導語：如何才能寫好一篇基建檔案工作計劃，這就需要搜集整理更多的資料和文獻，歡迎閱讀由公務員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

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一、認證檢查簡介

目前，邵陽市直一、二級機構(gòu)有近200個單位檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準，為促進這些單位檔案工作發(fā)展，我局決定2012年開展市級標準認證工作，納入全年工作計劃，并經(jīng)市委常委會議研究同意，納入“檔案工作規(guī)范化管理年”活動一項重要內(nèi)容。年初，在印發(fā)的《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》（邵檔發(fā)[2012]2號）中推出市級認證標準，文件中確定“8月為評估合格認證月”。6月，我局印發(fā)了《關(guān)于開展首批檔案工作規(guī)范化管理合格認證檢查的通知》（邵檔業(yè)[2012]4號）文件，首批確定134個單位為合格認證檢查對象。8月份，全局領(lǐng)導、干部分成6組開展合格認證檢查。截止目前，一共檢查了99個單位，達到市級合格標準有50個，限期改正有49個，其中書面限期改正28個，口頭限期改正21個，較好地促進了基層單位檔案工作的發(fā)展。

二、認證檢查的特點

1.追究性特點。根據(jù)《檔案法》第六條規(guī)定“國家檔案行政管理部門主管全國檔案事業(yè)，對全國的檔案事業(yè)實行統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導”，《檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查工作暫行規(guī)定》第八條規(guī)定“縣級以上檔案行政管理部門對各自管轄范圍內(nèi)檔案法規(guī)的貫徹實施情況進行監(jiān)督檢查。檔案執(zhí)法監(jiān)督檢查應與檔案業(yè)務工作密切結(jié)合，檢查的內(nèi)容和重點應根據(jù)檔案法規(guī)實施的情況具體確定”。為此，我們按“檢查的內(nèi)容和重點”結(jié)合本地的實際情況，加大對基層單位檔案工作薄弱環(huán)節(jié)的監(jiān)督指導，以認證的形式，重點檢查薄弱環(huán)節(jié)，促進工作發(fā)展。這樣，依法檢查，合格底線，不容打折。凡是認證不合格的單位，依法追究，限期改正。認證檢查與其他檢查有明顯的不同，非淺嘗輒止，而是追究到底，直到合格。追究性特點，提示我們“開弓沒有回頭箭”。

2.必檢性特點。凡未達到檔案工作規(guī)范化管理省二級標準以上的單位，都在合格檢查認證之列，一改過去對那些檔案工作管理差的單位沒有一個較硬的措施來監(jiān)督的局面，“江邊洗蘿卜，一個個來”。同時也強化了檔案行政管理部門的職責，就是不能容許檔案工作不合格的存在，沒認證的必須檢查認證，不合格的必須抓緊改正。合格認證評估借鑒《湖南省檔案工作規(guī)范化管理標準》的評估模式，按照《邵陽市檔案工作合格標準評分細則》的內(nèi)容全面檢查評估，集檢查、監(jiān)督、指導為一體，采用100分制，其中組織管理20分，保管保護25分，基礎業(yè)務工作35分，開發(fā)利用20分。通過聽、看、評、議等程序，將認證檢查情況向被檢查單位反饋。必檢性特點，告訴我們檔案行政管理部門贏得了“發(fā)球權(quán)”。

3.強制性特點。認證合格除評估總分要求在60分以上，還強調(diào)必須具備3個條件：一是必須健立健全檔案管理各項工作制度。如檔案工作人員崗位職責、保密、庫房管理、安全保衛(wèi)、查閱利用、立卷歸檔、電子文件歸檔管理等制度，缺一項扣0.5分，缺3項制度（含3項）的為不合格標準。二是必須不存在安全隱患。三是必須各門類檔案整理達到80%的記分比例。如文書檔案、業(yè)務或?qū)I(yè)檔案、會計檔案、基建檔案、特殊載體檔案等門類檔案整理規(guī)范（10分），每門類檔案整理計2分。這3條是檔案執(zhí)法監(jiān)督下達整改通知前提條件，10項行為所涵蓋的內(nèi)容，我們從中選擇這3條，是基層單位普通存在的薄弱環(huán)節(jié)，把它作為合格認證檢查的重點，也是單位必須做好檔案工作的底線。同時，也是我們開展認證工作的底氣，具有較強的強制性。強制性特點揭示認證檢查的底線和底氣所在。

三、認證檢查的意義

1.加大依法行政力度，形成長效機制。合格認證檢查的推出，檢查對象廣，按《檔案法》規(guī)定屬地管理的原則，任何單位無一例外，對檔案工作規(guī)范化管理未達到省二級以上標準的單位都有了約束機制。檔案工作搞得差的，限期改正，搞得好的，鼓勵爭創(chuàng)省二級以上標準，使檔案工作監(jiān)督指導得以全面展開，具有追究性、必檢性、強制性三大特點，加大了依法行政的力度，并且合格證不搞終身制，3-4年復查一次。由此，激活整個認證體系，形成了對基層單位檔案管理長效的監(jiān)督機制。

2.促進平衡發(fā)展，消除死角隱患。我市共有省特級檔案室 28個，市直單位省一級檔案室65個，而還有為數(shù)不少的單位沒有達到省二級標準，檔案工作缺乏爭先創(chuàng)優(yōu)、上等達標意識，發(fā)展不平衡。開展檔案合格認證檢查，不管你愿不愿意，回避不回避，都要進行認證，這樣對后進單位有較大的促進作用。確保合格的底線，單位再無理由借口，推諉不動，停滯不前，促使全市檔案工作全面、平衡發(fā)展。特別是消除了基層單位檔案工作存在的安全隱患，以及《檔案法》難以輻射到的死角。

3.完善認證體系，打造高低呼應的格局。檔案工作認證管理，是國家檔案局在《加強對基層單位檔案工作的監(jiān)督指導的意見》文件中，給予充分肯定的一種監(jiān)督指導方式。但僅有的《湖南省檔案規(guī)范化管理標準》的自愿申報認證模式，尚不足以推動工作全面開展，新建立的市級標準合格認證檢查模式，能彌補省級上等達標輻射面的不足。省、市標準一高一低，一柔一剛，這樣就自然形成高低呼應、剛?cè)嵯酀恼J證格局，使認證管理體系更逐完善。

四、認證檢查的不足

1.出臺模式還不夠規(guī)范。合格認證工作在今年全市檔案工作會議上進行了部署安排，合格認證標準在《邵陽市檔案工作規(guī)范化管理年》文件中推出，而沒有單獨行文，相應的認證管理辦法，由于種種原因沒有及時跟進，合格認證管理辦法正式出臺，要爭取市委、市政府兩辦的名義，甚至以市政府的名義印發(fā)，這樣文件出臺規(guī)格高，執(zhí)行力度大。

2.宣傳、行動還不夠深入。合格認證工作是我市檔案工作的一項新生事物，市直動了，縣區(qū)沒動，這項工作要進一步宣傳貫徹落實，統(tǒng)一認識，統(tǒng)一標準，統(tǒng)一行動，要努力形成合格認證大勢所趨的氛圍。同時對基層單位要掌握認證的主動權(quán)，分期分批督促他們達到合格標準。對基層單位也要相應開展以合格標準為內(nèi)容的專門培訓、指導，如我局9月份組織了未合格單位開展檔案整理“三集中”立卷活動。

3.評估條款還有待完善。目前認證還處于試行階段，通過試行檢驗，評估條款有的需要調(diào)整。如評估條款中涉及當前檔案中心工作的，可隨時調(diào)整，如圍繞貫徹國家檔案局8號令，編制檔案保管期限表，圍繞民生檔案工作，開展家庭建檔工作，這些工作有的只是一時的。所以，今后修改時以“檔案中心工作或當前檔案工作”靈活設置考評欄目為宜。

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一、網(wǎng)絡化建設對基層檔案管理工作的重要意義

（一）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)鶎訖n案的原件進行妥善的保護

當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化建設后，可通過信息設備將基層的各類檔案進行網(wǎng)絡信息化的處理，運用計算機等設備對檔案資料的原件進行全體掃描，可使得檔案資料形成電子文檔保存在電腦中。這能夠方便人們對信息的查詢，還能有效的對檔案資料的原件進行保護，使檔案原件不會因為多次借閱而丟失，保證了基層檔案資料的完整性，提高了工作人員的服務水平。

（二）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)鶎訖n案的歸檔方式進行改善

在對基層檔案管理的工作中，對各種類型的檔案原件進行及時的記錄歸檔是非常有必要的。在以往的檔案記錄工作中，需要大量的檔案管理工作人員花費大量的時間去手工整理檔案文件以及登記目錄，這種做法不但耗費人力、物力，還由于工作量大，并且整理起來繁瑣復雜，極易導致登記錯誤的情況出現(xiàn)。有時需要改動檔案文件的信息時，將會引起一系列的連鎖反應，加大工作難度。而對基層檔案進行網(wǎng)絡化管理后，只需輸入指令電腦就可以自動對檔案信息進行調(diào)整，這不但提高的工作效率，還節(jié)省了大量的人力物力，降低了工作成本。

