導(dǎo)語：如何才能寫好一篇人事檔案管理系統(tǒng)，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公文云整理的十篇范文，供你借鑒。

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人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是一個(gè)為適應(yīng)當(dāng)前各個(gè)行業(yè)對(duì)人事信息管理的需求而設(shè)計(jì)開發(fā)的軟件系統(tǒng)。整個(gè)系統(tǒng)有數(shù)據(jù)庫文件和數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)兩大部他構(gòu)成。是管理分類人事檔案信息的大本營，而數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是用來為數(shù)據(jù)庫中的各種資料進(jìn)行各種基本操作和管理。

1 總體結(jié)構(gòu)和主要功能

人事檔案管理系統(tǒng)主要包含職工個(gè)人自然情況，工作情況，簡歷，政治情況等各方面信息，內(nèi)容比較龐大復(fù)雜。同時(shí)還綜合考慮檔案管理工作的性質(zhì)，總結(jié)歸納出所需實(shí)現(xiàn)的功能。主要是為人事檔案進(jìn)行服務(wù)，對(duì)人事的變動(dòng)、人事資料、以及人事資料的查詢，統(tǒng)計(jì)等功能。（1）靈活的數(shù)據(jù)記錄編輯功能，可以隨時(shí)對(duì)記錄進(jìn)行增加，修改，更新，刪除，瀏覽等編輯操作。并將查詢方式有機(jī)溶入編輯界面，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)某項(xiàng)記錄定位，再進(jìn)行編輯，修改，更新。（2）多個(gè)數(shù)據(jù)庫表的任意組合條件的查詢。便于在實(shí)際檔案管理操作中的種種情況，多種條件下的人員情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)查看。（3）具備分級(jí)用戶權(quán)限管理設(shè)置，以確保檔案的保密性和安全性。（4）具有分類統(tǒng)計(jì)，使用表格顯示的功能，該統(tǒng)計(jì)表格可根據(jù)數(shù)據(jù)庫中記錄情況的變化而變化。（5）具有比較友好的人機(jī)界面，各種操作可以在直觀的界面上通過人機(jī)交互式進(jìn)行。（6）具有輔助表格管理功能，主要是對(duì)“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進(jìn)行添加，修改，刪除操作。

2 各模塊功能

2.1 用戶管理

整個(gè)人事管理系統(tǒng)由多個(gè)功能模塊組成，不同的模塊完成不同的功能，所以可以為不同的職工分配不同的功能，使其具有不同的權(quán)限，完成其權(quán)限所對(duì)應(yīng)的功能，從而很好地管理好整個(gè)系統(tǒng)?？蛇M(jìn)行如下的操作。（1）增加：增加一用戶?？奢斎胄掠脩舻膬?nèi)容，如：用戶名稱，密碼和權(quán)限。所輸入得登錄名一定不能重復(fù)。（2）修改：修改用戶設(shè)置?？尚薷倪x中用戶的用戶名，密碼和權(quán)限，每一權(quán)限對(duì)應(yīng)系統(tǒng)菜單上的一項(xiàng)功能，可為該用戶選擇任意的權(quán)限。用戶在使用本系統(tǒng)時(shí)，要求輸入用戶的?？诹?，為了安全，用戶需建立一個(gè)只有自己才知道的特殊口令。

2.2 輔助表管理

輔助表管理功能是高級(jí)管理員及中級(jí)管理員擁有的權(quán)限，它的功能是對(duì)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行新表的添加。主要是對(duì)“學(xué)歷”表中的字段“學(xué)歷”，“部門表”中的字段“部門”，“政治面貌”表中的字段“政治面貌”，“職稱”表中的字段“職稱”，進(jìn)行添加，修改，刪除操作。通過它的這個(gè)功能可以有效的對(duì)本單位人事部門的擴(kuò)充進(jìn)行及時(shí)的計(jì)算機(jī)管理。只要管理員進(jìn)行簡單的數(shù)據(jù)字段添加即可。

檔案編輯中有4個(gè)子模塊。他們是檔案卡片、個(gè)人簡歷、家庭成員、歷史檔案等功能。這些功能因管理員的權(quán)限不同所表示出的功能使用也不同，普通管理員沒有數(shù)據(jù)修改及刪除的權(quán)利。在這些功能里詳細(xì)的記錄了所有單位員工的資料。（1）檔案卡片管理。對(duì)全部員工的信息進(jìn)行瀏覽；添加記錄；對(duì)員工的詳細(xì)資料進(jìn)行修改；刪除員工記錄；按編號(hào)進(jìn)行查找，快速查找該員工的詳細(xì)資料；按某一字段的內(nèi)容進(jìn)行篩選，篩選最后的結(jié)果是將和所選內(nèi)容相同的全部找到。（2）個(gè)人簡歷管理。該模塊與檔案卡片管理類似，但是在界面設(shè)計(jì)上有―些不同，可以對(duì)員工個(gè)人簡歷進(jìn)行全局瀏覽。除了瀏覽信息的功能外，還有―些基本操作的功能，快速查找該員工個(gè)人簡歷的資料。（3）家庭成員管理。對(duì)全部員工的家庭成員信息進(jìn)行編輯，瀏覽；實(shí)現(xiàn)方法同個(gè)人簡歷功能實(shí)現(xiàn)的方法一樣。（4）歷史檔案管理。對(duì)于一些從檔案卡片中刪除的員工信息記錄，需要存下來以供將來進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。此模塊的主要功能就是完成對(duì)從檔案卡片中刪除的員工信息記錄的保存工作。

2.4 檔案查詢

對(duì)檔案卡片的查詢功能，包括唯一條件查詢和模糊條件查詢。該模塊的主要分為兩部分：一是完成選擇要查詢的字段、條件操作符等功能；二是用來顯示用戶進(jìn)行查詢的完整條件及查詢、退出按鈕。當(dāng)查詢的條件選擇完畢，點(diǎn)擊確定按鈕，在顯示部分顯示出來后，點(diǎn)擊查詢按鈕才正式完成該模塊的查詢功能。會(huì)調(diào)出另外―個(gè)窗口來顯示用戶所要查詢符合條件的所有員工的資料。

2.5 檔案統(tǒng)計(jì)

2.5.1 綜合統(tǒng)計(jì)：綜合統(tǒng)計(jì)中將單位內(nèi)所有的人事信息進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)。該模塊主要是綜合各方面的人數(shù)統(tǒng)計(jì)；對(duì)各部門的人數(shù)、符合檔案卡片中各字段條件的員工人數(shù)、各年齡段人數(shù)以及工齡段人數(shù)等的統(tǒng)計(jì)。并且本查塊提供重新統(tǒng)計(jì)功能，方便在一定時(shí)間段內(nèi)對(duì)各項(xiàng)人數(shù)的進(jìn)行更新，保持?jǐn)?shù)據(jù)庫中數(shù)據(jù)的即時(shí)性。

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【關(guān)鍵詞】醫(yī)院；人事檔案；信息系統(tǒng)；運(yùn)用

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)被廣泛運(yùn)用于各行各業(yè)中，即便是醫(yī)院的人事檔案管理，也需要借助于信息系統(tǒng)來提高效率。醫(yī)院的人事檔案管理，早已從傳統(tǒng)的手工檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⑾到y(tǒng)的管理模式，這對(duì)促進(jìn)醫(yī)院人事檔案的發(fā)展有著良好作用，一方面使檔案管理更為完善；另一方面提升了檔案管理的品質(zhì)。

一、醫(yī)院人事檔案管理的概述

醫(yī)院的人事檔案管理，需要借助一定的先進(jìn)管理思想、管理方法來實(shí)現(xiàn)。檔案管理員有x務(wù)對(duì)醫(yī)院各科室的人員檔案進(jìn)行妥善保管，為了提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，往往通過醫(yī)院的信息系統(tǒng)軟件來實(shí)施管理。在醫(yī)院信息系統(tǒng)中，涉及的門類十分廣泛，基本上能把醫(yī)院各科室的人員檔案信息記錄在案。到目前為止，醫(yī)院使用的醫(yī)院信息系統(tǒng)，大多以個(gè)人基本信息、醫(yī)療貢獻(xiàn)為主。醫(yī)院信息系統(tǒng)自身所具有的管理功能，能為醫(yī)院的管理層及時(shí)提供醫(yī)務(wù)人員的基本信息，為管理層作各項(xiàng)決策提供了一定的參考依據(jù)。

二、醫(yī)院人事檔案管理的現(xiàn)狀分析

在目前的發(fā)展階段，醫(yī)院對(duì)人事檔案管理并沒有引起足夠的重視，使得人事檔案管理出現(xiàn)了這樣或那樣的問題，并在一定程度上制約著醫(yī)院人事檔案的發(fā)展，尤其是對(duì)一個(gè)人的基本能力判斷，由于信息記錄不完善，或是不夠規(guī)范，往往難以找到評(píng)判的依據(jù)。

（一）缺乏一定的檔案管理意識(shí)。在許多醫(yī)院人事檔案管理工作中，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)只注重對(duì)醫(yī)院患者的關(guān)注，缺乏對(duì)醫(yī)院員工人事檔案管理的高度重視，正是如此，使得檔案管理人員對(duì)人事檔案管理缺乏一定的意識(shí)，具體表現(xiàn)為沒有重視人事檔案的重要性、對(duì)人事檔案保管工作敷衍，沒有把人事檔案中的人事資源充分利用起來。

（二）檔案管理人員的素質(zhì)不高。醫(yī)院的人事檔案管理人員，普通存在素質(zhì)不高的情況。大多的醫(yī)院，把人事檔案管理工作外包出去，或是找兼職管理檔案的人管理，這便導(dǎo)致在人事檔案管理方法上缺乏相應(yīng)的管理知識(shí)，也缺乏一定的工作態(tài)度。正是在人事檔案管理工作中安于現(xiàn)狀的表現(xiàn)，才使得專業(yè)知識(shí)存在欠缺，最終導(dǎo)致人事檔案的質(zhì)量不高。

三、醫(yī)院人事檔案管理在信息系統(tǒng)的運(yùn)用

近年來，醫(yī)院對(duì)人才的需求量越來越大，而建立一個(gè)完善的檔案管理系統(tǒng)勢(shì)在必行，這對(duì)醫(yī)院管理層更好地了解一個(gè)人的基本情況，提供了很大的方便，也為選人、用人提供了捷徑。

