

[1]昝瑩.醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國藥物經(jīng)濟學，2015.

篇7

關(guān)鍵詞：人事檔案；信息化；管理；挑戰(zhàn)；對策

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2015）19-0040-02

人事檔案保存完整全面是考核員工最重要的依據(jù)，人事檔案主要包含有以下內(nèi)容：員工的個人經(jīng)歷；員工的個人學歷等等。人事檔案中包含信息的特殊性也就決定了人事檔案必須在單位中得到妥善管理，妥善管理人事檔案是保證人事檔案真實可靠的保障，也能夠更好地利用人事檔案，將檔案視作錄用、提升員工職務(wù)的重要依據(jù)，不再是無用的廢紙。未來的社會是科技和效率的競爭，一個單位如何快速有效的選用恰當?shù)娜瞬牛捅仨氁蕾囉谛畔⒒芾淼娜耸聶n案。信息化人事檔案管理值得就是利用計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)，對人事檔案的管理流程全面進行計算機化操作，操作便捷迅速，而且在網(wǎng)絡(luò)平臺上，人事檔案的公開化，也能夠保證人事檔案的真實性。

人事檔案管理實現(xiàn)信息化，主要體現(xiàn)在現(xiàn)實單位的管理中，主要表現(xiàn)為計算機數(shù)據(jù)庫技術(shù)的成熟以及計算機防毒技術(shù)的程度，從技術(shù)層面上確保人事檔案信息不會遭到破壞，保證了人事檔案信息的隱秘性。除人事檔案管理人員可以憑借身份驗證對人事檔案進行查詢之外，任何人不能接觸到真實人事檔案，防止人為惡意破壞。

1人事檔案實現(xiàn)信息化的重要意義

人事檔案管理實現(xiàn)全面信息化的優(yōu)勢主要體現(xiàn)在這幾個方面。

第一，利用率高。相比于傳統(tǒng)的對人事紙質(zhì)檔案管理的手段，人事檔案信息化管理能夠一次錄入，終身查詢，對于檔案的增加只要利用計算機數(shù)據(jù)庫就能夠完成，傳統(tǒng)的人工管理方式，需要檔案管理人員對檔案信息進行搜集、歸類以及存放，解放出了大量的人力勞動，而且傳統(tǒng)的人工管理方式，如果有需要，查找檔案時，需要多次翻閱原始紙質(zhì)檔案。檔案管理人員的任務(wù)量相對較大。實現(xiàn)信息化檔案管理之后，除在初期錄入時需要大量人力之外，之后的查詢只是點擊鼠標的事情，而且主要在身份驗證明確的情況下，擁有檔案管理權(quán)限的人員都可以對檔案進行查詢。檔案信息的利用率明顯升高。

第二，有效保護紙質(zhì)原始檔案。人事檔案因為其內(nèi)容的特殊性是單位應(yīng)用率較高的信息。如果需要查詢員工的人事檔案時，檔案管理人員需要對人事檔案經(jīng)常性的進行拆裝，時間一久，人事檔案的原始文件會遭到破壞。實現(xiàn)人事檔案信息化管理之后，人事檔案全部在計算機數(shù)據(jù)庫中備份，查找所需的信息時只需在數(shù)據(jù)庫中完成查詢即可，不再完全依賴于原始檔案，原始檔案能夠很好地存放。

第三，改變單位工作方式。隨著社會信息化程度的進一步提高，員工的基本信息在網(wǎng)上都能夠查到，單位在聘用員工時，不再單純地依靠員工的簡歷，而是可以在網(wǎng)上直接查詢員工的學習工作經(jīng)歷，能夠更全面的考查員工。而且對于錄用員工的表現(xiàn)，即使錄入到檔案信息中，信息化檔案管理新增檔案條例比紙質(zhì)檔案更加容易，而且錄入信息的范圍更加廣泛，全面記錄考核員工的表現(xiàn)，從側(cè)面也激勵了員工的工作態(tài)度。