（三）網(wǎng)絡化建設能使基層檔案資源進行及時的整合和共享

在傳統(tǒng)的基層檔案管理工作模式下，人們想要借閱檔案文件，就需提交申請，當上級部門批準后才能查閱，這會使得花費大量的時間在申請上，加大檔案管理工作的繁瑣度。而且，傳統(tǒng)的基層檔案管理對跨地域的借閱資料是難以實現(xiàn)的。當基層檔案管理工作實現(xiàn)網(wǎng)絡化建設及信息化處理后，可以建立信息資源共享平臺，實現(xiàn)檔案信息資源的跨地區(qū)甚至跨國界的借閱，也可免除借閱檔案申請的環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案資源的最大化利用。

（四）網(wǎng)絡化建設能夠?qū)崿F(xiàn)基層檔案檢索的便捷化

現(xiàn)階段，在對基層檔案進行檢索時，大部分的基層檔案管理室都是采用人工操作，不但耗時耗力，而且還不一定能夠?qū)崿F(xiàn)檢索目的，達到檢索要求。對基層檔案管理工作進行網(wǎng)絡化建設，可以將檔案文件形成電子文檔和電子目錄保存在電腦中，并可建立與電子文檔配套的電子查詢系統(tǒng)。當需要對檔案資料進行檢索時，只需按照要求輸入關(guān)鍵字，就可以在計算機上出現(xiàn)許多相關(guān)的查詢資料。這種智能化檢索方法的使用，可以使得基層檔案管理工作在檢索資料時效率高、范圍廣、方便快捷。

二、加強基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設的措施

（一）在思想上重視基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設

只有讓基層領(lǐng)導者以及檔案管理的工作人員從思想上重視檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設，了解檔案管理工作網(wǎng)絡化建設的重要意義，才能使檔案管理的網(wǎng)絡化建設工作更為方便的開展，并得到有力的支持及建設保證。因此，當前，要加強領(lǐng)導者及檔案管理工作者對網(wǎng)絡化建設的認識，就必須加大檔案管理網(wǎng)絡化建設的宣傳力度，提升檔案管理工作者的專業(yè)水平，集中各個部門的全部力量推動基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設進程的開展。

（二）在基礎設施上不斷完善檔案管理軟件

做好基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設，離不開計算機這個基礎設施。在基層檔案管理室準備好計算機，這是網(wǎng)絡化建設的第一步。其次，要在準備計算機的基礎上，不斷完善服務器、刻錄機、掃描儀、打印機以及數(shù)碼相機等網(wǎng)絡化建設必要的設備。

（三）在資料保存上注重基層檔案信息的安全管理

基層檔案管理工作中最重要的一點是要做好對檔案資料的保存工作，這也是基層檔案管理室的管理人員重要的職責。因此，基層檔案管理部門應竭盡全力做好檔案管理的安保工作，可以在工作中配備與檔案保護措施相關(guān)的保護設備及管理設施，以此來防止檔案信息資料的丟失和損壞。同時，基層檔案管理部門還可以建立一套健全完善的檔案安全管理體系，以此來解決實現(xiàn)檔案資源共享以及檔案信息保密工作之間存在的矛盾，進而對基層檔案信息資源進行全程的以及全方位的監(jiān)督與管理，以解決基層檔案管理工作網(wǎng)絡化建設中所存在檔案信息安全保存的問題。

（四）在管理隊伍上加強基層檔案管理網(wǎng)絡化人才培養(yǎng)力度

基層檔案管理工作的網(wǎng)絡化建設對經(jīng)驗豐富、專業(yè)技能強的網(wǎng)絡信息化人才需求量很高。因此，在基層檔案管理工作中，可以采取引進和培養(yǎng)相結(jié)合的方式來調(diào)整檔案管理工作人員的結(jié)構(gòu)，并引進高素質(zhì)、高技術(shù)的專業(yè)人才。同時，對基層檔案管理工作者進行網(wǎng)絡專業(yè)化教育，加強他們對網(wǎng)絡化知識，提高工作者的工作能力及專業(yè)素質(zhì)，以期建造出高素質(zhì)、高水平的基層檔案管理網(wǎng)絡化工作隊伍，進而為基層檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡化提供有力保證。

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【關(guān)鍵詞】基層檔案；信息化；建設

在當前迅猛發(fā)展的信息社會，檔案信息化建設已成為檔案事業(yè)應對迅猛發(fā)展的信息社會的必然選擇?；鶎訂挝粰n案信息化建設是必然趨勢，加快基層單位檔案信息系統(tǒng)化建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案系統(tǒng)整體功能的基礎和手段。

所謂“檔案管理的信息化”，是指檔案管理的模式由原來的以檔案實體保管作為重點，轉(zhuǎn)向以檔案實體通過信息化形式向社會提供服務作為重點。實現(xiàn)檔案實體的信息化，可以對檔案信息資源進行分類、分析、提取和加工，能提高檔案管理效益。與傳統(tǒng)的檔案資料相比較，電子檔案更便于保存、修改和查詢，并且，可以利用網(wǎng)絡進行快速傳遞，從而提高檔案管理的利用效率，降低檔案管理成本。

一、基層單位檔案信息化管理的必要性

受傳統(tǒng)觀念影響，目前基層單位檔案載體仍以紙質(zhì)材料為主，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲空間大、維護成本高、查閱不便，而且紙質(zhì)檔案需長期保存，為提高存儲環(huán)境，避免可能造成文檔紙張受潮、蟲蝕以及火災等災害，每年投入一定的文檔保管經(jīng)費已在所難免，且因無備份而又為每年不得不有的文檔損失擔憂。由于檔案需反復查閱，不可避免地存在原件受損或遺失，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。隨著計算機技術(shù)應用，尤其是基層單位越來越多的使用辦公自動化系統(tǒng)，產(chǎn)生更多的電子文件，多媒體、網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展，日常產(chǎn)生錄音、錄像等保管也提出了更高的要求，從構(gòu)成錄音、錄像的檔案看，其載體為磁性物質(zhì)，更容易受到溫度、濕度等影響而改變，影響其保管期限，因此，加快基層單位檔案信息化建設不僅方便了利用，減少中間環(huán)節(jié)，而且大大方便網(wǎng)上傳輸，提高了檔案利用效率，有利于檔案原件保存。

二、基層單位信息化建設存在的問題

（一）思想認識不到位

基層檔案工作依然存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“閉架借閱、你查我調(diào)”等傳統(tǒng)做法。另外，有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練，認為自己干了多年的檔案工作，業(yè)務“熟練”，于是就不求進取，不愿意推進信息化建設，加上人員結(jié)構(gòu)老化，思想保守，文化層次較低，不能適當檔案信息化發(fā)展趨勢，對現(xiàn)代化管理和信息化應用知識的了解甚少，存在安于現(xiàn)狀、不講求社會效益和經(jīng)濟效益等舊觀念，這些都成為制約檔案信息化建設的內(nèi)在因素。

（二）對檔案建設投入不足

目前普遍存在，一些單位的領(lǐng)導對檔案工作不夠重視，認為檔案工作很簡單，只是保管些材料，負責給利用檔案者提供查詢即可。還有認為檔案管理工作是可有可無，專門設置檔案管理部門沒有必要。更為重要的是基層單位原本經(jīng)費緊張，在能確保單位主要工作順利開展經(jīng)費預算外，還要保證正常人員經(jīng)費支出后，已經(jīng)沒有足夠的經(jīng)費投入到檔案工作，導致一些基層單位檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件，更談不上開展檔案信息化工作。

（三）專業(yè)人才的匱乏

檔案信息系統(tǒng)是需要運用多學科知識，多專業(yè)配合，多部門協(xié)作，多環(huán)節(jié)配套的龐大系統(tǒng)工程，它需要檔案從業(yè)人員必須具備信息化素養(yǎng)、檔案專業(yè)知識和有一定的檔案技術(shù)理論功底等，但是基層單位“科班”出生從事檔案工作的寥寥無幾，普遍存在檔案人員缺乏必要的開展檔案信息化知識和能力，思維調(diào)整不快，影響了檔案信息開發(fā)的力度和深度。