（一）以信息系統(tǒng)管理人事檔案效率更高。信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案管理起到了很大的益處。一般說來，信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案的收集、更新、開發(fā)、利用更具便捷性、高效性。比如，檔案管理人員可運(yùn)用信息管理系統(tǒng)對(duì)人事檔案進(jìn)行管理，大多能把體力勞動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)槟X力勞動(dòng)，把簡單化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄬哟位训退睫D(zhuǎn)變?yōu)楦咚?，充分改變醫(yī)院人事檔案管理工作的投入多、產(chǎn)出少的不良局面。

（二）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更科學(xué)。信息管理系統(tǒng)，是以個(gè)人單位為特色的管理模式，能夠全面、歷史地考察一個(gè)人的現(xiàn)狀。用信息管理系統(tǒng)來管理人事檔案，有利于醫(yī)院的人事部門更好地開展工作。比如，用信息管理系統(tǒng)來管理人事檔案，能夠充分體現(xiàn)人事檔案管理工作的優(yōu)勢(shì)，為選拔人才、使用人才提供了便利，并且，以人事檔案為依據(jù)的人才選拔，使選擇的人才更科學(xué)、更公正。

（三）以信息系統(tǒng)管理人事檔案更符合時(shí)代的發(fā)展。在醫(yī)院的人事檔案管理工作中，憑借信息系統(tǒng)管理人事檔案，突顯了檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，有利于檔案管理人員運(yùn)用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)各類人事檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)處理。比如，以信息系統(tǒng)管理人事檔案，為存儲(chǔ)、檢索、傳輸?shù)葮I(yè)務(wù)提供了更多的便利，而且能夠在一定程度上降低手工操作的失誤機(jī)率。

四、結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理工作，是非常重要的一項(xiàng)工作，它直接關(guān)系著醫(yī)院的生存與發(fā)展。重視對(duì)醫(yī)院人事檔案的管理，能更好地了解醫(yī)院工作人員的動(dòng)態(tài)，并且對(duì)選拔人才、使用人才，均能起到一定的推動(dòng)作用。所以，在對(duì)醫(yī)院的檔案進(jìn)行管理時(shí)，要善于借助于信息系統(tǒng)來完成對(duì)各科室人員的人事管理工作，以此擺脫不必要的手工操作，從而有效地提高檔案管理人員的工作效率，為人事部門更好的選人、用人做好服務(wù)。堅(jiān)持以信息系統(tǒng)來管理人事檔案管理工作，既提高了工作效率，也為中國的醫(yī)療衛(wèi)生作出了一定的貢獻(xiàn)，這算得上是一件兩全其美的事情了。

【參考文獻(xiàn)】

[1]昝瑩.醫(yī)院人事檔案管理中醫(yī)院信息系統(tǒng)的應(yīng)用[J].中國藥物經(jīng)濟(jì)學(xué)，2015.

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論文摘要：在我國社會(huì)實(shí)現(xiàn)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型的過程中,人才的流動(dòng)已經(jīng)成為一種客觀的事實(shí),,但是在傳統(tǒng)人事檔案管理制度中總是存在著主觀隨意性強(qiáng)、容易弄虛作假、以及多頭管理混亂等弊端,使得檔案制度改革難以實(shí)施。本文主要從人事檔案管理制度改革出發(fā),從人才強(qiáng)國的戰(zhàn)略高度,提出了相應(yīng)的改革意見和建議。

檔案是知識(shí)的寶庫與歷史的見證，是人們?cè)陂L期的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中積累形成的寶貴歷史材料，記錄社會(huì)不同時(shí)期、不同階段的發(fā)展歷程，對(duì)了解歷史、查考現(xiàn)實(shí)、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定政策規(guī)劃、教人育人，具有極其重要的作用。如一個(gè)單位在制定各項(xiàng)改革方案、描繪未來發(fā)展藍(lán)圖時(shí)，都要參考檔案資料;又如學(xué)校、單位、企業(yè)，通過檔案編寫史料、舉辦展覽、電教宣傳等方式來教育人、感染人，增加職工的責(zé)任感、榮譽(yù)感、歸屬感等等。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理中的弊端

（一）主觀隨意性強(qiáng)

傳統(tǒng)人事檔案中有“任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案”的規(guī)定。這一規(guī)定源自干部人事檔案制度，并應(yīng)用到其他人事檔案規(guī)定中。對(duì)當(dāng)事人保密的目的一般認(rèn)為是安全的需要以及方便組織管理，但正是這種高度保密性反而降低了人事檔案的真實(shí)性和可靠性，因?yàn)樾畔艛喽埂敖M織意見”主觀隨意性增強(qiáng)。

（二）弄虛作假,以檔謀私

在傳統(tǒng)管理方式控制下，“以檔謀私”現(xiàn)象屢屢出現(xiàn)。欲從行政部門、國有企事業(yè)單位跳槽的人受到單位扣留檔案不放人的“人質(zhì)檔案”現(xiàn)象并不鮮見。部分“棄檔族”在進(jìn)入需要人事檔案的單位就業(yè)辦理調(diào)轉(zhuǎn)、報(bào)考公務(wù)員、考研等時(shí)候，也徒嘆“檔到用時(shí)方恨無”?，F(xiàn)實(shí)中有個(gè)別人通過在檔案中偽造干部履歷、入黨材料和專業(yè)證書，靠弄虛作假，平步青云走較高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)崗位;也有單位個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)通過檔案打擊報(bào)復(fù)，給職工帶來極大的傷害。不同形式的虛假檔案,“以檔謀私”現(xiàn)象的屢屢出現(xiàn),使檔案制度的嚴(yán)肅性、準(zhǔn)確性、惟一性屢受挑戰(zhàn)。由于傳統(tǒng)的人事檔案管理無法適應(yīng)我國經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，而新的人事檔案管理方式尚未建立完善，當(dāng)前的檔案管理工作出現(xiàn)一些新情況和新問題。

（三）社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)進(jìn)程中呈現(xiàn)“棄檔族”

過去個(gè)人只能對(duì)人事檔案所決定的命運(yùn)無條件接受，而在現(xiàn)在這一轉(zhuǎn)軌時(shí)期，大量新階層與流動(dòng)人員在很大程度上擺脫了它的影響。根據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，全國各級(jí)人才流動(dòng)中心為15.4萬個(gè)國有和非國有單位代為管理保存的三四百萬份人事檔案中，至少有60多萬份與主人失去聯(lián)系。作為60多萬“棄檔族”中很多人是“漂”到大城市就業(yè)，檔案現(xiàn)在對(duì)他們來講沒有什么用;有人甚至長期拖欠人才流動(dòng)服務(wù)中心檔案托管費(fèi)，且未作補(bǔ)交的打算。調(diào)查顯示:有68%的被訪者認(rèn)為檔案在他們求職及職業(yè)發(fā)展中不重要或作用不大，而且越是年輕人和非黨員，越是不重視檔案。對(duì)于流動(dòng)人員而言，調(diào)整檔案工資、進(jìn)行職稱評(píng)審、提供合同鑒證、辦理社會(huì)保險(xiǎn)和出國政審等人事項(xiàng)目實(shí)際上也并不需要。流動(dòng)人員并不在國有單位，按照黨政機(jī)關(guān)、事業(yè)單位的工資制度給他們定級(jí)、晉資可謂是畫蛇添足。

（四）在非公企業(yè)，不關(guān)心員工人事檔案

與部分人自動(dòng)拋棄檔案相應(yīng)的是許多非公企業(yè)在招聘員工時(shí)也并不關(guān)心人事檔案。企業(yè)經(jīng)理通常是采取“合格不合格干了就知道”的方式評(píng)價(jià)聘用員工。某咨詢公司的一項(xiàng)調(diào)查表明，不關(guān)心員工人事檔案的企業(yè)占了調(diào)查總數(shù)的80%。在政府機(jī)關(guān)或國有企事業(yè)單位，情況就不一樣了,人事檔案在提干過程中“還是相當(dāng)重要的?！比缃?，企業(yè)必須在市場(chǎng)上尋找最優(yōu)秀的人才，以應(yīng)對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)。但現(xiàn)有的人事檔案，在很大程度上已經(jīng)不能夠幫助他們正確判斷某個(gè)人的真實(shí)才能和準(zhǔn)確的客觀背景，有些甚至提供了與實(shí)際情況截然相反的結(jié)論。因此，它已越來越成為用人單位的一塊“雞肋”:“食之無味，棄之可惜”。三是對(duì)人事檔案處于越來越忽略的狀態(tài)。目前，眾多跨國公司、民營企業(yè)、上市公司越來越多地轉(zhuǎn)向去做人才的背景調(diào)查，而對(duì)人事檔案基本上都處于越來越忽略的狀態(tài)。用人單位在忽略舊的人事檔案的同時(shí)，卻又發(fā)現(xiàn)或多或少需要建立每個(gè)人員的新“人事檔案”，只不過這份“人事檔案”現(xiàn)在有著更多不同的形式:有的企業(yè)是建立在人事信息管理系統(tǒng)之中，有的企業(yè)干脆自己建立在人才中心保管的人事檔案之外的“第二人事檔案”;然而這些都處于各自為政的狀況，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和各種所有制市場(chǎng)參與者的大量涌現(xiàn)，具有社會(huì)公信力的集人才信息與信用的人事檔案管理制度又確實(shí)有其存在的價(jià)值，現(xiàn)行的人事檔案管理制度乃“棄之可惜”。

（五）人事檔案管理改革難以推進(jìn)的原因

人事檔案雖小，但關(guān)系到千百萬勞動(dòng)者的切身利益，關(guān)系到我國人事制度改革進(jìn)程的進(jìn)一步深入，關(guān)系到依法治國和人才強(qiáng)國戰(zhàn)略的具體實(shí)施。由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動(dòng)、檔案等多個(gè)主管部門，檔案的功能則延伸到民政、公安、教育等其他有關(guān)部門，特別是由于檔案收費(fèi)管理為政府所屬人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)、職業(yè)介紹機(jī)構(gòu)帶來巨大收益，致使目前人事檔案制度改革舉步維艱，大大落后于干部人事制度改革的整體進(jìn)程。