2人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

即使快速發(fā)展的計算機技術(shù)為檔案管理信息化提供了技術(shù)保障，但是在現(xiàn)實應(yīng)用中，僅僅依靠技術(shù)進步是不夠，還包含其他的因素。這些因素結(jié)合起來造成人事檔案管理難以推行信息化的“罪魁禍首”。

首先，信息化檔案管理普及率較差。國內(nèi)目前的人事檔案管理主要還是人工管理方式為主，計算機管理方式為輔的管理方式。而且人事檔案管理的工作流程涉及檔案的接受、檔案的整理、檔案的鑒定、檔案的保管以及檔案的利用等等。這些流程中實現(xiàn)信息化管理的僅僅是檔案的利用階段，對于前期檔案的接受以及整理，主要還是人工為主。造成之一現(xiàn)象的主要原因是因為，人事檔案實現(xiàn)信息化管理首先需要一定的資金支持，其次需要強有力的技術(shù)支持，包括計算機的配套設(shè)施、檔案處理軟件、檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)以及操作系統(tǒng)等等。

其次，數(shù)據(jù)庫應(yīng)用落后。人事檔案信息化主要依靠數(shù)據(jù)庫對檔案進行有效管理，這些數(shù)據(jù)庫的引進以及應(yīng)用都應(yīng)該與檔案的管理流程一致，包含檔案信息的接收、歸檔、整理、存儲、更新、查詢、使用和銷毀等等。在現(xiàn)實檔案管理中，由于人事檔案多且雜，使得人事檔案在錄入數(shù)據(jù)庫時存在著存檔數(shù)據(jù)不完整、數(shù)據(jù)更新不及時以致查詢不到所需信息等等問題。人事檔案信息化管理過程中除這些人為的影響因素，還存在很多難以抗拒的影響因素，例如火災(zāi)、計算機病毒等。人事檔案管理實現(xiàn)信息化在全社會沒有統(tǒng)一的認識，人事檔案管理也沒有明確的標準，因此在人事檔案數(shù)據(jù)庫引進過程中，各大單位的都不相同，很難實現(xiàn)信息共享，限制人事檔案的利用范圍。

再次，人事檔案管理人員難以適應(yīng)信息化辦公。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)完全不能夠適應(yīng)計算機辦公環(huán)境下的工作方式。而且人事檔案信息化管理中，要求工作人員不僅具備傳統(tǒng)的人事檔案管理的相關(guān)知識，還需要具備深厚的計算機專業(yè)化知識，后者甚至較前者更重要。人事檔案管理人員年齡層不一，中老年層對于計算機這一新興辦公技術(shù)的掌握需要一個長期的過程，但是不斷更新?lián)Q代的計算機技術(shù)卻不能滿足管理人員的這一需求，而是需要學習能力更快更強的管理人員。

最后，人事檔案信息安全難以保證。在傳統(tǒng)檔案管理工作模式的影響下，檔案管理工作人員對于信息化檔案的安全意識模糊，主要表現(xiàn)在，第一，檔案管理工作人員操作不當，對于歸檔以及公開的信息審查不夠嚴格，出現(xiàn)信息漏洞。第二，信息檔案比傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案更容易修改，這就需要對檔案管理人員作出嚴格要求，嚴禁檔案管理人員修改檔案。第三，檔案管理信息化是建立在計算機技術(shù)發(fā)展的基礎(chǔ)之上的，計算機黑客和計算機病毒是檔案管理需要防范的重點之一，稍有不慎，就會造成檔案管理的巨大損失。

3人事檔案信息化管理的對策研究

實現(xiàn)人事檔案管理的信息化需要從以下幾個方面同時人手，綜合解決人事檔案信息化過程中存在的問題。

3.1統(tǒng)一標準

面對檔案管理信息化過程中標準不統(tǒng)一造成的困局，需要政府制定明確的標準，將這些制度法制化，確保檔案管理在政策法規(guī)的指導下，實現(xiàn)信息化管理下檔案的高度利用率。