三、基層單位檔案信息化建設的對策

（一）轉(zhuǎn)變觀念提高對檔案信息化建設的重要性認識

一是領(lǐng)導要轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案信息化建設重要性認識。信息化建設是當前社會以及未來發(fā)展的重點，是趨勢所在，基層單位領(lǐng)導要從全局工作出發(fā)，提高對檔案信息化建設重要性認識，要把此項工作作為單位長遠發(fā)展規(guī)劃重點工作之一，在人、才、物等方面給予全力支持。二是檔案工作者必須更新觀念。檔案人員必須更新觀念，提高對檔案信息化建設重要性的認識，自覺學習檔案信息化建設的技術(shù)知識，提高業(yè)務素養(yǎng)和技術(shù)技能，在工作中逐步改進原有管理模式，多從有利于檔案信息化建設方面，發(fā)揮主觀能動性，積極探索創(chuàng)新，以適應檔案信息化發(fā)展需要。

（二）科學推進檔案信息化建設進程

檔案信息化建設是循序漸進的過程，可以邀請檔案主管部門來指導，要結(jié)合本行業(yè)、本單位工作實際，制定規(guī)劃，分步驟有序推進完善軟硬件投入。我院從2005年開始成立了由文書秘書、網(wǎng)絡管理員、專兼檔案員組成的檔案信息化建設領(lǐng)導小組，負責檔案信息化管理系統(tǒng)的維護、建設，單位每年拿出一定的經(jīng)費投入檔案信息化軟硬件更新，通過多年的完善，已經(jīng)配齊檔案信息化建設需要的硬件，有一名專職檔案員負責全院檔案管理工作。在檔案應用系統(tǒng)開發(fā)方面，對規(guī)模較大的行業(yè)，可以考慮由主管單位牽頭，集中研發(fā)檔案系統(tǒng)或購買市場占有率高，用戶反應好的系統(tǒng)，同時結(jié)合行業(yè)實際進行系統(tǒng)參數(shù)調(diào)整，更好的適應實際工作需要，這樣減少了各基層單位獨立開展導致不必要的人財物支出。我院目前應用的檔案系統(tǒng)是自行購買的檔案軟件，經(jīng)過不斷完善，已經(jīng)適應單位日常發(fā)展需要。對一些日常重要的檔案均交檔案局進行專業(yè)管理，在一定程度上減輕了我院檔案保管壓力。

（三）加強檔案信息化安全防范措施

在信息化建設過程中，要加強系統(tǒng)管理維護，確保數(shù)據(jù)庫安全，保證歸檔文件檔案的真實、完整和有效。檔案系統(tǒng)要與外網(wǎng)進行有效隔離，實行身份認證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡安全。在使用操作中，分別授權(quán)，用戶只能在授權(quán)范圍內(nèi)操作。目前，我院檔案系統(tǒng)實行專人專機專用，只有檔案員和網(wǎng)絡管理員可以使用。電子檔案對保護環(huán)境和保護方式的要求都很高，檔案人員特別注意防毒工作，如安裝防火墻和及時更新殺毒軟件，認真做好電子檔案的及時備份與維護工作，要正確處理電子檔案與紙質(zhì)檔案的關(guān)系，通過電子信息加密技術(shù)，簽署技術(shù)、身份認證的措施，提高電子文件的可靠性。

（四）檔案信息化應做到規(guī)范化、標準化

規(guī)范化、標準化是進行檔案信息化建設的一項重要內(nèi)容，也是衡量檔案管理工作現(xiàn)代化水平的一個重要標志。在進行檔案管理信息化時，應嚴格按照國家檔案局印發(fā)的《全國檔案信息化建設實施綱要》，根據(jù)自身發(fā)展的需求和特點來制定內(nèi)部的管理標準，在實踐中不斷進行完善。檔案目錄數(shù)據(jù)庫，應既符合國家的標準，又有利于實際的操作。應對各立檔文件及檔案的內(nèi)容、著錄項目、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)和格式等作出統(tǒng)一的規(guī)定，還要對檔案數(shù)據(jù)庫管理的軟件、硬件的文檔格式、數(shù)據(jù)指標等進行統(tǒng)一規(guī)范。使得將來電子目錄入檔案館之后能實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享，解決因軟件的不同而帶來的數(shù)據(jù)無法轉(zhuǎn)換或者不能讀取的問題。同時要注意建立健全規(guī)范化管理的各項制度，確保檔案信息化建設順利進行。

參考文獻：

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關(guān)鍵詞：新建本科院校；編研工作；優(yōu)化管理

一、新建本科院校檔案編研工作對策

（一）加強領(lǐng)導，充分認識檔案編研在檔案工作中的重要作用

檔案工作是學校工作中最容易被忽視的，檔案部門在學校屬于弱勢部門，檔案工作總是部門或單位最后得到重視和發(fā)展。檔案工作人員要高度重視檔案工作和檔案編研，要自尊自重，自愛自修，在做好檔案的收集、整理、利用工作的同時，積極開展檔案的編研工作，充分發(fā)揮檔案信息的服務作用，挖掘檔案資料的使用價值，提高高校檔案管理水平。利用進行檔案編研才剛剛起步，缺乏創(chuàng)新，編研成果形式單一，沒有很好地發(fā)揮網(wǎng)絡提供的便捷，融文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果很少[1]。

（二）加強隊伍建設，整體提高工作人員的檔案編研水平

建設一支專業(yè)結(jié)構(gòu)、年齡結(jié)構(gòu)合理的，能夠適應學校檔案工作需要的人才隊伍是做好檔案編研工作的關(guān)鍵。加強隊伍建設，提高工作人員的素質(zhì)，改變現(xiàn)有檔案人員結(jié)構(gòu)，引進一些具有檔案專業(yè)素養(yǎng)的專門人才。學校應將檔案人員隊伍建設納入學校人才建設的規(guī)劃中，分階段有計劃地引進具有檔案學、機學、信息學等各方面的專業(yè)人才，充實檔案隊伍，逐步形成合理、的人員配置結(jié)構(gòu)，滿足檔案工作對人才的需求[2]。

（三）檔案編研要有針對性，注重實用性

檔案編研要有針對性，要注重實用。檔案編研要以檔案資料為依據(jù)，堅持實事求是的原則，杜絕造假、虛構(gòu)，不可隨意地添加編者的主觀意愿和思想傾向。在編研工作中要強化編研深度，注重編研質(zhì)量。編寫出來的資料要內(nèi)容豐富、觀點正確、史料真實，有較高的利用價值和學術(shù)價值。這就要求高校檔案編研工作要增強編研的適用性，向高效率、高層次、高質(zhì)量的方向發(fā)展。

（四）檔案編研要與育人功能相結(jié)合

檔案編研不能只注重憑據(jù)作用和數(shù)據(jù)作用，還要充分發(fā)揮其功能，發(fā)揮其育人作用。高校檔案編研工作要與育人功能密切結(jié)合?！陡叩葘W校檔案管理辦法》（教育部27號令）規(guī)定，高等學校要“利用檔案開展多種形式的宣傳教育活動，充分發(fā)揮檔案的文化教育功能”。在檔案編研中我們要注意開發(fā)和宣傳學校艱苦創(chuàng)業(yè)的發(fā)展史。

二、優(yōu)化新建本科院校教學檔案管理的意義

（一）教學檔案是教學工作的真實記錄和依據(jù)

教學檔案是高校教學業(yè)務部門在教學管理、教學實踐、教育分析活動等各個環(huán)節(jié)中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，通過抽調(diào)審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業(yè)設計、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據(jù)。

（二）教學檔案有助于推動教師隊伍建設

教師業(yè)務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質(zhì)教育的不斷推進，教育質(zhì)量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業(yè)務檔案發(fā)揮的作用也越來越大。因此，認真搞好教師業(yè)務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。

三、如何優(yōu)化新建本科院校教學檔案的管理

（一）高度重視，建立健全教學檔案管理制度

教學檔案是高校教學工作情況的真實具體反映，是衡量高校教學水平的重要依據(jù)。檔案管理工作只有在高校管理中得到重視，達到檔案管理質(zhì)量的提高，才能更好地為教學、科研以及各項工作服務。

（二）清理補充，作好現(xiàn)有教學檔案的分類整理

高等學校教學檔案資料的收集、整理、歸檔、統(tǒng)計、研究等工作是個連續(xù)性的動態(tài)管理過程，其管理的效能直接影響著檔案材料的質(zhì)量[3]。教學檔案的分類必須遵循教學檔案形成的，盡量保持教學檔案的完整性和系統(tǒng)性。常見的分類方法有兩種：一是時間分類法，以年代來區(qū)分、排列、管理檔案，強調(diào)檔案的時間特征；另一種是性質(zhì)分類法，即按照材料內(nèi)容所反映問題的性質(zhì)來分類。

四、結(jié)語

傳統(tǒng)的教學檔案管理模式和手工操作方法已經(jīng)無法跟上高等教育快速發(fā)展的形勢，新建本科院校著手組建一套完整的校、院、系電子檔案系統(tǒng)已勢在必行。在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，通過服務贏得學校領(lǐng)導的重視和認可，確立檔案工作的地位，從而促進檔案工作的發(fā)展，開創(chuàng)新建本科院校檔案工作新局面。

參考文獻：

[1]趙海峰.網(wǎng)絡環(huán)境下高校檔案編研工作的思索[J].北京檔案，2010，（2）.

