導(dǎo)語：地震局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理計(jì)策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、《辦法》的制定依據(jù)和主要內(nèi)容

1制定依據(jù)《辦法》制定的主要依據(jù)包括《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA／T28—2002）、《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》（檔發(fā)［2006］2號）、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB／T11822—2008）、《中國地震局基本建設(shè)管理辦法》（中震財(cái)發(fā)［2008］37號）。2主要內(nèi)容《辦法》包括總則、管理機(jī)制、項(xiàng)目文件材料的收集、項(xiàng)目文件材料的整理和歸檔、檔案的驗(yàn)收、檔案的歸屬與移交、附則等7個章節(jié)。主要內(nèi)容包括辦法的適用范圍、基本概念、指導(dǎo)原則，各級管理單位職責(zé)，文件材料的收集范圍和要求，文件材料的分類、組卷、編號、排列、目錄編制、裝訂和裝具、歸檔要求，驗(yàn)收的準(zhǔn)備、申請、組織，檔案的歸屬原則、移交要求等方面，基本涵蓋了基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的全過程，概念清晰、流程規(guī)范、操作性強(qiáng)。

二、領(lǐng)會《辦法》要義，指導(dǎo)基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理實(shí)踐

1突出了項(xiàng)目法人的重要性和管理職責(zé)項(xiàng)目法人是指具有法人資格和地位，依照有關(guān)法律、法規(guī)要求設(shè)定或認(rèn)定，對建設(shè)工程項(xiàng)目負(fù)有法定責(zé)任的企業(yè)或事業(yè)單位。項(xiàng)目法人制作為我國投資體制改革的核心內(nèi)容，已經(jīng)成為基本建設(shè)項(xiàng)目管理的重要基礎(chǔ)?！吨卮蠼ㄔO(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》等國家有關(guān)規(guī)定和《中國地震局基本建設(shè)管理辦法》中也明確了項(xiàng)目法人單位在檔案管理工作中的職能責(zé)任。《辦法》特別強(qiáng)調(diào)了項(xiàng)目法人單位在檔案管理中的重要作用。與中國地震局機(jī)關(guān)以及參與項(xiàng)目建設(shè)的其他單位相比，項(xiàng)目法人單位在檔案工作的組織協(xié)調(diào)、專兼職人員配備、文件材料收集、整理和歸檔、驗(yàn)收的組織、檔案接收、匯總、保管和提供利用等方面應(yīng)肩負(fù)更多的管理職責(zé)。特別是在多個單位參與建設(shè)的大中型建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目法人單位更應(yīng)做好項(xiàng)目檔案工作的整體組織管理。除以上各項(xiàng)職責(zé)外，還必須將檔案管理納入項(xiàng)目實(shí)施全過程管理的范疇，如應(yīng)在項(xiàng)目總工辦設(shè)立檔案工作組負(fù)責(zé)檔案工作的協(xié)調(diào)組織，制定項(xiàng)目檔案管理制度、歸檔范圍和分類編號方案，在項(xiàng)目建設(shè)各階段對各建設(shè)單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，等等。

2明確了管理機(jī)制和各類主體職責(zé)明確了中國地震局、項(xiàng)目法人單位、其他建設(shè)單位的職責(zé)。《辦法》在重點(diǎn)突出項(xiàng)目法人單位管理職責(zé)的同時，也列舉了中國地震局機(jī)關(guān)在制度標(biāo)準(zhǔn)制定、指導(dǎo)監(jiān)督檢查、培訓(xùn)交流組織、驗(yàn)收組織等方面的職責(zé)，以及其他建設(shè)單位在文件材料收集整理歸檔、檔案審查、檔案移交、保管和提供利用等方面的職責(zé)。明確了建設(shè)單位檔案部門和其他各部門的職責(zé)?！掇k法》要求建設(shè)單位中負(fù)責(zé)實(shí)施、監(jiān)理、財(cái)務(wù)等項(xiàng)目相關(guān)工作的部門，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)各階段形成文件材料的收集、整理等工作，并在每一階段工作完成后，將經(jīng)整理的文件材料向檔案部門提交歸檔。檔案部門一方面應(yīng)對各部門的文件材料收集、整理工作進(jìn)行指導(dǎo)，另一方面應(yīng)對各部門提交的檔案進(jìn)行分類、編號，編制案卷目錄及檔案整理情況說明，及時完成歸檔工作。明確了其他文件材料產(chǎn)生主體的責(zé)任。除上述主要的檔案管理主體外，《辦法》還關(guān)注了項(xiàng)目文件材料產(chǎn)生的重要主體———項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位的相應(yīng)責(zé)任，要求建設(shè)單位相關(guān)部門應(yīng)在簽訂合同時設(shè)立專門條款，明確設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位對相應(yīng)文件材料的整理和提交責(zé)任。強(qiáng)調(diào)了監(jiān)理的重要作用。由于基本建設(shè)項(xiàng)目具有較強(qiáng)的專業(yè)性，檔案部門對項(xiàng)目文件材料的實(shí)體內(nèi)容往往很難把握，因此，《辦法》首次明確強(qiáng)調(diào)了監(jiān)理單位對項(xiàng)目施工文件、竣工圖、監(jiān)理文件等重要文件材料的審核責(zé)任。在項(xiàng)目文件材料提交歸檔前，應(yīng)由專業(yè)的監(jiān)理單位對文件材料內(nèi)容真實(shí)性、形式完備性、程序規(guī)范性進(jìn)行把握，同時通過文件材料的內(nèi)容對項(xiàng)目建設(shè)質(zhì)量是否達(dá)到國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行把關(guān)。

