導(dǎo)語(yǔ)：如何才能寫好一篇檔案整理，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

關(guān)鍵詞：檔案；檔案；原則

檔案的整理工作的內(nèi)容主要包括；區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案的分類、組卷、案卷的排列和編制檢索工具。

檔案整理工作是檔案管理工作中一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的組成部分，其系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)和運(yùn)行機(jī)制具有一定的特點(diǎn)：一方面，就各個(gè)完整的檔案綜合體的生成及其全部流程而論，檔案整理工作是由可以分解而又互相聯(lián)系的若干內(nèi)部環(huán)節(jié)組成的有機(jī)系統(tǒng)；另一方面，就特定的檔案管理學(xué)值而論，整理工作的項(xiàng)目則因具體環(huán)境和檔案狀況而有所不同。在檔案館和檔案室內(nèi)，檔案整理工作按其工作內(nèi)容的范圍大致分為如下三種類型：

1 檔案整理工作的內(nèi)容

1.1 系統(tǒng)排列和編目

在正規(guī)的工作條件下，檔案室接收的是文書部門和業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求組好的以件為單位的文件或案卷；檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理移交的檔案。在這種情況下，檔案室和檔案館的檔案整理工作，主要是對(duì)所接收的檔案，根據(jù)整個(gè)檔案室和檔案館存放和管理的需要，進(jìn)一步系統(tǒng)地整理，如全宗和以件為單位的盒內(nèi)檔案的排列，檢索工具的某些加工等等。

1.2 局部調(diào)整

已經(jīng)整理人館、室保存的檔案，經(jīng)過(guò)檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，對(duì)其中不符合整理要求和不便于保管利用的部分，檔案館和檔案室需要進(jìn)行一定的加工以提高其質(zhì)量；另外，隨著時(shí)間的推移，檔案自身或檔案整理體系可能發(fā)生某些變化，也須進(jìn)行必要的調(diào)整。

1.3 全過(guò)程整理

由于一些特殊原因，檔案館、室有時(shí)也接收和征集一些零散文件，或者當(dāng)館藏的體系遭受嚴(yán)重破壞時(shí)，就必須進(jìn)行全過(guò)程的整理工作。

2 檔案整理工作的意義

2.1 檔案整理工作是進(jìn)一步發(fā)揮檔案作用的前提條件

檔案館和檔案室都是集中保存檔案的信息中心，僅以檔案室保管的檔案來(lái)說(shuō)，就形成于不同的年代、不同的組織機(jī)構(gòu)、不同的工作和生產(chǎn)活動(dòng)中，因此有著不同的內(nèi)容、來(lái)源、性能和作用等。檔案的數(shù)量多、情況復(fù)雜，就必須加以系統(tǒng)的整理，從而使其井然有序，方便管理，容易檢索利用。否則，眾多的檔案雜亂堆放在一起，查找利用如大海撈針，不僅浪費(fèi)時(shí)間，也會(huì)影響工作。因此，檔案只有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理，才能體現(xiàn)檔案的特點(diǎn)，反映出各項(xiàng)活動(dòng)的歷史聯(lián)系和本來(lái)面貌，更好地發(fā)揮檔案的作用。

2.2 檔案整理工作是檔案業(yè)務(wù)工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

在檔案業(yè)務(wù)工作請(qǐng)環(huán)節(jié)中，收集]：作是起點(diǎn)，利用工作是白的，而檔案整理上作則是承上啟下的關(guān)鍵環(huán)行。通過(guò)檔案整理工作，可以進(jìn)一步了解和檢查檔案收集丁作的質(zhì)量，有力地促進(jìn)收集工作。

檔案只有經(jīng)過(guò)整理以后，才可以科學(xué)地鑒定其價(jià)值，確定其保管期限；只有把檔案分類整理好，用編目方式將檔案的保管單位和排列順序固定下來(lái)，才有條件實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)保管；只有把檔案加以分類和整理，才能夠充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

總之，檔案整理工作是檔案館（室）的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作，它對(duì)于搞好檔案實(shí)體管理.特別是檔案信息開(kāi)發(fā)工作，充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)檔案工作的目的都具有重要意義。

3 檔案整理工作的原則

檔案整理工作的基本原則是：按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律，充分利用原有基礎(chǔ)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。

3.1 按照檔案形成的特點(diǎn)和規(guī)律進(jìn)行整理

檔案是在一定歷史時(shí)期，由一定政權(quán)機(jī)關(guān)、組織和個(gè)人形成的。各個(gè)歷史時(shí)期內(nèi)形成的檔案就反映了各個(gè)時(shí)期的政治、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、文化、教育等各方面的歷史活動(dòng)情況，它們既有密切的聯(lián)系，又有各自的特點(diǎn)。所以，整理檔案首先要區(qū)分不同的歷史時(shí)期，再分不同的政權(quán)，把同一歷史時(shí)期、同一政權(quán)、同一組織形成的檔案集中在一起，以保持檔案的歷史聯(lián)系和完整性。同樣，一個(gè)機(jī)關(guān)形成的全部檔案，反映了這個(gè)機(jī)關(guān)的全部歷史，是一個(gè)不可分割的整體，不同機(jī)關(guān)的檔案絕不能混同。只有認(rèn)識(shí)檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，才能實(shí)事求是地整理檔案，最大限度地保持檔案之間的歷史聯(lián)系，使整理好的檔案，客觀地反映檔案形成時(shí)期、形成機(jī)關(guān)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史面貌，從而便于查找利用。

3.2 充分利用原有基礎(chǔ)

在不同的時(shí)空條件下，對(duì)不同狀況的檔案整理從何著手，確定何種類型的整理力式和要求，成為必須首先解決的檔案整理策略。檔案是歷史文化的遺物，它不僅記錄了當(dāng)時(shí)的實(shí)踐活動(dòng)，而且反映了歷史整理和保存檔案的情況和成果。在整理檔案的時(shí)候，要尊重歷史和繼承前人的勞動(dòng)，充分地利用先前的整理基礎(chǔ)。這樣有利于提高檔案整理工作的質(zhì)量和效率，以適應(yīng)提供利用的需要。

我國(guó)檔案界慣稱的所謂“利用原有基礎(chǔ)”整理檔案，是已經(jīng)被實(shí)踐所證明的一種比較切實(shí)可行的辦法，也是科學(xué)地組織檔案工作的一條原則。它的含義和要求主要有以下兩方面：

第一，充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，以確定檔案整理的任務(wù)和要求，不要輕易打亂重整。一般地說(shuō)，只要不是零散文件，已經(jīng)整理而有規(guī)可循、有日可查，即應(yīng)力求保持其原有的整理體系?；蛘卟蝗街匦抡恚ㄟ^(guò)完善檢索工具等其他環(huán)節(jié)進(jìn)行彌補(bǔ)；或者只作必要的部分加工整理。

第二，在檔案整理過(guò)程中，應(yīng)該充分研究和利用原來(lái)整理的成果。不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。也就是說(shuō)，對(duì)必須進(jìn)行一定整理的檔案，也要注意分析原有的整理方法哪些是合理的，哪些是不合理的。對(duì)其中可取的方法應(yīng)該適當(dāng)?shù)匚栈虮Ａ?。即使某些?jiǎn)單的保存和清理工作的痕跡，如原有的捆、包，簡(jiǎn)單的綱目，隨手注記的年月、單位、內(nèi)容和數(shù)量等有關(guān)標(biāo)識(shí)，也往往是值得參考的線索而應(yīng)予以重視。

3.3 保持文件之間的歷史聯(lián)系

所謂文件之間的歷史聯(lián)系，就是文件在產(chǎn)生和處理過(guò)程中所形成的內(nèi)部相互關(guān)系。檔案文件一般是以單件的個(gè)體形式陸續(xù)地產(chǎn)生，而以組合的群體形式持久地存在和運(yùn)動(dòng)的。因此，整理檔案不能根據(jù)偶然的需要和人為的聯(lián)系隨意分合，必須按照檔案形成的規(guī)律，保持文件在其形成者實(shí)踐活動(dòng)中固有的聯(lián)系進(jìn)行整理，才能把文件組成科學(xué)的有機(jī)體系.如實(shí)地反映山歷史活動(dòng)的面貌和文件的系統(tǒng)內(nèi)容。這是檔案整理區(qū)別于圖書、情報(bào)資料等其他文獻(xiàn)整理的一個(gè)重要特點(diǎn)。文件群體的這種聯(lián)系，在某些書籍和法規(guī)文件中有時(shí)也被稱為文件之間的?！皟?nèi)在聯(lián)系”、“有機(jī)聯(lián)系”，其含義都是相同的。近年來(lái)在國(guó)外也有按照文件的“歷史聯(lián)系或邏輯聯(lián)系”整理不同類型檔案的提法，對(duì)我們也有參考意義。鑒于檔案是歷史文件的系統(tǒng)積累物的特點(diǎn)，我們對(duì)其內(nèi)在的各種聯(lián)系著重表述為“文件之間的歷史聯(lián)系”，它包含看邏輯性和歷史性的統(tǒng)—。

