電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)分析

時(shí)間:2022-11-24 11:21:58

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摘要:本文主要對(duì)電子信息檔案管理存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析,提出了防控電子信息檔案管理風(fēng)險(xiǎn)的相關(guān)對(duì)策和參考,為電子信息檔案管理的完善做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞:電子信息;檔案管理;風(fēng)險(xiǎn)分析

如今社會(huì)中,各行各業(yè)都開(kāi)不開(kāi)電子信息技術(shù),紙質(zhì)記錄管理漸漸被取而代之,電子信息檔案管理,隨之因運(yùn)而生。電子檔案信息的安全是指保護(hù)該檔案、保護(hù)該檔案的核心內(nèi)容、數(shù)據(jù)文件,不受到破環(huán)、丟失和竊取。與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄比較,電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來(lái)巨大快捷的同時(shí),電子信息檔案管理也存在著很大的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

一、電子信息檔案管理中存在的風(fēng)險(xiǎn)

可是就我國(guó)目前來(lái)說(shuō),電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建才剛剛開(kāi)始屬于萌芽階段,自身存在著很多缺陷,電子信息檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)重在于對(duì)其的預(yù)防措施太單薄,很難去規(guī)避風(fēng)險(xiǎn),不知道該如何加強(qiáng)信息保護(hù),問(wèn)題往往出現(xiàn)在電子信息管理人員缺乏科學(xué)技術(shù),該管理人員對(duì)于電子信息的保護(hù)意識(shí)不夠清晰,沒(méi)有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風(fēng)險(xiǎn)主要來(lái)源于網(wǎng)絡(luò)黑客或其它網(wǎng)絡(luò)病毒,一旦受到攻擊和傳染,那么電子檔案信息的安全將無(wú)從談起,這種風(fēng)險(xiǎn)無(wú)法得到及時(shí)有效的信息反饋,導(dǎo)致就算經(jīng)歷了惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊傳染后,也并沒(méi)有及時(shí)加強(qiáng)管理補(bǔ)救措施,并未對(duì)電子信息檔案系統(tǒng)定期及時(shí)更新升級(jí),導(dǎo)致系統(tǒng)老化,容易被襲擊。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下,新的管理模式仍然還尚未研究、補(bǔ)救、總結(jié)、反饋,使得風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)大大提升。未及時(shí)緩解突然風(fēng)險(xiǎn)。在電子信息檔案的管理中會(huì)存在很多方面的因素,導(dǎo)致原本簡(jiǎn)單的風(fēng)險(xiǎn)防御系統(tǒng)失效,電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性,而在面臨突然情況時(shí),如果稍有疏忽那簡(jiǎn)單的防御就會(huì)徹底崩盤,許多企業(yè)在選擇了電子信息檔案管理的同時(shí),也做好了風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移的準(zhǔn)備,而往往也有大多數(shù)企業(yè)管理人員未能及時(shí)采取措施,未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)、未能解決風(fēng)險(xiǎn)[1]。