信息化檔案管理的法制建設(shè)包含的內(nèi)容相對較多，首先是針對計算機技術(shù)的法律規(guī)范，明確規(guī)定信息化檔案管理中所使用到的計算機網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、數(shù)據(jù)權(quán)限以及查詢網(wǎng)絡(luò)，保證檔案管理在技術(shù)層面上實現(xiàn)信息共享。其次是針對電子化的檔案信息的法律法規(guī)，規(guī)范電子檔案歸檔和利用的工作流程以及嚴禁事項，防止在檔案信息電子化中存在的“貓膩”。確保電子檔案真實有效，發(fā)揮檔案應(yīng)有的功效。完善的法規(guī)，明確的標準是人事檔案信息化發(fā)展的保障。

3.2更新檔案管理的信息技術(shù)

法律是全面實現(xiàn)信息化檔案管理的外部基礎(chǔ)，除此之外，更重要的還是信息技術(shù)的更新與聯(lián)合。目前在信息化發(fā)展過程中，不同的科技公司“各自為政”，例如有專門研究數(shù)據(jù)庫的公司、有專門研究殺毒軟件的公司等等。但是在檔案管理實現(xiàn)信息化中，需要多個技術(shù)相互聯(lián)合，提供全面的技術(shù)保障。

3.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

檔案管理工作人員水平高低不一，因此，亟須引進高素質(zhì)綜合性人才滿足檔案信息化建設(shè)的需要。除了人才引進計劃之外還需要對在職員工進行培訓，制定層次化的培訓機制，針對中青年工作人員的知識層次，制定個性化差異化的培訓內(nèi)容以及培訓項目。逐步提高工作人員的工作能力和工作水平。

除此之外，還需要提高人事檔案在社會服務(wù)體系中的服務(wù)作用，強化檔案管理工作人員的服務(wù)意識，在全社會層面實現(xiàn)人事檔案資源共享，促進人事檔案市場化發(fā)展。進一步拓寬人事檔案信息的服務(wù)功能，將人事檔案按照文字、圖形多種形式實現(xiàn)有效加工，在不同的檔案系統(tǒng)中進行存儲，按照現(xiàn)實需要的不同提取不同類型的檔案形式資料，提高人事檔案的服務(wù)層面和服務(wù)范圍。

篇8

【關(guān)鍵詞】信息化；人事檔案；新思路

一、信息時代背景下人事檔案管理的要求

（一）檔案信息數(shù)字化。信息時代的特征之一就是不斷蓬勃發(fā)展的計算機技術(shù)，同時該技術(shù)已經(jīng)在多個領(lǐng)域內(nèi)運用。新的檔案管理模式成為時展的必然，將科學有效地完備傳統(tǒng)的人事檔案。人事檔案管理也將遇到新的挑戰(zhàn)，第一要做的就是將傳統(tǒng)的檔案資料變成數(shù)字化檔案，也就是說把以往的紙質(zhì)人事檔案錄入、存儲到計算機中，以數(shù)據(jù)庫的方式來管理。

（二）檔案信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。因為人事檔案包括多種多樣的私人資料，因此管理檔案的前提就是要保守機密，保密制度也被看成檔案管理制度中的基礎(chǔ)。由于在傳統(tǒng)的人事檔案中，多數(shù)采用的是紙質(zhì)方式。當檔案移交的時候，由于很多人會接觸到檔案，所以安全性就會讓人產(chǎn)生懷疑，一旦出現(xiàn)泄密情況，追究責任人將花費大量的人力物力。人事檔案實現(xiàn)信息化過后，通過加密就可以較好地完成移交，有效確保了檔案的安全性。

（三）檔案制訂標準化。信息時代要求資源能夠?qū)崿F(xiàn)共享，而達到這個過程要求實現(xiàn)信息的標準化。簡單來講，就是讓信息資源的記載、傳輸都滿足要求的規(guī)范。在傳統(tǒng)管理過程中，人事檔案工作并不規(guī)范，人才信息整合遭遇很多困境。信息時代下需要不斷地整合信息，具體方法就是建立規(guī)范的標準，在人事檔案管理系統(tǒng)軟件的幫助下實現(xiàn)標準化，達到共同擁有信息的目標。