二、對(duì)新型人事檔案管理制度的設(shè)想

（一）明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)

在組織人事部門成立人才交流機(jī)構(gòu)之前，干部人事檔案一直是由組織人事部門集中統(tǒng)一管理的，在性質(zhì)上屬于公共服務(wù)，而且?guī)в泻軓?qiáng)的政治性。出于深化機(jī)構(gòu)改革和機(jī)關(guān)轉(zhuǎn)變職能的需要，黨委組織部門和政府人事部門在成立人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)后，把流動(dòng)人員檔案管理這類比較具體的事務(wù)性工作委托或授權(quán)給人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)，但這并未改變流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)性質(zhì)。所以應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步明確流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)的性質(zhì)，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性,完善流動(dòng)人員人事檔案管理的公共服務(wù)體系和人才流動(dòng)社會(huì)化服務(wù)體系。

（二）建立人事檔案管理相互分離的管理制度

從長遠(yuǎn)看，我國的人事檔案制度改革必須明確所有社會(huì)組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任，不管公共部門或三資、民營企業(yè)都應(yīng)在法律規(guī)定的制度和原則下享有人事檔案的管理權(quán)。為保障流動(dòng)人員權(quán)益和各單位的專有知識(shí)信息，非公單位的人事檔案應(yīng)以單位為中心建立，主要用于企業(yè)日常管理，不得作為個(gè)人身份證明隨個(gè)人在不同單位之間調(diào)動(dòng)。個(gè)人到新的單位供職服務(wù)，則新的服務(wù)單位應(yīng)重新為其建立檔案。個(gè)人離職后原單位應(yīng)在若干年內(nèi)保留其人事檔案。

個(gè)人求職或服務(wù)的新單位欲了解查閱其原單位的人事檔案由本人書面授權(quán)，原單位應(yīng)無償提供。非經(jīng)個(gè)人授權(quán)，任何單位和個(gè)人不得以任何理由扣留、公開、披露個(gè)人檔案信息。

（三）發(fā)揮好人事檔案管理工作服務(wù)作用

檔案管理絕不僅僅是單純保管，而是有一系列服務(wù)內(nèi)容。比如《人事檔案管理暫行規(guī)定》第七條明確:“人才流動(dòng)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)認(rèn)真做好流動(dòng)人員人事檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等管理工作，認(rèn)真做好與流動(dòng)人員人事檔案管理有關(guān)的流動(dòng)人員身份認(rèn)定、檔案工資記載、出國(出境)政審工作，經(jīng)授權(quán)做好相關(guān)的職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等社會(huì)化服務(wù)工作。”為了適應(yīng)服務(wù)人事工作的需要,《規(guī)定》還要求“做好流動(dòng)人員檔案材料的收集工作，不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案的內(nèi)容?！边@些服務(wù)內(nèi)容是今后人事檔案管理的很重要內(nèi)容,也是發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的有效途徑。

(四)執(zhí)行“收支兩條線”

為了保證規(guī)定落到實(shí)處，應(yīng)當(dāng)收取少量服務(wù)費(fèi)，必須嚴(yán)格執(zhí)行物價(jià)部門批準(zhǔn)的標(biāo)準(zhǔn)，并接受群眾監(jiān)督。但是要堅(jiān)決執(zhí)行“收支兩條線”，收取的服務(wù)費(fèi)要如數(shù)上繳政府財(cái)政部門，不得私自截留。“收支兩條線”是對(duì)行政事業(yè)費(fèi)的管理措施，對(duì)企業(yè)則無法執(zhí)行，這也從另一個(gè)側(cè)面說明了企業(yè)是不能管理流動(dòng)人員人事檔案的,因?yàn)槟菢右粊?，?shí)際就把這項(xiàng)公共服務(wù)變成了企業(yè)行為。

總之，只有以“以人為本”和“以民為本”來進(jìn)行人事檔案管理制度的合理改革，才能使人事檔案成為一個(gè)透明、適度開放的個(gè)人社會(huì)公信平臺(tái)，才能充分保障人事檔案當(dāng)事人的合法權(quán)利得到保障，才能解除就業(yè)者的后顧之憂，讓人們安居樂業(yè)，使現(xiàn)有制度的既得利益者在公共平臺(tái)上實(shí)現(xiàn)共贏，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)；人事檔案；數(shù)字化

1引言

在信息數(shù)字化時(shí)代，企事業(yè)人事檔案記錄著員工在職時(shí)工作、學(xué)習(xí)以及生活的整個(gè)過程，其與企事業(yè)職工的個(gè)人經(jīng)歷、綜合素質(zhì)、績效考核以及人事任免等多項(xiàng)工作有著密切聯(lián)系。因此，基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠有效革新傳統(tǒng)人事檔案的管理模式，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化以及服務(wù)便利化，極大地提高人事檔案管理的水平[1]?；诖髷?shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，主要是通過采集所需數(shù)據(jù)，并對(duì)其進(jìn)行清洗、過濾，以及歸并后放入數(shù)據(jù)庫，方便未來工作時(shí)的信息數(shù)據(jù)提取以及深度分析，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)價(jià)值效應(yīng)化[2]。因此，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，對(duì)企事業(yè)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，這不僅能夠促使人事檔案管理工作具有規(guī)范性、整體性，還能夠共享人事檔案信息數(shù)據(jù)，充分提高利用率。在傳統(tǒng)人事檔案管理模式下，查詢?nèi)耸聶n案需要企事業(yè)單位各級(jí)職能部門相互協(xié)調(diào)，在增加人力成本以及時(shí)間成本的同時(shí)，還影響了后續(xù)工作的時(shí)效性[3]?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案管理，主要是將企事業(yè)員工的各類信息進(jìn)行技術(shù)處理，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)信息的數(shù)字化。與此同時(shí)，在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，人事檔案會(huì)存入特定的數(shù)據(jù)庫，盡可能保證人事檔案管理的安全性、可靠性?；诖髷?shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理模式，通過對(duì)人數(shù)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行篩選、挖掘以及預(yù)配置，來簡化工作流程。一定程度上，既避免了人力資源的閑置與浪費(fèi)；也能夠通過利用數(shù)字化技術(shù)手段，提升人事檔案存儲(chǔ)安全等級(jí)。此外，為了保障基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量，需要配備適宜的軟硬件設(shè)施。

2當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀

2.1人事檔案利用率低

由于部分企事業(yè)單位的人事檔案管理人員責(zé)任感以及參與度都比較低，影響了人事檔案管理相關(guān)崗位的員工對(duì)其工作職責(zé)的認(rèn)知度，無形中增加了人事檔案泄密的概率。在實(shí)際的人事檔案管理相關(guān)工作中，提供查閱作為日常的利用方式[4]，在查閱檔案之前，仍需要查檔人員填寫查檔審批表格，其過程繁瑣，本質(zhì)上并沒有為人事檔案的使用服務(wù)提供便利。人事檔案管理以及使用過程中缺少便利性，不僅影響了各部門之間后續(xù)工作的時(shí)效性；還由于逐級(jí)上報(bào)、審批的過程，花費(fèi)了更多的人力、物力。當(dāng)前，人事檔案的相關(guān)管理、使用工作只服務(wù)于特定對(duì)象，并沒有在企事業(yè)單位內(nèi)部形成公共服務(wù)的意識(shí)，直接導(dǎo)致人事檔案的數(shù)據(jù)資源利用率不足。傳統(tǒng)的人事檔案管理還是以人工輸入以及紙質(zhì)歸檔的方式為主，僅靠個(gè)人經(jīng)驗(yàn)甄別的人事檔案資料，很難保證其真實(shí)性以及完整性[5]。此外，部分人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，無法對(duì)輸入數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行判斷。因此，無論是人為工作的疏忽，還是數(shù)字化管理平臺(tái)遭受網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊后，導(dǎo)致人事檔案的失真，都會(huì)對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)信息的利用率產(chǎn)生直接影響。

2.2管理模式陳舊

人事檔案相關(guān)管理工作還是以人事檔案管理以及檔案庫房管理為主，在沒有實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的情況下，工作量是非常大的。因此，在對(duì)人事檔案錄入與打印的過程中，傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式并沒有提高人事檔案相關(guān)管理工作的效率。由于當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的相應(yīng)設(shè)置并不完善，在進(jìn)行人事檔案變更管理權(quán)限時(shí)，只能夠通過手動(dòng)輸入的方式完成更新。企事業(yè)單位的人事檔案庫房面積大，在采用傳統(tǒng)的數(shù)字化管理模式時(shí)，僅能通過招聘更多相關(guān)管理人員的方式保證工作效率[6]。這不僅沒有改善管理弊端，還提高了企事業(yè)單位的人工成本。在傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式中，主要途徑就是提供檔案查閱，并不能對(duì)人事檔案中的信息進(jìn)行分析以及預(yù)測(cè)評(píng)估。此外，紙質(zhì)歸檔與數(shù)字檔案結(jié)合的傳統(tǒng)人事檔案管理模式，判斷檔案材料真實(shí)性的方式，僅能通過人事檔案管理人員的工作經(jīng)驗(yàn)肉眼識(shí)別。一定程度上，既無法保證在數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換過程中的數(shù)據(jù)一致性，也無法保證每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的真實(shí)性。

