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1人力資源信息化系統(tǒng)

1.1人力資源管理概述

人力資源管理系統(tǒng)包括人事日常事務(wù)、薪酬、招聘、培訓(xùn)、考核以及人力資源的管理，也指組織或社會(huì)團(tuán)體運(yùn)用系統(tǒng)學(xué)理論方法，對(duì)單位的人力資源管理方方面面進(jìn)行分析、規(guī)劃、實(shí)施、調(diào)整，提高單位人力資源管理水平，使人力資源更有效的服務(wù)于組織或團(tuán)體目標(biāo)。

1.2人力資源信息化管理系統(tǒng)的作用

人力資源管理信息系統(tǒng)是應(yīng)用計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)格技術(shù)，結(jié)合科學(xué)的管理方法，輔助人力資源管理者完成信息管理的應(yīng)用系統(tǒng)。在傳統(tǒng)的企業(yè)管理中，人力資源常常被定位于單純的行政管理部門。而信息時(shí)代的興起，全球環(huán)境日新月異，各行各業(yè)無不面臨巨大挑戰(zhàn)，人才的競爭某種程度上決定企業(yè)的存亡，人力資源管理在用好人才、管理人才、發(fā)揮人才效力等方面尤為重要。隨著企業(yè)經(jīng)營策略的整合，實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值的過程中面臨著人才資源短缺的巨大壓力，因此，人力資源部門必須盡快采取對(duì)策，從管理理念、工作習(xí)慣等方面轉(zhuǎn)變內(nèi)部管理，以適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)人才需要的變化。

1.3人力資源管理的技術(shù)支持

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，人們在人力資源管理實(shí)踐中的不斷探索，引入電子人力資源管理系統(tǒng)，不斷完善人力資源管理系統(tǒng)的功能。利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，在靜態(tài)上人力資源管理系統(tǒng)的內(nèi)容已日漸豐富，但隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)化的管理系統(tǒng)彌補(bǔ)了靜態(tài)的不足，更好地實(shí)現(xiàn)從區(qū)域人力資源管理者的系統(tǒng)到單位員工共有的動(dòng)態(tài)轉(zhuǎn)變。由于人力資源信息化系統(tǒng)是一個(gè)技術(shù)要求比較高的系統(tǒng)，需要靠單位的技術(shù)人員來完成，所以，一般需要單位主管人員和技術(shù)人員相互配合，根據(jù)單位的具體情況，設(shè)計(jì)出與之相合的應(yīng)用系統(tǒng)，同時(shí)，不斷地根據(jù)單位的實(shí)際需要更新，從而更好地為單位人力資源管理者提供決策支持。

2人力資源信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1加強(qiáng)人力資源信息化管理，有利于資源整合，有效管理人才信息

單位開發(fā)或者引入人力資源管理系統(tǒng)，可以整合現(xiàn)有的管理資源，為其他管理系統(tǒng)提供基礎(chǔ)平臺(tái)。同時(shí)，可以完善員工的資料信息，建立豐富的人力信息庫，方便單位調(diào)取各種信息。

2.2加強(qiáng)人力資源信息化管理，有利于提高工作效率，挖掘人才潛力

在傳統(tǒng)管理模式下，員工考勤、工資計(jì)算、報(bào)表的統(tǒng)計(jì)等日常性事務(wù)，由于手工操作不僅效率低，而且容易出錯(cuò)。改用人力資源信息化管理模式后，人力資源管理者不僅可以減少出錯(cuò)，而且能夠騰出有效時(shí)間，從事人力資源的考核、激勵(lì)工作的研究、實(shí)施，從而提高工作效率。

2.3減少失誤，設(shè)置信息提示，加強(qiáng)人性化管理

由于計(jì)算機(jī)能夠處理復(fù)雜的公式計(jì)算、表格處理、流程控制，不會(huì)因人為的工作失誤，而給單位造成巨大的損失。同時(shí)，在人力資源管理系統(tǒng)中，可以設(shè)置大量的提醒提示信息，如合同到期提醒、試用到期提醒、員工生日提醒、退休到期提醒等各種工作當(dāng)中可能遇到的提醒提示信息，既可減輕管理人員的工作強(qiáng)度，又可實(shí)現(xiàn)對(duì)員工的人性化管理。

3人力資源信息化管理的技術(shù)處理

3.1利用辦公自動(dòng)化協(xié)同并推動(dòng)人力資源管理信息化處理

人力管理操作人員通過業(yè)務(wù)技術(shù)的處理，管理人才信息，通過信息系統(tǒng)提供業(yè)務(wù)輔助，并且通過操作人員的合適處理，在系統(tǒng)中利用計(jì)算機(jī)查找各類供參考的資料，并自動(dòng)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匹配，提示信息提出處理建議，讓管理人員可以從容地根據(jù)這些信息做出最恰當(dāng)?shù)奶幚怼?/p>

3.2提供精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)信息

人力資源管理信息化，對(duì)人才的招聘規(guī)劃、在線考試、培訓(xùn)管理、考勤信息等每個(gè)模塊都有獨(dú)立的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，通過各個(gè)數(shù)據(jù)的綜合分析，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)員工進(jìn)行公平性、合理性、有效性的考核目標(biāo)，從而精準(zhǔn)地為單位員工升職及加薪提供參考依據(jù)。

