導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案管理優(yōu)化，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、中學(xué)教職工人事檔案管理中存在的問題

（一）人事檔案內(nèi)容不全。盡管目前學(xué)校人事檔案管理水平已經(jīng)有所提高，但是還存在著很多的問題，其中人事檔案內(nèi)容不全、所包含的信息量較少是其中的一項主要的問題。中學(xué)階段的人事檔案包含很多內(nèi)容，包括人物自傳、基本信息、考核資料、職評材料、職務(wù)信息、個人獎懲等內(nèi)容，內(nèi)容包含的信息不全，不具有很強的實用性，無法滿足實際需要。檔案中涉及的教學(xué)情況較為簡單，個人教學(xué)能力的描述，職務(wù)內(nèi)容和個人的技能專業(yè)等情況描述的很少，這樣就會導(dǎo)致學(xué)校對教職工的信息了解的很少，在利用教職工時缺乏參考依據(jù)，給學(xué)校的人事管理帶來不便。

（二）學(xué)校對人事檔案管理缺乏專業(yè)性，管理分散。一般情況下學(xué)校的人事檔案不是單獨管理的，而是由上級部門統(tǒng)一管理和收集，有些中學(xué)將人事檔案依據(jù)管理職能的不同分配到不同的部門，比如教務(wù)部門的人事檔案包括教職工的業(yè)務(wù)能力，獲獎情況和教學(xué)的內(nèi)容等，科研部門的人事檔案主要負責(zé)科研項目的確定，論文的發(fā)表等內(nèi)容，行政部門的人事檔案則主要是負責(zé)人員的招聘和選拔，職稱評定、年度考核等。這樣的人事檔案管理不但無法綜合利用，而且會導(dǎo)致檔案管理過于分散，很容易使學(xué)校的人事檔案丟失。

（三）人事檔案的管理還存在著硬件滯后的特點。目前中學(xué)的人事檔案管理的方式比較落后，還是紙質(zhì)的形式，管理的手段和技術(shù)都落后，缺乏創(chuàng)新。還有一些中學(xué)的人事檔案在計算機里，沒有進行分類整合，查詢和利用起來比較困難和繁瑣，一些人事檔案的查找只能夠人工查詢，信息落后，導(dǎo)致了資源的浪費。還有些學(xué)校儲存檔案的環(huán)境較差，檔案儲存室的門不嚴實，經(jīng)常有外人隨意進出。或者是檔案處于潮濕的環(huán)境，容易受到損壞。

二、中學(xué)人事檔案管理模式優(yōu)化措施

（一）加強檔案歸檔制度，使學(xué)校的人事檔案更加完善。人事檔案工作政策性、專業(yè)性很強，從實際情況看，需要專門的部門、專業(yè)的人員、用專業(yè)的手段來管理。為此我校成立了專門的檔案室，負責(zé)全校教職工的人事檔案管理。其次是制定檔案室的管理制度，明確人事檔案的歸檔范圍，杜絕范圍外的材料進檔或范圍內(nèi)材料漏檔的情況發(fā)生。學(xué)校人事檔案中制定教學(xué)登記表，登記表中記錄教職工的詳細情況，包括教師的教學(xué)情況，工作能力，教師的學(xué)術(shù)研究內(nèi)容和情況，這個登記表可以準確反映出教師的個人能力和教師的學(xué)術(shù)水平等。與此同時，還應(yīng)該增加學(xué)校教職工的獎懲情況以及培訓(xùn)情況，充分了解教職工的業(yè)務(wù)能力。此外，為了提高人事檔案的實用性，增加人事檔案管理的有效性，學(xué)校應(yīng)該利用信息化技術(shù)和手段，促進人事檔案地位的建立，為學(xué)校對教職工的評價工作作出鋪墊，使教職工有競爭的壓力，有利于提高教職工的競爭意識，促進學(xué)校教職工隊伍整體素質(zhì)的提高。

（二）及時更新人事檔案。根據(jù)學(xué)年安排，及時更新完善教職工檔案的信息，補充相應(yīng)的數(shù)據(jù)資料，充分利用信息化的手段，利用先進的軟件對人事的信息進行登記和采集，個人信息的登記要完整、及時、有效，能夠真實反映教職工的個人情況，而且根據(jù)教職工本人確定需要定期更新的信息和數(shù)據(jù)，利用學(xué)校的網(wǎng)絡(luò)資源和設(shè)備，在學(xué)校的網(wǎng)站上更新內(nèi)容，學(xué)校應(yīng)該指派相關(guān)的人員定期審核，必要時設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)的任意篡改和刪除。將靜態(tài)管理變成動態(tài)化管理，使學(xué)校人事檔案的管理內(nèi)容能夠及時定期更新，使人事檔案管理的數(shù)據(jù)庫更加標(biāo)準，保證在學(xué)校管理過程中人事檔案“好用、管用”。

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（新疆華泰重化工有限責(zé)任公司新疆烏魯木齊830000）

摘要人事檔案承擔(dān)著選拔和管理各類人才的重任，隨著經(jīng)濟不斷發(fā)展，對人事檔案管理中出現(xiàn)的問題加以分析，從而提出切實可行的優(yōu)化策略，有助于有效提高人事檔案管理的效率，使其管理具備優(yōu)化性，最終有助于人才的合理流動達到合理管理和利用人力資源的目的。

關(guān)鍵詞 人事檔案管理 現(xiàn)狀 優(yōu)化措施

改革放開以來，在我國的經(jīng)濟不斷發(fā)展的背景下，各企業(yè)單位也處于不斷的改革和創(chuàng)新當(dāng)中，尤其是其人力資源部門的管理工作受到更多的關(guān)注，人們更期待其人力資源的部門能充分發(fā)揮其職能作用。作為人力資源部門重要工作之一的人事檔案管理工作近些年來備受關(guān)注。充分認識人事檔案管理工作的不足，對于提高管理效率和使人事檔案管理工作具備優(yōu)化性有重要意義。

一、當(dāng)前人事檔案管理工作的現(xiàn)狀和不足

隨著科技的不斷發(fā)展和管理理念的不斷更新，目前很多企業(yè)單位的人事檔案管理意識、管理方式、服務(wù)意識等方面存在不足。

1.人事檔案管理工作方面的意識淡薄。很多企業(yè)單位對人事檔案管理工作意識淡薄，在人事檔案信息的管理、開發(fā)和利用等方面的重視度不夠，認為人事檔案管理工作不必復(fù)雜和耗費財力物力。因此，對于人事檔案管理抱以應(yīng)付的管理觀念。這直接影響了人事檔案管理工作的開展和優(yōu)化。導(dǎo)致不能及時對人員信息進行歸檔、存檔，部分人事檔案長期得不到更新，導(dǎo)致人事檔案信息的全面性得不到保障。

2.采用的人事檔案管理方式比較落后。人事檔案管理是一項專業(yè)性很強，同時具備政治性，注意其檔案的保密性的工作。隨著我國IT 技術(shù)的發(fā)展，計算機軟件行業(yè)的崛起和在各個方面的充分運用，人事檔案的管理工作已經(jīng)向電子化、數(shù)字化的方向邁進。通過與IT 技術(shù)的結(jié)合，使得人事檔案管理效率和水平得到大大提高。然而部分企業(yè)單位在人事檔案管理設(shè)備方面的投資不足，導(dǎo)致人事檔案管理在電子化和數(shù)字化方面的進度緩慢，甚至滯后的現(xiàn)象發(fā)生。許多企業(yè)單位仍以紙質(zhì)文檔作為人事檔案信息的存儲介質(zhì)，實施一人一卷的存放方式，對于檔案的整理、檢索等管理工作仍然以手工操作的方式來完成，這導(dǎo)致人事檔案管理工作更為繁重，影響檔案的檢索速度和利用程度的提高。這樣傳統(tǒng)的人事檔案管理方式既不利于人簡化人事檔案管理工作流程，也不利用提高其管理效率，更使得檔案存在的價值得不到及時充分地利用。

