導(dǎo)語：電子政務(wù)信息安全管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：為了適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的挑戰(zhàn)，應(yīng)對(duì)電子政務(wù)發(fā)展的需要，推動(dòng)電子文件管理的安全性建設(shè)。本文從管理體制與機(jī)制、政策法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、技術(shù)四個(gè)方面對(duì)電子文件管理的安全策略進(jìn)行探討，以期給電子文件管理安全建設(shè)方面提供有效的指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：安全策略；信息安全；電子文件管理

當(dāng)前，政府管理越來越依賴信息技術(shù)，組織公共管理，電子文件管理是政府適應(yīng)時(shí)代變化和建設(shè)服務(wù)型政府的客觀需要。電子文件管理作為電子政務(wù)活動(dòng)重要的一環(huán)，如果安全性建設(shè)得不到保障，文件內(nèi)容的真實(shí)性、完整性、可用性將不可能保證，電子文件安全管理將不可能實(shí)現(xiàn)，“安全”電子政務(wù)將只能是幻想。因此，信息安全應(yīng)得到個(gè)人以及社會(huì)的全面重視。

一、電子文件管理安全策略研究現(xiàn)狀

本文以“全文=安全策略and關(guān)鍵詞=電子文件管理（精確匹配）”為檢索條件對(duì)，對(duì)收錄在中國學(xué)術(shù)期刊網(wǎng)絡(luò)出版總庫等九種源庫中文獻(xiàn)進(jìn)行檢索。截止2017年12月底，共有45篇文獻(xiàn)，見表1文獻(xiàn)年度分布表。根據(jù)文獻(xiàn)年度分布表中，文獻(xiàn)從2012年數(shù)量開始激增，這主要是由于2011年國家頒布電子文件管理發(fā)展規(guī)劃。筆者對(duì)上述文件進(jìn)行整理和分析，當(dāng)前學(xué)者研究主要集中在以下方面：一是電子文件管理法律規(guī)范。肖紅琳[1]認(rèn)為電子文件具備一定法律效力，但電子文件法律規(guī)范制度并不健全。二是電子文件管理模式。陸堅(jiān)等[2]結(jié)合太倉市檔案局工作經(jīng)驗(yàn)，將理論和實(shí)踐相結(jié)合，提出“五色五級(jí)”應(yīng)急預(yù)警管理制度，利用無線射頻識(shí)別技術(shù)的檔案庫存盤存車，將電子政務(wù)系統(tǒng)與數(shù)字檔案館室系統(tǒng)相聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)全市聯(lián)網(wǎng)管理。三是電子文件管理系統(tǒng)。張健[3]提出構(gòu)建電子文件信息安全技術(shù)體系，將整個(gè)體系分為物理安全層、系統(tǒng)軟件平臺(tái)安全層、電子文件管理系統(tǒng)安全層和電子文件信息內(nèi)容安全層等四個(gè)層次。通過對(duì)相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行梳理分析，筆者認(rèn)為學(xué)界對(duì)于電子文件管理的研究集中于政策規(guī)范、管理模式、管理系統(tǒng)等方面的研究，缺乏對(duì)安全策略方面的研究。