總之，保持文件之間的聯(lián)系整理出的檔案，便于保管和利用。但是，保持文件的聯(lián)系和便于保管利用，有時(shí)也不盡一致。比如，一次重要的調(diào)查活動(dòng)形成的座談?dòng)涗浳母搴弯浺舸艓?，以及關(guān)于調(diào)查日程和經(jīng)費(fèi)問(wèn)題的請(qǐng)示、批復(fù)、報(bào)銷的記賬憑證，就其內(nèi)容而言，無(wú)疑互有密切聯(lián)系，而且是重要的聯(lián)系。但把這些形式不同的材料全部混同起來(lái)進(jìn)行整理，則顯然不便于保管和利用。整理檔案是一項(xiàng)復(fù)雜細(xì)致的工作，同樣是在保持聯(lián)系的情況下，往往可以有各種不同的具體做法。在整理檔案時(shí)，特別是在保持文件之間的聯(lián)系和便于保管利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，不能機(jī)械地運(yùn)用保持文件聯(lián)系的原則，要充分考慮檔案保管和利用的方便。

篇2

第一，整理老照片之前要進(jìn)行調(diào)查論證。面對(duì)凌亂且破損程度不同、尺寸各異、未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)整理的老照片、老底片，如果不了解其中的情況，簡(jiǎn)直就無(wú)從下手。所以，要做好老照片檔案的整理工作，首先要對(duì)老照片、老底片的基本內(nèi)容、質(zhì)量、破損程度等進(jìn)行摸底調(diào)查，才能制定出好的整理方案。從整理老照片檔案的初始階段，就要確立有利于老照片利用和保管的整理原則。

第二，要學(xué)習(xí)領(lǐng)悟好方法。通過(guò)學(xué)習(xí)好方法、好經(jīng)驗(yàn)，可以使我們少走彎路，避免錯(cuò)誤的做法。例如，可以到照片檔案收集、整理和保管經(jīng)驗(yàn)都很豐富的部門觀摩學(xué)習(xí)，深入研究聲像檔案管理辦法，并重點(diǎn)學(xué)習(xí)老照片檔案的整理方法，從而明確本單位老照片檔案整理工作的方向。

第三，要根據(jù)實(shí)際情況，確定工作方案。經(jīng)過(guò)調(diào)查論證和學(xué)習(xí)，結(jié)合本單位工作實(shí)際，確定老照片整理工作方案。首先，要保證工作人員到位，可以請(qǐng)了解、熟悉情況的老同志一起進(jìn)行老照片的整理工作，請(qǐng)老同志回憶歷史，為老照片做文字上的注解。其次，提前訂購(gòu)老照片整理過(guò)程中所需要的必備用品，提早進(jìn)行準(zhǔn)備，對(duì)所需用品精心準(zhǔn)備，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，為老照片的整理工作打下良好基礎(chǔ)，不能因?yàn)闇?zhǔn)備工作不足而影響整個(gè)老照片的分類整理工作。

第四，要詳細(xì)鑒定與注解文字。老照片整理工作中一個(gè)非常重要的階段，就是老照片的詳細(xì)鑒定與注解文字說(shuō)明。對(duì)照片、底片逐一鑒定，并根據(jù)其重要程度、畫面的清晰度、照片的損毀度決定取舍，對(duì)照登記的文字及當(dāng)事人、知情人的回憶寫出詳盡的文字說(shuō)明。老照片很珍貴，但如果考證不清其人物、事件等信息要素，缺乏必要的文字說(shuō)明，老照片也無(wú)從發(fā)揮其應(yīng)有的歷史見(jiàn)證作用。因此文字說(shuō)明是照片檔案不可缺少的一部分。如果沒(méi)有文字說(shuō)明，許多照片所涉及的出處、事件、人物等因素就無(wú)法分辨，更無(wú)法判斷其價(jià)值，也無(wú)法規(guī)范建檔。說(shuō)明應(yīng)包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等“六要素”。文字要簡(jiǎn)潔，語(yǔ)言要通順，表述要清楚，“六要素”缺一不可，否則照片價(jià)值也會(huì)大打折扣。另外，充分利用現(xiàn)有館藏的文書檔案，也可以為老照片的文字注解起到幫助作用。

照片的文字注解要注意以下幾方面:首先，注釋的內(nèi)容要繁簡(jiǎn)恰當(dāng)。一組照片的第一張總說(shuō)明要詳細(xì)注釋，盡量揭示照片所包含的全部?jī)?nèi)容。其他照片的注釋則要求簡(jiǎn)明扼要，因?yàn)橹饕獌?nèi)容已在總說(shuō)明中揭示，只要把一組中單張照片的主要內(nèi)容交待清楚即可。因此，在照片檔案注釋中要繁簡(jiǎn)合理、恰如其分。其次，注釋的內(nèi)容要齊全完整，不能隨意省略。照片檔案的文字說(shuō)明是由時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者六要素構(gòu)成。歷史照片檔案因時(shí)間久遠(yuǎn)，一些要素殘缺不全，全部考證有一定困難，這類照片數(shù)量不多，但很珍貴，在鑒定整理時(shí)要慎重對(duì)待，要素不齊全的要抓緊時(shí)間補(bǔ)齊，力求完整。但也不能因?yàn)橐夭积R全而隨意剔除、銷毀。只有綜合地運(yùn)用檔案注釋的六要素，才能客觀地揭示照片影像的全部信息。最后，注釋時(shí)要避免以誤傳誤。照片注釋中涉及到的地點(diǎn)、時(shí)間、人物等要素必須核實(shí)準(zhǔn)確。特別是人物的姓名、身份更要準(zhǔn)確無(wú)誤，切忌主觀臆斷，隨意編造。不可靠的注解會(huì)給后人研究歷史造成假象，導(dǎo)致錯(cuò)誤的判斷。

第五，進(jìn)行老照片的分類歸檔。可根據(jù)本館照片檔案的現(xiàn)有分類方法和國(guó)家頒布的有關(guān)法規(guī)，把這些老照片進(jìn)行先分類后立卷的歸檔整理工作。在每個(gè)類別下，根據(jù)老照片檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行立卷排列。例如在外事類照片中，可以組成國(guó)際學(xué)術(shù)會(huì)議卷、外國(guó)黨政官員來(lái)訪卷、外籍專家講學(xué)卷等，按順序排列后，歸于外事類照片下面排好序，可排成ASX12—6—30、ASX12—6—31和ASX12—6—32等案卷號(hào)，其中的ASX12代表照片檔案，6代表外事類，30、31、32等代表這些案卷在外事類照片中的案卷號(hào)。

第六，老照片檔案的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)通信等高新技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字技術(shù)給傳統(tǒng)的文獻(xiàn)開(kāi)發(fā)帶來(lái)了巨大的變革，數(shù)碼影像技術(shù)為這些珍貴的歷史照片更好地保管和提供利用開(kāi)辟了新途徑。為此，購(gòu)進(jìn)專業(yè)的掃描儀和數(shù)碼相機(jī)，將老照片進(jìn)行掃描、翻拍，可提高老照片的品質(zhì)，增強(qiáng)老照片的現(xiàn)代化管理水平，保障照片數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，從而拓展服務(wù)范圍，滿足社會(huì)和不同利用者的需求。老照片檔案的數(shù)字化、規(guī)范化管理可以減少老照片檔案的調(diào)用頻率，延長(zhǎng)照片資料的壽命。同時(shí)，運(yùn)用數(shù)字化管理技術(shù)，也大大加快了照片檔案的檢索速度，簡(jiǎn)化利用照片檔案的程序。對(duì)于老照片檔案的數(shù)字化，可使用掃描儀對(duì)老照片檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，應(yīng)用計(jì)算機(jī)圖像技術(shù)對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行處理并用各種數(shù)字圖像的輸出手段進(jìn)行復(fù)制。掃描過(guò)程是照片檔案數(shù)字信息轉(zhuǎn)換不可缺少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，掃描儀的分辨率是照片檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量的主要指標(biāo)，掃描儀分辨率的確定應(yīng)綜合考慮圖像質(zhì)量、存貯空間、掃描時(shí)間、還原輸出等因素來(lái)選取分辨率。而色彩位數(shù)和灰級(jí)度數(shù)值大小與掃描質(zhì)量成正比，它是數(shù)字圖像反映顏色精度的重要指標(biāo)。因?yàn)槔险掌饕呛诎渍掌话銇?lái)講，選用300-600dpi的分辨率，16位灰階，反射稿屬性，根據(jù)需要把老照片存成TIFF或JPG格式。經(jīng)過(guò)掃描，完成數(shù)字化，這將豐富照片檔案的利用方式，擴(kuò)大利用范圍，為對(duì)外宣傳、地域規(guī)劃等做出不可缺少的貢獻(xiàn)。例如可以利用館藏照片和檔案，舉辦老照片回顧展，從而拉近照片檔案與百姓的距離，使塵封已久的照片檔案發(fā)揮更大作用。

總之，老照片不僅是歷史瞬間的定格，同時(shí)，它也能夠滿足人們百聞不如一見(jiàn)的愿望。我們加大老照片整理開(kāi)發(fā)的深度和廣度，也是順應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)照片檔案的需求。照片檔案同其他載體檔案一樣，是人們社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中真實(shí)的歷史記錄，是黨和國(guó)家的寶貴財(cái)富。照片檔案的建立，極大地豐富和完善了人們的歷史記憶，為人們以更容易感受的方式再現(xiàn)歷史，為傳承歷史文化、弘揚(yáng)民族精神發(fā)揮巨大的歷史作用。老照片整理工作是一項(xiàng)艱苦而細(xì)致的工作，是一項(xiàng)承前啟后的歷史性工作，只有發(fā)揚(yáng)鍥而不舍的精神，積極努力地進(jìn)行老照片檔案的整理歸檔工作，才能及時(shí)滿足本單位和社會(huì)的需要，開(kāi)辟各種類型的特色服務(wù)，使老照片檔案成為檔案館特色服務(wù)的新亮點(diǎn)。

