導(dǎo)語：談?wù)摤F(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)依據(jù)與策略一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

內(nèi)容提要：企業(yè)檔案是現(xiàn)代企業(yè)信息資源的基本形式，企業(yè)檔案資源建設(shè)是完善企業(yè)資源、豐富國家檔案資源的重要措施。本文基于現(xiàn)代企業(yè)的檔案資源價(jià)值觀，闡述了突出重點(diǎn)，完善核心檔案資源的思想，具體分析了某些需要特別關(guān)注的企業(yè)檔案文件，進(jìn)而提出多元化的建設(shè)策略。

關(guān)鍵詞：檔案資源構(gòu)成核心檔案資源多元化策略現(xiàn)代企業(yè)

“檔案，是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織以及個(gè)人從事政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化、宗教等活動(dòng)直接形成的對國家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！雹佟吨腥A人民共和國檔案法》從檔案的形成特點(diǎn)和價(jià)值特點(diǎn)兩方面定義了國家檔案的本質(zhì)屬性，為認(rèn)識(shí)國家檔案及各領(lǐng)域的檔案提供了基本依據(jù)。檔案的形成特點(diǎn)—直接形成的原始記錄，揭示了檔案的自然屬性，對此人們的認(rèn)識(shí)比較統(tǒng)一。而檔案的價(jià)值特點(diǎn)—對國家和社會(huì)有保存價(jià)值—由于反映了檔案的客觀屬性，人們的認(rèn)識(shí)見仁見智。

在國有制情況下，國有企業(yè)沒有自身利益可言，國家需要的檔案就是企業(yè)應(yīng)該保存的，國家認(rèn)定的檔案價(jià)值就是企業(yè)檔案的價(jià)值依據(jù)。在非國有企業(yè)成為我國企業(yè)主體的今天，現(xiàn)代企業(yè)的利益訴求日益明確，對其檔案的價(jià)值取向必然發(fā)生變化。檔案價(jià)值是企業(yè)檔案資源建設(shè)的動(dòng)力，決定著企業(yè)檔案資源建設(shè)策略，是檔案界必須認(rèn)真研究的問題。

一、前提：現(xiàn)代企業(yè)的檔案價(jià)值觀

檔案是企業(yè)信息資源的基本形式，工業(yè)時(shí)代保存企業(yè)檔案能夠壟斷檔案中沉淀的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，增強(qiáng)企業(yè)的競爭力。信息技術(shù)的發(fā)展使知識(shí)老化加劇、信息傳播便捷，現(xiàn)在擁有企業(yè)檔案已經(jīng)難以壟斷其中的知識(shí)，而且一味地壟斷檔案，將阻斷檔案信息的交流，使企業(yè)失去知識(shí)的自我更新能力，降低企業(yè)的競爭力。

檔案的價(jià)值是其內(nèi)在價(jià)值因素與外在客觀需求相互作用的結(jié)果，雖然企業(yè)檔案的價(jià)值毋庸置疑，但是其價(jià)值因素及價(jià)值量，必然根據(jù)企業(yè)檔案需求的變化而調(diào)整。企業(yè)是以提供商品獲取利潤的社會(huì)組織，獲得最大利潤是企業(yè)的核心價(jià)值觀。初創(chuàng)期的企業(yè)，其體現(xiàn)為盡快生產(chǎn)產(chǎn)品，完成資本積累；穩(wěn)定期的企業(yè)成進(jìn)入了市場競爭者的行列，產(chǎn)品品牌與知名度提升，企業(yè)需要通過規(guī)范化管理，降低成本提高利潤；成熟期的企業(yè)處于市場領(lǐng)導(dǎo)者的地位，產(chǎn)品生產(chǎn)達(dá)到一定規(guī)模，需通過精細(xì)化管理與科技創(chuàng)新，進(jìn)一步發(fā)掘利潤空間。不同發(fā)展階段的企業(yè)獲取最大利潤的方式不同，檔案需求不同，對檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)也不同。

處于穩(wěn)定期或成熟期的現(xiàn)代企業(yè)，對檔案資源的客觀需求已經(jīng)不僅限于指導(dǎo)產(chǎn)品生產(chǎn)，更加注重它在企業(yè)科學(xué)管理中的標(biāo)志與輔助作用，進(jìn)一步提升了現(xiàn)代企業(yè)檔案的價(jià)值。而且，現(xiàn)代企業(yè)的信息化程度較高，企業(yè)對資金流、物流的管理都要依靠信息流的帶動(dòng)，強(qiáng)化了企業(yè)管理對檔案信息的依賴性。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)的生產(chǎn)方式，將檔案提升為現(xiàn)代企業(yè)重要的資源與財(cái)富。

