導(dǎo)語：勘察設(shè)計(jì)類檔案管理綜述一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1引言

面對日益激烈的市場競爭，我國勘察設(shè)計(jì)咨詢業(yè)迫切需要增強(qiáng)自身知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)意識，同時(shí)承認(rèn)并尊重他人的知識產(chǎn)權(quán)及合法權(quán)益。為了保護(hù)與管理勘察設(shè)計(jì)咨詢企業(yè)的知識產(chǎn)權(quán)，鼓勵(lì)技術(shù)創(chuàng)新和發(fā)明創(chuàng)造，豐富與發(fā)展原創(chuàng)性智力成果，增加企業(yè)自主知識產(chǎn)權(quán)的數(shù)量并提高其質(zhì)量，增強(qiáng)企業(yè)自主創(chuàng)新能力和市場競爭力，同時(shí)尊重并合法利用他人的知識產(chǎn)權(quán)，為此，對勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理具有極其重要的作用。本文通過明確勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理的對象及特點(diǎn)，探討了其管理的方法及程序，并針對目前勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理工作中出現(xiàn)的問題提出了相應(yīng)的對策，為進(jìn)一步完善我國勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理提供了有益的參考。

2檔案管理的對象及特點(diǎn)

勘察設(shè)計(jì)的文件檔案主要包括勘察、設(shè)計(jì)、咨詢活動(dòng)和科研活動(dòng)中形成的，以各種載體所表現(xiàn)的文字作品、圖形作品、模型作品、建筑作品等勘察設(shè)計(jì)咨詢作品?？辈煸O(shè)計(jì)文件檔案包括以下內(nèi)容：

1)工程勘察投標(biāo)方案，專業(yè)工程設(shè)計(jì)投標(biāo)方案，建筑工程設(shè)計(jì)投標(biāo)方案。工程咨詢投標(biāo)方案等；

2)工程勘察和工程設(shè)計(jì)階段的原始資料、計(jì)算書、工程設(shè)計(jì)圖及說明書、技術(shù)文件和工程總結(jié)報(bào)告等；

3)工程咨詢的項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告、專業(yè)性評價(jià)報(bào)告、工程評估書、監(jiān)理大綱等；

4)科研活動(dòng)的原始數(shù)據(jù)、設(shè)計(jì)圖及說明書、技術(shù)總結(jié)和科研報(bào)告等；

5)企業(yè)自行編制的計(jì)算機(jī)軟件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、導(dǎo)則、手冊、標(biāo)準(zhǔn)設(shè)計(jì)等。

勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理有如下特點(diǎn)：

1)成套性。一個(gè)勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目所形成的若干相關(guān)文件材料，這些文件材料既以不同工作階段相區(qū)別，又與總體科技程序和科技內(nèi)容相聯(lián)系，構(gòu)成了一個(gè)反映該項(xiàng)目勘察設(shè)計(jì)活動(dòng)的材料整體，是一個(gè)密切聯(lián)系、有機(jī)結(jié)合的整體。

2)專業(yè)技術(shù)強(qiáng)。我院是廣西自治區(qū)唯一的公路工程專業(yè)勘察設(shè)計(jì)甲級院，其專業(yè)技術(shù)檔案又具有專業(yè)性強(qiáng)、科技含量高、分類細(xì)致等特點(diǎn)。勘親設(shè)計(jì)類檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性，不同的專業(yè)又有著不同的技術(shù)內(nèi)容和方法，在哪一個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域形成的檔案，就集中地反映哪一個(gè)專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技內(nèi)容及相關(guān)的技術(shù)方法和手段。

3)利用率高。近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和專業(yè)技術(shù)普及率的提高，檔案的查詢和使用的機(jī)率越來越高，有些項(xiàng)目可以大量地、重復(fù)多次地運(yùn)用于新的勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目，特別是記述和反映新技術(shù)、新工藝的檔案，其利用率更高。

3方法及程序

為確保歸檔的勘察設(shè)計(jì)文件完整、準(zhǔn)確，便于檔案資料的查閱使用、質(zhì)量問題的追溯、落實(shí)質(zhì)量終身責(zé)任制，根據(jù)目前國內(nèi)勘察設(shè)計(jì)文件檔案管理的發(fā)展?fàn)顩r、經(jīng)驗(yàn)和趨勢，結(jié)合質(zhì)量管理體系GB／T19001—2008一IS09001：2008標(biāo)準(zhǔn)和我院的成功經(jīng)驗(yàn)，對各階段勘察設(shè)計(jì)成果文件、記錄和資料歸檔的種類、歸檔文件的裝訂要求、歸檔交接方法、責(zé)任等提出以下管理方法和程序：

3．1按不同階段項(xiàng)目歸檔文件的種類要求

l、預(yù)可行性研究、可行性研究、方案設(shè)計(jì)、初步設(shè)計(jì)階段：a)在向顧客提交成果文件的同時(shí)，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)在接到主管部門批文時(shí)追加歸檔有關(guān)的批復(fù)文件。裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計(jì)算書原稿，分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報(bào)告、技術(shù)工作總結(jié)，質(zhì)量記錄等保存在承擔(dān)項(xiàng)目部門，保存期三年。