參考文獻(xiàn)

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篇3

目前，電子文件歸檔的類型有磁盤、光盤、磁帶，為了做好這項(xiàng)工作，應(yīng)按檔案種類分別整理組盤。

1、文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年度、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤；第二將不同年代、組織機(jī)

構(gòu)、保管期限的文件分盤保管，便于按不同年代、不同期限定期拷貝，以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中

在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范，應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成，組盤后，檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一

的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題，并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄，便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。二是外來(lái)文件。通過(guò)文書室處理，掃描成影

像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)，各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握，處理完畢的文件由承辦部門根

據(jù)文件的重要性，確定密級(jí)和保管期限，按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門，檔案人員審查后，加上檔案管理信息，如：分類號(hào)、檔號(hào)等，然后

進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢，則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

2、科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理，然后再按項(xiàng)目歸檔。

A．基建檔案。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，

對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái)，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。

B．設(shè)備檔案。企業(yè)引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，外商提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子文件方向發(fā)展，國(guó)內(nèi)設(shè)計(jì)院設(shè)計(jì)的產(chǎn)品

也逐步實(shí)行了CAD設(shè)計(jì)，而且企業(yè)的總圖管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件，

如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和

注意事項(xiàng)。

3會(huì)計(jì)電子文件整理

A．工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí)，應(yīng)附有紙質(zhì)的每月工資匯總表，并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等，同時(shí)還應(yīng)附移

交清單，作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

B．賬簿。企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件，計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)-，其內(nèi)容

也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表，填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期，負(fù)責(zé)人、主管會(huì)

計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名，以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

二、電子檔案的保護(hù)

由于歸檔電子文件以脫機(jī)方式保存，在實(shí)際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。光盤作為新型的存貯載體，比磁盤有良好的抗干

擾能力和結(jié)構(gòu)穩(wěn)定性，有利于歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存，因此，提倡檔案部門配備光盤刻錄儀，將歸檔電子文件轉(zhuǎn)儲(chǔ)到光盤上。但是

，刻錄儀一時(shí)還難以普及，所以，軟磁盤和光盤的保護(hù)仍是當(dāng)前歸檔電子文件載體保護(hù)的重點(diǎn)，必須制定保護(hù)措施。

1、軟磁盤的保護(hù)

A、統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3．5寸高密盤保存。

B、把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低

質(zhì)量軟磁盤往往不到-年，就讀不出數(shù)據(jù)。目前市場(chǎng)上存在不少質(zhì)量低劣產(chǎn)品，所以在選購(gòu)軟磁盤時(shí)要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。

C、規(guī)范保管條件。要求軟磁盤存放在無(wú)強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無(wú)震動(dòng)、無(wú)塵、無(wú)腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在

40％一50％，溫度控制在14-24℃。

D、加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

F、對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名，如果密碼或文件名被遺忘，電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這

類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。

G、在條件允許時(shí)，及時(shí)將存貯電子文件的軟磁盤載體更換成光盤，便于長(zhǎng)久保存。

2、光盤的保護(hù)

A．規(guī)范排放和使用。光盤的存放應(yīng)置于盒中直立放置，避免大量堆疊，以防光盤翹曲，在使用過(guò)程中應(yīng)避免摩擦和劃痕造成光盤的

損傷。

B．保持良好的溫度、濕度環(huán)境。高溫會(huì)使光盤氧化、變形或老化，潮濕會(huì)使光盤片基霉變。為此光盤存放的溫度宜控制在14－2

4℃，相對(duì)濕度40％-65％。

篇4

1 啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作的必要性

在數(shù)字化時(shí)代下電子檔案文件在社會(huì)發(fā)展過(guò)程中得到廣泛的運(yùn)用，這就為房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案管理工作帶來(lái)了新的沖擊，當(dāng)前我國(guó)檔案著錄主要是針對(duì)紙質(zhì)檔案制定的，在電子檔案文件著錄方面仍存在一定不足，與國(guó)際上通用的檔案著錄標(biāo)準(zhǔn)存在較大差距。在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展形勢(shì)下，啟動(dòng)電子檔案文件級(jí)著錄工作具有一定必要性和緊迫性。為進(jìn)一步適應(yīng)電子時(shí)代檔案著錄的需求，我國(guó)電子檔案文件級(jí)著錄工作應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理研究，以推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

2 電子檔案文件級(jí)著錄工作的難點(diǎn)

2.1 著錄格式中的著錄項(xiàng)目設(shè)置更為復(fù)雜

首先，表達(dá)電子檔案結(jié)構(gòu)的著錄項(xiàng)太少，電子檔案除了要著錄其結(jié)構(gòu)的載體類型標(biāo)識(shí)、數(shù)量及單位、規(guī)格等特征信息外，還應(yīng)著錄字符、字節(jié)、文件的邏輯格式等信息，如果是程序文檔的話，還要著錄版本、編程語(yǔ)言等信息；其次，現(xiàn)有著錄格式缺少對(duì)產(chǎn)生電子檔案信息系統(tǒng)的著錄要求，未將產(chǎn)生電子檔案的應(yīng)用軟件、操作系統(tǒng)、文件名（亦稱數(shù)據(jù)集名）、硬件環(huán)境等方面的系統(tǒng)信息納入著錄項(xiàng)目。

2.2 著錄規(guī)則的系統(tǒng)性更強(qiáng)

著錄規(guī)則的系統(tǒng)性要求著錄規(guī)則具有一定的體系，目前我國(guó)在檔案著錄規(guī)則體系建設(shè)方面雖有進(jìn)展，但尚未形成一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。因此，要想解決電子檔案著錄方面存在的各種問(wèn)題，就必須要有一個(gè)較為完整的著錄規(guī)則體系。

2.3 著錄來(lái)源更為重要

來(lái)源原則要求電子檔案著錄必須含有關(guān)于電子文件來(lái)源及背景的信息。電子檔案著錄信息應(yīng)包括文件的原文、背景和來(lái)源、文件的文檔結(jié)構(gòu)、文件的格式和內(nèi)容、文件之間的相互關(guān)系以及查找與利用的方式。現(xiàn)代檔案著錄不僅僅與檔案本身有關(guān)，而且已擴(kuò)展到產(chǎn)生和使用檔案的背景信息及產(chǎn)生檔案的系統(tǒng)（或文檔系統(tǒng)）信息?？梢?jiàn)，描述檔案來(lái)源的背景信息在現(xiàn)代檔案著錄中占有至關(guān)重要的地位。對(duì)大多數(shù)電子文件來(lái)說(shuō)，確定其來(lái)源是比較容易的，但也有部分電子文件具有多個(gè)機(jī)構(gòu)或個(gè)人組成的聯(lián)合來(lái)源，同一來(lái)源的電子文件被分散開(kāi)來(lái)的情況也時(shí)有發(fā)生，現(xiàn)有的電子檔案著錄體系需要在多份著錄文件或檢索工具中多次重復(fù)著錄同樣的生成者、背景信息及關(guān)聯(lián)信息，這在某種程度上是對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境所提供共享功能的一種浪費(fèi)。

3 電子檔案文件級(jí)著錄工作的有效策略

3.1 建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)多級(jí)著錄

電子檔案文件級(jí)著錄是一種對(duì)信息資源進(jìn)行控制的過(guò)程，屬于異種智力控制，電子檔案文件級(jí)著錄是電子檔案文件得以有效利用的前提和基礎(chǔ)，促進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的實(shí)際價(jià)值的有效發(fā)揮，真正實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案資源共享。為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)電子檔案的深度整理，應(yīng)當(dāng)建立電子檔案文件級(jí)著錄工作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，建立完整的多級(jí)著錄規(guī)則，完善規(guī)則的版本體系，制定《電子檔案著錄細(xì)則》，促進(jìn)電子文件著錄問(wèn)題的妥善解決。

以國(guó)際檔案為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析和研究，得知建立檔案著錄規(guī)則標(biāo)準(zhǔn)的均設(shè)有檔案著錄的多級(jí)著錄規(guī)則，以保證檔案著錄能夠?qū)㈦娮訖n案文件的實(shí)體管理中各個(gè)級(jí)別進(jìn)行清晰準(zhǔn)確的反映，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的高效化管理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利開(kāi)展。多級(jí)著錄標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)當(dāng)在社會(huì)工人的理論原則基礎(chǔ)上，與實(shí)踐結(jié)果相結(jié)合，進(jìn)一步建立起獨(dú)立性強(qiáng)的檔案著錄結(jié)構(gòu)和系統(tǒng)，從整體上推進(jìn)電子檔案文件級(jí)著錄工作的總體效率的提升。