實(shí)行現(xiàn)代企業(yè)制度的前提是“產(chǎn)權(quán)明晰”，明確檔案價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)、界定企業(yè)檔案的范圍，是“產(chǎn)權(quán)明晰”的重要內(nèi)容，涉及現(xiàn)代企業(yè)的根本利益?，F(xiàn)代企業(yè)必然要根據(jù)自身需要，立足于保護(hù)企業(yè)自身利益、滿足企業(yè)的成長與發(fā)展，自主確定企業(yè)檔案的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)。

二、保障：現(xiàn)代企業(yè)檔案資源的構(gòu)成

檔案資源是現(xiàn)代企業(yè)競爭力的信息保障，是現(xiàn)代企業(yè)規(guī)避信息風(fēng)險(xiǎn)、獲取更大利潤的戰(zhàn)略資源。檔案資源構(gòu)成完整是檔案價(jià)值的前提，探究檔案資源構(gòu)成，全面掌握檔案資源，是企業(yè)檔案價(jià)值實(shí)現(xiàn)的保證。

我國企業(yè)檔案工作實(shí)踐，為研究現(xiàn)代企業(yè)檔案資源構(gòu)成提供了有效的方法，通過企業(yè)職能分析，揭示相關(guān)檔案文件的價(jià)值與聯(lián)系，能夠具體確定企業(yè)檔案的范圍，以便在它們形成之時(shí)，按照檔案管理的要求實(shí)進(jìn)全程監(jiān)控，有效地保證了檔案的質(zhì)量。我國企業(yè)檔案管理的這些成功經(jīng)驗(yàn)，是目前國際檔案界推崇的檔案管理方法。美國國家檔案與文件局（ARMA）在有關(guān)檔案資源的政策中，提倡采用“文件系統(tǒng)分析方法”，即“了解聯(lián)邦機(jī)構(gòu)實(shí)際是怎樣形成、利用、保管和處置現(xiàn)代辦公室的信息和文件的。仔細(xì)考察其具體的工作過程和產(chǎn)生的文件，利用可查到的資料(如機(jī)構(gòu)出版物、網(wǎng)站)編制一系列演示被訪機(jī)構(gòu)工作過程的流程圖”，圍繞“相關(guān)機(jī)構(gòu)進(jìn)行‘文件系統(tǒng)分析’確定實(shí)際管理的文件?！雹?/p>

根據(jù)職能活動(dòng)及工作流程分析，現(xiàn)代企業(yè)檔案資源構(gòu)成分為宏觀和微觀兩個(gè)層次。宏觀構(gòu)成指一個(gè)單位檔案資源的種類構(gòu)成；微觀構(gòu)成則指一套檔案必備的檔案文件構(gòu)成。只有兩種構(gòu)成都齊備，企業(yè)檔案資源的價(jià)值才可能實(shí)現(xiàn)。

（一）宏觀檔案資源建設(shè)應(yīng)重在完善基本職能活動(dòng)的檔案類別

現(xiàn)代企業(yè)檔案資源的宏觀構(gòu)成必須覆蓋企業(yè)全部職能活動(dòng)，才能提供現(xiàn)代企業(yè)需要的各種信息。依據(jù)現(xiàn)代企業(yè)的基本職能，其檔案宏觀構(gòu)成應(yīng)包括以下類別：

1、企業(yè)資產(chǎn)檔案，包括有形資產(chǎn)如基本建設(shè)、設(shè)備儀器和無形資產(chǎn)的檔案；2、資本運(yùn)作檔案，包括董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、股東大會(huì)決議，公司“上市”以及企業(yè)戰(zhàn)略等重大決策等檔案；3、經(jīng)營管理檔案，包括招投標(biāo)文件、各類合同、原材料等檔案；4、企業(yè)文化建設(shè)檔案，包括社團(tuán)活動(dòng)、企業(yè)儀式、社會(huì)公益慈善活動(dòng)、其他社會(huì)職責(zé)等檔案；5、創(chuàng)新研發(fā)檔案，包括新產(chǎn)品開發(fā)、工藝改革、環(huán)境保護(hù)與治理、科技獎(jiǎng)勵(lì)等檔案；6、產(chǎn)品生產(chǎn)檔案，包括產(chǎn)品設(shè)計(jì)、試制與鑒定、驗(yàn)收、制造等檔案；7、市場與客戶檔案，包括市場分析、銷售與售后服務(wù)、客戶與合作伙伴、競爭對象等檔案；8、行政管理檔案，包括黨委、綜合或企劃部、人力資源、財(cái)務(wù)、審計(jì)、質(zhì)量、安全、統(tǒng)計(jì)等檔案；9、其它管理檔案，如典型團(tuán)隊(duì)或人物、涉外活動(dòng)、重要紀(jì)念活動(dòng)、突發(fā)事件及處理、工業(yè)遺產(chǎn)等檔案。

