導(dǎo)語(yǔ)：漫談國(guó)土資源檔案歸檔方法一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、鑒定

（一）歸檔鑒定

即鑒定所接收的檔案是否符合歸檔要求。鑒定時(shí)，存在下列情形之一的，不予歸檔：

1.該案卷業(yè)務(wù)未辦理完畢的。這里的業(yè)務(wù)辦理指獨(dú)立審批、辦理的單項(xiàng)業(yè)務(wù)，如規(guī)劃預(yù)審、土地使用權(quán)初始登記等；

2.資料不齊全的。即缺少該類案卷應(yīng)包含的必要資料。如土地登記案卷缺少登記審批表、規(guī)劃預(yù)審案卷無(wú)預(yù)審意見(jiàn)書(shū)，并且無(wú)任何有效說(shuō)明文件等情況。

3.無(wú)保存價(jià)值的文檔資料；

4.重復(fù)的文檔資料。經(jīng)鑒定屬上述第1、2種情形的，清退回移交單位，待業(yè)務(wù)辦理完畢或補(bǔ)齊資料后再行移交歸檔；屬上述第3、4種情形的，由檔案部門鑒定后銷毀或作為一般資料留存。

（二）密級(jí)鑒定

根據(jù)文件材料標(biāo)注的密級(jí)，案卷項(xiàng)目或圖件資料的內(nèi)容、性質(zhì)確定密級(jí)。方法如下：

1.國(guó)家規(guī)定或保密局備案的涉密項(xiàng)目，其相關(guān)案卷按規(guī)定定為秘密、機(jī)密或絕密；

2.案卷直接標(biāo)注有密級(jí)，且未到解密期限的，該案卷為涉密案卷，標(biāo)注的密級(jí)即為案卷密級(jí)。

3.案卷中有涉密文件，且未到解密期限的，該案卷為涉密案卷，文件的密級(jí)即為案卷密級(jí)。如案卷中有多份涉密文件，則案卷密級(jí)從其高者；

4.案卷中雖有涉密資料，但歸檔時(shí)已解密的，不作為涉密案卷；

5、經(jīng)過(guò)統(tǒng)一脫密處理的圖件鑒定時(shí)，不作為涉密文件；

6.不屬于國(guó)家秘密級(jí)的案卷，但無(wú)條件公開(kāi)后會(huì)對(duì)國(guó)土資源檔案管理工作造成不利影響的，一般定為工作秘密級(jí)；經(jīng)鑒定屬涉密案卷的，交由持保密工作上崗證的人員進(jìn)行整理和歸檔。除保管外，其處理方法與非密文件相同。

（三）分類鑒定

分類鑒定是專業(yè)檔案整理、歸檔最為關(guān)鍵和重要的環(huán)節(jié)。關(guān)系到案卷保管期限鑒定、編頁(yè)及檔案著錄信息填寫(xiě)等工作的正確與否。檔案分類鑒定時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)土資源部及本單位《檔案分類方案》進(jìn)行劃分，并遵循以下原則：

1.各分類中第一項(xiàng)綜合類資料按文書(shū)檔案處理。

2.確定分類時(shí)，應(yīng)歸到分類方案的最低一級(jí)類目?jī)?nèi)。如以掛牌方式出讓辦理供地手續(xù)的案卷，其分類應(yīng)鑒定為E63（掛牌出讓），而不是E6（土地使用權(quán)有償使用審批）或E（建設(shè)用地類）。

3.多項(xiàng)業(yè)務(wù)合并組卷的案卷（即一卷通）確定分類時(shí)，以最終的業(yè)務(wù)類別確定分類。如以掛牌方式出讓的國(guó)有土地，在辦理完供地手續(xù)后，其資料繼續(xù)交由地籍部門辦理土地登記手續(xù)，辦結(jié)后整理歸檔時(shí)，其分類應(yīng)定為C42（國(guó)有土地使用權(quán)登記），而不是E63（掛牌出讓）。

（四）保管期限鑒定

鑒定保管期限時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照本單位制定的《檔案保管期限表》執(zhí)行。

二、整理

（一）修整

對(duì)案卷資料逐頁(yè)進(jìn)行清理，去除文件上易銹蝕的金屬物，如訂書(shū)針、別針、大頭針等，并對(duì)字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。整理報(bào)紙時(shí)，保留所需內(nèi)容當(dāng)前版面的完整，其余版面可清除。折疊時(shí)將所需內(nèi)容至于正面，并保留當(dāng)前版面上方的報(bào)紙名稱和日期。對(duì)過(guò)大文件進(jìn)行折疊或裁剪時(shí)根據(jù)歸檔案卷的尺寸控制圖件大小，并按照《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法(GB10609.3-89)》中的“有裝訂邊的加長(zhǎng)幅面折圖”方法折疊，留出圖件的裝訂邊，露出圖件題名。裁剪時(shí)不得損壞文件內(nèi)容，并留出裝訂空間，最終保持與其余檔案資料大小一致。