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關(guān)健詞：火力發(fā)電廠 基建 檔案達標、規(guī)范管理

中圖分類號：TB857+.3文獻標識碼： A

從對準格爾電廠一期2×330MW新建工程、廣安電廠二期2×300MW、三期（2×600MW）擴建工程、平海電廠一期2×1000MW新建工程、金堂電廠一期2×600MW新建工程、威信電廠一期2×600MW新建工程等發(fā)電工程項目檔案資料的收集和整編情況來看，主要影響檔案資料整編收集齊全的原因有：

1電廠領(lǐng)導對檔案工作前期重視不夠，只重視工期、進度，而對檔案工作未納入工作重點；

2檔案機構(gòu)不健全，沒有按照國家檔案局要求的“四個同時”開展工作；

3很多新建工程由于前期沒有兼職及專職檔案人員進行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，該收什么；

4參與設計單位多、雜，對各設計單位無統(tǒng)一檔案管理要求；

5參與建設的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠；

6設備生產(chǎn)廠家多、對各設備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠；

7涉及的政府部門多、批準及取件時間長；

8建設單位人員參差不齊，水平不一，對檔案管理的重視差距大；

9業(yè)主單位由多家投資，單位組成相互協(xié)作配合不夠密切；

10基建期建設單位各部門沒有配備兼職負責檔案管理的人員，使得所形成的資料不能及時收集歸檔。

通過對廣安電廠基建期檔案專項達標驗收投產(chǎn)的情況看，只要各級領(lǐng)導重視，檔案人員負責落實，各參建單位認真負責執(zhí)行，基建期各專工認真執(zhí)行檔案規(guī)定，完全能搞好基建期檔案達標投產(chǎn)驗收。

廣安電廠是由華電集團持股80%、四川巴蜀電力開發(fā)公司持股20%，按《公司法》和現(xiàn)代企業(yè)制度組建的獨立法人企業(yè)。公司于1996年6月成立，現(xiàn)已形成總資產(chǎn)27.9億元。公司實行董事會領(lǐng)導的總經(jīng)理負責制，法人治理結(jié)構(gòu)完善，公司堅持以創(chuàng)建“環(huán)保型、學習型，國際一流火電企業(yè)”為長期戰(zhàn)略目標，發(fā)揚“團結(jié)、開拓、務實、高效”的公司精神，以誠信創(chuàng)新的作風面向市場，規(guī)范操作，先后獲得了四川省“重點建設先進單位”、“最佳文明單位”、“社會治安綜合治理模范單位”、“天府杯優(yōu)質(zhì)工程金獎”，國電公司“電力建設無事故工程”、“安全文明生產(chǎn)達標企業(yè)”、“雙文明單位”等30多項榮譽稱號。

廣安電廠三期是在二期擴建工程的基礎上由西南電力設計院進行優(yōu)化設計，計劃建設兩臺600MW國產(chǎn)亞臨界燃煤發(fā)電機組，同步安裝煙氣脫硫裝置，以500千伏電壓等級接入系統(tǒng)，三期工程動態(tài)總投資45.6億元； 標志著廣安電廠240萬千瓦的裝機規(guī)模將得以實現(xiàn)；工程建設將標志川渝兩省火電高峰建議的正式啟動，將為兩省經(jīng)濟的發(fā)展做出成績，滿足電網(wǎng)負荷增長，調(diào)整電源結(jié)構(gòu)，緩解電網(wǎng)豐枯供電矛盾，提高川渝電網(wǎng)調(diào)峰能力作出應有的貢獻。

華電集團公司、廣安電廠、西南電力設計院等單位參加了5號、6號機的預驗收工作，先后整編了近5200冊，由于5、6號機18個月完成發(fā)電，在工期緊，時間短、任務重，各配合單位多的情況下，對檔案整編及歸檔管理存在問題進行了整改。

華電集團公司、廣安電廠領(lǐng)導對檔案工作很重視，在檔案機構(gòu)設置、檔案專業(yè)人員、檔案設備配置、數(shù)字化檔案館建設上給予很大的支持，參會人員觀看了PPT后很受鼓舞，認為非常值得觀看，廣安電廠的現(xiàn)代化管理，是四川發(fā)電企業(yè)第一家、一級標準，網(wǎng)上瀏閱量大，利用率很高，完成了全公司6臺機全部檔案數(shù)字化管理工作，達到了遠程在網(wǎng)上查閱，網(wǎng)上看圖，名列同行業(yè)前列，受到了參與人員的一致好評，

在各單位極積配合下搞好檔案達標投產(chǎn)預驗收整改工作，完工的基礎上，經(jīng)電廠申請，上報華電集團、四川省檔案局，由省檔案局組織專家進行檔案專項達標驗收考核，參加單位如下：四川省檔案局、 廣安市檔案局、華電集團公司、廣安電廠、西南電力設計院、施工單位、監(jiān)理單位組成達標驗收組，分小組按項目分項進行打分，經(jīng)過各組的綜合評分如下：

1測評表及合同管理扣1分 2檔案不完整扣1分3檔案揭標不準確扣1分，4設備文件、檢修設備、無年檢設備記錄扣1分、5竣工監(jiān)理文件不規(guī)范扣1分，6項目檔案安全設施不齊扣0.5分，7數(shù)字化檔案館建設加分1分，8與同行業(yè)比配置2名專職檔案人員少，加0.5 分；

經(jīng)過檔案投產(chǎn)達標驗收小組的綜合評定，同意檔案驗收綜合得分為96分，達到了優(yōu)秀級。

針對火力發(fā)電廠基建期檔案存在的問題，主要采取以下對策和措施：

1針對電廠領(lǐng)導對基建期檔案工作前期重視不夠，國家檔案局要多辦檔案培訓班，各級檔案部門要多強調(diào)檔案工作的重要性；

2檔案機構(gòu)不健全，各級檔案部門、檔案人員要多宣傳《國家檔案法》，大力宣傳“四個同時”；

3很多新建工程由于前期沒有專職檔案人員，進行檔案資料的收集，而兼職人員不知道收集什么，各級檔案管理部門、各集團公司要求廠家及時配備專職檔案管理人員；

4參與設計單位多、雜，對各設計單位無統(tǒng)一檔案管理要求，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；

5參與建設的施工單位多，還有分包現(xiàn)象，對各施工單位統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；

6設備生產(chǎn)廠家多、對各設備生產(chǎn)廠家統(tǒng)一檔案管理要求不夠，各集團公司、檔案人員要及時提出統(tǒng)一檔案管理要求；

7涉及的政府部門多、批準及取件時間長，要求有專人跟蹤取件；

8建設單位人員參差不齊，水平不一，對檔案管理的重視差距大，檔案人員要加強檔案知識的宣傳，并組織必要的檔案知識培訓；

9.業(yè)主單位多由幾家公司投資，相互配合不夠，檔案人員要提出統(tǒng)一檔案收集歸檔、簽字等要求，要有專人跟蹤文件；

10.基建期建設單位各部門沒有配備兼職負責檔案的人員及時收集歸檔，極積建議和督促公司領(lǐng)導配備必要的檔案兼職人員；

通過此次檢查使我認識到：

1進一步完善檔案管理制度，實現(xiàn)“統(tǒng)一管理分級負責”；

2進一步加強檔案規(guī)范管理，作好統(tǒng)一協(xié)調(diào)，加強檔案知識的培訓，不斷提高檔案人員的業(yè)務水平；

3進一步加強企業(yè)文化建設，樹立重視檔案管理的氛圍；

4極積開發(fā)利用檔案資源，提高檔案利用率；

5要經(jīng)常性編研成果和成果，要定期對檔案制度進行必要修編，讓檔案制度與企業(yè)的改革和發(fā)展同步，讓檔案充分為企業(yè)服務；

6要創(chuàng)造條件發(fā)揮檔案人員的極積性，規(guī)范獎罰制度，提高積極性；

7加強檔案的規(guī)范化管理，建全制度，有章可循，完善借閱歸還制度，確保檔案資料安全；

8加強檔案的收集，做到在開工前、施工中、完工后的文件形成及各個時期介入檔案資料的收集；

9對會議類資料文件的收集，要求會議組織方負責收集，及時崔歸檔，杜決歸檔的隨意性，確保歸檔的完整率；。

10要加強檔案人員專業(yè)知識的培訓和學習，創(chuàng)造機會讓他們向同行業(yè)檔案人員學習交流，不斷提高自己的檔案管理水平；

11要加強數(shù)字化檔案館建設，認真學習數(shù)字化檔案的各項流程工作，學會不同格式電子文件轉(zhuǎn)換、實現(xiàn)現(xiàn)代檔案辦公，實現(xiàn)遠程查閱、遠程查看文件、圖紙等檔案管理知識。

