導(dǎo)語：醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：醫(yī)院科研工作有其自身的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理工作中存在的問題，制定解決方案。本文根據(jù)電子檔案管理工作中產(chǎn)生的問題，探討相應(yīng)的解決辦法，提出電子檔案規(guī)范化管理的策略，從而推動(dòng)電子檔案規(guī)范化管理不斷發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;電子檔案;檔案管理;規(guī)范化管理

當(dāng)前，醫(yī)院電子檔案管理工作存在不少問題，包括沒有明確各自的責(zé)任，沒有認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性，管理制度不完善不規(guī)范，檔案管理的配套設(shè)施不完備，電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力有待提高。這些問題應(yīng)成為醫(yī)院推進(jìn)電子檔案管理工作改革的重點(diǎn)。針對(duì)以上問題，為適應(yīng)當(dāng)前醫(yī)院對(duì)電子檔案充分利用的需求，應(yīng)加強(qiáng)建設(shè)醫(yī)院的電子檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，完善有關(guān)于電子檔案管理的制度，對(duì)電子檔案管理工作加大投入力度，以及加強(qiáng)培訓(xùn)提高管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，從而提高醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理水平?，F(xiàn)代醫(yī)院是國家服務(wù)大眾的重要單位，是社會(huì)經(jīng)濟(jì)平穩(wěn)發(fā)展的不可或缺的保障。在現(xiàn)代醫(yī)院中有序開展各項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，依靠的是一整套科學(xué)有效的管理系統(tǒng)。現(xiàn)在，醫(yī)療等公共事業(yè)越來越得到大家的重視，人們更加關(guān)注自己的健康問題，所以對(duì)醫(yī)療服務(wù)的需求會(huì)越來越大。人們在不斷提高生活水平的同時(shí)，會(huì)更加看重醫(yī)院的醫(yī)療水平。信息技術(shù)的高速發(fā)展，推動(dòng)著醫(yī)療技術(shù)以及與醫(yī)療相關(guān)信息技術(shù)迅猛發(fā)展。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案載體是文書文檔，隨著檔案管理中出現(xiàn)新的內(nèi)容，提出新的要求，當(dāng)前的檔案載體模式已經(jīng)發(fā)展到更加豐富的程度。醫(yī)院檔案管理中的重點(diǎn)問題是電子檔案管理的質(zhì)量問題。建立現(xiàn)代化的醫(yī)院檔案管理模式，是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化的必由之路。本文通過探討當(dāng)前醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題，提出電子檔案規(guī)范化管理的相應(yīng)策略。

1醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題

1.1檔案管理沒有明確責(zé)任，存在交叉管理的現(xiàn)象。醫(yī)院的行政辦公室一般都設(shè)置有綜合檔案室，負(fù)責(zé)檔案管理的工作，管理的檔案種類包括文書檔案、人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、科技檔案等。醫(yī)院因其行業(yè)自身的特點(diǎn)和歷史傳統(tǒng)，各類檔案分別由不同的職能部門來保存和管理。病案室一直承擔(dān)醫(yī)療病歷檔案的管理工作。各業(yè)務(wù)科室則負(fù)責(zé)保管各種臨床資料檔案，包括X線檔案、檢驗(yàn)檢查檔案、病理切片檔案、影像檢查圖文檔案，以及在日常工作中產(chǎn)生的電子文件資料。信息科承擔(dān)著電子病歷和與醫(yī)療相關(guān)的電子網(wǎng)絡(luò)信息資源的管理工作。由此，同一個(gè)醫(yī)療單位中的檔案管理工作被分割成多個(gè)部分，由不同的部門分別執(zhí)行，這種管理方式使得檔案管理沒有形成一個(gè)統(tǒng)一調(diào)度中心，最終導(dǎo)致管理工作中出現(xiàn)效率低下、交叉管理、落實(shí)不到位等問題。1.2缺乏電子檔案管理意識(shí)，沒有完善的管理制度。目前，有的醫(yī)院已經(jīng)設(shè)置了專門的檔案管理工作職能部門，但現(xiàn)實(shí)工作情況卻并不令人滿意。存在的問題主要有不分場合隨便存放檔案資料，整理歸納檔案不及時(shí)，檔案資料因種種原因?qū)е氯笔Щ驌p壞。這都是缺乏檔案管理的自覺意識(shí)造成的。醫(yī)院的主要工作是為病人提供醫(yī)療服務(wù)，傳統(tǒng)觀念認(rèn)為提高醫(yī)療技術(shù)水平更為重要，這往往導(dǎo)致忽視檔案管理工作的重要性。由于沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行專門培訓(xùn)學(xué)習(xí)，宣傳的力度也不夠，所以對(duì)檔案管理工作的重要性普遍認(rèn)識(shí)不足。同時(shí)，沒有制定醫(yī)院電子檔案管理的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作范圍，這導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作沒有形成制度，而良好的管理制度是提高管理水平的重要保證，因此檔案管理水平無法滿足醫(yī)院對(duì)檔案管理的要求。1.3電子檔案管理不規(guī)范，存在缺失和損壞現(xiàn)象。因?yàn)獒t(yī)院的電子檔案由不同的職能科室分別管理，各自的管理方式存在較大的差異，沒有形成統(tǒng)一的檔案管理工作的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)前的電子檔案主要是存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，而計(jì)算機(jī)的管理也有較為復(fù)雜的工作流程，包括網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)置、防范病毒入侵、設(shè)定管理權(quán)限、存儲(chǔ)檔案資料和妥善保管機(jī)房等，目前這些工作都不太完善。電子檔案管理工作主要包括按照要求收集檔案資料，然后進(jìn)行整理，再進(jìn)行歸檔備查。由于沒有完全具備檔案管理工作的相關(guān)知識(shí)，電子檔案經(jīng)常出現(xiàn)缺失和損壞的現(xiàn)象。1.4檔案管理人員素質(zhì)還有提升空間。醫(yī)院在人才培養(yǎng)方面更多的是注重醫(yī)療技術(shù)人員水平的提升，往往忽視了對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)。醫(yī)院檔案管理人員的文化程度相對(duì)較低，缺乏較多的醫(yī)療技術(shù)知識(shí)，部分人員對(duì)醫(yī)療管理流程不熟悉，對(duì)電子信息技術(shù)和檔案專業(yè)知識(shí)掌握不充分。這些都造成檔案管理工作質(zhì)量落后于時(shí)代的要求，嚴(yán)重制約了醫(yī)院檔案管理工作水平的持續(xù)提高。究其原因，主要是提高檔案管理工作人員素質(zhì)的意識(shí)有待加強(qiáng)，投入的力量不夠。1.5檔案管理硬件設(shè)施落后。電子檔案是伴隨著數(shù)字化信息技術(shù)而產(chǎn)生的。電子檔案是以數(shù)字化的形態(tài)存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，人們通過計(jì)算機(jī)的顯示器看到電子文檔的輸出形態(tài)，比如文字或圖形。這些文字或圖形還可以通過打印、掃描等方式來呈現(xiàn)，因此，電子檔案離不開計(jì)算機(jī)硬盤、顯示器、打印機(jī)、掃描儀等硬件設(shè)備的支持，否則電子檔案無法保存下來，也無法被直接使用。計(jì)算機(jī)和相關(guān)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院電子檔案管理工作順利進(jìn)行的基本設(shè)施。目前，絕大多數(shù)醫(yī)院已配備計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，許多科室之間已經(jīng)聯(lián)網(wǎng)。但是，普遍存在的問題是沒有實(shí)現(xiàn)全網(wǎng)的統(tǒng)一規(guī)范化管理，各科室硬件設(shè)施水平參差不齊，無法滿足電子檔案管理對(duì)計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的要求，由此與電子檔案管理相配套的硬件設(shè)施還處于相對(duì)落后的狀態(tài)，管理水平也相對(duì)較低。

