導語：藥檢機構(gòu)財務數(shù)字化管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文以Z藥檢機構(gòu)為例，分析藥檢機構(gòu)建設財務數(shù)字化管理平臺的必要性，闡述了藥檢機構(gòu)財務數(shù)字化管理平臺的搭建思路和總體方案，從提升財務信息服務質(zhì)量的角度考慮如何運用信息化、平臺化技術滿足不同的使用者對財務信息獲取的需要。

關鍵詞:藥檢機構(gòu);財務管理;數(shù)字化平臺;系統(tǒng)關系

近年來，事業(yè)單位面臨著改革和轉(zhuǎn)型，對于藥檢機構(gòu)來說，其性質(zhì)既綜合了公共事業(yè)的服務特性，又匯集了企業(yè)特有的經(jīng)營業(yè)態(tài)，因此，對該類單位的財務信息化建設不能只進行單一性研究，應該綜合考慮其社會性質(zhì)和經(jīng)營特點，實現(xiàn)簡化和優(yōu)化內(nèi)部流程、各部門之間的信息共享、提高工作效率和管理水平、降低財務風險和管理成本的目標。同時，行政事業(yè)單位內(nèi)部控制制度體系框架的建立有利于提升單位的內(nèi)部管理水平，加強廉政風險防控。內(nèi)部控制體系框架涉及到多方面的內(nèi)容，利用信息化手段可以實現(xiàn)各部門之間的信息共享，從而實現(xiàn)單位內(nèi)部控制全流程的管理，搭建內(nèi)部控制體系。本文通過案例分析法，對我國藥檢機構(gòu)財務數(shù)字化建設的戰(zhàn)略要求和戰(zhàn)略部署進行分析和構(gòu)建，希望從財務信息服務質(zhì)量和效率提升的角度制定平臺構(gòu)建方案，作為數(shù)字時代前進方向的參考。

一、財務數(shù)字化管理平臺的概念及構(gòu)建背景

（一）概念。從字面意義上分析，財務數(shù)字化管理平臺是財務管理系統(tǒng)和數(shù)字化平臺的集成。建立平臺的基礎應該包括財務管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)中心和數(shù)據(jù)交換平臺，比如財務管理系統(tǒng)與科研、資產(chǎn)、物資供應等相關業(yè)務系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享和統(tǒng)一認證，這樣既能避免對相同數(shù)據(jù)的重復采集，又能通過數(shù)據(jù)中心進行資源整合，從而避免通過各自的業(yè)務系統(tǒng)進行信息共享而可能導致的安全性問題。（二）Z研究院財務數(shù)字化建設的背景。在財務管理方面，Z研究院已基本實現(xiàn)了信息化，目前已投入使用的功能有財務核算、預算管理、項目管理、工資管理、網(wǎng)上查詢平臺。Z研究院使用瀏覽器進行工資、項目經(jīng)費等查詢；其財務管理部門使用會計核算軟件客戶端進行日常的核算，具體如圖1所示。近年來，Z研究院一直認真貫徹落實財政部和上級單位關于財務信息化工作的要求和部署，充分利用信息技術建立高效、穩(wěn)健的財務管理體系。考慮到內(nèi)部控制要求、上級審計、多地運行后帶來的財務報賬和查賬問題，Z研究院要求將網(wǎng)絡集成作為發(fā)展戰(zhàn)略，實現(xiàn)財務信息共享。Z研究院目前使用普通B/C模式的會計軟件進行核算和查詢，從2014年初開始，Z研究院將網(wǎng)絡集成作為發(fā)展戰(zhàn)略，將操作靈活和使用方便作為基本目標，擬建立財務與業(yè)務相統(tǒng)一、信息資源相整合、不同信息系統(tǒng)集成的數(shù)字化平臺。本文對Z研究院目前的建設成果進行展示和分析，并根據(jù)其自身的文化特點、組織機構(gòu)和運營方式給出下一步的建設指導。

