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1縣級機關檔案管理工作現狀堪憂

1.1檔案員隊伍建設十分薄弱

當前，縣級機關往往安排即將退休的老同志或剛入職的年輕人擔任檔案員，檔案員年齡呈現“兩頭化”趨勢。即將退休的檔案員普遍工作熱情較低，不主動鉆研業(yè)務知識；剛入職的年輕人缺乏工作經驗，且大多不具有檔案學專業(yè)背景，開展工作困難重重。大多數單位缺乏開展檔案工作“傳幫帶”機制，檔案工作質量難以保證；少數單位名義上配備了專職檔案員，但他們只承擔檔案保管員的工作，不能勝任新時期機關檔案工作的需要；不少單位的檔案員屬于編外人員，無法享受正式在編人員的福利待遇，且缺乏職位上升空間與渠道，工作積極性低落。

1.2檔案信息資源開發(fā)利用水平低下

當前，機關單位檔案信息資源以提供本單位內部利用為主，一般不對外公開提供利用，檔案面向全社會提供利用的通道不暢，這在很大程度上影響了檔案信息資源的共享與開發(fā)利用，使得檔案的價值難以得到充分體現，檔案工作的重要性也無法體現。

1.3檔案庫房和設施設備浪費嚴重

以舟山市普陀區(qū)為例，全區(qū)在商務中心集中辦公的機關單位有51家，每家單位都設置了檔案庫房，并配備了空調、去濕機等檔案工作設施設備。然而，各單位產生的檔案數量普遍較少，庫藏檔案存放量占庫房面積的一半還不到，檔案設施設備的使用率也較低，存在嚴重的資源浪費現象。

2改革縣級機關檔案管理體制的若干設想

2.1改革檔案管理機構

改革傳統(tǒng)的各機關綜合檔案室門戶獨立、各自為政的管理體制，探索建立有正式機構編制的實體機構統(tǒng)一管理機關檔案工作，即把縣級機關綜合檔案室整編起來，成立機關文件檔案管理機構，可暫命名為“機關文件檔案管理中心”。該中心是隸屬于縣級檔案行政部門領導的獨立機構，其工作職能是貫徹執(zhí)行有關法律法規(guī)和國家有關方針政策，建立健全單位檔案工作規(guī)章制度，指導各單位文件資料的形成、積累和歸檔工作，統(tǒng)一管理各單位形成的檔案，并按規(guī)定向國家檔案館移交。

2.2改革檔案管理機制

建立機關文件檔案管理中心既管檔案也管文件的管理機制。傳統(tǒng)的檔案管理機制并沒有將文件材料的前端監(jiān)控涵蓋進去。事實上，文件就是檔案的前身，文件形成是否標準規(guī)范、組成是否齊全完整，將會直接影響到檔案的齊全完整與規(guī)范管理。為此，需改革傳統(tǒng)的文件檔案收集整理和保管模式，實現機關檔案由傳統(tǒng)的后端收集整理保管變?yōu)榍岸吮O(jiān)控和后端保管同步進行，真正實現文檔管理一體化。

2.3建立檔案信息資源共享與利用制度

建立檔案室與中心檔案信息資源共享制度，融合檔案室的檔案信息資源與中心的檔案信息資源，實現檔案信息一體化的目標；建立中心現行文件和檔案信息資源開發(fā)利用制度，整合現有室藏檔案信息資源，利用檔案數字化成果，最大限度地向各機關單位和全社會提供現行文件和檔案信息資源利用服務，全面提升檔案工作的社會地位。

2.4改革檔案員管理體制

一是改革檔案員選用制度。打破檔案員由各機關單位內部人員擔任的傳統(tǒng)，面向社會公開招聘、擇優(yōu)選用相關人員，大力提升檔案員專業(yè)素質和綜合能力。二是改革檔案員工資制度。在以往的工作實踐中，檔案工作崗位實行固定工資制，檔案員不論干多干少、工作成績不管優(yōu)劣與否，都拿一樣的工資，且待遇每年漲幅較小、甚至很多年不變動，這大大影響了檔案員的工作積極性。為此，必須探索實行多勞多得的工資制度，提升檔案員的工資待遇，最大程度地調動檔案員的工作積極性。同時，建立檔案員工作績效考核制度，對每個檔案員進行年度崗位責任制考核，獎優(yōu)罰劣，營造良好的工作氛圍。

作者:陳平年 單位:舟山市普陀區(qū)檔案局