2.3數(shù)字化建設(shè)重視程度不足

部分企事業(yè)單位對(duì)人事檔案數(shù)字化管理缺乏充分認(rèn)知，不愿意投入資金以及專職人事檔案管理人員，直接導(dǎo)致人事檔案不能體現(xiàn)其真正的服務(wù)價(jià)值[7]。人事檔案數(shù)字化管理模式受傳統(tǒng)管理觀念的影響，各類人事檔案數(shù)字化的整理、修改以及存儲(chǔ)都得不到制度的支持，導(dǎo)致人事檔案數(shù)字化管理困難重重。由于企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)量非常多，不僅需要數(shù)字化管理平臺(tái)的存儲(chǔ)容量大，還需要大量人力、物力。當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理已有制作數(shù)字檔案的規(guī)定，但由于管理平臺(tái)的軟硬件配置達(dá)不到要求，還不具備對(duì)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的真實(shí)性進(jìn)行查驗(yàn)的條件。在一定程度上，傳統(tǒng)的人事檔案數(shù)字化管理模式限制了其信息化的發(fā)展，甚至引發(fā)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)信息的保密問題。當(dāng)前，人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，只支持人事檔案部門內(nèi)部單機(jī)使用。因此，在開放部分人事檔案數(shù)據(jù)權(quán)限共享的過程中，各層級(jí)部門未能實(shí)現(xiàn)信息共享，無法進(jìn)一步提高溝通效率。根據(jù)當(dāng)前人事檔案數(shù)字化管理現(xiàn)狀，可以通過引入大數(shù)據(jù)技術(shù)，在保證人事檔案相關(guān)信息可靠性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享[8]。

3基于大數(shù)據(jù)的數(shù)字化管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，企事業(yè)單位的人事檔案數(shù)字化管理，不僅包括數(shù)字、符號(hào)等結(jié)構(gòu)式人事檔案數(shù)據(jù)，還可以包括人事檔案的半結(jié)構(gòu)式數(shù)據(jù)。創(chuàng)建基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，不僅能夠彌補(bǔ)人為管理人事檔案的不足，還能夠?yàn)槿耸聶n案數(shù)字化管理提供分析以及評(píng)估，構(gòu)建管理系統(tǒng)框架見圖1。

3.1系統(tǒng)硬件設(shè)計(jì)

檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)選用Mysql數(shù)據(jù)庫，具有較高的便捷性，并運(yùn)用Linux操作系統(tǒng)環(huán)境器，可兼容Firefox瀏覽器和Windows10瀏覽器，CPU應(yīng)I5以上，硬盤500G，內(nèi)存8G，可實(shí)現(xiàn)5臺(tái)PC服務(wù)器同時(shí)運(yùn)作，每臺(tái)服務(wù)器包含兩個(gè)CPU，虛擬服務(wù)器4核。

3.2系統(tǒng)軟件設(shè)計(jì)

3.2.1管理權(quán)限模塊基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理，為了規(guī)范人事檔案數(shù)據(jù)共享的權(quán)利及義務(wù)，需要明確數(shù)字化人事檔案的共享權(quán)限及范圍，進(jìn)而確定數(shù)字化人事檔案相關(guān)數(shù)據(jù)的共享層級(jí)。通過分析企事業(yè)內(nèi)部不同的數(shù)字化人事檔案級(jí)別，以及不同的人事檔案操作權(quán)限，從而確定檔案可查閱等級(jí)。通常情況下，在不可越級(jí)查閱數(shù)字化人事檔案的前提下，只有經(jīng)過相關(guān)管理部門的審批，才能夠提供人事檔案的查閱服務(wù)。這不僅有效防止企事業(yè)單位內(nèi)部人事檔案的信息泄露，還能從源頭禁止訪問者拷貝人事檔案的相關(guān)信息。在大數(shù)據(jù)技術(shù)環(huán)境下，形成局域網(wǎng)連接，確保了在人事檔案共享的情況下，數(shù)據(jù)的可靠性，權(quán)限設(shè)置頁面見圖2。圖2權(quán)限設(shè)置頁面此外，企事業(yè)單位內(nèi)部的人事檔案具有保密性，不能將企事業(yè)單位的內(nèi)部信息直接放在公共網(wǎng)絡(luò)。因此，在數(shù)字化管理人事檔案過程中，可以建立私有云計(jì)算模式，進(jìn)而保證該管理模式的私密性以及可控性。3.2.2檔案分類模塊在基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理過程中，通過大數(shù)據(jù)的先進(jìn)手段，完善人事檔案的查閱方式，對(duì)檔案進(jìn)行精準(zhǔn)分類。大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入，需要配備專職人事檔案管理人員。創(chuàng)新后的管理模式，人事檔案管理人員的工作職責(zé)具體包括：定期更新管理平臺(tái)相關(guān)軟件、協(xié)助數(shù)字化查閱保密協(xié)議的簽訂、保證人事檔案數(shù)字化存儲(chǔ)的安全性。

4結(jié)語

基于大數(shù)據(jù)的人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，改變了原有管理模式的落后性，并通過利用大數(shù)據(jù)、信息互聯(lián)網(wǎng)以及云計(jì)算等相關(guān)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理框架化、數(shù)字化，縮短人事檔案查閱時(shí)間以及提高后續(xù)相關(guān)工作效率，是人事檔案數(shù)字化管理的關(guān)鍵。此外，由于企事業(yè)人事檔案自身存在特殊性，為盡可能地避免泄密情況的頻繁發(fā)生，需要在人事檔案相關(guān)電子文件傳閱過程中，建立信息專用傳輸通道，確保操作者的嚴(yán)謹(jǐn)性、保密性。

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篇5

【關(guān)鍵詞】高校電子人事檔案 安全 對(duì)策

計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高效人事檔案管理工作中的應(yīng)用日漸廣泛，借助搜索引擎、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，高校電子人事檔案管理工作擺脫了紙質(zhì)文檔、時(shí)間空間限制，高校電子人事檔案管理工作效率更高，檔案資源利用率更高，與此同時(shí)，高校電子人事檔案信息安全問題也更加嚴(yán)重，如何在享受電子人事檔案帶來的工作便利同時(shí)保證電子人事檔案的安全性，成為了檔案管理工作人員關(guān)注的焦點(diǎn)。

1 高校電子人事檔案安全威脅

1.1 物理威脅

物理威脅是指物理環(huán)境因素對(duì)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)物理介質(zhì)造成的威脅。物理安全管理是信息化檔案管理系統(tǒng)安全管理工作的核心內(nèi)容之一。高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)在長期運(yùn)行過程中，可能因?yàn)樵O(shè)備故障、意外災(zāi)害導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)中斷和電子檔案數(shù)據(jù)丟失；骨干網(wǎng)絡(luò)單獨(dú)核心交換設(shè)備故障導(dǎo)致整個(gè)信息管理系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)癱瘓；關(guān)鍵服務(wù)存儲(chǔ)設(shè)備故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失與服務(wù)中斷，種種物理因素都會(huì)嚴(yán)重威脅高校電子人事檔案的安全。

1.2 網(wǎng)絡(luò)威脅

網(wǎng)絡(luò)威脅主要是來自互聯(lián)網(wǎng)的威脅，是高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)面臨的主要威脅，也是信息化安全管理工作的重點(diǎn)。病毒、木馬、黑客行為都會(huì)對(duì)高校電子人事檔案構(gòu)成威脅，開放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，任何掌握黑客技術(shù)，別有用心的網(wǎng)絡(luò)用戶都可能侵入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取、篡改資料，給高校電子人事檔案管理工作帶來了嚴(yán)重的安全威脅。

1.3 信息安全威脅

信息安全威脅是高校電子人事檔案面臨的最嚴(yán)重的威脅，高校電子人事檔案系統(tǒng)可能存在著各種漏洞，受病毒、木馬和黑客攻擊，可能導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中數(shù)據(jù)泄露或者數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)被竊取，暴露高校電子人事檔案中涉及到的個(gè)人隱私信息，可能給學(xué)校和個(gè)人帶來不可估量的損失。

1.4 管理安全威{

高校電子人事檔案管理系統(tǒng)是一種高校人事檔案的管理工具，為了保障高校電子人事檔案安全性，需要加強(qiáng)人事檔案管理系統(tǒng)的物理安全、網(wǎng)絡(luò)安全和信息安全管理工作，高校電子人事檔案的安全管理工作需要在完善、科學(xué)的安全管理體系下開展，才能夠有效應(yīng)對(duì)各種安全威脅。

2 高校電子人事檔案信息安全管理對(duì)策

2.1 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理

為了提高高校電子人事檔案信息安全性，要進(jìn)一步加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，定期進(jìn)行計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備的運(yùn)行維護(hù)，保證高校電子人事檔案管理系統(tǒng)硬件結(jié)構(gòu)的安全，提高系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，減少系統(tǒng)運(yùn)行故障幾率。要求建設(shè)高校電子人事檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)選擇更高運(yùn)行安全系數(shù)的芯片，提高芯片接口安全系數(shù)。與此同時(shí)，還要加強(qiáng)隱私信息的防竊密工作，通過加密、入侵檢測(cè)、防火墻、監(jiān)控預(yù)警、內(nèi)外網(wǎng)物理隔離等方式，提高高校電子人事檔案外網(wǎng)訪問的安全性。計(jì)算機(jī)病毒有破壞性、隱匿性和傳播性特點(diǎn)，嚴(yán)重威脅網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全，計(jì)算機(jī)病毒防范是高校電子人事檔案安全管理的關(guān)鍵內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，需要加強(qiáng)病毒和木馬的技術(shù)預(yù)防與檢測(cè)，所有計(jì)算機(jī)都要安裝能夠提供實(shí)時(shí)病毒庫更新的殺毒軟件。運(yùn)行計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息管理操作時(shí)，涉及到的文件、電子郵件、USB存儲(chǔ)介質(zhì)需要進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)病毒及時(shí)隔離和刪除，避免病毒進(jìn)入計(jì)算機(jī)或者傳播。

2.2 提高計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性

計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)安全性是高校電子人事檔案管理信息安全性的基礎(chǔ)，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)自身的漏洞也可能為不法分子所利用，趁機(jī)進(jìn)入高校電子人事檔案管理系統(tǒng)，竊取隱私信息資料。現(xiàn)階段，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)普遍存在安全漏洞，因此安全部門以及操作系統(tǒng)需要設(shè)置專用安全通道，為計(jì)算機(jī)提供升級(jí)、漏洞補(bǔ)丁、圍墻、程序修改等安全服務(wù)。檔案管理工作人員也要養(yǎng)成良好的安全習(xí)慣，安裝殺毒軟件和安全管理程序，定期殺毒，不登錄高風(fēng)險(xiǎn)網(wǎng)站，不隨意安裝簽名不明軟件，不隨便打開匿名郵件，同時(shí)對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查，電子人事檔案專機(jī)管理，設(shè)置訪問權(quán)限管理系統(tǒng)，提高高校電子人事檔案信息安全性。