企業(yè)職能分為基本職能與輔助職能，就檔案資源建設(shè)而言，目前企業(yè)檔案宏觀構(gòu)成中反映輔助職能活動(dòng)的檔案類別比較齊全，而反映企業(yè)基本職能的檔案類別較薄弱，特別是反映現(xiàn)代企業(yè)新職能與經(jīng)營特色的檔案類別少、檔案內(nèi)容過于概括。例如，許多單位的企業(yè)上市及資本運(yùn)作檔案、董事會(huì)與股東大會(huì)文件沒有作為檔案管理；各職能活動(dòng)檔案多為原則性依據(jù)文件，缺少細(xì)節(jié)和操作性內(nèi)容。而這些正是具有現(xiàn)代企業(yè)特色的檔案內(nèi)容，是企業(yè)活動(dòng)最典型的反映，也是社會(huì)共享性最強(qiáng)的企業(yè)檔案資源。

（二）微觀檔案資源建設(shè)應(yīng)著力充實(shí)反映關(guān)鍵過程的文件

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營活動(dòng)的特點(diǎn)，微觀檔案分為橫向運(yùn)作與縱向運(yùn)作兩種形成方式。橫向方式主要體現(xiàn)在管理決策活動(dòng)檔案的形成。例如，一項(xiàng)投資決策首先要由研發(fā)部門提出的建議與研究報(bào)告，然后經(jīng)過財(cái)務(wù)部門、技術(shù)部門、營銷部門進(jìn)一步分析論證，最終由決策人員“拍板定案”。這類檔案一般由各職能部門的文件組合而成。如，生產(chǎn)管理檔案一般由生產(chǎn)計(jì)劃、財(cái)務(wù)、研發(fā)、材料供應(yīng)等部門的文件組成；經(jīng)營管理檔案一般包括：生產(chǎn)調(diào)度、計(jì)量與檢驗(yàn)、營銷、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等工作形成的各種報(bào)告、計(jì)劃、合同、協(xié)議及內(nèi)部核算等文件構(gòu)成。

縱向形成方式主要體現(xiàn)于產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)等活動(dòng)檔案的形成，這類活動(dòng)呈現(xiàn)出相對獨(dú)立、循序漸進(jìn)地運(yùn)作態(tài)勢。以新產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目為例，其檔案微觀構(gòu)成應(yīng)包括項(xiàng)目運(yùn)作全過程的主要文件。如項(xiàng)目建議書、意向書，可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同或協(xié)議，以及項(xiàng)目研究、設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收、使用等專業(yè)活動(dòng)形成的主要文件。這些文件雖然來自不同領(lǐng)域和單位，但是它們之間的基礎(chǔ)性和延續(xù)性顯而易見，一般以前一階段的檔案文件為基礎(chǔ)，形成后續(xù)的檔案文件，只有囊括了項(xiàng)目運(yùn)作全過程的主要文件，檔案才能客觀地記錄與再現(xiàn)相關(guān)活動(dòng)，成為技術(shù)推廣應(yīng)用的依據(jù)。

目前企業(yè)微觀檔案資源建設(shè)的現(xiàn)狀是，某些類別檔案基礎(chǔ)較好，但整體質(zhì)量不理想；重要依據(jù)和結(jié)果檔案較全，中間性、操作性的檔案文件很差。如，制造企業(yè)產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案較全，工藝檔案和檢驗(yàn)檔案不完整；化工企業(yè)設(shè)備檔案中隨機(jī)文件較全，日常使用維修記錄和生產(chǎn)原始紀(jì)錄不完整；企業(yè)基建項(xiàng)目的竣工圖齊全，維修、改擴(kuò)建文件支離破碎；一些企業(yè)的行業(yè)監(jiān)管業(yè)務(wù)檔案較規(guī)范，而其他檔案質(zhì)量較差……。微觀檔案建設(shè)的這種“短板”，已經(jīng)為日后檔案的利用留下隱患，“亡羊補(bǔ)牢”已刻不容緩。

