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[論文摘要]知識管理作為一種管理模式,已經(jīng)得到普遍的重視,知識資源是企業(yè)資源的重要組成部分。工程項目中的知識是建筑企業(yè)知識的重要來源,由于項目一次性的特征,使得項目中的知識隨著項目竣工、項目團隊的解散而流失,造成資源的極大浪費。文章通過分析知識管理的功能目標(biāo),分析工程項目中知識流失的現(xiàn)狀,闡述工程項目中知識管理的困難,構(gòu)建工程項目中知識管理的支撐體系。[論文關(guān)鍵詞]知識管理工程項目項目博客支撐系統(tǒng)

知識流失在建設(shè)領(lǐng)域經(jīng)常發(fā)生,項目中知識的流失主要是由項目的特征決定的,比如組成項目團隊的臨時性,以及工程項目中的知識對經(jīng)驗工程師的嚴(yán)重依賴性(KhalfanM.M.A.等,2003)。目前,工程項目中的知識管理沒有得到普遍的重視,只有少數(shù)的建筑企業(yè)對工程項目中的知識加以管理,而且管理手段單一,多數(shù)集中在工程項目資料文檔管理。有關(guān)工程項目中知識管理的研究層出不窮,研究成果主要集中在工程項目中的知識獲取(SerkanKivrak,GokhanArslan,2008)、工程項目中知識集成(鐘波濤、丁烈云等,2005)等方面。工程項目的臨時性導(dǎo)致工程項目中的知識管理相對復(fù)雜,工程項目中知識的獲取、傳遞和共享需要依賴一定的信息技術(shù)、文化制度等。本文從支撐條件的角度研究工程項目中的知識管理,構(gòu)建工程項目知識管理的支撐體系。

一、工程項目知識管理的功能目標(biāo)

目前,關(guān)于知識管理沒有統(tǒng)一的概念?？枴べM拉保羅認(rèn)為,知識管理就是運用集體的智慧提高應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力,是為企業(yè)實現(xiàn)顯性知識和隱性知識共享提供的新途徑(卡爾·費拉保羅,2003)。Bassi認(rèn)為,知識管理是為了增強組織的績效而創(chuàng)造、獲取和使用知識的過程(Bassi,1997)。知識管理實際上就是尋求知識獲取的有效途徑,實現(xiàn)知識在個體之間的傳遞,最終達(dá)到知識在群體范圍內(nèi)共享的過程,其功能目標(biāo)是減少知識的流失,促進(jìn)個體間知識的交流,促使知識在傳遞的過程中得到創(chuàng)新,充分利用知識資源,提高企業(yè)效益,保證企業(yè)的核心競爭力。而工程項目知識管理則是指在對項目進(jìn)行管理時,將知識作為管理的對象,充分利用現(xiàn)有技術(shù),將工程項目的外部知識和內(nèi)部知識加以整合,促進(jìn)知識的交流和分享,進(jìn)一步提高員工的知識創(chuàng)新能力,實現(xiàn)項目的有效管理,其功能目標(biāo)是從項目中獲取知識,實現(xiàn)知識在組織內(nèi)的傳遞和共享,最終實現(xiàn)知識的創(chuàng)新。

二、工程項目中知識流失的現(xiàn)狀

在工程項目建設(shè)中,各參與方(業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、總包和分包)之間協(xié)同工作的效率在很大程度上影響工程項目的進(jìn)度和質(zhì)量。工程項目中的知識貫穿于整個項目生命期,隨著項目的進(jìn)行,知識不斷地流向項目參與者。工程項目的臨時團隊中,各參與方是單獨的個體,團隊成員之間缺少默契,缺少信任,形成溝通障礙,不利于知識的交流,使得建設(shè)效率低下。隨著項目的結(jié)束,項目臨時性的組織機構(gòu)隨之解散,在一個項目生命周期內(nèi)所產(chǎn)生的知識和經(jīng)驗隨著項目的結(jié)束而丟失,在后續(xù)項目或其他項目中,當(dāng)面對同樣的問題時,人們只能重新從零開始,重復(fù)其他人員已經(jīng)進(jìn)行過的活動,造成知識浪費現(xiàn)象。