二、信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏強有力的監(jiān)督。部分企業(yè)沒有投入過多的人力來監(jiān)督檔案管理，造成工作效率不高，信息技術(shù)的有效性得不到充分的施展。檔案擁有者、管理者之間比較混亂，權(quán)限不清不楚，導致后續(xù)工作出現(xiàn)很多矛盾和沖突。部分企業(yè)在管理的過程中，只是讓行政管理來行使監(jiān)督權(quán)，法律監(jiān)督成為一紙空文，導致政府的監(jiān)督工作出現(xiàn)很多問題。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)薄弱。對于管理檔案來講，必須得到專業(yè)監(jiān)管人員的管控，由于多數(shù)管理者缺乏相應(yīng)的證書，部分人員知識臨時借用，管理人員的素質(zhì)千差萬別，他們并不十分開心地展開工作，導致工作積極性不高，人員熱情不夠，工作效率持續(xù)降低。

（三）領(lǐng)導對檔案管理重視不足。自身機制還存在一定的缺陷，由于領(lǐng)導的關(guān)注程度不高，導致檔案信息化管理舉步維艱。因為重視程度不足，相應(yīng)專業(yè)人士自然不能及時到崗，制度無法順利地執(zhí)行下去，部門人員之間存在相互扯皮現(xiàn)象，往往只是推卸責任，并不主動承擔責任，無法實現(xiàn)良好的交流。所以說，大家并沒有十分看重檔案管理，在處置檔案的過程中只是隨時讓部分人員跟進，導致信息管理不能實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（四）只重視使用，不重視管理。部分管理部門僅僅關(guān)心檔案的查找特征，并不重視管理方面的問題。甚至一些管理部門還繼續(xù)采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，浪費了時間和精力。由于管理工作缺乏一定嚴密性，致使效率并不高。雖然說一些先進設(shè)備已經(jīng)在使用當中，例如打印機、掃描儀、電腦等，由于在進行檔案管理過程中，往往只是采用的打印、輸入等動作，沒有較好地實現(xiàn)分類、管理、匯總等工作，導致檔案管理工作的水平較低。

（五）信息化管理水平不高。因為人事檔案管理需要嚴密的規(guī)定，且中間將會有過多的手工勞動參與進來，所以信息化管理還存在懈怠現(xiàn)象。人事檔案要求必須不能泄密，所以說對于管理信息系統(tǒng)來講，必須確保實現(xiàn)安全最大化，滿足保密要求。在數(shù)字化、信息化技術(shù)發(fā)展的過程中，檔案信息系統(tǒng)也將面臨新的規(guī)定，系統(tǒng)升級也將成為必然的選擇。

三、信息化背景下人事檔案管理的新思路

（一）人事檔案管理的信息數(shù)字化。在計算機技術(shù)不斷蓬勃發(fā)展的前提下，人事檔案管理也將逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字型檔案。信息數(shù)字化將成為未來的發(fā)展趨勢，這都必須依靠不斷完善的數(shù)字化信息系統(tǒng)，一是在預(yù)先進行的數(shù)字化信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，選擇相應(yīng)的人事檔案相關(guān)軟件，從而建立檔案數(shù)據(jù)進行正確錄入。二是務(wù)必要實現(xiàn)數(shù)字檔案、紙質(zhì)檔案協(xié)調(diào)統(tǒng)一，一定要還原最真實的數(shù)據(jù)資料，不能出現(xiàn)相悖的情形。三是要確保后期制作的最佳質(zhì)量，達到軟件升級的要求。

（二）人事檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)化。通信技術(shù)已經(jīng)踏上了網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的道路，人事檔案管理也將滿足信息化的要求。要實現(xiàn)信息化的發(fā)展，首先務(wù)必確保檔案不被外泄，對于審閱權(quán)來講，只有那些保管檔案的部門可以擁有這個權(quán)利。即使在互聯(lián)網(wǎng)狀態(tài)下，也能夠?qū)崿F(xiàn)最大的安全性。其次，信息網(wǎng)絡(luò)化也需要現(xiàn)代化方法來管控，所以說，管理者的個人素質(zhì)也至關(guān)重要，那些精通自身工作呈現(xiàn)，并具有很強的軟件操作水平的管理者才能勝任此項工作。