2.3 數(shù)據(jù)安全管理

電子人事檔案存儲(chǔ)密度高，和傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔相比，管理、檢索更加方便，但是二者之間只是存儲(chǔ)形式、管理使用方式的差別，安全管理工作有很多內(nèi)容都是相同的。電子人事檔案同樣需要進(jìn)行物理隔離，設(shè)置專人負(fù)責(zé)維護(hù)管理，同時(shí)對(duì)文檔進(jìn)行加密甚至硬件加密，并設(shè)置嚴(yán)密的用戶權(quán)限管理體系，訪客對(duì)開放檔案數(shù)據(jù)只有讀取權(quán)限，防止篡改。電子檔案的備份更加方便，通過備份冗余管理，能夠有效避免物理破壞造成的數(shù)據(jù)丟失，重要電子人事檔案雙機(jī)備份，必要時(shí)同時(shí)設(shè)置紙質(zhì)檔案電子檔案，避免電子檔案丟失、篡改。

2.4 計(jì)算機(jī)病毒木馬防范

計(jì)算機(jī)病毒和木馬嚴(yán)重威脅著高校電子人事檔案的安全，可能會(huì)造成信息泄露、丟失，防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬是電子人事檔案管理系統(tǒng)的重要工作內(nèi)容。防范計(jì)算機(jī)病毒和木馬，首先需要加強(qiáng)病毒的技術(shù)預(yù)防以及檢測(cè)工作，要求所有計(jì)算機(jī)都需要安裝殺毒軟件，運(yùn)行電子人事檔案管理系統(tǒng)，調(diào)用管理和查看答案信息時(shí)，需要掃描所有文件和電子郵件，及時(shí)清理病毒木馬，同時(shí)養(yǎng)成良好的計(jì)算機(jī)使用習(xí)慣，減少病毒木馬接觸機(jī)會(huì)。

3 結(jié)語

電子人事檔案管理系統(tǒng)在高校人事檔案管理工作中的應(yīng)用顯著提升了高校人事檔案管理和人事檔案資源利用水平，但是也帶來了一系列信息安全問題，需要采取一系列措施有效解決，才能夠保證高校電子人事檔案信息安全。

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篇6

1.完善規(guī)章制度和管理手冊(cè)

人事檔案管理工作復(fù)雜繁瑣，必須按照相關(guān)的規(guī)章制度來辦事，否則就會(huì)無章可循，無所適從。根據(jù)國家檔案局、國資委關(guān)于檔案工作的新規(guī)范和新要求，結(jié)合企業(yè)實(shí)際工作和社會(huì)現(xiàn)實(shí)需要，要進(jìn)一步健全人事檔案管理體系和工作責(zé)任制，規(guī)范業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，推進(jìn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，使人事檔案案卷的整理更加全面、科學(xué)、完整，為任用考察干部提供準(zhǔn)確、實(shí)用的信息。

2.加強(qiáng)建檔業(yè)務(wù)指導(dǎo)

結(jié)合企業(yè)全面深化改革的實(shí)際，及時(shí)指導(dǎo)合并重組單位、職能調(diào)整單位和新成立單位開展人事檔案業(yè)務(wù)，做好合并重組后被撤銷業(yè)務(wù)或單位的人事檔案處置工作。及時(shí)收集管理改革中新形成的人事檔案，對(duì)檔案材料認(rèn)真整理，進(jìn)行有效細(xì)致的鑒別，去偽存真、查缺補(bǔ)漏，確保材料齊全完整，手續(xù)完備。3.扎實(shí)做好人事檔案歸檔工作完善人事檔案歸檔范圍，做到確認(rèn)依據(jù)齊全、充分，使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況。做好人事檔案歸檔與檔案收集工作，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，保證人事檔案“應(yīng)歸盡歸”，減少重復(fù)歸檔和重復(fù)保存，推動(dòng)檔案資源科學(xué)配置和共享利用，保證人事檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性。

二、加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程

1.進(jìn)一步完善人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用

做好人事檔案管理系統(tǒng)升級(jí)工作，熟練應(yīng)用檔案管理系統(tǒng)，提高應(yīng)用范圍，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)輔助管理。以實(shí)現(xiàn)全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)為目標(biāo)，落實(shí)“增量電子化”要求，保證電子檔案同步歸檔，做到收集齊全、命名科學(xué)、整理有序、元數(shù)據(jù)合理有效、格式規(guī)范、歸檔及時(shí)。

2.加快推進(jìn)人事檔案數(shù)字化、信息化

按照國家相關(guān)要求，加快“存量數(shù)字化”步伐，盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，使文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，加強(qiáng)數(shù)據(jù)質(zhì)量管理，嚴(yán)把數(shù)據(jù)質(zhì)量關(guān)，加強(qiáng)審核力度，確保進(jìn)入系統(tǒng)的數(shù)據(jù)符合要求。

3.開展檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)

做好人事檔案數(shù)字化成果的權(quán)限設(shè)定和掛接工作，搭建聲像檔案展現(xiàn)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的在線閱覽與網(wǎng)絡(luò)利用，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，以此推動(dòng)檔案服務(wù)方式的變革。

4.加大檔案安全保管力度

嚴(yán)格執(zhí)行人事檔案保密管理相關(guān)規(guī)定，制定切實(shí)可行的安全預(yù)案，做好人事檔案保管與利用過程中的保密工作，確保檔案實(shí)體和信息安全。嚴(yán)格遵守人事檔案借閱審批程序和檔案管理系統(tǒng)檔案查閱權(quán)限，明確人事檔案利用的方式和方法。

三、推進(jìn)檔案開發(fā)利用工作

1.創(chuàng)新檔案服務(wù)方式

要?jiǎng)?chuàng)新思維、善于謀劃，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)，主動(dòng)利用檔案資源服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)決策和企業(yè)發(fā)展。積極提供人事檔案利用服務(wù)，為企業(yè)全面深化改革提供檔案信息資源保障；結(jié)合人事檔案利用需求，加強(qiáng)檔案信息分類管理，提供多樣化、個(gè)性化、常態(tài)化的檔案服務(wù)。

2.加強(qiáng)人事檔案文化產(chǎn)品開發(fā)

對(duì)人事檔案中的內(nèi)容進(jìn)行篩選、提煉、加工、編撰，把人事檔案轉(zhuǎn)化為文化產(chǎn)品，推出一些有特色、有影響力的佳作。以檔案資料為主舉辦各種展覽、制作電視節(jié)目或音像制品等，使檔案從庫房中“走出來”，更精彩。

3.做好人事檔案的宣傳和研究工作

圍繞“國際檔案日”宣傳主題深入宣傳檔案工作服務(wù)企業(yè)改革發(fā)展的作用和成果，提高全員檔案意識(shí)。深入宣傳人事檔案部門在服務(wù)改革發(fā)展中的新舉措、新成果和典型案例，把檔案變成現(xiàn)實(shí)的延伸、背景和參照。另外，要加強(qiáng)對(duì)檔案工作重點(diǎn)難點(diǎn)和關(guān)鍵問題的研究，及時(shí)總結(jié)好的做法和利用案例，引領(lǐng)檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

四、落實(shí)相關(guān)保障措施

1.加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)

充分利用國家組織的專業(yè)培訓(xùn)、遠(yuǎn)程教育等方式，制定培訓(xùn)規(guī)劃，優(yōu)化和豐富培訓(xùn)內(nèi)容，做好各類檔案人員的崗位培訓(xùn)，提高全員業(yè)務(wù)素質(zhì)。務(wù)必使檔案管理人員熟悉人事檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，明確鑒別、分類的內(nèi)容和歸檔的要求，更好地掌握科學(xué)管理人事檔案的方法和原則，以便提高工作效率和檔案質(zhì)量。

2.深入推進(jìn)檔案評(píng)價(jià)工作

企業(yè)人事部門要堅(jiān)持和完善檔案工作評(píng)價(jià)機(jī)制，定期抽檢人事檔案，評(píng)分排名，對(duì)于出現(xiàn)的問題，要積極認(rèn)真及時(shí)地整改。以評(píng)價(jià)為抓手推動(dòng)各項(xiàng)管理要求的落實(shí)，提升檔案工作整體水平，使人事檔案工作更加科學(xué)實(shí)用，為人事資源管理工作提供幫助。

五、總結(jié)

篇7

企業(yè)人事檔案采用電子信息化管理，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)各類資源的收集和共享，有利于強(qiáng)化企業(yè)各部門之間、企業(yè)之間的聯(lián)系與合作，全面提高企業(yè)人事檔案的使用效率和使用價(jià)值，幫助企業(yè)更好地完成工作。企業(yè)在增添新人檔案的時(shí)候，利用計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和電子信息系統(tǒng)，可以減少新人資料的搜索時(shí)間，方面快捷，節(jié)省時(shí)間，同時(shí)保證人員檔案的有效性和真實(shí)性。企業(yè)人事檔案實(shí)施電子信息化管理以后，可有效減少信息的傳輸環(huán)節(jié)，減少紙質(zhì)檔案的使用效率，節(jié)約環(huán)保的同時(shí)還可以保證檔案資料的完整性，在使用過程中僅需要使用U盤等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行查看。此外，人事檔案實(shí)施信息化管理大大增加了企業(yè)的信息存儲(chǔ)量，提高了企業(yè)人事檔案管理速度。具體來說，企業(yè)實(shí)施人事檔案電子信息化管理主要有以下幾點(diǎn)必要性。

1.1企業(yè)人事檔案信息化管理是現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展的需求

如今，辦公自動(dòng)化已經(jīng)逐漸完善，企業(yè)在人事檔案管理和應(yīng)用的過程中大部分?jǐn)?shù)據(jù)的使用都是用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)完成的。這就要求企業(yè)的人事檔案管理必須盡快實(shí)現(xiàn)信息化、無紙化，只有全面實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化才能適應(yīng)企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，提高企業(yè)的綜合管理水平。