3明確了項(xiàng)目文件材料的歸檔范圍和全宗管理下的分類原則《辦法》根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》，明確了基本建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集范圍，包括可行性研究、任務(wù)書，設(shè)計(jì)基礎(chǔ)文件，設(shè)計(jì)文件，項(xiàng)目管理文件，施工文件，監(jiān)理文件，工藝設(shè)備文件，科研項(xiàng)目文件，涉外文件，生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備、試生產(chǎn)文件，財(cái)務(wù)、器材管理文件，竣工驗(yàn)收文件等12類，共83種文件材料，同時確定了各類文件材料的保管期限。項(xiàng)目法人單位應(yīng)根據(jù)各個項(xiàng)目的具體情況，制定出更加詳細(xì)具體的歸檔范圍。特別是多個單位參與建設(shè)的項(xiàng)目，項(xiàng)目法人單位更應(yīng)將歸檔范圍細(xì)化，使得條目清晰具體，增強(qiáng)可操作性，利于各單位統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范管理。地震部門的基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施一般包括土建、設(shè)備儀器購置、地球物理觀測、項(xiàng)目管理等多方面內(nèi)容，個別項(xiàng)目還涉及一些科研工作，因此按一般科技檔案的分類方法，采用《地震檔案分類表》分類，會出現(xiàn)一個基本建設(shè)項(xiàng)目產(chǎn)生的文件材料分別歸入“地震監(jiān)測與預(yù)測預(yù)報”、“地震科學(xué)研究”、“基本建設(shè)”、“設(shè)備儀器”、“環(huán)境保護(hù)及其他”等多個基本類目以及下屬子類的情況。這樣的分類方法會割裂一個基本建設(shè)項(xiàng)目中各管理環(huán)節(jié)、各分項(xiàng)、各工程之間的內(nèi)在聯(lián)系，也不利于統(tǒng)一管理和未來的查找利用。根據(jù)國家關(guān)于基本建設(shè)項(xiàng)目檔案分類的要求，《辦法》明確了基本建設(shè)項(xiàng)目的分類編號原則?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目應(yīng)實(shí)行全宗管理，項(xiàng)目法人單位應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和項(xiàng)目實(shí)際情況制定項(xiàng)目檔案的分類編號方案。大中型建設(shè)項(xiàng)目可首先按工程或?qū)I(yè)分類，再按照建設(shè)單位等設(shè)屬類；部門自身建設(shè)項(xiàng)目可直接按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類。

4加強(qiáng)了對檔案工作各環(huán)節(jié)操作的規(guī)范統(tǒng)一《辦法》整合了國家關(guān)于檔案收集、整理、驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的具體操作要求，確保了地震部門基本建設(shè)項(xiàng)目檔案工作各個環(huán)節(jié)都有較為統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。其中，根據(jù)《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》，明確了項(xiàng)目文件材料的分類和組卷方式、案卷與卷內(nèi)文件排列規(guī)則、編頁、編號、編目、裝訂等要求；根據(jù)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》，明確了案卷目錄、卷內(nèi)目錄、備考表的格式要求，檔案盒、檔號章的規(guī)格等；根據(jù)《重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法》，明確了驗(yàn)收條件、申請報告內(nèi)容、組織主體和方式、驗(yàn)收意見內(nèi)容等。對于檔案整理的基本方法、各類表格的格式和用具的規(guī)格，各建設(shè)單位可直接按照《辦法》要求執(zhí)行。對于分類和組卷方法、文件排列要求等專業(yè)性較強(qiáng)、《辦法》中表述較為概括的條款，項(xiàng)目法人單位可在《辦法》基礎(chǔ)上，根據(jù)各個項(xiàng)目的特點(diǎn)，在項(xiàng)目檔案管理制度中進(jìn)一步細(xì)化，增強(qiáng)可操作性。