3.2 構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)全程著錄

在電子檔案文件級(jí)著錄工作中，為提高電子檔案文件級(jí)著錄工作質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行有效運(yùn)用，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，為電子檔案文件級(jí)著錄工作的順利有序開(kāi)展提供可靠的基礎(chǔ)。尤其是房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案具有一定靈活性和易變性，為保證電子檔案文件的真實(shí)性和有效性，應(yīng)當(dāng)采取以動(dòng)制動(dòng)的策略，轉(zhuǎn)變以往靜態(tài)的、線性的著錄過(guò)程，逐漸向動(dòng)態(tài)的且多維的著錄方式轉(zhuǎn)變，積極構(gòu)建電子檔案文件級(jí)著錄軟件平臺(tái)，對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)全程著錄，保持每一階段電子檔案信息的動(dòng)態(tài)性和可控性，以房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案的內(nèi)容和背景信息為主要依據(jù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行深度整理，提高電子檔案文件級(jí)著錄工作的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)檔案事業(yè)的穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。

3.3 細(xì)化電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理

在房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的管理過(guò)程中，電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的細(xì)化，就是在對(duì)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案進(jìn)行規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，全面提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量和效果，實(shí)現(xiàn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案文件的優(yōu)化配置，促進(jìn)電子檔案資源的合理利用，實(shí)現(xiàn)人力物力資源、資金、設(shè)備及管理技術(shù)的有機(jī)融合，從整體上提高房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案的服務(wù)質(zhì)量。進(jìn)一步規(guī)范電子檔案文件級(jí)著錄工作的外包條件與操作方式，切實(shí)提高電子檔案文件級(jí)著錄工作外包模式與管理的效率，推進(jìn)房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)電子檔案事業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。

篇5

根據(jù)廳人事處下發(fā)的關(guān)于開(kāi)展干部人事檔案審核整理管理工作的安排部署，結(jié)合實(shí)際情況，我們突出重點(diǎn)、認(rèn)真細(xì)致、實(shí)事求是地進(jìn)行了人事檔案審核、整理、增補(bǔ)等工作，現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下：

一、基本情況

中心有1名兼職干部檔案管理人員，管理在職干部人事檔案  本（此次招聘人員的檔案暫未調(diào)入），離退休人員檔案  本。

二、整理情況

1、更換檔案柜，在有限的條件下做到防火、防光、防高溫。

2、認(rèn)真檢查、裝訂、核對(duì)每一份檔案，按要求更換了新式檔案盒；

3、根據(jù)上級(jí)人事部門要求，對(duì)中層以上的干部人事檔案進(jìn)行了專項(xiàng)審核整理，重點(diǎn)審核干部“三齡兩歷”及檔案材料的完善情況，并對(duì)缺少的檔案材料詳細(xì)記錄，材料不完整的要求限期補(bǔ)充收集，對(duì)信息有誤的進(jìn)行了完善、更正和認(rèn)定，目前中層干部檔案已基本整改到位；

4、職工檔案目錄已全部分類錄入干部檔案信息系統(tǒng)，其中包含基本情況、工作情況、職務(wù)職稱、受教育情況、獎(jiǎng)懲考核、社會(huì)關(guān)系和履歷等干部信息，做到了分類準(zhǔn)確、編號(hào)有序；

三、下一步工作安排

1、改善檔案室管理?xiàng)l件，增設(shè)空調(diào)、除濕機(jī)等相關(guān)設(shè)施，做到防水(潮)、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防磁等要求。

篇6

關(guān)鍵詞：科技檔案；收集整理；歸檔

中圖分類號(hào)： G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A 文章編號(hào)：

引言：科技檔案室一類具有研究?jī)r(jià)值和保存價(jià)值的文檔材料，對(duì)科技檔案的收集整理和歸檔工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)管理活動(dòng)，歸檔要納入科技工作程序和科研、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)等計(jì)劃中，把它列入各業(yè)務(wù)技術(shù)部門相關(guān)工作人員的職責(zé)范圍內(nèi)。切實(shí)做好科技檔案的收集整理和歸檔工作，為以后的科研工作提供參考依據(jù)。

1.科技檔案基本知識(shí)簡(jiǎn)介

科技檔案是企、事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人從事生產(chǎn)、科研等工作形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的科技文件材料?？萍紮n案根據(jù)其不同的專業(yè)分為工業(yè)生產(chǎn)技術(shù)檔案、農(nóng)業(yè)生產(chǎn)檔案、基本建設(shè)檔案、科學(xué)研究檔案、醫(yī)療衛(wèi)生檔案、環(huán)境保護(hù)檔案等類別。

科技檔案具有很強(qiáng)的專業(yè)性，專業(yè)性是其最突出的一個(gè)特點(diǎn)，集中體現(xiàn)在形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)兩方面，這一特點(diǎn)可以和其他一般的檔案相區(qū)別開(kāi)來(lái)，是實(shí)現(xiàn)科技檔案管理的重要依據(jù)之一；檔案種類具有多樣性，在各種檔案形式中，科技檔案是種類最多、類型最復(fù)雜的一種；科技檔案主要圍繞的是一個(gè)獨(dú)立的科研項(xiàng)目，有規(guī)律的形成了一系列的科技文件，這種成套性特點(diǎn)是科技檔案最基本、最鮮明的特點(diǎn)；科技檔案具有較強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)使用性，可以為科學(xué)研究提供重要的參考依據(jù)，可以促進(jìn)生產(chǎn)力的發(fā)展和經(jīng)濟(jì)效益的提高。

2.科技檔案收集整理的工作原則和重要意義

2.1 科技檔案收集、整理的工作原則

科技檔案的收集工作要在國(guó)家法律法規(guī)的相關(guān)指導(dǎo)下進(jìn)行，本著集中統(tǒng)一管理的原則，同時(shí)還要順應(yīng)科技檔案的自然形成規(guī)律，確定合理的收集整理和歸檔制度，最重要的還是要保證科技檔案存檔的質(zhì)量，確?？萍紮n案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，能夠?yàn)榭茖W(xué)研究提供有力的參考依據(jù)；科技檔案的整理工作同樣要順應(yīng)科技檔案的自然形成規(guī)律，確?？萍紮n案文件材料之間的相關(guān)性，充分利用好檔案原有的整理基礎(chǔ)，便于以后的管理和參考利用。

2.2 對(duì)科技檔案收集整理的重要意義

科技檔案是科研人員將科技文件材料進(jìn)行積累、收集整理而逐漸形成的，保證科技檔案的完整性、準(zhǔn)確性是至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，這就需要在檔案的收集歸檔上下功夫，科技檔案的收集整理工作是對(duì)科技檔案進(jìn)行管理的重要基礎(chǔ)工作，對(duì)檔案的收集整理可以為企業(yè)和社會(huì)提供更好的技術(shù)服務(wù)，要保證科技檔案有效的被利用，就要做好科技檔案的收集整理工作、進(jìn)行系統(tǒng)化的歸檔，它是科技型文件自身運(yùn)作的需要，也是館藏室建設(shè)所需的檔案需要，可以把原本雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行有序的整理，使歸檔的檔案趨于齊全完善。合理的認(rèn)識(shí)科技檔案收集、歸檔工作的重要意義，有利于開(kāi)發(fā)科技檔案的信息資源，充分利用好現(xiàn)有的科技資源，為以后的科學(xué)研究奠定基礎(chǔ)。

3.如何做好科技檔案的收集和歸檔工作

3.1 明確檔案的收集范圍和方式，健全檔案的歸檔制度

那些具有研究和使用價(jià)值的科技檔案才具有歸檔的必要，檔案部門就應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)科技檔案的收集整理和歸納，采取合理的收集方式將有利用價(jià)值的檔案要認(rèn)真的按照國(guó)家的相關(guān)規(guī)定合理的收集，盡量不使檔案出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象，將收集到的檔案進(jìn)行分類處理、立卷、歸檔，這樣就把科技資源固定下來(lái)，成為企業(yè)或者社會(huì)的固定資產(chǎn)，同時(shí)要健全檔案的歸檔制度，確保歸檔的規(guī)范化和合理化。

3.2 要明確清楚科技檔案收集歸檔的年度計(jì)劃

每年都會(huì)產(chǎn)生新的科技文件材料，但是館藏室對(duì)每年應(yīng)有的項(xiàng)目的科技文件材料掌握的并不全面，導(dǎo)致文件材料的損失和不完整，應(yīng)該什么時(shí)候進(jìn)行歸檔工作也不清楚，收集歸檔工作變得很被動(dòng)，在年初就制定好收集計(jì)劃，并按這個(gè)計(jì)劃進(jìn)行收集工作，檔案的管理人員可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)制定好的計(jì)劃進(jìn)行完善和修改，確保收集歸檔工作穩(wěn)妥有序的進(jìn)行。

3.3 對(duì)科技檔案實(shí)行統(tǒng)一化的管理，保證其完整性

對(duì)科技檔案進(jìn)行統(tǒng)一化的管理，可以方便使用先進(jìn)的技術(shù)措施和設(shè)備，形成一個(gè)檔案資料的儲(chǔ)備和交流中心。首先要全面的搜羅科技檔案的素材，將它們進(jìn)行歸檔管理，保證檔案的完整性；準(zhǔn)確性就要求管理人員在收集檔案的時(shí)候認(rèn)真，對(duì)檔案的真實(shí)性和質(zhì)量進(jìn)行分析，保證質(zhì)量過(guò)關(guān)，這樣的檔案才有應(yīng)用價(jià)值；科技檔案進(jìn)行歸檔時(shí)要注意各檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，切記雜亂無(wú)序，對(duì)進(jìn)庫(kù)的全部檔案要進(jìn)行系統(tǒng)科學(xué)的分類，對(duì)科研立項(xiàng)的文件材料還要立卷和編號(hào)，便于以后的查找應(yīng)用，同時(shí)要建立保密保管制度，提供相應(yīng)的防護(hù)措施，確保檔案的安全管理。