3.從事人事檔案管理相關(guān)工作者缺乏主動服務(wù)的意識。很多企業(yè)單位對人事檔案的管理存在重檔案管理，輕檔案利用的工作理念，因此對于人事檔案的收集和利用缺乏主動性和積極性，做不到及時采集加工信息。在進行人事檔案管理工作時處于被動的狀態(tài)，因此捕捉不到人事檔案其動態(tài)規(guī)律性，忽視對員工真是技術(shù)水平和綜合素質(zhì)等方面的展現(xiàn)，也就缺少主動開發(fā)利用人事檔案信息的意識，導(dǎo)致人事檔案的管理工作難以被統(tǒng)一和規(guī)范化。

二、人事檔案管理的優(yōu)化措施

雖然各企業(yè)單位的人事檔案管理工作有著諸多的不足之處，但是，通過充分分析和認識這些不足，抓住問題的本質(zhì)，從而提出一些優(yōu)化的措施，對提高人事檔案管理的優(yōu)化性具有重要意義。

1.提高人事檔案管理的重要性認識。當(dāng)今激烈的市場競爭的資源是人才，人才是我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的動力。各企業(yè)單位應(yīng)提高對人事檔案管理重要性的認識，明確人事檔案是該單位人才資源的一個專業(yè)的信息庫，是該單位開發(fā)使用人才的重要依據(jù)。因此，各企業(yè)單位應(yīng)注意轉(zhuǎn)變管理觀念，及時對人事檔案管理工作予以重視。

2.規(guī)范人事檔案管理工作。各單位應(yīng)嚴格按照標(biāo)準對人事檔案進行鑒別，嚴格按照相關(guān)的人事檔案管理制度，對人事檔案進行收集和分類歸檔，定期和不定期地進行集中收集工作和檔案更新工作。做到及時補充缺少人事檔案，和人事檔案的更新和合理快速傳遞。

3.豐富人事檔案所包含的內(nèi)容，充分利用檔案價值。人事檔案不能僅僅包括員工的基本信息，應(yīng)該真實的記錄和反映員工的道德素質(zhì)、工作能力、工作業(yè)績等全面的信息。豐富人事檔案的內(nèi)容是企業(yè)單位充分利用檔案價值的基礎(chǔ)。以充分做好企業(yè)單位專業(yè)技術(shù)類的人員管理，技術(shù)職稱的考評，單位干部選拔等方面的工作，以充分利用檔案的價值。

4.實施信息化管理。實施人事檔案管理的信息化管理，須加大管理的投入，增加和更新相應(yīng)的設(shè)備和軟件，建立起計算機互聯(lián)管理網(wǎng)絡(luò)，提高檢索速度和工作的效率，及時收錄和傳遞人事檔案信息，發(fā)揮其人事檔案信息的功能。

5.提高相關(guān)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。企業(yè)單位可以通過開設(shè)培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)以及進行實踐等方式，從多個層面和多種形式來開展業(yè)務(wù)素質(zhì)提升工作。這些方式能有效使工作人員熟悉單位人事檔案管理工作，拓寬相關(guān)工作人員的知識面以及轉(zhuǎn)變其陳舊管理理念，進而優(yōu)化人事檔案管理工作。

三、結(jié)束語

對于企業(yè)單位的人力資源管理部門來說，優(yōu)化人事檔案管理工作是一項關(guān)鍵的任務(wù)，其管理工作質(zhì)量的好壞，水平的高低會直接影響到人才的選拔、任用、培養(yǎng)等工作的質(zhì)量和水平。因此做好人事檔案管理工作對如何加強人員配置，為各企業(yè)單位得到更好的發(fā)展有重要意義。

參考文獻

[1]齊建萍.加強檔案管理工作，為構(gòu)建和諧社會服務(wù)[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(漢文哲學(xué)社會科學(xué)版)，2008(02).

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1.人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

在網(wǎng)絡(luò)化、信息化發(fā)展迅速的今天，計算機、辦公軟件已經(jīng)普及，但是在人事檔案管理工作中，仍然需要大量人員將大量時間放在各種信息資料的存儲、復(fù)制、查詢、翻閱等重復(fù)性工作上，為了節(jié)省人力、提高工作效率，保證工作質(zhì)量，加強人事檔案管理信息化建設(shè)非常有必要。首先，人事檔案作為個人成長歷史的載體，是進行人才開發(fā)和使用的重要依據(jù)，必須保證檔案的安全和信息的完整，紙質(zhì)檔案文件查看時容易破損，只有將檔案信息轉(zhuǎn)換成電子信息，才能更好實現(xiàn)人事檔案文件的安全性，提高檔案使用效率。其次，人事檔案信息保存在電子文件中不僅能夠節(jié)省人力，消除由紙質(zhì)目錄更新的繁瑣工作，還能進行權(quán)限的設(shè)置，使用者可根據(jù)自己權(quán)限進行檔案的訪問、查詢、檢索等，因此，人事檔案管理信息化建設(shè)是加快信息更新速度、提高資源利用效率的最優(yōu)選擇。最后，在人事檔案管理工作中，最重要的是堅持以人為本，保證材料信息的準確性，進行人事檔案管理信息化建設(shè)有利于和諧勞動關(guān)系的構(gòu)建，也是提升人力資源管理工作水平的主要途徑。

2.人事檔案管理信息化建設(shè)的有效管理措施

2.1轉(zhuǎn)變管理觀念

想要實現(xiàn)人事檔案管理的信息化，首先就應(yīng)轉(zhuǎn)變管理觀念，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對信息化建設(shè)予以高度重視，加大對人事檔案管理信息化建設(shè)的扶持和投入，加強組織領(lǐng)導(dǎo)，為其提供資金支持，不斷提高人事檔案管理的現(xiàn)代化水平和科技程度，比如可在條件允許情況下增添計算機、打印機、掃描儀等相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)備等，為人事檔案資源管理效率的提升奠定基礎(chǔ)。另外，應(yīng)利用自身的科研成果加快人事檔案管理信息化方面新的經(jīng)濟增長點的推進速度，對高素質(zhì)管理人才進行合理利用，使人事檔案管理工作的服務(wù)職能更加明顯。

2.2建立專業(yè)管理隊伍

在人事檔案管理工作中，信息只是輔助工具或媒介，人仍然是工作主體，因此，必須堅持以人為本，建立一支專業(yè)管理隊伍，這就給管理人員提出了更高要求，管理人員不僅要具備人事檔案管理知識和技能，還必須熟練掌握計算機技術(shù)知識、信息化系統(tǒng)操作知識等，只有這樣，信息化建設(shè)在人事檔案管理中的價值才能更好體現(xiàn)出來。領(lǐng)導(dǎo)必須重視對人事檔案管理人員的培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除了要包括相關(guān)管理知識外，還必須包括計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)等知識，加強職業(yè)道德教育，培養(yǎng)出一批具有專業(yè)技能和職業(yè)道德操守的綜合型管理人才，為人事檔案管理信息化建設(shè)提供強有力的人才支持，也為提高人事檔案管理水平提供保障。

2.3實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化

人事檔案管理信息化的建設(shè)改變了傳統(tǒng)的以人力管理為主、紙質(zhì)檔案為媒介的管理方式，對于信息化管理系統(tǒng)的設(shè)置和信息的查詢，都實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化管理。在現(xiàn)行的人事檔案信息化管理中，主要是以將檔案原始資料輸入計算機并建立信息數(shù)據(jù)庫，為了更加方便查詢，可將檔案資料進行分類管理，根據(jù)不同要求制作表格，表格結(jié)合信息數(shù)據(jù)庫的管理方法有利于實現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)化管理。

