內(nèi)部控制的采購(gòu)管理策略研究
時(shí)間:2022-12-22 09:50:09
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一、相關(guān)概念
(一)采購(gòu)。采購(gòu)是指企業(yè)在供應(yīng)市場(chǎng)取得物質(zhì)或者服務(wù),并將其作為企業(yè)自身產(chǎn)品生產(chǎn)或者企業(yè)經(jīng)營(yíng)的資源而進(jìn)行的一系列企業(yè)活動(dòng),它保障了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常開(kāi)展和運(yùn)轉(zhuǎn)。企業(yè)通過(guò)指派個(gè)人或者單位從供應(yīng)市場(chǎng)獲取生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所必需的資源,以滿(mǎn)足企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。(二)內(nèi)部控制。內(nèi)部控制指是在一定的環(huán)境下,單位為了謀求更高的經(jīng)營(yíng)效率,對(duì)獲得的各種資源進(jìn)行合理分配和有效使用,使其能滿(mǎn)足管理的既定目標(biāo),事業(yè)單位內(nèi)進(jìn)行制約和調(diào)節(jié)的各種組織、計(jì)劃、程序或者方法。
二、現(xiàn)階段企業(yè)采購(gòu)管理中存在的問(wèn)題
(一)采購(gòu)觀念落后,任人唯親。一般企業(yè)在選擇采購(gòu)人員時(shí),通常都會(huì)選跟自己相關(guān)的親人或者朋友。企業(yè)負(fù)責(zé)人一般對(duì)這類(lèi)采購(gòu)人員都是高度信任的,因此也沒(méi)有這些人進(jìn)行相應(yīng)的監(jiān)督管理。漸漸地會(huì)使這些人與供給商勾結(jié),進(jìn)而忽視了產(chǎn)品的價(jià)格和質(zhì)量,增加了企業(yè)的采購(gòu)成本。在利益和人情面前,人們往往選擇前者,采購(gòu)人員在采購(gòu)中開(kāi)始謀求私利開(kāi)始腐敗貪污。大多數(shù)企業(yè)的決策者對(duì)采購(gòu)工作了解過(guò)于片面,不知道采購(gòu)可以保證供給和維持基本成本,也不了解采購(gòu)對(duì)企業(yè)運(yùn)作與生產(chǎn)效益的影響。使得公司的采購(gòu)管理制度缺失,使得采購(gòu)的質(zhì)量得不到保障,導(dǎo)致一些經(jīng)濟(jì)損失。(二)缺乏規(guī)范的采購(gòu)管理制度。企業(yè)負(fù)責(zé)人不夠重視或經(jīng)驗(yàn)較少等原因,使得采購(gòu)管理規(guī)范性還有待完善。有的企業(yè)采購(gòu)管理有待提升,以至于采購(gòu)時(shí)操作不規(guī)范,甚者還以次充好從中牟利。有些公司缺乏有效的采購(gòu)管理監(jiān)督體系,監(jiān)督機(jī)制不健全。沒(méi)有對(duì)采購(gòu)人員實(shí)施及時(shí)有效的制度管理,對(duì)采購(gòu)人員的評(píng)價(jià)考核也因此存在誤差。這種體制下進(jìn)行的采購(gòu)會(huì)極大地影響采購(gòu)的成本和質(zhì)量,出現(xiàn)徇私舞弊現(xiàn)象。監(jiān)督缺失是當(dāng)前企業(yè)提升采購(gòu)質(zhì)量和水平又一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。(三)分工不明確。在公司采購(gòu)環(huán)節(jié)分工不明確,一人身兼多職,一職多人同任。對(duì)主要工作崗位的任職沒(méi)有明確規(guī)定和要求,也沒(méi)有對(duì)相關(guān)崗位進(jìn)行權(quán)責(zé)劃分,使得崗位或者職責(zé)沒(méi)有約束力,誘使了財(cái)務(wù)舞弊行為的發(fā)生。公司崗位設(shè)置忽視財(cái)務(wù)與存儲(chǔ)等部門(mén)的牽制關(guān)系,容易使商品采購(gòu)環(huán)節(jié)混亂頻發(fā),導(dǎo)致對(duì)采購(gòu)成本的控制效果低。在財(cái)務(wù)中,出納和會(huì)計(jì)職責(zé)不明確,使得在采購(gòu)商品時(shí)產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)無(wú)法與之前的記錄賬務(wù)相匹配,進(jìn)行采購(gòu)物資的盤(pán)點(diǎn)時(shí)難以發(fā)現(xiàn)相關(guān)問(wèn)題,造成了公司產(chǎn)生損失。在生產(chǎn)和采購(gòu)部門(mén)中,分工不明確會(huì)使得商品采購(gòu)費(fèi)用增加,導(dǎo)致生產(chǎn)部門(mén)在進(jìn)行生產(chǎn)時(shí)產(chǎn)品成本上升。
三、采購(gòu)流程內(nèi)部控制措施改進(jìn)的策略
