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一、檔案工作的歷史和現(xiàn)狀

1.檔案工作的歷史。在古代，檔案是統(tǒng)治階級(jí)政治斗爭(zhēng)的工具，是為統(tǒng)治階級(jí)服務(wù)的。由于封建統(tǒng)治階級(jí)的嚴(yán)密封鎖，檔案成為普通老百姓不能涉足的禁區(qū)。新中國(guó)成立以后，檔案機(jī)構(gòu)在很長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)都是政府機(jī)構(gòu)的組成部分，其主要職責(zé)是為政府服務(wù)。歷史的原因造成人們對(duì)檔案館敬而遠(yuǎn)之，自然也想不到要開(kāi)發(fā)利用檔案。

2.檔案工作的現(xiàn)狀。一直以來(lái)，檔案工作強(qiáng)調(diào)的都是保密。檔案管理人員長(zhǎng)期在封閉的環(huán)境中工作，一方面讓檔案管理人員養(yǎng)成了默默奉獻(xiàn)、秘而不露的職業(yè)道德，另一方面也使得檔案管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄，成了名副其實(shí)的檔案保管員。改革開(kāi)放以后，國(guó)家減少了對(duì)企業(yè)的行政干預(yù)、鼓勵(lì)企業(yè)自我發(fā)展、自我經(jīng)營(yíng)，企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、運(yùn)行機(jī)制均以經(jīng)濟(jì)效益為核心，檔案部門因?yàn)椴荒墚a(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益而被歸入后勤服務(wù)單位，地位明顯下降，有些私營(yíng)企業(yè)甚至不設(shè)檔案部門。一旦企業(yè)遭遇經(jīng)濟(jì)危機(jī)必須減員增效或是國(guó)有企業(yè)改制時(shí)，檔案部門成了首選挨刀對(duì)象。如此一來(lái)，檔案管理人員的工作積極性備受打擊，變得消極、惰性，這種工作態(tài)度自然影響了工作，從而形成惡性循環(huán)。檔案管理真的變成食之無(wú)味、棄之可惜的雞勒了嗎？答案是否定的。在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)機(jī)制下，企業(yè)對(duì)有關(guān)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的信息極為重視，有些企業(yè)甚至派人到對(duì)手那里收集技術(shù)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)信息，企業(yè)非常需要能夠提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的科技信息，這為檔案工作的發(fā)展打開(kāi)了一扇門，為檔案管理人員提供了展示自身才華的舞臺(tái)。與文書檔案、財(cái)務(wù)檔案、底圖檔案等相比，科技檔案的開(kāi)發(fā)利用是最好的突破口。

二、正確處理保密與開(kāi)發(fā)利用的關(guān)系

談到開(kāi)發(fā)利用科技檔案信息資源，很多檔案管理人員的第一反應(yīng)是泄密。我們強(qiáng)調(diào)科技檔案的開(kāi)發(fā)利用，并不是說(shuō)所有的科技檔案都可以隨心所欲地公布于眾。嚴(yán)格遵守《保密法》、《科學(xué)技術(shù)保密條例》和國(guó)家其它有關(guān)保密規(guī)定是檔案工作的基本原則，絕不能動(dòng)搖。保密與開(kāi)發(fā)利用是辯證的統(tǒng)一，信息開(kāi)發(fā)與專利保護(hù)都是為了加速科技成果及時(shí)、有效、合法地推廣應(yīng)用，促進(jìn)科技成果向生產(chǎn)轉(zhuǎn)化。檔案管理部門要正確劃分科技檔案的密級(jí)，確定保密期限，并及時(shí)做好科技檔案的降密解密工作。另外，檔案管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的科技檔案利用申請(qǐng)審查制度，凡涉及密級(jí)科技檔案，利用者必須填寫《科技檔案利用申請(qǐng)表》并交主管領(lǐng)導(dǎo)審批以防泄密。

三、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

現(xiàn)在是21世紀(jì)，是信息化時(shí)代。檔案館不再是帝王的藏經(jīng)閣，檔案管理人員也不再是單純的檔案保管員。檔案部門應(yīng)該集檔案的收藏、交流于一身，成為能夠提供檔案存儲(chǔ)、加工、開(kāi)發(fā)利用等服務(wù)的信息中心。檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)取決于檔案管理人員的綜合素質(zhì)。微笑服務(wù)、認(rèn)真、負(fù)責(zé)，相信絕大多數(shù)檔案管理人員都能做到。但這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，目前的情況是很多檔案部門缺少?gòu)?fù)合型人才，即既懂檔案、又懂計(jì)算機(jī)和英語(yǔ)的復(fù)合型人才。試想如果檔案管理人員只能提供收集、保管、手工檢索這些最基本的服務(wù)，又怎么能對(duì)科技檔案進(jìn)行有效的開(kāi)發(fā)利用，又如何能融入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中去？