二、Z研究院財務數(shù)字化管理平臺建設方案

（一）主導部門。財務數(shù)字化平臺的存在是為了解決單位內(nèi)部職能信息與財務信息互相脫節(jié)的問題，簡單地說，就是為了解決“信息孤島”的問題。因此，需要建立平臺開發(fā)和維護的主導部門。目前，財務管理部門提出需求，由軟件開發(fā)公司和信息部門配合實施。Z研究院在構(gòu)建平臺之前已經(jīng)具備由計算機處理財務數(shù)據(jù)的能力和配套設施，繼而才能繼續(xù)建設財務數(shù)字化管理平臺。（二）系統(tǒng)構(gòu)架。Z研究院的組織機構(gòu)包括領導層、管理層和業(yè)務層三個基本層面，具體如圖2所示。財務數(shù)字化管理平臺是為全院整體構(gòu)架規(guī)劃而設計和存在的，無論是基礎業(yè)務還是上層管理或是決策控制，都將被財務數(shù)字化管理滲透其中，這也是平臺建設的基本目標。平臺建設初期，Z研究院除進行預算和核算管理外，其他層面互相脫節(jié)，而財務管理是重要的信息流通和轉(zhuǎn)化樞紐，因此，更需要與其他業(yè)務層面共享信息，從而達到為領導決策做出貢獻的目的。財務數(shù)字化管理平臺。第一階段計劃將預算管理、網(wǎng)上報銷、網(wǎng)上審核、檔案管理、人事管理納入平臺，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，同時，擴充財務信息網(wǎng)上和查詢平臺的功能，從而簡化流程，提高工作透明度；第二階段集成物資供應系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)的關鍵數(shù)據(jù)，同時，將為領導提供決策支持，為院內(nèi)職工提高工作效率，簡化工作流程。（四）平臺上的關鍵流程。財務數(shù)字化管理平臺實現(xiàn)從業(yè)務層到?jīng)Q策層的一條龍服務，進一步將各部門的關聯(lián)業(yè)務聯(lián)系在一起，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的摘取與互相印證，進行平臺式管理，滿足一體化流程，具體如圖3所示。1.財務預約報銷Z研究院原采用現(xiàn)場財務報銷的方式：經(jīng)辦人按照相關財務流程請領導審簽后，到財務部門進行現(xiàn)場的核算結(jié)算。目前來看，存在的問題主要是找領導審簽難，等待報銷的人員多，財務人員的核算量大等。采用網(wǎng)上預約報賬后，院內(nèi)職工和學生使用工號登陸網(wǎng)上預約報賬系統(tǒng)填寫報銷信息，并掃描和上傳相關的原始憑證，系統(tǒng)將自動讀取經(jīng)辦人的人事信息。預約系統(tǒng)事先設置好審批流程規(guī)則及嵌入相關的報銷標準，單據(jù)在預約系統(tǒng)內(nèi)部進行自動流轉(zhuǎn)。在前一個審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，進入后一個審批環(huán)節(jié)。審批環(huán)節(jié)結(jié)束后，經(jīng)辦人可打印出報銷預約單至財務部門現(xiàn)場報銷。網(wǎng)上預約報銷系統(tǒng)與財務核算系統(tǒng)對接。財務工作人員在財務核算系統(tǒng)中報銷預約單號可直接生成憑證。預約功能為Z研究院實現(xiàn)了如下幾點：1.自動轉(zhuǎn)入財務系統(tǒng)內(nèi)生成憑證，解決報賬人排隊時間長、財務審核人員現(xiàn)場工作量大的問題，提升工作效率；2．網(wǎng)上審核簽字提高了各級領導的工作效率，報銷流程更加規(guī)范化；3.嵌入報銷標準，保證內(nèi)部控制；4.采用附件掃描為后續(xù)查詢、審計等提供方便。2.網(wǎng)上審核經(jīng)辦人填寫完整預約單后，能夠查看審核流程。Z研究院目前采用項目負責人審核制，審核流程將根據(jù)所填項目的代碼、費用項歸口和大額資金性質(zhì)進行流程分配。審核流程包括：項目負責人審核、財務經(jīng)辦人審核、橫向業(yè)務歸口審核、縱向大額資金審核。為了方便業(yè)務往來，Z研究院還開發(fā)使用加審功能，保證副主任及以上職務的領導能夠在其之前或其之后加審本部門或其他部門的領導。為了提高服務質(zhì)量，財務數(shù)字化平臺添加了短信提醒功能，系統(tǒng)將在工作日定時發(fā)送短信，提醒領導審核單據(jù)數(shù)量，審核完成后也會發(fā)短信提醒經(jīng)辦人持原始單據(jù)前往財務部門報銷。