2.4進行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

人事檔案管理信息化建設(shè)實現(xiàn)了實體管理向信息化管理模式的轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、自動化，對于實現(xiàn)信息共享、優(yōu)化管理流程也具有重要作用。人事檔案信息化管理是通過計算機網(wǎng)絡(luò)進行的，基于此，可加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，依托先進技術(shù)完善網(wǎng)絡(luò)功能，為檔案管理工作提供更為安全、可靠的信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，這樣不僅為檔案利用者提供了方便，提高了檔案信息利用率，還大大提高了人事檔案管理水平和管理質(zhì)量。

3.結(jié)語

總之，在信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，加強人事檔案管理信息化建設(shè)非常有必要，這是貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀的要求，是適應(yīng)時代和社會發(fā)展的必然趨勢，也是提高服務(wù)水平和人力資源管理水平的必要途徑，這就要求對現(xiàn)代化科技手段進行充分利用，以科學(xué)技術(shù)為支撐，轉(zhuǎn)變管理觀念，堅持以人為本，加大資金投入，加強具有綜合素質(zhì)管理隊伍的建設(shè)，進行網(wǎng)絡(luò)服務(wù)，不斷提高人事檔案管理水平，使其更好服務(wù)于現(xiàn)代化社會。

參考文獻：

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[2]劉佳寧.人事檔案管理信息化建設(shè)的策略探討[J].辦公室業(yè)務(wù).2012，37（11）：106

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1.1人事檔案管理制度不健全

人事檔案是事業(yè)單位檔案的重要組成部分，不僅關(guān)系事業(yè)單位在編人員的信息記錄，而且關(guān)系到上級人事管理部門相關(guān)工作的統(tǒng)籌安排。但是，當(dāng)前事業(yè)單位對人事檔案管理制度不健全，沒能實現(xiàn)全面綜合的有效管理。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度集中在檔案存儲方面的管理，沒能圍繞人事檔案全過程制訂完善的管理制度，因此影響了事業(yè)單位人事檔案數(shù)據(jù)收集的全面性和檔案數(shù)據(jù)資料的準確性。其次，目前事業(yè)單位人事檔案的使用制度還十分缺失，存在著重儲存和輕視使用的問題，不僅沒有完善基本的人事檔案資料借閱使用制度，而且導(dǎo)致人事檔案存在著較大的借閱使用風(fēng)險，嚴重的影響了人事檔案管理效率和質(zhì)量。

1.2人事管理制度執(zhí)行較為困難

目前事業(yè)單位人事檔案管理還處在深化改革期，特別是隨著事業(yè)單位分類改革的不斷深入，上級機關(guān)對事業(yè)單位的人事檔案管理要求不斷的增多，這不僅增加了事業(yè)單位人事檔案管理的復(fù)雜性，而且影響了事業(yè)單位人事檔案管理制度科學(xué)發(fā)展。首先，事業(yè)單位現(xiàn)行的人事檔案管理制度普遍落后于時代的發(fā)展要求，沒能根據(jù)信息時代的新要求和傳統(tǒng)紙制檔案數(shù)據(jù)缺失的復(fù)雜現(xiàn)實，及時修訂出完善和標(biāo)準化的人事檔案管理制度。其次，事業(yè)單位人事檔案不僅關(guān)系到事業(yè)單位職工的職稱評定，而且關(guān)系到工資晉級，職務(wù)升遷，還涉及到醫(yī)保和養(yǎng)老保險、老職工住房補貼調(diào)整等。上級人力資源和社會保障局、社保局、住房公積金中心等不同部門（處室）對基層事業(yè)單位人事檔案都有不同的使用要求和檔案處理要求，這使得基層事業(yè)單位不得不針對多個部門，以及多部門開發(fā)的軟件進行檔案整理，實質(zhì)上嚴重的影響了人事檔案管理質(zhì)量。

1.3與檔案管理制度配套設(shè)施不完善

事業(yè)單位人事檔案的作用日益突顯，不僅現(xiàn)有管理制度和基本規(guī)范存在著缺失，而且現(xiàn)有事業(yè)單位人事檔案管理部門的設(shè)施設(shè)備不能支持制訂的執(zhí)行。首先，事業(yè)單位需要不斷更新退休職工信息，需要根據(jù)實際人事檔案記載來輔助工會、社保等部門按年度要求采集基本的信息，由于現(xiàn)代人口的流動大，傳統(tǒng)的電話聯(lián)系方式已經(jīng)不能滿足事業(yè)單位的實際需求，先進的指紋采集、影像視頻采集設(shè)備還不是人事檔案管理部門的標(biāo)配。其次，目前基層事業(yè)單位的主管局，與事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的分管局的各處（室）都開發(fā)出與人事檔案有關(guān)的軟件，有些涉及到事業(yè)單位人事編制的軟件還有相當(dāng)密級，需要運用密鑰進行登陸操作，雖然上級機關(guān)下發(fā)了無線聯(lián)接設(shè)備，但是基層單位仍沒有配備與其專門聯(lián)通的計算機，以及保證無病毒環(huán)境的專用打印機、復(fù)印機和掃描儀等設(shè)備，這不僅不符合上級有關(guān)人事檔案管理制度的規(guī)定，而且影響了基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的落實，存在著較大的安全隱患問題。

2.優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的方法

2.1提升人事檔案管理人員責(zé)任意識

全面優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度的執(zhí)行水平，需要全面提高事業(yè)單位人事檔案管理人員的責(zé)任意識。首先，要在事業(yè)單位人事檔案管理制度中明確各級相關(guān)人員的責(zé)任，著力加強對事業(yè)單位人事檔案相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、主管責(zé)任、連帶責(zé)任進行劃分，加強相關(guān)人員對責(zé)任的認識，提升檔案管理人員的責(zé)任意識。其次，組織相關(guān)人員認真學(xué)生相關(guān)的法律法規(guī)，特別是要認真學(xué)習(xí)各項業(yè)務(wù)操作規(guī)程，要求人事檔案管理人員按照程序進行嚴格操作。

2.2配置人事檔案管理專業(yè)人才

為了全面做好事業(yè)單位人事檔案管理工作，有效落實事業(yè)單位人事檔案管理的制度，還必須配置專業(yè)的人事檔案管理人員，全面提高人事檔案管理人員的履職能力。首先，從事業(yè)單位人事檔案管理的實際需求出發(fā)，盡可能的把懂得相關(guān)專業(yè)知識，有著從事此項工作基本素養(yǎng)的人員配置到具體崗位上來。其次，加強必要的事業(yè)單位人事檔案管理工作的培訓(xùn)，注重從各項業(yè)務(wù)的具體操作流程，以及業(yè)務(wù)辦理和人事檔案管理制度改革的需要角度進行專業(yè)化的培訓(xùn)。

2.3促成人事檔案管理制標(biāo)準化

為了提高基層事業(yè)單位人事檔案管理的標(biāo)準化，必須對事業(yè)單位現(xiàn)行人事檔案管理制度進行修訂，要在上級機關(guān)的主持下，保證基層單位執(zhí)行科學(xué)有效的人事檔案管理制度。首先，由省、市相關(guān)部門出臺基層事業(yè)單位人事檔案管理制度的規(guī)范文本，由基層事業(yè)單位按照實際情況進行人事檔案管理制度的修訂。其次，上級組織專家按照不同單位情況進行管理制度審核，重點找出基層事業(yè)單位人事檔案管理制度存在的漏洞。

2.4提升管理制度履行輔助條件

為了保證事業(yè)單位人事檔案管理制度的順利履行，必須提供必要的支撐條件。首先，針對事業(yè)單位的實際需求，提供制度履行必要的設(shè)施設(shè)備，保證人事檔案管理工作的順利開展。其次，提升人事檔案管理的信息化辦公環(huán)境，建立起現(xiàn)代化的人事檔案使用和借閱信息化系統(tǒng)。第三，進行必要的使用密級管理，減少基層單位人事檔案數(shù)據(jù)傳遞管理負擔(dān)。第四，使基層人事檔案管理人員向數(shù)據(jù)準確性方向傾斜，重點做好數(shù)據(jù)收集工作。

