導(dǎo)語：高校管理干部檔案素養(yǎng)分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］根據(jù)高校工作“痕跡”管理的要求，高校管理干部應(yīng)具備整理、歸檔相應(yīng)檔案文書資料的能力．在高校管理工作中，要開展對(duì)高校檔案工作的宣講，使高校的管理干部成為檔案工作的宣講者和建設(shè)者；開展高校檔案知識(shí)培訓(xùn)，使高校管理干部成為檔案建設(shè)的行家里手；推行辦公自動(dòng)化，使高校管理干部成為文檔管理一體化的實(shí)踐者和檔案信息的使用者，不斷提升高校管理干部檔案素養(yǎng)．

［關(guān)鍵詞］高校檔案；管理干部；檔案素養(yǎng)培養(yǎng)

高校檔案是一所學(xué)校長期辦學(xué)過程中收集、整理、保存下來的，反映學(xué)校教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的珍貴史料，是對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的真實(shí)記錄，是高校的寶貴精神和物質(zhì)財(cái)富．高校檔案既是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)了解學(xué)校過去、傳承學(xué)校精神、做好當(dāng)下事情、規(guī)劃學(xué)校未來的科學(xué)依據(jù)，也是各級(jí)管理部門了解學(xué)校發(fā)展沿革和發(fā)展成就的重要資料，更是對(duì)師生員工開展“愛?！苯逃?、培養(yǎng)“愛?！鼻楦械钠脚_(tái)和載體．所以，加強(qiáng)高校檔案建設(shè)，成為高校管理工作中不容忽視的重要工作任務(wù)．黨的十八大以來，對(duì)高校黨的建設(shè)、行政決策、教學(xué)科研、學(xué)生管理、后勤服務(wù)等各項(xiàng)工作都特別強(qiáng)調(diào)“痕跡”管理，要求高校管理干部在高標(biāo)準(zhǔn)完成各自負(fù)責(zé)的工作任務(wù)的同時(shí)，整理、歸檔相應(yīng)的檔案資料，以滿足工作檢查、考核的需要，同時(shí)滿足學(xué)校檔案建設(shè)的需要，這就要求高校管理干部必須具有良好的“檔案意識(shí)”和“檔案管理能力”，不斷加強(qiáng)高校管理干部檔案素養(yǎng)的培養(yǎng)．但是，現(xiàn)實(shí)的情況是不僅高校一般管理干部缺乏“檔案意識(shí)”和“檔案管理能力”，而且不少高校整個(gè)檔案管理工作的狀況也不盡人意．如檔案室（館）的工作人員少、整體素質(zhì)較低、工作狀態(tài)差、檔案利用不足，還有領(lǐng)導(dǎo)不重視，硬件投入不足，這些幾乎是高校檔案管理工作的通?。鎸?duì)這一現(xiàn)狀和新時(shí)期加強(qiáng)高校工作“痕跡”管理的需要，有必要不斷提升高校管理干部的檔案素養(yǎng)，為高校檔案管理工作作出應(yīng)有貢獻(xiàn)．