參考文獻：

篇6

論文摘要：基層事業(yè)單位的基建檔案，存在職責不明、保存不妥的現(xiàn)象，造成了不良后果和損失，因此，加強基層事業(yè)單位基建檔案管理，要在組織領(lǐng)導、建章立制、提高人員素質(zhì)等方面進行，做到領(lǐng)導重視、相關(guān)人員通力協(xié)作、及時收集、按時歸檔、嚴格交接，推動檔案工作的規(guī)范化、標準化。

基建檔案是指在基建管理和基建工程項目活動中直接形成的、有保存價值的文字、圖表及聲像載體材料等，它既是建設過程的真實反映和記錄，又是建設發(fā)展的重要基礎和依據(jù)，也是單位維權(quán)的憑證和依據(jù)。基建檔案具有內(nèi)容的單一性、載體的多樣性、形式的特殊性等特點，隨著社會信息化的飛速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體等屬性也發(fā)生了較大的變化，特別是以基建工程項目為中心所形成的文件材料具有全面化、精確化、系統(tǒng)化的成套性和現(xiàn)實性、專業(yè)性要求，而一個完整的基建工程項目要經(jīng)過立項、設計、施工、竣工等階段，要經(jīng)過主管機關(guān)、建設單位、施工單位、設計單位、監(jiān)理單位等好多部門，給收集管理工作帶來很多困難，就此對基建檔案管理談幾點粗淺的認識。

1加強領(lǐng)導，建立檔案組織

抓好基建檔案工作，首先要從思想上重視基建檔案管理工作，提高認識，從監(jiān)與管兩方面入手，分管檔案工作的領(lǐng)導應給以多方面的支持和提供可靠的保障，用規(guī)范化、標準化來要求檔案的收集、整理、歸檔、保管和開發(fā)利用工作，建立起"內(nèi)外"有別而又相互統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡。"內(nèi)"就是要協(xié)調(diào)內(nèi)部各職能部門增強檔案意識，注重收集與及時移交，防止檔案材料的散失；"外"就是要抓住每一個環(huán)節(jié)的檔案收集，積極與設計、施工、監(jiān)理等參建單位負責人及檔案人員通力協(xié)作，以保證歸檔檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)。建立檔案管理組織，不僅是行政管理的重要組成部分，而且是必須做好的一項基礎性工作，因此，要明確有關(guān)人員與部門的職責，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，鼓勵和支持檔案管理人員深入現(xiàn)場收集檔案資料，作為檔案人員應有針對性地列出所需收集的資料名目，自建設項目開始，就積極介入。

2建立健全基建檔案管理制度、編制分類方案和規(guī)則

制度要健全，執(zhí)行要堅決。按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的有關(guān)規(guī)定與標準，對已經(jīng)收集的文字、圖紙、圖片、聲像等資料，應根據(jù)基建檔案形成的規(guī)律和特點，在便于保管和利用的前提下，進行科學分類整理，設置相應的歸檔類目，如它所包括基本建設工程的規(guī)劃、設計檔案、基本建設施工檔案和以竣工圖為核心的工程竣工檔案等。應根據(jù)本單位的實際情況和具體要求，制定本單位的基建檔案管理實施細則，細則應主要明確本單位基建檔案的范圍，歸檔的基本要求和基本內(nèi)容，基建檔案的移交與整理、保存與借閱的要求。這樣就可以在組織基建檔案的過程中給相關(guān)人員提供標準，增加基建檔案資料整理的可操作性。

資料要齊全，內(nèi)容要完整。要達到此目標要求，應該重視抓好資料的收集工作，堅持工程項目建檔工作按照檔案管理規(guī)范要求與工程建設、竣工驗收同步，堅持檔案部門與基建部門相結(jié)合，編制分類方案，正確區(qū)分和把握依據(jù)性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收及文件、基建財務文件、監(jiān)理文件等的分類工作，齊抓共管，進一步做好基建竣工歸檔工作。

管理要及時，立卷要規(guī)范。為確?；üこ虣n案齊全、完整、系統(tǒng)，就要把基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結(jié)、驗收各個環(huán)節(jié)的工作相聯(lián)系，同步進行，做到工程進度到哪個階段，檔案收集和管理工作跟蹤到哪個階段。立卷做到格式統(tǒng)一、字跡工整、圖像清晰,同時根據(jù)基建文件材料的形成規(guī)律,對基建文件材料的內(nèi)容、價值、數(shù)量和載體形式進行系統(tǒng)整理，按工程項目組卷，使檔案資料做到文件齊全、分類準確、體系鮮明、方便管理，方便利用，保持其整體功能。并將立卷好的檔案按規(guī)定移交有關(guān)檔案管理部門，嚴格交接手續(xù)，認真核查案卷質(zhì)量并確保檔案的完整。

3加強對有關(guān)人員的培訓

一個單位基建檔案管理的好壞，不僅與本單位的檔案規(guī)章制度健全與否、主管檔案的領(lǐng)導的思想觀念、檔案管理人員水平的高低息息相關(guān)，更與檔案資料的組織者對檔案資料的重視程度有著極大的關(guān)系?；n案作為科技檔案的重要組成部分，它服務于今天，有利于未來，為歷史查找、產(chǎn)權(quán)查證、經(jīng)濟糾紛以及科學研究提供素材，針對某些領(lǐng)導和技術(shù)人員檔案意識薄弱、檔案管理人員與負責基建人員工作不協(xié)調(diào)、缺乏基建方面專職人才、施工企業(yè)一般比較重視工程質(zhì)量和進度等現(xiàn)狀，一是要結(jié)合建設項目的特點，加強對基建管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機構(gòu)、項目設計及建設施工單位檔案管理人員的培訓，將基建檔案工作作為硬任務列入工程條款，將基建檔案工作以法律文書的形式規(guī)定下來，引起參建單位的足夠重視，自項目建設開始，應該組織其學習、貫徹國家關(guān)于建設項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)及辦法，強化崗前培訓，要求做到統(tǒng)一的要求、標準與格式，嚴把檔案質(zhì)量關(guān)，要求做到技監(jiān)與基建檔案同步進行、工程建設與檔案材料的積累、整編、審定同步進行，系統(tǒng)掌握項目開工前、項目進行過程中、項目竣工后檔案工作的不同點與側(cè)重點，既瞻前顧后，又緊抓過程；二是要組織本單位檔案人員及其相關(guān)人員，認真學習貫徹《檔案法》及國家關(guān)于建設項目檔案管理的有關(guān)法律法規(guī)和辦法，在各部門間形成檔案共識，不斷提高業(yè)務能力，自覺增強責任意識，做到主動出擊、提前擬定計劃，實行跟蹤收集、動態(tài)收集、嚴把質(zhì)量，同時要求檔案人員，要根據(jù)工程進度，緊密與參建單位的經(jīng)理、施工人員等聯(lián)系，爭取配合，做到邊施工、邊檢查、邊記錄、邊收集資料。

篇7

摘 要 改革開放以來，我國的經(jīng)濟水平與綜合國力有了明顯的提高，基層事業(yè)單位的發(fā)展也有了明顯的提高，基建檔案的收集管理是一項涉及范圍非常廣，并且內(nèi)容非常復雜的工作，檔案收集的數(shù)量和內(nèi)容也是非常費時、費力的。同時，基建檔案的收集和管理在企業(yè)中是非常重要的，需要單位內(nèi)部上下人員一致重視，特別是企業(yè)的領(lǐng)導要高度重視，不斷增強相應的管理意識。本文通過對基層事業(yè)單位基建檔案的管理建設進行了研究，為加強基建檔案的收集與管理制定了明確的方針政策。

關(guān)鍵詞 基層事業(yè)單位 基建檔案 收集 管理

基建檔案是在基建管理與基建工程項目活動中形成的，保存非常有價值的文字、圖表和相關(guān)材料，它是一項工程建設的真實反映，也是工程建設發(fā)展的重要依據(jù)?；▎挝坏膬?nèi)容是比較單一的，載體也是附有多樣化的特點，但是隨著科技信息的快速發(fā)展，基建檔案的內(nèi)容、形式、載體也發(fā)生了比較大的變化。完整的基建工程要經(jīng)過很多個階段，涉及的部門也很多，所以收集的工作會很困難?；n案管理部門，要加大工作力度，對檔案的收集要全面、準確，避免造成企業(yè)不必要的經(jīng)濟損失。