優(yōu)化事業(yè)單位人事檔案管理制度，必須從事業(yè)單位人事檔案管理制度執(zhí)行中存在的問題著眼，全面提升事業(yè)單位人事檔案管理的履職能力，減少不必要的工作負擔(dān)，在優(yōu)化環(huán)境的基礎(chǔ)上實現(xiàn)管理制度的有效落實。

作者:戰(zhàn)揚 單位:黑龍江省三江工程建設(shè)管理局

參考文獻：

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據(jù)調(diào)查，現(xiàn)階段越來越多的企業(yè)逐漸意識到人事檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用，并且也試圖通過完善相關(guān)的制度規(guī)范，提高企業(yè)工作人員的綜合素質(zhì)等方式來提高企業(yè)人事檔案管理工作的績效，但就實際落實情況來看，與預(yù)期還存在一定的差距，存在一些問題和不足，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差

優(yōu)越的企業(yè)人事檔案管理環(huán)境是確保企業(yè)人事檔案管理工作得以高效開展的前提和基礎(chǔ)。但是就目前情況來看，一些企業(yè)的的檔案管理室條件比較簡陋，缺乏恒溫設(shè)備，檔案被蟲蛀、霉?fàn)€的現(xiàn)象時有發(fā)生；其次，一些企業(yè)沒有一個固定的檔案管理室，檔案在來回搬遷的過程中不慎丟失的現(xiàn)象時有發(fā)生；另外，一些企業(yè)的人事檔案管理環(huán)境不夠安全，檔案丟失、人為篡改的現(xiàn)象依舊存在。

（二）企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高

企業(yè)人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高是現(xiàn)階段企業(yè)人事檔案管理工作中存在的又一比較普遍的問題。即一些企業(yè)的人事檔案管理人員的專業(yè)性不夠高，對于什么樣的檔案需要長期保存，檔案如何分類，檔案管理工作的重難點等掌握的不夠清晰，實際管理工作中比較混亂，隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴大，人事檔案管理工作的任務(wù)量逐漸增加，人事檔案管理工作的績效不得而知。另外，一些企業(yè)人事檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)不夠高，受各種利益的誘惑或者其他因素，所以修改檔案的現(xiàn)象依舊存在。

（三）企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度不夠高

處在科學(xué)技術(shù)日新月異的今天，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度顯得尤為重要和必要，但是就目前情況來看，一些企業(yè)，尤其是實力比較小的企業(yè)，人事檔案管理的信息化程度并不高，人事檔案管理工作全靠人工，工作績效不得而知；另外，一些企業(yè)雖然引進了現(xiàn)代化的人事檔案管理系統(tǒng)，但是并沒有將其落實的實際管理工作中去，信息化系統(tǒng)檢索、監(jiān)督等功能沒有得到切實的發(fā)揮，形式化嚴重。

二、完善企業(yè)人事檔案管理工作的建議

企業(yè)人事檔案管理環(huán)境差/人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)不夠高/人事檔案管理工作的信息化程度不夠高等問題的存在確實在很大程度上影響了企業(yè)人事檔案管理工作應(yīng)有價值的發(fā)揮，給企業(yè)其他各項經(jīng)營管理工作埋下了潛在的風(fēng)險。基于此，筆者結(jié)合自身多年的實踐經(jīng)驗和所掌握的理論知識就如何解決上述問題提出了幾點切實可行的完善建議，具體內(nèi)容如如下所述：

（一）優(yōu)化企業(yè)人事檔案管理環(huán)境

企業(yè)人事檔案管理環(huán)境的優(yōu)化需要企業(yè)從以下兩方面著手，一方面，企業(yè)的管理層要加強對企業(yè)人事檔案管理工作的重視程度，以身作則，并加強宣傳力度，在企業(yè)內(nèi)部形成人人重視人事檔案管理工作的工作氛圍；另一方面，企業(yè)要設(shè)立獨立的人事檔案管理組織，適當(dāng)加大對人事檔案管理工作室的投資力度，優(yōu)化人事檔案管理的外部環(huán)境，通過現(xiàn)代化信息設(shè)備的引進等方式增加其安全性，以防止檔案蟲蛀、霉?fàn)€、丟失等問題的發(fā)生。

（二）提高企業(yè)人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)

企業(yè)人事檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的又一重要舉措。所以就需要企業(yè)從以下幾方面著手，一是要鼓勵涉事人員樹立終身學(xué)習(xí)的意識，不斷提高自身的專業(yè)知識和專業(yè)技能，達到專業(yè)的人干專業(yè)的事的效果；二是要加強對人事檔案管理人員的培養(yǎng)力度，定期組織講座、考試來豐富其專業(yè)知識，并通過請進來，走出去的方式引進更多的專業(yè)能力強，職業(yè)素養(yǎng)高的復(fù)合型人才；三是要完善配套的監(jiān)督機制、獎懲機制，并將其與工作人員的切身利益直接關(guān)聯(lián)，以提高其工作熱情和工作積極性，減少人為因素造成的不必要的失誤和損失。

（三）提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化程度

信息化程度的提高是提高企業(yè)人事檔案管理工作績效的有效工具。這就要求企業(yè)從以下幾方面著手，一是要綜合考慮企業(yè)的實際經(jīng)營能力和資本能力，在遵循實用、科學(xué)、有效原則的基礎(chǔ)上，引進適合企業(yè)特色的人事檔案管理信息系統(tǒng)；二是要落實逐漸推進原則，即信息化人事檔案管理系統(tǒng)價值的發(fā)揮不是一朝一夕就能實現(xiàn)的，需要企業(yè)循序漸進，投入一定的時間和精力，加大對涉事人員計算機知識的培養(yǎng)力度，來確保其應(yīng)有價值的切實發(fā)揮；三是要全面協(xié)調(diào)發(fā)展，即信息化檔案人事管理系統(tǒng)的推進和應(yīng)用必須與企業(yè)的信息需求相協(xié)調(diào) ，與信息技術(shù)發(fā)展相協(xié)調(diào) ，與全國信息化工程相協(xié)調(diào)。

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【摘要】本文分析了高校人力資源管理中人事檔案管理的重要作用，闡述了目前高校人事檔案管理中存在的問題，提出了優(yōu)化高校人事檔案管理的措施，旨在優(yōu)化高校人事檔案管理活動，促進高校人力資源開發(fā)與管理的科學(xué)化發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】人事檔案管理 高校人力資源管理 作用

一、高校人力資源管理中人事檔案管理的作用

作為高校人力資源管理的重要組成部分，人事檔案管理為人力資源管理活動的有效開展提供了信息基礎(chǔ)。人事檔案是個人工作、學(xué)習(xí)情況及德才表現(xiàn)的集中反映，高校的人事檔案由其人力資源管理部門集中收集與保管，以便后期的查閱及使用。人事檔案管理在高校人力資源管理中具有重要意義。

（一）反映了學(xué)校人事關(guān)系的變更

當(dāng)學(xué)校的教職工出現(xiàn)工作的變動時，其人事檔案也會發(fā)生相應(yīng)的變化，流動人員的工資待遇等主要依據(jù)人事檔案來實現(xiàn)變動。因此，人事檔案是學(xué)校人事關(guān)系變更的憑證。在人事檔案丟失或者不完整時，流動人員的工作調(diào)動會受到相應(yīng)的影響。

（二）人事檔案為高校人力資源管理提供信息依據(jù)

