導(dǎo)語：論醫(yī)改中衛(wèi)生服務(wù)的檔案管理一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1體制改革對文件與檔案工作的影響

1．1文件的流轉(zhuǎn)方式遇到困難

由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心下設(shè)的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站分散在各村、街道，特別是農(nóng)村社區(qū)，有的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站地處偏僻，交通不便，增加了文件的傳遞和收集難度。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件傳遞形式和處理方式，使人力、物力成本增大，文件時效性也受到影響，檔案的收集、歸檔方式及利用形式等也遇到諸多問題。

1．2檔案的歸屬部門改變

改革前，中山市社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)各種所有制形式并存，因此導(dǎo)致機(jī)構(gòu)的隸屬關(guān)系也復(fù)雜多樣，有的隸屬鎮(zhèn)醫(yī)院，有的隸屬鎮(zhèn)政府，有的隸屬村集體，有的由個人舉辦。改革后，全市的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)全部由政府舉辦，這樣機(jī)構(gòu)所有制形式將要產(chǎn)生轉(zhuǎn)移。無論何種所有制形式，都將轉(zhuǎn)變?yōu)楣兄疲霞壷鞴懿块T也將發(fā)生變動，隸屬關(guān)系也隨之變化，由此帶來了檔案歸屬問題的探究。主要表現(xiàn)在兩個方面，一是檔案歸屬哪個部門;二是在改革過程中產(chǎn)生的新文件檔案的收集與管理問題。

1．3文件檔案工作機(jī)構(gòu)弱化

改革要求精簡機(jī)構(gòu)，使機(jī)構(gòu)設(shè)置日趨扁平化，以前在機(jī)構(gòu)設(shè)置上的“對口”設(shè)置不復(fù)存在，文件與檔案工作機(jī)構(gòu)弱化，不單獨設(shè)立檔案室，只在辦公室下設(shè)文書和檔案工作崗位。同時受人員編制限制，文書和檔案管理人員缺乏，導(dǎo)致文件和檔案管理工作具有很大的隨機(jī)性。

1．4檔案材料流失

改革過渡期各單位工作重點放在人事調(diào)整、績效考核等方面，忽略了文件和檔案工作，從而造成反映本單位發(fā)展軌跡的重要材料的流失和損壞，給今后單位編研及上級部門的編史帶來困難。同時，文件檔案處置費用沒有與改革的其他費用同時列入財政預(yù)算，致使辦公信息化建設(shè)滯后，部門間難以互聯(lián)互通，出現(xiàn)信息“孤島”，因此發(fā)生文件檔案信息缺失、遺漏現(xiàn)象。

2改革中文件和檔案管理工作對策

2．1運用通訊軟件系統(tǒng)實現(xiàn)文件傳輸

伴隨著信息化在國內(nèi)的發(fā)展，近些年來，各企事業(yè)單位和政府機(jī)關(guān)利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)建立自動化辦公系統(tǒng)來提高公文流轉(zhuǎn)效率和質(zhì)量。如果將這種信息化辦公模式運用到基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)，當(dāng)然是最佳解決方案。但是由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)站點多、戰(zhàn)線長，如果每個站都建立網(wǎng)頁，將投入巨大的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、維護(hù)費用和寬帶租賃費。在當(dāng)前政府投入不足的情況下，這種形式暫時難以推行。如何找到一種低成本高效率的信息收發(fā)系統(tǒng)?東風(fēng)鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心運用了飛鴿傳書系統(tǒng)來實現(xiàn)文件在局域網(wǎng)上的流轉(zhuǎn)。飛鴿傳書系統(tǒng)是一款基于TCP/IP協(xié)議、基于局域網(wǎng)廣播消息模式的通訊軟件，它無需接入Web網(wǎng)頁，不需租用寬帶，無需專門配置服務(wù)器，只需在網(wǎng)上免費下載一個安裝包，然后簡單地在社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)局域網(wǎng)內(nèi)任意一臺PC機(jī)上安裝并運行FreeEIM即可。為了保證文件及時處理，可以結(jié)合政務(wù)短信服務(wù)平臺，以手機(jī)短信方式將文件標(biāo)題及簡要說明告知聯(lián)系人。收文人收到信息后，及時登錄飛鴿系統(tǒng)，及時回復(fù)、處理文件，確保政令暢通。在信息化環(huán)境下，這是一種適合農(nóng)村社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)、安全、穩(wěn)定的辦公解決方案，它使文件和檔案工作變得簡單、輕松。從文件的形成方式看，電子文件可直接在計算機(jī)上完成起草，并通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)完成審核等;從傳遞方式上看，可以同時群發(fā)所有社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站點，流轉(zhuǎn)速度明顯提高;從歸檔方式上看，電子文本一經(jīng)形成，可實時進(jìn)行邏輯歸檔，為文檔一體化提供了便利;從提供利用方式來看，由于軟件具有保存歷史消息記錄功能，因此查閱時可以從網(wǎng)上直接調(diào)撥文件。

2．2建立文件與檔案工作管理架構(gòu)

醫(yī)改后，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心實行的是政府領(lǐng)導(dǎo)下的主任負(fù)責(zé)制，主任對社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的行政、業(yè)務(wù)等實行全面管理。中心的組織架構(gòu)由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)、職能機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)部門(社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站)組成。文件檔案工作涉及到單位的各個方面，需要協(xié)調(diào)各種問題，因此中心設(shè)一名副主任具體分管文件檔案工作，這是加強(qiáng)檔案文件工作領(lǐng)導(dǎo)的具體表現(xiàn)。由于受機(jī)構(gòu)規(guī)模、人員編制、檔案數(shù)量等諸多條件限制，一般不單獨設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)，文件和檔案工作業(yè)務(wù)管理劃歸到中心辦公室，配備專人負(fù)責(zé)文件檔案工作。各社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站配備一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本站文件處理業(yè)務(wù)和檔案的收集，以此形成由中心領(lǐng)導(dǎo)、中心檔案員、衛(wèi)生站檔案員組成的檔案工作管理體系。