一、加強企業(yè)單位的領(lǐng)導，建立檔案組織

為了更好的提高基建檔案管理工作，各單位的領(lǐng)導要高度重視，首先要從思想上抓好基建檔案工作，主要是從兩個方面入手，一是：監(jiān)督方面；二是：管理方面。單位的領(lǐng)導要給予多方面的支持與幫助，要求基建檔案管理部門以標準化、規(guī)范化的工作標準，進行檔案的收集、整理、存檔和利用等工作[1]。建立有效的檔案管理組織，是行政管理工作的重要組成部門，也是必須完成做好的一項基本工作，因此，單位的各部門領(lǐng)導要把工作落實到相應每個部門，明確相關(guān)人員與部門的職責，制定適合基層事業(yè)單位發(fā)展管理的規(guī)章制度，用制度管人，用制度辦事，將基建檔案管理工作，作為基層事業(yè)單位的重要任務列入到工程條款中。同時基層事業(yè)單位的領(lǐng)導要支持、鼓勵檔案管理人員到現(xiàn)場去收集檔案資料，保證手機的資料完整準確，檔案收集人員要對自己的工作負責，增強進取心，為單位奉獻自己的力量。

二、建立基建檔案管理制度體系，編制合理的方案與規(guī)則

基層事業(yè)單位為了有效的對基建檔案進行收集與管理，建立一套健全的檔案管理制度體系是非常重要的，所以，基層事業(yè)單位要加強檔案的管理工作，對制度的制定要健全，對工作的執(zhí)行要堅決，同時要按照檔案管理的法律法規(guī)及國家規(guī)定的標準，對收集到的文字、圖片、聲音、圖像等資料，在方便于管理與利用的前提下，進行科學合理的分類整理，將整理完的資料設置相應的歸檔類目[2]。對一些工程建設的檔案要根據(jù)本單位的實際情況具體分析，制定出適合本單位發(fā)展的基建檔案管理制度，這樣不僅使檔案收集人員對資料的收集有明確的范圍，還更好的掌握檔案收集的基本要求與基本內(nèi)容。

在對檔案資料進行收集與整理時，要保證收集的資料內(nèi)容完整、準確，要以這樣的標準作為工作目標，重視檔案資料上的收集工作與管理工作。為了保證基建工程的檔案齊全、完整、準確，就要將基建檔案工作與工程建設計劃、檢查、總結(jié)等各個環(huán)節(jié)聯(lián)系起來[3]。對基建文件材料的內(nèi)容、數(shù)量等形式進行系統(tǒng)的整理，使檔案資料發(fā)揮文件齊全、方便管理、分類準確等功能。

三、加強對基建事業(yè)單位的相關(guān)人員培訓

基建事業(yè)單位發(fā)展的好壞，與基建檔案管理的好壞有關(guān)，而基建檔案管理的好壞，不僅與基層事業(yè)單位的檔案收集制度是否健全有關(guān)，還與領(lǐng)導的思想觀念、檔案管理人員的專業(yè)水平息息相關(guān)，同時檔案資料的組織者，對檔案收集的重視程度也是至關(guān)重要的。由此可見，為了更好地對基建事業(yè)單位進行檔案資料的收集與整理，對相關(guān)人員的專業(yè)技術(shù)培訓非常重要。由于某些單位的領(lǐng)導和技術(shù)人員的檔案收集意識比較薄弱，各部門之間的工作也不協(xié)調(diào)，所以針對出現(xiàn)的這一現(xiàn)狀，相關(guān)的管理部門要根據(jù)本單位的特點，加強對檔案人員的培訓，將一些國家制定的檔案管理標準列入到工作人員的學習中去，同時還要遵守國家制定的法律法規(guī)，不斷增強法律意識[4]?；ㄊ聵I(yè)單位根據(jù)單位發(fā)展的狀況，領(lǐng)導可以聘請在檔案管理方面比較有權(quán)威的專業(yè)人士，對公司員工進行技術(shù)培訓，提高業(yè)務能力，增強責任意識，提前做好計劃，主動出擊，在提高檔案收集的效率時，還要保證檔案收集的質(zhì)量。

四、推動檔案工作的法制化，落實好宣傳工作

目前，許多企業(yè)的檔案管理形式都在不斷的創(chuàng)新中，如果要把檔案法制宣傳規(guī)劃到全年工作計劃中去，就要認真制定好宣傳計劃，采取多樣化的形式，再通過多家媒體進行宣傳，這樣不僅能強化監(jiān)督指導功能，還能提高檔案的工作效率。在企業(yè)工程項目建設中，經(jīng)常會出現(xiàn)項目檔案損失或者檔案不完整的現(xiàn)象，這在一定程度上，對檔案管理工作造成了比較大的安全隱患[5]。如果檔案管理工作出現(xiàn)問題，并且造成了不必要的經(jīng)濟損失，就要由檔案行政管理部門對其給予行政處罰，情節(jié)比較嚴重的工作人員，直接由司法機關(guān)追究其刑事責任。為了防止這類現(xiàn)象的發(fā)生，企業(yè)的主管部門與業(yè)務指導部門，要做好各自的工作，定期或者不定期的進行檢查，檢查好每個項目的管理工作，制定監(jiān)管機制，領(lǐng)導要控制好有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究的局面，使基層單位基建檔案工作朝著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展[6]。

五、提高基建檔案管理的硬件建設

基層事業(yè)單位的整體規(guī)模相對較小，有時經(jīng)費的投入會不足，造成沒有多余的經(jīng)費去專門對基建檔案進行管理。對于出現(xiàn)的這一現(xiàn)象，企業(yè)單位就要在檔案新一年的預算中，將基建檔案收集管理工作考慮進去，增添一些對工作有幫助的設施，例如：檔案盒、書夾、卷盒、圖紙保存袋等設備。國家經(jīng)濟在不斷的發(fā)展，科技也在不斷的進步，為了適應現(xiàn)代化的要求，實現(xiàn)傳送網(wǎng)絡化、儲存數(shù)字化、管理自動化等一系列標準，必須對其進行大量的資金投入?；鶎邮聵I(yè)單位只有考慮到這些因素，才能最大限度的延長檔案使用壽命，最后才能發(fā)揮基建檔案在工程建設和生產(chǎn)中的作用。

六、加強文字檔案的收集工作

在基建工程項目中，每個階段都要將最初的設計方案作為指導，其中文字材料也起到了非常關(guān)鍵的作用。文字材料不僅是對圖紙進行解說，還是對工程項目建設進行詳細的記錄。因此，相關(guān)的工作人員必須認真對待每個項目涉及到的文字材料，按照一定的順序排列下來，整理保存好，這樣更便于以后的查閱。

結(jié)束語：

近年來，隨著改革開放的腳步不斷加快，基建事業(yè)單位的發(fā)展也有了明顯的效果。其中，基建檔案的收集與管理是一項非常重要的工作，基建檔案的收集涉及的范圍非常廣，內(nèi)容也比較全面，所以檔案收集與管理工作進行的也會比較困難。針對出現(xiàn)的這一狀況，單位領(lǐng)導與相關(guān)的管理部門要高度重視起來，健全單位的規(guī)章制度，將各部門的工作要落實好，提高工作人員的專業(yè)技術(shù)水平，提高檔案的管理效率，保證檔案的收集質(zhì)量。

參考文獻：

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篇8

城市建設檔案（簡稱“城建檔案”）是城市規(guī)劃建設管理工作的重要組成部分。為貫徹落實建設部《城市建設檔案管理規(guī)定》（部令90號）和《城市房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》（部令101號）等規(guī)定，進一步加強城建檔案的管理，適應我省加快城市化進程的需要，特通知如下：

一、提高認識，健全城建檔案管理機構(gòu)。加強城建檔案管理工作是保證城市規(guī)劃建設和管理安全、正常運作的重要保障，城建檔案的接收、管理和利用是基建程序不可缺少的環(huán)節(jié)，各級城市規(guī)劃建設行政主管部門要提高對城建檔案工作重要性的認識，抓住機構(gòu)改革的有利時機，采取措施進一步建立健全城建檔案管理機構(gòu)，充實管理人員，配備相應專業(yè)技術(shù)人員。設市城市應設立城市建設檔案館；中心鎮(zhèn)及經(jīng)濟發(fā)展較快、建設量較大的鎮(zhèn)也應設立專門的城建檔案館（室）。未設立專門城建檔案館（室）的城鎮(zhèn)，城鎮(zhèn)規(guī)劃建設行政主管部門要指定專人負責收集和管理本地區(qū)的城建檔案，并接受上級城建檔案館的業(yè)務指導，加強對城建檔案的收集和管理。要多渠道爭取城建檔案館的經(jīng)費來源，探索城建檔案有償使用的途徑，爭取將城建檔案的管理經(jīng)費列入地方財政。各市城建檔案館要加強對縣、鎮(zhèn)城建檔案館（室）的業(yè)務指導和人員培訓工作。