人事檔案是高校進行人事決策、實現(xiàn)人力資源開發(fā)及利用、保證制度使用的重要依據(jù)。首先，隨著經(jīng)濟及技術(shù)的發(fā)展，現(xiàn)代社會強調(diào)管理工作的重要性，高校人力資源管理工作的有效開展，必須要以其人事檔案提供的信息為依據(jù)，而人事檔案信息主要包括個人的履歷材料、政審材料、黨團材料、獎勵處分材料及考核考察材料等，是對一個人高中開始成長階段的知識水平及德才表現(xiàn)的詳細記錄，是反映一個人情況最原始的材料，其具有很強的真實性及可靠性。高校人力資源管理部門在人員錄用過程中，會通過人事檔案提供的完整的背景材料來進行選擇，人事檔案是管理者了解員工，初步評價員工的重要依據(jù)。

其次，高校人力資源管理部門在制定各項規(guī)章制度的過程中，為了保證人事管理制度更加的人性化，滿足員工的實際需求，會結(jié)合其人事檔案，在全面了解員工特點的基礎(chǔ)上制定出符合學(xué)校發(fā)展要求的人事檔案管理制度，

最后，在高校人力資源開發(fā)與管理過程中，高校管理層如何實現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置，實現(xiàn)教職工在其最合適的工作崗位上發(fā)揮作用，保證教職工的高效工作及不斷創(chuàng)新，為此，人力資源管理工作人員需要詳細了解教職工的人事檔案，在了解個人的基礎(chǔ)上實現(xiàn)最佳的崗位配置，優(yōu)化高校的人力資源管理及開發(fā)活動。

二、當(dāng)前高校人事檔案管理中存在的問題及改進策略

（一）存在的問題

（1）人事檔案中存在虛假信息。由于個人或者是相關(guān)人員在填寫人事檔案信息過程中填寫了虛假的信息，造成人事檔案中不實信息存在。人事檔案的管理人員在人事信息的收集過程中也會造成信息偏差的出現(xiàn)，部分人事管理相關(guān)工作人員為了個人利益，主觀上的錯誤也會造成虛假人事信息的存在。決策者依據(jù)錯誤的信息所做的決定，不利于人力資源的合理配置。由于錯誤信息下教職工成長環(huán)境的公平性喪失，其工作的主動性及積極性會降低，由于教師不良情緒的存在，影響了課堂教學(xué)的效率，不利于高校教學(xué)質(zhì)量的提升。

（2）人事檔案管理的簡單雷同化發(fā)展。人事檔案信息在內(nèi)容及形式上大同小異，人事檔案管理工作是一項機械化的枯燥工作，人事檔案管理模式的雷同使得高校在人力資源開發(fā)與管理過程中對人事檔案資料的利用率下降，人事檔案信息失去了相應(yīng)的參考價值。現(xiàn)代人事檔案管理應(yīng)注重人文特色，鑒于人事檔案管理較強的保密性，高校應(yīng)進行檢索工具的研發(fā)，方便管理者查閱有特色的重點檔案。

（3）人事檔案管理中個人材料分散。由于高校人事檔案管理工作不夠細致，造成部分人員材料分散，破壞了人事檔案的有機整體，人力資源的效力下降。在人事n案資料的收集環(huán)節(jié)，部分個人的材料散落，有的丟失，有的在個人手中，有的在使用過程中遺落其他部門，高校人事檔案子資料整體不齊全，降低了高效人力資源管理的效率。

（二）改進措施

（1）注重人事檔案信息的收集。高校人事檔案資料的收集是人事檔案管理的基礎(chǔ)，人事檔案的價值很大程度上取決于檔案中信息資源的質(zhì)量及內(nèi)容，人事檔案信息收集工作的改進，有利于高效人力資源管理與開發(fā)工作的開展。通過全面的收集人事檔案信息，高校的人事檔案資源才會實現(xiàn)其價值。

（2）實現(xiàn)人事檔案管理的信息化?，F(xiàn)代信息技術(shù)的不斷發(fā)展，推動了人事檔案管理的信息化發(fā)展，而現(xiàn)代人力資源管理也具有信息化的明顯特征。在傳統(tǒng)的人事檔案管理模式下，人事檔案管理主要依靠紙質(zhì)檔案及檔案室進行管理，常會出現(xiàn)人為操作失誤，檔案管理工作效率低，重復(fù)率高。高校在人事檔案實踐活動中，應(yīng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行檔案資料的保存及檢索，實現(xiàn)人事檔案資料的數(shù)據(jù)化處理。通過建設(shè)現(xiàn)代化的人事檔案信息管理系統(tǒng)，高校人力資源管理人員可通過相關(guān)數(shù)據(jù)的分析，對學(xué)校的人力資源結(jié)構(gòu)及需求進行分析，為學(xué)校的人力資源管理與開發(fā)提供數(shù)據(jù)支持。

（3）實現(xiàn)人事檔案管理工作的制度化發(fā)展。為保證人事檔案信息的完整性，高校應(yīng)建立完善的人事檔案管理制度化體系，由于檔案管理人員檔案資料管理的意識淡薄，在人事檔案資料的收集過程中存在認為失誤，不利于個人檔案信息的收集，應(yīng)通過建立完善的認識檔案管理制度，規(guī)范檔案管理人員的工作，實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效開展。

（4）提高人事檔案管理工作的水平。在傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，人力歸檔、手工操作的方式下人事檔案管理的水平不高，加上人事檔案材料的多而復(fù)雜化，造成高校人事檔案管理工作出現(xiàn)錯誤的概率極高，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，自動化、智能化是未來人事檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，高校人力資源開發(fā)與管理工作也必須實現(xiàn)信息化、智能化的發(fā)展趨勢，高校人事檔案管理工作水平的提升，是高校人力資源開發(fā)與管理水平不斷提升的基礎(chǔ)與前提。

三、總結(jié)

作為高校人力資源開發(fā)與管理的重要組成部分，人事檔案管理是實現(xiàn)人力資源開發(fā)與管理的基礎(chǔ)，人事檔案資料的合理利用，是高校人力資源管理人員優(yōu)化人力資源配置的基礎(chǔ)，應(yīng)不斷引入現(xiàn)代先進的信息技術(shù)，實現(xiàn)人事檔案管理的自動化、智能化發(fā)展。通過合理的人力資源開發(fā)與管理實現(xiàn)高校人力資源的最優(yōu)配置。

參考文獻：

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人事檔案是我國各級各類國家機關(guān)、社會團體和企業(yè)事業(yè)單位在人事管理活動中形成的記述和反映某人德才表現(xiàn)，以個人為單位組合起來，以備日后查考的文件材料。由此可見人事檔案是每個人自然情況、學(xué)歷、社會經(jīng)歷的原始記錄，它真實客觀地反映了個人思想品德、政治信仰、業(yè)務(wù)能力、工作狀況、獎懲等方面情況。它的原始性、真實性和完整性，決定了人事檔案具有憑證作用和法律效應(yīng)。在組織部門選人用人、人才流動、職稱評聘、調(diào)資、參加社會保險等方面起著依據(jù)作用。

二、人事檔案管理面臨的狀況

1.對人事檔案的認識問題

人事檔案與每個人的工作、生活密切相關(guān)，但它不是時刻都在發(fā)揮作用。人們往往在用的時候想起了它，不用的時候不聞不問。領(lǐng)導(dǎo)不重視，工作人員責(zé)任淡薄，人事檔案管理工作處于被動應(yīng)付的局面。由于認識不到位，服務(wù)觀念不強，人事檔案管理發(fā)展緩慢，跟不上檔案服務(wù)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的要求。觀念陳舊，服務(wù)意識差，管理水平相對落后，造成檔案管理混亂，嚴重制約著人事檔案服務(wù)功能的正常發(fā)揮。

