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【摘要】本文主題是以落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、創(chuàng)新、服務(wù)為主題，結(jié)合檔案管理實(shí)際，描述了傳統(tǒng)檔案管理概念模糊、管理手段滯后的現(xiàn)狀，并結(jié)合新時(shí)代檔案管理工作實(shí)際需要，探討了新時(shí)代檔案管理工作，如何從思想上高度重視，提升檔案質(zhì)量，怎樣加強(qiáng)檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案職能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)信息意識(shí)。

【關(guān)鍵詞】檔案管理創(chuàng)新服務(wù)

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，檔案作為公司一項(xiàng)寶貴的財(cái)富，已不再是簡(jiǎn)單的資料收集與保管，它已經(jīng)成為公司前進(jìn)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。公司檔案綜合管理如何與時(shí)俱進(jìn)，怎樣突破傳統(tǒng)的思維和工作模式，進(jìn)而增強(qiáng)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用工作的前瞻性，是我們必須面對(duì)和解決的問(wèn)題。

一、傳統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀

檔案的形式多種多樣，文書(shū)和技術(shù)資料等是檔案的主要形式。文書(shū)檔案包括文件材料、手稿、電報(bào)、書(shū)信、會(huì)議記錄等一切書(shū)面材料，以及錄音、錄像、影片、唱片、照片、畫(huà)片等形象化記錄材料。技術(shù)檔案主要是技術(shù)設(shè)計(jì)的圖紙、數(shù)據(jù)、工藝流程、技術(shù)原理、設(shè)計(jì)方案和報(bào)告、技術(shù)說(shuō)明書(shū)以及操作方法等。它們具有鮮明的科學(xué)性和服務(wù)性的特點(diǎn)。但長(zhǎng)期以來(lái)，檔案管理工作并未被部份公司重視，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：

（一）檔案管理概念模糊，造成不必要浪費(fèi)

在檔案及檔案價(jià)值的理解和把握上趨于數(shù)量化、片面化，單純地認(rèn)為檔案裝訂和歸檔應(yīng)該多多益善，缺少對(duì)檔案綜合管理、利用的現(xiàn)實(shí)性與統(tǒng)一性相結(jié)合的高效能考慮，尤其是在檔案價(jià)值的鑒定上表現(xiàn)為概念模糊，操作混亂。比如個(gè)別單位為了應(yīng)付歸檔任務(wù)，將大量的申報(bào)表進(jìn)行裝訂、歸檔，造成了人財(cái)力的大量浪費(fèi)。

（二）檔案管理手段滯后，難達(dá)檔案最佳效果

隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，電子縮微技術(shù)的新型模式檔案的大量出現(xiàn)，給傳統(tǒng)的檔案管理模式提出了嚴(yán)峻考驗(yàn)。傳統(tǒng)意義上的檔案管理模式與信息社會(huì)化要求存在較大差距，利用計(jì)算機(jī)對(duì)信息資源進(jìn)行智能檢索、分析和處理等技術(shù)革新和普及工作亟待加強(qiáng)。如電子公文和電子信息如何高效、規(guī)范地收集、歸檔，尚需進(jìn)一步探討。為此就有個(gè)別公司更新了管理設(shè)備，但檔案管理人員在具體工作中還是采用過(guò)去的工作方法，不能積極主動(dòng)地適應(yīng)現(xiàn)代管理方式，不思創(chuàng)新，做表面文章，結(jié)果把管理現(xiàn)代化搞成了表面化、庸俗化，嚴(yán)重影響了真正實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化、信息化的建設(shè)步伐。

二、新時(shí)代檔案管理方面

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)完整的系統(tǒng)，包括現(xiàn)代化的檔案管理方式、管理理念、現(xiàn)代化的設(shè)備和高素質(zhì)的管理人才及相關(guān)的社會(huì)環(huán)境等。要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化應(yīng)主要做好以下幾方面工作：

（一）思想上高度重視，增強(qiáng)主觀能動(dòng)意識(shí)

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，技術(shù)信息飛速進(jìn)步，檔案管理工作也逐步成為日程工作非常重要和必須的。首先，各級(jí)部門(mén)應(yīng)高度重視，層層抓落實(shí)，防止工作流于形式。增強(qiáng)全員參與檔案工作的主觀能動(dòng)意識(shí)。組織人員到各征收單位指導(dǎo)資料的收集、整理，對(duì)檔案管理保證專(zhuān)人、專(zhuān)庫(kù)、專(zhuān)款專(zhuān)用。其次，規(guī)范檔案工作程序，完善管理制度。加大對(duì)檔案工作的目標(biāo)考核力度，制定出符合本單位工作實(shí)際的檔案管理措施、標(biāo)準(zhǔn)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)各單位進(jìn)行嚴(yán)格考評(píng)，把工作任務(wù)、責(zé)任量化、細(xì)化，分別交予相關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)、直接責(zé)任人。

（二）提升檔案質(zhì)量，增強(qiáng)價(jià)值意識(shí)

所有檔案都有一定的價(jià)值，但不能保存所有檔案。對(duì)有參考選用價(jià)值的檔案文件進(jìn)行收集、登記、歸檔，充分實(shí)現(xiàn)檔案資源的保值增值。根據(jù)國(guó)家檔案局信息化建設(shè)精神和自治區(qū)檔案局制定的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，部門(mén)關(guān)于檔案室的信息資源建設(shè)質(zhì)量、檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)也應(yīng)加大工作力度，電子公文如何實(shí)現(xiàn)保值增值方面，應(yīng)按照國(guó)家檔案局頒布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》要求，制定出符合本單位工作實(shí)際的電子文件歸檔管理辦法，避免政出多門(mén)、責(zé)任不清現(xiàn)象發(fā)生。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案職能，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