三、關(guān)鍵：掌握現(xiàn)代企業(yè)的核心檔案資源

企業(yè)檔案是一種海量的信息資源，一概實(shí)行檔案專業(yè)化管理，不僅生成高額的管理成本，而管理效益也值得研究。因此，現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)必須突出重點(diǎn)，管好核心檔案資源?，F(xiàn)代企業(yè)核心檔案資源是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，是企業(yè)創(chuàng)新的軟實(shí)力，必須要在企業(yè)決策者的參與下，明晰其對象，界定其內(nèi)容。

企業(yè)核心檔案資源指現(xiàn)代企業(yè)運(yùn)營必備的檔案文件，即那些一旦失去企業(yè)將無法恢復(fù)重建、正常運(yùn)轉(zhuǎn)或蒙受重大損失的檔案資源。有一種說法是，如果企業(yè)遭遇毀滅性破壞，只要檔案在就能恢復(fù)重建。這里說的“檔案”當(dāng)然是核心檔案資源。信息化環(huán)境下的檔案資源尤其脆弱，一旦信息系統(tǒng)或信息設(shè)施出問題，電子檔案將瞬間消失，勢必危及企業(yè)的生存。“911”事件使企業(yè)決策者開始關(guān)注檔案實(shí)體與信息的安全管理，催生了一系列對核心信息資源實(shí)施重點(diǎn)保護(hù)的核心文件保護(hù)計(jì)劃。

如何界定核心檔案資源？ARMA認(rèn)為應(yīng)該從“①對本現(xiàn)代企業(yè)繼續(xù)運(yùn)轉(zhuǎn)最為關(guān)鍵的那些職責(zé)；②各職責(zé)對文件保管的要求；③對每項(xiàng)職能至關(guān)重要的具體文件?！雹鄣慕嵌燃右宰R(shí)別。香港特別行政區(qū)政府則明確提出“極重要檔案資源”的概念，即“所記錄的是各政府職能部門在緊急情況或?yàn)?zāi)難時(shí)及其后，賴以持續(xù)和有效地運(yùn)作所必須要的資料。”④這兩種定義同一方式，都以保證職能活動(dòng)的延續(xù)為依據(jù)。

結(jié)合我國現(xiàn)代企業(yè)的實(shí)際，以下檔案在維系現(xiàn)代企業(yè)職能方面具有重要依據(jù)作用，是現(xiàn)代企業(yè)核心檔案資源的重要組成部分。包括：其一、企業(yè)資產(chǎn)、資金及技術(shù)資源憑證，如企業(yè)營業(yè)執(zhí)照、董事會(huì)記錄、黨委會(huì)決議、資產(chǎn)憑證、債權(quán)債務(wù)憑證、專利文件、特許證書以及其他維護(hù)自身利益與生產(chǎn)經(jīng)營權(quán)的依據(jù)文件等。其二、企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)必須的依據(jù)性文件，如主要產(chǎn)品的設(shè)計(jì)文件、技術(shù)操作規(guī)程或工藝文件、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、重要檢驗(yàn)數(shù)據(jù)指標(biāo)、主要產(chǎn)品的銷售市場、關(guān)鍵設(shè)備及設(shè)施的檔案等。其三、本企業(yè)運(yùn)營管理的規(guī)范性文件，如企業(yè)制度與重要規(guī)定、關(guān)鍵崗位技術(shù)骨干的資料等。為保證核心檔案價(jià)值的實(shí)現(xiàn)，它們“必須具備內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和脈絡(luò)資料，包括副本、大綱、摘要，任何種類資訊的存貯載體及其檢索工具”并且作為“檔案資源保管系統(tǒng)的一部分”⑤實(shí)行檔案專業(yè)化管理。

四、重點(diǎn)：企業(yè)檔案資源建設(shè)不可忽視的內(nèi)容

我國現(xiàn)代企業(yè)檔案資源是在傳統(tǒng)企業(yè)檔案資源的基礎(chǔ)建設(shè)起來的，受計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的局限，反映市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)與現(xiàn)代化管理的檔案信息缺失。現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)應(yīng)該關(guān)注市場經(jīng)濟(jì)，特別是國際貿(mào)易需要的檔案文件。