2.檔案工作人員的問題

第一，用人隨意性。因人事檔案不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益和社會效益，所以不被看重。許多單位把人事檔案管理工作簡單化，不可能把優(yōu)秀人才放在檔案管理崗位，也沒有根據(jù)人事檔案的特點考慮、篩選合適的檔案員，導(dǎo)致一些檔案員不勝任信息時代的檔案工作。新時期的檔案員不但要具備人事、檔案專業(yè)素質(zhì)，也要有計算機操作及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力。第二，缺少專職人員。人事檔案管理的處境如同雞肋，負責(zé)人事檔案工作的人員通常兼任其他工作。這樣檔案管理未必是檔案員工作的重心，兼職檔案員沒時間熟悉人事檔案業(yè)務(wù)，更沒有時間學(xué)習(xí)和補充人事檔案專業(yè)知識和相關(guān)的業(yè)務(wù)知識，工作中難免出現(xiàn)紕漏。第三，人員不穩(wěn)定。人事檔案工作是一個專門性工作，有自己一套完整的理論、法規(guī)和方法，具有獨立的范圍、任務(wù)和程序。熟悉人事檔案業(yè)務(wù)需要一個過程，而忽視人事檔案工作業(yè)務(wù)性強、專業(yè)化程度高的特點，把人事檔案管理工作視為見習(xí)崗位，工作人員經(jīng)常流動，勢必造成人事檔案管理混亂。給檔案利用帶來很多麻煩，一些人因檔案中缺少證明材料，漲不了工資，辦不了社保，享受不到社會福利待遇，人才流動受阻等，讓當(dāng)事人產(chǎn)生諸多不滿，成為影響社會和諧的因素。

三、加強人事檔案管理的措施

1.轉(zhuǎn)變思想觀念

首先要強化檔案意識，從領(lǐng)導(dǎo)到工作人員都要充分認識人事檔案在人事工作中的基礎(chǔ)作用，清楚人事檔案的社會價值。本著對組織和個人負責(zé)的態(tài)度，重視和加強人事檔案工作。其次要找準工作的重心，從約束管理型向服務(wù)管理型轉(zhuǎn)變。人事檔案管理是基礎(chǔ)，服務(wù)是宗旨。把人事檔案的工作重點轉(zhuǎn)移到服務(wù)上來是形勢的需要，要服務(wù)人力資源開發(fā)的大局，做好檔案管理工作。

2.提高檔案員素質(zhì)

要以發(fā)展的目光，根據(jù)長遠的需要選用合適的人員負責(zé)人事檔案工作。從事人事檔案工作的人員要具備熟悉人事工作、熟悉檔案工作、能應(yīng)用計算機及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等能力。同時，人事檔案工作是一項保密性很強的工作，工作人員必須堅持原則，樹立牢固的保密觀念。檔案員要通過學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷豐富專業(yè)知識，提高業(yè)務(wù)技能，優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，以滿足新時期檔案工作的需要。

3.健全工作制度

人事檔案管理是一個動態(tài)過程，在人事檔案材料的收集補充、檔案材料的鑒別、檔案的移交和轉(zhuǎn)遞、檔案的登記、借閱、檢查等環(huán)節(jié)中都要建立相關(guān)的規(guī)章制度，并在實際工作中不斷完善，以保證人事工作的政策性、紀律性，人事檔案內(nèi)容的連續(xù)性、完整性，歸檔材料的真實和精煉。避免有人無檔，有檔無人的現(xiàn)象發(fā)生。要以提供完美的服務(wù)為目標(biāo)，處理好保密與公共服務(wù)的關(guān)系，盡量減少因管理不善造成的漏洞。

4.優(yōu)化管理

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一、加強醫(yī)院人事檔案管理的重要性

（一）有益于醫(yī)療衛(wèi)生體制改革

隨著信息時代的到來，計算機應(yīng)用技術(shù)在現(xiàn)代管理中的應(yīng)用越來越廣泛，醫(yī)院管理也不例外。為了實現(xiàn)醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)全覆蓋、醫(yī)療資源共享的目標(biāo)，深化醫(yī)療衛(wèi)生體制改革，實現(xiàn)醫(yī)院的數(shù)字化管理已成必然。然而，醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理工作的重要組成部分，由于人們對于人事檔案管理重視程度不夠，管理方式和手段落后，人事檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整、檔案更新不及時等現(xiàn)象時有發(fā)生，給醫(yī)院人事檔案信息化管理增加了很多難題，阻礙了醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的進程。因此，加強醫(yī)院人事檔案管理，對于轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案管理模式，加快醫(yī)療衛(wèi)生體制改革進程具有促進作用。

（二）有益于醫(yī)院人力資源的合理配置

醫(yī)院人事檔案記述和反映了個人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)。是個人經(jīng)歷、學(xué)歷、社會關(guān)系、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀況以及獎勵處罰等方面的原始記錄，是個人參與各方面社會活動的記載和個人自然情況的真實反映。加強醫(yī)院人事檔案管理，可以使醫(yī)院全面掌握工作人員的基本情況，合理有效的配置人力資源，推動醫(yī)院人事制度的改革，從而促進醫(yī)院各項事業(yè)的長遠發(fā)展。

二、醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題

現(xiàn)階段，人們已經(jīng)認識到醫(yī)院人事檔案管理的重要性，并緊跟醫(yī)療衛(wèi)生體制改革和信息化普及的步伐，加快醫(yī)院人事檔案管理變革的進程，但由于管理手段、從業(yè)人員素質(zhì)等方面的原因，使得醫(yī)院在人事檔案管理方面還存在一些問題，具體表現(xiàn)在：

（一）醫(yī)院人事檔案管理手段和方式落后

信息技術(shù)突飛猛進，管理手段日新月異，原有的醫(yī)院人事檔案管理方式已不能滿足現(xiàn)代化管理的需要，具體表現(xiàn)在：第一，信息化程度不夠，雖然計算機在醫(yī)院人事檔案管理中已經(jīng)普及，但由于沒有專門的檔案管理軟件，只能簡單用于目錄的存儲和檢索，信息存儲量少，且不能進行檔案的復(fù)雜管理；第二，管理方式單一，目前醫(yī)院仍然采用手工的方式進行檔案的編輯和檢索，導(dǎo)致人事檔案資料更新速度慢，歸檔不及時，檔案資料不完整的情況。落后的管理手段，單一的管理方式不僅影響醫(yī)院人事管理的效率，而且已經(jīng)阻礙醫(yī)院人事制度變革的進程，因此，加快轉(zhuǎn)變醫(yī)院人事檔案的管理手段和方式迫在眉睫。

（二）醫(yī)院人事檔案管理效率低，信息利用率差

目前，大部分醫(yī)院人事檔案管理仍采用傳統(tǒng)的管理方式，主要依靠人員記錄、整理，檔案整理難度大，更新不及時，容易造成檔案的遺失，加上專門的醫(yī)院人事檔案管理電子系統(tǒng)開發(fā)不完善，檔案管理人員對于現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用不熟練、不成熟，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下。而且，醫(yī)院人事檔案管理具有專業(yè)性、政治性和機密性，是醫(yī)院內(nèi)部員工考察、升級依靠的主要標(biāo)準，如果醫(yī)院人事檔案不能提供真實有效的信息，那么其也就失去了存在的必要性?，F(xiàn)階段，人們對于人事檔案的利用僅僅停留在了解員工的基本情況，而沒有將其發(fā)展成為了解員工各時期表現(xiàn)的資料庫，沒有對檔案的利用價值進行深入挖掘。

（三）醫(yī)院人事檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高

醫(yī)院最重要的工作任務(wù)就是醫(yī)療，醫(yī)療水平一流的醫(yī)院才是好醫(yī)院，在固有觀念的影響下，導(dǎo)致醫(yī)院工作人員只注重提高醫(yī)療水平、對于醫(yī)療科研的投入，而忽視了醫(yī)院人事檔案管理以及醫(yī)院文化的建設(shè)，導(dǎo)致檔案管理人員工作熱情不高，對于工作敷衍了事，甚至出現(xiàn)員工檔案丟失、檔案內(nèi)容不完整的現(xiàn)象，嚴重影響了醫(yī)院對于人力資源的合理配置。另外，由于醫(yī)院檔案管理專業(yè)性較強，對于管理人員檔案資料收集鑒別、整合能力提出了較高的要求，但由于部分員工非檔案管理專業(yè)畢業(yè)，專業(yè)基礎(chǔ)知識薄弱，不能迅速掌握電子文件管理、電子檔案歸檔等新技術(shù)。甚至部分醫(yī)院存在兼職管理人事檔案的現(xiàn)象，也使的醫(yī)院人事檔案人員專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平提升存在一定難度。