Z研究院的財務數(shù)字化管理平臺中將讀取人事部門的電子簽名和職稱、職級等人事信息，從而簡化跑腿簽字流程，也實現(xiàn)了財務系統(tǒng)自動計算員工所對應的各項補助的功能，從而簡化了流程并提高了報賬的準確性，降低誤差和差錯出現(xiàn)的概率。3.項目余額控制填寫預約單時，系統(tǒng)會自動檢查項目余額是否足夠；項目負責人審核后，該筆報銷單金額將被凍結(jié)并占用項目余額。4.物資采購Z研究院日常所用物資包括辦公用品、專用材料、五金勞保、玻璃儀器等，采購流程包括申請領用物資、后勤采購物資、政府招標情況、物資入庫、出庫和結(jié)算。經(jīng)與后勤服務部門協(xié)商，財務數(shù)字化管理平臺將自動讀取出庫單上的項目代碼、金額及發(fā)票內(nèi)容從而自動生成預約單。由于Z研究院日常采購數(shù)量大，而供應商的范圍相對固定，因此，Z研究院與部分供應商達成協(xié)議，采用定期統(tǒng)一結(jié)算的形式，簡化流程、減少銀行匯款次數(shù)、方便日后審查。5.無現(xiàn)金支付作為數(shù)字化平臺的必要工具，銀企互聯(lián)是實現(xiàn)Z研究院高效辦公和數(shù)字化管理的重要手段。無現(xiàn)金系統(tǒng)即為Z研究院銀企互聯(lián)的工具，它能夠?qū)崿F(xiàn)對私轉(zhuǎn)卡、對公轉(zhuǎn)賬、匯款、公務卡還款、網(wǎng)銀對賬的功能。為實現(xiàn)銀企互聯(lián)，Z研究院單獨為無現(xiàn)金系統(tǒng)購置服務器作為交換機，并增加銀行密鑰和無現(xiàn)金大額支付密鑰功能，確保資金流向的安全可查。同時，分崗位使用密鑰，保證內(nèi)部控制及資金安全。6.決策支持數(shù)字化管理平臺為領導層提供決策支持。院領導通過階梯模型和餅狀模型的可視化分析，能夠直觀地反映出需要強化的經(jīng)營業(yè)務或需要監(jiān)督的預算執(zhí)行；院領導或科室負責人也可以通過對關鍵的經(jīng)營指標進行監(jiān)控和分析，從而掌握未來一段時間的發(fā)展趨勢。（五）財務信息與查詢。Z研究院財務信息與查詢平臺是基于面向服務的體系結(jié)構(gòu)（Service-OrientedArchitecture）搭建網(wǎng)站式系統(tǒng)構(gòu)架，平臺上各模塊的搭建及其功能的運行將通過與應用程序之間建立接口實現(xiàn)，在確保數(shù)據(jù)來源的安全與穩(wěn)定后，為方便查詢，Z研究院在原有網(wǎng)上查詢平臺的基礎上，擴充內(nèi)容、分成模塊，包括新聞模塊、查詢模塊、系統(tǒng)模塊等，如圖4所示。1.新聞模塊反映重要文檔的。該模塊與院內(nèi)其他應用程序并不關聯(lián)，而是由財務部門根據(jù)國家政策的內(nèi)容定期更新，其主要功能包括財務知識、財務新聞和解讀政策文件。新聞模塊包含財務部門的通知公告、工作動態(tài)、單位內(nèi)部規(guī)章制度以及國家相關政策法規(guī)等子模塊。Z研究院擬根據(jù)自身情況在平臺內(nèi)嵌入搜索引擎，為已的文檔增加搜索功能。2.查詢模塊反映對共享信息中關鍵數(shù)據(jù)的。該模塊根據(jù)圖3中的關系圖篩選關鍵數(shù)據(jù)，并提供實時更新的服務。查詢模塊的功能是為登錄用戶提供其權(quán)限下各子模塊的查詢結(jié)果。例如，單位負責人能夠查看單位財務報表和整體收支情況；項目負責人能夠查詢項目經(jīng)費使用情況；部門資產(chǎn)管理員能夠查詢資產(chǎn)領用進度和使用情況；職工查看個人工資；財務人員和經(jīng)辦人員查看合同付款進度等。另外，Z研究院將在“銀行到款”功能模塊下每日定時更新銀行到款情況，職工可對銀行到款留言回復確認部門或直接前往財務部門確認收入，這項功能將為財務部門和經(jīng)辦人員提高工作效率，節(jié)省等待時間，保證收入及時確認。3.系統(tǒng)模塊該模塊允許用戶修改登錄密碼、維護個人信息。另外，為了既方便單位領導和項目負責人下放權(quán)限、允許他人查看項目經(jīng)費等信息，又保護個人信息不被泄露，財務信息與查詢平臺在系統(tǒng)模塊中增加“授權(quán)他人”的功能，該功能允許負責人將個別信息授權(quán)給本單位其他職工查看。該情況應用于負責人出差或臨時出國等原因而委托他人負責代管項目的情況，或為了方便規(guī)模較大的業(yè)務所下設的綜合業(yè)務科室隨時掌握項目余額和預算執(zhí)行進度，以便報銷使用。

