導(dǎo)語：現(xiàn)代企業(yè)合同管理運行機(jī)制構(gòu)建一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要:合同從簽定到執(zhí)行階段的管理極其重要，建立一個健全優(yōu)良的合同管理運行機(jī)制必不可少。本文以南昌公共交通集團(tuán)合同管理為例，針對合同管理存在的問題提出了有效對策，從合同管理的執(zhí)行環(huán)節(jié)出發(fā)闡述了如何對合同進(jìn)行體系化、動態(tài)化管理。建立完善的合同執(zhí)行運行機(jī)制，不僅能及時準(zhǔn)確的對法律風(fēng)險做出防范，也能使企業(yè)效益得到有效提升。

關(guān)鍵詞:現(xiàn)代企業(yè)管理；合同管理；合同執(zhí)行

合同，又稱契約、協(xié)議，是平等的當(dāng)事人之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。合同是企業(yè)在市場經(jīng)濟(jì)中的一切行為的載體，同時也是產(chǎn)生爭議和糾紛的根源。合同管理的內(nèi)容是指從實際出發(fā)，依照國家的相關(guān)法律和法規(guī)，合同主體為實現(xiàn)合同目的，對合同從洽談、草擬、簽訂、生效開始，包括合同執(zhí)行、修改、轉(zhuǎn)讓、退出以及糾紛解決，直到合同失效結(jié)束這一過程中一系列民商事法律行為的總稱。合同管理的手段則包括合同審核、合同監(jiān)管和合同控制。

一、建立完善的合同執(zhí)行運行機(jī)制，有助于全面提高企業(yè)經(jīng)營管理水平

隨著經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，合同成為企業(yè)參與市場經(jīng)濟(jì)的重要載體。嚴(yán)把合同簽訂、執(zhí)行等各個環(huán)節(jié)，能有效防范經(jīng)營風(fēng)險，減少以往因不簽訂合同或單人簽訂合同及審查體系不完善導(dǎo)致的易發(fā)生經(jīng)營糾紛和合同存在文字陷阱等問題給企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失。當(dāng)前，南昌公交運輸集團(tuán)(以下簡稱南昌公交)存在很多市場化的經(jīng)營活動，如特約包車業(yè)務(wù)、車輛維修業(yè)務(wù)、保潔保安勞務(wù)外包。合同簽訂對外、對內(nèi)是雙向約束，不簽訂合同相關(guān)的款項催收困難，企業(yè)權(quán)益無法保障，但簽訂了合同，對企業(yè)必須執(zhí)行的義務(wù)也有要求，如包車的時間、班次、車型，維修的質(zhì)量、質(zhì)保期等等。要嚴(yán)格高效地執(zhí)行合同，企業(yè)就必須以合同管理為中心，做好相關(guān)的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)技術(shù)、生產(chǎn)物資以及生產(chǎn)資金等方面的統(tǒng)籌分析與管理，并在執(zhí)行的過程中針對出現(xiàn)的問題去重新審視和完善自己。這對公司既是一種約束，更是一種強(qiáng)大的發(fā)展動力。比如，通過統(tǒng)計已簽合同總數(shù)，可看出企業(yè)合同管理的業(yè)務(wù)覆蓋率；通過檢查合同條款，看合同是否合理，是否有利益輸送；通過查看合作伙伴的履約或違約率，推測其信譽狀況；通過查看出租車包車與實際執(zhí)行比率，可以衡量包車方案是否適銷對路；通過查看合同款項是否按期回收，可避免出現(xiàn)過多應(yīng)收賬款，造成流動資金周轉(zhuǎn)不靈的問題。所以，加強(qiáng)對合同的科學(xué)管理，建立起一套完善、有效的合同執(zhí)行運行機(jī)制，可以使企業(yè)經(jīng)營管理水平得到全面提高。