三、改善醫(yī)院人事檔案管理的有效策略

針對醫(yī)院人事檔案管理中存在的問題，提出應(yīng)對策略如下：

（一）引入信息技術(shù)手段，加強醫(yī)院人事檔案管理

醫(yī)療衛(wèi)生體制的改革，為醫(yī)院的發(fā)展注入了新的活力，也使的醫(yī)院之間人才的流動更加頻繁，而傳統(tǒng)的人事檔案管理制度常常造成檔案傳遞不及時現(xiàn)象，影響了人才的流動，因此，加強人事檔案的管理，引進先進的技術(shù)管理手段至關(guān)重要。一方面，更新硬件，提高醫(yī)院人事檔案管理的信息化程度。加強硬件投入是必不可少的管理條件，引進專門的檔案管理軟件，增強檔案歸類、檢索、查詢、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、保管的便利性，由于檔案涉及個人隱私，所以還需加強檔案防火、防盜系統(tǒng)。另一方面，增加醫(yī)院人事檔案管理的資金投入，促進人事檔案的深層次開發(fā)，建立完善的醫(yī)療人才信息共享平臺，對于促進醫(yī)療事業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，同時可以為醫(yī)療科研、醫(yī)療統(tǒng)計工作提高更多的便利，為創(chuàng)新醫(yī)院人事檔案管理提供更多的新思路。

（二）提高醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率

醫(yī)院人事檔案管理效率及信息利用率的提升對促進醫(yī)院人事制度改革、人力資源的合理配置有積極的促進作用，但由于人事工作人員計算機應(yīng)用水平不高、檔案管理軟件技術(shù)不成熟等多方面的原因，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理效率低下，尤其對人員檔案的調(diào)入、調(diào)出等工作影響嚴重，因此，積極實現(xiàn)人事檔案的信息化管理至關(guān)重要，要積極落實檔案信息化建設(shè)、檔案信息與其他信息的綜合、檔案信息的開發(fā)利用，以提高醫(yī)院人事檔案管理效率。另外，要將檔案管理的工作進一步細致化，實現(xiàn)人事紙質(zhì)檔案信息資料的分類化、單元化，并同時進行檔案的數(shù)據(jù)化處理，以方便工作人員及時進行檔案的補充完善，保持檔案的精確性和完整性，為醫(yī)院人員職稱評定、人力資源配置提供合理依據(jù)，進一步提供人事檔案信息的利用率。

（三）增強醫(yī)院人事檔案管理意識，優(yōu)化管理隊伍

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摘 要 結(jié)合新時期和新形勢，介紹了人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的表現(xiàn)，指出了人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的意義，并提出相應(yīng)的人事檔案管理對策，主要包括創(chuàng)新人事檔案管理體制、重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用、提高管理人員綜合水平等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞 人事檔案 管理模式 管理體制 管理人員素質(zhì)

人事檔案是單位的一項重要工作，對掌握員工的基本情況，提高人力資源利用效率具有重要影響。隨著計算機和信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，再加上管理體制創(chuàng)新，人事檔案管理模式出現(xiàn)了變革和轉(zhuǎn)化，對檔案管理工作也提出了更高要求。但一些單位沒有及時完善管理體系，創(chuàng)新管理方式，制約人事檔案管理水平提升，需要采取措施改進和完善。

一、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的表現(xiàn)

隨著信息技術(shù)、計算機技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，人事檔案管理模式也出現(xiàn)轉(zhuǎn)化。構(gòu)建開放的、社會化的管理模式，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，有利于促進個人與組織協(xié)調(diào)發(fā)展，激發(fā)個人潛能，讓他們?yōu)閱挝话l(fā)展做出更大貢獻。

1.人事檔案需求多樣化。市場競爭的核心是人才競爭，為促進單位發(fā)展，應(yīng)該優(yōu)化人力資源配置。在招聘、選撥、錄用人才時，要注重人事檔案的科學(xué)利用，滿足單位各項工作需要。隨著人才管理方式改進，再加上信息技術(shù)的利用，人事檔案的內(nèi)容、載體、傳遞方式、利用手段等方面的多樣化趨勢越來越明顯。以前人事檔案只適用于單位內(nèi)部的觀念越來越不適應(yīng)管理工作需要。在新形勢下，人事檔案不僅是組織的需要，同時也越來越為個人所重視，尤其是那些與個人利益密切相關(guān)的人事檔案，其利用程度不斷加深。盡管個人和組織對人事檔案的要求和目的不完全一樣，但對人事檔案需求的多樣化目的是毋庸置疑的。

2.人事檔案結(jié)構(gòu)復(fù)雜化。人事檔案的內(nèi)容多樣，來源廣泛，檔案信息資源結(jié)構(gòu)具有明顯的復(fù)雜化特征。以前的人事檔案采用封閉式管理模式，檔案信息資源的搜集、處理和利用屬于單位內(nèi)部的檔案管理人員，檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)也相對比較簡單。而在現(xiàn)代社會，人事檔案信息資源的來源越來越廣泛，不僅包括單位內(nèi)部人員，同時也包括單位外部人員。由于不同人員的身份、人身閱歷、學(xué)歷、工作經(jīng)驗等不同，導(dǎo)致人事檔案的結(jié)構(gòu)也日趨復(fù)雜化，也使檔案組成的成分和組成內(nèi)容變得豐富多彩。

3.人事檔案服務(wù)開放性。隨著市場經(jīng)濟發(fā)展和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案的神秘性逐漸弱化，再加上管理制度的完善，管理人員素質(zhì)提升，有力的推動了人事檔案管理的開放化進程，對提高檔案管理服務(wù)水平也產(chǎn)生積極作用。在利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息技術(shù)開展人事檔案管理時，要構(gòu)建完善的數(shù)據(jù)庫，重視密鑰技術(shù)、防火墻技術(shù)等的應(yīng)用，保護個人隱私，確保人事檔案資料完整，進而促進人事檔案信息資源的有效交流和作用的充分發(fā)揮。

二、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的意義

通過創(chuàng)新管理模式，完善管理制度，有利于轉(zhuǎn)變?nèi)耸聶n案管理理念，提高檔案管理水平，對工作人員和單位運行發(fā)展也產(chǎn)生積極作用。

1.及時了解工作人員信息，優(yōu)化人力資源配置。人事檔案主要記錄個人的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，歸納總結(jié)個人的活動參與情況、政治面貌等，同時還要進行備份與存儲，方便檔案資料查詢。它具有全面性、嚴肅性、真實性、可靠性等特點，是單位用人的重要數(shù)據(jù)和歷史資料，對有效開展人事管理產(chǎn)生積極影響。作為檔案管理人員，應(yīng)該順應(yīng)時展趨勢，轉(zhuǎn)變管理模式，創(chuàng)新管理理念，注重搜集并分析人事檔案管理的各種資源，及時、全面掌握工作人員的詳細信息。進而合理安排工作人員的崗位，明確他們的職責(zé)，有利于優(yōu)化人力資源配置，激發(fā)員工活力。

2.維護員工的正當(dāng)權(quán)益，促進單位的有效發(fā)展。人事檔案管理也是單位管理的重要組成部分，新形勢下，通過分析人事檔案信息資源，有利于掌握員工基本情況，對他們的工作進行合理安排，讓他們努力找到適合的工作崗位。并掌握員工需求，幫助他們排解困難，維護員工正當(dāng)權(quán)益，進而讓每位員工努力找到合適的崗位，在崗位上做出業(yè)績，也有利于促進單位的發(fā)展和進步。