3.4 科技檔案的管理人員應(yīng)該不斷完善自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)

任何事物都是隨著時(shí)代的更替而發(fā)生變化的，對(duì)科技檔案收集歸檔的工作要求也越來(lái)越高，需要檔案人員提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)管理的專業(yè)性和技術(shù)性，逐漸的提高自身的實(shí)際操作水平，加強(qiáng)工作責(zé)任感，以便更好的服務(wù)于檔案管理工作，單位的領(lǐng)導(dǎo)也要加以重視，加強(qiáng)對(duì)館藏者的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使館藏工作更加的規(guī)范化和合理化。

3.5 嚴(yán)格按照檔案的歸檔制度開(kāi)展工作

按照歸檔制度接收科技文件并進(jìn)行歸檔。歸檔制度是檔案部門接收歸檔的參考依據(jù)，可以為檔案的歸檔提供一個(gè)明確的工作方向，收集時(shí)一定要按本單位歸檔制度的相關(guān)要求進(jìn)行，接收科技文件材料并進(jìn)行歸檔。檔案部門要對(duì)歸檔的文件材料進(jìn)行認(rèn)真的核實(shí)和確認(rèn)，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，核實(shí)無(wú)誤后辦理交接手續(xù)。

3.6 運(yùn)用多種收集方式相結(jié)合的方式進(jìn)行管理

各單位要把科技檔案的收集歸檔工作作為計(jì)劃管理的工作范圍，結(jié)合多種方式進(jìn)行收集，采取多種收集方式，保證收集的檔案的全面完整性，這就需要檔案人員具有較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，能將多種形式的收集方式靈活運(yùn)用，以便更好的服務(wù)科技檔案收集管理工作。

3.7 加大科技檔案收集歸檔的宣傳力度

要從根本上提高科技檔案的收集管理工作，就要提高人們對(duì)科技檔案收集歸檔重要性的認(rèn)識(shí)，為科技檔案的收集工作奠定良好的工作基礎(chǔ)，可以通過(guò)開(kāi)展座談、出版信息等多種方式進(jìn)行普及教育，這樣就會(huì)引起相關(guān)管理人員的重視程度，可以更好的開(kāi)展收集歸檔工作。

3.8 檔案人員有積極主動(dòng)的檔案歸檔意識(shí)

檔案人員存在的一個(gè)普遍問(wèn)題就是被動(dòng)的等待，這樣收集來(lái)的文件材料并不全面，應(yīng)該將被動(dòng)變主動(dòng)，積極的與相關(guān)人員進(jìn)行溝通，并對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行清點(diǎn)整理，對(duì)不完整或殘缺的資料要進(jìn)行及時(shí)的補(bǔ)充，也要將零散、沒(méi)有系統(tǒng)性的檔案進(jìn)行歸檔，并不斷的完善這類檔案，切實(shí)做好檔案的收集歸檔工作。

4.結(jié)語(yǔ)

對(duì)科技檔案的管理是科研管理的一個(gè)重要組成部分，科技檔案的管理最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)是把好科技檔案的質(zhì)量關(guān)，做好收集整理和歸檔工作，使檔案具有完整性和真實(shí)性，保證這個(gè)歸檔的檔案具有研究參考價(jià)值，如何做好這項(xiàng)工作是一個(gè)需要探索的話題，需要檔案人員和單位的領(lǐng)導(dǎo)者給予足夠的重視，不斷的加強(qiáng)自身的工作水平和業(yè)務(wù)素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 胡泓.科技檔案管理中存在的問(wèn)題與對(duì)策探討[J].中國(guó)市場(chǎng).2010(27) .

篇7

關(guān)鍵詞：城建檔案； 館藏； 檔案館功能

中圖分類號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼： A

在城市建設(shè)高速發(fā)展的背景下，各地城建檔案工作呈現(xiàn)出強(qiáng)勁發(fā)展勢(shì)頭。城建檔案工作已成為全省檔案事業(yè)重要的組成部分。在為取得成績(jī)高興的同時(shí)，我們也存在著一些隱憂，特別是在館藏建設(shè)方面出現(xiàn)了一些偏差。而館藏問(wèn)題實(shí)際上是一個(gè)檔案館功能建設(shè)和功能發(fā)揮的核心問(wèn)題，因?yàn)闄n案館的價(jià)值首先在于館藏的價(jià)值，離開(kāi)了檔案，檔案館的存在意義以及我們的檔案工作都無(wú)從談起。因此，我們把館藏建設(shè)提升到一個(gè)顯著的高度來(lái)探討和研究是有必要的。

1目前城建檔案館藏建設(shè)中存在的主要問(wèn)題

1.1發(fā)展非常不平衡

從全省來(lái)看，城建檔案館館藏量增長(zhǎng)非常之快，有些館早就建立了機(jī)構(gòu)、配備了人員、落實(shí)了經(jīng)費(fèi)，但工作只停留在發(fā)發(fā)文、開(kāi)開(kāi)會(huì)、搞搞接待參觀、搞搞業(yè)務(wù)檢查，對(duì)收集檔案、豐富館藏沒(méi)有實(shí)質(zhì)動(dòng)作，導(dǎo)致檔案館虛擬化、空心化，城市建設(shè)得很快，城建檔案管理乏力。

1.2館藏結(jié)構(gòu)日益不合理

依據(jù)《城市建設(shè)檔案歸屬與流向暫行辦法》（國(guó)家檔案局1997）和《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》（國(guó)家建設(shè)部2001年修正）等法規(guī)，從歸屬和流向上講，房地產(chǎn)檔案、國(guó)土檔案、規(guī)劃報(bào)建檔案、環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料無(wú)疑屬城建檔案。但全省各城建檔案館均沒(méi)有收集本市房地產(chǎn)、國(guó)土檔案。一些城建檔案館因不在規(guī)劃口管理，連規(guī)劃報(bào)建檔案都難以收集，更不用說(shuō)環(huán)境保護(hù)、勘察測(cè)量、水文地質(zhì)、電力管線、人防軍事等資料了。從各市城建檔案館新進(jìn)檔案的主體來(lái)講，絕大部分是建設(shè)工程竣工檔案。即使在建設(shè)工程檔案方面，因?yàn)橹攸c(diǎn)工程、市政工程、管線工程等檔案難于收集管理，各城建檔案館把主要力量放在房屋建筑工程檔案收集上。長(zhǎng)此下去，城建檔案館將漸漸成為工程竣工資料檔案館，館藏單一，館藏結(jié)構(gòu)日益不合理，其結(jié)果是城建檔案信息資源的保存價(jià)值和利用率正在迅速下降。

1.3普遍重收集輕開(kāi)發(fā)利用

檔案保管的目的在于利用，利用是檔案生命價(jià)值的體現(xiàn)。館藏建設(shè)的一個(gè)重要方面是建立檔案開(kāi)發(fā)利用的機(jī)制，包括查借閱利用、信息編研、修史編志等，現(xiàn)代信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)還為檔案開(kāi)發(fā)利用提供了很多新的手段。但從全省來(lái)看，檔案利用工作做得非常不夠，館藏建設(shè)被作為檔案館的后臺(tái)工作、傳統(tǒng)工作，主要精力放在前臺(tái)，即檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和驗(yàn)收。編研成果不多，很多館沒(méi)有建立檔案計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，有些館開(kāi)展了檔案數(shù)字掃描和數(shù)字檔案館建設(shè)，絕大部分館的檔案利用還是手工操作。

1.4個(gè)別地方城建檔案意識(shí)還很不強(qiáng)

盡管最近幾年各地對(duì)城建檔案工作的認(rèn)識(shí)有了很大提高，但也有個(gè)別地方，特別是一些區(qū)、縣（市）和一些基層單位，對(duì)城建檔案編制、報(bào)送、利用的意識(shí)還很淡薄。有些人認(rèn)為編制工程檔案太麻煩，既不帶來(lái)政績(jī)，又增加了成本；有些人認(rèn)為建設(shè)工程“一份合同、一張圖紙”足以說(shuō)明問(wèn)題，不要搞得太復(fù)雜，沒(méi)有把完整的檔案資料管理納入日常的工作范圍；有的單位甚至把檔案作為“私有財(cái)產(chǎn)”、“個(gè)人秘密”，拒不移交。這一些錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)與國(guó)家有關(guān)檔案工作和城建檔案工作的法律法規(guī)是相違背的，特別是與國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前應(yīng)有完整的建設(shè)工程檔案資料并及時(shí)向城建檔案機(jī)構(gòu)報(bào)送的規(guī)定相違背的，從認(rèn)識(shí)上講是不知法，從行為結(jié)果來(lái)講，就是違法和犯法了。

2抓好四個(gè)結(jié)合，加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)

通過(guò)上面的問(wèn)題分析，我們認(rèn)為加強(qiáng)城建檔案館藏建設(shè)一要有認(rèn)識(shí)，二要有思路，三要有措施。作為城建檔案工作者，從事業(yè)發(fā)展和工作創(chuàng)新的角度出發(fā)，還要有緊迫感和使命感。結(jié)合實(shí)際，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)抓好四個(gè)結(jié)合：