2提高醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理水平的策略

2.1不斷完善醫(yī)院的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。醫(yī)院每天需要處理大量的檔案信息，種類繁多，這正是高端信息化技術(shù)的用武之地，有必要建立一個(gè)基于數(shù)據(jù)庫的真正無紙化的工作模式。建立三級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)可以保障醫(yī)院檔案管理工作的順利進(jìn)行，由此把醫(yī)院、檔案室、各科室這三級(jí)完整地統(tǒng)一在一個(gè)管理體系中，醫(yī)院電子檔案管理的責(zé)任、規(guī)范和路線得到明確。這樣建立起的管理模式具備統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、制度、機(jī)構(gòu)、操作、保管，各相關(guān)部門的檔案管理工作處于監(jiān)督之下，提高了自覺意識(shí)。這種管理模式使得電子檔案保管工作，既安全，又完整，且規(guī)范，還保證了在網(wǎng)絡(luò)空間中能夠統(tǒng)一設(shè)置信息資源的共享和權(quán)限。通過醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)將電子檔案與其他信息分開管理。管理工作分別由綜合檔案室和信息科承擔(dān)。綜合檔案室負(fù)責(zé)管理各門類不同載體的檔案，并將這些檔案資料分門別類進(jìn)行整合統(tǒng)一管理，同時(shí)還負(fù)責(zé)全面監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)醫(yī)院的檔案管理工作。信息科負(fù)責(zé)管理醫(yī)院病案統(tǒng)計(jì)資料、計(jì)算機(jī)設(shè)備和圖書資料。兩個(gè)部門之間分工明確，協(xié)同配合，齊抓共管。2.2建立規(guī)范的電子檔案管理制度。完善的管理制度是提高醫(yī)院電子檔案管理工作水平的重要保證。醫(yī)院的電子檔案管理制度是動(dòng)態(tài)管理制度，包括電子檔案的收集、整理和歸檔的制度，電子檔案的保管制度，電子檔案的使用制度。這些制度還應(yīng)涉及電子檔案的保存時(shí)效、檔案歸納的范圍、檔案的使用方式等內(nèi)容。醫(yī)院的崗位責(zé)任制和人員考核應(yīng)與檔案管理制度相關(guān)聯(lián)，使醫(yī)院的檔案管理工作得到全面重視。建立相對(duì)健全的電子檔案動(dòng)態(tài)管理制度，可以推動(dòng)醫(yī)院的電子檔案管理流程向科學(xué)化、規(guī)范化邁進(jìn)。2.3加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理知識(shí)水平醫(yī)院電子檔案管理方面的知識(shí)，主要包括醫(yī)療工作的規(guī)律和流程、信息化技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)防范、醫(yī)療管理等。由于當(dāng)前信息技術(shù)方面的應(yīng)用更新較快，檔案管理人員需要經(jīng)常學(xué)習(xí)最新的知識(shí)。，才能跟上時(shí)代的步伐。檔案管理人員只有熟練掌握關(guān)于數(shù)字化醫(yī)療信息技術(shù)、信息化醫(yī)療管理、信息化設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)安全防范等知識(shí)，才能勝任醫(yī)院的電子檔案管理工作任務(wù)。應(yīng)培養(yǎng)一線科研人員對(duì)電子檔案的重視度，保證電子檔案被完整收集和保存下來。與檔案管理有關(guān)的人員，要加強(qiáng)檔案管理法律法規(guī)和醫(yī)院檔案管理制度方面的學(xué)習(xí)，全面了解和掌握檔案管理的相關(guān)知識(shí)，提高自身的工作素質(zhì)。2.4對(duì)檔案管理工作投入更多資源。醫(yī)院電子檔案管理工作與醫(yī)療安全密切相關(guān)，檔案資料的完整性關(guān)系到醫(yī)院教學(xué)、科研工作的順利進(jìn)行。電子檔案管理工作越完善，檔案資源就能被更充分地使用，檔案管理的意義就更加體現(xiàn)出來。因此，醫(yī)院應(yīng)該對(duì)檔案管理工作投入更多資源，包括硬件和軟件兩方面的投入。硬件方面應(yīng)配備高性能的計(jì)算機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、刻錄機(jī)和存儲(chǔ)設(shè)備等。軟件的配置應(yīng)重點(diǎn)考慮保障網(wǎng)絡(luò)的安全運(yùn)行，包括高級(jí)別防火墻、文件加密軟件等，電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的安全傳送才能保證整個(gè)管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

3結(jié)束語

當(dāng)前，信息技術(shù)正在加速發(fā)展，這為醫(yī)院電子檔案的規(guī)范化管理建設(shè)帶來了契機(jī)，由此推動(dòng)了醫(yī)院的檔案管理工作。創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)是當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展動(dòng)力，醫(yī)院的檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，將更多的新思想、新方法、新手段應(yīng)用在檔案管理中。檔案管理人員應(yīng)跟上時(shí)代趨勢，通過不斷豐富自己的知識(shí)，提高自己的管理水平，加強(qiáng)培養(yǎng)創(chuàng)新的精神，努力改進(jìn)自己的本職工作，與醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求相適應(yīng)，配合醫(yī)院的其他業(yè)務(wù)，為醫(yī)院事業(yè)的全面發(fā)展盡職盡責(zé)。

參考文獻(xiàn)：

[1]王晶選.對(duì)醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的思考[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2014（8）：134-136.

[2]蔡麗潔，曾桃.試論醫(yī)院檔案的規(guī)范化管理[J].中國醫(yī)藥指南，2009，7（11）：24-26.

[3]李蔚.加強(qiáng)醫(yī)院設(shè)備檔案的規(guī)范化管理的策略思考[J].醫(yī)療裝備，2016，29（6）：63-64.

[4]陳曦.醫(yī)院電子檔案規(guī)范化管理的策略探討[J].管理觀察，2017（34）：183-184.

[5]阮翊恒.醫(yī)院檔案規(guī)范化管理策略[J].科教導(dǎo)刊，2016（14）：165-166.

作者:宗靜娟 單位:南陽市中心醫(yī)院