二、進一步做好城建檔案的收集和管理。各級城市規(guī)劃建設行政主管部門要把城建檔案工作列入建設事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，發(fā)揮其在城市規(guī)劃、建設和管理中的作用，促進城建檔案事業(yè)與城市建設同步發(fā)展。建設工程竣工驗收備案制度是保證城建檔案完整、準確、及時接收的重要手段，各級建設行政主管部門要認真貫徹省建設廳印發(fā)的《廣東省房屋建筑工程和市政基礎設施工程竣工驗收及備案管理實施細則（試行）》（粵建管字[*]35號）和《轉(zhuǎn)發(fā)建設部關(guān)于認真貫徹國務院第279號令和建設部第78號令，切實加強工程檔案管理工作的通知》（粵建管字[*]105號）精神，支持城建檔案館（室）對竣工工程進行檔案預驗收。無城建檔案主管部門出具的建設工程竣工檔案驗收認可證明的，不能辦理竣工驗收備案手續(xù)。同時，要積極做好有關(guān)文件的宣傳工作，進一步提高建設單位以及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位對工程檔案工作的認識，督促做好工程檔案收集和整理，并按規(guī)定及時向城建檔案館移交。

城建檔案的收集和管理要嚴格按照建設部第90號、101號令的要求進行。城建檔案的著錄和歸檔整理必須嚴格按照國家頒布的《城市建設檔案著錄規(guī)范》、《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》的要求進行。

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一、考核范圍

全縣教育系統(tǒng)各核算點。

二、考核內(nèi)容

（一）會計機構(gòu)和會計人員

1．機構(gòu)與人員管理。學校應按規(guī)定設置會計機構(gòu)，配備會計人員。

2．財會人員任職條件：會計機構(gòu)負責人必須取得會計從業(yè)資格證書、具備會計師以上專業(yè)技術(shù)資格或從事會計工作三年以上工作經(jīng)歷；財會人員必須持會計從業(yè)資格證書上崗。

3．內(nèi)部控制管理。會計崗位職責明確，內(nèi)部控制制度健全，不相容崗位嚴格分離，并嚴格執(zhí)行回避制度和稽核制度。

4．工作交接管理。會計人員調(diào)動工作、離職或因其他原因暫時不能工作時，必須與接管人員交接手續(xù)。出納由單位負責人和本單位會計負責監(jiān)交，會計由主管部門財務管理人員和單位負責人負責監(jiān)交。

（二）日常財務管理

1．預算編制管理。各核算點應嚴格按照全縣預算編制口徑編制年度部門預算。其中涉及項目預算的，應根據(jù)項目的輕重緩急并結(jié)合年度工作計劃進行編制，預算編制做到科學化、精細化。

2．決算編制管理。各核算點應當及時核對年度預算數(shù)，清理各項往來款，清查各項財產(chǎn)物資，如實編制年度部門決算報表，保證帳表相符，并在財政規(guī)定的時間內(nèi)上報。

3．專項經(jīng)費管理。所有項目資金都必須按照批準的用途使用，不得與日常經(jīng)費混淆；因特殊情況需要改變用途的，必須書面報請教育主管部門和財政部門批準后，方可調(diào)整使用。專項經(jīng)費根據(jù)批準的預算額度、規(guī)定的開支標準和開支范圍以及用途，按照實際發(fā)生數(shù)列支。

4．日常經(jīng)費管理。單位的財務收支由財務部門統(tǒng)一管理，不得設立帳外帳，也不得未經(jīng)批準另外開設銀行帳戶，現(xiàn)金支付必須符合現(xiàn)金開支范圍的規(guī)定。所有支出都必須做到內(nèi)容真實，票據(jù)合法。

5．債權(quán)債務管理。未經(jīng)主管部門批準，學校不得舉借債務，也不得將資金外借或為他人提供擔保。

（三）政府采購

1．采購預算管理。各核算點應嚴格按照政府采購管理規(guī)定編制年度政府采購預算，嚴禁未編采購預算而進行采購。

2．采購程序管理。凡屬政府采購的項目都應按法定程序辦理政府采購。嚴禁先采購后審批行為。

（四）資產(chǎn)管理

1．資產(chǎn)配置管理。嚴格按照《自治縣行政事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理試行辦法》（政規(guī)〔〕2號）第三章相關(guān)條款進行單位資產(chǎn)配置，并做好資產(chǎn)驗收、登記、錄入、帳務處理等工作。

2．資產(chǎn)使用管理。加強財產(chǎn)物資的管理工作，建立資產(chǎn)管理責任制，對實物資產(chǎn)進行定期清查，做到帳帳、帳卡、帳實相符。

3．資產(chǎn)處置管理。所有資產(chǎn)處置活動都必須履行相關(guān)報批手續(xù)，未經(jīng)財政部門批準，不得擅自處置單位資產(chǎn)。

4．資產(chǎn)信息化管理。及時將各類國有資產(chǎn)信息資料錄入到資產(chǎn)信息管理系統(tǒng)，建立資產(chǎn)登記檔案，并嚴格按照財政規(guī)定的行政事業(yè)單位財務會計報告的格式、內(nèi)容及要求，對其占有、使用的國有資產(chǎn)狀況定期做出資產(chǎn)統(tǒng)計報告。資產(chǎn)統(tǒng)計報告要做到真實、準確、及時、完整。

（五）基建管理

1．基建經(jīng)費管理。所有基建撥款只能?？顚Ｓ?，未經(jīng)主管部門和財政部門批準，不能挪作他用。

2．基建項目管理?；窘ㄔO項目都必須遵循基建管理的相關(guān)規(guī)定，包括立項、報批、規(guī)劃等相關(guān)手續(xù)必須齊全。

3．基建決算管理?；窘ㄔO項目辦理項目竣工財務決算手續(xù)前，必須進行基建評審工作。單位憑批復的竣工財務決算資料登記固定資產(chǎn)。

4．基建檔案管理。單位的基建檔案必須收歸財務室統(tǒng)一管理，基建檔案包括立項報批資料、項目建設資料、工程決算資料等。

（六）非稅收入管理

1．非稅票據(jù)管理。單位在取得非稅收入時，必須使用合法的非稅收入票據(jù)并建立票據(jù)專管員制度。

2．收入項目管理。各種收費項目和標準必須是依法批準設立的，嚴禁亂收費。

3．收入收繳管理。所有非稅收入（包括資產(chǎn)處置收入）都必須納入預算管理，按規(guī)定繳入國庫或財政專戶，并實行收繳分離；單位要建立收入臺帳，保證票款相符。

（七）日常工作管理

1．財務核算管理。嚴格按照《會計法》、《預算法》、《國庫集中收付制度》等法律法規(guī)進行業(yè)務核算。做到科目使用正確，經(jīng)濟業(yè)務確認與計量準確，財務報表真實可靠，財務分析有針對性和相關(guān)性。

2．報表報送管理。各核算點應按照規(guī)定的形式和內(nèi)容在規(guī)定的時間內(nèi)及時上報各類報表及其他相關(guān)資料。

3．新機制財務核算管理。及時準確更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，財務數(shù)據(jù)實行動態(tài)管理，每月的10日前上報上月財務數(shù)據(jù)。學?；拘畔⒎执呵飪杉炯皶r更新。

4．政務公開工作管理。各核算點按照財政與編制政務公開的固定格式準確及時上報公用經(jīng)費、貧困生生活費補助、校舍維修改造和免費教科書等相關(guān)資金公示資料。

5．資助資金管理。加強學生助學金工作管理，嚴格按照程序進行申報，資料收集完整，發(fā)放名冊簽字手續(xù)完整。資金發(fā)放及時，?？顚Ｓ茫瑖澜亓襞灿?。

6．國庫集中支付管理。按時申報支付額度，嚴格區(qū)分財政直接支付與授權(quán)支付范圍；根據(jù)財政審核下達的支付方式及支付內(nèi)容支付資金。

7．每學期協(xié)助完成學校食堂財務的清理、審計工作。

8．及時完成布置的其他臨時工作。

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[關(guān)鍵詞]工程結(jié)算；審計；職責；變更管理

隨著我國教育事業(yè)的發(fā)展，教育系統(tǒng)的基本建設投資不斷增加。為了提高建設資金使用效率，控制工程造價，教育部文件要求高校審計部門加強建設工程結(jié)算審計，未經(jīng)過結(jié)算審計的建設工程，財務部門不予支付工程尾款。因此，許多高校在工程項目施工承包合同的專用條款中，明確寫明“該工程的結(jié)算價款以學校審計部門審定的工程結(jié)算價款為準，財務部門以此為依據(jù)支付工程款?！边@就意味著，學校審計部門乃至其委托的具有造價資質(zhì)中介機構(gòu)參與到了由學?；ㄌ帪楣芾碇黧w的建設工程相關(guān)管理中，那么，基建處在這種管理模式中充當什么角色，具有什么職責？配合審計工作把控的重點是什么？