二、電子文件管理安全現(xiàn)狀

（一）我國電子文件管理的現(xiàn)狀。把握我國電子文件發(fā)展現(xiàn)狀，有助于我們了解電子文件管理中存在的問題。中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院課題組基于問卷的調(diào)查顯示，2006年我國中央機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位生成的電子文件數(shù)量比2005年增長(zhǎng)了18.9%，其數(shù)量占文件總數(shù)的72.7%。電子文件總數(shù)的飛速增長(zhǎng)改變了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件憑證主體地位，電子文件的憑證價(jià)值和真實(shí)性也遇到了更大的挑戰(zhàn)。（二）電子文件管理存在的安全問題。一是管理規(guī)劃發(fā)展滯后。電子文件管理提及雖早，但是我國發(fā)展緩慢。美國從1995年開始研發(fā)電子文件管理系統(tǒng)，而中國于2011年才出臺(tái)電子文件管理的規(guī)劃文件。按照電子文件規(guī)劃至今關(guān)于電子文件的標(biāo)準(zhǔn)，已完成的有《電子文件系統(tǒng)測(cè)試規(guī)范第2部分：歸檔管理系統(tǒng)功能符合性測(cè)試細(xì)則》第2部分：圖形符號(hào)(的計(jì)算機(jī)電子文件格式規(guī)范及其交換要求》3份標(biāo)準(zhǔn)，有7份標(biāo)準(zhǔn)未制定，電子文件管理系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)亟需完善。二是數(shù)據(jù)未被有效保護(hù)。主要包括三個(gè)方面，第一個(gè)方面是數(shù)據(jù)內(nèi)容丟失或難以讀取利用。據(jù)“電子文件管理機(jī)制研究”課題研究小組調(diào)查顯示，中國1982年第三次全國人口普查中99%的原始數(shù)據(jù)已經(jīng)丟失。第二個(gè)方面是龐大數(shù)據(jù)信息增量帶來管理困難。截止2011年，我國49家中央和國家機(jī)關(guān)及其直屬企事業(yè)單位中有18.4%的單位沒有留存任何電子文件。三是反饋機(jī)制落后遲緩。由于我國省市眾多，各行政單位之間難以進(jìn)行有效的聯(lián)系，目前自上而下的頂層設(shè)計(jì)不夠完善，孤立的考慮電子文件管理安全問題。電子文件管理系統(tǒng)不能得到有效關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)，難免會(huì)形成各自為政，這種各自為政的情況會(huì)造成自下而上的反饋上報(bào)收集出現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)和問題，對(duì)于電子文件長(zhǎng)期使用，保存信息完整度帶來諸多問題。