2、施工圖設(shè)計(jì)階段：a)在向顧客提交成果文件的同時(shí)，歸檔相同的成果文件以及內(nèi)容完全一致的電子光盤；b)上述成果提交后一個(gè)月內(nèi)，提交下列文件歸檔：勘察設(shè)計(jì)成果的藍(lán)曬底圖清樣、裝訂好的校審記錄及校審的全部圖、表、文字、計(jì)算書原稿分類裝訂的勘察原始記錄、做為依據(jù)的數(shù)據(jù)資料、各類技術(shù)報(bào)告、技術(shù)工作總結(jié)裝訂成冊的質(zhì)量管理記錄，包括：產(chǎn)品要求評審記錄及各種附件、項(xiàng)目工作計(jì)劃、勘察大綱、勘察成品檢驗(yàn)記錄、技術(shù)及安全交底記錄、外業(yè)驗(yàn)收記錄、設(shè)計(jì)輸入登記表、假定輸入單、技術(shù)指令、互提資料單、互提資料單、設(shè)計(jì)評審記錄、設(shè)計(jì)確認(rèn)情況表、勘察、設(shè)計(jì)、測量成品批準(zhǔn)放行單c)設(shè)計(jì)過程中與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。

3、工程竣工(交工)驗(yàn)收后一個(gè)月內(nèi)，提交下列文件歸檔：a)有常駐工地設(shè)計(jì)代表的：工地日記及相關(guān)附件、設(shè)計(jì)修改通知書、現(xiàn)場照片b)無常駐工地設(shè)計(jì)代表的：服務(wù)驗(yàn)證表、設(shè)計(jì)修改通知書、現(xiàn)場照片、后期服務(wù)期間，與顧客之間涉及質(zhì)量責(zé)任的來往文件及處理記錄。

4、竣工(交工)驗(yàn)收后如發(fā)生與項(xiàng)目有關(guān)的記錄要隨時(shí)歸檔。

5、工程地質(zhì)勘察項(xiàng)目：工程地質(zhì)勘察報(bào)告及有關(guān)附件、內(nèi)容完全一致的電子光盤、勘察大綱、校審記錄及校審的原稿、成果清樣、外業(yè)驗(yàn)收記錄、勘察成品批準(zhǔn)放行單、技術(shù)總結(jié)。

3．2歸檔手續(xù)

1、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將符合本規(guī)定要求的歸檔文件整理、裝訂好，填寫《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》一式2份；

2、將歸檔文件和《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》一起送檔案室歸檔；

3、檔案員按本規(guī)定的內(nèi)容對《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》中的歸檔文件及數(shù)量一一核對，確認(rèn)無誤后簽收。一份《勘察設(shè)計(jì)項(xiàng)目文件歸檔交接表》退歸檔人作為存檔依據(jù)，另一份留檔案室備查；

4、檔案員對不符合規(guī)定要求的歸檔文件有權(quán)拒收。

4問題與對策

目前勘察設(shè)計(jì)檔案管理存在的主要問題是：資料檔案常有收集遺漏或未及時(shí)歸還的；檔案管理人員的思想及素質(zhì)未能跟上；管理的硬件和軟件有所不足；單位對檔案管理的宣傳力度和員工對此的重要性有所欠缺。對策：①作為檔案管理人員要積極主動(dòng)地配合勘察設(shè)計(jì)部學(xué)術(shù)．Academ_cs門主動(dòng)地收集遺漏或未歸還的勘察設(shè)計(jì)文件。②加強(qiáng)對檔案管理人員的培訓(xùn)，提高專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)意識、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)水平，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)和掌握有關(guān)法律、法規(guī)的內(nèi)容及主管部門的有關(guān)規(guī)定，在工作中靈活運(yùn)用；要有較強(qiáng)的責(zé)任心。嚴(yán)把工程檔案質(zhì)量關(guān)，成為能達(dá)到交通勘察設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)知識與檔案專業(yè)知識的復(fù)合型人才。⑤加大投入，對勘察設(shè)計(jì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化管理及各種基本檢索工具的使用方法，能快速準(zhǔn)確地提供服務(wù)。強(qiáng)化科技檔案資料管理工作中的信息化程度，充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，做到科學(xué)管理、資源共享、科技檔案管理信息化。④進(jìn)一步完善科技檔案資料管理工作中的質(zhì)量管理體系在院總質(zhì)量管理目標(biāo)要求和指導(dǎo)下，制定好科技檔案資料管理的部分質(zhì)量工作手冊，進(jìn)一步完善科技檔案資料管理的規(guī)章制度和有關(guān)管理工作的質(zhì)量體系運(yùn)行手冊，明確各工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量責(zé)任，并在工作中努力尋求持續(xù)的改進(jìn)和完善。⑤及時(shí)做好傳遞和變更記錄。在管理過程中，頻繁傳遞和變更，容易使檔案的完整性、有效性發(fā)生變化，各部門只有及時(shí)的對檔案的增減變動(dòng)及傳遞情況做出相關(guān)記汞，才可能有效地了解檔案的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保檔案的完整性和有效性，確保各部門獲取及時(shí)的、有效的檔案資料或信息。此外，當(dāng)采用電子化進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)注意電子資料的安全保密性，須防范計(jì)算機(jī)病毒及電子資料的保密。須采用防火墻、防病毒軟件，對電子資料加密及身份識別，設(shè)置相關(guān)人員的管理、借閱權(quán)限，對不同等級的電子資料，針對不同的借閱人員設(shè)計(jì)不同的查閱權(quán)限：在線閱讀、拷貝、打印功能。