一、基建處在工程結(jié)算審核中缺位或不到位，導致結(jié)算審計工作戰(zhàn)線漫長，效率低下、質(zhì)量不高

通常，基建處是高校負責校舍擴建、基礎設施改造的主責部門。目前，大多高?；ㄌ幉扇№椖控撠熑素撠熤频捻椖抗芾砟Ｊ剑椖控撠熑藢ㄔO工程項目全過程、全方位管理，即從立項到竣工交付使用全過程，從工程質(zhì)量、進度控制、合同管理到造價控制進行綜合管理。而結(jié)算審核是建設項目造價控制的一項重要內(nèi)容，也是項目管理中一個重要環(huán)節(jié)，更是項目管理負責人一項重要工作職責。但許多基建處管理人員在這個問題的認識上存在偏差，認為結(jié)算審計是審計部門的工作，不是基建處負責的內(nèi)容。認識決定行動，這種不正確的認識，必然使得基建人員管理不到位或缺位，導致總包單位遞交的結(jié)算材料的真實性、準確性出現(xiàn)問題。

（一）結(jié)算書內(nèi)容不全面

一般情況下，建設項目竣工驗收后，由總包單位牽頭，分包單位和相關(guān)參建單位共同參與工程結(jié)算，最終由總包單位編制一套完整的工程結(jié)算書，結(jié)算書應該包含建設項目所有的建設內(nèi)容。如果總包單位沒有認識到這一點，或沒有相應的授權(quán)，總包單位會按照自己的理解只完成自己承包范圍的工程結(jié)算。對于有專業(yè)分包部分的結(jié)算不予理睬，或者是總包一份結(jié)算書，分包一份結(jié)算書，總包沒能及時將分包結(jié)算整合進項目的總體造價中。這樣一份工程結(jié)算書遞交到審計部門，待審計初審不過關(guān)再退回，再要求總包單位改進或者重新編制，如果依舊沒有基建管理負責人統(tǒng)籌，確定結(jié)算范圍和內(nèi)容，單憑總包一方的力量，很難把結(jié)算編制工作做好。

（二）工程變更等資料不夠真實、全面

施工過程中發(fā)生的工程變更是編制、審定工程結(jié)算的重要支撐依據(jù)，是工程項目管理中一項重要內(nèi)容，應該有嚴格的變更審批程序。工程變更文件應該有標準的格式文本。實際工作中，基建管理人員忙于協(xié)調(diào)項目進度等事情，對工程變更停留于討論或在施工現(xiàn)場決定后，立刻執(zhí)行，沒有及時完善相應的審批手續(xù)，結(jié)算時才發(fā)現(xiàn)有的變更單，只有施工單位和監(jiān)理單位簽署，建設單位沒有簽署。為什么建設單位沒簽署，要幾方人員共同回憶確定。如果主要負責人或經(jīng)辦人發(fā)生變動，變更事件無從回憶，容易演變成扯皮事件。另外，基建管理人員不重視變更資料的保存和保管，出現(xiàn)丟失。結(jié)算時，審計人員只能審核施工單位手中的變更材料。在這種主動權(quán)完全掌握在施工單位手里的情況下，算的只有是良心賬啦。

（三）竣工圖編制不規(guī)范

針對竣工圖編制格式和精細度，專門有一套建設標準。實際工作中，施工單位受利益最大化的意識驅(qū)動往往對施工圖只稍加修改，或者僅編制增加工程量部分的圖紙，對減少工程量部分不予標注。如果監(jiān)理單位未能將圖紙與現(xiàn)場實際核對，草草簽字，建設單位重視程度不夠，不認真審核，只扮演搬運工的角色，就會造成竣工圖與現(xiàn)場實際不符被審計審核后再返工的現(xiàn)象。

二、基建管理部門加強施工過程管理，以積極的姿態(tài)協(xié)調(diào)參建單位，配合審計部門高質(zhì)量完成結(jié)算審計

高校的建設工程由基建處負責項目管理，審計部門對建設工程的竣工結(jié)算審計。這種管理模式從本質(zhì)上講是加強投資控制，保證建設資金發(fā)揮應有的效率，避免不必要的浪費。同時，也是防范高?；I(lǐng)域發(fā)生腐敗和的內(nèi)控手段。從實踐看，結(jié)算審計所涉及的工作內(nèi)容，與建設工程項目管理中造價控制中的結(jié)算審核，沒有很大區(qū)別。但其效力遠比結(jié)算審核大，因為它上升到了審計的高度。所以，基建部門要把控好以下工作重點，以積極的姿態(tài)全力配合審計部門做好結(jié)算審計。

（一）明確職責，規(guī)范竣工結(jié)算工作流程

建設項目竣工驗收后，基建處應該組織相關(guān)參建單位開展竣工結(jié)算編制工作。為保證竣工結(jié)算全面、真實、準確，避免隨意性，基建處應委派專人負責此項工作，明確其職責。最好是項目負責人擔當，這樣做有兩個好處：一是全面了解項目情況，二是具備協(xié)調(diào)各方關(guān)系、推進結(jié)算編制工作的能力。除明確專人負責外，基建處還要規(guī)范工作流程，具體包括：納入結(jié)算的工程范圍、具體要求、工作計劃、負責人等。工作計劃非常重要，結(jié)算編制工作計劃中要特別明確總的完成時間以及重要節(jié)點工作完成時間和責任人，以便隨時檢查落實情況。以計劃為抓手推進工作，能起到事半功倍的效果。

（二）做好結(jié)算初步審核

按照結(jié)算工作流程，通常由總包單位依據(jù)自己的工作內(nèi)容和各分包結(jié)算書編制出工程結(jié)算報告。這份初始的結(jié)算報告不能由基建處管理人員轉(zhuǎn)手遞交給審計部門，而是要由基建處組織專門人員進行初審。初審工作主要是兩項，其一是初步審核結(jié)算包含的內(nèi)容是否全面，其二是初步審核支撐材料是否真實準確。如果基建處中有專職的造價管理人員，這個人不管是否在這個項目小組中，一定要參加。造價人員可以從計價組成的角度，初步核查是否存在漏項或計價嚴重失實。通過初審且總包單位已經(jīng)作了必要的調(diào)整和修改后，基建處負責人審定，形成正式完整的工程結(jié)算書，由基建處報送審計部門。

（三）認真配合審計部門工作

目前，許多高校審計部門委托社會專業(yè)機構(gòu)開展此項工作。社會專業(yè)機構(gòu)技術(shù)力量強，業(yè)務數(shù)量多，大都希望在比較短的時間完成審計工作。這種思路對學校來說也是好事情，但給基建處的配合工作提出了較高的要求。所以，基建處要派專人、以積極的姿態(tài)全力配合，及時按照審計要求完善、補充各項結(jié)算資料。最好每周召開一次協(xié)調(diào)會，處理審計單位與施工單位發(fā)生的爭議問題，對每一項能夠及時解決的問題，形成會議紀要。未能及時拍板的，約定一定的時間內(nèi)答復和確定。配合審計的同時，基建管理人員的協(xié)調(diào)能力也會得到鍛煉和提高。

（四）加強施工過程管理

建設項目開工前簽訂的合同、施工過程中形成的各項工程變更、隱蔽工程驗收、暫估價材料設備認價、工程量確認等文件是編制和審計工程結(jié)算的重要支撐材料和依據(jù)。上述過程文件簽訂是否規(guī)范、是否嚴格執(zhí)行直接影響結(jié)算審計工作的難度和質(zhì)量。所以，基建處要采取如下措施，做好與工程結(jié)算有關(guān)的各項管理工作。

（1）規(guī)范工程變更管理。規(guī)范工程變更要把握好兩方面：一是嚴格規(guī)范工程變更流程，尤其是涉及資金增加的變更，更要履行一定的工作程序。如要經(jīng)過專家和相關(guān)參加單位論證必要性和可行性、施工單位編制預算或估算價、相關(guān)材料齊全后，經(jīng)過基建處或?qū)W校領(lǐng)導層決策，才能簽訂工程變更。二是每一份變更單，都要有相對應的一份預算，基建處留存一套完整的變更單及預算資料。所有的變更單要按照專業(yè)分類編號整理，專人保管或者項目負責人妥善保管。

（2）規(guī)范合同簽訂和執(zhí)行。合同簽訂這個環(huán)節(jié)，要特別重視專用條款內(nèi)容。要在專用條款中寫明確定主材暫定價的規(guī)則、流程，以及要求施工單位配合的申請、市場考察等。對于達到國家規(guī)定招標規(guī)模要求的，專用條款應寫明建設單位應參與招標文件的審查、定標等。合同執(zhí)行過程中，基建處管理人員要密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，需要修訂合同條款的，要及時修訂，避免結(jié)算審計時引起爭議。