三、工程項目知識管理的難點

(一)顯性知識難以共享

目前,工程項目中的知識管理普遍沒有得到重視,只有少數(shù)的建筑企業(yè)實行項目中的知識管理,這些企業(yè)對知識管理實施的手段比較單一,大多數(shù)是對文件進(jìn)行存檔。這些存檔的文件,例如可行性研究、總結(jié)、技術(shù)報告或用戶手冊等等,在編寫上常常是很膚淺的,僅集中在把握標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或是對項目結(jié)果進(jìn)行描述,對失敗的原因或如何解決某個特殊問題的記載常常被省略了,并且只有少數(shù)人知道文件的存放地點,要花費很長的時間才能找到,因此,這些文件很少會被利用。鑒于文檔管理的方式只重視知識的存儲,而忽視了知識的整合和共享,基本上都是建筑企業(yè)為了要實行知識管理而做出的一個形式,沒有實現(xiàn)知識管理的真正目標(biāo)。

(二)隱性知識難以管理

除了顯性知識和已交付的項目所包含的知識外,項目知識還包括專門技術(shù)和經(jīng)驗這樣的內(nèi)隱知識。項目經(jīng)驗與參與相應(yīng)的問題解決的個體聯(lián)系在一起,但是它常常不是項目文件的一部分,在項目實施期間它也很少轉(zhuǎn)移到其他人身上,這些知識難以編碼、保存在項目成員的記憶之中,在完成項目任務(wù)后,項目成員回到原來的職能部門或轉(zhuǎn)到了其他項目中,他們也將新的經(jīng)驗帶走了。項目結(jié)束就是集體學(xué)習(xí)的結(jié)束,項目參與人員轉(zhuǎn)向了新的項目或回到原來的職能部門中。如果他們所掌握的關(guān)于項目的特殊知識不是直接需要的,就會產(chǎn)生“組織健忘”,造成項目知識的丟失。從建筑企業(yè)的員工來看,由于缺乏對知識貢獻(xiàn)、知識創(chuàng)新的激勵措施,很多員工不愿意將知識拿出來供大家分享,缺乏集體學(xué)習(xí)的動力。由于學(xué)習(xí)文化氛圍的缺失,建筑企業(yè)部門的員工之間缺乏知識的流動與共享意識,造成企業(yè)內(nèi)部人與人之間、部門與部門之間的知識壟斷,甚至對一些毫無價值的知識保密,這嚴(yán)重阻礙了知識管理的實施。

四、工程項目知識管理的支撐體系

工程項目中知識管理存在一系列的問題,知識管理手段單一、知識傳播障礙等嚴(yán)重影響了工程項目知識管理的實施效果。為了更好地實現(xiàn)工程項目知識管理的目標(biāo),需要構(gòu)建工程項目知識管理支撐體系。

(一)技術(shù)支撐

基于項目的組織是按項目生命周期來運作的,它的生命周期往往很長、不重復(fù),而且是圍繞特定項目團隊而建立的,項目團隊的多職業(yè)化導(dǎo)致了知識的細(xì)分,使知識管理困難。盡管現(xiàn)在有了一些管理項目知識的方法,如項目事后總結(jié)、將具有專有知識的個體派到項目中、最佳實踐指導(dǎo)、局域網(wǎng)等,但是它們的有效性不高。工程項目規(guī)模較大,管理過程復(fù)雜,如果將項目中所有的知識都以文檔的形式管理,不僅加大了管理者的工作量,而且當(dāng)員工要使用這部分文件的時候,需要花費大量的時間來尋找,降低了員工利用知識的積極性,造成知識利用率低下。此外,僅僅通過文檔管理,員工之間的知識難以交流,不利于知識的共享。因此,知識管理需要依賴一種更方便簡捷的技術(shù)系統(tǒng),即網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),以加速知識的傳播速度,促進(jìn)知識共享。本文介紹一種知識的共享平臺——項目博客。

博客是用戶用來表達(dá)個人思想而自己生成的網(wǎng)站,其內(nèi)容按時間順序顯示。博客一直被認(rèn)為是私人的媒介,由于其具有知識管理潛力,能夠及時捕獲和收集組織內(nèi)部分散于各個角落的技能知識,近年來已經(jīng)被認(rèn)為是知識管理的有效工具之一。博客作為知識管理的一種工具,在很多領(lǐng)域已經(jīng)得到應(yīng)用,比如IBM公司允許其分散在30多個分公司的員工在博客中討論軟件的開發(fā)過程和業(yè)務(wù)戰(zhàn)略(LeeJ.,KangH.,JungT.,SeoJ.,2005)。