二、南昌公交的合同管理運行機(jī)制

南昌公交圍繞合同管理專門出臺了《合同管理辦法》，要求各單位、各部門對經(jīng)營活動中產(chǎn)生的經(jīng)濟(jì)事項，除即時結(jié)清的簡單小額事項外均應(yīng)當(dāng)訂立書面合同，并建立明細(xì)臺賬予以記錄。因情況緊急或條件限制而未能及時訂立書面合同的，也應(yīng)在事后補簽書面合同。集團(tuán)各部門及各單位均需指定兼職合同管理員負(fù)責(zé)本部門、本單位的合同承辦(即起草、送審、評估、登記、存檔、糾紛處置及對合同對方主體資格、信用情況審查等綜合事務(wù))，做好與企業(yè)管理處的工作對接。合同原則上應(yīng)由我方或以我方為主起草。若對方起草合同，承辦部門應(yīng)對合同內(nèi)容、條款仔細(xì)推敲。起草的合同應(yīng)文字準(zhǔn)確，描述清晰，用詞規(guī)范，無歧義。合同正文應(yīng)當(dāng)優(yōu)先采用國家或行業(yè)主管部門頒布的示范文本。合同除正文之外，補充合同、公文信件、數(shù)據(jù)電文等均為合同的組成部分。合同起草完畢后，各單位、各部門按合同審查要求，填寫《合同審批單》，并由承辦部門負(fù)責(zé)人簽署部門意見，簽字加蓋部門公章。如由兩個以上部門承辦的，應(yīng)分別簽署意見并蓋章，按程序進(jìn)行審查會簽，具體為承辦部門→企業(yè)管理處→審查部門(監(jiān)審處、財務(wù)處、專業(yè)技術(shù)部門)→分管領(lǐng)導(dǎo)→總經(jīng)理或董事長。合同會簽后，承辦部門按權(quán)限負(fù)責(zé)合同簽署，應(yīng)由總經(jīng)理或董事長簽署的合同，總經(jīng)理或董事長可根據(jù)具體情況授權(quán)他人簽署。授權(quán)簽署的合同，如對方要求出具《授權(quán)委托書》，由承辦部門負(fù)責(zé)辦理，委托書必須由法人授權(quán)委托。合同通過審查后，由承辦部門將《合同審批單》和合同文本、附件以及相關(guān)資料送交至企業(yè)管理處加蓋公交運輸集團(tuán)合同專用章。各項合同經(jīng)審查無誤后各單位、各部門需及時錄入南昌公交ERP合同管理模塊，實行統(tǒng)一登記，便于建立內(nèi)部的電子查閱臺賬。各單位的綜合科或行政辦公室對收到的合同文本應(yīng)按照南昌公交的《企業(yè)檔案管理辦法》對合同按年度歸檔、統(tǒng)一管理。合同生效后，由承辦部門負(fù)責(zé)合同執(zhí)行，及時、如實記錄合同執(zhí)行情況；如有必要，還應(yīng)提請對方確認(rèn)。合同執(zhí)行過程中如果出現(xiàn)新的問題，承辦部門應(yīng)該向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報，并盡快與對方協(xié)商，簽訂補充合同以減少我方損失。如果合同內(nèi)容需要補充、變更或者解除，需填寫《合同變更申請審批表》，其程序與合同審查、審批與簽署的程序相同。如果在合同執(zhí)行過程中雙方發(fā)生糾紛，應(yīng)本著互信互利的原則協(xié)商解決:若協(xié)商一致，應(yīng)訂立書面協(xié)議，由雙方代表簽字并加蓋合同專用章；協(xié)商不成，決定采用訴訟或仲裁處理的合同糾紛，以及對方當(dāng)事人起訴的，承辦部門應(yīng)將合同的簽訂、執(zhí)行、糾紛及協(xié)商情況整理成書面材料，連同有關(guān)證據(jù)送企業(yè)管理處，按南昌公交《法律事務(wù)管理辦法》相關(guān)規(guī)定處理。