（三）人事檔案管理的信息標準化。在當今的信息時代，根據(jù)人才信息整合的相關(guān)特征，人事檔案管理最終必須走標準化道路。在標準化發(fā)展的過程中，一是務(wù)必要保持信息的嚴謹性和準確性，確保審核到位，實現(xiàn)規(guī)范化的運作。二是需要完善的網(wǎng)絡(luò)來支持，相應(yīng)的軟硬件設(shè)備要配備齊全。三是檔案信息要增加服務(wù)力度，實現(xiàn)標準化的信息，例如檢索功能，不僅僅要實現(xiàn)標準化，確保準確率，另外還必須滿足相應(yīng)法律、法規(guī)的要求。伴隨著信息技術(shù)的推廣，人事檔案管理也開辟了新思路，也將面臨前所未有的新局面。人事檔案信息化應(yīng)該借鑒另外檔案信息化的方法，努力創(chuàng)新，利用科學技術(shù)開拓網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化的進程。

【參考文獻】

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【關(guān)鍵詞】流動人員；人事檔案管理；信息化建設(shè)；思考

流動人員的人事檔案管理工作，是我國人事檔案管理工作中非常重要的一部分。人事檔案記載著一個人的個人經(jīng)歷、學歷、人事關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)和獎勵處罰等方面的原始資料，是用人單位使用人才的主要載體和依據(jù)，直接關(guān)系到檔案個人的切身利益。而傳統(tǒng)的人事檔案管理已經(jīng)不能滿足社會的需求，利用信息化管理，可以有效地彌補傳統(tǒng)管理模式存在的諸多不足。

一、我國流動人員的人事檔案管理工作的現(xiàn)狀

（一）流動人員人事檔案管理意識差、實用性低。國家相關(guān)文件中明確規(guī)定，流動人員人事檔案應(yīng)由縣級以上（含縣級）公共就業(yè)和人才服務(wù)機構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。但是，由于受經(jīng)濟利益驅(qū)動或?qū)φ呷狈α私?，致使一些未?jīng)授權(quán)的中介和企業(yè)違法管理流動人員人事檔案，還有個人自行保管本人或他人檔案，而非專業(yè)的管理以及傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理自身的弊端又導致了一些人事檔案的材料中出現(xiàn)資料虛假、信息空白等情況，這種檔案無法真實完全地反映一個人的職業(yè)變換過程，在一定層面上說，這也破壞了人事檔案的實際使用價值。由此可見，流動人員的人事檔案管理工作結(jié)構(gòu)繁復(fù)，缺少嚴肅性和權(quán)威性，導致社會各界和百姓對檔案管理的工作缺乏信任。

（二）流動人員人事檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準。人事檔案的標準化管理有利于最大化地發(fā)揮檔案的價值與作用，實現(xiàn)信息資源的共享。但是，當前很多單位的人事部門仍舊使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，相關(guān)工作人員在檔案的拆封和填寫上浪費了大量的工作時間，工作效率極為低下，并且容易出現(xiàn)檔案資源丟失的現(xiàn)象，這與標準化的檔案管理相距甚遠。我國國有企業(yè)的檔案管理工作相對規(guī)范，因此從國企單位轉(zhuǎn)出來的流動人員的人事檔案具有較高的標準。而民營企業(yè)的人員流動速度快，數(shù)量多，企業(yè)的人事檔案管理方法相對落后，人事檔案來源比較分散，內(nèi)容也是截然不同，因此很難進行標準化的檔案管理工作。比如，標準的人事檔案管理在實際工作中應(yīng)該使用規(guī)格統(tǒng)一的檔案盒保存檔案，但是很多的民營企業(yè)為了節(jié)約成本和便于拆裝，而使用牛皮紙袋來封裝人事檔案，甚至當紙袋破損時，相關(guān)工作人員也沒有及時處理，而是敷衍了事。