1.2建立電子檔案可以有效保護(hù)原始檔案

傳統(tǒng)企業(yè)的人事檔案管理都是紙質(zhì)檔案，人工管理需要付出很多的人力、物力和財(cái)力。但是實(shí)施電子信息化管理，就可以在信息化條件下由計(jì)算機(jī)代替人工完成人事檔案管理工作，這在很大程度上節(jié)約了管理時(shí)間，有效減少了檔案的翻查工作，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)空間是無限制的，可以保存大量數(shù)據(jù)信息，這對(duì)保護(hù)企業(yè)的原始檔案具有很好的作用，非常有利于延長檔案的使用時(shí)間。

1.3完善企業(yè)內(nèi)部管理的必然要求

通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)來完善企業(yè)的人事檔案管理，可以節(jié)省企業(yè)的人力、物力、財(cái)力，同時(shí)可以節(jié)省時(shí)間，提高工作效率，有效降低企業(yè)的運(yùn)營成本，進(jìn)而可以促進(jìn)企業(yè)更好地發(fā)展，為客戶提供更加優(yōu)越的服務(wù)。

2企業(yè)傳統(tǒng)人事檔案管理存在的弊端

2.1人事檔案管理手段落后

目前，我國雖然很多大型企業(yè)已經(jīng)全面實(shí)施人事檔案信息化管理，但是還有很多小型企業(yè)未能全面開展檔案的信息化管理工作。很多小型企業(yè)的設(shè)備不足，辦公硬件跟不上，導(dǎo)致企業(yè)無法建立專門的人事檔案管理辦公室，將所有檔案全部集中在辦公人員的辦公室內(nèi)，而且存放設(shè)備簡陋，沒有嚴(yán)格的保密性，幾乎所有人都可以輕松地接觸到人事檔案，嚴(yán)重危及一些重要檔案信息的安全性。同時(shí)檔案管理工作人員不具備專業(yè)技能，對(duì)人事檔案管理沒有給予足夠的重視，缺乏工作積極性。即便人事檔案管理工作人員具備專業(yè)技能，但是其綜合素質(zhì)較低，無法科學(xué)管理、規(guī)劃人事檔案管理工作。

2.2電子檔案管理意識(shí)淡薄

很多人認(rèn)為檔案管理對(duì)企業(yè)的發(fā)展沒有作用，其實(shí)不然，檔案管理不僅可以優(yōu)化企業(yè)工作人員的資源配置，同時(shí)還可以幫助企業(yè)儲(chǔ)備人才，了解人才資源發(fā)展的前沿信息。但是在現(xiàn)實(shí)環(huán)境中，企業(yè)檔案管理人員非但不能及時(shí)整理現(xiàn)有人員的基本資料，還經(jīng)常發(fā)生丟失、遺漏等問題，更沒有人才儲(chǔ)備的工作環(huán)節(jié)。此外，有些企業(yè)的檔案管理部分工作仍然停留在人工手寫的環(huán)節(jié)，資料填寫隨意性很強(qiáng)，而且手寫資料字跡潦草，容易損毀，造成人事檔案的質(zhì)量和完整度不高。

2.3思想上不重視檔案管理工作

很多企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為企業(yè)的檔案管理工作并不重要，只要提高生產(chǎn)技術(shù)便可以全面提高企業(yè)的發(fā)展。其實(shí)不然，企業(yè)人事檔案管理對(duì)提高企業(yè)發(fā)展具有重要意義。企業(yè)人事檔案管理可以優(yōu)化企業(yè)的資源配置，提高企業(yè)人事管理效率，有效為企業(yè)吸收優(yōu)秀人才。但是很多企業(yè)并未重視檔案管理工作，對(duì)此崗位只安排了一些“關(guān)系戶”，或者從企業(yè)其他崗位轉(zhuǎn)過來的人員進(jìn)行檔案管理工作。這些人基本上都不是專業(yè)檔案管理人員，根本沒有檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)和基礎(chǔ)，僅僅對(duì)檔案進(jìn)行簡單的整理，根本沒有充分發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢(shì)作用。

2.4信息化管理技術(shù)更新較慢

目前，我國部分企業(yè)對(duì)人事檔案管理雖然采用了信息化管理，但是企業(yè)并沒有根據(jù)發(fā)展需求對(duì)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行更新和維護(hù)。電子檔案管理系統(tǒng)雖然有很多優(yōu)勢(shì)，但是管理系統(tǒng)仍然需要人為地進(jìn)行管理、維護(hù)和更新，這樣才能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展，適應(yīng)社會(huì)發(fā)展。然而我國的部分企業(yè)雖然引進(jìn)了電子檔案管理，卻嚴(yán)重缺乏對(duì)檔案的管理與維護(hù)，導(dǎo)致管理系統(tǒng)經(jīng)常出現(xiàn)問題，影響正常工作。

2.5工作人員綜合素質(zhì)有限

企業(yè)檔案管理曾經(jīng)是最容易被企業(yè)忽略的崗位，所以崗位職能看似并不重要，因此檔案管理職位基本上都是非檔案專業(yè)人員進(jìn)行操作。這些工作人員要么是企業(yè)工作人員的家屬親戚，要么是從其他崗位轉(zhuǎn)過來的，根本沒有檔案管理的經(jīng)驗(yàn)，也沒有相關(guān)的理論基礎(chǔ)。同時(shí)，企業(yè)未能對(duì)檔案管理工作人員給予適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)。然而全新的電子信息化管理對(duì)檔案管理提出了更高的要求，不僅要具備檔案專業(yè)知識(shí)，還要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。原有的工作人員工作能力已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能勝任現(xiàn)有的崗位，綜合素質(zhì)亟待提高。

3企業(yè)人事檔案如何實(shí)施信息化管理

3.1不斷完善電子信息化系統(tǒng)

要想在人事檔案管理工作中運(yùn)用信息化管理，首先要建立一個(gè)完善的信息化硬件管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)要對(duì)企業(yè)的每一個(gè)科室的檔案信息進(jìn)行整理分類，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，有效提高人事檔案電子信息管理的作用。為了全面提高工作人員對(duì)電子信息化的管理和操作能力，企業(yè)應(yīng)該不斷加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的培訓(xùn)，保證檔案信息錄入的真實(shí)性、有效性。為了保證企業(yè)檔案資料的時(shí)效性，工作人員應(yīng)該對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)修改。與此同時(shí)，企業(yè)還要做好對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的升級(jí)維護(hù)工作，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

3.2建立企業(yè)人事檔案的信息數(shù)據(jù)庫

人事檔案電子信息化的實(shí)現(xiàn)，首先需要把館藏多年的紙質(zhì)文件的內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)人事檔案管理系統(tǒng)中，但是由于文件的數(shù)量過多，延緩了工作的進(jìn)展。這就要求企業(yè)加大對(duì)信息化改革的投入，增加工作人員，加快對(duì)紙質(zhì)文件的掃描與輸入，并對(duì)資料進(jìn)行整理和分類，建立起一套由數(shù)據(jù)輸入、整理、更改、信息查詢及系統(tǒng)維護(hù)為一體的完整的檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息資源的網(wǎng)絡(luò)與計(jì)算機(jī)一體化，及進(jìn)行信息的遠(yuǎn)程運(yùn)輸和區(qū)域化共享。

3.3轉(zhuǎn)變檔案管理人員的意識(shí)

在企業(yè)人事檔案?jìng)鹘y(tǒng)的管理模式中，在信息收集方面比較滯后，難以適應(yīng)信息管理的轉(zhuǎn)換。因此，企業(yè)需加強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，做好檔案信息管理的保密工作，并確保檔案信息不被惡意修改和破壞；為防止黑客入侵對(duì)檔案造成破壞，應(yīng)確保網(wǎng)絡(luò)安全，做好防御工作；對(duì)重要的文件設(shè)定只讀權(quán)限或進(jìn)行加密，以保障檔案信息的真實(shí)性，可以通過制定相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，來使檔案得到規(guī)范化管理，從而提高檔案的使用效率。

3.4企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)

企業(yè)積極引進(jìn)人事檔案電子信息化管理，這對(duì)該崗位提出了全新的要求，為了適應(yīng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展需求，企業(yè)應(yīng)該對(duì)現(xiàn)有工作人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓其能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能夠熟練應(yīng)用人事檔案管理系統(tǒng)，保證人事檔案的有效使用，提高工作效率和質(zhì)量。

4結(jié)語

篇8

一、人事檔案管理工作中存在的問題

（一）人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施不完善，管理的科學(xué)化、信息化程度不高

首先人事檔案保管的環(huán)境設(shè)備并不是非常健全完善，將普通的辦公室作為檔案的庫房，導(dǎo)致庫房的溫度濕度無法得到適宜的控制，庫房的門窗一般都是普通門窗，封閉效果不高，非常容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被人破壞。另外人事檔案保管現(xiàn)代化設(shè)施并不是非常完善。目前，有的單位并未引入電子化的人事檔案管理系統(tǒng)，檔案的材料還是限制在紙質(zhì)的檔案的保管上，所以導(dǎo)致人事檔案管理工作效率低，科學(xué)化水平不高。

（二）檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)定

人事管理隊(duì)伍穩(wěn)固程度受到領(lǐng)導(dǎo)是否重視所決定，企業(yè)一般來講對(duì)人事檔案管理工作的態(tài)度就是用時(shí)關(guān)注，不用就忽略，無法獲得真正意義上的關(guān)注，造成非常多管理工作者積極性降低，對(duì)檔案管理工作不單單是保管，并未使用創(chuàng)新的眼光來將工作質(zhì)量和效率提升，最終將檔案管理直接變成了材料保管工作。

（三）人事檔案管理手段落后，管理水平低

目前，雖然單位開始在工作當(dāng)中使用電子化的人事檔案管理系統(tǒng)?？墒菍?shí)際應(yīng)用當(dāng)中，有的職員對(duì)使用電腦還是約束在錄入信息當(dāng)中，進(jìn)行檢索查閱檔案信息的同時(shí)，還是依靠人力手工操作進(jìn)行，還未充分發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)的作用，就促使人事檔案管理方法比目前的現(xiàn)代化落后。