三、Z研究院財務數(shù)字化管理平臺的價值分析

隨著系統(tǒng)的開發(fā)和建設，Z研究院財務數(shù)字化管理平臺逐漸體現(xiàn)出其不可替代的價值，用十六個字概括為：“統(tǒng)一認證，協(xié)同辦公，流程清晰，便于審查”。首先，財務數(shù)字化管理平臺消除了“信息孤島”的問題，它通過有效的利用信息資源，避免重復的手工工作，從而提高工作效率；其次，Z研究院通過預約報賬和網(wǎng)上審核，將人事管理系統(tǒng)和物資供應系統(tǒng)等有效的集成，能夠有效地將財務系統(tǒng)與業(yè)務系統(tǒng)協(xié)同，并提供信息查詢、、提醒、分析等多窗口的服務功能。再次，數(shù)字化管理平臺建成后解決了兩地辦公和異地報賬的難題，不僅為領導和職工提供舒適的報賬環(huán)境，也為上級審計提供了接口，節(jié)省跑腿和等待時間。最重要的是，財務數(shù)字化管理平臺為事業(yè)單位內(nèi)部控制提供了解決方案，通過在信息化環(huán)境下識別、評估和控制風險，能夠及時發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問題并及時改進，從而促進單位內(nèi)部控制全流程的管控。

四、建設與實施中的問題

本文展示了Z研究院現(xiàn)有財務數(shù)字化平臺的建設內(nèi)容，也討論了理想環(huán)境下數(shù)字化管理平臺的建設內(nèi)容，但實施中仍會遇到問題，以下兩個問題是實際開發(fā)中比較常見的，因此，也應該在實際應用中做好準備，與專業(yè)技術人員共同討論解決方案。（一）安全問題。單位和個人的財務信息屬于重要的信息，也屬于非公開的信息，因此，平臺的安全性應該是開發(fā)和設計過程中重點考慮的對象。為保證財務數(shù)字化管理平臺安全有效的運行，Z研究院將平臺放置于局域網(wǎng)中，而與外部互聯(lián)網(wǎng)的數(shù)據(jù)交換需要配置專門的服務器，這樣雖然實現(xiàn)了數(shù)據(jù)的互聯(lián)交通，但因網(wǎng)絡環(huán)境的不同，服務器經(jīng)常出現(xiàn)應答失效的現(xiàn)象，導致業(yè)務中斷。因此，Z研究院將安全問題視為永恒的話題，為了長遠發(fā)展，Z研究院考慮的更多，例如，數(shù)字平臺是否需要更換網(wǎng)絡環(huán)境，服務器應置于何種運行環(huán)境、用戶登錄密碼的復雜程度及敏感數(shù)據(jù)是否需要加密處理等，確保將平臺的安全風險降至最低。（二）接口問題。目前，各部門所使用的應用程序都是單獨開發(fā)或單獨采購的；應用程序之間存在較大的差異，這將產(chǎn)生接口不統(tǒng)一的問題。接口問題會在開發(fā)階段影響平臺與其他應用程序的共享程度。對于這個問題，Z研究院分兩種情況進行研究：首先，平臺與已有應用程序接口不統(tǒng)一的問題。該問題需要通過技術開發(fā)人員個別開發(fā)接口程序來解決，解決問題需要時間和技術成本，而在開發(fā)后期也需要一定的技術維護。其次，站在科研機構(gòu)未來發(fā)展的角度考慮，平臺要留出接口和足夠的開發(fā)空間用來方便與目前尚未實現(xiàn)的應用程序?qū)?，避免二次開發(fā)，節(jié)約機會成本。

五、結(jié)語

以Z研究院為例的藥檢機構(gòu)財務數(shù)字化管理平臺是保障管理會計實施及內(nèi)部控制有效運行的重要工具之一。本文深入探討平臺存在的必要性、平臺的構(gòu)建思路，分析其實際價值并提出可能出現(xiàn)的問題，希望在提高Z研究院會計工作效率、提升管理水平的同時，也能為同行其他藥檢機構(gòu)提供參考。

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作者:曹洪杰 張旭 單位:中國食品藥品檢定研究院