2.1將“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”與“檔案接收”相結(jié)合，強(qiáng)化歸檔收集

在新的形勢(shì)下，城建檔案工作者如果仍墨守陳規(guī)，守株待兔，必然導(dǎo)致城建檔案工作的被動(dòng)。在思想認(rèn)識(shí)上，必須努力克服檔案收集難的畏難思想，出于對(duì)城建檔案事業(yè)的責(zé)任和使命，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量，努力改善自身形象，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性與靈活性。檔案工作者就是管檔案的，不能只說(shuō)不做，不能怕麻煩，不能拒絕具體事務(wù)。我們應(yīng)把“業(yè)務(wù)指導(dǎo)”和“檔案接收”結(jié)合起來(lái)，業(yè)務(wù)指導(dǎo)是方法、是手段，檔案收集是目標(biāo)，是結(jié)果。

在業(yè)務(wù)指導(dǎo)上，應(yīng)勤跑工地，堅(jiān)持項(xiàng)目追蹤，收集信息，了解情況，隨時(shí)進(jìn)行檢查指導(dǎo)，把政策講透，把要求講透。在具體工作中，必須主動(dòng)參與各項(xiàng)重要建設(shè)活動(dòng)和工程的竣工驗(yàn)收，把工作做到現(xiàn)場(chǎng)，超前控制，把問(wèn)題解決在檔案進(jìn)館之前，確保檔案收集完整、全面。

在檔案接收方面，我們應(yīng)充分利用建設(shè)行政程序把關(guān)，建立建設(shè)工程檔案初驗(yàn)認(rèn)可制和檔案驗(yàn)收合格報(bào)送移交制。應(yīng)該要求建設(shè)工程竣工驗(yàn)收前一定要進(jìn)行工程檔案初步驗(yàn)收，檔案基本合格后，發(fā)放《初驗(yàn)認(rèn)可證》，才可以召開(kāi)竣工驗(yàn)收會(huì)；在工程備案后，一定要對(duì)工程檔案進(jìn)行合格驗(yàn)收，合格驗(yàn)收并移交后，再發(fā)放《合格證》，工程才能辦理產(chǎn)權(quán)產(chǎn)籍手續(xù)。這一系列具體措施，把業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案接收結(jié)合成一套完整的程序，使檔案歸檔、接收不再虛弱，強(qiáng)化了歸檔收集，做到了應(yīng)收盡收。

2.2將“庫(kù)房管理”與“檔案利用”相結(jié)合，突出城建檔案的利用價(jià)值

篇8

[關(guān)鍵詞]電子檔案;辦公;整理;保護(hù)

1電子檔案的整理

1.1文書電子檔案整理

一是內(nèi)部文件。以年份、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤。第一按不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限進(jìn)行組盤;第二將不同年代、組織機(jī)構(gòu)、保管期限的文件分盤保管,便于按不同年代、不同期限定期拷貝,以延長(zhǎng)歸檔電子文件的保管壽命。將同一歸檔部門的文件集中在同一盤上方便利用。為了確保文書電子文件組盤統(tǒng)一規(guī)范,應(yīng)由檔案部門在接收歸檔文件時(shí)集中完成,組盤后,檔案人員應(yīng)以統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)和規(guī)范命題,并建立文書檔案盤內(nèi)文件目錄,便于計(jì)算機(jī)對(duì)盤內(nèi)文件查找。

二是外來(lái)文件。通過(guò)文書室處理,掃描成影像文件進(jìn)入網(wǎng)絡(luò),各類公文的傳遞、批辦、督辦均在網(wǎng)上操作。電子文件的歸檔工作由業(yè)務(wù)部門掌握,處理完畢的文件由承辦部門根據(jù)文件的重要性,確定密級(jí)和保管期限,按歸檔鍵轉(zhuǎn)入檔案部門,檔案人員審查后,加上檔案管理信息,如分類號(hào)、檔號(hào)等,然后進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。如要查詢,則可通過(guò)各個(gè)網(wǎng)絡(luò)終端在其權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查詢。

1.2科技電子文件歸檔

科技電子文件檔案種類較多,可以先按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案分類管理,然后再按項(xiàng)目歸檔。基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的,所以,數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入,對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃描,并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來(lái),使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子文件的必要條件,如系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等。在移交電子文件軟盤、光盤或其他載體的同時(shí),應(yīng)附上電子文件內(nèi)容說(shuō)明和注意事項(xiàng)。

1.3會(huì)計(jì)電子文件整理

一是工資單。工資以光盤形式歸檔時(shí),應(yīng)附有紙質(zhì)的每月的工資匯總表,并列出單位、名稱、代碼、人數(shù)、明細(xì)工資等,同時(shí)還應(yīng)附有移交清單,作為財(cái)務(wù)和檔案部門雙方交接時(shí)的憑證。

二是賬簿。會(huì)計(jì)賬簿內(nèi)容已進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),現(xiàn)在看到的實(shí)物實(shí)際上是計(jì)算機(jī)的打印件,計(jì)算機(jī)賬簿的格式比較統(tǒng)一,其內(nèi)容也可以光盤形式保存。但光盤歸檔時(shí)必須啟用賬簿交接表,填明機(jī)構(gòu)全稱、賬簿名稱、編號(hào)、賬簿頁(yè)數(shù)、啟用日期,負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)、審核、記賬等人員必須簽名,以增強(qiáng)賬簿的真實(shí)性和憑證作用。

2電子檔案的保護(hù)

2.1優(yōu)盤或大容量移動(dòng)硬盤的保護(hù)

一是統(tǒng)一配發(fā)優(yōu)盤或大容量的移動(dòng)硬盤,并賦碼,專碼專人專用,登記造冊(cè),列入資產(chǎn)。二是加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè),確保保存電子文件的優(yōu)盤或移動(dòng)硬盤不帶病毒。三是對(duì)加密盤的管理。有的電子文件在存盤時(shí)進(jìn)行過(guò)加密或隱含文件名,如果密碼或文件名被遺忘,電子文件就難以打開(kāi)。所以對(duì)這類文件應(yīng)該解密或顯現(xiàn)文件名后再歸檔保存。四是在條件允許時(shí),及時(shí)將存儲(chǔ)電子文件的硬盤載體更換成光盤,便于長(zhǎng)久保存。

篇9

(1)檔案歷史聯(lián)系的界定

檔案整理物質(zhì)結(jié)構(gòu)的演變規(guī)律表明,檔案歷史聯(lián)系的整理是檔案整理的本質(zhì)與核心。檔案之間的歷史聯(lián)系指檔案在產(chǎn)生與處理的過(guò)程中,形成具有一定特征的內(nèi)部相互關(guān)系;換言之,檔案的形成與完善被特定規(guī)律所約束,因此具有獨(dú)特的形成過(guò)程和表征特點(diǎn),但是某些檔案因形成特點(diǎn)相同而存在客觀的必然聯(lián)系,稱之為檔案歷史聯(lián)系。于此,闡述檔案歷史聯(lián)系的界定如下:第一是檔案之間的歷史聯(lián)系與社會(huì)實(shí)踐息息相關(guān),即表現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系產(chǎn)生于檔案文件形成與完善過(guò)程中,而檔案的形成與完善則來(lái)自社會(huì)實(shí)踐的相應(yīng)行為;第二是檔案之間的歷史聯(lián)系具有客觀存在性,即表現(xiàn)因社會(huì)實(shí)踐而產(chǎn)生的檔案文件內(nèi)部的相互關(guān)系是真實(shí)存在的,不以個(gè)人的主觀意志發(fā)生轉(zhuǎn)移;第三是檔案是文件轉(zhuǎn)換的產(chǎn)物,檔案具備文件形成與完善的特點(diǎn),檔案之間的歷史聯(lián)系來(lái)源于源文件之間的歷史聯(lián)系。

(2)檔案歷史聯(lián)系的特征

主、客觀統(tǒng)一性是檔案歷史聯(lián)系的特征之一,主要表現(xiàn)如下:其一是檔案歷史聯(lián)系的客觀特征來(lái)源于其源文件的客觀特征,即檔案歷史聯(lián)系來(lái)源于社會(huì)實(shí)踐中文件的歷史關(guān)系,具有客觀存在性;其二是檔案歷史聯(lián)系源于文件卻高于文件,表現(xiàn)為人類思維意識(shí)對(duì)客觀實(shí)踐的主觀抽象,具有主觀描述性。因此,檔案歷史聯(lián)系是主觀與客觀的統(tǒng)一體,并因檔案整理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和認(rèn)知水平而存在差異,比如某些歷史聯(lián)系是客觀實(shí)踐的真實(shí)描述,而某些歷史聯(lián)系則是歪曲虛假的反映,所以,檔案整理員應(yīng)經(jīng)客觀實(shí)踐和主觀意識(shí)的統(tǒng)一,將客觀歷史聯(lián)系搜集、處理,加工、提煉使歷史聯(lián)系成為客觀與主觀的統(tǒng)一體,付諸于特定的物質(zhì)載體,固化或物化為具體的物質(zhì)形態(tài)以記錄檔案歷史聯(lián)系。