四、加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

檔案管理已經(jīng)到了必須改變的時(shí)候，須知，怨天尤人是解決不了問(wèn)題的，必須面對(duì)現(xiàn)實(shí)，迎接挑戰(zhàn)，加強(qiáng)科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，融入到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中去。1.領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科技檔案的開(kāi)發(fā)利用。檔案部門及從事檔案工作的干部職工要與時(shí)俱進(jìn)、改變觀念、勇于創(chuàng)新。要明確科技檔案的開(kāi)發(fā)利用才是檔案工作的重中之重，收集、整理、存儲(chǔ)只是日常工作。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要高度重視科技檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，在部門之間起好協(xié)調(diào)作用，配備相應(yīng)的設(shè)備，撥給足夠的經(jīng)費(fèi)，以便檔案部門順利開(kāi)展工作。2.提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。領(lǐng)導(dǎo)再重視，設(shè)施配備得再好，最終也得由人來(lái)具體實(shí)施。檔案管理人員必須努力提高自身素質(zhì)，熟練掌握Word、Excel等辦公軟件，掌握計(jì)算機(jī)檔案管理信息系統(tǒng)，具有一定的英語(yǔ)水平，了解企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的信息，做到有的放矢。分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該選擇性地安排檔案管理人員參加一些生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)會(huì)議、學(xué)術(shù)討論會(huì)、成果鑒定會(huì)，讓檔案管理人員和搞科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)的人員加深了解，一方面讓檔案管理人員搞清楚科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)需要什么信息，另一方面讓科研、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)人員明白科技檔案不是死的，如果加以充分利用是能夠創(chuàng)造出巨大價(jià)值的。3.提供網(wǎng)上檢索服務(wù)。構(gòu)建企業(yè)內(nèi)部檔案信息網(wǎng)，條件成熟的情況下，對(duì)外開(kāi)放。現(xiàn)在有些政府部門已經(jīng)開(kāi)通網(wǎng)上辦事大廳。檔案部門也應(yīng)該效仿這些政府部門，配備足夠的計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)施，構(gòu)建檔案信息網(wǎng)，簡(jiǎn)化查閱手續(xù)，方便查閱者。用戶注冊(cè)時(shí)必須實(shí)名登記并提供身份證號(hào)碼，如此一來(lái)即能在一定程度上控制科技檔案的泄密問(wèn)題。很多檔案部門已經(jīng)啟用了檔案信息網(wǎng)，但系統(tǒng)只錄入了檔案目錄，只能查到檔號(hào)、責(zé)任者、文件材料題名。僅憑這些信息查閱者無(wú)法判斷該檔案是否值得查閱。應(yīng)該進(jìn)一步完善檔案信息網(wǎng)，逐步建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、重要檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等多層次的檢索體系。學(xué)習(xí)中國(guó)知網(wǎng)或一些學(xué)術(shù)雜志網(wǎng)站的做法，將檔案的第一頁(yè)或是目錄收入檔案信息網(wǎng)。查閱者根據(jù)第一頁(yè)或目錄可以初步判斷該檔案是否對(duì)自己有用，如果有用的話再前往檔案部門查閱。有些科技檔案是外文資料（絕大多數(shù)是英文資料），檔案管理人員將第一頁(yè)或者目錄翻譯成中文（所以說(shuō)檔案管理人員必須既懂檔案，又懂計(jì)算機(jī)、英語(yǔ)），如此一來(lái)，大大提高檢索的查準(zhǔn)率，方便查閱者。4.做好檔案利用信息的反饋工作。檔案部門每到年底都會(huì)編制科技檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，了解科技檔案利用情況，但通常只統(tǒng)計(jì)查閱人數(shù)、查閱卷（冊(cè)）數(shù)、復(fù)印份數(shù)。這些數(shù)據(jù)雖然也能反映檔案利用情況，但這只是表面現(xiàn)象，無(wú)法說(shuō)明科技檔案直接或間接產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益，檔案部門在企業(yè)生產(chǎn)、建設(shè)中所起的作用也反映不出來(lái)。因此，必須認(rèn)真做好科技檔案開(kāi)發(fā)利用活動(dòng)的記錄工作。在檔案查詢登記時(shí)，檔案人員多問(wèn)問(wèn)，將查（借）閱檔案的利用目的寫清楚，不能籠統(tǒng)地寫成“工作參考”。查（借）閱完畢，檔案人員應(yīng)主動(dòng)詢問(wèn)查閱者是否實(shí)現(xiàn)了查閱目的、未查到的原因。檔案部門應(yīng)制作檔案查閱聯(lián)系卡，附上聯(lián)系人、單位電子郵箱、聯(lián)系電話。當(dāng)查閱者查（借）閱完畢，發(fā)一張聯(lián)系卡給查閱者，以便查閱者向檔案部門提意見(jiàn)或建議。檔案部門應(yīng)將查閱者的姓名、單位、聯(lián)系電話等錄入計(jì)算機(jī)，統(tǒng)一管理。每隔一段時(shí)間，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)與查閱者聯(lián)系，了解科技檔案在實(shí)際工作中所起的作用、所產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，然后編寫科技檔案利用效果典型實(shí)例匯編，最后發(fā)放給潛在查閱者。唯有此才能讓更多的人了解科技檔案的價(jià)值、產(chǎn)生走進(jìn)檔案館的欲望，進(jìn)而支持檔案部門的工作，尊重檔案人員，從而形成良性循環(huán)。通過(guò)上述措施挖掘出企業(yè)科技檔案的潛在價(jià)值，促進(jìn)科技和生產(chǎn)的發(fā)展，提高檔案管理人員的社會(huì)地位，最終推動(dòng)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。

作者:倪疏影單位:川化股份有限公司