三、人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的對策

為順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，提高檔案管理工作水平，可以采取以下改進措施。例如，創(chuàng)新人事檔案管理體制，構(gòu)建完善的管理制度，明確管理人員職責(zé)，落實責(zé)任制，讓他們認真履行職責(zé)。建立獎懲激勵機制，激發(fā)員工熱情。重視現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用，提高管理人員的綜合水平，推動人事檔案管理數(shù)字化進程，促進人事檔案管理水平提升。

四、結(jié)語

總之，在信息技術(shù)發(fā)展和管理體制不斷創(chuàng)新的前提下，人事檔案管理模式也出現(xiàn)了相應(yīng)的轉(zhuǎn)化。把握這種趨勢，提高人事檔案管理水平和檔案資源利用效率，這是每個管理人員不可忽視的內(nèi)容。應(yīng)該革新思想觀念，完善管理體制，提高管理人員素質(zhì)，從而順應(yīng)人事檔案管理模式轉(zhuǎn)化的趨勢，促進管理工作水平提升，讓人事檔案更為有效的發(fā)揮作用。

參考文獻：

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【關(guān)鍵詞】新形勢；事業(yè)單位；人事檔案管理

事業(yè)單位人事管理主要指得是企業(yè)在運營與發(fā)展的過程中，通過對人事管理活動中的日常人員情況進行管理與調(diào)配，具體包括人員個人經(jīng)歷、工作表現(xiàn)、自身能力等，這些企業(yè)人員的日常情況都是人事檔案管理工作不可忽視的重點內(nèi)容，對于人才政策制定上有著非常重要的作用，是企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才并對其進行管理的依據(jù)。隨著我國對人事制度的改革力度不斷增大，在推進事業(yè)單位改革中，人事單位如何有效地進行管理是一項非常重大的任務(wù)。

一、新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理存在的一些問題

隨著社會的不斷發(fā)展，科學(xué)不斷地進步，我國的社會主義市場經(jīng)濟體制在實踐階段不斷完善與創(chuàng)新，傳統(tǒng)的事業(yè)單位人事檔案管理工作，在很大程度上已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，當(dāng)前人事檔案管理出現(xiàn)的問題有以下三點。

（一）事業(yè)單位人事檔案管理水平過低。目前，國內(nèi)大部分企業(yè)的人事檔案儲備量較大，但在企業(yè)的運營過程中卻未能給企業(yè)帶來實際的經(jīng)濟效益，很多關(guān)鍵性的人事檔案材料都是空洞的，缺乏那種細致的、實際能力的，比如：個人道德品質(zhì)、個人業(yè)務(wù)能力、專業(yè)技術(shù)強弱等。整體的人事檔案質(zhì)量不高，大多數(shù)都是反映過去的情況，能反映當(dāng)前情況的人事檔案卻很少。再或者就是一些人事檔案材料中結(jié)論性太強，通常只會涉及工作人員的優(yōu)點，但是對人員的一些缺點或不足很少反映，在內(nèi)容上顯得較為單一化，無法真正起到實際作用。

（二）人事檔案管理體制落后。遍觀國內(nèi)眾多企業(yè)的人事檔案管理工作，人事檔案管理體制的落后與缺陷逐漸成為阻礙我國事業(yè)單位人事檔案管理工作的重要因素之一。通過對我國傳統(tǒng)事業(yè)單位的人事檔案管理體制進行研究，可以明顯了解到其中所存在的諸多問題，這些管理體制上的弊端與落后問題，只會導(dǎo)致我國事業(yè)單位在進行人事檔案管理的過程中不斷浪費大量的人力、財力和物力。人事檔案管理制度的落后更會導(dǎo)致企業(yè)諸多管理機構(gòu)在實際運營過程中出現(xiàn)內(nèi)部因素引發(fā)的問題，對企業(yè)的生產(chǎn)與人員管理工作造成極大的影響，致使企業(yè)管理人員與事業(yè)單位工作人員在實踐工作中頻頻出現(xiàn)矛盾，嚴重阻礙了事業(yè)單位人事管理工作的發(fā)展，嚴重者更會對企業(yè)造成巨大的經(jīng)濟損失。

二、新形勢下解決人事檔案管理問題的具體措施

（一）加強企業(yè)人員對人事檔案管理工作的重要性認知。在我國事業(yè)單位的實踐工作中，相關(guān)部門應(yīng)積極加強企業(yè)人員對檔案管理工作的重要性認知，首先要做的是提高人事檔案管理工作的重視程度，從事業(yè)單位整體上提高對人事檔案管理工作的認識。對于管理部門來說，應(yīng)該讓事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)明確檔案管理的重要性，在人事檔案管理上投入資金設(shè)立專門的檔案庫、檔案查閱室、并且負責(zé)檔案管理的工作人員應(yīng)該用積極的態(tài)度面對每一份檔案，認真核實事業(yè)單位員工的檔案信息，事業(yè)單位的員工應(yīng)該積極配合調(diào)查，如實上交個人信息以及工作經(jīng)驗。檔案交接時按照法定的交接程序，在單位主管人員以及單位負責(zé)人員在場的情況下進行交接儀式，明確責(zé)任歸屬。

（二）完善人事檔案管理制度。人事檔案工作是一項綜合的工作，單純的人事部門的事情，需要各個部門進行配合。讓單位主管人員、辦公室人員、人事部人員等積極配合監(jiān)理檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，是所有與人事檔案工作有關(guān)的部門都參與到檔案管理工作中來，對檔案工作進行輔助分工處理，形成一個管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。事業(yè)單位建立完善的人事檔案管理制度，依照單位的實際情況制定合理化的管理體系，以此為檔案管理人員樹立明確的工作責(zé)任與工作義務(wù)，使檔案管理人員在實踐工作中有法可依，對于表現(xiàn)突出的優(yōu)秀員工或者輔助檔案管理的人員采取一定的獎勵措施。對事業(yè)單位的檔案管理制度進行監(jiān)督完善人事檔案管理體制的改革。

（三）加快人事檔案管理信息化建設(shè)。人事檔案管理工作是一項業(yè)務(wù)性非常強的工作，具有服務(wù)性和保密性，隨著市場經(jīng)濟不斷發(fā)展，新形勢的到來，事業(yè)單位必須培養(yǎng)出一批具有較高的檔案管理水平的人員出來，全面的綜合素質(zhì)人才，使傳統(tǒng)檔案管理工作逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放型的優(yōu)質(zhì)化檔案管理形式。信息化的檔案管理工作應(yīng)實現(xiàn)人事檔案服務(wù)于人事工作，充分符合現(xiàn)代化的發(fā)展需求。但同時現(xiàn)代化的技術(shù)具有非常強的時效性，比如利用計算機等現(xiàn)代科技將實體的文字、圖片等資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娔X數(shù)據(jù)，使檔案管理方式從實體的檔案管理方式向虛擬的檔案管理方式轉(zhuǎn)變，提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。通過電腦屏幕查閱人員檔案的同時要利用計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對人事檔案管理系統(tǒng)進行更新。通過網(wǎng)絡(luò)事業(yè)單位可以查找到很多通過網(wǎng)絡(luò)共享個人資料的人才檔案信息，以提高事業(yè)單位對人才的探索能力。

三、結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，在具體實施過程中具有極大的難度，需要事業(yè)單位人事檔案管理人員以及單位負責(zé)人全身心地投入其中，對檔案管理方式的本質(zhì)進行一個轉(zhuǎn)變，在思想觀念與管理體制上進行創(chuàng)新，以此實現(xiàn)新形勢下的檔案管理的最優(yōu)化發(fā)展模式。

參考文獻

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