檔案的本質(zhì)在于記錄歷史的真實(shí)性,歷史聯(lián)系性檔案整理即為利用檔案記錄歷史的過(guò)程,歷史聯(lián)系的檔案整理更易于形成歷史記錄。因此,來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu)是檔案歷史聯(lián)系的特征之二,主要表現(xiàn)為:哲學(xué)維度的歷史具有清晰的嚴(yán)謹(jǐn)性、發(fā)散性和推理性,因此解析定義歷史由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式組成的四維度架構(gòu),并將社會(huì)實(shí)踐的踐行者界定為主體,將社會(huì)實(shí)踐的被踐行者界定為客體,以對(duì)應(yīng)時(shí)間為載體,將檔案歷史聯(lián)系界定為由來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容和形式四維度架構(gòu),使檔案歷史聯(lián)系的記錄與哲學(xué)維度的歷史一一對(duì)應(yīng)。

二、檔案整理的核心與本質(zhì):歷史聯(lián)系性整理

(1)歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生

檔案整理的核心和本質(zhì)是檔案歷史聯(lián)系性的整理,回顧近現(xiàn)代檔案整理實(shí)踐,檔案整理的歷史聯(lián)系思想產(chǎn)生如下:民國(guó)初期因社會(huì)生產(chǎn)力和認(rèn)知局限性,并未形成完整的檔案學(xué)分類理論,只是單純的借鑒“杜威十進(jìn)制”分類法,機(jī)械地束縛并破壞檔案間的歷史聯(lián)系,不能真實(shí)地按照檔案的具體情況進(jìn)行分類;但是,部分有識(shí)之士指出檔案整理與圖書管理的本質(zhì)區(qū)別:檔案形成于特定的歷史實(shí)踐,是社會(huì)實(shí)踐系統(tǒng)性和積累性的歷史產(chǎn)物,其分類應(yīng)源于歷史并尊重歷史,必須“特有要?jiǎng)t”;于此,檔案整理嘗試以檔案自身形成與特點(diǎn)為基準(zhǔn),按照檔案間歷史聯(lián)系進(jìn)行分類,例如1933年文獻(xiàn)館明清檔案整理原則即為:分析研究與檔案產(chǎn)生密切相關(guān)的文書程序、檔案術(shù)語(yǔ)、職官衙署等因素,有機(jī)選擇具備特有本質(zhì)與形成關(guān)系的文件實(shí)體,并選擇不同的分類方案以體現(xiàn)歷史聯(lián)系的層面性?？傊?歷史聯(lián)系思想的產(chǎn)生初期,主要體現(xiàn)了檔案四維度特征中的來(lái)源聯(lián)系,使檔案整理部分的體現(xiàn)歷史聯(lián)系的客觀結(jié)果,最終按照時(shí)間、內(nèi)容、形式等要素分類排列,雖然未上升至一定的理論高度,但是仍然為歷史聯(lián)系思想的后續(xù)研究提供經(jīng)驗(yàn)和奠定基礎(chǔ)。

(2)歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善

歷史聯(lián)系思想的發(fā)展與完善主要經(jīng)歷兩個(gè)階段,第一階段是“來(lái)源原則”和“全宗理論”在檔案整理領(lǐng)域中的運(yùn)用;第二階段是電子檔案的元數(shù)據(jù)整理在檔案實(shí)踐的應(yīng)用?！皝?lái)源原則”是檔案學(xué)理論的基石,指按照檔案來(lái)源或形成進(jìn)行整理與分類的原則,其特點(diǎn)是斷定檔案來(lái)源差異并保持原有整理次序;“全宗理論”是檔案學(xué)的最高原則,指將來(lái)源相同的檔案作為統(tǒng)一整體進(jìn)行保存與整理。但是,不論是“來(lái)源”還是“全宗”,其本質(zhì)均為檔案整理的歷史聯(lián)系而且均來(lái)自檔案整理實(shí)踐,尊重檔案的自然存在和固有形成的歷史聯(lián)系,強(qiáng)調(diào)并維護(hù)歷史聯(lián)系檔案的客觀規(guī)律和客觀事實(shí),以歷史聯(lián)系為載體,在特定的統(tǒng)一的原則下,辨析來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等諸方面因素,為歷史聯(lián)系檔案整理提供理論依據(jù)和指導(dǎo)方向。

另外,電子檔案的元數(shù)據(jù)整理產(chǎn)生于電子文件依賴性、易逝性、易變性、不確定性等特征下,意在真實(shí)完整的描述電子文件形成的條件、內(nèi)容、架構(gòu)和過(guò)程,并為計(jì)算網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供自動(dòng)變細(xì)、分析、分解、提取、歸納的數(shù)據(jù)信息,將其內(nèi)容特征、文件形成、處理利用等過(guò)程用元數(shù)據(jù)記錄,具備真實(shí)性、時(shí)效性、完整性和高價(jià)值性。元數(shù)據(jù)整理電子檔案的本質(zhì)也是歷史聯(lián)系性整理,通過(guò)整理元數(shù)據(jù)集記錄檔案間歷史聯(lián)系并對(duì)應(yīng)和還原相應(yīng)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng),反映電子檔案記錄社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過(guò)程與形成背景。

三、歷史聯(lián)系整理技術(shù):”虛擬整理”技術(shù)

(1)“虛擬整理”技術(shù)綜述

“虛擬整理”指與文件實(shí)體排列順序無(wú)關(guān),以符號(hào)或符號(hào)的語(yǔ)法邏輯為載體,單純記錄并解釋檔案間歷史聯(lián)系的一種整理技術(shù)?！疤摂M整理”技術(shù)的結(jié)果是形成檔案歷史聯(lián)系記錄,揭示并固化檔案歷史聯(lián)系,合理真實(shí)的表達(dá)檔案物質(zhì)實(shí)體本質(zhì)構(gòu)成部分?！碧摂M整理“技術(shù)優(yōu)于“實(shí)體整理”技術(shù)表現(xiàn)于其不僅實(shí)現(xiàn)檔案歷史聯(lián)系的多為整理,而且實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案、電子檔案、不同載體檔案等檔案整理實(shí)踐環(huán)境下的統(tǒng)一,換言之,“虛擬整理”技術(shù)能以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)或者計(jì)算機(jī)整理軟件為載體,通過(guò)對(duì)檔案文件材料中不同原則下歷史特征的多維排序,以不破壞實(shí)體排列為準(zhǔn)則,全面、真實(shí)記錄實(shí)體記錄中所不能表現(xiàn)的檔案歷史聯(lián)系?！疤摂M整理”技術(shù)應(yīng)完善為以人工干預(yù)為主,以計(jì)算機(jī)模擬為輔助的全新檔案整理技術(shù),人為處理、描述、記錄檔案的歷史聯(lián)系性,保證檔案歷史聯(lián)系的可檢索功能。

(2)“虛擬整理”技術(shù)的使用意義

“虛擬整理”技術(shù)具備多向歷史聯(lián)系記錄、豐富檔案整理實(shí)踐意義及理論等特點(diǎn),現(xiàn)將“虛擬整理”技術(shù)詳細(xì)闡述如下:其一是擺脫非歷史聯(lián)系因素對(duì)檔案整理的影響,即擺腿檔案實(shí)體排列順序的歷史聯(lián)系記錄,注重檔案文件與社會(huì)實(shí)踐過(guò)程的一一對(duì)應(yīng),使檔案歷史聯(lián)系性整理免受保管期限、密級(jí)、載體種類等非歷史因素的影響;其二是完善檔案整理的實(shí)踐原則,“來(lái)源原則”不是檔案學(xué)的至善原則,也并非歷史性原則,而“虛擬整理”技術(shù)能實(shí)現(xiàn)檔案整理從“來(lái)源原則”向歷史性原則的過(guò)渡,使歷史性原則真實(shí)完整的包容“來(lái)源原則”以保證歷史性原則的適用性;其三是檔案整理實(shí)踐重心偏向信息整理,即檔案實(shí)體管理向以檔案歷史聯(lián)系整理為核心和本質(zhì)的檔案信息整理便宜,“虛擬整理”技術(shù)作為其過(guò)程的加速器和助推器,保證此過(guò)程的穩(wěn)定與合理。

篇10

[摘 要]文書檔案；檔案整理；問(wèn)題解決

中圖分類號(hào)：G275.2 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-914X（2014）20-0281-01

引言

機(jī)關(guān)單位作為履行我國(guó)政府職能的重要單位，其檔案的確定性、豐富性和實(shí)用性對(duì)機(jī)關(guān)單位工作的推進(jìn)十分重要。優(yōu)秀的檔案整理不僅能夠理順機(jī)關(guān)單位的工作脈絡(luò)，還能夠?yàn)橐院蟮墓ぷ魈峁┙梃b，因此，文書檔案整理這一關(guān)，是檔案工作中的重要環(huán)節(jié)，加強(qiáng)檔案整理的力度，是文書檔案整理工作人員必須重視的。

一、機(jī)關(guān)文書檔案整理基本要求

（一）機(jī)關(guān)文書檔案整理的主要內(nèi)容。機(jī)關(guān)單位的文書檔案整理工作是整理文書文件。機(jī)關(guān)文書檔案包括人事材料和行政材料兩個(gè)大類，無(wú)論是哪種材料，收集來(lái)時(shí)都是沒(méi)整理過(guò)的，特別是人事材料比較難收集。檔案整理工作人員要將這些文書材料進(jìn)行分類，首先分開(kāi)年度，根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，把應(yīng)歸檔的文件劃分為三個(gè)管理期限歸檔，將請(qǐng)示和批復(fù)的文件跟在一起歸檔，還要將相同工作內(nèi)容、同一次活動(dòng)、同一項(xiàng)工作、同一個(gè)會(huì)議的文件材料排在一起歸檔。在整理過(guò)程中將欠缺的材料進(jìn)行記錄，然后就催促單位將欠的材料補(bǔ)回來(lái)，等單位將其補(bǔ)好后，再插入到整理好的檔案中，并且對(duì)材料進(jìn)行排序、打頁(yè)碼、蓋章、裝訂、錄入、入盒、打印紙質(zhì)目錄。