（二）排序

組卷、修整完畢后，對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行排序。排序時(shí)，按照本單位制定的卷內(nèi)文件排序標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。保持單份文本材料的獨(dú)立性。如《土地估價(jià)報(bào)告》，不得將報(bào)告內(nèi)文件和圖紙分開(kāi)存放，應(yīng)作為單份資料排列于合適位置。有兩份或多份完全相同的文件資料時(shí)，保留（原件）一份，其余銷毀。

（三）編頁(yè)

按照整理好的順序，以阿拉伯?dāng)?shù)字從“1”開(kāi)始順序編寫(xiě)頁(yè)碼。頁(yè)碼編寫(xiě)于文件上方遠(yuǎn)離裝訂線的一側(cè)。頁(yè)碼可使用打碼器打印或手工填寫(xiě)，手工填寫(xiě)時(shí)應(yīng)使用碳素筆或碳素墨水。編頁(yè)時(shí)，以文件中有圖文的頁(yè)面為一頁(yè)，空白頁(yè)不計(jì)。卷內(nèi)文件目錄和卷內(nèi)備考表不編寫(xiě)頁(yè)碼。

（四）編目

即編制檔案卷內(nèi)文件目錄。卷內(nèi)文件目錄置于案卷資料前，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長(zhǎng)×寬為297mm×210mm）幅面紙張單面打印或填寫(xiě)，格式需保持固定、統(tǒng)一。其主要內(nèi)容包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等。

（五）編號(hào)

即編制案卷檔案號(hào)。國(guó)土資源專業(yè)檔案的檔案號(hào)按照“全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)”的原則編制。其中，連接全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)的是減號(hào)“-”（半角）。全宗號(hào)即立檔單位的全宗代碼。

（六）裝訂國(guó)土資源專業(yè)檔案以“卷”為單位進(jìn)行裝訂。各類材料排列的前后順序?yàn)椋喊妇矸馄?卷內(nèi)文件目錄-文件資料-卷內(nèi)備考表-案卷封底。案卷封底使用與封皮相同材質(zhì)的空白頁(yè)。一般情況下，使用“三孔一線”進(jìn)行線裝。較薄的案卷可使用不銹鋼釘裝訂，資料較厚、不利于裝盒及閱讀的，應(yīng)分成幾卷裝訂。裝訂時(shí)，目錄置于第一卷封皮后，卷內(nèi)備考表置于最后一卷封底前，并在卷內(nèi)備考表中注明分卷情況。A4幅面的材料，三孔之間的距離為9cm，裝訂線距離左頁(yè)邊2cm左右。裝訂時(shí)，以結(jié)實(shí)、整齊、不掉頁(yè)、不壓字、不倒頁(yè)、不損壞文件、不妨礙閱讀為原則。六、裝盒整理裝訂好的檔案在質(zhì)檢合格后按照檔案號(hào)順序裝入檔案盒。裝盒時(shí)，不同全宗、不同目錄的案卷不得放入同一檔案盒。

三、入庫(kù)

檔案裝盒后，即可按本單位庫(kù)房管理規(guī)則入庫(kù)上架。檔案入庫(kù)由庫(kù)房管理員負(fù)責(zé)，其他檔案工作人員協(xié)助。首次入庫(kù)的檔案進(jìn)庫(kù)前，必須由庫(kù)房管理員進(jìn)行入庫(kù)登記，否則入庫(kù)后即會(huì)造成檔案遺失。八、檔案修改及補(bǔ)件原則上，檔案歸檔入庫(kù)后不得更改其內(nèi)容，但因工作需要確需修改或補(bǔ)充的，按以下方法執(zhí)行：

1.檔案形成單位提交需要修改檔案資料的函（情況說(shuō)明）及具體資料。在函（情況說(shuō)明）中，應(yīng)明確檔案名稱，說(shuō)明修改或補(bǔ)充的原因及具體內(nèi)容。

2.修改或補(bǔ)充的文件材料核實(shí)后，由檔案工作人員負(fù)責(zé)修改，不得交由補(bǔ)件人員進(jìn)行。

3.修改或補(bǔ)件時(shí)，將修改或補(bǔ)件的函（情況說(shuō)明）及補(bǔ)件資料按照歸檔排序原則置于案卷資料最后一頁(yè)（即卷內(nèi)備考表前），并按照要求整理及續(xù)編頁(yè)碼。

4.檔案修改或補(bǔ)件時(shí)，不得對(duì)原始檔案進(jìn)行涂改，也無(wú)需對(duì)錯(cuò)誤的資料進(jìn)行替換和銷毀，應(yīng)保證原檔案資料的完整。

5.修改或補(bǔ)件完成后，在卷內(nèi)備考表內(nèi)注明修改情況（如時(shí)間、內(nèi)容等），補(bǔ)錄卷內(nèi)文件目錄及其他信息，并重新裝訂。

作者：李嘉單位：昆明市國(guó)土資源信息中心