博客作為一個以人為中心的工具,通過用戶推動社會網(wǎng)絡(luò),是一種民主的、自下而上的知識管理方法,有助于消除建筑企業(yè)內(nèi)部由上而下嚴(yán)格控制而導(dǎo)致的障礙。建筑企業(yè)作為一個勞動密集型企業(yè),為了取得成功必須通過正式或非正式的網(wǎng)絡(luò)手段來實現(xiàn)知識的共享(Mills,2007)。項目博客,是以項目知識為基礎(chǔ),員工將項目中的知識寫入自己的博客當(dāng)中,以此作為個人知識庫。不同的博客之間可以通過網(wǎng)絡(luò)相互鏈接,員工可以互相訪問博客,可以就博客中的知識加以探討和評論,有利于不同部門員工之間的相互學(xué)習(xí)?；陧椖康闹R博客相互鏈接。

項目博客最基本的構(gòu)成單元是不同的員工博客,員工是項目和博客之間的聯(lián)系者,項目博客的內(nèi)容來自于員工對項目中知識的整理和加工。管理部門的員工可以通過內(nèi)部網(wǎng)直接訪問,而分布于各地工程項目部的員工則可以通過Internet訪問。這樣可以使知識在建筑企業(yè)內(nèi)部最大范圍內(nèi)得到共享,從而避免了由于建筑企業(yè)分散生產(chǎn)所帶來的知識管理障礙。同時,為了加強工程項目內(nèi)部的溝通,可以將屬于同一個工程項目的成員的博客群集在一起,形成項目博客群,以實現(xiàn)快速溝通和交流,促進(jìn)知識創(chuàng)新。

博客作為員工個體知識的基本載體,可以滿足員工對于知識管理的個性化需求。員工可以以工程項目中的現(xiàn)有知識為基礎(chǔ),同時結(jié)合個人的經(jīng)驗和想法在自己的博客上發(fā)表個人的思想和知識,儲存自己認(rèn)為有價值的知識,并按照自己的思維方式對其進(jìn)行分類,以方便將來調(diào)用及查看。員工之間可以相互訪問博客,并且對對方博客中的知識加以分析和研究,提出自己的觀點供參考,員工之間形成團隊學(xué)習(xí)效應(yīng)。通過這種形式,工程技術(shù)和管理人員的隱性知識可以適當(dāng)?shù)乇磉_(dá)出來,而這種方式儲存的知識超越了項目、地域的限制,實現(xiàn)了在整個建筑企業(yè)內(nèi)部的知識共享。

(二)文化支撐

工程項目知識管理的目標(biāo)是實現(xiàn)知識的共享,在項目知識管理的初期,知識共享還沒有成為一種自覺、自然的行為,許多項目成員往往不愿將自己掌握的特別是自己的專有知識與別人分享。要促進(jìn)項目成員的知識交流,實現(xiàn)知識共享,必須培養(yǎng)一種學(xué)習(xí)的理念,通過一些制度和政策來促使員工分享自己的知識。

1.培養(yǎng)組織學(xué)習(xí)文化。組織學(xué)習(xí)的概念是從個人學(xué)習(xí)借鑒引申而來,指的是組織為了形成其核心競爭力,圍繞信息和知識所采取的各種行動,它是組織不斷努力改變或重新設(shè)計自身以適應(yīng)持續(xù)變化的環(huán)境的過程,是一個創(chuàng)新過程,它包括個人學(xué)習(xí)、團隊學(xué)習(xí)、全組織學(xué)習(xí)和組織之間的學(xué)習(xí)(黃健,2003)。組織學(xué)習(xí)與日常生活中的學(xué)習(xí)不同,它不僅僅是補充豐富知識理論,還使知識化碎為整并且系統(tǒng)化,實現(xiàn)知識的積累過程。在工程項目團隊中,經(jīng)驗工程師組成學(xué)習(xí)骨干,帶領(lǐng)全體員工進(jìn)行組織學(xué)習(xí),可以提高經(jīng)驗工程師和員工的知識水平以及學(xué)習(xí)能力,更重要的是可以加強團隊的合作精神,促使組成工程項目組織的各部門之間相互合作。

2.創(chuàng)建基于信任的項目文化。工程項目組織中的所有參與方把整個項目的利益作為最高的共同目標(biāo),并在此基礎(chǔ)上進(jìn)一步考慮參與各方的自身利益。項目參與方能跨越組織邊界進(jìn)行緊密的溝通和協(xié)作,為了共同的項目利益在項目組織中積極地共享知識,進(jìn)行組織學(xué)習(xí)、知識創(chuàng)新,建立一個學(xué)習(xí)型項目組織,創(chuàng)建一種基于信任的項目文化(張立軍、蘇萍,2005)?；谛湃蔚慕M織文化與傳統(tǒng)文化相比。