（三）流動人員人事檔案管理無法突出時效性。流動人員的人事管理工作內(nèi)容復(fù)雜、任務(wù)繁瑣、數(shù)量巨大、管理機構(gòu)工作人員數(shù)量少，所以很多當事人的職位調(diào)動、外出進修和業(yè)績等資料無法及時存入檔案。因此，大部分流動人員人事檔案管理機構(gòu)中保存的檔案與原來一樣，沒有隨著實際情況而更新或補充，這就對檔案的時效性產(chǎn)生了嚴重的負面影響。

二、流動人員人事檔案管理工作的信息化建設(shè)

（一）建立全面的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。在全國范圍內(nèi)建立各省、各市之間能夠通用的流動人員人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，是流動人員的人事檔案信息化管理的基礎(chǔ)準備措施，也是人事檔案管理工作為社會和群眾提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的前提。隨著經(jīng)濟的發(fā)展和人事制度的改革，人員流動的數(shù)量及速度均有增加，因此建立各省各市甚至全國通用的、先進標準的、可靠性能較高的人事信息數(shù)據(jù)庫是十分必要的，同時這也是今后人事檔案管理工作可以實現(xiàn)信息資源數(shù)據(jù)化、網(wǎng)絡(luò)化，信息資源的載體豐富多樣化、信息資源的共享整體化以及人事檔案管理流程自動化的前提。在建立人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫時，應(yīng)該避免各個系統(tǒng)和單位自行設(shè)計，否則會導致信息系統(tǒng)硬件設(shè)備配置不同、軟件不能兼容的現(xiàn)象發(fā)生。取而代之的是應(yīng)由政府起帶頭作用，由專業(yè)的軟件研發(fā)公司開發(fā)設(shè)計統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，并在各個城市推廣使用，然后收集歸納人事檔案管理系統(tǒng)在使用的過程中出現(xiàn)的問題，并進行修復(fù)和完善。該軟件系統(tǒng)的研發(fā)不僅僅要解決的是數(shù)據(jù)錄入工作中的問題，還要保證今后人事檔案查詢工作的高效便捷，同時要設(shè)置查詢權(quán)限，以保證人事資料信息不能非法泄露。針對人事檔案中個人信息的保護工作，應(yīng)遵循事前完善預(yù)防，事后快速補救的原則，因此，流動人員人事檔案信息的通用數(shù)據(jù)庫在建立時就應(yīng)嚴肅注重系統(tǒng)的前端控制問題。流動人員的人事檔案資料的信息化處理工作，應(yīng)該由政治素質(zhì)較高并且具有相關(guān)專業(yè)知識的人員來完成，應(yīng)該在相關(guān)規(guī)定中明確表示出，一旦人事檔案中的相關(guān)信息資料被非法泄露和使用，檔案管理工作的相關(guān)負責人應(yīng)該按照規(guī)定承擔民事或者刑事責任。

（二）網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動的建設(shè)速度應(yīng)加快。流動人員的人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫雖然具有快速查詢、統(tǒng)計分析流動人員個人信息的高效性，但是卻不能提供人事檔案中的鑒定和考核材料等信息。因此，我們可以參考美國的微縮技術(shù)，將其利用于流動人員的檔案管理工作中，以此保證流動人員的人事檔案信息的合理開發(fā)和利用，提高信息化的資源利用率，保護相關(guān)人事機構(gòu)的實體檔案。建立流動人員的人事檔案全文數(shù)據(jù)庫勢在必行，將那些使用率較高且容易磨損的人事檔案信息使用掃描儀器將其傳輸進入計算機中，然后分門別類地進行整理。在使用相關(guān)人事檔案的信息資源時，就可以在全文數(shù)據(jù)庫進行搜索、導出有關(guān)資料，然后可以通過電子屏幕閱讀、記錄和打印等。同時還要加強局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)之間的網(wǎng)絡(luò)聯(lián)動建設(shè)，構(gòu)建成擁有先進技術(shù)、相關(guān)功能比較完善的人事檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)，能夠做到在全國范圍內(nèi)的人事檔案信息資源共享，不僅能夠為檔案信息使用者提供便利的條件，還能提高流動人員人事檔案管理工作的效率，進而實現(xiàn)流動人員的人事檔案信息化管理的建設(shè)。