3.3協(xié)同人事檔案管理

通過建立詳細(xì)的人員檔案信息，對(duì)員工的合同信息、調(diào)職轉(zhuǎn)崗、工資獎(jiǎng)懲等一系列信息，利用人事管理系統(tǒng)完成檔案的自動(dòng)歸檔，健全檔案管理的功能，方便信息的檢索，實(shí)時(shí)地對(duì)單位員工的組成結(jié)構(gòu)、崗位職位、人才分布等進(jìn)行查詢，使得業(yè)務(wù)管理與檔案管理進(jìn)行互動(dòng)，同時(shí)，實(shí)時(shí)反映員工的業(yè)務(wù)狀態(tài)，提高檔案的管理效率，從而提高管理者的業(yè)務(wù)處理能力。

3.4數(shù)據(jù)輸入與輸出的科學(xué)化

數(shù)據(jù)的輸入與輸出是系統(tǒng)使用及性能的重要體現(xiàn)，達(dá)到合理便捷的數(shù)據(jù)輸入，系統(tǒng)采集足夠的信息資源，有效地?cái)?shù)據(jù)輸出，展現(xiàn)系統(tǒng)的處理結(jié)果，以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的信息化目標(biāo)。這要求系統(tǒng)必須能夠?qū)崿F(xiàn)輸入的正確性、規(guī)范性、合理性和便利性，也保證輸出的數(shù)據(jù)豐富、便捷，具有人性化。

4人力資源信息化管理的注意事項(xiàng)

人力資源管理信息化建設(shè)不是一朝一夕的事，也不是一次就能完成的，而是需要單位結(jié)合行業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，統(tǒng)籌安排、分步實(shí)施、逐步完善。單位不僅要從整體上考察人力資源管理信息化的實(shí)施步驟，還要科學(xué)地細(xì)分到人力資源管理信息化實(shí)現(xiàn)過程中的每一步，對(duì)各個(gè)工作環(huán)節(jié)加以規(guī)劃。

4.1充分利用e-HR管理系統(tǒng)

所謂e-HR，即電子人力資源管理，是基于先進(jìn)的信息和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的全新人力資源管理模式，它可以降低成本、提高效率、改進(jìn)員工服務(wù)模式。實(shí)施這一新的程序系統(tǒng)需要考慮諸多因素，比如單位內(nèi)部原有的管理制度、員工的素質(zhì)、企業(yè)文化等內(nèi)部因素，以及外部大環(huán)境的多種因素，都可能影響到人力資源管理系統(tǒng)的運(yùn)行。持續(xù)不斷的修正管理制度和管理流程，使得系統(tǒng)本身和運(yùn)行的內(nèi)外部環(huán)境相匹配，這樣才能使新型的管理模式得以順利推行。

4.2充分利用各類資源

單位應(yīng)當(dāng)充分利用內(nèi)外部資源。一方面，單位應(yīng)當(dāng)向人力資源管理信息化水平高的企業(yè)學(xué)習(xí)，借鑒他人成熟的經(jīng)驗(yàn)，有效地實(shí)現(xiàn)信息共享。另一方面，單位需要加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)，培養(yǎng)員工的學(xué)習(xí)意識(shí)和學(xué)習(xí)能力，形成學(xué)習(xí)型組織模式。

4.3加強(qiáng)人力資源管理信息化的保密性

單位在人力資源管理信息系統(tǒng)的實(shí)施過程中應(yīng)當(dāng)管理好相關(guān)信息，做好備份，預(yù)防緊急情況的處理。避免問題出現(xiàn)時(shí)倉促應(yīng)對(duì)，耽誤人力資源管理信息化的進(jìn)程。首先，數(shù)據(jù)保護(hù)的重要性。為了更好地保護(hù)數(shù)據(jù)庫和應(yīng)用系統(tǒng)的安全，信息管理人員應(yīng)認(rèn)識(shí)數(shù)據(jù)庫安全的重要性，按照數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的安全要求，確定合理的安全策略。其次，數(shù)據(jù)保護(hù)策略。數(shù)據(jù)庫主要的安全是數(shù)據(jù)庫的完整性、可靠性、保密性、可用性。其中完整性包括物理完整性、邏輯完整性和元素完整性；保密性要求包括訪問控制、用戶認(rèn)證、審計(jì)跟蹤、數(shù)據(jù)加密等內(nèi)容。最后，設(shè)立用戶管理及權(quán)限控制功能。權(quán)限控制貫穿在整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行過程當(dāng)中，單位設(shè)立人力資源管理系統(tǒng)的權(quán)限管理是非常必要的。因?yàn)閱T工的基本信息數(shù)據(jù)，包括考勤、工作考評(píng)等信息都不是一般工作人員可以隨意添加和改動(dòng)的，只有人力資源主管才能做這樣的工作。

總之，運(yùn)用現(xiàn)代化人力資源管理系統(tǒng)，很多工作都可以細(xì)化、量化，從而公平、公正地評(píng)估單位員工的實(shí)際情況，提高員工的滿意度。同時(shí)，運(yùn)用信息化管理工具，管理者可以從簡單的考核模式變?yōu)槎嘟嵌鹊暮饬吭u(píng)價(jià)，為單位人才的綜合考核發(fā)揮積極的作用，幫助單位留住核心人才。

作者:楊莉 單位:重慶商報(bào)社

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