三、南昌公交合同管理存在的問題及對策

公交運輸集團(tuán)的合同管理第一責(zé)任方在各單位、各部門，企業(yè)管理處代表集團(tuán)層面對各單位、各處室合同的日常管理工作進(jìn)行檢查，對重大合同的執(zhí)行情況進(jìn)行督導(dǎo)，并將督導(dǎo)考核建議報集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)，視情況列入各單位、各部門的年度考核?！?一)合同管理存在的常見問題。根據(jù)以往對合同管理檢查的情況來看，主要容易出現(xiàn)以下幾個問題:1.合同法制觀念淡薄，風(fēng)險意識差。很多單位、部門的負(fù)責(zé)人認(rèn)為合同管理可有可無，對合同管理風(fēng)險意識缺乏，造成單位或部門的合同管理不健全，有很多業(yè)務(wù)為了盡快拿到，常以口頭形式代替合同簽訂。南昌公交發(fā)展歷程中曾清算注銷過好幾家子企業(yè)，在對這些子企業(yè)專項審查時常常發(fā)現(xiàn)很多業(yè)務(wù)單據(jù)無合同憑證、無經(jīng)辦人員簽字、無對方單位公章，造成企業(yè)權(quán)益無法采取法律方式追償，給企業(yè)造成巨大損失。2.合同管理專業(yè)人才缺乏、不專業(yè)。企業(yè)必須對簽訂的合同進(jìn)行嚴(yán)格審查，否則將導(dǎo)致大量不合規(guī)的合同生效，這將對企業(yè)整體經(jīng)營目標(biāo)的實現(xiàn)帶來嚴(yán)重的負(fù)面影響。因此，合格的合同管理人員需要具有一定的綜合素質(zhì):不僅要對本單位、本部門業(yè)務(wù)熟悉，還需具有一定的專業(yè)技術(shù)知識尤其是法律知識。但現(xiàn)實中，很多單位及部門的合同管理人員常由其它崗位兼職，水平有限只能做一些簡單的流程性工作，尤其缺乏必須的法律知識因而無法對合同中涉及的相關(guān)法律問題作出正確的判斷，為合同的合法性帶來隱患。此外，合同條款的設(shè)計不能有遺漏，重要條款需反復(fù)推敲、模擬，表述無歧義，才能很好地防范合同風(fēng)險。例如:公司曾與下屬企業(yè)經(jīng)營者簽署過一份《承包經(jīng)營合同》，對超利在30萬元以上分配方式的文字表述有歧義，從而引發(fā)采用遞進(jìn)方式還是并列方式計算的糾紛。3.合同管理部門及管理制度不完善，合同管理手段落后。企業(yè)內(nèi)部合同管理部門及管理制度不完善，制定或執(zhí)行合同沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，造成合同簽訂流程和合同文本不規(guī)范，合同版本五花八門；合同內(nèi)容不完整，合同主要條款不齊全，條款過于簡單或不明確；合同文字表述不準(zhǔn)確，有歧義甚至發(fā)生沖突的現(xiàn)象。根據(jù)《中華人民共和國合同法》規(guī)定，法人的分支機(jī)構(gòu)必須得到法人的授權(quán)委托才可以對外簽訂合同，實踐中常出現(xiàn)分支機(jī)構(gòu)沒有得到授權(quán)委托就對外簽訂合同的情況；有的企業(yè)簽合同時，甚至沒有對合同對方的資信狀況、法人經(jīng)營執(zhí)照或自然人身份證明進(jìn)行必要的調(diào)查和審核就匆忙簽訂合同，這些行為都給合同的合法性以及后續(xù)執(zhí)行帶來嚴(yán)重隱患。此外，部分企業(yè)的合同管理信息化程度低，仍采取傳統(tǒng)的人工方式，嚴(yán)重影響合同歸檔、調(diào)閱以及進(jìn)度分析，甚至出現(xiàn)紙質(zhì)合同丟失的現(xiàn)象。因此，制度的不完善和管理手段的落后將導(dǎo)致企業(yè)與外單位溝通協(xié)調(diào)效率和效益的低下。4.注重合同的靜態(tài)管理指標(biāo)，但忽視合同執(zhí)行過程中各環(huán)節(jié)的動態(tài)管理。實踐中大部分企業(yè)在首次簽約前，會比較注意審查合同對方的資信狀況和履約狀況，等到二次簽約、三次簽約時，往往就忽視了對合同對方的資信重新審查。對方當(dāng)事人過去的履約能力強(qiáng)并不代表其當(dāng)前也具備同樣的能力，南昌公交某子公司與外單位簽訂供貨合同時，對方單位當(dāng)時已面臨工商注銷，無法開具供貨發(fā)票，造成該子公司無法取得發(fā)票，無法抵扣稅款。還有的合同約定質(zhì)保金在3年以內(nèi)支付，結(jié)果3年到期后，企業(yè)未付，被對方單位告上法庭。因此要做好合同管理，必須同時做好合同的事前與事后管理，才能保障企業(yè)的合法權(quán)益。(二)合同管理常見問題對策。針對企業(yè)合同管理中常見問題，可從下面五個方面入手，以切實提高企業(yè)合同管理的水平和能力。1.加強(qiáng)宣傳力度，強(qiáng)化全員合同法制觀念和風(fēng)險意識。企業(yè)包括領(lǐng)導(dǎo)和各級員工都要加強(qiáng)對于合同管理重要性的認(rèn)識，認(rèn)真學(xué)習(xí)相關(guān)法律法規(guī)，學(xué)會用法律手段保護(hù)企業(yè)合法權(quán)益。