(一)完善管控。在整個(gè)采購(gòu)的流程和環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格的內(nèi)部控制,防止采購(gòu)出現(xiàn)差錯(cuò)。在各個(gè)采購(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、和流程進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)管,保證采購(gòu)正常有序進(jìn)行。用實(shí)時(shí)有效的內(nèi)部控制的方式和手段來(lái)逐步提高采購(gòu)人員的責(zé)任意識(shí)和品德精神。(二)制衡與監(jiān)督的控制。建立機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)和崗位之間的相關(guān)監(jiān)督制約體系,合理安排分工,優(yōu)化流程銜接,提升采購(gòu)的效率和質(zhì)量。在采購(gòu)時(shí),要對(duì)采購(gòu)人員的供貨商進(jìn)行聯(lián)系,防止采購(gòu)人員濫用職權(quán)進(jìn)行牟利;采購(gòu)結(jié)束后,依據(jù)倉(cāng)庫(kù)管理人員開(kāi)具的采購(gòu)清單對(duì)采購(gòu)人員采購(gòu)材料的名稱(chēng)、數(shù)量和規(guī)格等想供應(yīng)商求證確認(rèn),同時(shí)倉(cāng)儲(chǔ)管理人員也要對(duì)已經(jīng)入庫(kù)的原料進(jìn)行嚴(yán)格檢查,保證質(zhì)量過(guò)硬。在進(jìn)行量大的采購(gòu)時(shí),有必要要求供應(yīng)商進(jìn)行投標(biāo),以確保價(jià)格透明公開(kāi)。在進(jìn)行一般采購(gòu)時(shí)可以用投標(biāo)的方式選出好的供應(yīng)商,以保證采購(gòu)質(zhì)量和價(jià)格的合理。(三)建立相應(yīng)懲罰獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。在企業(yè)采購(gòu)執(zhí)行與監(jiān)管過(guò)程中,要對(duì)采購(gòu)、采購(gòu)管理和內(nèi)部控制人員一視同仁,對(duì)表現(xiàn)好的要給予獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)表現(xiàn)差的也要進(jìn)行相應(yīng)懲處。貫徹落實(shí)權(quán)責(zé)一致原則,嚴(yán)格實(shí)施有懲必罰、有獎(jiǎng)必失賞。(四)培訓(xùn)采購(gòu)人員。采購(gòu)不是簡(jiǎn)單一手交錢(qián),一手拿貨的買(mǎi)賣(mài),采購(gòu)?fù)瑯右残枰欢ǖ募记珊头椒?。要求采?gòu)員才進(jìn)行采購(gòu)時(shí),需要掌握一定的談判技巧,降低采購(gòu)成本。對(duì)采購(gòu)人員的培訓(xùn)不僅僅是采購(gòu)方式和技巧上的培訓(xùn),更重要的是對(duì)采購(gòu)員自身的道德素質(zhì)培訓(xùn)。要求采購(gòu)人員在進(jìn)行采購(gòu)時(shí)要堅(jiān)定自身的立場(chǎng),牢記自己的責(zé)任。(五)價(jià)格審查控制。對(duì)企業(yè)采購(gòu)進(jìn)行管理和監(jiān)控時(shí),要對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行嚴(yán)格把控。不斷促使采購(gòu)價(jià)格申報(bào)規(guī)章制度完善,監(jiān)察采購(gòu)價(jià)格的合理性,采購(gòu)人員和相關(guān)監(jiān)察人員都必須對(duì)采購(gòu)物資的行情要了解,要對(duì)不同商品的價(jià)格行情要進(jìn)行整理,對(duì)實(shí)時(shí)變化的價(jià)格要及時(shí)記錄,保證采購(gòu)價(jià)格在合理的范圍區(qū)間內(nèi)。
企業(yè)在目前的采購(gòu)管理中存在各種各樣的問(wèn)題,這些問(wèn)題或大或小的影響著企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),放任不管會(huì)阻礙企業(yè)長(zhǎng)久健康的發(fā)展。必須理清這些問(wèn)題出現(xiàn)的根源,加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制對(duì)采購(gòu)管理的力度,發(fā)揮管理監(jiān)督體制的作用,實(shí)施獎(jiǎng)懲分明的激勵(lì)機(jī)制,提高采購(gòu)人員自身的采購(gòu)水平和道德素質(zhì)修養(yǎng),對(duì)采購(gòu)商品價(jià)格嚴(yán)格把關(guān)。只有把出現(xiàn)的采購(gòu)管理漏洞一一解決,才能使企業(yè)的采購(gòu)管理機(jī)制不斷完善優(yōu)化,使企業(yè)走得更遠(yuǎn)。
參考文獻(xiàn):
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作者:查育蓉 單位:常州制藥廠有限公司
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