二、電子信息檔案管理中應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策

(一)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限,減少泄漏風(fēng)險(xiǎn)。諸多企業(yè)都存在著蓄意或者非蓄意的人為疏失,有關(guān)企業(yè)部門并未嚴(yán)格執(zhí)行人員個(gè)體確認(rèn),因?yàn)闄n案工作管理人員,都曾或多或少的接觸過(guò)不同層次的檔案實(shí)體,該工作人員包括,企業(yè)人員異動(dòng)、崗位調(diào)換、退休、離職等因素,都很有可能造成電子信息檔案泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。該風(fēng)險(xiǎn)需要靠企業(yè)落實(shí)到個(gè)人,對(duì)其個(gè)人設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限以及在有效期內(nèi)個(gè)人可以對(duì)某部分區(qū)域的電腦進(jìn)行管控和掌握使用權(quán),這樣可大大減少人為泄漏的風(fēng)險(xiǎn)。所謂的電子信息檔案泄漏風(fēng)險(xiǎn),除了人為泄漏因素外、還包括病毒泄漏。各個(gè)企業(yè)不光要大力宣導(dǎo)信息安全的觀念,更是要投入科學(xué)技術(shù)防護(hù),安全觀念提醒我們,防毒措施以及相關(guān)資料備份的重要性。網(wǎng)絡(luò)這個(gè)大載體中可以無(wú)形間夾帶著病毒侵入電腦中,造成電子檔案信息系統(tǒng)的感染,導(dǎo)致電子信息資料可能會(huì)被某病毒摧毀或者泄漏。與此同時(shí),檔案部門應(yīng)該建立更好的防毒環(huán)境。將重要資料盡可能備份在光碟中,讓備份可以工作法智能化。從而以保證電子信息檔案的安全。(二)維護(hù)信息檔案,規(guī)范操作流程。在各個(gè)企業(yè)檔案部門向外提供檔案資料的同時(shí),盡可能的采用電子郵件或者網(wǎng)頁(yè)瀏覽的方式進(jìn)行傳遞操作,在信息檔案發(fā)送前應(yīng)進(jìn)行強(qiáng)力掃描殺毒,該內(nèi)容使用過(guò)濾方式循環(huán)阻隔其它普通網(wǎng)頁(yè)的侵入,以此來(lái)保證信息檔案的安全,監(jiān)督保持殺毒掃描前后原件數(shù)量是否一致,維護(hù)發(fā)送信息檔案的原件未受到惡意損壞或丟失,并組織確保已經(jīng)發(fā)送后的系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)攻擊事件的出現(xiàn),以及被他人侵權(quán)或盜用其他用途的可能。在當(dāng)下科技發(fā)展如此飛快的社會(huì),電子信息檔案的操作也需要不斷的更新學(xué)習(xí),不光防控防病毒這一單方面,在信息系統(tǒng)維護(hù)上也要加大學(xué)習(xí)力度,不能一直停止在一個(gè)階段,維系著已經(jīng)過(guò)時(shí)的病毒庫(kù),新的病毒體已經(jīng)出現(xiàn),就需要檔案部門操作人員及時(shí)更新,研究對(duì)策,不能持續(xù)“以不變應(yīng)萬(wàn)變”的思想,應(yīng)該多方面掌握信息安全的資料,重點(diǎn)關(guān)注,就電子信息檔案的管理人員而言,最重要的就是對(duì)電子信息檔案的每個(gè)環(huán)節(jié)能有嚴(yán)格把控、縝密的的分析、迅速的決定。而多年來(lái),檔案工作都普遍存在著“輕管、重用”的問(wèn)題[2]。(三)完善培訓(xùn)計(jì)劃,統(tǒng)籌管理風(fēng)險(xiǎn)??刂骑L(fēng)險(xiǎn)作為損失縮小的最佳方法,加強(qiáng)培訓(xùn)防御措施不但能夠有效的控制風(fēng)險(xiǎn),更能降低風(fēng)險(xiǎn)的可能性。學(xué)習(xí)引進(jìn)最先進(jìn)的防御系統(tǒng),不被外界其它網(wǎng)絡(luò)網(wǎng)頁(yè)肆意侵略,確保電子信息檔案的安全性能,學(xué)習(xí)對(duì)于電子信息技術(shù)進(jìn)行加密處理。檔案部門人員可以再通過(guò)學(xué)習(xí)培訓(xùn)制定實(shí)施應(yīng)變計(jì)劃、災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃、以及各個(gè)電子信息檔案所相關(guān)資產(chǎn)的重新布置等計(jì)劃。管理中的黃金定律就是預(yù)防勝于治理,通過(guò)培訓(xùn)做到把風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防放到首位,當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)真的出現(xiàn)時(shí),采取有效的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)緩解和風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移,盡可能降低各種風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的危害,這才是最為關(guān)鍵的[3]。

三、結(jié)論

電子信息檔案對(duì)于各個(gè)企業(yè)的管理工作確實(shí)帶來(lái)了很大的方便,但與此同時(shí),也存在著很多的風(fēng)險(xiǎn)隱患,便捷的同時(shí)也帶來(lái)了可能發(fā)生的損失。電子信息是依托著電腦和網(wǎng)絡(luò),而所謂的風(fēng)險(xiǎn)也就無(wú)處不在,這就需要各個(gè)企業(yè)的檔案管理部門人員對(duì)信息技術(shù)的安全管理重點(diǎn)加強(qiáng)學(xué)習(xí),提高對(duì)某些不知名病風(fēng)險(xiǎn)的警覺(jué)性、樹(shù)立防范風(fēng)險(xiǎn)于未然的潛在意識(shí)、時(shí)刻保持高度的警覺(jué)、重視電子信息檔案管理的工作、不斷提高電子信息檔案管理的水平、有效預(yù)防風(fēng)險(xiǎn)、及時(shí)補(bǔ)救風(fēng)險(xiǎn)、降低風(fēng)險(xiǎn)傷害、這樣才可以更好的促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

作者:甘霖 單位:重慶市渝中區(qū)黨政信息中心