從表-1中可以看出,基于信任的項目文化與傳統(tǒng)文化相比起來更有利于知識的共享。在基于項目的文化中,員工之間相互信任,彼此在相互競爭中取得共同進(jìn)步,員工擁有共同的心智模式,擁有共同的愿景,具有與組織相一致的目標(biāo),員工的學(xué)習(xí)方式由傳統(tǒng)的各自學(xué)習(xí)轉(zhuǎn)化為團隊學(xué)習(xí)的方式,員工的生存價值在于實現(xiàn)自我超越。

3.建立激勵制度。激勵制度是實現(xiàn)知識共享、建立基于信任的項目文化的重要保證。工程項目具有工作周期長、任務(wù)量大、內(nèi)容繁雜的特點,長時間的持續(xù)工作難免會搓減員工的工作熱情,這就需要項目組織制定合理的物質(zhì)和心理性質(zhì)的獎勵措施。如每一個項目完成后可根據(jù)員工的工作表現(xiàn)給予額外的物質(zhì)和精神獎勵以肯定員工的工作能力,同時增加員工的自信心和熱情,激勵員工自愿樂意地奉獻(xiàn)出本屬于自己的那種隱性知識。通過獎勵對知識共享起推動作用的人員,增強企業(yè)員工在工作中相互幫助和交流知識經(jīng)驗的積極性,增強企業(yè)員工積極的知識創(chuàng)新欲望。由此可以將對企業(yè)知識管理有利的人員潛力發(fā)掘出來,并且不斷增強這種知識共享和創(chuàng)新的意識,形成學(xué)習(xí)型組織的思維模式和企業(yè)文化。

(三)組織結(jié)構(gòu)支撐

傳統(tǒng)的工程項目組織結(jié)構(gòu)(見圖-2),限制了部門之間的信息交流,阻礙了各部門之間的知識共享。在這種組織結(jié)構(gòu)中,各參與方都以自己的利益為目標(biāo),參與方只需實現(xiàn)自己的目標(biāo),即完成工程項目,而忽視了團隊之間的交流合作,使得不同部門總會重復(fù)一些同樣的工作,造成資源的浪費。

要改變這種知識壟斷的現(xiàn)狀,就要對原來的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行改革,將原有的組織結(jié)構(gòu)變革成一個集散式的組織結(jié)構(gòu),使得組織結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)出扁平化、橫向型、動態(tài)性的特征,促進(jìn)部門之間信息的交流,從而實現(xiàn)知識的共享,比如網(wǎng)絡(luò)型結(jié)構(gòu)。

在網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)中,以團隊、工作小組為網(wǎng)絡(luò)的節(jié)點,大多數(shù)節(jié)點相互間是平等的、非剛性的,工程項目的各參與方之間形成一個網(wǎng)絡(luò)狀,促進(jìn)了組織內(nèi)全方位的知識信息的交流、共享,促進(jìn)了組織各種知識的融合,提高了組織學(xué)識以及組織對環(huán)境的應(yīng)變能力和創(chuàng)新能力。

五、結(jié)語

在知識經(jīng)濟到來的時代,知識管理已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個領(lǐng)域,對于知識流失嚴(yán)重的建筑行業(yè)來說,實施知識管理是減少資源浪費、提高建設(shè)效率的有效途徑。工程項目中的知識是建筑企業(yè)知識的主要來源,建筑企業(yè)缺乏對工程項目中的知識管理造成了企業(yè)知識資源的大量流失。工程項目一次性的特征,使得組成項目的臨時團隊將項目中的知識隨著項目的結(jié)束帶到新的項目當(dāng)中,為了留住這部分的知識,建筑企業(yè)需要采取一系列的知識管理措施。本文借鑒知識管理在制造業(yè)中的研究現(xiàn)狀,構(gòu)建工程項目中知識管理的支撐體系,認(rèn)為工程項目中的知識管理需要依賴信息技術(shù)、文化制度以及組織結(jié)構(gòu)的支撐,通過建立知識共享平臺、建立組織文化制度以及變革組織結(jié)構(gòu),有利于工程項目中知識的存儲、傳播和共享。