（四）管理缺乏規(guī)范化

伴隨著不斷完善的人力資源管理制度，人事管理當(dāng)中不斷的將改革進(jìn)行發(fā)展，可是在一些小地方，人事檔案管理工作還并不是非常規(guī)范。員工入職離職的步驟上，并未獲得良好的銜接。人事檔案管理部門并未充分的進(jìn)行關(guān)注，造成檔案丟失情況出現(xiàn)。市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的影響中，人事服務(wù)成為潮流，受到多個(gè)單位的認(rèn)同?？墒怯械膯挝徊]有人力資源管理部門和檔案管理機(jī)構(gòu)，造成單位將員工的人事檔案放在人事服務(wù)中心。同時(shí)人事中心只是將檔案進(jìn)行保管，員工工作表現(xiàn)和績效考核沒有及時(shí)記錄到檔案當(dāng)中，這樣的人事檔案將不會(huì)全面的展現(xiàn)在勞動(dòng)者基本情況。不規(guī)范的人事檔案存儲(chǔ)模式將不會(huì)發(fā)揮人力資源管理的關(guān)鍵作用。

二、加強(qiáng)人事檔案的管理工作的措施

（一）完善檔案管理工作的基礎(chǔ)建設(shè)，提高檔案管理的安全性

建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施從兩個(gè)方面著手。首先將環(huán)境設(shè)施健全完善，利用人事檔案管理部門投入人力物力財(cái)力，將工作環(huán)境改善，將防火、防潮、防盜功能齊全的專門的庫房建立起來，更好的將檔案管理的安全提升。其次，將先進(jìn)的系統(tǒng)設(shè)施積極的引入。利用資金投入帶來現(xiàn)代化的人事檔案管理工作所需要的設(shè)備，將傳統(tǒng)依靠人力收集操作、查閱檔案的情況改變，將檔案管理工作變成了促進(jìn)單位進(jìn)步的重點(diǎn)因素。

（二）培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理人才

現(xiàn)代化高素質(zhì)的管理人才是實(shí)現(xiàn)人事檔案管理不可缺少的因素。所以，將聘用現(xiàn)代化管理人才歸入到單位招聘計(jì)劃當(dāng)中。高素質(zhì)的人事檔案管理人才要具有計(jì)算機(jī)的知識(shí)，將熟練使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，同時(shí)具備強(qiáng)大的業(yè)務(wù)水平和豐富的專業(yè)理論知識(shí)。電子計(jì)算機(jī)根據(jù)自身的高速運(yùn)算和數(shù)據(jù)處理能力，為檔案工作者帶來科學(xué)的管理方式和檢索技術(shù)。

為了可以提升企業(yè)檔案管理水準(zhǔn)，需要將人事檔案管理工作人員的綜合水平和能力提高。單位需要定期為人事檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)或者開展研討會(huì)，對(duì)新上任的工作人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)工作。指導(dǎo)人事檔案管理工作者積極的參與到專業(yè)的培訓(xùn)當(dāng)中，更好的將自身的專業(yè)素養(yǎng)和技術(shù)水平提升。將人事檔案管理工作人員的再教育工作做好，將更好的提升人事檔案管理工作人員的工作積極性。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

21世紀(jì)是一個(gè)信息化的時(shí)代，人事檔案管理工作當(dāng)中廣泛的使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)。不但能夠?qū)⑷耸聶n案資料的錄入速度提升，還可以為人事檔案整理查閱帶來方便，將人事檔案管理工作的便利程度充分滿足，將存儲(chǔ)空間節(jié)約下來，防止因?yàn)榧堎|(zhì)檔案而導(dǎo)致紙質(zhì)檔案丟失損壞，確保檔案管理安全，同時(shí)方便了檔案的翻閱，利用信息化的人事檔案管理幫助完善人事檔案管理系統(tǒng)。第一將人事檔案管理信息化數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)，將人事檔案的利用率提升，將延長檔案資源的壽命，降低出現(xiàn)的損失。第二，數(shù)據(jù)化的人事檔案工作將傳閱工作變得更加便捷，將實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)、信息、資源化水平。

（四）規(guī)范管理制度

將人事檔案規(guī)范化管理工作做好，第一步要將先進(jìn)的思想意識(shí)確定好，將人事檔案管理觀念和方式全面掌握，促使人事檔案管理更加信息化向前發(fā)展，學(xué)習(xí)優(yōu)秀的人事檔案管理步驟方式。人事檔案服務(wù)當(dāng)中，要和用人單位密切聯(lián)系溝通，將工作人員的表現(xiàn)情況及時(shí)記錄，將員工的人事檔案完善。這樣將人事檔案規(guī)范化管理保證人力資源可持續(xù)發(fā)展進(jìn)步。

篇9

一、檔案管理的重要性

(一)促進(jìn)企業(yè)科研技術(shù)發(fā)展

企業(yè)的發(fā)展離不開先進(jìn)科技的支撐，這就要求廣大的企業(yè)職工在工作實(shí)踐中要不斷地進(jìn)行先進(jìn)技術(shù)的探索，利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)為企業(yè)的發(fā)展服務(wù)?？萍夹畔⒌氖占芾?，開發(fā)利用科技檔案資源，將科研計(jì)劃管理與檔案管理相結(jié)合，挖掘科技檔案中實(shí)用的科技信息，使之成為科研立項(xiàng)、實(shí)施以及科研成果投入生產(chǎn)的重要依據(jù)。充分利用科技檔案，開發(fā)、推廣和應(yīng)用科研成果，加快新產(chǎn)品研究的進(jìn)度，通過對(duì)企業(yè)新產(chǎn)品研究成果的學(xué)術(shù)交流，逐步推進(jìn)企業(yè)的科研技術(shù)水平。

(二)促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)效率提高

人事檔案是企業(yè)檔案管理的組成部分，專業(yè)性很強(qiáng)，也是評(píng)價(jià)和衡量企業(yè)員工工作效率的重要依據(jù)。作為人才信息縮影的人事檔案，是各類人才在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中形成的原始記錄，是人才在德、能、勤、績等方面的綜合反映。人事檔案資料信息的利用率高、時(shí)間性、實(shí)用率強(qiáng)，必須在短時(shí)間內(nèi)做好收集、整理、登記、分類、貯存和檔案的利用等工作，利用好人事檔案，有助于企業(yè)根據(jù)人才的不同特點(diǎn)，合理的使用人才，把員工在工作中形成的信息資料進(jìn)行全面系統(tǒng)的收集和分析，及時(shí)準(zhǔn)確的向企業(yè)決策者提供有價(jià)值的人事信息。為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)企業(yè)管理，進(jìn)一步總結(jié)提高企業(yè)管理水平提供可靠依據(jù)，在提高企業(yè)生產(chǎn)效率方面起到至關(guān)重要的作用。

(三)促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備管理

生產(chǎn)設(shè)備管理直接關(guān)系到企業(yè)效益，完善的企業(yè)生產(chǎn)設(shè)備檔案為企業(yè)全面、準(zhǔn)確地了解設(shè)備購置使用情況提供了可靠的技術(shù)憑證，也為設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn)提供了保障。設(shè)備檔案在大型儀器的引進(jìn)和維護(hù)中能起到不可低估的作用。充分利用設(shè)備檔案考查，了解設(shè)備使用頻率及使用壽命，為購置新的生產(chǎn)設(shè)備提供及時(shí)、準(zhǔn)確的信息，避免生產(chǎn)資源浪費(fèi)，是提高企業(yè)生產(chǎn)效益的重要途徑。

二、檔案管理中存在的問題和分析

(一)檔案管理觀念落后，檔案管理人員素質(zhì)不高

目前，許多檔案管理部門對(duì)于檔案管理工作的意識(shí)仍然十分淡薄，管理工作的方法仍然沿用落后的管理模式，而這些落后的管理模式都是相對(duì)比較傳統(tǒng)的，而隨著檔案資源的不斷增加，檔案的管理工作也就隨之出現(xiàn)了問題和狀況。而問題的發(fā)生一旦沒有得到及時(shí)地解決并不斷堆積，必定會(huì)降低檔案管理工作的效率，限制檔案管理工作的進(jìn)步，落后與時(shí)展的腳步。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢(shì)下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長期以來人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，檔案管理人員的文化素質(zhì)普遍不高。

(二)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性不高

一方面，檔案管理系統(tǒng)在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下是一個(gè)開放的系統(tǒng)，一些企業(yè)內(nèi)部和外部信息技術(shù)人員由于利益的驅(qū)使，蓄意破壞檔案管理系統(tǒng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行篡改或者偷盜；同時(shí)網(wǎng)絡(luò)檔案管理硬件運(yùn)行不穩(wěn)定、設(shè)備安裝不到位、受到外界電磁場(chǎng)信號(hào)干擾、硬件設(shè)施的偶然故障、檔案管理人員的操作不當(dāng)?shù)榷紩?huì)造成檔案信息的失真，其完整性受到破壞。另一方面，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理高度透明，以及檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的高速傳播速率，同時(shí)由于檔案數(shù)據(jù)的收集缺乏行之有效的明確標(biāo)識(shí)，這就對(duì)檔案系統(tǒng)內(nèi)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性產(chǎn)生了直接的影響。如果檔案管理系統(tǒng)不穩(wěn)定將制約網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行和數(shù)據(jù)傳輸?shù)乃俣壬踔猎斐刹糠只蛉繑?shù)據(jù)的丟失或出錯(cuò)。如果網(wǎng)絡(luò)安裝不規(guī)范、線路不暢通、接觸不良、軟件安裝不當(dāng)，必然會(huì)影響網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定運(yùn)行，進(jìn)而影響檔案信息處理和傳輸?shù)乃俣?，也?duì)檔案管理的安全造成威脅。