加強(qiáng)檔案管理單位和執(zhí)行人員全員參與檔案工作的服務(wù)意識(shí)，充分發(fā)揮檔案綜合分析職能。加大對(duì)檔案工作的投入力度、宣教力度、獎(jiǎng)懲力度是體現(xiàn)服務(wù)意識(shí)的有效途徑之一。

一是硬件設(shè)施投入方面，建好、維護(hù)好檔案室是保證檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)性工程。做好檔案庫(kù)房的溫濕度等指標(biāo)達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案保存的質(zhì)量。在抓好人員服務(wù)上，應(yīng)著重強(qiáng)調(diào)對(duì)檔案工作人員和其他工作人員的崗位責(zé)任意識(shí)、目標(biāo)管理意識(shí)和獎(jiǎng)勤罰懶原則，提高對(duì)檔案工作的認(rèn)知性、緊迫性和時(shí)代性，使檔案人員最大范圍地為檔案工作站好崗、執(zhí)好責(zé)，繼而使檔案工作最大限度地為中心工作鋪好路、服好務(wù)。

二是要按照檔案工作的規(guī)律和程序，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)好各文書(shū)部門(mén)、業(yè)務(wù)部門(mén)的各種檔案的立卷和歸檔工作。對(duì)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，注重維護(hù)檔案的完整與安全，必須抓好檔案的收集、整理、保存、鑒定，統(tǒng)計(jì)、移交和利用等七個(gè)環(huán)節(jié)，尤其是要抓檔案的收集、整理、歸檔，這樣才有利于進(jìn)一步抓好利用檔案的環(huán)節(jié)，使其他環(huán)節(jié)又服從和服務(wù)于利用這一環(huán)節(jié)。

（四）檔案團(tuán)隊(duì)建設(shè)，增強(qiáng)信息意識(shí)

優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，合理配置，是實(shí)現(xiàn)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的首要因素。但由于種種原因，許多公司對(duì)檔案工作的投入較小，尤其是偏遠(yuǎn)地區(qū)過(guò)檔案管理和計(jì)算機(jī)知識(shí)人員又極為短缺，在這種形勢(shì)下，檔案人才問(wèn)題就顯得更加突出。因此，檔案管理系統(tǒng)要建立一支有較高政治品質(zhì)、良好職業(yè)道德、淵博學(xué)科知識(shí)、具有高科技能力的檔案干部隊(duì)伍，任務(wù)還十分艱巨。

首先，加強(qiáng)教育培訓(xùn)力度，是推進(jìn)檔案隊(duì)伍建設(shè)的重要手段。一方面，要以現(xiàn)代化的技術(shù)要求為準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，針對(duì)檔案工作者的不同層次、不同崗位，有步驟、有計(jì)劃地對(duì)檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育。另一方面，要從工作崗位和個(gè)人基礎(chǔ)條件出發(fā)，突出重點(diǎn)，盡快解決檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)老化問(wèn)題，不斷進(jìn)行知識(shí)更新，提高檔案人員對(duì)相關(guān)學(xué)科如經(jīng)濟(jì)、管理、科技等知識(shí)的擴(kuò)展能力。還要要求檔案員不僅掌握計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)的管理技術(shù)，還要熟悉檔案室情況，及時(shí)跟蹤、了解檔案業(yè)務(wù)最新領(lǐng)域及其發(fā)展情況，使檔案人員視野開(kāi)闊、技術(shù)全面，整體素質(zhì)顯著提高，逐步適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化和信息化的需要。

其次，作為檔案工作者本身，要不斷進(jìn)行自我加壓和充電。要在綜合素養(yǎng)上下功夫，即具有能夠敏銳地發(fā)現(xiàn)信息、確定何時(shí)需要信息、需要什么信息與檢索、評(píng)價(jià)和有效利用信息的能力及修養(yǎng)，增強(qiáng)信息意識(shí)，使自己不但要成為本行業(yè)的"專(zhuān)家"，重點(diǎn)充實(shí)信息學(xué)、傳播學(xué)、圖書(shū)館學(xué)、行政管理學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)等相關(guān)知識(shí)，不斷增加知識(shí)儲(chǔ)備。

最后在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，充分實(shí)現(xiàn)其職能，只有察往才能知來(lái)，才有可能在遇到問(wèn)題時(shí)做出正確決策，從這一意義上說(shuō)，管好檔案、用好檔案，直接影響到公司的整套管理模式和理念。因此，讓檔案工作盡力為公司正常發(fā)展，做好系統(tǒng)信息化建設(shè)服務(wù)，是各公司必須堅(jiān)決貫徹的檔案工作方針，也是所有公司以適應(yīng)改革開(kāi)放、社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)日益發(fā)展的需要。

結(jié)論

綜上所述，檔案管理模式創(chuàng)新，是加強(qiáng)檔案安全工作的必須，是利國(guó)利民的大好事，但存在的困難和問(wèn)題也不容忽視。這些問(wèn)題有些可以由檔案部門(mén)自己解決，有的則需要積極爭(zhēng)取，多方協(xié)調(diào)，甚至需要變動(dòng)有關(guān)法規(guī)以適應(yīng)形勢(shì)的需要。還有一些問(wèn)題則并非近期所能解決。我們應(yīng)正視并想方設(shè)法解決這些問(wèn)題，這樣才能保證我們的改革順利進(jìn)行。忽視這些問(wèn)題，會(huì)給我們的工作帶來(lái)一定的麻煩，甚至導(dǎo)致改革事業(yè)的擱淺。

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