2．3實行檔案集中綜合管理

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心所轄十幾個或數(shù)十個社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站，結(jié)構(gòu)分散。為了維護(hù)檔案文件材料的完整、安全和規(guī)范性，文件檔案實行集中統(tǒng)一、綜合管理，即對全部檔案實體實行集中或相對集中管理，將改革前后形成的各門類、各種載體的檔案(除人事檔案、居民健康檔案、健康教育檔案等)由社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心統(tǒng)一歸檔保存、分類整理和開發(fā)利用。綜合管理能夠較快理清檔案工作脈絡(luò)，有利于形成統(tǒng)一的檔案信息利用中心［2］。與此同時，建立文件檔案各項規(guī)章制度，嚴(yán)格貫徹執(zhí)行國家檔案法律法規(guī)，嚴(yán)防檔案的損毀和流失。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案工作業(yè)務(wù)上接受市檔案局的指導(dǎo)，由其負(fù)責(zé)制定業(yè)務(wù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)、執(zhí)法檢查和業(yè)務(wù)培訓(xùn)教育工作。鎮(zhèn)檔案館負(fù)責(zé)日常業(yè)務(wù)監(jiān)督和協(xié)調(diào)。社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)屬下社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)站的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)、督查工作。

2．4明確檔案的歸屬和流向

檔案是國有資產(chǎn)的重要組成部分，是今后工作、利用、查考的重要依據(jù)和憑證，是不可再生的重要資源。為了保證檔案的安全，避免檔案的流失，必須將檔案處置工作與改革同步進(jìn)行。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》，制定了單位檔案處置辦法，明確了改革中檔案五個方面的歸屬和流向?；n案、設(shè)備儀器檔案隨其實體轉(zhuǎn)移。基建檔案在處置上較復(fù)雜，原房產(chǎn)權(quán)屬公立醫(yī)院、鎮(zhèn)政府、村集體的，不需要變更產(chǎn)權(quán)，檔案直接移交社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心;原屬個體的基建檔案則在變更房產(chǎn)權(quán)、理清債務(wù)后歸屬社區(qū)衛(wèi)生中心?？蒲?、技術(shù)檔案歸屬項目承擔(dān)單位。如涉及雙方合作的項目，由雙方商定處理。文書檔案、會計檔案、照片檔案、實物檔案的劃分以改革為界線。改革前的仍由原檔案部門保管，改革后形成的由現(xiàn)單位保管。人事檔案的歸屬界定明確。由于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心不具備建立人事檔案法定資格，因此，在編人員檔案統(tǒng)一由鎮(zhèn)組織部門保管。對于被分流、安置的職工檔案，可到人力資源和社會勞動保障局所屬業(yè)務(wù)部門，辦理人事或委托保管。居民健康檔案的處置。依據(jù)《衛(wèi)生部關(guān)于規(guī)范城鄉(xiāng)居民健康檔案管理的指導(dǎo)意見》，基層醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)因故發(fā)生變更時，應(yīng)當(dāng)將所建立的居民健康檔案完整移交給承接延續(xù)其職能的機(jī)構(gòu)管理，因此健康檔案應(yīng)移交給有承擔(dān)建檔功能的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)［3］。

2．5積累和收集改革中產(chǎn)生的新文件

在改革過程中，將會形成許多具有永久保存價值的檔案材料，如果發(fā)生流失，勢必給機(jī)構(gòu)帶來直接影響。因此，必須認(rèn)真做好文件材料的收集與管理。改革過程中文件材料的收集范圍涵蓋以下幾項:(1)有關(guān)改革的政策文件、章程、實施方案等;(2)機(jī)構(gòu)成立、法人任命材料;(3)有關(guān)改革的會議記錄、紀(jì)要，人員入編、職工安置的記錄材料和確定人員后的職工花名冊;(4)資產(chǎn)清查評估材料、處置請求、批復(fù);(5)原屬私營的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)機(jī)構(gòu)其產(chǎn)權(quán)變更后有關(guān)權(quán)屬證明的物證材料;(6)新建、改建、擴(kuò)建、購買房產(chǎn)等建設(shè)項目從醞釀、決策到投入使用過程中所形成的全部文件材料;(7)收集紅頭文件時不可忽視白頭文件的收集，如規(guī)章制度、可行性報告、財務(wù)預(yù)算表等，領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議及學(xué)習(xí)活動帶回來的文件材料，以及辦公設(shè)施、醫(yī)療設(shè)備、藥品、服裝、耗材等的采購合同、協(xié)議、招投標(biāo)材料等。

3思考和體會

基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)改革對文件檔案工作有著深刻的影響。在推進(jìn)改革過程中，要重視文件檔案工作，力爭使文件檔案工作與改革同步進(jìn)行，不斷探索建立與醫(yī)改相適應(yīng)的文件檔案新機(jī)制，從而促進(jìn)改革工作順利開展，同時使檔案材料在今后的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)各項職能活動中持續(xù)發(fā)揮積極作用，這是改革中檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。

本文作者：范蓮瑩工作單位：中山市東鳳鎮(zhèn)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心