（一）企業(yè)活動(dòng)的原始紀(jì)錄。如，設(shè)備運(yùn)行記錄、各批次原材料與產(chǎn)品的測試、化驗(yàn)、檢驗(yàn)記錄等。原始紀(jì)錄的現(xiàn)實(shí)作用雖然得到公認(rèn)，由于其數(shù)量巨大、更新快、時(shí)效性強(qiáng)，許多企業(yè)并沒有它們作為檔案。原始記錄不僅能夠?qū)崟r(shí)地提供豐富、客觀的細(xì)節(jié)信息，還是準(zhǔn)確印證相關(guān)活動(dòng)、反映其規(guī)律的可靠憑證，而且也是國際貿(mào)易經(jīng)常要求追溯的憑證性文件。浙江新昌皮爾軸承有限公司為應(yīng)訴美國商務(wù)部的反傾銷調(diào)查，短期內(nèi)提供了包含130萬個(gè)數(shù)據(jù)的應(yīng)訴材料。內(nèi)容涉及公司的組織結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)制度、出口和國內(nèi)銷售的詳細(xì)交易記錄、468個(gè)產(chǎn)品型號的鋼材消耗、工時(shí)消耗、電力消耗、包裝、廢品回收五個(gè)生產(chǎn)要素的生產(chǎn)成本記錄。⑥如果沒有平時(shí)原始記錄的積累，及時(shí)提供如此詳細(xì)、準(zhǔn)確的反傾銷證據(jù)是絕對不可能的。為了保障現(xiàn)代企業(yè)在國際市場或國際競爭中的利益，企業(yè)必須重視原始記錄的科學(xué)管理。

（二）市場分析研究文件。為在激烈的市場競爭中穩(wěn)操勝卷，現(xiàn)代企業(yè)必須知己知彼，此信息需求使“競爭情報(bào)”變得炙手可熱。有種觀點(diǎn)認(rèn)為，競爭情報(bào)必須來自企業(yè)外部，果真如此嗎？情報(bào)界權(quán)威Kahaner認(rèn)為“信息是事實(shí)性的，……競爭情報(bào)則是經(jīng)過過濾、蒸餾和分析的信息片段的集合?！雹邚?qiáng)調(diào)競爭情報(bào)與一般信息的區(qū)別，在于信息分析與加工的程度。

競爭情報(bào)依據(jù)的信息分析對象，自然是企業(yè)及其對手競爭，在特定產(chǎn)品的開發(fā)、設(shè)計(jì)、制造、營銷等方面的信息。這些信息在現(xiàn)代企業(yè)的職能活動(dòng)，尤其是新產(chǎn)品開發(fā)和市場營銷活動(dòng)中已經(jīng)大量形成。如市場需求、產(chǎn)品市場占有率等分析報(bào)告，不僅是企業(yè)營銷活動(dòng)的重要記錄，也是競爭情報(bào)可靠的信息源。決不能因?yàn)樗鼈兎从沉舜罅康钠髽I(yè)的外部信息，而忽視了它們企業(yè)檔案的本質(zhì)。

（三）企業(yè)合同文件，即企業(yè)形成的對合同雙方具有約束作用的法律文件。如購貨合同、供貨合同、銷售合同、服務(wù)合同、用工合同等等。合同是市場經(jīng)濟(jì)基本的法律憑證，由于它具有一次性，一旦履行對合同雙方不再具有約束力，被認(rèn)為失去了保存價(jià)值，因而許多企業(yè)沒有將它納入檔案的范圍。市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展激發(fā)了合同擁有的反映企業(yè)經(jīng)營狀況、鑒證企業(yè)信用等功能，成為市場經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中經(jīng)常需要查閱的原始憑證，特別是在反傾銷活動(dòng)中舉有不可替代的作用，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)該從長計(jì)議，把重要的合同文件納入檔案范圍。

（四）客戶信用管理文件。“信用是承諾在將來某一確定時(shí)間付款而獲取資金、物資和服務(wù)的能力?！雹嗥髽I(yè)客戶管理主要是客戶銷售（賒銷）信用的管理，在外國稱為風(fēng)險(xiǎn)管理。加強(qiáng)客戶信用管理是發(fā)達(dá)商品經(jīng)濟(jì)的客觀需要，也是現(xiàn)代企業(yè)與國際貿(mào)易接軌的重要形式。