1高校檔案管理人員必須具有的素質(zhì)要求

從事高校檔案管理人員既要具有檔案管理人員的普遍性素質(zhì)要求，又要兼具高校的特殊性要求．那么，做好高校檔案管理工作主要應(yīng)該具備那些素養(yǎng)呢？筆者認(rèn)為，堅(jiān)定的政治覺悟、強(qiáng)烈的規(guī)矩意識(shí)、崇高的職業(yè)精神、較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力等是每一名檔案管理人員必備的職業(yè)素養(yǎng)，但同時(shí)也要體現(xiàn)出高校檔案管理者在其內(nèi)涵要求上的特殊性．第一，高校檔案管理人員同所有檔案管理者一樣，把較高的思想覺悟作為首要的素質(zhì)要求．高校檔案主要涉及人員履歷檔案和工作業(yè)務(wù)檔案，都要求做到真實(shí)、完整、安全，不可發(fā)生造假、丟失、殘缺等問題，對(duì)需要保密的檔案不可發(fā)生泄密問題，這都要求從事檔案工作的人員對(duì)此有一個(gè)清醒的認(rèn)識(shí)，形成高度的思想自覺，并從行動(dòng)上自覺維護(hù)檔案的真實(shí)、完整和安全，切不可恣意妄為、不負(fù)責(zé)任，切不可為了某些人的私利而發(fā)生涂改教工履歷檔案的事情，也不能出現(xiàn)改動(dòng)學(xué)生學(xué)業(yè)成績檔案的事情，這是保證檔案安全第一要緊的事情，是檔案管理人員必須負(fù)起的政治責(zé)任，必須從思想上高度重視，行為上堅(jiān)決防止．對(duì)于教學(xué)、科研、管理等業(yè)務(wù)檔案，要特別重視其真實(shí)性和完整性，只有真實(shí)、完整記錄了學(xué)校在教學(xué)、科研、管理方面的歷史面貌，才能對(duì)學(xué)校今后的工作發(fā)揮有益的參考、借鑒作用．第二，高校檔案管理人員必須具有強(qiáng)烈的法規(guī)意識(shí)．對(duì)檔案的管理和收集、整理以及有效地保護(hù)和利用，都必須是依法進(jìn)行的，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的．因此，要成為一名合格的檔案工作者，就必須認(rèn)真學(xué)法，要認(rèn)真學(xué)習(xí)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，學(xué)習(xí)有關(guān)檔案工作的行政法規(guī)、地方性法規(guī)、規(guī)章等，只有這樣，才能使檔案管理人員產(chǎn)生強(qiáng)烈的法規(guī)意識(shí)，才能做到依法治檔，才能依法收集、整理和管理檔案，依法保護(hù)和利用檔案，確保檔案管理人員認(rèn)真履行法定職責(zé)，嚴(yán)格依法辦事，做好高校檔案工作，服務(wù)高校事業(yè)發(fā)展．第三，高校檔案管理人員必須具有高尚的職業(yè)道德．首先，高校檔案管理人員必須具備公正客觀的態(tài)度，恪盡職守，保護(hù)歷史的真實(shí)客觀，檔案是對(duì)歷史的記錄，真實(shí)性和客觀性是檔案的生命，堅(jiān)決杜絕因追求利益而發(fā)生私自涂改檔案、損毀檔案的情況．其次，高校檔案管理者要對(duì)檔案管理事業(yè)充滿敬畏之意，滿含熱情與忠誠［1］．很顯然，檔案管理工作并不輕松，而且是比較繁雜、清苦的，與名利權(quán)位更是相隔甚遠(yuǎn)，所以，要想安于檔案管理工作，必須要學(xué)會(huì)在檔案管理中尋找工作的樂趣，才能始終保持對(duì)檔案工作的熱情和忠誠，安貧樂道、清凈自守．再次，檔案管理人員要具有良好的服務(wù)意識(shí)．高校檔案管理除了服務(wù)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之外，更多的是服務(wù)廣大師生，服務(wù)對(duì)象人數(shù)眾多，服務(wù)內(nèi)容龐雜瑣碎，檔案管理人員必須具有不怕麻煩、吃苦耐勞、甘于奉獻(xiàn)的精神和境界，因此，從事檔案管理工作的人員必須對(duì)檔案管理的服務(wù)性有充分的認(rèn)識(shí)，形成主動(dòng)積極的服務(wù)意識(shí)，以服務(wù)師生、為師生解憂為樂，只有這樣，才能夠做好檔案工作，成為檔案工作的行家、專家．第四，高校檔案管理人員必須具備較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力［2］．檔案管理工作者既要學(xué)習(xí)掌握文書學(xué)知識(shí)，檔案管理學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)等方面的專業(yè)知識(shí)，也要學(xué)習(xí)掌握從事檔案工作的相關(guān)法規(guī)，以及檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)規(guī)定，能把檔案管理專業(yè)知識(shí)靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際中；檔案管理是實(shí)踐性很強(qiáng)的工作，檔案工作人員要學(xué)會(huì)在實(shí)踐中研究、總結(jié)檔案管理的有關(guān)流程、技巧，把理論與實(shí)踐結(jié)合起來，既堅(jiān)持理論指導(dǎo)實(shí)踐，又在實(shí)踐中升華，圓滿完成自己的本職工作．同時(shí)，在信息化時(shí)代，由于管理的手段與方法的進(jìn)步，檔案管理已經(jīng)從純粹手工“故紙堆”中勞作的管理模式中解放了出來，轉(zhuǎn)變成為現(xiàn)代信息化管理模式，所以，檔案管理者還要學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化的科技知識(shí)，特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息開發(fā)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)．因此，檔案管理人員更多的是在計(jì)算機(jī)上處理電子文件，建立電子檔案、數(shù)字檔案館，并通過互聯(lián)網(wǎng)來檔案信息．