(三)檔案管理制度有待完善

檔案管理制度不健全、管理不科學(xué)、日常維護(hù)不及時(shí)、維護(hù)不當(dāng)、數(shù)據(jù)無備份等造成的風(fēng)險(xiǎn)，其危害主要是影響工作效率，甚至導(dǎo)致數(shù)據(jù)產(chǎn)生錯(cuò)誤、數(shù)據(jù)丟失等。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理系統(tǒng)中，權(quán)限分工的主要形式是口令授權(quán)?？诹畲娣庞谟?jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，一旦通過計(jì)算機(jī)信息技術(shù)手段被人偷看或竊取，便會(huì)帶來巨大的隱患。這與手工檔案管理不同，一旦口令失竊，追查起來相當(dāng)困難。同時(shí)，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)傳輸和保存集中在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，數(shù)據(jù)處理形式產(chǎn)生了質(zhì)的變化，對(duì)電子數(shù)據(jù)的修改、轉(zhuǎn)移、篡改、非法攔截、偽造、刪除、隱匿等行為可以不留任何痕跡，不容易及時(shí)發(fā)現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理機(jī)制與手段已不適應(yīng)計(jì)算機(jī)的環(huán)境，企業(yè)內(nèi)部檔案管理面臨失效風(fēng)險(xiǎn)，因而給內(nèi)部控制帶來了新的難題。如何建立嚴(yán)密的檔案管理控制體系，保證企業(yè)私密檔案信息的安全和完整，將是檔案管理體系面臨的最為艱難的事情。

三、檔案管理工作提出以下幾點(diǎn)思考及對(duì)策

(一)建章立制，有章可循，規(guī)范操作

積極主動(dòng)做好檔案收集工作，做到制度上墻，操作人員有章可循。建立職工借閱檔案登記簿，職工檔案轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出登記簿，職工檔案材料轉(zhuǎn)入、 轉(zhuǎn)出登記簿，檔案材料移交表等。對(duì)由于歷史原因，確實(shí)收集不到的檔案材料，要查明原因， 登記說明，為以后的查找工作提供方便。因此，我們?cè)谑占瘷n案資料時(shí)要做到口勤、手勤、 腳勤，及時(shí)追補(bǔ)和補(bǔ)充新的資料，真正起到人事檔案的依據(jù)作用。

(二)積極做好宣傳工作，加強(qiáng)檔案管理人員的事業(yè)心、責(zé)任感

積極做好宣傳工作，對(duì)收集的材料要認(rèn)真核實(shí)，把真實(shí)可靠的材料收入人事檔案，把好質(zhì)量關(guān)。在檔案鑒別過程中， 檔案管理人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)、確保檔案真實(shí)完整， 充分認(rèn)識(shí)到職工人事檔案管理工作在人才資源開發(fā)中的重要性，不斷改進(jìn)工作方式、工作方法，創(chuàng)新工作模式，提高工作效率，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。在鑒別過程中，能明辨是非，堅(jiān)決把那些虛假的資料拒之門外，維護(hù)人事檔案的真實(shí)性、可靠性、完整性。

(三)提高人民群眾對(duì)檔案材料重要性的認(rèn)識(shí)

一是加大宣傳力度，提高對(duì)人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)，做好咨詢服務(wù)工作， 利用多種渠道向群眾宣傳有關(guān)人事檔案的管理知識(shí)，使其認(rèn)識(shí)到，人事檔案并不是可有可無的，它對(duì)本人今后工作有著重要的影響。二是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理，做到檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個(gè)環(huán)節(jié)科學(xué)規(guī)范。三是加強(qiáng)收集工作，完善檔案內(nèi)容，及時(shí)補(bǔ)充檔案缺失材料，提高檔案的利用價(jià)值。

(四)加快檔案信息化進(jìn)程，提高工作效率

如何利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、 檢索，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，已經(jīng)成為人事檔案管理工作的重要課題。這就要求盡快建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，使人事檔案的管理實(shí)現(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化。同時(shí)，在規(guī)定相應(yīng)使用權(quán)限的情況下，部分信息對(duì)部門和個(gè)人開放，建立公開、透明的人事檔案管理機(jī)制。如此一來，不僅能使大家增強(qiáng)檔案意識(shí)，增加人事檔案管理工作的透明度，還為單位發(fā)現(xiàn)人才、培養(yǎng)人才和使用人才奠定了信息基礎(chǔ)。

(五)要確立檔案是企業(yè)獨(dú)有的信息和知識(shí)觀念

在當(dāng)今瞬息萬變的知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮中,企業(yè)各自的檔案是獨(dú)有的原始記錄,記錄著未公開的、未申請(qǐng)專利的知識(shí)和技術(shù),如各種設(shè)計(jì)資料、 圖紙數(shù)據(jù)等。占有這方面的檔案就是占有企業(yè)的技術(shù)秘密和獨(dú)有知識(shí)。如果企業(yè)的檔案材料不收集、整理、保管好,在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)和信息流通的今天,很可能給企業(yè)造成無法挽回的損失。

篇10

[關(guān)鍵詞]干部；人事檔案；信息化；管理現(xiàn)狀；對(duì)策

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.12.161

[中圖分類號(hào)]G275.9 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A [文章編號(hào)]1673-0194（2015）12-0-01

近年來，我國的干部人才流動(dòng)越來越頻繁，干部人事檔案關(guān)系的流轉(zhuǎn)也隨之頻繁起來。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來臨與信息技術(shù)的發(fā)展，讓干部人事檔案信息化管理成為檔案管理的必然。建立一個(gè)共享性的干部人事檔案管理信息化平臺(tái)，有效地收集與整理人事檔案信息，才能促進(jìn)人事檔案的有效利用，從而做好干部人才的配置工作。

1 干部人事檔案信息化管理的意義

1.1 有利于干部人事檔案管理的高效化

在我國干部隊(duì)伍不斷壯大的今天，人才流動(dòng)性也有所提高。在這樣的社會(huì)背景下，檔案管理部門傳統(tǒng)的手工型人事檔案管理方式已經(jīng)不能滿足相關(guān)單位的管理需求。信息技術(shù)的飛躍式發(fā)展，使計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)與人事檔案管理工作的聯(lián)系逐漸密切。結(jié)合科學(xué)技術(shù)做好干部人事檔案信息化改革工作，讓人事檔案管理系統(tǒng)更加全面，促進(jìn)干部人事檔案相關(guān)信息與數(shù)據(jù)的完善。

1.2 有利于干部人事檔案信息的有效保存

在傳統(tǒng)的干部人事檔案管理工作中，所有人事檔案都以紙質(zhì)形式進(jìn)行保存。每一次檔案的檢索與翻閱，都會(huì)損害紙質(zhì)檔案的質(zhì)量。從某種程度上來講，紙質(zhì)檔案不利于長期保存與使用。在干部人才隊(duì)伍流動(dòng)性快速提高的今天，檔案的檢索與查閱次數(shù)明顯提高，遷移資料也不斷增多，紙質(zhì)檔案很容易在遷移過程中遺失。信息化的干部人事檔案管理工作可極大地避免這些問題，將紙制檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)，不僅有利于檢索與使用，還能長期保存。

2 干部人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 人事檔案管理理念與方法落后

人事檔案管理工作具有較強(qiáng)的專業(yè)性，在科學(xué)技術(shù)不能提供高效的人事檔案管理方法之前，檔案管理者的工作量很大，不僅要做好檔案信息的收集與編制工作，還要定期更新檔案。每一份檔案都要進(jìn)行手工書寫與裝訂，極大地考驗(yàn)檔案管理者的耐心與業(yè)務(wù)能力。在科學(xué)技術(shù)服務(wù)于檔案管理工作的當(dāng)今社會(huì)，許多單位的管理者沒有意識(shí)到信息化管理的重要性與便利性，不愿更新工作方法，安于現(xiàn)狀，影響人事檔案管理工作的信息化。

2.2 檔案的利用效率過低

目前，許多單位已實(shí)現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)的全面覆蓋，也引進(jìn)了足夠數(shù)量的計(jì)算機(jī)。但是，有關(guān)于檔案管理工作的配套設(shè)計(jì)以及計(jì)算機(jī)軟件仍然沒有得到有效應(yīng)用。一些單位的檔案信息化管理工作還停留在初級(jí)階段，也就是目錄的存儲(chǔ)和檢索階段。沒有統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的約束，部分單位內(nèi)部的各個(gè)部門之間沒有建立干部人事檔案共享平臺(tái)，使得檔案信息管理工作各自為政，限制了檔案信息使用功能的發(fā)揮。

3 干部人事檔案信息化管理的提升

3.1 加強(qiáng)干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)

相關(guān)單位要更新人事檔案管理的硬件設(shè)備，開發(fā)符合單位干部人事檔案管理工作需求的軟件，并根據(jù)人事檔案管理軟件建立一個(gè)符合單位實(shí)際的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。健全的人事檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)當(dāng)同時(shí)具備信息的接收與傳遞、存儲(chǔ)、利用功能。人事檔案信息數(shù)據(jù)庫的建立，是干部人事檔案管理工作的關(guān)鍵要素。將每一個(gè)部門的人事檔案管理數(shù)據(jù)集合在一起，提升信息的使用效率，確保檔案信息可以被反復(fù)檢索、查閱與使用，推動(dòng)干部人事檔案信息化管理的發(fā)展。

3.2 做好部門協(xié)調(diào)，促進(jìn)檔案資源共享

對(duì)于單位來說，干部人事檔案信息的收集、整理與核實(shí)會(huì)涉及到多個(gè)部門的人事管理工作。因此，單位管理者要做好部門之間的協(xié)調(diào)工作，通過各部門間互通有無，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料的規(guī)范化。要促進(jìn)人事檔案管理體系的建立，就需要每個(gè)部門提供真實(shí)的有關(guān)人事檔案管理對(duì)象本身的人力、財(cái)力情況，整合多方面的信息做好人事檔案管理工作。檔案管理者要重視網(wǎng)絡(luò)的作用，以信息為中心，與信息需求者共享信息，讓人事檔案管理工作真正實(shí)現(xiàn)其價(jià)值。

3.3 做好人事檔案信息化管理的安全保護(hù)措施

在計(jì)算機(jī)中利用軟件存儲(chǔ)人事檔案信息以及利用網(wǎng)絡(luò)傳遞人事檔案信息，要確保人事檔案信息的安全性。在人事檔案的信息化管理工作中，管理者要做好禁止非法用戶竊聽信息的工作，杜絕人事檔案信息外流，加強(qiáng)人事檔案信息系統(tǒng)的用戶管理工作。例如認(rèn)證身份和設(shè)置密碼等措施，都可提高人事檔案軟件管理的安全性。在人事檔案的信息化管理中，也要做好備份與隔離處理，提高信息資源的安全性。一旦發(fā)現(xiàn)有用戶越權(quán)操作或非法操作，要在第一時(shí)間用制止。

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