合同管理人員應(yīng)認(rèn)真履職，學(xué)會以法律為準(zhǔn)繩，切實把好合同關(guān)口，盡可能化解企業(yè)面臨的潛在風(fēng)險。2.提升合同管理人才專業(yè)性，完善企業(yè)合同管理體系。任何事情首先需要人來完成，因此首先需要對合同管理人員嚴(yán)格選拔。通過“請進(jìn)來，走出來”的方式創(chuàng)造條件，對合同管理人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)法律知識的學(xué)習(xí)，提升其綜合素質(zhì)，使合同管理做到專業(yè)化、法律化。企業(yè)的合同管理要有章可循，應(yīng)契合自身實際，從合同的開始、執(zhí)行、結(jié)束等方面制定全面的合同管理制度。這些制度應(yīng)包括:合同歸口管理；合同分類專項管理；合同專用章管理；合同臺賬及統(tǒng)計報表管理、合同歸檔管理、合同執(zhí)行監(jiān)督管理等制度。3.加強(qiáng)合同的動態(tài)管理，時刻關(guān)注合同對方的資信和履約能力。合同動態(tài)管理不僅體現(xiàn)在合同簽訂的事前調(diào)研及資信審核，而且包括合同簽訂、執(zhí)行、終止的整個動態(tài)執(zhí)行過程的實時監(jiān)督和定期檢查:合同簽訂前，要注意審查對方的主體資格和資信；合同談判環(huán)節(jié)，要仔細(xì)推敲合作條款，看是否存在潛在風(fēng)險及對己方不利的約束性條件和要求，尤其要注意其中關(guān)于合同修改、索賠、退出等條款是否公平，以確保己方的合法權(quán)益；合同簽署環(huán)節(jié)，仍要注意審查對方的主體資格和資信狀況，避免對方盜用公司合同專用章來簽訂合同等虛假行為的發(fā)生，以確保合同文本的合規(guī)性；合同執(zhí)行環(huán)節(jié)，要實時掌握對方的履約能力，采取有效措施不斷改善、提高合同履約水平，防止出現(xiàn)履約異常；合同的結(jié)算與支付環(huán)節(jié)，企業(yè)要嚴(yán)格審核已結(jié)項目，把好支付關(guān)口，避免利益受損。只有對合同各個環(huán)節(jié)都進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督和管理，才能更好地預(yù)防合同糾紛和法律風(fēng)險，更好地保護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.做好違約合同的索賠管理，使企業(yè)損失最小化。合同一旦違約，合同管理人員要協(xié)助合同經(jīng)辦人員正確估算違約帶來的后果。若是我方違約，應(yīng)尊重對方合法權(quán)益，積極與對方協(xié)商，并盡量采取補救措施減少我方損失:如執(zhí)行中止，當(dāng)阻卻事項消失后，繼續(xù)執(zhí)行；或執(zhí)行終止，賠償損失。若是對方違約，應(yīng)堅持原則，保障我方合法權(quán)益不受侵犯?？刹扇f(xié)商、仲裁或訴訟的方式，要求對方承擔(dān)締約過失責(zé)任或違約責(zé)任。若雙方均有責(zé)任，應(yīng)實事求是分清主次，通過協(xié)商或其它方式解決。5.發(fā)揮全民監(jiān)督的作用。在南昌公交合同管理中對于七類損害企業(yè)利益的行為，公交企業(yè)各級員工有權(quán)向集團(tuán)監(jiān)審部門進(jìn)行檢舉、揭發(fā)。對于檢舉、揭發(fā)屬實的，南昌公交將給予舉報員工物質(zhì)獎勵并為之保密。對給企業(yè)造成較大經(jīng)濟(jì)損失的合同，將追究直接責(zé)任人的經(jīng)濟(jì)或行政責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，移送司法機(jī)關(guān)處理。由于重視合同在企業(yè)經(jīng)濟(jì)工作中的重要性，南昌公交通過建立現(xiàn)代企業(yè)合同管理風(fēng)險規(guī)避制度，完善合同簽約主體資格審查、規(guī)范性文件審查、授權(quán)委托、專用章管理、合同臺賬登記歸檔、訴訟案件管理等程序，使企業(yè)的合同管理健全、規(guī)范，也能及時、準(zhǔn)確地提供統(tǒng)計數(shù)據(jù)和有關(guān)資料。據(jù)統(tǒng)計，2017年度，南昌公交共簽訂合同2017年270份，其中收入類合同為99058981.44元，支出類合同為529314521.77元，未出現(xiàn)一筆合同糾紛,合同履約率達(dá)100%，受到業(yè)內(nèi)人士及上級部門一致好評，企業(yè)榮獲“重合同、守信用”優(yōu)秀企業(yè)稱號，樹立了良好的企業(yè)形象及企業(yè)誠信。

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作者:黃志云 單位:江西南昌公共交通運輸集團(tuán)有限責(zé)任公司