客戶信用管理即“：企業(yè)通過制定信用政策，指導(dǎo)和協(xié)調(diào)與信用銷售有關(guān)的部門，以完成對信用銷售中客戶信息收集和評估、信用額度的授予、債權(quán)保障到回收應(yīng)收賬款各交易環(huán)節(jié)的管理?！雹峥梢?，客戶信用管理的基礎(chǔ)是信息，信用信息是否準(zhǔn)確、全面、及時(shí)，直接影響企業(yè)對客戶的判斷和選擇。這些信息既有企業(yè)內(nèi)部生成的信息，也有從外部收集的信息。企業(yè)外部信息主要是銀行或其他信用機(jī)構(gòu)的信用評估，企業(yè)的內(nèi)部信息指企業(yè)在與客戶長期的交易中，形成的交易記錄和還款情況記錄等。

目前，現(xiàn)代企業(yè)已經(jīng)開始形成客戶檔案，但其內(nèi)容及管理方法存在較大偏差。在內(nèi)容上，目前客戶檔案多為客戶名單，缺乏對客戶賒銷狀況的連續(xù)記錄；而客戶檔案的管理就更加隨意，無法形成相關(guān)信用信息的關(guān)聯(lián)，更不能及時(shí)提供客戶信用能力的可靠憑證，應(yīng)該按照檔案專業(yè)化管理的要求強(qiáng)化客戶檔案管理。

（五）企業(yè)社會(huì)職責(zé)文件，如企業(yè)在安全、勞動(dòng)保護(hù)與衛(wèi)生條件、環(huán)境保護(hù)與治理活動(dòng)中形成的重要文件等。它們體現(xiàn)了企業(yè)對職工權(quán)益的關(guān)注、對社會(huì)及環(huán)境責(zé)任的履行，反映了企業(yè)的文化與道德建設(shè)狀況。當(dāng)前，社會(huì)對企業(yè)社會(huì)職責(zé)的要求不斷提高，70年代國際上興起在確定企業(yè)利潤水平時(shí)，把員工、企業(yè)、社會(huì)的利益統(tǒng)籌起來考量的企業(yè)社會(huì)互利價(jià)值觀。例如，在紐約證交所上市的企業(yè)都要定期接受供應(yīng)商對其履行社會(huì)責(zé)任狀況，如人權(quán)、勞工、環(huán)境等問題的評估。對企業(yè)社會(huì)責(zé)任的評估目前涉及無公害技術(shù)的使用、職工健康安全、預(yù)防人身傷亡事故和職業(yè)病防治等內(nèi)容。有些企業(yè)社會(huì)職責(zé)已成形成如《職業(yè)安全衛(wèi)生評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)（Occu－pationalHealthandSafetyAssessmentSeries18001）》等國際指標(biāo)，現(xiàn)代企業(yè)要走向世界，必須研究這些國際標(biāo)準(zhǔn)，防患于未然及時(shí)對相關(guān)文件實(shí)行檔案管理。

五、多元化：現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)策略

隨著企業(yè)與環(huán)境的發(fā)展，海量檔案資源的管理手段與方式日益專業(yè)化，管理成本隨之提高。精細(xì)化、多元化是現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)的重要策略。

（一）多元化的企業(yè)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)與方法

檔案質(zhì)量直接影響檔案資源建設(shè)的效益，海量檔案管理凸現(xiàn)了鑒定在檔案管理中的地位。傳統(tǒng)企業(yè)檔案鑒定比較保守、粗放，“重要”或“一般”是鑒定檔案價(jià)值普遍運(yùn)用的尺度，其結(jié)果是檔案范圍寬泛，保管期限偏長。例如，占企業(yè)檔案數(shù)量相當(dāng)比重的“科技檔案”，以往鑒定結(jié)果基本是永久或長期保存，在檔案數(shù)量有限的情況下，如果企業(yè)還可能接受的話，海量檔案長期管理必將受到現(xiàn)代企業(yè)價(jià)值觀的質(zhì)疑。

檔案價(jià)值是其內(nèi)在價(jià)值與外在客觀需求相互作用的結(jié)果，判斷企業(yè)檔案價(jià)值涉及各種復(fù)雜的因素，而且這些因素又各自存在著變數(shù)，檔案價(jià)值判斷變得更加復(fù)雜。面對飛速增長的電子檔案，企業(yè)檔案鑒定的壓力劇增，重建其價(jià)值指標(biāo)體系，是細(xì)化與簡化企業(yè)檔案資源鑒定的出路。