2高校管理干部檔案素養(yǎng)的現(xiàn)狀

高校管理干部大多都要承擔(dān)工作方案的起草、工作過程記錄和工作總結(jié)撰寫等工作，這些都是高校檔案建設(shè)的一部分，所以，高校管理干部一般都具有一定的文書、檔案素養(yǎng)．但是，在實(shí)際工作中，由于他們的檔案意識(shí)不強(qiáng)，在建檔歸檔時(shí)除了紅頭文件外，往往將工作方案、工作過程記錄、工作總結(jié)等沒能及時(shí)歸檔建檔而遺失，造成檔案缺失，這與高校管理干部沒有形成良好的檔案意識(shí)緊密相關(guān)，不利于高校檔案事業(yè)健康發(fā)展．為此，高校管理干部服務(wù)檔案建設(shè)需要克服下列問題：第一，存在檔案知識(shí)不足問題．眾所周知，高校管理干部并非檔案專業(yè)科班出身，大多也都沒有參加過系統(tǒng)的培訓(xùn)，沒有多少檔案專業(yè)知識(shí)，也認(rèn)識(shí)不到檔案重要性，因此，他們在檔案整理、報(bào)送工作中只是一個(gè)沒有任何工作內(nèi)涵的“二傳手”，只是簡單的把手中的文件轉(zhuǎn)交到檔案管理人員了事，理所當(dāng)然地認(rèn)為立卷歸檔與己無關(guān)，那是學(xué)校檔案室（館）的事情，致使在對(duì)轉(zhuǎn)交的檔案材料沒有進(jìn)行初步的整理、篩選和歸類，既可能造成檔案材料不齊全問題，也給學(xué)校檔案室（館）增加了工作難度．第二，存在文件歸檔不及時(shí)問題．眾所周知，高校管理干部并不是專業(yè)檔案管理人員，只是兼做檔案事務(wù)，他們認(rèn)識(shí)不到檔案是重要的信息資源，思想上不重視，能力上有欠缺，所以，大多都只是把學(xué)校印發(fā)的文件收齊建檔歸檔，而對(duì)反映工作過程的檔案材料歸檔不及時(shí)，造成檔案內(nèi)容缺漏，檔案價(jià)值大打折扣．還存在著個(gè)別干部把與自己工作相關(guān)的重要文件材料私自截留下來，以方便自己使用，但卻破壞了學(xué)校檔案的連續(xù)性和完整性．第三，存在文件歸檔不規(guī)范問題．有些干部雖然能夠及時(shí)將檔案資料送交學(xué)校檔案室（館），但是所送交的歸檔文件存在許多不符合檔案管理規(guī)范的情況．比如，大量存在著文件材料的用紙、排版和裝訂未嚴(yán)格按照公文和檔案管理規(guī)定的情況，［3］這既影響了公文的嚴(yán)肅性、規(guī)范性和權(quán)威性，也不利于高校檔案規(guī)范化建設(shè)，不利于檔案室（館）達(dá)標(biāo)升級(jí)．

3提高高校管理干部檔案素養(yǎng)的對(duì)策

第一，加強(qiáng)高校檔案工作宣傳，高校管理干部都是檔案工作的宣傳者和建設(shè)者．要想搞好高校檔案建設(shè)，首先要認(rèn)真學(xué)習(xí)宣傳《中華人民共和國檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》等法律法規(guī)，將檔案建設(shè)列入學(xué)校工作的重要議事日程，大力宣傳檔案在實(shí)際工作中的作用，增強(qiáng)全校師生員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，使高校管理干部成為學(xué)校檔案建設(shè)的參與者和受益者［3］．第二，扎實(shí)開展檔案知識(shí)培訓(xùn)，使高校管理干部成為檔案工作的行家里手．高校日常管理工作龐雜而又具有專業(yè)性，工作任務(wù)是繁重而艱巨的，要想使高校管理干部在日常工作中留下符合檔案要求的“痕跡”，就必須開展黨校管理干部檔案專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，要結(jié)合高校檔案建設(shè)的實(shí)際，設(shè)計(jì)安排符合高校檔案建設(shè)需要的、實(shí)際動(dòng)手操作能力強(qiáng)的課程體系，重點(diǎn)學(xué)習(xí)了解國內(nèi)外文秘、檔案管理與信息管理的前沿成就與發(fā)展動(dòng)向，不在于學(xué)習(xí)多么高深的理論，重在文秘、檔案建設(shè)的實(shí)踐需要，為做好檔案實(shí)踐工作打下基礎(chǔ)，既滿足“痕跡”管理的需要，也符合檔案建設(shè)的要求，第三，推行辦公自動(dòng)化，使高校管理干部成為文檔管理一體化的實(shí)踐者和檔案信息的使用者［4］．目前，高校已普遍推行了以無紙化辦公為主要特征的辦公自動(dòng)化，也在逐步推進(jìn)文書、檔案管理一體化．這樣一來，管理干部日常文書處理都在計(jì)算機(jī)上完成，并在網(wǎng)上完成傳輸，實(shí)際上是完成了從過去的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)換．這種文書處理、傳輸?shù)幕炯寄?，為?shí)現(xiàn)文書、檔案管理一體化打下了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)．實(shí)際上，只要在技術(shù)上完成了辦公自動(dòng)化和檔案自動(dòng)化兩個(gè)系統(tǒng)的“對(duì)接”，高校管理干部在網(wǎng)上辦公的同時(shí)，也可以很輕松的完成網(wǎng)上檔案遞交，提高檔案建設(shè)效率．同時(shí)，根據(jù)工作需要，管理干部可以向?qū)W校檔案室（館）申請檔案資料查閱使用“授權(quán)”，就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的查閱使用，使檔案建設(shè)者和使用者“同體”，發(fā)揮學(xué)校檔案服務(wù)實(shí)際工作需要的積極效用．

作者:李德群 單位:漢江師范學(xué)院

［參考文獻(xiàn)］

［1］邊琦．檔案工作者的四項(xiàng)素養(yǎng)［J］．機(jī)構(gòu)與行政，2013，（7）．

［2］羅頌華．高校秘書人員的檔案素養(yǎng)［J］．秘書，2010，（3）．

［3］王冬梅．試論如何培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)［J］．民營科技，2016，（6）．

［4］孫桂秀．信息時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對(duì)策［J］．科技信息2007，（5）．