5對不同形式、載體文件材料的歸檔提出了概括性要求除紙質(zhì)文件材料外，基本建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施過程中還會產(chǎn)生其他形式、載體的文件材料。其中，照片檔案對于真實(shí)、直觀、準(zhǔn)確地反映項(xiàng)目施工等環(huán)節(jié)的具體過程和工程質(zhì)量起到不可代替的作用?！掇k法》要求建設(shè)單位應(yīng)注意對照片檔案的收集、整理和歸檔。照片檔案的收集和整理工作應(yīng)參照《照片檔案管理規(guī)范》（GB／T11821—2002）等規(guī)定執(zhí)行；而對于照片的收集范圍、內(nèi)容、拍攝要求、數(shù)量等，項(xiàng)目法人單位應(yīng)在項(xiàng)目檔案管理制度中根據(jù)各個項(xiàng)目的實(shí)際情況加以明確。對于電子檔案的管理，《辦法》要求建設(shè)單位應(yīng)以案卷目錄和卷內(nèi)目錄的電子著錄、數(shù)據(jù)庫管理為基礎(chǔ)，對項(xiàng)目檔案逐步實(shí)行全文數(shù)字化管理。對重要的項(xiàng)目文件材料，在收集紙質(zhì)文件材料的同時應(yīng)收集其對應(yīng)的電子文件材料，電子文件材料的收集和整理工作應(yīng)參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18894—2002）、《中國地震局電子文件歸檔與管理規(guī)范》（中震辦發(fā)［2009］53號）等規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)單位還應(yīng)積極開展檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)全部項(xiàng)目檔案的全文數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫管理。

6首次強(qiáng)調(diào)了檔案的歸屬和移交要求不同于文書檔案、會計(jì)檔案等，部分基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸屬不是根據(jù)檔案內(nèi)容而自然確定的，需要相關(guān)單位根據(jù)項(xiàng)目具體情況加以明確。這主要基于兩方面原因：一是基本建設(shè)項(xiàng)目任務(wù)和投資來源的多樣化，二是基本建設(shè)項(xiàng)目可能由多個建設(shè)單位共同承建。因此，在項(xiàng)目前期根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況對檔案的歸屬保管單位進(jìn)行明確，對指導(dǎo)檔案移交工作、明確檔案保管責(zé)任、避免檔案重復(fù)搬遷、妥善保存和提供利用具有重要意義。《辦法》根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定，并參考了相關(guān)行業(yè)、地區(qū)的做法，首次明確提出了地震部門基本建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸屬原則，包括：符合國家有關(guān)規(guī)定；根據(jù)項(xiàng)目任務(wù)來源；兼顧項(xiàng)目檔案的保管條件和有效利用。同時應(yīng)注意，由地方投資主管部門投資建設(shè)的項(xiàng)目，應(yīng)參照地方檔案行政主管部門的有關(guān)規(guī)定，與地方政府有關(guān)部門協(xié)商決定檔案的歸屬。檔案的歸屬應(yīng)由項(xiàng)目法人在項(xiàng)目前期根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況確定，并在項(xiàng)目檔案管理制度中加以明確。根據(jù)《辦法》中的歸屬原則，多個單位參與建設(shè)的基本建設(shè)項(xiàng)目檔案主要有3種歸屬方式：一是根據(jù)“屬地”管理，由各參與建設(shè)單位保管本單位形成的檔案；二是由項(xiàng)目法人單位集中保管全套項(xiàng)目檔案；三是由地方投資主管部門投資建設(shè)的項(xiàng)目，由項(xiàng)目法人與地方政府有關(guān)部門協(xié)商確定的檔案館或相關(guān)單位保管。關(guān)于檔案的移交，《辦法》規(guī)定，項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收合格后3個月之內(nèi)將檔案移交至項(xiàng)目檔案歸屬單位，并在6個月之內(nèi)將案卷目錄和卷內(nèi)目錄移交至項(xiàng)目法人單位檔案管理部門。這樣的歸屬保管方式，既確保了檔案實(shí)體在適當(dāng)?shù)膯挝煌咨票９?，又可以使?xiàng)目法人單位掌握項(xiàng)目檔案的整體情況，便于未來的信息共享和綜合利用。

作者：毛蒞霞單位：地殼運(yùn)動監(jiān)測工程研究中心