根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的需要，細(xì)化企業(yè)檔案的價(jià)值指標(biāo)，既要考慮檔案作用的性質(zhì)又要考慮其作用程度，既要顧及檔案使用頻率又要考察其使用周期，形成多元的檔案價(jià)值指標(biāo)體系，就能幫助我們比較明確、精細(xì)地辨別檔案的價(jià)值量。

在鑒定方式上，在嚴(yán)格控制永久檔案數(shù)量的前提下，適應(yīng)企業(yè)檔案價(jià)值變化快的特點(diǎn)，應(yīng)加強(qiáng)檔案價(jià)值的周期性鑒定。根據(jù)檔案反映的相關(guān)技術(shù)與活動(dòng)的更新狀況，及時(shí)對檔案實(shí)施鑒定，根據(jù)鑒定結(jié)論及時(shí)采取適當(dāng)方式處置相關(guān)檔案，嚴(yán)格控制企業(yè)檔案資源的存量。

（二）多樣化的檔案實(shí)體

檔案是信息及其載體的結(jié)合形式，傳統(tǒng)檔案實(shí)體已經(jīng)十分豐富，信息化又創(chuàng)造出更多的檔案實(shí)體形式，使企業(yè)檔案實(shí)體形式更加豐富多彩。在重保管的檔案管理階段，人們曾一次次地試圖統(tǒng)一檔案的實(shí)體形式與保管方法，雖然消耗了大量的檔案勞動(dòng)，但管理效益卻鮮有提高，統(tǒng)一電子檔案實(shí)體更加困難重重。因此，應(yīng)該擯棄“一刀切”的實(shí)體形式，針對不同檔案實(shí)體，確定各自的保管方法。如，重要檔案憑證應(yīng)采用兩種實(shí)體形式保管以強(qiáng)化其安全性；數(shù)量巨大、使用頻繁的技術(shù)檔案，從方便利用出發(fā)，逐步將紙質(zhì)實(shí)體轉(zhuǎn)化為磁性或膠片形式以縮小保管空間；海量的原始記錄允許采用數(shù)據(jù)庫形式留存；……。檔案實(shí)體的多樣化與適時(shí)調(diào)整檔案實(shí)體形式，是優(yōu)化檔案管理、壓縮檔案保管空間，提高企業(yè)檔案管理效率的有效措施。

（三）多元化的檔案管理體制

管理體制是檔案工作的組織保證，一般指對檔案實(shí)體及檔案機(jī)構(gòu)采用的集中、分散等組織管理形式。企業(yè)檔案管理體制必須與現(xiàn)代企業(yè)管理體制相適應(yīng)。當(dāng)前現(xiàn)代企業(yè)管理體制發(fā)生了很大變化，一方面，企業(yè)成為無主管組織，企業(yè)之間靠股權(quán)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系維系，企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)失去了行業(yè)歸屬。另一方面，企業(yè)內(nèi)部采取職能分工與項(xiàng)目管理相結(jié)合的組織形式。單一的檔案管理體制無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)的多元化特點(diǎn)，而且目前很難認(rèn)定一種最適宜的檔案管理體制，必須綜合考慮現(xiàn)代企業(yè)的生產(chǎn)流程、檔案價(jià)值、使用狀況、實(shí)體形式等因素，分別確定各種檔案最適宜的管理體制。如，核心檔案資源設(shè)專人集中管理較為穩(wěn)妥；對利用者相對穩(wěn)定的檔案采用單獨(dú)管理較為合理；……?，F(xiàn)代企業(yè)制多元化的檔案管理體，需要依托信息技術(shù)將多元管理整合成相對統(tǒng)一的檔案資源網(wǎng)絡(luò)，發(fā)揮多元化的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。

現(xiàn)代企業(yè)檔案資源建設(shè)關(guān)乎企業(yè)的根本利益，必須圍繞自身需要，建立現(xiàn)代企業(yè)檔案的價(jià)值體系，指導(dǎo)企業(yè)檔案資源建設(shè)，提高檔案資源對現(xiàn)代企業(yè)的貢獻(xiàn)率，進(jìn)而履行現(xiàn)代企業(yè)豐富國家檔案資源的社會(huì)責(zé)任。

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