（二）機(jī)關(guān)文書檔案整理工作的重要作用。首先，有利于單位的發(fā)展。完整的機(jī)關(guān)單位文書檔案在一些類似的決策性事件中，檔案發(fā)揮著重要的、查閱、借鑒作用，又能夠給檔案使用者提供完備的、可靠的資料； 其次歸檔后的文件經(jīng)過(guò)整理后，能夠反映歷史的真實(shí)面貌。第一，檔案員按《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》將歸檔文件按年度分類進(jìn)行整理，可以反映同年度所做的工作和發(fā)展過(guò)程；第二，把歸案文件按照內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)分類好，可以反映同一內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)的情況；第三，反映同一類問(wèn)題的基本面貌；最后，文件材料經(jīng)過(guò)整理后，便于檔案的管理，同時(shí)還有助于檔案的后續(xù)利用。文件經(jīng)分類、編號(hào)后，能按年度、問(wèn)題，期限、件號(hào)進(jìn)行了排架管理，方便日后查閱，以及檔案的存取、銷毀工作，經(jīng)過(guò)裝訂、裝盒后，能有效防止灰塵，避免檔案庫(kù)內(nèi)的水分滲透到文件材料中，減少文件的損毀程度，文件經(jīng)過(guò)整理好為以后檔案查找節(jié)省時(shí)間。

二、機(jī)關(guān)文書檔案整理常見(jiàn)問(wèn)題

（一）文書檔案材料來(lái)源復(fù)雜歸檔慢。以機(jī)關(guān)單位的文書檔案內(nèi)容來(lái)看，檔案材料主要分為兩大類，一類是人員流動(dòng)檔案，一類是機(jī)關(guān)工作的歷史記錄，但無(wú)論是哪種類型的檔案材料，都需要優(yōu)秀的文書整理工作的密切配合，如催促工作人員和相關(guān)的機(jī)構(gòu)盡快提交檔案材料，將機(jī)關(guān)工作的材料和文件進(jìn)行初步的整理，形成有條理的、能夠順利歸入檔案的文書材料。但是，在實(shí)際工作中，機(jī)關(guān)單位的文書檔案材料來(lái)源似乎十分復(fù)雜的，人事材料可能來(lái)源于各個(gè)不同地區(qū)和單位，有時(shí)候不是隨著入職人員而來(lái)的，檔案被漏寄的情況時(shí)有發(fā)生，這給檔案整理工作造成很多麻煩；另外，文書工作與文書檔案整理工作的銜接也不夠緊密，如機(jī)關(guān)的某項(xiàng)重要工作內(nèi)容，因?yàn)檗k理時(shí)間較長(zhǎng)，材料較多，歸檔起來(lái)十分緩慢；還有就是在整理當(dāng)年的文書檔案發(fā)現(xiàn)有以前年度的文件，而這些文件來(lái)源于放錯(cuò)年度，或者是在某些工作人員手上清理出來(lái)的，而以前的文書檔案已經(jīng)整理好了，要加插回這些文件，又要重新檢索、核對(duì)檔案實(shí)物、整理，加大工作量；再加上我市各機(jī)關(guān)單位的檔案員一般是兼顧做的，本身日常的工作比較繁重，沒(méi)有更多的時(shí)間去將文書材料做好整理和歸檔工作，加上缺乏檔案整理方面的知識(shí)和專業(yè)技能，對(duì)文書檔案的劃分標(biāo)準(zhǔn)、整理歸檔、操作檢索了解不夠，又大大降低了檔案建設(shè)的“及時(shí)性”。

（二）檔案整理方式落后。目前機(jī)關(guān)檔案資料多為紙質(zhì)，很多資料僅有流動(dòng)過(guò)程的記載，早就找不到實(shí)際的資料，還有的資料需要花長(zhǎng)時(shí)間才能被找到，為資料使用帶來(lái)巨大的麻煩；并且，紙質(zhì)資料保存要求嚴(yán)格，檔案資料多有損傷、很容易遺失，一次的檔案室裝修或者搬遷就可能導(dǎo)致某些資料的遺失；另外，檔案整理工作人員都需要對(duì)這些排列好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行存檔檢查，一旦有新檔案插入，就必須將已經(jīng)排列好的紙質(zhì)檔案進(jìn)行挪動(dòng)或再次整理，紙質(zhì)資料搬運(yùn)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，給檔案整理工作人員的日常工作造成負(fù)擔(dān)，這是由檔案整理方式落后造成的。

（三）檔案整理內(nèi)容范圍狹窄。目前機(jī)關(guān)檔案資料大多數(shù)還都是關(guān)于機(jī)關(guān)人事調(diào)動(dòng)、機(jī)關(guān)事務(wù)審批和報(bào)告會(huì)等公文性資料，這些資料細(xì)節(jié)性不強(qiáng)、可利用性低，使檔案整理工作的實(shí)際效用大大降低。往往，機(jī)關(guān)工作人員想從檔案中得到以往機(jī)關(guān)活動(dòng)的精髓和細(xì)節(jié)安排，但檔案中很難有詳盡的描述和表現(xiàn)。另外，目前機(jī)關(guān)單位文書檔案整理還僅限于人事檔案的管理和機(jī)關(guān)活動(dòng)、工作的檔案積累，而單位工作人員的成就資料和單位曾經(jīng)做出的但卻未履行的決策等，這些資料都可以為機(jī)關(guān)的工作發(fā)展提供幫助，但檔案中并不存在此類資料，這是由于檔案整理內(nèi)容范圍狹窄導(dǎo)致的。

三、解決機(jī)關(guān)文書檔案整理問(wèn)題的策略

（一）強(qiáng)化機(jī)關(guān)文書檔案整理工作的規(guī)范銜接。要改善檔案整理歸檔慢的問(wèn)題，就需要實(shí)現(xiàn)文書、檔案工作一體化，要求文書人員嚴(yán)格把好文件紙張大小、文件格式等等原始一手資料的質(zhì)量關(guān)，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，在公文辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)整理立卷及歸檔。

機(jī)關(guān)文書檔案的整理工作應(yīng)當(dāng)根據(jù)其工作單位，制訂相應(yīng)的制度，量化到每個(gè)文書處理工作人員，并且作為工作人員年度考核的重要指標(biāo)。對(duì)于長(zhǎng)期因檔案歸檔處理不合作的人員，應(yīng)當(dāng)作為不稱職處理。對(duì)于負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)及管理責(zé)任的人員，應(yīng)當(dāng)及時(shí)撤換。

（二）努力實(shí)現(xiàn)文書檔案整理自動(dòng)化。要改善文書檔案整理方法落后的問(wèn)題，就需要從辦公自動(dòng)化方面入手。負(fù)責(zé)文書檔案收集工作的工作人員應(yīng)對(duì)自身工作進(jìn)行細(xì)節(jié)性的總結(jié)，提出辦公室自動(dòng)化對(duì)檔案整理工作的重要性，并向上級(jí)申請(qǐng)實(shí)現(xiàn)辦公室自動(dòng)化。另外，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化，利用當(dāng)代電子技術(shù)，把檔案化作數(shù)據(jù)，按年限、負(fù)責(zé)任人等形成電子數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化整理，條件成熟的，應(yīng)當(dāng)實(shí)現(xiàn)檔案形成與文書處理同步化，與文書處理的同時(shí)，自動(dòng)生成檔案。

（三）提高機(jī)關(guān)文書檔案整理人員的專業(yè)知識(shí)、技能和整理意識(shí)。要提高檔案整理工作的效率，就需要對(duì)文書檔案整理工作人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)理論，充實(shí)和提高自己的檔案整理專業(yè)知識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)。要實(shí)現(xiàn)真正的檔案整理自動(dòng)化，也需要文書檔案整理人員努力成為管理型、復(fù)合型和技術(shù)性的專業(yè)辦公室文書檔案整理人才。

建議檔案管理知識(shí)及技能實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化考核，參照財(cái)務(wù)管理人員等考核辦法，制訂相應(yīng)的等級(jí)考核，按檔案專業(yè)等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)化任用相應(yīng)職位的工作人員。

（四）提高文書檔案整理工作人員的積極性。要提高檔案工作的服務(wù)性，需要從檔案工作人員本身的職業(yè)素養(yǎng)抓起，健全相關(guān)的規(guī)章制度，加強(qiáng)檔案整理工作的檢查與監(jiān)督，全面提高思想認(rèn)識(shí)，促進(jìn)文件材料的收集工作。把握好人員的變動(dòng)和調(diào)入關(guān)，增強(qiáng)文書檔案整理工作人員的責(zé)任感。充分調(diào)動(dòng)辦公室文書檔案整理人員的工作熱情，提高實(shí)事求是的工作態(tài)度，及時(shí)對(duì)從事相關(guān)文書檔案整理的人員進(jìn)行相關(guān)的待遇到位。

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