三、電子文件管理安全策略

（一）完善政策法規(guī)。我國政策法規(guī)策略應(yīng)遵循自上而下設(shè)計(jì)、自下而上反饋的管理體制和機(jī)制。如，堅(jiān)持執(zhí)行上層法律法規(guī)，并實(shí)現(xiàn)高等教育機(jī)構(gòu)、檔案企事業(yè)單位、檔案局、檔案館多位的聯(lián)合反饋。立法時(shí)應(yīng)本著科學(xué)立法、開門立法的精神，在全國各級(jí)各類檔案部門、廣大檔案工作者及法律工作者的關(guān)心和參與下制定[4]。此外，還可以吸納美國制定檔案法規(guī)的經(jīng)驗(yàn)，設(shè)立法規(guī)制定研究小組，讓多機(jī)構(gòu)、多單位的共同參與；還要充分發(fā)揮人民監(jiān)督和社會(huì)監(jiān)督的作用，以更好保證檔案政策法規(guī)的制定和實(shí)施。（二）優(yōu)化管理體制與機(jī)制。在2017年8月，工業(yè)和信息化部印發(fā)《“十三五”國家政務(wù)信息化工程建設(shè)規(guī)劃》，強(qiáng)調(diào)著重開展電子文件管理方面的建設(shè)工作，形成統(tǒng)籌協(xié)調(diào)的管理體系[5]。首先，在管理體制上要注重將政事分開，充分發(fā)揮檔案館和檔案局的各自作用。由國家檔案機(jī)構(gòu)自上而下進(jìn)行頂層設(shè)計(jì)，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，各級(jí)檔案館建立統(tǒng)一的電子文件管理系統(tǒng)，盡可能將電子政務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案館(室)系統(tǒng)有效聯(lián)接起來，實(shí)現(xiàn)電子文件的全過程管理，保證電子文件生命周期的完整性，實(shí)現(xiàn)電子文件從電子政務(wù)系統(tǒng)到數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)的無縫對(duì)接，減少人工參與，注重綜合型的電子文件管理系統(tǒng)建設(shè)，從而實(shí)現(xiàn)共享電子文件資源。其次，下級(jí)檔案機(jī)構(gòu)也應(yīng)做好相應(yīng)的反饋機(jī)制。下級(jí)機(jī)構(gòu)要根據(jù)工作情況，與上級(jí)進(jìn)行定期常態(tài)聯(lián)系，及時(shí)匯報(bào)工作情況與問題，以便上級(jí)針對(duì)情況及時(shí)指導(dǎo)未來工作。如美國國家檔案與文件管理局設(shè)立專門的調(diào)研小組，總結(jié)推薦電子文件長(zhǎng)期、有效存儲(chǔ)的方法。[6]（三）規(guī)范相應(yīng)安全標(biāo)準(zhǔn)。規(guī)范電子文件管理安全標(biāo)準(zhǔn)能夠有效指導(dǎo)各級(jí)單位管理電子文件，避免因管理不清晰、系統(tǒng)不統(tǒng)一等問題，造成的電子文件內(nèi)容信息丟失，減少數(shù)字鴻溝，能夠有效保證電子文件的安全管理。通常國家標(biāo)準(zhǔn)分為國家級(jí)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)三大類。國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》頒布實(shí)施至今已經(jīng)12年，其中的一些標(biāo)條目已經(jīng)跟不上時(shí)展需要，如《規(guī)范》中“文字型電子文件以XML、RTF、TXT為通用格式”“掃描型電子文件以JPEG、TIFF為通用格式”在實(shí)踐應(yīng)用中出現(xiàn)了大量其他的格式，如前者增加WPS、PDF、DOC作為通用格式，在后者中增加PDF作為通用格式。[7-8]針對(duì)我國而言，在制定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該具有超前意識(shí)，并不斷適應(yīng)時(shí)代變化發(fā)展，修正完善標(biāo)準(zhǔn)，滿足現(xiàn)行電子文件管理需求。（四）充分利用科學(xué)技術(shù)。為了保障電子文件的真實(shí)性、完整性、可讀性，電子文件的技術(shù)應(yīng)該堅(jiān)持全程管理和前端管理原則，將技術(shù)應(yīng)用于管理過程中的每一步。[8]對(duì)于電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)既要符合前文提到的管理體制和機(jī)制方面，同時(shí)也要堅(jiān)持根據(jù)國家政策法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)系統(tǒng)，做好系統(tǒng)溝通性和系統(tǒng)自動(dòng)反饋，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的多級(jí)模式，建立大系統(tǒng)平臺(tái)，以保證系統(tǒng)的實(shí)用高效。電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)也應(yīng)充分借鑒系統(tǒng)論和協(xié)同論等理論模式，設(shè)計(jì)出電子政務(wù)系統(tǒng)和數(shù)字檔案館管理系統(tǒng)一體化的電子文件管理系統(tǒng)。如今政務(wù)微信、政務(wù)微博等新媒體平臺(tái)快速發(fā)展。政務(wù)微信公眾號(hào)“上?！本屠脤⒆陨頂?shù)據(jù)與微信平臺(tái)相結(jié)合，提供給公眾網(wǎng)上在線辦事、互動(dòng)交流等服務(wù)。除此之外，在國內(nèi)外其他行業(yè)的門戶也正在朝著這方面努力[9]。

四、結(jié)論

電子政務(wù)環(huán)境下電子文件信息安全管理，不僅是一個(gè)技術(shù)問題，也是一個(gè)復(fù)雜的社會(huì)管理問題，它涉及政府管理多個(gè)方面。開展電子文件文件信息安全管理，需要遵從政府進(jìn)行電子政務(wù)建設(shè)的實(shí)際情況，還要從管理信息系統(tǒng)建設(shè)的角度、信息資源管理與開發(fā)的角度，堅(jiān)持以人為本，以用戶為中心，明確利用目的，多個(gè)層次并舉，才能達(dá)到良好的效果。

作者:孔強(qiáng) 單位:湘潭大學(xué)公共管理學(xué)院