（三）加強流動人員人事檔案管理信息化建設(shè)的指導力度和法制建設(shè)?？梢院饬恳粋€國家、行業(yè)、地區(qū)的綜合實力和現(xiàn)代化程度的標志之一就是信息化的發(fā)展水平，流動人員的人事檔案管理工作也包括在內(nèi)。相關(guān)的業(yè)務(wù)管理部門可以對信息化服務(wù)內(nèi)容進行提前管理和有效監(jiān)管，除必須保密的那一部分外，應(yīng)該運用科學合理的方式來拓寬流動人員人事檔案管理工作的服務(wù)范疇，并對相關(guān)工作人員進行培訓，以提高流動人員人事檔案管理工作的質(zhì)量。流動人員的人事檔案管理工作是一項具有嚴肅性的工作，必須嚴肅認真地對待。當前在人事檔案管理方面已經(jīng)具有一定的法律基礎(chǔ)，但是相關(guān)法制建設(shè)還不夠完善，因此，加快流動人員的人事檔案管理工作的相關(guān)法治建設(shè)刻不容緩。在建設(shè)流動人員的人事檔案信息化管理工作的過程中，一定會涉及到大部分的全新內(nèi)容，尤其是在人事檔案中的個人信息資料方面，我們必須要重視起這一方面的管理工作，首要就是檔案信息的安全保護工作，其次就是相關(guān)檔案信息合理合法的運用。因此，一定要建立健全的人事檔案管理制度，做到流動人員的人事檔案管理工作有法可依。有效制止盜取人事檔案的違法行為，提升流動人員的人事檔案管理工作的法治水平。

三、結(jié)語

綜上所述，我國當前的流動人員數(shù)量龐大，流動范圍極其廣闊，流動人員人事檔案管理工作進展困難，并且引發(fā)了很多社會問題。傳統(tǒng)的流動人員人事檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當前的社會人口的發(fā)展需要，因此，必須通過政府、相關(guān)部門的指導以及社會各界的共同努力，加快流動人員的人事檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

【參考文獻】

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[3]劉亞紅.當前我國流動人員人事檔案管理現(xiàn)狀的思考[J].山東檔案,2014（04）.

篇10

一、信息化背景下人事檔案信息管理的現(xiàn)狀

新世紀以來，我國的經(jīng)濟水平以及科技發(fā)展水平都得到了極大的提升。而人作為發(fā)展的關(guān)鍵要素之一，如何科學合理地分配任務(wù)和崗位成為推動發(fā)展不可或缺的一部分。為此，人事檔案管理也逐漸走到了臺前，被越來越多的學者和專家重視、研究。在學術(shù)界已有不少的研究員對人事檔案管理的發(fā)展進行了研究，對其在發(fā)展中出現(xiàn)的問題以及如何將其信息化、高效化等不同層面進行了相關(guān)的研究。從流通到市面上的相關(guān)資料來看，現(xiàn)有的人事檔案管理制度有著不少的漏洞需要完善。

（一）缺乏強有力的監(jiān)督。有些企業(yè)在人事檔案管理上缺乏強有力的監(jiān)督，導致檔案信息管理工作效率低下，現(xiàn)代信息技術(shù)的作用沒有發(fā)揮到最佳。檔案管理者與檔案擁有者之間的關(guān)系沒有劃清，在日常工作中往往會出現(xiàn)不必要的麻煩，一些企業(yè)管理僅僅是依靠行政管理來監(jiān)督檔案管理工作，沒能很好地發(fā)揮法律監(jiān)督作用，造成政府對檔案的監(jiān)督工作也不是很理想。

（二）工作人員專業(yè)素質(zhì)不夠過硬。檔案的管理需有專業(yè)的監(jiān)管人士進行操作管理，但是很大一部分檔案管理者并沒有相關(guān)的資格證，有的甚至是臨時調(diào)用，自身專業(yè)素質(zhì)不過硬、對檔案管理工作沒有熱情，使得工作效率大打折扣。

（三）自身機制薄弱，領(lǐng)導不重視。自身機制薄弱，領(lǐng)導對檔案管理工作不重視在很大程度上使得檔案信息化管理不能正常進行。領(lǐng)導的不重視導致相關(guān)專業(yè)人員不能到位、相關(guān)規(guī)章制度落實不下去，各部門對此工作相互推諉，不能很好地進行溝通。這就導致了大家都不把檔案管理當作一件重要的事，在進行檔案處理時往往也就會臨時抽派一些人進行整理，以致檔案信息管理不能很好地進行。

二、加強和完善人事檔案信息管理的對策

在信息化時代背景下，為了使人事檔案管理工作更好地開展，不僅需要各機關(guān)部門加強對檔案信息化的重視，更需要強有力的監(jiān)督監(jiān)管部門和權(quán)威的法律法規(guī)來保障，同時也需要大力培養(yǎng)專業(yè)素質(zhì)人才來支撐人事檔案信息化的進程。

（一）建立完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，重視人事檔案管理的信息化建設(shè)。利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢建立一整套完善的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案數(shù)據(jù)進行即時更新，讓每一個人第一時間了解到自己的最新檔案，解決信息報送不及時問題。同時對人事檔案信息進行數(shù)據(jù)分類，按照不同的種類進行不同的分組，方便企業(yè)在進行招聘時查詢應(yīng)聘者資料，同時這些信息可以重復(fù)利用，為企業(yè)的發(fā)展提供多方面的幫助。但數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分類并不是一件簡單的工作，需要相關(guān)部門發(fā)揮最大的作用，真正實現(xiàn)檔案管理信息化、便捷化。

（二）建立健全內(nèi)部管理模式，提高工作水平。科學、完善的自身管理機制，是檔案工作能夠安全、高效進行的前提。為保證檔案管理工作的安全性、高效性，應(yīng)對檔案的檢閱與存儲，實行互相牽制、分級授權(quán)簽署的模式進行管理，對部分珍貴檔案的存放或過期檔案的銷毀，要盡可能實施集體決策。同時要對重要部門的人員定期調(diào)整以保證個人檔案的私密性。

（三）實施嚴格的考評制度并進行獎懲。按照工作的需要和工作性質(zhì)制定嚴格的規(guī)章制度，按照公平、公正的原則對檔案管理工作人員進行獎懲。對那些在工作中表現(xiàn)突出，認真負責的工作人員進行適當?shù)奈镔|(zhì)獎勵和精神獎勵，而對那些工作成績不高，或者在工作中犯了錯誤，比如將個人隱私透漏、使信息失真的工作人員進行懲罰、批評，對于情節(jié)比較嚴重的工作人員則追究其法律責任。

三、人事檔案管理發(fā)展趨勢的展望

為有效提高我國人事檔案管理水平，進一步增強我國人力資源的利用率。有必要對目前的人事檔案管理進行改革，解決現(xiàn)有制度中存在的問題，并設(shè)計出符合時展需求的新興目標，才能更好地做好我國人事檔案管理工作，具體應(yīng)從以下幾個方面進行：

（一）完善人事檔案管理體系。在現(xiàn)有的人事檔案管理制度下，深入分析現(xiàn)有人事檔案管理體系所存在的問題，找出影響人事檔案管理效率的根源，建立不斷完善的人事檔案管理機制，才能為人事檔案管理提供切實的制度保證。

（二）完善人事檔案管理相關(guān)法規(guī)。法治社會是社會發(fā)展的必然趨勢，只有全力完善人事檔案管理的相關(guān)法?，在人事檔案管理的工作中才能有效地保障人們權(quán)益的同時，也利于人事檔案管理的順利開展。為此，完善法律制定勢在必行。